หนา | 1

หนา | 2

ค าน า

การจดการความร คอ การรวบรวมองคความรทมอยซงกระจดกระจายอยในตวบคคลหรอเอกสา รมาพฒนาใหเปนระบบ เพอใหทกคนในส านกวทยบรการฯ สามารถเขาถงความร และพฒนาตนเอง ใหเปนผร รวมทงปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพอนจะเปนการสนบสนนประเดนยทธศาสตรของส านกวทยบรการฯ ใหบรรลผลสมฤทธไดอยางมประสทธภาพ

ส านกวทยบรการฯ หวงเปนอยางยงวารายงานการจดการความร : KM เลมนจะเปนประโยชน ตอหนวยงานหรอบคคลทสนใจในการพฒนาองคความรทจ าเปนตองมในงานไดอยางตอเนอง และสม าเสมอจนเกดเปนองคกรแหงการเรยนรตอไป

ส านกงานผอ านวยการ ส านกวทยบรการฯ พฤศจกายน 2558

หนา | 3

รายงานผลการจดการความร ส านกงานผอ านวยการ ส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ ประจ าป 2558

1.ชอกจกรรม การจดการเอกสาร เพอการท างานอยางมประสทธภาพ

2.ชอกลมงาน ส านกงานผอ านวยการ

3.ผรบผดชอบโครงการ

1. นางศศธร หวงค ากลาง ทปรกษาโครงการ 2. นางสาววรรณา มนจตรสมพนธ กรรมการ

3. นางอมพร ละมยกลาง กรรมการ 4. นางศรประภา ตงโพธกลาง กรรมการ 5. นางสภาวด ลาวรรณา กรรมการและเลขานการ

4.หลกการและเหตผล

ดวยจ านวนหนงสอทมเขามายงส านกงานผอ านวยการ ส านกวทยบรการและทคโนโลยสารสนเทศ มอตราวนละไมต ากวา 50 ฉบบ ซงถอวาเปนอตราทคอนขางสง ท าใหเอกสารทกฉบบทมเขามากระจกตวอยจดรอลงทะเบยนรบ กอใหเกดการไหลเวยนของเอกสารเปนไปดวยความไมสะดวก ดงนน ส านกงานผอ านวยการจงไดจดท าโครงการ “ การจดการเอกสาร เพอการท างานอยางมประสทธภาพ” ขน เพอแกไขปญหา ดงกลาว โดยการกลนกรองความรจากเจาหนาทผปฏบตงานในส านกงานผอ านวยการ จากผร/ผมประสบการณ/ผเชยวชาญ จนสกดออกมาเปนเทคนคในการบรหารงานเอกสารหรอการจดการเอกสาร ซงเปนการด าเนนงานเอกสาร ใหบรรลวตถประสงคตามล าดบขนตอน คอ การวางแผน การก าหนดหนาท โครงสรางการจดเกบเอกสาร การก าหนดระบบการจดเกบเอกสาร การเกบรกษา อนจะกอใหเกดความสะดวก รวดเรว ประหยดทงเวลาและแรงงาน ซงน าไปสประสทธภาพและบงเกดประสทธผลในการท างานตอไป

5.วตถประสงค 5.1 เพอใหสามารถจดการเอกสารไดอยางมประสทธภาพ 5.2 เพอการน าอปกรณส านกงานมาใชอยางเตมประสทธภาพ 5.3 เพอมระบบจดเกบเอกสารในการรองรบการจดเกบเขาแฟม ทเปนมาตรฐาน และเปนไปในแนวทางเดยวกน 5.4 เพอรองรบการจดเกบเอกสารเขาแฟม

6.เปาหมาย มการจด การเอกสารทมประสทธภาพ อนประกอบไปดวยเปาหมายยอย ดงน

6.1 การปฏบตงานดานเอกสารมการด าเนนงานเปนไปในแนวทางเดยวกน 6.2 การจดเกบเอกสารเปนมาตรฐานและเปนไปในแนวทางเดยวกน 6.3 เกบไดครบถวน ไมสญหาย และเปนระเบย

หนา | 4

7.ตวชวดผลส าเรจ

มระบบการจดการเอกสารทเปนมาตรฐานและเปนไปในแนวทางเดยวกน

8.กลมเปาหมาย เจาหนาทส านกงานผอ านวยการ ส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

9.แผนกจกรรม KM 9.1 การวางแผนและการเตรยมการ 9.1.1 สถานทด าเนนการ : ส านกงานผอ านวยการ ส านกวทยบรการฯ 9.1.2 ระยะเวลาด าเนนการ : ตงแตเดอนพฤษภาคม - กนยายน 2558

9.1.3 ขนตอนการด าเนนงาน 9.1.3.1 ทปรกษาโครงการและคณะกรรมการ ประชมเพอศกษาและวเคราะหปญหา

ของงานปจจบน ในการหาแนวทางการจดเกบเอกสารทมประสทธภาพ มรายละเอยดดงน 1) วเคราะหปญหาจากระบบเดม 1.1 ปญหาจากวธการท างาน 1.2 ปญหาจากขนตอนการสงงาน ขอมลและเอกสาร 1.3 ปญหาจากการจดเกบเอกสาร

2) วเคราะหกระบวนการหนงสอ/เอกสารเขา เพอก าหนดแนวปฏบตทดในการรองรบการจดเกบเอกสารทเปนมาตรฐานและเปนไปในแนวทางเดยวกน

2.1 เจาหนาทธรการและสารบรรณหรอผปฏบตหนาทแทนรบ หนงสอ/เอกสารแลวใหด าเนนการแยกตามความส าคญ และ เปดผนกซองตามทไดรบมอบหมาย

ผลการวเคราะห หนงสอ/เอกสารทมมายงส านกงานผอ านวยการทงหนวยงานภายในส านก หนวยงานภายนอก หรอสวนราชการภายนอก การคดแยกเอกสารตางๆ ตองค านงถงการจดล าดบความส าคญของเอกสาร เพอด าเนนการกอนหลงตามชนความเรวของเอกสาร โดยแบงเปน 3 ประเภท คอ

- ดวนทสด ผปฏบตตองปฏบตทนททไดรบหนงสอนน - ดวนมาก ผปฏบตตองปฏบตโดยเรว - ดวน ผปฏบตตองปฏบตใหเรวกวาปกตเทาทจะท าได

โดยหนงสอ/เอกสาร ทนอกเหนอจากดวนทสด ดวนมาก และดวน ผปฏบตจะน าไปเกบรกษาไว ณ ตะกรา “เอกสารรอลงทะเบยนรบ” เพอปองกนหนงสอ/เอกสารปะปนกบเอกสารอนๆ หรออาจสญหายได

หนา | 5

3.2 ประทบตรารบและตรารหสหนงสอ/เอกสาร ลงทะเบยนรบ กรอกรายการในตรารบแลวจดแยกหนงสอ/เอกสารเขาแฟม เสนอหนงสอ/เอกสาร

3.3 เสนอหนงสอ/เอกสารเขาใหมใหผบรหารหรอผทไดรบ มอบหมาย เพอรบทราบเบองตน และหรอสงการหากมเรอง ส าคญ ผบรหารควรบนทกยอเรองไวในสมดบนทกกนลม ผลการวเคราะห หนงสอ/เอกสาร ทผานกระบวนการท 3.2 ถง 3.3

กระบวนการดงกลาว เจาหนาททรบผดชอบ หรอผปฏบตหนาทแทนจะตองด าเนนการตดตามหนงสอใหแลวเสรจภายใน 1 วน

(กรณผมอ านาจลงนามไมอยหรอตดราชการใหผทไดรบมอบหมายเปนผลงนามแทน)

3.4 เจาหนาทธรการและสารบรรณ หรอผทปฏบตหนาทแทน น าแฟมเสนอหนงสอ/เอกสาร เขาใหมใหผบรหารหรอผท ไดรบมอบหมายรบทราบหรอสงการแลว ด าเนนการ แจงเวยนหนวยงานหรอบคคลทเกยวของ โดยใหลงชอรบ หนงสอไวเปนหลกฐาน ผลการวเคราะห หนงสอ/เอกสาร ทผมอ านาจลงนามหรอมอบหมาย

หรอสงการเรยบรอยแลว ใหผปฏบตหรอผปฏบตหนาทแทน ด าเนนการดงน

1) หนงสอ/เอกสาร มอบหมายใหหนวยงาน/บคคล หรอผทเกยวของ ใหมอบพรอมลงชอรบหนงสอไวเปนหลกฐาน

2) หนงสอ/เอกสาร ทปฏบตยงไมเสรจสน ตองรอการตอบโต เชน รอแนบผลการด าเนนงาน, รอรายงานผล, รอตรวจสอบ, รอเสนอชอ, รอบรรจเขาวาระการประชม กบ.ส านก ฯลฯ ใหด าเนน การจดเกบลง ณ ตะกรา “เอกสารอยในระหวางด าเนนการ” เพอปองกนหนงสอ/เอกสารปะปนกบเอกสารอนๆ หรออาจสญหายได

หนา | 6

3.5 การจดเกบเอกสาร ใหผปฏบตหรอผปฏบตแทน ด าเนนการจดเกบเอกสารเขาแฟม

ผลการวเคราะห หนงสอ/เอกสารทด าเนนการเสรจสนเรยบรอยแลว

นน สามารถแบงออกเปน 2 ประเภท คอ 1) หนงสอ/เอกสาร ทตองการจดเกบ เชน ระเบยบ ขอบงคบ ค าสง หนงสอ/เอกสารอน ใดทมผลทางกฎหมาย หรอตองจดเกบตาม ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงาน สารบรรณ พ.ศ.2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ.2548 ผปฏบตหรอผปฏบตหนาท แทน ใหด าเนนการจดเกบเขาแฟมทนท 2) หนงสอ/เอกสารอนไดทไมมความจ าเปนตอง จดเกบและยงตองใชเพออางอง หรอยงม

ความจ าเปนตองหยบขนมาใชบอยๆ เชน เอกสารรายงานผล , เอกสารแจงวาระการ ประชมจากกลมงานตางๆ ฯลฯ ใหผปฏบตหรอผปฏบตหนาทแทน ด าเนนการจดเกบลงตะกรา “เอกสารด าเนนการเสรจแลว”

9.1.3.2 การบรหารโตะท างาน ระบบการเขา – ออก ของเอกสาร ควรจดโตะท างานอ านวยความสะดวกของเอกสาร

ทจะตองผาน เพอท าใหการไหลเวยนของเอกสารเปนไปดวยความสะดวกและรวดเรว สามารถลดการปะปนของเอกสาร อนจะกอใหเกดปญหาในการปฏบตงาน โดยทกวนหลงเลกงานผปฏบตจะตองเคลยรโตะท างาน เพอเปนการคดกรองเอกสารทอาจจะตกคางจาก ขอ 9.1.3.1 (ขอ 2)

9.1.3.3 จดหาวสดอปกรณไวเพอรองรบการจดเกบเอกสาร

การจดหาวสดอปกรณไวเพอรองรบการจดเกบเอกสาร จะท าใหทราบสถานะหนงสอวาปจจบนอยในขนตอนการด าเนนงานใดบางแลว นอกจากจะเกบไดครบถวน ไมสญหาย และเปนระเบยบเรยบรอยแลว ยงสะดวกในกรณหากผปฏบตงานประจ าไมอย เพอนรวมงานกยงสามารถจดการเอกสารตอไดอกดวย (รปท 2)

การจดเกบขอ (2) ใหผปฏบตเคลยรเอกสาร ออกทกวนท 15 ของเดอน

หนา | 7

“สถานะหนงสอ”เปนหวใจส าคญในการ

จดการเอกสารอยางมประสทธภาพ

รปท 2 การจดหาอปกรณรองรบการจดเกบเอกสาร

9.2 ชองทางทใชในการตดตอสอสาร

9.2.1 การสอสารระดบบนลงสระดบลาง การพดคย/แลกเปลยนความคด ( Idea) จากผบรหารมาสผปฏบตงาน เพอใหผปฏบตทราบถงแผน นโยบาย ขนตอนการด าเนนงาน เปนตน

9.2.2 การสอสารภายในบคคล เปนการสอสารทเกดขนภายในตวบคคลคนเดยว เชน การคดถงงานทจะท า ฯลฯ

9.2.3 การสอสารระหวางบคคล (ภายในกลม KM) 1) การประชม (Meeting) :เพอใชในการพดคย/แลกเปลยนความคด (Idea)

การเสนอ Idea และมการประชมสรปผล ระหวางสมาชกในกลม 2) การสอสารแบบเผชญหนา

หนา | 8

9.3 เทคนค/กระบวนการ KM ทใช

9.4 การไดมาซงความร

การไดมาซงองคความร ส านกงานผอ านวยการไดสกดออกมาจากการวเคราะหกระบวน การท างาน (ขอ 9.1.3.1 – 9.1.3.3) โดยมรายละเอยด ดงน

9.4.1 มระบบการจดการเอกสารทเปนมาตรฐานและเปนไปในแนวทางเดยวกน 9.4.2 การคดแยกเอกสาร ใหจดล าดบความส าคญ “ตามชนความเรว” ของเอกสาร

9.4.3 เอกสารทไมมชนความเรว ใหด าเนนการใหแลวเสรจภายในระยะเวลาทหนงสอก าหนด 9.4.4 ทราบสถานะเอกสารในทกกระบวนการ

9.4.5 การไหลเวยนของเอกสาร เปนไปดวยความสะดวก รวดเรว 9.4.6 เคลยรโตะท างานหลงเลกงานทกวน เพอเปนการคดกรองเอกสารทอาจจะยงตกคางอย 9.4.7 ระบบจะบงคบผปฏบตงานใหตองเชคสถานะเอกสารโดยอตโนมต ท าใหเอกสาร ไมตกหลนและสญหาย

การบงชความร การระบปญหาในการปฏบตงาน

การสรางและแสวงหาความร

การทบทวนขนตอนการปฏบตงาน

แลกเปลยนความคดเหนจากเพอนรวมงาน

การจดการความรใหเปนระบบ

จ าแนกลกษณะงานของเอกสาร

การจดระบบการเขา-ออกของเอกสาร

การประมวลและกลนกรองความร

ก าหนดแนวทางการปฏบตงานใหเปนไปในทางเดยวกน

การน าแนวทางทก าหนดไวมาปฏบต

การแบงปน แลกเปลยนเรยนร

หนา | 9

หนา | 10

9.5 การวดผล แบบสมภาษณ 10.งบประมาณ

ใชงบบกศ.1/2558 คาวสดงานธรการและประสานงาน 11.ความรวมมอของบคลากรในการจดกจกรรม

11.1 บคลากรเหนความส าคญในการด าเนนกจกรรมและใหความรวมมอเปนอยางด 11.2 มการเรยนรรวมกนเปนทม

12.ผลการประเมนกจกรรม 12.1 เชงคณภาพ

1) มระบบจดเกบเอกสารในการรองรบการจดเกบเขาแฟม ทเปนมาตรฐาน และเปนไปในแนวทางเดยวกน 2) ไมมเอกสารคางอยทโตะท างาน

3) ทราบสถานะของเอกสารวาอยในขนตอนใด 4) การไหลเวยนของเอกสารเปนไปดวยความสะดวก รวดเรว

5) เอกสารทด าเนนการเสรจสนเรยบรอยแลว สามารถเกบเขาแฟมไดทนท

13.ปญหาและอปสรรค และขอเสนอแนะ 13.1 ควรก าหนดระยะเวลาในการจดเกบเอกสารเมอเสรจสนกระบวนการเรยบรอยแลว

13.2 ควรพฒนาการจดเกบเอกสารไวเพอรองรบการจดเกบแบบอเลกทรอนกส 13.3 กรณผปฏบตงานไมอย หรอตดภารกจอนๆ อาจท าใหหนงสอยงคางอยในตะกราท (1) หรอ (2)

14.ภาคผนวก 14.1 แบบสมภาษณ

หนา | 11

- นางอมพร ละมยกลาง

หนา | 12

หนา | 13

- นางสาววรรณา มนจตรสมพนธ

หนา | 14

- นางสภาวด ลาวรรณา

หนา | 15

การจดการเอกสารใหมประสทธภาพคอ ตองทราบสถานะหนงสอ

14.2 ภาพกจกรรม

การวเคราะหปญหาและ

แลกเปลยนเรยนร