1 Taller de Proyectos de ProcesosMódulo IV Administración de Proyectos Administración de Proyectos Subsecretaria de la Función Pública Dirección General

1Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos

C E F O R

“Tr ansfor mando l a gest ión públ ica en ser vicios al ciudadano”

C E F O R

“Tr ansfor mando l a gest ión públ ica en ser vicios al ciudadano”

Administración de ProyectosAdministración de Proyectos

Subsecretaria de la Función PúblicaDirección General de Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno

Taller de Proyectos de Procesos

TPP IV


IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP

REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE

NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN

REQUERIMIENTOS LEGALES

AVANCES TECNOLÓGICOS

NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA

INDUSTRIA

PROYECTO

Origen del Proyecto



Carta del Proyecto

¿Qué?

¿Quién?

¿Cómo?

¿Por qué?

¿Para qué?

¿Cuándo?

• Formaliza el inicio del proyecto

• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados

• Proporciona información general



CARTA DEL PROYECTONOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIÓN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIÓN:

PRODUCTOS:

APROBACIÓN:



INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

Técnicas y herramientas

PLANEACIÓN

• Estructura de Descomposición del Trabajo

• Tabla de precedencias

• Ruta critica

• Matriz de roles

• Plan del proyecto



Procesos de planeación

• Plan de Administración de Proyecto

• Alcance, definición y plan de administración

• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )

• Definición de actividades, de hitos o milestones

• Secuencia de actividades

– Diagramas de red, lista de actividades



• Estimación de recursos

• Estimación de la duración de actividades

• Desarrollo del cronograma

• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

• Planeación de:

– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Procesos de planeación



Plan de administración del Proyecto

• Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa

• Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: – Definición del alcance– Organización del Proyecto– Mecanismos y programas de comunicación– Programa de Proyecto– Estimados de costos– Procesos de administración de riesgos– Procedimientos de control de cambios



¿Cómo se come un elefante?

¡ En partecitas !

Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten.

Estructura de Descomposición del Trabajo



¿Qué es?• Representación de la jerarquía del proyecto• Identifica todo el trabajo a realizar• Es un producto de la definición de alcance

Características • Organiza y define el alcance total del proyecto• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para

seguimiento• Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para• Estimación de costos• Distribución de roles y funciones• Planes técnicos • Lista de productos a entregar• Informes sobre el avance y análisis de problemas



Elaboración

1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado

2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior

4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT

5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente



1.2 1.31.1

Componentes mas importantes

Productos de trabajo terminados

Tareas que entregan un producto

1.1.11.1.2

1.2.11.2.2

1 2 3

PRODUCTO

• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos



Gráfica de Gantt

2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.

1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.



Tabla de precedencias

• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas Contiene todas las actividades del proyecto identificadas

en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.

• Incluye los siguientes elementos:Incluye los siguientes elementos:

– Clave de la actividad

– Actividad

– Duración

– Actividades precedentes

– Responsable



0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Inicio

Diagnóstico y pronóstico realizado

Normas y criterios establecidos

Estrategia definida

Programas de desarrollo realizados

Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido

Plan aprobado por ejecutivo

Publicación y difusión efectuadas

Fin

----

4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

----

--

--

--

1,2

3

4

4

4

5,6,7

8

9

?

------

Director de Planificación

Director Jurídico

Subsecretario



Director Administrativo

Director de Control


Subsecretario


------

Clave de laactividad Actividad Duración Responsable

Actividadesprecedentes

PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:Fecha:

Eduardo Dávila Turcios

Octubre 2002

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Inicio



Estrategia definida


Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido



Fin

Inicio



Estrategia definida


Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido



Fin

----

4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

----

----

4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

----

--

--

--

1,2

3

4

4

4

5,6,7

8

9

?

--

--

--

1,2

3

4

4

4

5,6,7

8

9

?

------


Director Jurídico

Subsecretario




Director de Control


Subsecretario


------

------


Director Jurídico

Subsecretario




Director de Control


Subsecretario


------

Clave de laactividadClave de laactividad Actividad Duración Responsable

ActividadesprecedentesActividades

precedentes

PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:Fecha:

Elaboró:Fecha:

Eduardo Dávila Turcios

Octubre 2002



Actividad A Actividad B Final a Inicio

Inicio a Inicio

Final a Final

Inicio a Final

Actividad A Actividad B



Tipos de precedencias



1 2

3

7

4 5

6

1 2

3 5

76

4

Diagrama de Gantt

Hitos (milestones)

1 2

3 5

76

4

4

3

2

2

1

2

2

1

1

Red / Ruta crítica



Diagrama de Red (ruta crítica)

• Determina la duración total del proyecto

• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea

• Muestra interdependencia de tareas

• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto

• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo

• Permite evaluar avances o desempeño



• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse

sin retrasar al proyecto

• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.

• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan

retrasos al proyecto

Holgura



• Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el

diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada

tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin

del proyecto hacia el inicio.

La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas:

Actividad

Es Ef

Ls Lf

Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)

o bien,

Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)



INICIO A

B

C

D

E

H

G

F

I FIN

0 7 6

6

8

46

83 0

7

0 - 0 0 - 7 7 - 13

14 - 21

21 - 24 24 - 24

8 - 14

0 - 8

0 - 6

8 - 16

6 - 10



• Se emplea para estimar tiempos y costos.

• Es de utilidad para:

– Análisis de alternativas

– Empleo eficiente de recursos

– Optimización de calendarios

– Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

PERT (Program Evaluation and Review Technique)



• Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada

para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).

Tiempo esperado entre eventos(P+4M+O)

6

Desviación estándar(P-O)

6

Varianza de una tarea(P-O)

6

2

Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas

Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas


• PMI Standard A guide to the project management body of knowledge

• Chamoun, YamalAdministración Profesional de Proyectos

• Microsoft Project Paso a Paso

• Kerzner, Harold PhD Project Management

• GIDO, ClementsAdministración exitosa de proyectos

• DAVIDSON, JeffLa gestión de proyectos

• WEISS, JosephAdministración de proyectos en cinco pasos

VI. Lecturas sugeridasVI. Lecturas sugeridas

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