ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 1

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมูล

นายฐปนวัฒน์ ชูกลิ่น ครูผู้สอน

ท าความรู้จักกับ MS Access 2007

ไมโครซอฟท์แอคเซส (Microsoft Access) คือ โปรแกรมเพ่ือพัฒนาระบบฐานข้อมูล มีตารางเก็บ

ข้อมูลและสร้างคิวรี่ได้ มีส่วนคอนโทลให้เรียกใช้ในรายงานและฟอร์มสร้างมาโครและโมดูลด้วยภาษาเบสิก

เพ่ือประมวลผลตามหลักภาษาโครงสร้าง หรือจะใช้เป็นเพียงระบบฐานข้อมูลให้โปรแกรมจากภายนอกเรียกใช้

ซึ่งง่ายส าหรับผู้ที่มีประสบการณ์ในเรื่องการเขียนโปรแกรมหรือผู้พัฒนาระบบฐานข้อมูลมาแล้วช่วยให้การ

พัฒนาระบบงานเสร็จได้อย่างรวดเร็ว

พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลที่ได้รับการออกแบบอย่างถูกต้องจะท าให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นข้อมูล

ล่าสุด เนื่องจากการออกแบบที่ถูกต้องเป็นสิ่งจ าเป็นที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ในการท างานกับฐานข้อมูล ดังนั้น

จึงจ าเป็นที่ต้องเรียนรู้เกี่ยวกับหลักการการออกแบบที่ดี เพ่ือจะได้รับฐานข้อมูลที่ตรงตามความต้องการ และ

สามารถแก้ไขได้โดยง่าย

ค าศัพท์เกี่ยวกับฐานข้อมูลที่ควรรู้

Microsoft Office Access 2007 จะจัดระเบียบข้อมูลลงใน ตาราง ซึ่งเป็นรายการของแถวและ

คอลัมน์ที่มีลักษณะคล้ายกับกระดาษบันทึกของนักบัญชี หรือแผ่นงาน Microsoft Office Excel 2007 ใน

ฐานข้อมูลอย่างง่ายนั้น อาจมีตารางเพียงหนึ่งตาราง แต่ส าหรับฐานข้อมูลส่วนใหญ่ มักต้องการตารางมากกว่า

หนึ่งตาราง ตัวอย่างเช่น ตารางหนึ่งตารางที่ใช้เก็บข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ อีกหนึ่งตารางใช้เก็บข้อมูลเกี่ยวกับ

ใบสั่งซื้อ และอีกหนึ่งตารางส าหรับเก็บข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า

การจัดการข้อมูล

ชุดที่ 7

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 2

นอกจากนี้ แถวแต่ละแถวจะถูกเรียกว่า ระเบียน และแต่ละคอลัมน์ จะถูกเรียกว่า เขต

ข้อมูล ระเบียนเป็นวิธีการรวมข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งใดสิ่งหนึ่งไว้อย่างสอดคล้องกันและมีความหมาย เขตข้อมูลคือ

รายการเดี่ยวของข้อมูล นั่นคือเป็นชนิดรายการที่ปรากฏในทุกๆ ระเบียน เช่น ในตารางผลิตภัณฑ์ แต่ละแถว

หรือแต่ละระเบียนจะมีข้อมูลของผลิตภัณฑ์หนึ่งอย่าง แต่ละคอลัมน์หรือแต่ละเขตข้อมูลจะมีข้อมูลชนิดหนึ่ง

เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ดังกล่าว เช่น ชื่อหรือราคาของผลิตภัณฑ์นั้นๆ

การออกแบบฐานข้อมูลที่ดีคืออะไร

ในกระบวนการออกแบบฐานข้อมูลนั้นจะมีหลักการบางอย่างเป็นแนวทางในการด าเนินการ หลักการ

แรกคือข้อมูลซ้ า (หรือที่เรียกว่าข้อมูลซ้ าซ้อน) ไม่ใช่สิ่งที่ดี เนื่องจากเปลืองพ้ืนที่และอาจท าให้มีข้อผิดพลาด

เกิดขึ้นรวมถึงเกิดความไม่สอดคล้องกัน หลักการที่สองคือความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูล เป็นสิ่ง

ส าคัญ หากฐานข้อมูลมีข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง รายงานต่างๆ ที่ดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลจะมีข้อมูลที่ไม่ถูกต้องตามไป

ด้วย ส่งผลให้การตัดสินใจต่างๆ ที่กระท าโดยยึดตามรายงานเหล่านั้นจะไม่ถูกต้องด้วยเช่นกัน

ดังนั้น การออกแบบฐานข้อมูลที่ดีคือ

แบ่งข้อมูลลงในตารางต่างๆ ตามหัวเรื่องเพ่ือลดการซ้ าซ้อนกันของข้อมูล

ใส่ข้อมูลที่จ าเป็นลงใน Access เพ่ือรวมข้อมูลในตารางต่างๆ เข้าด้วยกันตามต้องการ

ช่วยสนับสนุนและรับประกันความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูล

ตอบสนองต่อความต้องการในการประมวลผลข้อมูลและการรายงาน

กระบวนการออกแบบ

กระบวนการออกแบบประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 3

1. ก าหนดวตัถุประสงค์ของฐานข้อมูลของคุณ การท าเช่นนี้จะเป็นการเตรียมพร้อมส าหรับขั้นตอนในขั้น

ต่อๆ ไป

2. ค้นหาและจัดระเบียบข้อมูลที่ต้องการ รวบรวมข้อมูลทุกชนิดที่ต้องการบันทึกลงในฐานข้อมูล เช่น ชื่อ

ผลิตภัณฑ์และหมายเลขใบสั่งซื้อ

3. แบ่งข้อมูลลงในตารางต่างๆ แบ่งรายการข้อมูลออกเป็นกลุ่มหรือหัวเรื่องหลักๆ เช่น ผลิตภัณฑ์ หรือ

ใบสั่งซื้อ จากนั้นแต่ละหัวเรื่องจะถูกน ามาท าเป็นตาราง

4. เปลี่ยนรายการของข้อมูลให้เป็นคอลัมน์ต่างๆ ตัดสินใจว่าต้องการเก็บข้อมูลอะไรในตารางแต่ละตาราง

รายการแต่ละรายการจะกลายเป็นเขตข้อมูล และแสดงเป็นคอลัมน์ในตาราง ตัวอย่างเช่น ตารางพนักงาน

อาจมีเขตข้อมูลเช่น ชื่อและวันที่จ้างงาน

5. ระบุคีย์หลัก เลือกคีย์หลักของตารางแต่ละตาราง คีย์หลักคือคอลัมน์ที่ใช้เพ่ือระบุแต่ละแถวแบบไม่ซ้ ากัน

ตัวอย่างเช่น หมายเลขผลิตภัณฑ์ หรือ ID ใบสั่งซื้อ

6. ก าหนดความสัมพันธ์ของตาราง ดูที่ตารางแต่ละตารางแล้วพิจารณาว่าข้อมูลในตารางหนึ่งสัมพันธ์กับ

ข้อมูลในตารางอ่ืนๆ อย่างไร ให้เพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางหรือสร้างตารางใหม่เพ่ือระบุความสัมพันธ์ต่างๆ

ให้ชัดเจนตามต้องการ

7. การปรับการออกแบบให้ดีย่ิงขึ้น วิเคราะห์การออกแบบเพ่ือหาข้อผิดพลาด สร้างตารางแล้วเพ่ิม

ระเบียนข้อมูลตัวอย่างสองสามระเบียน ให้ดูว่าได้รับผลลัพธ์ต้องการจากตารางหรือไม่ ปรับเปลี่ยนการ

ออกแบบตามต้องการ

8. การใช้กฎ Normalization ใช้กฎ Normalization ข้อมูลเพ่ือดูว่าตารางของคุณมีโครงสร้างที่ถูกต้อง

หรือไม่ ปรับเปลี่ยนการออกแบบได้ถ้าจ าเป็น

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 4

การสร้างฐานข้อมูล

การสร้างฐานข้อมูลใหม่

1. เลือก Bank Database

2. ตั้งชื่อฐานข้อมูล

3. เลือกที่จัดเกบ็ฐานข้อมูล

4. คลิกปุ่ม Create

การสร้างตารางข้อมูล

1. คลิกท่ีไอคอน view

2. เลือก Design View

3. ตั้งชื่อตาราง

4. คลิกปุ่ม OK

5. ตั้งชื่อฟิลด์

6. ก าหนดชนิดของข้อมูล และค าอธิบาย

7. ก าหนดคุณสมบัติของฟิลด์

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 5

สร้างตารางใหม่ด้วยมุมมองออกแบบ (Design View)

1. คลิกเลือกแทบ สร้าง (Create)

2. คลิกเลือกไอคอน ออกแบบตาราง (Table Design)

3. พิมพ์ชื่อฟิลด์ productID

4. คลิกเลือกชนิดข้อมูลเป็น Text

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 6

5. พิมพ์ค าอธิบายฟิลด์ว่า รหัสสนิค้า

6. สร้างฟิลด์อื่นๆ ให้ครบ

คุณสมบัติของแต่ละ Field (Field Properties)

Field Size ขนาดของ ตามชนิดที่เลือกไว้ใน Data Type

Format รูปแบบของข้อมูลใน Field นั้น ๆ

Input Mask รปูแบบที่ใช้บังคับป้อนข้อมูล เช่น ก าหนดให้ป้อนได้เฉพาะตัวเลขได้ไม่เกิน 5

ตัวเลข

Caption ป้ายชื่อที่ติดแทนชื่อ Field ที่หัวคอลัมนืเมื่อแสดงข้อมูลแบบ Datasheet View

Default Value การก าหนดค่าเริ่มต้น

Validation Text แสดงกรอบข้อความเม่ือข้อมูลที่ป้อนเข้าไปไม่เป็นไปตามเงื่อนไงที่ก าหนดไว้ใน

Validation Rule

Required ก าหนดว่าต้องป้อนข้อมูลหรือไม่

Allow Zero Length ก าหนดว่าสามารถป้อนค่าว่าง (Null Value) ได้หรือไม่

ประโยชน์ Primary Key

1. ป้องกันการป้อนข้อมูลที่ซ้ ากัน

2. ป้องกันการเว้นว่างในการป้อนข้อมูล

3. ช่วยในการจัดเรียงข้อมูล

4. เป็น Field ที่ใช้ในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่าง Table

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 7

สร้างคีย์ให้กับตาราง

คีย์หลัก (Primary Key) เป็นการก าหนดให้ฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งจะต้องไม่มีข้อมูลซ้ ากัน โดยมีขั้นตอน

ดังนี้

1. ก าหนด Primary Key โดยการคลิกที่ ฟิลด์ productID

2. คลิกปุ่มคีย์หลัก (Primary Key) เพ่ือก าหนดให้ฟิลด์ productID เป็นคีย์หลักส าหรับการอ้างอิงค่าต่างๆ

ในตาราง

3. จะพบสัญลักษณ์รูปกุญแจบริเวณหน้าฟิลด์ productID

การบันทึกตาราง

1. คลิกไอคอนค าสั่ง บันทึก Save เพ่ือบันทึกตาราง

2. ตั้งชื่อตาราง เช่น tbl_product

3. คลิกปุ่ม OK

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 8

การใส่วันที่โดยใช้ปฏิทิน

1. เลื่อนเมาส์ไปที่ฟิลด์ จะปรากฏไอคอนรูปปฏิทินขึ้นมา

2. คลิกท่ีไอคอนปฏิทิน

3. เลือกวันที่ต้องการ

การใช้ฟังก์ชัน

1. คลิกไอคอนค าสั่ง (SUM) ที่แท็บ หน้าแรก (Home)

2. ปรากฏแถวรวมที่เรคคอร์ดสุดท้ายของแผ่นข้อมูล

3. คลิกเลือกค าสั่ง ผลรวม (SUM)

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 9

การสร้าง Query

คิวรี (Query) เป็นการกรองข้อมูลที่ต้องการจากตาราง แสดงจากฐานข้อมูลที่มีข้อมูลจ านวนมาก

โดยแบ่งประเภทของคิวรี ดังนี้

1. คิวแบบใช้เลือกข้อมูล (Select Query) ใช้ส าหรับแสดงข้อมูลโดยดึงข้อมูลจากตารางเดียวหรือหลาย

ตารางก็ได้

2. คิวรีแบบตาราง (Crosstab Query) เป็นคิวรีที่ใช้ส าหรับค านวณและจัดโครงสร้างข้อมูลใหม่ โดยสามารถ

น ามาใช้ในการเปรียบเทียบและดูแนวโน้มของข้อมูลได้ เช่น แสดงยอดขายในแต่ละเดือน

3. คิวรีพารามิเตอร์ (Parameter Query) เป็นคิวรีที่มีการแสดงไดอะล็อกบ็อกโต้ตอบโดยการใส่

ค่าพารามิเตอร์เพ่ือถามข้อมูลจากผู้ใช้งาน เช่น ป้อนรหัสสมาชิก

4. คิวรีแอคชัน (Action Query) เป็นคิวรีที่ใช้ส าหรับเปลี่ยนแปลงฐานข้อมูลซึ่งแบ่งออกเป็น 4 ชนิด คือ

4.1. คิวรีแบบใช้สร้างตาราง

4.2. คิวรีแบบใช้ลบข้อมูล

4.3. คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล

4.4. คิวรีแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล

5. คิวรีแบบ SQL เป็นคิวรีที่สร้างด้วยการใช้ค าสั่งภาษา SQL

ประโยชน์ของ Query

1. แสดงข้อมูลตามเงื่อนไขท่ีต้องการ

2. รวมข้อมูลจากหลาย ๆ Table แล้วให้แสดงข้อมูลเพียง Table เดียว

3. แสดงข้อมูลที่เกิดจากการค านวณ

4. จัดกลุ่มของข้อมูล

การสร้างคิวรีโดยใช้ตัวช่วย

1. คลิกท่ีเมนู สร้าง (Create)

2. เลือก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม (Query Wizard)

3. เลือก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple Query Wizard)

4. คลิก OK

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 10

5. เลือกตารางสินค้า และตารางประเภทสินค้า

6. ตาราง tbl_product เลือกฟิลด์ product_ID และ product_name

ตาราง tbl_type เลือกฟิลด์ type_name

7. คลิกปุ่ม Next ถัดไป

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 11

8. ตั้งชื่อคิวรี qry_product_type

9. คลิกปุ่ม Finish

ตัวอย่าง

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 12

สร้างคิวรีในมุมมองออกแบบ Query Design

1. คลิกท่ีเมนู สร้าง (Create)

2. เลือก มุมมองออกแบบ (Query Design)

3. เลือกตารางตาราง tbl_product tbl_product ตาราง tbl_type

4. คลิก เพ่ิม (Add)

5. คลิกแล้วลาก ฟิลด์ product_ID , product_name , product_price จากตาราง tbl_product

เลือกฟิลด์ type_name จากตาราง tbl_type

6. คลิกปุ่ม เรียกใช้ (RUN)

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 13

ตัวอย่าง คิวรี

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 14

การบันทึกคิวรี

1. คลิกท่ีไอคอน บันทึก

2. ตั้งชื่อให้กับคิวรี qry_product_type1

3. คลิกปุ่ม ตกลง OK

การสร้าง Form

ประเภทของฟอร์ม แบ่งออกเป็น 6 ชนิด

1. ฟอร์มส าหรับป้อนข้อมูล

2. ฟอร์มแบบก าหนดเอง

3. ฟอร์มแบบแผ่นตารางข้อมูล

4. Main / Sub forms

5. Pivot Table Forms

6. Pivot Chart Forms

มุมมองของฟอร์ม

1. มุมมองเค้าโครง (Layout View)

2. มุมมองการออกแบบ (Design View)

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 15

3. มุมมองฟอร์ม (Form View)

การสร้างฟอร์มท าได้ 3 วิธี คือ

1. การสร้างฟอร์มด้วยเครื่องมือช่วยสร้างฟอร์ม

2. การสร้างด้วยตัวช่วยสร้าง

3. การสร้างฟอร์มขึ้นเองด้วยมุมมองออกแบบ

การสร้างฟอร์มเดี่ยว

1. เลือกตารางหรือแบบสอบถามที่ต้องการสร้างฟอร์ม

2. คลิกเลือก สร้าง (Create)

3. เลือกไอคอน Form

4. บันทึก Form

การบันทึกฟอร์ม

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 16

การสร้างฟอร์มแยก

1. คลิกท่ีแท็บ สร้าง (Create)

2. คลิกเลือกตารางท่ีต้องการสร้าง

3. คลิกปุ่มฟอร์มแยก (Split Form)

4. บันทึกตั้งชื่อฟอร์ม

การสร้างฟอร์มด้วยตัวช่วยสร้าง(Form Wizard)

1. คลิกท่ีแท็บ สร้าง (Create)

2. คลิกไอคอนค าสั่ง ฟอร์มเพ่ิมเติม (More Form) เลือกตัวช่วยสร้างฟอร์ม (Form Wizard)

3. คลิกเลือกตาราง tbl_product

4. เลือกฟิลด์ทั้งหมด

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 17

5. ถัดไป (Next)

6. เลือกแบบคอลัมน์ (Columnar)

7. ถัดไป (Next)

8. เลือกรูปแบบ

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 18

9. ถัดไป (Next)

10. ตั้งชื่อฟอร์ม Frm_product

11. คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น (Finish)

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 19

ตัวอย่างฟอร์ม

การสร้าง Report

ประเภทของรายงาน แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้

1. รายงานแบบตาราง (Tabular Report) เป็นรายงานที่มีการจัดเรียงข้อมูลเหมือนตาราง ซึ่งจะเรียงฟิลด์

จากซ้ายไปขวาของรายงาน

โดยจะแสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดในหนึ่งหน้ารายงาน

2. รายงานแบบหลายคอลัมน์ (Columnar Report) เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลซึ่งจะจัดเรียงฟิลด์จากบนลง

ล่าง โดยจะแสดงข้อมูลทีละ 1 เรคคอร์ด

3. รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report) เป็นรายงานแบบป้ายฉลากที่เรียกว่าเลเบล ส าหรับติด หน้าซอง

ต่างๆ เช่น ป้ายติดซองจดหมาย เลเบลต่างๆ ป้ายฉลากสินค้า เป็นต้น

มุมมองของรายงาน

1. มุมมองรายงาน(Report View) เป็นมุมมองที่ใช้ส าหรับการแสดงผลในรูปแบบรายงานเท่านั้น ไม่สามารถ

แก้ไขรายงานได้

2. มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) เป็นมุมมองที่ใช้ส าหรับแสดงตัวอย่างรายงานก่อนพิมพ์

โดยมีลักษณะเหมือนกับที่เห็นบนหน้าจอ

3. มุมมองเค้าโครง (Layout View) มีลักษณะคล้ายกับมุมมองรายงาน ในการแสดงผลข้อมูลและคล้ายกับ

มุมมองออกแบบตรงที่สามารถจัดรูปแบบของรายงานได้

4. มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองที่ใช้ในการออกแบบและปรับแต่งรูปแบบการแสดงผลของ

รายงานโดยสามารถเพ่ิมตัวควบคุมต่างๆ เข้ามาในรายงานได้

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 20

การสร้างรายงาน

ในการสร้างรายงานเพ่ือใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะคล้ายกับฟอร์ม คือ สามารถก าหนด

เงื่อนไขของข้อมูลเพ่ือเลือกดูเฉพาะข้อมูลที่สนใจได้ แต่จะแตกต่างกันตรงที่ฟอร์มใช้แสดงผลข้อมูลที่หน้าจอ

และแก้ไขข้อมูลได้ ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้

1. การสร้างรายงานอย่างง่ายด้วยปุ่มค าสั่ง Report

2. การสร้างรายงานเปล่า

3. การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง

4. การสร้างรายงานแบบเลเบล

5. การสร้างรายงานด้วยตัวเองในมุมมองออกแบบ

การสร้างรายงานด้วยปุ่มค าสั่งรายงาน Report

1. คลิกเลือกตารางหรือแบบสอบถามที่ต้องการสร้างรายงาน

2. ที่แท็บ สร้าง (Create) คลิกไอคอนค าสั่งรายงาน (Report)

3. จากนั้นจะแสดงหน้าจอรายงานขึ้นมาอัตโนมัติ

4. คลิกปุ่มบันทึก และตั้งชื่อให้กับรายงาน เช่น rpt_product

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 21

5. คลิกปุ่มตกลง

การสร้างรายงานเปล่าในมุมมองเค้าโครง (Layout View)

คลิกท่ีแท็บ สร้าง(Create) คลิกไอคอนค าสั่ง รายงานเปล่า (Bank Report)

1. คลิกเลือกตารางท่ีต้องการแสดงโดยคลิกท่ีเครื่องหมาย + (บวก) ในหน้าต่างเขตข้อมูลในที่นี้เลือกตาราง

tbl_product

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 22

2. จากนั้นเลือกฟิลด์ที่ต้องการ

แสดง

การบันทึกรายงาน

1. บันทึกรายงาน คลิกท่ีไอคอน

2. ตั้งชื่อรายงาน rpt_product

3. คลิกปุ่ม OK

การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง (Report Wizard)

1. คลิกท่ีแท็บ สร้าง(Create)

2. คลิกไอคอนค าสั่ง ตัวช่วยสร้างรายงาน (Report Wizard)

3. คลิกเลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการ

4. คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการ โดยคลิกท่ีปุ่ม > เพ่ือเลือกท่ีละฟิลด์ หรือคลิกที่ปุ่ม >> เพ่ือเลือกฟิลด์ทั้งหมด

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 23

5. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

6. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 24

7. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

8. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

9. เลือกรูปแบบเค้าโครงและรูปแบบการวาง คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 25

10. เลือกรูปแบบ คลิกปุ่ม ถัดไป (Next)

11. ตั้งชื่อรายงาน rpt_product

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 26

ตัวอย่าง รายงานสินค้า

การสร้างรายงานแบบลาเบล (Label Wizard)

1. เลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการสร้างเป็นลาเบล

2. คลิกท่ีแท็บ สร้าง (Create)

3. คลิกไอคอนค าสั่ง ป้ายชื่อ (label)

4. ก าหนดขนาดและชนิดของเลเบล

5. ก าหนดรูปแบบของข้อความท่ีจะแสดงในเลเบล

ใบความรู้เรื่อง การจัดการข้อมลู วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ หน้า 27

4. คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง

5. เลือกรูปแบบการแสดง

6. ตั้งชื่อรายงาน

7. คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น Finish

ที่มาแหล่งข้อมูล http://th.wikipedia.org

http://office.microsoft.com

http://www.pbps.ac.th