HISTORIA, ORGENES E IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Los primeros registros de que se tiene noticia corresponden a los sumerios en la antigua Mesopotamia, durante la Edad de Bronce, treinta siglos antes de Cristo. Ms tarde:

1. En Grecia: planchas de mrmol en las paredes de los templos.

2. En Egipto: pergaminos para escribir documentos.

3. En los monasterios: pergaminos que unidos constituan libros. Los escriban los monjes, a mano.

4. El gancho o espign: una plancha de metal o madera que sirve de base a un gancho. Actualmente, se usa como archivo temporal para facturas o comprobantes.

5. El archivo caja: se us en el siglo XIX. En l se utiliz por primera vez el alfabeto. Consiste en una caja en forma de libro con hojas movibles que llevan en el borde las letras del alfabeto.

6. Tabla Shannon: es una tabla del tamao de una hoja de papel oficio o carta con un gancho para sujetar los papeles. Actualmente se usa en hospitales o como respaldo para escribir en trabajos de campo.

7. Archivo nido de palomas: consiste en un cajn con divisiones o compartimientos en donde se guardan los documentos. Se pueden identificar con nmeros o con las letras del alfabeto. Cuando un compartimiento se completa, los documentos se preparan en un legajo y se transfieren a otro lugar.

8. Carpeta de fuelle: es una carpeta con distintos compartimientos titulados con las letras del alfabeto. Se parece a un acorden porque al abrirla los compartimientos se ensanchan. Actualmente se usa para transportar documentos. Tambin lo utilizan los cobradores o vendedores. Tiene la ventaja de que los papeles se ordenan verticalmente.

9. Archivo horizontal: se utiliza y se ha utilizado en diversas formas, por ejemplo, cuando los documentos se guardan en cajas o estanteras, unos encima de otros. Tiene la desventaja de que para encontrar un documento hay que mover los que se encuentran encima.

10. Archivo vertical: los documentos se manejan independientemente. Ahorra espacio. Se pueden usar guas y pestaas que ayudan a la localizacin. Es el ms usado en la actualidad.Encontramos archivos con gavetas de todo tipo: laterales, horizontales con llave, sin llave. De metal, de madera, de cartn. De cuerpo, de dos , de tres, de ms de tres. Barnizados, a colores, con rodos, sin ellos.

11. Microfilme: se fotografan los documentos en tamao miniatura, en cintas, como una pelcula. Los ms corrientes son de 16 milmetros.

Lo usan empresas con gran volumen de documentos como peridicos o cuando se necesita que quede una constancia como en los bancos que devuelven los cheques y solo les queda microfilme.

Para consultar un documento se usa un lector o proyecto que lo ampla. Algunos tambin lo imprimen. Existen lectores que son pantallas en las que proyecta el microfilme en tamao legible.

Para archivarlos se utilizan gabinetes y cajas en las que se colocan las pelculas verticalmente. En la parte visible llevan identificacin. Se usa mucho un sistema numrico.

12. Microficha: es una forma de microfilmar los documentos. En lugar de ser una pelcula continua, son microfichas o sea partes de pelcula. En una microficha puede guardarse un expediente completo. Se guardan en sobres y stos a su vez en cajas especiales. Se pueden usar con diferentes sistemas como alfabtico, numrico o una combinacin de ambos.