6.- LA COMUNICACIÓNESCRITA

a) LOS INFORMES

2

RECEPTORES DE LOS INFORMES Todo informe tiene un receptor y se debe tomar en cuenta.

¿ A QUIÉN VA DIRIGIDO ?Según sean los niveles organizacionales se requerirán

diferentes características en el informe.El trabajo se lleva a cabo mediante diversos procesos que

fluyen a lo largo de la organización.

¿ DE QUÉ DEPENDE EL CONTENIDO ? Determinado por las necesidades de información, tanto de

quién lo solicita, como de la data recopilada del que lo emite.Relacionado con el nivel jerárquico al que vaya dirigido y la complejidad de la toma de decisiones al que esté

ligado.

1.- GENERALIDADES

3

PREVER EL IMPACTO DEL INFORME Los informes tienen contenidos y ellos generan reacciones.

CONSECUENCIA PREDECIBLESCompruebe que las ventajas de sus planteamientos son

mayores que las desventajas.Evalúe el trabajo previo necesario y los requisitos para llevar

a cabo su informe.Prevea cualquier contingencia que se pueda presentar

PROPUESTAS DE CAMBIO Asegúrese que su informe mejorará los procesos concretos

y a las personas involucradas en los mismos.Comuníquese con todas las personas involucradas en el

informe para evaluar cómo les afectarán los cambios propuestos.

REUNIONES: Fortalece las relaciones y la confianza mutua Permiten una reacción instantánea Es necesario planificar y ser sinceros en los planteamientos

PUBLICACIONES: Permiten la transmisión de una amplia gama de mensajes Se puede provocar cierta interacción con las aportaciones de los lectores Si el contenido no es atractivo la gente acaba por no leerlas

4

ELECTRÓNICOS: Medio sumamente eficaz para comunicarse rápidamente Posibilita interacción y participación de los implicados Por la facilidad del uso puede significar sobrecarga en las comunicaciones

MARQUETIN INTERNO: Es un buen instrumento para venderle cambios al personal Ayudan a simplificar y explicar mensajes complejos Estas técnicas son capaces de suscitar respuestas inmediatas

CARTELERAS: Sirven para información oficial o uso general de los empleados Permiten que todos los empleados tengan acceso a la información No hay posibilidad de respuestas interactivas

TELÉFONO: Herramienta esencial para la comunicación personal Ausencia física de las personas que se comunican No es útil para mantener conversaciones largas y complejas

2.- OCASIONES DE INFORMAR

5

COMUNICACIÓN ESCRITA:-Expresión manifestada por el ser humano para dar y recibir información en forma escrita-Hay que conocer el lenguaje para darle sobriedad a la expresión-Para elaborar un buen informe escrito se requere de una correcta redacción

EL INFORME:- “En un mundo altamente competitivo y cambiante, el informe surge como un medio ideal para la transmisión de ideas, por cuanto constituye un mensaje simple o complejo, breve o extenso de lo que pueda ocurrir en una organización”.(Aura Babaresco, 2005)

b) BUEN USO DE LA LENGUA

6

CONCEPTO: Es la descripción de un problema o ciertos hechos analizados de antemano con miras a presentar soluciones u objetivos a alcanzar (Babaresco, 2005)

IMPORTANCIA: “ Los informes tienen como propósito promover decisiones y actos que son, con mucha frecuencia, del mayor interés para la actividad de la empresa”. (Babaresco, 2005)

CARACTERÍSTICAS: - Apoyarse en hechos- Ser objetivo y específico- Redactarse con lenguaje claro y de manera impersonal- Debe hacerse comprender- Tener título corto y representativo del objeto

CLASIFICACIÓN:

-Simple o Complejo

- Formal o informal

- Cortos o largos

EL

INFORME

7

-¿Qué título llevará el informe?

-¿Quién lo va a leer?

-¿Qué uso va a tener?

-¿Cuál es la propia opinión del informante?

-¿Hacia qué parte se inclina?

-¿Qué es capaz de hacer?

-¿Para quién se hace el informe?

-¿Quiénes más lo podrán leer?

c) REDACCIÓN DEL INFORME

1.- GENERALIDADES

8

PLAN DEL INFORME SIMPLE

GENÉRICO:- Membrete - Ciudad y fecha- Dependencia- Autoridad que lo elabora- Objeto- Texto o cuerpo- Fuentes consultadas- Anexos

TÉCNICO:- Carátula - Objeto del informe- Introducción- Antecedentes- Beneficios- Utilización y pruebas- Conclusiones y recomendaciones- Anexos- Firma del autor- Ciudad y fecha

CIENTÍFICO:- Carátula - Objeto del informe- Introducción- Procedimiento experimental- Resultados- Conclusiones-Anexos- Firma del autor- Ciudad y fecha

2.- LOS PLANES

9

PLAN DEL INFORME COMPLEJO

- Determinación y presentación del problema- Precisión del problema- Justificación del problema- Delimitación del problema- Marco teórico- Planteamiento y formulación del problema- Planteamiento de objetivo- Formulación de Hipótesis- Operacionalización de las Hipótesis- Metodología que se aplicará- Determinación de los métodos a utilizar- Concreción de la Población o Muestra de estudio- Selección de las técnicas de recolección de datos- Procesamiento y sistematización de la Información- Análisis e interpretación de la información- Conclusiones y recomendaciones- Fuentes consultadas- Anexos

10

PRIM

ERA

SECC

IÓN

(PRE

SEN

TACI

ÓN

)SE

GU

NDA

SEC

CIÓ

N

(TEX

TO)

I. Encabezamiento

Fecha

Servicio o Departamento que emite el informe

Nombre y cargo del firmante

Destinatario

II. Objeto Exposición concreta de los hechos

III. Cuerpo a. Hechos Descripción o desarrollo del

objeto

b. Demostración Apreciación y explicación de la demostración

IV. Conclusión Proposiciones

MODELO DEL INFORME SIMPLE3.- LOS MODELOS

11

I. PresentaciónPresentación del asunto

Presentación del problema

III. Cuerpo

1a. Parte

Transición

2a. Parte

3a. Parte

Transición

II. Preliminares Explicaciones Complementarias

Circunstancias, situación o Historial

Método de Información

Sumario de este documentoA. Demostración

B. Examen

C. Conclusión Parcial

Tesis, Antítesis o Ventajas e inconvenientes

D. Demostración

E. Examen

F. Conclusión Parcial

Tesis, Antítesis o Ventajas e inconvenientes

G. Demostración

H. Examen

I. Conclusión Parcial

Tesis, Antítesis o Ventajas e inconvenientes

IV. ConclusiónRecapitulación de C, F, I.

Proposiciones.

MODELO DEL INFORME COMPLEJO

12

MODELOS DE PESENTACIÓN DECAPÍTULOS

CAPÍTULO I

LA COMUNICACIÓN

El proceso comunicacional

b) Al margen izquierdo CAPÍTULO I

LA COMUNICACIÓN

El proceso comunicacional

a) Centralizado

c) A la sangría CAPÍTULO I

LA COMUNICACIÓN

El proceso comunicacional

13

3.5 CM

2.5 CM3.5 CM

2.5 CM

TEXTO NUMERO

4.- LOS MÁRGENES

14

a) Romanos: (I, IV, XII) Partes preliminares

b) Arábigos: (1, 4, 12) Cuerpo y partes finales

Nota: La carátula no se numera ni se cuenta, al igual que la guarda inicial u hoja de respeto.

El conteo en Romano es en mayúscula y se inicia en la página del título, la cual se cuenta pero no se numera.

5.- LA PAGINACIÓN

15

Al alinear las categorías y las definiciones del marco teórico comparándolas con el problema planteado de investigación, de tal forma que se pueda constatar si estos elementos fueron los más adecuados o suficientes para dar respuesta a los objetivos propuestos, se presenta una visión orgánica de este trabajo de investigación en donde las recomendaciones constituyen un indicador favorable del éxito alcanzado en el estudio, estableciendo las sugerencias convenientes sobre el tema abordado.

6.- LAS CONCLUSIONES

16

ALDRIDGE, Alan y otro: (2003), Topología del mundo social (Teoría y práctica de la Investigación mediante encuesta), Barcelona, España, Gedise, Traducción de Jordi Mundó.

ARIAS, Fidias: (1997), El Proyecto de Investigación, (Guía para su elaboración), Venezuela, Episteme, 2ª. Edición. Diccionario El Pequeño Larousse Ilustrado: (2000), Colombia, Larousse, 2ª. Reimpresión.

FEDÓN, Ernesto (2002): UNIESTAD: Paquete estadístico [Programa de Computación]. Valencia, Universidad Tecnológica del Centro, Trabajo de ascenso no publicado. 2ª. Edición revisada y ampliada.________ (1997), Análisis Factorial confirmatorio en la Validación del Constructo Competencia Docente del Profesor Universitario, España, . Sociedad Española de Pedagogía, Revista Bordón, No. 4.

Ley de Universidades: (1970), Venezuela, Gaceta oficial No. 1429. Extraordinaria de fecha 8 se septiembre de 1970, Ediciones Dabosan.

SANOJA, Nilda: (1991), Un Proyecto Factible de Desarrollo Profesional Docente para los Profesores de la Especialidad en Administración del Colegio Universitario “Francisco de Miranda”. Venezuela, Estudios de Postgrado. Universidad Pedagógica Experimental Libertador.

www.gestiondelconocimiento.com/modelo_nonaka.htm

www.fcoguerrero@codetel.net.do

sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/ tesis/Salud/Reyes_T_Y/Introducción.htm

7.- LAS FUENTES CONSULTADAS

17

HISTOGRAMA TORTA

RADIAL ICONOGRAFÍA

70

2550

90

Categoría 1

Categoría 2

Categoría 3

Categoría 4 0

5

Serie 1Serie 2Serie 3

Catego

ría 1

Catego

ría 2

Catego

ría 3

Catego

ría 4

012345

Serie 1Serie 2Serie 3

Ventas

1er trim.2º trim.3er trim.4º trim.

8.- UTILIZACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS TÉCNICAS

18

TIPOS DE PRESENTACIONESToda presentación tiene un propósito básicamente persuasivo.

SEGÚN SU OBJETIVOInformativo

De análisis y toma de decisionesEducación y entrenamiento.

SEGÚN SU PREPARACIÓN PREVIANo preparadas.

Preparadas.Muy preparadas.

SEGÚN EL USO DE LAS AYUDAS VISUALESCon ayudas visuales.Sin ayudas visuales.

d) PRESENTACION DEL INFORME

19

• Los Colores transmiten Emociones.

• El color ejerce sobre la persona un triple poder:

Poder de impresionar.

Poder de expresión.

Poder de construcción.

1.- LOS COLORES Y SU INFLUENCIA

20

Los Colores y Su Influencia

21

Los Colores y Su Influencia

22

• Mejora el aprendizaje 78%

• Incita a leer 41%

• Atrae hacia las imágenes 18%

• Provoca la tendencia a actuar 26%

Uso efectivo de los Colores

23

Toda presentación involucra un mensaje didáctico y ésta mejora

notablemente,si va acompañada de medios

visuales.

Las ayudas visuales no constituyen el auditorio.

Redacte título con gancho: es lo primero que se lee.

En lo posible use imágenes en color, gráficos y diagramas.

2.- EL IMPACTO VISUAL

24

CLASIFICACIÓNDiapositivas, películas, proyectores,

retroproyectores, pizarrones o tableros,rotafolios, cartulinas, modelos o muestras

3.- CLASIFICACIÓN DE LAS AYUDAS AUDIOVISUALES

25

LOS COLORESLos colores reflejan y producen los estados deanimo del individuo.

Es factible evaluar lapersonalidad de un individuoa través de la selección eimportancia de los coloresLos colores presentan sus propias características

4.- PREPARACIÓN Y UTILIZACIÓN DE AYUDAS VISUALES

26

• Aumenta la motivación• Mejora la comprensión• Estimula la retención• Más fácil de jerarquizar y diferenciar la información

El Color en las Presentaciones

27

Significado de los Colores• Alegría

• Pasión

• Emoción

• Acción

• Peligro

ROJO VERDE

• Esperanza

• Juventud

• Equilibrio

• Descanso

• Naturaleza

VIOLETA• Espiritualidad

• Calma

• Autocontrol

• Dignidad

NARANJA

• Placer

• Regocijo

• Fiesta

• Estimulación del

apetito

28

Significado de los Colores• Confianza

• Armonía

• Afecto

• Fidelidad

• Reserva

AZUL AMARILLO

• Fortuna

• Suerte

• Placer

• Adolescencia

• Prosperidad

ROSA• Ingenuidad

• Bondad

• Buenos Sentimientos

• Ausencia del Mal

• Ternura

BLANCO• Paz

• Inocencia

• Calma

• Estabilidad

• Divinidad

29

Significado de los Colores• Disolución

• Separación

• Tristeza

• Muerte

• Pesar

• Nobleza

NEGRO GRIS

• Elegancia

• Respeto

• Desconsuelo

• Aburrimiento

• Desánimo

• Indeterminación

MARRÓN• Cordialidad

• Comportamiento

Noble

DORADO • Misticidad

30

Selección del material de apoyo

PROF N T MD %

A 01 22 4.4 88

B 01 19 3.8 76

C 01 25 5 100

D 01 25 5 100

TOT. 04 91 3.92 80.9

PROF.: Profesor N: Número de alumnos encuestadosT: Total de puntos obtenidos en la dimensiónMD: Media aritmética en la dimensión%: Porcentaje obtenido en la dimensiónTOT.: Totales de las columnas N y T Promedio de las columnas MD y %

Elaboración propia, 2006

Tabla No. 10 Resultados de la dimensión 3 del Cuestionario de Profesores (CAD)

a) Cuadro

b) Histograma

Catego

ría 1

Catego

ría 2

Catego

ría 3

Catego

ría 4

0

2

4

6

Serie 1Serie 2Serie 3

31

CONECTARSE CON EL PÚBLICOCONECTARSE CON EL PÚBLICO

HostilidadIncredulidad

InterésAtención

PositivismoSeriedad

EscepticismoIndecisión

DistracciónDesinterés

Oposición

Interés Decisión

Desinterés

Neutral

INTERACCIÓN EXPOSITOR-AUDIENCIA

CON

OCI

MIE

NTO

S H

ABIL

IDAD

ES M

OTI

VACI

ÓN

INTERESANTEPEROABURRIDA

INFORMACIÓN SININTERACCIÓN

SIGNIFICATIVAY DIVERTIDA

DIVERTIDA YPOCO SIGNIFICATIVA

PRESENTACIÓN DE IDEAS

33

RETROALIMENTACIÓNRETROALIMENTACIÓNEn una comunicación eficaz se transmite con sinceridad.

Convoque a reuniones de equipo para comprobar el resultado de las decisiones. Para ello, se evaluará que tanto han penetrado en los destinatarios.

Obtenga información de las reacciones efectuando un sondeo.

Si la reacción es negativa, puede ser que no se haya comprendido o que realmente sea negativa.

Si la reacción es positiva es probable que algo permanezca oculto.

Al comprometer a todos los directivos, haciendo énfasis en su rol, la comunicación interna mejorará.

Cuando la comunicación es externa, planifique para comprobar su impacto.

Si más de una persona plantea necesidades es probable que sea el sentimiento colectivo

34

PUNTOS IMPORTANTES:1.- OBJETIVO(S)2.- IDENTIFICACIÓN3.- HISTORIA (ÚLTIMOS 10 A 5 AÑOS)4.- TÍTULOS ACADÉMICOS (DE LOS MÁS ALTOS A LOS MENORES)5.- PREMIOS Y RECONOCIMIENTOS6.- CUIDAR LA PRESENTACIÓN: ATRACTIVA, SOBRIA Y ELEGANTE

d) EL CURRÍCULO

¡¡¡ ATENCIÓN !!!

Para la Tutoría de la semana que viene cada grupo debe traer dos periódicos distintos (no importa la fecha)

TUTORIA No. 6

El grupo debe elaborar un informe con estas características:

a) Dirigido a la Gerencia de Recursos Humanosb) Con copia a todas las autoridades de la Empresac) El objetivo del informe es dar cuenta del aumento en

el número de personas que llegan tarde a su trabajo de la División de almacenamiento.