2. Materi Pedoman Pemetaan Bisnis Proses

Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata LaksanaJakarta, Mei 2016

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI

Pedoman

Pemetaan Bisnis Proses

PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

KELEMBAGAAN01

KETATALAKSANAAN03

KEPEGAWAIAN02

PENGAWASAN04

Perpres81/2010

Perpres7/2015

Perpres83/2015

PermenPAN12/2011

PermenPANRB35/2012

UU 30/2014 DASAR HUKUM

• UU 30/2014: Administrasi Pemerintahan

• Perpres 81/2010: Grand Design Reformasi Birokrasi

• Keppres 103/2001: Organisasi LPNK

• Keppres 110/2001: Eselon I BPOM

• PermenPAN 12/2011: Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process)

• PermenPANRB 35/2012: Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

8 AREA PERUBAHAN REFORMASI BIROKRASI(Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019)

• MewujudkanBirokrasi yang Bersih danAkuntabel

• Birokrasi yang Efektif danEfisien

• Birokrasi yang MemilikiPelayananPublikBerkualitas

SASARAN

1 MENTAL APARATUR

2 KELEMBAGAAN

3 TATA LAKSANA

4 SDM APARATUR

5 AKUNTABILITAS

6 PENGAWASAN

7 PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

8 PELAYANAN PUBLIK

AREA PERUBAHAN

PermenPANRB 11/2015

Staf/PembantuPemimpin

Pendukung

Pemimpin

Pengawas

Lini/Pelaksana

UNSUR ORGANISASI PADA KEMENTERIAN

menyelenggarakan dukungan yang

bersifat substantif kepada seluruh unsur

organisasi di lingkungan Kementerian untuk mendukung pencapaian tujuan dan sasaran strategis Kementerian meliputi dan tidakterbatas pada tugas di bidang penelitian dan pengembangan, pengembangan sdm, dan pengelolaan data dan informasi.

menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian.

Menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidangnya, dengan bidang tugas merupakan sebagian tugas pokok Kementerian yng disesuaikan dengan tujuan dan sasaran strategis Kementerian.

Menyelenggarakan pengawasan internal di lingkungan Kementerian.

DEPUTIBIDANG PENGAWASAN

DAN PRODUK TERAPETIK DAN NARKOTIKA,

PSIKOTROPIKA DAN ZAT ADIKTIF

KEPALA

PUSAT PENGUJIAN OBAT DAN MAKANAN

NASIONAL

DEPUTI BIDANG PENGAWASAN

OBAT TRADISIONAL, KOSMETIK DAN

PRODUK KOMPLIMEN

DEPUTI BIDANG PENGAWASAN KEAMANAN PANGAN

DAN BAHAN BERBAHAYA

Keppres 110/2001

PUSAT PENYIDIKAN OBAT

DAN MAKANAN

PUSAT RISET OBAT DAN

MAKANAN

INSPEKTORAT

SEKRETARIATUTAMA

Ke

pe

mim

pin

an

Bu

daya

Ind

ividu

Manusia

Pro

ses B

isnis

Pro

ses

Pe

nge

mb

angan

Solu

si

Pro

ses

Op

erasion

al

Proses

Hard

ware

Softw

are

Teknologi

Infrastruktur Organisasi

Koordinasi antar unit organisasi di tingkat Kementerian/Lembaga/Pemda belum berjalan maksimal

Unit organisasi masih belum memperhatikan keterkaitan proses dengan unit organisasi lainnya

Kebijakan yang ada saat ini belum memadai dan masih menimbulkan perbedaan persepsi dalam pelaksanaannya

Penataan kelembagaan menghasilkan unit-unit organisasi yang didalamnya memuat tugas dan fungsi

Supaya unit organisasi dapat bekerja secara lebih efisien dan efektif, maka perlu diikuti dengan pemetaan business process

Business process (ketatalaksanaan) adl sekumpulan aktivitas kerja terstruktur & slg terkait yang menghslkan keluaran yg sesuai dg kebutuhan pengguna (Permenpan No 12/2011)

TERKAIT PERATURAN PERUNDANGAN

TERKAIT PERATURAN PERUNDANGAN

NASIONAL

• Bisnis Proses Antar Pusat dan Daerah

PUSAT/DAERAH

• Bisnis Proses antar Kementerian, Lembaga dan Daerah

KEMENTERIAN/LEMBAGA/PROV/KAB/KOTA

• Bisnis Proses antar Unit Eselon I pada Kementerian/ Lembaga atau Bisnis Proses antar SKPD

UNIT ESELON I/SKPD

• Bisnis Proses antar unit eselon II ke bawah pada Unit Eselon I atau Bisnis Proses pada SKPD

LEVEL 1

LEVEL 2

LEVEL 3

LEVEL 4

PROSES BISNIS

Kebijakan

Teknologi Informasi

Sumber Daya

Manusia

FasilitasAktivitas

Struktur Organisasi

Motivasi

ORGANISASI BPOM

I

N

P

U

T

O

U

T

P

U

T

Ciptakan Nilai atau

Value

Pencapaian Tujuan dan Sasaran Organisasi

Proses

Kemenag sebagai Institusi “stand-

alone”

Kemenag sebagai “sub-system”

pembangunan

RUANG LINGKUP

Adalah seluruh proses dalampenyusunan Peta Bisnis Proses padaK/L/D.

RUANG LINGKUP PENGATURAN

Penyusunan peta bisnis proses di seluruhK/L/D dilakukan dengan melibatkanseluruh elemen organisasi yang aktif ikutserta dalam pencapaian visi danpelaksanaan misi organisasi

RUANG LINGKUP PELAKSANAAN

PEDOMAN

TAHAPAN KERJA PENYUSUNAN

BISNIS PROSES

Persiapan dan Perencanaan (Planning & Preparation)

Pengembangan (Development)

1

2

3

4

Penerapan (Implementation)

Pemantauan dan Evaluasi (Monitoring & Evaluation)

• Lakukan inventarisasi rencana kerja jangka panjang, rencanakerja tahunan, visi, misi dan sasaran K/L/D sehingga dapatdiketahui aktivitas (proses kerja) di K/L/D

• Kategorikan proses kerja dalam kelompok (folder kegiatan)

PRINSIP

• Pengelompokan dilakukan berdasarkan kegiatan bukanberdasar unit kerja/struktur organisasi

• Pengelompokan berdasarkan kesepakatan cara pandang

• Semakin sederhana semakin baik

TAHAP PERSIAPAN

Tahap Pemetaan Bisnis Proses (1)

a. Identifikasikan ruang lingkup organisasi yang akan dipetakan berdasarkan mandat dari visi, misi dan tujuan.

b. Analisis sasaran strategis dalam Renstra dan dijabarkan menjadi daftar kegiatan.

c. Kategorikan kegiatan ke dalam rumpun kegiatan/proses kerja menjadi peta bisnis proses.

d. Buatlah kelompok-kelompok kegiatan tsb dalam bentuk kotak-kotak di dalam peta proses, lalu berikan identitas proses tsb berupa nomor dan nama proses (bukan nama unit kerja).

e. Kelompok kegiatan dalam peta proses / peta bisnis proses tsb dihubungkan dengan garis input dan outputnya, sehingga terlihat hubungan antar proses dalam lingkup suatu badanpemerintahan.

f. Setiap kelompok peta bisnis proses diuraikan dalam petasubproses.

TAHAP PENGEMBANGAN

Tahap Pemetaan Bisnis Proses (2)

g. Menggambarkan peta sub proses adalah identik dengan membuat subfolder dalam satu folder proses, dimana setiap kotak proses didetailkan dalam kotak-kotak subproses dalam lingkup proses tsb.

h. Setiap kotak sub proses yang dihasilkan diberi identitas yang sistematismengikuti tata cara yang telah ditentukan dalam format penomoran dalampanduan ini berupa nomor dan nama proses.

i. Setiap peta subproses menjadi dasar untuk menyusun peta lintas fungsi (cross functional) yang menggambarkan rangkaian kerja suatu proses beserta unit kerja pelaksana.

j. Untuk dapat membuat peta lintas fungsi yang jelas, maka diperlukan peta hubungan (relationship map) yang menggambarkan pelaku sesuai struktur organisasi untuk setiap subproses yang ada.

k. Berdasarkan peta lintas fungsi (cross-functional map) SOP makro dapat dibuat dengan rincian siapa, melakukan apa, dengan cara bagaimana (metode), kriteria yang harus dipenuhi, dan mutu baku.

TAHAP PENGEMBANGAN

TAHAPAN PEMETAAN

Sebuah pengelompokkan aktivitas yang logis dalam satu rangkaian alur kerja / proses tertentu

Serangkaian aktivitas yang dilakukan lintasunit kerja dalam satu sub proses tertentu.

Langkah-langkah rinci dibutuhkan untuk melakukan suatu kegiatan dalam satu unit kerja.

Sub Proses

Proses

Langkah kerja

Aktivitas

Keseluruhan rangkaian alur kerja yang salingberhubungan dalam rangka menciptakan nilaitambah kepada stakeholder

SOP Mikro

SOP Makro

TAHAP PENGEMBANGAN

LANGKAH PENYUSUNAN BISNIS PROSESTAHAP PENGEMBANGAN

PETA BISNIS PROSES KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI

PAN-01Penyusunan

Regulasi PAN-RB

PAN-02Penataan dan

Pembinaan SDM Aparatur

PAN-03Pengelolaan

Akuntabilitas dan Pengawasan

PAN-04Penataan

Kelembagaan Pemerintah

PAN-05Penataan tata

Laksana Pemerintah

PAN-06Peningkatan

Pelayanan Publik

PAN-07Teknologi

Komunikasi dan Informasi

PAN-08Pengelolaan Sistem

Manajemen dan pengawasan

PAN-09Pelayanan Informasi

dan Publikasi

PAN-10Pengelolaan

Administrasi dan Umum

PAN-11Pengelolaan SDM

dan ORTALA KEMENPANRB

PAN-12Layanan Hukum

PAN-13Pengelolaan Kinerja

dan Anggaran

Proses Utama

Proses Pendukung

Proses Perencanaan

Kementrian / Lembaga


Peraturan Perundangan

Dukungan SDM

Dukungan SDMDukungan SDM

Kinerja & Anggaran

Dukungan SDM

Dukungan SDM

Kinerja & Anggaran

Distribusi Ortala

Dokumentasi

Publikasi Undang – undang

Kinerja & Anggaran

Peraturan Pemerintah

Tata laksana

Permintaan layanan informasi

DokumentasiDokumentasi

Pengawasan

Publikasi

Permintaan Dukungan SDM

Dukungan SDM

Title

Men

teri

Depu

ti SD

MSE

SMEN

Kepa

la B

iro SD

M &

&U

mum

Ka

bag

SDM

OKA

SUBA

G Pe

renc

anaa

n &

Pe

ngem

bang

an

Phase

Analisa Kebutuhan dan Jumlah pegawai

Pengajuan Formasi

Proses Penerimaan dan Seleksi

Pengesahan Jumlah Formasi

Persetujuan Jumlah Formasi

PAN-01 PENYUSUNAN REGULASI PAN-RB

PAN-01.01

Kepesertaan Pembahasan Harmonisasi Peraturan Perundang-undangan

PAN-01.02

Penyusunan UU

PAN-01.03

Penyusunan Peraturan Pelaksanaan

PAN-01.04

Penyusunan Peraturan dan

Keputusan Menteri

PAN-01.05

Penyusunan Surat Edaran Menteri

PAN-10Pengelolaan



Dokumentasi

Undang-undang



Distribusi ORTALA

PAN-07Teknologi


Publikasi

Peraturan / Keputusan Menteri


dan Publikasi

Publikasi

Draft UU

Undang – Undang

Peraturan Menteri

Business Process MapTAHAP PENGEMBANGAN

Identifikasi proses

3

2

1

Gambar Peta Bisnis Proses

Finalisasi Peta Bisnis Proses

PETA TATA LAKSANA KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI

PAN-01Penyusunan

Regulasi PAN-RB

PAN-02Penataan dan


PAN-03Pengelolaan

Akuntabilitas dan Pengawasan

PAN-04Penataan

Kelembagaan Pemerintah

PAN-05Penataan tata

Laksana Pemerintah

PAN-06Peningkatan

Pelayanan Publik

PAN-07Teknologi


PAN-08Pengelolaan Sistem

Manajemen dan pengawasan


dan Publikasi

PAN-10Pengelolaan




PAN-12Layanan Hukum

PAN-13Pengelolaan Kinerja

dan Anggaran

Proses Utama

Proses Pendukung

Proses Perencanaan



Peraturan Perundangan

Dukungan SDM

Dukungan SDMDukungan SDM

Kinerja & Anggaran

Dukungan SDM

Dukungan SDM

Kinerja & Anggaran

Distribusi Ortala

Dokumentasi

Publikasi Undang – undang

Kinerja & Anggaran

Peraturan Pemerintah

Tata laksana

Permintaan layanan informasi

Dokumentasi

Dokumentasi

Pengawasan

Publikasi

Permintaan Dukungan SDM

Dukungan SDM

Business Process MapTAHAP PENGEMBANGAN

Sub Business Process MapTAHAP PENGEMBANGAN

Identifikasi sub proses

3

2

1

Harmonisasi peta proses dan

peta sub proses

Finalisasi Peta Sub Bisnis Proses

Sub Business Process MapTAHAP PENGEMBANGAN

PAN-11 PENGELOLAAN SDM DAN ORTALA KEMENPANRB

PAN-11.01

Perencanaan dan Pengadaan SDM

PAN-11.02

Pembinaan dan Pengembangan SDM

PAN-11.03

Administrasi dan Informasi Kepegawaian

PAN-11.04

Pengembangan Standar Kompetensi

PAN-11.05

Ortala

PAN-02Penataan dan


Penerimaan dan seleksi

Pengembangan SDM

Administrasi Kepegawaian

Pelatihan Pengembangan & pelatihan

PAN-01Penyusunan

Regulasi PAN-RB

Distribusi Ortala

Relationship MapTAHAP PENGEMBANGAN

Masukkan unit kerja yang

terlibat

3

2

1

Menuliskan setiap unit kerja

yang terlibat

Finalisasi

Relationship MapTAHAP PENGEMBANGAN

DIT. METROLOGI

UNIT-UNIT ES. II

BAPPEBTI

BIRO HUKUM

ROGANPEG

PPMB

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PDN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN SPKUNIT-UNIT ES. II

DITJEN DAGLU

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PEN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN KPI

UNIT-UNIT ES. II SETJEN

UNIT-UNIT ES. II BP2KP

MOT-01PENGELOLAAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

DIT. STANDARDISASI

MOT-02STANDARISASI DAN PERLINDUNGAN KONSUMEN

DIT. WASBARJAS

DIT FAS EKSIM PPMB

DIT. BINUS DIT. METROLOGI

DIT PERLINDUNGAN

KONSUMEN

UNIT-UNIT ES. II ITJEN

ITJEN IV

DIT IMPOR PUSDATIN

UPT METROLOGI

LEGAL

UNIT-UNIT ES. II TERKAIT

MOT-03MENJAGA KETERSEDIAAN BAHAN POKOK & PENGUATAN

JARINGAN DISTRIBUSI NASIONAL

DIT IMPOR DIT. BAPOKSTRA

PUSAT HUMAS DIT. METROLOGI

DIT. WASBARJASDIT.

DKM & PDN

DIT. LOG DIS SET DITJEN PDN

MOT-05PERBAIKAN IKLIM USAHA PERDAGANGAN

DEKINTAM DEKTAN

DIT. IMPOR PUSDATIN

BIRO HUKUM PUSDIKLATDAG

UNIT-UNIT ESELON II DITJEN PEN

DIT. DKM & PDN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN SPK

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PDN


DIT. EKSPOR

UNIT-UNIT ES. II

BAPPEBTIDIT. KS BILATERAL

DIT FAS EKSIM SET DITJEN DAGLU

DIT. KS ASEAN PPMB

DIT. WASBARJAS

MOT-06PENGEMBANGAN AKSES PASAR

PUSDAPI BIRO HUKUM

DIT FAS EKSIM

DEKINTAM DEKTAN

DIT. IMPOR

DIT. PENGAMANAN

PERDAGANGANDIT. BINUS

DIT. KPE

DIT. P2IE

PUSDATIN

PUSKA KSPI

PUSKA PDN

MOT-04PENINGKATAN EKSPOR NON MIGAS

SET. DITJEN PEN DIT. P2C

DIT. KPE DIT. P2EKRE

DIT. P2IEUNIT-UNIT ES. II

DITJEN DAGLU

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN KPI

DIT. DKM & PDN

PUSAT HUMAS PUSDATIN

PUSDAPIDIT. PENGAMANAN

PERDAGANGAN

PPMBUNIT-UNIT ES. II

TERKAIT

MOT-07TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI

PUSDATIN

UNIT-UNIT ES. II

BAPPEBTI

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PDN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN DAGLU

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PEN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN KPI



UNIT-UNIT ES. II

DITJEN SPK


MOT-09RISET DAN PENGEMBANGAN

PUSDATIN

UNIT-UNIT ES. II

BAPPEBTI

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PDN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN DAGLU

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PEN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN KPI

PUSKA PDNUNIT-UNIT ES. II ITJEN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN SPK


PUSKA DAGLU PUSKA KSPI

SET. BP2KP

MOT-08PELAYANAN INFORMASI DAN PUBLIKASI

UNIT-UNIT ES. II

BAPPEBTI

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PDN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN DAGLU

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PEN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN KPI



UNIT-UNIT ES. II

DITJEN SPK


PUSAT HUMAS

MOT-10PENGELOLAAN ADMINISTRASI DAN UMUM

UNIT-UNIT ES. II

BAPPEBTI

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PDN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN DAGLU

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PEN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN KPI



UNIT-UNIT ES. II

DITJEN SPK


BIRO UMUM BIRO KEUANGAN

MOT-12LAYANAN HUKUM

UNIT-UNIT ES. II

BAPPEBTI

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PDN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN DAGLU

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PEN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN KPI



UNIT-UNIT ES. II

DITJEN SPK


BIRO HUKUM - SETJEN

PUSDAPI

MOT-11PENGELOLAAN SDM

UNIT-UNIT ES. II

BAPPEBTI

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PDN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN DAGLU

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PEN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN KPI



UNIT-UNIT ES. II

DITJEN SPK


ROGANPEG PUSDIKLATDAG

PPMB

ROKUM DIT. METROLOGI

BBPPEI

MOT-13PENGELOLAAN RENCANA & ANGGARAN

UNIT-UNIT ES. II

BAPPEBTI

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PDN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN DAGLUUNIT-UNIT ES. II

DITJEN PEN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN KPI



UNIT-UNIT ES. II

DITJEN SPK


ROREN BIRO KEUANGAN

MOT-14PENATAAN ORGANISASI

UNIT-UNIT ES. II

BAPPEBTI

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PDN

UNIT-UNIT ES. II


DITJEN PEN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN KPI



UNIT-UNIT ES. II

DITJEN SPK


ROGANPEG

UNIT-UNIT ES. II

BAPPEBTI

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN PDN

UNIT-UNIT ES. II


DITJEN PEN

UNIT-UNIT ES. II

DITJEN KPI

PUSDATIN UNIT-UNIT ES. II

DITJEN SPK


ROREN PUSHAKA

BIRO HUKUM

ROGANPEG PUSKA PDN PUSKA DAGLU PUSKA KSPI INSPEKTORAT I INSPEKTORAT II

INSPEKTORAT III

INSPEKTORAT IV

MOT-15PENGELOLAAN DAN PENINGKATAN SISTEM MANAJEMEN

DUKU

NGAN

TIK

DUKU

NGAN

TIK

DUKU

NGAN

TIK

DUKU

NGAN

SDM

DUKU

NGAN

SDM

DUKU

NGAN

SDM

DUKU

NGAN

TIK

DUKUNGAN INFORMASI & SOSIALISASI

DUKU

NGAN

INFO

RMAS

I & SO

SIAL

ISAS

IDU

KUNG

AN IN

FORM

ASI &

SOSI

ALIS

ASI

DUKU

NGAN

ADM

INIS

TRAS

I & U

MUM

DUKU

NGAN

ADM

INIS

TRAS

I & U

MUM

DUKU

NGAN

ADM

INIS

TRAS

I & U

MUM

DUKUNGAN RENCANA & ANGGARAN

DUKU

NGAN

REN

CANA

& A

NGGA

RAN

DUKU

NGAN

REN

CANA

& A

NGGA

RAN

DUKU

NGAN

KEL

EMBA

GAAN

& ST

RATE

GIDU

KUNG

AN K

ELEM

BAGA

AN &

STRA

TEGI

DUKU

NGAN

KEL

EMBA

GAAN

& ST

RATE

GIDU

KUNG

AN K

ELEM

BAGA

AN &

STRA

TEGI

DUKU

NGAN

KEL

EMBA

GAAN

& ST

RATE

GI

DUKUNGAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN

DUKUNGAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN

DUKU

NGAN

PEN

GKAJ

IAN

KEBI

JAKA

N

PENG

AWAS

AN IN

TERN

ALPE

NGAW

ASAN

INTE

RNAL

PENG

AWAS

AN IN

TERN

AL

DUKU

NGAN

PEN

GKAJ

IAN

KEBI

JAKA

N

REGULASI & STANDAR

REGU

LASI

& ST

ANDA

RRE

GULA

SI &

STAN

DAR

REKO

MEN

DASI

IMPO

R

REGULASI & STANDAR

PEMERINTAH

UNDANG-UNDANG PERATURAN STANDAR

PELAKU USAHA

PENGAJUAN BANTUAN, PENGADUAN, PERMINTAAN INFORMASI

MASYARAKAT

PENGADUAN, PERMINTAAN INFORMASI

PEMERINTAH

LAPORAN

PELAKU USAHA

MASYARAKAT

SURAT IJIN BANTUAN/ BIMBINGAN PENGAWASAN INFORMASI

INFORMASI, PERLINDUNGAN KONSUMEN

RELATIONSHIP MAP

Cross Functional MapTAHAP PENGEMBANGAN

Gambarkan garis horisontal yang menunjukkan fungsi yang terlibat

3

2

1

Beri nama tiap fungsi yang terlibat

Identifikasi langkah kerja

4Berikan keterangan bagi semua masukan dan keluaran

5 Finalisasi

Cross Functional MapTAHAP PENGEMBANGAN

PAN-01.02.CFM.01 Penyusunan UU

Perg

urua

n Ti

nggi

/Pa

kar

Biro

Huk

umAS

DEP

Terk

aitK/

L Ter

kait

Depu

ti Te

rkait

SESM

ENM

ente

ri PA

N RB

Penyusunan Naskah

Akademis

Pembahasan Naskah

Akademis

Penyusunan RUU

Pembahasan RUU dengan Stake Holder

Draft Final RUU

Pengajuan Usulan RUU

ke Baleg DPR RI

Pembahasan RUU dengan

DPR

Pembahasan dengan DPR

Pembahasan dengan PANJA

Format SOP Makro dan SOP Mikrodapat mengikuti Peraturan MenteriPAN dan RB Nomor 35 Tahun 2012

tentang Pedoman PenyusunanStandar Operasional Prosedur

(SOP) Administrasi Pemerintahan

SOP Makro dan SOP Mikro

TAHAP PENGEMBANGAN

TAHAP PENERAPAN

Pengendalian dokumen terkait implementasi sistem ketatalaksanaan organisasimeliputi :

a. Pengesahan Dokumen

• Keseluruhan dokumen yang dihasilkan dalam sistem ketatalaksanaan organisasiperlu mendapatkan pengesahan sebelum diterbitkan dan diterapkan.

• Pengesahan dokumen level A dan B dilakukan oleh pimpinan badanpemerintahan.

• Pengesahan dokumen level C dan D diatur terpisah sesuai dengan kebutuhanorganisasi dan sesuai ketentuan peraturan yang berlaku.

b. Pendistribusian dokumen

• Pendistribusian dokumen dilakukan melalui hard copy dan soft copy. Tata carapendistribusian perlu diatur dalam SOP Makro tersendiri untuk menjaminpihak-pihak yang berkepentingan dengan penerapan sistem ketatalaksanaanorganisasi mendapatkan dokumen secara akurat.

• Unit kerja pengendali perlu menyimpan 1 set dokumen induk sebagai masterfile dari sistem ketatalaksanaan organisasi.

TAHAP PENERAPAN

c. Penyimpanan, Penempatan dan Pemanfaatan Dokumen

• Semua unit kerja menempatkan dokumen pada area kerja yang mudahdilihat, dicari, dan dibaca oleh pengguna.

• Bila terjadi perubahan dokumen, unit pengendali wajib menarik dokumenyang tidak berlaku dan mengupdate dengan dokumen yang terbaru.

d. Perubahan Dokumen

• Perubahan Dokumen sistem bisnis proses organisasi dapat dilakukan karenaadanya perubahan tugas pokok dan fungsi, dan/atau perubahan strategidan kebijakan badan pemerintahan.

• Perubahan Dokumen sistem ketatalaksanaan organisasi dapat berasal atasinisiatif perubahan yang datang dari unit kerja.

• Dokumen yang telah diubah harus mendapatkan pengesahan ulangsebelum diterbitkan.

TAHAP PEMANTAUAN &

EVALUASI

a. Merencanakan dan mempersiapkan aktivitas audit

pembentukan tim audit dan penentuan ketua tim audit, penyusunan jadwal audit,peranan dan alokasi masing-masing tim audit, beserta dengan tujuan audit, ruanglingkup, metode audit, kriteria audit dan dokumen-dokumen referensi.

b. Pelaksanaan aktivitas audit

Metode yang dapat digunakan dalam memperoleh informasi adalah dengan:

• Interview;

• Observasi; dan

• Review dokumen.

c. Pelaporan audit

Pelaporan audit sekurang-kurangnya mencakup:

• Tujuan audit;

• Ruang lingkup;

• Temuan audit beserta dengan bukti; dan

• Kesimpulan audit.

d. Melaksanakan follow-up auditPerlu dilakukan untuk memastikan perbaikan atau pun tindakan korektif dan preventif yang telahdilakukan

LANGKAH MELAKSANAKAN AUDIT

• Perlu dilakukan pemetaan rencana kerja jangka panjang, rencana kerja tahunan, visi, misi dan sasaran BPOM sehingga dapat diketahui aktivitas (proses kerja

• Optimalisasi penyusunan dan pelaksanaan Bisnis Proses pada BPOM untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi

REKOMENDASI

Documents

2. Materi Pedoman Pemetaan Bisnis Proses