A Case Study - Internal Cotrol (COSO)

An oil company hired an oil field technician as a Preservation Manager Worldwide (PMW) through a job agency (Agency 1). The oil industry usually relies on job agencies to provide skilled contractors to work on large projects in isolated and/or remote destinations. Sometimes, a contract worker could be hired through a chain of agencies causing the employer to be at one end of the chain and the contract worker to be at the other. Agency 1 was well-known for providing employees and labor contractors who could work in the oil and gas industry, and the PMW was well qualified for the position.

Once hired, he asked for four additional staff. These four additional staff members were known to the PMW through another job agency (Agency 2). They were hired on his recommendation and their contract was routed through Agency 1, same as the PMW. They were hired without the usual background checks because they were known to the PMW.

The team did maintenance work at the sites and was tasked with continuous performance of maintenance activities. They worked long hours, traveling throughout Europe and Asia, as evidenced by time sheets approved by the PMW. The excessive number of hours charged on paper triggered a review by the internal auditors of Agency 2.

During the review, the internal auditors found the HR files did not include appropriate identification documents of the four additional staff. When they requested passport copies for identification, all four resigned followed by the PMW.

A full scale investigation by the oil company revealed three out of the four additional hires did not exist. The PMW had created fake resumes and forged signatures on contracts, timesheets and resignation letters. The fourth was related to the PMW and had worked with him to compensate for the three additional employees.

Flaws in the process revealed no segregation of duties between the hiring process and timesheet approval process. Human Resources did not follow a hiring process and was not systematic in collecting and storing identification documents. Each ghost employee was paid through the chain of job agencies and directly into bank accounts registered and managed by the PMW.

This resulted in more than U.S. $1.2 million in payments over a year and a half. The oil company subsequently discovered that the PMW also operated under a false identity, was untraceable and the stolen money unrecoverable.

What should Employers do?

What should Internal Auditors do?Studi Kasus - Pengendalian Internal (COSO)Perusahaan minyak menyewa seorang teknisi lapangan minyak sebagai Pelestarian Manager - Seluruh Dunia (PMW) melalui agen pekerjaan (Badan 1). Industri minyak biasanya bergantung pada lembaga kerja untuk memberikan kontraktor terampil untuk bekerja pada proyek-proyek besar di dan / atau tujuan terpencil yang terisolasi. Kadang-kadang, seorang pekerja kontrak bisa disewa melalui rantai lembaga menyebabkan majikan berada di salah satu ujung rantai dan pekerja kontrak untuk berada di lain. Badan 1 adalah terkenal untuk menyediakan karyawan dan kontraktor tenaga kerja yang bisa bekerja di industri minyak dan gas, dan PMW baik memenuhi syarat untuk posisi itu.

Setelah menyewa, dia meminta empat staf tambahan. Keempat anggota staf tambahan yang dikenal dengan PMW melalui agen pekerjaan lain (Badan 2). Mereka dipekerjakan pada rekomendasi-nya dan kontrak mereka disalurkan melalui Badan 1, sama dengan PMW. Mereka dipekerjakan tanpa pemeriksaan latar belakang biasanya karena mereka dikenal dengan PMW.

Tim melakukan pekerjaan pemeliharaan di situs dan ditugasi kinerja yang berkesinambungan dari kegiatan pemeliharaan. Mereka bekerja berjam-jam, perjalanan di seluruh Eropa dan Asia, yang dibuktikan dengan lembar waktu disetujui oleh PMW. Jumlah berlebihan jam dikenakan di atas kertas dipicu review oleh auditor internal Badan 2.

Selama review, auditor internal ditemukan file HR tidak termasuk dokumen-dokumen identifikasi yang tepat dari empat staf tambahan. Ketika mereka meminta salinan paspor untuk identifikasi, keempat mengundurkan diri diikuti oleh PMW.

Sebuah skala penyelidikan penuh oleh perusahaan minyak mengungkapkan tiga dari empat karyawan tambahan tidak ada. PMW telah menciptakan resume palsu dan memalsukan tanda tangan pada kontrak, timesheets dan surat pengunduran diri. Keempat terkait dengan PMW dan telah bekerja dengan dia untuk mengimbangi tiga karyawan tambahan.

Kelemahan dalam proses mengungkapkan tidak ada pemisahan tugas antara proses perekrutan dan proses persetujuan absen. Sumber Daya Manusia tidak mengikuti proses perekrutan dan tidak sistematis dalam mengumpulkan dan menyimpan dokumen identifikasi. Setiap karyawan hantu dibayar melalui rantai dari lembaga pekerjaan dan langsung ke rekening bank terdaftar dan dikelola oleh PMW.

Hal ini mengakibatkan lebih dari US $ 1,2 juta dalam pembayaran lebih dari satu tahun setengah. Perusahaan minyak kemudian menemukan bahwa PMW juga dioperasikan di bawah identitas palsu, adalah tidak bisa dilacak dan uang yang dicuri dipulihkan.Apa yang harus Pengusaha lakukan?

Apa yang harus Internal Auditor lakukan?