Embed Size (px)
Citation preview
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt fellesbiblioteksystem
Table of contents
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
Table of contents1 Innledning 1.1 Oppdragsgiver 1.2 Anskaffelsens formål 1.3 Kontraktens omfang 1.4 Kontraktsperiode 1.5 Kontrakt2 Frister, leveringssted og tidsplan for konkurransen 2.1 Innleveringsfrist og innleveringssted 2.2 Vedståelsesfrist3 Gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen 3.2 Anskaffelsesprosedyre 3.2.1 Nærmere om gjennomføring av forhandlinger 3.3 Kunngjøring 3.4 Tilleggsopplysninger/kommunikasjon 3.5 Endring av konkurransegrunnlaget 3.6 Tilbakekalling eller endring av tilbud 3.7 Tilbudsbefaring og tilbudskonferanse 3.8 Tilbudsåpning 3.9 Avvisning av tilbud 3.10 Alternative tilbud 3.11 Tilbud på deler av oppdraget 3.12 Kostnad med deltakelse i konkurransen 3.13 Avlysning av konkurransen 3.14 Innstilling på kontraktstildeling4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming 4.2 Språk 4.3 Avvik 4.4 Taughetsbelagte opplysninger og innsyn i tilbud og protokoller5 Krav til leverandøren 5.1 Skatteattest 5.2 Støtte fra andre virksomheter og deltakelse i fellesskap 5.3 Om ESPD og kvali�sering av leverandørene 5.4 Avvisningsgrunner 5.5 Kvali�kasjonskrav og dokumentasjonsbevis6 Tildelingskriterier 6.1 Grunnleggende krav til evaluering 6.2 Utvalgte brukerhistorier til evaluering 6.3 Brukertesting7 Vedlegg
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
1 Innledning1.1 OppdragsgiverStavanger, Bergen, Trondheim og Kristiansand kommuner, heretter også omtalt som Oppdragsgiver, inviterermed dette til konkurranse. Oppdragsgiver er ikke én juridisk enhet. Kommunene bruker felles konkurransegrunnlag, men vil inngå egnekontrakter med vinner av konkurransen og skal betraktes som �re oppdragsgivere med ulike leverings- ogfakturaadresser.
Informasjon om Oppdragsgiver �nnes på www.stavanger.kommune.no, www.bergen.kommune.no,www.trondheim.kommune.no og www.kristiansand.kommune.no.
Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen som følge avkommunesammenslåing fra og med 01.01.2020.
Oppdragsgiver tar i den forbindelse forbehold om ikke-vesentlig økning av volum, leveringsadresser, endringer iorganisasjonsnummer og annet som naturlig følger av kommunesammenslåing.
Kommunesammenslåing kan også blant annet innebære andre parallelt løpende avtaler for et kortere tidsrom.
Stortinget har vedtatt følgende sammenslåinger: Stavanger kommune slås sammen med Rennesøy og Finnøy kommuner.Trondheim kommune slås sammen med Klæbu kommune.Kristiansand kommune slås sammen med Søgne og Songdalen kommuner.
For mer informasjon se: https://stortinget.no/no/Saker-og-publikasjoner/Saker/Sak/?p=67738
Det er på kunngjøringstidspunktet ennå ikke avklart om Bergen kommune skal slås sammen med andrekommuner, men det er signert en intensjonsavtale for sammenslåing med Osterøy, Vaksdal og Samnangerkommuner. For mer informasjon om dette se:https://www.bergen.kommune.no/aktuelt/presserom/pressemeldinger/article-136688
Oppdragsgiver legger til grunn og forutsetter at eventuelle endringer som kommer som følge avkommunesammenslåing er ikke-vesentlige.
1.2 Anskaffelsens formålFolkebibliotekene samt skolebibliotekene for grunnskolene i Stavanger, Bergen, Trondheim ogKristiansand skal med denne konkurransen anskaffe et felles biblioteksystem. Oppdragsgiver representerer tilsammen ca 13 % av Norges befolkning (rett under 700.000 innbyggere). Det nye biblioteksystemet skal være etfremtidsrettet system som kan benyttes av alle involverte parter, samt utvides til andre partnere over tid.Biblioteksystemet skal leveres som SaaS (Software as a Service) med integrasjoner mot de aktuelle nasjonalesystemene. Det ønskes en høy grad av selvbetjening og gode muligheter for tilpasninger, integrasjoner ogutvidelser.BergenBergen Offentlige Bibliotek (BOB) er organisert med et hovedbibliotek i sentrum og 6 �lialer i bydelene. BOBdriver også biblioteket ved Bergen Landsfengsel og ved Bjørgvin fengsel.I 2015 hadde Bergen Offentlige Bibliotek 1 402 272 besøkende i bibliotekene og 1 257 274 utlån fra en samlingbestående av 580 596 medier. Det ble gjennomført 1 725 arrangement for publikum.Bergen kommune har 90 grunnskoler.
KristiansandKristiansand folkebibliotek består av hovedbiblioteket og tre �lialer, Vågsbygd, Hellemyr og Flekkerøy. Tosistnevnte er kombinasjonsbibliotek med grunnskoler. Hovedbibliotekets areal er på 5630 m2. I tillegg erfengselsbibliotek også en del av biblioteketsvirksomhet.I 2015 var det registrert 532.837 utlån, og 481.027 fysiske besøk. Kristiansand folkebibliotek har en bestand på285.709 medier. Samme år ble det gjennomført 274 arrangementer for publikum.
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
Kristiansand folkebibliotek drifter 38 grunnskoler, voksenopplæringssenter for voksne innvandrere ogPedagogisk senter i kommunen. Skolenes samlede bestand ligger på 346.965 medier.
StavangerSølvberget, Stavanger bibliotek og kulturhus ligger midt i Stavanger sentrum. I 2015 hadde biblioteket 1,5millioner besøkende. Foruten hovedbiblioteket på 6588 m2, har biblioteket en �lial, Madla bibliotek, og etfengselsbibliotek. Stavanger hadde i 2015 636.594 utlån fra en samling bestående av 381.245 medier oggjennomførte 632 arrangementer for publikum.Stavanger kommune har i tillegg 43 grunnskoler.
TrondheimTrondheim folkebibliotek består av hovedbiblioteket som ligger i sentrum, et fengselsbibliotek ogseksbydelsbibliotek, derav et er kombinasjonsbibliotek på en videregåendeskole. Biblioteket har fellesbiblioteksystem med Sør-Trøndelagfylkesbibliotek som har bokbuss, ansvar for fjernlån og en lesesettsamling.Folkebiblioteket drifter biblioteksystem til 55 skoler i kommunen. Fra 2020 er det vedtatt at Klæbu kommuneblir en del av Trondheim.I 2015 hadde Trondheim folkebibliotek991.749 besøkende i bibliotekene. 1.064.891 utlån fra en samlingbestående av461.346 medier. Det ble gjennomført 437 arrangement for publikum.
1.3 Kontraktens omfangAvtalen har en estimert samlet kontraktsverdi for hele den mulige kontraktsperioden (inklusive opsjoner) på5,000,000.00 kr eksklusive merverdiavgift. Antatt kontraktsverdi er kun av informativ karakter ogOppdragsgiver er ikke bundet av denne.Volumet vil kunne avvike fra det ovennevnte som følge av endringer i blant annet økonomiske ramme vilkår,endringer i behovet, markedssituasjonen og politiske vedtak.
1.4 KontraktsperiodeKontraktsperioden er 4 år. Oppdragsgiver skal i tillegg ha opsjon til å forlenge kontrakten for ytterligere 2 + 2 +2 år på samme vilkår. Oppdragsgiver kan også forlenge avtalen for en kortere periode enn 1 år, men ikkekortere enn 6 måneder.Oppdragsgiver forventer at kontraktsoppstart vil være 01.02.2018.
1.5 KontraktBindende kontrakt er sluttet når kontraktsdokumentene er signert av begge parter. Kontraktens innhold erde�nert i vedlagte kontraktsvilkår.
I utgangspunktet skal SSA-L med tilhørende bilag og vedlegg regulere kontraktsforholdet mellom partene ihelekontraktsperioden. Ved behov for ytterligere utvikling eller andre eventuelle avtaler som måtte bli inngåttsom en naturlig følge av avtaleforholdet mellom partene skal det i størst mulig grad benyttes StatensStandardavtaler (SSA). For mer informasjon om disse se: https://www.anskaffelser.no/it/statens-standardavtaler/statens-standardavtaler-ssa.
2 Frister, leveringssted og tidsplan for konkurransen2.1 Innleveringsfrist og innleveringsstedTilbud som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet er levertrettidig. Frist for innlevering av tilbud er senest 9/1/2017 12:00 PM.Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, www.mercell.no innen tilbudsfristen. For sent innkomnetilbud vil bli avvist (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristensutløp). Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp.
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordandu skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf.: 21 01 88 60 eller på e‐post til: [email protected] det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt førtilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntiltilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet. Tilbudet krever elektronisksignatur ved levering.Du vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell tilbydersom har sendt inn tilbudet. Elektronisk signatur kan dere skaffepå www.comm�des.com, www.buypass.no eller www.bankid.no. Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noendager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.
2.2 VedståelsesfristLeverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 2/1/2018 12:00 AM.
3 Gjennomføring av konkurransen3.1 Regler for konkurransenAnskaffelsen er omfattet av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. For denne anskaffelsen gjelderforskriftens del I og III.Informasjon om regelverket er å �nne på Nærings- og �skeridepartementets internettsider –www.regjeringen.no.
3.2 AnskaffelsesprosedyreDenne anskaffelsen følger prosedyren "konkurranse med forhandling". Dette er en begrenset anskaffelsesprosedyre hvor kun kvali�serte leverandører inviteres til å gi tilbud. Alleleverandører har mulighet til å levere en kvali�kasjonsanmodning. Oppdragsgiver vil i denne konkurransen ikkebegrense antall leverandører som inviteres til å gi tilbud.Tilbyder har risikoen for innholdet i tilbudet. Dersom tilbudet inneholder uklarheter eller avvik kan dettemedføre at tilbudet avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser.Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tildele kontrakten uten å gjennomføre forhandlinger jf.anskaffelsesforskriften § 23-7 femte ledd. Oppdragsgiver oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbudbasert på de vilkår og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg.
3.2.1 Nærmere om gjennomføring av forhandlingerOppdragsgiver planlegger å gjennomføre to runder forhandlinger med de leverandører som er kvali�sert oginvitert til å inngi tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere antall leverandører til minst tre påbakgrunn av en midlertidig rangering av tilbudene i henhold til tildelingskriteriene. En slik eventuell reduksjonav antall leverandører vil ikke skje før etter mottak av revidert tilbud på bakgrunn av første forhandlingsrunde.
3.3 KunngjøringAnskaffelsen er kunngjort i Do�n (www.do�n.no) og TED (ted.europa.eu).
3.4 Tilleggsopplysninger/kommunikasjonDersom Leverandøren �nner at anskaffelsesdokumentene ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig beom tilleggsopplysninger hos Oppdragsgivers kontaktperson innen angitt frist. Anonymisert spørsmål med svarvil bli presentert for samtlige leverandører via Mercell. Eventuelle feil eller uklarheter som oppdages ianskaffelsesdokumentene bes meldt Oppdragsgivers kontaktperson omgående.
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell‐portalen, www.mercell.no. Dette for at allkommunikasjon skal loggføres.
Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet «Kommunikasjon». Klikk deretter på ikonet «Nymelding» i menylinjen. Skriv inn informasjon til oppdragsgiver og trykk deretter på ikonet «Send».Oppdragsgiver mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil oppdragsgiver besvare detteanonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet«Kommunikasjon» og deretter underfanebladet «Tilleggsinformasjon». Du vil også få en e‐post med en link tiltilleggsinformasjonen.
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
tilleggsinformasjonen.
3.5 Endring av konkurransegrunnlagetInnen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta endringer av anskaffelsesdokumentene som ikkeer av vesentlig karakter. Leverandørene vil varsles når endringer tilgjengeliggjøres jf. Punkt 3.4. Dersomendringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal detfastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen.
3.6 Tilbakekalling eller endring av tilbudInnlevert tilbud kan nullstilles eller endres inntil innleveringsfristens utløp. Tilbakekalling skjer ved å trykke på"Gi nytt tilbud" i Mercell, og deretter kan Tilbyder slette informasjonen som er lagt inn, og sende inn et blankttilbud. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene ikonkurransegrunnlaget.
3.7 Tilbudsbefaring og tilbudskonferanseDet vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse.
3.8 TilbudsåpningLeverandørene har ikke rett til å være tilstede ved åpningen av tilbudene.
3.9 Avvisning av tilbudOppdragsgiver følger reglene i anskaffelsesforskriften om avvisning av tilbud.
3.10 Alternative tilbudDet er ikke adgang til å gi alternative tilbud jf. anskaffelsesforskriften.
3.11 Tilbud på deler av oppdragetDet gis ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget.
3.12 Kostnad med deltakelse i konkurransenEnhver kostnad som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med deltakelse i konkurransen må dekkes avLeverandøren.
3.13 Avlysning av konkurransenOppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn.
3.14 Innstilling på kontraktstildelingOppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt samtidig tilleverandørene senest 10 dager før kontrakt inngås. Kontrakt inngås på det tidspunkt da kontrakt er signert avbegge parter. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en frist for Leverandøren til åfremme eventuell klage over beslutningen.
4 Krav til tilbudet4.1 Tilbudets utformingEtterspurte dokumenter skal legges ved tilbudet etter følgende struktur og innhold:NB! Vennligst lever dokumentene med de �lnavn som står i denne tabellen.Følgende dokumenter skal legges ved under fanebladet Dokumenter i Mercell‐portalen:Leverandøren skal kun vedlegge dokumentasjon for oppfyllelse av kvali�kasjonskravene i henhold til ESPDKvali�kasjonskrav. Kun inviterte leverandører gis anledning til å inngi tilbud. Dokumentasjonen som vedleggesskal struktureres i likhet med oppbygging av ESPD kvali�kasjonskrav.
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter som fremkommer ianskaffelsesdokumentene besvares og dokumenteres.Tilbudet skal utformes i henhold til kravene i anskaffelsesdokumentene.
4.2 SpråkTilbudet, vedlegg og annen dokumentasjon skal foreligge på enten norsk, svensk, dansk eller engelsk. Allkommunikasjon skal foregå på ett av de nevnte språkene.
4.3 AvvikDet er anledning til å levere tilbud med avvik som ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige avvik vilbli avvist.Avvik skal klart fremgå i eget vedlegg for å være gyldige.Avvik skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med Leverandøren.Leverandøren bes beskrive de økonomiske konsekvensene avvik vil ha for Oppdragsgiver. Oppdragsgiver vil ievalueringen foreta en selvstendig vurdering av de økonomiske konsekvensene. Avvik som ikke lar segprissette vil medføre avvisning.
4.4 Taughetsbelagte opplysninger og innsyn i tilbud og protokollerI henhold til offentleglova vil anskaffelsesprotokollen og mottatte tilbud være skjermet for offentlig innsyn fremtil tilbud er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene i utgangspunktet offentlig tilgjengelige.Oppdragsgiver har likevel taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13.Hvis oppdragsgiver mottar begjæring om innsyn i leverandørens tilbud vil leverandøren normalt kontaktes for åbistå i vurderingen av eventuelle taushetsbelagte opplysninger. Leverandøren skal på forespørsel fraoppdragsgiver oversende sladdet versjon av tilbudet innen kort tid.
5 Krav til leverandøren5.1 SkatteattestI henhold til anskaffelsesforskriften § 7-2 skal Oppdragsgiver kreve at den eller de valgte leverandørerfremlegger skatteattest for betalt merverdiavgift og skatt. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 månederregnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud. Leverandøren skal ikke leggeved skatteattest i sitt tilbud. Oppdragsgiver vil, før kontrakt inngås, be den eller de valgte leverandører om åettersende denne.
5.2 Støtte fra andre virksomheter og deltakelse i fellesskapDersom leverandøren støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk og�nansiell kapasitet eller tekniske og faglige kvali�kasjoner, skal han kunne fremlegge dokumentasjonsbevis forat den vil ha rådighet for de nødvendige ressursene, eksempelvis ved å fremlegge en forpliktelseserklæring omdette fra den eller de aktuelle virksomhetene.Dersom en leverandør støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter, skal virksomhetene levere separateelektroniske egenerklæringer (ESPD-skjemaet). Dersom �ere leverandører deltar i konkurransen i fellesskap,skal de deltakende leverandørene levere separate ESPD-skjema.Ta kontakt med Mercell Support på tlf.: 21 01 88 60 eller på e‐post til: [email protected] dersom du harbehov for bistand i forbindelse med utfylling av ESPD i Mercell-portalen.
5.3 Om ESPD og kvali�sering av leverandøreneFor å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren fylle ut egenerklæring om at han oppfyller samtlige av dekvali�kasjonskravene samt at det ikke foreligger grunner til avvisning. Før en eller �ere leverandører blir innstilttil kontraktsinngåelse skal den eller de aktuelle leverandører fremlegge dokumentasjonsbevis i henhold til deopplyste dokumentasjonskrav på forespørsel fra Oppdragsgiver. Det er tilstrekkelig med kopier av attester ogserti�kater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra Oppdragsgiver.Dokumentasjonen må fremlegges uten opphold. Oppdragsgiver kan på et hvert tidspunkt i konkurransen be atleverandørene straks fremlegger alle eller deler av de etterspurte dokumentasjonsbevisene.Ta kontakt med Mercell Support på tlf.: 21 01 88 60 eller på e‐post til: [email protected] dersom du har
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
Ta kontakt med Mercell Support på tlf.: 21 01 88 60 eller på e‐post til: [email protected] dersom du harbehov for bistand i forbindelse med utfylling av ESPD i Mercell-portalen.
5.4 Avvisningsgrunner
Grounds relating to criminal convictions
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
Grounds relating to criminal convictions
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
Grounds relating to criminal convictionsParticipation in a criminal organisationHas the economic operator itself or any person who is a member of its administrative, management orsupervisory body or has powers of representation, decision or control therein been the subject of a convictionby �nal judgment for participation in a criminal organisation, by a conviction rendered at the most �ve yearsago or in which an exclusion period set out directly in the conviction continues to be applicable? As de�ned inArticle 2 of Council Framework Decision 2008/841/JHA of 24 October 2008 on the �ght against organisedcrime (OJ L 300, 11.11.2008, p. 42).
CorruptionHas the economic operator itself or any person who is a member of its administrative, management orsupervisory body or has powers of representation, decision or control therein been the subject of a convictionby �nal judgment for corruption, by a conviction rendered at the most �ve years ago or in which an exclusionperiod set out directly in the conviction continues to be applicable? As de�ned in Article 3 of the Convention onthe �ght against corruption involving o�cials of the European Communities or o�cials of Member States ofthe European Union, OJ C 195, 25.6.1997, p. 1, and in Article 2(1) of Council Framework Decision2003/568/JHA of 22 July 2003 on combating corruption in the private sector (OJ L 192, 31.7.2003, p. 54). Thisexclusion ground also includes corruption as de�ned in the national law of the contracting authority(contracting entity) or the economic operator.
FraudHas the economic operator itself or any person who is a member of its administrative, management orsupervisory body or has powers of representation, decision or control therein been the subject of a convictionby �nal judgment for fraud, by a conviction rendered at the most �ve years ago or in which an exclusion periodset out directly in the conviction continues to be applicable? Within the meaning of Article 1 of the Conventionon the protection of the European Communities' �nancial interests (OJ C 316, 27.11.1995, p. 48).
Terrorist offences or offences linked to terrorist activitiesHas the economic operator itself or any person who is a member of its administrative, management orsupervisory body or has powers of representation, decision or control therein been the subject of a convictionby �nal judgment for terrorist offences or offences linked to terrorist activities, by a conviction rendered at themost �ve years ago or in which an exclusion period set out directly in the conviction continues to beapplicable? As de�ned in Articles 1 and 3 of Council Framework Decision of 13 June 2002 on combatingterrorism (OJ L 164, 22.6.2002, p. 3). This exclusion ground also includes inciting or aiding or abetting orattempting to commit an offence, as referred to in Article 4 of that Framework Decision.
Money laundering or terrorist �nancingHas the economic operator itself or any person who is a member of its administrative, management orsupervisory body or has powers of representation, decision or control therein been the subject of a convictionby �nal judgment for money laundering or terrorist �nancing, by a conviction rendered at the most �ve yearsago or in which an exclusion period set out directly in the conviction continues to be applicable? As de�ned inArticle 1 of Directive 2005/60/EC of the European Parliament and of the Council of 26 October 2005 on theprevention of the use of the �nancial system for the purpose of money laundering and terrorist �nancing (OJ L309, 25.11.2005, p. 15).
Child labour and other forms of tra�cking in human beingsHas the economic operator itself or any person who is a member of its administrative, management orsupervisory body or has powers of representation, decision or control therein been the subject of a convictionby �nal judgment for child labour and other forms of tra�cking in human beings, by a conviction rendered atthe most �ve years ago or in which an exclusion period set out directly in the conviction continues to beapplicable? As de�ned in Article 2 of Directive 2011/36/EU of the European Parliament and of the Council of 5April 2011 on preventing and combating tra�cking in human beings and protecting its victims, and replacingCouncil Framework Decision 2002/629/JHA (OJ L 101, 15.4.2011, p. 1).
Grounds relating to the payment of taxes or social security contributionsPayment of taxes
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
Payment of taxesHas the economic operator breached its obligations relating to the payment of taxes, both in the country inwhich it is established and in Member State of the contracting authority or contracting entity if other than thecountry of establishment?
Payment of social security contributionsHas the economic operator breached its obligations relating to the payment social security contributions, bothin the country in which it is established and in Member State of the contracting authority or contracting entity ifother than the country of establishment?
Grounds relating to insolvency, con�icts of interests or professionalmisconductBreaching of obligations in the �elds of environmental lawHas the economic operator, to its knowledge, breached its obligations in the �elds of environmental law? Asreferred to for the purposes of this procurement in national law, in the relevant notice or the procurementdocuments or in Article 18(2) of Directive 2014/24/EU.
Breaching of obligations in the �elds of social lawHas the economic operator, to its knowledge, breached its obligations in the �elds of social law? As referred tofor the purposes of this procurement in national law, in the relevant notice or the procurement documents or inArticle 18(2) of Directive 2014/24/EU.
Breaching of obligations in the �elds of labour lawHas the economic operator, to its knowledge, breached its obligations in the �elds of labour law? As referred tofor the purposes of this procurement in national law, in the relevant notice or the procurement documents or inArticle 18(2) of Directive 2014/24/EU.
BankruptcyIs the economic operator bankrupt? This information needs not be given if exclusion of economic operators inthis case has been made mandatory under the applicable national law without any possibility of derogationwhere the economic operator is nevertheless able to perform the contract.
InsolvencyIs the economic operator the subject of insolvency or winding-up? This information needs not be given ifexclusion of economic operators in this case has been made mandatory under the applicable national lawwithout any possibility of derogation where the economic operator is nevertheless able to perform thecontract.
Arrangement with creditorsIs the economic operator in arrangement with creditors? This information needs not be given if exclusion ofeconomic operators in this case has been made mandatory under the applicable national law without anypossibility of derogation where the economic operator is nevertheless able to perform the contract.
Analogous situation like bankruptcy under national lawIs the economic operator in any analogous situation like bankruptcy arising from a similar procedure undernational laws and regulations? This information needs not be given if exclusion of economic operators in thiscase has been made mandatory under the applicable national law without any possibility of derogation wherethe economic operator is nevertheless able to perform the contract.
Assets being administered by liquidatorAre the assets of the economic operator being administered by a liquidator or by the court? This informationneeds not be given if exclusion of economic operators in this case has been made mandatory under theapplicable national law without any possibility of derogation where the economic operator is nevertheless ableto perform the contract.
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
Business activities are suspendedAre the business activities of the economic operator suspended? This information needs not be given ifexclusion of economic operators in this case has been made mandatory under the applicable national lawwithout any possibility of derogation where the economic operator is nevertheless able to perform thecontract.
Guilty of grave professional misconductIs the economic operator guilty of grave professional misconduct? Where applicable, see de�nitions innational law, the relevant notice or the procurement documents.
Agreements with other economic operators aimed at distorting competitionHas the economic operator entered into agreements with other economic operators aimed at distortingcompetition?
Con�ict of interest due to its participation in the procurement procedureIs the economic operator aware of any con�ict of interest, as indicated in national law, the relevant notice orthe procurement documents due to its participation in the procurement procedure?
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedureHas the economic operator or an undertaking related to it advised the contracting authority or contractingentity or otherwise been involved in the preparation of the procurement procedure?
Early termination, damages or other comparable sanctionsHas the economic operator experienced that a prior public contract, a prior contract with a contracting entity ora prior concession contract was terminated early, or that damages or other comparable sanctions wereimposed in connection with that prior contract?
Guilty of misinterpretation, withheld information, unable to provide required documentsand obtained con�dential information of this procedureCan the economic operator con�rm the four exclusion grounds, that it has not been guilty of seriousmisrepresentation in supplying the information required for the veri�cation of the absence of grounds forexclusion or the ful�lment of the selection criteria, that it has not withheld such information, it has been able,without delay, to submit the supporting documents required by a contracting authority or contracting entity,and it has not undertaken to unduly in�uence the decision making process of the contracting authority orcontracting entity, to obtain con�dential information that may confer upon it undue advantages in theprocurement procedure or to negligently provide misleading information that may have a material in�uence ondecisions concerning exclusion, selection or award?
NationalPurely national exclusion groundsOther exclusion grounds that may be foreseen in the national legislation of the contracting authority’s orcontracting entity’s Member State. Do the purely national grounds of exclusion, which are speci�ed in therelevant notice or in the procurement documents, apply?
5.5 Kvali�kasjonskrav og dokumentasjonsbevis
Suitability
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
Suitability
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
SuitabilityEnrolment in a trade registerIt is enrolled in trade registers kept in the Member State of its establishment as described in Annex XI ofDirective 2014/24/EU; economic operators from certain Member States may have to comply with otherrequirements set out in that Annex.Minimum level(s) of standards possibly required Krav: Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonsbevis: Leverandøren må godtgjøre atde er registrert i et bransjeregister eller annet foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor deer etablert. Dokumentasjon for norske bedrifter vil eksempelvis være �rmaattest fra foretaksregisteret iBrønnøysund. Dokumentasjonen skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.
Economic and �nancial standingOther economic or �nancial requirementsConcerning the other economic or �nancial requirements, if any, that may have been speci�ed in the relevantnotice or the procurement documents, the economic operator declares that:Minimum level(s) of standards possibly required Krav: Leverandøren skal ha økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. Dokumentasjonsbevis: Somdokumentasjon vil Oppdragsgiver innhente kredittvurderingen Commercial Delphi Score fra Experian(Oppdragsgiver abonnerer på tjenester fra Experian). Leverandøren må minimum oppnå en vurdering som«kredittverdig», hvilket betyr at leverandøren må være i risikoklasse 5 eller høyere på Experians skala.Leverandøren forutsettes å ha gjort seg kjent med registrerte opplysninger om foretaket og samtykker ved sininnlevering av tilbudet til at opplysningene innhentes og legges til grunn for vurderingen av Leverandørensøkonomiske forhold. Hvis Leverandøren er kjent med at kravet til økonomisk evne til å gjennomføre kontraktenikke kan imøtekommes gjennom kredittvurdering som angitt ovenfor, kan Leverandøren vedlegge tilbudetannen dokumentasjon som bekrefter/forklarer at den økonomiske evnen er tilfredsstillende. HvisOppdragsgivers kredittopplysninger om det enkelte foretak ikke inneholder en kredittvurdering, vilOppdragsgiver søke å få dekket sitt dokumentasjonsbehov på annen måte, enten ved å vurdere om denøkonomiske evnen er tilfredsstillende ut fra de andre opplysninger som måtte foreligge i løsningen fra Experianeller gjennom innhenting av annen dokumentasjon.
Technical and professional abilityFor supply contracts: performance of deliveries of the speci�ed typeFor public supply contracts only: During the reference period, the economic operator has delivered thefollowing principal deliveries of the type speci�ed. Contracting authorities may require up to three years andallow experience dating from more than three years.Minimum level(s) of standards possibly required Krav: Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det kreves dokumentert meget god gjennomføringsevne.Dokumentasjonsbevis: Leverandøren må kunne fremlegge en liste over de viktigste leveranser eller utførtetjenester de siste tre år, og denne skal som minimum inneholde: - Kort beskrivelse av oppdraget - Størrelse ellerverdi på leveransene - Tidspunkt (kontraktsperiode) - Navn på kundene og en kort beskrivelse av disse -Telefonnummer, e-postadresse og navn på kontaktpersoner hos kundene Relevante kunder fra listen vil kunnebli kontaktet.
Educational and professional quali�cationsThe following educational and professional quali�cations are held by the service provider or the contractoritself, and/or (depending on the requirements set out in the relevant notice or the procurement documents byits managerial staff.Minimum level(s) of standards possibly required Krav: Leverandøren skal ha nødvendig kapasitet og kompetanse til å dekke behovet ved gjennomføring avoppdraget. Dokumentasjonsbevis: Leverandøren må kunne fremlegge oversikt over bemanning for detteoppdrag med CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget.
Environmental management measuresThe economic operator will be able to apply the following environmental management measures whenperforming the contract:
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
performing the contract:Minimum level(s) of standards possibly required Krav: Leverandøren skal ha et miljøledelsessystem for å sikre at Leverandøren er egnet til å oppfylle miljøkravstilt i konkurransegrunnlaget og kontraktsvilkårene. Dokumentasjonsbevis: Leverandøren skal kunne fremleggeen kortfattet redegjørelse, maksimalt én (1) A4- side, som oppgir Leverandørens uttalte miljømål, status formiljøarbeid i egen virksomhet og planlagte tiltak, av relevans for denne kontrakt.
Quality assurance schemes and environmental management standardsCerti�cates by independent bodies about environmental management systems orstandardsWill the economic operator be able to produce certi�cates drawn up by independent bodies attesting that theeconomic operator complies with the required environmental management systems or standards?Minimum level(s) of standards possibly required Dersom leverandøren er serti�sert i henhold til anerkjente standarder må attester for relevant miljøserti�seringsom ISO 14001 eller EMAS, Miljøfyrtårn eller annen dokumentasjon kunne fremlegges.
6 TildelingskriterierTildeling av kontrakt skjer ut fra hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris eller kostnad, og deøvrige tildelingskriterier:
1. Pris og kostnader (vekting: 30%)Oppdragsgiver vil evaluere totalpris til evaluering slik denne fremkommer i vedlagte prisskjema. Leverandøren må oppgi priser i alle markerte felter i prisskjemaet.
Prisene som er oppgitt i prisskjemaet punkt 1.1 skal dekke alle kostnader frem til idriftsettelse avbiblioteksystemet inkludert de integrasjoner som ikke skal prises særskilt i prisskjemaet.
Alle oppgitte priser skal være eksklusive merverdiavgift og i norske kroner, men inklusive alle andre kostnadersom for eksempel miljøgebyr, returkostnader, emballasje, anbrekk (ompakking), bompenger, skatter, avgifter,transport egne servicebiler, service, leverings- og faktureringsomkostninger m.v.
Årlig lisenskostnad skal være inkludert alle kostnader knyttet til drift, support og vedlikehold avbiblioteksystemet. Inkludert i drift og vedlikehold skal være alle tilpasninger i programvaren som ikke medførerutviklingsarbeid hos leverandøren. Dersom tilpasningsarbeidet medfører utvikling skal dette prises i henhold tiltimepris i prisskjema. Kunden skal i forkant av slike oppgaver få prisestimat av Leverandøren.
Fast pris per integrasjon skal inkludere alle kostnader frem til idriftsettelse av den aktuelle integrasjonen hosde biblioteker som skal ha den. Dersom det tilkommer ytterligere årlige kostnader på bakgrunn avimplementert integrasjon skal disse angis i eget felt. Det legges til grunn 10 år ved evalueringen av disseeventuelle årlige tilleggskostnadene. Dersom det ikke tilkommer ekstra årlige kostnader for den aktuelleintegrasjonen, skal leverandøren sette inn 0.
Leverandøren skal oppgi timepriser i prisskjemaet. Merk at oppgitt volum kun er lagt til grunn for evalueringenog at reelt volum kan avvike fra dette. Leverandøren bes legge ikke estimert antall timer for migrerings- ogkonverteringsarbeid samt integrasjon av økonomisystem i prisskjema.
Prisene for opplæring og kurs skal være inkludert alle kostnader leverandøren måtte pådra seg i denforbindelse (eks. reise, reisetid og lignende).
I tilfeller der en leverandør har unnlatt å prise en prisenhet vil Oppdragsgiver i evalueringen av tilbudet, for denaktuelle prisenheten, kunne velge å legge til grunn enhetsprisen fra dyreste tilbudet. Denne metoden er likevelikke til hinder for at tilbudet vil kunne bli avvist i henhold til reglene i anskaffelsesforskriften.
Kostnader knyttet til eventuelle forbehold og eller avvik skal oppgis.
2. Funksjonalitet, brukervennlighet og kvalitet (vekting: 70%)Evalueringen av funksjonalitet, brukervennlighet og kvalitet er delt i tre deler.
Disse oppgis i korthet her og beskrives ytterligere i punktene 6.1 - 6.3 nedenfor.
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
Disse oppgis i korthet her og beskrives ytterligere i punktene 6.1 - 6.3 nedenfor.
1) Grunnleggende krav til evaluering 2) Utvalgte brukerhistorier til evaluering 3) Brukertesting
For å best mulig dokumentere kravene oppfordres leverandøren til å fremlegge bilder, video eller annetfremvisningsmateriale som dokumentasjon for kravene som skal evalueres som en del av dettetildelingskriteriet. Merk at selv om dette er presisert i enkelte av kravene, er ikke dette til hinder for at detleverandøren legger ved biler, video eller lignende som dokumentasjon for oppfyllelse av også andre krav.
6.1 Grunnleggende krav til evalueringSe arket «Grunnleggende krav» i kravspesi�kasjonen. Oppdragsgiver vil evaluere kravene G1, G2, G4, G5, G6,G7, G8, G9, G10, G11 og G12.Vennligst bemerk at krav G3 ikke vil legges til grunn for ved evalueringen av dette tildelingskriteriet.Krav til dokumentasjon fremkommer i det enkelte krav. Oppdragsgiver vil evaluere leverandørens tilbudtefunksjonalitet, brukervennlighet og kvalitet til de aktuelle grunnleggende kravene.Overoppfyllelse av kravet medfører positiv uttelling ved poenggivningen.
6.2 Utvalgte brukerhistorier til evalueringVennligst se arket «Brukerhistorier til evaluering» i kravspesi�kasjonen.Krav til dokumentasjon fremkommer i det enkelte krav. Oppdragsgiver vil evaluere leverandørens tilbudtefunksjonalitet, brukervennlighet og kvalitet til de aktuelle brukerhistoriene.Overoppfyllelse av kravet medfører positiv uttelling ved poenggivningen.
6.3 BrukertestingSe arket «Brukertesting» i kravspesi�kasjonen. Oppdragsgiver legger her til grunn en rekke brukerhistorier sompraktisk skal testes i leverandørens tilbudte biblioteksystem. Brukertestingen skal gjøre oppdragsgiver i standtil å teste systemet sett fra �ere perspektiv:
Bruker på skolebibliotekAnsatt på folkebibliotekPublikum på folkebibliotek
Formål med testingen og nærmere innhold i testingen er de�nert i den enkelte brukerhistorie. Overordnettematikk ved evalueringen er den aktuelle brukers opplevelse av funksjonalitet, brukervennlighet og kvalitet.Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre brukertestingen i uke 46/47.Leverandøren må tilgjengeliggjøre demo av biblioteksystem som stiller oppdragsgiver i stand til å evaluere depå forhånd de�nerte brukerhistoriene innen mandag 13.11.2017 klokken 09:00.
7 VedleggName Description Version
Vedlegg 1 - Kravspesi�kasjon v1.xlsx 1
Vedlegg 2 - Prisskjema v1.xlsx 1
Vedlegg 3 - SSA-L Generell avtaletekst.docx
1
Vedlegg 4 - SSA-L Bilag.docx 1
Vedlegg 5 - Økonomisystemintegrasjon.docx
1
Vedlegg 6 - Beskrivelse av roller.docx 1
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
Name Description
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
Vedlegg 7 - Dokumentasjon fra Nasjonalbibliotek...
1
Vedlegg 8 - Baser til konvertering_migrering.docx
1
Konkurransegrunnlag for kontrakt om nytt felles biblioteksystem
