Vežba 6 Microsoft Project 2010

Samo za internu upotrebu - Svaka zloupotreba je kažnjiva 1

1. Podešavanja detalja o zadacima (aktivnostima)

Cilj ove vežbe je da se nauči kako da:

Unesete vreme odlaganja ili preklapanja između dva zadatka (aktivnosti).

Postavite fleksibilna, polufleksibilna i nefleksibilna (fiksna) ograničenja zadacima

(aktivnostima).

Podelite zadatak (aktivnost) na više segmenata, odnosno unesete prekid rada (engl. Split

Task).

Podesite radno vreme (kalendar) za pojedinačne zadatke.

Unesete datum krajnjeg roka (engl. Deadline).

Unesete ponavljajući zadatak.

Deaktivirate određeni zadatak.

Unesete materijalni resurs i pridružite ga određenom zadatku (aktivnosti)

2. Fino podešavanje detalja o zadacima

U ovoj vežbi se nastavlja sa radom na zamišljenom projektu izdanja nove knjige. Potrebno je

pokrenuti 06 Vežba Podloga.mpp. Za potrebe ove vežbe zamišljeno je da projekat počinje sa

realizacijom 1. decembra 2016. godine. U projektnom planu su definisana dva kalendara

Standard (sa podrazumevanim radnim vremenom) i Kalendar za Marketing (od 08:00 do 17:00,

uz dve pauze: 09:30-10:00 i 14:00-14:30). Neka je u projekat uneto da je godišnji odmor zbog

praznika od drugog do šestog januara.

Pre početka rada, objasniće se komanda Inspect, koja se nalazi u grupi Tasks, na kartici Task.

Pritiskom na komandu Inspect, otvara se prozor Task Inspector koji u skraćenom obliku

prikazuje sve faktore koji utiču na izabrani zadatak (odnos sa zadacima prethodnicima, kalendar

resursa, kalendar zadatka).

1. Na kartici Task, u grupi Tasks, izaberite Inspect.

2. U prikazu Gantt Chart izaberite naziv zadatka broj 3, Kompletiranje upitnika. U

prozoru Task Inspector se vide osnovni podaci o navedenom zadatku.

U narednom delu, izvršiće se unos vremena odlaganja ili preklapanja između dva zadatka

(aktivnosti).

3. Izaberite naziv zadatka broj 4, Zakazivanje intervjua sa autorom. Kliknite dvostrukim

klikom na naziv zadatka da bi se otvorio okvir za dijalog Task Information.

Vežba 6 Microsoft Project 2010

Samo za internu upotrebu - Svaka zloupotreba je kažnjiva 2

4. Otvorite karticu Predecessors. U ovoj kartici je potrebno podesiti da između zadataka 3 i

4 postoji slobodno vreme od 2 radna dana. Zato je potrebno uneti u polju Lag 2 radna

dana (2d).

Nastala promena se odmah evidentira na prikazu Gantt Chart.

5. Izaberite naziv zadatka broj 5, Dizajniranje i naručivanje materijala za marketing.

Kliknite dvostrukim klikom na naziv zadatka da bi se otvorio okvir za dijalog Task

Information. Vođa projekta želi da se ovaj zadatak preklapa sa njegovim prethodnikom,

odnosno da počne kada se prođe 50% trajanja zadatka 4, Zakazivanje intervjua sa

autorom.

6. Otvorite kolonu Predecessors. U polje Lag za zadatak prethodnik 4 upišite -50%, a

zatim kliknite na OK. Negativna vrednost u polju Lag označava vreme ranijeg početka.

Vežba 6 Microsoft Project 2010

Samo za internu upotrebu - Svaka zloupotreba je kažnjiva 3

Nastala promena se odmah evidentira na prikazu Gantt Chart. Za prikaz na dijagramu

iskoristite komandu Scroll to Task. Projekat umesto 64 dana sada traje 61,5 dana.

7. Pomeranje zadatka pomoću komande Move.

Komanda Move se nalazi na kartici Task u okviru grupe Tasks.

Neka je zahtev vođe projekta da se zadatak 9, Planiranje lokacija

koje će autor obilaziti pomeri tako da njegov početak bude posle

praznika, odnosno 9. januara 2017. Trenutno ovaj zadatak počinje

30.12.16.

Izaberite zadatak 9, pa komandu Move. Kako je 30.12.16 poslednji

radni dan u 2016. godini, pomeranje će biti za jedan radni dan

unapred.

U padajućem meniju komande Move izaberite opciju Move Task

Forward i 1 Day.

Novi datum početka je ponedeljak, 9. januar 2017.

Rešenje je dato na narednoj slici. U koloni Indicators, uz ovaj zadatak se pojavljuje informacija

o tipu ograničenja (polufleksibilno SNET).

U narednom vežbanju, primeniće se još jedan tip ograničenja na određeni zadatak. Neka je

definisan zahtev za zadatak broj 11, Provera promotivnog materijala. Proveru treba obaviti do

petka, 20. januara 2017. U sledećem delu će se uneti ovo ograničenje.

Vežba 6 Microsoft Project 2010

Samo za internu upotrebu - Svaka zloupotreba je kažnjiva 4

8. Izaberite naziv zadatka broj 11, Provera promotivnog materijala. Kliknite dvostrukim

klikom na naziv zadatka da bi se otvorio okvir za dijalog Task Information. U okviru

ovog dijaloga, otvorite karticu Advanced.

9. U polju Constraint type izaberite Finish No Later Than. U polje Constraint date

upišite ili izaberite traženi datum 20. januar 2017, pa pritisnite OK. U koloni za

indikatore se pojavljuje indikator zbog toga što je u pitanju polufleksibilna kategorija

ograničenja. U toku postavljanja ograničenja se može pojaviti dijalog Planning Wizard.

10. Rešenje je dato na sledećoj slici.

3. Unos prekida rada na određenom zadatku

U nekim slučajevima je potrebno da izvršite prekid na određenom zadatku. Najčešći razlozi

mogu biti:

Očekuje se prekid u toku rada na određenom zadatku.

Prekid zadatka se dešava neočekivano pa trebate da unesete navedenu informaciju u

projekat.

U narednom vežbanju, zadatak se deli na dva dela zbog očekivanog projekta.

1. Izaberite naziv zadatka broj 12, Pripremanje prodaje knjiga. Vođa projekta je obavešten

da će rad na ovom zadatku biti prekinut na 3 dana, počevši od ponedeljka 23. januara

2017.

2. Na kartici Task, u grupi Schedule, pritisnite Split Task. Postavite kursor miša na liniju

gantograma za zadatak 12.

Vežba 6 Microsoft Project 2010

Samo za internu upotrebu - Svaka zloupotreba je kažnjiva 5

3. Pomerajte kursor miša sve dok se ne pojavi traženi datum ponedeljak, 23. januar. Kada se

pojavi traženi datum javlja se prekid od 1 dana. Da biste dobili prekid od još dva dana

potrebno je da prevučete kursor udesno, dok se ne pojavi četvrtak, 26. januar 2017 kao

radni dan (Task Start).

4. Prekid zadatka se na gantogramu označava kao tačkasta linija.

5. Da biste ponovo spojili dva segmenta podeljenog zadatka, potrebno je da prevučete drugi

segment dok ne dodirne prvi segment.

6. Nakon ovih promena, trajanje projekta je 65,5 dana.

4. Definisanje kalendara za pojedinačne zadatke

Kalendar zadatka može biti potreban u sledećim slučajevima:

Kada koristite bazni kalendar Standard, a imate zadatak koji se izvršava tokom noći.

Zadatak mora da se obavi određenog dana u nedelji.

Zadatak mora da se obavi tokom vikenda.

U narednom vežbanju, postaviće se novi kalendar na određeni zadatak. Neka je definisan zahtev

za zadatak broj 21, Pokretanje Web sajta knjige. Na ovom zadatku je angažovan Petar Petrović

koji radi na izradi sajta knjige. Međutim, on na sajtu može da radi od utorka do petka, dok je

ponedeljkom angažovan na drugim poslovima. Iz navedenog razloga je potrebno napraviti novi

kalendar Utorak-Petak.

1. Na kartici Project, u grupi Properties, izaberite Change Working Time. U okviru za

dijalog Change Working Time pritisnite na Create New Calendar.

2. U polje Name upišite Utorak-Petak. Pošto Petar Petrović radi u timu za Marketing,

potrebno je da novi kalendar uzme podešavanja iz Kalendara za Marketing (radno

vreme, godišnji odmor i sl.). Zatim, pritisnite na dugme OK.

Vežba 6 Microsoft Project 2010

Samo za internu upotrebu - Svaka zloupotreba je kažnjiva 6

3. Da bi se uneli radni dani od utorka do petka potrebno je otvoriti karticu Work Weeks, pa

Details.

4. Ponedeljak treba da bude neradan dan po ovom kalendaru, pa je zato izabrana opcija Set

days to nonworking time. Zatim, pritisnite na dugme OK, pa još jednom na OK da

izađete iz dijaloga.

5. Sada treba primeniti novi kalendar Utorak-Petak na zadatak 21.

6. Izaberite naziv zadatka broj 21, Pokretanje Web sajta knjige. Kliknite dvostrukim

klikom na naziv zadatka da bi se otvorio okvir za dijalog Task Information. Na kartici

Advanced, u padajućem meniju za kalendar izaberite Utorak-Petak pa OK.

7. U koloni Indicators, pojavljuje se ikonica koja govori o primeni kalendara za zadatak.

Vežba 6 Microsoft Project 2010

Samo za internu upotrebu - Svaka zloupotreba je kažnjiva 7

5. Unos datuma krajnjeg roka za određeni zadatak

Uobičajena greška novih korisnika Project-a je da na previše zadataka postave polufleksibilna i

fiksna (nefleksibilna) ograničenja, jer time se znatno otežava fleksibilnost planiranja.

Navedena situacija biće objašnjena na zadatku 22, Kampanja na društvenim mrežama.

Neka vođa projekta kaže da se Kampanja na društvenim mrežama mora završiti do petka, 10.

marta 2017.

Prvi način za unos ovog zahteva je fiksno (nefleksibilno) ograničenje Must Finish On (MFO).

Ali, ako se primeni MFO, Project će pomeriti zadatak tako da se zaista završi 10. marta. Tako,

iako ovaj zadatak može da se izvrši ranije, zbog postavljenog ograničenja, neće doći do

preraspodele. U ovom slučaju, ako se zadatak odloži na jedan dan zbog odsustva resursa, dolazi

do prekoračenja.

Drugi način pri planiranju ovog zadatka je da se iskoristi podrazumevano ograničenje As Soon

As Possible (jer se krenulo od Start Date). Datum ograničenja 10. mart se može postaviti kao

krajni rok (engl. Deadline). Krajnji rok označava poslednji datum do kada želite da zadatak bude

završen, ali sam datum ne vezuje zadatak pa omogućena fleksibilnost planiranja.

1. Izaberite naziv zadatka broj 22, Kampanja na društvenim mrežama. Prema zahtevu vođe

projekta unećete krajnji rok za ovaj zadatak, 10. mart. Pritisnite desnim klikom na

zadatak i aktivirajte komandu Scroll to Task, da biste prikazali zadatak na gantogramu.

2. Kliknite dvostrukim klikom na naziv zadatka da bi se otvorio okvir za dijalog Task

Information. U kartici Advanced, u delu za Deadline upišite 10.3.17.

Program prikazuje indikator (pokazivač) u vidu zelene strelice, što se može videti u

dijagramskom delu prikaza Gantt Chart.

Vežba 6 Microsoft Project 2010

Samo za internu upotrebu - Svaka zloupotreba je kažnjiva 8

3. Rešenje je dato na sledećoj slici.

6. Unos ponavljajućih zadataka

Mnogi projekti imaju zadatke koji se ponavljaju. Primeri ovih zadataka mogu biti:

Sastanci o napretku projekta.

Izrada različitih izveštaja.

Kontrola rada, kvaliteta i slično.

Ponavljajući zadaci takođe zahtevaju određeno vreme od resursa i oni oduzimaju vreme koje im

je potrebno na drugim zadacima. U narednom vežbanju, uneće se Sastanak zaposlenih kao

ponavljajući zadatak. Ponavljajući zadatak će se ubaciti iznad prvog zbirnog zadatka projektnog

plana, jer će se pojavljivati tokom više faza plana.

1. Izaberite zadatak iznad koga treba uneti ponavljajući zadatak. Kako je zahtev da se

ponavljajući zadatak pojavljuje tokom celog projektnog plana, onda će se uneti iznad

prvog zbirnog zadatka, Faza planiranja.

2. Kliknite na zadatak broj 1, Faza planiranja. Na kartici Task, u grupi Insert, u

padajućem meniju Task izaberite Reccuring Task.

3. U polje Task Name upišite Sastanak zaposlenih, a kao trajanje upišite 1 čas.

4. Kod Recurrence pattern (obrazac ponavljanja) izaberite nedeljno (Weekly), a dan

odaberite Ponedeljak. Pritisnite OK da biste napravili ponavljajući zadatak.

5. Da biste videli kada se pojavljuje ponavljajući zadatak, kada kliknete desni klik na

njegov naziv, izaberite komandu Scroll to Task.

Vežba 6 Microsoft Project 2010

Samo za internu upotrebu - Svaka zloupotreba je kažnjiva 9

6. U sledećem delu je potrebno uneti resurse koji prisustvuju ponavljajućem zadatku,

Sastanku zaposlenih. Sa kartice Resource, iz grupe Assignments, odaberite Assign

Resources. Ovom zadatku ćete dodati resurse: Urednik, Autor i Radnik.

7. Izaberite znak plus pored naziva ponavljajućeg zadatka, Sastanak zaposlenih.

7. Deaktiviranje zadataka

Opcija deaktiviranja zadatka (aktivnosti) postoji samo u verziji Project Professional.

Ova opcija se može koristiti u sledećim slučajevima:

Kada u plan upišete neke zadatka, a kasnije ne želite da se izvrše, ali ne želite ni da ih

obrišete zbog detaljnih informacija koje ste prikupili.

Ako želite da pravite neki scenario ili predviđanje, na primer optimistički ili pesimistički,

itd.

U programu, može da se deaktivira i zbirni zadatak sa svim podzadacima. Naravno, program

vam nudi i opciju ponovnog aktiviranja zadataka.

U narednom vežbanju, deaktiviraće se zadatak koji sada ima redni broj 23, Sastanak povodom

pokretanja promocije. Vođa projekta želi da ovaj zadatak bude u planu, ali za početak hoće da

bude deaktiviran.

1. Izaberite naziv zadatka broj 23, Sastanak povodom pokretanja promocije. Pošto se

sastanak obavlja svakog ponedeljka, pratiće se situacija pa će onda tokom vremena videti

da li je potrebno da se jedan ceo dan posveti grupnom sastanku. Kliknite desnim klikom

na naziv zadatka 23, pa iz padajućeg menija odaberite Inactivate Task.

2. Navedeni zadatak možete ponovo aktivirati ponavljanjem iste procedure, ali je potrebno

da ponovo kliknete na opciju Inactivate Task.

3. Rešenje je dato na sledećoj slici.

Vežba 6 Microsoft Project 2010

Samo za internu upotrebu - Svaka zloupotreba je kažnjiva 10

8. Unos materijalnog resursa

Jedan od načina dodele materijalnih resursa jeste da se zadatku dodeli fiksna količina jedinica

materijalnog resursa.

U narednom vežbanju, uneće se zahtev vođe projekta da Autor kada bude išao na gostovanje u

radio emisiju, ponese 5 knjiga koje će podeliti slušaocima radija u toku nagradne igre. Kako je

cena knjige 20$, vođa projekta želi da i ovaj trošak bude evidentiran u projektnom planu. Prvo je

potrebno definisati materijalni resurs Knjiga u prikazu Resource Sheet.

1. Pređite u pogled Resource Sheet, i pod rednim brojem 9 otkucajte resurs Knjiga, a kao

tip resursa izaberite Material.

2. U sledećoj koloni Material (pun naziv Material Label-oznaka materijalnog resursa),

potrebno je uneti jedinicu mere. U ovom slučaju ćete uneti primerak. Primeri za jedinicu

mere, zavisno od resursa, mogu biti: tona, metar, litar i sl.

3. U koloni Std. Rate potrebno je uneti cenu knjige od 20$. Ovim je završen deo o unosu

materijalnog resursa.

4. Nakon toga pređite u prikaz Gantt Chart, kako bi dodelili materijalni resurs zadatku 31.

5. Izaberite naziv zadatka koji je sada broj 31, Gostovanje u radio emisiji.

6. Sa kartice Resource, iz grupe Assignments, odaberite Assign Resources. Izaberite

resurs Knjiga, a u polju Units upišite 5, pa nakon toga pritisnite na Assign. Trošak koji se

dodeljuje zadatku iznosi 100$ (5x20$).

Vežba 6 Microsoft Project 2010

Samo za internu upotrebu - Svaka zloupotreba je kažnjiva 11

7. Rešenje je dato na sledećoj slici.

8. Na kraju, snimite projektni plan pod Vašim imenom i prezimenom i zatvorite Project.

LiteraturaChatfield, C. S., & Johnson, T. D. (2010). Microsoft Project 2010 step by step. Pearson Education.Dostupno na: http://www.asciutto.com/project2010/Project2010_eBook.pdf