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NANTES,NANTES, Le 7 Juillet 2009
10èmes Rencontres Mondiales
du Logiciel Libre
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Les principes généraux :
enjeux,
approche partenariale...
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Des enjeux financiers et qualitatifs
les coûts de papier, d’édition et de stockage
Les bulletins de paye pour les ordonnateurs : 1,6 M d’agents territoriaux + 750 000 agents Hospitaliers = 58 M de bulletins à 0,3 € TCC = 17 M €
Le coût de loyer des « archives » : Chambres régionales des Comptes : 200 à 300 € de loyer annuel la tonne => 1,2 à 1,8 M€/an
Dématérialiser = des sources de gains partagés
les délais d’exécution
la qualité du service
les manipulations & accès aux documents
les risques de perte de PJ
Des gains potentiels non négligeables
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Un plan d’action en PARTENARIAT
La structure nationale
partenariale, réunie
périodiquement,
valide les orientations,
les solutions cadres, etc...
Charte nationale
partenariale
07.12.2004
Cadre
National
d’Acceptation
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Les cadres nationaux de dématérialisation
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LA DEMATERIALISATION DES PIECES JUSTIFICATIVES EST LARGEMENT ENGAGEE,
avec ou sans Hélios, avec déjà près de 4300 conventions signées à ce jour, soit plus de 90 millions
de feuilles dématérialisées
LA DEMATERIALISATION DES TITRES, MANDATS ET BORDEREAUX A DEMARRE EN 2008
avec Hélios
La Dématérialisation, sans et avec Hélios
Une mise en œuvre immédiate
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Un cadre national conventionnel
Les conventions validées par la Structure nationale partenariale :
Convention cadre des états justificatifs de paye du 21.01.2005, dernièrement actualisée le 20 février 2008
Convention cadre des pièces de passation des marchés publics du 20.07.2005, actualisée le 26.06.2008
Convention cadre relative aux mandats, titres et bordereaux du 16.12.2005
Convention relative à l’intervention sociale du 21.05.2008
Convention relative aux factures et autres pièces d’exécution du 27 juin 2007
Convention relative aux délibérations et arrêtés du 28.09.2007
Les travaux en cours :
Dématérialisation des documents budgétaires, du compte de gestion étendu sur chiffres...
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Les conventions recensées au 18 juin 2009
PayeTitres de recettes
Mandats et bordx
PJ passation
MP
Etats versement
d'aide sociale et
autres aides
Quittancement HLM
et rôle
Délibérations et
arrêtés
Factures-PJ
execution MP-Carte
achat
Total
avt 2001 4 26 0 0 0 1 0 0 31
2001 2 11 0 0 0 0 0 0 13
2002 0 21 0 0 0 0 0 0 21
2003 6 59 0 0 0 0 0 1 66
2004 28 66 0 0 0 4 0 1 99
2005 54 48 1 1 0 5 0 0 109
2006 482 23 0 27 2 1 0 2 537
2007 1600 15 1 13 0 1 3 4 1637
2008 1104 52 27 33 3 4 70 3 1296
2009 357 11 11 16 0 0 44 13 452
3637 332 40 90 5 16 117 24 4261
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La dématérialisation de la paye
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La paye déjà largement dématérialisée
Objectif : les bulletins de paye ou journaux de paye « papier » transmis au comptable de la
DGFiP
Un cadre finalisé pour les CEPL
La solution privilégiée : l’échange d’un fichier mensuel des données de paye normalisées selon un schéma
XML
Une édition XML disponible et validée par le Pôle national de dématérialisation pour la grande
majorité des progiciels RH du marché
Un outil d ’exploitation commun de ces données (XéMéLios) gratuit et libre de droits
Une fiche pratique publiée sur Bercy Colloc
Une dématérialisation en rythme de croisière :
Près de 3700 collectivités/établissements déjà engagés depuis 2005
* L’exemple : en Martinique, 100% des communes ont dématérialisé la payeL’exemple : en Martinique, 100% des communes ont dématérialisé la paye
La possibilité de rattacher techniquement les arrêtés RH liés aux événements de paye
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La dématérialisation des factures
et
des pièces d’exécution des marchés
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La dématérialisation des factures et pièces d ’exécution
Une convention nationale finalisée le 27 Juin 2007 relative aux factures de dépense et pièces
d’exécution des marchés
La convention fait suite à la convention relative aux pièces de passation et permet une approche globale de la dématérialisation d’un marché public (de la passation au solde)
La convention favorise les données électroniques d’origine et des solutions adaptées à chaque fournisseur :
la facture électronique « de données » (formats EDI/XML), nécessitant la signature d ’un contrat d’interchange entre le fournisseur et la CEPL, solution particulièrement adaptée aux grands fournisseurs
la facture électronique « document » sécurisée, nécessitant une signature électronique du fournisseur et ne nécessitant pas la signature d’un contrat d’interchange, adaptée aux autres fournisseurs
la possibilité de transmettre des factures numérisées lorsque les mandats sont dématérialisés avec le PES V2, intéressante pour les petits fournisseurs
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La dématérialisation des factures et pièces d’exécution
Focus sur la dématérialisation du relevé de carte achat
Le relevé de carte d’achat repose :
sur l’échange de données au format XML de facture simplifiée,
les données sont ensuite exploitées par l ’outil XéMéLios
➪ Une démarche pilote avec 2 collectivités : la Ville de Courbevoie avec Amex et
Lille-Métropole avec BNP-Paribas
➪ D’autres projets en cours : le CG92, la ville de Paris
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La dématérialisation des
Interventions sociales
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Les interventions sociales La SNP a validé une convention nationale de dématérialisation des interventions sociales et diverses le 21 Mai 2008
Le cadre de la convention nationale de dématérialisation des interventions sociales et diverses concerne toutes les collectivités qui réalisent des interventions sociales
➪ La Convention nationale couvre l’aide sociale obligatoire ET facultative
Une dématérialisation qui porte sur :
les états de versement de l’ensemble des dépenses relatives à l’intervention sociale
les décisions attributives, lorsque la réglementation le prévoit, si l’ordonnateur le souhaite et en a la possibilité
Une dématérialisation proche de celle de la paye
Un schéma XML de l’état de versement périodique de 3 dépenses
Une exploitation des données
=> une extension de XéMéLios disponible
Plusieurs collectivités déjà engagées dans la démarche : le CG78, le CG 64 et le CG10, ainsi que le Centre d’Action Sociale de la Ville de Paris
Un schéma également mobilisable pour l’aide à l’apprentissage des Conseils Régionaux
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La dématérialisation du Quittancement des OPH
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La dématérialisation du Quittancement OPH
Les partenaires ont souhaité la définition d’un schéma XML de facture simplifiée PES avec une extension de l ’outil XéMéLios pour l ’exploitation des données transmises
La mise en œuvre de la dématérialisation du quittancement des HLM au format XML est possible dès 2008:
Un éditeur validé : SYLOGIS
Deux offices Publics de l’Habitat « pilotes »
• OPIEVOY
• OPHLM Bagnolet
L’exploitation des données grâce à l’outil XéMéLios
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Présentation de l’outil XéMéLios
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• Objet : L’Exploitation et l ’analyse des documents transmis
Recherches multicritères, tris, visualisation et exports vers les outils bureautiques.
Analyse des flux pour s'assurer de la conformité technique du fichier.
• Paramétrable et extensible
Visualisation et exploitation des états de paye, des états de versements d’aide sociale, des bordereaux de quittancement, des relevés de carte d’achat, des titres, mandats et bordereaux, les documents budgétaires.
LES NOUVEAUTES DE LA VERSION 4.0.0. DISPONIBLE DEPUIS JUIN 2009: la signature électronique (vérification et création), les comptes de gestion, les états de restes à recouvrer, etc…
• Un outil partagé : XéMéLios est un logiciel « libre »
Les sources sont publiées officiellement sur Internet (Addulact, Bercy Colloc)
Chaque partenaire est susceptible de réaliser des évolutions.
• Un outil disponible sur les sites Internet
Internet : https://adullact.net/projects/xemelios/
Internet BERCY COLLOC http://www.colloc.minefi.gouv.fr/
Guide utilisateur : http://xemelios.adullact.net/user-guide/
Fichiers exemples : https://adullact.net/projects/xemelios/
L’outil d’exploitation XéMéLios en bref
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De nombreux critères de recherches... ...Pour de nombreuses possibilités de résultats
XEMELIOS , outil de consultations et recherches
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Exports vers les outils bureautiques,
convertisseur d’impression PDF...
(document : objet PES)
La possibilité de retraiter les données
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La dématérialisation de deuxième génération avec le
PESV2 d’Hélios
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Hélios, le nouveau progiciel comptable
• Hélios est le nouveau progiciel de gestion des comptabilités des collectivités locales
au sein de la DGFIP
Il remplace progressivement toutes les anciennes applications de gestion comptables et financières de
la DGFIP dans le SPL
• Le progiciel Hélios se déploie progressivement dans le réseau de la DGFIP
2314 postes comptables
149 498 Budgets Collectivités
• Le passage à Hélios ne génère pas de changement direct pour la collectivité, mais…
Hélios permet d’accéder à de nouveaux services (Extranet Hélios, Passerelle)
Hélios permet d’utiliser un nouveau protocole, le PES, utile pour la dématérialisation sur la base du
volontariat
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Le PES et ses enjeux
• Un nouveau protocole XML pour l’ensemble du secteur public local
• Une dématérialisation à valeur probante de bout en bout entre l’ordonnateur et le comptable
➩ La solution unique de dématérialisation XML des titres de recette, mandats de dépense et bordereaux signés électroniquement
• Des flux enrichis avec la prise en compte des pièces justificatives➩ Une meilleure qualité d’information en comparaison aux protocoles
actuellement utilisés
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Ce qui se passe aujourd’hui...
2 flux parallèles :
Progiciel CL
Collectivité
L’ordonnateur
Comptable
Trésorerie
Vos données de prise en charge : INDIGO
Vos Pièces « papier » : titres, mandats, bordereaux
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...Et demain
Progiciel CL
Collectivité
L’ordonnateur Comptable
Trésorerie
Vos données de prise en charge : PES V2
Plus de Pièces « papier »
Un seul flux : les données remplacent le papier
HELIOSv2
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Les Modalités de transmission PES
• Une concertation large réalisée dans le cadre de SNP depuis le 16 juin 2006 : un
arrêté « dématérialisation » formalisé le 27 juin 2007
Suite aux discussions en cours avec les associations d’ordonnateurs, la DGME et la Cour des
Comptes, avec un cahier des charges d’homologation
• La proposition de 2 modalités de transmission au choix des CEPL
L’utilisation de tiers de transmission homologués,
selon les mêmes principes que le projet ACTES
Le maintien d’une prestation gratuite simplifiée :
la passerelle Web de transmission sécurisée (Portail SSL)
• La confection d’un CD Rom pour transmettre les pièces dématérialisées à la CRC
au titre du compte de gestion
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Un accès simplifié par Internet (passerelle de transmission) GRATUIT
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Déploiement du PES : calendrier
Généralisation progressive de la mise en œuvre du PES fondée sur le volontariat. Objectif: permettre à 200 collectivités supplémentaires d ’entrer dans le processus
✔ Extension aux CEPL volontaires Objectif de 1 à 2 collectivités par département 2 conditions :
* Principe du volontariat (propositions par les TG au Pôle)* Migration du poste comptable sous Hélios
✔ Pilotage par le Pôle Dématérialisation : * Une centaine de CEPL inscrites dans le processus
✔ Validation du PES pour une dizaine de CEPL expérimentatrices et leurs éditeurs✔ Extension du périmètre initial✔ Ouverture des travaux à des collectivités dites « sites pilotes »
2007
2008
2009
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Validation PES : Couverture 2008 et prévisions 2009
• Une bonne couverture du territoire en 2008
Avec la vague 3, 75% du territoire est engagé dans le processus PESV2
(110 CEPL)
• Objectif 2009 : extension du périmètre de déploiement
A date, 7 nouveaux départements soit 1 pourcentage prévu de
82%
Candidature ultérieure
Sans candidat
1 candidat
2 candidats ou +
Passage en prod. effectif
Mayotte
Guyane
Martinique
Guadeloupe
Réunion
Mayotte
Guyane
Martinique
Guadeloupe
Réunion
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En résumé...
Les points à retenir
La dématérialisation dans le secteur public local s’organise selon une approche
partenariale et dans le respect du volontariat.
La démarche de dématérialisation des PJ est déjà largement engagée avec environ
4300 conventions signées.
L’outil XéMéLios, gratuit et libre de droits, offre un fort potentiel de valeur ajoutée
pour tous les partenaires de la chaîne comptable et financière.
La dématérialisation de deuxième génération est en cours avec la mise en place
progressive du PES d’Hélios depuis début 2008.
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MERCI DE VOTRE ATTENTION...
VOS CONTACTS
✔ Votre comptable public : pour tout projet de dématérialisation, c’est
l’interlocuteur privilégié
✔ Le correspondant dématérialisation : dans chaque département, il pilote les
projets de dématérialisation
✔ Le Pôle national de dématérialisation
➪ Informations disponibles également sur le site http://www.colloc.bercy.gouv.fr/
colo_struct_fina_loca/dema.html
