1

Lai varētu pieteikties Eiropas Savienības (ES) programmas „Erasmus+” finansējumam, organizācijai ir

jābūt reģistrētai Eiropas Komisijas (EK) centrālajā organizāciju datubāzē, izmantojot vienreizēju

reģistrēšanās sistēmu (Unique Registration Facility jeb URF) Dalībnieku portālā. Reģistrācija jāveic

tikai vienu reizi, un iegūtais PIC kods jāuzrāda visos turpmākajos projektu iesniegumos. Lai varētu

piekļūt Dalībnieku portālam, ir nepieciešams ECAS konts (lietotājvārds un parole).

1. ECAS konta izveide

Dodies uz tīmekļa vietni https://webgate.ec.europa.eu/eapplication/index.cfm. Atvērsies lapa, kas redzama

1.attēlā.

1.attēls: Domēna uzstādīšana

2.attēls: ECAS pieteikšanās lapa

Uzstādi

latviešu

valodu!

Izvēlies Vēl nav

reģistrēts”(atvērsies

lapa, kas redzama

3.attēlā)

Izvēlies Ārējs

(atvērsies lapa, kas

redzama 2.attēlā)

ECAS ir Eiropas Komisijas autentificēšanas sistēma, kas

autorizētiem lietotājiem ļauj piekļūt dažādām EK informācijas

sistēmām, izmantojot vienu lietotājvārdu un paroli .

2

3.attēls: ECAS reģistrācijas forma

SVARĪGI! ECAS reģistrējies kā privātpersona.

Lūdzu, pārliecinies, ka:

visi obligāti aizpildāmie lauki (atzīmēti ar *) ir aizpildīti;

ir ievadīta pareiza e-pasta adrese;

ir atzīmēta rūtiņa, kas apstiprina, ka esi izlasījis un sapratis paziņojumu par datu aizsardzību.

Brīdī, kad noklikšķināsi Pieteikties, uz norādīto e-pastu saņemsi informāciju par to, kā pabeigt reģistrēšanos

(skatīt 4.attēlu).

4.attēls: ECAS e-pasts par paroles izveidošanu

Nospied uz saites, kas norādīta e-pastā, un izvēlies konta paroli kā redzams 5.attēlā.

Cien. Jānis Kalniņš!

Jūs esat reģistrēts Eiropas Komisijas autentificēšanas sistēmā (ECAS).

Jūsu lietotājvārds ir janis-kalnins.

Lai izveidotu paroli, noklikšķiniet uz šīs saites

Maksimālais laiks, kurā varat izveidot paroli, ir 1st.30min.. Pēc tam varat izteikt vēl vienu pieprasījumu, atverot to

pašu saiti; pēc atvēršanas jums būs atkārtoti jāievada savs lietotājvārds un jāapstiprina pieprasījums.

Ja iepriekš redzamā saite neveras vaļā, varat nokopēt un ielīmēt sava pārlūka adrešu joslā turpinājumā redzamo

adresi (pārliecinieties, ka tiek nokopēta pilna adrese):

https://ecas.ec.europa.eu/cas/init/initialisePasswordLogin.cgi?wayf.domain=external&wayf.remember=checked&w

ayf.submit=Select&uid=nnastaag&resetCode=GsLRa8Vwm7mEFjOdN2gIsp3tDUU4kVfEnSxMfsfrzaV&service=

https%3A%2F%2Fec.europa.eu%2FCOMMFrontOffice%2FVisitsFO%2Findex.cfm

Kad piesakāties, lūdzu, izvēlieties domēnu „Ārējs”, nevis „Eiropas Komisija”.

Ja rodas problēma, neatbildiet uz šo ziņojumu, bet atveriet palīdzības vai kontaktinformācijas saiti vietnē, kurā

mēģinājāt reģistrēties.

Jums nosūtīja:

ECAS — Eiropas Komisijas autentificēšanas sistēma

Ja kodu nevari

salasīt, nospied

Ievadi citu kodu

Pārliecinies, ka atlasītais

domēns ir pareizs! Tam

vienmēr jābūt Ārējs

3

5.attēls: ECAS paroles izveidošana

SVARĪGI! Parole jāizveido 90 minūšu laikā no e-pasta saņemšanas!

Kad parole izvēlēta, spied Iesniegt un Tavs ECAS konts ir izveidots!

Nākamais solis: piesakies Dalībnieku portālā, lai reģistrētu savu organizāciju kopējā EK organizāciju datubāzē.

Reģistrācijas beigās iegūsi organizācijas PIC kodu un varēsi iesniegt projekta iesniegumu programmā

„Erasmus+”.

2. Organizācijas reģistrēšana Dalībnieku portālā (PIC koda iegūšana)

Dalībnieku portālā organizācija jāreģistrē tikai vienu reizi. Ja Tev ir ECAS konts, Tu vari reģistrēt: (1) savu

organizāciju vai (2) citu organizāciju (piemēram, ja esi kontaktpersona projektā ar vairākiem partneriem).

Shematiski reģistrēšanas process redzams 6.attēlā.

6.attēls: Reģistrēšanas process Dalībnieku portālā

Organizācijas

reģistrēšana

ECAS konta izveide

Obligāta organizācijas pamatdatu ievade: juridiskais nosaukums,

adrese, reģistrācijas numurs, valsts, kontaktinformācija u.c.

Jānorāda, ka organizācija plāno iesniegt projekta pieteikumu

programmā Erasmus+.

1. Tikai pēc PIC koda iegūšanas, jāpievieno skanēti dokumenti , kas apliecina organizācijas

juridisko statusu (valsts un pašvaldību iestādēm: dibināšanas dokuments vai nolikums;

visām organizācijām: pilnvaras (ja attiecināms); nevalstiskajām organizācijām:

reģistrācijas apliecība nav jāpievieno) un/vai finanšu kapacitāti (ja kopējais pieprasītais

finansējums programmā „Erasmus+” pārsniedz 60 000 EUR: organizācijas

ieņēmumu/izdevumu pārskats un bilance par pēdējo noslēgto finanšu gadu).

2. Informācijai vienmēr ir jābūt aktuālai! Tā ir organizācijas atbildība atjaunot datus .

Parolē nedrīkst iekļaut savu lietotājvārdu,

tā jāveido vismaz no 10 rakstu zīmēm, kā

arī parolē jāiekļauj vismaz trīs veidu rakstu

zīmes no četriem uzskaitītajiem:

- lielie burti (A līdz Z);

- mazie burti (a līdz z);

- cipari (0 līdz 9);

- speciālas rakstzīmes: !”#$%&’()*+,-

./:;<=>?@[\]^_`{|}~

4

Dodies uz tīmekļa vietni https://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html. Atvērsies lapa,

kas redzama 7.attēlā. Ja Tev vēl nav ECAS konts, izvēlies Register un veic visas darbības, kas aprakstītas

metodisko norādījumu 1.daļā un tad atgriezies šajā sadaļā.

SVARĪGI! Ja uzreiz pēc ECAS konta izveidošanas dosies uz Dalībnieku portālu, otrreiz Tev nebūs jāievada

lietotājvārds un parole (kamēr vien ir atvērta pārlūkprogramma). Ja Login vietā jau ir Tavs vārds, veic darbību,

kas redzama 9.attēlā.

7.attēls: Dalībnieku portāla sākuma lapa

8.attēls: Dalībnieku portāla pieteikšanās lapa

9.attēls: Izvēlne „Organizācijas”

Izvēlies

Register

(atvērsies

lapa, kas

redzama

zemāk)

Ja Tev ir ECAS

konts, spied Login,

pēc tam izvēlies

External (atvērsies

lapa, kas redzama

8.attēlā)

Ievadi ECAS

lietotājvārdu un

paroli, spied

Login (atvērsies

lapa, kas redzama

9.attēlā)

5

10.attēls: Reģistrācijas kartītes aizpildīšana - 1.solis

Veicot reģistrācijas kartītes aizpildīšanas pirmo soli un nospiežot Next, sistēma pārbaudīs, vai datubāzē jau nav

reģistrēta tāda pati vai līdzīga organizācija. Ja organizācija tiks atrasta, saņemsiet paziņojumu kā redzams

11.attēlā.

Resume

Registration

izmanto, ja iepriekš

esi veicis daļu no

reģistrācijas procesa

un saglabājis

sagatavi. Lai

turpinātu nepabeigto

reģistrāciju, izvēlies

šo opciju.

Reģistrācijas process

aizņems tikai 5-10 minūtes!

Jānorāda

organizācijas

juridiskais

nosaukums (tam

jāsakrīt ar oficiāli

reģistrēto

nosaukumu, bet

bez mīkstinājuma

un garumzīmēm.)

6

11.attēls: Paziņojums par līdzīgu organizāciju datubāzē

Ja sarakstā atrodi savu organizāciju, tas nozīmē, ka tā ir jau reģistrēta – šajā gadījumā izvēlies More details

(atvērsies lapa, kas redzama 12.attēlā). Ja starp paziņojumā uzrādītajām nav Tavas organizācijas, izvēlies Next

un turpini reģistrēšanos (skat. 13.attēlu).

12.attēls: Iepriekš reģistrētas organizācijas dati

Ja tā nav Tava

organizācija, izvēlies

Next un turpini PIC

koda iegūšanas

procesu.

Saņemt organizācijas

pamatdatus

savā e-pastā

Nosūtīt e-pastu

organizācijas

kontaktpersonai Drukāt

organizācijas datu

kopsavilkumu

Lai nokļūtu

atpakaļ

reģistrācijas

kartītē Lai aizvērtu

reģistrācijas logu un

nokļūtu Dalībnieku

portāla sākumlapā

7

Organizācijas pamatdati:

Jānorāda organizācijas nosaukums, reģistrācijas numurs, reģistrācijas datums, iestāde, kas izsniegusi reģistrācijas

apliecību un citi dati (skat. 13.attēlu). Obligāti aizpildāmie lauki atzīmēti ar *, taču ieteicams norādīt pēc iespējas

pilnīgāku informāciju visās sadaļās.

13.attēls: Reģistrācijas kartītes aizpildīšana - 2.solis „Organizācijas pamatdati”

Ja aizpildīsi reģistrācijas kartīti

citas organizācijas vārdā

(piemēram, partneru vietā),

izvēlies Yes. Pārliecinies, ka

visa nepieciešamā informācija ir

Tev zināma, ieskaitot

organizācijas kontaktpersonu, jo

aģentūra ar viņu sazināsies,

piemēram, ja būs nepieciešami

dokumenti organizācijas

validācijai.

Ja organizācijai nav

reģistrācijas numura,

ievadi Nav

attiecināms.

Vai organizācijai ir

pievienotās vērtības

nodokļa maksātāja

numurs?

8

Organizācijas adrese:

Jānorāda organizācijas juridiskā adrese, telefona numurs un tīmekļa vietnes adrese, ja ir (skat. 14.attēlu). Obligāti

aizpildāmi lauki atzīmētie ar *, taču ieteicams norādīt pēc iespējas pilnīgāku informāciju visās sadaļās.

14.attēls: Reģistrācijas kartītes aizpildīšana - 3.solis „Organizācijas adrese”

Tiks izmantots

komunikācijai ar

organizāciju.

9

Organizācijas kontaktpersona:

Jānorāda dati par organizācijas kontaktpersonu: ieņemamais amats, e-pasts, adrese un citi dati. Kontaktpersonai

jābūt saistītai ar organizāciju, kuru viņš/-a pārstāvēs komunikācijā ar aģentūru (skat. 15.attēlu). Obligāti

aizpildāmie lauki atzīmēti ar *, taču ieteicams norādīt pēc iespējas pilnīgāku informāciju visās sadaļās.

15.attēls: Reģistrācijas kartītes aizpildīšana - 4.solis „Organizācijas kontaktpersona”

Kontaktpersonas

darba e-pasta adrese.

Sistēma automātiski

kā kontaktpersonu

rāda ECAS konta

lietotāju – ja tie

atšķiras, norādiet

citu personu.

10

Programmas izvēle:

Izvēlies programmu „Erasmus+” un norādi organizācijas veidu no piedāvātā saraksta (skat. 16.- 18. attēlus).

16.attēls: Reģistrācijas kartītes aizpildīšana - 5.solis „Programmas izvēle”

17.attēls: Reģistrācijas kartītes aizpildīšana - 5.solis „Programmas izvēle: Organizācijas veids un apraksts”

18.attēls: Reģistrācijas kartītes aizpildīšana - 5.solis „Programmas izvēle: Reģistrācijas pabeigšana”

Izvēlies Finish your

registration un

pārbaudi

informāciju, kas

ievadīta, – ja

nepieciešams, veic

labojumus (lapā, kas

redzama 19.attēlā).

11

Reģistrācijas pabeigšana:

19.attēls: Reģistrācijas kartītes aizpildīšana - 6.solis „Datu pārbaude”

20.attēls: Reģistrācijas kartītes aizpildīšana - 7.solis „Reģistrācijas apstiprinājums: PIC kods”

Līdz ko ir piešķirts PIC kods, uz ECAS lietotāja un organizācijas kontaktpersonas e-pastiem tiek nosūtīts

apstiprinājuma e-pasts (skat. 21.attēlu).

Dear Mr./Mrs. DEMO USER,

Ja informācija ir pareiza,

izvēlies Confirm

(atvērsies lapa, kas

redzama 20.attēlā)

12

The Education and Culture Directorate-General and the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency of the

European Commission thank you for having registered a legal entity in our database of participant organisations.

The record has been successfully created. The TEMPORARY Participant Identification Code (PIC) for the legal entity

you have registered is 948075576.

You can now use your PIC in order to submit a proposal for the EAC/EACEA programmes If your organisation is

selected for the projects managed by EACEA then your organisation will need to pass a Legal Entity validation and your

organisation will have to provide supporting documents.

Please find downloadable forms and instructions on

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm#fr. In case your

organisation is applying for the projects managed by the national agencies (hyperlink to the list of NAs and list of

projects (actions) managed by NA), your organisation should then provide the supporting documents as requested in the

Guide for applicants and by your National Agency (this can be done by uploading the supporting documents in URF).

Please note that the validation could result in a possible change of the PIC (if e.g. the validation reveals that the same

legal entity already exists under another PIC).

The Validation Service

You can find below a summary of the entered data:

Organisation Data

===================

Legal name: Demo Organizacija

Business name: Demo Organizācija

Registration country: Latvia

Official language: Latvian

NACE code: Education

Legal form: BIEDRIBA

Legal form free text:

VAT number:

Registration number: 400080062519

Registration date: 02-02-2014

Registration authority: LR Uzņēmumu reģistrs, Biedrību un nodibinājumu reģistrs

Legal Address

===================

Street name and house number: Demo iela

PO box: 1

Region/County: Rīga

Postal Code: LV-1010

CEDEX:

City: Rīga

Country: Latvia

Internet homepage: www.demo.com

Fax:

Main Phone: +371 12345678

Secondary Phone:

Main Contact Person

===================

Contact title:

Contact gender: M

Contact position in organisation: Valdes loceklis

Contact department:

Contact last name: USER

Contact first name: DEMO

Contact country: Latvia

Contact street: Demo iela

Contact street number:

Contact PO box: 1

Contact region/county: Rīga

Contact postal code: LV-1010

Contact CEDEX:

Contact city: Rīga

13

Contact fax:

Contact primary phone: +371 12345678

Contact secondary phone :

Contact e-mail: demo@demo.com

EAC/EACEA related info

===================

Organisation type: Non-governmental not-for-profit organisations Organisation scope:

Organisation description:

21.attēls: Reģistrācijas apstiprinājuma e-pasts

3. Darbības Dalībnieku portālā

Kad organizācijai ir PIC kods, Dalībnieku portālu izmanto, lai atjaunotu organizācijas datus un/vai pievienotu

dokumentus (pilnvaras, nolikumus, bilanci u.c.).

3.1. Organizācijas datu labošana

Lai skatītu informāciju par organizāciju, kura ir jau reģistrēta, izvēlies (view organisation), savukārt, ja

vēlies datus labot, izvēlies (modify organisation), skat. 22.attēlu.

22.attēls: Reģistrēto organizāciju saraksts

Labošanas režīmā ir iespēja atjaunot organizācijas pamatdatus, juridisko adresi un informāciju par

kontaktpersonu (skat. 23.attēlu).

Par to, vai esi labošanas režīmā, vari pārliecināties, ja redzi pogu reģistrācijas loga apakšā.

14

23.attēls: Rediģēšanas skats

Labošanai pieejami visi organizācijas dati. Kad tiek rediģēts organizācijas juridiskais nosaukums, reģistrācijas

numurs, valsts, kurā reģistrēta organizācija vai juridiskā adrese, aktīvs kļūs lauks, kur obligāti jānorāda datums,

kad minētās izmaiņas ir stājušās spēkā (Effective date).

Lai saglabātu izmaiņas, spied Update your data – tiks saglabātas visas izmaiņas, kas veiktas jebkurā no

sadaļām, un tās būs jāapstiprina kā redzams 24.attēlā.

24.attēls: Izmaiņu apstiprinājums

3.2. Dokumentu pievienošana

Organizācijai ir jāpievieno dokumenti, kas apliecina tās juridisko statusu (1) un/vai finanšu kapacitāti (2):

(1) valsts un pašvaldību iestādēm: dibināšanas dokuments vai nolikums; visām organizācijām: pilnvaras (ja

attiecināms); nevalstiskajām organizācijām: reģistrācijas apliecība nav jāpievieno);

(2) ja kopējais pieprasītais finansējums programmā „Erasmus+” pārsniedz 60 000 EUR: organizācijas

ieņēmumu/izdevumu pārskats un bilance par pēdējo noslēgto finanšu gadu.

Lai pievienotu dokumentus, izvēlies organizācijas datu rediģēšanas režīmā sadaļu Documents. Pievienojot failu,

norādi tā veidu, apraksti saturu (autors, tēma, būtība utt.) un atzīmē, vai dokuments ir organizācijas oficiālajā

valodā (tās valsts valoda, kurā organizācija reģistrēta) – skat. 25.attēlu.

Izvēloties

programmu

„Erasmus+”,

rīkjoslā

parādīsies EAC,

kur jānorāda

organizācijas

veids.

15

25.attēls: Dokumentu pievienošanas sadaļa

Visi pievienotie dokumenti būs redzami sarakstā loga kreisajā pusē – skat. 26.attēlu. Organizācija tos var

apskatīt un lejupielādēt jebkurā laikā.

26.attēls: Pievienoto dokumentu saraksts

SVARĪGI! Visas izmaiņas, kas

veiktas Dokumentu sadaļā, tiek

saglabātas uzreiz pēc Submit

for processing nospiešanas.

Var pievienot neierobežotu skaitu dokumentu.

Maksimālais viena dokumenta izmērs ir 6 MB.

Pievienotos dokumentus nav iespējams izdzēst

vai labot. Rediģējama ir tikai failu aprakstošā

informācija.