Embed Size (px)
Citation preview
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 15
ชนดและรปแบบของหนงสอร�ชก�ร*ชนดของหนงสอร�ชก�ร
หนงสอร�ชก�ร คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก ๑. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ ๒. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการหรอทมไปถงบคคลภายนอก ๓. หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ ๔. เอกสารททางราชการจดทำาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ ๕. เอกสารททางราชการจดทำาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอ ขอบงคบ ๖. ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส
หนงสอร�ชก�รม ๖ ชนด ไดแก
๑. หนงสอภายนอก ๒. หนงสอภายใน ๓. หนงสอประทบตรา ๔. หนงสอสงการ ๕. หนงสอประชาสมพนธ ๖. หนงสอทเจาหนาททำาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ
รปแบบของหนงสอร�ชก�ร ๖ ชนด มดงน๑. หนงสอภ�ยนอก
คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ โดยใชกระด�ษตร�ครฑ เปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการหรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก
สวนประกอบของหนงสอภ�ยนอก ๑.๑ ท ใหลงรหสตวพยญชนะประจำากระทรวง และเลขประจำาของเจาของเรอง ทบเลขทะเบยน
หนงสอสงตวอยางเชน เลขทหนงสอออกของสำานกงานเลขานการกรม
บทท ๓ ก�รเขยน “หนงสอร�ชก�ร”
*แกไขเพมเตม (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ประกาศราชกจจานเบกษา เลม ๑๒๒ ตอนพเศษ ๙๙ ง หนา ๓๒ ลงวนท ๒๓ กนยายน ๒๕๔๘
16 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
ท กษ ๐๓๐๑/๑๒๕ กษ คอ กระทรวงเกษตรและสหกรณ ๐๓ คอ กรมชลประทาน ๐๑ คอ สำานกงานเลขานการกรม ๑๒๕ คอ เลขทะเบยนหนงสอสง สำาหรบสวนราชการตำากวาระดบกรมจำาเปนตองออกหนงสอราชการเอง ใหกรมกำาหนดเลขรหส
ไดไมเกน ๓ ตำาแหนง โดยใสจดหลงเลขประจำาของเจาของเรอง แลวตอดวยเลขรหสทกำาหนดตวอยางเชน เลขทหนงสอออกของสำานกงานจดรปทดน จงหวดอางทอง
ท กษ ๐๓๐๘/๑๓ กษ คอ กระทรวงเกษตรและสหกรณ ๐๓ คอ กรมชลประทาน ๐๘ คอ สำานกงานจดรปทดนกลาง ๐๒ คอ เลขประจำาของสำานกงานจดรปทดนจงหวดอางทอง ๑๓ คอ เลขทะเบยนหนงสอสง สำาหรบหนงสอของคณะกรรมการ ใหใชรหสตวพยญชนะ และเลขประจำาของเจาของเรอง
เชนเดยวกบหนงสอของกรม หากคณะกรรมการชดใดจะกำาหนดรหสตวพยญชนะเพมขน ใหกำาหนดไดไมเกนสตว โดยใหอยในวงเลบ ตอจากรหสตวพยญชนะของเจาของเรอง และรหสตวพยญชนะทกำาหนดเพมขนดงกลาว จะตองไมซำากบรหสตวพยญชนะทกำาหนดไวในภาคผนวกของระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ แลวจงตอดวยเลขประจำาของเจาของเรอง ตวอยางเชน
คณะกรรมการนโยบายการบรหารงานจงหวดและกลมจงหวดบรณาการ กำาหนดรหส ตวพยญชนะไววา “กนจ” ซงสวนราชการเจาของเรอง คอสำานกงาน กพร. สงกดสำานกนายกรฐมนตร ในกรณน จะเขยนวา
ท นร (กนจ) ๑๒๐๓/ว ๕ ๑.๒ สวนร�ชก�รเจ�ของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการ สถานทราชการ หรอคณะกรรมการซง
เปนเจาของหนงสอนนโดย ใหลงทตง และรหสไปรษณยไวดวย เพอสะดวกในการตดตอ- การลงชอสวนราชการเจาของหนงสอ ใหใชชอสวนราชการทหวหนาสวนราชการลงชอ
ตวอยางเชน
อธบดกรมชลประท�น ลงชอ สวนร�ชก�รเจ�ของหนงสอคอ กรมชลประท�น
หรอ
ผอำ�นวยก�รสำ�นกชลประท�นท ๑ ลงชอ สวนร�ชก�รเจ�ของหนงสอคอสำ�นกชลประท�นท ๑
- ทตงของกรมชลประทาน (สวนกลาง) กรงเทพมหานคร ราชบณฑตยสถานกำาหนดใชกทม. หรอ กรงเทพ ฯ กได ตวอยางเชน
แบบท ๑ กรมชลประท�น ถนนส�มเสน กทม. ๑๐๓๐๐
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 17
แบบท ๒ กรมชลประท�น ถนนส�มเสน กรงเทพฯ ๑๐๓๐๐ แบบท ๓ คณะกรรมก�ร..... กรมชลประท�น ถนนส�มเสน กทม. ๑๐๓๐๐
หม�ยเหต : เพอใหเปนมาตรฐานเดยวกนในสวนทตงกรมชลประทานกำาหนดใหใชตามแบบท ๑
- ทตงของสำานก/โครงการ ในสวนภมภาค ใชชอเตมของจงหวดทตง ตวอยางเชน
สำ�นกชลประท�นท ๒ ๒๗๑ ถ.บญว�ทย ต.สวนดอกอ.เมอง จ.ลำ�ป�ง ๕๒๑๐๐
๑.๓ วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ โดยจะไมมคำ�ว� วนท เดอน พ.ศ. เชน
๑ ตล�คม ๒๕๕๕หม�ยเหต : การลงวนทควรลงภายหลงจากลงนามแลว และควรเปนวนทสงหนงสอออก
๑.๔ เรอง ใหเปนการยอความทสนทสดแตไดใจความมากทสด ใหตรงกบเนอหาและจดประสงคของหนงสอฉบบนน โดยทวไป ใหขนตนดวยคำากรยา เพราะจะใหความหมายทชดเจนตรงกบเนอหาตวอยางเชน
เรอง ขอคว�มอนเคร�ะหแหลงนำ�เพอก�รเกษตรเรอง ชแจงขอเทจจรงงบประม�ณกอสร�งประตระบ�ยนำ�
กรณเรองทขนตนดวยคำ�น�ม ไดแก
๑.๔.๑ เรองทกวางหรอมหลายประเดน ไมสามารถหาคำากรยาคำาใดทครอบคลมได จำาเปนตองใชคำานามซงเปนคำากวาง ๆ เชน รายงานสรปผลการประชม
๑.๔.๒ เรองทเปนหนงสอตอเนอง โดยปกตระเบยบสำานกนายกรฐมนตรฯ กำาหนดใหใชชอเรองของหนงสอฉบบเดม จดประสงคกเพอใหเกบเรองหรอคนหาอางองไดงาย แตหนงสอตอบของเรองเดมทขนตนดวยคำากรยาบางคำา เชน ขออนญาต ขออนมต ขอเชญ ถาตอบโดยใชชอเรองเดม จะทำาใหสบสนไดวา ใครเปนฝายขอ ใครเปนฝายให กรณนจงควรใชเปนคำานาม เชน การขออนญาต การขอเชญ เปนตน หรออกวธหนง ใหตดคำาวา “ขอ” ออก เชน อนญาต อนมต เปนตน
๑.๔.๓ เรองทมลกษณะตอบปฎเสธ หรอแจงเรองทคาดวาผรบจะไมสบายใจ เชน การขออนมตไปศกษาดงานตางประเทศ (กรณไมอนมต)
๑.๕ คำ�ขนตน ใชคำาขนตนตามฐานะของผรบหนงสอแลวลงตำาแหนงของผรบหนงสอ หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบตำาแหนงหนาท เชน
๑.๕.๑ พระภกษสงฆทวไป ใชคำาขนตน และลงทายวา นมสการ - ขอนมสการดวยความเคารพ๑.๕.๒ บคคลทวไปใชคำาขนตน และ คำาลงทาย วา เรยน - ขอแสดงความนบถอ
สวนบคคล ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรฯ ทจะตองใชคำาขนตนและคำาลงทายวา กราบเรยน - ขอแสดงความนบถออยางยง มดงน
18 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
๑) ประธานองคมนตร ๒) นายกรฐมนตร ๓) ประธานรฐสภา ๔) ประธานสภาผแทนราษฎร ๕) ประธานวฒสภา ๖) ประธานศาลฎกา ๗) รฐบรษ ๘) ประธานศาลรฐธรรมนญ ๙) ประธานศาลปกครองสงสด ๑๐) ประธานกรรมการเลอกตง ๑๑) ประธานกรรมการสทธมนษยชนแหงชาต ๑๒) ประธานกรรมการปองกนและปราบปรามการทจรตแหงชาต ๑๓) ประธานกรรมการตรวจเงนแผนดน ๑๔) ผตรวจการแผนดนของรฐสภา
หม�ยเหต : เมอใชคำาขนตนวากราบเรยนหรอเรยนตามฐานะของผรบหนงสอแลวใหลงตำาแหนงของผทหนงสอนนมถง โดยไมมคำานำาหนาตำาแหนงวา “ทาน” หรอ “ฯพณฯ”
๑.๖ อ�งถง (ถ�ม) ใหอางถงหนงสอทเคยมตดตอกน เฉพาะหนงสอทสวนราชการผรบหนงสอไดรบมากอนแลว โดยลงชอสวนร�ชก�รเจ�ของหนงสอ เลขทหนงสอ วน เดอน ปพทธศกร�ชของหนงสอนนการอางถงหนงสอทมทงชนความลบ และชนความเรว จะตองระบชนความลบกอนชนความเรว เพราะชน ความลบมความสำาคญกวาชนความเรว ตวอยางเชน
อ�งถง หนงสอกรมชลประท�น ลบม�ก ดวนม�ก ท กษ ๐๓๐๑/๑๘๓ ลงวนท ๑๐ กนย�ยน ๒๕๕๕
หม�ยเหต : การอางถง ใหอางถงหนงสอฉบบสดทายทตดตอกนเพยงฉบบเดยว เวนแตมเรองอนทเปนสาระสำาคญตองนำามาพจารณา จงอางถงหนงสอฉบบอน ๆ ทเกยวกบเรองนนโดยเฉพาะใหทราบดวย
ขอควรระวง : ทตงของสวนราชการไมใชชอสวนราชการเจาของหนงสอ ตวอยางเชน
อ�งถง หนงสอจงหวดเพชรบรณ ท.......
ไมใช อางถง หนงสอศาลากลางจงหวดเพชรบรณ ท.......
๑.๗ สงทสงม�ดวย (ถาม) ใหลงชอ สงของ หรอเอกสาร ทสงไปพรอมกบหนงสอฉบบนนพรอมระบจำานวนทสงใหชดเจน ตวอยางเชน
สงทสงม�ดวย สำ�เน�หนงสอกรมชลประท�น ท กษ ๐๓๐๑/๘๕๖ ลงวนท ๒๒ มน�คม ๒๕๕๕ จำ�นวน ๑ แผน
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 19
๑.๘ ใชคำ�เตม กรณกลาวถงชอตำาแหนง จงหวด หนวยงาน ชอเฉพาะตาง ๆ เชน
อธช. ใหใช อธบดกรมชลประท�น
รมว.กษ. ใหใช รฐมนตรว�ก�รกระทรวงเกษตรและสหกรณ
๑.๙ ขอคว�มหรอเนอเรอง ใหลงสาระสำาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ โดยทวไปจะมองคประกอบดวยกน ๓ สวน
(สวนนำา) บอกทมาเหตทตองเขยนหนงสอฉบบน ต�มหนงสอทอ�งถง .......................................................................................... ........................……………………........……………….....… คว�มละเอยดแจงแลว นน
(สวนเนอหา) ตองชดเจน เรองราว สาระตองเปนไปเพอบรรลวตถประสงค กรมชลประท�นไดพจ�รณ�แลวขอเรยนว�........................................................ ..…………………………………………...……….….........................................................
(สวนลงทาย) ควรเปนการสรป เนนยำา หรอขอบคณแลวแตกรณ ทงนตองตรงกบเรอง
จงเรยนม�เพอโปรดทร�บ
นอกจากน อาจอางถง ระเบยบ คำาสง มตทประชม ฯลฯ ในสวนของขอความหรอเนอเรอง
๑.๑๐ คำ�ลงท�ย ใชตามฐานะของผรบหนงสอ และตองสมพนธกบคำาขนตน เชน คำ�ขนตน – กร�บเรยน น�ยกรฐมนตร คำ�ลงท�ย – ขอแสดงคว�มนบถออย�งยง
คำ�ขนตน – เรยน อธบดกรมทรพย�กรนำ� คำ�ลงท�ย – ขอแสดงคว�มนบถอ
คำ�ขนตน – นมสก�ร เจ�อ�ว�สวดสรอยทอง คำ�ลงท�ย – ขอนมสก�รดวยคว�มเค�รพ
๑.๑๑ ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอ และใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ โดยมการเรยงลำาดบกอนหลงดงน
๑.๑๑.๑ ตำาแหนงทางวชาการ เชน ศาสตราจารย รองศาสตราจารย และผชวยศาสตราจารย มสทธใชตำาแหนงทไดรบเปนคำานำาหนานามได
๑.๑๑.๒ ยศ ใหพมพคำาเตมของยศไวหนาลายมอชอและพมพชอเตมภายในวงเลบ ไวใต ลายมอชอ
๑.๑๑.๓ บรรดาศกด ฐานนดรศกด หรอ คำานำาหนานามสตรท ไดรบพระราชทาน เครองราชอสรยาภรณและมสทธใชคำานำาหนานามนน ตามกฎหมายระเบยบหรอประกาศของทางราชการหม�ยเหต : ดร. (ดอกเตอรหรอนายแพทย) ไมใชเปนคำานำาหนาชอในการลงลายมอชอ
๑.๑๒ ตำ�แหนง ใหลงตำาแหนงของเจาของหนงสอชอสวนร�ชก�ร ตำ�แหนงผลงน�มกระทรวงเกษตรและสหกรณ รฐมนตรว�ก�รกระทรวงเกษตรและสหกรณ ปลดกระทรวงเกษตรและสหกรณกรมชลประท�น อธบดกรมชลประท�นสำ�นก/กอง ผอำ�นวยก�รสำ�นก/ผอำ�นวยก�รกอง
20 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
*เพมเตมตามหนงสอสำานกนายกรฐมนตร ท นร๑๐๐๒/ว๑๗ ลงวนท ๓๑ กรกฎาคม ๒๕๓๔
ในกรณทอธบดมอบหมายใหผอนลงนามแทน จะตองลงทายตำาแหนงวา ปฏบตราชการแทนหรอรกษาราชการแทน เชน
รองอธบด ปฏบตร�ชก�รแทน อธบดกรมชลประท�น หรอ วศวกรใหญ รกษ�ร�ชก�รแทน อธบดกรมชลประท�น
๑.๑๓ สวนร�ชก�รเจ�ของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอกรณกรมชลประทาน ออกหนงสอใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบสำานก/กองหรอหนวยงานทรบผดชอบ ตวอยางเชน สำ�นกง�นเลข�นก�รกรม หรอ กองพสด
๑.๑๔ โทรศพท ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอและหมายเลขภายในตสาขา (ถาม) ไวดวย ใชคำายอ โทร. แทนโทรศพท โดยไมมขด (-) คนระหวางตวเลข ใชขด (-) ในความหมาย “ถง” เมอมหลายหมายเลข ตวอยางเชน
โทร. ๐ ๒๒๔๑ ๔๘๐๖, โทร. ๐ ๕๕๗๑ ๐๐๔๗-๘
*โทรส�ร ใหลงหมายเลขโทรสารของสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานทออกหนงสอตอจากหมายเลขโทรศพท
ตวอย�งท ๑ โทรศพท ๐ ๒๒๔๑ ๐๒๕๑ โทรส�ร ๐ ๒๒๔๑ ๔๘๐๖ ตวอย�งท ๒ โทรศพท โทรส�ร ๐ ๒๒๔๑ ๐๒๕๑ ตวอย�งท ๓ โทร. โทรส�ร ๐ ๒๒๔๑ ๐๒๕๑
๑.๑๕ ไปรษณยอเลกทรอนกส (e - mail) ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณพ.ศ. ๒๕๒๖ ยงไมไดกำาหนดไวแตสามารถเพมเตมได เพอประโยชนในการสอสาร ใหระบชอ e - mail ของสวนราชการ เจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอไปรษณยอเลกทรอนกส เชน e - mail : [email protected]
๑.๑๖ สำ�เน�สง (ถ�ม) กรณมการจดทำาสำาเนาสงไปใหสวนราชการ หรอบคคลอนทราบใหพมพชอเตมหรอชอยอของสวนราชการหรอชอบคคลทสงสำาเนาไปให ถาหากมรายชอทสงมากใหพมพวาสงไปตามรายชอแนบ และแนบรายชอไปดวย
๒. หนงสอภ�ยในคอ หนงสอตดตอราชการท เปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอตดตอภายใน
กระทรวง กรม หรอจงหวดเดยวกน ใชกระด�ษบนทกขอคว�มกรมชลประทาน ใชหนงสอภายในเปนหนงสอตดตอกบกระทรวงเกษตรและสหกรณ และหนวยงาน
ภายในสงกดกระทรวงเกษตรและสหกรณ
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 21
สวนประกอบของหนงสอภ�ยใน ๒.๑ สวนร�ชก�ร ในกรณทกรมชลประทานมหนงสอสงออกไปใหกระทรวงเกษตรและสหกรณ
หรอกรมตาง ๆ ในสงกดกระทรวงเกษตรและสหกรณ ใหลงชอกรมชลประท�น ตามดวยสำ�นกหรอกองเจ�ของเรอง พรอมดวยเบอรโทรศพทและโทรส�ร ตวอยางเชน
สวนร�ชก�ร กรมชลประท�น สำ�นกง�นเลข�นก�รกรม โทร. โทรส�ร ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐
ถาหนวยงานเจาของหนงสอเปนสำานกหรอกองใหลงชอระดบสำ�นกหรอกอง แลวต�มดวยชอของกรม พรอมทงใหลงหมายเลขโทรศพทและโทรสารดวย ตวอยางเชน
สวนร�ชก�ร สำ�นกง�นเลข�นก�รกรม กรมชลประท�น โทร. โทรส�ร ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐
๒.๒ ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจำาของกรมและรหสเลขประจำาสำานกหรอกองเชนเดยวกบหนงสอภายนอก
๒.๓ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ
๒.๔ เรอง ใหลงเรองยอโดยไดใจความสนทสดของหนงสอ การขนตนดวยคำากรยาหรอคำานามใชหลกเกณฑเดยวกบหนงสอภายนอก
๒.๕ คำ�ขนตน ใหใชคำาขนตนตามฐานะของผรบหนงสอเชนเดยวกบหนงสอภายนอก
๒.๖ ขอคว�ม ใหลงสาระสำาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ ในกรณทมการอ�งถงหนงสอทเคยมตดตอกนหรอมสงทสงม�ดวยใหไวระบไวในสวนของขอความหรอเนอเรองเลย
(ตวอยาง)ต�มหนงสอกระทรวงเกษตรและสหกรณ ท กษ...............ลงวนท........................
............................................................................คว�มละเอยดแจงแลว นน.
..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ร�ยละเอยดต�มสำ�เน�หนงสอทแนบ
๒.๗ ลงชอและตำ�แหนง ใหพมพชอเตมของลายมอชออธบด หรอผทไดรบมอบอำานาจจากอธบดไวใตลายมอชอ และใหพมพตำาแหนงของอธบดไวใตชอ กรณผทไดรบมอบอำานาจจากอธบดเปนผลงนามแทน
๓. หนงสอประทบตร�คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนา
สวนราชการระดบกองหรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปเปนผรบผดชอบลงชอยอกำากบตรา หนงสอประทบตราเปนหนงสอทใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการ หรอระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองสำาคญ ไดแก
22 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
๑. การขอรายละเอยดเพมเตม๒. การสงสำาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร๓. การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการสำาคญหรอการเงน๔. การแจงผลงานทไดดำาเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ๕. การเตอนเรองทคาง๖. เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปกำาหนดโดยทำาเปนคำาสง ใหใชหนงสอประทบตรา
สวนประกอบของหนงสอประทบตร� ๓.๑ ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจำาของกรมและรหสเลขประจำาสำานกหรอกอง เชนเดยว
กบหนงสอภายนอก ๓.๒ ถง ใหลงชอสวนราชการ หนวยงาน หรอบคคลทหนงสอนนมถง ๓.๓ ขอคว�ม ใหลงสาระสำาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย ๓.๔ ชอสวนร�ชก�ร ทสงหนงสอออกระดบกรม คอกรมชลประทาน ๓.๕ ประทบตร�ชอสวนร�ชก�รระดบกรม ใชตราประทบกรมชลประทานตามแบบทระเบยบฯ
สารบรรณกำาหนด ดวยหมกแดง และใหผรบผดชอบลงลายมอชอยอกำากบตรา ๓.๖ วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ ๓.๗ สวนร�ชก�รเจ�ของเรอง พรอมหมายเลขโทรศพทและโทรสาร
๔. หนงสอสงก�รระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ กำาหนดไว หนงสอสงการ ม ๓ ชนด
ไดแก คำาสง ระเบยบ และขอบงคบ
๔.๑ คำ�สง หมายถง บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมายใชกระดาษตราครฑ โดยมสวนประกอบของคำาสง ดงน
๔.๑.๑ คำ�สง ใหลงชอสวนราชการหรอตำาแหนงของผมอำานาจหนาทออกคำาสง เชน คำาสงกรมชลประทาน คำาสงสำานกงานเลขานการกรม คำาสงสำานกชลประทาน เปนตน
๔.๑.๒ ท ใหลงเลขททออกคำาสงโดยเรมฉบบแรกจากเลข ๑ เรยงเปนลำาดบไปจนสนปปฏทนทบเลขปพทธศกราชทออกเลขคำาสง เชน
- คำาสงเกยวกบขาราชการกรมชลประทาน รวมถงการแตงตงคณะกรรมการและคณะทำางานทมขาราชการเปนองคประกอบ ใช ท ข ๑/๒๕๕๕ ท ข ๒/๒๕๕๕
- คำาสงตาง ๆ ทไมระบตวบคคล ใช ท ๑/๒๕๕๕ ท ๒/๒๕๕๕- คำาสงเกยวกบพนกงานราชการ ใช ท พ ๑/๒๕๕๕ ท พ ๒/๒๕๕๕
๔.๑.๓ เรอง ใหลงชอเรองทออกคำาสง เชน- ยายขาราชการ - แตงตงคณะทำางาน/แตงตงคณะกรรมการ- เลอนขาราชการ- ใหขาราชการรกษาการในตำาแหนง
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 23
- ใหโอนขาราชการ- มอบหมายขาราชการใหปฏบตหนาท- แตงตงลกจางประจำาไปดำารงตำาแหนงใหม- แกไขคำาสง- อนญาตใหลกจางประจำาลาออกจากราชการ
๔.๑.๔ ขอคว�ม ใหอางเหตทออกคำาสง และอางถงอำานาจทใหออกคำาสง (ถาม) ไวดวยแลว จงลงขอความทสง และวนใชบงคบ
- กรณยกเลกคำาสงเดม ใหอางคำาสงเดมโดยสรปเนอหาสำาคญ และบอกเหตผลทยกเลกคำาสง แลวจง
ลงขอความทสงใหม และวนใชบงคบ- กรณเปลยนแปลงองคประกอบและ/หรออำานาจหนาท ใหอางคำาสงเดมโดยสรปเนอหาสำาคญ บอกเหตผลทเปลยนแปลงแลวเปลยน
องคประกอบและ/หรออำานาจหนาทปรบเปลยน และวนใชบงคบ๔.๑.๕ สง ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราช
ทออกคำาสง เชน สง ณ วนท ๑๕ กนยายน พ.ศ. ๒๕๕๕๔.๑.๖ ตำ�แหนง ใหลงตำาแหนงของผออกคำาสง โดยปกตจะสอดคลองกบสวนราชการ/หนวยงาน
ทออกคำาสง เชน คำาสงสำานกงานเลขานการกรม ตำาแหนงผลงนามเปนดงน
(นายสธ ศรเอยมสะอาด) เลขานการกรม
๔.๒ ระเบยบ หมายถง บรรดาขอความทผมอำานาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอำานาจของกฎหมาย หรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจำา ใชกระด�ษตร�ครฑ โดยมสวนประกอบดงน
๔.๒.๑ ระเบยบ ใหลงชอสวนราชการทออกระเบยบ เชน ระเบยบกรมชลประทาน ระเบยบสำานกนายกรฐมนตร
๔.๒.๒ ว�ดวย ใหลงชอของระเบยบ เชน ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ๔.๒.๓ ฉบบท ถาเปนระเบยบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด
แตถาเปนระเบยบเรองเดยวกน ทมการแกไขเพมเตมใหลงเปนฉบบท ๒ และทถด ๆ ไปตามลำาดบ๔.๒.๔ พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ๔.๒.๕ ขอคว�ม ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกระเบยบและอาง
ถงกฎหมายทใหอำานาจออกระเบยบ (ถาม)๔.๒.๖ ขอ ใหเรยงขอความทจะใชเปนระเบยบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปนชอระเบยบขอ ๒
เปนวนใชบงคบกำาหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการ
ระเบยบใดถามจำานวนหลายขอหรอหลายเรอง จะแบงเปนหมวดกได โดยใหขอผรกษาการไปเปน ขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑ ดงเชน ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ จะใสขอผรกษาการกอน ทจะขนขอความทเปนหมวดตาง ๆ
24 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
๔.๒.๗ ประก�ศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ
๔.๒.๘ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกระเบยบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ
๔.๓ ขอบงคบ หมายถง บรรดาขอความทผมอำานาจหนาทกำาหนดใหใช โดยอาศยอำานาจของกฎหมายทบญญตใหกระทำาได ใชกระดาษตราครฑ โดยมสวนประกอบดงน
๔.๓.๑ ขอบงคบ ใหลงชอสวนราชการทออกขอบงคบ๔.๓.๒ ว�ดวย ใหลงชอของขอบงคบ๔.๓.๓ ฉบบท ถาเปนขอบงคบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนนไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด
แตถาเปนขอบงคบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปนฉบบท ๒ และทถด ๆ ไปตามลำาดบ๔.๓.๔ พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ๔.๓.๕ ขอคว�ม ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบ
และอางถงกฎหมายทใหอำานาจออกขอบงคบ๔.๓.๖ ขอ ใหเรยงขอความทจะใชบงคบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปนชอขอบงคบ ขอ ๒. เปนวน
ใชบงคบ กำาหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการตามขอบงคบ
ขอบงคบใดถามมากขอ หรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปเปน ขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑
๔.๓.๗ ประก�ศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ
๔.๓.๘ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกขอบงคบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ
๔.๓.๙ ตำ�แหนง ใหลงตำาแหนงของผออกขอบงคบ
๕. หนงสอประช�สมพนธตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ กำาหนดไว หนงสอประชาสมพนธ
ม ๓ ชนด ไดแก ประกาศ แถลงการณ ขาว
๕.๑ ประก�ศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบหรอแนะแนวทางปฏบตใชกระดาษตราครฑ และใหจดทำาตามแบบ โดยกรอกรายละเอยด ดงน
ประก�ศ ใหลงชอสวนราชการทออกประกาศเรอง ใหลงชอเรองทประกาศขอคว�ม ใหอางเหตผลทประกาศและขอความทประกาศประก�ศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของป
พทธศกราชออกประกาศลงชอ ใหลงลายมอชอผออกประกาศ และพมพชอเตมของเจาของ
ลายมอชอไวใตลายมอชอ
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 25
ตำ�แหนง ใหลงตำาแหนงของผออกประกาศ ในกรณกฎหมายกำาหนดใหทำาเปนแจงความ ใหเปลยนคำาวาประก�ศ เปน แจงคว�ม
๕.๒ แถลงก�รณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอทำาความเขาใจในกจการของทางราชการ หรอเหตการณหรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษตราครฑ และใหทำาตามแบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน
แถลงก�รณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณเรอง ใหลงชอเรองทออกแถลงการณฉบบท ใชในกรณทจะตองออกแถลงการณหลายฉบบในเรองเดยว
ทตอเนองกน ใหลงฉบบทเรยงตามลำาดบไวดวยขอคว�ม ใหอางเหตผลทตองออกแถลงการณและขอความทแถลงการณสวนร�ชก�รทออกแถลงก�รณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณวน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของป
พทธศกราชทออกแถลงการณ
๕.๓ ข�ว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ ใหจดทำาตามแบบ โดยกรอกรายละเอยด ดงน
ข�ว ใหลงชอสวนราชการทออกขาวเรอง ใหลงชอเรองทออกขาวฉบบท ใชในกรณทจะตองออกขาวหลายฉบบในเรองเดยวทตอเนอง
กนใหลงฉบบท เรยงตามลำาดบไวดวยขอคว�ม ใหลงรายละเอยดเกยวกบเรองของขาวสวนร�ชก�รทออกข�ว ใหลงชอสวนราชการทออกขาววน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของป
พทธศกราชทออกขาว
การจดทำาหนงสอประชาสมพนธ ใหทำาตามแบบทกำาหนดไว ขอความตองสมเหตสมผลเพอใหผอานนกคลอยตามเจตนาทตองการ อยาใหมขอขดแยงกนในฉบบนนหรอขดแยงกบฉบบกอนเวนแตเปนการแถลงแก ทงนควรใชถอยคำาสภาพ
๖. หนงสอทเจ�หน�ททำ�ขนหรอรบไวเปนหลกฐ�นในร�ชก�รหมายถง หนงสอททางราชการทำาขน หรอหนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคล
ภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการ ไดแก ๖.๑ หนงสอรบรอง ๖.๒ รายงานการประชม ๖.๓ บนทก ๖.๔ หนงสออน
26 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
๖.๑ หนงสอรบรอง หมายถง หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแกบคคล นตบคคลหรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางใดอยางหนงใหปรากฎแกบคคลโดยทวไปไมจำาเพาะเจาะจง ใชกระดาษตราครฑ
สวนประกอบของหนงสอรบรอง๖.๑.๑ เลขท ใหลงเลขทของหนงสอรบรองโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข ๑ หรอลงเลขของ
หนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอก อยางใดอยางหนง กรมชลประทานกำาหนดการออกเลขทเรยงลำาดบไปจนถงสนปปฏทน
๖.๑.๒ สวนร�ชก�รเจ�ของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการซงเปนเจาของหนงสอนน และจะลงสถานทตงของสวนราชการเจาของหนงสอดวยกได
๖.๑.๓ ขอคว�ม ใหลงขอความขนตนวา “หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา” แลวตอดวย ชอบคคลนตบคคล หรอหนวยงานททางราชการรบรอง ในกรณเปนบคคลใหพมพชอเตม โดยมคำานำาหนานาม ชอ นามสกล ตำาแหนงหนาท และสงกดหนวยงานทผนนทำางานอยอยางชดแจง แลวจงลงขอความทรบรอง
๖.๑.๔ ใหไว ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง
๖.๑.๕ ลงชอ ใหลงลายมอชอหวหนาสวนราชการผออกหนงสอ หรอผทไดรบมอบหมายและพมพชอเตมของลายมอชอไวใตลายมอชอ
๖.๑.๖ ตำ�แหนง ใหลงตำาแหนงของผลงลายมอชอในหนงสอ
ในกรณทก�รรบรองเปนเรองสำ�คญทออกใหแกบคคล ทงนขนอยกบดลพนจของหวหนาสวนราชการ ใหตดรปถายของผทไดรบการรบรอง ขนาด ๔ x ๖ เซนตเมตร หนาตรง ไมสวมหมวก ประทบตรา ชอสวนราชการทออกหนงสอบนขอบลางดานขวาของรปถายคาบลงบนแผนกระดาษ และใหผนนลงลายมอชอไวใตรปถาย พรอมทงพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอดวย
๖.๒ ร�ยง�นก�รประชม หมายถงการบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน
๖.๒.๑ สวนประกอบของร�ยง�นก�รประชม ๑. ร�ยง�นก�รประชม ใหลงชอคณะทประชม หรอการประชมของคณะนน
เชน รายงานการประชมคณะกรรมการ................ ๒. ครงท ใหลงครงททประชมเปนรายป โดยเรมครงแรกจากเลข ๑ เรยงเปนลำาดบ
ไปจนสนปปฏทน ทบเลขปพทธศกราชทประชม เมอขนปปฏทนใหมใหเรมครงท ๑ ใหม เรยงไปตามลำาดบเชน ครงท ๑/๒๕๕๕ หรอจะลงจำานวนครงทประชมทงหมดของคณะทประชม หรอการประชมนนประกอบกบ ครงทประชมเปนรายปกได เชน ครงท ๒๐๕-๑/๒๕๕๕ เปนตน
๓. เมอ ใหลงวน เดอน ป ทประชม โดยลงวนทพรอมตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราช เชน เมอวนท ๑๐ กนยายน ๒๕๕๕
๔. ณ ใหลงชอสถานททใชเปนทประชม ๕. ผม�ประชม ใหลงชอและหรอตำาแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะทประชม
ซงมาประชม ในกรณทเปนผไดรบการแตงตงเปนผแทนหนวยงานใหระบวาเปนผแทนจากหนวยงานใด พรอมตำาแหนงในคณะทประชม หรอการประชมนน ในกรณทเปนผมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทน และลงทายวาประชมแทนผใดหรอตำาแหนงใด หรอแทนผแทนหนวยงานใด
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 27
๖. ผไมม�ประชม ใหลงชอและหรอตำาแหนงของผทไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงมไดมาประชมโดยระบใหทราบวาเปนผแทนจากหนวยงานใดพรอมทงเหตผลทไมสามารถมาประชม ถาหากทราบดวยกได
๗. ผเข�รวมประชม ใหลงชอและหรอตำาแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงไดเขารวมประชม และหนวยงานทสงกด (ถาม)
๘. เรมประชมเวล� ใหลงเวลาทเรมประชม ๙. ขอคว�ม ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตใหเรมดวยประธานกลาวเปด
ประชมและเรองทประชมกบมตหรอขอสรปของทประชมในแตละเรองประกอบดวยหวขอ ดงน (๑) เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ (๒) เรองการรบรองรายงานการประชม (๓) เรองทเสนอใหทประชมทราบ (๔) เรองทเสนอใหทประชมพจารณา (๕) เรองอน ๆ (ถาม)
๑๐. เลกประชมเวล� ใหลงเวลาทเลกประชม ๑๑. ผจดร�ยง�นก�รประชม ใหเลขานการหรอผซงไดรบมอบหมายใหจดรายงาน
การประชมลงลายมอชอ พรอมทงพมพชอเตมและนามสกลไวใตลายมอชอในรายงานการประชมครงนนดวย
๖.๒.๒ ก�รจดร�ยง�นก�รประชม อาจทำาได ๓ วธ วธท ๑ จดอย�งละเอยดทกคำ�พด มกใชในการประชมใหญ ๆ ทมความสำาคญมาก ๆ
เชน การประชมรฐสภา เปนตน การจดละเอยดจะเปนหลกฐานทชดเจน แตสนเปลองเวลามากทงผจด และผอาน ผจดตองใชการถอดเทปเพอใหไดทกคำาพด
วธท ๒ จดอย�งยอ เปนการจดเฉพาะประเดนสำาคญ ผจดจะสรปเนอหาใหกระชบ อานงาย ผอานจะเขาใจเหตการณและทมาของการลงมตอยางชดเจน วธนนยมใชกนทวไป แตอาจยากสำาหรบผจด ซงตองสามารถสรปความเรยบเรยงเนอหาใหกระชบแตครบถวนสมบรณ
วธท ๓ จดแตเหตผลและมต วธนเปนการจดรายงานทสนทสด คอมเฉพาะเหตผลและมต มกใชในการประชมทไมมการอภปรายมากนก หรอมระเบยบวาระมากจนผจดไมสามารถจดยอการอภปราย ไดครบถวน ผอานถาไมเขาประชมจะไมทราบความคดเหนของผเขาประชมกอนลงมต แตวธท ๓ น เหมาะสำาหรบ นำาไปเผยแพรในหนวยงานใหบคลากรไดทราบทว ๆ ไป
๖.๒.๓ ก�รรบรองร�ยง�นก�รประชม อาจทำาได ๓ วธ ๑. รบรองในการประชมครงนน ใชสำาหรบกรณเรองเรงดวน ใหประธานหรอเลขานการ
ของทประชม อานสรปมตใหทประชมพจารณารบรอง ๒. รบรองในการประชมครงตอไป ประธานหรอเลขานการ เสนอรายงานการประชม
ครงทแลวมาใหทประชมพจารณารบรอง ๓. รบรองโดยการแจงเวยน ใชในกรณทไมมการประชมครงตอไปหรอมแตยงกำาหนด
เวลาประชมครงตอไปไมได หรอมระยะเวลาหางจากการประชมครงนนมาก ใหเลขานการสงรายงานการประชมไปใหบคคลในคณะกรรมการพจารณารบรอง ภายในระยะเวลาทกำาหนด
28 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
๖.๒.๔ รปแบบของระเบยบว�ระก�รประชม ก. รปแบบการประชมทเปนทางการ ในการประชมใหญ ๆ หรอการประชมทจดอยาง
สมำาเสมอเปนประจำา ควรใชรปแบบระเบยบวาระการประชมทเหมอนกนทกครง เพอใหสอความเขาใจชดเจนตรงกน
ระเบยบว�ระท ๑ เรองทประธ�นแจงใหทประชมทร�บเมอประธานกลาวเปดประชมแลว หากไมมเรองแจงทราบ กเขยนวา “ไมม” ระเบยบวาระท ๑ น
ไมตองมการลงมต เพราะไมใชเรองพจารณา แตอาจมขอสงเกตได ระเบยบวาระนจะลงทายวา “ทประชมรบทร�บ”
ระเบยบว�ระท ๒ เรองก�รรบรองร�ยง�นก�รประชมประธานจะเปนผเสนอใหทประชมพจารณารายงานการประชมครงทผานมาโดยอาจใหพจารณา
ทละหนา ในกรณทมไดแจกลวงหนา หรอรวบยอดทงฉบบในกรณทแจกลวงหนาแลว หากมผเสนอแกไข เลขานการจะตองบนทกขอความทแกไขใหมอยางละเอยดและขอความใหมจะตองปรากฎในรายงานการประชมครงใหมดวย ระเบยบวาระนจะลงทายวา “ทประชมพจ�รณ�แลวรบรองร�ยง�นก�รประชมครงท ....... โดยไมมก�รแกไข (หรอมก�รแกไข)”
ระเบยบว�ระท ๓ เรองทเสนอใหทประชมทร�บบางแหงใชคำาวา เรองสบเนอง คอสบเนองจากการประชมครงทแลว เปนการรายงานผลการ
ปฏบตงานทไดรบมอบหมายในการประชมครงกอน ๆ แตการใชคำาวา “เรองสบเนอง” อาจทำาใหเกดความผดพลาด โดยมการนำาเรองทเลอนจากการพจารณาครงกอนมาพจารณาและลงมตในระเบยบวาระน ทำาใหสบสนกบระเบยบวาระท ๔ ซงเปนเรองพจารณาโดยเฉพาะ
ในการประชมสวนใหญ ระเบยบวาระท ๓ นเปนเรองทผเขาประชมจะรายงานผลงานหรอ เรองราวสำาคญในหนวยงานของตน ทประชมเพยงแต “รบทร�บ” หรอ “มขอสงเกต” เชนเดยวกบระเบยบวาระท ๑
ระเบยบว�ระท ๔ เรองทเสนอใหทประชมพจ�รณ�เลขานการจะตองสงขอมลประกอบการพจารณาใหกรรมการศกษาลวงหนา หากขอมลมาก
จะตองสรปสาระสำาคญใหกรรมการอานดวย หวขอตาง ๆ ทจะนำามาพจารณาจะตองตงชอเรองกระชบชดเจนทกเรอง เมอผเกยวของอานกจะทราบทนทวาเปนเรองใด ทำาใหประหยดเวลาอาน และในทประชมกอภปรายไดตรงประเดน
ระเบยบวาระท ๔ จะลงทายดวยมตทประชม เชน “ทประชมมมตอนมตต�มเสนอ” หรอ“ทประชมพจ�รณ�แลวมมตดงน ๑....๒....๓” มตทประชมจะตองกระชบและชดเจนวาอนมตหรอไมมอบหมายใหใคร ทำาอะไร ใหแลวเสรจเมอไร อยางไร เปนตน
ระเบยบว�ระท ๕ เรองอน ๆ (ถ�ม)ระเบยบวาระนอาจเปนเรองเรงดวนทมไดแจงลวงหนา มไดบรรจไวในระเบยบวาระท ๔
ประธานอาจนำามาพจารณาในระเบยวาระท ๕ หรออาจเปนเรองเสนอเพมเตมทไมมการลงมตกได ภาษาพดเรยกวา “วาระจร”
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 29
ข. รปแบบทไมเปนทางการ การประชมทไมคอยเปนทางการหรอทประชม กลมยอย ๆ อาจกำาหนดรปแบบวาระการประชมงาย ๆ โดยเรยงหวขอการประชมตามลำาดบ ๑ – ๒ – ๓ – ๔ เทานน
ค. รปแบบทหนวยงานกำาหนด บางหนวยงานอาจกำาหนดรปแบบเฉพาะ เชนเพมระเบยบวาระเรองทกทวง ในกรณเปนเรองพจารณาตามปกตประจำาทกครง ไมตองมการอภปราย หากไมมการทกทวงกถอวาเหนชอบ ทงน เพอประหยดเวลาในการประชม
๖.๒.๕ ร�ยง�นก�รประชมทด ควรมลกษณะดงน ๑. เนอห�ถกตอง ตรงตามทประชมอภปราย มตถกตอง ชดเจน และครบถวนทกประเดน
ไมตกหลน ๒. เทยงตรง บางครงผจดอาจเลอกจดบางเรองทพอใจ และละเลยบางเรองทไมพอใจ
ผจดจะตองมใจเปนกลาง มจตสำานกทดวาจะตองปฏบตหนาทอยางเทยงตรง รายงานการประชมจงเสมอนกระจกเงาสะทอนความเทยงตรงของผจด ผตรวจ ตลอดจนผเกยวของทกคน
๓. ชดเจน และเข�ใจง�ย ผจดตองคำานงถงผอานเปนสำาคญ แมผไมไดเขาประชมกสามารถอานเขาใจได ทกถอยคำาชดเจน ไมตองสอบถามหรออานทวนหลายครง
๔. ใชภ�ษ�ด ใชภาษาราชการทสน กระชบ ตรงประเดน และสภาพ เปนประโยคบอกเลาทเรยบงาย ประโยคสน ควรใชประโยคความเดยวทไมมคำาเชอมมาก เพราะจะทำาใหประโยคยาวซบซอน นอกจากนนตองมวรรคตอนและตวสะกดถกตอง
๕. มหวขอยอยทกเรอง ผจดควรตงหวขอยอยทกเรอง เพอใหสะดวกแกการกลาวอางองภายหลง และทำาใหผอานเขาใจเรองทนททเหนหวขอนน
๖.๒.๖ ขอแนะนำ�ในก�รเขยนร�ยง�นก�รประชม ๑. ชอร�ยง�นและผจด มการใชคำาตาง ๆ ไมตรงกน ควรใชใหเปนมาตรฐาน คอ ร�ยง�น
ก�รประชม และ ผจดร�ยง�นก�รประชม ๒. ชอก�รประชม บางแหงตงชอการประชมไมเหมาะสม เชน การประชมโอกาส
ทจรตในกรม......ควรแกไขวา การประชมคณะทำางานปองกนการทจรตในกรม........เปนตน ๓. วนทและสถ�นทประชม บางครงวนและเวลาทไมตรงกน เชน วนพธท ๕
แตความจรงคอ วนพฤหสบดท ๕....เปนตน สถานทประชมบางแหงระบเฉพาะชอหรอหมายเลขหองประชม ควรระบหนวยงานดวย เชน หองประชม ๖๐๔๕ อาคาร.........กรม............เปนตน
๔. วนเวล�ประชม มการใชคำาวา เปด-ปดประชม ทถกควรใชคำาวา เรมประชม และ เลกประชม สวนคำาวา เปด - ปด ควรใชในกรณของประธาน คอ ประธานกลาวเปด – ปดการประชม
การเขยนตวเลขเวลา ตองเขยน ๐๙.๐๐ น. ไมใช ๙.๐๐ น. และเขยนตามจรง ไมใชตามเวลาทนดหมาย เศษของนาทอนโลมเปนเลข ๐ หรอ ๕ นาท เชน ๑๕.๔๕
๕. ผม�ประชม บางแหงใช ผเขาประชม รายชอผเขาประชม ฯลฯ ใชใหเปนมาตรฐาน คอ ผมาประชม และ ผไมมาประชม สวนผเกยวของทเขาประชม แตไมใชกรรมการหรอคณะบคคลทไดรบการแตงตง เรยกวา ผเขารวมประชม
30 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
๖.๓ บนทก หมายถง ขอความทผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบตำากวากรมตดตอกนในการปฏบตราชการ โดยปกตใหใชกระดาษบนทกขอความ
การตดตอราชการของหนวยงานภายในกรมชลประทาน หรอระหวางสำานก/กอง ใชรปแบบบนทกเลขทหนงสอ ใชรหสยอสำานก/กอง เชน สมด.ศปส๑๑๘/๕๕
ในทน จะกลาวถงรปแบบและลกษณะของบนทกเสนอผบงคบบญชา และบนทกทใชตดตอราชการทวไประหวางเจาหนาทหรอหนวยงานภายในกรม เนองจากเปนบนทกทใชกนเปนสวนใหญ สำาหรบบนทกสงการของผบงคบบญชา เปนรปแบบเฉพาะของแตละทาน ซงจะไมกลาวถง
๖.๓.๑ บนทกเสนอ
รปแบบของการบนทกเสนอ
๑. บนทกตอเนอง คอ การเขยนบนทกตอทายหนงสอเรองเดมทมมา ขอความทบนทกไมยาวนกมพนทวางพอเพยงในหนากระดาษเรองเดม และลำาดบชนของผเสนอกบผบงคบบญชา มความใกลชดกน เชน ผอำานวยการสำานก/กอง รองอธบด ทำาบนทกตอเนองเสนอ อธบด หวหนาฝาย สวน โครงการ ทำาบนทก ตอเนองเสนอ ผอำานวยการสำานก/กอง
สวนประกอบของบนทกตอเนอง ไดแก
๑.๑ คำาขนตน ๑.๒ ขอความเนอเรอง ๑.๓ ลงชอผทำาบนทก ๑.๔ ตำาแหนงของผทำาบนทก ๑.๕ วน เดอน ป
ลกษณะเนอห�ของบนทกตอเนอง
๑.๑ สรปยอเรองทเปนสาระสำาคญ โดยใชหลก ๕ W ๑ H (Who What When Where Why How) หรอ (ใคร อะไร เมอไร ทไหน ทำาไม อยางไร) หรอชใหเหนปญหาและความตองการ
๑.๒ ใหขอเทจจรงทเปนสาเหต เรองราว และระเบยบทเกยวของ ๑.๓ แสดงขอคดเหน ทเปนประโยชนหรอความเสยหายทจะเกดขน หรอ
เปรยบเทยบหนทางปฏบตวาหนทางใดดทสด ๑.๔ ใหขอเสนอหรอแนวทางปฏบต ทเปนไปได บรรลวตถประสงคเพอให
ผบงคบบญชาตกลงใจ สำาหรบบางเรองทปฏบตกนเปนประจำา และเปนทรเขาใจกนดอยแลว ไมจำาเปน
ตองเขยนใหครบทง ๔ ขอ โดยบนทกเฉพาะสรป – ยอเรอง และใหขอเสนอเลยกได
๒. บนทกทใชแบบบนทกขอคว�ม ใชกระดาษบนทกขอความเชนเดยวกบหนงสอภายใน
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 31
สวนประกอบของบนทกขอคว�ม ไดแก
๑. สวนหวของบนทก ๑.๑ สวนร�ชก�ร ประกอบดวย หนวยงานเจาของหนงสอ (ผลงนาม)
และหนวยงาน เจาของเรอง (ผทำาเรอง) ๑.๒ ท ใสรหสพยญชนะของสำานก/กอง ตามดวยเลขทะเบยนหนงสอ
เชน สบค ๕๒ สชป๑๑/๓๒ ๑.๓ วนท ใสวนท ชอเดอน และตวเลขปพทธศกราชทออกหนงสอ ๑.๔ เรอง เขยนใหตรงตามวตถประสงค ๒. คำาขนตน ๓. ขอความเนอเรอง ๔. ลงชอ ๕. ตำาแหนง
แนวท�งก�รเขยนบนทกเสนอ แบบท ๑
๑. ยอหน�แรก- กรณทผบงคบบญชายงไมทราบเรองมากอน ขนตนวา “ดวย”- กรณทผบงคบบญชาทราบเรองเดมมาบางแลว ขนตนวา “ตามท” “ตาม
หนงสอ...........ท...............ลงวนท.......................” และจบวา “นน” หรอ “ความละเอยดแจงแลว นน”
๒. ยอหน�ทสอง เปนการใหขอเทจจรงแกผบงคบบญชาเกยวกบ สาเหต เรองราวระเบยบ ทเกยวของ เชน
“สำานก......ตรวจสอบแลวปรากฎวา ..........” “กอง........ขอเรยนวา (กลาวถงสาเหต เรองราว และระเบยบทเกยวของ)” ๓. ยอหน�ทส�ม เปนการใหขอพจารณาแสดงความคดเหน และใหขอเสนอแก
ผบงคบบญชาวา ควรใหดำาเนนการอะไรและอยางไร “กอง...........พจารณาแลวเหนวา........” “เพอใหเกดความถกตองและเปนไปตามระเบยบดงกลาว เหนควรให
สำานก..........................ดำาเนนการ....................” ๔. ยอหน�ทส ขอความปดทาย เชน “จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา หากเหนสมควรโปรดลงนามในหนงสอทแนบ” “จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนมต”
แนวท�งก�รเขยนบนทกเสนอ แบบท ๒
มลกษณะเนอห�แยกประเดนเปนขอ ๆ ดงน
๑. ปญห�/เรองเดม คอประเดนทเปนปญหาของเรองทจะพจารณาหรอเหตทตองทำาเรองนอาจเปนปญหาทเกดขน ทมาของเรอง คำาขอ หรอความตองการกได
32 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
๒. ขอเทจจรง คอขอมลเพอประกอบการพจารณา (๑) ความเปนมาของเรอง (๒) ขอเทจจรงเกยวกบเรองนน (๓) กฎเกณฑทเกยวของ (๔) แผนพฒนา นโยบายและมตทประชม (๕) รายละเอยดการดำาเนนงาน (๖) ตวอยางทคลายคลงพอทจะเทยบเคยงกบเรองนนได ๓. ขอพจ�รณ� คอ การวเคราะหเรอง เพอแสดงความคดเหน ๔. ขอเสนอ คอ ทางเลอกทดทสดและการกำาหนดวธการดำาเนนงาน เพอใหผ
บงคบบญชาไดพจารณาสงการ
๓. บนทกตดตอ
เปนบนทกประเภทหนงทใชตดตอระหวางเจาหนาทหรอระหวางหนวยงานในหนวย ทตำากวากรมลงมา
จดประสงคของการทำาบนทกประเภทน เพอประสานงานแจง เรองราว แจงขาวสาร ขอหรอสงขอมล ขอหารอหรอตอบขอหารอ ขอเชญประชม ขอเชญรวมงาน ขอความรวมมอ ขอใหสง รายชอ ฯลฯ
รปแบบ หลกการ เทคนค และวธการเขยนบนทกตดตอใชรปแบบ หลกการ วธการเดยวกนกบบนทกเสนอทกประการ จะมขอแตกตางเพยงเลกนอยดงน
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 33
ขอแตกต�งระหว�งบนทกเสนอ กบ บนทกตดตอ
บนทกเสนอ บนทกตดตอ
พจารณาแลว เพอ...(กลาวถงวตถ ประสงค) เชน “หนวยง�นพจ�รณ�แลวเพอใหก�รเตรยมก�รประชมเปนไปดวยคว�มเรยบรอยมประสทธภ�พ” (บนทกตดตอไมตองสมมต กลาวถงวตถประสงคเลย)
จะใชคำาวา ขอให ขอเชญ ขอคว�มรวมมอเชน ขอใหฝายในสงกดสงเอกสารทจะเสนอทประชมใหกองการประชมภายในวนท ๑๐ ของทกเดอน
จะใชประโยควา จงเรยนม�เพอโปรดพจ�รณ�ดำ�เนนก�รดวย จะขอบคณยง
ในสวนขอพจ�รณ� พจารณาแลวเหนวา หาก(หรอ ถาหรอการ)........... ทำาอยางนแลว จะเกดประโยชนอยางไรหรอไมเกดความเสยหาย อยางไร เชน “หนวยง�น.....พจ�รณ�แลวเหนว�ห�กฝ�ยในสงกดจดสงเอกส�รทจะเสนอทประชมทนต�มกำ�หนด เวล� จะทำ�ใหก�รเตรยมก�รประชมเปนไปดวยคว�มเรยบรอย มประสทธภ�พยงขน” (หรอจะกลาววตถประสงค เหมอนบนทกตดตอกได ในกรณงาย ๆ ไมซบซอน)
ในสวนขอเสนอ จะใชคำาวา เหนควร เหนควรดำ�เนนก�รดงนขออนมตใหดำ�เนนก�รดงน เชน เหนควรใหฝายในสงกดสงเอกสารทจะเสนอทประชมใหกองการประชมภายในวนท ๑๐ ของทกเดอน
ในสวนประโยคปดท�ย จะใชประโยควา จงเรยนม�เพอโปรดพจ�รณ�
ก�รเขยนบนทกเสนอหรอก�รเกษยนหนงสอของเลข�นก�รผปฏบตง�นชวยผบงคบบญช�
เลขานการผปฏบตงานชวยผบงคบบญชา บคคลผนตองมมนษยสมพนธและสามารถประสานงาน กบหนวยงานตาง ๆ เปนอยางด แลวยงจำาเปนตองมความรความเขาใจในเรองการเขยนหนงสอ การตรวจ พจารณา กลนกรองหนงสอกอนเสนอผบรหารสงการ โดยมเทคนควธการดำาเนนการดงน
• กรณทพบขอบกพรองทชดเจน และมคว�มจำ�เปนตองสงเรองคน กรณนหากสามารถประสานงานกบหนวยงานทเปนเจาของเรองได สมควรทจะประสานงานใหหนวยนำาเรองไปจดทำาใหม ทงนตองชขอบกพรองไดวามขอบกพรองอะไรบางและใหแนวทางได
• กรณทพบขอบกพรองทชดเจนและมคว�มจำ�เปนตองสงเรองคนแตเปนเรองทซบซอน กรณอยางนผบงคบบญชาควรทราบเรองกอน ผชวยเหลอผบงคบบญชาควรเขยนบนทกเลก ๆ หรอบนทกนอยโดยอาจเขยนเปนตวดนสอ หรอกระดาษแปะตด (postit) ชขอบกพรองและเสนอแนวทางเกษยนหนงสอใหเปนขอสงเกตแกผบงคบบญชาจะไดสงการไดสะดวกและงายขน
34 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
• กรณทหนงสอครบถวนสมบรณ ผบงคบบญช�ส�ม�รถตกลงใจได กรณอยางนเลขานการสามารถบนทกคำาสงการแทน โดยผบงคบบญชาเปนผลงนาม มกจะใชกบเรองงาย ๆ ไมซบซอน เปนไปตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบปกต
๖.๔ หนงสออน หมายถง หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอเปนหลกฐานในราชการ ซงรวมถงภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพ และสอกลางบนทกขอมลดวย หรอหนงสอของบคคลภายนอก ทยนตอเจาหนาท และเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอ ของทางราชการแลว มรปแบบตามทกระทรวง ทบวง กรม จะกำาหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบ ตามกฎหมายเฉพาะเรองใหทำาตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐาน การสบสวน และสอบสวน และคำารอง เปนตน
สอกลางบนทกขอมล หมายความถง สอใด ๆ ทอาจใชบนทกขอมลไดดวยอปกรณทางอเลกทรอนกส เชน แผนบนทกขอมล เทปแมเหลก จานแมเหลก แผนซด – อานอยางเดยว หรอแผนดจทลอเนกประสงค เปนตน
ก�รลงชอแทนหวหน�สวนร�ชก�รเจ�ของหนงสอก�รลงชอแทน กรณทมกฎหมายกำาหนดการมอบหมายและการมอบอำานาจของผบงคบบญชา
มหลกการใชดงน
๑. กฎหม�ยว�ดวยระเบยบก�รบรห�รร�ชก�รแผนดน กำ�หนดให
๑.๑ ปฏบตหน�ทแทน ใชในกรณทคณะรฐมนตรมอบหมายให รองน�ยกรฐมนตร คนใดคนหนง ปฏบตหน�ทแทนน�ยกรฐมนตร เพราะนายกรฐมนตรตาย หรอขาดคณสมบต และคณะรฐมนตรตองอยในตำาแหนงเพอดำาเนนงานไปจนกวาจะตงคณะรฐมนตรขนใหม
ถาไมมผดำารงตำาแหนงรองนายกรฐมนตร หรอมแตไมอาจปฏบตราชการได ใหคณะรฐมนตรมอบหมายใหรฐมนตรคนใดคนหนงเปนผปฏบตหนาทแทน
๑.๒ รกษ�ร�ชก�รแทน ใชในกรณไมมผดำารงตำาแหนง หรอมแตไมอาจปฏบตราชการได อาท๑.๒.๑ รกษ�ร�ชก�รแทนอธบด ปลดกระทรวงเปนผแตงตงรองอธบดเปนผรกษาราชการ
แทน ถารองอธบดไมอาจปฏบตราชการได ใหแตงตงขาราชการในกรมซงตำาแหนงเทยบเทารองอธบด หรอตำาแหนงหวหนากองหรอเทยบเทาขนไป เปนผรกษาราชการแทน
๑.๒.๒ รกษ�ร�ชก�รแทนรองอธบด อธบดจะแตงตงขาราชการในกรมตำาแหนงเทยบเทารองอธบด หรอตำาแหนงหวหนากองหรอเทยบเทาขนไปเปนผรกษาราชการแทน
๑.๒.๓ รกษ�ร�ชก�รแทนผอำ�นวยก�รสำ�นก ผอำ�นวยก�รกองหรอเทยบเท� ใหอธบดแตงตงขาราชการในกรมคนหนง ซงดำารงตำาแหนงเทยบเทากอง เปนผรกษาราชการแทน
๑.๓ ปฏบตร�ชก�รแทน ใชในกรณมอบอำานาจโดยทำาเปนหนงสอใหปฏบตราชการแทนในการสงการอนญาต การอนมต การปฏบตราชการ หรอดำาเนนการตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ คำาสง หรอมตคณะรฐมนตรในเรองใดและไมมกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ คำาสง หรอมตคณะรฐมนตรในเรองนนกำาหนดเรองการมอบอำานาจใหเปนอยางอน หรอมไดหามเรองการมอบอำานาจไว
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 35
อธบดอาจมอบอำานาจใหรองอธบด ผชวยอธบด ผอำานวยการกองหรอเทยบเทาผอำานวยการกองหรอเทยบเทา มอบอำานาจใหขาราชการในกองหรอสวนราชการเทยบเทา
ไดตามระเบยบทอธบดกำาหนด
๒. กฎหม�ยอนนอกจ�กกฎหม�ยว�ดวยระเบยบบรห�รร�ชก�รแผนดนกำ�หนดไวโดยเฉพ�ะ
๒.๑ รกษ�ก�รแทน กฎหมายวาดวยมหาวทยาลย กฎหมายวาดวยสถาบนราชภฎ เปนตน กำาหนดใหใชในกรณทอธก�รบดไมอาจปฏบตหนาทได และใหรองอธการบดเปนผรกษาราชการแทน
๒.๒ รกษ�ก�รในตำ�แหนง กฎหมายวาดวยระเบยบขาราชการพลเรอน กฎหมายวาดวยระเบยบขาราชการคร เปนตน กำาหนดใหใชในกรณทตำาแหนงขาราชการวางลง หรอผดำารงตำาแหนงไมสามารถ ปฏบตราชการ และเปนกรณทมไดบญญตไวในกฎหม�ยว�ดวยระเบยบบรห�รร�ชก�รแผนดน และผมอำ�น�จสงบรรจสงใหข�ร�ชก�รทเหนสมควรรกษ�ก�รในตำ�แหนงนน
๒.๓ ทำ�ก�รแทน พระธรรมนญศาลยตธรรม กำาหนดใหใชในกรณท ข�ร�ชก�รฝ�ยตล�ก�รวางลง หรอผดำารงตำาแหนงไมปฏบตราชการได
๓. กรณทมไดมกฎหม�ยกำ�หนด ใหใชคำาวา แทน
การลงชอแทน ซงใชปฏบตในกรมชลประทาน มดงน๓.๑ รกษ�ร�ชก�รแทน กรณไมมผดำารงตำาแหนง (ตำาแหนงวาง) หรอมแตไมสามารถปฏบต
ราชการได เชน การไปราชการ การลาประเภทตาง ๆ สำาหรบตำาแหนง อธบด รองอธบด ผอำานวยการสำานก ผอำานวยการกอง ผอำานวยการศนยเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร ผอำานวยการสำานกงานจดรปทดนกลางและเลขานการกรม ซงปรากฎในโครงสรางการแบงสวนราชการ
๓.๒ ปฏบตร�ชก�รแทน กรณมการมอบอำานาจใหปฏบตราชการแทน สำาหรบ อธบด รองอธบด ผอำานวยการสำานก ผอำานวยการกอง หรอเทยบเทา
๓.๓ รกษ�ก�รในตำ�แหนง กรณเปนตำาแหนงวาง หรอผดำารงตำาแหนงไมอาจปฏบตราชการไดสำาหรบตำาแหนงตาง ๆ ประกอบดวย วศวกรใหญ ผเชยวชาญ ผส.สช. ผอ.กตน. และ ผอ.กพร. รวมถง ตำาแหนงทตำากวา ผอ.สำานก และ ผอ.กอง หรอเทยบเทา เชน ผอ.โครงการ ผอ.สำานกงาน ผอ.สวน หวหนากลมงาน หวหนาฝาย เปนตน ซงปร�กฎต�มโครงสร�งแบงสวนร�ชก�ร โดยพจารณาแตงตงจากขาราชการทดำารงตำาแหนงในประเภทและระดบเดยวกนหรอสงกวา
๓.๔ แทน กรณผดำารงตำาแหนงระดบตำากวา ผอ.สำานก และ ผอ.กอง หรอเทยบเทา เชน หวหนาฝายหวหนากลมงาน หวหนากลมและหวหนางาน ซงไมปร�กฎต�มโครงสร�งก�รแบงสวนร�ชก�ร หรอตำาแหนงอนทเทยบเทาซงกำาหนดภายหลง
36 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
ก�รลงชอแทน ตวอย�ง
รกษาราชการแทน ตวอย�งท ๑ (................................................) รองอธบด รกษาราชการแทน อธบดกรมชลประทาน
ตวอย�งท ๒ (................................................) วศวกรใหญ รกษาราชการแทน อธบดกรมชลประทาน
ตวอย�งท ๓ (................................................) ผอำานวยการสวนวศวกรรม รกษาราชการแทน ผอำานวยการสำานกชลประทานท ๗
ก�รลงชอแทน ตวอย�ง
ปฏบตราชการแทน ตวอย�งท ๑ (................................................) รองอธบด ปฏบตราชการแทน อธบดกรมชลประทาน
ตวอย�งท ๒ (................................................) วศวกรใหญ ปฏบตราชการแทน อธบดกรมชลประทาน
ตวอย�งท ๓ (................................................) เลขานการกรม ปฏบตราชการแทน อธบดกรมชลประทาน
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 37
ก�รลงชอแทน ตวอย�ง
รกษาการในตำาแหนง ตวอย�งท ๑ (................................................) ผอ.คบ....รกษาการในตำาแหนง ผอ.คบ....
ตวอย�งท ๒ (................................................) ฝชน. รกษาการในตำาแหนง ฝบน.
ตวอย�งท ๓ (................................................) นกทรพยากรบคคลชำานาญการพเศษ รกษาการในตำาแหนง ผฝอ.
แทน ตวอย�ง (................................................) เจาพนกงานการเงนและบญชชำานาญงาน แทน งบ.นก.
ก�รใชภ�ษ�ในก�รเขยนหนงสอร�ชก�ร
ภาษาไทยเปนภาษาประจำาชาตและเปนเอกลกษณแสดงความเปนชาตไทย การเขยนหนงสอราชการ ทดจงควรคำานงถงการใชภาษาทถกตองตามหลกภาษา เพอสอสารความหมายทชดเจนตรงกน และเปนแบบอยางทดแกผปฏบตในรนตอไป รวมทงเปนการสรางภาพลกษณทดใหแกองคกรดวย
ในทน จะนำาเสนอเกยวกบการใชคำา การใชเครองหมาย การยอหนา เวนวรรคและการตดคำา เมอสนสดบรรทดและภาษาราชการทมการใชในหนงสอราชการ พอเปนตวอยางโดยสงเขป
๑. ก�รใชคำ�
คำาทกคำาในหนงสอราชการและหนงสอโตตอบ ลวนมความหมายสำาคญ ดงนนจงควรคำานงถงการใชคำาบางประเภท ดงน
๑.๑ ก�รสะกดคำ� แมจะมโปรแกรมดกชนนาร หรอ พจนานกรมในคอมพวเตอร แตกไมสามารถตรวจสอบไดทกคำา โดยเฉพาะชอบคคล หรอชอเฉพาะทงหลาย การถอดคำาภาษาไทย – ตางประเทศ จะตองใช ใหถกตองตามทราชบณฑตยสถานกำาหนดไว นอกจากน คำาพองเสยง เชน การ การณ กาล กานต กานท กาญจน เปนตน คำาเหลานเขยนถกตองทกคำา ไมวาจะเลอกใชคำาใด คอมพวเตอรกไมแกไขให จงตองเลอกใชใหตรงความหมายทตองการ
38 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
๑.๒ ก�รใชคำ�เชอม คำ�เชอม เชน ท ซง อน และ แต หรอ เพร�ะฉะนนจง ฯลฯ ควรเลอกใชใหถกตอง และไมใชมากเกนไปเพราะจะทำาใหประโยคยาว ซบซอน เขาใจยาก คำาเชอม คำาเดยวกนไมควรใชซำา ๆ ในประโยคเดยวกน ประโยคยาวทใชคำาเชอมมาก เชน
การตรวจสอบเอกสารทสงมาซงมจำานวนมากและซบซอนแตมเวลาตรวจสอบนอยจงไมสามารถดำาเนนการไดตามกำาหนด จงขอเลอนเวลา....
ประโยคดงกลาวมกปรากฎเสมอ หนงสอบางฉบบ ใน ๑ ยอหนา ประมาณ ๑๐ บรรทด ใชคำาเชอมมากมายตอเนองกนจนกลาวเปนประโยคเดยวโดยทผเขยนเองกมไดสงเกตหรอตรวจสอบ
๑.๓ ก�รใชคำ�ใหเหม�ะสม
๑. คำ�สรรพน�ม ควรใช ผม กระผม หรอดฉน ไมใช ขาพเจา ซงเปนคำาทพระราชวงศชนสงทรงใช ในกรณทมใชเรองเฉพาะบคคล ควรใชชอหนวยงาน ไมควรใชคำาวา ทาน หรอ หนวยงานของทาน เพราะบคคลยอมมใชเจาของหนวยงาน ควรใชชอหนวยงานเทานน เชน “ตามหนงสอทอางถง กระทรวงพาณชยไดหารอวา.........” หรอ “หวงวาจะไดรบความอนเคราะหจากบรษท และขอขอบคณมา ณ โอกาสน” เปนตน
๒. คำ�บรพบท กบ แก แต ตอ มกใชผดเสมอ คอใชคำาวา “กบ” แทน “แก” เชนสงเอกสารให กบ กระทรวง.....ตองใช “ใหแก” และใชคำาวา “แด” สำาหรบผทสงกวา เชน ถวายแด อทศแด เปนตน
๓. ก�รยกตวอย�งโดยใชคำ� เชน ไดแก อ�ท ในการยกตวอยางมกใชกนสบสนทถกตองคอ
เชน ใชยกตวอยางคำาตาง ๆ ทมความสำาคญใกลเคยงกน แลวลงทายดวย ฯลฯ หรอ เปนตน
ไดแก ไมใชการยกตวอยาง ตองยกมาทงหมด อาท ยกมาเฉพาะทสำาคญหรอลำาดบตน ๆ ไมตองใชไปยาลใหญ เพราะทสำาคญมเพยง
เทานน๔. คำ�ทมกใชผด ไดแกคำาวา จะ จก ใคร ไป มา จะ ใชไดทวไป เปนภาษาราชการทใชไดเสมอ จก บางคนนยมใช จกขอบคณยง ความหมายของคำาคอนขางหนก มความหมาย
คลาย ตอง ซงไมสนมนวลสละสลวย มกใชในคำาสง คำากำาชบ ใคร เสยงไมสไพเราะ และมความหมายวา อยาก ตองการ เชน ใครขอเชญทาน
ไปเปนวทยากร ไมชดเจนวาตองการเชญแลวจะเชญจรง ๆ หรอไม หากตดคำาวาใครออกกสอความหมาย ไดชดเจนอยแลว คำานมกใชกนทวไปโดยเขาใจผดวาเปนคำาสภาพ
ไป – มา มกใชสลบกน ในการใชคำานควรคำานงถงผรบหนงสอเปนสำาคญ ควรใชจงขอเชญทาน ไป เปนวทยากร เพราะผรบหนงสอ ยอมคดวาตนเดนทาง ไป หรอ กรม.......ขอสงผแทนม� รวมประชม.....เพราะผรบหนงสอซงเปนผจดประชมยอมคดวาจะมผมารวมประชม
๕. ก�รใชคำ�ว� “อนมต” และ “อนญ�ต”“อนมต” หมายถง ใหอำานาจกระทำาตามระเบยบทกำาหนด
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 39
“อนมตหลกก�ร” หมายถง เปนการอนมตใหทำาอะไร สวนทำาอยางไรซงเปนรายละเอยดยงมไดกำาหนดอยางครบถวน จงไมสามารถนำาไปปฏบตไดหนวยงานเจาของเรองตองทำาหนงสอ ขออนมตดำาเนนการตอไป
“อนมตดำ�เนนก�ร” หมายถง เปนการอนมตทเหตผลความจำาเปน รายละเอยดการดำาเนนการครบถวนเมอผบงคบบญชาอนมตแลว สามารถนำาไปปฏบตไดอยางสมบรณ
“อนญ�ต” หมายถง ยนยอม ยอมให ตกลง
“อนญ�ต” หมายถง ใชกรณทเปนเรองสวนตว มไดเปนเรองของหนวยงานทผบรหารตองรบผดชอบโดยตรง มไดเกยวของกบ งบประมาณของหนวยงาน เชน ขอลากจ ขอลาปวย ขอลาศกษาตอขอไปเปนวทยากร
“อนมต” หมายถง ใชกรณทเปนเรองของหนวยงาน ทผบรหารตองรบผดชอบโดยตรงเกยวกบการใชงบประมาณ ของหนวยงาน
๖. คำ�ใกลเคยง“ร�ด” หมายถง กรยาการเทของเหลว ๆ เชน นำาใหกระจายแผไป
หรอใหเรยราดไปทว เชน ราดนำา, กวยเตยวราดหนา, ขาวราดแกง
“ล�ด” หมายถง แผออกไป เชน ลาดพรม, ปลาดอาสนะ, ถนนลาดยาง
“หม�ยกำ�หนดก�ร” หมายถง เอกสารแจงกำาหนดขนตอนของงานพระราชพธทจะตองอางพระบรมราชโองการ คอขนตนดวย ขอความวา “นายกรฐมนตรหรอเลขาธการพระราชวงรบพระบรมราชโองการเหนอเกลาฯ สงวา” เสมอไป
หมายถง หมายรบส งทสำานกพระราชวงแจงกำาหนดการ เสดจพระราชดำาเนนไปยงสถานตำารวจตาง ๆ หรอ หนวยราชการทมหนาทรบผดชอบในดานการรกษา ความปลอดภยในเสนทางเสดจพระราชดำาเนนนน คำานจงใชเฉพาะการเสดจพระราชดำาเนนหรอการเสดจ พระดำาเนนของเจานายในระดบรองลงมาอยางเปน ทางการ เพราะเปนสงทแจงโดยสำานกพระราชวง บคคลอน ๆ ทจะประกอบภารกจใด โดยสำานกพระราชวงไมไดเกยวของดวยใชเพยง กำ�หนดก�ร เทานน
40 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
“กำ�หนดก�ร” หมายถง ระเบยบการทบอกถงขนตอนของงานทจะตองทำาตามลำาดบ
“จรรย�” หมายถง ความประพฤต , ก ร ยาท ควรประพฤต ในหมในคณะ
“จรรย�บรรณ” หมายถง ประมวลความประพฤตทผประกอบการงาน แตละอยางกำาหนดขน เพอรกษาและสงเสรมเกยรตคณ ชอเสยงและฐานะของสมาชก อาจเขยนเปนลายลกษณอกษรหรอไมกได
“เกษยณ” หมายถง สนไป (ใชเกยวกบการกำาหนดอาย) เชน เกษยณอายราชการ
“เกษยน” หมายถง เขยน
“เกษยร” หมายถง นำานม
๒. ก�รใชเครองหม�ย
ในภาษาไทย ไมใชเครองหมายตามแบบตางประเทศ เชน ? , . เปนตน แตยงคงใชเครองหมาย บางชนดทจำาเปนเพอสอความใหชดเจน ไดแก ไปยาลนอย อญประกาศ สญประกาศ ยตภงค และจลภาค ฯลฯ โดยมวธใชในหนงสอโตตอบดงน
๒.๑ ไปย�ลนอย (ฯ) ปจจบนมก�รใชไปย�ลนอยผดกนม�ก เชน น�ยวนยฯ มห�วทย�ลยฯกระทรวงฯ กรมฯ บรษทฯ ก�รสมน�ฯ โครงก�รฯ เหลาน เปนการใชทรเทาไมถงการณ โดยปกตการกลาวครงแรกจะใชคำาเตม หากกลาวครงตอไปสามารถใชคำายอหรอคำาแทนได เพราะใหกระชบ และไมซำาซาก การใชคำาแทนคำาทกลาวมาแลว ม ๕ วธ คอ
๑) ใชสรรพนาม เชน เขา กระผม๒) ใชคำานาม เชน มหาวทยาลย นายวนย๓) ใชคำายอ เชน ครม. พ.ร.บ. ฯลฯ กรณนในการกลาวครงแรกควรวงเลบคำายอไวดวย๔) ใชคำาตด เชน สมเดจพระเทพรตนฯ (นามสกล) อศร�งกรฯ ธน�ค�รเกษตรฯ กรณน
จำาเปนตองใชไปยาลนอยเสมอ๕) ใชคำาบงช เชน หนวยงานดงกลาว บคคลขางตน
กรณทใชผดกนมากคอการใชไปยาลนอย บางคนเขาใจผดวาหากกลาวชอไมเตมจะตองใชไปยาลนอยทกครง เชน กระทรวงการคลง คำาวา กระทรวงเปนคำ�น�มทวไป (สามานยนาม) การคลงเปนนามเฉพาะ (วสามานยนาม) คำา ๒ คำานนำามารวมกนเปนคำาผสม เมอไดกลาวถงชอเตมไปแลวครงตอ ๆ ไปสามารถใชคำานามแรกแทนชอเตมได อนง คำาวา กระทรวง มหาวทยาลย ฯลฯ ลวนเปนคำ�น�มทสมบรณแลวมปรากฏในพจนานกรม จงไมตองมไปย�ลนอยแตอย�งใด
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 41
ก�รใชไปย�ลนอยตองใชกบสงเดยวกนทเขยนไมจบ เชน พระน�ม น�มสกล ชอเฉพ�ะของหนวยง�นทย�ว ๆ เปนตน จะเขยนชอแลวไปย�ลนอยน�มสกลไมได เพร�ะชอกบน�มสกลเปนคนละสงหรอคนละคำากน จะไปย�ลนอยน�มสกลไดตอเมอเขยนน�มสกลไปจบ เชน เสนวงศ ณ อยธย� อาจเขยนวาเสนวงศฯ ได (เมออ�นออกเสยงตองอ�นใหเตม)
๒.๒ เครองหม�ยอน ๆ ในภาษาไทยใชบาง เชน
๑) อญประก�ศ (เครองหมายคำาพด “....”) ใชเมอตองการคดลอกขอความมากลาว หรอเนนชอเฉพาะ ขอความสำาคญ เชน ตามมาตรา .....ระบวา “.............”
การเนนคำาหรอขอความสำาคญ ปจจบนคอมพวเตอรสามารถใชตวอกษรขนาดใหญ ตวหนา หรอตวเอนไดตามความเหมาะสม
๒) สญประก�ศ (ขดเสนใต __ ) ใชเมอตองการเนนขอความสำาคญ เชน ขอเชญประชมในวนท ๑๕ กนย�ยน ๒๕๕๕ ปจจบนคอมพวเตอรสามารถใชตวหนา ตวอกษรขนาดใหญ หรอตวเอนแทนการขดเสนใต แตไมควรใชทงตวหนาและขดเสนใตพรอมกนเพราะเปนการเนนทซำาซอน
๓) ยตภงค (ขดสน -) ใชในกรณตดคำาระหวางบรรทด และคำา ๒ คำาทเกยวของกน เชน รายรบ – รายจาย
ยตภงคไมควรใชแทนตวเลขหวขอยอย ควรใชตวเลข เชน ๑. วน เวลา สถานท ๒. หนวยงานทเกยวของ ๓. ผรบผดชอบ
หากไมมคำาอธบายขยายความตอไป อาจเขยนตอเนองไปโดยไมตองขนบรรทดใหมกไดการเขยนยตภงคมาก ๆ ทำาใหเปลองเนอท และจดลำาดบขอไมได อาจใชไดในการเขยนสวนตว ไมควรใช ในหนงสอราชการหรอหนงสอโตตอบใด ๆ
๔) จลภ�ค (จดลกนำา ,) ในภาษาไทยไมควรใช เพราะมวรรคตอนเปนการแบงขอความอยแลวจลภาคควรใชเฉพาะทจำาเปน ซงหากไมใชอาจเขาใจผดพลาดได เชน ตวเลขหมายหลก ชอนามสกลทอาจปะปนกน เชน กฤษณา อโศกสน, ทมยนต, มาลย ชพนจ, เรยมเอง เปนตน
บางครงอาจมการใช ประโยคความซอนรวม คอมทงประโยคความซอนและความรวม อยในประโยคเดยวกน หากไมชำานาญกอาจทำาใหประโยคยาวและซบซอน จบใจความยาก ตวอยางตอไปน เปนประโยคความซอนรวม แตผเขยนใชภาษาทชดเจน เขาใจงาย
“หนวยงานทรงไวซงสทธทจะไมรบราคาตำาสด หรอราคาหนงราคาใด หรอราคาทงหมดกได และอาจพจารณาเลอกจางในจำานวน หรอขนาด หรอเฉพาะรายการหนงรายการใด หรออาจจะยกเลก การประมลจางดวยระบบอเลกทรอนกสโดยไมพจารณาจดจางเลยกได”
๓. หลกก�รยอหน� เวนวรรค และก�รตดคำ�เมอสนสดบรรทด
๓.๑ หลกก�รยอหน� ควรยอหนาในกรณทสนสดเนอความ ถายงไมสนสดเนอความแตยอหนายาวมากควรยอหนาเมอสนสดประโยค ยอหนาหนงในหนงสอราชการไมควรเกน ๘ บรรทด แตขอความทวไปอาจยาวถง ๑๒ บรรทดกได
42 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
๓.๒ หลกก�รเวนวรรคตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรฯ กำาหนดวรรคไว ๒ ชนด คอ วรรค๑ ตวอกษร และวรรค ๒ ตวอกษร แตในการพมพดวยคอมพวเตอร การวรรค ๑ เคาะ จะเลกเกนไปแทบสงเกตไมเหน
ฉะนน วรรคเลกอาจใช ๒ เคาะ สวนวรรคใหญอาจใช ๓ – ๔ เคาะ กได สวนวรรคเคาะเดยว ควรใชระหวางเครองหมาย เชน ไมยมก ยตภงค ไปยาลใหญ เปนตน
วรรคเลก ใชวรรคระหวางคำา ใชกอนและหลงคำาบางคำาเชน คอ ไดแก อาท และวรรคกอนหลงเครองหมายตาง ๆ เชน ฯลฯ “.........” หากไมวรรคจะทำาใหเครองหมายเหลานมองเหนไมชดเจน
สวนวรรคใหญ ใชวรรคระหวางขอความทยงไมจบแตยาวมาก หรอประโยคทจบสมบรณแลวผพมพและผตรวจ - ราง ควรพถพถนในการจดวรรคตอนใหถกตอง เพราะภาษาไทยไมมการเวนวรรคระหวางคำาเหมอนภาษาองกฤษถาใชวรรคตอนไมถกตองกอาจทำาใหเขาใจความหมายคลาดเคลอนไปได
๓.๓ ก�รตดคำ�เมอสนสดบรรทด ในการตดคำาตองใสยตภงคเสมอ แตตองพจารณาตดอยางรอบคอบคำาทตดแลวความหมายเปลยน กไมควรตด เชน แม – นำา นกการ – ศกษา ยกตว – อยางมาก ฯลฯ คำาทออกเสยงเชอมกน จะตดคำาไมได เชน ราช - การ และคำาทเปนหนวยคำาเดยวกนกไมควรตด เชน กระ - ทรวง บญ - ช การพมพดวยคอมพวเตอรในปจจบนมกมปญหาเรองการตดคำาเสมอ เพราะคอมพวเตอรจะจดหนาใหโดยอตโนมตโดยไมคำานงถงความหมาย หนงสอราชการไมจำาเปนตองกนหลงใหตรงกน การกนหลงมกทำาใหวรรคตอนผดพลาดมาก ดงนน เพยงแตเหลอทวางดานขวาของหนาประมาณ ๒ เซนตเมตร กใชได
๔. ภ�ษ�ร�ชก�ร ในภาษาราชการและภาษาทเปนทางการ จะมการใชคำาหรอสำานวนบางชนดทแตกตางกนผเขยน
ไดรวบรวมไวและขอเสนอเปนตวอยาง ดงน
ภ�ษ�ทวไป ภ�ษ�ร�ชก�ร ใคร ผใด ทไหน ทใด แบบไหน แบบใด อะไร สงใด อนใด ไดไหม ไดหรอไม เมอไร เมอใด อยางไร เชนใด ประการใด ทำาไม เพราะอะไร เหตใด เดยวน ขณะน บดน ตองการ (มความ) ประสงค ชวย อนเคราะห ไมใช มใช ไมด มชอบ ไมสมควร ไมได มได หาไดไม มอาจ....ได
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 43
ภ�ษ�ทวไป ภ�ษ�ร�ชก�ร ในเรองน ในการน ในกรณน เรองนน เรอง (กรณ) ดงกลาว เหมอนกน เชนเดยวกน ขอเชญมา ขอเชญไป.... ยงไมไดทำาเลย ยงไมไดดำาเนนการแตอยางใด เสรจแลว แลวเสรจ เรยบรอยแลว ฯลฯ
ก�รร�งและก�รตรวจร�งหนงสอร�ชก�รก�รร�งหนงสอ
คอการเรยบเรยงขอความขนตอนตามเรองทจะแจงความประสงคไปยงผรบหรอผทตองการทราบ หนงสอนน กอนทจะจดทำาเปนตนฉบบ
หลกก�รร�งหนงสอ๑. การรางใหขนตนใจความทเปนเหตกอน แลวจงเปนขอความทเปนความประสงคและขอตกลง
ถามหลายขอ ใหแยกเปนขอ ๆ เพอใหชดเจนและเขาใจงาย๒. ถามการอางถงบทกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ คำาสง หรอตวอยาง ตองระบใหชดเจน
เพอใหผรบหนงสอคนหามาตรวจสอบไดสะดวก๓. การรางควรใชถอยคำาสนแตเขาใจงาย หลกเลยงการใชคำาทสอความหมายไดหลายทางใชสำานวน
ภาษาทเหมาะสมกบสำานวนหนงสอ ควรระวงอกขรวธ ตวสะกดการนตและวรรคตอนใหถกตอง๔. การรางหนงสอโตตอบ การอางเทาความตองพจารณาวาเรองทจะรางน ผรบหนงสอ ทราบมากอน
หรอไม ถาเคยทราบมากอนแลว กใหอางเหตผลทมหนงสอโดยยอ ถาเปนการตอบหนงสอทไดรบมา ขอความทเปนเหตเพยงอางชอเรองกพอ ถาเปนการปฏเสธคำาขอ ควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธใหผขอเขาใจดวย
๕. การรางหนงสอสงการ การใชคำาตองรดกม อยาเปดชองใหตความไดหลายนย ซงอาจทำาใหเกดการเขาใจผดและควรใชถอยคำาทผรบคำาสงสามารถปฏบตไดถกตองตามความมงหมาย และควรพจารณาคนควาวามบทกฎหมายใหอำานาจสงการไวแลวประการใด คำาสงตองไมขดกบกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ถาขดกบคำาสงเกาตองยกเลกคำาสงเกาเสยกอน
44 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
ก�รเขยนสวนเนอเรองขนตนวา
ดวย
เนองจาก
(ใชในกรณทไมเคยทราบเรอง หรอตดตอในเรองดงกลาวมากอน)
ตาม
ตามท
อนสนธ (ใชในกรณทเคยตดตอในเรองนนมากอนแลว)
ก�รตรวจร�งหนงสอ- ตรวจรปแบบ วาถกตองตามมาตรฐานของสำานกนายกรฐมนตร หรอรปแบบเฉพาะของ
หนวยงาน- ตรวจเนอห� พจารณาเนอหาสาระทงในหนงสอทอางถงและหนงสอทเขยนไปตรวจการตงชอ
เรอง สรปยอในยอหนาแรก การเสนอเนอหาในสวนเนอความการลงทายรวมทงสงทสงมาดวย- ตรวจภ�ษ� ตรวจการสะกดคำา วรรคตอน
.........................................................
.........................................นน หรอ ความละเอยดแจงแลว นน
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 45
เครองหม�ยในก�รตรวจแกหนงสอ
เครองหม�ย คว�มหม�ย ตวอย�ง
x เอาออก บคคลากร
เอาออกแลวเลอนใหชดกน สำานกงานชลประทาน
เวนวรรคธรรมดา การเพมพนทชลประทานใหไดอก๑,๐๐๐,๐๐๐ไร
เวนวรรคใหญ เมอมการกอสรางอางเกบนำาจะมการปลอยพนธปลาตาง ๆ
เพมขอความหรอตวอกษร อธบดชลประทาน
เลอนใหชดกน, ไมวรรค กระทรวงเกษตร และสหกรณ
หน� ใหใชตวหนา
เขอนขนดานปราการชล เปนโครงการอนเนองมาจาก
พระราชดำาร
เอน ใหใชตวเอน เขอนปาสกชลสทธ เปนเขอนเอนกประสงค
i - i ใหใสเครองหมายขด คำาวา ชลประทาน อานวา ชล ละ ประ ทาน
P ใหขนยอหนาใหม เหนควรใหกรมชลประทานดำาเนนการตามขอสงเกตของ
กระทรวงเกษตรและสหกรณ จงเรยนมาเพอโปรดดำาเนนการ
ไมตองยอหนา กรมชลประทานยนดใหความอนเคราะห
โดยประสานงานโดยตรงกบสำานกงานเลขานการกรม
สลบทคำากน กำาหนดใหทำาการนำาพรองในเขอนภมพล
เลอนชดซาย โครงการชลประทาน
เลอนชดขวา โครงการสงนำาและบำารงรกษา
ลดระดบลงเทากบแนวทเขยนไว จงเรยน มาเพอ โปรดพจารณา
ยกขนเทากบแนวทเขยนไว จงเรยน มาเพอ โปรดทราบ
Caps ใชตวอกษรใหญนำา royal irrigation department
(ภาษาองกฤษ)
? สงสยความถกตองของ เขอนเจาพระยาอยในจงหวดตาก
ขอความ
๑. เขอน
ยอเขามาใหตรงแนว ๒. อางเกบนำา
๓. ฝายทดนำา
ยายคำาจากบรรทดบน …........โครงการสงนำา และ
ลงมาบรรทดตอไป บำารงรกษา
ยายคำาจากบรรทดลางขนไป ….........กรมชลประ
ทาน
46 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
ก�รพมพหนงสอร�ชก�รและก�รจ�หน�ซองขน�ดครฑและตวอกษรตราครฑสำาหรบแบบพมพ ม ๒ ขนาด คอ
๑. ขนาดตวครฑสง ๓ เซนตเมตร ใชกบหนงสอภายนอก๒. ขนาดตวครฑสง ๑.๕ เซนตเมตร ใชกบหนงสอภายในและบนทกสำาหรบตวอกษรมาตรฐาน ใช TH Sarabun PSK ขนาด ๑๖ พอยต
ก�รพมพสวนร�ชก�ร หนงสอภ�ยนอก
ลงน�มในน�ม ผลงน�ม สวนร�ชก�ร สวนร�ชก�ร เลขท
เจ�ของหนงสอ เจ�ของเรอง หนงสอ
อธบดกรมชลประทาน อธบดกรมชลประทาน กรมชลประทาน สำานก/กอง... กษ ๐๓ÞÞ/
ถนนสามเสน กทม. ๑๐๓๐๐ โทร.
โทรสาร....
รองอธบด ปฏบตราชการแทน กรมชลประทาน สำานก/กอง... กษ ๐๓ÞÞ/
อธบดกรมชลประทาน ถนนสามเสน กทม. ๑๐๓๐๐ โทร.
โทรสาร....
ผอำานวยการสำานก/กอง... (สวนกลาง)ปฏบตราชการแทน กรมชลประทาน สำานก/กอง... กษ ๐๓ÞÞ/
อธบดกรมชลประทาน ถนนสามเสน กทม. ๑๐๓๐๐ โทร.
โทรสาร....
ผอำานวยการสำานกชลประทานท...ปฏบตราชการแทน กรมชลประทาน สำานก/กอง... กษ ๐๓ÞÞ/
อธบดกรมชลประทาน สำานกชลประทานท... โทร.
ทตง... โทรสาร....
ผอำานวยการสำานก/กอง... ผอำานวยการสำานก/กอง...(สวนกลาง) สำานก/กอง... กลม/โครงการ/ฝาย กษ ๐๓ÞÞ/
กรมชลประทาน โทร.
ถนนสามเสน กทม. ๑๐๓๐๐ โทรสาร....
ผอำานวยการสำานกชลประทานท... สำานกชลประทานท... กลม/โครงการ/ฝาย กษ ๐๓ÞÞ/
ทตง... โทร.
โทรสาร....
หนวยงานตำากวาสำานก/กอง หวหนาสวน/กลม/โครงการ/ฝาย... สวน/กลม/โครงการ/ฝาย... หนวยงานตำากวา กษ ๐๓ÞÞ.ÞÞ/
ทตง..... เจาของหนงสอ
หนงลำาดบ
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 47
หนงสอภ�ยใน ลงน�มในน�ม ผลงน�ม สวนร�ชก�ร เลขทหนงสอ อธบดกรมชลประทาน อธบดกรมชลประทาน กรมชลประทาน สำานก/กอง....โทร. โทรสาร......... กษ ๐๓ÞÞ/
รองอธบด ปฏบตราชการแทน กรมชลประทาน สำานก/กอง....โทร. โทรสาร......... กษ ๐๓ÞÞ/
อธบดกรมชลประทาน
ผอำานวยการสำานก/กอง...(สวนกลาง)ปฏบตราชการแทน กรมชลประทาน สำานก/กอง....โทร. โทรสาร......... กษ ๐๓ÞÞ/
อธบดกรมชลประทาน
ผอำานวยการสำานกชลประทานท...ปฏบตราชการแทน กรมชลประทาน สำานก/กอง....โทร. โทรสาร......... กษ ๐๓ÞÞ/
อธบดกรมชลประทาน
สำานก/กอง... ผอำานวยการสำานก/กอง... สำานก/กอง... กรมชลประทาน โทร. โทรสาร......... กษ ๐๓ÞÞ/
หนวยงานตำากวาสำานก/กอง หวหนาสวน/กลม/โครงการ/ฝาย... สวน/กลม/โครงการ/ฝาย........ สำานก/กอง......กรมชลประทาน โทร. กษ ๐๓ÞÞ.ÞÞ/
บนทกภ�ยในกรม ลงน�มในน�ม ผลงน�ม สวนร�ชก�ร เลขทหนงสอ
รหสยอ
สำานก/กอง เชน
อธบดกรมชลประทาน อธบดกรมชลประทาน/รองอธบด สำานกงานเลขานการกรม (อธช.) โทร. โทรสาร... สลก /
อธบดกรมชลประทาน/รองอธบด สำานก/กอง......................ฝาย.......... โทร. โทรสาร... กงบ /
ผอำานวยการสำานก/กอง ผอำานวยการสำานก/กอง... สำานก/กอง......................ฝาย............ โทร. โทรสาร... สชป ๑/ /
หนวยงานตำากวาสำานก/กอง สวน/กลม/โครงการ/ฝาย... สวน/กลม/โครงการ/ฝาย.....สำานก/กอง....โทร. โทรสาร.... สชป ๑.xx/
ก�รพมพขอคว�ม- การพมพหนงสอราชการทตองใชกระดาษตราครฑ ถามขอความมากกวา ๑ หนา หนาตอไป
ใหใชกระดาษไมตองมครฑ แตมคณภาพเชนเดยวหรอใกลเคยงกบแผนแรก (เพอความประหยด)- คำาสดทายของบรรทดมหลายพยางคไมสามารถพมพจบคำาในบรรทดเดยวกนใหใชเครองหมาย
ยตภงค(-)ระหวางพยางค- การพมพหนงสอทมหลายหนา ตองพมพเลขหนาโดยใหพมพตวเลขหนากระดาษไวระหวาง
เครองหมายยตภงค(-)ทกงกลางดานบนของหนา- การพมพหนงสอทมความสำาคญและมจำานวนหลายหนา ใหพมพคำาตอเนองของขอความ
ทจะแยกไปพมพหนาใหมไวดานลางทางมมขวาของหนานน ๆ แลวตามดวย...(จด ๓ จด) และตองมขอความไปพมพในหนาสดทายอยางนอย ๒ บรรทด กอนพมพคำาลงทาย
48 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
ก�รยอหน�และเวนวรรค- การยอหนา ยอหนาหนงไมควรเกน ๘ บรรทด- การยอหนาซงใชในกรณจบประเดนแลว จะมการขนขอความใหมใหเวนหางจากระยะ
กนหนา ๒.๕ เซนตเมตร- การเวนวรรค วรรคเลก ใชวรรคระหวางคำา วรรคใหญ ใชระหวางขอความทยงไมจบแตยาวมาก การเวนวรรคโดยทวไปเวน ๒ จงหวะเคาะ การเวนวรรคระหวางหวขอเรองกบเรอง ใหเวน ๓ จงหวะเคาะ การเวนวรรคในเนอหา เรองทพมพมเนอหาเดยวกนใหเวนวรรคเลก ถาเนอหาตางกน
ใหเวนวรรคใหญ- การเวนบรรทดโดยทวไปจะตองเวนบรรทดใหสวนสงของตวพมพและสวนตำาสดของตวพมพ
ไมทบกน เพอสะดวกในการพมพ ใหใชแบบฟอรมหนงสออเลกทรอนกส (E-form)
ก�รกนระยะในก�รพมพ๑. ใหกนระยะหางจากขอบกระดาษดานซายมอประมาณ ๓ เซนตเมตร เพอความสะดวกในการเกบ
เขาแฟม๒. ตวอกษรสดทายควรหางจากขอบกระดาษดานขวาไมนอยกวา ๒ เซนตเมตร
ก�รจ�หน�ซอง- จาหนาบนซองโดยตรงหรอจาหนาบนปายจาหนาซองทำาดวยกระดาษสขาวแลวนำามาผนก
ในบรเวณพนทสำาหรบจาหนาใหเรยบรอยตดกบซอง ไมมสวนหนงสวนใดเผยอขนมา- จาหนาใหขนานไปกบความยาวของซอง อยาจาหนาเอยงหรอจาหนาโดยขอความเยองกน
ในลกษณะทมการยอหนาใหม- จาหนาโดยใชอกษร และตวเลขแบบมาตรฐาน ไมควรใชแบบตวเอน- สของหมกทใชในการจาหนาตองเปนสเขม อยาใชสแดงหรอสอนทใกลเคยงกบสแดงใหจา
หนาซองตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ๑. พนทสำ�หรบ
- ตราครฑ- ชนความเรว ใหระบไวเหนอสวนราชการ หรอหนวยงานผฝากสง- ชอและทอยของสวนราชการ หรอหนวยงานผฝากสง ใหระบไวดานขางครฑ- เลขทหนงสอเปนสวนทายสดในพนทน
๒. พนทสำ�หรบ
- การผนกตราไปรษณยากร หรอ
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 49
- ตราชำาระคาฝากสงตางๆ- ประทบตราประจำาวน
๓. พนทสำ�หรบ
- ชอหรอตำาแหนงของผรบ- ทอยผรบตามจาหนา- เลขรหสไปรษณย พมพใสในชองรหสไปรษณย
๔. พนทตองเวนว�งไวตลอดแนวอย�งนอย ๒๐ มม. เพอคว�มสะดวกในก�รทำ�ง�นของเครอง คดแยกจดหม�ย
คณลกษณะของซอง- เปนซองมาตรฐาน ขนาด ซ ๖ (พบ๔)- เปนซองมาตรฐาน ขนาดดแอล (พบ๓)
ก�รเสนอหนงสอและก�รทำ�สำ�เน�ก�รเสนอหนงสอ
คอ การนำาหนงสอทดำาเนนการชนเจาหนาทเสรจแลวเสนอตอผบงคบบญชาเพอพจารณา บนทก สงการ ทราบ และลงชอ
การเสนอหนงสอ ใหเสนอไปตามสายการปฏบตงาน ต�มลำ�ดบชนผบงคบบญช� ยกเวนกรณดงตอไปน๑. เรองทมการกำาหนดชนความเรวหรอเฉพาะเจาะจงถงบคคล ใหเสนอโดยตรงได แตตองรายงาน
ใหผบงคบบญชาทราบดวย๒. เรองทมกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ กำาหนดไวโดยเฉพาะ เชน เรองรองเรยน การกลาวหา
หรออทธรณคำาสงตอผบงคบบญชาชนเหนอขนไป
วธเสนอหนงสอแตละประเภท ดำาเนนการดงน๑. เรองลบ ใหแยกปฏบตตามระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต พ.ศ. ๒๕๑๗ และ
ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔๒. เรองดวน ดวนม�ก ดวนทสด ใหแยกออกปฏบตโดยเรวและรบเสนอขนไปทนท๓. เรองอน ๆ ใหพจารณาและจดเรยงลำาดบวาเปนเรองทตองสงการพจารณาหรอเพอทราบ๔. เรองขอรองเรยนของประช�ชน ดำาเนนการตามมาตรฐานกำาหนดระยะเวลาของสวนจดการขอ
รองเรยนสำานกสงเสรมการมสวนรวมของประชาชน
50 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕
ก�รเขยนคำ�ขนตนในบนทกเสนอภ�ยในกรมใหใชตวยอของตำาแหนง เชน เรยน อธช. หรอ เรยน อธช. ผาน รธร. จะไมเขยนวา เรยน อธบด
กรมชลประทาน หรอ เรยน รองอธบดกรมชลประทาน สำาหรบตำาแหนงของผเขยนบนทก หรอตำาแหนง ของผเกยวของกใหใชตวยอเชนเดยวกน
ก�รเสนอหนงสอผ�นหล�ยกองเรยน อธช. ผาน ผอ.งบ. ผส.มด. และ รธร. ใหผาน ผอ.งบ. กอน แลวจงผาน ผส.มด. และ รธร.
ตามลำาดบ
ก�รเขยนบนทกเสนอกรม๑. ใหเขยนบนทกเรยงลำาดบจากดานบนลงมาดานลางของกระดาษ หากหมดหนากระดาษแลวใหเขยน
บนทกในแผนใหม โดยไมพลกเขยนดานหลงของกระดาษ และใหลงหวขอเรองเดมไวในแผนใหมดวย๒. เรองทมการพจารณาหลายครงหลายหนวยงาน ใหทำาบนทกยอสน ๆ เกบประเดนสำาคญใหเขาใจเรอง
ไดชดเจน เพอใหผบงคบบญชาพจารณาหรอวนจฉยไดโดยไมผดพลาด๓. เรองทเสนอกรมเพอพจารณาสงการ อนญาต อนมต ใหเสนอความเหนตอนทายดวยวา “เหนควร
อนญาต ...........” หรอ “เหนควรให..............ดำาเนนการตอไป” ฯลฯ๔. การขออนมตทมหลายประเดน ควรแยกแตละประเดนทจะตองพจารณาเปนขอ ๆ ใหชดเจน
ตวอย�งท ๑ จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาดงน๑. อนมตโครงการศกษาหลกสตร๒. อนมตประมาณการคาใชจายโครงการฝกอบรมภายในวงเงน ..............................................๓. ลงนามในหนงสอแจง ............................................................................................................
ตวอย�งท ๒ (สำานก กอง) ไดพจารณาแลวเหนควรดำาเนนการดงน๑. ...............................................................................................................................................๒. ...............................................................................................................................................
การขออนมตทมกำาหนดเวลา เชน ขออนมตเดนทางไปราชการ สมควรขออนมตลวงหน�กอนกำ�หนดดวย
ลกษณะก�รจดเรยงหนงสอเสนอกรมใหเรยงลำาดบขนมาโดยเมอมการบนทกขนมาใหม ใหเรยงซอนไวขางหนาเปนลำาดบ เมอเรองไปถง
ผบงคบบญชา ผบงคบบญชาจะเหนบนทกของผบนทกหลงสดมากอน สวนผบนทกแรกจะอยหลงสด และเพอสะดวกแกผบงคบบญชาในการพจารณาความเหนทผานขนมาตามลำาดบ จะใหหมายเลข ๑ ๒ ๓ โดยเขยนตวเลขอยภายในวงกลม กำากบเรองทเสนอขนมาตามลำาดบ ถาเรองทเสนอมามหลายแผน เพอใหเกดความเรยบรอยและปองกนการสญหาย ใหเยบหรอยดตดกนใหเรยบรอยทมมบนดานซายมอ
ในกรณทผบงคบบญช�สงก�รในเรองทเสนอแลว เรองตองยอนกลบผ�นลงม�ต�มลำ�ดบส�ยง�น เชนเดยวกน ผผ�นเรองตองลงชอยอและวนท เดอน พ.ศ. กำ�กบ ยกเวนเรองทเรงดวน จะตองดำ�เนนก�ร ปฏบตทนท ใหสงเรองนนตรงไปยงผปฏบต และใหเปนหน�ทของหนวยปฏบตทจะตองเสนอใหผบงคบบญช�ต�มลำ�ดบชนไดทร�บก�รสงก�รนน ๆ ดวย
บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 51
เรองทเสนอกรมลงน�ม๑. เรองท สลก.สงใหสำานก/กอง ทเกยวของพจารณาแลวตองทำาหนงสอตอบชแจง ใหสำานก/กอง
เจาของเรองจดทำารางหนงสอตอบเสนอแนบกลบไปพรอมกบรายงานกรม๒. หนงสอทเสนอกรมลงนาม ใหเสนอตนฉบบ ๑ ชด พรอมสำาเนาคฉบบ ๑ ชด ใหผรางผพมพ
และผตรวจ และผอำานวยการสำานก/กอง ลงลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของสำาเนาคฉบบ๓. หนงสอราชการทจดทำาเสนอกรมลงนาม ใหฝายบรหารทวไปของแตละสำานก/กองตรวจสอบ
ความถกตองของหนงสอ ในเรองรปแบบ สะกดคำา พรอมลงชอหวหนาฝายบรหารทวไปกำากบ
ก�รทำ�สำ�เน�สำ�เน� คอ เอกสารทจดทำาขนเหมอนกบตนฉบบ ไมวาจะทำาจากตนฉบบ สำาเนาคฉบบ หรอจาก
สำาเนาอกชนหนงสำาเนาแบงออกเปน ๒ ประเภท คอ๑. “สำาเนาคฉบบ” เปนสำาเนาทจดทำาพรอมกบตนฉบบ และเหมอนตนฉบบ ผลงลายมอชอในตนฉบบ
จะลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไว และใหผราง ผพมพ และผตรวจลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขางทาย ขอบลางดานขวาของหนงสอ
๒. “สำาเนา” เปนสำาเนาทสวนราชการหรอเจาหนาทจดทำาขน สำาเนานอาจทำาขนดวยการถาย คด อดสำาเนา หรอดวยวธอนใด สำาเนาชนดนโดยปกตตองมการรบรอง
การรบรองสำาเนา ใหมคำารบรองวา “สำาเนาถกตอง” และใหเจาหนาทตงแตระดบ ๒ (ปฏบตงาน) หรอเทยบเทาขนไป ซงเปนเจาของเรองททำาสำาเนานนขน ลงลายมอชอรบรอง พรอมทงลงชอตวบรรจงตำาแหนง และวนเดอนปทรบรอง และโดยปกตใหมคำาวา “สำาเนา” ไวทกงกลางหนาเหนอบรรทดแรกของสำาเนา หนงสอดวย
