19-17-1-PB

8/19/2019 19-17-1-PB

1/11

60

Teknologi

Indonesia

© LIPI Press 2010

DESAIN ARSITEKTUR KNOWLEDGE MANAGEMENT

SYSTEM LAYANAN JASA KALIBRASI DI UPT BPI LIPI

DENGAN MENGGUNAKAN SOFT SYSTEM METHODOLOGY

Hanif FakhrurrojaUPT Balai Pengembangan Instrumentasi-LIPI

Komplek LIPI, Gedung 30, Jln. Sangkuriang, Bandung

Telp. (022) 2503053; Fax. (022)2504577; e-mail: [email protected]

ABSTRAK

Rentang usia para pegawai di UPT BPI LIPI relatif tidak seimbang. 71,42% dari para pegawainya telah berusia

lebih dari 40 tahun dan 58,73% akan pensiun pada tahun 2015. Berdasarkan fakta tersebut, UPT BPI LIPI memer-

lukan Knowledge Management System (KMS) yang dapat menyimpan aset knowledge dari para pegawainya. Soft

Systems Methodology (SSM) digunakan sebagai metode untuk mengidentifikasi knowledge dan merancang desain

arsitektur KMS yang tepat untuk UPT BPI LIPI. Ada lima tahapan dalam siklus knowledge management untuk proses

layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI, yaitu knowledge acquisition, knowledge extraction, knowledge storage,

knowledge sharing, dan knowledge update. Hasil dari SSM menunjukkan bahwa desain KMS yang dibuat dapat

diaplikasikan untuk menciptakan knowledge, berbagi knowledge, merekam knowledge, menyimpan knowledge,

dan memanfaatkan knowledge, sehingga KMS mampu meningkatkan pelayanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI.

Kata Kunci: Knowledge Assets, Knowledge Management System, Soft System Methodology, Layanan Jasa Kali-

brasi, Arsitektur.

ABSTRACT

The age range of UPT BPI LIPI employees is relatively unbalanced. 71,42% of the employees have already

exceeded 40 year’s old and 58,73% of them will be retired in 2015. Based on these facts, UPT BPI LIPI needs a

Knowledge Management System (KMS) that can store knowledge assets of the employees. Soft Systems Methodology

(SSM) is used as a method to identify the knowledge and to develop the best architecture design of KMS for UPT BPI

LIPI. There are five stages in the knowledge management cycle for calibration services in UPT BPI LIPI, namely

knowledge acquisition, knowledge extraction, knowledge storage, knowledge sharing, and knowledge update. The

result of SSM showed that KMS design can be applied to create knowledge, to share knowledge, to record knowledge,

to store knowledge, and to reuse knowledge, so it can be optimize the calibration services in UPT BPI LIPI.

Keywords: Knowledge Assets, Knowledge Management System, Soft System Methodology, Calibration Services,

Architecture.

PENDAHULUAN

UPT Balai Pengembangan Instrumentasi

(UPT BPI) merupakan salah satu unit Eselon

III di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

(LIPI) yang memiliki tugas pokok di bidang

pengembangan, pemanfaatan, penyebarluasan

dan penerapan hasil-hasil penelitian pada bidang

kalibrasi serta mempunyai program pengembang-

an Measurement , Standarditation, Testing , dan

Quality (MSTQ). Pegawai yang profesional dan

mau terus belajar diperlukan untuk menjalankan

tugas tersebut. Akan tetapi, rentang usia para

pegawai UPT BPI LIPI relatif tidak seimbang,

di mana 71,42% dari pegawainya telah berusia

lebih dari 40 Tahun dan 58,73% akan memasuki

masa pensiun pada tahun 2015[1]. Jika tidak ada

solusi untuk mengatasi masalah ini maka aset

knowledge dari UPT BPI LIPI akan hilang

bersamaan dengan pensiunnya para pegawai.

Pada penelitian ini digunakan metode Soft System

Methodology (SSM) dalam mencari desain sistem

yang tepat untuk menyimpan aset knowledge

Off print request to: Hanif Fakhrurroja

Teknologi Indonesia 33 (1) 2010: 60–70

8/19/2019 19-17-1-PB

2/11

61

Hanif Fakhurroja: Desain Arsitektur Knowledge Management System ...

sehingga menghasilkan desain arsitektur Know-

ledge Management System (KMS) yang tepat

untuk diaplikasikan di UPT BPI LIPI.

SSM pada hakikatnya merupakan suatu

uraian dengan menggunakan bahasa tertentuyang berisikan pemikiran para partisipan dalam

mempersepsikan realita. Penerapan metodologi

ini didasarkan atas pemahaman dan pandangan

partisipan tentang solusi yang mungkin dapat

dilaksanakan sesuai dengan yang diinginkan.

Metode SSM dipilih karena partisipan dilibatkan

mulai dari awal, yaitu dari tahap masing-masing

mendefinisikan tindakan yang diinginkan untuk

suatu situasi yang dianggap bermasalah sesuai

dengan kepentingannya dan sudut pandangnya,

kemudian juga diajak untuk bersama-sama

mendiskusikan perbaikan-perbaikan yang dapat

dilakukan untuk situasi tersebut[2,3].

KMS adalah suatu sistem berbasis teknologi

informasi ( IT-based system) yang dikembangkan

untuk mendukung dan meningkatkan proses

penciptaan, penyimpanan/pengambilan kembali,

pemindahan/penyebarluasan, dan penggunaan

pengetahuan organisasi[4].

Dalam makalah ini akan dibahas sumber-

sumber knowledge yang ada dan diperlukan di

UPT BPI LIPI. Tujuan penelitian ini mengusulkan

desain arsitektur KMS yang dapat diaplikasikan

untuk menciptakan knowledge, berbagi know-

ledge, menyimpan knowledge, dan memanfaat-

kan knowledge sehingga layanan jasa kalibrasi di

UPT BPI LIPI dapat terus ditingkatkan.

METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi yang digunakan adalah SSM.

Secara umum terdapat tujuh tahapan dari SSM[5],

seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1.

SSM dibagi menjadi dua tahapan utama.

Pertama, tahap realitas dengan lima langkah.

Langkah-langkah pada tahap realitas tersebut,

yaitu (1) studi pengenalan masalah, (2) ekspresi

masalah atau memetakan situasi masalah (rich picture), (5) membandingkan model konseptual

dengan realitas, (6) mengembangkan intervensi,

(7) mengusulkan KMS layanan jasa kalibrasi.

Kedua, systems thinking dengan dua langkah,

yaitu langkah ke-3 membangun definisi per-

masalahan yang diformulasikan dari hasil

strukturisasi masalah pada langkah ke-2 tahapan

real world (root de finition) dan langkah ke-4,

yaitu membuat model konseptual atas dasar hasil

definisi permasalahan.

(1) StudiPengenalan

Masalah (6)

MengembangkanIntervensi

(5)

Membandingkan

Model denganRealitas

(4)Mengembangkan

Model Konseptual

(3) Makna Nilai(Ro ot D efinition )

(2) Ekspresi

Masalah(R ich Picture )

(7) Usulan KMSLayanan Jasa

Kalibrasi

Real i tas

System

Thinking

Gambar 1. Tahapan SSM (Checkland dan Scholes, 1990)

8/19/2019 19-17-1-PB

3/11

62

Jurnal Teknologi Indonesia 33 (1) 2010

HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil dari studi pengenalan masalah melalui

proses indepth interview kepada sepuluh orang

partisipan, yang terdiri dari manajemen, staf

pemasaran yang ada di Seksi PenyebarluasanHasil Pengembangan Informasi (Sie. Sebarluas),

staf penyelia kalibrasi yang ada di Seksi Metode

Pengukuran (Sie. Metur), dan staf tata usaha,

diperoleh gambaran awal proses penciptaan

knowledge mengenai layanan jasa kalibrasi, baik

dari segi kebijakan manajemen atau pun dari segi

proses berbagi pengetahuan antarpegawai di UPT

BPI LIPI. Gambaran awal tersebut dipakai dalam

proses pengkodingan dan kategorisasi masalah

pada proses penciptaan knowledge.

Data hasil pengkodingan dan kategori-

sasi selanjutnya digunakan untuk membanguntahapan berikutnya dari SSM, yaitu ekspresi

masalah. Ekspresi masalah merupakan diagram

visual yang menggambarkan kondisi layanan jasa

kalibrasi di UPT BPI LIPI saat ini yang diperoleh

dari hasil analisis transkrip indepth interview dari

para partisipan. Ekspresi masalah ditunjukkan

pada Gambar 2.

Gambar 2. Ekspresi masalah keadaan layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI

Seksi Penyebarluasan H asilPengembangan Instrumentasi

Pelanggan/Customer

Kepala UPT BPI LIPIda n

Kepala Seksi

Seksi Metoda Peng ukuran

Sub. BagianTata Usaha

K o mu n i ka s i

da n

K e r j a sa ma

Komunikasi danSuperv is i

Komunikasi danKoordinasi



Komunikasi danSupervisi

Pengerjaan Kalibrasi An alisis da tadan verifikasi

PembuatanSertifikat Kalibrasi

Kurangnya SDM

Gap pengetahuan

antara pegawai lama

dan baru

Kurangnya SDM

Ad an ya ga pkomunikasi antara

pegawai tua dan

mu d a

Kurangnya sarana

dan prasarana

Pengerjaan analisis dan

verif ikasi masih manual

Pengelo laan

d o ku me n

Penger jaan masih

ma n u a l

Kurangnya SDM

Pelayanan InformasiJasa kalibrasi

Daftar harga layanan

Jasa ka l ib rasiD af ta r p ela ng ga n K ura ng ny a S DM

Perencanaan

SD M

Perencanaan

An gg ara n

L e ma h n ya

p e n g a wa sa n

Bagaimanameningkatkan jumlah

pelanggan danmeningkatkan kualitas

layanan?

Bagaimana membuatkebijakan untuk

meningkatkan kualitaslayanan?

Bagaimanameningkatkan kualitas

SDM?

Bagaimana melakukankalibrasi dengan efektif dan

efisien?

Bagian dari proseslayanan kalibrasi di UPTBPI LIPI

Proses pekerjaan yangdilakukan

Bentuk masalah yangterjadi

Ke te ra nga n :

Komunikasi danSuperv is i

"

"

"

Bentuk nilai dari aktor-aktoryang berpengaruh padalayanan jasa kalibrasi

Hubungan antara satuentitas dengan entitaslainnya

Suatu entitas yangmerupakan bagian darientitas yang lainnya

Kurang adanya komunikasidalam suatu hubungan"

8/19/2019 19-17-1-PB

4/11

63


Ekspresi masalah pada Gambar 2 menunjuk-

kan keadaan layanan jasa kalibrasi, hubungan

komunikasi dan koordinasi antara manajemen

(Kepala UPT BPI LIPI dan Kepala Seksi), Seksi

Penyebarluasan Hasil Pengembangan Instrumen-

tasi, Sub Bagian Tata Usaha, dan Seksi Metode

Pengukuran. Garis yang mempunyai tanda panah

pada satu ujungnya menghubungkan sesuatu

entitas yang merupakan bagian dari entitas lain.

Garis yang mempunyai tanda panah pada kedua

ujungnya menunjukkan adanya suatu bentuk

hubungan antara suatu entitas dengan entitas

yang lain. Gambar gunting menunjukkan kurang

adanya komunikasi dalam suatu hubungan antara

dua entitas tersebut. Bentuk nilai dari aktor-aktor

yang berpengaruh pada layanan jasa kalibrasi

di UPT BPI LIPI digambarkan dengan meng-gunakan awan, sementara bentuk masalah yang

terjadi digambarkan menggunakan bentuk oval.

Kurangnya komunikasi antarbagian di UPT

BPI LIPI terjadi akibat tidak adanya pertemuan

rutin antarbagian untuk saling berbagi pengeta-

huan dan membahas permasalahan yang terjadi

sehingga sering kali terjadi kesalahan persepsi

antarbagian yang menyebabkan terhambatnya

kinerja layanan jasa kalibrasi. Kurangnya ko-

munikasi juga terjadi antara pegawai senior dan

pegawai junior. Penyebabnya adalah rasa sung-kan dalam melakukan komunikasi. Kurangnya

komunikasi antarbagian itu menjadi salah satu

faktor penghambat yang cukup besar dalam

proses berbagi pengetahuan. Dengan dibangun-

nya KMS yang dapat diakses secara online

diharapkan dapat mempermudah komunikasi

tersebut. Dengan adanya KMS, setiap orang bisa

melakukan komunikasi kapan dan di mana saja,

tanpa dibatasi ruang dan waktu sehingga proses

berbagi pengetahuan dapat berjalan lancar.

Hasil dari identifikasi CATWOE (Customer ,

Actor , Transformation, Weltanschauung/World

View, Owner , Environment ) digunakan sebagai

alat bantu untuk membangun makna nilai, seperti

yang tercantum pada Tabel 1.

Makna nilai yang diperoleh adalah KMS

layanan jasa kalibrasi harus didukung oleh

teknologi dan aplikasi yang dapat memastikan pengetahuan organisasi dapat ditangkap, disim-

pan, disebarluaskan, dan digunakan di seluruh

lingkungan organisasi dengan menggunakan

jaringan elektronik dan jaringan sosial sehingga

proses layanan jasa kalibrasi terhadap masyarakat

industri dapat berjalan lebih efektif.

Hal yang penting dari hasil analisis CAT-

WOE, terutama analisis T (transformation)

adalah bahwa para pegawai menginginkan

terjadinya perubahan agar kondisi layanan jasa

kalibrasi yang saat ini masih kurang efektif,karena menghadapi berbagai kendala dalam

proses berbagi pengetahuan, menjadi lebih efektif

dengan adanya KMS.

Tabel 1. Analisis CATWOE

CATWOE Hasil Definisi Sistem Permasalahan

C ustomer Masyarakat industri yang memerlukan jasa kalibrasi

Actors Seksi Penyebarluasan Hasil Pengembangan Instrumentasi, Sub Bagian Tata Usaha,

dan Seksi Metode Pengukuran (Kepala Laboratorium, Manajer Teknik, Manajer Mutu,dan Penyelia Kalibrasi)

T ransformat on Layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI belum berjalan secara efektf→ layanan jasa

kalibrasi berjalan efektf

W eltanschuung

(Worldview)

Terlaksananya proses berbagi pengetahuan antar-pegawai melalui KMS yang

berkelanjutan sehingga layanan jasa kalibrasi lebih efektf

Owners Kepala UPT BPI LIPI

E nvironment Kebijakan pemerintah mengenai keberadaan UPT BPI LIPI, organisasi pemerintah

yang nirlaba, pemahaman terhadap tugas pokok dan fungsi organisasi, kedisiplinan

pegawai, dan regenerasi pegawai

8/19/2019 19-17-1-PB

5/11

64


Pengembangan model konseptual merupa-

kan transformasi dari makna nilai yang sudah

dibangun sebagai dasar membangun KMS untuk

layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI. Elaborasi

dalam setiap konsep terdapat tiga hal utama,

yaitu realitas, system thinking dan keefektifan

yang ingin dicapai, seperti yang ditunjukkan

pada Gambar 3.

1. Kebutuhanpengelolaan

pengetahuan agarlayanan jasa kalibrasi

lebih efektif

2. Identifikasipengetahuan potensial

organisasi untuk dikelola

Membandingkanhubungan dan tata

kerja antarbagian padasaat ini dengan yang

diharapkan

3. Penyusunan modelhubungan dan tata kerja

antar bagian layanan jasa kalib ra si

Identifikasi masalahhubungan dan tata kerja

antarbagian

Identifikasi kebijakanorganisasi dalam

pengelolaanpengetahuan

Mengkaji gagasan danmodel berbagi

pengetahuan, sepertidibentuknya forumkomunikasi virtual

4. Identifikasi aplikasiKMS yang diperlukan

5. Desain arsitektur

Knowledge Management

System

UPT BPI LIPI mampumengelo la pengetahuansehingga layanan jasa

kalibrasi berjalan efektif

Real wor ld

System thinking

Gambar 3. Model konseptual desain arsitektur KMS layanan jasa kalibrasi

Selanjutnya, dibandingkan antara model kon-

septual dengan model realitas. Model ini diperoleh

dengan mengevaluasi hasil wawancara indepth

interview untuk memperoleh peran masing-

masing bagian untuk mewujudkan kondisi

berbagi pengetahuan di UPT BPI LIPI. Setelah

itu, hasil wawancara tersebut dijadikan sebagai

pedoman dalam penyusunan aplikasi KMS yang

dibutuhkan pada proses layanan jasa kalibrasi,

seperti yang ditunjukkan dalam Tabel 2.

Tabel 2. Perbandingan model konseptual dan realitas layanan jasa kalibrasi.

No. Model Konseptual Model Realitas Dilaksanakandi Bagian

1. Kebutuhan pengelolaan

pengetahuan agar layanan jasa

kalibrasi lebih efektf dengan

menggunakan KMS.

Membuat kebijakan tentang proses kalibrasi di UPT BPI LIPI Pimpinan UPT BPI

LIPI

Membuat kebijakan tentang perlunya proses berbagi

pengetahuan melalui knowledge management system

yang akan dibangun, di antaranya menyangkut mengenai

penghargaan bagi pegawai yang sering melakukan sharing

knowledge.

Pimpinan UPT BPI

LIPI

2. Identfikasi pengetahuan

potensial organisasi untuk

dikelola.

Memotvasi para pegawai untuk terus belajar dan berbagi

pengetahuan.

Pimpinan UPT BPI

LIPI

Mengidentfikasi pengetahuan potensial yang ada di tap-

tap bagian

Semua Bagian

8/19/2019 19-17-1-PB

6/11

65


3. Penyusunan model hubungan

dan tata kerja antarbagian

layanan jasa kalibrasi.

• Identfikasi masalah

hubungan dan tata kerjaantarbagian.

• Membandingkan

hubungan dan tata kerja

antarbagian pada saat ini

dengan yang diharapkan.

• Identfikasi kebijakan

organisasi dalam pengelo-

laan pengetahuan.

• Mengkaji gagasan dan

model berbagi pengeta-

huan, sepert dibentuknya

forum komunikasi virtual

Melakukan koordinasi dengan kepala seksi Kepala UPT BPI LIPI

Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Sub Bagian

Tata Usaha untuk proses pembayaran jasa kalibrasi.

Seksi Sebar luas

Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan SeksiMetode Pengukuran untuk mengetahui sejauh mana

proses kalibrasi yang telah dilakukan.

Seksi Sebar luas

Menyusun keperluan rekruitmen pegawai di UPT BPI LIPI

agar sesuai dengan kompetensi yang diperlukan.

Sub Bagian Tata

Usaha

Menyusun keperluan sarana dan prasarana yang dibutuh-

kan dalam proses kalibrasi.

Sub Bagian Tata

Usaha

Menyusun standar mutu proses pengerjaan kalibrasi di

UPT BPI LIPI.

Seksi Metur

Melakukan rekalibrasi alat-alat standar yang ada di labora-

torium kalibrasi UPT BPI LIPI.

Seksi Metur

Melakukan internal audit terhadap proses kalibrasi di UPTBPI LIPI

Seksi Metur

Melakukan reakreditasi laboratorium kepada KAN. Seksi Metur

4. Identfikasi aplikasi KMS yang

diperlukan

Sistem pengawasan kinerja layanan jasa kalibrasi. Pimpinan UPT BPI

LIPI

Document management system (DMS) Semua bagian

Sistem informasi layanan jasa kalibrasi berbasis web Seksi Sebar luas

Sistem informasi pelanggan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI. Seksi Sebar luas

Sistem informasi harga layanan jasa kalibrasi pada suatu

rentang ukur.

Seksi Sebar luas

Sistem informasi instruksi kerja untuk setap proses kali-

brasi.

Seksi Metur

Sistem informasi dokumen-dokumen standar yang diperlu-

kan untuk proses pengerjaan kalibrasi.

Seksi Metur

Sistem informasi proses kalibrasi Seksi Metur

Database hasil kalibrasi Seksi Metur

Database sertfikat kalibrasi. Seksi Metur

5. Desain arsitektur KMS Membuat desain arsitektur KMS Bagian TI

Hasil dari tahap intervensi didapatkan gam-

baran yang jelas tentang situasi kompleks yangmelibatkan berbagai faktor yang harus diperbaiki

dalam proses penciptaan knowledge. Proses terse-

but harus mempertimbangkan berbagai sudut

pandang subjektif antara berbagai pemangku

kepentingan untuk memastikan desain arsitektur

KMS sesuai dengan proses bisnis dan budaya

kerja di UPT BPI LIPI.

Pada tahap terakhir SSM diajukan sebuah

usulan desain arsitektur KMS yang dibangun

dari hasil indepth interview, konfirmasi, focus

group, dan tinjauan pustaka. Desain arsitekturKMS ini dibuat untuk memudahkan proses

Tabel 2. Perbandingan model konseptual dan realitas layanan jasa kalibrasi— lanjutan

berbagi pengetahuan antara pimpinan dan para

pegawai di bagian Seksi Penyebarluasan HasilPengembangan Instrumentasi, Sub Bagian Tata

Usaha, dan Seksi Metode Pengukuran. Dengan

adanya desain arsitektur KMS ini diharapkan

dapat mempermudah proses pembangunan KMS

sehingga layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI

dapat lebih efektif. Gambar 4 memperlihatkan

usulan desain arsitektur KMS.

Dari desain arsitektur KMS tersebut, kemu-

dian dibangun sebuah model konsep knowledge

management di UPT BPI LIPI untuk proses

layanan jasa kalibrasi, seperti yang terlihat padaGambar 5.

8/19/2019 19-17-1-PB

7/11

66


Documentmanagement

system (DMS)layanan jasa

kalibrasi

Databaseinformasi

pe lan gg an

Database hargalayanan jasa

kalibrasi

Databa se hasilkalibrasi da n

sertifikat kalibrasi

Intranet/extranet: pe san, conte nts of

CMS, e-learning pla tfo rm

Personalinformation

management data

VI – Dat a dan Knowledge Sour ces

V – Inf rastructure Services

Layanan infrastruktur intranet (Misalnya , mes saging , teleconferencing f i le server , imaging , asset

management , secur i ty s erv ices) ; Groupware serv ices ;

Ex tract ion, t ransformat ion , loading , inspect ion services

IV – Integration Services

Taxonomy , knowledge st ructure, onto logy; D i rectory serv ices; Sy nhchronizat ion S erv ices

I I I – Knowledge Ser v ices

Discovery search ,mining,Knowledge maps,Navigation,Visualization

Publication form ats,Structuring,contextualization ,Work flow.

Collaboration skill ,Comm unity spaces,Experience m anagement,

Aw ar ne ss m an ag em en t

Learning authoring,course management,tutoring, learning paths

I I – Personal ization Services

Personal ized know ledge portals , prof il ing, push services , or iented know ledge portals

I – Access ser vices

A ut he nt ic at ion ; brow s er , f ile s y s te m, P er s on al In fo rm at io n M an ag em en t (P IM )

Part isipan

Gambar 4. Arsitektur KMS, Modifikasi dari Maier & Hädrich, 2006[6].

Proses knowledge management yang akan

dibangun terdiri dari tiga bagian, yaitu content ,

colaboration, dan process. Di bagian content ,

knowledge yang berasal dari external sources,

internal sources, domain knowledge dan informa-

tion di-capture, lalu diseleksi berdasarkan kebu-

tuhan oleh knowledge of ficer sebelum disimpandalam KMS. Di bagian colaboration, proses

transfer knowledge diharapkan terjadi perubahan

paradigma dari proses transfer knowledge secara

vertikal (senior-junior) menjadi proses transfer

knowledge secara horizontal (semua bagian

tanpa memandang senior-junior). Proses transfer

knowledge secara horizontal dilakukan melalui

KMS. Di bagian process, sharing knowledge

dilakukan untuk menciptakan proses pekerjaan

kalibrasi menjadi lebih efektif dengan meman-

faatkan pengetahuan dan pengalaman yang sudah

disimpan dalam KMS.

Ada lima tahapan dalam siklus knowledge

management untuk proses layanan jasa kali-

brasi di UPT BPI LIPI, seperti yang ditunjukkan

pada Gambar 6. Tahap-tahap tersebut adalah

knowledge acquisition, knowledge extraction,

knowledge storage, knowledge sharing , dan

knowledge update[7]

.Lima tahapan siklus knowledge management

untuk proses layanan jasa kalibrasi, seperti yang

telah ditunjukkan pada Gambar 6 dijelaskan

secara lebih terperinci pada Tabel 3.

Dari tahapan siklus knowledge manage-

ment proses layanan jasa kalibrasi pada Tabel

3 dikembangkan sebuah konsep KMS untuk

memudahkan proses penciptaan knowledge

layanan jasa kalibrasi yang akan dibuat di UPT

BPI LIPI, seperti yang ditunjukkan pada Gambar

7.

8/19/2019 19-17-1-PB

8/11

67


Gambar 6. Siklus knowledge management untuk proses layanan jasa kalibrasi.

Gambar 5. Konsep knowledge management yang akan dibangun

ProcessColaborationContent

8/19/2019 19-17-1-PB

9/11

68


Know ledge Of f i cersPegaw ai sen ior

Pegaw ai j un ior

Chief Knowledge Of f i cer

A hl i / pa k ar

Proses

Pekerjaan Kalibrasi

Gambar 7. Konsep aplikasi KMS layanan jasa kalibrasi

Tabel 3. Deskripsi siklus knowledge management untuk proses layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI.

Tahap Fase Deskripsi

K n o w l e d g e A c q u i s i t o n

1 Collect Informat on Pegawai senior mengumpulkan semua aktvitas yang berhubungan dengan dokumen/

informasi/data.

2 Digital Informat on Pegawai senior mentransfer paper-based informat on/documents ke dalam bentuk

digital informat on/data set .

3 Edit Informat on Pegawai senior/ahli mengedit deskripsi dan komentar/catatan untuk dokumen digital/

informasi.

4 Package Informat on Pegawai senior/ahli mengemas deskripsi dan komentar/catatan dengan melampirkan

file yang berhubungan dengan proses pekerjaan sehingga dapat mengilustrasikan

penjelasan atau contoh.

5 Submit Informat on Pegawai senior/ahli mengajukan paket informasi yang disertai deskripsi dan komen-tar/catatan dengan melampirkan file yang berhubungan untuk disetujui.

K n o w l e d g e E x t r a c t o n

6 Record Operat on &

Event

Pegawai senior atau knowledge o ffi cer merekam proses pekerjaan kalibrasi secara

digital.

7 Edit Knowledge Pegawai senior/ahli atau knowledge o ffi cer mengedit deskripsi dan komentar/catatan

untuk data-data digital baik gambar, video, maupun dokumen.

8 Manage Knowledge Knowledge o ffi cer mengumpulkan dan mengelola informasi (termasuk mengelompok-

kan rekaman rapat/pertemuan dan forum berbagi pengetahuan).

9 Package Knowledge Pegawai senior/ahli atau knowledge o ffi cer mengemas deskripsi dan komentar/

catatan dengan melampirkan file yang berhubungan.

10 Submit Knowledge Pegawai senior/ahli atau knowledge o ffi cer mengajukan paket informasi termasuk

deskripsi dan komentar/catatan dengan melampirkan file yang berhubungan.

8/19/2019 19-17-1-PB

10/11

69


K n o w l e d g e S t o

r a g e

11 Approve Knowledge Knowledge o ffi cer melakukan audit; Knowledge o ffi cer /pegawai senior/ahli mengecek

dan menyetujui paket knowledge sebelum diklasifikasikan dan disimpan.

12 Classify Knowledge Knowledge o ffi cer menghubungkan knowledge dan mengklasifikasikan pengetahuan

tersebut dengan menempatkannya di posisi yang tepat pada KMS.

13 Store Knowledge Knowledge o ffi cer menyimpan paket knowledge ke knowledge bank berdasarkan

klasifikasi.

14 Backup Knowledge Paket Knowledge otomats di-back up dari knowledge bank ke database lainnya untuk

tujuan keamanan.

15 Publish Knowledge Paket knowledge dipublikasikan setelah knowledge map divalidasi.

K n o w l e d g

e S h a r i n g

16 Search Knowledge Pegawai junior mendapatkan knowledge/pengalaman yang diperlukan dengan meng-

gunakan knowledge map dan kata kunci dengan menggunakan search engine.

17 Refer Knowledge Pegawai junior mempelajari exist ng knowledge/pengalaman masa lalu yang disimpan

di KMS.

18 Modify Knowledge Pegawai junior memodifikasi paket informasi yang diperoleh berdasarkan pengalaman

baru atau keadaan yang ada saat ini dalam proses layanan jasa kalibrasi.

19 Apply Knowledge Pegawai junior mengaplikasikan paket modifikasi exist ng knowledge pada proses

layanan jasa kalibrasi saat ini atau masa yang akan datang.

20 Collect Feedback Pegawai junior mengumpulkan masukan dari paket knowledge.

K n o w l e

d g e U p d a t e

21 Collect Informat on Pegawai junior mengumpulkan semua dokumen/informasi/data paper-based dan

elektronik.

22 Renote Knowledge Pegawai junior mengedit dokumen/informasi dalam bentuk digital dengan menam-

bahkan deskripsi dan komentar/catatan secara lebih lengkap.

23 Repackage Knowledge Pegawai junior mengemas kembali deskripsi dan komentar/catatan dengan melampir-

kan file yang berhubungan sehingga dapat mengilustrasikan penjelasan atau contoh

proses pekerjaan layanan jasa kalibrasi yang dihadapi.

24 Approve Knowledge Paket knowledge akan disetujui untuk diproses sesuai dengan prosedur yang ada

sebelum disimpan dalam knowledge bank

25 Republish Knowledge Paket knowledge dipublikasikan kembali di knowledge map.

Gambar 7 mengilustrasikan konsep aplikasi

penciptaan knowledge pada KMS layanan jasa

kalibrasi. Semua knowledge, baik berupa

tacit atau explicit knowledge dari para pegawai

senior, pegawai junior, dan para ahli/pakar

mengenai proses pekerjaan kalibrasi dikelola

oleh knowledge of ficer . Setelah itu, knowledge

of ficer melakukan audit terhadap knowledge yang

diperoleh dan disimpan pada sebuah sistem da-

tabase (knowledge bank ). Kemudian, knowledge

diklasifikasikan melalui knowledge map sehingga

mempermudah untuk memanfaatkan kembali

knowledge yang ada oleh seluruh pegawai.

Konten digital yang ada dalam knowledge map

dapat berupa gambar, foto, dan dokumen yang

dapat diakses secara online melalui web dengan

Tabel 3. Deskripsi siklus knowledge management untuk proses layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI— lanjutan

terlebih dahulu melakukan authentication untuk

menjaga keamanan data.

Melalui aplikasi KSM tersebut, semua

knowledge para pegawai senior yang akanmemasuki usia pensiun dapat disimpan dengan

baik dan menjadi aset yang sangat berharga buat

UPT BPI LIPI.

K ESIMPULAN

Proses berbagi pengetahuan di UPT BPI LIPI

belum terdokumentasikan sehingga pengetahuan

tersebut belum menjadi aset organisasi padahal

71,42% dari pegawainya telah berusia lebih dari

40 Tahun dan 58,73% akan memasuki masa pen-

siun pada tahun 2015. Oleh karena itu, dibutuh-

8/19/2019 19-17-1-PB

11/11

70


kan suatu KMS yang dapat membantu proses

berbagi pengetahuan antarpegawai menjadi lebih

mudah dan efektif sehingga knowledge dari para

pegawai yang akan memasuki usia pensiun dapat

disimpan.

Desain arsitektur KMS yang dibuat dapat

diaplikasikan untuk menciptakan knowledge,

berbagi knowledge, menyimpan knowledge, dan

memanfaatkan knowledge sehingga layanan

jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI dapat terus di-

tingkatkan

UCAPAN TERIMA K ASIH

Ucapan terima kasih disampaikan kepada

manajemen dan seluruh pegawai di UPT BPI

LIPI atas partisipasinya dalam pengumpulan

data, Prof. Dr. Ir. Jann Hidajat Tjakraatmadja,

MSIE atas bimbingannya selama melakukan

penelitian, dan Prof. Dr. Masno Ginting, M.Sc.

atas masukannya dalam perbaikan dan penyem-

purnaan tulisan ini.

DAFTAR PUSTAKA

[1] UPT Balai Pengembangan Instrumentasi. 2009.

Laporan Tahunan Balai Pengembangan Instru-

mentasi (UPT BPI LIPI) Tahun Anggaran 2008.

UPT BPI LIPI, Bandung.[2] Maani, Kambiz E dan Robert Y Cavana. 2000.

System Thinking and Modelling Understanding

Change and Complexity. Pearson Education,

New Zealand.

[3] Awad, Elias M. & Ghaziri, Hasan M. 2003.

Knowledge Management . Person Education Inc.,

New Jersey.

[4] Hidajat, J., Crestofel, D. 2006. Knowledge Mana-

gement dalam Konteks Organisasi Pembelajar .

SBM ITB, Bandung.

[5] Chekland, Peter, dan Jim Scholes. 1990. Soft

System Methodology In Action. John Willey andSons, New York.

[6] Maier, R., dan Hädrich, T. 2006. Knowledge Mana-

gement Systems. Knowledge Management: Con-

cepts, Methodologies, Tools, and Applications.

Information Science reference, New York.

[7] Tseng dan Lin. 2008. A Knowledge Management

Portal System for Construction Projects Using

Knowledge Map. Knowledge Management:

Concepts, Methodologies, Tools, and Appli-

cations. Information Science reference, New

York.

Documents

19-17-1-PB