54498112 Formulir Kuesioner Contoh Pengisian

FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAANBAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:

Contoh:1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama

Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):

Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian Formasi

Mutasi

dan

Kota : Semarang Provinsi: Jawa Tengah

1

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASITunjukan tempat berada-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATANBagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan langsungnya. Batasi jawaban anda pola kalimat sebagai berikut : a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan2

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada


ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................

D. RINCIAN TUGASSetiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

3


Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain, yaitu Tugas Tambahan, Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. Bila diperlukan Isian Tugas, Peranan, Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. Karakteristik Tugas : a. Menyerap waktu yang wajar b. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. Menggunakan bahan kerja tertentu d. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas :

a. Tugas Pokok, adalah tugas yang merupakan jabaran langsung darifungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis.

b. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yangkadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya.

c. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan,yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan.

d. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktutertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari.

Tahapan Pelaksanaan Tugas. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output), dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai, yang cara kerja/metode/teknik digunakan, sistim/prosedur diikuti,

jabatan-jabatan yang berhubungan, di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai.

4


Peranan. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak. Indikator Prestasi. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). Untuk memudahkan, indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur; BIAYA (anggaran, biaya operasional, dll); MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna, keluhan, gugatan, dll); WAKTU (standar waktu penyelesaian, rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah, out put atau

MULAILAH MENGISI !TUGAS POKOK1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : Indikator Prestasi :

2. 2.1. 2.2. 2.3.

5


2.4. Peranan : Indikator Prestasi :

3. 3.1. 3.2. Kewenangan : Indikator Prestasi :

TUGAS TAMBAHAN1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : Indikator Prestasi : 6


2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. Peranan : Indikator Prestasi :

TUGAS LAIN-LAIN1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : Indikator Prestasi : 2. 2.1. 2.2. 2.3.

7


2.4. Peranan : Indikator Prestasi :

TUGAS-TUGAS BERKALA1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : Indikator Prestasi :

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

8


Peranan : Indikator Prestasi :

E. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait1. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi

dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini.

Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. 2. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya

hubungan. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan, meminta data, barang, berkoordinasi atau memberi perintah dsb.)

JABATAN YANG DIHUBUNGI

NAMA UNIT KERJA NYA

MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

9


JABATAN YANG DIHUBUNGIINTERN INSTANSI 1. 2. 3.

NAMA UNIT KERJA NYA

MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN

1. 2. 3.

1. 2. 3.

EKSTERN INSTANSI 1. 2. 1. 2. 1. 2.

JABATAN YANG SETARA INTERN INSTANSI 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3.

EKSTERN INSTANSI 1. 2. 1. 2. 1. 2.

JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3.

10


F. TANGGUNG JAWAB JABATANINTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. Ini adalah

pengawasan/supervisi yang

diterima dari atasan

langsung atau

pejabat lain, atau dalam tim bersifat ad hoc adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim. Cara mengisinya adalah sebagai berikut:

Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan

Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.) Pekerjaan yang diawasi1. 2. 1. 2.

Pengawasan Oleh1. 2.

Frekuensi Pengawasan

PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA.

Kolom Kolom Kolom

Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh

tingkat di bawah).

jabatan yang diawasi.

Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.) terhadap jabatan yang diawasinya.

11


Jabatan yang diawasi1. 2. 1. 2.

Jumlah Pejabat

Pekerjaan yang diawasi1. 2.

Frekuensi Pengawa san1. 2.

ADMINISTRASI Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi

Kolom

Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll :

tulis nama Formulir

atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi.

Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit, beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang

diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll1. 2.

Waktu untuk Menemukan Kesalahan1. 2. 1. 2.

Waktu untuk Memperbaiki

KEUANGAN Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan Kolom perbulan) jabatan

( Diisi

kalau ada, kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA)

Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk

(karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata

Kolom

apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. Jumlah Uang Untuk Keperluan

12


PERALATAN/MESIN/BAHAN Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan

Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat, mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. Nama Alat/Mesin/Bahan1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Akibat Kesalahan

RAHASIA Tanggung Jawab Kerahasiaan :

Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal). Jenis Kerahasiaan1. 2.

Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi)1. 2.

G. LINGKUNGAN KERJAPENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA

13


1. Akibat kecelakaan : kalau ada, diisi dengan hal yang akan timbul

berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja, kalau tidak ada diisi TIDAK ADA.2. Gangguan kesehatan : kalau ada, diisi dengan jenis penyakit yang

terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a. b. c. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja. a. b. dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda, dapat berupa kondisi yang:

Di dalam gedung Di luar gedung :

: diisi

diisi

dengan

% %

waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang

Buruk Cukup

bila bila

dirasakan dirasakan

secara cukup

umum nyaman,

tidak tidak

nyaman,

dapat

membahayakan kesehatan.

membahayakan

kesehatan.

Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan

6. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi

diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). SEKARANG MULAILAH MENGISI.1. Akibat jika terjadi kecelakaan 2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi14

: :


3. Kegiatan pemegang jabatan ini. a. Duduk b. Berdiri c. Berjalan 4. Tempat kerja a. Di dalam gedung b. Di luar gedung 5. Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % %

Kondisia. Suhu b. Penerangan c. Ventilasi d. Ketenangan e. Kebersihan f. Keleluasaan - luas ruang - luas meja

Kurang

Cukup

Baik

6. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada, kosongkan saja):

15


BAGIAN II A. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATANApakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA): BAGIAN A. BAGIAN B. BAGIAN C. BAGIAN D. BAGIAN E. BAGIAN F. BAGIAN G.

B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSIBagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya dengan sukses. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini, bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang) PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN

JABATAN/KOMPETENSI

1. Pendidikan Formal Minimal. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal

Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b.

16


.....................................................................................................

2. Pendidikan/Pelatihan

Spesialisasi/Khusus. Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya; Spesialisasi untuk Dokter, brevet Notaris, Akuntan Publik, Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya, apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja). Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a. b. c. 3. Pengalaman Kerja. Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini, selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait? Tidak

Brevet/Sertifikat

Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai; Berapa lama minimum? ..........Tahun ...........Tahun ...........Tahun data-data fisik yang diperlukan agar

Diperlukan

Apa/Dalam Jabatan apa? i. ii. iii.

4. Persyaratan fisik : Tuliskan

seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut.

5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimalyang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik .....................................................................................................

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi. Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal:17


IDENTITAS JABATAN

CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL

ANALISIS JABATAN

18


Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi

: Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN

IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan

Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso ,S. Sos , MM : Kepala Bagian Administrasi

IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007

Kabag Administrasi

Kasubag KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Persuratan

Caraka

Operator komputer

Pengadministras i umum

Agendaris

19


FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat , pengagendaan dan ekspedisi , untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN. RINCIAN TUGAS

TUGAS POKOK1.

Melakukan pemilahan dan memaraf surat surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit unit yang menangani. Menerima surat surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ). 1.2. Memeriksa dengan membaca isi surat , dan kemudian memilah milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya, dan kemudian memarafnya. 1.3. Menyerahkan surat surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat.1.1.

Kewenangan:

Melakukan pengawasan dan koordinasi dengan bawahan.

Indikator Prestasi:

Surat surat dapat diterima oleh penerima surat dengan cepat.

2.

Mengkoordinir pendistribusian surat surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit- unit pengolah atau yang menangani. Menerima dari Tata Usaha pimpinan , surat surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk , dan kemudian memberi paraf. 2.2. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka.2.1.

Kewenangan:

Menjaga tersebut

kerahasiaan

dari

disposisi

20


Indikator Prestasi:

Disposisi terdistribusi tepat waktu.

surat

masuk

dapat

3. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga, Swasta , ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. Pos Indonesia. 3.1. Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN. 3.2. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah langkah yang diperlukan , misalnya penggandaan surat / dokumen , mempersiapkan amplop, dengan bantuan Staf staf yang ada. 3.3. Mengawasi proses pemilahan surat surat dan pengirimannya , baik dengan caraka ataupun melalui pos. 3.4. Memonitor dan memantau apakah surat surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya. Kewenangan: engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen.

M

Indikator Prestasi: Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu

4. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN. 4.1. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas. 4.2. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan. 4.3. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. 4.4. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. Kewenangan:

21


M embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk pimpinan.

Indikator Prestasi: Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu.

5. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN. 5.1. Mencek penataan arsip untuk surat surat / dokumen dokumen yang ada. 5.2. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen dokumen yang ada, baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual. Kewenangan: M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat. Indikator Prestasi: Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen. Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat surat / dokumen.

6. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN. 6.1. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN. 6.2. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju. 6.3. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu tamu yang berkunjung. Kewenangan:

22


M enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas para tamu. Ta Ad

Indikator Prestasi: mu dapat diterima dengan baik. anya tanda tangan pada SPPD tamu.

TUGAS LAIN-LAIN

1. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN , kebijakan kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon. 1.1. Menerima tamu yang datang , ataupun menerima pertanyaan lewat telepon. 1.2. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. Kewenangan: emberikan penjelasan / informasi. Indikator Prestasi: ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat. M

dengan

baik

,

Or dan

2. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan bahan sidang, rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain. 2.1. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan. 2.2. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi. 2.3. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat. Kewenangan: dak ada Ti

23


Indikator Prestasi: Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat.

24


HUBUNGAN KERJA


UNIT KERJA

MAKSUD HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Asisten Deputi1.

Seluruh kerja Kementrian PAN

unit 1. Menerima instruksi , di berkoordinasi untuk Neg. perubahan perubahan surat, memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat.

EXTERN ORGANISASI 1. Unit kerja yang 1. Dalam rangka 1. Departemen, terkait dengan koordinasi dan LPND, BUMN, bidang tugas. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2. Idem 2. Idem Tinggi. 2. Pemerintah Daerah Provinsi, 3. Idem 3. Idem Kabupaten dan Kota. 3. Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Seluruh 1. Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. Dalam rangka koordinasi, pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat

25


EXTERN ORGANISASI 1. Departemen, LPND, BUMN, Instansi swasta dan Perguruan Tinggi. 2. Pemerintah Daerah Provinsi, Kabupaten dan Kota 3. Organisasi Kemasyarakatan

1.

Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas.

2. 3.

Idem Idem

1. Dalam rangka koordinasi, pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. 2. Idem 3. Idem

JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. Staf 1. Sub Bagian Persuratan 1. Mengawasi dan berkoordinasi

26


TANGGUNG JAWAB JABATANPENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi1. Tugas rutin harian

Pengawasan Oleh1. Atasan langsung

Frekuensi Pengawasan1. setiap hari

PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi1. Staf Persuratan

Jumlah Pejabat1. 9 orang

Pekerjaan yang diawasi1. Tugas rutin harian ( kecepatan, ketepatan kerja dan kerahasiaan )

Frekuensi Pengawasan1. setiap hari

ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan1. File file surat masuk dan keluar serta dokumen dokumen

Waktu untuk menemukan kesalahan1. 5 menit

Waktu untuk memperbaiki1. 2 menit

ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan1. komputer dan printer. 2. Stempel Menteri Kementerian dan

Akibat Kesalahan1. Pekerjaan terhambat. 2. Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan

RAHASIA Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi)1. Adanya penyalah gunaan pemalsuan pemalsuan /

1. Surat surat yang bersifat rahasia

27


LINGKUNGAN KERJA1.

Akibat jika kecelakaan

terjadi : Tidak ada : Tidak ada

2.

Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. Duduk b. Berdiri c. Berjalan Tempat kerja a. Di dalam gedung b. Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang

3.

: : : : :

80 % 10 % 10 % 100 % 0%

4.

5.

Cukup

Baik

a. Suhu b. Penerangan c. Ventilasi d. Ketenangan e. Kebersihan f. Keleluasaan luas ruang luas meja

6.

Alat keselamatan kerja Tidak ada

28


PERSYARATAN JABATAN1.

Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia Minimal Maksimal Persyaratan Kompetensi Behavior Technical

: S1 : Administrasi ataupun jurusan jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun, telaten, teliti , ramah dan kooperatif , memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan, Menguasai aplikasi komputer program Ms. Word.

2. 3. 4. 5. 6.

7.

29


CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF

ANALISIS JABATANIDENTITAS JABATANNama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN

IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan

Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan

IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007

KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI Kabag Administrasi

Kasubag Persuratan

Caraka

Operator komputer

Pengadministras i umum

Agendaris

30


FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain , baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos, untuk kelancaran pengiriman surat. RINCIAN TUGAS

TUGAS POKOK 1.Mengirimkan surat surat untuk dalam dan luar kota.1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9.

Menerima surat surat yang akan dikirim. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat. Menghitung jumlah surat , untuk surat didalam dan luar kota. Mengelompokan surat surat berdasarkan wilayahnya. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat. Mengirimkan surat surat melalui kantor pos, dan mengumpulkan resi resinya. Mengantarkan surat ke Bagian lain. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya. Tidak ada.

Kewenangan:

Indikator Prestasi:

Surat surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu.

TUGAS LAIN-LAIN

1. Memberikan informasi informasi mengenai hal hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal hal yang sudah dipahami saja ).1.1. 1.2.

Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk. Memberikan informasi yang dibutuhkan.

31


Kewenangan: dak ada

Ti

Indikator Prestasi: In formasi dapat diberikan dengan benar , baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon.

32


2. Membantu menyiapkan bahan- bahan Sidang Kabinet, Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain , dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya, dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan.2.1. 2.2. 2.3.

Menerima instruksi dari atasan. Menyusun fotocopy bahan sidang. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju.

Kewenangan: dak ada

Ti

Indikator Prestasi: Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya.

33


HUBUNGAN KERJA


UNIT KERJA

MAKSUD HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGIINTERN ORGANISASI 1. Kasub Persuratan 1. Sub Persuratan Bagian 1.Melaporkan tugas.

EXTERN ORGANISASI 1.Tata Usaha 1. Instansi lain , sesuai dengan alamat surat 1. Untuk mengantar surat dinas maupun undangan

JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1.Caraka 1. Sub Persuratan Bagian 1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat

EXTERN ORGANISASI Tidak ada Tidak ada Tidak ada

JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada

34


TANGGUNG JAWAB JABATANPENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan

1.Pengiriman surat

1.Atasan langsung

1. Hampir setiap hari

PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan

Tidak adaADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan

Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

Waktu untuk menemukan kesalahan

Waktu untuk memperbaiki

1.File tanda terima surat keluarALAT/MESIN/BAHAN

1.2 menit

1.2 menit

Nama Alat/Mesin/Bahan

Akibat Kesalahan

1.Sepeda motor.RAHASIA Jenis Kerahasiaan

1.Kerusakan pada pelanggaran lalu lintas.

motor,

Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi)

Tidak ada

Tidak ada

35


LINGKUNGAN KERJA 1. Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada

2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Kegiatan Pejabat a. Duduk b. Berdiri c. Berjalan 4. Tempat kerja a. Di dalam gedung b. Di luar gedung 5. Kondisi Lingkungan Kondisi a. Suhu b. Penerangan c. Ventilasi d. Ketenangan e. Kebersihan f. Keleluasaan luas ruang luas meja Kurang

: : : : :

33 % 33 % 33 % 30 % 70 %

Cukup

Baik

6. Alat keselamatan kerja Helm dan Jaket

36


PERSYARATAN JABATAN Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal3. 4. 5. 6.

: SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin , patuh pada atasan. : Mengetahui jalan jalan dalam kota , dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM.

Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia Minimal Maksimal Persyaratan Kompetensi Behavior Technical

7.

37


38

Documents

54498112 Formulir Kuesioner Contoh Pengisian