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http://www.contraloriadecundinamarca.gov.co/attachment/002%20informes/010%20informe_de_archivo/001%20tabla_de_retencion_documental/2016/2.2%20Subdireccion%20de%20Costos%20Ambientales%20-%20Version%205.0.pdf
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¡•LrjlTjRALORlA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: CONTRALORIA AUXILIAROFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN DE COSTOS AMBIENTALES
CÓDIGO
12.2.1.22
262.2.26.13
2.2.26.82
2.2.26.41
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ACTAACTAS DE APROBACIÓN DE INFORMES
INFORMESINFORME PROCESO AUDITOR* Queja, derecho de petición o denuncia (opcional)* Memorando de encargo* Memorando de planeación.* Presentación comisión* Oficio solicitud documentos* Papeles de Trabajo* Validación y preinforme* Análisis de las observaciones (opcional)* Parte pertinente Acta de Comité de Aprobación de Informes* Comunicaciones oficiales enviadas y recibidas
INFORME TRASLADO DE HALLAZGOS* Informe de Auditoria* Comunicación oficial al Sujeto de Control* Función de Advertencia (opcional)* Traslado de Hallazgo (opcional)* Comunicaciones al quejoso y otros (opcional)* Plan de mejoramiento (opcional)* Aprobación del Plan de Mejoramiento (opcional)* Avances del Plan de Mejoramiento (opcional)* Comunicaciones oficiales enviadas y recibidas
INFORME ANUAL DEL ESTADO DE LOS RECURSOS NATURALES Y DELAMBIENTE DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
* Comunicaciones Oficiales enviadas y recibidas, temas específicosInforme Anual del Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente delDepartamento de Cundinamarca* Soportes* Informe
RETENCIÓN
ArchivoGestión
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3
3
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ArchivoCentral
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4
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DISPOSICIÓN FINAL
CT
X
X
X
X
X
M
X
X
s PROCEDIMIENTOS
Los documentos que requierenMicrofilmacion y conservación son elInforme Final, Comunicación Alcalde,Traslado Hallazgos, Plan deMejoramiento y aprobación Plan deMejoramiento; los los avances y demáscomunicaciones se eliminan
El informe se consolida en mediomagnético, por lo cual se debeConservar Totamente en la oficinaprouctora, las comunicaciones oficialesenviadas y recibidas, que sirven comoinsumo serán conservadas en elarchivo de gestión y se eliminaranluego de 4 años.
CÓDIGO:PA06-PR02-F01 Página 1 de 2 VERSIÓN 3.0
CÓDIGO
2.2.26.84
2.2.36.62
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
INFORMES SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD Y CONTROL* Acuerdos de Gestión* Seguimiento a Planes de Mejoramiento* Mapa de Riesgos
PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA* Plan de Actividades
RETENCIÓN
ArchivoGestión
2
4
ArchivoCentral
DISPOSICIÓN FINAL
CT E
X
X
M SPROCEDIMIENTOS
VERSIÓN TRD: 5.0, Acto Administrativo: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO No. 003 de 25 - 06 - 2013
CONVENCIONES:CT= Conservación TotalE = EliminaciónM = Microfilmación u otros soportesS = Selección
LINA DUQUE YOSCUAResponsable Oficina
MIGUEL NÚÑEZ-ÍORRÉSJefe deXDficina^
CÓDIGO:PA06-PR02-F01 Página 2 de 2 VERSIÓN 3.0