Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
03/10/59
1
1
วชา ระเบยบงานสารบรรณ
บรรยายโดย พ.อ.หญง บษบา ดวงสงเนน
2
ระเบยบกองทพบก วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2555
03/10/59
2
3
4
03/10/59
3
5
6
หนงสอราชการ
1. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการหรอทมไปถงบคคลภายนอก 3. หนงสอทหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอทบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ
( ซงเปนเรองทเกยวของกบทางราชการ และทางราชการรบไวเปนหลกฐาน )
คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก
03/10/59
4
7
4. เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปน หลกฐาน ในราชการ 5. เอกสารททางราชการจดท าขนตาม กฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ 6. ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจาก ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส
8
หนงสอ ม 6 ชนด
2. หนงสอภายใน 1. หนงสอภายนอก
3. หนงสอประทบตรา 4. หนงสอสงการ 5. หนงสอประชาสมพนธ 6. หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอ รบไวเปนหลกฐานในราชการ
03/10/59
5
9
10
03/10/59
6
11
แบบหนงสอภายนอก (การพมพหนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร)
12
03/10/59
7
13
สรรพนาม ทใช ม ๕ ค า ไดแก - ขาพเจา กระผม ผม ดฉน ทาน
14
03/10/59
8
15
16
03/10/59
9
17
แบบหนงสอภายนอกทใชใน กห (ดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร)
03/10/59
10
19
ต าแหนง ค าขนตน ค าลงทาย
ผบงคบบญชา - ผใตบงคบบญชา ผใตบงคบบญชา - ผบงคบบญชา ผบงคบบญชา - ผบงคบบญชา
เรยน เรยน เรยน
- ควรมควรแลวแตจะกรณา ขอแสดงความนบถอ
20
03/10/59
11
21
22
03/10/59
12
แบบหนงสอภายใน (การพมพหนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร)
24
03/10/59
13
25
26
03/10/59
14
27
ทไมใชเรองส าคญ ๖ ประการ คอ
28
03/10/59
15
29
แบบค าสงทวไป แบบค าสงเฉพาะ
03/10/59
16
31
แบบระเบยบ
03/10/59
17
33
34
03/10/59
18
แบบประกาศ
36
03/10/59
19
แบบแถลงการณ
38
03/10/59
20
แบบหนงสอขาว (การพมพหนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอร)
40
03/10/59
21
41
แบบหนงสอรบรอง
03/10/59
22
43
แบบรายงานการประชม
03/10/59
23
45
46
03/10/59
24
แบบบนทก
48
03/10/59
25
แบบส าเนาคฉบบ
แบบส าเนาคฉบบ
03/10/59
26
51
ส านาถกตอง ( ยศ ) ( ชอ – สกล ) ต าแหนง ว.ด.ป.
ระยะหางบรรทด ๑ Enter ปกต
ตวอยาง ส าเนาถกตอง พ.อ. (วรตน แปนพงษ) ผอ.กอง สบ.ทบ. ๒๓ ส.ค. ๕๕
03/10/59
27
53
ขอรบรองวาถกตอง ( ยศ ) ( ชอ – สกล ) ต าแหนง ว.ด.ป.
ระยะหางบรรทด ๑ Enter ปกต
ตวอยาง ขอรบรองวาถกตอง พล.ต. (ไมตร เตชานบาล) จก.สบ.ทบ. ๒๓ ส.ค. ๕๕
03/10/59
28
55
ตรวจถกตอง ( ยศ ) ( ชอ – สกล ) ต าแหนง ว.ด.ป.
ระยะหางบรรทด ๑ Enter ปกต
ตวอยาง ตรวจถกตอง พ.อ. (วรตน แปนพงษ) ผอ.กอง สบ.ทบ. ๒๓ ส.ค. ๕๕
03/10/59
29
57
วชา การรบ - สง เกบรกษา ยม ท าลาย
58
การรบหนงสอ คอ หนงสอทรบเขามาจากภายนอก วธปฏบตในการรบหนงสอ
1. จดล าดบความส าคญและความเรงดวน
2. ตรวจเอกสาร
3. ประทบตรารบหนงสอ
4. ลงทะเบยนรบหนงสอ
5. แยกหนงสอสงหนวยทเกยวของ
03/10/59
30
59
การประทบตรารบหนงสอ
หนวยแรกทรบหนงสอ เจาหนาทรบ - สง ประทบตรารบหนงสอ ทมมบนดานขวาของหนาแรกของหนงสอ ทเปดผนกแลว
กรมสารบรรณทหารบก เลขรบ ๑๐๐……… วนท ๔ ม.ค.๕๓ เวลา…๑๔๐๐…..
๒. หนวยตอไปเมอรบหนงสอฉบบ เดยวกนนนหากจะตองประทบตรารบหนงสอใหประทบทดานหลงตรง หนาแรกทวางอยโดยเรมประทบตราจากมมบนดานซายเรยงเปนแถวไปทางขวาในแนวบรรทดเดยวกน แถวละ ๓ ตราตามล าดบหนวย
03/10/59
31
61
แบบทะเบยนหนงสอรบ
วนท……….เดอน…….......พ.ศ……..
แบบท ๑๕
ทะเบยนหนงสอรบ
เลข ทะเบยนรบ
ท ลงวนท จาก ถง เรอง หมายเหต การปฏบต
๑๐๐ กห๐๔๘๓/๘๘
๑ ม.ค.๕๓ ม.พน. ๙ สบ.ทบ. แจงผลการรองเรยนของ นายสมบต กธก.สบ.ทบ.
๔ ม.ค. ๕๓
62
หนงสอ
ทลงทะเบยนรบแลวจดสงใหสวนราชการ ทเกยวของด าเนนการ
จดสงโดย......... * ใชสมดสงหนงสอ * ใหผรบหนงสอ ลงชอ และวน เดอน ป ทรบเปนหลกฐานในทะเบยนรบหนงสอ
03/10/59
32
63
สมดสงหนงสอ
ทบ.๑๐๑ - ๐๐๙
แบบท ๑๘
หนวยรบ ผรบ วนและเวลา หมายเหต เลขทะเบยน จาก ถง
ตวอยางการลงสมดสง
๑๐๐ จ.ส.อ.พงศธร ทรงอย
๔ ม.ค.๕๓ แจงผลการรองเรยนของ นายสมบต
ม.พน. ๙ สบ.ทบ. กธก.สบ.ทบ.
64
หนงสอสง คอ หนงสอทสงออกไปภายนอก
ขนตอนการสงหนงสอ
1 เจาของเรองตรวจความเรยบรอย ของหนงสอรวมทงสงทจะตองสงไปดวยใหครบถวน
2 สงเรองใหเจาหนาทลงทะเบยนหนงสอสง(แยกทะเบยนหนงสอสงธรรมดาและหนงสอสงทไมพงเปดเผย
3 กอนบรรจใหเจาหนาทตรวจความเรยบรอยของหนงสอตลอดจนสงทสงมาดวยอกครงหนงแลวปดผนก
4. หนงสอทไมมความส าคญมากนกอาจสงโดยวธพบยดตดดวยกาว แถบกาว เยบดวยลวดหรอวธอนแทนการบรรจซอง
03/10/59
33
65
วนท……….เดอน…….......พ.ศ………..
แบบท ๑๖
ทะเบยนหนงสอสง
เลข ทะเบยนสง
ท ลงวนท จาก ถง เรอง หมายเหต การปฏบต
๙๙ กห๐๔๒๑/ ๗ ม.ค.๕๓ สบ.ทบ. แจงผลการรองเรยนของ นายสมบต กธก.สบ.ทบ.
๗ ม.ค. ๕๓
ตวอยางการลงแบบทะเบยนหนงสอสง
ม.พน. ๙
66
วธการสงหนงสอ
๑. สงโดยน าสาร - ใชสมดสงหนงสอ - ใชใบรบหนงสอ ( น าใบรบผนกตดไวกบส าเนาคฉบบดวย ) ๒. สงโดยทางไปรษณย - ปดแสตมป - ลงทะเบยน - ลงทะเบยนตอบรบ
03/10/59
34
68
การเกบหนงสอ
แบงออกเปน ๓ ลกษณะ คอ
๑. การเกบระหวางปฏบต
๒. การเกบเมอปฏบตเสรจแลว
๓. การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ
69
๑. การเกบระหวางปฏบต
• เปนการเกบหนงสอทยงปฏบตไมเสรจ
• อยในความรบผดชอบของเจาของเรอง
• ก าหนดวธการเกบใหเหมาะสมตาม
ขนตอนของการปฏบต
03/10/59
35
70
๒. การเกบเมอปฏบตเสรจแลว
* เปนการเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว และไมมอะไรตองปฏบตอกแลว
* เจาของเรองจดท าบญชหนงสอสงเกบ
* มตนฉบบและส าเนาคฉบบส าหรบเจาของเรอง และหนวยเกบไวอยางละฉบบ
71
๓. การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ
- เปนการเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตยงมความจ าเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจ า
- ใหเจาของเรองแยกเรองเกบเปนเอกเทศ โดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบ
- เมอหมดความจ าเปนใหสงหนงสอไปยงหนวยเกบของสวนราชการ
03/10/59
36
72
ตราก าหนดเกบหนงสอ
1. ตราทใชประทบบนหนงสอเกบเพอใหทราบ ก าหนดระยะเวลาการเกบหนงสอ
2. หามท าลาย ( เกบตลอดไป )
3. เกบถง พ.ศ…… ( มก าหนดเวลา )
4. ประทบไวทมมลางดานขวาของกระดาษแผนแรก ของหนงสอฉบบนน
73
อายการเกบหนงสอ โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา 10 ป เวนแต หนงสอดงตอไปน 1. หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตาม กฎหมาย ระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต หรอระเบยบวาการรกษาความลบของทางราชการ 2. หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด ส านวนของ ศาล หรอของพนกงานสอบสวน หรอหนงสออนใดทไดม กฎหมาย หรอระเบยบแบบแผนก าหนดไวเปนพเศษแลวการ เกบใหเปนไปตามกฎหมาย และระเบยบแบบแผนวาดวยการนน
03/10/59
37
74
3. หนงสอทมคณคาทางประวตศาสตรทกสาขาวชา
และมคณคาตอการศกษา คนควา วจย ใหเกบไวเปนหลกฐาน
ส าคญทางประวตศาสตรของชาตตลอดไป หรอตามทส านก
หอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ก าหนด
4. หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลว และเปนส าเนา
ทมตนเรองจะคนไดจากทอนใหเกบไวไมนอยกวา 5 ป
5. หนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญซงไมมความส าคญ
และเปนเรองทเกดขนเปนประจ า เมอด าเนนการแลวเสรจใหเกบ
ไวไมนอยกวา 1 ป
75
6. หนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทางการเงนทไมเปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน รวมถงหนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทางการเงนทหมดความจ าเปนในการใชเปนฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน เพราะไดมหนงสอหรอเอกสารอนทสามารถน ามาใชอางองหรอทดแทนหนงสอหรอเอกสารดงกลาวแลว เมอส านกงานการตรวจเงนแผนดนตรวจสอบแลวไมมปญหา และไมมความจ าเปนตองใชประกอบการตรวจสอบหรอเพอการใด ๆ อก ใหเกบไวไมนอยกวา 5 ป
03/10/59
38
76
วธรกษาหนงสอ
1. ระมดระวงหนงสอใหอยในสภาพใชราชการไดทกโอกาส
2. หากช ารดเสยหายตองรบซอม
3. หากสญหายตองหาส าเนามาแทน
4. ถาช ารดไมสามารถซอมแซมได ตองรายงาน
ผบงคบบญชาทราบ
5. ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมาย
หรอหนงสอส าคญทเปนการแสดงเอกสารสทธ
ใหแจงความตอพนกงานสอบสวน
77
การยมหนงสอทสงเกบแลว 1. ผยมจะตองแจงวาจะน าไปใชในราชการใด 2. ผยมจะตองมอบหลกฐานการยม 3. การยมระหวางสวนราชการ - ผยม และผอนญาตตองเปนหวหนาสวนราชการ ชนผบงคบการกรมหรอเทยบเทา หรอผไดรบ มอบหมาย 4. การยมในสวนราชการเดยวกน - ผยม และผอนญาตตองเปนหวหนาสวนราชการ ระดบกองรอยหรอเทยบเทา หรอผไดรบมอบหมาย
03/10/59
39
78
การท าลายหนงสอ ปฏบตดงน ....................
1. ส ารวจหนงสอทครบอายการเกบในปนน ภายใน 60 วนหลงจากวนสนปปฏทน 2. จดท าบญชหนงสอขอท าลายเสนอหวหนาสวนราชการชน ผบญชาการกองพลหรอเทยบเทาขนไป เพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอ 3. คณะกรรมการท าลายหนงสอประกอบดวยประธานกรรมการ และกรรมการอกอยางนอย 2 คน ปกตแตงตงจากขาราชการชนสญญาบตร
4. มตของคณะกรรมการถอเสยงขางมาก ถากรรมการผใด ไมเหนดวย ใหบนทกความเหนแยงไว 5. รายงานใหหวหนาสวนราชการทราบ
มาตรฐานซอง
ขนาด ซ 4 ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑ โดยไมตองพบ มชนดธรรมดาและขยายขาง
ขนาด ซ 5 ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 2
ขนาด ซ 6 ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 4
ขนาด ดแอล ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 3