12Introduction to MS-Project 2014 KAS - kaswanto's blogkaswanto.staff.ipb.ac.id/files/2014/12/12Project... · 2014-12-03 · Microsoft Project 2007 by Bunin 34 Benefits of Project

1

ARL411 TATA LAKSANA PROFESI ARLARL411 TATA LAKSANA PROFESI ARL

MINGGU XII

Project MANAGEMENTDr. Kaswanto

MINGGU XII

Project MANAGEMENTDr. Kaswanto

Apa yang akan kita capai:Apa yang akan kita capai:

1. Belajar tentang manajemen dan tujuan 1. Belajar tentang manajemen dan tujuan proyek.

2. Belajar terminologi manajemen proyek. 3. Memahami keuntungan manajemen proyek.4. Mempelajari bagaimana MS-Project

d k j k

proyek.2. Belajar terminologi manajemen proyek. 3. Memahami keuntungan manajemen proyek.4. Mempelajari bagaimana MS-Project

d k j kmendukung manajemen proyek.5. Mempelajari setup dasar MS-Project.

mendukung manajemen proyek.5. Mempelajari setup dasar MS-Project.

1MANAJEMEN

1MANAJEMEN

DAN TUJUAN PROYEKDAN TUJUAN PROYEK

12/3/2014 Presentations Created by: C. Hester -Microsoft Project 2007 by Bunin

3

MANAJEMENMANAJEMEN

Proses perencanaan, pengorganisasian, Proses perencanaan, pengorganisasian, p , p g g ,pengarahan, dan pengawasan(pengendalian) terhadap usaha-usahapara anggota organisasi menggunakansumber daya organisasi lainnya agar tercapai tujuan organisasi yang telah

p , p g g ,pengarahan, dan pengawasan(pengendalian) terhadap usaha-usahapara anggota organisasi menggunakansumber daya organisasi lainnya agar tercapai tujuan organisasi yang telahtercapai tujuan organisasi yang telahditetapkan.tercapai tujuan organisasi yang telahditetapkan.

2

Proses untuk memanfaatkan sumber Proses untuk memanfaatkan sumberdaya dan sumber daya lain untukmencapai tujuan tertentu.

Penjabaran dari fungsi-fungsi untukk i i

daya dan sumber daya lain untukmencapai tujuan tertentu.

Penjabaran dari fungsi-fungsi untukk i imerencanakan, mengorganisasi,

memimpin, dan mengendalikan.merencanakan, mengorganisasi, memimpin, dan mengendalikan.

12/3/2014 6Source: Davenport 2002

Suatu proses yang terdiri dari Suatu proses yang terdiri darip y gperencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan yang memanfaatkan ilmu pengetahuan danseni untuk mencapai tujuan yang telahditetapkan

p y gperencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan yang memanfaatkan ilmu pengetahuan danseni untuk mencapai tujuan yang telahditetapkanditetapkan.ditetapkan.

PROYEKPROYEK

Suatu usaha untuk mencapai tujuan Suatu usaha untuk mencapai tujuanp jtertentu yang dibatasi oleh waktu dansumber daya yang tersedia.

Proyek konstruksi adalah suatu upayauntuk mencapai suatu hasil dalambentuk bangunan/infrastruktur

p jtertentu yang dibatasi oleh waktu dansumber daya yang tersedia.

Proyek konstruksi adalah suatu upayauntuk mencapai suatu hasil dalambentuk bangunan/infrastrukturbentuk bangunan/infrastruktur.

bentuk bangunan/infrastruktur.

3

Kriteria Proyek KonstruksiKriteria Proyek Konstruksi

Dimulai dari awal proyek (awal Dimulai dari awal proyek (awal p y (rangkaian kegiatan) dan diakhiri dengan akhir proyek (akhir rangkaian kegiatan), serta mempunyai waktu yang terbatas.

p y (rangkaian kegiatan) dan diakhiri dengan akhir proyek (akhir rangkaian kegiatan), serta mempunyai waktu yang terbatas.

Awal Proyek

AkhirProyekDurasi/waktu

Rangkaian kegiatan proyek itu hanya Rangkaian kegiatan proyek itu hanyag g p y ysatu kali sehingga menghasilkanproduk yang bersifat unik.

Keunikan ini sangat memerlukankehati-hatian sehingga perluperencanaan yang matang

g g p y ysatu kali sehingga menghasilkanproduk yang bersifat unik.

Keunikan ini sangat memerlukankehati-hatian sehingga perluperencanaan yang matangperencanaan yang matang.perencanaan yang matang.

Manajemen Proyek adalahManajemen Proyek adalah

MANAJEMEN PROYEKMANAJEMEN PROYEK

j yPenerapan fungsi-fungsi manajemensecara sistematis pada suatu proyekmengunakan sumber daya secaraefektif dan efisien agar tujuan proyektercapai secara lebih optimal

j yPenerapan fungsi-fungsi manajemensecara sistematis pada suatu proyekmengunakan sumber daya secaraefektif dan efisien agar tujuan proyektercapai secara lebih optimaltercapai secara lebih optimal.

Salah satu fungsi manajemen Proyek adalah PENGENDALIAN.

tercapai secara lebih optimal.

Salah satu fungsi manajemen Proyek adalah PENGENDALIAN.

TAHAPAN PENYUSUNAN PERENCANAANTAHAPAN PENYUSUNAN PERENCANAAN

TAHAPAN PROYEKTAHAPAN PROYEK

1. TAHAPAN PENYUSUNAN PERENCANAAN PROYEK

Penetapan tanggal dimulai dan akhir sebuah proyek. Penyusunan jenis-jenis pekerjaan yang ada. Penetapan waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan setiap jenis pekerjaan

1. TAHAPAN PENYUSUNAN PERENCANAAN PROYEK

Penetapan tanggal dimulai dan akhir sebuah proyek. Penyusunan jenis-jenis pekerjaan yang ada. Penetapan waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan setiap jenis pekerjaany p j p j Penetapan korelasi antara suatu pekerjaan dengan

pekerjaan yang lain

y p j p j Penetapan korelasi antara suatu pekerjaan dengan

pekerjaan yang lain

4

Membuat perencanaan sumber daya yang ada pada Membuat perencanaan sumber daya yang ada pada Membuat perencanaan sumber daya yang ada pada proyek

Menyusun data dari sumber daya yang ada berdasarkan pada jenis-jenis pekerjaan.

Menentukan kalender kerja untuk menyusun hari kerja dan jam kerja dari proyek

Membuat perencanaan sumber daya yang ada pada proyek

Menyusun data dari sumber daya yang ada berdasarkan pada jenis-jenis pekerjaan.

Menentukan kalender kerja untuk menyusun hari kerja dan jam kerja dari proyek

Memasukkan data dan biaya yang diperlukan Melakukan pemeriksaan apabila ada jadwal

penggunaan sumberdaya yang overlapping atau berbenturan dengan cara melakukan leveling.

Memasukkan data dan biaya yang diperlukan Melakukan pemeriksaan apabila ada jadwal

penggunaan sumberdaya yang overlapping atau berbenturan dengan cara melakukan leveling.

2. TAHAPAN PENGAWASAN PROYEK2. TAHAPAN PENGAWASAN PROYEKPada tahap ini, Anda sebagai penanggungjawab proyek akan mengendalikan jalannyaproyek.

3 TAHAPAN LAPORAN PROYEK

Pada tahap ini, Anda sebagai penanggungjawab proyek akan mengendalikan jalannyaproyek.

3 TAHAPAN LAPORAN PROYEK3. TAHAPAN LAPORAN PROYEKPada tahap ini akan didapatkan output yang menunjukkan posisi proyek pada saatlaporan dibuat.

3. TAHAPAN LAPORAN PROYEKPada tahap ini akan didapatkan output yang menunjukkan posisi proyek pada saatlaporan dibuat.

1 GANTT TABLE1 GANTT TABLE

PENGENDALIAN PROYEKPENGENDALIAN PROYEK

1. GANTT TABLE Ditemukan H.L. Gantt 1917

Diagram ini paling banyak digunakanpada penjadwalan proyek konstruksikarena kemudahannya

1. GANTT TABLE Ditemukan H.L. Gantt 1917

Diagram ini paling banyak digunakanpada penjadwalan proyek konstruksikarena kemudahannyakarena kemudahannya.karena kemudahannya.

On the Picture Tools | Format tab, you can create your own frames and make picture corrections such as adjusting

contrast and brightness or cropping the picture for just the right look.


16

5

2 PERT2 PERT2. PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Dikembangkan oleh Tim Angkatan Laut Amerika. Digunakan untuk menghadapi situasi dengan kadar

ketidakpastian yang tinggi pada aspek kurun waktu

2. PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Dikembangkan oleh Tim Angkatan Laut Amerika. Digunakan untuk menghadapi situasi dengan kadar

ketidakpastian yang tinggi pada aspek kurun waktuketidakpastian yang tinggi pada aspek kurun waktukegiatan.

PERT juga menggunakan pendekatan yang menganggap bahwa kurun waktu kegiatan tergantungpada banyak faktor dan variasi.

ketidakpastian yang tinggi pada aspek kurun waktukegiatan.

PERT juga menggunakan pendekatan yang menganggap bahwa kurun waktu kegiatan tergantungpada banyak faktor dan variasi.

3 CPM (Critical Path Method)3 CPM (Critical Path Method)3. CPM (Critical Path Method)

Teknik perencanaan dengan analisisjaringan (network) berdasarkan logikaketergantungan antar aktivitas yang adad l k

3. CPM (Critical Path Method)

Teknik perencanaan dengan analisisjaringan (network) berdasarkan logikaketergantungan antar aktivitas yang adad l kdalam proyek.dalam proyek.

Pada CPM dapat terjawab hal-hal yang belum digunakan pada bagan balok,

seperti : berapa lama perkiraan kurun waktupenyelesaian proyek, kegiatan mana yang bersifat kritis, dan jika terjadi keterlambatanbagaimana pengaruhnya terhadap kegiatan

Pada CPM dapat terjawab hal-hal yang belum digunakan pada bagan balok,

seperti : berapa lama perkiraan kurun waktupenyelesaian proyek, kegiatan mana yang bersifat kritis, dan jika terjadi keterlambatanbagaimana pengaruhnya terhadap kegiatanbagaimana pengaruhnya terhadap kegiatanyang lain.bagaimana pengaruhnya terhadap kegiatanyang lain.


20

6


21 12/3/2014 22

PROJECT MANAGEMENT PROCESS GROUPS

PROJECT MANAGEMENT PROCESS GROUPS

12/3/2014 23

Project Management Process GroupsProject Management Process Groups

7

1. Initiating1. Initiating

Setting the project goal Setting the project goalg p j g Identifying start or finish dates Identifying the project manager Identifying project budget and quality

considerations

g p j g Identifying start or finish dates Identifying the project manager Identifying project budget and quality

considerations

Project Information Dialog BoxProject Information Dialog Box

2. Planning2. Planning

Entering project tasks, durations and Entering project tasks, durations and g p j ,relationship

Identifying project subdivisions and milestones

Documenting resources

g p j ,relationship

Identifying project subdivisions and milestones

Documenting resources Entering restrictions Assigning (menetapkan) Resources to

tasks

Entering restrictions Assigning (menetapkan) Resources to

tasks

3. Executing3. Executing

Producing work results Producing work resultsg Requesting changes Recommending improvements Creating project records, reports, and

presentations

g Requesting changes Recommending improvements Creating project records, reports, and

presentations

8

4. Controlling4. Controlling

Updating project start, finish and Updating project start, finish and p g p j ,resources usage

Managing resources and tasks conflict Meet management timing, resource,

and cost objectives

p g p j ,resources usage

Managing resources and tasks conflict Meet management timing, resource,

and cost objectives Changing project to meet new or

unexpected demands Changing project to meet new or

unexpected demands

5. Closing 5. Closing

Entering the final status of the finished Entering the final status of the finished gproject, including task date, resource, and cost information.

Printing the final reports used to analyze the performance of the project.

gproject, including task date, resource, and cost information.

Printing the final reports used to analyze the performance of the project.


30

2TERMINOLOGI

2TERMINOLOGI

MANAJEMEN PROYEK MANAJEMEN PROYEK


31

Project Management TerminologyProject Management Terminology

Understanding key project terminology is fundamental to your

success as a project manager.

Understanding key project terminology is fundamental to your

success as a project manager.

9

Project Management TerminologyProject Management Terminology

Task Task Duration Resources Project Manager Scope

Duration Resources Project Manager ScopeScope Quality Risk

Scope Quality Risk

3BENEFIT

3BENEFIT

MANAJEMEN PROYEKMANAJEMEN PROYEK


34

Benefits of Project ManagementBenefits of Project Management

1. Pemahaman yang lebih baik terhadap tujuan 1. Pemahaman yang lebih baik terhadap tujuan y g p jproyek secara keseluruhan

2. Cara singkat dan lebih terorganisasi dalam mengelola suatu proyek

3. Informasi status proyek yang lebih akurat dan dipercaya

y g p jproyek secara keseluruhan

2. Cara singkat dan lebih terorganisasi dalam mengelola suatu proyek

3. Informasi status proyek yang lebih akurat dan dipercayap y

4. Penggunaan sumberdaya proyek yang lebih efisien

5. Komunikasi yang lebih baik

p y4. Penggunaan sumberdaya proyek yang lebih

efisien5. Komunikasi yang lebih baik

Benefits of Project ManagementBenefits of Project Management

5. Respon yang lebih cepat terhadap tujuan proyek 5. Respon yang lebih cepat terhadap tujuan proyek yang konflik

6. Kesadaran yang lebih besar terhadap kemajuan proyek

7. Penyelesaian proyek yang lebih cepat8. Biaya proyek yang lebih murah

yang konflik6. Kesadaran yang lebih besar terhadap kemajuan

proyek7. Penyelesaian proyek yang lebih cepat8. Biaya proyek yang lebih murah8 y p y y g9. Kegagalan Proyek yang lebih sedikit8 y p y y g9. Kegagalan Proyek yang lebih sedikit

10

4MS PROJECT

4MS PROJECT

MANAGEMENT TOOLSMANAGEMENT TOOLS


37

Introduction to

Microsoft Project : Planning a Project

Introduction to

Microsoft Project : Planning a Project

Microsoft Project ToolsMicrosoft Project Tools

Basic Gantt Chart Basic Gantt Chart


Basic Network Diagram Basic Network Diagramgg

11


Project Guide Project Guidejj

Getting Started with Project 2007Getting Started with Project 2007

Getting Around Getting Around Default Settings – Gantt Chart View Microsoft Project 2007 Screen

Project Guide Title Bar Menu Bar

T lb

Default Settings – Gantt Chart View Microsoft Project 2007 Screen

Project Guide Title Bar Menu Bar

T lb Toolbars View Bar Entry Table and Entry Bar

Toolbars View Bar Entry Table and Entry Bar

Elements of the Project WindowElements of the Project Window Microsoft Project 2007 OverviewMicrosoft Project 2007 Overview

Entering Tasks Entering Tasks Gantt Chart Timescale

A major scale (the upper scale) A minor scale (the lower scale)

Closing a project fileO i i ti j t

Gantt Chart Timescale

A major scale (the upper scale) A minor scale (the lower scale)

Closing a project fileO i i ti j t Opening an existing project

Exiting Microsoft Project 2007 Saving a project with a new name

Opening an existing project Exiting Microsoft Project 2007 Saving a project with a new name

12

Task Information Dialog BoxTask Information Dialog Box TimescaleTimescale

Microsoft Project ViewsMicrosoft Project Views

Gantt Chart Gantt Chart Gantt Chart Calendar View Network Diagram Relationship Diagram

Task Sched le

Gantt Chart Calendar View Network Diagram Relationship Diagram

Task Sched le Task Schedule Split Window Task Schedule Split Window

Calendar ViewCalendar View

13

Network Diagram ViewNetwork Diagram View Relationship Diagram ViewRelationship Diagram View

Task Schedule ViewTask Schedule View Task Form ViewTask Form View

14

Split Window ViewSplit Window ViewCommon Project Views (Task Views)Common Project Views (Task Views)

Microsoft ProjectMicrosoft Project

Z i I d Z i O tZ i I d Z i O t Zooming In and Zooming Out

Modifying the Timescale

Printing a View

Zooming In and Zooming Out

Modifying the Timescale

Printing a View

Getting HelpGetting Help

Successful PrintingSuccessful Printing

The key aspects of successful printing: The key aspects of successful printing:y p p g Zooming to an acceptable magnification level Print previewing your work Using the page setup dialog box to make

changes

y p p g Zooming to an acceptable magnification level Print previewing your work Using the page setup dialog box to make

changes

15

Gantt Chart in Print PreviewGantt Chart in Print Preview Page SetupPage Setup


Gantt Chart and Network Diagram Gantt Chart and Network Diagram Ga a a d o ag aadalah dua alat pengelolaan proyek yang penting dalam MS-Project.

Project Guide dapat membantu anda

Ga a a d o ag aadalah dua alat pengelolaan proyek yang penting dalam MS-Project.

Project Guide dapat membantu anda dalam mengikuti proses pengelolaan proyekdalam mengikuti proses pengelolaan proyek

5SET UP DASAR

5SET UP DASAR MS PROJECTMS PROJECT


60

16

A-B dalam MS ProjectA-B dalam MS Project

Dalam MS Project ini dikenal adanya 4 hubungant itDalam MS Project ini dikenal adanya 4 hubungant ittugas, yaitu:a. FS = Finish to Start, pekerjaan B baru dapat

dimulai setelah pekerjaan A selesai (jika urutan pekerjaannya A –B)

b. FF = Finish to Finish, pekerjaan A dan B harus selesai bersamaan.

tugas, yaitu:a. FS = Finish to Start, pekerjaan B baru dapat

dimulai setelah pekerjaan A selesai (jika urutan pekerjaannya A –B)

b. FF = Finish to Finish, pekerjaan A dan B harus selesai bersamaan.

c. SS = Start to Start, pekerjaan A dan B dimulaisecara bersamaan.

d. SF = Start to Finish, pekerjaan A baru dapatdiakhiri jika pekerjaan B sudah dimulai.

c. SS = Start to Start, pekerjaan A dan B dimulaisecara bersamaan.

d. SF = Start to Finish, pekerjaan A baru dapatdiakhiri jika pekerjaan B sudah dimulai.


61 12/3/2014 62

Project Management Website ResourcesProject Management Website Resources

Microsoft Project Assistance www.microsoft.com/project Microsoft Project Assistance www.microsoft.com/project An excellent reference for learning more about project

management is the Project Management Institute www.pmi.org

The PMFORUM provides instant access to world-wide project management information www.pmforum.org

The Association for Project Management – United

An excellent reference for learning more about project management is the Project Management Institute www.pmi.org

The PMFORUM provides instant access to world-wide project management information www.pmforum.org

The Association for Project Management – United Kingdom www.apm.org.uk

Projectmanagement.comwww.projectmanagement.com/home

The Project Manager’s Homepage www.allpm.com

Kingdom www.apm.org.uk Projectmanagement.com

www.projectmanagement.com/home The Project Manager’s Homepage www.allpm.com

TUGAS INDIVIDUTUGAS INDIVIDU

Kemukakan pemahaman Anda mengenai:Kemukakan pemahaman Anda mengenai:1. Apa itu Manajemen proyek?

2. Apa saja manfaat MS Project?

Blog:

1. Apa itu Manajemen proyek?

2. Apa saja manfaat MS Project?

Blog:Blog: kaswanto.staff.ipb.ac.idDL 9 Desember 2014 07.00 WIB

Blog: kaswanto.staff.ipb.ac.idDL 9 Desember 2014 07.00 WIB

12/3/2014 64

17

SELAMAT BEKERJA

TERIMA KASIH

SELAMAT BEKERJA

TERIMA KASIH


65

Documents

12Introduction to MS-Project 2014 KAS - kaswanto's blogkaswanto.staff.ipb.ac.id/files/2014/12/12Project... · 2014-12-03 · Microsoft Project 2007 by Bunin 34 Benefits of Project