UCCE Master Gardener Volunteer Management System (VMS) 2.0      

June 2008 (updated 8/08)  Section 4 ⎯ Your Information   Page 1 

Since the navigation bar is consistent throughout VMS, you can access this option from anywhere in the site.  Edit Your Profile allows you to  update, change, and review your contact information, password, photo, and interests. You can also choose to “hide” your contact information from here.       Note that Editing Profile is displayed in bold on the navigation bar and that this Edit Member Profile page displays the last date and time that your profile was updated.  The Privacy Policy explains why the information is collected, how it will be used, and how it is protected.   Your contact information will not be visible in the online member roster if you check “Hide this information from other Master Gardeners,” by clicking the Private box. Only your name, photo if you include one, and interests will be shown in General Information/Member Roster. 

1.  Click Edit Your Profile on the Your Information area of the navigation bar.                 

2.  The following page is displayed. Scroll down the page to review all of your profile (further examples on page 2).  Add or change information. 

                   

Section 4—Your Information In this section you will learn how to: 4.1  Edit Your Profile in which you update, change, and review your contact information, password, photo, and   interests. You can also choose to “hide” your contact information from this option. 4.2  Add New Hours allows you to update your volunteer and continuing education hours. 4.3  View Your Hours allows you to view the history of your hours in many formats, edit or delete your hours, 

and save the history of your hours in an Excel file.  

• As you work through the tutorial, follow instructions on the left and note explanations In the right column. 

4.1  YOUR INFORMATION ⎯ EDIT YOUR PROFILE 

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June 2008 (updated 8/08)  Section 4 ⎯ Your Information   Page 2 

 Your mailing address is where you receive your US postal service mail and your physical address is the street address where you live.  

The password must be at least 6 characters in length and is “case sensitive,” i.e., upper and lower case letters are recognized by VMS. Only retype the password if you are changing it.  

Write down your password and keep it somewhere secure. No one, including your administrative contact, will know it but you.   

E‐mail address — try to NOT change this, as a new record will be created and none of your current profile, hours, etc. will be transferrable. If the  e‐mail is in use, you won't be able to switch—the administrator will have to do that.  NOTE: Each master gardner must have a unique e‐mail address, not a shared address. You can get free one through yahoo or gmail or hotmail.  

Upload Photo—You can add a photo by clicking the Browse button and locating the file on your computer.  Discussion— Keep this box checked to remain on the Collaborative Tools discussion board (linked from General Information/Discussion). However, your administrator has the option of disabling the “discussion.”  Edit Interests—Click in the check boxes to select items that interest you. 

  Add or change information as needed.  

                    Add or change information as needed.    

    

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June 2008 (updated 8/08)  Section 4 ⎯ Your Information   Page 3 

Other Interests — Add other interests in the input box. These interests will be displayed on the member roster.                      

  Add or change information as needed, then click Save Information.                       3.  The following page is displayed confirming that your information has been 

updated.                      4. Be sure to Logout, when you are finished working in VMS. 

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June 2008 (updated 8/08)  Section 4 ⎯ Your Information   Page 4 

Since the navigation bar is consistent throughout VMS, you can access this option from anywhere in the site.  Add New Hours allows you update your volunteer and continuing education hours. Note that Editing Hours is displayed in bold on the navigation bar.         

Event Description—enter a brief description of the event.  

Event Date—Click on the calendar icon and click a date to fill this box.  

Apply to Project—This field may be required by your administrator. Click the arrow in the pull down list, and then if required, select the name of the project that the hours apply to.  

Hours—Enter the number of volunteer and/or continuing education hours to be applied to this event. Remember to enter your attendance hours for continuing education or general meetings.  

Population Served—If this feature has been enabled by your administrator, enter the number of direct face‐to‐face contacts you served during this event in the appropriate ethnicity and gender boxes. 

1.  Click Add New Hours on the Your Information area of the navigation bar.                     

2.  The following page is displayed. Add information and click Save Hours.                       

4.2  YOUR INFORMATION ⎯ ADD NEW HOURS 

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June 2008 (updated 8/08)  Section 4 ⎯ Your Information   Page 5 

This page displays your volunteer hour history. Read about View Your Hours to learn the many ways that this information can be viewed.  You can change the range of hours viewed by entering a start and end date   

3.  The following page is displayed, confirming that your hours have been updated. 

                4. Be sure to Logout, when you are finished working in VMS. 

4.3  YOUR INFORMATION ⎯ VIEW YOUR HOURS 

1.  Click View Your Hours on the Your Information area of the navigation bar.                     

Since the navigation bar is consistent throughout VMS, you can access this option from anywhere in the site.  View Your Hours allows you to  view the history of your hours in many ways, edit or delete your hours, and save the history of your hours in an Excel file. 

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June 2008 (updated 8/08)  Section 4 ⎯ Your Information   Page 6 

Note that Viewing Your Hours is displayed in bold on the navigation bar.  Total hours are displayed at the bottom of the list.                 See Section 4.2 for explanations of the fields.              

2.  The following page is displayed.  • Click on Date; Activity; Project Name; CE Hours; or Vol. Hours to view 

your hours sorted by any of  those parameters.  • Enter a Start Date and End Date in the input boxes and then click 

Submit to view your hours for a specific date range. • Click on the name of the activity to edit information for that entry. 

                3.  When you click on the title of the activity the following Edit Volunteer 

Hours screen is displayed. Make changes, if needed, and click Save Hours or Delete Hours. 

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 3.  By clicking the Create Excel button, you can save the history of your hours to an Excel file. 

                 The following screen is displayed. Click the Open button.                  An excel file showing your hours is opened, similar to the one below. 

Select File/Save As, and select where you want to save the file on your computer. 

 4. Be sure to Logout, when you are finished working in VMS.