PODER JUDICIAL DE LA FEDERACION "'t1.1 cr

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CONTRALORÍA

Oficio No. CSCJN/DGA/DED/478/2019

Ciudad de México, 3 de junio de 2019.

ING. MARG A A ROLDÁN SÁNCHEZ DIREC A GENERAL DE TE , 0LOGÍAS DE LA INFORMACIÓN D SUPREMA CORT JUSTICIA DE LA NACIÓN

RESENTE

En cumplimiento al Programa Anual de Control y Auditoría 2019, aprobado por el H. Comité de Gobierno y Administración, el 21 de enero de 2019 se emitió, a través. del oficio CSCJN/016/2019, la orden para practicar la revisión correspondiente a la administración, control, registro presupuesta! y contable de licencias de uso de programas de cómputo y/o de informática, por el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2018.

Con fundamento en el punto 11.3, apartado "Informe de auditoría", numeral 2, último párrafo de la Guía General de Auditoría 1, se presenta el informe número DED/2019/07, de cuyas recomendaciones se otorga un plazo de 1 O días hábiles contados a partir del día siguiente de la recepción del presente para remitir la documentación e información que solvente las recomendaciones emitidas.

l. OBJETIVO

Valorar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que se administran y controlan las licencias de uso de programas de cómputo y/o de informática en la Suprema Corte de Justicia de la Nación.

11. ALCANCE

)lo- Se analizó el patrimonio de Software registrado en la contabilidad de la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN).

)lo- Se verificó físicamente la instalación y uso de las licencias de software vigentes en 2018 de la SCJN, mediante una muestra del 55%.

)lo- Se revisó el 79% de los documentos de control para la instalación de sistema operativo Microsoft Windows 1 O.

CHCLS/ r la Dirección General de Auditoria sera autorizado por el Contralor. quien lo enviara al superior jerárquico lar de dicho órgano y a las instancias que en cada caso se requiera."

1

111. OBSERVACIONES

Resultado 1 Estructura Orgánica

El titular de la Subdirección General de Servicios, a través de la Dirección de Abastecimiento y Control de Bienes Informáticos (DACBI), tiene como responsabilidad, entre otras, el registro y control de inventarios de bienes informáticos, equipos de comunicación y software comercial, la administración de los contratos y servicios de mantenimiento al licenciamiento de software comercial, asimismo, realizar la validación técnica correspondiente y, a través de la Dirección de Atención a Usuarios, la actualización del software en los equipos de cómputo asignados al personal de la SCJN, actividades atribuidas en el Manual de Organización y en las cédulas de funciones correspondientes.

Resultado 2 Programa Anual de Trabajo y Control Interno

El Programa Anual de Trabajo 2018 de la Dirección General de Tecnologías de la Información (DGTI) estuvo integrado por 4 subprogramas, de su revisión, no se identificaron acciones y/o indicadores relacionados con la administración y control del software comercial.

Control Interno

El Manual de Procedimientos vigente no contempló las acciones posteriores a realizar cuando se presentan actualizaciones en los resguardos de software.

La DGTI tiene establecidos en su Manual, los procedimientos PO-Tl-Al-05 para el seguimiento de licenciamiento de software, PO-Tl-US-05 para la instalación o actualización de software y PO-Tl-US-06 para la baja de bienes informáticos.

Derivado del análisis al flujo de las actividades de los procedimientos antes referidos, se observó, que no se establecen acciones encaminadas para realizar la baja de los registros del software que cae en desuso por diferentes causas (entre otras, obsolescencia tecnológica y no ser funcional para los servidores públicos) y para actualizar los formatos de entrega de software, en el momento que se instala en los equipos de cómputo que utilizan los servidores públicos (denominados resguardos). Por lo que respecta al tercero, este hace referencia a la cancelación de resguardos de software, únicamente cuando la Dirección General de Recursos Humanos da aviso de la baja que causó un servidor público en este Alto Tribunal, asimismo señala una conexión con el procedimiento PO-Tl-Al-05 para la instalación o actualización de software, acción que no se logró identificar.

Cabe resaltar que dentro del Procedimiento para el seguimiento de licenciamiento de software, en el apartado "las políticas de operación", numerales 4.1, 4.2, 4.3, 4.4 y 4.5, y el Procedimiento para la baja de bienes informáticos, numeral 4.2, se señala:

"Procedimiento para el seguimiento de licenciamiento de software:

4. 1 La OACBI es el área responsable de administrar el SW.

4.2 Es responsabilidad de la DACBI gestionar la adquisición y baja del Slt\12.

'SW, Software, punto 2 "Abreviaturas y Glosarios" de los procedimientos en mención.

2

4.3 Es responsabilidad de la DACBI la administración y el control del SW durante su vida útil.

4.4 La DACBI, es el área facultada para la emisión de formatos de entrega de software.

4.5 Es facultad de la DACBI actualizar en los medios electrónicos de control que considere convenientes, cualquier movimiento del SW en cuanto a la ubicación física y los datos del resguardante.

Procedimiento para la baja de bienes informáticos:

4.2 Las direcciones de área de la DGTI serán las responsables de cancelar los servicios informáticos como se indica en la siguiente tabla:

�--�\·· Be [ ... ] [ ... ] Resauardo de licencias de software DACBI {. . . / { . .. ]

"

No obstante lo anterior, se llevó a cabo una inspección física a los equipos de cómputo para verificar la información contenida en los resguardos de software, en donde se detectaron diversas inconsistencias en la información contenida en el formato, en el número de inventario, software instalado y nombre del resguardante, situación que hace evidente la falta de control en los movimientos generados por la sustitución o actualización del software. La ejecución de estas actividades es responsabilidad de la DACBI conforme a las funciones establecidas en el Manual de Organización Específico:

"Manual de Organización Especifico Dirección de Abastecimiento y Control de Bienes Informáticos

[ . . . ]

- Coordinar las actividades referentes al registro y control del inventario de bienes informáticos, equipos de comunicación y software comercial.

- Dirigir y coordinar la entrega de resguardos y liberaciones, de bienes informáticos y software comercial".

Cabe señalar que en el procedimiento PO-Tl-Al-05, para el seguimiento de licenciamiento de software, en el apartado "políticas de operación", numerales 4.11 y 4.12, señalan que:

"4. 1 1 Es responsabilidad del usuario resguardante vigilar la ubicación del SW".

4. 12 En caso de existir cambios en los datos del resguardante o en la ubicación de un SW, será responsabilidad del usuario registrado como resguardante o de la adscripción a la que pertenece, notificar a la DGTI con la finalidad de actualizar el formato de entrega de SW correspondientes".

Del punto anterior, se resalta que cualquier movimiento relativo al software se origina a través de una solicitud de los servidores públicos, siendo la atención y control de estas atribuciones, materia exclusiva de la DGTI como área especializada en cuestiones informáticas.

Derivado de las diferencias acerca del control del software, la eficiencia y eficacia presentan áreas de oportunidad para mejorar su control, como se establecerá en resultados posteriores.

3

Mediante el oficio CSCJN/DGA/DED/340/2019, se dieron a conocer a la DGTI los resultados preliminares de esta auditoría para que, de considerarlo conveniente, remitiera las justificaciones y aclaraciones pertinentes. A este respecto, la Dirección General mediante oficio DGTl-703-2019 del 29 de abril de 2019, señaló que "/as áreas internas de la DGTI involucradas en las actividades antes citadas, trabajarán en las áreas de oportunidad detectadas, a fin de colaborar de manera coordinada y con ello brindar la atención debida, apegándose a lo descrito en los procedimientos correspondientes PO-Tl-US-06, así mismo, los usuarios deben notificar a la DGTI, cualquier anomalía sobre el uso del software, para realizar lo procedente".

A este respecto, es importante señalar que la DGTI es la responsable de llevar el control de software, por lo que cualquier cambio realizado con motivo de mejoras, nuevas adquisiciones, que no haya sido solicitado por los servidores públicos, ésta deberá especificarlos en los controles y resguardos correspondientes.

Acción de mejora

2.1 La Dirección General de Tecnologías de la Información considere establecer acciones e indicadores en el subprograma correspondiente en el Programa Anual de Trabajo, con el fin de coadyuvar a la administración y control del software adquirido para uso de la Suprema Corte de Justicia de la Nación.

Recomendación preventiva

2.2 La Dirección General de Tecnologías de la Información establezca, dentro de los procedimientos respectivos, las actividades a realizar cuando se presenten movimientos en el software instalado, diferente a la baja de personal, y por lo tanto, en las actualizaciones de los formatos de liberación y de entrega de los mismos.

Resultado 3 Software registrado contablemente como Patrimonio de la SCJN

En el Patrimonio de la SCJN, se encuentran registrados 195 programas de software que no tienen vigencia por obsolescencia tecnológica.

El 16 de noviembre de 2016, las Direcciones Generales de Tecnologías de la Información, Recursos Materiales y de Presupuesto y Contabilidad en el ámbito de sus respectivas competencias, definieron los criterios para evaluar la clasificación como activos o gasto institucional, de los diversos conceptos de licenciamiento, mantenimiento y uso, entre otros conceptos intangibles, vinculados al software y funcionamiento del equipo informático de la Suprema Corte de Justicia de la Nación.

En ese tenor y derivado de que una parte del control del software se encuentra en la contabilidad de la SCJN, dentro de la Balanza de Comprobación3, se localizaron las cuentas contables denominadas "Software" y "Amortización acumulada de activos intangibles" con los saldos que se describen a continuación:

1 La Balanza de Comprobación es un informe de contabilidad que muestra los saldos finales de las cuentas del libro mayor en una fecha determinada y s la base de la preparación de los estados financieros.

CHCLS/ e 4

Set Denominación Saldo Z1251 Software 187,673,715.07 Z1265 Amortización acumulada de Activos lntanoibles -185,407,643.79

Saldo contable 2,266,071.28 . .

Fuente: Balanza de Comprobac1on de los estados financieros a d1c1embre 2018.

De la revisión a la citada balanza se comprobó que al 31 de diciembre de 2018, este Alto Tribunal tenia registrado software, descontando la amortización, por $2,266,071.28 pesos. Este importe, de acuerdo a los registros asentados en el SIA, en el apartado "Patrimonio de Activos Fijos", corresponde materialmente a 242 programas de software, los cuales se encontraban instalados en diferentes áreas administrativas de este Alto Tribunal.

A ese respecto, se solicitó a la DGTI indicara la vigencia de dichos programas. De la respuesta, se detectó que no contenía información concerniente a la Dirección General de Canal Judicial, requiriendo a esta última para que señalara lo conducente. Con la información obtenida, se identificaron 195 programas de software con un valor de $62,701.07 pesos, que ya no tenían vigencia por obsolescencia tecnológica, misma que va asociada a la infraestructura tecnológica, y que 47 se encuentran aún vigentes, los cuales representan un valor de $2,203,370.13 pesos, como se muestra en el siguiente cuadro:

Sin

Ar. No.de v.aor Cinlible ......

DGTI 191 $ 28,594.30 DGCJ 4 $ 34,106.77 7 Totales 195 $ 62,701.07 1.7.

'Valor contable para el ejercicio 2018, para 2019 los programas ya se encuentran totalmente amortizados a un valor contable de$1.

Con relación a los programas de software no vigente, la DGTI aclaró que, mediante oficio DGTl/DACBl-1457-2016 de fecha 6 de junio de 2016, solicitó a la Dirección General de Recursos Materiales (DGRM), la baja de 3 software (Dragon Naturally Speaking, Sony Sound Forge y Autocad 2004), para tal efecto elaboró el "Dictamen de software diverso que técnicamente ya no es útil por obsolescencia", no obstante, se comprobó que no cuentan con una fecha de descapitalización en el SIA, por lo que esos programas todavía se encuentran registrados en el patrimonio de este Alto Tribunal.

De los 192 programas restantes sin vigencia, no se proporcionó evidencia de que se haya solicitado su baja del patrimonio a la DGRM.

Por otra parte, se detectaron 2 licencias adquiridas en agosto de 2017 (Dragon Naturally Speaking y Camtasia Studio), que se registraron en la partida 59101 "Software" y por tanto, forman parte del Patrimonio de activo fijo, contraviniendo lo establecido en los criterios para evaluar la clasificación como activos o como gasto institucional, de los diversos conceptos de licenciamiento, mantenimiento y uso, entre otros conceptos intangibles, vinculados al software y funcionamiento del equipo informático de la SCJN, ya que de estos programas no se entregó a la SCJN, el código fuente que sería la principal razón para registrarlos en el patrimonio.

Lo anterior incumple lo establecido en el documento denominado "REUNION CELEBRADA EL 16 DE NOVIEMBRE DE 2016 EN LAS OFICINAS DE LA DIRECCION GENERAL DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD, CON LA PRESENCIA DE LOS REPRESENTANTES DE LAS DIRECCIONES GENERALES DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION (DGTI), DE

� ( 5

PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD (DGPC) Y DE RECURSOS MATERIALES (DGRM), EN LA AMBITO DE SUS RESPECTIVAS ATRIBUCIONES, PARA DEFINIR LOS CRITERIOS QUE PERMITAN EVALUAR LA CLASIFICACION COMO ACTIVOS O COMO GASTO INSTITUCIONAL. DE LOS DIVERSOS CONCEPTOS DE LICENCIAMIENTO, MANTENIMIENTO Y USO ENTRE OTROS CONCEPTOS INTANGIBLES, VINCULADOS AL SOFTWARE Y FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO INFORMA TICO DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN': numerales 4.1, 4.2, 4.3, 5.3 y 5.4 :

"4. 1. - Seran activos mtang1bles las L1cenc1as. paquetes y programas de informática (software) que concedan a la Suprema Corte /os derechos patnmoniales o de autor sobre /os mismos;

4.2.- S1 solo se tienen los derechos de uso por la adquisición de una o varias licencias de un determmado software. donde dichas /1cenc1as pueden ser con duración temporal, permanente o perpetua. deberan clasificarse dentro del gasto en la partida presupuestaria 32701 Patentes. Derechos de Autor. rega/1as y otros, correspondiente al concepto 327 "Arrendamiento de Activos Intangibles" del Clas1f1cador por Ob¡eto del Gasto Autorizado a la Suprema Corte.

[ . . . ]

4.3.- Seran activos mtang1bles los correspondientes a la adquisición del software a la medida (sistemas de uso especifico), del cual se entrega a la Suprema Corte de Just1c1a de la Nación el código fuente. as1 como /os derechos patnmomales o de autor sobre dicho software ...

[. .. }

5.3.- El software será considerado como mvers1on y por tanto como activo mtang1ble. cuando se contrate o adqwera software y se transfiera la propiedad mtelectual del mismo; en esta caso se debera contar con la documentac1on que acredite que se constituiran a favor de la Suprema Corte los derechos patnmoniales mherentes a la propiedad mtelectual de1 1vados de la contratac1on. en el que se mclwra la totalidad de los componentes del software. siendo estos el código fuente. diseno f1s1co y log1co, /os manuales tecntcos y de usuano. así como toda la documentac1on que corresponda. As1m1smo se debera contar con la ces1on de los derechos sobre el cod1go fuente en favor de la Suprema Corte y su acred1tac1on como el propietario del cod1go fuente y todos los componentes desarrollados para el func1onam1ento total de la soluc1on

5.4.- Cuando se identifiquen programas mformat1cos tntegrados (software) en un equtpo que no pueda funcionar sm ellos, por e¡emplo al adqumr equtpos mformat1cos que mcluyen /Jcenc1as de software pre-cargadas. dichos programas seran tratados como elementos propios del eqwpo, quedando inclwdos en el valor total de la adquis1c1on de dichos equipos"

A este respecto, la DGTI mediante oficio DGTl-703-2019 del 29 de abril de 2019, indicó en relación con las licencias adquiridas en 2017, Dragon Naturally Speaking y Camtasia Studio "solicitó a la Dirección General de Presupuesto y Contabilidad, la reclasificación de partida de licenciamiento antes citado", motivo por el cual no se emite recomendación en este sentido, quedando pendiente de atención las licencias obsoletas restantes, contabilizadas en el patrimonio de la SCJN.

Recomendación correctiva

3.1 La Dirección General de Tecnologías de la Información deberá reiterar a la Dirección General de Recursos Materiales la solicitud para dar de baja el software dictaminado como obsoleto dentro del patrimonio de este Alto Tribunal, de igual forma realice el "Dictamen de software diverso que técnicamente ya no es útil por obsolescencia", por los 192 programas que ya no se encuentran vigentes y así estar en posibilidad de gestionar la baja del patrimonio.

6

Resultado 4 Software 2018

Se localizaron 31 licencias de software con un valor de $538,456.92 pesos que no se encontraban instaladas al momento de la revisión.

Para el ejercicio de 2018, la DGTI informó que su inventario constaba de 68 programas de software (sin tomar en cuenta Microsoft) que representan 383 licencias. Con el propósito de verificar que dichos programas se encontraran instalados y fuesen utilizados por los servidores públicos para el desarrollo de sus actividades institucionales, así como para evaluar el grado de control que ejerce la DGTI sobre dichos programas y licencias, se realizó una selección de 18 programas de software que incluían 212 licencias, lo que representó un 26% y 55% respectivamente, del multicitado inventario. Para determinar la selección, se consideró el tipo de software y las funciones del área en la que está adscrito el servidor público que lo resguarda.

Se procedió a realizar una inspección física en diversos órganos administrativos de la SCJN, para comparar la información vertida en el "formato de entrega de software" emitido por la DGTI, con los programas y licencias instalados físicamente en los equipos de los servidores públicos.

Programas inspeccionados físicamente:

Consec. Nomlii'e c11i1 Progrmui No ••

Ucencl• 1 Adobe Creativa Cloud 2

2 Adobe Photoshop CC 22 3 Aoole Final Cut 10 4 Archicad 16 5 Coral draw araohic suite 2 6 Coral Draw 15 7 Droobox 17 8 Filemaker 25 9 Final Cut Pro 13

10 IBM SPSS statistics 14 11 Mindiet Manaaer 10 12 Proactivanet 1 13 Sketch Aop 1 14 Suite Creativa Cloud 16 15 Autocad 2016 21 16 Autocad 2017 21 17 Coral Draw Graohic Suite X7 4 18 Aoole Compresor 2

Total - 212

En ese sentido, se solicitó a la DGTI, los resguardos de software, que conforme al procedimiento PO-Tl-Al-05, "para el seguimiento de licenciamiento de software", son "los documentos que avalan la responsabilidad que tiene el servidor público firmante sobre el uso que dé al software que tiene asignado", obteniendo los siguientes resultados:

• De las 212 licencias revisadas, 158, que representan el 75%, se encontraron instaladas y en uso; 31 que representan el 14% no se encontraron instaladas y 23 que representan el 10%, no se pudieron verificar debido a diversas causas, entre ellas que el usuario estaba de vacaciones, licencia médica, el equipo no correspondía al indicado.

7

Con.-m Número % Instaladas 158 75.00%

No instaladas 31 14.62%

No verificadas 23 10.38%

Swna - 212 10Q.00%

• De las 158 licencias instaladas, 153 son utilizadas, 1 es requerida pero no cuenta con clave de acceso, adicionalmente 4 no son necesarias para sus labores, conforme a lo señalado por los usuarios.

Con� UcencJu. Valor

Instaladas, no requeridas 4 67,357.72

Instaladas, no cuenta con clave 1 9,979.48 Stna - 5 n,331.20

• Las 31 licencias no instaladas tuvieron un valor total de $538,456.92 de pesos, como se detalla a continuación:

No.de Pr.alo Coneec � Hcenclu no Precio Total

lnstallldM UnlWlo

'

1 Adobe Photoshop CC 8 25,717.20 205,737.60 2 Archicad 20 5 34,399.80 171,999.00 4 AutoCad AutoDesk 2017 2 12,238.00 24,476.00 5 Corel Draw X7 3 3,752.60 11,257.80 6 Corel Draw X8 6 9,979.48 59,876.88 7 Filemaker pro 14 2 5,663.12 11,326.24 8 IBM SPSS Statistics 1 29,284.20 29,284.20 9 Mindiet mind manaQer 15 4 6,124.80 24,499.20

Stna 31 538456.92

Esto fue generado principalmente, por cambios de equipo y por el proceso de migración a Microsoft Windows 1 O, en donde la DGTI sustituyó el disco duro de los equipos portátiles y de escritorio, sin llevar a cabo la instalación de los programas materia de esta auditoría.

De acuerdo a lo manifestado por los resguardantes y/o usuarios, de las 31 licencias no instaladas, 11 son requeridas para realizar las actividades diarias y 20 ya no son funcionales.

Co� Umñcias Valor

Requeridas 11 256,1n.88

No requeridas 20 282,279.04

Sima 31 5ª8;Mi&.92 -

• Las razones por las que no se pudieron verificar 23 licencias fueron las siguientes:

Con� Servidores públicos no se encontraron en su lu!lar Equipos recientemente formateados Licencias ubicadas en CCJ Resauardos no prooorcionados Servidor público dado de baja Swna - -

Total P0t:cel'.dl1t 10 43.48%

2 8.70% 3 13.04% 2 8.70% 6 26.09%

23 � _100.00!5

8

• Se observaron que de los 212 resguardos, 45 presentaban inconsistencias en la información, entre otras, nombre del servidor público, número de inventario del equipo informático y versión del software.

Cabe mencionar que dentro de los resguardos desactualizados, se detectaron 8, a nombre de servidores públicos actualmente dados de baja, comprobando que no se dio cabal cumplimiento a lo establecido en el procedimiento PO-Tl-US-06 para la baja de bienes informáticos, en la actividad 4:

N• Responsabls Actividad � - -

Soporte ter nivel'

t Profesional operativo y Recibe y registra not1ficac1on de la ba1a de un(a) funcionario(a) o Reporte of1c1al de servicios de la servidor(a) publico(a) de la SCJN por parte de la DGRHIA Proact1vaNet SASI

[. .. ) Soporte ter nivel ¿Solicita cancelación de resguardos de software?

4 Profesional operativo y oficial de servicios de la Asigna reportes de apoyo. notificando la baja de personal. para la SASI cancelacion de Resauardos de licencias de software.

' Gr11po de personas de soporte técnico especializado que recibe, atiende y gestiona las sol1c1tudes de serv1c1os o mc1dentes mformát1cos, a través de los medios de comunicación establecidos, como puede ser mediante una llamada telefomca. un mensa¡e de correo electromco o bien el registro en el portal web

Lo anterior, genera una falta de control en la administración y distribución de los programas de software, ya que no se cuenta con la información necesaria para conocer el número de licencias utilizadas y disponibles, control que permitiría atender las necesidades posteriores de los Servidores Públicos que requieren de los programas de software para sus labores diarias.

Recomendaciones correctivas

4.1 La Dirección General de Tecnologías de la Información solicite un informe pormenorizado a las áreas usuarias de las licencias que no son requeridas o utilizadas, a fin de gestionar la recuperación del costo de las 31 licencias que se constató no se utilizan.

4.2 La Dirección General de Tecnologías de la Información, actualice y emita los resguardos correspondientes para contar con la información fehaciente y confiable de la asignación y uso de los programas y licencias.

Resultado 5 Software Microsoft

En el ejercicio 2016, se formalizó el contrato SCJN/DGRM/DABl-123/12/2016 con la empresa Microsoft Corporation para la adquisición de diverso licenciamiento por el periodo 2017-2019.

Del documento contractual se destaca la adquisición de 3,000 licencias Windows Enterprise, con Microsoft Desktop Optimization Pack, las cuales comprenden la actualización de las 2,500 ya existentes y la compra de 500 adicionales, como se muestra a continuación:

9

O..Crlpcl6n .. produoto CMllclacl• PNCioUñleldo Total Juillli.ici6n ..... Aalll. IUAm Complementación de clientes de buzones

Se requiere contar con 3,600 cuentas de correo Office 365 600 44.64 26,784.00 o buzones por lo que son necesarias otras 600

licencias de clientes de correo. Complementación de licencias de escritorio Office 365 500 44.64 22,320.00 Core Cal Bridge far Office 365 por

500 18.13 9,065.00 Para complementar el número de licencias del disoositivo Windows Enterprise con Microsoft

producto "Enterprise Desktop• se requirieron

Desktoo Ootimization Pack 500 39.26 19,630.00 otras 500.

Office 365 Pro Plus 500 67.08 33,540.00 Actualización da licencias de escritorio existentes Office 365 2500 44.64 111,600.00 La SCJN contaba con 2,500 licencias perpetuas

Core Cal Bridge for Off ice 365 por del producto "Enterprise Desktop• el cual

dispositivo 2500. 21.18 52,950.00 incluye las actualizaciones del sistema operativo Windows, Office y diversas CALs

Windows Enterprise con Microsoft (Cliente Access Licenses). Se requirió

Desktop Optimization Pack 2500 45.68 114,200.00 aprovechar las licencias y alcanzar el soporte y nuevas versiones.

Servidor de correo, Exchanae Servar Enterprise

Exchange Servar Enterprise 16 1,388.95 22,223.20 Se plantea el requerimiento para alcanzar la versión más reciente hasta la fecha 120161.

Servidor de comunicaciones unificadas, Lync Servar Se plantea el requerimiento para alcanzar la

Lync Servar 10 1,250.05 12,500.50 versión más reciente de Skype for Business 2015.

Servidor da provectos, Proiect Servar

Project Servar 2 1,942.56 3,885.12 Se plantea el requerimiento para alcanzar la versión más reciente hasta la fecha 12016).

LicenciH para cliente de Proiect Se estiman necesarias estas licencias para

Proyect Servar Cal 100 66.5 6,650.00 administrar proyectos desde los servidores de oroiect en su más reciente versión.

Servidor da administración de contenidos SharePoint Server

Sharepoint Servar 2 2,331.09 4,662.18 Se plantea el requerimiento para alcanzar la versión más reciente hasta la fecha (2016).

Servidor da bases de datos, SQL Servar Enterprise Se plantea el requerimiento para alcanzar la

SOL Servar Enterprise Core 24 4,714.27 113,142.48 versión más reciente hasta la fecha (2016) que no reQuiere el companente del lado del cliente.

Herramienta da desarrollo Visual Studio

Visual Studio Ultimate con MSDN 52 1,656.86 86, 156.72 El requerimiento es para alcanzar la más reciente versión hasta la fecha (2016).

Sistema Operativo en Centro de Datos, Windows Servar Datacenter Se plantea la compra en una infraestructura

Windows Servar Data Center 250 1,649.14 412,285.00 física de 250 servidores y aproximadamente 3,000 Core's.

Total por año (USO) 1,051,594.20 . . .

Fuente: Contrato de adqu1s1c1ón SCJN/OGRM/DABl-123112/2016 celebrado con Microsoft Corporat1on .

La DGTI informó que ningún equipo es funcional sin la instalación del Sistema Operativo Windows. A fin de verificar que el número de licencias contratadas es acorde al número de equipos con que se cuenta, se requirió a la citada Dirección General informara la cantidad de equipos de cómputo (portátiles y de escritorio) activo en la SCJN, señalando que existen 3,307 equipos portátiles y de escritorio propiedad de este Alto Tribunal y 1,018 arrendados, obteniendo un total de 4,315 equipos activos o en uso.

En ese tenor, la DGTI cuenta con un control denominado "Sistema Operativo Windows instalados en equipos de alta detectados en ProactivaNet" del que se desprende que el número de licencias de Windows instaladas era de 3, 143, la que no coincide con el número de equipos activos, toda vez, que se tendría un déficit de licencias de 1 , 172 licencias, es decir, equipos sin operar debido a la falta del Sistema Operativo Windows.

10

s..._. o __ .......,.. Cantlmd Sistemas Operativos Windows 10 Enterprise x64; 2,655 Windows 7 Enterorise; 1 217 Windows Enterorise x64; 182 Windows 7 Pro x64; 22 Windows Vista Enterorise; 19 Windows 7 Pro; 16 Windows 10 Pro x64; 10 Windows 1 O Enterprise; 4 Windows 8. 1 Pro; 4 Windows 8.1 Pro x64; 4 Windows 10 x64; 3 Windows 7 Ultimate x64; 3 Windows 7 Ultimate; 1 Windows Pro 8 x64; 1 Windows 8.1 Enterprise x64 1 Windows Vista Ultimate 1 r- ·- 3,143

La DGTI explicó que la diferencia se debió a que "hay equipos que durante el proceso de baja aun (sic) aparecen como equipos propiedad de la SCJN, sin embargo, no disponen de aplicativos instalados", aunado a lo anterior, no proporcionó listado del total de equipos en proceso de baja, por lo que no se pudieron verificar las cifras.

Por lo anteriormente señalado, se requirió la información que respalda la instalación del Sistema Operativo Windows 1 O, para comprobar el total de licencias instaladas objeto del contrato vigente en 2018. Como soporte, la DGTI proporcionó los resguardos elaborados para la instalación en los equipos propiedad de este Alto Tribunal y los Formatos Únicos de Asignación de Puestos de Servicios (FUAPs) de los equipos arrendados. Del análisis a estos documentos, se observó lo siguiente:

Resauardos FUAPS Fase 1 FUAPS Fase 2 FUAPS Fase 3 FUAPS áreas jurídicas Suma licencias aclaulrldas Dif819neia

Tollll - - -

1,564 113

27 460 940

3,104

-

..... NO

- - m�. 1, 191 3731

89 242 27 o

460 o 940 o

2,707 397 3,000

293 ' Existen 54 registros en los que se sei\ala que los equipos fueron migrados con anterioridad. no obstante, no se proporcionaron los resguardos respectivos. ' Ou:nos resguardos respaldan la instalación de pantallas

A este respecto, se le informó a la DGTI que, de acuerdo a los documentos proporcionados, existen equipos a los cuales no se instaló el licenciamiento en ese momento por diferentes circunstancias (se había llevado a cabo con anterioridad, no se encontró a la persona, no se ubicó el equipo, entre otros). De lo cual, la DGTI informó, mediante el oficio DGTl/DAPTl-437-2019, que "no se instalaron en otro momento. Como indican los documentos de trabajo enviados previamente, firmados por el coordinador de cada área, la cantidad de licencias que fueron instaladas se indican en las observaciones al pie del documento, por lo que el total de licencias instaladas en la SCJN, 3000, objeto del contrato referido están acreditados por los FUAPs y Resguardos, previamente enviados".

Debido a la respuesta obtenida por la DGTI, se consideró que en 2018 existieron 293 licencias, que no se utilizaron, por un importe de USO 13,384.24 (293 x el costo de actualización de licencias USO 45.68), por lo que el gasto de licencias de Microsoft, no

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cumple con los criterios de eficiencia, eficacia y economía, lo que representa deficiencias en el control y administración del contrato.

Respecto a lo anterior, la DGTI informó mediante oficio DGTl/SGS-26/2019 del 29 de abril de 2019 con el cual dio contestación a las observaciones preliminares que "/os 3,307 equipos que en su momento se reportaron, fueron con base en la información arrojada por el Sistema Integral Administrativo (SIA), no obstante, el hecho de que se encuentren activos en dicho aplicativo, no se traduce en que físicamente continúen operando, ya que de 970 se solicitó su desincorporación a la Dirección General de Recursos Materiales ... ", proporcionando el soporte documental. Además añadió que "/os 1, O 18 no deben considerarse como activos, es decir, como equipos instalados, ya que éstos son los que en el momento de la revisión se encontraban en proceso de instalación. En este sentido, no deben tomarse como base instalada 4,325 equipos. En consecuencia, no existe déficit de 1, 172 equipos", no obstante, en un cuestionario de control interno del 27 de febrero de 2019, se solicitó se proporcionara el total de equipos informáticos en arrendamiento que se encontraban instalados en la SCJN y la DACBI indicó que en total eran 1,032 equipos, los cuales incluían 25 monitores y 24 equipos Mac, por lo que los equipos portátiles y de escritorio instalados al momento de la revisión eran 983.

Tornando en consideración lo señalado por la DGTI, se pueden generar dos supuestos respecto a las cantidades de equipos portátiles, de escritorio y licencias del sistema operativo Windows referidas:

1. Supuesto sin considerar los equipos arrendados, lo cual ocasionaría un excedente de 663 licencias de sistema operativo Windows, como se detalla en el cuadro siguiente:

Equipos activos MgúnSIA

(A)

3,307 970 2,337 3,000

Excederite de l!CiílCiíi �

663

2. Supuesto considerando los equipos arrendados, debido a que deben contar con la imagen institucional de la SCJN (contiene, entre otros, el sistema operativo Windows, Kaspersky, Google Chrome, Adobe Acrobat Reader DC, SIA SAP) aun cuando no hubieran sido instalados en el momento de la revisión:

Equipos activos Equipos To181 ... lpo.- Equipos total de 9C1ulpoa Total de DMlcHde segúnSIA desincorporados actlvo9 mNndlidoa ac:tivos licencias 11.,ci.s

(A) (B) C.(A-B) (D) El(C+O) (F) �:F) - � -

3,307 970 2,337 983 3,320 3,000 320

De igual forma, la DGTI también indicó que "la situación de las 293 licencias que no se encuentran soportadas por un resguardo, radica en que los equipos que las albergan no fueron migrados al momento de la revisión, así mismo, cuando fueron instaladas no se formalizó la instalación de las mismas con la firma de algún documento. En este sentido, cabe precisar que no todos los sistemas operativos necesariamente deben ser en la versión de Windows 1 O, en virtud de que hay equipos que por los aplicativos que manejan, no son compatibles con dicha versión y, por ende, pueden o no ser susceptibles de migración". No obstante, la DGTI no proporcionó evidencia suficiente y competente, como el listado de los

CHCLSl�JiC 12

equipos portátiles y de escritorio, activos y en uso, que soportaban o no la actualización del sistema operativo. Aunado a que durante la revisión no se informó a esta unidad auditora que se encontraban pendientes de migración los equipos mencionados.

En cuanto a las cifras proporcionadas por el ProactivaNet, la DGTI señaló que "es un aplicativo que proporciona en tiempo real el número de licencias de Windows instaladas, tomando en consideración que los equipos de cómputo se encuentran en línea. En ese sentido, al momento de la revisión fueron censadas 3, 143 licencias, lo que da cuenta de que las 3, 000 licencias adquiridas en el contrato de Microsoft, en sus diversas modalidades, se encuentran instaladas, activas y en uso. No obstante, la diferencia de 143 se debió a la migración que en ese momento se estaba llevando a cabo, con la sustitución de equipo obsoleto, por equipo arrendado y, por ende, requerirían estar en línea ambos equipos, atendiendo a las circunstancias dicho servicio de migración". Es importante mencionar que la DGTI no entregó información que acreditara lo referido.

Así mismo el 21 de mayo de 2019, la DGTI remitió el oficio DGTl-816-2019 en alcance al oficio mencionado anteriormente y con el cual informó que al 16 de mayo de 2019 se encontraron un total de "282 equipos asignados a las Casas de la Cultura Jurídica (CCJ) a nivel nacional que son susceptibles de ser migrados al Sistema Operativo Windows 1 O Enterprise x64, se encuentran pendientes de dicho proceso . . . ". De lo anterior, se concilió la información con los resguardos revisados y se detectó que 4 de ellos se encontraban instalados en las diversas CCJ, por lo que son un total de 278 equipos los pendientes de migrar. También anexó un plan de trabajo con el cual se pretende instalar dichas licencias en un periodo de 30 días.

Derivado de lo anterior se comprobó que desde el inicio de la vigencia del contrato SCJN/DGRM/DABl-123/12/2016 (1 de enero de 2017) y a la fecha de revisión (mayo 2019), no se llevó a cabo la migración al Sistema Operativo Windows 1 O de los equipos antes señalados (278), desaprovechando los derechos adquiridos con el contrato, incumpliendo con el objetivo de la DGTI que señala, entre otros, el aprovechamiento de los recursos tecnológicos institucionales.

De lo anterior, la DGTI no proporcionó evidencia suficiente y competente, como el listado de los equipos portátiles y de escritorio, activos y en uso, que soportaban la actualización del sistema operativo. Aunado a que durante la revisión no se informó a esta unidad auditora que se encontraban pendientes de migración los equipos ubicados en las Casas de la Cultura Jurídica.

Por lo que se detectaron áreas de oportunidad para establecer controles efectivos en cuanto al manejo de equipos y licencias del sistema operativo instalados, ya que con la información proporcionada por la DGTI no se tiene la certeza del total de equipos portátiles y de escritorio en uso dentro de la SCJN que soportan el Sistema Operativo Windows, así como de la instalación y utilización de las 3,000 licencias adquiridas con Microsoft Corporation, por lo que la observación persiste.

Licenciamiento de Servidores

En cuanto los servidores informáticos, se proporcionó el reporte de control Servfis +Mx Ms en la cual se indicaban las licencias instaladas en los servidores:

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Concepto Contndo Existentes 1 Diferencia

Windows servar 250 487 237 SOL 24 67 43 Sharepoint 2 27 25 Exchange 16 5 -11 Lvnc 10 7 -3 Proiect 2 3 1 Total = 30f 596 292 lnlormac16n obtenida del documento proporcionado por la DGTI, denominado "ServF1s + Mv Ms" del 10 de febrero de 2019

Las cifras no coincidieron en 14 licencias (Exchange y Lync) lo que en suma representa un importe por USO 19,028.60, debido a que para la totalización de las licencias en uso, se utilizan las adquiridas en contratos anteriores y en el vigente, ya que de acuerdo al área "se ocupan las licencias del contrato actual en conjunto con las del contrato previo anterior. En cuanto a los demás productos de Microsoft se puede tener la versión actual o las anteriores, aquí lo más importante es el que al tener las licencias (bajo cualquier modalidad) se tiene el soporte por parte del fabricante de estos productos".

De igual forma, el control que se tiene en las licencias de los servidores informáticos, no da certeza que el gasto en licencias de software para los servidores informáticos se está realizando bajo los principios de eficiencia, eficacia y economía, toda vez que la respuesta proporcionada no aclara de forma satisfactoria la diferencia detectada por 292 licencias.

En cuanto a las licencias adquiridas de Visual Studio, se solicitaron los 52 resguardos que avalan la instalación de las mismas, comprobando que a la fecha de la revisión, se encontraban instaladas en los equipos y con los servidores públicos referidos.

Por lo concerniente a los servidores informáticos, la DGTI aclaró mediante oficio DGTl-703-

2019 del 29 de abril de 2019 con el cual dio contestación a las observaciones preliminares que el "licenciamiento de Exchange y Lync, desde su adquisición en 2017 se utilizaron en los ambientes productivos (8 Exchange y 8 Lync) y su respectivo ambiente de recuperación (8 Exchange y 2 Lync) situación que prevaleció hasta septiembre 2018 de acuerdo a las fases de migración de la infraestructura de correo institucional realizadas en septiembre y octubre de 2018, siendo que esta (sic) se realizó en dos etapas (de la versión 2007 a las 2013, de la versión 2013 a la 2016), donde las actividades de decomiso de las infraestructuras de las versiones previas implicaron la desinstalación de las licencias de la infraestructura anterior, en noviembre de 2018 se concluye el proceso de migración y comienza el periodo definido para la estabilización y adecuación a la infraestructura del correo electrónico de 3 meses (diciembre 2018, enero y febrero de 2019). A esto se debe que al corte emitido en el documento "SerFis + MvMs del 1 O de febrero de 2019" no se encontraba en uso, ya que la implementación de los ambientes de alta disponibilidad y redundancia para la nueva versión aún estaba en su fase de planeación y desarrollo y su implementación estaba contemplada para la segunda quincena de febrero de 2019.

La actividad anterior inició el 22 de febrero, con la instalación de 8 equipos adicionales con su licencia de Exchange y 3 servidores con licencia de Lync para sus respectivos ambientes de alta disponibilidad y redundancia. Así mismo se robusteció la infraestructura actual de ambas tecnologías en su ambiente productivo, lo cual involucró habilitar 3 servidores virtuales de Exchange para complementos y alta disponibilidad". Por lo que se da por atendida la observación correspondiente.

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Recomendación correctiva

5.1 La Dirección General de Tecnologías de la Información determine la cantidad total de equipos portátiles y de escritorio activos que cuentan con las características necesarias para aceptar las actualizaciones del Sistema Operativo y en su caso, llevar a cabo la migración del Sistema Operativo a los equipos faltantes, además de tomar como base dicha información para posteriores actualizaciones.

5.2 La Dirección General de Tecnologías de la Información realice un inventario de equipos y servidores con el fin de determinar el número de licencias que no se utilizaron durante el periodo de ejecución de contrato celebrado con Microsoft Corporation y realizar las gestiones necesarias para recuperar el costo de dichas licencias conforme a la normatividad vigente.

Sugerencia

La Dirección General de Tecnologías de la Información atienda en tiempo y forma las solicitudes de información y aclaraciones requeridas por la Dirección General de Auditoría; asimismo, proporcione la documentación competente y suficiente que sustente las respuestas y aclaraciones.

Resultado 6 Sistema Integral Administrativo (SIA)

El uso del software SAP ECC se encuentra bajo un licenciamiento perpetuo, establecido como el rango máximo de utilización de los usuarios activos concurrentes y los componentes de software (motores), por lo que el derecho de uso de software y su mantenimiento (servicios en línea), se realizan únicamente en caso de cubrir cuotas anuales de uso, que se clasifican como gasto institucional, es decir, en la partida 37201 "patentes, derechos de autor, regalías y otros", pagando durante 2018, $6,000,237.85 de pesos por este concepto.

Los servicios requeridos fueron de carácter técnico y para uso de la DGTI, siendo éstas: aseguramiento de continuidad de operaciones del sistema, actualización técnica permanente, gestión del soporte técnico derivados de incidencias de funcionamiento de sistemas, donde los servicios son proporcionados en línea directamente desde la plataforma SIA y desde el portal del servicio de SAP, salvo el caso de los servicios proactivos bajo demanda que se solicitan a petición de la SCJN, sin existir un consumo mínimo obligatorio, no obstante, de acuerdo a la DGTI e información del SIA, no se solicitaron ni pagaron éstos últimos.

El licenciamiento de usuarios para acceso al SIA, para 2018 se estableció hasta 373 usuarios activos, 197 usuarios profesionales y 176 usuarios profesionales limitados, los cuales se asignan a las áreas solicitantes conforme a sus requerimientos. La asignación es dinámica debido a posibles cambios que pueden modificar la estructura orgánica o las necesidades de acceso de usuarios; también puede ser debido a cambios derivados del control y monitoreo automatizado del acceso y estatus de los servidores públicos asignados,

� (

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no obstante la cantidad de usuarios activos asignados en un mismo momento, no debe exceder el rango máximo de licenciamiento establecido. Cabe mencionar que el software de acceso al SIA que se distribuye en los equipos de cómputo es abierto y no se relaciona con algún concepto de licenciamiento o con el usuario asignado en el SIA.

A este respecto, la asignación de usuarios activos promedio durante 2018, fue de 371 accesos, como se muestra a continuación:

.... u...io.

profMionai. Enero 193 Febrero 1 93 Marzo 194 Abril 194 Mayo 194 Junio 193 Julio 195 Agosto 195 Seotiembre 194 Octubre 194 Noviembre 1 90 Diciembre 186

Suma

Promedio

� ·· lnk!l:ó � � u_�

� limllilllos

173 173 172 1 73 173 173 174 174 1 73 173 174 170

-

�·· d • kil1na

6 6 6 6 6 6 5 5 5 5 5 5

-Tólil' �c. �

prof8llO ..... . •'• -

372 1 92 372 194 372 194 373 194 373 193 372 1 95 374 195 374 194 372 190 372 190 369 186 361 186

4,456

371 Las cantidades son aquellas en el 1noc10 y cierre de mes. las canlldades vanan dentro del penodo Nota'. El promedio de la suma se obtuvo dividiendo el total entre 12.

Fuente: Información obtenida de los informes mensuales de recepción de servicios

U8Ulirio9 •1 �� .... � --./ - - - �

- u.u.no. -

.,... ...... ·- �· Total" �·���� Hnlltllcloe .

1 73 6 371 172 6 372 173 6 373 173 6 373 173 6 372 174 6 375 174 5 374 173 5 372 172 5 367 174 5 369 170 5 361 1 69 5 360

4,439

370

La DGTI proporcionó relación de los servidores públicos que tenía asignada una cuenta para acceder al Sistema Integral de Administración (SIA) a diciembre de 2018, la cual constó de un total de 363 usuarios. Para efectos de la revisión, se determinó realizar de manera aleatoria, una muestra4 de un universo de 206 (no se tomaron en consideración las áreas jurídicas y Casas de la Cultura Jurídica), obteniendo un resultado de 74 licencias, lo cual representa un 36%, con el objeto de observar en sitio el acceso al software de referencia.

De la revisión efectuada a los 74 equipos de los servidores públicos respecto del acceso al SIA, arrojó los siguientes resultados:

• 67 usuarios cuentan con acceso al Sistema Integral de Administración, lo que representa un 90.5% de la revisión.

• 4 usuarios, es decir el 5.41 %, no fueron localizados por diversas circunstancias (2 servidores públicos tomaron su periodo vacacional, 1 tiene lugar de trabajo en otro inmueble y 1 se encontraba de comisión).

• Del total de la selección, 3 usuarios no tuvieron acceso al SIA, por falta de asignación de clave (2 por no ingresar periódicamente y 1 por cambio de equipo), lo cual representa un 4.05 %.

Asimismo dentro de la muestra, se encontraron servidores públicos con 3 y 4 usuarios, de acuerdo al Director de Sistemas Administrativos, esto puede suceder de conformidad con lo siguiente:

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Tii>os de licencias DescriDCión -*Usuarios Prof Dev Corresponde a los usuarios desarrolladores que son los 5

usuarios activos **Usuarios Remotos v Vus Son utilizados para la intearación a interfaces del SIA.

... Los usuarios externos Se asigna a un servidor público del área donde se solicita la asianación del usuario como forma de control y seguimiento.

De lo anterior, se concluye que la asignación, manejo y utilización de licencias SIA fue la adecuada para 2018, por lo que no se emite recomendación alguna.

IV. CONCLUSIONES

La revisión se practicó con base en la información proporcionada por la unidad evaluada, atendiendo a los ordenamientos legales, a la normativa institucional y a las mejores prácticas, en consecuencia, existe una base razonable para sustentar la opinión.

Se detectaron áreas de oportunidad para mejorar la eficiencia y efectividad en la gestión de la Dirección General de Tecnologías de la Información respecto de los temas revisados.

• En la balanza de comprobación se identificaron el set Z1251 "software" y Z1265 "amortización acumulada de software" con un saldo total de $2,266,072.28 de pesos, constituido por 212 programas de software, de los cuales 195 ya no tenían vigencia por obsolescencia tecnológica.

• De la verificación física realizada a 212 ''formatos de entrega de software" proporcionados por la DGTI, se verificó que 31 licencias con un valor de $538,456.92 de pesos no se encontraban instaladas.

• Se identificaron 278 equipos de cómputo portátiles en las Casas de la Cultura Jurídica, los cuales, desde del inicio de la vigencia del contrato SCJN/DGRM/DABl-123/1212016, celebrado con Microsoft Corporation (1 enero de 2017), a la fecha de la revisión, no habían sido migrados a Winqows 1 O, d aprov hando lo derechos adquiridos con el mismofOOEI JUDICIAL DE LA FEDERACION

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Director General de Auditoría Lic. José Manuel Martínez Cortés

Director de Evaluación del Desempeño

Estas firmas forman parte al Informe de Auditoría número DED/2019/07, relativo a la evaluación de la Dirección General de Tecnologías de la Información, por el e¡erc1c10 del 1 de enero al 3 1 de d1c1embre de 2018.

CHCLS/MDIG/JMMC 17