บทที4่ ผลการปฏิบัติงานตามโครงงาน

1. ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable) ขั้นตอนและกระบวนการการรับชําระหนี้ - รายไดคาเชา เริ่มตนจากการรับเอกสารจากทางบริษัทลูกคา เชน เอกสารสัญญาเชาพ้ืนท่ีตัวจริง/ขนาดพ้ืนท่ีของรานคาท่ีบริษัทลูกคาไดทําการเชาพ้ืนท่ี/ ช่ือรานคา/ช่ือลูกคา/เลขประจําตัวผูเสียภาษี จากนั้นจะนําเอกสารดังกลาวมาคํานวณหาอัตราคาเชา และทําการออกใบแจงหนี้เพ่ือทําการวางบิลใหกับลูกคา ซ่ึงสถานท่ีวางบิลจะแบงออกเปน 2 สถานท่ี คือ เชียงใหม และกรุงเทพ หลังจากวางบิลเรียบรอยแลว เม่ือถึงวันครบกําหนดชําระหนี้ซ่ึงจะดูไดจากใบแจงหนี้ของทางแผนกบัญชีท่ีออกใหกับลูกคาในตอนตน เม่ือลูกคาชําระหนี้ โดยจะชําระไดสองชองทาง คือ ชําระโดยโอนเขาบัญชีของบริษัท หรือ ชําระเปนเช็ค เม่ือแผนกบัญชีไดรับชําระหนี้แลว จึงจะทําการออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกํากับภาษีใหกับลูกคา เพ่ือเปนการยืนยันการรับชําระหนี้ โดยการรับชําระหนี้ - รายไดคาเชา มีขั้นตอนในการจัดทําดังนี้ ขั้นตอนการบันทึกระบบใบแจงหนี้ INVOICE 1.1 ระบบบัญชี ใชระบบ Saga ERP Accpacวิธีการเขาระบบ จะตองเขา User Password เขาระบบ บริษัทฯ ท่ีจะบันทึกบัญชีเขาสูระบบ หนาตา ระบบ อยูตามดานลาง

รูปท่ี 4.1 การ Log In เขาระบบโปรแกรม Sage EPR Accpac

14

1.2 กดเลือก A/R Transactions เพ่ือทําการออกใบแจงหนี้ INVOICE แลวดับเบ้ิลคลิก Automatic Invoice คลิก Run เพ่ือเขาสูระบบ การบันทึกใบแจงหนี้

รูปท่ี 4.2 การเลือก A/R Transactions ในโปรแกรม Sage ERP Accpac

15

1.3 เริ่มการบันทึก ขอมูล ลูกคาและรายละเอียดการบันทึกใบแจงหนี้ เพ่ือเรียกเก็บเงินจากลูกคา เพ่ือ บันทึกเขาสูระบบ

รูปท่ี 4.3 หนาตางตัวอยางการบันทึกรายละเอียดขอมูลลูกคา

ตัวอยางการบันทึก คาเชา กับลูกคาบันทึกเปด Batch Number โดยการเปดเอกสารใหม เปดใบแจงหนี้ เริ่มการบันทึกเขาระบบ 1.3.1 Batch Date เริ่มบันทึกวันท่ี ท่ีเราไดออกใบแจงหนี้ 1.3.2 Customer Number บันทึกรายละเอียดลูกหนี้ท่ีเราจะทําการเรียกเก็บคาเชา ตัวอยางเชน คุณชญานันท (รานผ้ึงนอยเบเกอรี่) บันทึกรหัส ลูกคาท่ีเราเปด Vendor รหัสลูกคา 60-coo9 1.3.3 Document Type เลือกคลิก Invoice 1.3.4 ลงรายการบัญชีการออกใบแจงหนี้ ตามรูปดานลาง

16

1.4 การบันทึกใบแจงหนี้ Invoice ใสขอมูลบันทึก Automatic Invoice เรียบรอยตามขั้นตอนแลว ขอมูลจะทําการบันทึกบัญชี ตามรูปดานลาง

รูปท่ี 4.4 เปนภาพตวัอยาง ใบสําคัญตั้งลูกหนี ้

ระบบจะทําการบันทึกบัญชีโดยการ

Drลูกหนี้การคา A/R Trade xxxxxx Cr.รายไดคาเชา xxxxxx คาบริการ xxxxxx

คาบริการสวนกลาง xxxxxx ภาษีขายท่ียังไมถึงกําหนดชําระ xxxxxx

17

1.5 แผนกบัญชีจะทําการออกใบแจงหนี้ เพ่ือทําการวางบิลกับลูกคา

รูปท่ี 4.5 เปนภาพตวัอยาง ใบแจงหนี ้

1.5.1 เสร็จส้ินกระบวนการออกใบแจงหนี้ดวยระบบ Sage EPR Accpac 1.5.2 นําใบแจงหนี้ไปวางบิลใหกับลูกคา โดยแผนกบัญชี ไดแบงการวางบิลเปน 2 สถานท่ี คือ วางบิลท่ีเชียงใหม - นําใบแจงหนี้สงใหทางบัญชีท่ีเชียงใหม ซ่ึงลูกคาท่ีตองการใหแผนกบัญชีวางบิลท่ีเชียงใหม แผนกบัญชีก็จะมอบหนาท่ีใหพนักงานบัญชีท่ี สาขาเชียงใหมเปนคนวางบิล วางบิลท่ีกรุงเทพ - แผนกบัญชีจะมอบหมายหนาท่ีให Messenger นําใบแจงหนี้ของลูกคาท่ีมีความประสงคตองการใหไปวางบิลในสํานักงานท่ีกรุงเทพ

18

1.6 หลังจากวางบิลเรียบรอยแลว รอใหถึงวันครบกําหนดชําระตามวันเวลาท่ีมีระบุในใบแจงหนี้

รูปท่ี 4.6 ภาพตัวอยาง วันครบกําหนดชําระหนี ้

การรับชําระหนี้รายไดคาเชาทางสํานักงานใหญ มีทางเลือกใหลูกคา 2 ทาง คือ - การโอนเขาบัญชีของทางสํานักงานใหญ - การชําระดวยเช็ค

19

1.7 หลังจากลูกคาไดทําการชําระหนี้แลว แผนกบัญชีจึงจะทําการออกใบกํากับภาษี ขั้นตอนการบันทึกใบเสร็จรับเงิน /ใบกํากับภาษี TAX INVOICE

1.7.1 เขาไปเลือก ดับเบ้ิลคลิก AR Receipt Auto Vat เพ่ือทําการออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกํากับภาษี ถึงกําหนดชําระ การจายคาเชา ตอนท่ีทางบัญชีเปดใบแจงหนี้ เรียกเก็บกับทางลูกคา ทางบัญชีจะตองทําการออกใบกํากับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน

รูปท่ี 4.7 ภาพตัวอยางการเริ่มกระบวนการออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกํากับภาษ ี 1.7.2 ทําการบันทึกใบเสร็จรับเงิน/ใบกํากับภาษี

1.7.2.1 เปด Batch Number เพ่ือทําการออกใบกํากับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน บันทึกรายละเอียด รายไดคาเชา

20

1.7.2.2 กําหนดBank ท่ีลูกคาทําการโอนเงินเขาบัญชีหรือวาส่ังจายเช็คเพ่ือทําการบันทึก บัญชี 1.7.2.3 Transaction เลือก Receipt เลือก Customer ลูกคาท่ีเราไดเปด INV.มาทําการชําระ 1.7.2.4 Payment Code เลือก วาลูกคาชําระ แบบไหน เช็ค หรือวา Transfer 1.7.2.5 Receipt Amount ใสยอดเงินท่ีลูกคาทําการชําระ 1.7.2.6 เลือก Invoice ท่ีลูกคาทําตัดจาย 1.7.3 พอทําการตัดจายแลว ระบบจะถูก Post วาลูกหนี้การคาท่ี ระบบตั้งไวเปนลูกหนี้การคาหมดไป

รูปท่ี 4.8 ภาพตัวอยางการกรอกรายละเอียดของกระบวนการออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกํากับภาษ ี

21

1.7.4 ระบบจะทําการบันทึกบัญชีตามรูปดานลางโดยการ

Dr. Bank xxxxxx

ภาษีขายท่ียังไมถึงกําหนดชําระ xxxxxx

Cr. ลูกหนี้การคา AR Trade xxxxxx

ภาษีขาย xxxxxx

รูปท่ี 4.9 ภาพตัวอยางใบสําคัญรับเงิน

22

1.7.5 ทางบัญชีทําการสงออกใบกํากับภาษี เพ่ือสงใหกับทางลูกคา เทานี้ เปนอันเสร็จส้ินกระบวนการการรับชําระหนี้ – รายไดคาเชา คาบริการ

รูปท่ี 4.10 ภาพตัวอยาง ใบเสร็จรับเงิน/ใบกํากับภาษ ี

23

2. ระบบบัญชีเจาหนี้ (Accounts Payable)

ขั้นตอนกอนบันทึกใบต้ังหนี้ในโปรแกรม Sage ERP Accpac 1.สาขาท่ีจะส่ังของจะทําใบขอส่ังซ้ือสินคาออกมาจัดสงไปใหแผนกจัดซ้ือ 2.แผนจัดซ้ือจะทําการจัดทําใบส่ังซ้ือสงไปท่ี ผูขาย (Supplier) เพ่ือท่ีจะซ้ือสินคา 3. สาขาไดรับสินคาจากผูขาย สาขาจะไดรับเอกสารท่ีประกอบไปดวย - ใบกํากับภาษี - ใบแจงหนี้ - ใบรับสินคา 4. จากนั้นก็จัดสงเอกสารมาท่ีแผนกบัญชีเพ่ือบันทึกใบสําคัญตั้งหนี้ในโปรแกรมSage

ERP Accpac 5. เม่ือไดรับเอกสารจากทางสาขา จะทําการถายสําเนาใบกํากับภาษี เพ่ือเก็บรวบรวมทํา

รายงานภาษีซ้ือ วิธีการบันทึกใบสําคัญต้ังหนี้ในโปรแกรม Sage ERP Accpac

ขั้นตอนท่ี 1 การ Login เพ่ือเลือกสาขาท่ีจะทําการบันทึก

รูปท่ี 4.11 หนาตางโปรแกรม Sage ERP Accpac ท่ีจะ login และเลือกสาขา

24

ขั้นตอนท่ี 2 เลือกเมนูดานซายของโปรแกรมไปท่ี A/P Transactions และเลือก AP Invoice Entry

รูปท่ี 4.12 แถบเครื่องมือดานซายของโปรแกรมSage ERP Accpac

25

รูปท่ี 4.13 แถบเครื่องมือเม่ือกดเขาไปท่ีA/P Transactions

ขั้นตอนท่ี 3 จะเปนการบันทึกใบสําคัญตั้งหนี้

- เลือก Batch Number ไปท่ีลาสุด - กรอกรายละเอียดท่ีชองวาง โดยการใสขอมูลเริ่มตนดวย ช่ือสาขา ตามดวยช่ือ

ผูขาย และรายละเอียดสินคาท่ีจะทําการตั้งหนี้และทําการคัดลอกเอาไว - เม่ือกรอกขอมูลเสร็จส้ินทําการวางขอมูลท่ีไดคัดลอกเอาไวลงมนชางวางดานขาง

Entry Number - ขั้นตอนตอมาเปนการใส Vendor Number โดยการใสช่ือผูขายหรือรหัสของ

ผูขายโดยเลือกท่ีรูปแวนขยายดานขาง ตัวอยางเชน บริษัทจาโกตาบราเดอรส เทรดดิ้ง จํากัด รหัส Vendor 10-J007 -จากนั้นเลือกท่ี Document Number เพ่ือทําการใสเลขท่ี Invoice หรือเลขใบกํากับ

ภาษีกอนใสตัวเลขจะใสอักษรยอภาษาอังกฤษ 3 ตัว เพ่ือระบุวาเปนของสาขาใด - ในชอง PO Number จะใสเลขของPO สินคาท่ีแนบมา - จากนั้นทําการระบุจํานวนเงินหลังรวมภาษีมูลคาเพ่ิมท่ีชอง Document Totalเสร็จ

ขั้นตอนการบันทึกขอมูลท่ีมาของเอกสาร จากนั้นจะเปนการบันทึกบัญชี - ขั้นตอนการบันทึกบัญชี

ในบริษัท เอส เอฟ คอรปอรเรช่ัน จํากัด (มหาชน) จะบันทึกบัญชีเปนภาษอังกฤษซ่ึงตอนบันทึกบัญชีจะมีใหใสเปนรหัสตัวเลข ซ่ึงจะประกอบไปดวยเลข 12หลักตัวอยางเชน 51215-15-4-0000 จําแนกคือ

51215 คือ รหัสท่ีจะระบุประเภทบัญชี 15 คือ เลขท่ีระบุสาขา 4 คือ ประเภทธุรกิจ 0000 คือ ตัวระบุงานเผ่ือมีช่ืองานท่ีซํ้ากัน

- เม่ือทําการกรอกเสร็จขั้นตอนสุดทายคือการ Set order no ท่ีปุมสีมวง ตัวเลขจะรันขึ้นท่ีชอง Order Number คัดลอกตัวเลขไปใสขางหนาชองกรอกขอมูลในตอนแรก

26

รูปท่ี 4.14 หนาตางของ AP Invoice ในโปรแกรมSage ERP Accpac

ขั้นตอนท่ี 4 เม่ือทําการบันทึกบัญชีเรียบรอยระบบจะทําการบันทึกเปน 2 กรณีตัวอยางเชน กรณีท่ี 1 เม่ือไดรับใบกํากับภาษีตัวจริง Dr. สินทรัพย/คาใชจาย xxx

Input Vat xxx Cr. A/P Other xxx กรณี ท่ี2 เ ม่ือไดรับใบแ จงหนี้ สํ าหรับค าใชจ าย ท่ียั งไม ถึงกํ าหนดชําร ะ

ภาษีมูลคาเพ่ิม Dr. คาใชจาย xxx Input Vat - Undue xxx Cr. A/P Other xxx

27

ขั้นตอนท่ี 5 ทําการส่ังพิมพใบสําคัญตั้งหนี้ ตามรูปดานลาง แลวนํามาเก็บรวมกับเอกสารท่ีนํามากรอกกขอมูลไวใสเปนแฟมA/P VOUCHER

รูปภาพท่ี 4.15 ตัวอยางใบสําคัญตั้งหนี ้

28

ขั้นตอนบันทึก ใบสําคัญจายในโปรแกรม Sage ERP Accpac เม่ือไดรับการวางบิลจากผูขายแผนกบัญชีจะทําการบันทึกใบสําคัญจายเพ่ือตัดยอดบัญชีท่ี

ไดทําการบันทึกไว วิธีการบันทึกใบสําคัญจาย ในโปรแกรม Sage ERP Accpac

ขั้นตอนท่ี 1 ทําการlogin และเปด A/P Transactionsเหมือนกับการบันทึกใบสําคัญตั้งหนี้ และเลือกเครื่องมือAP Payment Entry ขั้นตอนท่ี 2 จะเปนการบันทึกในใบสําคัญจาย

- เลือก Batch Number ไปท่ีลาสุด - กรอกรายละเอียดท่ีชองวาง โดยการใสขอมูลเริ่มตนดวย ช่ือสาขา ตามดวยช่ือ

ผูขาย และรายละเอียดสินคาท่ีจะทําการตั้งหนี้และทําการคัดลอกเอาไว - ทําการเลือกBANKของสาขาท่ีจะทําการส่ังจาย - นําขอมูลท่ีคัดลอกมาไปวางไวในชองวางขาง Entry Number - กดปุม Tab เลือกวันท่ีปจจุบัน - ขั้นตอนตอมาเปนการใส Vendor Number โดยการใสช่ือผูขายหรือรหัสของ

ผูขายโดยเลือกท่ีรูปแวนขยายดานขาง - Account Set จะเปนการใสรหัสของสาขาและประเภทธุรกิจ - นําขอมูลท่ีคัดลอกไวมาวางท่ีชอง Reference - ตอมาคลิกรูปแวนขยายของ Starting Doc. No. เพ่ือแสดงขอมูลของ ผูขาย ท่ีได

บันทึกไว เพ่ือเลือกจํานวนหนี้ ท่ีจะทําการตัดหนี้ - ตอมาใหทําการกด Vat-WHT - จากนั้นใหทําการกด Set Doc No. เลขของPV จะขึ้นในชอง Document Number

ตัวเลขใสขางหนาท่ีชองกรอกขอมูลในตอนแรกเปนอันเสร็จส้ินกระบวนการ ขั้นตอนท่ี 3 เม่ือทําการบันทึกบัญชีเรียบรอยระบบจะทําการบันทึกเปน 2 กรณี

ตัวอยางเชน กรณีท่ี 1 เม่ือไดรับใบกํากับภาษีมาแตแรก

Dr. A/P Other xxx Cr. BANK xxx กรณีท่ี2 เม่ือไดรับใบกํากับภาษีตอนชําระเงิน

Dr. A/P Other xxx Input Vat xxx Cr. Input Vat - Undue xxx

BANK xxx

29

รูปภาพท่ี 4.16 หนาตางของ A/P Payment EntryในโปรแกรมSage ERP Accpac

30

ขั้นตอนท่ี 4 ทําการส่ังพิมพใบสําคัญจาย ตามรูปดานลาง แลวนํามาเก็บรวมกับเอกสารท่ีนํามากรอกกขอมูลไวใสเปนแฟมPAYMENT VOUCHER

รูปภาพท่ี 4.17 ตัวอยางใบสําคัญจาย

31

การบันทึกขอมูลใบแนบเพ่ือทํารายงานภาษีซ้ือ

ในการกรอกขอมูลแนบเพ่ือทํารายงานภาษีซ้ือจะระบุรายละเอียด ตามรูปดานลางดังนี้ - วันท่ีไดออกรายงานภาษีซ้ือ - เลขท่ีใบกํากับภาษี - ช่ือของ ผูขาย - มูลคากอนหักภาษี - มูลคาภาษีมูลคาเพ่ิม

รูปภาพท่ี 4.18 ตัวอยางการบันทึกรายงานภาษีซ้ือ

32

การบันทึกขอมูลใบแนบเพ่ือทํารายงาน ภาษีหัก ณ ที่จาย( ภ.ง.ด. 3,53) ในการกรอกขอมูลใบแนบเพ่ือทํารายงาน ภาษีหัก ณ ท่ีจาย( ภ.ง.ด. 3,53)จะระบุรายละเอียด

ตามรูปดานลางดังนี้ - ช่ือหรือสถานประกอบการ - ท่ีอยู - เลขท่ีผูเสียภาษี - วันท่ีออกเอกสาร - ประเภทเงินไดตัวอยางเชน - คาบริการ - คาเชา - อัตราภาษีตัวอยางเชน - คาบริการ อัตราภาษี 3 % - คาเชา อัตราภาษี 5 % - จํานวนเงินท่ีจาย - จํานวนเงินภาษี

รูปภาพท่ี 4.19 ตัวอยางใบแนบ ภ.ง.ด. 3

รูปภาพท่ี 4.20 ตัวอยางในแนบ ภ.ง.ด. 53

33

3. ระบบบัญชีสินทรัพย (Fixed Assets)

ขั้นตอนและการบันทึกบัญชีสินทรัพยและคิดคาเส่ือมราคาสินทรัพย เริ่มตนจากการรับเอกสารโครงการจากฝายจัดซ้ือของบริษัท เชน เอกสารใบส่ังซ้ือ(Purchase Order) เอกสารใบขออนุมัติซ้ือ(Purchase Request) และฝายสาขาจะใหเอกสาร ใบกํากับภาษี เอกสารอ่ืนๆ เกี่ยวกับแผนโครงการเพ่ือนํามาบันทึกสินทรัพยเขาสูระบบ โดยมีขั้นตอนการบันทึกสินทรัพยดังนี้ 3.1 ขั้นตอนการคํานวณคาเส่ือมราคา 3.1.1 เริ่มจากการบันทึกสินทรัพยท่ีไดซ้ือมาในโปรแกรม Microsoft Excel ซ่ึงจะนํามาคํานวณคาเส่ือมราคาของแตละเดือนเม่ือถึงวันส้ินสุดของเดือน

รูปท่ี 4.21 ภาพตัวอยางรายการสินทรัพยท่ีบันทึกลงในโปรแกรม Microsoft Excel

34

3.1.2 เม่ือถึงวันส้ินสุดของแตละเดือน โปรแกรม Excel จะสามารถคํานวณคาเส่ือมราคาใหเปนท่ีเรียบรอย ซ่ึงตองนําตัวเลขท่ีไดจากการคํานวณไปบันทึกเขาระบบโดยใชโปรแกรม Sage EPR Accpac

รูปท่ี 4.22 ภาพผลการคํานวณคาเส่ือมราคาของแตละเดือนเม่ือถึงวันส้ินสุดของแตละเดือน

35

3.2 ขั้นตอนการบันทึกสินทรัพยที่ซ้ือมา 3.2.1 เปดโปรแกรม Sage EPR Accpac เพ่ือทําการ Log In เขาสูระบบโดยตองทําการใส User และ Password และเลือกวันท่ีใหเปนปจจุบัน และเลือกบริษัทท่ีจะทําการบันทึกบัญชี

รูปท่ี 4.23 ภาพตัวอยางการ Log In เขาระบบโปรแกรม Sage EPR Accpac

36

3.2.2 เม่ือ Log In เขาสูระบบเรียบรอยใหเลือก A/P Transactions ดานซายมือและเลือก AP Invoice Entry เพ่ือท่ีจะกรอกขอมูลในการทําเอกสารใบตั้งหนี้

รูปท่ี 4.24 ภาพ Icon AP Invoice Entry เพ่ือใชในการทําเอกสารใบตั้งหนี ้

37

3.2.3 เม่ือเลือก AP Invoice Entry จะขึ้นหนาตางดังภาพนี้ขึ้นมา และทําการกรอกขอมูลรายละเอียด

รูปท่ี 4.25 ภาพตัวอยางหนาตาง AP Invoice Entry

ขั้นตอนการกรอก AP Invoice Entry 1. เลือก New Batch เพ่ือทําการสราง Batch Number ใหม 2. กรอกรายละเอียดของงานท่ีจะบันทึก โดยตองประกอบดวย ช่ือยอบริษัท และ ช่ือ Supplier และช่ืองานท่ีกําลังจะบันทึก 3. เปล่ียนวันท่ีตรง Batch Date ใหเปนปจจุบันวันท่ีจะทําการบันทึก 4. เลือก Vender Number ใหตรงกับเอกสารท่ีจะทําการบันทึก ซ่ึงใหกรอกช่ือSupplier ตามในเอกสาร Vender Number จะรันขึ้นมาใหเลือกท่ีขึ้นตนดวย 40-XXXX 5. เลือก Account Set ใหถูกตองตามสาขาของบริษัท 6. กรอก Document Number โดยดูจากเลขท่ีใบกํากับภาษี จากเอกสารท่ีไดรับ 7. กรอก PO Number โดยดูจากเลขใบ PO จากเอกสารของโครงการท่ีไดรับ 8. กรอก Document Total ใหกรอกมูลคางานสุทธิ โดยรวมท้ัง Vat และ WH 9. ขั้นตอนการ Dr / Cr ในท่ีนี้จะยกตัวอยาง เปนงานกอสรางของสาขาฉะเชิงเทราโดยเริ่มตนกดรูปแวนขยายท่ีชอง G/L Accountและกรอกช่ือบัญชี Construction In Progress - CCS (ฉะเชิงเทรา) ตอมาเล่ือนไปทางขวาใสมูลคางานกอน ภาษีมูลคาเพ่ิม(Vat) และ ภาษีหัก ณ ท่ีจาย(WHT) โปรแกรมจะทําการคํานวณ ภาษีมูลคาเพ่ิม(Vat) และ ภาษีหัก ณ ท่ีจาย(WHT) ใหอัตโนมัติ และก็สังเกตท่ีชอง Undistributed Amount มูลคาจะเปน 0.00 แสดงวาการลงบันทึกบัญชีถูกตอง 10. กด Set Order No. และกด Add เปนอันเสร็จส้ินกระบวนการทําใบสําคัญตั้งหนี้

38

3.2.4 เม่ือกรอกขอมูลใน AP Invoice Entry เสร็จส้ินก็ทําการพิมพ ใบสําคัญตั้งหนี้ (Account Payable Voucher)โดยเลือกไปท่ี Voucher อยูทางดานซาย และเลือก AP Voucher

รูปท่ี 4.26 ภาพตัวอยาง Icon AP Voucher ท่ีใชส่ังพิมพ ใบสําคัญตั้งหนี ้

39

รูปท่ี 4.27 ภาพตัวอยางใบสําคัญตั้งหนี้ (Account Payable Voucher)

40

3.2.5 ตอไปถึงขั้นตอนการตัดหนี้ใหเลือก A/P Transactions ดานซายมือและเลือก AP Payment Entry เพ่ือท่ีจะกรอกขอมูลในการทําเอกสารใบตัดหนี้

รูปท่ี 4.28 ภาพIcon AP Payment Entry เพ่ือใชในการทําเอกสารใบตดัหนี ้

41

3.2.6 เม่ือเลือก AP Payment Entry จะขึ้นหนาตางดังภาพนี้ขึ้นมา และทําการกรอกขอมูลรายละเอียด

รูปท่ี 4.29 ภาพตัวอยางหนาตาง AP Payment Entry

ขั้นตอนการกรอก AP Payment Entry 1. เลือก New Batch เพ่ือทําการสราง Batch Number ใหม 2. กรอกรายละเอียดของงานท่ีจะบันทึก โดยตองประกอบดวย ช่ือยอบริษัท และ ช่ือ Supplier และช่ืองานท่ีกําลังจะบันทึก 3. เปล่ียนวันท่ีตรง Batch Date ใหเปนปจจุบันวันท่ีจะทําการบันทึก 4. เลือก Bank โดยการกดท่ีแวนขยายและเลือก Bank ใหตรงสาขาท่ีจะทําการส่ังจาย 5. เลือก Vender Number ใหตรงกับเอกสารท่ีจะทําการบันทึก ซ่ึงใหกรอกช่ือSupplier ตามในเอกสาร Vender Number จะรันขึ้นมาใหเลือกท่ีขึ้นตนดวย 40-XXXX 6. เลือก Account Set ใหถูกตองตามสาขาของบริษัท 7. ในชอง Reference ให Copy รายละเอียดของงานท่ีไดกรอกไวในบรรทัดแรกดานบนสุดมาใส 8. กรอก Document Number โดยดูจากเลขท่ีใบกํากับภาษี จากเอกสารท่ีไดรับ 9. เลือกเครื่องหมายถูกขางหนา Select Mode โปรแกรมจะแสดงผลรายการท่ีบริษัทกําลังเปนหนี้ท้ังหมดของ Supplier นี้อยู

42

10. เลือกเครื่องหมาย No ขางหนารายการท่ีกําลังจะทําการจายหนี้ใหเปล่ียนเปน Yes และทําการเลือกเครื่องหมายถูกหนา Select Mode ออก 11. กดท่ีปุม Vat WHT โปรแกรมจะทําการคํานวณภาษีมูลคาเพ่ิม และ ภาษีหัก ณ ท่ีจายใหโดยอัตโนมัติสังเกตดูวาท่ีชอง Payment Amount จะตรงกับยอดท่ีเราตองจายให Supplier 12. กด Set Doc No. ปุมสีมวงเพ่ือรันเลข 13. กด Add เปนอันเสร็จส้ินกระบวนการบันทึกใบสําคัญจายเงิน 3.2.7 เม่ือกรอกขอมูลใน AP Payment Entry เสร็จส้ินก็ทําการ พิมพ ใบสําคัญจายเงิน (Payment Voucher)โดยเลือกไปท่ี Voucher อยูทางดานซาย และเลือก Payment Voucher

รูปท่ี 4.30 ภาพตัวอยาง Icon Payment Voucher ท่ีใชส่ัง พิมพ ใบสําคัญจายเงิน

43

รูปท่ี 4.31 ภาพตัวอยางใบสําคัญจายเงิน (Payment Voucher)