ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN DAN STRUKTUR ORGANISASI A.
ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN 1. Pengertian Administrasi Ketatausahan
The Liang Gie (1998;16) merumuskan pengertian tatausaha sebagai
segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,
mengganda, menggirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap organisasi. Dalam buku dasar-dasar
administrasi pendidikan yang di susun oleh staf pengajar FIP IKIP
Padang (1986;61) dikemukakan bahwa administrasi ketatausahaan
meliputi segenap kegiatan mulai dari pembuatan, pengelolaan,
penataan sampai dengan penyimpanan semua bahan keterangan yang
diperlukan oleh organisasi Berdasarkan pengertian ketatausahan
meliputi: Menghimpun segala keterangan yang di perlukan. Mencatat
berbagai keterangan baik dalam bentuk tulisan ataupun dalam audio
diatas, bahwa pola perbuatan dalam kegiatan
visual secara manual maupun elektronik sehingga dapat dibaca,
dikirim, dan disimpan. Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang
telah dihimpun untuk dapat
ddisajikan sebagai informasi.
2. Kegiatan administrasi ketatausahaan Dikemukakan oleh The
Liang Gie (1998) kegiatan tatausaha mempunyai peranan pokok, yaitu:
Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai
tujuan
organisasi
David Sigalingging, SPd [email protected]
http://davidsigalingging.wordpress.com
Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi untuk
membuat
keputusan atau melakukan tindakan yang tepat Membantu kelancaran
perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan
Implikasi peranan kegiatan ketatausahan dalam dunia
pendidikan
3. Pelayanan Kantor Eksistensi kantor atau organisasi baik
organisasi produk maupun jasa ditentukan oleh kualitas layanan.
Konsep layanan, dapat dikategorikan atas layanan intern dan layanan
ekstern. Layanan intern adalah layanan yang diberikan oleh personil
organisasi kepada personil lainnya, seperti: siswa dilayani oleh
guru dalam kegiatan belajar mengajar dan guru dilayani oleh
bendahara sekolah dalam hal penggajian. Layanan ekstern adalah
layanan terhadap masyarakat atau oaring yang tidak termasuk angota
organisasi. Layanan dapat dilakukan secara langsung melalui tatap
muka atau melalui suatu alat komunikasi. Beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam pelayanan secara langsung adalah: Menghormati
pelanggan Mengetahui maksud pelayanan Menyenangkan pelanggan
Menghindari berbisik atau bersenda gurau dengan personil lain
sehingga dapat
menimbulkan rasa kurang menyenangkan bagi pelanggan Hindarkan
sikap yang menunjukkan pemberian prioritas kepada pelangan
tertentu Lupakan persoalan pribadi pada saat melayani pelanggan
sehingga dapat terciptaDavid Sigalingging, SPd [email protected]
http://davidsigalingging.wordpress.com
suasana yang ramah
Gunakan pakaian yang rapi
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam layanan melalui alat
komunikasi adalah: Segeralah mengangkat gang telepon bila telepon
berdering Siapkan peralatan untuk mencatat pesan Nyatakan nama
kantor atau unit setelah mengangkat gang telepon atau telepon
tersambung Sebutlah nama penerima telepon untuk lanjutan
pembicaraan Berusahalah mengidentifikasi penelepon bila penelepon
tidak menyatakan
identitasnya Pastikan alamat yang ingin dituju oleh penelepon
Mintalah persetujuan pimpinan bila penelepon tidak menggemukakan
masalah
yang ingin disampaikannya dan ingin berbicara dengan pimpinan
Beri keterangan dengan alasan yang tidak rinci bila pimpinan tidak
bersedia
menerima telepon atau sedang tidak berada dikantor Pastikan
bahwa nama atau istilah ditulis dengan tepat
4. Pengelolaan surat a. Jenis surat : dibedakan atas 14 jenis;
Surat dinas, Nota dinas, Memo, Surat pengantar, Surat kawat, Surat
keputusan, Surat edaran, Surat undangan, Surat tugas, Surat kuasa,
Surat pengumuman, Surat pernyataan, Surat keterangan,Berita acara
b. Sifat dan derajat surat :Surat sangat sahasia, Surat rahasia,
Surat terbatas, Surat biasa. Derajat surat dikelompokkan atas tiga
derajat; kilat, segera, biasa.David Sigalingging, SPd
[email protected] http://davidsigalingging.wordpress.com
c. Pencantuman alamat surat: Alamat surat dicantumkan pada
sampul surat dan kepala surat d. Kode surat: Kode jabatan, Kode
unit, Kode Perihal e. Pemakaian Singkatan: Singkatan penggunaan dan
penulisannya dalam
penandatanganan surat adalah a.n. (atas nama) dipergunakan jika
yang berwenang menadatangani surat menguasakan penandatanganan
surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, dll f. Cap Jabatan dan
Cap DinasCap jabatan merupakan cap atau stempel yang dipergunakan
oleh pejabat tertentu sedangkan cap dinas merupakan cap atau
stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat g. Prosedur Pengrusan
Surat; Penerima Surat, Pengirim surat, Pencatat surat, Pengarah
surat, Pengolah surat.
5. Pengelolaan Arsip
Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-negara
atau swasta, dalam membentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
lembaga tersebut. Kegiatan pengelolaan arsip terdiri dari: Azaz
penataan arsip, System penataan arsip, Prosedur penataan arsip,
Peralatan dalam penataan arsip, Peminjaman arsip, Penyusunan arsip,
Pemeliharaan arsip
6. Peranan Guru Dalam Administrasi Ketatausahaan
Terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam memberi
layanan
David Sigalingging, SPd [email protected]
http://davidsigalingging.wordpress.com
Menghimpun, mencatat, mengolah, mnggandakan, mengirim, menyimpan
dan
menemukan kembali berbagai keterangan yang berkenaan maupun yang
menunjang penyelenggaraan dan pendidikan disekolah. Membantu
perkembangan lembaga persekolahan dengan memberikan masukan-
masukan yang bersifat inovatif dan kreatif dalam meningkatkan
kualitas pelayannan sekolah, baik secara ekternal maupun
internal.
B. STRUKTUR ORGANISASI 1. Pengertian struktur Organisasi
Struktur organisasi yaitu meknisme-mekanisme farma dengan mana
organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan
susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara
fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-posisi maupun orangorang yang
menunjukkan kedudukan tugas wewenang dan tanggungjawab yang berbeda
dalam suatu organisasi.
2. Prinsip-Prinsip Dasar Suatu Organisasi Prumusan tujuan secara
jelas Anggota organisasi harus memahami dan menjiwai tujuan yang
akan dicapai Adanya pembagian kerja sedemikian rupa, yang dilakukan
atas dasar perbedaan
kemampuan dan minat anggota organisasi. Pelimpahan wewenang
sesuai tanggung jawab Hirarki wewenang dari atas sampai kebawah
harus dilakukab secara tegas Kesatuan arah dari pelaksanaan
kegiatan dan pemberdayaan sumber-sumber
organisasi.David Sigalingging, SPd [email protected]
http://davidsigalingging.wordpress.com
Adanya kesatuan perintah diantara pimpinan dan anggota
organisasi. Tentang pengawasan yang memaadai Susunan strutur
organisasi secara sederhana sesuai kebutuhan dan potensi
organisasi Pola dasar organisasi hendaknya relative
permanent.
3. Proses pengorganisasian Perincian seluruh pekerjaan yang
harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan
organisasi. Pembagian beban kerja total menjadi
kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat
dilaksanakan oleh 1 orang tidak terlalu berat sehingga tidak
dapat diselesaikan atau terlalu ringan sehingga ada waktu
mengganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.
Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk
mengkoordinasikan
pekrjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu
dan harmonis.
4. Desain Organisasi Desain organisasi berkenaan dengan kegiatan
menciptakan struktur tugas dan
wewenang dalam organisasi. Tugas-tugas dalam organisasi
dikelompokkan kedalam satu kesatuan kerja atau unit. 4 kategori
dalam desain organisasi : a. b. c. Pembagian kerja
Depertementalisasi Rentang kendaliDavid Sigalingging, SPd
[email protected] http://davidsigalingging.wordpress.com
d.
Pelimpahan wewenang.
5. Organisasi Informal Fungsinya: Menetapkan, memperkuat,
meneruskan norma, norma dan nilai social budaya
para anggota kelompok. Memberikan dukungan terhadap tujuan
organisasi dan bantuan terhadap
pelaksanaan tugas manejer. Menstimulasi Memberikan kepuasan dan
status social kepada para anggota yang tidak dapat
diperoleh dari organisasi.
6. Organisasi Sekolah : Birokrasi Vs Profesional Perbedaan
antara birokrat dengan para profesinal adalah bahwa para
profesioanl
cenderung mengontrol diri mereka sendiri berdasarkan kode etik
dan bekerja dengan teman sejawat. Sementar control para birokrat
didasarkan pada peraturan-peraturan yang diterima dari atasannya.
Hoy dan mischele (1678) mengaktegorikan 4 struktur organisasi
sekolah, yaitu : a. b. c. d. tipe 1 : merupakan tipe sekolah
wiberian tipe 2 merupakan tipe authoritarian. tipe 3 merupakan tipe
professional tipe 4 merupakan chaotic.
David Sigalingging, SPd [email protected]
http://davidsigalingging.wordpress.com
7. Struktur organisasi pengelola dan lembaga kependidikan
Struktur organisasi vertical Departemen Pendidikan Nasional terdiri
dari : Struktur organisasi departemen pendidikan nasional Struktur
organisasi Dinas Pendidikan Tingkat 1 Struktur organisasi Dinas
Pendidikan Tingkat 2 Struktur organisasi Cabang Dinas Pendidikan
Struktur organisasi lembaga sekolah Lembaga persekolahan memiliki
kewenangan menyusun strutur organisasi. Pengembangan strukktur
organisasi sekolah dipengaruhi besar sekolah dan kelengakapan
sarana pendidikan dan pengajaran.
David Sigalingging, SPd [email protected]
http://davidsigalingging.wordpress.com
