Semana 3:

Políticas y Planeación de evento.

Mise en Place

Es el alistamiento y preparación total, previo al servicio, de todos los elementos(equipos, utensilios, salones, personal, etc.) para ser utilizados en el desarrollo delevento, teniendo en cuenta una buena planeación, organización, comunicación ycoordinación, para lograr un excelente servicio en el evento.

Una mise en place bien hecha es el índice de la calidad del establecimiento y unaforma de prever que el servicio no sufra ninguna complicación.

Con base en los deseos, necesidades y gustos del cliente, el evento tendrá unascaracterísticas propias en cuanto a participantes. Motivo, costos, servicios entreotros, que se verán reflejados en un contrato establecido por las partes y que parael establecimiento será la pauta para planear y ejecutar las tareas que seannecesarias para cumplir con los requerimientos del cliente. Se examinará entoncescada detalle y personal en cada área que tenga que ver con el evento y queimplique una mise en place.

Una vez firmado el contrato, el jefe del departamento de eventos enviará copiasdel formato informe de eventos a todas y cada una de las dependencias quetengan que ver con el evento en forma directa o indirecta y que apoyan el buendesarrollo del mismo, tales como caja, recepción, cocina, almacén, vigilancia,coordinador de área, salones, personal, lavandería, Office y portería.

Este informe es enviado con el propósito de programar y describir detalladamentetodos los servicios que se van a ofrecer, ordenar los productos necesarios,preparar cuentas, programar personal y organizar la descripción de salones yequipos.

Según el tamaño del establecimiento y dependiendo del número de eventosespeciales programados para cada día, se debe realizar una lista parcial deactividades para preparar cada detalle así:

Actividades de Preparación

Muebles y Equipos

Las mesas y su disposición pueden variar según la reunión, el tamaño y forma delsalón, el número de cubiertos, etc.

Antes de arreglar las mesas estas deben limpiarse con un líquido detergente; lomismo debe hacerse con los asientos.

Escaparate auxiliar y área central de aprovisionamiento: El escaparate auxiliar esun servicio conveniente y un área de almacenamiento para toda clase dealimentos y equipos necesarios durante el servicio. Debe estar limpio, pulcro ybien provisto antes del servicio, de algunos elementos como: agua, servilletas (para comidas y cocteles), baberos y obsequios para los niños, menús, vajilla extra,utensilios de servicios especiales, manteles o individuales, paños para limpiar,libretas y esferos extras para anotar las órdenes, recipientes extras de sal,pimienta y azúcar listas para usar, mantequilla, salsas, café, té, aromáticas,cremas, cafeteras, hielo, agua y pinzas para hielo.

Para el departamento de eventos se debe contar con muebles versátiles y de fácilmanejo, livianos y adaptables a las necesidades. La estructura debe ser depreferencia metálica o de madera resistente a golpes, tapizada en Córdoba o fibrasintética. Los diversos eventos requieren de la utilización de tablones los cualespueden clasificarse en dos tipos: para 6 personas de 1.45 metros por 90centímetros y para 10 personas de 2.7 metros por 90 centímetros de ancho; paralos servicios por lo general se utilizan semicirculares y también rectangulares. Lostablones se caracterizan por ser plegables, livianos y resistentes. Es convenientecontar con tablones semicirculares , pues al adosarlos a los rectangularespermitan figuras especiales, muy necesarios si se desea ofrecer variedad deservicio.

Lencería

El uso de manteles y/o individuales es política del establecimiento pero debenestar limpios y colocados apropiadamente. Si se usan individuales, deben ponersea una pulgada del borde de la mesa y no deben sobresalir de los bordes. Lasservilletas deben doblarse y colocarse de acuerdo con estilo indicado.

El mantel de mayor tamaño debe medirse y colocarse sobre la mesa principal, losde menor dimensión serán para las mesas restantes. El doblez central del manteldebe ir exactamente en el centro de la mesa, y cuando se enciman dos o másmanteles entonces todos los bordes que quedan encima deben ir hacia el mismolado. Los manteles deben doblarse de la misma manera y tener el mismo diseño.

Tipos de Montajes

Para la ubicación de las mesas de acostumbra a utilizar formas geométricasdependiendo del área disponible del salón, del tipo de evento que se vaya arealizar, del número de personas y básicamente del acuerdo que se tenga con elcliente sobre la disposición del salón.

Figuras más utilizadas para eventos:

En general puede decirse que para el tipo más pequeño de reunión se emplea unamesa en forma de “U” o “T”; cuando la comida o cena es más informal puedeusarse una mesa principal y mesas separadas, redondas o rectangulares, paradiversos grupos de invitados. Cuando la mesa está compuesta por un grannúmero de cubiertos, la forma más utilizada está compuesta por una mesaprincipal y otras separadas.

Mesa en T, U, L, I, O, IMPERIAL, E (peine), ESPIGA.

MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

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Conocimiento y Manejo del Material de Servicio

Se denomina material de servicio a los elementos que de una u otra forma sonutilizados en la prestación de un servicio; también se les conoce con el nombre dematerial profesional de servicio. Dada su complejidad en cuanto a número serefiere, se agrupan de la siguiente manera:

Lencería de comedorEste grupo se refiere a todo el material que sirve para la presentación del comedoren cuanto al servicio al cliente. Los más importantes son:

Vajilla

Este grupo comprende todo lo que se relaciona con los elementos en que sirvenlos alimentos al cliente. El material más utilizado es la porcelana o el pedernal,aunque se puede utilizar cerámica en ciertos casos. Estos equipos se componende platos, pocillos, tazas y elementos de uso secundario, (azucareras, lecheras,cafeteras, etc.)

Cubiertería

Comprende todos los elementos que utiliza el cliente para partir porciones y llevara la boca los alimentos. Podemos decir de ellos que son herramientasindispensables para comer bien y cómodamente. Existen diferentes piezasagrupadas así:

Cristalería

En este grupo está todo lo referente al servicio de bebidas dentro del comedor yen el bar. En la cristalería existen diferentes estilos y series: únicamente varían lasformas, pero no su utilización o capacidad. Este grupo lo conforman copas, vasosy otros elementos.

Electroplata o material de acero inoxidable

Dentro de este grupo están los elementos más complejos y que se utilizan dentrodel servicio. Debido a su gran cantidad y variedad, es difícil clasificarlos porgrupos; los elementos más utilizados de este material son:

Accesorios

Se clasifican de esta forma porque son elementos que sirven de una forma

indirecta en el servicio al cliente y por lo tanto su utilización es ocasional aunquepor lo general están puestos permanentemente sobre la mesa.

Equipos utilizados en eventos