MANUAL DE PROCEDURI PENTRU

FAZA DE CONTRACTARE

FORMULARE

2

FORMULARE PENTRU PROCEDURA DE CONTRACTARE FEADR

C1.1 CONTRACT CADRU C1.1 ANEXA I PREVEDERI GENERALE C1.1 ANEXA II PANOURI PENTRU AFIARE TEMPORAR I

PANOURI PENTRU AMPLASARE PERMANENT CU INFORMAII PRIVIND PROGRAMUL NATIONAL PENTRU DEZVOLTARE RURALA

C1.1 ANEXA III BUGET INDICATIV C1.1 ANEXA IV - INSTRUCIUNI PRIVIND SELECIA DE OFERTE

PENTRU BENEFICIARII PRIVAI/INSTRUCTIUNI DE ACHIZITII PENTRU BENEFICIARII PUBLICI

C1.1 ANEXA V - INSTRUCIUNI DE PLAT C1.2 NOTIFICAREA BENEFICIARULUI PRIVIND SELECTAREA CERERII DE FINANTARE SI SEMNAREA CONTRACTULUI DE FINANTARE C1.3 SOLICITARE DE INFORMATII SUPLIMENTARE C1.4 FISA DE VERIFICARE CONTRACT C1.5 NOT EXPLICATIV PENTRU MODIFICAREA CONTRACTULUI C1.6 ACT ADITIONAL LA CONTRACTUL CADRU C1.7 NOTIFICARE DE NEACCEPTARE A ACTULUI ADITIONAL C1.8 RAPORT DE ANALIZA A CERERII DE AMENDARE A CONTRACTULUI DE FINANTARE C1.9 NOTIFICARE DE ACCEPTARE A ACTULUI ADITIONAL C1.10 NOTA DE APROBARE A MODIFICARII CONTRACTULUI DE FINANTARE C1.11 FISA DE VERIFICARE A MODIFICARII TERMENULUI DE EXECUTIE C1.12 FISA DE VERIFICARE A MODIFICARILOR TEHNICE SI FINANCIARE PROPUSE PRIN NOTA EXPLICATIVA SI MEMORIUL JUSTIFICATIV C1.13 REGISTRU PRIVIND SITUATIA CONTRACTULUI DE FINANTARE C1.14 PISTA DE AUDIT

3

C1.1 CONTRACT CADRU

Nr. C............................... /...................................

PENTRU ACORDAREA AJUTORULUI FINANCIAR NERAMBURSABIL N CONDITIILE

PROGRAMULUI NATIONAL PENTRU DEZVOLTARE RURALA

ROMANIA ntre:

AGENTIA DE PLATI PENTRU DEZVOLTARE RURALA SI PESCUIT- Romnia, cu sediul n str Stirbei Voda nr 43, sector 1, Bucureti, Tel.40-22-

750/Fax40-21315.67.79; ema i l : sapard@sapard . ro , reprezentat legal de

................................................., n funcia de Director General, n calitate de

Autoritate Contractant, pe de o parte,

i

Persoan Juridic /Persoana Fizica autorizata, ..............................infiintata/autorizata la data de.................., Cod Unic de inregistrare/Autorizatie ....................................,cu sediul in Str............................, Judetul................, cod postal...................., Tel......................, Fax ......................., Reprezentata prin ............................... n functia de ...........................

Identificat prin B.I / C.I / PASS Seria .......... Nr................................CNP

................... in calitate de Beneficiar pe de alta parte ,

au convenit incheierea prezentului contract de finantare pentru acordarea

ajutorului financiar nerambursabil pe baza Cererii de finantare nr. F ..in urmatoarele conditii:

Articolul 1 Obiectul Contractului 1 (1) Obiectul acestui Contract l reprezint acordarea finanrii nerambursabile de

ctre Autoritatea Contractant, pentru punerea n aplicare a Proiectului nr..... intitulat:

4

1 (2) Beneficiarului i se va acorda finanarea nerambursabil n termenii i condiiile stabilite n acest Contract, care este constituit din Contractul cadru i anexele acestuia, pe care Beneficiarul declar c le cunoate i le accept.

Cererea de finantare depusa de beneficiar, rezultata in urma verificarilor, modificarilor si completarilor efectuate pe parcursul procedurii de evaluare selectare devine obligatorie pentru beneficiar. Bugetul indicativ din cererea de finantare rezultat in urma avizarii procedurii de selectie de oferte/achizitie devine Anexa III la prezentul contract.

1 (3) Beneficiarul accept finanarea nerambursabil i se angajeaz s desfoare Proiectul pe propria rspundere.

Articolul 2 Durata de execuie 2 (1) Executarea prezentului contract va ncepe la data semnrii acestuia de

ctre ambele pri i conform Prevederilor generale specificate n Anexa I, care face parte integrant din prezentul contract.

2 (2) Termenul limit de finalizare pentru proiectele selectate n cadrul sesiunii de depunere a proiectelor Mx.y. n/- D este de maxim 24 de luni, in functie de complexitatea investitiei. Aceasta reprezint data limita pn la care beneficiarul poate depune ultima cerere de plat. 2(3) Durata de valabilitate a contractului cuprinde perioada de execuie a investitiei, la care se adaug 5 ani de la data ultimei pli facut de Autoritatea Contractant.

Articolul 3 Valoarea Contractului 3 (1) Valoarea total eligibil a Proiectului care face obiectul finanrii nerambursabile

de ctre Autoritatea Contractant este estimat la n RON (cifre i litere).

3 (2)Agenia se angajeaz s acorde o finanare nerambursabil de maxim

RON (cifre i litere), echivalent cu maximum % din valoarea total eligibil a Proiectului specificat n paragraful 3(1), din care ....... contributie comunitara si.......% contributie publica;

3 (3) Suma final va fi stabilit n conformitate cu articolului 16 din Anexa I la

prezentul contract. Articolul 4 Modalitatea de plat 4 (1) Beneficiarul va ntocmi rapoarte tehnice i financiare pentru a fundamenta

cererile de plat n conformitate cu articolul 2 din Anexa I;

4(2) Plata se va efectua pe baza cererilor de plat autorizate de Agenie depuse de beneficiari i nsoite de documente justificative. Autorizarea cererilor de plat se face n urma verificrilor documentelor justificative prezentate de beneficiar conform cerinelor Ageniei prezentate n Instruciuni de plat, Anexa V la prezentul contract.

5

4 (3) Beneficiarul poate opta pentru plata finantarii nerambursabile in maximum trei

transe. 4 (4) Beneficiarul poate opta pentru plata finantarii nerambursabile in avans.

Avansul nu poate depasi 30% din valoarea totala a cheltuielilor eligibile. Pentru plata in avans beneficiarul este obligat sa depuna atasat Cererii de finantare scrisoare de garantie din partea bancii care sa acopere suma solicitata in avans.

Articolul 5 - Dispoziii de plat 5 (1) Plata se va efectua pe baza declaraiilor de cheltuieli/solicitarii de avans fcute

de beneficiar n conformitate cu articolul 2 din Anexa I. 5 (2) Plile se vor efectua n RON n urmtorul cont: cont numrul: deintor: denumire si adresa Bncii sau Trezoreriei de Stat: 5 (3) Pentru rambursarea fiecrei trane de plat /pentru plata in avans termenul

limit de efectuare a acesteia este de 90 de zile calendaristice de la data nregistrrii cererii de plat.

Articolul 6 Anexe Urmtoarele documente sunt anexate la prezentul Contract i sunt parte integrant a acestuia, avand aceiasi forta juridica: Anexa I Prevederi Generale

Anexa II Panouri cu afisare temporara si placi cu amplasare permanenta cu informatii privind participarea Uniunii Europene

Anexa III Bugetul indicativ si planul financiar Anexa IV Instruciuni privind selecia de oferte pentru beneficiarii privai/instructiuni de achizitii pentru beneficiarii publici Anexa V Instructiuni de plata Articolul 7 7(1) Prezentul contract oblig prile s respecte ntocmai i cu bun credin fiecare

dispoziie a acestuia n conformitate cu principiul obligativitii contractului ntre prile contractante n temeiul articolului 969 din Codul civil si reglementarilor in vigoare.

7 (2) Prezentul contract are natura administrativ n condiiile dispoziiilor legale aplicabile n materie de contencios administrativ, fiind ncheiat n dou exemplare originale, n limba Romn, un original fiind pentru Autoritatea Contractant i un original pentru Beneficiar.

6

7 (3) Acest contract intr n vigoare la data ultimei semnturi menionate n contract. Pentru Beneficiar

Pentru Autoritatea Contractant

Reprezentant legal Nume/prenume Semntura Data

Director General Nume/prenume Semntura Data

Director Economic Nume/prenume Semntura Data

Vizat Control Financiar Preventiv Propriu Nume/prenume Semntura

Directia Juridica Nume/prenume Data : Semntura

7

C1.1 ANEXA I

PREVEDERI GENERALE

Articolul 1 - Obligaii generale 1 (1) Beneficiarul trebuie s asigure executarea Proiectului n conformitate cu descrierea acestuia cuprins n Cererea de finanare aprobat. 1 (2) Achiziiile realizate de organismele private/publice trebuie s fie originare din

tarile membre ale Uniunii Europene sau/si din tarile canditate la Uniunea

Europeana.i vor consta din:

(ii) Servicii, lucrri, utilaje i alte bunuri; (iii) Bunuri i echipamente procurate de un contractor pentru contracte de

lucrri sau servicii, dac bunurile i echipamentele sunt destinate s devin proprietatea proiectului pe toat durata executrii prezentului contract.

1 (3) Regulile privind selectiile de oferte realizate de ctre organismele private/achizitiile realizate de beneficiarii publici sunt emise de ctre Autoritatea Contractant, iar Beneficiarul finanrii nerambursabile este obligat s le respecte conform Anexei IV - Instruciuni privind selecia de oferte pentru beneficiarii privai/instructiuni de achizitii pentru beneficiarii publici

1 (4) Nu sunt eligibile costurile oricror servicii, bunuri i lucrri care depesc echivalentul n RON a 10 000 EURO, pentru care Beneficiarul nu a obinut oferte de la cel puin trei furnizori, inclusiv pentru studiul de fezabilitate si planul de afaceri, originalele acestora fiind incluse n declaraia de cheltuieli. 1 (5) Beneficiarul va fi singurul rspunztor n fata Autoritii Contractante pentru implementarea proiectului. Subcontractarea total sau parial a proiectului este strict interzis. 1 (6) Beneficiarul trebuie s implementeze Proiectul cu maximum de profesionalism, eficien i vigilen n conformitate cu cele mai bune practici n domeniul vizat i n concordan cu acest contract. 1(7) Autoritatea Contractanta isi rezerva dreptul de a nu incheia un nou contract cu Beneficiarul care nu si-a indeplinit obligatiile contractuale stipulate intr-un contract/act aditional precedent, incheiat cu APDRP. Articolul 2 Obligaii privind informarea i raportarea financiar i tehnic 2 (1) Beneficiarul este obligat s ntocmeasc i s ataeze la fiecare cerere de plat rapoarte de execuie, respectnd Instruciunile de Plata - Anexa V la prezentul contract.

8

2 (2) Beneficiarul are obligaia s furnizeze orice alte informaii de natur tehnic sau financiar solicitate de Autoritatea Contractant. Articolul 3 Obligaii 3 (1) Beneficiarul se oblig s respecte pe toata durata contractului, criteriile de eligibilitate i de selecie nscrise n cererea de finanare. De asemenea, pe o perioad de 5 ani de la ultima plat efectuat de Agenie Beneficiarul se oblig s nu modifice proiectul.. 3 (2) Beneficiarul i va asuma integral rspunderea pentru prejudiciile cauzate terilor din culpa sa pe parcursul derulrii proiectului. Autoritatea Contractant va fi degrevat de orice responsabilitate pentru prejudiciile cauzate terilor din culpa Beneficiarului. 3 (3) Beneficiarul este obligat s depun, la CRPDRP/OJPDRP, n maxim 3 luni de la semnarea contractului, Dosarul de achizitii/Selectii de oferte si Declaratia de esalonare a platilor conform Anexei III la Contract. Articolul 4 - Conflict de interese Beneficiarul va adopta o asemenea conduit care va evita conflictul de interese i va informa imediat Autoritatea Contractant despre orice situaie care d natere sau este posibil s dea natere unui astfel de conflict. Articolul 5 - Confidenialitate Autoritatea Contractant i Beneficiarul se angajeaz s pstreze confidenialitatea rapoartelor i a oricrui document, informaie sau alt material de care se ia la cunotin n prezentul contract. Informaiile pot fi furnizate doar autoritilor competente. Articolul 6 - Publicitate 6 (1) Autoritatea Contractant cere ca, prin orice not sau publicare fcut de Beneficiar privind Proiectul, incluznd o conferin sau un seminar, trebuie s specifice c Proiectul a primit fonduri de la Uniunea European. Beneficiarul trebuie s fac referiri la Proiect i la contribuia financiar a Comunitii Europene n informaia oferit, n rapoartele interne i anuale i n orice relaie cu mass-media. 6 (2) Toate panourile/autocolantele vor fi realizate de catre beneficiar in conformitate cu Anexa II a prezentului contract. Articolul 7 - Dreptul de proprietate/utilizare a rezultatelor i echipamentelor 7 (1) Drepturile de proprietate industrial i intelectual rezultate din aplicarea proiectului, sunt drepturi exclusive ale Beneficiarului.

9

7 (2) Prin derogare de la prevederile primului paragraf, Beneficiarul poate acorda dreptul Autoritii Contractante de a utiliza n mod liber aa cum crede de cuviin, toate documentele care deriv din Proiect, n orice form a lor. Articolul 8 - Evaluarea Proiectului 8 (1) Dac Autoritatea Contractant sau Comisia European efectueaz evaluri pe durata executrii prezentului contract, Beneficiarul trebuie s i asume obligaia furnizrii Autoritii Contractante, Comisiei Europene i/sau agenilor lor autorizai a oricrui document sau informaie n msur s ajute ca evaluarea s fie ncheiat cu succes, i s admit drepturile lor de acces descrise n Articolul 15 (2). 8 (2) Rezultatul oricrei evaluri va fi pus la dispoziia prilor contractante. Articolul 9 - Amendament la Contract 9 (1) Orice modificare la contract se va face cu acordul ambelor pri contractante. 9 (2) Orice amendament al Contractului sau al anexelor sale trebuie fcut n scris printr-un act adiional/nota de modificare. Toate actele aditionale vor fi ncheiate n aceleai condiii ca i n Contractul original, inclusiv modificarea termenelor de rambursare. 9 (3) Scopul actului adiional trebuie s fie strns legat de natura proiectului acoperit prin contractul iniial. 9 (4) Modificrile contractului pot fi efectuate numai n cursul perioadei de execuie a proiectului, stabilit prin contract i nu pot fi retroactive. 9 (5) Valoarea maxim eligibil aprobat i prevzut n contract nu poate face obiectul modificrii prin act adiional. 9 (6) Pentru schimbarea adresei sediului social, schimbarea contului bancar sau nlocuirea responsabilului legal sau tehnic, Beneficiarul notific Autoritatea Contractant. Pentru schimbarea contului bancar si /sau a bancii notificarea va fi insotita de acordul scris al bancii creditoare daca Beneficiarul a solicitat credit bancar pentru cofinantarea proiectului. Pentru oricare din aceste cazuri, notificarea va fi nsoit de documente justificative eliberate de autoritile competente care vor fi ulterior avizate de Autoritatea Contractant i devin parte integrant din contract. 9 (7) In cazul in care beneficiarul solicita prelungirea termenului de depunere a dosarului de selectii de oferte/achizitii bunuri/servicii/lucrari, perioada de analiza a documentelor in serviciul contractare prelungeste corespunzator termenele de depunere a dosarului de selectii de oferte/achizitii si a Declaratiei de esalonare a platilor cu perioada cuprinsa intre data solicitarii modificarii si data confirmarii de primire de catre beneficiar a raspunsului APDRP. Articolul 10 - Cesiunea Contractul n integralitatea sa, precum i toate drepturile i obligaiile decurgnd din acesta nu pot face obiectul cesiunii. n caz de imposibilitate, neimputabil Beneficiarului, de a executa prevederile contractuale, activitatea va fi preluat de succesorii si n drepturi, cu aprobarea prealabil a Autoritii Contractante. Articolul 11 ncetarea contractului

10

11 (1) n cazuri excepionale i temeinic dovedite, caz fortuit, precum i n caz de for major, Autoritatea Contractant poate decide ncetarea Contractului printr-o notificare scris, fr a fi cerut plata finanrii nerambursabile. 11(2) Prile pot decide, prin acord, ncetarea Contractului, printr-o solicitare scris din partea beneficiarului, aprobat de Autoritatea Contractant, beneficiarul avnd obligativitatea de a restitui integral sumele primite ca finanare nerambursabil pn la data ncetrii contractului. 11 (3) n cazul nclcrii de catre Beneficiar a prezentului contract, Autoritatea Contractant poate nceta executarea Contractului, de plin drept printr-o notificare scris adresat beneficiarului, fr ca n prealabil s-l pun n ntrziere i fr nici o alt formalitate prealabil. n acest caz, beneficiarul nu este exonerat de plata integral a sumelor primite ca finanare nerambursabil pn la data notificrii de reziliere. n acest caz, Autoritatea Contractant va aplica Beneficiarului dobanzi si penalitati in procentul stabilit conform dispozitiilor legale in vigoare. Mai mult, Autoritatea Contractantata poate aplica posibile sanctiuni in situatia neconformarii cu obligatiile mentionate mai sus. 11(4) Anterior rezilierii Contractului, Autoritatea Contractant are posibilitatea de a suspenda contractul i plile ca o msur de precauie, fr o avertizare prealabil. 11(5) In cazul in care Beneficiarul nu se prezinta in termen de 30 de zile de la semnarea contractului pentru depunerea declaratiei de esalonare a platilor, cu toate documentele specificate in Anexa V- Instructiuni de plata, contractul este desfiintat de drept, n condiiile prevzute de alin. (3) din prezentul articol. Articolul 12 Modificarea duratei de execuie a Contractului 12 (1) Beneficiarul trebuie s informeze Autoritatea Contractant fr ntrziere despre orice circumstan probabil s mpiedice sau s ntrzie executarea contractului. Beneficiarul poate cere, cu cel puin 30 de zile nainte de sfritul perioadei de finalizare a proiectului, prelungirea duratei de execuie a contractului. Toate dovezile de susinere necesare pentru aprobare trebuie s nsoeasc cererea. Durata de executare a contractului se prelungete corespunzator. 12 (2) Contractul trebuie s ia sfrit n termenul limit menionat n Articolul 2 al prezentului Contract Cadru. Autoritatea Contractant va informa Beneficiarul despre orice amnare a datei finale. Articolul 13 - Legea aplicabil. 13 (1) Acest contract va fi guvernat de legea romna. 13 (2) n eventualitatea unei dispute ntre Autoritatea Contractant i Beneficiar, survenit din executarea acestui Contract, se va ncerca soluionarea disputei pe cale amiabil. n situaia n care nu se poate ajunge la o nelegere pe cale amiabil, disputa va fi soluionat de instanele judectoreti competente potrivit legii.

11

PREVEDERILE FINANCIARE Articolul 14 Eligibilitatea cheltuielilor 14 (1) Cheltuielile eligibile pentru finanarea n cadrul Programului sunt prevazute in

Fisele tehnice ale masurilor din PNDR.

14 (2) Proiectul rmne eligibil pentru finantare prin Program numai dac nu sufer modificari pe perioada de valabilitate a contractului. 14 (3) Sprijinul acordat va fi recuperat dac obiectivele finantate nu sunt folosite conform scopului destinat sau n cazul n care acestea au fost nchiriate ntr-o perioad de 5 ani dup finalizarea proiectului (data ultimei pli). 14 (4) Beneficiarul trebuie s notifice Autoritatea Contractant la apariia oricrei modificri de mai sus. Articolul 15 - Contabilitate i controale tehnice i financiare 15 (1) Beneficiarul trebuie s in nregistrri contabile sistematice i precise referitoare la executarea contractului. Sistemul contabil utilizat va urma procedurile dictate de uzanele profesionale. Pentru fiecare proiect trebuie inut o evideniere separat, cu toate veniturile i cheltuielile pe perioada de valabilitate a contractului. 15 (2) Beneficiarul trebuie s consimt la inspeciile pe baz de documente sau la faa locului efectuate de Autoritatea Contractant, Comisia European i orice alt organism cu atributii in domeniu asupra modului de utilizare a finanrii nerambursabile pe durata de valabilitate a contractului. n acest scop, Beneficiarul se angajeaz s acorde personalului Autoritii Contractante, Comisiei Europene sau al oricarui organism cu atributii in domeniu ori altor persoane mandatate de aceste instituii, dreptul de acces la locurile i spaiile unde se implementeaz proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum i la toate documentele i fiierele informatice privind gestiunea tehnic i financiar a Proiectului. Documentele trebuie s fie uor accesibile i arhivate, astfel nct s permit verificarea lor. Beneficiarul este obligat s informeze Autoritatea Contractant de locul unde sunt arhivate documentele. Articolul 16 - Suma final a finanrii Comunitare 16 (1) Valoarea total a ajutorului financiar care urmeaz a fi pltit de Autoritatea Contractant nu va depi suma finanrii nerambursabile prevzut la Articolul 3 (2) din Contractul Cadru . 16 (2) n cazul n care la sfritul proiectului, costurile eligibile sunt mai mici dect costul total estimat menionat la Articolul 3 (2) al Contractului Cadru, contribuia financiara acordata de Autoritatea Contractanta se va limita la valoarea corespunzatoare cheltuielilor efectiv realizate de catre Beneficiar.

12

Articolul 17 - Neregulariti, sume necuvenite i restituirea finanrii 17 (1) Prin Neregularitate n accepiunea prezentului contract, se nelege orice abatere de la legalitate, regularitate si conformitate, precum si orice nerespectare a prevederilor memorandumurilor de finantare, acordurilor de finantare, reglementarilor in vigoare privind asistenta financiara nerambursabila acordata Romaniei de Comunitatea Europeana, precum si a prevederilor contractului de finantare, rezultata dintr-o actiune sau omisiune de catre beneficiar, care printr-o cheltuiala neeligibila, are ca efect prejudicierea Comunitatii Europene si a Romaniei. 17 (2). Orice plat excedentar efectuat de ctre Autoritatea Contractant, constituie plat necuvenit, iar Beneficiarul are obligaia de a restitui sumele necuvenite n termen de 5 zile calendaristice de la data confirmarii de primire a notificarii, din partea Autoritii Contractante. ncepnd cu a 6 a zi calendaristic se vor calcula dobanzi si penaliti, in procentul stabilit conform dispozitiilor legale in vigoare, la data respectiva, pentru fiecare zi de intrziere. n cazul n care situaia prevazut n aliniatul precedent a fost depistat nainte de efectuarea ultimei pli Autoritatea Contractant poate decide diminuarea sumei rambursate ncepnd cu trana urmtoare pn la stingerea integral a debitului la care se adaug valoarea dobanzilor si penalitilor. 17 (3) n cazul n care plata excedentar este depistat dup efectuarea ultimei trane de plat si debitul nu a fost recuperat in totalitate, Autoritatea Contractant va sesiza autoritatea competenta in vederea declansarii executarii silite, in conformitate cu prevederile legislatiei nationale in vigoare.

17 (4) n cazul nregistrrii unei neregulariti rezultate din culpa Beneficiarului, acesta are obligaia s restituie integral valoarea finanrii primite din partea Autoritatea Contractant n termen de 15 zile de la data confirmarii de primire a notificrii. n cazul n care Beneficiarul nu se conformeaz acestei obligaii, Autoritatea Contactant va stabili dobanzi si penaliti in procentul stabilit conform dispozitiilor legale in vigoare, la data respectiva pentru fiecare zi de ntrziere. Dac n termen de 15 de zile din momentul primirii celei de a doua notificri, Beneficiarul nu restituie integral sumele solicitate, inclusiv dobanzile si penalitile, Autoritatea Contractant va sesiza Autoritatea competent n vederea declanrii executrii silite, n conformitate cu prevederile legislatiei nationale in vigoare. 17 (5) Comisioanele bancare ocazionate de rambursarea sumelor datorate Autoritii Contractante cad n sarcina exclusiv a Beneficiarului. Articolul 18 - For major. 18 (1) Prin for major se nelege acel eveniment imprevizibil, insurmontabil i imposibil de nlturat independent de vointa partilor contractante intervenit dupa data semnarii contractului, care impiedica executarea contractului si care exonereaza de raspundere partea care o invoca. Pot constitui cauze de for major calamitile naturale cum ar fi: cutremure, inundaii, alunecri de teren, razboi, revolutie, embargou etc.

13

18 (2) Partea contractant care invoc For Major are obligaia de a notifica celeilalte pri, in termen de 5 zile de la data aparitiei respectivului caz de forta majora, sa transmita acte doveditoare in termen de cel mult 15 zile de la data producerii acesteia i este obligata sa-i comunice data incetarii cazului de forta majora, in termen de 5 zile, si de a lua orice msuri care ii stau la dispozitie n vederea limitrii consecinelor. 18 (3) Daca partile nu procedeaza la anuntare, in conditiile si termenele prevazute, a inceperii si incetarii cazului de forta majora, partea care o invoca va suporta toate daunele provocate celeilalte parti prin lipsa de notificare. 18 (4) Fiecare caz de for major trebuie dovedit i va constitui obiectul verificrilor ce vor fi efectuate cu aceasta ocazie de ctre Autoritatea Contractant. 18 (5) ndeplinirea contractului va fi suspendat pe perioada de aciune a Forei Majore, fr a prejudicia drepturile ce se cuvin prilor, pn la apariia acesteia. 18 (6) In cazul in care forta majora si/sau efectele acesteia obliga la suspendarea executarii prezentului Contract pe o perioada mai mare de 6 luni, partile se vor intalni intr-un termen de cel mult 10 zile de la expirarea perioadei, pentru a conveni fie asupra modului de executare a Contractului, fie asupra desfiintarii acestuia.

14

C1.1 ANEXA II

PANOURI PENTRU AFIARE TEMPORAR I PANOURI PENTRU

AMPLASARE PERMANENT CU INFORMAII PRIVIND PROGRAMUL NATIONAL PENTRU DEZVOLTARE RURALA

PANOURI PENTRU AFIARE TEMPORAR

Textul panoului de publicitate privind cofinanarea proiectelor cu participarea

Uniunii Europene va fi afiat n apropierea investiiilor i la loc vizibil. Beneficiarul va identifica cele mai potrivite amplasamente n condiii de vizibilitate i reglementri de circulaie existente n Romnia. Panoul va fi inscriptionat i va fi afiat pe perioada implementrii proiectului. Elementele de informare afiate pe panou vor fi urmtoarele:

n partea dreapt sus, stema Romniei avnd deasupra textul GUVERNUL ROMNIEI, Arial, 250, bold. Stema Romniei va avea dimensiunile de L= 0,14 m, l= 0,18 m.

n partea stng sus, steagul Uniunii Europene avnd deasupra textul UNIUNEA EUROPEAN, Arial, 250, bold. Steagul Uniunii Europene va avea dimensiunile: L= 0,20 m, l = 0,17 m

n partea din mijloc, sus textul: PROIECT FINANAT PRIN FONDUL EUROPEAN AGRICOL PENTRU DEZVOLTARE RURAL sau (dup caz) FONDUL EUROPEAN PENTRU PESCUIT. Arial, 200, bold-italic. Sub acest text se va trece unul sub altul numele beneficiarului, Arial, 200, bold.

Casetele urmatoare vor contine informatii cu privire la: Proiect (denumirea investiiei), Valoarea: (suma n euro) i Termenul de execuie: luna i anul. Pentru categoriile Proiect, Valoare se va folosi Arial, 150, Normal, iar pentru descrierea categoriei Termen de executie Arial, 150, bold.

De asemenea, pentru a se evita disproportiile se recomanda ca dimensiunile fonturilor folosite sa fie corelate in mod estetic cu dimensiunile panoului

15

Exemplu:

Fond ALB, Caractere NEGRE Stemele Full Color PANOURI PENTRU AMPLASARE PERMANENT

Pentru a face cunoscut implicarea Uniunii Europene n finanarea de investiii noi sau modernizarea celor existente vor fi afiate panouri inscripionate care vor fi amplasate n apropierea cldirii sau a utilajului. Acestea vor fi afiate obligatoriu 5 ani de la data finalizrii proiectului.

Elementele de informare afiate pe plcue vor fi urmtoarele:

n partea dreapt sus, stema Romniei avnd deasupra textul GUVERNUL ROMNIEI, Arial, 250, bold. Stema Romniei va avea dimensiunile de L= 0,14 m, l= 0,18 m.

n partea stng sus, steagul Uniunii Europene avnd deasupra textul UNIUNEA EUROPEAN, Arial, 250, bold. Steagul Uniunii Europene va avea dimensiunile: L= 0,20 m, l = 0,17 m

PROIECT FINANAT PRIN FONDUL EUROPEAN AGRICOL PENTRU DEZVOLTARE RURAL sau FONDUL EUROPEAN PENTRU PESCUIT

Beneficiar .......................................

PROIECT: ....................................................................... VALOARE ....................... EURO TERMEN DE EXECUIE LL/AAAA

1,5 metru

2 metri 0,4 m

0,65 m

0,28 m

0,28 m

UNIUNEA EUROPEAN

GUVERNUL ROMNIEI

0,28 m

16

n partea din mijloc, sus textul: PROIECT FINANAT PRIN FONDUL EUROPEAN AGRICOL PENTRU DEZVOLTARE RURAL sau (dup caz) FONDUL EUROPEAN PENTRU PESCUIT. Arial, 200, bold-italic. Sub acest text se va trece unul sub altul numele beneficiarului, titlul proiectului i anul realizrii Arial, 200, bold.

n partea de mijloc, jos, se va inscripiona REALIZAT CU SPRIJINUL UNIUNII EUROPENE I AL GUVERNULUI ROMNIEI

Exemplu:

Fond ALB, Caractere NEGRE Stemele Full Color

PROIECT FINANAT PRIN FONDUL EUROPEAN AGRICOL PENTRU DEZVOLTARE RURAL sau FONDUL EUROPEAN PENTRU PESCUIT

(beneficiar)...................................

(titlul proiect).................................

REALIZAT N .................(anul)

REALIZAT CU SPRIJINUL UNIUNII EUROPENE I AL GUVERNULUI ROMNIEI

Minim

0,8 ME

TRI

Minim 1,2 METRI

GUVERNUL ROMNIEI

UNIUNEA EUROPEAN

17

AUTOCOLANT PENTRU AFIAREA PE UTILAJE

Textul autocolantuluI de publicitate privind cofinanarea proiectelor cu participarea Uniunii Europene va fi afiat pe fiecare

utilaj, instalaie sau alte achiziii, n puncte de vizibiliate maxim. Se vor utiliza mai multe autocolante dac obiectul este de dimensiuni foarte mari. Autocolantul va fi inscriptionat i va fi afiat pe perioada implementrii proiectului. Elementele de informare afiate n autocolant vor fi urmtoarele:

n partea de mijloc, sus se va nscrie textul: PROIECT FINANAT PRIN FONDUL EUROPEAN AGRICOL PENTRU DEZVOLTARE RURAL sau (dup caz) FONDUL EUROPEAN PENTRU PESCUIT Arial, 18, bold-italic.

Sub textul de mai sus se va trece numele beneficiarului Arial, 16, bold n partea dreapt, mijloc, stema Romniei avnd deasupra textul GUVERNUL ROMNIEI Arial, 16, bold. Stema Romniei

va avea dimensiunile de L= 4 cm, l= 3 cm. n partea stng, mijloc, steagul Uniunii Europene avnd deasupra textul UNIUNEA EUROPEAN Arial, 16, bold. Steagul

Uniunii Europene va avea dimensiunile: L= 4,5 cm, l = 2,8 cm. Ambele sigle vor fi full color. n partea de mijloc, jos se va trece titlul proiectului i anul achiziionrii bunului Arial, 16, bold.

Exemplu:

Arial 18, bold-italice

GUVERNUL ROMNIEI

UNIUNEA EUROPEAN 10,5

cm 2,8 Arial,

16,bold

PROIECT FINANAT PRIN FONDUL EUROPEAN AGRICOL PENTRU DEZVOLTARE RURAL sau FONDUL EUROPEAN PENTRU PESCUIT

(beneficiar)...................................

3

Arial, 16, bold

4

18

Fond ALB, Caractere NEGRE Stemele Full Color

(titlul proiect).................................

(anul).............

4,5

15 cm

19

C1.1 Anexa III Bugetul indicativ al proiectului

20

C1.1 ANEXA IV

INSTRUCTIUNI DE SELECTII DE OFERTE PENTRU BENEFICIARII PRIVATI AI PROGRAMULUI NATIONAL PENTRU DEZVOLTARE RURALA

A. INFORMAII CU CARACTER GENERAL Aceste instruciuni prezint procedura de selecie oferte pentru adjudecarea contractelor de achiziii de servicii, bunuri i de execuie lucrri finanate prin programul FEADR i efectuate de beneficiarii privai. Pot exista 2 posibilitati in ceea ce priveste adjudecarea contractelor:

Contractele cu o valoare > 10.000 EURO pot fi adjudecate prin procedura de selecia de oferte incluznd cel puin trei ofertani.

Contractele cu o valoare de 10.000 EURO pot fi adjudecate folosind procedura de selecie cu o singura oferta.

Cofinanarea din fonduri publice n cadrul Programului FEADR se acorda pentru toate contractele de execuie lucrri, furnizare de bunuri i prestri servicii, ncheiate de beneficiarii privai ai programului, care ndeplinesc urmtoarele condiii:

Obiectul contractului s fie inclus n cererea de finanare n baza creia a fost atribuit contractul de finanare;

Costurile eligibile ale oricror servicii, bunuri i lucrri, mai mari de echivalentul n RON a 10.000 euro, sa fie eligibile dac beneficiarii au obinut oferte conforme de la cel puin 3 furnizori;

Costurile oricror servicii, bunuri i lucrri, egale sau mai mici de echivalentul n RON a 10.000 euro sa fie eligibile dac beneficiarii au obinut oferte conforme de la cel putin un furnizori;

Obiectul contractului s corespunda cerinelor Programului FEADR n ceea ce privete originea bunurilor, naionalitatea experilor i parametrii de performanta tehnico-economic prevzui n documentaia tehnic i financiar a proiectului;

Atribuirea contractelor s fie n stricta concordanta cu principiul liberei concurente, al transparentei i imparialitii, al respectrii parametrilor de calitate ai obiectelor achiziiilor i ai eficientei utilizri a fondurilor.

Finalizarea seleciei de oferte i ncheierea contractelor cu prestatorii de servicii, furnizorii de bunuri i executanii de lucrri se vor face dupa semnarea contractului ntre Agenia de Pli pentru Dezvoltare Rural i Pescuit i beneficiarul de fonduri nerambursabile. Beneficiarii privai ai Programului FEADR trebuie s depun oferte pentru toate tipurile de servicii, bunuri i lucrri din proiectul contractat cu APDRP.

21

Beneficiarul trebuie sa depuna dosarele de achizitie la Serviciul Verificare Selectie Oferte din cadrul Oficiului Judetean de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit in maxim 60 zile calendaristice de la data semnarii contractului de finantare cu APDRP. Dosarul de achizitie se depune intr-un singur exemplar pe suport de hartie, iar devizele oferta pentru lucrari trebuie depuse si pe suport magnetic. Documentele pe care le contine trebuie numerotate, semnate si stampilate de catre beneficiarul proiectului; referintele din opis trebuie sa corespunda cu numarul paginii la care se afla documentele din dosarul de achizitie. Pe fiecare pagina din Dosarul Cererii de Plata trebuie sa apara mentiunea conform cu originalul si Program FEADR. Pe coperta dosarului de achizitie trebuie mentionate:

Numele beneficiarului; Titlul proiectului; Tipul de achiziie.

Dosarul de achizitie trebuie sa cuprinda urmatoarele documente justificative:

Achiziii de: Nr. crt.

DOCUMENTAIA COMPLET DE ACHIZIII 9 Document solicitat pentru tipul de achiziie Lucrri Bunuri Servicii

1

Dosarul de licitaie transmis ofertanilor alei de beneficiar, care trebuie sa cuprinda invitaia de participare la licitaie, instruciuni pentru ofertani, formularul cererii de depunere a ofertei (dac este cazul), specificaiile tehnice pentru bunuri i lucrri sau termenii de referin pentru achiziii de servicii, garanii.

9 9 9

2

Proiectul tehnic de execuie nsoit de caietele de sarcini pe specialiti (pentru bunuri doar n cazul furnizrii de utilaje cu montaj), detaliile de execuie, listele de cantiti (numai n cazul execuiei de lucrri construcii sau modernizri) i de graficul de implementare al investiiei.

9 9

3 Ofertele tehnice** si ofertele financiare*** adresate beneficiarului 9 9 9

4

Raportul/Rapoartele de selecie a ofertelor (semnat/semnate de membrii comisiei de evaluare, formata din responsabilul legal al proiectului finanat de APDRP, responsabilul tehnic al proiectului finanat de APDRP i/sau ali specialiti n domeniu) aprobat/aprobate prin Hotrrea adunrii generale a asociailor/acionarilor/decizia asociatului unic/decizia Consiliului de administraie sau orice alt act legal n acest sens.****

9 9 9

5 Contractul/contractele de achiziii i anexele la acestea semnate de ambele pri. 9 9 9

6

Declaraia pe propria rspundere a Responsabilului legal de proiect c achiziia a fost efectuat n mod corect i c nu exist un conflict de interese de natur s influeneze decizia de atribuire a

9 9 9

22

contractului de achiziie.

7

Graficul de realizare tehnic i financiar a investiiei conform termenului prevzut n contractul ncheiat cu executantul lucrrii/productorul de utilaje (se utilizeaz pentru stabilirea termenului de execuie n contractul de finanare)

9 9 9

8 Respectarea regulii privind originea bunurilor i naionalitatea experilor (Declaraia pe propria rspundere a ofertanilor, inclus n oferta tehnic).

9 9 9

*Instruciunile pentru ofertani, ataate la invitaia de participare la licitaie, trebuie s conin un minim de informaii necesare pentru ntocmirea corect a ofertelor, respectiv criteriile de eligibilitate, criteriile de selecie, documentele care trebuie furnizate de ctre ofertani, faptul ca cheltuielile pentru ntocmirea ofertei i pentru organizarea licitaiei nu sunt eligibile prin programul FEADR, dac se organizeaz sau nu o inspecie pe teren, limba de redactare a ofertelor, coninutul i prezentarea ofertei, perioada de valabilitate a ofertelor, garanii de participare, informaii suplimentarea referitoare la oferte, evaluarea i selecia ofertelor, corectarea erorilor aritmetice la oferta financiar, notificarea ofertanilor dup finalizarea seleciei de oferte, semnarea contractului i garania de bun execuie, nceperea lucrrilor, clauzele etice, modaliti de recurs (contestaii), etc. **) - pentru achiziii mai mari de 10.000 EURO minim 3 oferte; - pentru achiziii egale sau mai mici de 10.000 EURO cel puin o singur ofert. ***) Ofertele financiare se ntocmesc lund n calcul preurile aferente unei perioade de cel mult 30 zile fa de data ntocmirii ofertei. ****) Raportul de selecie trebuie s menioneze programul desfurrii seleciei ofertelor, date referitoare la sesiunea de deschidere a ofertelor (nume ofertani, nr. de nregistrare a ofertelor, dac ofertele au fost primite n termen), ndeplinirea criteriilor de eligibilitate (originea bunurilor i naionalitatea ofertanilor, dac ndeplinesc clauzele etice inclusiv dac nu intr sub incidena conflictului de interese), respectarea termenilor de referin/specificaiilor tehnice impuse prin dosarul de licitaie, modul de aplicare a criteriilor de selecie menionate n dosarul de licitaie i punctajul rezultat (criterii tehnice i economice), concluzia comisiei de selecie a ofertelor i actul (hotrre/decizie, etc.) n baza cruia raportul de selecie a fost aprobat de ctre organul de conducere colectiv al beneficiarului. Pe parcursul derularii procedurii de selectie oferte, trebuie respectata ordinea cronologica a documentelor emise/ primite de catre beneficiar/ furnizorul de servicii/ bunuri/ lucrari (invitatia de participare, oferta, raportul de adjudecare, contractul). B. INFORMAII CU CARACTER PUNCTUAL Ofertele vor fi solicitate candidailor alei de beneficiarul Programului FEADR. Ofertele (termenii de referin pentru achiziiile de servicii, specificaiile tehnice pentru achiziiile de bunuri sau caietele de sarcini pe specialiti/listele de cantiti din Proiectul Tehnic de execuie a lucrrilor) trebuie s conin toate datele tehnico-financiare de identificare a achiziiei, date ce trebuie s fie n concordanta cu datele tehnico-financiare din proiectul selectat de Agenia de Pli pentru Dezvoltare Rural i Pescuit. Timpul permis ofertanilor pentru a-i prezenta ofertele, care va fi specificat n cererea de ofert, trebuie s fie suficient pentru a permite ntocmirea de oferte fundamentate tehnic i financiar i pentru ncheierea contractului cu ofertantul ctigtor. In cazul in care ofertantul are subcontractanti, acestia trebuie declarati o data cu depunerea ofertei la beneficiar. Ofertanii sunt legai prin ofertele lor pe perioada specificat n dosarul de licitaie. Aceast perioad trebuie s permit beneficiarului s examineze ofertele, s aprobe propunerea de adjudecare, s anune ofertantul ctigtor i s semneze contractul.

23

La primirea ofertelor, beneficiarul trebuie s le nregistreze. O ofert primita prin mijloace electronice poate fi nregistrat i analizat, dar va fi considerat conform numai dac este anexat, n dosarul de achiziii, n varianta original (tiprit, semnat i tampilat). Ofertele primite vor fi considerate conforme dac respecta criteriile de eligibilitate pentru contractori i contracte, rspund cerinelor din Dosarul de licitaie transmis ofertanilor alei de beneficiar, sunt depuse de entiti economice reale, verificabile de ctre experii evaluatori si sunt compatibile din punct de vedere al valorii, performantelor tehnice i al obiectului acestora. Ofertele trebuie defalcate pe componentele i preurile acestora. Ofertele trebuie s fie verificabile din punct de vedere al emitentului i al coninutului. Ofertele trebuie s fie redactate n limba romn sau s fie nsoite de o traducere n limba romn care poate fi autorizat sau realizat de beneficiar, cu meniunea din partea acestuia: Imi asum rspunderea privind corectitudinea traducerii dup care se va meniona numele n clar al responsabilului legal care va semna i aplica tampila beneficiarului. Beneficiarul va alege acea ofert care permite cel mai bine realizarea obiectivelor proiectului propuse prin studiul de fezabilitate/proiectul tehnic i planul de afaceri. Dup alegerea ofertantului ctigtor, beneficiarul Programului FEADR ntocmete raportul de selecie a ofertelor prin care va argumenta alegerea fcut pe baza unor criterii tehnico-economice de selecie care vizeaz performana tehnic i economico-financiar, calitatea, serviciile post vnzare - de ntreinere, piese de schimb, garaniile, preul, etc. n funcie de datele tehnice ale proiectului, beneficiarul finanrii poate ncheia mai multe contracte pentru un anumit tip de achiziii (servicii/bunuri/lucrri), de ex. pe loturi sau pachet de loturi, valoarea total a acestora trebuind s se ncadreze n valoarea total alocat n bugetul contractat pentru tipul respectiv de achiziie. Este interzisa divizarea serviciilor, achiziiilor de bunuri sau executrii de lucrri a cror valoare depete 10.000 de EURO n loturi mai mici cu scopul ncadrrii n aceast sum. Contractul de achiziii ncheiat de beneficiar cu prestatorul de servicii, furnizorul de bunuri sau executantul de lucrri, va include n toat completitudinea prevederile mentionate mai sus. Contractul trebuie s menioneze datele de identificare a celor dou pri semnatare (identificarea administrativ i identificare financiar), obiectul, valoarea, durata i condiiile contractuale. Vor fi prevzute n mod expres condiiile referitoare la livrare, montaj, punere n funciune, recepie, standarde de calitate, service, garanii etc, conform prevederilor legale.

24

Contractul trebuie s fie semnat de ambele pri, tampilat i datat. Contractul trebuie s fie valabil pe o perioad suficient de mare, astfel nct s se permit implementarea proiectului n conformitate cu datele din cererea de finanare, cu documentele anexate acesteia i cu graficul de implementare tehnico-financiar a proiectului. Dac ofertantul ctigtor nu semneaz contractul n termenii stabilii, beneficiarul poate relua procesul de achiziie, fie cu ofertantul imediat urmtor, fie s solicite din nou trei oferte, cu condiia respectrii contractului de finanare. Dac n contractele de achiziii se face referire la una sau mai multe cheltuieli menionate mai sus, beneficiarul finanrii prin Programul FEADR trebuie s suporte din surse proprii aceste cheltuieli, ele neputnd fi solicitate la plat. Beneficiarul va declara pe propria rspundere ca procedura de achiziie a fost efectuat n mod corect, obiectiv i transparent i nu exist un conflict de interese de natur s influeneze decizia de atribuire a contractului de achiziie Din declaraie trebuie s reias clar ca beneficiarul a neles necesitatea prevenirii conflictului de interese i a adoptat msurile necesare pentru evitarea unei asemenea situaii n implementarea proiectului FEADR. n cazul persoanelor juridice strine furnizoare de bunuri, servicii sau lucrri, se va specifica n declaraia pe propria rspundere a beneficiarului Programului FEADR, c cele dou societi, respectiv societatea beneficiar i societatea furnizoare de servicii/bunuri/lucrri, nu au acionari comuni. Prin conflict de interese n accepiunea Programului FEADR se nelege orice situaie sau eveniment trecut sau prezent care poate afecta independena i obiectivitatea beneficiarului n procesul de evaluare i selectare a ofertelor pentru achiziia de bunuri servicii sau lucrri necesare n implementarea Programului FEADR. Se urmrete ca, furnizorul de bunuri, servicii sau lucrri s nu aib acionari comuni cu cei ai beneficiarului de proiect FEADR pe baza certificatului constatator cu structura acionariatului de la Oficiul Registrului Comerului (numai pentru ofertanii ctigtori). Se urmrete ca, persoanele fizice prestatoare de servicii n cadrul proiectului (proiectare, consultan, asisten tehnic, dirigenie de antier i verificare tehnic de proiect): 1) s nu fie funcionari publici, angajai n administraiile centrale sau locale 2) s nu fie rude sau afini pn la gradul IV ale acionarilor semnificativi (conform prevederilor legale n vigoare) sau ale administratorilor beneficiarului, numai pentru ofertanii ctigtori. Graficul de implementare a investiiei trebuie s conin toate activitile care se vor derula n proiectul contractat cu APDRP (ex. activiti de construcii, montaj etc), luna/lunile n care se vor desfura aceste activiti i costurile implicate de acestea. Regula privind naionalitatea i originea Contractele de achiziii sunt deschise n termeni egali pentru toate persoanele fizice i juridice din Statele Membre ale Uniunii Europene i din rile candidate. Regula

25

naionalitii se aplic tuturor prestatorilor de servicii, furnizorilor de bunuri i executanilor de lucrri care iau parte la selecia de oferte. Pentru dovedirea conformitii cu regula naionalitii se cere ofertanilor s declare ara lor de origine prin prezentarea de documente legale care intr sub incidena legilor rii respective. Dac beneficiarul Programului FEADR suspecteaz c un ofertant are numai un birou nregistrat ntr-o ar sau stat eligibil i c naionalitatea sa este neeligibil, atunci ofertantul respectiv trebuie s demonstreze c are legturi efective i continue cu economia rii respective. Astfel, se evita acordarea de contracte unor firme a cror naionalitate este neeligibil acestea avnd n ara eligibil numai o csu potal. Toate bunurile cumprate n cadrul contractelor trebuie s fie originare din Statele Membre sau din rile candidate UE. Aceeai regul se aplic pentru achiziiile realizate de contractani pentru contractele de servicii, bunuri i lucrri dac acestea sunt destinate s rmn n proprietatea beneficiarului Programului FEADR dup finalizarea contractului. n oferta sa ofertantul trebuie s menioneze originea achiziiilor. Furnizorii trebuie s prezinte Autoritii contractante certificatul de origine, cnd aduc bunurile n ara beneficiar sau cnd recepioneaz provizoriu bunurile respective (n oferta depus pentru selecia de oferte ofertantul poate prezenta o declaraie pe propria rspundere privind respectarea regulii de origine a bunurilor urmnd ca la recepia provizorie s aduc certificatul respectiv n original). Certificatele de origine trebuie eliberate de Autoritile competente ale furnizorilor din ara respectiv i s fie conforme cu acordurile internaionale la care ara respectiv este semnatar. Beneficiarul Programului FEADR trebuie s verifice certificatul de origine. Unde exist serioase dubii este de datoria departamentelor APDRP sau a Comisiei Europene de a decide asupra acestui aspect. Motive de excludere a participrii la contractele de achiziii. Persoanele fizice i juridice care nu sunt ndreptite s participe la licitaiile organizate pentru proiecte FEADR sau s nu li se acorde contracte sunt cele care:

a) sunt insolvabile sau n stare de faliment sau lichidare, au afacerile administrate de un Judector sindic, sunt n ncetare de pli, au suspendate activitile de afaceri sau sunt n situaii similare prevzute n legislaia naional;

b) fac obiectul unei aciuni n justiie pentru declararea strii de faliment, lichidare, administrare de un Judector sindic sau orice alt situaie similar prevzut de legislaia naional;

c) au fost declarate vinovate de o infraciune privind conduita profesional printr-o aciune judectoreasc care are putere de res judicata (aciune judectoreasc definitiv i irevocabil);

26

d) sunt vinovate de o grav greeal profesional dovedit prin orice mijloace pe care autoritatea contractant le poate dovedi;

e) nu i-au ndeplinit obligaiile privind plata taxelor i impozitelor conform prevederilor legale ale rii unde i au sediul;

f) nu i-au ndeplinit obligaiile privind plata contribuiei la bugetul asigurrilor sociale n concordan cu prevederile legale ale rii n care i au sediul;

g) sunt vinovate de prezentarea denaturat a informaiilor solicitate de Autoritile contractante, ca o condiie de participare la licitaie sau contract;

h) au declarat c au nclcat un contract (n sensul c au produs insuccesul acestuia) urmare a obligaiilor pe care le-au avut ntr-un alt contract cu aceeai autoritate contractant sau alt contract finanat din fonduri comunitare;

i) se afl n una din situaiile care prevd excluderea, ca urmare a existenei unei situaii de conflict de interese.

Actualizarea valorii contractelor de achiziii poate fi invocat n limita prevzut n bugetul indicativ al proiectului. n cazul n care n contractele de achiziii nu este prevzut clauza de actualizare, conform legii, cheltuielile privind actualizarea nu pot fi solicitate la plat. Coeficientul de actualizare acceptat de Agenia de Pli pentru Dezvoltare Rural i Pescuit va fi calculat conform prevederilor legale. Dac n perioada implementrii proiectului tehnic apar modificri tehnice ce au drept consecina realocarea valorilor eligibile aferente capitolelor din buget, fr a se permite majorarea valorii totale eligibile angajate prin contract, aceste modificri pot face obiectul unui act adiional la contractul de finanare, doar dac modificrile survin ca urmare a unor situaii temeinic justificate i independente de voina beneficiarului. n caz contrar Agenia de Pli pentru Dezvoltare Rural i Pescuit i rezerv dreptul de a nu accepta ncheierea de Acte adiionale pentru a modifica Contractul de finanare. Orice solicitare de modificare a contractului de finanare ncheiat cu Agenia de Pli pentru Dezvoltare Rural i Pescuit va fi nsoit de formularul Nota explicativ de modificare a contractului, de o Not de fundamentare tehnic detaliat (Memoriu justificativ) i de documentele aferente, care se depun mpreun la CRPDRP, n original, cu numr de inregistrare. Agenia de Pli pentru Dezvoltare Rural i Pescuit urmeaz s analizeze propunerea de modificare, n conformitate cu condiiile iniiale de eligibilitate i viabilitate exprimate n studiul de fezabilitate i planul de afaceri i s avizeze sau s nu avizeze propunerea. Numai n baza avizului se va putea semna un Act adiional la contract. Contractele de achiziii pot fi modificate pe durata derulrii lor dac n timpul implementrii proiectului survin anumite circumstane temeinic justificate i independente de voina beneficiarului, care modific condiiile iniiale din momentul semnrii contractului de achiziie (adugiri, omisiuni, substituiri, schimbri n calitate, schimbri n cantitate, form, fel, poziie, dimensiuni, nivel, caracteristici i schimbri n secvena specific lucrrilor, metoda i timpul afectat fiecrei lucrri).

Actul adiional trebuie s fie semnat i datat de ambele pri contractante. Acesta nu trebuie s cuprind servicii anterioare sau s intre n vigoare naintea datei la care a fost semnat de pri. Prile sunt legate de actul adiional din momentul semnrii.

27

Trebuie respectate urmtoarele principii: Modificri la contract se pot face doar n perioada de execuie a

contractului i nu au efect retroactiv; Scopul actului adiional trebuie s fie strns legat de natura proiectului din

contractul iniial, fr a modifica criteriile de eligibilitate nscrise n cererea de finanare;

Prin actul adiional nu se pot face modificri care afecteaz fundamental termenii de referin sau dup caz a specificaiilor tehnice din oferta;

Actul adiional nu trebuie s modifice condiiile de concurent stabilite n perioada adjudecrii contractului;

Actul aditional trebuie avizat de catre Serviciul Verificare Selectie Oferte pentru a putea fi luat in considerare de catre expertii verificatori la momentul depunerii Dosarului Cererii de Plata.

28

C1.1 ANEXA V INSTRUCIUNI DE PLAT PENTRU BENEFICIARII PROGRAMULUI

NATIONAL DE DEZVOLTARE RURALA A. INFORMAII CU CARACTER GENERAL Dosarul Cererii de Plata se depune de beneficiar la Oficiul Judetean, intr-un exemplar pe suport de hartie, la care ataseaza pe suport magnetic declaratia de cheltuieli si situatiile de lucrari. Dosarul Cererii de Plata trebuie sa cuprinda urmatoarele documente justificative:

1. Cererea de plata; 2. Declaratia de cheltuieli, care va avea atasate:

- Copiile facturilor; - Copiile documentelor de plata; - Copiile extraselor de cont; - Copiile Adeverintei ISC 0,1% si Adeverintei ISC 0,7% (unde este cazul); - Copiile altor tipuri de Adeverinte (in cazul eliberarii acestora de catre consiliile locale/judetene sau alte institutii pentru avize, acorduri, autorizatii etc);

3. Garantia de buna executie pentru lucrari/servicii (unde este cazul); 4. Certificatele de scutire de TVA pentru servicii, bunuri si lucrari (unde este cazul); 5. Autorizatia de construire (unde este cazul); 6. Raportul de executie; 7. Sumarul Certificatelor de origine a bunurilor/certificatelor tip EUR1/facturilor sau

documentelor comerciale cu declaratia exportatorului autorizat; 8. Copiile Certificatelor de origine a bunurilor/certificatelor tip EUR1/facturilor sau

documentelor comerciale cu declaratia exportatorului autorizat; 9. Certificatele de calitate (conformitate) pentru bunurile achizitionate; 10. Copiile Declaratiilor vamale (pentru bunurile din import); 11. Ordinul de incepere al lucrarilor (unde este cazul); 12. Procesul verbal de predare al amplasamentului si planul de amplasare al

investitiei continand pozitiile bornele topografice (unde este cazul) 13. Programul de urmarire si control al calitatii lucrarilor (unde este cazul); 14. Procesele verbale de receptie calitativa, lucrari ascunse, pe faze determinante

(unde este cazul); 15. Procesele verbale de receptie la terminarea lucrarilor (la ultima cerere de plata -

unde este cazul); 16. Procesele verbale de predare primire, receptie si punere in functiune a bunurilor

achizitionate (unde este cazul); 17. Procese verbale de predare primire a serviciilor achizitionate (unde este cazul); 18. Situatiile de plata pentru lucrarile executate si centralizatoarele situatiilor de plata

(unde este cazul); 19. Devizele financiare pentru servicii (unde este cazul); 20. Referatele tehnice ale verificatorilor de proiect (unde este cazul); 21. Autorizatiile verificatorilor de proiect (unde este cazul); 22. Autorizatia dirigintelui/inspectorului de santier (unde este cazul);

29

23. Documentele emise de autoritatile de mediu, sanitar si sanitar veterinar; 24. Declaratia pe proprie raspundere a beneficiarului; 25. Alte documente justificative (se vor specifica dupa caz).

Dosarul cererii de plata se depune, conform programrii din Declaraia de ealonare a plailor sau a unei reealonri ulterioare. Declaraia de ealonare a plailor trebuie completata cu toate datele solicitate (valorile se completeaz in lei). Daca pe parcursul implementrii proiectului datele din Declaraia de ealonare a plailor se modifica, este necesara redepunerea acesteia, cu cel puin 30 de zile nainte de depunerea urmatoarei cereri de plata. Beneficiarul poate alege numai un singur modul de transe de plata (din cele trei disponibile) pentru rambursarea cheltuielilor eligibile efectuate in cadrul proiectului. Declaratia de esalonare trebuie depusa la Oficiul Judetean in maxim 30 de zile calendaristice de la semnarea Contractului de finantare cu Agentia de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit. Beneficiarul trebuie s se asigure ca valoarea cheltuielilor solicitate spre rambursare (valoarea din factura fr taxe recuperabile) se ncadreaz n liniile din bugetul proiectului. Cheltuielile care depesc valoarea din linia bugetar sunt considerate cheltuieli neeligibile prin Programul FEADR i trebuie suportate de beneficiar. In cazul achiziiei de servicii/ lucrari, dac au fost emise mai multe facturi, valoarea tuturor facturilor trebuie s fie egal cu valoarea din devizul financiar de servicii/ centralizatorul de lucrari aferente tranei de plat. Plile n cadrul unui contract de achiziii trebuie efectuate conform clauzelor contractuale la termenele i valorile stabilite. Pentru bunurile din import achiziionate direct de la furnizor, factura trebuie nsoit de Declaraia vamala, iar valoarea n euro din factura trebuie s fie aceeai cu valoarea n euro a acestor bunuri din Declaraia vamal la data nregistrrii n vam. Lucrrile executate, bunurile livrate sau serviciile prestate trebuie s corespunda cantitativ, calitativ i valoric ofertelor ctigtoare care au stat la baza contractelor ncheiate ntre beneficiar i furnizori. Pentru toate documentele incluse n dosarul cererii de plat, redactate n alte limbi, se va anexa o traducere n limba romn fcut fie de un traductor autorizat, fie de beneficiar (caz n care pe traducere acesta va face meniunea mi asum rspunderea privind corectitudinea traducerii, va semna i va tampila). Cheltuielile efectuate conform contractului de finanare a proiectului pentru achiziia de lucrri, bunuri sau servicii se evideniaz de ctre beneficiar in contabilitate separata si distincta a proiectului. Nici o plata sau ncasare de suma aferenta realizrii proiectului nu se va face in numerar sau in alt mod, dect cel specificat in contractul de achiziii. Aceste operaiuni se vor efectua prin ordine de plata, CEC-uri si bilete la ordin negirate, documente de plata externa etc.

30

Nerespectarea clauzelor contractuale i a termenelor de finalizare a investiiilor, asumate prin contractul de finanare, poate conduce la rezilierea acestuia i implicit la constituirea de debite pentru sumele pltite pn la momentul rezilierii contractului. B. INFORMAII CU CARACTER PUNCTUAL Dosarul Cererii de Plata trebuie sa aiba opis (atasat la Cererea de plata), iar documentele pe care le contine trebuie numerotate, semnate si stampilate de catre beneficiarul proiectului; referintele din opis trebuie sa corespunda cu numarul paginii la care se afla documentele din dosarul cererii de plata. Pe fiecare pagina din Dosarul Cererii de Plata trebuie sa apara mentiunea conform cu originalul si Program FEADR. Stampila Program FEADR se aplica de beneficiar pe originalul documentului, iar conform cu originalul pe copia acestuia.

Cererea de plata trebuie sa fie completata, datata, semnata (cu numele mentionat in clar) si stampilata de beneficiarul proiectului, avand toate datele de identificare ale beneficiarului proiectului. Valoarea cheltuielilor de proiectare solicitate la plata de catre beneficiar trebuie sa fie de maxim 12% din valoarea totala eligibila a proiectului.

Valoarea solicitata de beneficiar in cererea de plata trebuie sa corespunda cu valoarea din Declaratia de esalonare aferenta transei respective 10%.

Declaratia de cheltuieli trebuie sa fie completata, datata, semnata si stampilata de beneficiarul proiectului. In Declaratia de cheltuieli trebuie sa fie inscrise cheltuielile cu achizitiile de servicii, bunuri, lucrari, precum si diverse taxe (conform HG nr. 1179/2002 privind aprobarea Structurii devizului general i a Metodologiei privind elaborarea devizului general pentru obiective de investiii i lucrri de intervenii M Of 804/11.05.2002).

Declaratia de cheltuieli trebuie sa fie insotita de facturi, adeverinte (dupa caz), documente de plata si documente care atesta plata.

Garantia de buna executie pentru lucrari/servicii trebuie constituita in conformitate cu Contractul de lucrari/servicii.

Garantia poate fi constituita, fie prin emiterea unei scrisori de garantie bancara, a unei polite de asigurare, a unui cec etc, fie prin constituirea acesteia prin retineri succesive din transele de plata. In cea de-a doua varianta, decontarea sumelor se va face la valoarea din factura/situatia de plata, efectiv platite de autoritatea contractanta, atat in contul constructorului prevazut in contract, cat si in contul de garantie.

Certificatele de scutire de TVA pentru lucrari, bunuri si servicii se vor atasa la Dosarul Cererii de Plata. Aceste documente sunt eliberate de catre Directia Generala a Finantelor Publice inaintea emiterii facturii de catre furnizorul de servicii, bunuri si lucrari. Numai in cazul in care exista astfel de Certificate de scutire de TVA, este permisa emiterea de facturi cu TVA = 0.

Autorizatia de construire si Autorizatia de construire pentru lucrarile cu caracter provizoriu trebuie sa fie datate, semnate si stampilate de autoritatea

31

emitenta. Autorizatiile de construire aferente proiectului trebuie emise pe numele beneficiarului care solicita ajutorul financiar si trebuie sa aiba specificat titlul proiectului care trebuie sa fie acelasi cu cel mentionat in Contractul de finantare incheiat de beneficiar cu APDRP, precum si valoarea investitiei. Autorizatiile de construire trebuie emise in conformitate cu legislatia in vigoare (Legea nr. 50/1991, cu modificarile si completarile ulterioare) si sa fie valabile pe toata durata executiei lucrarilor. Autorizatia de construire pentru lucrarile cu caracter provizoriu este necesara in vederea organizarii executiei lucrarilor de baza (organizare de santier).

Raportul de executie trebuie sa aiba toate rubricile completate, sa fie datat, semnat si stampilat de beneficiarul proiectului. Datele menionate n Raportul de execuie trebuie s fie reale i s aib acoperire n situaia existent la locul de implementare a proiectului si sa corespunda cu proiectul tehnic de executie.

Sumarul certificatelor de origine a bunurilor/certificatelor tip EUR1/facturilor sau altor documente comerciale cu declaratia exportatorului autorizat trebuie sa fie completat, datat, semnat si stampilat de beneficiar si sa aiba atasate copiile documentelor care sa certifice originea bunurilor achizitionate.

Avand in vedere prevederile Protocolului 4 privind definirea notiunii de Produse originare si Metodele de cooperare administrativa anex la Acordul european instituind o asociere ntre Romnia, pe de o parte, si Comunittile Europene si statele membre ale acestora, pe de alt parte ratificat prin OU nr 1/1997 M Of 13/31.01.1997, originea unui bun poate fi demonstrata prin prezentarea :

fie a unui Certificat de Origine (eliberat de Camera de Comert si Industrie); fie a unui certificat tip EUR1 eliberat de organele vamale ale tarii de unde sunt

exportate bunurile; fie a unei declaratii data de un exportator autorizat pe o factura sau pe orice

alt document comercial care insoteste marfa. In acest caz, trebuie prezentat si documentul prin care exportatorul face dovada autorizarii sale.

Certificatele de calitate/conformitate pentru bunurile achizitionate trebuie sa fie datate, semnate si stampilate de autoritatea emitenta.

Declaratiile vamale pentru bunurile achizitionate din import sunt atasate la facturi. Aceste documente trebuie semnate si stampilate de autoritatea emitenta. Declaratiile vamale, in original (pentru importurile directe realizate de beneficiari) trebuie sa existe la beneficiar.

Ordinul de incepere al lucrarilor este documentul care atesta momentul inceperii executarii lucrarilor. Data emiterii acestui document trebuie sa fie anterioara oricaror date de inregistrare a buletinelor de analiza, a intocmirii proceselor verbale de predare al amplasamentului, receptie calitativa, lucrari ascunse si faze determinate. De asemenea, data emiterii documentului trebuie sa fie ulterioara datei eliberarii autorizatiei de constructie.

Programul de urmarire si control al calitatii lucrarilor trebuie vizat de Inspectia de Stat in Constructii, semnat de beneficiarul proiectului, de proiectant si executant. Procesele verbale atasate Dosarului cererii de plata (Procesul verbal de predare al amplasamentului si planul de amplasare al investitiei continand pozitiile bornelor topografice, Procesele verbale de receptie calitativa, Procesele verbale de lucrari

32

ascunse, Procesele verbale pe faze determinante) trebuie sa fie elaborate si semnate in conformitate cu Programul de urmarire si control al calitatii lucrarilor. Procesele verbale pe faze determinante trebuie sa aiba o concluzie favorabila. Procesele verbale de receptie la terminarea lucrarilor prezentate la ultima cerere de plata trebuie completate, datate, semnate si stampilate de furnizorul de servicii si beneficiar. Procesele verbale de predare primire, de receptie si de punere in functiune a bunurilor achizitionate trebuie sa fie completate, datate, semnate si stampilate de furnizorul de bunuri si de beneficiar. Procesele verbale de predare primire a serviciilor achizitionate trebuie completate, datate, semnate si stampilate. Situatiile de plata pentru lucrarile executate si centralizatoarele situatiilor de plata trebuie semnate, stampilate si datate de beneficiar, de dirigintele/inspectorul de santier si de executantul lucrarii.

Trebuie ca:

situatiile de lucrari sa fie emise conform Ordinului 1014/2001 privind aprobarea structurii, continutului si modului de utilizare a documentatiei standard pentru elaborarea si prezentarea ofertei pentru achizitia de lucrari (M. Of. nr 357/07.04.2001) care prevede forma de prezentare a listei cuprinzand cantitatile de lucrari, formularul C5;

valoarea totala a situatiilor de plata pentru lucrari sa corespunda cu valoarea din situatia centralizatorului de lucrari aferent transei de plata;

valoarea cheltuielilor din centralizatoarele situatiilor de plata (pentru lucrari) prezentate la transa de plata sa se incadreaza in limita valorilor ofertelor castigatoare pentru achizitia respectiva plus valoarea totala a actualizarii ofertelor (daca actualizarea este prevazuta in buget si in contractul de achizitie);

toate calculele din centralizatoarele situatiilor de plata sa fie corect realizate.

Buletinele de analiza a materialelor incorporate, Certificatele de calitate/conformitate a materialelor folosite la lucrari, Buletinele de incercari, Declaratiile de conformitate a calitatii produselor procurate si Agrementele tehnice vor fi verificate de expertii OJPDRP la vizita pe teren. Beneficiarul poate sa solicite Actualizarea prevazuta in bugetul anexat la Contractul de finantare incheiat cu APDRP in urmatoarele situatii:

In cazul in care se solicita Actualizarea pentru lucrari, este necesar ca

executantul sa-si justifice cererea prin prezentarea facturilor cu care a cumparat diverse materiale sau servicii si din care sa rezulte cresterea de pret fata de pretul unitar luat in considerare la intocmirea ofertelor. Expertii OJPDRP vor verifica pe teren documentele justificative care au stat la baza solicitarii de catre beneficiar a actualizarii, in conformitate cu legislatia nationala in vigoare.

In cazul in care contractul dintre beneficiar si furnizor s-a incheiat in Euro (sau alta valuta), iar plata se face in Euro (sau alta valuta), cand beneficiarul solicita rambursarea cheltuielilor privind Actualizarea se ia ca valoare de

33

referinta cursul Euro mentionat in bugetul indicativ, anexa la Contractul de finantare. Valoarea in Euro a bunurilor se inmulteste cu valoarea cursului de schimb de referinta, iar diferenta pana la valoarea platita de beneficiar (valoarea in euro platita inmultita cu valoarea cursului de schimb BNR euro/ ron de la data platii, mentionat pe extrasele de cont) este o cheltuiala care se incadreaza la capitolul bugetar Actualizare.

In cazul in care contractul dintre beneficiar si furnizor s-a incheiat in Euro, iar plata se face in Ron, cand beneficiarul solicita rambursarea cheltuielilor privind Actualizarea se determina care este valoarea in Euro care a fost platita de beneficiar. Prin inmultirea valorii bunului (Euro) cu valoarea cursului Euro mentionat in bugetul indicativ, se stabileste valoarea bunului in Ron care trebuie sa se incadreze in capitolul bugetar respectiv. Actualizarea reprezinta diferenta dintre aceasta suma si suma care a fost real platita de beneficiar si se incadreaza in capitolul bugetar Actualizare.

Daca in contractele de achizitie incheiate in Euro se precizeaza utilizarea cursului de schimb al unei banci comerciale, se va atasa la dosar adresa de la banca respectiva din care sa rezulte cursul de schimb utilizat de aceasta la data efectuarii operatiunii.

Cheltuielile diverse si neprevazute se pot utiliza doar pentru modificarea cantitatilor de lucrari in conditiile prevazute de HG nr. 1179/2002 privind aprobarea Structurii devizului general i a Metodologiei privind elaborarea devizului general pentru obiective de investiii i lucrri de intervenii M Of 804/11.05.2002 si trebuie sa se incadreze in limita sumei disponibile in bugetul proiectului.

Pentru cheltuieli diverse si neprevazute beneficiarul trebuie sa prezinte in Dosarul Cererii de Plata urmatoarele documente:

nota de renuntare/suplimentare de executare lucrari care trebuie sa fie semnata si stampilata de beneficiarul proiectului, de dirigintele de santier, de proiectant;

actul aditional avizat de APDRP si incheiat intre beneficiar si constructor in care sa se precizeze suma suplimentara pentru realizarea lucrarilor care va fi solicitata la plata in limita sumei disponibile in bugetul proiectului pentru Cheltuieli diverse si neprevazute;

actul aditional avizat de APDRP si incheiat intre beneficiar si proiectant, daca pentru reproiectare sunt necesare sume suplimentare care vor fi solicitate la plata in limita sumei disponibile in bugetul proiectului pentru Cheltuieli diverse si neprevazute;

anexa la Proiectul tehnic cu partea reproiectata care trebuie verificata de un verificator atestat pentru categoria si clasa de importanta a lucrarii respective care aplica stampila pe acest document. De asemenea, anexa va fi insotita de referatul de verificare;

dispozitia de santier pentru executia lucrarilor diverse si neprevazute care trebuie semnata si stampilata de verificatorul de proiect si de proiectant;

antemasuratoarea pentru lucrari suplimentare/renuntare care trebuie semnata de proiectant si de dirigintele de santier si executantul de lucrari;

situatiile de plata distincte pentru lucrarile diverse si neprevazute executate care trebuie sa fie semnate de catre dirigintele de santier;

sa apara distinct pe factura de lucrari mentiunea referitoare la cheltuielile diverse si neprevazute.

34

Devizele financiare pentru servicii trebuie sa fie datate, semnate si stampilate de furnizorul de servicii si de beneficiarul proiectului. Acestea trebuie sa fie in conformitate cu ofertele financiare prezentate de furnizorul de servicii si declarate castigatoare.

Referatele tehnice ale verifcatorilor de proiect pentru proiectul tehnic, caietele de sarcini, detaliile de executie trebuie completate, datate, semnate si stampilate de catre verificatorii de proiect.

Autorizatiile verificatorilor de proiect trebuie sa fie datate, semnate si stampilate de emitent si valabile la momentul verificarii documentelor tehnice (perioada in care au fost prestate serviciile pentru care cheltuielile au fost solicitate la plata). Autorizatia dirigintelui/inspectorului de santier trebuie sa fie intocmita in conformitate cu cerintele legii, trebuie sa fie datata, semnata si stampilata de emitent. Autorizatia dirigintelui de santier trebuie sa fie valabila in momentul cand acestia intocmesc si semneaza documentele prin care se asigura calitatea in constructii. Documentele emise de autoritatile de mediu, sanitar si sanitar veterinara se vor prezenta la ultima cerere de plata, dupa finalizarea investitiei realizata prin Programul FEADR.

In conformitate cu prevederile fiselor tehnice si a Protocoalelor incheiate intre Agentia de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit si Agentia Nationala pentru Protectia Mediului, Ministerul Sanatatii, Agentia Nationala Sanitara-Veterinara si pentru Siguranta Alimentelor, beneficiarii proiectelor FEADR trebuie sa prezinte la momentul depunerii ultimei cereri de plata (la data intrarii in functiune a obiectivului) documentele emise de institutiile mentionate mai sus, din care sa rezulte ca investitiile/ unitatile corespund normelor Uniunii Europene privind protectia mediului, normele de igiena si sanatate publica si domeniul sanitar veterinar. Declaratia pe propria raspundere a beneficiarului trebuie sa fie datata, semnata si stampilata de beneficiar. Alte documente justificative specificate (dupa caz) in cererea de plata trebuie sa fie datate, semnate si stampilate de emitent. Aceste documente pot fi solicitate de catre expertii verificatori pe parcursul verificarii Dosarului Cererii de Plata. Facturile emise trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte:

sa aiba formatul prevazut de actele normative in vigoare si sa fie completate in conformitate cu acestea ;

toate calculele din facturi trebuie sa fie corecte (valoarea = cantitatea x pretul unitar, verificarea totalului in cazul in care sunt facturate mai multe articole);

cheltuielile din factura prezentata la plata trebuie sa corespunda cu cheltuielile eligibile din bugetul proiectului si sa se regaseasca in Declaratia de cheltuieli;

data inscrisa pe factura sa nu fie anterioara datei semnarii contractului de finantare cu APDRP si a datei semnarii contractelor de achizitii; fac exceptie facturile emise pentru cheltuielile de consultanta si de proiectare (maxim 12% din valoarea totala eligibila a proiectului);

data emiterii facturii sa fie ulterioara celei de emitere a Certificatului de scutire TVA;

35

data emiterii facturii sa fie anterioara celei de emitere a documentului/documentelor de plata cu care se achita;

data emiterii facturii sa fie ulterioara celei de emitere a Ordinului de incepere a lucrarilor;

numarul si data facturii sa fie aceleasi cu cele inscrise in Declaratia de cheltuieli;

numele furnizorului de pe factura sa coincida cu cel inscris in Declaratia de cheltuieli si cu cel din contractul de achizitii;

numele cumparatorului din factura sa fie numele beneficiarului care a depus cererea de plata;

datele de identificare (numar cont, banca) ale beneficiarului si furnizorului de lucrari/servicii/bunuri din factura sa corespunda cu cele din contractul de achizitii. Daca aceste date s-au modificat ulterior semnarii contractului de achizitii, se va atasa la Dosarul Cererii de Plata o adresa din partea bancii beneficiarului si furnizorului de lucrari/servicii/bunuri privind modificarea contului bancar;

sa existe semnatura si stampila furnizorului de servicii/lucrari/bunuri si semnatura de primire a beneficiarului;

sa fie mentionate numarul contractului de achizitii pentru servicii/bunuri/lucrari, precum si numarul si data Certificatului de scutire de TVA in baza carora au fost emise.

Documentele de plata trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte:

tipul, numarul si data (data acceptarii documentului de plata de catre banca) documentului de plata coincida cu datele cuprinse in Declaratia de cheltuieli;

documentul de plata sa confirme ca plata nu s-a efectuat in numerar; sa aiba semnatura si stampila bancii emitente si a beneficiarului proiectului; platitorul inscris in documentul de plata sa fie beneficiarul care a solicitat

cererea de plata; beneficiarul inscris in documentul de plata (cel in favoarea caruia se

efectueaza plata) sa fie furnizorul din factura; sa se mentioneze in clar numarul facturii sau contractului pe care le achita ; contul si banca beneficiarului platii sa corespunda cu datele din contractul de

achizitii/adresa de la banca. In cazul in care plata se efectueaza cu CEC-uri/ bilete la ordin, trebuie sa fie indeplinite urmatoarele conditii:

sa fie emise de beneficiarul proiectului, in numele furnizorului, fara sa fie girat catre terti;

sa se ateste ca plata s-a efectuat din contul beneficiarului in contul furnizorului din contractul de achizitii;

plata sa se regaseasca in extrasele de cont. In cazul in care plata se efectueaza prin acreditiv extern, trebuie ca la Dosarul Cererii de Plata beneficiarul sa ataseze copii dupa toate documentele solicitate de banca pentru transferul sumelor respective (conform contractului de credit). Valoarea in Ron (pentru facturile interne) sau valoarea in euro (pentru facturile externe) inscrisa in documentul de plata sau totalul sumelor din documentele de plata (atunci cand o factura se achita cu unul sau mai multe documente de plata)

36

trebuie sa coincida cu cea din Total de plata din factura si cu cea mentionata in Declaratia de cheltuieli. Extrasele de cont trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte:

sa fie emise de banca pentru beneficiarul finantarii; sa fie datate si stampilate de banca (trezoreria) emitenta; sa ateste valoric si ca data efectuarea platilor din documentele de plata

corespondente; numele beneficiarului din extrasul de cont sa corespunda cu numele

furnizorului din factura; numarul contului furnizorului de lucrari/servicii sa corespunda cu cel din

contractul de achizitii/adresa de la banca; sa fie mentionate factura/facturile care se achita cu documentul de plata.

Formularele documentelor:

Declaratia de esalonare a depunerii dosarelor cererilor de plata, Cererea de plata, Declaratia de cheltuieli, Raportul de executie, Sumarul Certificatelor de origine a bunurilor/certificatelor tip EUR1/facturilor

sau documentelor comerciale cu declaratia exportatorului autorizat, Declaratia pe proprie raspundere a beneficiarului,

pot fi furnizate de Oficiul Judetean de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit sau preluate de pe site-ul Agentiei de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit.

37

C1.2 PROGRAM NATIONAL PENTRU DEZVOLTARE RURALA Numar de inregistrare/Data: NOTIFICAREA BENEFICIARULUI PRIVIND SELECTAREA CERERII DE FINANTARE SI SEMNAREA CONTRACTULUI DE FINANTARE (se va completa, dupa caz, de catre CRPDRP- SECA sau APDRP - SC ) Numele beneficiarului: . Adresa beneficiarului : Doamna/ Doamnule,

Ca rspuns la licitaia de proiecte Mx.y-1/n-D ai depus la OJPDRP..............cererea de finantare cu titlul..........................................................................................................., nregistrat cu nr. F.......................... V informm c n urma verificarii si evaluarii cererii de finantare, au fost/nu au fost operate modificari in cadrul bugetului indicativ al proiectului. Dupa aprobarea de catre Directorul General al Agentiei de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit / Directorul adjunct CRPDRP a Listei cererilor de finantare eligibile si neeligibile, pe masuri in data................., proiectul d-voastr a fost selectat cu valorile din bugetul indicativ anexat la prezenta notificare, astfel: Costul total eligibil RON Valoarea maxim a finantarii nerambursabile, din care :

RON

Contribuia comunitar : RON Contribuia public naional : RON Ca urmare v informm c a fost semnat de Autoritatea Contractanta, contractul de finantare, avnd Nr.de nregistrare C......................., insotit de urmatoarele anexe: Anexa I- Prevederi generale; Anexa II- Panouri cu informatii privind participarea Uniunii Europene; Anexa III-Bugetul indicativ si planul financiar rezultate in urma verificarii cererii de finantare; Anexa IV- Instruciuni privind selecia de oferte pentru beneficiarii privai/instructiuni de achizitii pentru beneficiarii publici. Anexa V- Instructiuni de plata;

V invitm in termen de 15 zile lucratoare de la primirea prezentei notificari - , s v prezentai la sediul Centrului Regional de care apartineti, pentru semnarea contractului.

In cazul in care nu acceptati finantarea nerambursabila precizata, va rugam sa ne informati in scris pina la data semnarii contractului.

Va multumim pentru interesul manifestat Programului National pentru Dezvoltare Ruralasi va rugam sa analizati cu atentie contractul si anexele acestuia, disponibile pe site-ul Agentiei de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit.

38

Cu stima, Aprobat Director Directie Selectare Contractare Nume prenume.....................SemnaturaData Avizat Sef Serviciu Contractare Nume prenume......................SemnaturaData Intocmit Expert 2 Serviciu Contractare Nume prenume.......................SemnaturaData Intocmit Expert 1 Serviciu Contractare Nume prenume.......................SemnaturaData SAU Aprobat Director CRPDRP Nume prenume.........................SemnaturaData

Avizat Sef SECA Nume prenume......................SemnaturaData Verificat Expert 2 SECA Nume prenume.......................SemnaturaData Intocmit Expert 1 SECA Nume prenume.......................SemnaturaData

C1.3 SOLICITARE DE INFORMATII SUPLIMENTARE

APDRP SC Numar de inregistrare Sau CRPDRP SECA Numar de inregistrare Referitor la cererea de finanare depusa de dumneavoastr la OJPDRP......... si nregistrata cu numrul ........................., pentru a fi finanata n cadrul Programului National pentru Dezvoltare Rurala si in vederea intocmirii/acordarii vizei contractului de finantare/act aditional, va rugam sa ataai urmtoarele documente : 1................................................................................................................. n original / copie(legalizata) 2..................................................................................................... n original/copie legalizata 3................................................................................................................. n original / copie legalizata 4...................................................................................................................n original / copie legalizata Va rugam sa ne transmiteti documentele mai sus mentionate in maxim 3 zile lucrtoare de la confirmarea de primire a prezentei solicitari.

Avizat Director General Adjunct Implementare Tehnica Nume prenume..SemnaturaData

Aprobat Director Directie Selectare Contractare Nume prenume..SemnaturaData

Verificat Sef Serviciu Contractare Nume prenume..SemnaturaData

Intocmit Expert Contractare Nume prenume..SemnaturaData Sau Director adjunct CRPDRP Nume prenume.........................SemnaturaData

Verificat Sef SECA Nume prenume......................SemnaturaData Intocmit Expert SECA Nume prenume.......................SemnaturaData

C1.4 FISA DE VERIFICARE CONTRACT

Numar de inregistrare a cererii de finantare: Denumire proiect Localitate Judetul Denumire solicitant

Verificat sef

serviciu

Nr. crt.

DENUMIRE ACTIVITATE VERIFICATA / MONITORIZATA

DA NU DA NU 1 Numarul de inregistrare al contractului este acelasi cu

numarul de inregistrare al cererii de finantare selectate din lista E 6.1

2 Contractul are cele 5 anexe 3

Notificarea catre beneficiar C1.2 a fost transmisa si inregistrata cu Nr..../data.....in registrul secretariatului general;

Termenele de transmitere a notificarilor si confirmarilor catre beneficiar au fost respectate

4 Datele de identificare ale beneficiarului din contract corespund cu cele din cererea de finantare.

5 Calculele aritmetice din bugetul proiectului ,din cererea de finantare sunt corecte.

6 Pista de audit C1.14 este completata corect si are toate semnaturile serviciilor si directiilor implicate

7 A fost acordata viza de catre Consilierul Juridic/Directia Juridica data trimiterii -data receptiei

8 A fost acordata viza de catre CFP -data trimiterii -data receptiei

9 In situatia neacordarii vizei sau modificarii contractului de catre CFP este atasat documentul justificativ transmis(C 1.3)

10 Contractul a fost semnat de catre Directorul adjunct CRPDRP/Directrul General APDRP -data trimiterii -data receptiei

11 -Contractul a fost transmis la CRPDRP si inregistrat in Registru privind situatia contractului(C1.13)

12 A fost transmisa notificarea (C1.2)catre beneficiar pentru semnarea contractului, inregistrata in registru iesire sectretariat.

13 Contractul a fost semnat de catre beneficiar la data de..

14 Contractul a fost transmis de CRPDRP la insotit de pista de audit C1.14 si confruntarea semnaturilor din

partea beneficiarului cu specimenul din cererea de finantare, existenta paginilor ,eventuale modificari ale contractului,data si locul semnarii contractului,

15 Au fost intocmite acte aditionale la contract 16 Raport de analiza C1.8 pentru modificarea contractului

are avizul SVT atasat

17 Pista de audit C1.14 este completata corect si are toate semnaturile serviciilor si directiilor implicate

18 Actul aditional are vizele consilierului juridic/Directiei juridice , Data trimiterii Data receptiei

19

Actul aditional are viza CFP Data trimiterii Data receptiei

20 Actul aditional C1.6 este semnat de Directorul CRPDRP/Directorul General APDRP Data trimiterii Data receptiei

21 Actul aditional a fost transmis la CRPDRP si este inregistrat in registrul privind situatia contractului C1.13

22 -A fost transmisa adresa catre beneficiar pentru semnarea Actul aditional, inregistrata in registru corespondenta al secretariatului general.

23 Actul aditional a fost semnat de catre beneficiar. 24 Actul aditional a fost transmis de CRPDRP la APDRP

insotit de pista de audit C1.14 si are semnaturile de primire din partea beneficiarului , CRPDRP .

25 In cazul modificarii contractului prin mai multe acte aditionale exista documente de la Serviciul autorizare plati care sa evidentieze valoarea pe transe , valoarea finala totala de plata a contractului. Sunt aceste documente atasate la Nota explicativa prezentata de beneficiar

Verificat, Sef SECA/SC Nume ......... prenume......... Semnatura Intocmit Expert SECA/SC Nume ..........prenume .......... Semnatura

ADRESA DE TRANSMITERE A CONTRACTELOR LA CRPDRP (se completeaza de catre DSC-SC)

Adresa

CRPDRP Nr. 1 CRPDRP Nr. 2 CRPDRP Nr. 3 CRPDRP Nr. 4 CRPDRP Nr. 5 CRPDRP Nr. 6 CRPDRP Nr. 7 CRPDRP Nr. 8

Agenia de Plati pentru dezvoltare Rurala si Pescuit Serviciul Contractare Data: Ctre Director adjunct Centru Regional

V transmitem alturat cele dou exemplare originale ale contractelor de finanare C1.1 i anexele acestora, nsoite de copia notificrilor C1.2 ctre beneficiar corespunztoare fiecrui proiect, conform borderoului alturat. Semnarea contractului se va face la sediul CRPDRP, in conformitate cu termenele cuprinse in notificarile transmise la sediul CRPDRP. Un original al contractelor de finantare vor fi transmite la Agentia de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit.

Borderou Regiunea

Nr. de nregistrare cererii de finantare Denumirea proiectului Numele beneficiarului

Aprobat Director Directie Selectare Contractare Nume.......................... prenume...............Semnatura...........Data

Verificat Sef Serviciu Contractare Nume prenume................Semnatura..........Data Intocmit Expert Serviciu Contractare Nume.......................... prenume................Semnatura..........Data

ADRESA DE TRANSMITEREA ORIGINALELOR/COPIILOR CONTRACTELOR LA APDRP-DSC-SC/OJPDRP

Catre: Agenia de Plati pentru Dezvoltare Rurala si Pescuit/OJPDRP Data:

V transmitem alturat un exemplar original/ copiilor al contractelor C1.1 semnate de catre Beneficiar, impreuna cu anexele acestora, corespunztoare cererilor de finanare conform borderoului de mai jos.

Nr. de nregistrare contract

Denumirea proiectului