SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 20 (37) 2016-06-20

Justerandes sign Kommunfullmäktige 0490-25 40 00 (tfn) www.vastervik.se 593 80 Västervik 0490-25 40 61 (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

Kf § Ks § 172 13. Granskningsrapport om styrning, uppföljning och kontroll inom socialnämnden – yttrande Dnr 2016/105-007 EY har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer utfört en granskning av styrning, uppföljning och kontroll inom socialnämnden. Kommunens revisorer har i skrivelse den 7 mars 2016 lämnat sitt utlåtande över genomförd granskning. Genomförd granskning har föredragits på kommunfullmäktige i mars 2016. Kommunfullmäktige beslutade 2016-03-21, § 36, att remittera granskningsrapporten om styrning, uppföljning och kontroll inom socialnämnden till socialnämnden för yttrande och svar till fullmäktige senast 9 maj 2016. Socialförvaltningen har i skrivelse 26 april 2016 yttrat sig över genomförd granskning samt kommenterat de rekommendationer som EY föreslagit, se redogörelse i bilaga. Socialnämnden har 2016-05-04, § 50, behandlat ärendet och lämnar svar på gransknings rapporten och de förbättringsområden som EY identifierat. Socialnämnden beslut är i enlighet med redogörelsen i socialförvaltningens skrivelse. Enligt kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 16 maj 2016 har förvalt-ningen inget ytterligare att tillägga. Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 16 maj 2016 godkänna lämnat yttrande från socialnämnden 4 maj 2016 som svar på kommunfullmäktiges remiss av ärendet Granskningsrapport om styrning, uppföljning och kontroll inom socialnämnden. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 21 (37) 2016-06-20

Justerandes sign Kommunfullmäktige 0490-25 40 00 (tfn) www.vastervik.se 593 80 Västervik 0490-25 40 61 (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se

Ks § 172 forts. Kommunstyrelsen förslår kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 16 maj 2016 godkänna lämnat yttrande från socialnämnden 4 maj 2016 som svar på kommunfullmäktiges remiss av ärendet Granskningsrapport om styrning, uppföljning och kontroll inom socialnämnden. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens beslut 2016-05-23, § 172 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 16 maj 2016 (utsänd tidigare) Socialnämndens beslut 2016-05-04, § 50 (utsänd tidigare) Socialförvaltningens skrivelse 26 april 2016 (utsänd tidigare) Kommunfullmäktiges beslut 2016-03-21, § 36 (utsänd tidigare) Utlåtande från kommunens revisorer 7 mars 2016 (utsänd tidigare) EY granskningsrapport februari 2016 (utsänd tidigare) Expedieras till: Socialnämnden

F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Sofie\Missiv\160516-granskningsrapport-soc.docx

2016-05-16 Kommunsekreterare Sofie Westerlund 0490-25 40 39 sofie.westerlund@vastervik.se

Kommunstyrelsen

Granskningsrapport om styrning, uppföljning och kontroll inom socialnämnden – remissvar EY har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer utfört en granskning av styrning, uppföljning och kontroll inom socialnämnden. Kommunens revisorer har i skrivelse den 7 mars 2016 lämnat sitt utlåtande över genomförd granskning. Genomförd granskning har föredragits på kommunfullmäktige i mars 2016. Kommunfullmäktige beslutade 2016-03-21, § 36, att remittera granskningsrapporten om styrning, uppföljning och kontroll inom socialnämnden till socialnämnden för yttrande och svar till fullmäktige senast 9 maj 2016. Socialförvaltningen har i skrivelse 26 april 2016 yttrat sig över genomförd granskning samt kommenterat de rekommendationer som EY föreslagit, se redogörelse i bilaga. Socialnämnden har 2016-05-04, § 50, behandlat ärendet och lämnar svar på gransknings- rapporten och de förbättringsområden som EY identifierat. Socialnämnden beslut är i enlighet med redogörelsen i socialförvaltningens skrivelse. Kommunstyrelsens förvaltning har inget ytterligare att tillägga i ärendet.

Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 16 maj 2016 godkänna lämnat yttrande från socialnämnden 4 maj 2016 som svar på kommunfullmäktiges remiss av ärendet Granskningsrapport om styrning, uppföljning och kontroll inom socialnämnden.

Anders Björlin Elisabet Olsson Kommundirektör Områdeschef sekretariat och internservice

Västerviks; Kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Socialnämnden 13 (19) 2016-05-04

~----,.,.-- .,. .,......~ ..... ~- ....----ft·"' ~

~~ornmun:::tyreisen Västerviks kommun

Inkom Q. t> l b-05 Olf Onr 201~Q6JPI Of.5l­Hid

'

-~--~~

Sn §50

Granskningsrapport om styrning, uppföljning och kontroll inom socialnämnden, svar Dnr 2016/24- 007

Kommunfullmäktige beslutade på sitt sammanträde den 21 mars 2016 att remittera granskningsrapporten/revisionsrapporten och styrning, uppföljning och kontroll inom socialnämnden för yttrande och svar.

Under granskningen har EY identifierat vissa förbättringsområden och utifrån dessa har socialförvaltningen yttrat sig i svaret till socialnämnden.

Handlingar i ärendet är kommunfullmäktiges protokoll, 2016-03-21 § 36 och Revisionsrapport 2015, Västerviks kommun Styrning, uppföljning och kontroll inom socialnämnden, februari 2016 samt förvaltningens förslag till svar.

Socialchefens förslag till beslut att socialnämnden antar förvaltningens förslag till svar som sitt eget och överlämnar det till kommunfullmäktige.

Socialnämnden beslutar att bifalla förslag till beslut.

Justerandes sign lJtf<(/ Socialnämnden Box22 593 21 Västervik

0490-25 40 00 (tfn) 0490-25 53 08 (fax)

www. vastervik.se socialnamnden@vastervik.se

F:\SOC\FöL_Stab\Nämndarbete\SN 2016\4 maj\Styrning och uppföljning 2016.docx

2016-04-26 Socialchef Jörgen Olsson

Revisionsrapport angående styrning, uppföljning och kontroll inom socialnämnden Kommunrevisionen har gett EY i uppdrag att granska att socialnämnden i Västerviks kommun har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av hela den verksamhet man ansvarar för. Man har gjort bedömningen att detta i flera delar sker tillfredställande. Man bedömer att nämnden har tillsett en ändamålsenlig uppföljning utifrån kommunens styrmodell. Man bedömer att nämndens styrning och uppföljning av budgeten följer kommunens styrmodell och tillämpliga anvisningar, att det finns en given struktur för detta. Nämndens ansvar och uppgifter är tydligt organiserat. Medarbetarna uppfattar gränser och roller tydligt. Det finns en tydlig struktur för samverkan med landsting och för samverkan inom förvaltningen Man ser det tillfredställande att verksamheten sett över möjligheten och vidtagit åtgärder för att attrahera nya medarbetare och för att behålla och utveckla befintlig personal. Man har konstaterat att verksamheten uppfyller de kompetenskrav för socialsekreterare som Socialstyrelsen ställer, att det finns en plan för introduktion för nyanställda socialsekreterare och ett nära stöd för IFO:s personal. Man har även under granskningen identifierat vissa förbättringsområden. Man rekommenderar socialnämnden att: Tillse att det utarbetas anvisningar för hur verksamheterna ska arbeta med och implementera mål och aktiviteter. Socialförvaltningen har under 2015 förändrat arbetssättet kring mål och aktiviteter. Tidigare har dessa påbörjats efter att nämnden tagit inriktningsmål, vilket har skett sent under hösten, inför nästkommande budgetår. Under 2015 togs ett årshjul över strategiskt arbete fram, för att arbeta med rätt process inför beslut, och där verksamheten både kan få input i tid, men också ge input till politiken.

2016-04-28

2 (3)

Omvärldsanalys och behovsanalys ligger till grund för remissvar till budget, och därefter till målarbete. Målarbetet sker numera genom att förvaltningens chefer träffas och gemensamt arbetar fram målidéer, som bidrag till nämndens målarbete och -beslut. Detta beslut är tidigarelagt under hösten, så att cheferna därefter kan använda de beslutade målen i sina respektive verksamhetsplaner. Detta gör att tiden att involvera medarbetare också finns, och säkerställer en bättre process. Vi har också arbetat med att få målen mer konkreta och med aktiviteter kopplade, för att göra dem mer verklighetsanknutna. Under 2016 kommer en målmodul i ekonomisystemet att användas, för att förenkla och tydliggöra hur aktiviteterna är kopplade till målen, och för att underlätta uppföljning och kommunikation kring verksamhetens resultat. Tillse att det finns resurser för att genomföra de så kallade insatsmätningarna i enlighet med nämndens beslut Inom äldreomsorgen är det kommunens boendesamordnare som gör de så kallade insatsmätningarna. Mätningar görs i samband med inflyttning på särskilt boende samt kontinuerligt två gånger per år för varje brukare. Metoden som används är att boendesamordnaren besöker respektive särskilda boende och intervjuar personalen. Den senaste tiden har rollen som boendesamordnare tagit alltmer tid, vilket har påverkat frekvensen när det gäller insatsmätningar. En lösning på denna situation är på gång genom ett kommande inköp av webbkameror till utredningsenheten och till samtliga särskilda boenden. Denna aktivitet har beviljats medel från kommunens förbättringsmodell ”Små steg – Stora förbättringar” för att kunna genomföras. Genom användandet av webbkameror kan insatsmätningar komma till stånd på ett mer effektivt sätt.

Inom OF är det nu en handläggare som gör samtliga insatsmätningar. Den befintliga rutinen utgår från att respektive chef kontaktar handläggaren om någon brukare har ett förändrat behov som föranleder att en ny insatsmätning behöver göras. I dagsläget får inte handläggaren in många meddelanden om behov av nya insatsmätningar och de som inkommer hinner handläggaren med. Ofta kan detta arbete hanteras per telefon. Sammantaget finns det idag tillräckliga resurser för att genomföra insatsmätningar inom OF. För äldreomsorgen är en lösning på gång genom inköp och installation av webbkameror på utredningsenheten och på samtliga särskilda boenden. Ett system för kvalitetsledning bör färdigställas och implementeras Förvaltningen har upphandlat Stratsys ledningssystem enligt SOSFS 2011:9. Där pågår nu ett arbete att lägga in processer och aktiviteter. I systemet finns uppföljning och analys i form av åtgärd, egenkotroll, avvikelse hälso- och sjukvård (HSL) och avvikelser socialtjänst (övriga lagrum)

Efter sommaren 2016 kommer implementering av systemet att ske med alla anställda i förvaltningen I arbetet med att ta fram processer och aktiviteter för varje verksamhetsområde träffar kvalitetssamordnaren Verksamhetens chefer. Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR) färdigställer hälso- och sjukvårdsverksamheten.

2016-04-28

3 (3)

Rutiner för introduktion bör utvecklas vad gäller innehåll och ansvar. Socialförvaltningen har en introduktionsplan som började gälle 2011-02-07. Under hösten 2016 kommer HR enheten hjälpa till att uppdatera och utveckla denna när det gäller innehåll och ansvar Utnyttja möjligheten till jämförelser av resultat och prestationer med andra kommuner i högre utsträckning vid planering och styrning av verksamhetens resursåtgång och ambitionsnivå. I det kvalitetsförbättringsprogram som arbetades fram under 2015 togs kvalitetsvisare fram för äldreomsorgen, där man tydligt ser kommunens egna resultat, i förhållande till andra, samt över tid. Här är de nyckeltal som har mest relevans i förhållande till nämndens mål valts ut. Äldreomsorgen är den verksamhet där mest statistik finns tillgänglig vilket möjliggör mest jämförelser på detaljnivå. För andra verksamheter finns vissa kvalitetsjämförelser ur t.ex. öppna jämförelser och även hur resurser fördelas, t.ex. mellan öppna insatser och institutionsvård. Dessa olika kvalitetsvisare och utdrag ur öppna jämförelser, samt kostnadsfördelningsjämförelser har använts i den omvärldsanalys som legat till grund för behovsanalysen förvaltningens chefer gjort gemensamt. Säkerställa att uppföljningen av externa utförare utvecklas, att processen dokumenteras och att uppföljningen är ändamålsenlig. Kvalitetssamordnaren och MAS håller på att arbeta fram ett förslag till rutin för uppföljning som ska presenteras för beslut i socialnämnden under hösten 2016. Rutinen kommer att innehålla avtalsgranskning och uppföljning/analys av såväl extern som intern leverantör av daglig verksamhet, dagverksamhet, hemtjänst som särskilt boende. Resultatet av granskningarna kommer att presenteras för socialnämnden. Granskningsresultaten kommer också att finnas med i kvalitetsberättelsen. Vid avtalsskrivning med enskilda HVB bör säkerställas att personal som ger vård eller behandling ska ha den utbildning och erfarenhet samt personlig lämplighet som krävs för att utföra arbetet i enlighet med den eller de behandlingsmetoder som används i verksamheten och för att uppfylla verksamhetens mål. Det bör också säkerställas att HVB-hemmet har tillstånd att bedriva verksamheten och ansvaret för att aktuella direktiv, förordningar, lagar och andra bestämmelser följs. När det gäller HVB för barn och unga så har Kommentus gjort en upphandling av dessa hem till kommunerna i länet. För att kvalitetssäkra dessa hem så har kommunerna i länet samordnat denna uppföljning, vilket fungerat bra. När det gäller övriga enskilda HVB där kommunen köper platser så är det myndighetsenheten eller utredningsenheten som säkerställer att HVB har tillstånd att bedriva verksamhet samt att personal har lämplig utbildning. Jörgen Olsson Socialchef

KOMMUNEN$ REVISORER

2016-03-07

Till

Kommunfullmäktige

Socialnämnden

Granskning styrning, uppföljning och kontroll inom socialnämnden

Revisionen har gett EY i uppdrag att granska att socialnämnden i Västerviks kommun har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av hela den verksamhet man ansvarar för. Revisionen bedömer att detta i flera delar sker tillfredsställande men också att det finns behov av åtgärder för att säkerställa en effektiv och rättssäker verksamhet. Nedan anges de områden där revisionen önskar svar angående planerade och eventuellt genomförda åtgärder.

Målarbetet beskrivs som ett utvecklingsområde och det har framkommit att målen inte styr det dagliga arbetet. Bedömningen är att nämnden kan stärka sin styrning genom att tillse att det utarbetas anvisningar för hur verksamheterna ska arbeta med och implementera mål och aktiviteter för att underlätta den operativa styrningen.

Insatsmätningar inom äldreomsorgen har pga personalbrist inte gjorts löpande vilket medfört en rad brister. Nämnden bör tillse att det finns resurser för att genomföra insatsmätningarna i enlighet med nämndens beslut.

Ett system för kvalitetsledning bör färdigställas och implementeras snarast för att följa Socialstyrelsens föreskrift och på detta sätt säkerställa att verksamheten kvalitet kontinuerligt säkras och förbättras.

För att säkerställa en så god introduktion av nyanställda som möjligt bör introduktionsplaneringen förtydligas gällande information, kompetensutveckling och ansvar för den nya medarabetaran under introduktionstiden.

Information inhämtas om förändringar i omvärld som kan påverka planering och resursåtgång, vilket är utgångpunkter för planering av kommande verksamhet. Nämnden rekommenderas att i högre utsträckning utnyttja möjligheten till jämförelser av resultat och prestationer med andra kommuner för att planera och styra verksamhetens resursåtgång och ambitionsnivå.

Revisionen bedömer att nämnden inte fullt ut har säkerställt att uppföljningen av avtal med externa utförare överensstämmer med vad som anges i kommunallagen och i egna styrdokument Nämnden bör

593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21 , V x l: 0490.25 40 00 Fax: 0490.25.40 61, E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se, www.vastervik.se

C:\Users\aa2352\Desktop\Brevmall.docx

KOMMUNENS REVISORER

därför fastställa en rutin för hur avtalsuppföljning av externa utförare ska ske. Det bör även säkerställas att anlitade HVB-hem har tillstånd att bedriva verksamheten och ansvarar för att aktuella direktiv, förordningar, lagar och andra bestämmelser följs.

Revisorerna önskar svar från socialnämnden senast den 9 maj 2016.

För Västerviks kommuns revisorer 2016-03-07

.~~ ~el<ällmar1< OrdföranCie

~~~~ Sven Öberg Ledamot

2 (2)

Revisionsrapport 2015

Västerviks kommun Styrning, uppföljning och kontroll inom socialnämnden

Februari 2016

1

Innehållsförteckning

Sammanfattning och revisionell bedömning .................................................................................................... 2

1 Inledning .................................................................................................................................................. 4

1.1 Bakgrund ............................................................................................................................................... 4

1.2 Revisionsfråga ....................................................................................................................................... 4

1.3 Revisionskriterier ................................................................................................................................... 4

1.4 Genomförande ....................................................................................................................................... 5

2 Resultat ................................................................................................................................................... 6

2.1 Styrning och kontroll .............................................................................................................................. 6 2.1.1 Mål .................................................................................................................................................... 6 2.1.2 Riktlinjer ............................................................................................................................................ 7 2.1.3 Uppföljning ........................................................................................................................................ 8

2.2 Ekonomisk styrning ................................................................................................................................ 9 2.2.1 Rutiner för budgetering ..................................................................................................................... 9 2.2.2 Rutiner för uppföljning och prognos................................................................................................ 11 2.2.3 Ensamkommande flyktingbarn ....................................................................................................... 11

2.3 Kvalitetsarbete ..................................................................................................................................... 12

2.4 Organisation av arbetet....................................................................................................................... 15

2.5 Personal och arbetsmiljö ..................................................................................................................... 17 2.5.1 Rekrytering, kompetens och introduktion ...................................................................................... 17 2.5.2 Stöd och handledning till nämndens medarbetare ......................................................................... 18

2.6 Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga .................................................................................... 19

2.7 Tillsynen av externa utförare ............................................................................................................... 20

3 Rekommendationer ............................................................................................................................... 23

Bilaga 1 Bilaga 2

2

Sammanfattning och revisionell bedömning Revisionen har gett EY i uppdrag att granska att socialnämnden i Västerviks kommun har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av hela den verksamhet man ansvarar för. Vi bedömer att detta i flera delar sker tillfredsställande men också att det finns behov av åtgär-der för att säkerställa en effektiv och rättssäker verksamhet. Granskningen visar att nämnden fastställt mål och riktlinjer i enlighet med kommunens styr-modell och nämndens ansvar enligt reglementet och årligen antar en verksamhetsplan med inriktningsmål, verksamhetsmål och uppdrag. Utifrån detta utarbetas verksamhetsplaner. Målarbetet beskrivs som ett utvecklingsområde och det har framkommit att målen inte styr det dagliga arbetet. Nämnden har beslutat om riktlinjer för delar av verksamheten.

Vi bedömer att nämnden kan stärka sin styrning genom att tillse att det utarbetas an-visningar för hur verksamheterna ska arbeta med och implementera mål och aktivite-ter för att underlätta den operativa styrningen.

Nämnden följer upp och redovisar verksamheten i tertial- och delårsrapport samt i en årlig verksamhetsberättelse där bedömning görs av måluppfyllelse.

Vi bedömer att nämnden har tillsett en ändamålsenlig uppföljning utifrån kommunens styrmodell.

Årligen beslutas om detaljbudget enligt kommunens styrmodell som följs upp och rapporteras till KF i delår- och årsbokslut.

Vi bedömer att nämndens styrning och uppföljning av budgeten följer kommunens styrmodell och tillämpliga anvisningar, att det finns en given struktur för detta.

Insatsmätningar har pga personalbrist inte gjorts löpande vilket medfört en rad brister.

Nämnden bör tillse att det finns resurser för att genomföra insatsmätningarna i enlig-het med nämndens beslut.

Det finns en styrning för hur verksamhetens kvalitet fortlöpande ska utvecklas och säkras. Samordning av riktlinjer och rutiner brister och strukturen efterlevs inte i verksamheten. Led-ningssystemet är inte implementerat och levande i verksamheten och är inte ett stöd för att planera, leda, kontrollera, utvärdera och förbättra verksamheten i enlighet med Socialstyrel-sens föreskrifter. Rutiner för hur åtgärder ska vidtas saknas och ansvarsfördelningen i kvali-tetsarbetet är inte tydliggjord.

Ett system för kvalitetsledning bör färdigställas och implementeras snarast för att följa Socialstyrelsens föreskrift och på detta sätt säkerställa att verksamheten kvalitet kon-tinuerligt säkras och förbättras.

Vi uppfattar att av nämndens ansvar och uppgifter är tydligt organiserat. Intervjuer påvisar att medarbetare uppfattar att medarbetarna uppfattar gränser och roller som tydliga. Det finns en tydlig struktur för samverkan med landstinget och för samverkan internt inom förvaltning-en. Samverkan beskrivs i huvudsak fungera väl även om bristen på biståndsläggare fram-hålls som en svårighet. Det är tillfredsställande att verksamheten sett över möjligheten och vidtagit åtgärder för att attrahera nya medarbetare och för att behåll och utveckla befintlig personal. Vi konstaterar

3

att verksamheten uppfyller de kompenskrav för socialsekreterare som Socialstyrelsens stäl-ler, att det finns en plan för introduktion av nyanställda socialsekreterare och ett nära stöd finns för IFO:s personal.

Introduktionsplanen bör utvecklas gällande information, kompetensutveckling och an-svar under introduktionstiden.

Verksamhetsberättelsen visar att information inhämtas om förändringar i omvärld som kan påverka planering och resursåtgång, vilket är utgångpunkter för planering av kommande verksamhet, bla för att säkerställa en kvalitativ och rättssäker verksamhet.

Nämnden bör i högre utsträckning utnyttja möjligheten till jämförelser av resultat och prestationer med andra kommuner för att planera och styra verksamhetens resursåt-gång och ambitionsnivå.

Nämnden har beslutat att samtliga utförare ska följas upp utifrån nämndens kvalitetskriterier. Detta görs genom att bland annat ta del av också externa utförares årsredovisning. En sam-lad analys saknas och avtalen har inte reviderats. Nämnden har inte följt upp LOV-utförarna inom hemtjänsten. Vi bedömer att nämnden inte fullt ut har säkerställt att uppföljningen av externa utförare överensstämmer med vad som anges i kommunallagen och i egna styrdokument.

Nämnden bör fastställa en rutin för hur avtalsuppföljning av externa utförare ska ske.

Det bör säkerställas att anlitade HVB-hem har tillstånd att bedriva verksamheten och ansvarar för att aktuella direktiv, förordningar, lagar och andra bestämmelser följs.

4

1Inledning

1.1 Bakgrund I socialnämndens verksamhetsberättelse för 2014 konstateras att kommunen, liksom många övriga kommuner i landet har svårt att behålla och rekrytera medarbetare för myndighetsut-övning gällande barn och unga. Detta beror bland annat på en ökad arbetsbelastning och ökad komplexitet i ärenden. Socialnämnden arbetar med flera åtgärder för att hantera pro-blemen som innebär stora påfrestningar på socialsekreterarna. Kommunstyrelsen beslutade i december 2014 att teckna en överenskommelse med Migrat-ionsverket om en utökning av mottagandet av ensamkommande flyktingbarn i åldrarna 15 – 17 år från 10 till 34 platser. Av dessa platser skall minst 17 platser vara asylplatser. Individ- och familjeomsorgen uppvisar för helåret 2014 ingen avvikelse mot budget på total-nivå, men visar avvikelser mellan verksamheterna. Bokslut 2014 bedöms inom myndighets-enheten ligga i linje med förväntat utfall utifrån det ökande antal ärenden som enheten hade att hantera under året. Socialnämnden beskriver i verksamhetsberättelse för 2014 att hemsjukvården blir mer avan-cerad, att antalet palliativa patienter ökar och att fler vill vårdas i hemmet. Rekrytering av sjuksköterskor är en stor utmaning. När det gäller den äldre befolkningen redogör social-nämnden för att nämnden måste förbereda sig för en ökning av antalet äldre i behov av stöd både från hemtjänst och särskilt boende. Inom funktionshinderverksamheten beskrivs bland annat att allt fler unga vuxna personer med psykisk/neuropsykiatrisk funktionsnedsättning får insatser. Kvaliten och innehållet i verksamheterna behöver utvecklas och arbetet behöver enligt nämnden vara mer rehabiliterande. Revisorerna har i sin risk- och väsentlighetsanalys beslutat att granska styrningen inom soci-alnämnden.

1.2 Revisionsfråga Har socialnämnden en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av hela den verk-samhet man ansvarar för?

Fokusområden

- Styrning och kontroll - Ekonomisk styrning - Kvalitetsarbete - Organisation av arbetet - Personal och arbetsmiljö - Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga - Tillsynen av externa utförare Då former för den interna kontrollen granskats specifikt fristående granskning berörs den inte i föreliggande granskning.

1.3 Revisionskriterier Kommunallagen

5

Socialstyrelsens författningssamling Interna styrande dokument

1.4 Genomförande Verksamhetens styrande dokument har granskats och analyserats. Intervjuer har genomförts med bl.a. ledningspersonal inom individ- och familjeomsorgens verksamheter, inom äldreomsorgen, hälso- och sjukvården och funktionshinderverksamhet. Vi har även intervjuat företrädare för nämnden. Arbetet har kvalitetssäkrats inom EY och sakavstämts med de granskade verksamheterna. I urvalet har vi strävat att intervjua omkring hälften av områdescheferna och ca en tredjedel av de biträdande områdescheferna inom verkställighet äldreomsorg (ÄO) och omsorg om funktionshindrade (OF). Samtliga chefer inom individ- och familjeomsorgen (IFO) har inter-vjuats. Förvaltningen har själva valt ut vilka chefer som blivit intervjuade.

6

2Resultat

2.1 Styrning och kontroll Nämnden fullgör enligt reglementet1 kommunens uppgifter inom socialtjänsten och vad som i speciallagstiftningen sägs om socialnämnd. Detta omfattar i huvudsak individ- och familje-omsorg, med undantag för ärenden om försörjningsstöd, äldre- och handikappomsorg, led-ning av den kommunala hälso- och sjukvården, uppgifter med anledning av psykiatrireformen samt stöd och service till vissa funktionshindrade. Enligt reglementet ska nämnden verka för att former för brukarinflytande skapas. Enligt kommunens styrmodell2 ska nämnderna årligen besluta om detaljbud-get/verksamhetsplan med uppdrag. Planen ska utgå från kommunfullmäktiges (KF:s) beslu-tade 4-årsplan, förändrad lagstiftning och eventuellt andra nya förutsättningar. En nämnd kan även besluta om egna övergripande mål för verksamheterna. Verksamheterna i sin tur ska utarbeta lokala verksamhetsplaner som ska utgå från nämn-dens detaljbudget/verksamhetsplan, förvaltningens/enhetens grunduppdrag, strategiska mål, processmål, medborgarens behov samt nuläge. Dessa lokala verksamhetsplaner kan inne-hålla mål, uppdrag och aktiviteter. Nämndernas och verksamheternas mål ska vara så kal-lade SMARTA-mål3. Enligt styrmodellen ska nämnden redovisa måluppfyllelse i delårsbokslut och i årsredovis-ningen. Förvaltningar och enheter ska följa upp verksamheten i en verksamhetsberättelse.

2.1.1 Mål KF har för 2015 beslutat om prioriterade inriktningsområden samt mål och uppdrag kopplade till dessa. KF har även riktat ett specifikt uppdrag till socialnämnden4. Nämnden har utifrån KF:s budget beslutat om ett antal inriktningsmål5. De berör bland annat hur nämndens brukare ska bemötas, känna trygghet och vara delaktiga. De berör hur verk-samhet och ekonomi ska kombineras och de behandlar medarbetares kompetens och verk-samhetens utveckling. Till respektive inriktningsmål har Socialnämnden kopplat verksamhetsmål. Flera av verk-samhetsmålen är mätbara. Som exempel kan nämnas att:

alla som får stöd ska ha en aktuell genomförandeplan andelen öppenvård ska öka för barn- och ungdom samt vuxna

1 Västerviks kommun, författningssamling 700.1. Reglemente för socialnämnden. Antagen av fullmäk-tige 1996-04-25, § 29 med ändring 2009-11-16, § 155 att gälla från 2010-01-01. 2 Så styrs Västerviks kommun, fastställd av kommunfullmäktige 2013-11-04. 3 Med SMARTA-mål avses enligt budgethandlingen mål som är: specifika, mätbara, accepterade, real-istiska, tidsatta, ansvarsgivna. 4 Nämnden ska under året ”fortsätta översynen av tjänstgöringsgrader för att erbjuda önskad syssel-sättningsgrad och därmed undvika ofrivillig deltid”. KF 2014-06-30 5 Socialnämnden 2014-12-03

7

kompetensutvecklingsbehov ska inventeras sjukfrånvaron ska minska

Socialnämnden har även beslutat om ett antal uppdrag. Bland dessa kan nämnas att nämn-den ska ha fokus på e-tjänster, utveckla samverkan med andra kommuner samt genomföra särskilda satsningar på barn och ungas uppväxtvillkor och psykiska hälsa. Majoriteten av nämndens mål kan beskrivas som SMARTA-mål i enlighet med styrmodellen. I vissa fall framgår inte helt tydligt vilken eller om alla av nämndens verksamheter ansvarar för målet. Förvaltningens verksamheter har utarbetat verksamhetsplaner för 2015. Förvaltningschefen uppger i intervju att det finns en gemensam mall för verksamhetsplanen. Det finns i övrigt inga förvaltningsgemensamma anvisningar för hur verksamheterna ska arbeta med verk-samhetsplanerna. Områdeschefer inom OF beskriver att det saknas anvisningar för hur mål och indikatorer ska utarbetas. Flera intervjuade chefer uppger på fråga att de inte känner till om det finns stöd att få i förvaltningen när det gäller målstyrning. I verksamhetsplanerna återfinns i flertalet fall ett urval av nämndens inriktningsmål och verk-samhetsmål samt områdets mål. I flera fall återfinns även andra begrepp som exempelvis kommunens prioriterade inriktningsmål och områdets prioriteringsområde. Dessa begrepp är inte definierade. I samtliga granskade verksamhetsplaner ingår en kompetensutvecklings-plan. Målen i verksamhetsplanerna följer inte styrmodellens struktur för så kallade SMARTA-mål.

2.1.2 Riktlinjer Nämnden har beslutat om ett antal riktlinjer för OF och ÄO, exempelvis kan nämnas riktlinjer för handläggning och verkställighet6. Enligt chefen för utredningsenheten pågår för närva-rande en översyn av riktlinjerna för handläggning inom ÄO. Nämnden har även beslutat om riktlinjer för palliativ vård och för hemrehabilitering7. Inom IFO finns en riktlinje för arbete med våld i nära relationer8, som ska ge vägledning för handläggningen. Den berör bemötande, dokumentation, aktuella bedömningar och insatser. Rutiner och riktlinjer för handläggning av barn och ungdomsärenden9 visar arbetsmoment i ärendeprocessen och uppföljning av bistånd. Riktlinjer finns för insatser till barn och ungdom som söker hjälp för social problematik eller önskar socialt stöd10. Den visar familjeenheten uppdrag avseende service- respektive biståndsinsatser. Den visar också vilken kompetens som krävs hos personalen och att insatser som ges ska vara evidensbaserade11.

6 Socialförvaltningen, Pm och Riktlinjer, Riktlinjer för handläggning och verkställighet av insatser för personer

med funktionsnedsättning, Socialnämnden 2011-11-30 samt Riktlinjer för handläggning och verkställighet av

bistånd inom äldreomsorgen, Socialnämnden 2013-11-06 7 Socialförvaltningen, Pm och Riktlinjer, Riktlinjer för Palliativ vård i kommunal hälso- och sjukvård, Social-nämnden, 2009-03-01 samt Riktlinjer för hemteam och hemrehabilitering Dnr: 2013/17-700 8 Socialförvaltningen Pm och Riktlinjer Våld i nära relationer. Socialnämnden 2009-11-25. Dnr 2009/128 700. 9 Socialförvaltningen Pm och Riktlinjer Handläggning och dokumentation avseende barn och ungdom, myndig-hetsutövning Socialnämnden 2010-05-26. Dnr: 2010/55 700 10 Socialförvaltningen Riktlinjer för familjeenheten/familjerätten riktade till barn och unga i åldersgruppen 0-18 år (18-21år i vissa fall) Socialnämnden 2010-08-25, revideras 2015-01-15 . Dnr: 2010/85 700 11 Dvs vara bekräftade som verkningsfulla i vetenskaplig kunskap, brukarens erfarenhet och önskemål och/eller de professionelles erfarenhet.

8

Det finns inga riktlinjer för arbete inom vuxenenheten.

2.1.3 Uppföljning Socialnämnden har följt upp nämndens verksamheter i tertial- och delårsrapporten för 201512. I rapporterna redovisas omvärldsanalys/förväntad utveckling, väsentliga händelser och ekonomisk redovisning. I bilaga till delårsrapporten för 2015 redovisas nämndens be-dömning av måluppfyllelse för nämndens verksamhetsmål samt för nämndens uppdrag. Vi har granskat ett urval av verksamheternas delårsbokslut för 2015 (urvalet redovisas i käll-förteckningen). Av granskningen framkommer att verksamheterna i delårsbokslutet redovisar ekonomiskt utfall, prognos, åtgärder för att nå ram samt en framtidsbedömning. I verksam-heternas delårsbokslut återfinns ingen redogörelse för måluppfyllelse. Delårsboksluten följer alla samma struktur. Anvisningarna för delår- och årsbokslut redogör kortfattat för hur che-ferna ska beskriva sin verksamhet utifrån ovanstående rubriker13. Socialnämnden antar årligen en verksamhetsberättelse som bland annat beskriver nämn-dens bedömning av måluppfyllelse, omvärldsanalys, väsentliga händelser under året och ekonomisk redovisning. I verksamhetsberättelsen för 2014 redovisas nämndens bedömning av måluppfyllelse för verksamhetsmålen. I flera fall redovisas utfall av nyckeltal kopplade till målen14. Vi har tagit del av ett urval av verksamheternas bokslut för 2014 (se källförteckning). I boks-luten redovisas områdets/enhetens bedömning av sin måluppfyllelse. I de flesta fall motiverar även verksamheten bedömningen. I intervjuer har framkommit att flera chefer önskar anvisningar avseende målarbete, att man saknar återkoppling på sin genomförda uppföljning och att man upplever att målarbetet inte är särskilt högt prioriterat i relation till ekonomi och till den dagliga verksamheten. Detta kommer enligt förvaltningscontroller att förändras under 2016 då synpunkter och förändrings-förslag har framförts i genomförda workshops. Flera chefer uttrycker att anvisningarna för uppföljningen fungerar väl. Flera intervjuade chefer beskriver hur man minst en gång per år träffar nämnden. Vuxenhet-en beskriver att nämndens representanter besöker verksamheten. Familjeenhetens verk-samhet följs även genom statistik över antalet samtal/träffar med klienter. Bedömning Vi bedömer att nämnden har tillsett att mål och riktlinjer har fastställts i enlighet med kommu-nens styrmodell och nämndens ansvar enligt reglementet. Nämnden antar årligen en verk-samhetsplan som innehåller inriktningsmål, verksamhetsmål och uppdrag. Verksamheterna utarbetar därefter verksamhetsplaner. I granskningen har framkommit att det saknas anvisningar för verksamheternas framtagande av verksamhetsplaner, vilket vi bedömer skulle underlätta den operativa styrningen. Målarbe-tet beskrivs som ett utvecklingsområde och det har framkommit att målen inte styr det dag-liga arbetet. 12 Tertialrapporten antogs av socialnämnden 2015-06-04 och delårsrapporten 2015-10-01. 13 Instruktioner för årsbokslut 2014 samt delårsbokslut augusti 2015. 14 Antogs av socialnämnden 2015-03-05.

9

Nämnden har beslutat om riktlinjer för delar av verksamheten. Nämnden följer upp och redovisar verksamheten i tertial- och delårsrapport samt i en årlig verksamhetsberättelse. I såväl delårsrapport och årlig verksamhetsberättelse redovisas nämndens bedömning av måluppfyllelse i enlighet med styrmodellen. Vi bedömer att nämn-den har tillsett en ändamålsenlig uppföljning utifrån kommunens styrmodell.

2.2 Ekonomisk styrning Enligt kommunens styrmodell ska varje nämnd senast den sista november varje år besluta om en detaljbudget. Enligt reglementet ska nämnden två gånger per år rapportera till KF om nämndens ekonomiska ställning. Det finns ett ett årshjul som redovisar årets aktiviteter inom ekonomi, exempelvis vilket da-tum bokförings- respektive prognosmodulen stängs. Årshjulet är inte politiskt fastställt men datumen som finns i årshjulet sätts i relation till nämndens sammanträdesdatum. Årshjulet delas ut till samtliga chefer och fungerar också som instruktion till bokslutet. Kommunen har även en ekonomihandbok som finns tillgänglig på intranätet. Enligt intervju med förvaltningscontroller finns rutiner för budgetering och uppföljning, pro-gnosarbete och långsiktig planering samt arbete med prognosticerade underskott. Det finns inga dokumenterade rutinbeskrivningar men däremot finns det mallar för nämndens detalj-budget/verksamhetsplan som är fastställda av KS.

2.2.1 Rutiner för budgetering I maj erhåller nämnden underlag på den totala ramen för att eventuellt äska om mer pengar eller genomföra besparingar. Underlaget baseras på föregående års budget med tillägg av känt lönepåslag samt befolkningsförändringar. Anledningen till att föregående års budget används och inte utfallet är att budgeten är vad verksamheten borde ha kostat. När ramen är fastställd inleds fördelning av budgeten mellan respektive verksamhet. Detta underlag blir nämndens verksamhetsplan och budget. Nämnden har två olika slag av budget, rörlig respektive fast budget. IFO och HS har fast budget medan ÄO och OF har rörlig budget för enheterna. Den fasta budgeten räknas fram och fastställs centralt av förvaltningen. För ÄO och OF räknar förvaltningen ut timkostnaden som ska användas för året men innan den fastställs görs en avstämning med respektive verksamhetschef/ledningsgrupp. I intervjuer har framkommit att chefer upplever den årliga budgetprocessen som mycket tidskrävande och att områdenas budgetar upplevs ha för hög detaljnivå. Nämnden fastställer årligen ersättningsnivåer till utförare av insatser enligt socialtjänstlag (SoL) respektive lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS)15. Ersättningar-na är uppbyggda på olika sätt, som exempel kan nämnas att ersättningen för hemtjänst och boendestöd avser kr/timma medan ersättningen till särskilt boende avser kr/dygn.

15 Socialnämnden fastställde ersättningsnivåerna för 2015 vid nämndmöte 2014-12-03. Dokumentet benämns: Socialnämndens ersättningar 2015 - Ersättningar till utförare av insatser enligt SoL

och LSS 2015.

10

Områdena OF och ÄO tilldelas budget för sina särskilda boenden utifrån en så kallad insats-/omsorgsmätning. Insatsmätningen finns beskriven i de riktlinjer som nämnden har beslutat om för OF respektive ÄO16. Av riktlinjerna framgår att mätningen avser en bedömning av den enskildes förmåga och funktioner i sin dagliga livsföring, graden av mental funktionsnedsätt-ning samt graden av hjälp och trygghetsskapande insatser. Bedömningen resulterar i en po-äng som kopplas till det ekonomiska resursfördelningssystemet och som i sin tur avgör er-sättningen till verksamheten. Förvaltningen har tagit fram tillämpningsregler samt anvisningar (benämnda ”personalens material”) som beskriver hur mätningarna ska genomföras17. Det finns manual för mätning för äldre (benämnd Manual för omsorgsmätning och vårdnivå), för personer med funktionsned-sättning enligt SoL och för personer med funktionsnedsättning enligt LSS. Av anvisningarna för insatsmätning av personer med funktionsnedsättning (enligt LSS och SoL) framgår att denna ska ske genom intervjuer av den personal som utför insatsen. I ma-nualerna kan utläsas att den som intervjuar ska ha en ” ”neutral” tjänst, d.v.s. ej vara verk-samhetsansvarig, ekonomiskt ansvarig eller vara anställd inom samma enhet som den per-sonal som intervjuas”18. Det har framkommit i intervju att det är samord-nare/biståndshandläggare som ansvarar för att göra insatsmätningar för OF. Av tillämpnings-regler för särskilt boende enligt SoL framgår att boendesamordnare ansvarar för att göra omsorgsmätningarna för ÄO. Av tillämpningsreglerna framgår också att uppföljning av insat-ser ska göras två gånger per år. Av riktlinjerna för ÄO framgår att samtliga biståndsbeslut ska följas upp vid behov och minst en gång per år. Av riktlinjerna för OF framgår när vissa beslut ska följas upp, exempelvis att boendestöd ska följas upp var sjätte månad. I båda riktlinjerna framgår att ärenden särskilt följas upp om beviljad tid tydligt överstiger utförd tid. I intervjuer har framkommit att boendesamordnare (för ÄO) respektive samord-nare/biståndshandläggare (för OF) på grund av personalbrist och arbetsbelastning inte har haft tillräckliga förutsättningar för att genomföra mätningar under det senaste halvåret. Detta har medfört att mätningarna har försenats och att medarbetare på enheterna på egen hand i vissa fall har fått utföra dem. I intervjuer har framkommit ett antal risker med att insatsmät-ningar inte genomförs löpande av boendesamordnare/samordnare/biståndshandläggare. Dels framhålls risken att enheternas insatsmätningar kan bli personberoende eftersom en enskild medarbetare kan riskera att under- eller överskatta en brukares behov i relation till andra brukare i kommunen. Detta kan medföra en risk för att kommuninvånarna inte garante-ras en likvärdig bedömning. Dels framhålls risken att en enhets budget inte är anpassad till verksamhetens aktuella vårdtyngd vilket kan medföra svårigheter för enheten att utföra sitt uppdrag. En chef framhåller också att det kan finnas en etisk problematik i att ”gradera” bru-karnas behov. Ett antal chefer menar att insatsmätningarna är resurskrävande både för för- 16 Socialnämnden antog 2013-11-06 Riktlinjer för handläggning och verkställighet av bistånd inom

äldreomsorgen. Socialnämnden antog 2011-11-30 Riktlinjer för handläggning och verkställighet av

insatser för personer med funktionsnedsättning. 17 Socialförvaltningen, utredningsenheten för äldre och funktionsnedsatta, Manual för

omsorgsmätning och vårdnivå, (reviderad 2013-09-17), Socialförvaltningen 2013-12-20, Tillämp-

ningsregler för särskilt boende enligt socialtjänstlagen, Insatsmätning, Personalens material - Särskilt

boende för personer med funktionsnedsättning enligt LSS (november 2010), Bostad med särskild ser-

vice för vuxna enligt LSS (november 2005), Särskilt boende för personer med funktionsnedsättning

enligt SoL (november 2010). 18 Ibid.

11

valtningen och för den enskilda enheten. Istället skulle verksamheten gynnas av att ha en fast budget. Förvaltningschefen uppger att Västerviks kommun kommit långt med sitt resurs-fördelningssystem i relation till andra kommuner. Enligt förvaltningschefen behöver det finnas personalresurser som kan utföra insatsmätningar så kommuninvånarnas likställighet garant-eras. Förvaltningschefen menar också själva insatsmätningsmodellen vid behov kan revide-ras, exempelvis om enskilda områden inte får tillräcklig ersättning för tomplatser. I gransk-ningen har även framkommit att modellen för insatsmätning reviderades 2013 avseende per-soner med demenssjukdom inom ÄO. Den dåvarande modellen tog enligt förvaltningseko-nomen inte hänsyn till det tillsynsbehov som kan finnas vid demenssjukdomar. Enligt förvalt-ningsekonomen planeras en översyn av modellen för OF inom kort. I granskningen har framkommit att budgeten styr verksamheten väl inom IFO:s utförardelar. Myndighetsenheten har flera år visat underskott som beror på ökat antal placeringar. Då åt-gärder inte efterfrågas uppfattas budgeten inte som styrande. Budgetstyrningen av verksam-het anses inte kontrollerbar förutom för personalkostnaderna. En ytterligare svårighet anses vara att bidrag från Migrationsverket släpar.

2.2.2 Rutiner för uppföljning och prognos Förvaltningen tar månadsvis fram resultat och prognos för nämnden som helhet och redovi-sar detta muntligt och skriftligt för nämnden19. Nämnden får tillgång till resultat samt prognos för respektive verksamhet och enhet vid delårs- och årsbokslut. Prognoser upprättas av respektive enhetchef tillsammans med verksamhetscontroller. För-valtningscontrollern tar också fram förslag till prognos totalt för nämnden. Dessa vägs sedan samman. För framtagande och rapportering av prognoser finns det en modul i ekonomisy-stemet. Denna används inte till fullo men implementering pågår för att ändra på detta. Det finns rutin för att vidta åtgärder mot prognosticerat underskott. Nämnden har som helhet inte redovisat något underskott under de senaste fyra åren. Vissa enheter har dock visat underskott varför förvaltningen har lagt mycket arbete på att förstå varför och för att framöver få en bättre fördelning av nämndens budget. Två delårsbokslut inklusive prognoser (per april respektive augusti) tas fram. Dessa fastställs av nämnden på möten i juni och oktober. I delårsrapporten redovisar nämnden en omvärlds-analys med förväntad utveckling. Bokslutet 2015 för socialnämnden ska vara klart 5 februari 2016. Prognosen som redovisa-des för oktober på mötet i december visar på överskott på 2,5 mkr.

2.2.3 Ensamkommande flyktingbarn Förvaltningen har tagit fram en presentation om hur ersättningen för ensamkommande barn som erhålls från Migrationsverket används. Ersättningen på 1 900.-/dygn enligt avtal för barn fördelas med 100 % till respektive asylboende. Barn som bor i annat boende erhåller inte hela ersättningen. För de barn som kommunen inte erhåller ersättning på enligt avtal åter-söks varje enskild kostnad. Detta kräver mycket administration. Stor del av kostnaderna blir

19 Undantag är juni och december där prognos inte tas fram. Då nämnden inte har något möte i juli skickas månadsrapporten samt prognos för maj direkt till ledamöterna. Mötet i februari hålls innan resultatet för december är klart varför även denna skickas direkt till nämndledamöterna.

12

det avslag på och det är också en stor eftersläpning av utbetalningen. För att hantera all ad-ministration samarbetar en verksamhetscontroler med myndighetsenheten.

Bedömning

I granskningen har framkommit att nämnden årligen beslutar om detaljbudget i enlighet med kommunens styrmodell. Förvaltningens arbete med budget för respektive enhet/område görs i huvudsak centralt på förvaltningen. Nämnden följer upp och rapporterar det ekonomiska utfallet till KF i delår- och årsbokslut. Vi bedömer att nämndens styrning och uppföljning av budgeten som helhet följer kommunens styrmodell och tillämpliga anvisningar. Genom att använda årshjulet och anvisad mall för detaljbudget och verksamhetsplan erhålls styrning på ett strukturerat sätt. Bristen på personalresurser har medfört att insatsmätningar inte har gjorts löpande av ut-sedda funktioner. Detta har medfört en rad risker, bland annat risken för att insatsmätningar inte görs på ett likvärdigt sätt. Vi bedömer att nämnden bör tillse att det finns resurser för att genomföra insatsmätningarna i enlighet med nämndens beslut.

2.3 Kvalitetsarbete Den som bedriver socialtjänst och verksamheter enligt LSS ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet20. Detta innebär rutiner för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten processer. Samverkan ska ingå i rutinerna liksom ruti-ner för ett systematiskt förbättringsarbete som ska omfatta riskanalys, egenkontroll, utred-ning av avvikelser och förbättringsåtgärder. Det ska säkerställas att personalen arbetar i en-lighet med rutinerna och att arbetet dokumenteras. Verksamhetens Kvalitetsdokument och kvalitetsrutiner21 ska ge underlag för effektiv resur-sanvändning, kontinuerlig uppföljning av verksamheternas kvalitet och redovisningar till medborgare, politiker och medarbetare i kommunen. Målet med rutinerna är att verksam-hetens ska arbeta mot fastställda mål och riktlinjer, att personalen har en professionell håll-ning, att insatser ges så att de stärker individens egna resurser och bidrar till dennes möjlig-heter att leva ett värdigt liv samt att en optimal resursanvändning eftersträvas. Här rutinen finns kvalitetsaspekter som berör värdegrund, bemötande, individens inflytande, kontinuitet samt aktiv och meningsfull vardag. Metoder för detta är bland annat att

använda genomförandeplan vilken ska uppdateras var 6:e månad eller vid behov, den enskilde ska ha en kontaktman/handläggare, att omvårdnaden har hög kontinuitet avseende personal, tid och omsorg, det finns mål för en aktiv och meningsfull vardag vilket ska uppnås genom givna akti-

viteter

Rutinen säger att alla insatser ska följas upp och kontrolleras. Detta ska bland annat göras genom brukarundersökningar, hantering av synpunkter och klagomål, redovisning från alla

20 SOSFS 2011:9 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt

kvalitetsarbete 21 Fastställt av socialnämnden 2011-02-23. Gäller från 2011-03-01. Reviderad 2014-02-05.

13

utförare (verksamhetsplan och verksamhetsberättelse), statistik genom verksamhetssyste-met, stickprovskontroller, interna medarbetarenkäter och genom den ekonomiska uppfölj-ningen. Rutinen visar at åtgärdsprogram ska tas fram, ”om det blir negativt resultat på upp-följning”, vilket ska redovisas för socialnämnden. I verksamhetens kvalitetssystem ingår riktlinjer för fel och brister, riktlinjer för synpunkter och klagomål, riktlinjer för avvikelsehantering och riskbedömning i hälso- och sjukvård, riktlinjer för handläggning av anmälan av allvarliga missförhållanden, inkomna rapporter från avvikel-sesystem för externa entreprenörer och godkända leverantörer enligt LOV samt systematiskt arbetsmiljöarbete. Riktlinjer Fel och brister i verksamheten säger att dessa ska rapporteras och dokumentas. Arbetet kvalitetssäkras fortlöpande genom att riskfaktorer identifieras, dokumenteras och analyseras. Vidtagna åtgärder ska följas upp och utvärderas. Detta utgör ett underlag för det systematiska kvalitetsarbetet. Riktlinjen visar att alla verksamma inom socialförvaltningen ska rapportera fel och brister. Riktlinjen visar chefers och medarbetares ansvar gällande in-formation, kunskap, delaktighet, aktiviteter, rapportering, dokumentation och åtgärder. Den visar exempel på fel och brister som kan rapporteras och att vid planerade förändringar i verksamheten ska en analys göras av vilka fel, brister och risker som kan uppstå. Avvikelser och genomförda åtgärder ska rapporteras till socialnämnden i den årliga kvalitetsberättelsen. Socialnämnden har beslutat om så kallade värdighetsgarantier för hemtjänst och särskilt boende. Av värdighetsgarantierna framgår exempelvis att den enskilde på särskilt boende ska få stöd utifrån sitt behov och att den enskilde med hemtjänst ska få besluta om när och hur insatserna ska utföras. Det finns kvalitetskriterier för socialtjänstens handläggning och för verksamheten/utförarnas insatser (interna och externa). Alla kvalitetskriterier som ska följas upp regelbundet och re-dovisas för medborgare, förtroendevalda och medarbetare. Riktlinje för rapportering om missförhållanden eller risk för missförhållanden22 inom social-tjänsten syftar till att kvaliteten ska utvecklas och säkerställas genom att fel och brister ska bli kända och åtgärdas, vilket ska ses som en del i det systematiska kvalitetsarbetet. I riktlinjen framgår att personalen ska informeras om skyldigheten att medverka till god kvalitet och in-nebörden om rapporteringsskyldigheten i samband med introduktion och fortlöpande minst en gång per år. Förvaltningschefen är ansvarig för att missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden utreds. Riktlinjerna ger stöd i och visar ansvar för administrationen kring rapportering, utredning och eventuella åtgärder. En sammanställning av rapporter och an-mälningar ska redovisa till socialnämnden och finnas med i en kvalitetsberättelse. En mall för avvikelserapportering finns digitalt. På hemsidan finns en blankett för enskilda att lämna synpunkter på verksamheten. Denna kan lämnas till personal eller skicka per post. Den visar att ansvarig chef ska gå igenom det som inkommit tillsammans med personal i syfte att förbättra i verksamheten. Den interna kontrollen nämns också som ett redskap i arbetet med att förbättra verksamhet-ens processer. 22 Socialförvaltningen Pm och riktlinjer Lex Sarah Rapportering om missförhållanden eller risk för

missförhållanden Socialnämnden 2011-08-31. Reviderad 2015-01-30. Dnr: 2011/60

14

Vid intervjuerna sägs att man uppfattar att kvalitetsarbetet har en ”dålig struktur” och uppfatt-tas inte vara gemensamt för förvaltningen. Exempelvis finns flera blanketter för samma sak och det är svårt att hitta. Information om rutinerna och uppdatering av blanketter beskrivs som dålig. I intervjuer framkommer även att olika delar i ledningssystemet är kopplade till olika verksamhetssystem; avvikelser registreras i ett system medan klagomål och synpunkter i ett annat. Detta upplevs som en svårighet. Att verksamhetssystemet inte ger möjligheter att ta fram relevant statistik försvårar kvalitets-arbetet enligt intervjuerna. Att arbetet med att utveckla kvalitetsindikatorer inte kommit längre är en konsekvens av att IFO-chefstjänsten varit vakant en längre tid. Vid intervjuerna framkommer att brukarenkäter och fokusgrupper används för att följa upp verksamheten på enhetsnivå. Dessa är en grund för att följa upp att det stöd som ges är re-levant. Möten med brukarråd ger information värdefull för uppföljning av verksamheten. En ambition finns också att uppskatta hur många ärenden som kan tillgodoses genom hem-maplanslösningar i ställer för att placera i dygnetruntvård. Familjeenhetens bokslut för 2014 visar ett arbete eftersträvas för att utveckla metoder. Här nämns att fokus kommer ”att behöva ligga på brukarenkät, statistik och kvalitetsutveckling”. Hemmaplansinsatser ses som extra viktiga och behov av att följa forskning och utveckling för att välja rätt metoder och verktyg. Resultat av kvalitetsarbetet ska årligen rapporteras i verksamhets- respektive kvalitetsberät-telsen. (Separata från år 2015). Kvalitetsberättelse 201323 var den första som upprättades och beskrivs som ”en början” där dess struktur och innehåll inte var fullständigt. Den nämner att uppföljning av verksamheten och dess kvalitet ska göras genom brukarundersökningar, möten och besök i verksamheten, uppföljning av rutiner, uppföljning av dokumentation, bi-ståndsbeslut och genomförandeplaner, analys av Öppna jämförelser, uppföljning av syn-punkter och klagomål samt utredningar av Lex Sarah-rapporter. Den tar även sikte på framti-den genom att beskriva utvecklingsområden och framtidsfrågor. Kvalitetsberättelse 2014 saknas, och 2015 års berättelse kommer att redovisas i nämnden i mars 2016. Nämnden har upphandlat ett system för kvalitetsledning. En förhoppning är att detta ska vara färdigt under 2016 och då uppfyller Socialstyreslens föreskrift. Bedömning Det finns riktlinjer och rutiner som visar hur verksamhetens kvalitet fortlöpande ska utvecklas och säkras. Samordningen av dessa brister och strukturen efterlevs inte i verksamheten. Arbete är inte är implementerad och levande i verksamheten och är inte ett stöd för att pla-nera, leda, kontrollera, utvärdera och förbättra verksamheten i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter. Styrdokumenten innehåller rutiner för riskanalyser, egenkontroll, analys av klagomål och synpunkter. Hur åtgärder ska vidtas för att dessa också ska leda till att säkra och förbättra verksamheten kvalitet saknas. Strukturen visa inte hur ansvaret är fördelat för att följa aktiviteterna i kvalitetsarbetet. 23 Västerviks kommun Socialförvaltningen. Kvalitetsberättelse 2013. Redovisad för nämnd 2014-03-05.

15

Det nu upphandlade systemet för kvalitetsledning bör färdigställas och implementeras snar-ast för att följa Socialstyrelsens föreskrift och på detta sätt säkerställa att verksamheten kvali-tet kontinuerligt säkras och förbättras.

2.4 Organisation av arbetet Västerviks socialförvaltningsorganisation kan ses i nedanstående bild. Utredningsenheten ansvarar för handläggning av ärenden inom ÄO och OF. På enheten finns även boendesamordnare och koordinator. Verkställighet OF ansvarar för bland annat boendestöd, särskilt boende, avlösarservice, per-sonlig assistans, kontaktperson och daglig verksamhet. Inom funktionshinder möts chefer och utvecklingsledare inom ett ledarforum benämnt arena OF. Verkställighet ÄO ansvarar för kommunens äldreomsorg. Området utför bland annat insatser inom tillfälligt boende, särskilt boende, hemtjänst, kontaktperson och anhörigstöd. Under 2015 har arena ÄO bildats som en parallell till arena OF. I intervjuer har framkommit för-hoppningar att detta kan leda till en mer gemensam styrning, utökad samverkan och även ett forum för implementering av exempelvis nya riktlinjer. Västerviks kommun ansvarar för hälso- och sjukvårdsinsatser för personer på äldreboende, för personer med funktionsnedsättning som bor på något av omsorgens boende, för perso-ner som är inskrivna i hemsjukvården och för personer som vistas i kommunens dagverk-samheter. Kommunerna i Kalmar län har tillsammans med landstinget utarbetat rutiner avseende sam-verkan vid in- och utskrivning i slutenvården24. Det finns kommuninterna rutiner för hur verk-samheterna ska arbeta i det verksamhetssystem som kommunen använder i kommunikat-ionen med landstinget25. Rutinerna för inskrivning i hemsjukvården ses för närvarande över

24 Rutinerna utgår från lagen om betalningsansvar och gäller från och med 2012-01-01. 25 Cosmic Link användarhandbok, intern rutin och lathund

Förvalt-ningschef

Individ- och familje-omsorg

Verkställig-het

ÄO/OF

Förvalt-ningsstab

Hälso- och sjukvårdsverk-

samhet

Myndig-

hetsenhet

Vuxenenhet

Familjeen-het

Ensam-kommande flyktingbarn Familjecen-

tralen Familjerätt

Utrednings-enhet

4 områden ÄO

3 områden OF

Sjukskö-terskor

Rehabilite-ring

Korttidsvis-telse /

Växelvård

16

på länsnivå. Flera intervjuade chefer uppger att samverkansrutinerna fungerar väl och att det finns samverkansforum på olika organisatoriska nivåer. Kommunföreträdare möter exempel-vis regelbundet sjukhusledning och primärvård. Den kommunala hälso- och sjukvården samverkar i team med äldreomsorgen. Teamen upp-ges fungera väl. Flera chefer framhåller att bristen på biståndshandläggare har medfört att denna profession inte alltid kunnat delta i teamträffar. Ett socialpsykiatriskt team riktat mot funktionshinder håller på att bildas. Myndighetsenheten ansvarar för all myndighetsutövning, dvs bedömningar och beslut gäl-lande barn- unga samt vuxna. Undantaget är försörjningsstöd, äldre- och funktionsnedsatta. Familjeenheten är kommunens öppenvårdsenhet för barn och unga 0-18 år. Här ges råd, stöd och behandling som riktar sig till barn, ungdomar och deras föräldrar. Riktade insatser finns till våldsutsatta kvinnor, barn som upplevt våld samt våldsutövare. Stöd ges som rådgi-vande service och enligt beslut om bistånd. Här organiseras familjerätt och familjecentralen, ”fält” verksamhet26. Enligt intervjuerna fungerar mottagandet av ensamkommande väl efter omorganisation. Här organiseras också familjecentralen som är en samverkan mellan Lands-tinget i Kalmar län och Västerviks kommun. Beslut fattades om en överenskommelse mellan barnpsykiatrin och socialtjänsten i Kalmar län 201327 som tagits fram i samarbete mellan huvudmännen. Syftet är att tydliggöra sam-verkan och ansvar för barn och unga tom 17 år som är i behov av insatser från båda huvud-männen. Den innehåller rutiner för att upprätta en samordnad individuell plan /(SIP). När huvudmännens insatser inte kunnat anses vara tillräckliga ska en gemensam bedömning göras gällande eventuell placering utanför hemmet. Kostnaden ska delas mellan huvudmän-nen utifrån varje parts ansvar. Överenskommelsen berör även samverkan i samband med utskrivning från BUP slutenvård och samverkan under placering på annan ort. Överenskom-melsen ska utvärderas av den arbetsgrupp som tagit fram den genom att samla in och ana-lysera. Resultatet ska lämnas till den övergripande ledningsgruppen. En utvärderingsblankett ska fyllas i, i samband med placeringar där båda huvudmännen involveras. Vuxenenheten ansvarar för öppenvårdsverksamhet för personer över 18 år med riskbruk, missbruk och beroendeproblematik av alkohol, droger, andra beroendeframkallande preparat samt spel om pengar. Stöd och insatser ges som service och efter biståndbeslut och arbetar även på uppdrag av andra verksamheter med uppsökande, stödjande och kontrollerande verksamhet. Vuxenenheten samverkar med landstinget i frågor rörande beroendeproblema-tik och samsjuklighet. En samverkansöverenskommelse avseende riskbruk, missbruk och beroende finns mellan kommunen och Landstinget i Kalmar län (omfattar primärvården, psykiatrin)28. Syftet är att skapa en sammanhängande vårdkedja, vars vård och insatser har stöd i forskning och erfa-renhet. I denna anges speciella målgrupper, ansvarsområden för respektive ingående hu-vudman och enhet och hur sekretess ska hanteras vid samarbetet. Överenskommelsen visar att en samordnad individuell plan (SIP) ska upprätta för alla som behöver insatser från båda 26 Stående kväll- och nattpass för att vistas bland ungdomar i samverkan med polis, skola, föräldrar, fritidsgårdar m fl 27 Överenskommelse om samverkan mellan barnpsykiatrin i Kalmar län och socialtjänsten i Kalmar

län 2013. Reviderad 2014-11-07. 28 Västerviks kommun, Landstinget i Kalmar Län: Samverkansöverenskommelse avseende riskbruk,

missbruk och beroende mellan Västerviks kommun och Landstinget i Kalmar Län. 2014-04-11.

17

huvudmännen, en blankett finns för denna. Här finns en struktur för kontinuerliga träffar mel-lan huvudmännen för chefsnivå och mötets uppgifter. Vid regelbundna resurskonferenser kan ärenden diskuteras med öppenvårdspsykiatriska avdelningen. Man för fram att samord-nad individuell planering upprättas för samtliga brukare inom Beroendeenheten. Beroendeenheten drivs i samverkan mellan kommun och landsting. Samverkan med landstinget psykiatri fungera väl. Utvecklingsstrategen ingår i regelbundna möten gällande vuxna. Intervjuerna påvisar att ansvarsgränserna internt inom IFO uppfattas som tydliga samt att enhetschefer och medarbetare ser sina uppdrag som tydliga. Bedömning Organisation av nämndens ansvar och uppgifter bedöms som tydligt. Att gränserna internt uppfattas som tydliga liksom de olika rollerna i organisationen bekräftas vid intervjuerna. I granskningen har framkommit att det finns tydliga rutiner för samverkan med landstinget. Det finns rutiner för hur ÄO respektive OF ska samverka med HS. Samverkan beskrivs i hu-vudsak fungera väl även om bristen på biståndsläggare framhålls som en svårighet. Inom missbruks- och beroendevården tydliggörs huvudmännens ansvar och hur samverkans ska ske. Detsamma gäller för samverkan gällande barn och unga som behöver insatser från både socialtjänst och barnpsykiatrin.

2.5 Personal och arbetsmiljö

2.5.1 Rekrytering, kompetens och introduktion I socialnämndens verksamhetsberättelse 2014 konstateras att det är viktigt att de närmaste åren sätta fokus på att behålla och utveckla medarbetare inom myndighetsutövningen. Det-samma gäller inom utredningsenheten för äldre och personer med funktionsnedsättning. I bokslut 2014-12-31 för myndighetsenheten beskrivs en stor rörligheten i personalgruppen vilket ses som allvarlig pga stora svårigheter att rekrytera till dessa uppgifter. Här har funnits vakanta tjänster under året, bemanningsföretag har nyttjats, tjänsten som 1:e socialsekrete-rare har varit vakant under nästan ett års tid pga för få behöriga sökande. Här framgår också att en översyn gjordes inom verksamheten 2013 med anledning av hög personalomsättning i syfte att utveckla arbetssätt och r0075tiner och se hur man på ett bättre sätt kan stimulera och attrahera medarbetare att arbeta kvar och utvecklas på enheten. Detta resulterade i en åtgärdsplan vilket bland annat innebar att introduktionsplanering uppdaterades, att ett håll-bart stöd gällande administrativa uppgifter skapades, att en översyn gjordes av befintliga riktlinjer och rutiner samt nya skapande. Ett arbete inleddes som innebär att tydliggöra med-arbetarnas arbetsuppgifter. Att arbetsbelastningen inom Myndighetsenheten innebär att ärenden inte kan fördelas för handläggning är anmält till KS. Enligt nämnden finns en referensgrupp för arbetet med att bli en attraktiv kommun i syfte att lättare kunna rekrytera.

18

Enligt socialtjänstlagen ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet för utförande av uppgifter inom socialtjänsten29. För myndighetsutövande uppgifter inom barn- och ungdomsvården ska handläggaren avlagt socionomexamen eller annan relevant hög-skoleexamen30. Nämnden ansvarar för att handläggaren har tillräcklig erfarenhet för uppgif-ten. En introduktionsplan/kompetensutveckling finns för nyexaminerad/oerfaren persons anställ-ning på myndighetsenheten. Den visar ansvar och intern utbildning och stöd under anställ-ningens fem första år. Under år fem säger planen att en möjlighet ska ges att läsa magis-terexamen på halv- eller kvartfart eller annan relevant högskoleutbildning. Planen ger inte en detaljerad information om vad som ingår i den interna utbildningen eller vem som är ansva-rig. Vid intervjuerna framkommer en uppfattning om att introduktionsplanen är i behov av uppdatering. Chefer inom ÄO och HS beskriver att det finns en förvaltningsgemensam introduktionsplan. Områden och enheter uppges också ha egna introduktionsplaner. Sjukfrånvaro hos de kommunalt anställda totalt i Västervik uppgick år 2014 till 5.3 %. I kom-muner som enligt Kolada nämns som liknande kommuner 31, uppgick sjukfrånvaron till 5.8 %. Även andelen av total sjukfrånvaro som varit sjukskrivna mer än 59 dagar är lägre i Västervik än i liknande kommuner övergripande (36,0 % mot 43,4 %). I socialnämndens verksamhetsberättelse för 2014 beskrivs att verksamhetsmålet att sjuk-frånvaron inom socialnämnden skulle i % vara lägre än sjukfrånvaron 2013. Målet uppnåd-des inte då den uppgick till 6,35 % mot 2013 då den var 6,32 %. I kommunens årsredovisning 2014 framgår att varje förvaltning har påbörjat utarbetandet av en kompetensförsörjningsplan.

2.5.2 Stöd och handledning till nämndens medarbetare Inom Myndighetsenheten står 1:e socialsekreteraren nära verksamheten för att vara tillgäng-lig för stöd och vägledning i handläggningen. På tjänsten finns inga egna ärenden. Vuxenenhetens och Familjeenhetens enhetschefer men även förvaltningschefen uppfattas ha en roll för stöd och vägledning. All personal på ovanstående tre enheter har extern handledning. Intervjuerna visar att den samordnare som finns närmast verksamheten är ett viktigt stöd. Stöd ges genom kontinuer-liga ärendemöten där även enhetschefen närvarar. Förvaltningens utvecklingsledare beskrivs som tillgänglig för enheterna och som ett stöd med exempelvis uppföljningar, statistik etc. Att chefen som IFO-chef inte är tillsatt ger avtryck i form av bristande samordning. Bedömning

29 Socialtjänstlagen 3 kap 3 § 30 SOSFS 2014:7 Behörighet att utföra vissa arbetsuppgifter i socialtjänstens barn- och ungdomsvård 31 Motala, Falkenberg, Mjölby, Härnösand, Hudiksvall, Söderhamn och Simrishamn – benämnt som ”övergri-pande”

19

Det är tillfredsställande att verksamheten sett över möjligheten och vidtagit åtgärder för att attrahera nya medarbetare och för att behåll och utveckla befintlig personal. Verksamheten uppfyller de kompenskrav för socialsekreterare som Socialstyrelsens ställer. En plan finns för introduktion av nyanställda socialsekreterare. Denna bör utvecklas vad gäl-ler information, kompetensutveckling och ansvar under introduktionstiden. Ett nära stöd finns för IFO:s personal.

2.6 Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga Socialförvaltningens verksamhetsberättelse för 2014 inleds med en omvärldsanalys där kon-stateras att kommunen har en betydligt äldre befolkning än riksgenomsnittet och att detta innebär stora utmaningen framförallt mellan 2020 och 2030. Förberedelser krävs för plane-ring för hemtjänst och särskilt boende vilket innebär att ökade medel måste avsättas. En ökad komplexitet, större behov och mer avancerad medicinteknik och hjälpmedel i hemmet för de alltfler som vill vårdas hemma ställer stora krav på personalen. Gott samarbete, ut-veckling av hemteamen och att hantera svårigheterna att rekrytera sjuksköterskor är en för-utsättning. Här konstateras också att psykisk ohälsa ökar och det går allt längre ned i åldrarna vilket innebär ökade krav på socialtjänstens och på samverkan. Nämnden ser också behov av att utveckla kvalitet och innehåll i verksamheter för unga vuxna med funktionsnedsättning. Av verksamhetsberättelsen framgår att nämnden behöver arbeta strategiskt för att säker-ställa kompetensförsörjningen både på kort och på lång sikt varför utbildning planeras för omsorgspersonal. Utifrån att hemsjukvårdsavtalet ses över kan det bli aktuellt att också se över budget för bemanning och hjälpmedel. Världsläget innefattar oroligheter i olika delar av världen. Detta gör att stora flyktingströmmar har kommit till Sverige under 2014. Fler flyktingar förväntas ge stora utmaningar men också att ensamkommande ungdomar förväntas kunna bidra till kommunens framtid på ett positivt sätt om de får rätt förutsättningar. I bokslut för myndighetsenheten 2014-12-31 nämns att antalet anmälningar och utredningar ökat markant jämfört med föregående år varav den största ökningen är ensamkommande flyktingbarn. Det har inneburit omfattande påfrestningar och svårigheter då alla barn avise-rats till kommunen med ett dygns varsel. Varken personalstyrka eller boendeformer har varit dimensionerade för inflödet vilket medfört att enheten har haft svårigheter att klara av sitt uppdrag på ett tillfredställande sätt. Utifrån detta bedömdes behovet av myndighetsutövning fortsätta att öka, vilket innebar ett behov av en utökad personalstyrka. Mycket tid bedömdes fortsatt att behöva läggas på rekryteringar och introduktioner och tjänster behöver köpas av bemanningsföretag. Nämndens följer resultaten utifrån ”öppna jämförelser” som görs i landet med målet att ha bättre siffror än snittet för riket inom socialtjänstens olika områden. Detta rör bland annat nöjdhet med hemtjänst och avvikelse från standardkostnad gällande äldreomsorg. Nämnden har utifrån kommunens strävan att vara en attraktiv arbetsgivare på prov infört önskad sysselsättning i ett område. Nämnden beskriver att man utifrån sin omvärldsanalys

20

och egna beräkningar har konstaterat att önskad sysselsättning medför kostnader. Detta är därför viktigt att inkludera i kommunens framtida budgetplanering. Nämnden beskriver även att tekniska lösningar som främjar självständighet är en förutsätt-ning för att klara av att bedriva en äldreomsorg av god kvalitet även i framtiden. Nämn-den fortsätter att utreda möjligheterna att införa sådana lösningar. Bedömning

Verksamhetsberättelsen visar att information inhämtas om förändringar i omvärld som kan påverka planering och resursåtgång. Vi kan se att verksamhetsplanering tar fasta på de kon-staterade utmaningarna för att säkerställa en kvalitativ och rättssäker verksamhet. Vi bedömer dock att nämnden i högre utsträckning skulle kunna utnyttja möjligheten till jäm-förelser av resultat och prestationer med andra kommuner för att planera och styra verksam-hetens resursåtgång och ambitionsnivå.

2.7 Tillsynen av externa utförare I kommunallagen 6 kap 7 § framgår att respektive nämnd även för externa utförare ska se till att verksamheten bland annat bedrivs i enlighet med KF:s mål och på ett tillfredsställande sätt. För verksamheter som lagts ut på entreprenad enligt LOV ska kommunen reglera möj-ligheter och insyn i avtal. KF beslutade 2009 att införa lagen om valfrihetssystem (LOV)32 i hemtjänsten och 2010 att införa LOV för daglig verksamhet och för dagverksamhet33. I nuläget finns flera externa utfö-rare inom hemtjänst (både omsorg och service) samt inom daglig verksamhet (två utförare)34. Ett äldreboende i kommunen, Lindögården, bedrivs i privat regi. I socialnämndens reglemente återfinns inga regleringar kring nämndens uppföljningsansvar avseende externa utförare. Enligt dokumentet Kvalitetsdokument och kvalitetsrutiner35 ska samtliga utförare oavsett regi-form följas upp utifrån socialförvaltningens kvalitetskriterier. I uppföljningen ingår bland annat brukarundersökningar, hantering av synpunkter och klagomål, stickprovskontroller och eko-nomisk uppföljning36. Det saknas enligt intervju med kvalitetssamordnare, en dokumenterad process för uppföljningen av externa utförare. Nämnden har inte fattat något beslut kring hur avtalsuppföljningen ska ske. Förvaltningen begär årligen att den externa utföraren (inom LOV) ska redovisa sin verksam-hetsplan och årsredovisning i mallar fastställda av förvaltningen (se bilaga 2 för innehåll i

32 Lagen om valfrihetssystem (2008:962) 33 Beslutet om hemtjänst togs av KF 2009-05-28 och för daglig verksamhet/dagverksamhet 2010-12-20. Daglig verksamhet är en insats enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) (1993:387) och dagverksamhet bedrivs enligt socialtjänstlagen. 34 Enligt Västerviks kommuns hemsida 2016-01-21 35 Fastställdes av nämnden 2011-02-23 och reviderades 2014-02-05. 36 Därtill ingår redovisning från av verksamhetsplan och verksamhetsberättelse, uppgifter från social-tjänstens verksamhetssystem, interna medarbetarenkäter, ekonomisk uppföljning. Verksamheterna ska utforma åtgärdsprogram om det blir negativt resultat på uppföljning.

21

mallarna)37. Nämnden tar del av materialet. Förvaltningen gör ingen samlad analys av upp-följningen. Enligt kvalitetssamordnaren är detta ett utvecklingsområde. Minst två gånger per år träffar medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och utvecklingsle-dare (som tillhör förvaltningsstaben) LOV-utförarna. Uppföljningen dokumenteras i en rapport som delges förvaltningschef och den externa utföraren. Det särskilda boendet Lindögården som drivs av extern utförare följs upp årligen. Uppfölj-ningen dokumenteras i en rapport som delges förvaltningschef och den externa utföraren. Nämnden har tagit del av uppföljningen av Lindögården i den årliga kvalitetsberättelsen38. En uppföljning av daglig verksamhet har genomförts under 201539. Nämnden har hittills inte tagit del av den. Förvaltningen har enligt kvalitetssamordnaren inte genomfört någon uppföljning av hemtjänst sedan LOV infördes i oktober 2010. Orsaken uppges vara tidsbrist. IFO använder vid behov externa utförare. Vid placering i hem inom ramavtal används en mall för placeringsavtal40 som hänvisar till ramavtalets regleringar. Enligt detta säkerställs att en individuell behandlingsplan ska upprättas i samverkan mellan socialsekreteraren, vårdtaga-ren och dennes eventuella nätverk samt vårdgivare, senast inom en månad efter inledd pla-cering. Det ska framgå hur ansvaret för olika insatser fördelas samt de insatser som planeras efter placeringen. Planen ska kontinuerligt följas upp i samverkan och revideras vid behov. Vårdgivaren förbinder sig att verka för att formulerad målsättningen för placeringen uppnås. Den anger uppsägningstid, vad som gäller vid oplanerat avslut och vad som ingår i ersätt-ningen. Nämndens presidium och nämndens övriga intervjuade ledamöter uppger i intervju att frågan om uppföljning har diskuterats under 2015 utan att något beslut har fattats. Avtalen med ex-terna utförare förnyas varje år men har inte omförhandlats sedan 2008. Uppföljningen har inte utvecklats sedan dess uppger presidiet. Presidiet menar också att uppföljningen av ex-terna utförare inte är densamma som för interna utförare. Övriga intervjuade ledamöter be-dömer att uppföljningen av externa utförare inte är tillfredsställande. Bedömning Nämnden har beslutat att samtliga utförare ska följas upp utifrån nämndens kvalitetskriterier. I granskningen har framkommit att nämnden inte har fattat något beslut om hur avtalsupp-följning av externa utförare ska ske. Det saknas dokumenterade rutiner för uppföljning. Nämnden tar årligen del av externa utförares verksamhetsplan och årsredovisning men gör ingen samlad analys. Nämnden har även tagit del av uppföljningen av det särskilda boendet som bedrivs i privat regi. Nämnden har inte följt upp LOV-utförarna inom hemtjänsten. Första uppföljningen av en daglig verksamhet har skett under 2015. Uppföljning av externa utförare beskrivs av såväl nämnd som förvaltning som ett utvecklingsområde. I granskningen har framkommit att avtalen har varit desamma sedan 2008.

37 Ifyllningsbar mall för verksamhetsplan respektive årsredovisning som skickas ut per e-post till ex-terna utförare 38 I kvalitetsberättelsen för 2013 ingår uppföljning som bilaga. 39 Rapporten är benämnd ” Besök/tillsyn av daglig verksamhet Grön Omsorg 2015-03-09”. 40 Placeringsavtal för vuxna missbrukare i hem för vård och boende

22

I granskningen har framkommit att avtalen med enskilda HVB inte följer Socialstyrelsens fö-reskrifter och allmänna råd, exempelvis kring personalens kompetenser eller HVB-hems till-stånd att bedriva verksamheten41.

Utifrån att nämnden dels inte har följt upp utförarna inom hemtjänst och daglig verksamhet, dels inte tillsett att det utarbetats en rutin för uppföljning bedömer vi sammantaget att nämn-den inte fullt ut har säkerställt att uppföljningen av externa utförare överensstämmer med vad som anges i kommunallagen och i nämndens egna styrdokument. Vi bedömer att nämnden bör utveckla sin uppföljning. Västervik 2016-02-09

Lena Brönnert, Maria Carlsrud Felander, Projektledare Projektmedarbetare

41 Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2003:20)

23

3Rekommendationer Under granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden. Vi rekommenderar social-nämnden att:

Tillse att det utarbetas anvisningar för hur verksamheterna ska arbeta med och im-plementera mål och aktiviteter.

Tillse att det finns resurser för att genomföra de så kallade insatsmätningarna i enlig-het med nämndens beslut.

Ett system för kvalitetsledning bör färdigställas och implementeras. Rutiner för introduktion bör utvecklas vad gäller innehåll och ansvar. Utnyttja möjligheten till jämförelser av resultat och prestationer med andra kommuner

i högre utsträckning vid planering och styrning av verksamhetens resursåtgång och ambitionsnivå.

Säkerställa att uppföljningen av externa utförare utvecklas, att processen dokumente-ras och att uppföljningen är ändamålsenlig.

Vid avtalsskrivande med enskilda HVB bör säkerställas att personal som ger vård el-ler behandling ska ha den utbildning och erfarenhet samt personlig lämplighet som krävs för att utföra arbetet i enlighet med den eller de behandlingsmetoder som an-vänds i verksamheten och för att uppfylla verksamhetens mål42. Det bör också säker-ställas att HVB-hemmet har tillstånd att bedriva verksamheten och ansvarar för att aktuella direktiv, förordningar, lagar och andra bestämmelser följs.

42 Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2003:20)

1

Bilaga 1 Intervjupersoner

Socialnämndens ordförande och vice ordförande Representanter för nämndens övriga ledamöter Förvaltningschef Förvaltningsekonom (telefonintervju) Förvaltningscontroller Utvecklingsledare, chef för administratörer Chef för utredningsenheten Kvalitetssamordnare Inom HS:

o HSL-chef o Enhetschef

Inom område ÄO: o 3 biträdande områdeschefer o 2 områdeschefer

Inom område OF: o 2 biträdande områdeschefer o 2 områdeschefer

Inom IFO - Enhetschef Utredningsenheten ÄO/OF - Enhetschef Myndighetsenheten - Enhetschef Familjeenheten - Enhetschef Vuxenenheten

Granskade verksamhetsplaner:

Socialnämndens Detaljbudget/Verksamhetsplan 2016 Område Västervik söder och område söder Områdena Spira, Spektra och Garpe HS Lokal budget 2015 – Familjeenheten Lokal budget 2015 – Myndighet Lokal budget 2015 - Vuxenenheten

Granskade delårsbokslut:

Socialnämndens delårsrapport 2015-10-01 Område Västervik söder och område söder Områdena Spira, Spektra och Garpe HS

Granskade årsbokslut:

Socialnämndens verksamhetsberättelse 2014 Myndighetsenheten, Familjeenheten och Vuxenenheten Område Västervik söder och område söder Områdena Spira, Spektra och Garpe HS

1

Bilaga 2

Innehåll i förvaltningens mallar till LOV-utförare. Av mallen för verksamhetsplan framgår att den externa utföraren årligen bland annat ska redogöra för:

Antal anställda och antal årsarbetare i företaget Antal brukare antal synpunkter/klagomål föregående år inriktningsmål för kommande år bedömning av vilka åtagande och åtgärder som krävs för att nå uppsatta mål kompetensen hos personalen tillsammans med kompetensutvecklingsplan analys över personalinsatserna

Av mallen för årsredovisning framgår att den externa utföraren ska redovisa:

måluppfyllelsen för det aktuella året utfallet av kompetensutvecklingsplanen betydelsefulla händelser som påverkade företaget antal brukare personalkontinuitet hos brukaren statistik kring genomförandeplaner samverkan