› globalassets › politikk › ... · BDO Advisory - Mal rapport word - Sandefjord - Forside2014-12-02 · Rapport forvaltningsrevisjon psykisk helse Sandefjord kommune Side 5

FORVALTNINGSREVISJON

GJENNOMGANG AV ARBEIDET MED PSYKISK HELSE I SANDEFJORD

KOMMUNE

OSLO, 1. DESEMBER 2014

Rapporten er utarbeidet for oppdragsgiver, og dekker kun de formål som med denne er

avtalt. All annen bruk og distribusjon skjer for oppdragsgivers regning og risiko. BDO vil

ikke kunne gjøres ansvarlig overfor en tredjepart.

Rapport forvaltningsrevisjon psykisk helse Sandefjord kommune

Side 2 av 37

INNHOLDSFORTEGNELSE

SAMMENDRAG OG FORSLAG TIL TILTAK ...................................................................... 3

1. INNLEDNING ........................................................................................... 5

1.1. KORT OM ARBEIDET MED PSYKISK HELSE I SANDEFJORD KOMMUNE ................................ 5

1.2. METODE......................................................................................... 7

1.3 GENERELT OM REVISJONSKRITERIER .............................................................. 8

2. KOMMUNENS ORGANISERING AV TJENESTETILBUDET INNEN PSYKISK HELSE .............................. 9

2.1. REVISJONSKRITERIER ............................................................................ 9

2.2 FAKTABESKRIVELSE ............................................................................ 10

2.3 VURDERING ................................................................................... 14

2.4 KONKLUSJON .................................................................................. 16

3 RUTINER FOR IDENTIFISERING OG OPPFØLGING ....................................................... 17

3.1 REVISJONSKRITERIER .......................................................................... 17


3.3 VURDERING ................................................................................... 20

3.4 KONKLUSJON .................................................................................. 20

4. TILBUD OG SYSTEM FOR SAKSBEHANDLING ............................................................ 21



4.3 VURDERING ................................................................................... 27

4.4 KONKLUSJON .................................................................................. 28

5. BRUKERINVOLVERING ................................................................................ 29



5.3 VURDERING ................................................................................... 31

5.4 KONKLUSJON .................................................................................. 31

6. HØRINGSSVAR ....................................................................................... 32

6.1 REVISORS KOMMENTAR TIL KOMMUNENS HØRINGSSVAR ......................................... 35

LITTERATURLISTE ......................................................................................... 36


Side 3 av 37

Sammendrag og forslag til tiltak

Folkehelseprofilen for Sandefjord kommune viser at kommunen sammenlignet med landet for øvrig

har utfordringer som vil påvirke presset på de kommunale tjenestene i fremtiden. Kommunens andel

med personer med kun grunnskole og lav inntekt er høyere enn landsgjennomsnittet, samtidig som

kommunen har høyere andel uføretrygdede under 45 år og høyere andel som bruker legemidler mot

psykiske lidelser. 1 Ifølge kommuneplanen har mange innbyggere i Sandefjord kommune dårlige

levekår sammenlignet med andre kommuner. Kommunen har høyere sosialhjelpsutgifter enn

sammenligningskommunene og antall unge sosialhjelpsbrukere er spesielt bekymringsfull.

Sandefjord kommune leverer i dag et bredt spekter av tjenester til personer med psykiske lidelser.

Psykisk helsearbeid, i form av kartlegging og vurdering, behandling, rehabilitering, oppfølging i

bolig, dagtilbud og arbeidstiltak, er i dag organisert i sin helhet under helse- og sosialetaten, fordelt

på flere ulike seksjoner og avdelinger. Når psykisk helsevern i praksis er en del av flere enheter og

tjenester kan det føre med seg samordningsproblemer. Et viktig formål med revisjonen har derfor

vært å vurdere hvorvidt kommunen har lagt til rette for samordning og samarbeid der det er

tilgrensede, og eventuelt overlapp i ansvar og oppgaver. Samordningen av rus og psykiatri i

Sosialmedisinsk senter (heretter omtalt som SMS) legger etter revisjonens vurdering til rette for et

miljø med spesialistkompetanse innen fagfeltene og har en åpenbar positiv effekt av å se rus og

psykiatri i sammenheng. Revisjonen konstaterer at det likevel er en del oppgaver som krever

samarbeid og koordinering med andre avdelinger i og utenfor kommunen. Det synes som kommunen

har funnet hensiktsmessige måter å avstemme og avklare oppgaver og ansvar gjennom blant annet

formelle strukturer som koordinerende enhet, faglige nettverk og jevnlige møter. Ut over dette har

revisjonen vektlagt de ansattes beskrivelse av den daglige kontakten som de har med hverandre for

å få til et koordinert tilbud til brukerne. I vurderingen av organisering og samarbeid er det kun

avdekket utfordringer som det er grunn til å se nærmere på når det gjelder samarbeidet med det

kommunale barnevernet og Distriktspsykiatrisk senter (heretter omtalt som DPS).

Revisjonen har vurdert enhetenes rutiner for identifisering og oppfølging av personer med psykiske

lidelser. SMS følger opp drøyt 600 brukere individuelt, i tillegg til ca. 35 brukere på Optimisten i

uken. Videre følger Rus- og psykiatriteamet (ROP teamet) opp ca. 30 brukere til en hver tid 2.

Avdeling Hvidtgården følger opp 15 brukere ved boligteamet og ca. 60 personer følges opp av det

ambulante teamet. Enkelte av brukerne blir fulgt opp av både SMS og Avdeling Hvidtgården. I tillegg

gir Avdeling Heimdal tjenester til mennesker med ROP-lidelser. I 2013 hadde kriseteamet totalt 19

saker, mot 12 i 2012. Ut over dette har kommunen oppfølging av personer med rusproblematikk,

som kan ha psykiatri som tilleggsutfordring. Etter revisjonens vurdering har de ulike avdelingene

etablert rutiner for å fange opp personer med psykiske lidelser, både gjennom bruk av

kartleggingsverktøy og generelt i kontakt med brukerne. Det at søknadene behandles ett sted, av

Utredningsavdelingen, bidrar til et fornuftig skille mellom hvem som vurderer søknadene og hvem

som har ansvar for tjenesteleveransen.

Revisjonen vurderer at kommunen har lagt til rette for tilfredsstillende rutiner for saksbehandling

og saksgang i tildeling av tjenester innen psykisk helse. Det er avdekket enkelte fristbrudd på

saksbehandlingstid på et utvalg saker, men revisjonen mener avvikene lar seg forklare. Kommunen

bør vurdere å følge opp tiden det tar fra vedtak fattes til igangsettelse av tjenestene.

Kommunen har gjennom sine tjenestetilbud lagt til rette for brukermedvirkning, men revisjonen har

likevel pekt på at det er liten lokal tilstedeværelse av bruker- og interesseorganisasjoner, og at

kommunen i større grad kan ta en aktiv rolle i å tilrettelegge for slik aktivitet.

1 Strategisk plan – Helse og sosialetaten status og utfordringer, s. 7

2 Årsplan SMS 2013


Side 4 av 37

Vi har skrevet mer utfyllende om våre vurderinger og konklusjoner i besvarelsen av de enkelte

problemstillingene.

På grunnlag av våre vurderinger anbefaler revisjonen følgende:

- Kommunen bør vurdere behovet for å sette i gang tiltak, herunder utrede om det bør legges

bedre til rette for samarbeidet med det kommunale barnevernet.

- Revisjonen anbefaler at kommunen i samarbeid med DPS går gjennom praksis for varsling

ved inn- og utskriving av pasienter ved DPS, herunder spesielt ved akuttinnleggelser.

- Kommunen kan vurdere å føre oversikt over den tiden det tar fra vedtak er fattet til

tjenesten er igangsatt.

- Kommunen kan vurdere å ta en mer aktiv rolle i å tilrettelegge for aktivitet blant de lokale

bruker- og interesseorganisasjonene på området psykisk helse.


Side 5 av 37

1. Innledning

Sandefjord distriktsrevisjon har på vegne av kontrollutvalget i Sandefjord kommune engasjert BDO

AS (BDO) til å gjøre en forvaltningsrevisjon av psykisk helsevern i kommunen. Formålet er å

undersøke hvorvidt Sandefjord kommune oppfyller krav i regelverket tilknyttet psykisk helsevern for

voksne, og om kommunen har organisert tjenestetilbudet på en hensiktsmessig måte.

Kartleggingen og analysene vil i noen grad kunne omfatte brukerspesifikke opplysninger av

taushetsbelagt karakter. Revisors tilgang til opplysninger framkommer direkte av forvaltningsloven §

13b nr. 4, se også kommunelovens § 78 nr. 6 og 7.

Kontrollutvalget har vedtatt følgende fire problemstillinger:

1. Har kommunen organisert tjenestetilbudet til voksne med psykiske problemer på en

tilfredsstillende måte?

2. Har kommunen tilfredsstillende rutiner for å identifisere og følge opp personer med

psykiske problemer?

3. Har kommunen tilfredsstillende tilbud og system for saksbehandling knyttet til personer

med psykiske problemer?

4. I hvilken grad sikrer kommunen at representanter for pasienter og brukere blir hørt ved

utforming av kommunens helse- og omsorgstjenester?

Problemstillingene retter seg mot fire sentrale deler av psykisk helsevern: Organisering

(problemstilling 1), identifisering og oppfølging (problemstilling 2), saksbehandling (problemstilling

3) og brukernes muligheter for å påvirke (problemstilling 4).

Kommunens ansvar for helse- og omsorgstjenester til personer med psykisk sykdom er regulert i Lov

om kommunale helse- og omsorgstjenester (helse- og omsorgstjenesteloven). For å understreke

kommunens ansvar for personer med psykiske problemer og rusmiddelproblemer, er dette ansvaret

presisert i loven3. Hvilke tjenester kommunen som et minimum plikter å yte, følger av helse- og

omsorgslovens kapittel 3. Kommunen skal drive forebyggende arbeid, og gi befolkningen et

dekkende, faglig forsvarlig og effektivt tjenestetilbud med utgangspunkt i lokale forhold.

Ifølge Helsedirektoratet har om lag en sjettedel av den voksne befolkningen til enhver tid et psykisk

helseproblem og/eller et rusmiddelproblem. Om lag fem prosent av den voksne befolkningen har

mottatt behandling i form av psykisk helsevern eller tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB)4.

Det er på det rene at det er høy forekomst av rusmiddelproblemer blant personer med psykiske

lidelser, og mange med rusmiddelproblemer har i tillegg en psykisk lidelse. Dette gjør at det er

naturlig å se rus og psykisk helse i sammenheng, også i forvaltningsrevisjonen av psykisk helse i

Sandefjord kommune.

1.1. Kort om arbeidet med psykisk helse i Sandefjord kommune



på ulike seksjoner og avdelinger. I tillegg leverer kommunen sosiale tjenester til denne

brukergruppen gjennom NAV som inkluderer økonomisk sosialhjelp, gjeldsrådgivning og frivillig

forvaltning. Hovedtyngden av den spesialiserte oppfølgingen foregår i kommunens sosialmedisinske

senter (heretter forkortet til SMS) og ved Avdeling Hvidtgården. Kommunen produserer alle sine

tjenester internt, og benytter seg ikke av private leverandører til eksempelvis tilrettelagte boliger

eller lignende.

3 helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 andre ledd

4 http://helsedirektoratet.no/tall-analyse/Sider/default.aspx


Side 6 av 37

Kommunen slo sammen arbeidet med rus og psykisk helse i 2004. Det betyr at dagsentrene med

tilbud til henholdsvis ruspasienter og psykiatripasienter ved SMS er underlagt samme organisasjon. I

tillegg er det etablert et team som følger opp personer med samtidige rus- og psykiatrilidelser,

såkalte ROP-lidelser. ROP-teamet består av to årsverk, er organisatorisk plassert i SMS og følger til

en hver tid opp ca. 30 brukere.

Sosialmedisinsk senter

SMS består i dag av om lag 30 ansatte, og er organisert med en ledergruppe bestående av leder og

to fagkoordinatorer. Fagkoordinatorene har faglig hovedansvar og ansvar for den daglige driften av

hver sine team innenfor rus og psykisk helse. Senteret jobber etter følgende hovedmål, og denne

skal fungere som definerende for tjenestene: ”Sosialmedisinsk senter gir nødvendige og forsvarlige

helsetjenester til voksne som har rus og/eller psykiske lidelser/vansker, av et slikt omfang at

fravær av tjenestene vil gi vesentlig forverring av funksjonsnivå ”. Senteret følger opp drøyt 600

pasienter individuelt, hvorav 306 pasienter får oppfølging av psykiske plager, med ytterligere 20

som følges opp gjennom dobbeltdiagnoseteamet. I tillegg har mange av de som følges i rusteamet

også psykiske lidelser. SMS tilbyr dagsenter for begge gruppene, henholdsvis dagsenteret for

rusavhengige og Optimisten som er et tilbud til personer med psykiske plager. Dagsenteret for

rusavhengige benyttes ukentlig av om lag 30-40 brukere og Optimisten har ca. 35 brukere hver uke.

Seksjon for botiltak og aktivitet

Seksjon botiltak og aktivitet består av 10

avdelinger hvorav Avdeling Heimdal og

Avdeling Hvidtgården er to av dem.

Avdeling Hvidtgården består av 14

leiligheter i bemannet del og én

barnebolig. Per nå følges ca. 15 brukere

opp av boligteamet og én person i

barneboligen. Avdeling Hvidtgården følger

også opp ca. 60 brukere gjennom

uteteamet som hovedsakelig tilbyr

tjenester i form av opplæring og

veiledning i dagliglivets gjøremål og

støttesamtaler. Teamet er også involvert i

koordineringen av tjenestetilbudet til den

enkelte bruker. Ut over dette har

avdelingen en døgnbemannet telefonvakt.

I tillegg har kommunen etablert tilbud til

personer med rusproblematikk på Avdeling

Heimdal. Ofte har disse også psykiske

utfordringer, noe som innebærer et behov

for koordinering mellom flere enheter. På Avdeling Heimdal følges per nå 16 beboere opp av

boligteamet. Denne avdelingen har også et Housing Firstteam som følger opp ca. 70 personer

ambulant og i tillegg driver et prosjekt som skal implementere Housing Firstmetodikken i driften.

I tillegg er arbeids- og aktivitetsavdelingen en avdeling i seksjonen. I denne avdelingen er SK-design

organisert som er et dagtilbud for mennesker med psykiske lidelser.

Figur 1: Offentlige instanser som brukere med psykiske ut-fordringer ofte er i kontakt med


Side 7 av 37

Utredningsavdelingen

Vedtak om tjenesteyting, saksbehandling og vedtak for hjelpetrengende er i dag lagt til Avdeling for

Utredning og saksbehandling. Avdelingen ble opprettet i oktober 2001. Utredningsavdelingen

behandler blant annet søknader om institusjonsplass, oppfølging fra SMS, hjemmetjeneste,

støttekontakt, opplæring og veiledning til personer med psykiske lidelser. I tillegg har kommunen

også en egen koordinerende enhet som organisatorisk er plassert under Utredningsavdelingen og

som har ansvaret for å koordinere tjenestetilbudet mellom de ulike avdelingene på individnivå.

Koordinerende enhet har også hovedansvaret for arbeidet knyttet til individuell plan.

Faglige nettverk og prosjekter innen psykisk helse

Kommunen har organisert et eget nettverk for rus og psykiatri. Her møtes alle fagledere innenfor

fagfeltet psykiatri og rus for å drøfte ulike problemstillinger som oppstår på tvers i kommunen.

Prosjekter som VIPS, Housing First og SPoR Vestfold, Fagrådet Helse-Sørøst er tverrfaglig

sammensatt med ansatte fra flere avdelinger og funksjoner i kommunen.

Andre relevante instanser innen psykisk helse

Korttidstiltak, psykisk nødhjelp, tvangsinnleggelser og lignende gjennomføres av Distriktspsykiatrisk

senter (DPS) som drives av spesialisthelsetjenesten ved Sykehuset i Vestfold. DPS er en del av

spesialisthelsetjenesten og tilbyr kortere behandlinger uten innleggelser (poliklinikker) i tillegg til

dagavdelinger eller døgnavdelinger. For plass på et distriktspsykiatrisk senter kreves det imidlertid

henvisning fra lege. Fastlegen utgjør, sammen med det kommunale tilbudet, det lokale psykiske

helsearbeidet. Fastlegene kan bistå med søknader til de kommunale tjenestene selv om det ikke er

et krav om henvisning fra lege for å få vedtak om disse tjenestene.

1.2. Metode

Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i henhold til RSK 001 – Standard for forvaltningsrevisjon. I

henhold til standarden er det holdt et orienteringsmøte med kontrollutvalget hvor prosjektplan ble

presentert. Formålet med møtet var å orientere utvalget om måten revisor har operasjonalisert

problemstillingene og lagt opp gjennomføringen av oppdraget. Det er sendt en orientering til

administrasjonssjefen og holdt et oppstartsmøte med leder for helse- og sosialetaten.

Faktabeskrivelsen baseres på skriftlige kilder, som styringsdokumenter, planverk, interne

rutinebeskrivelser og beskrivelser av tjenesteområdene. Videre bygger deler av faktabeskrivelsen på

stikkprøvekontroller av saksbehandlingsrutiner. En stor del av faktagrunnlaget baserer seg også på

intervjuer av ledere og saksbehandlere/tjenesteutøvere som arbeider med psykisk helse i

kommunen. Alle intervjuer har, så langt det har vært mulig, blitt kvalitetssikret og godkjent av

informantene. Følgende personer og stillinger er intervjuet i forbindelse med denne

forvaltningsrevisjonen:

- Leder Helse- og sosialetaten

- Leder og fagkoordinator, Sosialmedisinsk senter

- Psykiatrisk sykepleier ved Sosialmedisinsk senter

- Leder og saksbehandlere, avdeling for utredning og saksbehandling

- Avdelingsleder, koordinerende enhet

- Leder, seksjon for botiltak og aktivitet

- Arbeidsleder, Arbeids og aktivitetsavdelingen

- Avdelingsleder, Heimdal

- Avdelingsleder, Hvidtgården 4. etasje

- Avdelingsledere, sosiale tjenester og oppfølging langtid, NAV

- Almenpraktiserende lege i Sandefjord kommune

- Representanter fra Mental Helse


Side 8 av 37

Utkast til rapport har vært til høring hos rådmannen for kvalitetssikring av faktabeskrivelsen. Dette

for å styrke rapportens pålitelighet.

Rapporten er bygget opp med faktabeskrivelse, vurderinger og konklusjon for hver problemstilling.

Det vil imidlertid alltid være en risiko for at forhold som ikke er omfattet av revisjonen, kunne ha

medført andre vurderinger og konklusjoner. Vårt arbeid er gjennomført innenfor en begrenset

tidsramme og tidsperiode, og omfanget og fullstendigheten av analysene som er foretatt må ses i lys

av dette. Vi kan ikke gå god for at alle relevante forhold er avdekket eller analysert.

1.3 Generelt om revisjonskriterier

Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de normene og standardene som er relevante på

området for den aktuelle forvaltningsrevisjonen. Revisjonskriterienes funksjon er å gi det normative

grunnlaget for analysen av avvik og svakheter. Følgende revisjonskriterier er knyttet til

problemstillingene:

- Lov - 2011-06-24-30 Lov om kommunale helse og omsorgstjenester m.m.

- Lov - 1999-07-02-62 Psykisk helsevernloven

- Lov – 1999-07-02-63 Lov pasient- og brukerrettigheter

- Lov – 1999–07–02-64 Lov om helsepersonell mv.

- Lov - 2009-12-18-131 Lov om sosiale tjenester

- Lov - 1967-02-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)

- For – 2003–06–27- 792 Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten

- Veileder i lokalt psykisk helsearbeid for voksne

- Rusmiddelspolitisk handlingsplan 2012-2015 Sandefjord kommune

- Temaplan psykisk helse 2012-15 Sandefjord kommune

- Kommunens interne retningslinjer og instrukser

- Evt. andre planer og retningslinjer

- Sandefjord kommunes serviceerklæring for psykisk helse

- Veileder i saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester


Side 9 av 37

2. Kommunens organisering av tjenestetilbudet innen psykisk helse

Problemstilling 1

Har kommunen organisert tjenestetilbudet til voksne med psykiske problemer på en


2.1. Revisjonskriterier

Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helse- og

omsorgstjenester gjennom å sørge for bevilgninger som er nødvendige for å yte tjenester og sette i

verk tiltak kommunen har ansvar for5. For å oppfylle dette ansvaret, skal kommunen blant annet

tilby helsetjenester i hjemmet, personlig assistanse, støttekontakt og plass i institusjon6. Arbeid

med psykisk helse involverer en rekke tjenesteområder i kommunen, herunder sosiale tjenester,

pleie- og omsorgstjenester, rehabilitering, kultur osv., avhengig av om vi snakker om forebygging,

kartlegging og utredning, behandling og oppfølging og skadereduksjon. Det er ikke pekt ut noen

spesiell organisasjonsmodell som anses best egnet for å løse utfordringene, utover at kommunen

skal etablere et system av prosedyrer som søker å sikre at det gis et helhetlig, samordnet og

fleksibelt tjenestetilbud som ivaretar kontinuitet i tjenesten.7

Revisjonen vil vurdere hensiktsmessigheten ved organiseringen ut fra om kommunen har lagt til

rette for god samhandling internt i kommunen, med eksterne aktører og brukerorganisasjoner, og

om det er en tydelig fordeling mellom roller, ansvar og oppgaver innen arbeidet psykisk helse. I

Helsedirektoratets veileder for psykisk helsearbeid for voksne legges det vekt på at det psykiske

helsearbeidet er tydelig nok i organisasjonen og presentasjonen av denne utad. Videre er det et

krav om at det finnes en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheten i

kommunen8. Enheten har blant annet et overordnet ansvar for arbeidet med individuell plan og for

oppnevning, opplæring og veiledning av koordinator. Målet med koordinerende enhet er å sikre

koordinerte tjenester til dem som trenger det, og legge til rette for god samhandling mellom bruker

og tjenesteytere og mellom tjenesteytere fra ulike faggrupper, sektorer og nivåer. For pasienter og

brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester etter loven her, skal kommunen tilby

koordinator9.

Koordinatoren skal sørge for framdrift, nødvendig oppfølging og bidra til at brukeren får et

«sømløst» tilbud. Hun eller han skal sikre nødvending samarbeid med spesialisthelsetjenestene eller

andre tjenesteutøvere i utarbeidelse og oppfølgingen av planen. Ansatte i boligtjenesten,

tjenesteutøvere innen psykisk helse og rus-tjenester og ansatte på NAV-kontoret kan være

koordinator. Koordinatoren skal oppnevnes i samråd og med samtykke fra brukeren eller den som

kan samtykke på vegne av vedkommende.

Tjenestene som tilbys skal være synlige og lett tilgjengelige for brukere og samarbeidspartnere.

Hvor synlig og tilgjengelig tjenestetilbudet fremstår for brukere og ansatte vil derfor også være et

mål på om organiseringen er hensiktsmessig.

En side ved kommunens organisering av tjenestetilbudet er kompetansen til de ansatte som arbeider

innen fagfeltet. Ifølge forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten skal den ansvarlige

for virksomheten sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor

5 Helse- og omsorgstjenesteloven § 11-1

6 Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-2

7 Kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene § 3

8 Helse- og omsorgstjenesteloven § 7-3 Koordinerende enhet

9 Helse- og omsorgstjenesteloven § 7-2 Koordinator


Side 10 av 37

fagfeltet.10 Revisjonen vurderer derfor hvordan de ulike tjenesteområdene er satt sammen faglig,

hvordan kommunen har lagt til rette for kompetanseutvikling og hvordan de ansatte oppfatter sitt

fagmiljø.

Et annet aspekt ved organiseringen er ressursbruk. Helsedirektoratet vektlegger blant annet at

kommunen bør sikre kontinuitet for bruker gjennom stabile relasjoner og færrest mulig å forholde

seg til. Et viktig mål på ressursbruk er hvordan ledere og ansatte oppfatter ressurssituasjonen og

utviklingen av denne.

2.2 Faktabeskrivelse

Ressursbruk



på ulike seksjoner og avdelinger. I tillegg leverer kommunen sosiale tjenester til denne

brukergruppen gjennom NAV som inkluderer økonomisk sosialhjelp, gjeldsrådgivning og frivillig

forvaltning. Hovedtyngden av den spesialiserte oppfølgingen foregår ved SMS, ved Avdeling

Hvidtgården og Avdeling Heimdal. Personer med samtidig ruslidelse og psykiatrilidelse følges opp av

ROP-teamet på SMS, av boligteamet og det ambulante teamet på Avdeling Heimdal. I Feil! Fant

ikke referansekilden. gis det en oversikt over hvor mange årsverk som er satt av til arbeid knyttet

til arbeid med psykisk helse og/eller rus. For uten årsverkene som er listet opp nedenfor kommer

ressurser som deltar i koordinerende enhet.

Avdeling/Enhet Årsverk

Psykisk helseteam (SMS) 10

ROP team (SMS) 2

Optimisten (SMS) 3

Hvidtgården boligteam 8,69

Hvidtgården uteteam 5,44

Heimdal boligteam 12

Heimdal uteteam/HF-team 4,5

Utredningsavdelingen (rus og psykiatri) 2,3

Tabell 1: Oversikt over årsverk dedikert til arbeid med rus og psykisk helse.

Det finnes ingen egen KOSTRA-funksjon for psykisk helsearbeid i KOSTRA11. Funksjonskontoplanen

har et mer overordnet tjenesteperspektiv, ikke et mottakerperspektiv etter målgruppe. Dette

bidrar til at utgifter og inntekter i forbindelse med psykisk helsearbeid for de fleste kommuner vil

være spredt på flere funksjoner, særlig innen helse-, omsorgs- og sosialtjenester. Oversikt over

antall ressurser dedikert til oppfølging av psykisk helse fremgår derfor ikke i KOSTRA-

rapporteringen. Det er etter revisjonens vurdering ikke relevant å hente ut tall på ressursbruk for

saksbehandling av helse- og omsorgstjenester, da dette innbefatter et tjenestespekter som går langt

10

Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 4c 11

Psykisk helsearbeid og rusarbeid i kommunene. Utredning av muligheter for utvikling av ny statistikk i KOSTRA, statusrapport 2012.


Side 11 av 37

ut over det denne revisjonen omfatter. Det har derfor ikke latt seg gjøre å gjennomføre

komparative studier av ressurssituasjonen på dette området.

Vurderinger av ressurssituasjonen er derfor basert på intervjuer og hvordan de ansatte oppfatter

situasjonen. På SMS er tilbakemeldingen at situasjonen har bedret seg, og at det for tiden er

tilfredsstillende ressurstilgang på Dagsenteret og på Optimisten. På ROP-teamet blir det antydet at

situasjonen kan være noe sårbar for sykdom og fravær, da de kun er to personer, men det opplyses

at ROP-teamet og Avdeling Heimdal er fleksible og at de kan låne ressurser hos hverandre ved

behov. Generelt meldes det om mange fleksible ordninger for å få ressursene til å strekke til.

Fra Utredningsavdelingen meldes det om at det har vært ressursutfordringer etter at avdelingen

overtok ansvaret for vedtak innen psykiatri og rus. Disse sakene har også vist seg å være flere og

mer krevende enn forventet. Revisjonen har fått opplyst at det for tiden vurderes å utvide

saksbehandlerteamet.

Organisering og samhandling

Gjennom intervjuene blir det meldt om at det i den daglige oppfølgingen av personer med psykiske

lidelser er behov for et bredt samarbeid internt i kommunen, med fastleger og DPS. Gjennom

intervjuene kommer det frem at det er åpenbare grenseflater mellom hva SMS, Hjemmetjenesten,

NAV og Boligseksjonen gjør for brukeren.

Kommunen har etablert koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet. I

intervju og oversendt dokumentasjon fremgår det at enheten legger til rette for samhandling

mellom tjenesteyter og tjenestemottaker gjennom blant annet å sikre at individuelle planer blir

utarbeidet og iverksatt og at personer som ønsker koordinator får oppnevnt dette. Det er

Utredningsavdelingen som behandler søknader og beslutter om individuell plan skal innvilges eller

avslås. Det er også denne avdelingen som vurderer hvem som skal være koordinator for voksne

søkere. Koordinerende enhet blir først involvert dersom det er vanskelig å avgjøre hvem som skal ta

oppdraget.12 Enheten består av representanter fra flere avdelinger i kommunen. Det er bred enighet

blant de vi intervjuet at koordineringsenheten fremmer samhandling og samarbeid mellom

tjenesteytere og etater innenfor kommunen og på tvers av forvaltningsnivåene. Det blir imidlertid

også pekt på at samarbeid og samhandling vektlegges uavhengig av om brukeren har fått oppnevnt

koordinator.

Avdeling Heimdal har mange av de samme brukerne som dagsenteret for rusavhengige og ROP-

teamet på SMS. Ansatte ved Avdeling Heimdal hjelper til med, i likhet med dagsenteret og ROP-

teamet, mye praktisk arbeid samt motivasjonsarbeid. Det meldes om noe overlapp i oppgavene

mellom disse enhetene, men det er etablert samarbeidsavtaler mellom ROP-teamet og uteteamet

på Avdeling Heimdal. Blant annet avholdes det faste møter mellom teamene hver 14. dag. Her

meldes det inn konkrete brukersaker hvor de ansatte gir gjensidig oppdatering og veiledning. For

øvrig holdes det ikke faste møter mellom SMS og Avdeling Heimdal, til det er porteføljen for stor,

men det blir opplyst at det samarbeides i enkeltsaker og på fag- og tjenesteutvikling.

Avdeling Hvidtgården melder om et tett samarbeid med fastlegene, DPS, verger og pårørende. I

tillegg til individuelle samarbeidsmøter benyttes ansvarsgruppemøter, samarbeid om kriseplaner

osv. Gjennom intervjuene går det frem at avdelingen opplever at det er et godt samarbeid internt i

kommunen, og at det er et høyt fokus blant de ansatte på å koordinere tjenestene så mye som

mulig for å skjerme brukeren.

SMS og de andre avdelingene er ansvarlige for å melde om endring i behov hos brukerne til

Utredningsavdelingen, som har ansvaret for å revurdere tiltakene og eventuelt forlenge dem. De

12

IP – Individuell plan og koordinator – beskrivelse av saksbehandlingsrutine


Side 12 av 37

fatter vedtak og sender svarbrev til bruker og utførende avdeling. På den måten har avdelingene til

en hver tid oversikt over hva som er tildelt eller avslått.

Utredningsavdelingen og SMS melder om et godt samarbeid om brukere med psykiske utfordringer.

SMS oppfatter at overføringen av vedtaksbehandlingen til Utredningsavdelingen har vært et

fornuftig organisatorisk tiltak ved at det har blitt et tydeligere skille mellom saksbehandling og

oppfølging. Samtidig oppfatter de at det er oversiktlig for både bruker og ansatt med «én dør inn»

når det gjelder søknader om helse- og sosialtjenester. I praksis forholder SMS seg til to til tre

saksbehandlere i Utredningsavdelingen, noe som oppfattes som en fordel. Gjennom intervjuene

beskrives samarbeidet som fleksibelt og at begge avdelingene er opptatt av å finne løsninger til

beste for brukeren. Det nevnes blant annet at SMS kan gjennomføre vurderingssamtalen på vegne

av Utredningsavdelingen når bruker ikke er i stand til å møte på rådhuset eller ikke ønsker å prate

med en fremmed saksbehandler.

Utredningsavdelingen har på sin side bekreftet at samarbeidet om brukerne fungerer godt, at de

opplever at SMS og øvrige avdelinger er flinke til å følge opp og varsle når det er behov for

forlengelse av vedtak og/eller ved endringer i behov.

SMS jobber også tett med IOGT13 ved drift av dagsenteret og med øvrige aktuelle organisasjoner i

kommunen som Frelsesarmeen og Røde kors. Samarbeidsprosjektet «Sammen om nøden» har egen

koordinator som samordner arbeidet og støtten fra de frivillige organisasjonene.

Gjennom intervjuene kom det frem at enkelte opplever at det er utfordrende å samhandle med

barnevernet i kompliserte saker hvor det kreves tjenester og tiltak fra barnevernet. Om man har en

bekymring for et barn så skal man etter lovverket melde dette til barnevernet. Det er kun i

enkeltsaker der barnevernet allerede er inne og der det er gitt samtykke, at saken kan drøftes i

faste samarbeidsfora. Barneverntjenesten har et eget mottak som alle, også de som jobber med

voksnes psykiske helse, kan benytte til å drøfte enkeltsaker anonymt. Det er også anledning til å

drøfte enkeltsaker som barneverntjenesten og den aktuelle tjeneste arbeider med dersom partene

gir samtykke til dette. I flere saker er det også samarbeidsmøter.

Ansatte SMS kan også ta initiativ til samarbeidsmøte med barneverntjenesten i enkeltsaker dersom

partene samtykker. De kan også be om møte med mottaket for å drøfte saker anonymt. I de saker

hvor det er aktuelt med samarbeid så gjøres dette i de fleste saker, både enkeltsaker med samtykke

og situasjoner drøftes anonymt for råd og veiledning. SMS har også egen barneansvarlig som bistår

og veileder i slike saker.

Det er forvaltningsloven og lov om barneverntjenester som regulerer hva ansatte i

barneverntjenesten kan og ikke kan gjøre i et samarbeid med andre. Kravet om å innhente

samtykke fra de det gjelder, er som oftest en forutsetning for deling av sensitiv informasjon.

Gjennom intervjuene ble det også avdekket utfordringer knyttet til samarbeidet med DPS på

enkelte områder. Det opplyses i høringsrunden at det foreligger rutiner for varsling til kommunen

om pasienter som skal skrives ut. Det skal sendes e- meldinger til vakttelefon i

utredningsavdelingen. I intervjurunden oppfattet imidlertid revisjonen at enkelte var usikre på i

hvor stor grad det varsles når brukere skrives ut fra sengepost ved DPS. I høringsrunden

fremkommer det at det ikke er indikasjoner på at rutinene ikke følges fra DPS.

Det forekommer at pasienter mottar hjelp både fra kommune og DPS, noe som ofte er

hensiktsmessig. Det kan imidlertid forekomme at kommunen ikke er kjent med at pasienten mottar

hjelp fra DPS, men dette er unntaksvis.

13

IOGT (International Organisation of Good Templars) i Norge er en norsk avholdsorganisasjon


Side 13 av 37

Enkelte har også vektlagt at samarbeidet med DPS fungerer godt. Særlig trekkes det faglige

samarbeidet frem. Avdeling Hvidtgården informerte blant annet om at DPS inviteres til å være

tilstede i perioder og observere arbeidet som avdelingen gjør med enkelte krevende brukere.

Seksjon for botiltak og aktivitet, SMS og Utredningsavdelingen samarbeider med NAV, blant annet

ved vurdering av boligtildeling. Flere peker på at samarbeidet med NAV har bedret seg over tid,

men at det fortsatt er noe avhengig av enkeltpersoner. SMS og NAV deltar i et pilotprosjekt kalt

VIPS14 som skal hjelpe unge med psykiske helseproblemer og/eller rusproblematikk ut i ordinært

arbeid. Det blir oppfattet positivt for samarbeidet at én av NAVs jobbkonsulenter, i forbindelse med

dette prosjektet, har fast ukentlig kontordag på SMS. NAV på sin side nevner at de ikke alltid får

informasjon om organisatoriske endringer i kommunen før disse er iverksatt og at dette av og til

oppfattes problematisk.

Det er etablert en rekke tverrfaglige nettverk innen psykiatri- og rusarbeid i kommunen. Det er

eksempelvis etablert et tverrfaglig nettverk bestående av hjemmetjenesten, legevakt, NAV,

koordinerende enhet, Utredningsavdelingen, SMS, seksjon for botiltak og aktivitet, Avdeling

Hvidtgården og Avdeling Heimdal. Dette nettverket møtes hver 3. måned for å diskutere

overordnede problemstillinger og for å få samarbeidet til å gå smidig. Her blir eksempelvis

uføretrygd og utdeling av LAR-medisinering tatt opp som temaer. Nettverksgruppen arrangerer også

felles fagdager. I tabell 2 har vi ført opp de samarbeidsfora som har blitt presentert for revisjonen.

Tabellen viser ikke en totaloversikt over alle interne møter i de ulike seksjonene.

Sosi

al-

medis

insk

sente

r

Utr

ednin

gs-

avdelingen

Koord

inere

nde

enhet

Seksj

on f

or

bo-

tilt

ak o

g a

kti

vit

et

Avdeling H

eim

dal

Avdeling H

vid

t-

gård

en

NAV

Inst

itusj

on o

g

hje

mm

etj

enest

en

Legevakt/

fast

lege

DPS

Tverrfaglig nettverksmøte X X X X X X X X X

Felles fagdager X X X X X X X X X

Ledergruppemøter X X X X X

Koordinerende enhet for

voksne (KVE)

X X X X X

Housing First X X X X

VIPS X X

Tildelingsutvalg

psykiatriboliger

X X X X X X

Forpliktende samarbeid

med ansvarsgruppemøter

X X X X

Ressursgruppemøte

ungdomsbasen

X X X X

Tabell 2: Oversikt over ulike samarbeidsfora og deltakere.

14

VIPS – Samarbeidsprosjekt mellom NAV Vestfold, Sandefjord kommune, Søndre Vestfold DPS og Veilednings- og formidlingsbedriften Fønix.


Side 14 av 37

Gjennom brukerundersøkelsene har brukerne gitt svar på hvor godt de opplever at tjenestene er

samordnet. Her skårer SMS 5,3 på en skala der 1 representerer dårligst resultat og 6 representerer

best resultat. Svarprosenten var 66,7 av de som mottok undersøkelsen (N=159), som kun er et utvalg

av det totale antall brukere av SMS.

På kommunens hjemmeside er omtalen av tjenesteområdet psykisk helse plassert på siden om Helse

og omsorgstjenester. Det oppgis adresse og telefonnummer, hvilke tilbud som finnes, åpningstider

og en beskrivelse av hvordan søknadsprosessen foregår. Her finner brukeren også søknadsskjema til

tjenester fra psykiatriteamet på SMS, og arbeidstilbud på SK-design eller Hasle Gård (grønn omsorg).

Informasjon om kommunens kriseteam gis sammen med legevaktsopplysninger. Her oppgis et

døgnåpent vakttelefonnummer og hva kriseteamet bistår med.

Kompetanse, kurs og etterutdanningsmuligheter

Kommunen har ansatt psykiatriske sykepleiere, vernepleiere med videreutdanning i psykisk helse

vernepleiere, spesialhjelpepleiere, hjelpepleiere og sosionomer innenfor tjenesten psykisk helse.

Utredningsavdelingen består av personer med høyskoleutdanning innen helsefag, eksempelvis

sykepleier, vernepleier og sosionom. De fleste har i tillegg videreutdanning innenfor psykiatri,

geriatri, vurderingskompetanse, målrettet miljøarbeid eller helserett og ledelse. Flertallet av

saksbehandlerne er sykepleiere. Avdelingen har også en jurist i 50 % stilling.

Kommunen er med på å finansiere relevant grunn- og etterutdanning. Gjennom intervjuene har de

ansatte gitt uttrykk for at kommunen gir gode muligheter for kurs og etterutdanning. Videre står

kommunens ansatte selv for undervisning og opplæring av egne ansatte. SMS underviser blant annet

i bruk av ulike kartleggingsverktøy. Det blir også gitt uttrykk for at det ved rekruttering er god

tilgang på relevant kompetanse til tjenestene, samtidig som det er lav gjennomstrømming av

ansatte.

Utredningsavdelingen har egen opplæringsplan. Det prioriteres fortløpende aktuelle kurs på ulike

områder opp mot planen. I tillegg har avdelingen to plandager i året hvor det jobbes med spesifikke

tema. I 2014 var tema blant annet nytt regelverk vedrørende Brukerstyrt Personlig Assistanse (BPA).

Det foregår også kompetanseutvikling på tvers av enheter i kommunen. Konkret nevnes internt rus-

og psykiatrinettverk som sikrer kjennskap til og kompetanseutvikling internt i kommunen. Det

arrangeres dessuten årlige fagdager hvor alle som jobber med målgruppen kan møtes.

2.3 Vurdering

Problemstilling 1

Har kommunen organisert tjenestetilbudet til voksne med psykiske problemer på en


Ressursbruk

Vurderinger knyttet til ressurssituasjonen er i denne revisjonen gjort med bakgrunn i

tilbakemeldinger fra intervjuene. Når det gjelder ressurssituasjonen synes det generelt sett som

kommunen legger til rette for fleksible ordninger for å få ressursene til å strekke til. Det at

Utredningsavdelingen til en hver tid vurderer brukernes behov og fatter vedtak, er også med på å

synliggjøre eventuelle ressursbehov i enhetene som har ansvar for oppfølging/behandling, noe som

gjør det enklere å argumentere for utvidelser når det er behov for dette.

Utredningsavdelingen opplever at ressurssituasjonen er mer presset etter at avdelingen tok over


Side 15 av 37

ansvaret for vedtak innen psykiatri og rus. Revisjonen merker seg at situasjonen er til vurdering i

kommunen.

Organisering og samordning

Sandefjord kommune har organisert det psykiske helsearbeidet som om lag 90 % av landets

kommuner ved å samordne det med rusarbeidet. Revisjonen mener at organiseringen av SMS legger

godt til rette for å se arbeidet med rus og psykiatri i sammenheng.

Til tross for samordningen av rus og psykiatri i SMS konstaterer revisjonen at det fortsatt er en del

oppgaver innen arbeidet med psykisk helse som krever samarbeid og koordinering med andre

avdelinger og enheter i kommunen og utenfor kommunen. Risikoen for at noen oppgaver «faller

mellom flere stoler» vil være til stede all den tid det er flere avdelinger som har ansvar for de

samme brukergruppene. Det vurderes derfor som positivt at samtlige av de som ble intervjuet

mener at det er fokus på å tilrettelegge og koordinere tjenestene for den enkelte bruker. Videre

konstaterer vi at det er etablert en rekke samarbeidsfora internt i kommunen og mellom

kommunen og eksterne aktører. Til tross for at det er en del overlapp i oppgavene som utføres,

eksempelvis mellom de ambulante teamene, synes det som kommunen har funnet gode måter å

avstemme og avklare oppgaver og ansvar.

Det at kommunen har etablert en Utredningsavdeling som håndterer all søknadsbehandling, anser

revisjonen som et fornuftig grep for å skille mellom saksbehandling og oppfølging. Det vurderes

også at denne organiseringen antagelig oppfattes som tydelig for bruker, da det er ett sted å

henvende seg når det gjelder søknader. Revisjonen vektlegger også at de som har blitt intervjuet,

har uttrykt at det organisatoriske skillet mellom behandling/oppfølging og søknadsbehandling gjør

oppgave- og ansvarsdeling mer tydelig.

Revisor oppfatter videre at det er enkelt å finne omtalen av tjenesteområdet psykisk helse på

kommunens nettsider. Opplysningene som gis synes å være relevante for de som ønsker

informasjon om tjenestetilbudet og/eller ønsker å søke om tjenester. Kontaktopplysninger er lett

synlig. Kommunen kan vurdere om telefonopplysninger til krisetelefonen også skal fremgå av

sidene til psykisk helse.

Koordinerende enhet synes å fremme koordinering og samordning for den enkelte bruker og deltar

i relevante faglige fora innen psykisk helse. Revisjonen ser det som betryggende at koordinering av

tjenestene vektlegges uavhengig av om brukeren har valgt å få en koordinator eller ikke.

Det er innenfor ett område kommet frem indikasjoner på at samarbeidet ikke er fullt ut

tilfredsstillende internt i kommunen. Dette gjelder samarbeidet med barnevernet. Det er

forvaltningsloven og lov om barneverntjenester som regulerer hva ansatte i barneverntjenesten

kan og ikke kan gjøre i et samarbeid med andre. Kravet om å innhente samtykke fra de det

gjelder, er som oftest en forutsetning for deling av sensitiv informasjon. Revisjonen har fått

opplyst i høringsrunden at Barneverntjenesten har et eget mottak som alle, også de som jobber

med voksnes psykiske helse, kan benytte til å drøfte enkeltsaker anonymt. Det er også anledning

til å drøfte enkeltsaker som barneverntjenesten og den aktuelle tjeneste arbeider med dersom

partene gir samtykke til dette. I flere saker er det også samarbeidsmøter. Det synes derfor som at

det ikke er mangel på formelle fora for samarbeid med Barnevernstjenesten. Det er likevel på det

rene at intervjurunden avdekket et ønske om et enda bedre samarbeid med barnevernet.

Revisjonen mener det derfor er grunn til å utrede nærmere hvordan dette kan gjøres.

Selv om bildet ikke er entydig konstaterer revisjonen at det er ulike oppfatninger om hvor godt

varslingsrutinene fungerer mellom kommunen og DPS.

Det finnes rutiner hos DPS for å melde fra til kommunen ved utskrivningsklare pasienter som


Side 16 av 37

fortsatt trenger oppfølging fra kommunen. Slik vi har forstått det er enkelte i kommunen bekymret

for at etterlevelsen av disse rutinene ikke er gode nok. Spesialisthelsetjenesten har de senere år

redusert antall døgnplasser og liggedøgn. Fordi pasienter skrives ut tidligere enn før, er de gjerne i

dårligere tilstand på overføringstidspunktet og krever mer ressurser fra kommunen. Dette stiller

store krav til samarbeid og tilrettelegging for gjensidig informasjon mellom ulike enheter i

kommunen og DPS. Revisjonen mener derfor det er grunn til å se nærmere på rutinene for varsling.

Kompetanse, kurs og etterutdanningsmuligheter

Det er positivt at kommunen generelt har god tilgang til relevant kompetanse innen psykisk helse.

For øvrig synes kompetansen så langt revisjonen har kartlagt å være relevant for tjenestetilbudet.

Det tilbys kurs og utdanningsmuligheter i og av kommunen. Videre har revisjonen merket seg at

det legges vekt på å tilby kurs og opplæring på tvers av avdelinger, noe som etter revisjonens

vurdering også er med på å fremme koordinering og samordning av tjenestene.

SMS fremstår for revisjonen som en enhet som er pådriver når det gjelder opplæring og kursing

innen fagfeltet.

2.4 Konklusjon

Organisering og samarbeid synes i all hovedsak å fungere tilfredsstillende i kommunen. Det er kun

avdekket utfordringer som det er grunn til å se nærmere på når det gjelder samarbeidet med det

kommunale barnevernet og DPS.


Side 17 av 37

3 Rutiner for identifisering og oppfølging

Problemstilling 2

Har kommunen tilfredsstillende rutiner for å identifisere og følge opp personer med psykiske problemer?

3.1 Revisjonskriterier

Om identifisering og oppfølging

Kommunene er pålagt å utarbeide rutiner for å identifisere og følge opp personer med psykiske

lidelse 15 . Rutinene bør fremkomme i kommunens handlingsplaner for psykisk helsearbeid.

Kommunens rus- og psykiatriplaner omtaler hvordan kartlegging og oppfølging av pasienter skal

gjennomføres, samt rutiner for samhandling. Videre skal kommunene ha kompetanse til å

gjennomføre kartlegging av psykiske problemer og rusmiddelproblemer ved hjelp av anbefalte

kartleggingsverktøy. Helsedirektoratets veileder i lokalt psykisk arbeid sier at både kommunen og

spesialisthelsetjenesten har et ansvar for kartlegging og utredning av personer med psykiske

lidelser. Videre sier denne at det skal gjennomføres kartlegging som skal danne grunnlag for videre

tiltak. Ansatte i kommunal helse- og omsorgstjeneste bør foreta kartlegginger på brukerens arena og

få informasjon fra pårørende. Spesialisthelsetjenesten bør ha ansvaret for den spesifikke

utredningen av rusmiddelproblemer og/eller psykisk helse. Videre sier veilederen at den eller de

som foretar utredningen, skal ha tilstrekkelig kompetanse og benytte anbefalte verktøy. Samtalen

som gjennomføres må også baseres på en tillitsfull relasjon. Ved kortvarige, alvorlige problemer, og

når mildere problemer vedvarer over tid, sier også veilederen at det er spesialisthelsetjenesten som

bør foreta diagnostikken. Dette skyldes dels at man vil unngå å overse problemer/lidelser som

krever spesiell behandling, og for å forhindre unødig omfattende og langvarig behandling der dette

ikke er nødvendig. Kartleggingen skal danne grunnlag for videre tiltak og bør gjennomføres raskt.

Videre børe denne omfatte funksjonsevne og ressurser, familie og nettverk, økonomi, bosituasjon,

utdanning og arbeid og eventuelle normbrudd som kriminalitet eller lignende.

Basert på hva disse veilederne sier om identifisering og oppfølging, og hva kommunen selv skriver i

sine egne planer og retningslinjer, vil revisjonen vurdere kommunens arbeid med identifisering og

oppfølging ut fra om kommunen har oppdaterte rutiner for identifisering og oppfølging av personer

med psykiske lidelser. Videre vil revisjonen vurdere hvorvidt de ulike enhetene er bevisste sitt

ansvar for å være med å identifisere og følge opp personer med psykiske lidelser, om de som foretar

utredningen har tilstrekkelig kompetanse, og om det benyttes anbefalte kartleggingsverktøy i

arbeidet med å identifisere psykiske lidelser. I tillegg bør rutiner for dette fremgå i kommunens

handlingsplaner.


Identifisering ved de ulike avdelingene

Ansvaret for identifisering og oppfølging av personer med psykiske lidelser er i Sandefjord delt

mellom alle avdelinger og enheter i og utenfor kommunen som har befatning med potensielle

brukere. Generelt fremstår det som om samtlige avdelinger og enheter, hvor det er gjennomført

intervjuer i denne forvaltningsrevisjonen, er bevisste sitt ansvar og jobber oppsøkende med å

identifisere personer med psykiske lidelser. Ved identifisering av personer med behov for oppfølging

eller behandling, oppfordres personen hovedsakelig til selv å søke tjenester hos

15

Nasjonal faglig retningslinje for utredning, behandling og oppfølging av personer med samtidig ruslidelse og psykisk lidelse, Helsedirektoratet


Side 18 av 37

Utredningsavdelingen. I enkelte tilfeller tar også ansatte ved de ulike avdelingene selv direkte

kontakt med Utredningsavdelingen. Alle søknader om tjenester fra kommunen skal komme gjennom

Utredningsavdelingen. Utredningsavdelingen skal være en sentral formidler av alle kommunens

tjenester innen psykisk helsevern, og er ment å skulle være et sentralt innslagspunkt for brukere,

slik at disse kun har én enhet å forholde seg til når det gjelder tildeling av tjenester. Identifisering

av brukere med behov for oppfølging eller behandling, kommer hovedsakelig gjennom at brukere

selv eller deres pårørende tar kontakt. I tillegg kommer også mange henvendelser indirekte

gjennom lavterskeltilbudene for rus og psykiatri ved SMS, gjennom at ansatte ved NAV oppfordrer

brukere til å søke eller gjennom henvisninger fra fastlege. I tillegg jobber også ROP-teamet og

uteteamet ved Heimdal aktivt med kartlegging og identifisering.

Det praktiseres utstrakt bruk av kartleggingsverktøy i arbeidet med psykisk helse i kommunen. I de

avdelingene hvor dette er relevant å benytte, blant annet kartleggingsverktøy som MI, Audit og

Dudit. Flere av kommunens ansatte har også gjennomført VIVAT-kurs for kartlegging og forebygging

av personer i selvmordsfare.

Oppfølging

Utover faktisk tjenesteleveranse ved de ulike avdelingene, er det Utredningsavdelingen som har

ansvaret for behandling av saker vedrørende rus og psykiatri. Utredningsavdelingen er organisert i

fire team, hvorav ett av disse teamene har hovedansvar for rus og psykiatri. Dette teamet består av

til sammen 2,3 årsverk fordelt på fire ansatte, og behandler alle søknader om støttesamtaler for rus

og psykiatri. To av saksbehandlerne fungerer som direkte kontaktperson for SMS. Dersom søker

ønsker/ber om flere tjenester, behandles også disse av samme saksbehandler. Dette kan

eksempelvis gjelde søknad om hjemmesykepleie, praktisk bistand og lignende. Som nevnt tidligere

kommer de fleste av disse søknadene enten fra bruker selv, fastlege, pårørende eller som

oppfølging etter utskrivning fra spesialisthelsetjenesten (DPSene med flere). Som hovedmål med

oppfølgingen, ønsker kommunen at brukerne skal bli mest mulig selvhjulpne, og oppfølging av

personer med rus og kroniske psykiske lidelser skjer i et lengre behandlingsperspektiv. Teamet

behandler også søknader fra personer med dobbeltdiagnose rus og psykiatri. Denne brukergruppen

mottar i større grad tjenester fra henholdsvis Heimdal bofellesskap eller Hvidtgården bofellesskap

med ambulerende team.

Overføringen av ansvaret for behandling av søknader om tjenester fra SMS til Utredningsavdelingen

har hatt stor påvirkning på identifisering og oppfølging av personer med psykiske lidelser. Før denne

overføringen ble behandling av søknadene utført av SMS. Noe av hensikten med overføringen av

ansvaret var at alle kommunens tjenester skulle ha ett formelt og samlet innslagspunkt. At

tildelingen av samtlige tjenester går gjennom Utredningsavdelingen, er også ment å gjøre møtet

med kommunen enklere og mer oversiktlig for brukeren. Internt gir også denne ordningen bedre

oversikt over de tjenestene som tilbys den enkelte på tvers av avdelingene, og forenkler

koordinering av tjenestene. Et annet viktig element var å tydeliggjøre kjerneoppgavene i

henholdsvis saksbehandling av søknader og tjenesteyting.

Vedtak som gjøres i Utredningsavdelingen, skal være konkret og individuelt tilpasset den enkelte

bruker med spesifikasjon og henvisning til lovhjemmel for de tilbudte tjenestene. Som del av

vedtaket skal det være en utfyllende skriftlig vurdering, og som konklusjon på vurderingen skal

enkeltvedtak fattes i henhold til lov og forskrift. Ved vedtak om individuell oppfølging, vil utførende

avdeling som oftest være SMS. SMS fordeler deretter vedtakene til det enkelte team, henholdsvis

rusteam og psykisk helseteam. Deretter settes det opp et første møte hvor personell fra SMS går

gjennom vedtaket med den enkelte bruker. Et viktig formål med dette møtet er å fastsette

konkrete mål, og operasjonalisere vedtakene. Som hovedregel gjennomføres det deretter faste


Side 19 av 37

møter og oppfølging med brukeren hver 14. dag, men dette varierer naturligvis i det enkelte

tilfellet.

Det har i intervjuene blitt bemerket at det er noe uenighet rundt hvor konkrete og spesifikke

Utredningsavdelingen bør være i sine vedtak. På den ene siden er det ønskelig at

Utredningsavdelingen er så konkrete som mulig. Jo mer spesifikke og operasjonaliserte

målsetningene er, desto enklere er det å avslutte saker der man synes å være i mål med

behandling/oppfølgingen. På den andre siden kan det være uheldig dersom vedtakene blir for

konkrete, da dette kan begrense behandlers eget handlingsrom til å vurdere omfanget på

behandlingen. Samtidig påpeker enkelte at det kan oppstå uhensiktsmessige forventninger hos

bruker til omfanget av behandlingen.

Kommunens handlingsplaner, rutinebeskrivelser og avvikssystem innenfor rus og psykiatri

Kommunen har, slik revisjonen har fått kjennskap til, per i dag ingen spesifikk handlingsplan for

psykisk helse. I stedet har Helse- og sosialetaten en egen strategisk handlingsplan, og det finnes i

tillegg en egen temaplan for psykisk helse som inneholder mye av innholdet som normalt inngår i en

handlingsplan. Temaplan for psykisk helse inneholder beskrivelser av kommunens mål med psykisk

helsearbeid, foreslåtte tiltak, utfordringer og beskrivelser av samarbeidet internt i kommunen og

med eksterne instanser.

Kommunene er pålagt å utarbeide rutiner for å identifisere og følge opp personer med psykiske

lidelser. I likhet med resten av kommunen benytter de ansatte i Helse- og sosialetaten seg av

Kvalitetslosen som sitt verktøy i arbeidet med kvalitet. Kvalitetslosen er et elektronisk verktøy hvor

ansatte kan finne dokumenter som gjelder for hele organisasjonen. Disse dokumentene er da samlet

i et elektronisk bibliotek og blir revidert årlig. Gjennom Kvalitetslosen kan ansatte til enhver tid

finne oppdaterte lover og forskrifter, planer, retningslinjer, prosedyre- og rutinebeskrivelser. Alle

rutinebeskrivelser for de ulike avdelingene som inngår i Helse- og sosialetaten, er lagt inn i

Kvalitetslosen. Dette beskrives av de ansatte som et praktisk og oversiktlig verktøy som holdes godt

oppdatert.

Som del av Kvalitetslosen inngår også de ulike avdelingenes elektroniske avvikssystem. Avvik som

blir meldt inn gjennom dette systemet, er grunnlag for kvalitetsforbedringer innen

tjenesteproduksjon, HMS-arbeid og andre forhold. Ved innmeldte avvik går disse direkte til leder

som har det overordnede ansvaret for å ta sakene videre. Som hovedregel blir innmeldte avvik tatt

opp i møter mellom leder, tillitsvalgte og verneombud. Det elektroniske avvikssystemet gir også god

og nyttig statistikk over de avvikene som blir meldt inn, og benyttes som verdifull

styringsinformasjon.


Side 20 av 37

3.3 Vurdering

Problemstilling 2

Har kommunen tilfredsstillende rutiner for å identifisere og følge opp personer med psykiske

problemer?

Identifisering ved de ulike avdelingene

Alle avdelinger og ansatte som har vært intervjuet i forbindelse med denne revisjonen, virker å ha

et bevisst forhold til sitt eget ansvar for å identifisere og følge opp personer som potensielt sliter

med psykiske lidelser. Det vektlegges også positivt at ansatte tar kontakt med

Utredningsavdelingen på vegne av enkelte brukere i de tilfellene der dette er nødvendig.

Revisjonen mener det er positivt at kommunen benytter kartleggingsverktøy i behandlingen av

personer med psykiske lidelser, og at ansatte får opplæring i bruken av disse.

Ansvarsoverføringen av saksbehandling til Utredningsavdelingen har etter revisjonens vurdering

gjort identifisering og oppfølging av den enkelte bruker enklere og mer oversiktlig. Revisjonen ser

det som positivt at dette også medfører et økt fokus på at det med faste mellomrom foretas

vurdering av om tilbudet skal videreføres eller avsluttes i henhold til målene som er satt.

Oppfølging

Revisjonen vurderer det som positivt at det under oppfølgingen av vedtakene jobbes aktivt med å

operasjonalisere målene som er satt. Det bør imidlertid avklares mellom Utredningsavdelingen og

behandlende enhet hvor konkrete målene i vedtakene bør være.

Som det har blitt gjort rede for under vurderingen av problemstilling 1, skrives pasienter ut

tidligere nå enn før, og de er gjerne i dårligere tilstand på overføringstidspunktet. Dette stiller

ikke bare krav til samordning, men også hvordan kommunens oppfølging i form av tilrettelegging av

bolig, dagtilbud, veiledning osv. gjøres. Enkelte nevner utfordringer med oppfølging som følge av

at DPS ikke alltid gir kommunen informasjon i forbindelse med akuttinnleggelser. I tillegg blir det

nevnt at dette er et relativt nytt fenomen som også skaper faglige utfordringer. Blant annet kan

det være vanskelig å skille mellom hva som kan klassifiseres som oppfølging, og hva som er faktisk

behandling. Det oppstår en «juridisk gråsone». Eksempelvis fører dette til at det må gjøres en

skjønnsmessig vurdering rundt hvorvidt brukere som går til SMS på fast basis har rett til ytelser fra

NAV eller ikke. Behandling er ingen forutsetning for sosialhjelp, men kan være det med hensyn til

eksempelvis arbeidsavklaringspenger (AAP).

Kommunens handlingsplaner, rutinebeskrivelser og avvikssystem innenfor rus og psykiatri

Revisjonen vurderer at kommunen, gjennom Kvalitetslosen, har et oversiktlig system for lagring av

sine prosedyrebeskrivelser for identifisering og oppfølging av personer med psykiske lidelser.

3.4 Konklusjon

Kommunen har ingen merknader til kommunens rutiner for identifisering og oppfølging av personer

med psykiske problemer.


Side 21 av 37

4. Tilbud og system for saksbehandling

Problemstilling 3

Har kommunen tilfredsstillende tilbud og system for saksbehandling knyttet til personer med

psykiske problemer?


De generelle pasientrettighetene utgjør en viktig del av helselovgivningen, og

pasientrettighetsloven med tilhørende forskrifter vil være sentrale under tilnærmingen til denne

problemstillingen. Videre inneholder loven rettigheter pasienten får etter at et pasientforhold er

etablert. Herunder gjelder bl.a. rett til å medvirke til behandling, få informasjon, innsyn i journal

og å ha krav på konfidensialitet om helseopplysninger. Pasienten er også gitt formelle rettigheter

tilknyttet saksbehandling, som for eksempel retten til å klage.

Alle som har behov for langvarige og koordinerte tjenester, har rett til, og bør oppfordres til, å få

utarbeidet en individuell plan (IP), og å delta aktivt i å beskrive sine ønsker, mål og behov for

tjenester. Det er viktig at brukeren får et eierforhold til denne. Planen utløser ingen rettskrav på

bestemte tjenester, og gir ikke brukeren rettigheter ut over det som følger av regelverket for helse-

og omsorgstjenester. Planen skal bidra til at brukeren får et helhetlig, koordinert og individuelt

tilpasset tjenestetilbud, og er et viktig premiss når det fattes vedtak om tjenester.

Krav til saksbehandling av helse og omsorgstjenester

Forvaltningsloven stiller krav både i utrednings-, vedtaks- og klagebehandlingsfasen ved

saksbehandling. Veiledere fra Helsedirektoratet gir utfyllende informasjon og fortolkninger av

regelverket.

Søknad om tjenester, foreløpig svar og iverksettelse

Ifølge forvaltningsloven § 11 a skal forvaltningsorganet forberede og avgjøre en sak uten ugrunnet

opphold. Dersom det forventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan

besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar.

I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt

mulig angis når svar kan ventes. Hvis det drøyer uforholdsmessig lenge, må det gis foreløpig svar

som forklarer forsinkelsens årsak, og opplyse når svar kan ventes. Ved enkeltvedtak skal det gis

foreløpig svar dersom det drøyer mer enn en måned før henvendelsen kan besvares.16

Om vedtaket

Forvaltningsloven kapittel V handler om de krav som stilles til enkeltvedtak når beslutning i en sak

skal fattes. Av forvaltningsloven § 23 følger at et enkeltvedtak skal være skriftlig. Videre legger

forvaltningsloven særlig vekt på å gi partene en forklaring om vedtaket (begrunnelse) og

tilstrekkelig informasjon (underretning) om vedtaket og dets begrunnelse. Med begrunnelse menes

først og fremst en forklaring til parten, og eventuelt til tredjeperson med interesser i saksforholdet,

om hva man bygget på da vedtaket ble fattet. En slik forklaring vil hjelpe søker til å vurdere om han

eller hun bør klage. Hovedregelen er at enkeltvedtak skal grunngis og at det skal grunngis samtidig

med vedtaket. 17 I andre saker enn klagesaker kan forvaltningsorganet la være å gi samtidig

16

Forvaltningsloven § 11 a 17

Forvaltningsloven § 24 første ledd.


Side 22 av 37

begrunnelse dersom det innvilger en søknad, og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være

misfornøyd med vedtaket.18

Ifølge forvaltningslovens § 25 skal begrunnelsen vise til de regler vedtaket bygger på, med mindre

parten kjenner reglene. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå

vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket

bygger på. I begrunnelsen skal det også nevnes de avgjørende faktiske forhold som vedtaket bygger

på. Dersom de faktiske forhold er beskrevet av parten selv eller i et dokument som er gjort kjent

for parten, er en henvisning til den tidligere framstilling tilstrekkelig. Jf. forvaltningsloven § 27

første og andre ledd skal partene underrettes så snart som mulig om vedtak og begrunnelse.

Underretningen skal som hovedregel være skriftlig. Som ved vedtak og begrunnelse kan

underretningen gis muntlig hvis omstendighetene ikke tillater skriftlighet. I følge Helsedirektoratets

veileder må det som et minimum fremgå hva som er tildelt av tjenester, eventuelt hva det er gitt

avslag på.19

Avgjørelser som er truffet på helse- og sosiallovgivningens område, vil i mange tilfeller være basert

på en skjønnsmessig helhetsvurdering, fordi bestemmelsene er skjønnsmessig utformet.

Forvaltningen har både rett og plikt til å utøve skjønn. Kommunen bør i sin begrunnelse redegjøre

for skjønnsutøvelse og hvilke vurderinger som er gjort i den konkrete sak. Det bør fremgå hvorfor de

tiltak som tilbys anses som tilstrekkelig for å oppfylle det nødvendige hjelpebehov.

Skjønnsutøvelsen skal kunne etterprøves, og en grundig redegjørelse vil bl.a. kunne forenkle og

effektivisere saksbehandlingen ved en eventuell klagesak.

Med utgangspunkt i forvaltningslovens §§ 11, 24, 25 og 27 vil vi undersøke følgende når det gjelder

kommunens saksbehandling av søknad om tjenester:

- Om søknadene er behandlet innen forvaltningslovens fire ukers frist

- Om søknadene er behandlet innen kommunens egne frister i serviceerklæringer

- Dersom saksbehandlingen tar mer enn 1 måned skal det gis foreløpig svar

- Det foreløpige svaret skal forklare forsinkelsens årsak og opplyse om når svar kan ventes

- Om enkeltvedtakene inneholder informasjon om hva det er søkt om, hva som er innvilget,

delvis innvilget/avslått, tidspunkt for iverksetting, om vedtaket skal evalueres

- Om begrunnelsen gis med henvisning til de regler vedtaket bygger på (hjemmel), og de

faktiske forhold som vedtaket bygger på

- Om det opplyses om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåte ved klage

- Om det opplyses om mulighet for hjelp til å fremsette klage (jf. forvaltningsloven § 27)

- Om det opplyses om adgang til å se sakens dokumenter

18

Forvaltningsloven § 24 andre ledd. 19

Helsedirektoratets 2006, pkt. 3.4.5


Side 23 av 37


Retningslinjer for saksbehandling og organisering av søknadsbehandlingen

Helsedirektoratets veileder i saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester

brukes som oppslagsverk av den enkelte saksbehandler på Utredningsavdelingen. Revisjonen har

blitt forelagt kommunens egne rutinebeskrivelser og retningslinjer for saksbehandling vedrørende

blant annet individuell plan og koordinator, kartlegging og vurdering av behov, overføring av vedtak,

revurdering av vedtak, saksbehandlingstid osv. Disse er strukturert etter en felles mal hvor blant

annet formål, omfang, ansvar og hjemmelsgrunnlag fremgår. Det går også frem av alle

retningslinjene hvem som er ansvarlig for dokumentet, når det ble utarbeidet, eventuelt revidert og

når neste revisjon skal skje. Retningslinjene er lagret på kommunens kvalitetssikringssystem,

«Kvalitetslosen». Det abonneres på Lovdata som varsler når nye endringer på helse- og

omsorgsområdet trer i kraft. Dette gjelder både lover og forskrifter samt nye rettsavgjørelser.

Utredningsavdelingen er lokalisert på rådhuset i kommunen, og er organisert som en stabsavdeling

til helse- og sosialsjefen. Avdelingen har per oktober 2014 15,8 årsverk fordelt på 18 ansatte.

Organiseringen og arbeidsfordelingen er som følger:

- Et tildelingsutvalg for institusjonsplasser og boliger i senter.

- En vakttelefon som tar imot alle henvendelser om tjenester fra søkere, pårørende,

samarbeidspartnere, spesialisthelsetjenesten med flere. De som håndterer denne har også

kommunikasjon med spesialisthelsetjenesten via e-meldinger samt per telefon for å

planlegge utskriving til hjemmet eller institusjon.

- 3 team à 2 årsverk som behandler søknader om bistand fra hjemmetjenesten og

institusjonstjenesten. Her inngår også søknadsbehandling fra personer med psykiske lidelser

og rus.

- 1 team à 4 årsverk som behandler saker vedrørende barn og unge, personer med rus- og

eller psykiatriproblematikk og brukere med ulike funksjonsnedsettelser. Dette teamet

ivaretar fire hovedansvarsområder. De har blant annet ansvar for søknader om personlig

assistanse, praktisk bistand, opplæring og støttekontakt for personer med rusproblem,

og/eller psykisk lidelse. Utredningen gjelder i utgangspunktet alle typer tjenester, men

svært mange i denne gruppen får vedtak om personlig assistanse. Videre har de ansvar for

saksbehandling av nye søkere og oppfølging av vedtak om støttesamtaler. To av

saksbehandlerne er kontaktperson for SMS, de vurderer oppfølging av personer som er

utskrevet fra spesialisthelsetjenesten, psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert

rusbehandling og DPS. Teamet vurderer også nyere søkere og oppfølging av vedtak for

personer med ulike funksjonshemninger, også psykiske lidelser og rus samt gjennomgående

utviklingsforstyrrelser. Her er teamet kontaktpersoner for alle boliger for

funksjonshemmede og hjemmeboende med ulike funksjonsnedsettelser over 18 år. Det er

utstrakt samarbeid med fylkeskommunen, BUPA, DPS, Barnevern, habiliteringstjenesten,

NAV med flere.

- Tildeling av boliger skjer via ett av kommunens fire tildelingsutvalg. Utredningsavdelingen

er representert i Boligtildelingsutvalget for psykiatri/rus sammen med Sosialmedisinsk

senter, Seksjon for botiltak og aktivitet, NAV og spesialisthelsetjenesten (DPS).

Tildelingsutvalgene tildeler boliger forbeholdt denne gruppen spesielt, og til ordinære

boliger, mens Utredningsavdelingen fatter vedtak om tjenester. Kommunen bistår også med

å formidle kontakt med private utleiere. Kommunens startlånordning benyttes også av

denne gruppen i forbindelse med kjøp av bolig.


Side 24 av 37

Sandefjord kommune er i gang med å se på hvordan saksbehandling og tildelingen av boliger kan

organiseres på en mest hensiktsmessig måte. Det finnes pr. i dag ulike utvalg som tar beslutning om

tildeling av bolig ut fra opplysninger fra søker samt de vurderinger som er gjort av fagpersonell.

Saksgangen i tildeling av tjenester innen psykisk helse

I figuren nedenfor illustreres saksgangen i tildeling av helse- og omsorgstjenester, herunder

tjenester innen psykisk helse.

Skriftlige søknader og muntlige henvendelser om bistand blir fordelt til den enkelte saksbehandler.

Søknader om helsehjelp prioriteres og for øvrige søknader skal det gis tilbakemelding til søker innen

fire uker. Kommunen har utarbeidet søknadsskjemaer for tjenester innen psykisk helse som er

tilgjengelige på hjemmesiden, eller kan fås ved henvendelse til rådhuset, Utredningsavdelingen

eller ved å kontakte den enkelte avdeling. Ifølge rutinen for henvendelser og søknader skal det

være lav terskel for oppfølging; muntlige henvendelser skal behandles like seriøst som skriftlige.

Ved henvendelse skal det avklares om det gjelder generelle spørsmål som kan løses ved opplysning,

råd og veiledning eller om det er uttrykk for en bestemt søknad eller bistand i en eller annen form.

Søknadene kan komme fra søker selv, pårørende, fra fastlege i form av en henvisning eller

spesialist-helsetjenesten. Søknadene kommer i form av søknadsbrev, via det elektroniske e-

meldingssystemet (elink fra spesialisthelsetjenesten) eller via vakttelefonen. Alle innkomne

søknader registreres, journalføres og legges til ansvarlig saksbehandler (internorganisering i forhold

til ansvarsområde). Saksbehandler tar deretter kontakt med søker og avtaler et møte.

Søknader fra personer med ulike psykiske lidelser og rusproblematikk behandles av alle

saksbehandlere i avdelingen avhengig av hva som vurderes å være hovedutfordringen. Alle søkere

vurderes i henhold til de tjenestene som kan være aktuelle å motta ut fra det som er beskrevet i

saken.

Innhenting av informasjon om søker skjer som regel i form av et kartleggingsbesøk i kommunens

lokaler, eventuelt på hjemmebesøk dersom søker ikke er i stand til å møte på rådhuset. Der det er

hensiktsmessig deltar SMS på samtalen, men dette er ifølge saksbehandler relativt sjeldent. Søker

har i enkelte tilfeller med seg følge fra DPS eller pårørende. Søker gir samtykke til innhenting av

Figur 2: Saksgang i tildeling av helse- og omsorgstjenester.


Side 25 av 37

ytterligere informasjon der hvor det vurderes som viktig. Når søker har en eller flere tjenester fra

før innhentes alltid opplysninger fra aktuell tjeneste.

I de sakene hvor det søkes om tjenesten personlig assistanse, bidrar ofte personell fra Avdeling

Hvidtgården 4 etg, SMS, Avdeling Heimdal og Avdeling Saturnusvei med informasjon om brukeren

når vedkommende har tjeneste fra tidligere. Det kommuniseres også via e-meldinger i kommunens

fagsystem (cos.doc) eller per telefon.

Svartid på søknader og iverksettelse av tjeneste

Revisjonen har kartlagt kommunens svartid på søknader om tjenester innen psykisk helse. I tabell 3

gis det en oversikt over antall behandlede saker fra november 2014 til oktober 2014 og hvor mange

av disse som ikke ble behandlet innenfor fristen på fire uker.

Tjenesteområde Antall behandlede

saker

Antall saker som ikke er

behandlet innen 4-ukers

frist

Prosentvis avvik

Individuell oppfølging

fra SMS

387 31 8 %

Individuelle planer 52 9 17 %

Støttekontakt 64 6 9 %

Opplæring og veiledning 66 6 9 %

Tabell 3: Oversikt over antall behandlede saker og avvik fra fire ukers saksbehandlingsfrist november 2013 til oktober 2014

Hvorvidt søknadene behandles innen forvaltningslovens fire ukers frist er ifølge saksbehandlerne

avhengig av tidspunktet for når utredningssamtalen gjennomføres. Saksbehandlerne informerer om

at det nedlegges et betydelig arbeid i å avtale tidspunkt for nærmere avtale. Revisjonen

gjennomførte en stikkprøvekontroll på 20 søknader om individuell oppfølging fra SMS. Kontrollen

besto i å undersøke hvorvidt det er sendt foreløpig svar i de tilfeller søknaden ikke kunne besvares

innen én måned. Revisjonen fant 15 tilfeller der saken ikke lot seg behandle innenfor fristen. Ved

ett tilfelle ble det ikke sendt et foreløpig svar. Revisjonen fant ett tilfelle hvor det var sendt ut

foreløpig svar, men svarbrevet var sendt seks dager over frist. For de resterende 13 sakene ble det

sendt foreløpig svar innen frist. Av sakene fremgår det at tiden fra utredningssamtale er

gjennomført til vedtak er fattet går det ikke mer enn ti dager. Fem søkere fikk saken behandlet i

løpet av én til to dager etter at utredningssamtalen var gjennomført. Svarbrevet med vedtak

inneholder begrunnelse med henvisning til de regler vedtaket bygger på (hjemmel), og de faktiske

forhold som vedtaket bygger på. Videre er det opplyst om klageadgang og klagefrist. Det opplyses

imidlertid ikke om at kommunen kan bistå til å fremsette eventuell klage.

Når det er fattet vedtak, tas det kontakt med utføreravdeling som iverksetter tjenesten(e).

Utføreravdeling avtaler oppstart med søker. Tjenestene gis med en oppstartsdato og avslutning

(måloppnåelse), bortsett fra i de sakene hvor det svært lite sannsynlig at vedkommende skal bli

bedre eller selvhjulpen. Det kan da gis åpne vedtak. Revisjonen har kartlagt forholdet mellom antall

innvilgede vedtak av støttekontakt og opplæring/veiledning og antall iverksatte vedtak.

I figur 4 og 5 ser vi at det er et avvik mellom vedtak og iverksatte vedtak for begge

tjenestetilbudene, bortsett fra når det gjelder støttekontakt i 2013. Det største avviket er på 6


Side 26 av 37

vedtak innen støttekontakt som ikke er registret iverksatt hittil i 2014. Avvikene er ikke forklart

utover at manglende iverksetting kan skyldes flytting eller manglende bosted. Kommunen

registrerer ikke tid fra vedtak er fattet til utføreravdeling har avtalt iverksetting.

Ifølge KOSTRA har Sandefjord kommune 31 disponerte boliger per 1000 innbyggere og ligger dermed

over gjennomsnittet for kommunegruppe 13 (20) og Vestfold (24). Tallene gjelder for 2013.

Sandefjord kommune ligger også over når det gjelder antall søknader per 1000 innbygger samme år.

Årsaken til at kommunen ligger høyt skyldes ifølge høringsuttalelsen den store satsingen på

eldresenter som trekker tallene oppover. Videre bemerkes det at boligantallet for mennesker med

psykiske lidelser ikke er spesielt høyt. De erfarer at det er for liten tilgang på boliger for denne

0

5

10

15

20

25

30

35

2012 2013 2014

Anta

ll Antall nye vedtak om

støttekontakt

Antall iverksatte vedtak

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

2012 2013 2014

Anta

ll Antall nye vedtak

opplæring/veiledning

Antall iverksatte vedtak

Figur 3: Nye og iverksatte vedtak om støttekontakt

Figur 4: Nye og iverksatte vedtak om opplæring/veiledning


Side 27 av 37

gruppen. Kommunen hadde 15 søknader per 1000 innbyggere, gjennomsnittet i kommunegruppe 13

lå på 8 og Vestfold lå på 9. Kommunen har informert om at Sandefjord for tiden har 57

psykiatriboliger. Ifølge KOSTRA utgjør de med psykiske lidelser som står på venteliste for bolig

mellom 4 % og 6 % av det totale antallet personer på venteliste fra 2009 til 201320. Her er det

dessverre ikke sammenlignbare tall i KOSTRA. Det blir ikke meldt om lang tomgangstid, det vil si

den tiden det tar fra leietaker har flyttet til psykiatriboligen er klargjort og tilgjengelig for ny

tildeling. Det blir imidlertid nevnt at leiekontraktene kunne vært fulgt opp bedre for å oppnå

høyere utskiftingstakt. Et tiltak kunne ifølge de som ble intervjuet være i større grad å bedre

oppfølging av personene hvor kontraktstiden er i ferd med å løpe ut. Kommunen er i ferd med å

utarbeide revidert boligsosial handlingsplan som skal behandles ved utgangen av 2014.

4.3 Vurdering

Problemstilling 3

Har kommunen tilfredsstillende tilbud og system for saksbehandling knyttet til personer med

psykiske problemer?

Retningslinjer for saksbehandling og organisering av søknadsbehandlingen

Kommunen har forelagt revisjonen retningslinjer for saksbehandling. For at denne typen dokumenter skal være til nytte for saksbehandlerne i det daglige er det, etter revisjonens vurdering, viktig at de er godt strukturert og enkle å finne frem i, at de er oppdatert og relevante, samt er lett tilgjengelig gjerne i kommunens elektroniske systemer.

Det at retningslinjene er strukturert etter felles mal gjør at det er enkelt for saksbehandler å orientere seg i dokumentet. Videre gir retningslinjene, etter revisjonens vurdering, en god og enkel beskrivelse av prosedyrene med tydelig henvisning til hjemmelsgrunnlaget og andre relevante referanser.

Saksgangen i tildeling av tjenester innen psykisk helse

Revisjonen har ingen merknader til hvordan Utredningsavdelingen har lagt opp saksgangen i tildeling

av tjenester innen psykisk helse.

Svartid på søknader og iverksettelse av tjeneste

Fristbrudd på søknadene om tjenester fra SMS, støttekontakt og opplæring er lavere enn 10 prosent og anses ikke vesentlige. Andelen fristbrudd for individuelle planer er på 17 % og ligger etter revisjonens vurdering noe høyt. Vi har forståelse for at overholdelse av fristen ikke alltid lar seg gjøre da søker må være tilgjengelig for samtale i løpet av denne perioden. Det blir imidlertid viktig at kommunen har gode rutiner på å sende ut foreløpig svar etter forvaltningslovens § 11 a, siste ledd om hvorfor henvendelsen ikke kan besvares innen nevnte frist. Kontrollen viste at det i de aller fleste tilfellene ble sendt ut svarbrev, kun ett tilfelle av manglende brev og ett tilfelle hvor svarbrevet ble sendt over frist.

Revisjonen har ingen merknader til tiden det tar fra utredningssamtale er gjennomført til vedtak er fattet for de sakene som ble kontrollert, men vi mener at kommunen bør følge opp hvor lang tid det tar fra vedtak er fattet til tjenesten er igangsatt.

Revisjonens oppfatter at svarbrevet er logisk bygget opp og lett forståelig. Kommunen bør imidlertid føye til informasjon om at kommunen kan bistå ved eventuell klage.

20

https://www.ssb.no/statistikkbanken/selectvarval/Define.asp?subjectcode=&ProductId=&MainTable=Kostra2KNBoligni&nvl=&PLanguage=0&nyTmpVar=true&CMSSubjectArea=bygg-bolig-og-eiendom&KortNavnWeb=kombolig_kostra&StatVariant=&checked=true


Side 28 av 37

4.4 Konklusjon

Revisjonen vurderer at kommunen har lagt til rette for tilfredsstillende rutiner for saksbehandling

og saksgang i tildeling av tjenester innen psykisk helse. Det er avdekket enkelte fristbrudd på

saksbehandlingstid, men revisjonen mener avvikene lar seg forklare. Kommunen bør vurdere å følge

opp tiden det tar fra vedtak fattes til igangsettelse av tjenesten.


Side 29 av 37

5. Brukerinvolvering

Problemstilling 4

I hvilken grad sikrer kommunen at representanter for pasienter og brukere blir hørt ved



Brukermedvirkning bør inngå i kommunens arbeid med psykisk helse både ved utmåling og levering

av den enkelte tjeneste (saksnivå), og ved utformingen av kommunens helse- og omsorgstjenester

(systemnivå). Aktiv involvering av brukeren i valg av behandling og tjenester er en demokratisk

rettighet og en politisk og faglig målsetting21. Det foreligger derfor en plikt til å etablere systemer

for innhenting av pasienters og brukeres erfaringer og synspunkter22. Brukernes problemer og behov

vil variere avhengig av symptomenes art, grad og varighet. Tjenesteutøverne må derfor ha

nødvendig kompetanse for å imøtekomme de ulike problemene. Tilstrekkelig kunnskap om psykiske

problemer og rusmiddelavhengighet og dens konsekvenser blir derfor en forutsetning for å kunne

møte brukeren på hans eller hennes premisser, og yte gode og tilpassede tjenester.

Det er kommunens oppgave å sikre at virksomheten yter likeverdige og helhetlige tjenester til

brukerne og praktiserer reell brukermedvirkning. Tjenesteutøveren har også et selvstendig ansvar

for at brukeren gis et likeverdig, frivillig og kvalitativt godt tilbud, og får anledning til å medvirke.

Brukermedvirkning er en prosess eller metode som forutsetter at det innhentes synspunkter fra dem

som berøres av de ulike tiltakene.

Basert på hva lovverk, veiledere og kommunenes egne handlingsplaner sier om brukermedvirkning,

både på saks- og systemnivå, mener revisjonene det vil være hensiktsmessig å måle kommunens

arbeid med brukermedvirkning etter følgende kriterier:

- Er det etablert et velfungerende samarbeid med brukerne og deres organisasjoner i utvikling

og organisering av tjenestene?

- Har kommunen systemer for innhenting av pasienters og brukeres erfaringer og synspunkter?

- Er det gjennomført jevnlige brukerundersøkelser?

- Inkluderes brukerorganisasjonene i utvikling og utarbeidelse av kommunens tjenester,

planer og målsetninger?

- Tilrettelegger og oppfordrer kommunen brukere til å engasjere seg i lokale

brukerorganisasjoner?

- Er det spesielle områder hvor kommunen mottar klager fra brukerne?


Brukermedvirkning på systemnivå

Gruppen av brukere med psykiske lidelser og rusproblemer har i utgangspunktet noe dårligere

forutsetninger til å organisere seg i bruker- og interesseorganisasjoner. I tillegg vil aktiviteten i slike

organisasjoner på et lokalt nivå være avhengig av engasjement fra enkeltpersoner. Det er generelt

lite lokal tilstedeværelse fra de store bruker- og interesseorganisasjonene på dette området i

Sandefjord. Revisjonen har her ikke sammenlignet graden av aktivitet i Sandefjord mot andre

kommuner, men antar at tilstanden kan være tilsvarende i andre mellomstore kommuner. Til tross

21

Lov om pasient- og brukerrettigheter § 3-1 og Veileder i lokalt psykisk helsearbeid for voksne pkt 1.1, Helsedirektoratet 22

Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-10 andre ledd.


Side 30 av 37

for at den lokale aktiviteten blant lokale brukerorganisasjoner kan betegnes som lav, er det likevel

flere organisasjoner som til dels er aktive på ulike nivå i Sandefjord kommune.

Sandefjord kommune samarbeider med flere frivillige organisasjoner, menigheter og

brukerorganisasjoner, slik som Norske Kvinners Sanitetsforening, Røde Kors, Kirkens Bymisjon, IOGT,

Mental Helse og Voksne for barn. I Helse- og sosialetatens budsjett er det avsatt midler slik at

organisasjoner i frivillig sektor kan søke om økonomisk støtte. Pårørende- og brukerorganisasjoner

er bidragsytere i arrangementer som Verdensdagen for psykisk helse og Psykiatriuka. Her

samarbeides det spesielt med Mental Helse. Mental Helse har også vært involvert noe i utformingen

av enkelte av kommunens planverk på området psykisk helse. Det er også nevnt at kommunen, om

ønskelig, bidrar med informasjon og undervisning på møter i regi av organisasjonene. Sandefjord

kommune har en samarbeidsavtale med Frivilligsentralen i Sandefjord. Sentralen organiserer tilbud

som besøkstjeneste, følgetjeneste, bokomkjøring, natteravn og diverse hobbygrupper. I arbeid med

rusproblematikk samarbeider kommunen noe med RIO (rusmisbrukernes interesseorganisasjon), Lar

nett og A-larm. Dette samarbeidet er imidlertid mest i form av nettverk og fagråd, og heller ikke

RIO har lokallag i Sandefjord med formalisert samarbeid med kommunen.

I tillegg til de ovennevnte organisasjonene er brukere med psykiske lidelser representert på politisk

nivå gjennom Rådet for Funksjonshemmede. I dette rådet blir også medlemmer fra Mental Helse

også invitert til å bidra. Rådet for funksjonshemmede har som målsetting at mennesker med

funksjonshemming skal likestilles, og kunne delta aktivt i samfunnslivet på lik linje med andre

mennesker uten funksjonshemninger, herunder også personer med psykiske lidelser. Rådet skal

fungere som rådgivende organ til den politiske og den administrative ledelsen i kommunen.

Brukerundersøkelser og klagesaksbehandling

Både SMS og seksjon for botiltak og aktivitet med underavdelinger gjennomfører

brukerundersøkelser annethvert år. Svarprosenten i disse er relativt lav, men dette kan være

naturlig gitt målgruppens forutsetninger for å delta. Svarprosenten i seksjon for botiltak og aktivitet

ligger på ca. 10 %. Det er noe høyere svarprosent blant brukere innen psykiatri sammenlignet med

svarprosenten fra brukere med rusproblematikk. Ved SMS ligger svarprosenten noe høyere, om lag

17 % av den totale brukermassen (totalt 106 svar delt på estimert antall brukere ved SMS på om lag

600). Revisjonen har sett resultatene fra sist gjennomførte brukerundersøkelse, og begge

avdelingene (SMS og seksjon for botiltak) har gode resultater i denne.

Revisjonen har bedt om innsyn i klager på området psykisk helsevern hos Fylkesmannen i Vestfold.

Fylkesmannen har undersøkt med aktuelle saksbehandlere og sitt arkiv, og kan ikke se å ha mottatt

klager på området ovenfor Sandefjord kommune.

Kommunen har informert om at det heller ingen tilbakemeldinger fra Pasient- og brukerombudet. Kommunen har ingen hendelsesbaserte tilsyn fra Fylkesmannen i Vestfold innen dette området. Ifølge kommunen utgjorde klagene 1,3 % av totalt antall vedtak i 2013. For 2012 utgjorde klagene 1 % Det er også generelt få avslag på søknader.

Brukermedvirkning i tjenesteleveranse

Det har ikke vært en del av forvaltningsrevisjonens mandat å se nærmere på brukermedvirkning i

tjenesteutmåling og tjenesteproduksjon. Revisjonen registrerer likevel at det foregår utstrakt

brukermedvirkning i tjenesteleveransen i kommunen. Dette foregår både gjennom de ulike

lavterskeltilbudene ved SMS, dagsenter for rusavhengige og Optimisten, i tillegg til medvirkning i

den enkelte brukers tjenester. Bruk av Individuell plan (IP) legger også opp til utstrakt

brukermedvirkning.


Side 31 av 37

5.3 Vurdering

Problemstilling 4

I hvilken grad sikrer kommunen at representanter for pasienter og brukere blir hørt ved


Brukermedvirkning på systemnivå

Brukere med psykiske lidelser og rusproblemer har i utgangspunktet noe dårligere forutsetninger for

å organisere seg i bruker- og interesseorganisasjoner sammenlignet med andre brukergrupper. Derfor

er det også naturlig at det i perioder kan være lite lokal tilstedeværelse fra slike organisasjoner.

Dette stiller større krav til at kommunen selv tilrettelegger og oppmuntrer til slik virksomhet. Dette

kan eksempelvis gjøres gjennom å oppfordre brukere til å engasjere seg (der dette er

hensiktsmessig), gi lokalorganisasjonene drahjelp i oppstartsfasen, på eget initiativ stille på

informasjonsmøter ved større endringer i tjenestetilbudet og ved å invitere brukere til medvirkning i

utformingen av kommunens planverk på området.

Brukere med psykiske lidelser er representert på politisk nivå gjennom Rådet for

Funksjonshemmede. Revisjonen mener det er positivt at kommunen har opprettet slikt råd, da

opprettelse av Råd for funksjonshemmede er oppfordret til av Stortinget, men ikke lovpålagt.

Brukerundersøkelser og klagesaksbehandling

Både sosialmedisinsk senter og seksjon for botiltak og aktivitet gjennomfører brukerundersøkelser

annethvert år, og mottar hovedsakelig positive tilbakemeldinger fra brukerne på sine

tjenesteområder. Svarprosenten fra denne brukergruppen er relativt lav, men dette anses som

naturlig gitt gruppens forutsetninger for å delta. Revisjonen mener det er positivt at det

gjennomføres jevnlige brukerundersøkelser i kommunen.

Revisjonen konstaterer at det er få klager på vedtak både til kommunen og til øvrige klageinstanser.

Heller ikke Fylkesmannen har registrert klager på rus- og psykiatriområdet.

5.4 Konklusjon

Revisjonen konkluderer med at kommunen har iverksatt flere tiltak for å sikre at representanter for

pasienter og brukere blir hørt ved utforming av kommunens tjenester innen psykisk helsevern. I all

hovedsak synes det å eksistere et godt system for brukermedvirkning ved utforming av tjenestene.

Selv om kommunen ikke er pålagt å gjøre dette, vurderer revisjonen at kommunen kan ta en mer

aktiv rolle i å tilrettelegge for aktivitet blant lokale bruker- og interesseorganisasjoner på området

psykisk helse.


Side 32 av 37

6. Høringssvar

Høring forvaltningsrevisjon – gjennomgang av arbeidet med psykisk helse i Sandefjord kommune.

Rapporten etter forvaltningsrevisjon – gjennomgang av arbeidet med psykisk helse i

Sandefjord kommune, gir en god oversikt over området. Det kan likevel synes som om

kommunen ikke har formidlet tydelig nok hvordan helse- og sosialetaten er organisert

med seksjoner og avdelinger.

Rapporten konkluderer med at kommunen bør vurdere behovet for å sette i gang tiltak,

herunder etablere arenaer for å bedre samarbeidet med det kommunale barnevernet. Dette er

en relevant anbefaling. Det som har fremkommet i intervjuer (side 12) og vurderingen av at

revisjonen mener det er bekymringsfullt at ansatte savner samarbeidsfora hvor enkeltsaker

kan diskuteres (side 15), krever likevel en kommentar. Det står at informasjonen er

kvalitetssikret, men formuleringene fremstår som upresise/uriktige og til en viss grad bygget

på faktafeil eller misforståelser.

Det er korrekt at det oppleves utfordrende å samhandle i kompliserte saker hvor det også

kreves tjenester og tiltak fra barnevernet. Det er ikke aktuelt å opprette fora for enkeltsaker,

da lovverket legger klare begrensninger på dette (noe de intervjuede også kjenner til). Om

man har en bekymring for et barn så skal man etter lovverket melde dette til barnevernet. Det

er kun i enkeltsaker der barnevernet allerede er inne og der det er gitt samtykke, at saken kan

drøftes i faste samarbeidsfora. Det er viktig å jobbe for å få samtykke til å samarbeide med

barneverntjenesten om enkeltsaker for å sikre helhetlige tjenester der barn er involvert.

Barneverntjenesten har et eget mottak som alle, også de som jobber med voksnes psykiske

helse, kan benytte til å drøfte enkeltsaker anonymt. Det er også anledning til å drøfte

enkeltsaker som barneverntjenesten og den aktuelle tjeneste arbeider med dersom partene gir

samtykke til dette. I flere saker er det også samarbeidsmøter.

Ansatte ved sosialmedisinsk senter (SMS) kan også ta initiativ til samarbeidsmøte med

barneverntjenesten i enkeltsaker dersom partene samtykker. De kan også be om møte med

mottaket for å drøfte saker anonymt. I de saker hvor det er aktuelt med samarbeid så gjøres

dette i de fleste saker, både enkeltsaker med samtykke og situasjoner drøftes anonymt for råd

og veiledning. SMS har også egen barneansvarlig som bistår og veileder i slike saker.

Det er forvaltningsloven og lov om barneverntjenester som regulerer hva ansatte i

barneverntjenesten kan og ikke kan gjøre i et samarbeid med andre. Kravet om å innhente

samtykke fra de det gjelder, er som oftest en forutsetning for deling av sensitiv informasjon.

Revisjonen anbefaler at kommunen i samarbeid med DPS går gjennom gjeldende rutiner for

varsling ved inn- og utskriving av pasienter ved DPS, herunder spesielt ved

akuttinnleggelser. Dette er også en relevant anbefaling. Det som har fremkommet i intervju

(side 12) skal være kvalitetssikret, men det forekommer faktafeil som krever en kommentar.

"Gjennom intervjuene ble det også avdekket utfordringer knyttet til samarbeidet med DPS på

enkelte områder. Per i dag finnes ingen faste rutiner på at kommunen varsles når bruker

avslutter sin behandling hos DPS. Enkelte uttrykte en usikkerhet på om de som har behov for

fortsatt hjelp faktisk blir fanget opp. En annen konsekvens av dette er at det kan forekomme

at brukere mottar støtte både fra SMS og DPS uten at aktørene har oversikt over dette. Det

er heller ikke alltid enighet omkring de avgjørelsene som tas vedrørende behandling, opptak,

og lengde på opphold hos DPS, men dette anses naturlig da det alltid vil eksistere faglig


Side 33 av 37

uenighet i enkeltsaker, og at ressursomfanget er begrenset. "

Når det gjelder DPS så foreligger det rutiner for varsling til kommunen om pasienter som

skal skrives ut. Det skal sendes e- meldinger til vakttelefon i utredningsavdelingen. Det

informanten(e) har ment her er kun at vi undrer oss over at det fra en enhet i DPS kommer

mange flere meldinger enn fra den andre, men det er ikke belegg for å si at det medfører

rutinesvikt - men at det kan skje avvik noen ganger. Dette bruker vi avviksystemet for å

avdekke, og det er ikke til nå noen indikatorer på at ikke rutinene følges. Hvorvidt alle som

trenger det blir fanget opp er ikke godt å mene noe om, det blir mer spekulasjoner enn

empiri. Vi har ikke indikasjoner på at det skjer, men det er alltid en utfordring i helsevesenet

å finne og tilby rett hjelp til rett tid, og til rett målgruppe. Det skjer at pasienter mottar hjelp

både fra kommune og DPS, og da er det som regel hensiktmessig. Men det kan forekomme at

man ikke er kjent med dette, men det er unntak og avdekkes underveis i relasjonen.

Kommunen er også blitt mye dyktigere på å kartlegge alle andre instanser ved innsøkning

(utredningsavdelingen). Dette oppleves ikke som et problem. Siste punktet om uenighet om

DPS sitt ansvarsområde er helt riktig et stadig tilbakevendende faglig spørsmål. Etter

samhandlingsreformen er ansvarsforholdene under endring, noe det er enighet om at det må

være inntil man finner ny form. Vi tenker at det ikke er så interessant å ta med dette i denne

revisjonen, det handler mer om faglig utvikling på et område hvor nytt lovverk og flere

retningslinjer fra sentrale myndigheter utfordrer feltet og hvor kommunen ikke har en sentral

rolle i prosessen.

Vårt forslag til formulering:

"Gjennom intervjuene ble det også avdekket utfordringer knyttet til samarbeidet med DPS

på enkelte områder. Man kan tenke at kommunen ikke alltid får informasjon så tidlig som

ønsket, og at man i flere saker er i behov av veiledning fra DPS. Det er allerede igangsatt et

arbeid for å forbedre dette ovenfor Sandefjordkommune, men også for øvrige kommuner i

fylket. Samhandlingsreformen utfordrer kommunene, både på kapasitet siden DPS overfører

flere pasienter til kommunal oppfølging, og at det er noe uklart nøyaktig hva kommunen har

ansvar for, nå i overgangstiden: "

Korreksjon av enkelte faktaopplysninger avdeling for utredning og saksbehandling: Rapport side 6 – Det står under ”Utredningsavdelingen” at …………” er lagt til

utredningsavdelingen som er organisert under seksjon for Utredning og saksbehandling”. Det er

ingen seksjon for utredning og saksbehandling. Utredningsavdelingen er en forkortelse for avdeling

for utredning og saksbehandling organisert i stab til helse- og sosialsjefen. Videre så ble avdelingen

opprettet 1. oktober 2001 (ikke november 2013).

Side 13 i tabell 2: Det skal være tildelingsutvalg psykiatriboliger (ikke sosialboliger) og Nav er ikke

deltager i dette.

Side 18 under overskriften Oppfølging 2. avsnitt står det ”En annen positiv effekt har vært at

utskillelse av saksbehandling har frigjort ressurser ved den enkelte avdeling, slik at disse kan

fokusere mer på tjenesteproduksjon”. Et viktig element i den organiseringen som ble valgt med en

utredningsavdeling var å tydeliggjøre kjerneoppgavene i henholdsvis saksbehandling av søknader og

tjenesteyting. Vi kan ikke dokumentere at dette har frigjort ressurser, men det bidrar til et større fokus

i de ulike avdelingene på nettopp deres kjerneoppgaver.

Kommentarer fra seksjon botiltak og aktivitet:

Side 3 - sammendrag: avdeling Heimdal er ikke omtalt i sammendraget

Side 6 - avdeling Hvidtgården og Avdeling Heimdal: mangelfullt om avdeling Heimdal.

Avdelingen gir tjenester til mennesker med ROP-lidelser (rus og psykiatrilidelser), og består

av 2 team (boligteam og housing firstteam). Housing first teamet følger opp ca 70 pesoner


Side 34 av 37

ambulant og driver i tillegg et prosjekt som skal implementere housing firstmetodikken i

driften.

Side 7 - Seksjon botiltak og aktivitet består av 10 avdelinger (se tilsendt organisasjonskart),

hvor avdeling Heimdal og avdeling Hvidtgården 4. etg er to av dem. I tillegg er arbeids- og

aktivitetsavdelingen en avdeling i seksjonen. I denne avdelingen er SK-design organisert

(dagtilbud for mennesker med psykiske lidelser). Slik det framstilles i dette avsnittet er det

delvis feil og delvis upresist.

Side 7 - 1.2. Metode: Fra seksjon botiltak og aktivitet ble følgende intervjuet; Seksjonsleder

for seksjon for botiltak og aktivtet, avdelingsleder ved arbeids- og aktivitetsavdelingen,

avdelingsleder ved avdeling Hvidtgården 4. etg, og avdelingsleder ved avdeling Heimdal

Side 9 - 2.1. Revisjonskriterier (3. avsnitt). Også ansatte i boligtjenesten kan være og er

koordinatorer.

Side 10 - Ressursbruk: Den oppfølgingen som gis fra avdeling Heimdal er like spesialisert

som den som gis fra SMS og avdeling Hvidtgården 4. etg, men på en annen målgruppe

Side 10 - Tabellen ang årsverk. De korrekte tallene er: Hvidtgården boligteam har 8,69

årsverk, Hvidtgården uteteam har 5,44 årsvek, Heimdal boligteam har 12 årsverk mens

Heimdal uteteam/HF-team har 4,5 årsverk.

Side 13 - Tabellen:

Ang ledergruppe møter så har seksjon for botiltak og aktivitet egne ledermøter hvor alle

avdelingslederne deltar også de 3 som ble intervjuet

Ang Housing first: Mangler avkryssing på avdeling Heimdal og seksjon for botiltak og

aktivitet - prosjektet eies av seksjonen og drives av avdeling Heimdal

Ang tekst i venstre kolonne "Tildelingsutvalg sosialboliger" - kommunen har ingen

sosialbiloiger - kun kommunale boliger. Noen av disse er forbehold spesielle grupper.

Dette kan være mennesker med utviklingshemming, psykiske lidelser, eldre, syke etc.

Seksjon botiltaks fagkonsulent (stabsfunksjon) deltar i tildelingsutvalgene for

vanskeligstilte og mennesker med psykiske lidelser. Avdeling Heimdal/HF-prosjektet

deltar ved avdelingsleder i tildelingsutvalget for vanskeligstilte.

Både avdeling Hvidtgården og avdeling Heimdal deltar i ansvarsgrupper for sine klienter.

Seksjonens fagkonsulent deltar i enkelte ansvarsgruppemøter.

Side 23 - siste strekpunkt: Mennesker med psykiske lidelser vurderes både i forhold til

boliger forbeholdt denne gruppen spesielt, men de også vurderes også i forhold til ordinære

boliger kommunen har tildelingsrett til. Representasjonen i disse tildelingsutvalgene er

gjennomgående slik at man får et helhetsbilde i sine vurderinger. Kommunen bistår også

med å formidle kontakt med private utleiere. Kommunens startlånordniing benyttes også av

denne gruppen i forbindelse med kjøp av bolig.

Side 26 - siste avsnitt: Kommentar til KOSTRA; Sandefjord disponerer 31 boliger pr 100

innbyggere. For denne gruppen vil en slik oppstilling bli misvisende. Årsaken til Sandefjord

ligger høyt er den store satsingen på eldresenter i kommunen, og dette "drar" KOSTRA

oppover. For mennesker med psykiske lidelser i Sandefjord er ikke boligantallet spesielt

høyt, og vi erfarer i hverdagen at vi gjerne skulle hatt tilgang på flere boliger for gruppen.

Generelt:

Under punkt 1.3 generelt om revisjonskriterier vises det til en rekke lover og en forskrift. Dette bør

undersøkes nærmere. Et eks.

Lov – 2013-06-21-82 er Lov om endringer i politiregisterloven (og ikke Lov om kommunale

helse- og omsorgstjenester)

Lov – 2012-12-14-80 er Lov om endringer i folketrygdloven og enkelte andre lover (og ikke


Side 35 av 37

Lov om sosiale tjenester)

6.1 Revisors kommentar til kommunens høringssvar

Revisor har hensyntatt innspillene og innarbeidet nye faktaopplysninger i teksten. Der det har vært

behov for det, har revisor henvist til at opplysningene har fremkommet i høringsrunden.

Høringsuttalelsen har ikke endret revisors vurderinger substansielt.


Side 36 av 37

Litteraturliste

Lov

Lov – 2013-06-21-82 Lov om kommunale helse og omsorgstjenester m.m.

Lov - 1999-07-02-62 Psykisk helsevernlov

Lov – 1999-07-02-63 Lov pasient- og brukerrettigheter

Lov – 1999–07–02-64 Lov om helsepersonell mv.

Lov – 2009-12-18-131 Lov om sosiale tjenester

Lov – 1967–02-10Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

For – 2003–06–27- 792 Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten

Veileder

Helsedirektoratet (2014): Sammen om mestring. Veileder i lokalt psykisk helsearbeid og

rusarbeid for voksne Et verktøy for kommuner og spesialisthelsetjenesten IS-2076

Helsedirektoratet

Helsedirektoratet (2005): Psykisk helsearbeid for voksne i kommunene. IS-1332. Helsedirektoratet

Helsedirektoratet (2006): Plan for brukermedvirkning. Mål, anbefalinger og tiltak i

Opptrappingsplanen for psykisk helse IS-1315 Helsedirektoratet

Helsedirektoratet (2012): Nasjonal faglig retningslinje for utredning, behandling og oppfølging av

personer med samtidig rus – og psykisk lidelse – ROP lidelser. IS-1948 Helsedirektoratet

Helsedirektoratet (2006): Veileder i saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og

omsorgstjenester. IS-1040. Helsedirektoratet

Dokumenter innhentet fra Sandefjord kommune

Prosedyrebeskrivelser

Generell saksbehandling

Individuell plan og koordinator

Kartlegging og vurdering av behov

Overføring av vedtak

Pasienter med store bistandsbehov

Retningslinjer for henvendelser og søknader

Revurdering av vedtak

Saksbehandlingstid

Vakttelefon

Journalføring og arkivering SMS

IP-rutiner SMS

Rutinebeskrivelse fra mottak til avslutning av pasient ved SMS

Prioriteringsveileder for SMS

Rutiner for tildeling av boliger til personer med psykiske lidelser

Koordinatorhåndbok

Vurderingsskjema tjenester i hjemmet

Avtaler og brukerundersøkelser

Tjenesteavtale mellom Sandefjord kommune og SiVHF

Samarbeidsavtale for Ressursgruppen

Brukerundersøkelse i SMS

Planverk

Kommuneplan


Side 37 av 37

Strategisk handlingsplan – Helse og sosialetaten status og utfordringer 2013

Strategisk handlingsplan - Helse og sosialetaten 2014-2017

Rusmiddelpolitisk handlingsplan 2012

Virksomhetsplan 2014 SMS

Årsmelding SMS 2013

Annet SSB (2012): Psykisk helsearbeid og rusarbeid i kommunene, Utredning av muligheter for utvikling av ny statistikk i KOSTRA Statusrapport 2012 http://www.ssb.no/helse/artikler-og-publikasjoner/_attachment/100193?_ts=13d25c1b688

Documents

› globalassets › politikk › ... · BDO Advisory - Mal rapport word - Sandefjord - Forside2014-12-02 · Rapport forvaltningsrevisjon psykisk helse Sandefjord kommune Side 5