05/07/2002 Organisatieboek FOD Financiën Deel 1: Organisatiestructuur

05/07/2002

OrganisatieboekOrganisatieboek

FOD FinanciënFOD Financiën

Deel 1: OrganisatiestructuurDeel 1: Organisatiestructuur

p. 2Organisatieboek FOD Financiën – Deel 1

11/07/2002

Inhoudstafel

> Inleiding

> Aanpak en werkwijze

> Overzicht van de organisatie

> Organisatieschema per entiteit N3 behorende tot de ‘lijndiensten’– Organisatieschema– Toewijzing van processen en functies aan het organisatieschema– Structurerende factoren

> Organisatieschema van de stafdiensten– Belastingen en Invorderingen

• Methodologie• Organisatieschema per organisatorische entiteit

– Organisatieschema– Toewijzing van processen en functies aan het organisatieschema– Structurerende factoren

– Patrimoniumdocumentatie• Methodologie• Organisatieschema per organisatorische entiteit

– Organisatieschema– Toewijzing van processen en functies aan het organisatieschema– Structurerende factoren


11/07/2002

InleidingInleiding


11/07/2002

Inleiding

> Het organisatieboek presenteert een overzicht van de “To-Be” organisatie van de FOD Financiën, inclusief de benodigde personeelsinzet. Het organisatieboek bestaat uit 2 delen. Deel 1, ‘Organisatiestructuur’, presenteert de structuur van de lijnen stafdiensten van de FOD Financiën, met inbegrip van de processen en functies die in deze structuur voorkomen. Deel 2, ‘Personeelsinzet’, presenteert voor de betrokken lijnen stafdiensten de personeelsinzet die nodig is om de “To-Be” processen uit te voeren.

> Het organisatieboek staat niet los van de overige rapporten van het Coperfin BPR-project. Het dient te worden gelezen samen met het procesboek en het functieboek. Bij de bespreking van de individuele organisatieschema’s van de lijnen stafdiensten wordt trouwens telkens aangegeven welke processen en welke functies in de betrokken organisatorische entiteiten voorkomen. De nadere beschrijving van deze processen en functies zijn terug te vinden in het procesboek en het functieboek, respectievelijk.

> De scope van dit organisatieboek omvat de organisatiestructuur en de personeelsinzet die nodig zijn om de processen te voeren zoals deze zijn geïdentificeerd en uitgetekend tijdens de BPR Coperfin. Hiertoe behoren zowel de functionele processen als de ondersteunende processen, de sturende processen, de processen voor specifieke verwerking en de processen inzake reglementering en werkprocedures. Het betreft, met andere woorden, zowel de lijndiensten als de stafdiensten.

> De organisatiestructuur van de horizontale directies en hun afdelingen (P&O, B&B, ICT, Secretariaat & Logistiek) behoren niet tot de scope van dit organisatieboek, aangezien zij geen deel uitmaken van de huidige Coperfin BPR.

> Aan noden van overleg en coördinatie tussen entiteiten en pijlers zal tegemoet gekomen moeten worden, in het bijzonder m.b.t. de fraudebestrijding, en dit via ad hoc structuren en mechanismen te bepalen door het management N1/N2.

Doelstelling en scope van het Organisatieboek


11/07/2002

Inleiding

> Deel 1 van het Organisatieboek, ‘Organisatiestructuur’, presenteert de structuur van de lijnen stafdiensten van de FOD Financiën, met inbegrip van de processen en functies die in deze structuur voorkomen.

> Naast een overzicht van de gevolgde methodiek en werkwijze en een overzicht van de organisatiestructuur van de gehele FOD Financiën, bestaat Deel 1 voornamelijk uit een bespreking van het organisatieschema van de verschillende lijnen stafdiensten.

> Deze bespreking van de organisatiestructuur is telkens opgebouwd uit 3 onderdelen:– Organisatieschema

Dit eerste onderdeel presenteert de organisatiestructuur voor de betrokken organisatorische entiteit.

– Toewijzing van processen en functies aan het organisatieschemaHet tweede onderdeel presenteert een lijst van de processen en de functies die in de betrokken organisatorische entiteit voorkomen.

– Structurerende factorenHet derde en laatste onderdeel beschrijft de elementen die aan de basis liggen van de structuur die aan de betrokken organisatorische entiteit is gegeven.

Structuur van Deel 1 van het Organisatieboek


11/07/2002

Aanpak en werkwijzeAanpak en werkwijze


11/07/2002

Aanpak en werkwijze

> De Coperfin werkgroepen hebben de organisatieschema’s van de diverse entiteiten uitgetekend op basis van een aantal structurerende factoren, d.i. elementen die een belangrijke rol spelen bij het tekenen van een structuur. Deze elementen bepalen, met andere woorden, welke processen of delen van processen en welke functies bij elkaar worden gebracht in een organisatorische entiteit. Deze structurerende factoren worden voor elke organisatorische entiteit in dit Organisatieboek besproken.

> Teneinde de ontwikkeling van de organisatieschema’s coherent en consistent te laten verlopen, werden op voorhand een aantal algemene richtlijnen en een basistekening uitgewerkt, waarop de werkgroepen konden steunen bij de aanvang van de ontwikkeling van de organisatieschema’s.

> De algemene richtlijnen vinden hun oorsprong voornamelijk in:– De Copernicus principes, zoals beschreven in de nota aan de regering “Fundamenten voor de

modernisering van de federale administratie”– Het goedgekeurd eindrapport “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”

(december 2000)– Het goedgekeurd eindrapport “Bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3

niveau voor de FOD Financiën” (augustus 2001)– De strategische principes en het procesboek ontwikkeld binnen het kader van Coperfin

> Deze algemene richtlijnen worden verder in dit hoofdstuk bondig toegelicht.

> De basistekening vindt u in dit document na de bespreking van de algemene richtlijnen. Het doel van de basistekening was in de eerste plaats bedoeld om de discussies in de verschillende werkgroepen met een concreet basisschema te kunnen starten. Deze basistekening werd door de werkgroepen vervolgens ingevuld naar de specifieke context van de betrokken organisatorische entiteiten. Het resultaat zijn de organisatie-schema’s en hun verantwoording in dit Organisatieboek.

Inleiding (1/2)


11/07/2002

Aanpak en werkwijze

> Voor wat de stafdiensten betreft, hebben de werkgroepen, naast de inachtname van de algemene richtlijnen en de basistekening voor de lijndiensten, voor het toewijzen van de functies aan een organisatieschema, volgende methodiek in 4 stappen gevolgd:

– Stap 1: Voor elke functie volgend uit de generieke processen werden scores gegeven aan verschillende criteria die betrekking hebben op de verschillende blauwdrukelementen, zoals competenties, strategie, organisatie en cultuur.

– Stap 2: Op basis van hun drie belangrijkste criteria werden functies gegroepeerd.

– Stap 3: Op basis van deze groepering van functies werden organisatorische entiteiten gedefinieerd.

– Stap 4: Aan de hand van groepering en aan de hand van de algemene richtlijnen werd een finaal organisatieschema uitgetekend.

> Deze methodiek wordt uitgelegd en geïllustreerd aan de hand van voorbeelden in het hoofdstuk ‘Organisatieschema van de stafdiensten’.

Inleiding (2/2)


11/07/2002

Aanpak en werkwijze

> In de “Fundamenten voor de modernisering van de federale administratie” wordt er vooral verwezen naar de elementen rond afplatting van de managementstructuur en de herdefinitie van groepen van ambtenaren:

– Een sterk gelaagde hiërarchische organisatie werkt remmend op de snelheid en doelmatigheid van een organisatie.

– Waar mogelijk moeten mechanismen zoals multidisciplinaire projectwerking, taakverruiming, teamwerking en netwerking over de grenzen van organisatorische entiteiten in de plaats komen van de bestaande verticale werking.

– Het aantal lagen en de grootte van de individuele organisatorische eenheden binnen de verschillende lagen moeten geval per geval door de verantwoordelijke van de organisatorische entiteit bepaald worden en moeten permanent kunnen evolueren in functie van:

• Maatschappelijke en strategische meerwaarde van de entiteiten• De inhoud, omvang en complexiteit van de behandelde materie• Beheerde budget• De strategie van de organisatie en het daarmee gepaard gaande organisatiemodel (bv. Scheiding tussen strategische en

operationele departementen, centraal vs. Decentraal, interne controlesysteem, communicatielijnen,…)• Gewenste schaal van organisatorische entiteiten (te bepalen op basis van kritische massa van organisatie-entiteiten,

homogeniteit van dienstverleningspakketten, nagestreefde ‘span of control’,…).• Het streefdoel moet zijn om het aantal hiërarchische/leidinggevende lagen tot een minimum te beperken, zonder dat de

zaak onbeheersbaar wordt voor de verantwoordelijke (i.e. geen te grote ‘span of control’).

> Tevens wordt de responsabilisering benadrukt:– Aan de leiding van de organisatie wordt beheersautonomie gegeven. Dit wil zeggen dat de leidinggevende

ambtenaar een grote mate van autonomie heeft op het vlak van de organisatie van de entiteit waarvoor hij verantwoordelijk is en de manier waarop hij middelen inzet om de opdracht te vervullen.

Algemene richtlijnen


11/07/2002

Aanpak en werkwijze

> In de “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën” wordt er verwezen naar de volgende algemene richtlijnen:

– De vereiste interactie van de belastingplichtige met de overheidsdienst moet zo gemakkelijk en beperkt mogelijk zijn (op het vlak van de inspanningen die hij moet leveren en het aantal interacties) en moet maximaal worden aangepast aan de wensen van de belastingplichtige, steeds rekening houdend met de bedrijfsvoeringkosten en binnen het wettelijk kader.

– De fiscale afhandeling moet een maximaal geïntegreerd proces zijn. Dit betekent dat de pro-actieve dienstverlening, de verwerking van de aangiftes, de beheerscontroles, de opvolging van de invorderingsmogelijkheden, de inning, de invordering en behandeling van de geschillen die daarop

betrekking hebben, maximaal geïntegreerd moeten worden. Dit gebeurt idealiter in werkstations waarbinnen de hele afhandeling gebeurt, anders moet men zorgen voor een optimale informatie uitwisseling.

– De entiteit die zich bezighoudt met grondige controles dient deze controles uit te voeren voor alle soorten belastingen waaraan de belastingplichtige onderworpen is.

Algemene richtlijnen


11/07/2002

Aanpak en werkwijze

Basistekening (1/3)

Gewestelijk Administrateur

Afdelingshoofd

Dienstverlening aan burgers

Afdelingshoofd

Gestandaardiseerde verwerking

Afdelingshoofd

Specifieke behandeling

… …

……

Directeur-Generaal /

Departementaal Administrateur

… …

*

Teamchefs Teamchefs

* : Directeur-Generaal bij Belastingen & Invorderingen; Departementaal Administrateur bij Patrimoniumdocumentatie en Thesaurie

> Afdeling “Dienstverlening aan burgers”:– Typisch functies die betrekking hebben op alle soorten

interacties met de belastingplichtige, zowel algemeen als dossiergbonden;

– Deze afdelingen worden de afdelingen waartoe de belastingplichtige zich automatisch zal richten bij vragen.

> Afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”:– Typisch functies die gestandaardiseerde taken vervullen;

typisch in grote volumes, sterk te automatiseren en zonder vereiste van interactie met de belastingplichtige verder dan basiscontact;

– Deze afdelingen worden typisch de afdelingen in “back office”, waarmee de balstingplichtige niet bewust mee in contact treedt.

> Afdeling “Specifieke behandeling”:– Typisch functies die betrekking hebben op acties door de

administratie, op basis van verwerkte en geïnterpreteerde gegevens (op basis van Risicobeheer als typevoorbeeld);

– Deze afdelingen worden de afdelingen waar de administratie zelf stappen onderneemt naar de belastingsplichtige toe in functie van opsporingen, controle, actieve bijstandsactie,…


11/07/2002

Aanpak en werkwijze

> Opmerkingen bij de basistekening:– Er kunnen meerdere afdelingen “Dienstverlening aan burgers”zijn. – Er kunnen meerdere afdelingen “Specifieke behandeling” zijn.– “Gestandaardiseerde verwerking” wordt een organisatorische entiteit waar nodig.– “Dienstverlening aan burgers” en “Specifieke Behandeling” zijn evenwaardige organisatorische entiteiten.– Er is in principe één gecentraliseerde afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”. Waar relevant moet

gekeken worden of deze centralisatie niet op een nog hoger niveau dan N3 moet gebeuren.

> Er wordt gewerkt tot op het niveau “Afdelingshoofd / Teamchef”– Organisatie onder dit niveau kan men in feite werkafspraken noemen, die moeten worden overgelaten aan

de discretie van de leidinggevenden, eventueel bijgestaan door Managemenondersteuning.– Het is niet ondenkbaar dat een het niveau teamchef voorkomt zonder een niveau afdelingshoofd erboven.– Uitgangspunt bij de voorgestelde organogrammen is dat vertrokken wordt van het niveau “TEAM” en enkel

een niveau afdelingshoofd wordt toegevoegd indien vereist omwille van “span of control”.

Basistekening (2/3)


11/07/2002

Aanpak en werkwijze

Basistekening (3/3)

1. Aan de hand van relevante criteria worden functies samengevoegd in logische entiteiten vanaf niveau N-3:> Deze criteria kunnen betrekking hebben op één of meerdere dimensies van het “Blauwdrukmodel”*:

specifieke competenties, procesmatige redenen, specifieke ICT-aspecten, beleidscyclus (beleidstaken vs. uitvoerende taken), enz.

2. De entiteiten worden een eerste maal ten opzichte van elkaar gepositioneerd onder de N-3.

3. Aan de hand van (gewogen) werklast en betrokken aantal en type ambtenaren kunnen vervolgens:

> Meerdere gelijke entiteiten worden bijgevoegd – “horizontale” spreiding

> Onder de entiteit een nieuw niveau worden toegevoegd – “verticale” spreiding

> Discussie heeft uitgemaakt wat beste optie is. Afplatting van het organogram is steeds een leidend principe geweest.

4. Eens de consolidatie inzake Infrastructuur beëindigd kan er nog een impact van de lokaties van de kantoren op het organogram zijn. Echter:

> Het principe moet zijn dat het aantal kantoren geen impact heeft op het aantal teamchefs.> De kantoren worden in deze fase van Coperfin nog niet verdeeld over de teamchefs.

* Refereert naar de ‘Business Integration Blueprint’, Accenture 2001

De werkgroepen hebben, vertrekkende van de basistekening, de volgende stappen doorlopen:

N-3

Afdelingen

Afdeling

Teams

N-3


11/07/2002

Overzicht van de organisatieOverzicht van de organisatie


11/07/2002

Legende bij de organisatieschema’s

Kader in volle lijn Een organisatorische eenheid met een kader in volle lijn betekent dat deze eenheid geleid wordt door een functie met een formeel niveau.

Een organisatorische eenheid met een meervuldige kader betekent dat deze entiteit meerdere malen voorkomt, afhankelijk van het aantal VTE’s.

Een organisatorisch eenheid zonder kader groepeert functies die niet worden geleid door een functie met een formeel niveau

Meervuldige kader

Entiteit zonder lijn

…


11/07/2002

FOD Financiën

Belastingen en invorderingen

Voorzitter Directie comité

ThesauriePatrimoniumdocumentatie

Cel Beleids-voorbereiding

Studie en onderzoek

Budget & Beheerscontrole

Secretariaat en Logistieke Diensten

Personeel & Organisatie

ICT

BeleidsraadAuditcomité

Interne audit

PMO


11/07/2002

Belastingen & InvorderingenAdministrateur-Generaal en Stafdiensten onder N1

Administrateur-Generaal Belastingen en Invorderingen

Directeur Functionele Expertise en Ondersteuning

Afdelingshoofd Werkmethodes en Opvolging

Afdelingshoofd Informatie en Impulsbeheer

Algemene Reglementering

Internationale Fiscale Zaken

Algemene Commentaar

Commentaar Douane

Algemene Werkmethodes

Werkmethodes D&A

Opvolging

Interne Informatie

Externe Informatie

Impulsbeheer

Directeur Dienstverlening coördinatie en uitvoering

Afdelingshoofd Bijstand aan belastingplichtigen, Controle

& Invordering

Afdelingshoofd Communicatie

Afdelingshoofd Contact Center

PMO

Afdelingshoofd Voorafgaande afspraken

Afdelingshoofd Reglementering

Afdelingshoofd Commentaar

… …

Reglementering Inkomstenbelastingen

Reglementering Verbruiksbelastingen

Reglementering Douane

…

…

…

Commentaar Inkomstenbelastingen

Commentaar Verbruiksbelastingen

…

…

Werkmethodes P-KMO-GO

…


11/07/2002

Belastingen & InvorderingenDouane & Accijnzen

Directeur-Generaal

Douane & Accijnzen 5

Afdelingshoofd Operationele

expertise

Directeur Doelgroepen

strategie

Afdelingshoofd Doelgroepen-

beheer

Afdelingshoofd Gegevensbeheer

Afdelingshoofd Financiële expertise

Directeur Management ondersteuning

TeamchefTechnische

Ondersteuning

TeamchefRapporteren

AnalysePermanentie

Afdelingshoofd

Intelligence 1

Teamchef Informatie- opzoeking

Signaal-oriëntatie

Federaal Administrateur Onderzoek &

Opsporing1 nationaal centrum

Administrateur enig kantoor

1 centrum

TeamchefAangifte-

verwerking

- Specialist (jurist)

- Extern Correspondent (externe instanties)

- Toezichtambtenaar

- Reglementair bemiddelaar

Afdelingshoofd Mobiel Toezicht

Afdelingshoofd Klantbehandeling

Afdelingshoofd Aangifte-

behandeling

…

Teamchef Aangifte-

behandeling

Teamchef Vergunningen

…

Teamchef Klanten-

coördinatie & Admin. en

Boekh. controle

Teamchef Geschillen & Invorderingen

Teamchef Verbintenissen/ Aanzuivering/

Rectificatie

Teamchef Regiekamer

Teamchef Mobiel Toezicht

…

Teamchef Subregio2

…

Afdelingshoofd Labo

Teamchef Ontvangsten/ Uitgaven en Borgtochten

…

Afsluiting

7 centra

Gewestelijk Administrateur D&A

Coördinatoren3

Directeur EOGFL

…

Afdelingshoofd Regionale O&O

eenheid 2

Doelgroepen strategie

Doelgroepen-beheer

Gegevensbeheer


11/07/2002

Belastingen & InvorderingenParticulieren

Directeur-Generaal

Particulieren 5


Strategie


beheer




expertise


Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers9

Afdelingshoofd Gestandaardiseerde

Verwerking9

…

Teamchef Front Office

…

Afdelingshoofd Specifieke

Behandeling

…

Teamchef Specifieke

Behandeling (incl.Geschillen)

Teamchef Gestandaardiseerde

Verwerking


(event. afzonderlijk voor

P-KMO)

…

1 centrum

Federaal Adminstrateur

Nationaal Centrum Opsporing

…

Teamchef

Opsporingen 4

…

Teamchef Specifieke

Behandeling (ev. afzonderlijk

voor P-KMO-GO, incl.

Geschillen)

…

Teamchef Dienstverlening


KMO-GO)

Gewestelijk Administrateur Eupen

1 centrum

Afdelingshoofd Opsporingen

18 centra

Gewestelijk Administrateur Particulieren

…

Teamchef Gestandaardiseerde

Verwerking

…


11/07/2002

Belastingen & InvorderingenKMO

…

Directeur-Generaal

KMO 5



Strategie


beheer



expertise


…

Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers

…



Verwerking9

…


Behandeling

…

Teamchef Specifieke

Behandeling (incl. geschillen)

Afdelingshoofd Dienstverlening aan de burgers9


Verwerking9

…


Behandeling

…



P-KMO)

Gewestelijk Adminstrateur KMO

27 centra

Gewestelijk Adminstrateur Buitenlanders

1 centrum


…



KMO-GO)

…

Teamchef Specifieke

Behandeling (ev. afzonderlijk

voor P-KMO-GO, incl.

Geschillen)

…


11/07/2002

Belastingen & InvorderingenGrote Ondernemingen

Directeur-Generaal

GO 5



Strategie


beheer



expertise


Afdelingshoofd

Sector X 10

…

Teamchef Dienstverlening aan de burger

Sector X

…

Teamchef Spec. behandeling

(incl. Geschil.8) Sector X

Afdelingshoofd Gestandaardi-

seerde verwerking

7 centra

Gewestelijk Administrateur GO

Sector X 6/10

…

…


11/07/2002

Belastingen & InvorderingenInvordering

Directeur-Generaal Invordering

- Extern Correspondents (Rekenhof, Andere Overheden, Thesaurie)



Strategie


beheer



expertise



Teamchef Juridische Zaken &

Administratieve Geschillen

Toezicht- ambtenaren

Teamchef Vervaldag-

beheer Ontvangsten &

Uitgaven

…

Teamchef Betalings-

incidenten & Uitgaven

(Ontheffingen)

Toezicht-ambtenaren


Afdelingshoofd Invordering

Fraudebestrijding, GO & Buitenland

Teamchef Inputbeheer Invordering

Toezicht- ambtenaren

…

Afdelingshoofd Betalingsincidenten

& Uitgaven (Ontheffingen)

…


…

Teamchef Invordering


Fraude-bestrijding


GO

Federaal Administrateur

Nationaal Centrum Inning

1 centrum

Federaal Administrateur Nat. Centrum Invordering Fraudebestrijding &

GO1 centrum


14 centra


Centrum Invordering


Administratieve geschillen

Teamchef Invordering Buitenland


11/07/2002

Belastingen & InvorderingenFraudebestrijding

Directeur-Generaal Fraudebestrijding


Teamchef Inputbeheer

Afdelingshoofd Operaties

Fraudebestrijding

Afdelingshoofd Juridische zaken



Fraudebestrijding



Fraudebestrijding

4 centra


Nationaal Centum Fraudebestrijding

1 centrum

Teamchef voor Zaak-

behandeling en Dossier-

behandeling

… …

Teamchef Juridische

Zaken

Teamchef Juridische

Zaken

…

Teamchef voor Zaak-

behandeling en Dossier-

behandeling

…


11/07/2002

Patrimonium documentatieAdministrateur-Generaal en Stafdiensten onder N-1

Adminstrateur-Generaal

Patrimonium documentatie

Directeur Functionele Expertise en

Ondersteuning

Afdelingshoofd Commentaar en

Helpdesk

Directeur Dienstverlening,

strategie en uitvoering

Afdelingshoofd Marketing


Afdelingshoofd Reglementering, Informatie

en Impulsbeheer

Afdelingshoofd Werkmethodes en

Opvolging

PMO

Reglementering Patrimonium Diensten

Reglementering Opmetingen en Waarderingen

Reglementering Rechtszekerheid

Informatie en Impulsbeheer

Commentaar Patrimonium Diensten & Opmetingen

en Waarderingen

Werkmethodes Patrimonium Diensten &

Opmetingen en Waarderingen

Commentaar Rechtszekerheid

Helpdesk

Werkmethodes Rechtszekerheid


11/07/2002


Departementale Administrateur

Rechtszekerheid

Departementale Administrateur Opmetingen en waarderingen


Patrimoniumdiensten


Niet-fiscale

Invordering 7


Informatie verzameling en uitwisseling

Teamchef Griffierechten

(BO)

…

Teamchef Opmetingen en Waarderingen

…

Teamchef Spec. Waarderingen

Roerende goederen

Fotogrammetrie

Beursgenoteerde aandelen

…

Teamchef Patrimonium

diensten

…

Teamchef Roerende Goederen

…

TeamchefNiet-Fiscale

Invordering & Erfloze

Nalatenschappen

Bijzondere Authentieke

Akten

0 centra

Project Management

Grote Projecten

1 centrum


Speciale Opmetingen en Waarderingen

…

Teamchef Archief

(B0)

…

Teamchef Satelliet (BO/FO)

24 centra


Rechtszekerheid

9 centra

Gewestelijk Administrateur Opmetingen en Waarderingen

3 centra


Patrimoniumdiensten

…

Teamchef Speciale

Opmetingen

…

Teamchef Spec. Waarderingen Onroerende

goederen

Toezichtambtenaar

Toezichtambtenaar

Toezichtambtenaar Toezichtambtenaar

…

Afdelingshoofd Patrimoniumdiensten

& Roerende Goederen

Toezichtambtenaar

…

AfdelingshoofdNiet-Fiscale Invordering

& Erfloze Nalatenschappen

…

Afdelingshoofd Opmetingen en Waarderingen

…

Afdelingshoofd Speciale Opmetingen

…

Afdelingshoofd Archief- & Satelliet-

teams

…

Teamchef Invordering van

Rechten (BO/FO)


11/07/2002

Opmerkingen

(1) Coördinator (kenniscoördinator) kan een rol van het Afdelingshoofd Intelligence zijn.

(2) Per regio is het aantal teams bepaald in functie van de werklast en is ieder team intern samengesteld in functie van het lokale belang van de verschillende inhoudelijke materies, waarvoor O&O bevoegd is. De 4 inhoudelijke materies die worden onderscheiden zijn:

- Materie 1 = Douanecriminaliteit - Materie 2 = Accijnzencriminaliteit- Materie 3 = Commerciële fraude - Materie 4 = Gemeenrecht

(3) De 4 coördinatoren (zaakcoördinatoren) hebben ieder één inhoudelijke materiespecialisatie, met name:

- Coördinator 1 = Douanecriminaliteit - Coördinator 2 = Accijnzencriminaliteit- Coördinator 3 = Commerciële fraude - Coördinator 4 = Gemeenrecht

(4) Hiërarchisch afhankelijk van Federaal Administrateur Opsporingen, gelokaliseerd in centrum P-KMO-GO

(5) Bij D&A, P, KMO en GO wordt het totaal aantal N-3 centra vanuit de studie gerespecteerd maar de invulling wijzigt

(6) Respectievelijke bedrijfssectoren worden verdeeld over de 6 centra Grote Ondernemingen

(7) Moet nog door de Ministerraad worden goedgekeurd

(8) Teams worden samengesteld rond zaken/dossiers naargelang de karakteristieken van de zaken/dossiers

(9) Kan eventueel voor meerdere centra samen georganiseerd worden. De scanningoperaties kunnen hier eventueel aan toegevoegd worden.

(10) Gewestelijk Administrateur GO Gestandaardiseerde verwerking, Gewestelijke Administrateur Sector X en Afdelingshoofd Sector X zitten nationaal


11/07/2002

Wijzigingen t.o.v. “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”

> De volgende zaken zijn wijzigingen ten opzichte van het goedgekeurd eindrapport “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën” (december 2000) en het goedgekeurd eindrapport “Bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau voor de FOD Financiën” (augustus 2001):

> Bij Douane & Accijnzen, Particulieren, KMO, en Grote Ondernemingen wordt het totale aantal N3 centra zoals bepaald in het goedgekeurd eindrapport “Bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau voor de FOD Financiën” (augustus 2001) gerespecteerd. De invulling van deze centra is echter gewijzigd ten opzichte van voormeld rapport.

> Niet-fiscale Invordering (N2) is ondergebracht bij Patrimonium documentatie.

> Op het niveau van de Voorzitter van het Directiecomité wordt een stafdienst PMO (‘Program Management Office’) voorzien.


11/07/2002

Sturingsorganen

> Tijdens de besprekingen omtrent de ontwikkeling van de organisatiestructuur van de FOD Financiën is tevens een voorstel uitgewerkt voor de sturingsorganen van de FOD. Deze sturingsorganen vormen de kern van het management van de FOD Financiën.

> Dit voorstel wordt schematisch weergegeven op de volgende pagina.


11/07/2002

Sturingsorganen

Sturingsorgaan niveau FOD (N):

<Directiecomité FOD Financiën>

FOD Fïnanciën

• Voorzitter (N)

• Administrateur-Generaal Belastingen en Invorderingen

• Administrateur-Generaal Patrimoniumdocumentatie

• Administrateur –Generaal Thesaurie

• Hoofden van de stafdiensten(B&B, P&O, ICT, Secretariaat en Logistieke Diensten, Studie & Onderzoek, Cel Beleidsvoorbereiding, Strategische PMO)

• N-2 bij uitnodiging

Sturingsorgaan niveau

Administrateur-generaal (N-1):

<College Belastingen en Invorderingen>

<College Patrimonium

documentatie>

<College Thesaurie>

Belastingen & Invorderingen

• Administrateur-Generaal (N-1)

• Directeurs-Generaal (N-2)

• Hoofden van de stafdiensten (FEO, Dienstverlening – coördinatie & uitvoering, PMO)

Sturingsorgaan niveau

• Directeur-Generaal (N-2 binnen B&I)

• Departementale Administrateur (N-2 bij Pat.Doc en Thesaurie):

<Gewestelijk comité>



• Departementale Administrateurs (N-2)

• Hoofden van de stafdiensten (FEO, Dienstverlening – strategie & uitvoering, PMO)

Thesaurie


• Departementale Administrateurs (N-2)


• Directeur-Generaal (N-2)

• Gewestelijke en/of Federale Administrateurs (N-3)

• Hoofden van de stafdiensten (Managementondersteuning en Doelgroepenstrategie*)

* Niet bij Fraude

Patrimoniumdocumentatie

• Departementale Administrateur (N-2)

• Gewestelijke Administrateurs (N-3)


11/07/2002

Organisatieschema per entiteit Organisatieschema per entiteit N3 behorende tot de N3 behorende tot de

‘lijndiensten’‘lijndiensten’

05/07/2002

Organisatieschema


Douane & Accijnzen


11/07/2002

Organisatieschema N-2Douane & Accijnzen

Douane & AccijzenN-2

N-3Onderzoek &

OpsporingN-3

N-3Gewestelijke Centra

1 centrum 1 centrum

7 centra

Enig kantoor


Doelgroepen beheer

Gegevensbeheer


Financiële expertise

Operationele expertise

LaboEOGFL

Management ondersteuning

…


11/07/2002

Organisatieschema N-2 Douane & Accijnzen

De entiteit D&A bevat volgende centra:

> De entiteit Onderzoek & Opsporing is de centrale entiteit waar onderzoek gevoerd wordt naar mogelijke belangrijke fraudezaken of fraude mechanismen. De aanleiding is niet direct een resultaat van de verwerking van de aangifte. (zie organisatieschema O&O)

> D&A ziet af van het behoud van een centraal centrum voor complexe controles. (cfr eindrapport lijnfuncties N-3 juni 2001)

– Het is de bedoeling om de N-3 ten volle te responsabiliseren door ze alle type controles te laten uitvoeren. De invoering van een performant risicobeheer en de opvoering van de competenties in de gewestelijke N-3 centra maakt dit centrale centrum overbodig.

– De gewestelijke administraties krijgen een nationale en internationale bevoegdheid wanneer zij met klanten handelen waarvan de activiteiten zich nationaal of internationaal uitstrekken. Nationale en internationale vergunningen zullen afgeleverd worden op de punten waar de klanten wensen, dit is in principe waar zij hun hoofdactiviteiten uitoefenen. Indien vertalingen nodig blijken dan zal een vertaaldienst hiermee belast worden.

– Het bepalen van de belastbare waarde van de goederen zal plaatsvinden in de stafdienst operationele expertise.

– Omwille van de Europese vraag, blijft er wel een centrale “Controledienst EOGFL” bestaan. Art. 11 van de VO 4045/89 legt aan de Lid-Staten de verplichting op om te voorzien in controles achteraf door een dienst die onafhankelijk is van de diensten die de controles uitvoeren vóór de betaling van de steun aan de landbouwers. Deze entiteit is echter geen N-3 centrum, maar een team dat rechtstreeks rapporteert aan de “Specifieke dienst EOGFL”, die deel uitmaakt van de stafdiensten van N-2. Deze specifieke dienst rapporteert rechtstreeks aan de Commissie en coördineert ook de controles van Economische zaken.


11/07/2002

Organisatieschema N-2 Douane & Accijnzen

> Het enig kantoor zal zich concentreren op de centrale inning, de administratie van de borgtochten en de ondersteuning van de elektronische en internationale aangiftes.

– “In afwijking van de andere doelgroepentiteiten werd beslist om de inning en invordering binnen de centra D&A op te nemen.”(Uit eindrapport lijnfuncties N-3 juni 2001)

– De inning blijft sterk verbonden met het aangifteproces, doordat de goederen niet kunnen vrijgegeven worden, zolang er niet werd vastgesteld dat er voldoende borg beschikbaar is. De resultaten van het proces aangiftebehandeling worden dus in belangrijke mate beïnvloed door de processen inning en borgtochten, waardoor het aangewezen is om beide processen onder de bevoegdheid van de manager Douane en accijnzen te plaatsen.

– Anderzijds is een centralisatie van de ontvangsten wenselijk. Het bijhouden van de boekhouding wordt hierdoor efficiënter, het contact met de financiële instellingen wordt vereenvoudigd, en de verwerking van gestructureerde betalingen kan geoptimaliseerd worden. Door de centrale borgstelling worden de formaliteiten van de borgstelling voor de klanten vereenvoudigd en kunnen de borgtochten doeltreffender worden aangewend. De invordering blijft echter binnen de centra georganiseerd.

– Het aangifteverkeer zal in de toekomst maximaal elektronisch verlopen. Mochten zich hierbij problemen voordoen dan kan contact opgenomen worden met een nationaal centrum dat instaat voor het opvolgen en oplossen van deze problemen. Dit centrum zal ook het aanspreekpunt zijn voor eventuele problemen met internationale aangiftes.

> De entiteit D&A beschikt over 7 gewestelijke centra.– “Douane & Accijnzen voert overal in het land zijn activiteiten uit op polyvalente wijze, waarbij een lokale aanwezigheid

noodzakelijk is. Ze onderscheidt zich door haar specifieke opdracht als beheerder van goederenstromen. Het geheel van haar activiteiten is sterk in elkaar verstrengeld. Een efficiënt beheer vereist een integratie van de verschillende onderdelen van het proces binnen het centrum en dus een polyvalentie van het centrum. Op deze manier kan binnen het centrum het gehele proces geoptimaliseerd worden. Indien de diensten die de beslissing nemen over welke acties dienen uitgevoerd te worden voor een bepaalde belastingplichtige, en de diensten die ze ook effectief uitvoeren, zich in hetzelfde centrum bevinden, dan kan de coördinatie tussen beide vergemakkelijkt worden. De toewijzing van de nodige middelen wordt ook verbeterd omdat de manager van het centrum voor het eindresultaat verantwoordelijk is en tegelijk de elementen kan sturen die een invloed hebben op dit eindresultaat.”

(Uit eindrapport lijnfuncties N-3 juni 2001)


11/07/2002

Organisatieschema N-3 Enig Kantoor

Administrateur enig kantoor

N-3

Teamchef aangifteverwerking

Teamchefs Ontvangsten/Uitga-ven en Borgtochten

- Specialist (jurist)

- Extern Correspondent (externe instanties)

- Toezichtambtenaar

- Reglementair bemiddelaar

Afsluiting

…


11/07/2002

Organisatieschema N-3 D&A

> Het enig kantoor zal zich concentreren op de centrale inning, de administratie van de borgtochten en de ondersteuning van de elektronische en internationale aangiftes.

> “In afwijking van de andere doelgroepentiteiten werd beslist om de inning en invordering binnen de centra D&A op te nemen.”

(Uit eindrapport lijnfuncties N-3 juni 2001)– De frequentie van het ontstaan van schulden per aangifte bij D&A is veel malen hoger dan bij de andere

fiscale entiteiten. Ook het opvolgen van de korte vervaltermijnen en de aanzuivering van aangegane verbintenissen is specifiek voor D&A.

– Typisch voor D&A is ook dat de inning meestal gekoppeld is aan een borgstelling. Deze borgstelling die als objectief heeft het risico te reduceren, onder meer indekking tegen niet betaling, wordt overigens ook opgevolgd voor transacties die niet tot inning leiden.

– Aangezien schulden het gevolg kunnen zijn van aangiften gedaan in andere lidstaten bestaan er een aantal specifieke interacties met andere douane administraties en de Europese Unie, onder meer voor onderlinge afrekeningen. De boekhouding van D&A staat overigens onder toezicht van de Europese Unie.


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit Aangifteverwerking

> Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften

> Algemene interactie – specifieke interactie: help desk electronische aangifte

– Dossierbeheerder – Applicatie assistent


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Aangifteverwerking

> Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” richt zich op:– Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” staat in voor het verzamelen, het vastleggen en het

opvolgen van de informatie die vereist is voor het uitvoeren van de kernfuncties voor Douane an Accijnzen: het stoppen van illegale goederen, onder het juiste formaliteitenstelsel plaatsen van legale goederen, bewaken van formaliteitenstelsels en deskundig innen van belastingen.

– De specifieke interactie “help desk electronische aangifte” richt zich op het bijstand verlenen van klanten die moeilijkheden ondervinden bij het doorsturen van hun electronische aangiften. Dit kan zowel zijn wanneer de klant er om vraagt als op initiatief van de administratie.

(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: In het betrokken proces worden de gegevens gecapteerd voor het uitvoeren van de kernfuncties van D&A. Deze

gegevens worden in de betrokken activiteitenblok best éénduidig en éénmalig gedefiniëerd. Met de eigenaar van de gegevens zal overigens moeten overlegd worden over hoe en wanneer bepaalde gegevens kunnen opgeleverd worden. In het proces worden ook de regels toegepast zoals zij gedefiniëerd zijn in de wettelijk formaliteiten stelsels. Ook hier is een ééduidige interpretatie aangewezen. Indien er zich bij deze electronische interactie technische of functioneel inhoudelijke problemen voordoen kan de klant deze help desk contacteren of zal de help desk zelf de klant contacteren en de nodige bijstand verlenen. Dit gecentraliseerd en enig contactpunt speelt een gelijkaardige rol voor het internationaal aangiftenverkeer.

– Processen: Betrokken functies worden hier samengebracht om taken uit te voeren van een gelijke aard. – Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met de aangiftebehandeling. – Faciliteiten en infrastructuur: /– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.

> Verhouding tussen front-office en back-office:– De betrokken functies zijn typische front office functies. Hun bereikbaarheid en beschikbaarheid is belangrijk voor een snelle

oplossing van de problemen.


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten

> Ontvangsten– Reglementair bemiddelaar – Informatie ambtenaar (rol van inspecteur en

junior onderzoeker)– Junior dossierbeheerder – Dossierbeheerder – Junior gegevensbeheerder

> Uitgaven– Dossierbeheerder – Ontvanger– Informatie ambtenaar (rol van inspecteur en

junior onderzoeker)– Reglementair bemiddelaar

> Borgtochten– Senior dossierbeheerder – Specialist (Jurist)

> Invordering– Extern Correspondent externe instanties – Toezichtambtenaar – Reglementair bemiddelaar


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Ontvangsten/Uitgaven en Borgtochten

> Het proces “Ontvangsten” richt zich op:– Het proces “Ontvangsten” behandelt de verwerking van alle betalingen (de verschillende belastingen, taksen, douaneschulden,

accijnzen, voorafbetalingen, voorheffingen, boetes en toebehoren, borgsommen, enz...) (Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:

– De inning blijft sterk verbonden met het aangifteproces, doordat de goederen niet kunnen vrijgegeven worden, zolang er niet werd vastgesteld dat er voldoende borg beschikbaar is. De resultaten van het proces aangiftebehandeling worden dus in belangrijke mate beïnvloed door het functioneren van het proces inning en borgtochten, waardoor het aangewezen is om beide processen onder de bevoegdheid van de manager Douane en accijnzen te plaatsen.

– Een centralisatie van de ontvangsten is wenselijk omdat het bijhouden van de boekhouding hierdoor efficiënter wordt , het contact met de financiële instellingen wordt vereenvoudigd, en de verwerking van gestructureerde betalingen kan geoptimaliseerd worden. Door de centrale borgstelling worden de formaliteiten van de borgstelling voor de klanten vereenvoudigd en kunnen de borgtochten doeltreffender worden aangewend. De invordering blijft echter binnen de centra georganiseerd.

– Dit gaat samen met gecentraliseerd beheer van de borgstellingen en de uitgaven.

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk) :– Strategie : gecentraliseerde organisatie per accountdoelgroepen mogelijk gemaakt door het benadrukken van elektronisch

aangifte en betalingsverkeer.– Processen: functioneel samenbrengen van taken van gelijke aard, massale verwerking.– Competenties: groepering van gelijklopende generieke en technische competenties die betrekking hebben op de processen

ontvangsten, uitgaven, afsluiting en verificatie en borgtochten. – Faciliteiten en infrastructuur: /– Applicaties en uitrusting: groepering rond specifieke applicaties.

> Verhouding tussen front-office en back-office:– De betrokken functies zijn typische back office functies.


11/07/2002


> Het proces “Uitgaven” richt zich op:– Het proces “Uitgaven” verzekert de correcte afhandeling van alle bedragen die de federale overheid

verschuldigd is betreffende belastingen, voorafbetalingen, taksen, douaneschulden, accijnzen, vrijgegeven borgsommen, voorheffingen, boetes en toebehoren, enz ... en de vergoedingen voor geleverde prestaties (deurwaarderskosten, vergoedingen voor de bewaring van in beslag genomen goederen, enz...


> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie : gecentraliseerde organisatie per accountdoelgroepen mogelijk gemaakt door het benadrukken

van electronisch aangifte en betalingsverkeer.– Processen: functioneel samenbrengen van taken van gelijke aard, massale verwerking.– Competenties: groepering van gelijklopende generieke en technische competenties die betrekking hebben

op de processen ontvangsten, uitgaven, afsluiting en verificatie en borgtochten. – Faciliteiten en infrastructuur: /– Applicaties en uitrusting: groepering rond specifieke applicaties.

> Verhouding tussen front-office en back-office:– De betrokken functies zijn typische back office functies.


11/07/2002


> Het proces “Borgtochten” richt zich op:– Het proces “Borgtochten” dient om met instemming van de belastingsplichtige de nodige waarborgen in de vorm van

borgtochten te nemen opdat zij hun financiële verplichtingen zouden nakomen ten aanzien van Douane & Accijnzen. Het bewarend beslag valt niet onder dit proces.

– De activiteitenblok “aanvaarden van de borgtocht” dient om te controleren of aan alle vormvereisten en voorwaarden voldaan is om de borgtocht goed te keuren. De borgtocht wordt in deze activiteitenblok ook formeel aanvaard of afgewezen.

– De activiteitenblok “opzegging van de borgtocht” dient aan een borgtocht een einde te stellen indien de borg in gebreke blijft (initiatief van D&A) of om te controleren of aan alle vormvereisten en voorwaarden voldaan is om aan de borgtocht een einde te stellen indien de belastingplichtige of de borg hierom vraagt. De beeindiging van de borgtocht wordt in deze activiteitenblok ook formeel aanvaard of afgewezen. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: Het gaat in deze activiteitenblokken om de formele aanvaarding en opzegging van de borgtochten. De eenvormigheid

in de aanpak is hiervoor belangrijk en het is dan ook geraadzaam deze activiteiten te concentreren. Het gaat hier overigens om een centrale ondersteuning van de lokale activiteiten die zich hierdoor op het inhoudelijke kunnen concentreren. Daar de borgtochten genomen worden als waarborg voor het nakomen van de financiële verplichtingen is de link met het proces ontvangsten vanzelfsprekend.

– Processen: De taken binnen deze activiteitenblok worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich taken van gelijke aard bevinden.

– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met kennis van vormvereisten en voorwaarden voor borgtochten

– Faciliteiten en infrastructuur: /– Applicaties en uitrusting: /

> Verhouding tussen front-office en back-office:– De functies dossierbeheerder borgtochten en specialist (jurist) bevinden zich in de back office. Er kan eventueel overwogen

worden om de specialist (jurist) in staf op te nemen.


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit Afsluiting

> Afsluiten– Dossierbeheerder– Junior gegevensbeheerder


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Afsluiting

> Het proces “Afsluiting en verificatie” richt zich op:– Het proces “Afsluiting en verificatie” verzekert een controle op de coherentie, de juistheid en de

rechtmatigheid van de boeking van de financiële verrichtingen. Bovendien moet dit proces zorgen voor een relevante, tijdige en juiste rapportering over deze verrichtingen aan het management en de controlerende overheden. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: het bezorgen aan de belastingplichtige van een overzicht van hun financiële verplichtingen en

rechten.– Processen: functioneel samenbrengen van taken van gelijke aard, massale verwerking. – Competenties: groepering van gelijklopende generieke en technische competenties die betrekking hebben

op de processen ontvangsten, uitgaven, afsluiting en verificatie en borgtochten. – Faciliteiten en infrastructuur: /– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.

> Verhouding tussen front-office en back-office:– De betrokken functies zijn typische back office functies. Door hun beperkte aantal en de specificiteit van

hun controlefunctie worden zij als staffunctie voorzien.


11/07/2002

Organisatieschema N-3 centra Douane & Accijnzen


Afdelingshoofd

Mobiel Toezicht


D&AN-3

Afdelingshoofd Aangiftebehandeling

N-3N-3Teamchefs

Mobiel Toezicht

Teamchef

Geschillen & invorderingen

Teamchef

Vergunningen en audit

Teamchefs

Klantencoordinatie & Admin. en Boekh.

Controle

…Teamchef

Regiekamer

N-3N-3Teamchefs

Aangiftebehandeling

Teamchef Verbintenissen/aanz-uivering/rectificatie


Gegevensbeheer

Doelgroepen- beheer

…

…


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit Vergunningen

> Vergunningen– Starterscoördinator– Dossierbeheerder

> Uitwerken dienstverleningsmodellen– Analist

> Administratieve en Boekhoudkundige Controle– Senior beheerder planning– Senior analist ICT doorlichting– Senior analist doorlichting– Senior gegevensbeheerder

> Algemene interactie– Informatie-ambtenaar


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Vergunningen

> Het proces “Vergunningen” richt zich op:– Het proces “vergunningen” dient om de legale handel te faciliteren zonder afbreuk te doen aan de

waarborg van de naleving van de wetgeving.(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:– Hoofdobjectief van dit proces is de toepassing van het formaliteitenstelsel dat de relatie en de transacties

van de klanten met de D&A administratie regelt te vereenvoudigen. Het is de bedoeling om het voor de klanten gemakkelijker te maken zonder evenwel afbreuk te doen aan de naleving van de wet. Hiervoor is frekwent contact met de klant noodzakelijk om hem beter te leren kennen en afspraken te kunnen maken. Daarom behoort deze entiteit tot de afdeling klantbehandeling.

– Vooraleer vergunningen aan te gaan zullen er voorafgaande contacten met de klanten gelegd worden om om ze de verschillende mogelijkheden van de vergunningstelsels te leren kennen. Deze contacten maken het ook mogelijk om deze eventuele “starters” beter te leren kennen.

– Zodra het duidelijk is dat het aangaan van een vergunning voor de klant interessant wordt de nadruk verlegd naar risicoreductie (entiteit klantencoördinatie en administratieve en boekhoudkundige controle). Deze risicoreductie is namelijk de belangrijkste hefboom van het vergunningstelsel. Het risico onderzoek en een audit (proces administratieve en boekhoudkundige controle) van de systemen laten een nog betere kennis van de klant toe. Het daaropvolgend ontwikkelen van een controleprogramma en bepalen van een borgtocht zorgen voor het afdekken van het risico. Door de frekwente contacten met de klant wordt de kennis van de klant nog verhoogd.

– Afspraken met klanten kunnen soms zo ver gaan dat er innovatieprojecten uit voortvloeien. Tijdens de loopduur van het project is de samenwerking met de klant intens.


11/07/2002


> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: In het betrokken proces staat het maken van afspraken, geconcretiseerd in vergunningen, met

de klanten centraal. De kennis van de klant, de risico’s van zijn activiteiten voor D&A en de negociatie ten voordele van risicoreductie staan hierbij centraal.

– Processen: De taken binnen dit proces worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook taken bevinden die leiden tot hetzelfde objectief, namelijk het toekennen van een vergunning.

– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met regelmatige klantencontacten, risicobeheer en kennis van formaliteitenstelsels.

– Faciliteiten en infrastructuur: /– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.

> Verhouding tussen front-office en back-office:– Deze entiteit is een zeer goed voorbeeld van een nauwe samenwerking tussen front office en back office

profielen.• De starterscoordinator heeft een duidelijk dienstverleningsprofiel. Hij moet als het ware de

vergunningen “verkopen” en initiële onderzoeken doen om te zien wat soort van vergunningen gepast zijn.

• De dossierbeheerder vergunningen ziet er op toe dat aan alle inhoudelijke en vormvereisten van de vergunningen voldaan is.


11/07/2002

> Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodelllen’ richt zich op:– Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodellen’ heeft tot doel de klanttevredenheid en compliance te

verhogen door middel van de creatie van dienstverleningsmodellen, aangepast aan de noden en de situatie van en georganiseerd rond de intenties (Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:– Het proces uitwerken dienstverleningsmodellen wordt gerealiseerd door de entiteit doelgroepenstrategie.

Dit proces heeft echter een sterke terreinkennis nodig, die gerealiseerd kan worden door de toewijzing op tijdelijke basis van personen uit de lijn.



11/07/2002


> Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” richt zich op:– Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” dient om het compliance gedrag te

bevorderen aan de hand van controles van de bedrijfsadministratie, al dan niet a posteriori. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:– Hoofdobjectief van dit proces in het kader van vergunningen is het uitvoeren van een voorafgaande audit

op de systemen van de klant nadat een goed inzicht bestaat van in de bestaande risico’s. Het auditrapport dat er uit voortvloeit zal aanbevelingen doen voor aanpassingen ten einde de risico’s te reduceren. Aangezien het hier gaat om activiteiten om die het afsluiten van vergunningen ondersteunen en er integrerend deel van uitmaken worden zij in deze entiteit ondergebracht.

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: Het proces ondersteunt de afsluiting van vergunningen en haar activiteiten maken er

integrerend deel van uit. – Processen: De taken binnen dit proces worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook taken

bevinden die leiden tot hetzelfde objectief, namelijk het toekennen van een vergunning. – Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met

risicobeheer en kennis van formaliteitenstelsels. – Faciliteiten en infrastructuur: /– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.

> Verhouding tussen front-office en back-office:– Alhoewel deze functies zich regelmatig bij de klanten bevinden hebben zij eerder een back office profiel.


11/07/2002


> Het proces “Algemene interactie” richt zich op:– Het proces “algemene interactie” heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel

pro-actief als reactief met de klant te interageren.(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:– De functie informatie-ambtenaar is operationeel, overkoepelend en staat dicht bij het terrein. Zij kan dus

idealiter in de centra uitgevoerd worden. – Klanteninteracties geschieden principieel via de front office, die de link met de back office realiseert. – Waar mogelijk moet de klant bediend worden aan één loket voor meerdere diensten (uniek loket). – Aangezien de entiteit vergunningen het dichtst bij de klant staat en de gewestelijke centra over een

praktisch volledige back office beschikken wordt deze functie hierin ondergebracht.

> Verhouding tussen front-office en back-office:– De informatie-ambtenaar is een front-office functie.


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteitKlantencoördinatie en Administratieve en boekhoudkundige controle

> Vergunningen– Senior coördinator bedrijfsrisico’s– Coördinator bedrijfsrisico’s

> Administratieve en Boekhoudkundige Controle– Senior beheerder planning– Senior Inspecteur (expert boekhouder)– Inspecteur (boekhouder)– Senior analist ICT doorlichting– Senior gegevensbeheerder

> Borgtochten– Coördinator bedrijfsrisico’s – Dossierbeheerder


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Klantencoördinatie en Administratieve en boekhoudkundige controle

> Het proces “Vergunningen” richt zich op:– Het proces “vergunningen” dient om de legale handel te faciliteren zonder afbreuk te doen aan de

waarborg van de naleving van de wetgeving.(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:– Hoofdobjectief van dit proces is de toepassing van het formaliteitenstelsel dat de relatie en de transacties

van de klanten met de D&A administratie regelt te vereenvoudigen. Het is de bedoeling om het voor de klanten gemakkelijker te maken zonder evenwel afbreuk te doen aan de naleving van de wet. Hiervoor is frekwent contact met de klant noodzakelijk om hem beter te leren kennen en afspraken te kunnen maken. Daarom behoort deze entiteit tot de afdeling klantbehandeling.

– Vooraleer vergunningen aan te gaan zullen er voorafgaande contacten met de klanten gelegd worden om om ze de verschillende mogelijkheden van de vergunningstelsels te leren kennen. (entiteit vergunningen) Deze contacten maken het ook mogelijk om deze eventuele “starters” beter te leren kennen.

– Zodra het duidelijk is dat het aangaan van een vergunning voor de klant interessant wordt, wordt de nadruk verlegd naar risicoreductie (entiteit klantencoördinatie en administratieve en boekhoudkundige controle). Deze risicoreductie is namelijk de belangrijkste hefboom van het vergunningstelsel. Het risico onderzoek en een audit (proces administratieve en boekhoudkundige controle) van de systemen laten een nog betere kennis van de klant toe. Het daaropvolgend ontwikkelen van een controleprogramma en bepalen van een borgtocht zorgen voor het afdekken van het risico. Door de frekwente contacten met de klant wordt de kennis van de klant nog verhoogd.

– Afspraken met klanten kunnen soms zo ver gaan dat er projecten uit voortvloeien. Tijdens de loopduur van het project is de samenwerking met de klant intens.


11/07/2002


> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: In het betrokken proces is het maken van afspraken, geconcretiseerd in vergunningen, met de

klanten de hoofdzaak. De kennis van de klant, de risico’s van zijn activiteiten voor D&A en de negociatie ten voordele van risicoreductie staan hierbij centraal.

– Processen: De taken binnen dit proces worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook taken bevinden die leiden tot hetzelfde objectief, namelijk het toekennen van een vergunning.



> Verhouding tussen front-office en back-office:– Deze entiteit is een zeer goed voorbeeld van een nauwe samenwerking tussen front office en back office

profielen.• De starterscoordinator (entiteit vergunningen) heeft een duidelijk dienstverleningsprofiel. Hij moet als

het ware de vergunningen “verkopen” en initiële onderzoeken doen om te zien wat soort van vergunningen gepast zijn.

• Bij de klantencoördinator ligt de nadruk op het risicobeheer (entiteit Klantencoördinatie en Administratieve en boekhoudkundige controle). Hij zal er overigens continu op toezien dat de voorschriften van de formaliteitenstelsels voor de klant(en) waarvoor hij verantwoordelijk is worden nageleefd.


11/07/2002


> Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” richt zich op:– Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” dient om het compliance gedrag te

bevorderen aan de hand van controles van de bedrijfsadministratie, al dan niet a posteriori. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:– Hoofdobjectief van dit proces is het uitvoeren van administratieve en boekhoudkundige controles. Het

dient om enerzijds de bedrijfsadministratie te vergelijken met de aangiften en anderzijds de realiteit van de goederenstromen te vergelijken met de bedrijfsadministratie.

– Concreet worden in dit proces de controles uitgevoerd zoals zij zijn voorgeschreven in de controleprogramma’s voor vergunninghouders en in de controleaanpak voor de niet vergunninghouders.

– De verantwoordelijken voor de controles worden in het zelfde team opgenomen als de klantencoordinatoren die verantwoordelijk zijn voor het bepalen van controleprogramma’s van hun klanten. Dit maakt dat de expertise geconcentreerd wordt in hetzelfde team, dat de communicatie tussen beide profielen optimaal kan verlopen en dat de proactieve en reactieve aanpak continu op mekaar kunnen worden afgestemd.

– Deze entiteit kan zich best zo kort mogelijk bij de klant bevinden om de afstanden voor de verplaatsingen te beperken.

– De profielen uit deze entiteit zullen overigens bij voorkeur ingeschakeld worden voor de risicobeheer projecten waarbij het gaat om opstellen van risicoprofielen en bepalen van controleaanpak.


11/07/2002


> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: De entiteit vergunningen enerzijds en anderzijds de entiteit Klantencoördinatie en

administratieve en boekhoudkundige controle hebben beiden tot doel een maximale rechtshandhaving te realiseren door bevordering van het compliancegedrag. Door de twee benadering (faciliteren enerzijds en anderzijds contoleren) te verdelen over twee entiteiten onder gezamenlijk management kunnen beide entiteiten zonder vrees voor belangenconflicten beide stimulansen voor compliancegedrag maximaal aanwenden. Het afdelingshoofd bewaakt de uiteindelijke doelstelling een maximale risicodekking bieden tegen minimale totale kosten.

– Processen: De taken binnen dit proces worden uitgevoerd binnen een entiteit waar zich gelijkaardige taken bevinden die leiden tot hetzelfde objectief, namelijk risicoreductie.

– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met risicobeheer (inschatting en afdekking) en kennis van formaliteitenstelsels.


> Verhouding tussen front-office en back-office:– Alhoewel het hier vooral over back office activiteiten gaat, worden hier 2 profielen in één entiteit

samengebracht waarvan de ene een meer front-office karakter heeft dan de andere.• Bij de klantencoördinator ligt de nadruk op proactieve risicoinschatting en reductie. Hij zal er continu

op toezien dat de voorschriften van de formaliteitenstelsels voor de klant(en) waarvoor hij verantwoordelijk is worden nageleefd.

• Bij de controleurs ligt de nadruk meer op het achteraf nagaan of de gemaakte afspraken inderdaad worden nageleefd.


11/07/2002


> Het proces “Borgtochten” richt zich op:– Het proces “Borgtochten” dient om met instemming van de belastingsplichtige de nodige waarborgen in de

vorm van borgtochten te nemen opdat zij hun financiële verplichtingen zouden nakomen ten aanzien van Douane & Accijnzen. Het bewarend beslag valt niet onder dit proces.

– Het activiteitenblok “bepalen en berekenen van de borgtocht” dient om de borg vast te stellen in functie van de inschatting van de mate waarin de belastingplichtige aan het formaliteitenstelsel zal kunnen voldoen, de inschatting van de schulden die kunnen voortvloeien uit de activiteiten van de belastingsplichtige en het beoordelen van zijn solvabiliteit.

– Het activiteitenblok “beheren van de borgtocht” dient om de borgtocht aan te passen op basis van de evaluatie ervan ten aanzien van de evolutie van de activiteiten en het gedrag van de belastingplichtige.


> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: Het gaat in deze activiteitenblokken om het bepalen en eventueel aanpassen van de

borgtochten. Aangezien de borgtocht een belangrijke vorm van afdekking van de risico’s is wordt deze activiteitenblokken in deze entiteit uitgevoerd.

– Processen: De taken binnen deze activiteitenblok worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich taken van gelijke aard bevinden.



> Verhouding tussen front-office en back-office:– De functies dossierbeheerder borgtochten en specialist (jurist) bevinden zich in de back office. Er kan

eventueel overwogen worden om de specialist (jurist) in staf op te nemen.


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit Aangiftebehandeling

> Verzamelen en beheren pre arrival gegevens en aangiften

– Junior gegevensverwerker– Dossierbeheerder


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Aangiftebehandeling

> Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” richt zich op:– Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” staat in voor het verzamelen,

het vastleggen en het opvolgen van de informatie die vereist is voor het uitvoeren van de kernfuncties voor Douane an Accijnzen: het stoppen van illegale goederen, onder het juiste formaliteitenstelsel plaatsen van legale goederen, bewaken van formaliteitenstelsels en deskundig innen van belastingen.

– Het activiteitenblok “ontvangen van aangiftegegevens” omvat het electronisch, schriftelijk of manueel ontvangen van gegevens die nodig zijn om het gekozen formaliteitenstelsel te kunnen toepassen.

– Het activiteitenblok “valideren van aangiftegegevens” omvat het nazien van de juistheid, de coherentie en de volledigheid van de gegevens voor het gevraagde formaliteitenstelsel. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: In het betrokken proces worden de gegevens gecapteerd voor het uitvoeren van de kernfuncties

van D&A. Het is de bedoeling om dit zo veel mogelijk electronisch te laten verlopen. Voor deze entiteit hebben de betrokken activiteitenblokken betrekking op het capteren van de schriftelijke en mondelinge aangiftes. Dit zal ontmoedigd worden maar blijft in de toekomst mogelijk.

– Processen: De taken binnen deze activiteitenblokken zijn van gelijke aard. Zij zijn van het type massale verwerking.

– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met aangiftebehandeling en kennis van douane en accijzen formaliteitenstelsels.


> Verhouding tussen front-office en back-office:– De betrokken functies zijn front-office functies. Deze aangiftepunten zullen zo kort mogelijk bij de klanten

gesitueerd worden.


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit Rectificatie/ Verbintenissen/Aanzuivering


– Junior Gegevensverwerker– Dossierbeheerder


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Rectificatie/ Verbintenissen/Aanzuivering

> Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” richt zich op:– Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” staat in voor het verzamelen, het vastleggen en het

opvolgen van de informatie die vereist is voor het uitvoeren van de kernfuncties voor Douane an Accijnzen: het stoppen van illegale goederen, onder het juiste formaliteitenstelsel plaatsen van legale goederen, bewaken van formaliteitenstelsels en deskundig innen van belastingen.

– Het activiteitenblok “aanzuiveren” omvat alle activiteiten voor het opvolgen en vaststellen van de uiteindelijke realisatie van het gekozen formaliteitenstelsel.

– Het activiteitenblok “beheren van verbintenissen” omvat het aanvaarden en registreren van verbintenissen teneinde de goederenstroom niet te hinderen en het opvolgen van deze verbintenissen.

– Het activiteitenblok “behandelen van aanvragen tot rectificatie” omvat alle activiteiten die betrekking hebben op corrigeren en annuleren van aangiftes en het aanvragen van de de terugbetalingen en kwijtscheldingen van de schulden die ermee samen gaan. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: Alle activiteiten die een tussenkomst vergen binnen het aangifteproces van specifieke kennis van de D&A

formaliteitenstelsels worden verzameld in ee gespecialiseerde entiteit per gewestelijke administratie.– Processen: De taken binnen deze activiteitenblokken zijn van gelijke aard. Zij zijn van het type massale verwerking. – Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met aangiftebehandeling en kennis

van douane en accijzen formaliteitenstelsels. – Faciliteiten en infrastructuur: /– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.

> Verhouding tussen front-office en back-office:– De betrokken functies zijn front-office functies. Deze aangiftepunten zullen zo kort mogelijk bij de klanten gesitueerd worden.


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit Regiekamer

> Mobiel Toezicht– Senior beheerder planning– Beheerder planning


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Regiekamer

> Het proces “Mobiel Toezicht” richt zich op:– Het proces “Mobiel Toezicht” dient om het compliance gedrag te bevorderen aan de hand van controles op

goederen- en verkeersstromen. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:– Deze lokal gesitueerde entiteit is erop gericht om de controleopdrachten voor het mobiel toezicht te

interpreteren, te plannen, toe te wijzen aan de adequate teams en ze op te volgen.– Concreet worden in dit proces de controles uitgevoerd zoals zij zijn voorgeschreven in de

controleprogramma’s voor vergunninghouders en in de controleaanpak voor de niet vergunninghouders.– Deze entiteit kan zich best zo kort mogelijk bij de logistieke activiteiten van de klant bevinden om de

afstanden voor de verplaatsingen te beperken.

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: De controleopdrachten worden gestuurd vanuit het riscobeheer en veroorzaken zo weinig

mogelijk hinder voor de klanten.– Processen: end-to-end proces gericht: de regiekamer heeft het globale overzicht van de status van de

lopende opdrachten. – Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met de kennis

van de bestaande controlemodellen en controle technieken.– Faciliteiten en infrastructuur: /– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.

> Verhouding tussen front-office en back-office:– De betrokken functies zijn back-office functies.


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit Mobiel Toezicht

> Mobiel Toezicht– Junior onderzoeker– Junior onderzoeker (hondenbegeleider)– Inspecteur– Inpecteur (scanner operator)


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Mobiel Toezicht

> Het proces “Mobiel Toezicht” richt zich op:– Het proces “Mobiel Toezicht” dient om het compliance gedrag te bevorderen aan de hand van controles op

goederen- en verkeersstromen. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:– Deze lokaal gesitueerde entiteit is erop gericht om de controleopdrachten voor het mobiel toezicht uit te

voeren en erover te rapporteren.– Concreet worden in dit proces de controles uitgevoerd zoals zij zijn voorgeschreven in de

controleprogramma’s voor vergunninghouders en in de controleaanpak voor de niet vergunninghouders.– Deze entiteit kan zich best zo kort mogelijk bij de logistieke activiteiten van de klant bevinden om de

afstanden voor de verplaatsingen te beperken.> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):

– Strategie: Volgens de D&A strategische principes worden deze opdrachten zoveel mogelijk uitgevoerd zonder hinder te veroorzaken voor de klant. Het is dus de bedoeling om zich zo snel mogelijk te verplaatsen naar de klant of naar de logistieke rustpunten van de goederen.

– Processen: functioneel opgedeeld volgens taken van gelijke aard, specifieke verwerking, back-office. – Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met de kennis van controlemodellen

en technieken van mobiel toezicht.– Faciliteiten en infrastructuur: veldwerk, groepering van specifieke behoeften inzake infrastructuur (vervoermiddelen om zich te

verplaatsen)– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.

> Back office entiteit die zich zo dicht mogelijk bij de klant moet bevinden ten einde de hinder van de controles voor de klant te beperken.


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteitGeschillen en Invorderingen

> Administratieve en Boekhoudkundige Controle– Dossierbeheerder– Specialist

> Invorderingen– Dossierbeheerder – Ontvanger – Junior gegevensbeheerder – Specialist

> Bewarende maatregelen– Ontvanger

> Inputbeheer– Analist – Onderzoeker – Junior onderzoeker


11/07/2002


> Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” richt zich op:– Het proces “Administratieve en Boekhoudkundige Controle” dient om het compliance gedrag te bevorderen aan de hand van

controles van de bedrijfsadministratie, al dan niet a posteriori. – De activiteitenblokken “administratieve geschillen” dienen om de geschillen over de vaststellingen of beslissingen te beslechten

en indien blijkt dat dit niet kan in de schoot van de administratie ze voor de burgelijke (fiscale) rechter te brengen.– De activiteitenblokken “strafrechtelijke geschillen” dienen om de vastgestelde onregelmatigheden te bestraffen en indien ze niet

in de schoot van de administratie kunnen worden afgehandeld door middel van een minnelijke regeling (transactie) de veroordeling door de strafrechter (correctionele rechtbank) te vorderen.


> Criteria om proces als aparte entiteit/team op te nemen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: Het gaat hier om typische back-office activiteiten die verband houden met het afhandelen van geschillen met klanten.

Met het oog op het garanderen van de onpartijdigheid waarmede de beslissing over het administratief beroep moet worden omringd, mag de dienst die op gedecentraliseerd niveau over het administratief beroep beslist, niet tussenbeide komen in de totstandkoming van de beschikking die wordt aangevochten. Dit heeft tot gevolg dat het team Geschillen en Invorderingen niet kan worden opgenomen als team onder één van de entiteiten Klantbehandeling, Aangiftebehandeling of Mobiel Toezicht maar zich naast de betreffende teams moet situeren.

– Processen: De taken binnen dit proces worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich ook taken bevinden die leiden tot hetzelfde objectief, namelijk het afhandelen van de geschillen. Voor een aantal materies moet een advies ingewonnnen worden van de cel operationele expertise op niveau n-2, vooraleer over het administratief beroep wordt beslist. Op die wijze wordt een grotere garantie op een uniforme toepassing van de Europese wetgeving in de individuele dossiers en een centraal overlegpunt met de Europese Commissie, gerealiseerd.

– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met afhandeling van geschillen. – Faciliteiten en infrastructuur: /– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.

> Verhouding tussen front-office en back-office:– De betrokken functies bevinden zich in de back office.


11/07/2002


> De processen “Invorderingen” richten zich op:– Het proces “inputbeheer invordering” dient om aan de hand van de veelheid van inlichtingen die

binnenkomen of verzameld worden, na te gaan of de solvabiliteit van de belastingschuldigen van die aard is dat in het proces “invordering” specifieke accties dienen genomen te worden.

– Het proces “bewarende maatregelen” bestaat uit het waarborgen van de rechten van de schatkist voor nog vast te stellen rechten.

– Het proces “Invordering” omvat het uitvoeren van een aantal procedures met als doel enerzijds de nog verschuldigde belastingen, taksen, douaneschulden, accijnzen, voorheffingen, boeten en toebehoren, enz., voor de federale staat en andere overheden (inclusief supranationale overheden) te recupereren en anderzijds het ten gelde maken van in beslag genomen, verlaten of aan de douane afgestane goederen.


> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: Het gaat hier om typische back-office activiteiten die verband houden met het invorderen van

verschuldigde bedragen bij de klanten. De gemakkelijk uitwisseling van informatie over de klanten met de andere entiteiten binnen de gewestelijke administratie is hiervoor belangrijk. Aangezien dit overigens meestal gepaard gaat met een geschillenprocedures worden deze functies in een zelfde afdeling opgenomen.

– Processen: De taken binnen dit activiteitenblok worden best uitgevoerd binnen een entiteit waar zich taken van gelijke aard bevinden.

– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met gegevensbeheer, taxatie, invorderingstechnieken en kennis van formaliteitenstelsels.




11/07/2002

Organisatieschema N-3Onderzoek & Opsporing

Afdelingshoofd Intelligence 1

Federaal AdministrateurOnderzoek &

Opsporing

TeamchefTechnische

Ondersteuning

(1) Kenniscoördinator kan een rol van het afdelingshoofd Intelligence zijn

(2) Per regio is het aantal teams bepaald door de werklast en is ieder team intern samengesteld in functie van het lokale belang van de verschillende inhoudelijke materies waarvoor O&O bevoegd is. De 4 inhoudelijke materies, die worden onderscheiden, zijn: - Materie 1 = Douanecriminaliteit - Materie 2 = Accijnzencriminaliteit - Materie 3 = Commerciële fraude - Materie 4 = Gemeenrecht

(3) De 4 zaakcoördinatoren hebben ieder één inhoudelijke materiespecialisatie, met name: - Zaakcoördinator 1 = Douanecriminaliteit - Zaakcoördinator 2 = Accijnzencriminaliteit - Zaakcoördinator 3 = Commerciële fraude - Zaakcoördinator 4 = Gemeenrecht

Teamchef Subregio 2

TeamchefRapporteren en analyse

Perma-nentie

Signaal-oriëntatie

Zaakcoördinatoren 3

Teamchefinformatie-opzoeking

AfdelingshoofdRegionale O&O

eenheid (2)

AfdelingshoofdRegionale O&O

eenheid


11/07/2002

Processen en functies

Intelligence

> Inputbeheer– Coördinator (kennis)

=> dit kan een rol zijn van het afdelingshoofd Intelligence

– Senior analist– Junior analist– Junior gegevensbeheerder– Inlichtingenanalist

Regionale O&O eenheid

> Zaakbehandeling– Senior projectbeheerder– Projectbeheerder– Junior projectbeheerder– Senior onderzoeker– Onderzoeker

> Dossierbehandeling– Senior projectbeheerder – Projectbeheerder– Junior projectbeheerder– Inspecteur– Gegevensanalist– Senior onderzoeker– Senior onderzoeker (technische assistentie)– Onderzoeker


11/07/2002

Processen en functies binnen de staffunctie N3 “zaakcoördinatie”

Zaakcoördinatie

> Zaakbehandeling– Coördinator (zaak/materie)


11/07/2002

Structurerende factoren (1/3)Per afdeling/team: relevante blauwdrukelementen

> Afdeling Intelligence• Strategie:verschaft intern en extern intelligence-producten en –diensten • Cultuur: deze afdeling heeft een dienstverlenende cultuur

– Team rapporteren & analyse (met teamchef):• Processen: medewerkers voeren dezelfde taken uit (rapporteren en analyses maken)• Applicaties: gebruiken dezelfde informatiebronnen en info-verwerkingstoepassingen

– Team informatie-opzoeking (met teamchef):• Processen: medewerkers voeren dezelfde taken uit• Competenties: medewerkers hebben dezelfde technische en generieke competenties• Applicaties: gebruiken dezelfde informatiebronnen en info-verwerkingstoepassingen

– Team signaaloriëntatie (zelfsturend):• Strategie: dit team heeft een oriënterende opdracht• Processen: medewerkers voeren dezelfde taken uit• Applicaties: gebruiken dezelfde informatiebronnen en info-verwerkingstoepassingen

– Team permanentie (zelfsturend):• Strategie: medewerkers gebruiken hetzelfde interactiekanaal (telefoon)• Processen: medewerkers voeren dezelfde taken uit• Competenties: medewerkers hebben allemaal dezelfde technische en generieke competenties


11/07/2002

Structurerende factoren (2/3)Per afdeling: relevante blauwdrukelementen

> Regionale O&O eenheid• Strategie: deze afdeling heeft een uitvoerende opdracht, met name uitvoeren van onderzoek en

opsporingsoperaties (inclusief de ondersteuning van de uitvoering door het team ‘technische ondersteuning)

• Cultuur: deze afdeling heeft een repressieve cultuur• Faciliteiten/infrastructuur: medewerkers voeren onderzoek en opsporingsoperaties uit in dezelfde

regio– Team subregio (met teamchef):

• Competenties(technisch) : medewerkers binnen het team zijn gericht op het in goede banen leiden en uitvoeren van onderzoeksactiviteiten en delen bepaalde inhoudelijke specialisaties in een bepaalde materie (aantal per materie hangt af van het belang van de materie in de subregio)

• Faciliteiten/infrastructuur: medewerkers voeren onderzoek en opsporingsoperaties uit in dezelfde subregio

– Team technische ondersteuning (met teamchef):• Strategie: dit team heeft als opdracht, het uitvoeren van onderzoek en opsporingsoperaties te

ondersteunen• Processen: medewerkers voeren dezelfde taken uit (op het terrein de technische ondersteuning en

qua deskwerk de operationele analyse)• Competenties: medewerkers met dezelfde technische specialisatie hebben gelijke technische en

generieke competenties, enerzijds de technische ondersteuning op het terrein en anderzijds aan de desk de operationele analyse

• Uitrusting: medewerkers gebruiken hetzelfde technische materiaal (terrein) of dezelfde IT-toepassing (desk)


11/07/2002

Structurerende factoren (3/3) Per team: relevante blauwdrukelementen

> Zaakcoördinatie als staffunctie N3:– Competenties: De 4 zaakcoördinatoren in dit team hebben een inhoudelijke specialisatie, ze hebben dezelfde

generieke competenties, maar hebben meer kennis van bepaalde materie (zie slide met organisatoeschema)– Proces: Dit team vormt de schakel tussen signaalorëntatie en de regionale (n-4) O&O afdelingen met hun subregio

teams– Strategie:Dit team is sturend en is dus een staffunctie van het n-3 niveau, het team neemt eigenlijk taken van de N3

over in de vorm van delegatie– Centraal: Dit team bevindt zich bij voorkeur centraal waar ook signaalorëntatie gesitueerd is

Opmerking: Er werd aan het DIRCOM een nota voorgelegd over ‘zaakcoördinatie’ bij O&O. De hoofdlijnen daarvan zijn:

> Complexiteit en opdrachten O&O: O&O werkt binnen 22 verschillende wetgevingen, die vele diverse materies betreffen. Het is nodig de aanpak van zaken binnen elk van deze wetgevingen nationaal te coördineren.

– Deze taak vergt een zekere gespecialiseerde kennis van de wetgeving alsook van de ontwikkelingen binnen het vakdomein. – Daarenboven worden 'verantwoordelijken' van bepaalde domeinen regelmatig opgeroepen om deel te nemen aan

(inter)nationale werkgroepen met als doel info uitwisselen om de aanpak in de strijd tegen de fraude te optimaliseren alsook (supra)nationationale afspraken maken over de aanpak van lopende onderzoeken.

> Inhoud en nut van de functie ‘zaakcoördinator’: Door het creëren van de functie ‘zaakcoördinator’, met onderstaande taken, worden de problemen van de AS IS-situatie in de TO BE-situatie als volgt opgelost:

– Taak 1 : Het voorbereiden van de zaakstrategie in grote lijnen, rekening houdend met de eigenheid van de te behandelen materie, leidt tot een homogene aansturing van de zaken binnen een bepaalde materie over het hele land

– Taak 2 : Het opvolgen van de actualiteit en de behaalde resultaten inzake lopende zaken, binnen elk van de materies, leidt tot het leveren van toegevoegde waarde in (inter)nationale werkgroepen op basis van know-how en actuele inzichten

– Taak 3 : Het vergaren van specifieke externe informatie over de materie en de ontwikkelingen inzake regelgeving leidt tot diepgaande, gespecialiseerde kennis van de vakdomeinen en tot een meer effectieve en efficiënte operationele werking.

> Zaakcoördinatie in staf van N3 : Gezien de inhoud van de functie (op hoog niveau aansturen van werkprocessen) en de aanzienlijke indirect-specifieke werklast (voortvloeiend uit o.a. veelveeldige (inter)nationale contacten), wordt de functie als staffunctie aan de N-3 toegevoegd. De N-3, die het takenpakket delegeert, blijft zo wel zelf de finale verantwoordelijke.

05/07/2002

Organisatieschema


Particulieren


11/07/2002

Organisatieschema N-2 Particulieren

N-2

N-3

18 centra1 centrum 1 centrum

Directeur-Generaal Particulieren

N-3N-3Gewestelijk

Administrateur Particulieren

Directeur Management

ondersteurning


Eupen




strategie

…


11/07/2002


De entiteit Particulieren richt zich op:

> Particulieren als doelgroep:

– “Het identificeren van de particulieren als afzonderlijke doelgroep en het afstemmen van de dienstverlening hierop is een algemene evolutie. De specifieke kenmerken van de doelgroep Particulieren (relatief eenvoudige aangiften, regelmaat in aangiften enz.) geven invulling aan de bijhorende dienstverleningsstrategie. De dienstverlening is hierbij gebaseerd op een klantenprofiel dat wordt gevoed met relevante klanteninformatie. Het inzicht in de belastingsituatie van de particulier maakt het mogelijk om de dienstverlening aan deze doelgroep te optimaliseren en bovendien een zo hoog mogelijke belastingopbrengst te genereren”.

(Uit het rapport bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau)

> Op basis van de scheidingsnormen kan de doelgroep Particulieren als volgt worden afgebakend:

– Loon- en weddentrekkers, vervangingsinkomsten, gepensioneerden & renteniers, bedrijfsleiders*, vennoten* en bestuurders* (als overgangsmaatregel).

> De entiteit Particulieren beschikt over 19 Gewestelijke Administraties (N-3 functies):

– 18 centra met algemene bevoegdheid inzake het bijstaan van het doelgroepsegment “Particulieren” in het vervullen van hun fiscale verplichtingen, het verwerken van hun aangiftes en het uitvoeren van controles op de aangiftes die zij indienen. Bovendien zal deze entiteit de mogelijkheid hebben haar eigen geschillen te behandelen”.

– 1 polyvalent centrum (Eupen), dat ressorteert onder de Doelgroepentiteit Particulieren. Dit polyvalent centrum bedient in het ambtsgebied van het gerechtelijk arrondissement Eupen zowel de Particulieren, de KMO’s als de Grote Ondernemingen. De polyvalentie komt voort uit de taalspecifieke vereisten en de lage werklast van elk afzonderlijk doelgroepsegment binnen dit gerechtelijk arrondissement.

– 1 nationaal centrum opsporingen, dat hiërarchisch afhankelijk is van de Directeur-Generaal N-2 Particulieren. Het Nationaal Centrum Opsporingen zal zowel de nationale als lokale opsporingsactiviteiten aansturen voor de entiteiten Particulieren, KMO, Grote Ondernemingen, Fraudebestrijding en Risicobeheer.


11/07/2002

…

Organisatieschema N-3 Centra Particulieren


verwerking

Afdelingshoofd Dienstverlening aan

de burgers


behandeling

Gewestelijk AdministrateurParticulieren

…

N-3

Teamchef Specifieke

behandeling (incl. Geschillen)

…

Teamchef

Front Office

…Teamchef



11/07/2002

Processen en functies binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”

> Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens– Informatie-ambtenaar

> Algemene interactie/specifieke interactie– Informatie-ambtenaar– Senior Informatie-ambtenaar


11/07/2002

> De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ richt zich op:– Het vergemakkelijken en beperken van de vereiste interactie van de belastingplichtige met de overheidsdienst (op het vlak van

de inspanningen die hij moet leveren en het aantal interacties). Dit betekent o.a. dat de communicatie naar de belastingplichtige maximaal geïntegreerd wordt en waar relevant, gegroepeerd rond type-interacties. In dit kader kan de organisatie in “werkstations” bijdragen tot het toewijzen aan een klant, van één gesprekspartner bij de overheidsdienst.

(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)– In deze afdeling worden typische functies gegroepeerd die betrekking hebben op alle soorten interacties met de

belastingplichtige, zowel algemeen als dossiergebonden.– Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) Particulieren waartoe de

belastingplichtige zich automatisch zal richten bij vragen.

> Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen:– Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’.– Opmerking: het betreft hier enkel twee functies binnen het activiteitenblok ‘identificeren van de belastingplichtige en wijziging’.

– Proces ‘algemene interactie en specifieke interactie’.– Opmerking: het betreft hier de front office functies vanuit het proces specifieke interactie: het ontvangen van materiële fouten

en het opvangen van de reacties van belastingplichtigen op hun taxatievoorstel. Deze fouten en reacties worden opgelost in de back office (entiteit specifieke behandeling). Vanuit het proces algemene interactie worden de algemene interacties face to face opgevangen en waar mogelijk opgelost.

– Opmerking: het betreft hier enkel de front office functies in het kader van mogelijke algemene en specifieke interacties.

Structurerende factoren binnen de afdeling “Dienstverlening aan de burgers”


11/07/2002

> Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ richt zich op:

– Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ dient om alle (potentiële) belastingplichtigen te identificeren en hun correcte en actuele ‘persoonlijke’ gegevens te verzamelen en te structureren in een uniek dossier. Hierbij wordt rekening gehouden met de algemene richtlijnen betreffende het uniek dossier zoals bepaald op niveau N-1 en N-2. Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ heeft tevens tot doel alle gegevens die binnen en buiten de FOD Financiën ter beschikking zijn met betrekking tot deze belastingplichtigen (natuurlijke, rechtspersonen, feitelijke verenigingen,…) te verzamelen en te beheren. Dit proces laat dan ook aan de andere processen toe om de rechten en verplichtingen van de belastingplichtige beter te kunnen opvolgen.

– Binnen het activiteitenblok ‘identificeren van belastingplichtige en wijzigingen’ zullen verschillende types interacties plaatsvinden: aanvragen voor verandering van gegevens, aanvragen voor bijkomende informatie, …

(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)


– De verschillende types interacties die in het activiteitenblok ‘identificeren van de belastingplichtige en wijzigingen’ voorkomen kunnen afgehandeld worden via het contact center, maar ook via de front-office functies bij de entiteit Particulieren die zich situeren in de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’.



11/07/2002

> Het proces ‘algemene interactie’ richt zich op:– Het proces “algemene interactie” heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel pro-actief als reactief

met de klant te interageren.(Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

– Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties Particulieren’ wordt opgesplitst in stroomschema’s per type interactie voor de doelgroep Particulieren. Volgende specifieke interacties kunnen bij de doelgroep Particulieren worden onderscheiden:

• Vraag tot inzage dossier.• Vraag status behandeling.• Afleveren van attesten.• Vraag tot akkoord.• Vraag tot uitstel.• Hulp bij reactie op taxatie-voorstel.• Specifieke informatie-aanvraag door belastingplichtige Particulier.

(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:

– Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist.

– Hierdoor wordt de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit Particulieren beperkt tot de fysieke front-office functies.

– De functies "Informatie-ambtenaar" en "Senior informatie-ambtenaar" zijn operationeel, overkoepelend en staan dicht bij het terrein. Ze kunnen dus idealiter in de centra uitgevoerd worden (uit scoring van staffuncties). Klanteninteracties geschieden principieel via de front office, die de link met de back office realiseert. (uit stuurgroep 18/3 - CRM interactieprincipes). De functies "Informatie-ambtenaar" en "Senior informatie-ambtenaar" worden dus uitgevoerd in de front office kantoren. Waar mogelijk moet een burger bediend worden aan één loket voor meerdere diensten (uniek loket). Vooral voor niet-dossiergebonden interacties moet gestreefd worden naar een geïntegreerde dienstverlening. (uit stuurgroep 18/3 - CRM interactieprincipes).

– De front-office functies zullen de specifieke interacties maximaal trachten af te handelen. Specifieke interacties die een interpretatie van een specifiek dossier inhouden zullen behandeld worden door functies binnen de back office. De back office functies terzake zullen voor de entiteit Particulieren worden opgenomen door de functies binnen het ‘proces nazicht van de fiscale situatie.



11/07/2002

> Criteria om processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):

Strategie:– De communicatie naar de belastingplichtige wordt maximaal geïntegreerd en wordt, waar relevant,

gegroepeerd rond type-interacties. In dit kader kan de organisatie in “werkstations” bijdragen tot het toewijzen aan een klant, van één gesprekspartner bij de overheidsdienst.

Processen:– Integratie van activiteiten en taken inzake afhandeling van fysieke contacten met de belastingplichtige

Particulier.Competenties: – Groepering van gelijklopende generieke competenties.Faciliteiten en infrastructuur:– Groepering van fysieke contacten met de belastingplichtige Particulier in eenzelde locatie.– Koppeling van de plaats waar de fysieke contacten met de belastingplichtige plaatsvinden en de plaats

waar de functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ zich bevinden (fucties binnen proces nazicht fungeren als back office functies voor specifieke interacties).

Applicaties en uitrusting:– /.



11/07/2002

> Verhouding tussen front-office en back-office:

– De functies Informatie-ambtenaar en senior informatie-ambtenaar bevinden zich in de front office.

– De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit Particulieren is beperkt tot de fysieke front-office functies.

– De back office functies terzake zullen voor de entiteit Particulieren worden opgenomen door de functies binnen het ‘proces nazicht van de fiscale situatie’.

– Met de huidige stand van de automatisering van het aangifte- en verwerkingsproces bij de doelgroep Particulieren, zal de fysieke bereikbaarheid van de controlekantoren van groot belang blijven. Het beschikbaar blijven van de vele controlekantoren voor de doelgroep Particulieren, beïnvloedt de ‘span of control’ van een centrummanager. Mochten de mogelijkheden van automatisering van het aangifte- en verwerkingsproces voor Particulieren tenvolle benut worden, dan ontstaat de mogelijkheid om centra Particulieren in de toekomst samen te voegen (Uit het rapport bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau).

> Specifiëring betreffende organisatie staffuncties:

– Geen specifiëring.



11/07/2002

Processen en functies binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”

> Verzamelen en beheren fiscale gegevens– Gegevensbeheerder– Junior Dossierbeheerder

> Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling

– Gegevensbeheerder– Junior Dossierbeheerder


11/07/2002

> De afdeling ‘Gestandaardiseerde verwerking’ richt zich op:

– In deze afdeling worden typische functies gegroepeerd die gestandaardiseerde taken vervullen. Het betreft hier meestal taken die :

• Grote volumes dossiers behandelen.• Sterk te automatiseren zijn.• Enkel een basisinteractie met de belastingplichtige vereisen.

– Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) Particulieren die in ‘back office’ zit, nl. waar de belastingplichtige niet bewust mee in contact treedt.

> Volgende operationele processen worden aan deze entiteit toegewezen:

– Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.– Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘inwinnen en valideren van

gegevens’, ‘behandelen van materiële fouten en reacties van belastingplichtigen’ en ‘oplossen van anomalieën’.

– Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’.– Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘berekenen schuld en tegoed –

aanpassen fiscale balans’ en ‘valideren en oplossen anomalieën’.

Structurerende factoren binnen de afdeling “Gestandaardiseerde verwerking”


11/07/2002

> Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ richt zich op:

– Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen (informatie verzameld door de administratie zelf, informatie verzameld op basis van aangiftes en informatie verzameld na reactie door belastingplichtige). Na validatie van de vormvereisten wordt deze informatie gestructureerd in een uniek dossier.

– In de activiteitenblokken ‘behandelen materiële fouten en reacties van belastingplichtigen’, ‘oplossen anomalieën’, ‘administratieve geschillen’ en ‘gerechtelijke geschillen’ vinden er interacties met de belastingplichtige plaats.



– De activiteitenblokken ‘inwinnen en valideren van gegevens’, ‘behandelen van materiële fouten en reacties van belastingplichtigen’ en ‘oplossen van anomalieën’. zullen volledig afgehandeld worden in de afdeling ‘Gestandaardiseerde Verwerking’ voor Particulieren.

– Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist. Hierdoor moet de afdeling ‘gestandaardiseerde verwerking’ zich niet noodzakelijk fysiek dicht bij de belastingplichtigen bevinden.

– De contactnames met de belastingplichtige vanuit de entiteit Particulieren voor het oplossen van anomalieën zullen door de functies binnen de entiteit ‘gestandaardiseerde verwerking’ gebeuren.

– De geschillen die voorkomen uit reacties van belastingplichtigen op hun taxatievoorstel zullen door de functies in het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden behandeld.



11/07/2002

> Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ richt zich op:

– Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt.



– De activiteitenblokken ‘berekenen schuld en tegoed – aanpassen fiscale balans’ en ‘valideren en oplossen anomalieën’ zullen volledig afgehandeld worden in de afdeling ‘Gestandaardiseerde Verwerking’ voor Particulieren.

– Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist. Hierdoor moet de afdeling ‘gestandaardiseerde verwerking’ zich niet noodzakelijk fysiek dicht bij de belastingplichtigen bevinden.

– De contactnames met de belastingplichtige vanuit de entiteit Particulieren voor het oplossen van anomalieën zullen door de functies binnen de entiteit ‘gestandaardiseerde verwerking’ gebeuren.



11/07/2002


Strategie:– Het geautomatiseerd afhandelen van manuele verwerkingstaken.Processen:– Integratie van verschillende verwerkingsprocessen voor de verschillende types belastingen.Competenties: – Groepering van gelijklopende generieke competenties.Faciliteiten en infrastructuur:– Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de

toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist. Hierdoor moet de afdeling ‘gestandaardiseerde verwerking’ zich niet noodzakelijk fysiek dicht bij de belastingplichtigen bevinden.

Applicaties en uitrusting:– Groepering rond specifieke applicaties mbt. geautomatiseerd afhandelen van manuele verwerkingstaken.



11/07/2002


– De functies Junior Dossierbeheerder, Gegevensbeheerder bevinden zich in ‘back office’.– Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de

toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist. Hierdoor moet de afdeling ‘gestandaardiseerde verwerking’ zich niet noodzakelijk fysiek dicht bij de belastingplichtigen bevinden.





11/07/2002

Processen en functies binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

> Verzamelen en beheren fiscale gegevens– Specialist

> Algemene interactie– Junior Inspecteur– Inspecteur– Specialist

> Nazicht– Beheerder Planning– Junior Inspecteur– Inspecteur– Specialist


11/07/2002

> De afdeling ‘Specifieke behandeling’ richt zich op:

– Dankzij het uniek dossier is het mogelijk en aangewezen om de grondige controle polyvalent uit te voeren op het dossier in zijn geheel. Dit betekent dat de entiteit die zich bezighoudt met grondige controles deze controles dient uit te voeren voor alle soorten belastingen waaraan de belastingplichtige onderworpen is.

(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)– In deze afdeling worden typische functies gegroepeerd die betrekking hebben op acties die door de

administratie worden genomen ten aanzien van de belastingplichtige, dit op basis van verwerkte en geïnterpreteerde gegevens.

– Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) Particulieren waar de administratie Particulieren zelf stappen onderneemt naar de belastingplichtige toe in functie van bijstand, nazicht en eventueel opsporing.


– Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.– Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘administratieve geschillen’ en

‘gerechtelijke geschillen’. Uit een standpunt ingenomen tijdens het oplossen van een anomalie of een reactie van een BP kan een geschil komen. Dit geschil wordt behandeld in de afdeling ‘Specifieke behandeling’.

– Proces ‘algemene interactie – specifieke interacties voor Particulieren’.– Opmerking: het betreft hier de back office functies bij de stroomschema’s ‘specifieke interacties voor

Particulieren’ die door de afdeling specifieke behandeling worden opgenomen. – Proces ‘nazicht fiscale situatie’.– Opmerking: het betreft hier de functies binnen alle activiteitenblokken van het proces nazicht fiscale

situatie.

Structurerende factoren binnen de afdeling “Specifieke behandeling”


11/07/2002


– Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen (informatie verzameld door de administratie zelf, informatie verzameld op basis van aangiftes en informatie verzameld na reactie door belastingplichtige). Na validatie van de vormvereisten wordt deze informatie gestructureerd in een enig dossier.

– In de activiteitenblokken ‘behandelen materiële fouten en reacties van belastingplichtigen’, ‘oplossen anomalieën’, ‘administratieve geschillen’ en ‘gerechtelijke geschillen’ vinden er interacties met de belastingplichtige plaats.



– De front-office functies zullen de reacties van de belastingplichtige Particulier opvangen met betrekking tot vastgestelde materiële fouten, het taxatievoorstel dat ze van de administratie mochten ontvangen, … . De back office functies terzake zullen voor de entiteit Particulieren worden opgenomen door de functies binnen het ‘proces nazicht van de fiscale situatie’.

– De geschillen die voorkomen uit reacties van belastingplichtigen op hun taxatievoorstel zullen door de functies uit het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden behandeld.



11/07/2002

> Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties Particulieren’ richt zich op:

– Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties Particulieren’ wordt opgesplitst in stroomschema’s per type interactie voor de doelgroep Particulieren. Volgende specifieke interacties kunnen bij de doelgroep Particulieren in het kader van specifieke behandeling worden onderscheiden:

• Vraag tot inzage dossier.• Vraag tot akkoord.• Vraag tot uitstel.• Specifieke informatie-aanvraag door belastingplichtige Particulier.• Vraag status behandeling



– Door de geautomatiseerde verwerking is bij de entiteit Particulieren voor het “dossierbeheer” in de toekomst geen vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren meer vereist.

– Hierdoor wordt de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit Particulieren beperkt tot de fysieke front-office functies.




11/07/2002

> Het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ richt zich op:

– Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie. Dit proces zet de stap van geselecteerde dossiers naar invulling van het werkplan. Dit proces omvat ook het komen tot een correcte vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden en het oplossen van de geschillen die hiermee samenhangen.

– Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ brengt hier verschillende processen samen. De geïdentificeerde risico’s uit het proces ‘risicobeheer’ worden afgedekt volgens de aanpak uitgekozen in het proces ‘bepalen controle aanpak’ eventueel gebruikmakend van het ondersteuningsmateriaal voor controles ontwikkeld door het proces ‘operationele expertise’.



– Voor de processen nazicht bij belastingplichtige Particulieren blijft in de toekomst een vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren vereist, onder meer omwille van de lokale kennis van de functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’.

– De belangrijkste doelstelling voor dit proces is vertrouwen creëren in de gelijkheid en transparantie van het taxatieproces, o.m. door de gebruikte controleprocedures te objectiveren. Hiervoor worden de bijstands- en nazichtsactiviteiten op het terrein best gecoördineerd in eenzelfde organisatorische entiteit.

– Vanuit het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ zal een continue verbetering van het risicobeheersingproces nagestreefd worden door het verlenen van feedback omtrent de selectiemotieven en de behaalde resultaten i.v.m. die selectiemotieven. Door het samenbrengen van de bijstands- en nazichtsactiviteiten in eenzelfde organisationele entiteit wordt een eenduidig aanspreek- en coördinatiepunt gecreëerd voor de functies binnen risicobeheer.



11/07/2002


Strategie:– Grondige controles worden best polyvalent uitgevoerd op het dossier in zijn geheel. Dit betekent dat de

entiteit die zich bezighoudt met grondige controles deze controles dient uit te voeren voor alle soorten belastingen waaraan de belastingplichtige onderworpen is.

Processen:– Integratie van activiteiten en taken inzake bijstand, nazicht en eventueel opsporing ten aanzien van de

belastinplichtige Particulier.– Integratie van activiteiten en taken inzake bijstand en nazicht over de verschillende types belastingen

heen.Competenties: – Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met taxatie en fiscaal nazicht.Faciliteiten en infrastructuur:– /Applicaties en uitrusting:– /

> Belangrijke opmerking met betrekking tot geschillenbehandeling

– De functies binnen de activiteitenblokken ‘behandeling van adminstratieve en gerechtlijke geschillen’ zijn binnen de entiteit Particulieren geïntegreerd in de teams specifieke behandeling. De behandeling van geschillen ressorteert bijgevolg onder de verantwoordelijkheid van de teamchef specieke behandeling.



11/07/2002


– De functies Junior Gegevensbeheerder, Specialist, Inspecteur, Junior Inspecteur, Beheerder planning bevinden zich in de back-office.

– Voor de processen nazicht bij belastingplichtige Particulieren blijft in de toekomst een vaste toewijzing van dossiers aan fiscale ambtenaren vereist, onder meer omwille van de lokale kennis van de functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’.



– Specifiëring met betrekking tot risicobeheer.– In de documenten T4-T5 van het programma ‘Risicobeheer’ wordt vermeld dat voor de entiteiten

Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen aan de hand van projectgroepen kan worden gewerkt. Deze projectgroepen zouden functioneren onder de leiding van de functies binnen de processen ‘risicobeheer’. In deze projectgroepen zouden functies uit de processen ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden betrokken.

– Om dit te realiseren kan het programma Risicobeheer activiteiten en taken toevoegen aan bepaalde functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’. Het programma Risicobeheer kan tevens best een inschatting maken van het additionele werkvolume dat dit voor deze functies zal meebrengen.

– Andere optie is om de functie risico-gegevensverzamelaar toe te voegen aan de gewestelijke administraties (N-3). Deze functie werd in de presentatie voor het DIRCOM van 30/4 vermeld als een functie die zou worden opgenomen in de gewestelijke administraties.



11/07/2002

Organisatieschema N-3 Centrum Eupen


EupenN-3

…Teamchef

Specifieke behandeling (event. afzonderlijk voor P-

KMO-GO – incl. geschillen)


(event. afzonderlijk voor KMO-GO)

Teamchef

Front Office (event. afzonderlijk

voor P-KMO)

……Teamchef



11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit “Eupen”

> Nog te bepalen


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de entiteit “Eupen”

> Voor de belastingplichtige Particulieren in het ambtsgebied van het gerechtelijk arrondissement Eupen wordt het polyvalent centrum Eupen opgericht, dat zal ressorteren onder de Doelgroepentiteit Particulieren. Dit polyvalent centrum bedient zowel de Particulieren, de KMO’s als de Grote Ondernemingen. De polyvalentie komt voort uit de taalspecifieke vereisten en de lage werklast van elk afzonderlijk doelgroepsegment binnen dit gerechtelijk arrondissement.

> De organisatiestructuur van het polyvalent centrum Eupen is vooral geënt op de organisatiestructuur van een gewestelijke administratie KMO.


11/07/2002

N3 KMO

Organisatieschema N-3 Centrum Opsporingen


Nationaal Centrum Opsporingen

N-3

Teamchef

Opsporingen

…

Afdelingshoofd Opsporingen


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit “Opsporingen”

> Risicobeheer– Junior Onderzoeker– Onderzoeker– Junior Inspecteur– Junior Projectbeheerder– Intern Correspondent

> Nazicht fiscale situatie– Junior Onderzoeker– Onderzoeker– Junior Inspecteur– Junior Projectbeheerder– Intern Correspondent


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de entiteit “Opsporingen”

> De beslissing is genomen om de Gewestelijk Administrateur van het Nationaal Centrum Opsporingen hiërarchisch onder de Directeur-Generaal van de N-2 Particulieren te situeren. Het Nationaal Centrum Opsporingen zal zowel de nationale als lokale opsporingsactiviteiten aansturen voor de entiteiten Particulieren, KMO, Grote Ondernemingen, Fraudebestrijding en Risicobeheer.

> De teamchefs Opsporingen zijn hiërarchisch afhankelijk van de Gewestelijk Administrateur van het Nationaal Centrum Opsporingen. De teams Opsporingen bevinden zich fysiek evenwel in de kantoren van de afdelingen ‘Specifieke behandeling’ van de entiteiten Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen.

> De Gewestelijk Administrateur van het Nationaal Centrum Opsporingen zal op ‘contract-basis’ (= service-level agreements) samenwerken met zijn collega’s Gewestelijk Administrateurs van de respectievelijke entiteiten Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen, maar ook met Risicobeheer en Fraudebestrijding. In deze ‘service level agreements’ zal concreet worden vastgelegd op welke manier en met welke timing bepaalde concrete vaststellingen op het terrein moeten worden uitgevoerd.

> Op termijn zullen de opsporingsteams hiërarchisch worden geïntegreerd in de afdelingen ‘Specifieke behandeling’ van de entiteiten Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen.

05/07/2002

Organisatieschema


KMO


11/07/2002

Organisatieschema N-2 KMO

Directeur-Generaal KMO

N-2

N-3N-3N-3


KMO

27 centra


Ondersteuning

Gewestelijk Administrateur Buitenlanders

1 centrum


Strategie

…


11/07/2002


> De entiteit KMO richt zich op:– De KMO’s als doelgroep

“Het identificeren van de Kleine- en Middelgrote Ondernemingen als afzonderlijke doelgroep en het afstemmen van de dienstverlening hierop is een algemene evolutie. De specifieke kenmerken van de doelgroep KMO geven invulling aan de bijhorende dienstverleningsstrategie. Deze strategie heeft tot doel de dienstverlening aan de belastingplichtige te optimaliseren en bovendien een zo hoog mogelijke belastingopbrengst te genereren”.


> Op basis van de scheidingsnormen kan de doelgroep KMO als volgt worden afgebakend:– Alle dossiers die niet bij P of GO worden ingedeeld. Het gaat dus in hoofdzaak om kleine en middelgrote ondernemingen,

zelfstandigen en VZW’s.

> De entiteit KMO beschikt over 28 Gewestelijke Administraties (N-3 functies):– 27 centra met algemene bevoegdheid

“Dit betreft het bijstaan van het doelgroepsegment “KMO” in het vervullen van hun fiscale verplichtingen, het verwerken van hun aangiftes en het uitvoeren van controles op de aangiftes die zij indienen. Bovendien zal deze entiteit de mogelijkheid hebben haar eigen opsporingen uit te voeren en behandelt ze haar eigen geschillen”.

(Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

– 1 centrum voor de buitenlandersVoor belastingplichtigen uit de subdoelgroep “Buitenlanders” (zonder vaste inrichting) wordt een nationaal en tevens polyvalent centrum opgericht dat zal ressorteren onder de Doelgroepentiteit KMO. Er is voorzien dat onder dit centrum tevens de zogenaamde “Multilaterale controles” en het CLO (Central Liaison Office) zullen ressorteren.



11/07/2002



Verwerking (*)


de burgers


Behandeling


KMO

…

……

N-3

Teamchef

Specifieke Behandeling (incl.

Geschillen)

Teamchef

Dienstverlening

Teamchef

Front Office

……

(*): Kan eventueel voor meerdere centra samen georganiseerd worden. De scanningsoperaties kunnen hier eventueel aan toegevoegd worden


11/07/2002


> Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens– Informatie-ambtenaar– Senior Informatie-ambtenaar

> Verzamelen en beheren fiscale gegevens– Junior Dossierbeheerder


– Junior Dossierbeheerder

> Algemene/specifieke interactie KMO– Dossierbeheerder – Junior Informatie-ambtenaar– Informatie-ambtenaar– Senior Informatie-ambtenaar



11/07/2002

> De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ richt zich op:

– Het verlenen van bijstand aan de belastingplichtige op diens vraag of op initiatief van de FOD Financiën (naar aanleiding van anomalieën, nieuwe verlichtingen, enz.).

“De entiteit KMO als partner van de belastingplichtige:…In dit kader plaatst de entiteit KMO zich tegenover de belastingplichtigen als een partner die hen helpt in het vervullen van hun verplichtingen door hen met informatie en hulp bij te staan op het vlak van deze verplichtingen..”

(Uit het Strategisch kader van het programma KMO)

– Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) KMO waartoe de belastingplichtige zich kan richten bij vragen.

“Het vergemakkelijken en beperken van de vereiste interactie van de belastingplichtige met de overheidsdienst .. Dit betekent dat o.a. dat de communicatie naar de belastingplichtige maximaal geïntegreerd wordt ... In dit kader kan de organisatie in “werkstations” bijdragen tot het toewijzen aan een klant, van één gesprekspartner bij de overheidsdienst.”



– Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’.Opmerking: het betreft hier enkel twee functies binnen het activiteitenblok ‘identificeren van de belastingplichtige en wijziging’.

– Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.Opmerking: Het betreft hier de back office functies binnen de activiteitenblokken ‘behandelen materiële fouten en reacties van belastingplichtigen’ en ‘oplossen van anomalieën’



11/07/2002

– Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’.Opmerking: het betreft hier de back office functie binnen het activiteitenblok ‘Valideren van de berekende bedragen en behandelen van de anomalieën’

– Proces ‘algemene interactie’.Opmerking: het betreft hier enkel de front office functies in het kader van mogelijke specifieke interacties.



11/07/2002


– “Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ dient om alle (potentiële) belastingplichtigen te identificeren en hun correcte en actuele ‘persoonlijke’ gegevens te verzamelen en te structureren in een uniek dossier ... Dit proces laat dan ook aan de andere processen toe om de rechten en verplichtingen van de belastingplichtige beter te kunnen opvolgen.”


> Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen:

– Binnen het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ zijn taken vervat die betrekking hebben op leveren van bijstand aan de belastingplichtige wanneer deze geconfronteerd wordt met een wijziging in zijn verplichtingen. Daarnaast zijn er ook de taken vermeld die betrekking hebben op het ontvangen van de belastingplichtige die een wijziging komt melden aan de front-office. Dit zijn taken die behoren tot de kern van de opdracht van de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’.



11/07/2002


– “Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de informatie te structureren in een uniek dossier … betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien te behandelen.”


> Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen:

– Binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ zijn taken vermeld die betrekking hebben op het afhandelen van anomalieën en op het verwerken van de reacties van de belastingplichtige op zijn betalingsbericht/taxatievoorstel. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig omdat de gegevens die aanleiding hebben gegeven tot de anomalie of de reactie in hoofdzaak oorspronkelijk van hem afkomstig waren. Het plaatsvinden van deze anomalieën kan een aanwijzing zijn dat bijstand nodig is. Voor het oplossen van de reacties van de belastingplichtige (in hoofdzaak materiële fouten) en die anomalieën is een zekere kennis van de betrokkenen (type) belastingplichtigen aangewezen. Om die reden worden de betrokken functies ondergebracht bij de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft om bijstand te verlenen en vanuit die invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de belastingplichtige.



11/07/2002


– “Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt … Het activiteitenblok ‘valideren van de berekende bedragen en behandelen van de anomalieën’ dient om de de berekende bedragen te valideren voordat de belastingplichtige van het resultaat van de verwerking wordt geïnformeerd. Eventuele anomalieën worden geanalyseerd en indien nodig verbeterd.”


> Criteria om dit proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’ aan deze entiteit toe te wijzen:

– Binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ zijn taken vermeld die betrekking hebben op het afhandelen van anomalieën. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig omdat de gegevens die aanleiding hebben gegeven tot de anomalie. Het plaatsvinden van deze anomalieën kan een aanwijzing zijn dat bijstand nodig is. Voor het oplossen van die anomalieën is een zekere kennis van de betrokkenen (type) belastingplichtigen aangewezen. Om die reden wordt de betrokken functie ondergebracht bij de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft om bijstand te verlenen en vanuit die invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de belastingplichtige.



11/07/2002

> Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties KMO’ richt zich op:

– Het proces ‘algemene interactie’ heeft tot doel om op een klantvriendelijke en professionele wijze, zowel pro-actief als reactief met de klant te interageren…


– Bovenop de algemene interacties vinden we de volgende specifieke interacties in de afdeling “Dienstverlening aan de burger”:• Vraag tot inzage in het dossier• Vraag voor specifieke informatie• Vraag voor een attest• Afleveren van een vergunning• Vaststellen van schade • Vraag tot ruling• Vraag voor toekennen van uitstel• Hulp bij het invullen van een aangifte


– Binnen het proces ‘algemene interactie – specifieke interactie’ worden zowel de pro-actieve als de re-actieve – dossiergebonden - interacties met de belastingplichtige beschreven. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig. Om die reden worden de betrokken functies ondergebracht bij de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft om bijstand te verlenen en vanuit die invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de belastingplichtige.

– De functie informatie-ambtenaar is operationeel, overkoepelend en staat dicht bij het terrein. Zij kan dus idealiter in de centra uitgevoerd worden.

– Klanteninteracties geschieden principieel via de front office, die de link met de back office realiseert. – Waar mogelijk moet de klant bediend worden aan één loket voor meerdere diensten (uniek loket). – Aangezien de entiteit vergunningen het dichtst bij de klant staat en de gewestelijke centra over een praktisch volledige back

office beschikken wordt deze functie hierin ondergebracht.



11/07/2002

> Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodelllen’ richt zich op:

– Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodellen’ heeft tot doel de klanttevredenheid en compliance te verhogen door middel van de creatie van dienstverleningsmodellen, aangepast aan de noden en de situatie van en georganiseerd rond de intenties



– Het proces uitwerken dienstverleningsmodellen wordt gerealiseerd door de entiteit doelgroepenstrategie. Dit proces heeft echter een sterke terreinkennis nodig, die gerealiseerd kan worden door de toewijzing op tijdelijke basis van personen uit de lijn.



11/07/2002


Strategie:– De functies waar een kennis van de noden en karakteristieken van een (type van) belastingplichtige van

belang is worden in deze afdeling samengebracht. Processen:–

Competenties: – Faciliteiten en infrastructuur:–

Applicaties en uitrusting:–



11/07/2002


– De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit KMO omvat zowel front-office functies als back-office functies (‘account-managementteams’).

– De functie Junior Informatie-ambtenaar, Informatie-ambtenaar en Senior informatie-ambtenaar bevinden zich in de front office.

– De functies Junior dossierbeheerder, Dossierbeheerder, Junior Informatie-ambtenaar, en Senior Informatie-ambtenaar bevinden zich in de back-office



11/07/2002


> De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ – KMO wijkt op het volgende punt af van de entiteit Particulieren:

– De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit KMO omvat zowel een front-office als een afzonderlijke back-office. Enerzijds wordt verantwoord door de omvang van deze afdeling waardoor een zekere kritische massa kan gegarandeerd worden in elk van de centra, anderzijds is voor de bijstand en ondersteuning een zekere lokale kennis van de betrokken belastingplichtigen vereist voor een goede werking. Binnen de Directie-generaal P, hebben beide argumenten minder gewicht en is dan ook voor een andere invulling gekozen.

> Ruling is aanzien als één van de specifieke interacties voor KMO’s:

– Het stroomschema beschrijft de taken inzake ruling vanaf de vraag voor een ruling tot en met de notificatie aan de belastingplichtige. Vanuit dit stroomschema worden andere processen ‘getriggerd’, nl. proces ‘beheer van de controlemodellen’, proces ‘nazicht van de fiscale situatie’, proces ‘commentaar’ en proces ‘operationele expertise’. Via deze processen wordt een bindend advies wordt gevraagd om te kunnen komen tot een ruling.

– In dit stroomschema werd ervan uitgegaan dat de vraag voor een ruling zou gesteld worden aan de account-manager of het account-managementteam. Afhankelijk van de complexiteit en de impact wordt een gedeelte van de rulings behandeld in de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ van KMO, een tweede gedeelte wordt behandeld in de directie bijstand aan belastingplichtigen en controle.


11/07/2002




Verwerking (*)


de burgers


Behandeling


KMO

…

……

N-3

Teamchef

Specifieke Behandeling

(incl. Geschillen)

Teamchef

Dienstverlening

Teamchef

Front Office

……


11/07/2002


> Verzamelen en beheren fiscale gegevens– Junior Gegevensbeheerder


11/07/2002


– In deze afdeling worden typische functies gegroepeerd die gestandaardiseerde taken vervullen. Het betreft hier : de massale verwerking van grote volumes die in sterke mate automatiseerbaar is

– Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) KMO waarmee de belastingplichtige normaal niet bewust mee in contact treedt.


– Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.Opmerking: het betreft hier de functie binnen het activiteitenblok ‘inwinnen en valideren van gegevens’, evenals de functies die eventueel nodig zijn in het kader van de automatische verwerking maar niet opgenomen zijn in de beschrijvingen

– Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’.Opmerking: het betreft hier de functies die eventueel nodig zijn in het kader van de automatische verwerking maar niet opgenomen zijn in de beschrijvingen

- Opmerking: de scanningoperaties in het kader van de BPR Secretariaat en logistieke diensten kunnen eventueel aan deze entiteit toegevoegd worden.



11/07/2002


– “Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de informatie te structureren in een uniek dossier … betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien te behandelen … Het activiteitenblok ‘inwinnen en valideren gegevens’ dient om alle gegevens ter vorming van het fiscaal beeld van de belastingplichtigen te ontvangen en te structureren. In dit activiteitenblok worden de aangeleverde gegevens ingebracht in het systeem. Alle binnenkomende documenten worden geregistreerd en geklasseerd. De informatie wordt hier gevalideerd op de mate waarin ze verwerkt kan worden.”



– De taken in dit proces hebben betrekking op een massale verwerking met grote volumes hetgeen overeenstemt met de opdracht van deze afdeling. Eventuele functies die bij deze taken betrokken zijn, worden in deze afdeling ondergebracht.

– Deze massale verwerking vindt plaats binnen een specfieke infrastructuur die niet eenvoudig of kosten/efficiënt op een groot aantal locaties kan voorzien worden. Dit impliceert dat de eventuele functies die met een dergelijke infrastructuur dienen te werken in deze afdeling zullen ondergebracht worden.



11/07/2002


– “Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt ...”







11/07/2002


Strategie:– Het geautomatiseerd verwerken van binnenkomende informatie en afhandelen van manuele

verwerkingstaken wordt bijeengebracht in deze afdeling.Processen:– Competenties: – Faciliteiten en infrastructuur:– Groepering van functie rond de infrastructuur die verbonden is aan de mogelijkheid om aan massale

verwerking te doenApplicaties en uitrusting:–



11/07/2002


– De functie Junior Gegevensbeheerder bevindt zich in de ‘back office’.



11/07/2002


> De afdeling ‘Gestandardiseerde verwerking’ – KMO wijkt op volgende punten af van de entiteit Particulieren:

– De afdeling ‘Gestandaardiseerde verwerking’ omvat bij de Directie-generaal P evens de functie die belast zijn met het oplossen van anomaliën. In tegenstelling tot de Directie-generaal heeft deze activitieit een bijzonder massaal karakter waarbij kennis van de betrokken (type van) belastingplichtigen slechts een beperkte toegevoegde waarde zou bieden. Omwille van de grotere noodzaak aan lokale kennis, zijn deze activiteiten in de Directie-generaal KMO in de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ ondergebracht.


11/07/2002




Verwerking (*)


de burgers


Behandeling


KMO

…

……

N-3

Teamchef


(incl. Geschillen)

Teamchef

Dienstverlening

Teamchef

Front Office

……


11/07/2002

Processen en functies binnen de afdeling “Specifieke behandeling”

> Verzamelen en beheren fiscale gegevens– Specialist*

> Algemene interactie KMO– Specialist

* Deze functies zijn hier ondergebracht maar horen functioneel thuis bij ‘Dienstverlening aan de burgers’

> Nazicht van de fiscale situatie– Beheerder Planner– Junior Inspecteur– Inspecteur– Senior Inspecteur– Specialist


11/07/2002


– het afdekken van risico’s door uitvoeren van zogenaamde controle acties. Eventuele geschillen die hieruit voortvloeien, worden ook binnen deze afdeling behandeld.

“Dankzij het uniek dossier is het mogelijk en aangewezen om de … controle polyvalent uit te voeren op het dossier in zijn geheel. Dit betekent dat de entiteit die zich bezighoudt met … controles deze controles dient uit te voeren voor alle soorten belastingen waaraan de belastingplichtige onderworpen is…(Deze afdeling) is afgesplitst omdat deze taken niet tot het proces behoren dat alle dossiers moeten doorlopen. Enkel aangiftes met een hoog risico en een willekeurige selectie zullen hier behandeld worden. Het onderscheidt zich ook … doordat een onderzoek bij de belastingplichtige zelf dient te gebeuren … naar aanleiding van signalen die bij de verwerking van een aangifte aan het licht zijn gekomen ... Deze entiteit staat ook in voor de behandeling van de geschillen die verbonden zijn aan haar activiteiten..”



– Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘administratieve geschillen’ en ‘gerechtelijke geschillen’.

– Proces ‘algemene interactie – specifieke interacties voor KMO’.Opmerking:het betreft hier de inzage in het dossier,

– Proces ‘nazicht fiscale situatie’.Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘Voorbereiden van het nazicht, ‘Uitvoeren van het nazicht’, ‘Administratieve geschillen’ ‘Gerechtelijke geschillen’ en de functie planner (KT) binnen het activiteitenblok ‘Selectie en opstellen werkplan’ van het proces nazicht fiscale situatie.



11/07/2002


– “Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de informatie te structureren in een uniek dossier …(en)… betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien te behandelen.”


> Criteria om deze functies binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze afdeling toe te wijzen:

– De functies die betrokken zijn bij betwistingen/geschillen in het kader van dit proces hebben hetzelfde profiel als deze die betrokken zullen zijn bij de betwistingen op het vlak van ‘nazicht van de fiscale situatie’ aangezien de benodigde competenties in beide gevallen quasi identiek zijn. De functie van ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden hier onder gebracht. Een opdeling van deze functies over andere afdelingen dan deze leek niet raadzaam omdat dan deze specifieke competenties binnen een centrum zouden verspreid worden. Dit wordt voorgesteld om te vermijden dat een verlies aan expertise zou optreden door een gebrek aan een kritische massa van medewerkers met die functie in een bepaalde organisationele entiteit.



11/07/2002

> Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties KMO’ richt zich op:



– De volgende specifieke interacties vinden we binnen de afdeling “Specifieke behandeling”:• Vraag tot inzage in het dossier• Vraag om gehoord te worden• Vraag voor toekennen van uitstel


– De specifieke interacties, toegewezen aan deze entiteit behelzen de reacties van de belastingplichtige gedurende een nazicht van zijn fiscale situatie. Om op een efficiënte manier deze reacties te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig. Om die reden worden de betrokken functies ondergebracht bij de afdeling ‘specifieke behandeling’.



11/07/2002


– Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie … Dit proces omvat ook het komen tot een correcte vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden en het oplossen van de geschillen die hiermee samenhangen … Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ brengt hier verschillende processen samen. De geïdentificeerde risico’s uit het proces ‘risicobeheer’ worden afgedekt volgens de aanpak uitgekozen in het proces ‘bepalen controle aanpak’ eventueel gebruikmakend van het ondersteuningsmateriaal voor controles ontwikkeld door het proces ‘operationele expertise’.


> Criteria om deze functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ aan deze afdeling toe te wijzen:

– Binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie worden de taken opgenomen die betrekking hebben op het uitvoeren van controles en het afhandelen van de eventuele geschillen die eruit voortvloeien. Dit zijn taken die behoren tot de kern van de opdracht van de afdeling ‘specifieke behandeling’

– Een van de onderliggende beweegredenen die hebben meegespeeld in het uittekenen van dit proces is de idee van de responsabilisering van de ambtenaren voor het eindresultaat. Hiervoor is een intensieve en constructieve wisselwerking nodig tussen de betrokken functies (inspecteur en specialist). Een dergelijke samenwerking lijkt het best realiseerbaar door beiden onder te brengen in dezelfde organisationele entiteit.



11/07/2002

> Criteria om deze processen aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):

Strategie:– De toewijzing van het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ dat instaat voor het leeuwendeel van de vte’s

in deze afdeling volgt uit de oveenstemming tussen het doel van dit proces en de opdracht van deze afdeling

Processen:– Bijeenbrengen van de functies die betrokken zijn bij de controles t.e.m. de eventuele geschillen ten einde

de responsabilisering voor het eindresultaat te bevorderen. Competenties: – De betrokken functies uit ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ worden in deze afdeling

ondergebracht om deze specifieke competenties niet over teveel entiteiten te verspreiden en om zo te vermijden dat een verlies aan expertise zou optreden door een gebrek aan een kritische massa van medewerkers met die functie in een bepaalde organisationele entiteit.

Faciliteiten en infrastructuur:–



– Ten einde een intensieve en constructieve wisselwerking maximaal te bevorderen tussen de verschillende soorten functie die betrokken zijn bij het uitvoeren van de controle en de administratieve en gerechtelijke geschillen, worden deze binnen de Directie-generaal KMO niet alleen samengebracht in dezelfde afdeling maar ook in hetzelfde team. De behandeling van geschillen ressorteert bijgevolg onder de verantwoordelijkheid van de teamchef specieke behandeling.



11/07/2002


– De functies Specialist, Inspecteur (alle types), Beheerder Planning bevinden zich in de back-office.– De front-office functies zullen de specifieke interacties maximaal trachten af te handelen. Slechts voor een

beperkt aantal types interacties (vraag tot inzage, vraag om gehoord te worden en vraag tot uitstel) wordt de tussenkomst verwacht van een functie binnen de back office onder ‘specifieke behandeling’


– Specifiëring met betrekking tot risicobeheer: In de documenten T4-T5 van het programma ‘Risicobeheer’ wordt vermeld dat voor de entiteiten Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen aan de hand van projectgroepen kan worden gewerkt. Deze projectgroepen zouden functioneren onder de leiding van de functies binnen de processen ‘risicobeheer’. In deze projectgroepen zouden functies uit de processen ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden betrokken. Om dit te realiseren kan het programma Risicobeheer activiteiten en taken toevoegen aan bepaalde functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’. Het programma Risicobeheer kan tevens best een inschatting maken van het additionele werkvolume dat dit voor deze functies zal meebrengen.

– Andere optie is om de functie risico-gegevensverzamelaar toe te voegen aan de gewestelijke administraties (N-3). Deze functie werd in de presentatie voor het DIRCOM van 30/4 vermeld als een functie die zou worden opgenomen in de gewestelijke administraties.



11/07/2002


> De afdeling ‘Specifieke behandeling’ - KMO wijkt op volgende punten af van de entiteit Particulieren:

– De reacties van de belastingplichtige in het kader van het proces ‘verzamelen en beheren van fiscale gegevens’ worden bij de Directie-generaal in deze afdeling behandeld, terwijl dit in de Directie-generaal KMO in de afdeling ‘Dienstverlening aan burgers’ gebeurt.


11/07/2002

Organisatieschema N-3 Buitenlanders

(**): Kan eventueel voor meerdere centra samen georganiseerd worden. De scanningsoperaties kunnen hier eventueel aan toegevoegd worden


Verwerking (**)


de burgers


Behandeling

Gewestelijk AdministrateurBuitenlanders

…

N-3

…Teamchef


(event. afzonderlijk voor P-KMO-GO – incl.

geschillen)

Teamchef

Dienstverlening

(event. afzonderlijk voor KMO-GO)

Teamchef

Front Office

(event. afzonderlijk voor P-KMO)

……

Opmerking: Moet nog verder bepaald worden


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit “Buitenlanders”

> Nog te bepalen


11/07/2002

Structurerende factoren functies binnen de entiteit “Buitenlanders”

> Het centrum buitenlanders richt zich op:

– Voor belastingplichtigen uit de subdoelgroep “Buitenlanders” (zonder vaste inrichting) wordt een nationaal en tevens polyvalent centrum opgericht dat zal ressorteren onder de Doelgroepentiteit KMO. Er is voorzien dat onder dit centrum tevens de zogenaamde “Multilaterale controles” en het CLO (Central Liaison Office) zullen ressorteren


> De organisatiestructuur van het polyvalent centrum Buitenlanders is vooral geënt op die van een gewestelijke administratie KMO.

05/07/2002

Organisatieschema


Grote Ondernemingen


11/07/2002

Organisatieschema N-2 Grote Ondernemingen

N-2

N-3

Directeur-Generaal

Grote Ondernemingen



Strategie


beheer



expertise



Sector X

7 centra


11/07/2002

Organisatieschema N-2 Grote Ondernemingen

> De entiteit Grote Ondernemingen richt zich op:

– Grote Ondernemingen als doelgroep: “De onderkenning en afbakening van de doelgroep Grote Ondernemingen is van belang kijkend naar het significante aandeel dat deze groep heeft in het totaal van de belastingopbrengsten. Door het ontwikkelen van een doelgroepstrategie kan vervolgens de dienstverlening aan de belastingplichtigen geoptimaliseerd worden en kan bovendien een zo hoog mogelijke belastingopbrengst gegenereerd worden. Een optimale dienstverleningsstrategie voor deze doelgroep kan bovendien een positief effect hebben op internationale grote ondernemingen die overwegen zich in België te vestigen”.


> Op basis van de scheidingsnormen kan de doelgroep GO als volgt worden afgebakend:– Uitgegaan wordt van de notie groepen van ondernemingen. Voorgesteld wordt om voor de grote ondernemingen NIET meer uit

te gaan van de boekhoudkundige norm. Momenteel wordt een norm gezocht zodat het totaal aantal grote ondernemingen overeenkomstig is met het aantal dat bepaald werd in het rapport “bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau” volgens de boekhoudkundige norm.

> De entiteit GO beschikt over 7 Gewestelijke Administraties (N-3 functies) georganiseerd per sector:

– 7 centra met algemene bevoegdheid “Dit betreft het bijstaan van het doelgroepsegment “GO”, opgesplitst per sector in het vervullen van hun fiscale verplichtingen, het verwerken van hun aangiftes en het uitvoeren van controles op de aangiftes die zij indienen. Bovendien zal deze entiteit de mogelijkheid hebben haar eigen opsporingen uit te voeren en behandelt ze haar eigen geschillen”.


– Ieder centrum fungeert als enig contactpunt voor de toegewezen grote ondernemingen in België. De opvolging en de bijstand van de grote ondernemingen zal gebeuren door account-managers en account-management teams die hun afspraken hoofdzakelijk op de sites van de respectieve ondernemingen kunnen vastleggen.


11/07/2002

Afdelingshoofd Sector X

Organisatieschema N-3 GO

N-3


…

Teamchef Dienstverlening aan de burger Sector X

…

Teamchef Spec. behandeling (incl. Geschil.) Sector X


verwerking *


Sector X


11/07/2002

Organisatieschema N-3 GOGestandaardiseerde verwerking

N-3


…


…



verwerking *


Sector X


11/07/2002


> Verzamelen en beheren fiscale gegevens– Junior gegevensbeheerder


11/07/2002


– In deze afdeling worden typische functies gegroepeerd die gestandaardiseerde taken vervullen. Het betreft hier : de massale verwerking van grote volumes die in sterke mate automatiseerbaar is

– Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) Gote ondernemingen waarmee de belastingplichtige normaal niet bewust mee in contact treedt.

– De scanningoperaties kunnen eventueel toegevoegd worden aan deze entiteit in het kader van de BPR Secretariaat en Logistieke diensten.


– Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.Opmerking: het betreft hier de functie binnen het activiteitenblok ‘inwinnen en valideren van gegevens’, evenals de functies die eventueel nodig zijn in het kader van de automatische verwerking maar niet opgenomen zijn in de beschrijvingen

– Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’.Opmerking: het betreft hier de functies die eventueel nodig zijn in het kader van de automatische verwerking maar niet opgenomen zijn in de beschrijvingen.



11/07/2002


– “Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de informatie te structureren in een uniek dossier … betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien te behandelen … Het activiteitenblok ‘inwinnen en valideren gegevens’ dient om alle gegevens ter vorming van het fiscaal beeld van de belastingplichtigen te ontvangen en te structureren. In dit activiteitenblok worden de aangeleverde gegevens ingebracht in het systeem. Alle binnenkomende documenten worden geregistreerd en geklasseerd. De informatie wordt hier gevalideerd op de mate waarin ze verwerkt kan worden.”







11/07/2002

> Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s ’ richt zich op:

– “Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt ...”


> Criteria om dit proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s ’ aan deze entiteit toe te wijzen:





11/07/2002


Strategie:– Het geautomatiseerd verwerken van binnenkomende informatie en afhandelen van manuele

verwerkingstaken wordt bijeengebracht in deze afdeling.Processen:– Competenties: – Faciliteiten en infrastructuur:– Groepering van functie rond de infrastructuur die verbonden is aan de mogelijkheid om aan massale

verwerking te doenApplicaties en uitrusting:–

Structurerende factoren binnen de afdeling “gestandaardiseerde verwerking”


11/07/2002


– De functie Junior gegevensbeheerder bevindt zich in de ‘back office’.





11/07/2002

> De afdeling ‘Gestandaardiseerde verwerking’ – Grote ondernemingen wijkt op volgende punten af van de entiteit Particulieren:

– De afdeling ‘Gestandaardiseerde verwerking’ omvat bij de Directie-generaal P evens de functie die belast zijn met het oplossen van anomaliën. In tegenstelling tot de Directie-generaal heeft deze activitieit een bijzonder massaal karakter waarbij kennis van de betrokken (type van) belastingplichtigen slechts een beperkte toegevoegde waarde zou bieden. Omwille van de grotere noodzaak aan lokale kennis, zijn deze activiteiten in de Directie-generaal Grote Ondernemingen in de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ ondergebracht.



11/07/2002

Organisatieschema N-3 GO“Dienstverlening aan de burgers”

N-3



…



verwerking

…


Sector X


11/07/2002


> Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens– Informatie ambtenaar– Senior informatie-ambtenaar

> Verzamelen en beheren fiscale gegevens– Junior dossierbeheerder


– Junior dossierbeheerder

> Algemene interactie en specifieke interactie– Dossierbeheerder– Account manager– Informatie-ambtenaar– Senior Informatie-ambtenaar



11/07/2002

> De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ richt zich op:

– Het verlenen van bijstand aan de belastingplichtige op diens vraag of op initiatief van de FOD Financiën (naar aanleiding van anomalieën, nieuwe verlichtingen, enz.).

“…dat de administratie zijn acties oriënteert naar de onderneming en zorgt dat haar processen aangepast zijn aan de belastingplichtige…. het nemen van initiatieven ten opzichte van de belastingplichtigen stimuleren, om hen te begeleiden en om zich ervan te verzekeren dat ze voldoen aan hun fiscale verplichtingen op tijd en op een correcte manier.”

(Uit het Strategisch kader van het programma GO)

– Deze afdeling wordt de organisatorische entiteit binnen de gewestelijke administraties (N-3) GO waartoe de belastingplichtige zich kan richten bij vragen.

“Het vergemakkelijken en beperken van de vereiste interactie van de belastingplichtige met de overheidsdienst .. Dit betekent dat o.a. dat de communicatie naar de belastingplichtige maximaal geïntegreerd wordt ... In dit kader kan de organisatie in “werkstations” bijdragen tot het toewijzen aan een klant, van één gesprekspartner bij de overheidsdienst.”



– Proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’.Opmerking: het betreft hier enkel twee functies binnen het activiteitenblok ‘identificeren van de belastingplichtige en wijziging’.

– Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.Opmerking: Het betreft hier de back office functies binnen de activiteitenblokken ‘behandelen materiële fouten en reacties van belastingplichtigen’ en ‘oplossen van anomalieën’

– Opmerking: De afdelingshoofden dienstverlening bevinden zich allemaal in Brussel.



11/07/2002

– Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’.Opmerking: het betreft hier de back office functie binnen het activiteitenblok ‘Valideren van de berekende bedragen en behandelen van de anomalieën’

– Proces ‘Algemene interactie en specifieke interactie’.Opmerking: het betreft hier de behandeling van specifieke interacties die binnen het kader van dienstverlening kunnen voorkomen. Een aantal specifieke interacties kunnen eveneens voorkomen binnen het kader van een specifieke behandeling en zullen dan behandeld worden binnen de entiteit Specifieke behandeling.



11/07/2002


– “Het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ dient om alle (potentiële) belastingplichtigen te identificeren en hun correcte en actuele ‘persoonlijke’ gegevens te verzamelen en te structureren in een uniek dossier ... Dit proces laat dan ook aan de andere processen toe om de rechten en verplichtingen van de belastingplichtige beter te kunnen opvolgen.”


> Criteria om dit proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ aan deze entiteit toe te wijzen:

– Binnen het proces ‘verzamelen en beheren persoonlijke gegevens’ zijn taken vervat die betrekking hebben op leveren van bijstand aan de belastingplichtige wanneer deze geconfronteerd wordt met een wijziging in zijn verplichtingen. Daarnaast zijn er ook de taken vermeld die betrekking hebben op het ontvangen van de belastingplichtige die een wijziging meldt. Dit zijn taken die behoren tot de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’.



11/07/2002


– “Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de informatie te structureren in een uniek dossier … betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien te behandelen.”



– Binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ zijn taken vermeld die betrekking hebben op het afhandelen van anomalieën en op het verwerken van de reacties van de belastingplichtige op zijn betalingsbericht/taxatievoorstel. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig omdat de gegevens die aanleiding hebben gegeven tot de anomalie of de reactie in hoofdzaak oorspronkelijk van hem afkomstig waren. Het plaatsvinden van deze anomalieën kan een aanwijzing zijn dat bijstand nodig is. Voor het oplossen van de reacties van de belastingplichtige (in hoofdzaak materiële fouten) en die anomalieën is een zekere kennis van de betrokkenen (type) belastingplichtigen aangewezen. Om die reden worden de betrokken functies ondergebracht bij de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft om bijstand te verlenen en vanuit die invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de belastingplichtige.



11/07/2002


– “Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt … Het activiteitenblok ‘valideren van de berekende bedragen en behandelen van de anomalieën’ dient om de de berekende bedragen te valideren voordat de belastingplichtige van het resultaat van de verwerking wordt geïnformeerd. Eventuele anomalieën worden geanalyseerd en indien nodig verbeterd.”



– Binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ zijn taken vermeld die betrekking hebben op het afhandelen van anomalieën. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig omdat de gegevens die aanleiding hebben gegeven tot de anomalie. Het plaatsvinden van deze anomalieën kan een aanwijzing zijn dat bijstand nodig is. Voor het oplossen van die anomalieën is een zekere kennis van de betrokkenen (type) belastingplichtigen aangewezen. Om die reden wordt de betrokken functie ondergebracht bij de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft om bijstand te verlenen en vanuit die invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de belastingplichtige.



11/07/2002

> Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties GO’ richt zich op:


(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)– Bovenop de algemene interacties vinden we de volgende specifieke interacties in de afdeling

“Dienstverlening aan de burgers”:• Vraag tot inzage in het dossier• Vraag voor specifieke informatie• Vraag voor een attest• Afleveren van een vergunning• Vaststellen van schade • Vraag tot ruling• Vraag voor toekennen van uitstel• Hulp bij het invullen van een aangifte


– Binnen het proces ‘algemene interactie – specifieke interactie’ worden zowel de pro-actieve als de re-actieve – dossiergebonden - interacties met de belastingplichtige beschreven. Om op een efficiënte manier deze te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig. Om die reden worden de betrokken functies ondergebracht bij de afdeling ‘dienstverlening aan burgers’ die als kernopdracht heeft om bijstand te verlenen en vanuit die invalshoek een grote expertise zal opbouwen over de context van de belastingplichtige.



11/07/2002

> Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodelllen’ richt zich op:

– Het proces ‘uitwerken dienstverleningsmodellen’ heeft tot doel de klanttevredenheid en compliance te verhogen door middel van de creatie van dienstverleningsmodellen, aangepast aan de noden en de situatie van en georganiseerd rond de intenties



– Het proces uitwerken dienstverleningsmodellen wordt gerealiseerd door de entiteit doelgroepenstrategie. Dit proces heeft echter een sterke terreinkennis nodig, die gerealiseerd kan worden door de toewijzing op tijdelijke basis van personen uit de lijn.



11/07/2002


Strategie:– De functies waar een kennis van de noden en karakteristieken van een (type van) belastingplichtige van

belang is worden in deze afdeling samengebracht. Processen:–

Competenties: – Faciliteiten en infrastructuur:–




11/07/2002


– De afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ bij de entiteit GO omvat zowel front-office en back-office activiteiten. De front-office activiteiten worden opgenomen door de functie Dossierbeheerder en Accountmanager en kunnen uitgevoerd worden in een front-office infrastructuur van vergaderzaaltjes en ontvangsruimtes. Er zijn geen loketten.





11/07/2002


> Ruling is aanzien als één van de specifieke interacties voor GO’s:

– Het stroomschema beschrijft de taken inzake ruling vanaf de vraag voor een ruling tot en met de notificatie aan de belastingplichtige. Vanuit dit stroomschema worden andere processen ‘getriggerd’, nl. proces ‘beheer van de controlemodellen’, proces ‘nazicht van de fiscale situatie’, proces ‘commentaar’ en proces ‘operationele expertise’. Via deze processen wordt een bindend advies wordt gevraagd om te kunnen komen tot een ruling.

– In dit stroomschema werd ervan uitgegaan dat de vraag voor een ruling zou gesteld worden aan de account-manager of het account-managementteam. Afhankelijk van de complexiteit en de impact wordt een gedeelte van de rulings behandeld in de afdeling ‘Dienstverlening aan de burgers’ van GO, een tweede gedeelte wordt behandeld in de afdeling Bijstand aan de burger en Controle.


11/07/2002

Organisatieschema N-3 GO – “Specifieke behandeling”

N-3


…




verwerking *

…


Sector X


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit “Specifieke behandeling”

> Verzamelen en beheren fiscale gegevens– Specialist *

> Algemene interactie – specifiek– Specialist

> Nazicht– Beheerder planning– Senior inspecteur– Inspecteur– Onderzoeker– Specialist

> * Deze functies zijn hier ondergebracht, maar horen functioneel thuis bij dienstverlening aan de burger


11/07/2002


– het afdekken van risico’s door uitvoeren van zogenaamde controle acties. Eventuele geschillen die hieruit voortvloeien, worden ook binnen deze afdeling behandeld.

“Dankzij het uniek dossier is het mogelijk en aangewezen om de … controle polyvalent uit te voeren op het dossier in zijn geheel. Dit betekent dat de entiteit die zich bezighoudt met … controles deze controles dient uit te voeren voor alle soorten belastingen waaraan de belastingplichtige onderworpen is…(Deze afdeling) is afgesplitst omdat deze taken niet tot het proces behoren dat alle dossiers moeten doorlopen. Enkel aangiftes met een hoog risico en een willekeurige selectie zullen hier behandeld worden. Het onderscheidt zich ook … doordat een onderzoek bij de belastingplichtige zelf dient te gebeuren … naar aanleiding van signalen die bij de verwerking van een aangifte aan het licht zijn gekomen ... Deze entiteit staat ook in voor de behandeling van de geschillen die verbonden zijn aan haar activiteiten..”



– Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘administratieve geschillen’ en ‘gerechtelijke geschillen’.

– Proces ‘algemene interactie – specifieke interacties voor GO’.Opmerking:het betreft hier de inzage in het dossier, vraag om gehoord te worden en de vraag om uitstel.

– Proces ‘nazicht fiscale situatie’.Opmerking: het betreft hier de functies binnen de activiteitenblokken ‘Voorbereiden van het nazicht, ‘Uitvoeren van het nazicht’, ‘Administratieve geschillen’ ‘Gerechtelijke geschillen’ en de functie planner (KT) binnen het activiteitenblok ‘Selectie en opstellen werkplan’ van het proces nazicht fiscale situatie.



11/07/2002


– “Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om … alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen, … na validatie van de vormvereisten de informatie te structureren in een uniek dossier …(en)… betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien te behandelen.”


> Criteria om deze functies binnen het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ aan deze afdeling toe te wijzen:

– De functies die betrokken zijn bij betwistingen/geschillen in het kader van dit proces hebben hetzelfde profiel als deze die betrokken zullen zijn bij de betwistingen op het vlak van ‘nazicht van de fiscale situatie’ aangezien de benodigde competenties in beide gevallen quasi identiek zijn. De functie van ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden hier onder gebracht. Een opdeling van deze functies over andere afdelingen dan deze leek niet raadzaam omdat dan deze specifieke competenties binnen een centrum zouden verspreid worden. Dit wordt voorgesteld om te vermijden dat een verlies aan expertise zou optreden door een gebrek aan een kritische massa van medewerkers met die functie in een bepaalde organisationele entiteit.



11/07/2002

> Het proces ‘algemene interactie – specifieke interacties GO’ richt zich op:


(Uit het rapport “Definitie van de processen – T3”)– De volgende specifieke interacties vinden we binnen de afdeling “Specifieke behandeling”:

• Vraag tot inzage in het dossier• Vraag om gehoord te worden• Vraag voor toekennen van uitstel


– De specifieke interacties, toegewezen aan deze entiteit behelzen de reacties van de belastingplichtige gedurende een nazicht van zijn fiscale situatie. Om op een efficiënte manier deze reacties te kunnen behandelen is een zekere kennis i.v.m. de concrete situatie van de betrokken belastingplichtigen nodig. Om die reden worden de betrokken functies ondergebracht bij de afdeling ‘specifieke behandeling’.



11/07/2002


– Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie … Dit proces omvat ook het komen tot een correcte vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden en het oplossen van de geschillen die hiermee samenhangen … Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ brengt hier verschillende processen samen. De geïdentificeerde risico’s uit het proces ‘risicobeheer’ worden afgedekt volgens de aanpak uitgekozen in het proces ‘bepalen controle aanpak’ eventueel gebruikmakend van het ondersteuningsmateriaal voor controles ontwikkeld door het proces ‘operationele expertise’.


> Criteria om deze functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ aan deze afdeling toe te wijzen:

– Binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie worden de taken opgenomen die betrekking hebben op het uitvoeren van controles en het afhandelen van de eventuele geschillen die eruit voortvloeien. Dit zijn taken die behoren tot de kern van de opdracht van de afdeling ‘specifieke behandeling’

– Een van de onderliggende beweegredenen die hebben meegespeeld in het uittekenen van dit proces is de idee van de responsabilisering van de ambtenaren voor het eindresultaat. Hiervoor is een intensieve en constructieve wisselwerking nodig tussen de betrokken functies (inspecteur en specialist). Een dergelijke samenwerking lijkt het best realiseerbaar door beiden onder te brengen in dezelfde organisatorische entiteit.



11/07/2002


Strategie:– De toewijzing van het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ dat instaat voor het leeuwendeel van de vte’s

in deze afdeling volgt uit de oveenstemming tussen het doel van dit proces en de opdracht van deze afdeling

Processen:– Bijeenbrengen van de functies die betrokken zijn bij de controles t.e.m. de eventuele geschillen ten einde

de responsabilisering voor het eindresultaat te bevorderen. Competenties: – De betrokken functies uit ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ worden in deze afdeling

ondergebracht om deze specifieke competenties niet over teveel entiteiten te verspreiden en om zo te vermijden dat een verlies aan expertise zou optreden door een gebrek aan een kritische massa van medewerkers met die functie in een bepaalde organisationele entiteit.




– Ten einde een intensieve en constructieve wisselwerking maximaal te bevorderen tussen de verschillende soorten functie die betrokken zijn bij het uitvoeren van de controle en de administratieve en gerechtelijke geschillen, worden deze binnen de Directie-generaal GO niet alleen samengebracht in dezelfde afdeling maar ook in hetzelfde team. De behandeling van geschillen ressorteert bijgevolg onder de verantwoordelijkheid van de teamchef specieke behandeling.



11/07/2002


– De functies specialist, Inspecteur (alle types), beheerder planning bevinden zich in de back-office.– De front-office functies zullen de specifieke interacties maximaal trachten af te handelen. Slecht voor een

beperkt aantal types interacties (vraag tot inzage, vraag om gehoord te worden en vraag tot uitstel) wordt de tussenkomst verwacht van een functie binnen de back office onder ‘specifieke behandeling’


– Specifiëring met betrekking tot risicobeheer: In de documenten T4-T5 van het programma ‘Risicobeheer’ wordt vermeld dat voor de entiteiten Particulieren, KMO en Grote Ondernemingen aan de hand van projectgroepen kan worden gewerkt. Deze projectgroepen zouden functioneren onder de leiding van de functies binnen de processen ‘risicobeheer’. In deze projectgroepen zouden functies uit de processen ‘nazicht van de fiscale situatie’ worden betrokken. Om dit te realiseren kan het programma Risicobeheer activiteiten en taken toevoegen aan bepaalde functies binnen het proces ‘nazicht van de fiscale situatie’. Het programma Risicobeheer kan tevens best een inschatting maken van het additionele werkvolume dat dit voor deze functies zal meebrengen.

– Andere optie is om de functie risico-gegevensverzamelaar toe te voegen aan de gewestelijke administraties (N-3). Deze functie wordt opgenomen in de gewestelijke administraties.



11/07/2002


> De afdeling ‘Specifieke behandeling’ - GO wijkt op volgende punten af van de entiteit Particulieren:

– De reacties van de belastingplichtige in het kader van het proces ‘verzamelen en beheren van fiscale gegevens’ worden bij de Directie-generaal P in deze afdeling behandeld, terwijl dit in de Directie-generaal GO in de afdeling ‘Dienstverlening aan burgers’ gebeurt.

05/07/2002

Organisatieschema


Invordering


11/07/2002

Organisatieschema (N-2) Invordering

Nationaal Centrum Invordering

Fraudebestrijding & GO

Invordering


N-3N-3Centrum

Invordering

1 centrum 14 centra 1 centrum

- Extern Correspondenten Rekenhof

- Extern Correspondenten Andere Overheden

- Extern Correspondenten Thesaurie

Directie Management ondersteuning


expertise


Directie Doelgroepen

Strategie


beheer


N-2

N-3


11/07/2002

> De administratie invordering dient te zorgen voor:– "· Boeken van de betalingen.– · Inning van de BTW.– · Inning van de voorheffingen (roerende-, onroerende-, en bedrijfsvoorheffing) en van de voorafbetalingen– · Inning van de gelijkgestelde taksen (verkeersbelastingen, taks op spelen en weddenschappen, taks op de automatische

ontspanningstoestellen).– · Inning van de met zegel gelijkgestelde taksen.– · Inning van de inkomstenbelastingen.– · Behandeling van de geschillen die voortvloeien uit de drie bovenvermelde processen.– · Dienstverlening aan de belastingplichtige (afleveren attesten en certificaten).– · Verzamelen van informatie voor de invordering.– · Uitvoeren van de verschillende invorderingsprocedures.– · Behandelen van de geschillen die voortvloeien uit het proces Invordering."– (uit Programmafiches voor de BPR's Inning en Invordering)

> Dit gebeurt in 16 centra:– 1 Nationaal Centrum Inning: Hier dient een maximale graad van informatisering nagestreefd te worden.– 14 Centra Invordering voor de invordering: Hiervoor dienen specifieke competenties uitgebouwd te worden:

"De multifiscale benadering van invordering houdt in dat de centra Invordering polyvalent zijn en alle aspecten van een opdracht van het begin tot het einde behandelen. De centra Invordering worden derhalve niet gestructureerd naar type belasting of sector." (Uit het rapport bepaling van het aantal en de ambtsgebieden van de lijnfuncties van N-3 niveau)

– 1 Nationaal Centrum Invordering Fraudebestrijding Buitenlanders & GO: Dit centrum is gespecialiseerd in de behandeling van fraudedossiers, georganiseerd onvermogen, grote ondernemingen en belastingplichtigen die niet in België gedomicilieerd zijn.



11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit Extern Correspondenten

> Uitgaven– Extern Correspondent Andere overheden

(Behandelen van de uitgaven)– Extern Correspondent Thesaurie (Behandelen

van de uitgaven)

> Verificatie en afsluiting– Extern Correspondent Rekenhof (Dag-, maand-

en jaarafsluiting, verificatiecyclus en stopzetting activiteiten rekenplichtige)

> Invordering– Extern Correspondent Rekenhof (Controle)


11/07/2002

> Deze entiteit richt zich op:– Het consolideren van dossiers die aan een externe instantie moeten overgemaakt worden (Rekenhof,

Thesaurie, andere overheden).– Het verdedigen van deze dossiers.– Het onderhouden van goede contacten, overleg, coördinatie, ... met deze externe instanties.

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Strategie: Scheiding tussen controlerende en uitvoerende functies.– Processen: gelijkaardige taken bestaande uit het consolideren van dossiers die daarna moeten verdedigd

worden met externe instanties– Competenties: groepering van gelijkaardige competenties bestaande uit een combinatie van enerzijds

grondige inhoudelijke kennis en anderzijds goede communicatieve eigenschappen (onderhandelen, overtuigen, ...)

> Front office versus back office:– Deze entiteit is een front-office structuur maar voor een zeer exclusieve doelgroep.

Processen en functies binnen de entiteit Extern Correspondenten


11/07/2002




Invordering


N-3N-3Centrum

Invordering




expertise



Strategie


beheer


N-2

N-3





11/07/2002

Organisatieschema (N-3) Nationaal Centrum Inning



N-3

Teamchef Betalingsincidenten &

Uitgaven (Ontheffingen)

Teamchef Vervaldagbeheer Ontvangsten &

Uitgaven

…

…

- Toezichts-ambtenaren

Afdelingshoofd Betalingsincidenten &

Uitgaven (Ontheffingen)


11/07/2002

Processen en functies binnen het team Vervaldagbeheer Ontvangsten & Uitgaven

> Ontvangsten– Junior Gegevensbeheerder (Vervaldagbeheer,

behandelen van overschrijvingen, behandelen van de betalingen met cheques, betaalkaarten, enz., behandelen voorafbetalingen, beheer van de comptabiliteit)

– Dossierbeheerder (beheer van de comptabiliteit, behandelen klachten)

> Uitgaven– Junior Gegevensbeheerder (Behandelen van de

uitgaven)

> Verificatie en afsluiting– Junior Gegevensbeheerder (Dag-, maand- en

jaarafsluiting)– Dossierbeheerder (Dag-, maand- en

jaarafsluiting)

> Invordering– Junior Gegevensbeheerder (De invordering

bewerkstelligen)


11/07/2002

Processen en functies binnen de teams Betalingsincidenten & Uitgaven (Ontheffingen)

> Ontvangsten– Junior Dossierbeheerder (Behandelen van

overschrijvingen, behandelen van de betalingen met cheques, betaalkaarten, enz., behandelen ontvangsten voorafbetalingen)

– Dossierbeheerder (Behandelen van overschrijvingen, behandelen van de klachten)

> Uitgaven– Junior Dossierbeheerder (Behandelen van de

uitgaven)– Dossierbeheerder (Behandelen van de

uitgaven, behandelen klachten)– Ontvanger (Behandelen van de uitgaven)


11/07/2002

Processen en functies binnen de afdeling Betalingsincidenten & Uitgaven (Ontheffingen)

> Ontvangsten– Reglementair bemiddelaar (Behandelen van

de klachten) – Dossierbeheerder (behandelen klachten)

> Uitgaven– Reglementair bemiddelaar (Behandelen van

de uitgaven)– Dossierbeheerder (behandelen klachten)

> Verificatie en afsluiting– Reglementair bemiddelaar (Dag-, maand- en

jaarafsluiting, verificatiecyclus en stopzetting activiteiten rekenplichtige)


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit Toezichtsambtenaren

> Verificatie en afsluiting– Toezichtsambtenaar (Dag-, maand- en

jaarafsluiting, verificatiecyclus en stopzetting activiteiten rekenplichtige)


11/07/2002

Structurerende factoren voor het team Vervaldagbeheer Ontvangsten & Uitgaven

> Deze entiteit richt zich op:– Het geautomatiseerd ontvangen en boeken van alle betalingen ivm belastingen en taksen– Het automatisch verzenden van de aanmaningen– Het automatisch doorgeven aan invordering van de te vervolgen dossiers– Het automatisch aanwenden van teruggaven op openstaande schuldvorderingen– Het automatisch terugbetalen van belastingteruggaves aan belastingplichtigen en derden– Het automatisch terugbetalen van teveel betaalde sommen of ten onrechte betaalde bedragen

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Processen: gelijkaardige taken: groepering van taken die (bijna) volledig kunnen geautomatiseerd worden.– Competenties: concentratie van competenties rond automatische gegevensverwerking binnen eenzelfde

entiteit

> Front office versus back office:– Deze entiteit is een back-office structuur: het betreft de geautomatiseerde massaverwerking


11/07/2002

Structurerende factoren voor de teams Betalingsincidenten & Uitgaven (Ontheffingen)

> Deze entiteit richt zich op:– Het manueel verwerken van alle betalingsincidenten – Het behandelen van de terugbetalingen in geval van schulden

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Strategie: het groeperen van de werkzaamheden rond ”het behandelen van de overschrijvingen met

ongestructureerde mededeling” heeft als strategisch doel het centraliseren van alle manuele verwerkingen – Processen: het manueel verwerken van alle betalingsincidenten en het behandelen van de terugbetalingen

kunnen gemakkelijk gegroepeerd worden. Piekbelasting kan op deze manier op een consistente manier worden opgevangen

– Competenties: groepering van gelijkaardige competenties rond manuele verwerking van overschrijvingen

> Front office versus back office:– Deze entiteit is een back-office structuur– Burgers met vragen en/of klachten worden opgevangen bij de gemeenschappelijke front-office bij inning en

invordering


11/07/2002

Structurerende factoren voor de afdeling Betalingsincidenten & Uitgaven (Ontheffingen)

> Deze entiteit richt zich op:– Nazicht en ondertekening ter ontlasting van nalatigheidsinteresten, vervolgingskosten en de berekening

van de moratoriuminteresten– Nazicht en ondertekening van de ordonnancering– Behandelen en beslissen over klachtendossiers

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Strategie: De nieuwe wetgeving over het statuut van de rekenplichtige en het basisprincipe van interne

controle goedgekeurd op de Ministerraad van 1 maart 2002 dat een scheiding voorziet tussen bewarende en registrerende functies (cfr. art. 12 à 14 van het voorontwerp van KB tot regeling van het statuut van de rekenplichtige). De reglementair bemiddelaar is een aparte functie (ordonnateur voor betaling).

– Competenties: groepering van gelijkaardige competenties

> Front office versus back office:– Deze entiteit is een back-office structuur.


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Toezichtsambtenaren

> Deze entiteit richt zich op:– Het uitvoeren van de wettelijke opdrachten namens het Rekenhof– Het uitoefenen van controles en verificaties op de boekhouding

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Strategie: Scheiding tussen controlerende en uitvoerende functies. De toezichtsambtenaar heeft een

controlerende functie (Rekenhof)– Competenties: groepering van gelijkaardige competenties



11/07/2002




Invordering


N-3N-3Centrum

Invordering




expertise



Strategie


beheer


N-2

N-3





11/07/2002


Organisatieschema regionale (N-3) Centra Invordering


Centrum Invordering

N-3


…

…Teamchef

Dienstverlening aan de Burger






11/07/2002

Processen en functies binnen de teams Dienstverlening aan de Burger

> Ontvangsten– Informatie-ambtenaar (Behandelen van de

betalingen in geld, per bankkaart en per cheque)

> Specifieke interacties (Afleveren van een attest, Verkopen van een fiscaal kenteken met onmiddellijke betaling, Vraag over status behandeling, Specifieke informatieaanvraag)

– Informatie-ambtenaar

> Algemene interacties– Senior Informatie-ambtenaar– Informatie-ambtenaar


11/07/2002

Processen en functies binnen de teams Juridische Zaken & Administratieve Geschillen

> Invordering– Reglementair Bemiddelaar

(Invordering bewerkstelling, Klachten, geschillen en verzoeken in de administratieve fase, Geschillen in de gerechtelijke fase)

- Senior Dossierbeheerder (Invordering bewerkstelling, Klachten, geschillen en verzoeken in de administratieve fase)

– Specialist (Invordering bewerkstelling, Geschillen in de gerechtelijke fase)

– Dossierbeheerder (Geschillen in de gerechtelijke fase)

> Bewarende maatregelen– Specialist (Verzoekschrift aan beslagrechter

en nemen van bewarende maatregelen, Het inhouden van een belastingkrediet)

> Bepalen van invorderingsaanpak/Voorstel voor invorderingsactie

> Specialist (jurist)


11/07/2002

Processen en functies binnen de teams Invordering

> Invordering– Projectbeheerder (Invordering

bewerkstelligen)– Senior Dossierbeheerder (Invordering

bewerkstelligen; Klachten, geschillen en verzoeken in de administratieve fase)

– Dossierbeheerder (Invordering bewerkstelligen)

– Junior Gegevensbeheerder (Administratief assistent: Invordering bewerkstelligen)

– Ontvanger (Invordering bewerkstelligen)



> Dossierbeheerder

> Senior Dossierbeheerder


11/07/2002

Processen en functies binnen de teams Inputbeheer Invordering

> Inputbeheer invordering– Junior onderzoeker– Onderzoeker– Analist


> Onderzoeker


11/07/2002


> Invordering– Toezichtsambtenaar


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de teams Dienstverlening aan de Burger

> Deze entiteit richt zich op:– De front-office activiteiten– De relatie met de klanten CRM– Deze entiteit zal ook personen met terreinkennis aanleveren voor het proces uitwerken

dienstverleningsmodellen

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Cultuur: klantgericht– Infrastructuur: indeling volgens ambtsgebied (dicht bij de klant)– Processen: groepering van alle klantgerichte functies bij het team Dienstverlening aan de Burger

(scheiding van de front-office en de back-office)

> Front office versus back office:– Volledige front-office structuur met loket en individuele kantoren– Gemeenschappelijk frontoffice voor de processen van Inning en van Invordering– Deze frontoffices zullen op dezelfde plaatsen gehuisvest worden als de frontoffices van P en KMO zodat de

burger een volledige dienstverlening kan krijgen.


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de teams Juridische Zaken & Administratieve Geschillen

> Deze entiteit richt zich op:– Het uitoefenen van een door de wet voorziene functie als administratief rechter (reglementair

bemiddelaar)– Het uitoefenen van de wettelijke bevoegdheid voorzien door het Rekenhof om voor onbepaalde tijd de

invorderingsrechten op te schorten (reglementair bemiddelaar)– Het uniform behandelen van uiterst complexe invorderingsdossiers– Het uniform behandelen van alle juridische & administratieve geschillen

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Strategie: Om hogere invordering te bekomen, dient meer belang gehecht te worden aan juridische acties – Processen: groepering van specifieke functies voorzien in de regelgeving (o.m. wetboek

inkomstenbelasting): de reglementair bemiddelaar is een aparte functie– Cultuur: Repressief / Verdedigend bij acties aangespannen door belastingschuldigen tegen vervolgingen

door Invordering– Competenties: groepering van gelijkaardige juridische competenties in het team Juridische Zaken &




11/07/2002

Structurerende factoren binnen de teams Invordering

> Deze entiteit richt zich op:– Het bewerkstelligen van de invorderingen

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Processen: taken i.v.m. acties in invorderingsdossiers worden gegroepeerd in deze entiteit– Competenties: het groeperen van gelijklopende competenties voor invorderingsacties

> Front office versus back office:– Deze entiteit is een back-office structuur. – Regelmatige interactie tussen front en back office onder meer met betrekking tot betaalakkoorden en het

afleveren van attesten als er schulden zijn.


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de teams Inputbeheer Invordering

>Deze entiteit richt zich op:

– Het uitvoeren van solvabiliteitsanalyses

– Het opzoeken van bijkomende solvabiliteitsgegevens

>Criteria per dimensie van de blauwdruk:

– Processen: Concentratie van alle onderzoeksactiviteiten rond insolvabiliteit

– Competenties: groepering van de competenties rond solvabiliteitsonderzoek

– Cultuur: proactief onderzoekswerk

>Front office versus back office:– Deze entiteit is een back-office structuur.


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de entiteit Toezichtsambtenaren

> Deze entiteit richt zich op:– Het uitvoeren van de wettelijke opdrachten namens het Rekenhof– Het uitoefenen van controles en verificaties op de specifieke aspecten van de verantwoordelijkheid van de

invorderaars (rekenplichtigen voor de overheid) op het vlak van invordering





11/07/2002




Invordering


N-3N-3Centrum

Invordering




expertise



Strategie


beheer


N-2

N-3





11/07/2002

Organisatieschema (N-3) Nationaal Centrum Invordering Fraudebestrijding & GO

Federaal Administrateur Nationaal Centrum

Invordering Fraudebestrijding & GO

N-3


Fraudebestrijding & GO & Buitenland


Fraudebestrijding

Teamchef Dienstver-lening aan de Burger


Teamchef Invordering GO



administratieve geschillen

Teamchef Invordering Buitenland


11/07/2002

Processen en functies binnen de teams Dienstverlening aan de Burger

> Ontvangsten– Informatie-ambtenaar (Behandelen van de

betalingen in geld, per bankkaart en per cheque)

> Specifieke interacties (Afleveren van een attest, Verkopen van een fiscaal kenteken met onmiddellijke betaling, Vraag over status behandeling, Specifieke informatieaanvraag)

– Informatie-ambtenaar

> Algemene interacties– Senior Informatie-ambtenaar– Informatie-ambtenaar


11/07/2002

Processen en functies binnen de teams Juridische Zaken & Administratieve Geschillen

> Invordering– Reglementair Bemiddelaar

(Invordering bewerkstelling, Klachten, geschillen en verzoeken in de administratieve fase, Geschillen in de gerechtelijke fase)

- Senior Dossierbeheerder (Invordering bewerkstelling, Klachten, geschillen en verzoeken in de administratieve fase)

– Specialist (Invordering bewerkstelling, Geschillen in de gerechtelijke fase)

– Dossierbeheerder (Geschillen in de gerechtelijke fase)

> Bewarende maatregelen– Specialist (Verzoekschrift aan beslagrechter

en nemen van bewarende maatregelen, Het inhouden van een belastingkrediet)


11/07/2002

Processen en functies binnen de teams Invordering Fraudebestrijding & GO & Buitenland

> Invordering– Projectbeheerder (Invordering

bewerkstelligen)– Senior Dossierbeheerder (Invordering

bewerkstelligen; Klachten, geschillen en verzoeken in de administratieve fase)

– Dossierbeheerder (Invordering bewerkstelligen)

– Junior Gegevensbeheerder (Administratief assistent: Invordering bewerkstelligen)

– Ontvanger (Invordering bewerkstelligen)



11/07/2002

Processen en functies binnen de teams Inputbeheer Invordering

> Inputbeheer invordering– Junior onderzoeker– Onderzoeker– Analist


11/07/2002


> Invordering– Toezichtsambtenaar


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de teams Dienstverlening aan de Burger

> Deze entiteit richt zich op:– De front-office activiteiten– De relatie met de klanten CRM

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Cultuur: klantminded– Infrastructuur: één enkel contactpunt voor de klanten van Grote Ondernemingen en Buitenland– Processen: groepering van alle klantgerichte functies bij het team Dienstverlening aan de Burger

(scheiding van de front-office en de back-office)

> Front office versus back office:– Volledige front-office structuur met loket en individuele kantoren– Gemeenschappelijk front-office voor de processen van Inning en van Invordering– Gemeenschappelijke front-office met het centrum KMO Buitenlanders


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de teams Juridische Zaken & Administratieve Geschillen

> Deze entiteit richt zich op:– Het uitoefenen van een door de wet voorziene functie als administratief rechter (reglementair

bemiddelaar)– Het uitoefenen van de wettelijke bevoegdheid voorzien door het Rekenhof om voor onbepaalde tijd de

invorderingsrechten op te schorten (reglementair bemiddelaar)– Het uniform behandelen van uiterst complexe invorderingsdossiers– Het uniform behandelen van alle juridische & administratieve geschillen

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Strategie: Om hogere invordering te bekomen, dient meer belang gehecht te worden aan juridische acties – Processen: groepering van specifieke functies voorzien in de regelgeving (o.m. wetboek

inkomstenbelasting): de reglementair bemiddelaar is een aparte functie– Cultuur: Repressief / Verdedigend bij acties aangespannen door belastingschuldigen tegen vervolgingen

door Invordering– Competenties: groepering van gelijkaardige juridische competenties in het team Juridische Zaken &




11/07/2002

Structurerende factoren binnen de teams Invordering Fraudebestrijding & GO & Buitenland

> Deze entiteit richt zich op:– Het bewerkstelligen van de invorderingen van belastingen en taksen gevestigd door "Fraudebestrijding",

gevestigd door "Grote Ondernemingen", of gevestigd door het centrum KMO “Buitenlanders” voor belastingplichtigen die niet in België gedomicilieerd zijn

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Processen: taken i.v.m. acties in specifieke invorderingsdossiers (Fraudebestrijding, Grote Ondernemingen,

Buitenland) worden gegroepeerd in deze entiteit– Competenties: het groeperen van gelijklopende competenties voor invorderingsacties in specifieke

invorderingsdossiers (Fraudebestrijding, Grote Ondernemingen, Buitenland)

> Front office versus back office:– Deze entiteit is een back-office structuur. – Regelmatige interactie tussen front en back office onder meer met betrekking tot betaalakkoorden en het

afleveren van attesten als er schulden zijn.– Gemeenschappelijke front-office met het centrum KMO Buitenlanders.


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de teams Inputbeheer Invordering

>Deze entiteit richt zich op:

– Het uitvoeren van solvabiliteitsanalyses

– Het opzoeken van bijkomende solvabiliteitsgegevens

>Criteria per dimensie van de blauwdruk:

– Processen: Concentratie van alle onderzoeksactiviteiten rond insolvabiliteit

– Competenties: groepering van de competenties rond solvabiliteitsonderzoek

– Cultuur: proactief onderzoekswerk

>Front office versus back office:– Deze entiteit is een back-office structuur.


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de entiteit Toezichtsambtenaren

> Deze entiteit richt zich op:– Het uitvoeren van de wettelijke opdrachten namens het Rekenhof– Het uitoefenen van controles en verificaties op de specifieke aspecten van de verantwoordelijkheid van de

invorderaars (rekenplichtigen voor de overheid) op het vlak van invordering




05/07/2002

Organisatieschema


Fraudebestrijding


11/07/2002

Organisatieschema N-2 Fraudebestrijding

N-2

N-3


Fraudebestrijding

Directeur-Generaal

Fraudebestrijding





11/07/2002

Organisatieschema N-2Fraudebestrijding

> De entiteit Fraudebestrijding richt zich op:

– Het bestrijden en integraal behandelen van de zwaarste fraudegevallen “Om op een effectieve wijze diegenen aan te pakken die zich aan hun verplichtingen willen onttrekken, is de structuratie van Fraudebestrijding en Invordering als entiteiten apart van de doelgroepentiteiten aangewezen. …Dit betreft het detecteren, onderzoeken en behandelen van bijzondere fraudezaken die een bepaalde doelgroep overstijgen of die niet direct een gevolg zijn van een aangifte. Deze entiteit behandelt ook haar eigen geschillen…”

(Uit het rapport “Conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

“Doelmatigheid van het onderzoek: Dit principe geeft de bijzondere rol van Fraudebestrijding aan in het geheel van de bestrijding van de fraude. Naast de andere instanties op Belgisch en internationaal vlak, staat ze in voor het blootleggen en vervolgen van de grote, georganiseerde, fiscale fraude, binnen haar bevoegdheden als fiscale administratie…” “Imago en zichtbaarheid van de rol van Fraudebestrijding:…In dit kader onderscheidt Fraudebestrijding zich van de andere fiscale entiteiten doordat het de zwaarste fraudegevallen en de grote internationale fraude behandelt en een sterke relatie onderhoudt met het gerecht, die een nog sterkere repressieve rol heeft en over uitgebreidere mogelijkheden beschikt…”

(uit het Strategisch kader van het programma Fraudebestrijding)

> Er is geen staf-entiteit Doelgroepenstrategie voorzien

– “Vanwege de verschillende oriëntatie, namelijk de eerder repressieve in plaats van een dienstverlenende rol van Fraudebestrijding, is er geen staf-entiteit Doelgroepenstrategie voorzien”



11/07/2002


> De entiteit Fraudebestrijding beschikt over 5 Gewestelijke administraties (N-3 functies): – 4 centra met algemene bevoegdheid inzake fraudebestrijding en waarvoor de actieradius samenvalt met

de parketten-generaal (met dien verstande dat Mons en Liège samen slechts 1 centrum Fraudebestrijding verantwoorden).

– 1 nationaal centrum exclusief bevoegd voor carrousselbestrijding en desgevallend fenomenen die aan opgesomde karakteristieken voldoen.


11/07/2002

Organisatieschema N-3 (Nationaal) Centrum Fraudebestrijding

N-3


Fraudebestrijding


Nationaal CentrumFraudebestrijding



Teamchef Juridische Zaken

* Teams worden samengesteld rond zaken/dossiers naargelang de karakteristieken van de zaken/dossiers

Teamchefs* voor Zaakbehandeling en Dossierbehandeling

……


11/07/2002

Processen en functies binnen de afdeling ‘Inputbeheer’

> Inputbeheer Fraude– Junior Gegevensbeheerder– Inlichtingenanalist– Analist


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Inputbeheer’

> De afdeling ‘Inputbeheer’ richt zich op:

– Het verwerken van signalen en daarbinnen de nodige elementen te onderkennen die wijzen op zware fraude. Door de oriëntatie van de binnenkomende signalen speelt deze afdeling een aansturende rol voor het geheel van Fraudebestrijding.

“Kwalitatief vooronderzoek: …enerzijds zal Fraudebestrijding zelf actief op zoek gaan naar zware fraudegevallen, anderzijds dient ze ook in staat te zijn om de aangeleverde informatie, inlichtingen en aanwijzingen uit verschillende bronnen … efficiënt te filteren om die zaken eruit te distilleren waar een groot fraude risico mogelijk aanwezig is en die zij verder dient te onderzoeken. Het spreekt voor zich dat risico-analyse in de toekomst een belangrijke input zal vormen voor de entiteit Fraudebestrijding”


– Deze afdeling zal ook de rol spelen van een aanspreekpunt om de informatie-uitwisseling vergemakkelijken met partijen buiten de FOD Financiën.

“Uitbouw, verspreiding en gebruik van kennis:… het structureren van de beschikbare gegevens, het onderkennen van mechanismen, het blootleggen van de mate van verspreiding ervan, het uitwerken van de beste bestrijdingsmethode …of het delen van de kennis hieromtrent met de andere partijen betrokken in de bestrijding van de fraude…”


> Specifiëring na DIRCOM van 30 april ll. betreffende organisatie staffuncties:

– Specifiëring met betrekking tot risicobeheer: In het proces ‘Inputbeheer Fraude’ situeert zich de voornaamste link tussen Fraudebestrijding en Risicobeheer. Om deze link te realiseren kan het programma Risicobeheer activiteiten en taken toevoegen aan bepaalde functies binnen het proces ‘Inputbeheer Fraude’. Het programma Risicobeheer kan tevens best een inschatting maken van het additionele werkvolume dat dit voor deze functies zal meebrengen.

– Andere optie is om de functie junior onderzoeker of onderzoeker toe te voegen aan de gewestelijke administraties (N-3). Deze functie werd in de presentatie voor het DIRCOM van 30/4 vermeld als een functie die zou worden opgenomen in de gewestelijke administraties.


11/07/2002



– Proces ‘Inputbeheer Fraude’


11/07/2002


> Het proces ‘Inputbeheer Fraude’ richt zich op:

– Het proces ‘Inputbeheer Fraude’ dient om signalen te verwerken en daarbinnen de nodige elementen te onderkennen die wijzen op zware fraude. De beoordeling van deze elementen kan dan leiden tot het opstarten van ‘Zaakbehandeling’ en ‘Dossierbehandeling’. Enerzijds is deze aansturende rol van dit proces gebaseerd op een oriëntatie van de binnenkomende inlichtingen, anderzijds zal dit proces zelf elementen onderkennen op basis van strategische fraudeanalyse en screening van de beschikbare gegevens op mogelijke fraudegevallen.


> Criteria om dit proces ‘Inputbeheer Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen :

– Binnen het proces ‘Inputbeheer Fraude’ kunnen 2 functionele gebieden onderscheiden worden. Enerzijds, de binnengekomen signalen bekijken in het licht van het oordeel voor het opstarten van een mogelijke zaak en anderzijds, het uitvoeren van analyses op ingezamelde gegevens om ondersteuning te kunnen bieden bij het selecteren van mogelijke zaken of om gestelde vragen te kunnen beantwoorden. Beide aspecten behoren tot doelstellingen van de afdeling ‘inputbeheer’

– De meeste signalen komen binnen op lokaal niveau. Gezien de belangrijke relatie met het gerecht zal dit gebeuren op niveau van het ambtsgebied van een parket-generaal, waarop de ambtsgebieden van de centra Fraudebestrijding zijn afgestemd. Om de beste opvolging van de binnenkomende signalen garanderen, worden deze gecentraliseerd. Dit heeft tot gevolg dat een afzonderlijke afdeling wordt opgezet in elk van die ambtsgebieden die dus zal instaan voor het capteren van deze gegevens en het geven van een gepast gevolg eraan.

– De functies die betrokken zijn in dit proces dienen voor hun activiteiten in hoofdzaak opzoekingen en analyses te verrichten. Omwille van de gelijkaardigheid van taken en middelen die gebruikt worden bij deze activiteiten, wordt het proces in zijn geheel toegewezen aan deze afdeling.


11/07/2002


> Criteria om het proces ‘Inputbeheer Fraude’ aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):

Strategie:– Het proces ‘Inputbeheer Fraude’ realiseert de strategische principes waarvoor de afdeling ‘inputbeheer’ wordt

ingericht. Het gaat om het kwalitatief vooronderzoek en de uitbouw, de verspreiding en het gebruik van kennis.

Processen:– Door het proces ‘Inputbeheer Fraude’ in zijn geheel onder te brengen bij de afdeling ‘Inputbeheer’ kan een

grotere responsabilisering voor het eindresultaat gerealiseerd worden. Competenties: – De functies die ondergebracht worden in deze afdeling worden gekenmerkt door het feit dat hun

competenties zich situeren op het vlak van het analyseren en structuren van informatie. Faciliteiten en infrastructuur:–



11/07/2002

Organisatieschema N-3 (Nationaal) Centrum Fraudebestrijding


N-3


Fraudebestrijding







……


11/07/2002

Processen en functies binnen de afdeling ‘Operaties Fraudebestrijding’

> Zaakbehandeling Fraude– Junior Gegevensbeheerder– Senior Projectbeheerder– Junior Analist

> Dossierbehandeling Fraude– Junior Gegevensbeheerder– Projectbeheerder – Senior Inspecteur– Inspecteur


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Operaties fraudebestrijding’

> De entiteit ‘Operaties Fraudebestrijding’ richt zich op:

– het bepalen en opvolgen van de algemene strategie voor de behandeling van een zaak. “Doelmatigheid van het onderzoek:…kort op de bal spelen door, waar nodig, snel op gedetecteerde fraudes in te spelen, de betrokken partijen gedurende het onderzoek van dichtbij op te volgen (met name op gebied van de invorderingsmogelijkheden) en recht naar de essentie te gaan, binnen een allesomvattend zicht op de fraudebestrijding…”


– het afhandelen van de volledige “taxatie” activiteiten voor de afzonderlijke dossiers die binnen het kader van de zaak worden behandeld, binnen de strategie die op zaak niveau is uitgetekend.

“Doelmatigheid van het onderzoek: … Het gaat hier dus niet om het onderzoeken van de volledige fiscale toestand, maar enkel om die aspecten die voor een effectieve behandeling nodig zijn. Al deze acties situeren zich in een allesomvattend kader van fraudebestrijding.”


> Het behandelen van deze zaken en de bijhorende dossiers gebeurt best binnen een projectmatige aanpak. – Naar gelang van de aard of de omvang van de fraudezaak zullen verschillende competenties en verschillende aantallen dienen

ingezet te worden. Een multidisciplinaire aanpak is nodig waarbij de competenties afhankelijk van de noden kunnen worden ingezet in een bepaalde zaak of dossier. Dit vertaalt zich in een groep van medewerkers voor zaakbehandeling en dossierbehandeling die naargelang de behoeften van de zaak/dossiers worden ingezet (Inspecteur, senior inspecteur en projectbeheerder met een bepaalde specialisatie). De rapporteringslijnen worden bepaald door de rol die de functie vervult in een specifieke zaak/dossier en wisselen per zaak/dossier.

“Doordat Fraudebestrijding minder gebonden is aan een af te werken schema (hetgeen wel het geval is bij de doelgroep entiteiten die alle aangiften moeten verwerken), wordt het ook makkelijker om de interne organisatiestructuur ad-hoc aan te passen en zo beter te kunnen inspelen op tendensen of bijzondere opdrachten.”



11/07/2002

Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Operaties fraudebestrijding’

> Volgende operationele processen worden aan deze afdeling toegewezen:

– Proces ‘Zaakbehandeling Fraude’Opmerking: de functie specialist binnen dit proces wordt hier niet in opgenomen.

– Proces ‘Dossierbehandeling Fraude’Opmerking: de functie specialist binnen dit proces wordt hier niet in opgenomen.


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Operaties Fraudebestrijding’

> Het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ richt zich op:

– “Het proces ‘zaakbehandeling’ dient enerzijds om de zaken die verder onderzocht moeten worden bloot te leggen naar omvang (de ernst van de fraude) en reikwijdte (de betrokkenen bij de zaak)…De doelstellingen zijn het in kaart te brengen van de nieuwe fraudefenomen of varianten van bestaande fraudefenomenen, het verzekeren van de bestrijding van het geheel van de fraudeaspecten van een zaak en van de proportionele inzet van middelen in vergelijkking met de ernst van de fraude en de verwachte impact van de acties…”


– Dit proces omvat het uittekenen van een strategie voor het geheel van de zaak, het opstarten van individuele dossiers en het opvolgen van de resultaten in deze dossiers om eventueel de strategie van de zaak bij te sturen.

> Criteria om deze functies binnen het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen :

– Binnen het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ worden de taken opgenomen die betrekking hebben op het uittekenen en opvolgen van een behandelingsstrategie voor het geheel van de zaak. Dit is een taak die behoort tot de opdracht van de afdeling ‘Operaties Fraudebestrijding’

– De betrokken functies dienen van zeer nabij samen te werken om een optimaal te garanderen op het niveau van de zaak en worden daarom gegroepeerd binnen deze afdeling.


11/07/2002


> Het proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ richt zich op:

– “Het proces ‘dossierbehandeling Fraude’ dient om voor een welbepaald dossier in een zaak, bewijsmateriaal te verzamelen, de daders van een fraude te identificeren evenals de ernst van de fraude en deze door te volgen doorheen hun volledige afhandeling, en ook om hieruit lessen te trekken voor de behandeling van de andere dossiers in deze zaak.”


– Dit proces omvat de volledige “taxatie” afhandeling van een dossier in het kader van een fraudezaak inclusief de behandeling van de geschillen.

> Criteria om deze functies binnen het proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen :

– Binnen het proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ worden de taken opgenomen die betrekking hebben op het uittekenen en opvolgen van een behandelingsstrategie voor het geheel van de zaak. Dit is een taak die behoort tot de opdracht van de afdeling ‘Operaties Fraudebestrijding’

– De betrokken functies dienen van zeer nabij samen te werken om een optimaal resultaat te garanderen op het niveau van het individuele dossier en worden daarom gegroepeerd binnen deze afdeling.

– Deze afdeling groepeert ook de functies met een fiscaal-technisch controle profiel. Door deze bij elkaar te houden kan de kennisuitwisseling tussen de betrokken functies gefaciliteerd worden.


11/07/2002



Strategie:– De keuze voor projectwerking bij de behandeling van fraudezaken draagt ertoe bij dat alle functies waaruit de

teams zullen samengesteld worden om zaken/dossiers te behandelen, best in dezelfde afdeling worden ondergebracht. Dit vergemakkelijkt het samenstellen van gepaste teams en het uitklaren van de rapporteringlijnen. De betrokken medewerkers hebben dan alleen rapporteringlijnen in het kader van een bepaalde zaak.

– De groepering van ‘Zaakbehandeling Fraude’ en ‘Dossierbehandeling Fraude’ maakt het mogelijk het belangrijkste deel van de afhandeling van een zaak in dezelfde organisatorische eenheid te houden. Dit maakt het makkelijker de verantwoordelijken te responsabiliseren voor het eindresultaat.

Processen:– Omwille van de sterke relaties tussen ‘Zaakbehandeling Fraude’ en ‘Dossierbehandeling Fraude’ worden

beide processen in dezelfde afdeling ‘Operaties Fraudebestrijding’ geplaatst in het licht van een effectieve en snelle afstemming tussen de activiteiten in beide processen.

Competenties: – De functies betrokken in de processen ‘Zaakbehandeling Fraude’ en ‘Dossierbehandeling Fraude’ die onder

‘Operaties Fraudebestrijding’ geplaatst worden, onderscheiden van de andere functies door hun fiscaal-technische controle profiel. Deze gelijkaardige competentie context van deze functies heeft meegbracht dat ze gegroepeerd werden in dezelfde afdeling om de kennisuitwisseling tussen deze functies te faciliteren




11/07/2002

Organisatieschema N-3 Nationaal Centrum Fraudebestrijding


N-3


Fraudebestrijding







……


11/07/2002

Processen en functies binnen de afdeling ‘Juridische Zaken’

> Zaakbehandeling Fraude– Specialist

> Dossierbehandeling Fraude– Specialist


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de afdeling ‘Juridische Zaken’

> De afdeling ‘Juridische Zaken’ richt zich op:

– het verzekeren van de gegrondheid en verdedigbaarheid van de ingenomen standpunten, evenals op het opvolgen van de andere juridische activiteiten die op deze taxaties betrekking hebben.

“Kwalitatieve onderzoeksresultaten: … Dit wil zeggen dat alle activiteiten worden afgestemd om tot met succes verdedigbare conclusies en een effectieve bestraffing van de betrokkenen te komen en dat dit resultaat, dat pas bereikt wordt op het einde van het volledige proces, de rode draad is die doorheen het onderzoek loopt. Dit is vooral van belang bij zware en georganiseerde fraude waar de hoofdbetrokkenen zich (juridisch) sterk wapenen om eventuele zwakheden in de wetgeving en de werking van de fiscale entiteiten uit te buiten.”


– het vrijwaren van de invorderingsmogelijkheden en het opvolgen van de juridische activiteiten die op deze invorderingsacties betrekking hebben

“Doelmatigheid van het onderzoek: …de betrokken partijen gedurende het onderzoek van dichtbij op te volgen (met name op gebied van de invorderingsmogelijkheden)… Dit betekent dat, wanneer de zaak het rechtvaardigt, er op korte termijn tussenbeide kan gekomen worden om de rechten van de schatkist te vrijwaren, om diezelfde reden zullen ook de invorderingsmogelijkheden tijdens de loop van het onderzoek opgevolgd worden.”


> Volgende operationele processen worden aan deze afdeling toegewezen:

– Proces ‘Zaakbehandeling Fraude’Opmerking: het betreft hier enkel de functie specialist

– Proces ‘Dossierbehandeling Fraude’Opmerking: het betreft hier enkel de functie specialist


11/07/2002


– “Het proces ‘zaakbehandeling’ dient enerzijds om de zaken die verder onderzocht moeten worden bloot te leggen naar omvang (de ernst van de fraude) en reikwijdte (de betrokkenen bij de zaak)…De doelstellingen zijn het in kaart te brengen van de nieuwe fraudefenomen of varianten van bestaande fraudefenomenen, het verzekeren van de bestrijding van het geheel van de fraudeaspecten van een zaak en van de proportionele inzet van middelen in vergelijking met de ernst van de fraude en de verwachte impact van de acties…”


– Voor deze afdeling gaat de grootste aandacht uit naar de activiteiten m.b.t. het vrijwaren van de rechten van de schatkist en het voeren van de niet-fiscale procedures die nodig zijn om de afhandeling van de zaak/dossiers tot een goed einde te brengen.

> Criteria om deze functies binnen het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen :

– De behandeling van (pre-)geschillen maakt integraal deel uit van de operationele processen zaakbehandeling en dossierbehandeling maar wordt uitgevoerd binnen een groep van medewerkers die in vast verband werken. De betrokken functies zijn gekenmerkt door een eerder “juridisch” profiel in een fiscale context. Door deze functies bij elkaar te houden kan de kennisuitwisseling gefaciliteerd worden.



11/07/2002

> Het proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ richt zich op:



– Voor deze afdeling gaat de grootste aandacht uit naar de activiteiten m.b.t. het vrijwaren van de rechten van de schatkist, het verzekeren van de gegrondheid en verdedigbaarheid van de ingenomen standpunten en het voeren van de niet-fiscale procedures die nodig zijn om de afhandeling van de zaak/dossiers tot een goed einde te brengen.

> Criteria om deze functies binnen het proces ‘Dossierbehandeling Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen :

– Deze functies spelen een belangrijke rol in de geschilprocedure waar zij tijdens het administratief bezwaar een onafhankelijk standpunt dienen in te nemen over het bezwaar van de belastingplichtige. Om een eenduidig standpunt naar buiten te brengen en zoveel mogelijk een consistentie en éénvormigheid van deze beslissingen te garanderen, worden deze functies bijeengebracht in dezelfde afdeling - ‘Juridische Zaken’.

– De behandeling van (pre-)geschillen maakt integraal deel uit van de operationele processen zaakbehandeling en dossierbehandeling maar wordt uitgevoerd binnen een groep van medewerkers die in vast verband werken. De betrokken functies zijn gekenmerkt door een eerder “juridisch” profiel in een fiscale context. Door deze functies bij elkaar te houden kan de kennisuitwisseling gefaciliteerd worden.



11/07/2002


Strategie:– Vanwege het belang van een consistente en éénvormige vertaling van het beleid in concrete standpunten,

wordt ervoor gekozen om de functies die het standpunt innemen tijdens het administratief bezwaar, bij elkaar te houden in een aparte afdeling.

Processen:– Competenties: – Deze medewerkers hebben specifieke competenties die door in een vast verband te werken, beter kunnen

ontwikkeld worden. Dit zal de informatie-uitwisseling tussen de leden voor wat hun specifieke kennisdomein betreft, vergemakkelijken en een grotere eenheid van beleid inzake geschillen bevorderen.




05/07/2002

Organisatieschema

Patrimonium documentatie Patrimoniumdiensten

Niet-Fiscale Invordering


11/07/2002

Organisatieschema (N-2)Patrimoniumdiensten & Niet-Fiscale Invordering

PatrimoniumdienstenN-2

N-3 N-3N-3Centrum

Patrimoniumdien-sten

3 centra 0 centra



11/07/2002

Organisatieschema (N-3)Patrimoniumdiensten & Niet-Fiscale Invordering


Patrimoniumdiensten

Teamchef Patrimonium

diensten

…

N-3

Teamchef Roerende Goederen

…



Teamchef Niet-Fiscale Invordering &

Erfloze Nalatenschappen

…

Project Management

Grote Projecten

Bijzondere Authentieke

Akten

Afdelingshoofd Niet-Fiscale Invordering &

Erfloze Nalatenschappen

Afdelingshoofd Patrimoniumdiensten & Roerende Goederen

……

Toezichtambtenaar

Toezichtambtenaar

N-2


11/07/2002

> Verwerven van onroerende goederen– Senior Projectbeheerder– Junior Projectbeheerder– Gegevensbeheerder– Junior Gegevensbeheerder

> Vervreemden van onroerende goederen– Senior Projectbeheerder– Junior Projectbeheerder– Gegevensbeheerder– Junior Gegevensbeheerder

> Opstellen en verlijden van authentieke akten– Senior Projectbeheerder– Junior Projectbeheerder– Gegevensbeheerder– Junior Gegevensbeheerder

> Behandelen van onenigheden– Junior Projectbeheerder– Junior Gegevensbeheerder– Specialist

Processen en functies binnen de teams “Patrimoniumdiensten”

> Operationele expertise– Junior Gegevensbeheerder– Gegevensbeheerder– Junior projectbeheerder

> Uitwerking dienstverleningsmodellen– Analist

> In staf bij de Gewestelijk Administrateur Patrimoniumdiensten (N3) is de volgende functie voorzien:

- Toezichtambtenaar


11/07/2002

Processen en functies binnen de teams “Roerende Goederen”

> Realisatie van roerende goederen– Senior Projectbeheerder– Junior Projectbeheerder– Gegevensbeheerder– Junior Gegevensbeheerder– Technisch Medewerker



> In staf bij de Gewestelijk Administrateur Patrimoniumdiensten (N3) is de volgende functie voorzien:

- Toezichtambtenaar


11/07/2002

Processen en functies binnen de teams“Niet-Fiscale Invordering en Erfloze Nalatenschappen”

> Niet-Fiscale Invordering– Senior Projectbeheerder– Senior Dossierbeheerder– Dossierbeheerder– Ontvanger– Junior Gegevensbeheerder– Informatie-ambtenaar– Vertaler

> Vereffenen van Erfloze Nalatenschappen– Senior Projectbeheerder– Junior Projectbeheerder– Gegevensbeheerder– Junior Gegevensbeheerder

> Behandelen van onenigheden– Senior Dossierbeheerder– Junior Gegevensbeheerder– Specialist


> In staf bij de Departementale Administrateur Niet-Fiscale Invordering (N2) is de volgende functie voorzien:

- Toezichtambtenaar


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit “Project Management Grote Projecten”

> Verwerven van onroerende goederen– Senior Projectbeheerder


11/07/2002

> Opstellen en verlijden van authentieke akten

– Junior Projectbeheerder

– Gegevensbeheerder

Processen en functies binnen de entiteit “Bijzondere Authentieke Akten”


11/07/2002

Structurerende factoren teams “Patrimoniumdiensten”

> Deze entiteit richt zich op:– Vewerven van onroerende goederen (inclusief onteigening)

• Project management van grote projecten wordt hier niet uitgevoerd– Vervreemden van onroerende goederen– Opstellen en verlijden van authentieke akten (behalve de bijzondere akten)

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Strategie : het groeperen van de diensten rond onroerende goederen en authentieke akten bij de teams Patrimoniumdiensten

heeft als strategisch doel het positioneren van die teams als de professionele immobiliënagentschappen van en voor de overheden en als ‘overheidsnotaris’

– Processen : gelijkaardige taken en procesverloop; de drie processen zijn aan elkaar gebonden (proces “opstellen en verlijden van authentieke akten” is ook een subproces van de twee andere processen); gelijkaardige opdrachtgevers/klanten (overheden)

– Competenties: gelijklopende functies met gelijkaardige competenties (immobiliënmarkt); concentratie van competenties rond onroerende goederen en authentieke akten binnen hetzelfde team

– Faciliteiten en infrastructuur: de opdrachtgevers doen beroep op de drie processen; het is dan ook efficiënter om bij slechts één locatie te moeten komen om hun “client manager” (=junior projectbeheerder) te ontmoeten voor hun verschillende opdrachten; verkoopzalen op een optimale manier toewijzen

– Applicaties en uitrusting: groepering rond specifieke applicaties: STATCO, TPNN, TP 380, LOCO CAD NET bis, GIS

> Front office versus back office:– De opdrachtgevers komen niet naar de teams (of zelden), maar de client manager gaat naar de opdrachtgever. De drie

processen hebben dus geen front office nodig back office structuur– Integratie van front office en back office met andere types teams binnen of buiten Patrimonium Documentatie is niet opportuun– Verkoopzaal voor de openbare verkoop van onroerende goederen


11/07/2002

> Deze entiteit richt zich op:– Realisatie van roerende goederen

• Verkoop van roerende goederen• Recyclage van roerende goederen• Vernietiging van roerende goederen• Uitlening van roerende goederen• Realiseren van waarden

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Strategie : het groeperen van de diensten rond de realisatie van roerende goederen bij de teams Roerende Goederen heeft als

strategisch doel het positioneren van die teams als professionele leverancier van patrimoniumdiensten met betrekking tot roerende goederen van en voor de overheden (= roerend goed-behandelaar).

– Processen : realisatie van roerende goederen vraagt een speciale verwerking die niet kan vergeleken worden met de andere opdrachten toevertrouwd aan de entiteit Patrimoniumdiensten.

– Competenties: specifieke competenties (kennis van processen en technieken van realisatie van roerende goederen en kennis van de roerend goed-markt en van de afvalverwerking); concentratie van competenties rond roerende goederen binnen hetzelfde team. De teams “Roerende Goederen” worden de “centre of excellence” voor de realisatie van roerende goederen van en voor de overheden: de overheden die zich willen ontdoen van roerende goederen, kunnen ze toevertrouwen aan de terzake deskundige ambtenaren van de entiteit patrimoniumdiensten.

– Faciliteiten en infrastructuur: beperking en optimale verdeling van het aantal stockageruimten en de transportfaciliteiten voor de roerende goederen.

> Front office versus back office:– Geen specifieke front office nodig back office structuur– Verkoopzaal voor de verkoop van de roerende goederen– Stockageruimte voor de roerende goederen– Verkoopzaal kan ook de stockageruimte zijn

Structurerende factoren teams“Roerende Goederen”


11/07/2002

> Deze entiteit richt zich op:– Niet-Fiscale Invorderingen

• Inning en invordering van niet-fiscale schuldvorderingen• Inning en invordering van penale boeten• Inning en invordering van de betalende diensten van Opmetingen & Waarderingen

– Vereffenen van erfloze nalatenschappen

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Strategie : het groeperen van de inning en invordering van niet-fiscale schuldvorderingen bij de teams

Niet-Fiscale Invordering en Erfloze Nalatenschappen heeft als strategisch doel het positioneren van die entiteiten als de professionele innings- invorderingskantoren in naam en voor rekening van de federale en niet-federale overheden en als vereffenaars van de erfloze nalatenschappen die toekomen aan de Staat

– Processen : proces “Vereffenen van erfloze nalatenschappen” is een specifiek proces met laag volume dat makkelijk met het proces Inning en Invordering van Niet-Fiscale Schuldvorderingen kan gegroepeerd worden

– Competenties: groepering van de competenties van inning en invordering en meer bepaald solvabiliteitsonderzoek (niet-fiscale invordering) en vermogensonderzoek (erfloze nalatenschappen)

– Faciliteiten en infrastructuur: nabijheid met (griffies van) de politierechtbanken en met de schuldenaren

> Front office versus back office:– Niet-fiscale Invordering: volledige front-office structuur met loket (betalingen in geld) en individuele

kantoren (afbetalingsplanmodaliteiten)– Erfloze nalatenschappen: geen front office nodig back office structuur– Integratie met front office Fiscale Entiteiten is niet opportuun wegens gewenste scheiding van fiscale en

niet-fiscale schulden

Structurerende factoren teams“Niet-Fiscale Invordering en Erfloze Nalatenschappen”


11/07/2002

> Deze entiteit richt zich op het ondersteunen en sturen van grote projecten met betrekking tot de verwerving van onroerende goederen. Deze entiteit is samengesteld uit een klein team van Senior Projectbeheerders die gaan samenwerken met andere teams op het terrein door het beheer van grote verwervingsprojecten ter hand te nemen.

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Competenties: het opbouwen en centraliseren van competenties rond project management van grote

projecten

> Front office versus back office:– Deze entiteit is een back office structuur

Structurerende factoren entiteit “Project Management Grote Projecten”


11/07/2002

> Deze entiteit richt zich op het opstellen en verlijden van bijzondere authentieke akten. Deze entiteit is samengesteld uit een gespecialiseerde team voor het opstellen en verlijden van bijzondere authentieke akten.

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Competenties: opbouwen en groepering van specifieke competenties voor het opstellen en verlijden van

bijzondere authentieke akten (statuten van vennootschappen,…)

> Front office versus back office:– Deze entiteit is een back office structuur– Deze entiteit zal voornamelijk bestaan uit de functies Junior Projectbeheerder en Gegevensbeheerder van

het proces “Opstellen en Verlijden van Authentieke Akten”

Structurerende factoren entiteit“Bijzondere Authentieke Akten”

05/07/2002

Organisatieschema




11/07/2002

Organisatieschema (N-2)Opmetingen en Waarderingen

Centrum Speciale Opmetingen en Waarderingen


N-2

N-3 N-3N-3Centrum


9 centra 1 centrum

…

Beursgenoteerde aandelen


11/07/2002

Organisatieschema (N-3) centraOpmetingen en Waarderingen

Gewestelijk AdministrateurOpmetingen en Waarderingen

N-3

Teamchef


…

Afdelingshoofd Opmetingen en Waarderingen

…


11/07/2002

Organisatieschema (N-3) centrumSpeciale Opmetingen en Waarderingen


Speciale Opmetingen en Waarderingen

N-3

Fotogrammetrie

…Teamchef Speciale

Opmetingen

Teamchef Speciale

Waarderingen Onroerende

Goederen

…Teamchef Speciale

Waarderingen Roerende Goederen

Afdelingshoofd Speciale Opmetingen

…


11/07/2002

> Waarderen van onroerende goederen– Gegevensbeheerder– Senior Beheerder Planning– Documentalist– Dossierbeheerder– Senior Dossierbeheerder

> Beheren van het kadastraal plan– Gegevensbeheerder– Senior Beheerder Planning– Senior Inspecteur– Dossierbeheerder– Senior Dossierbeheerder– Technisch Deskundige (Tekenaar Courante

Opmetingen)– Technisch Deskundige (Tekenaar Specifieke

Opmetingen)– Technisch Medewerker (Technisch en

Administratief Agent)– Technisch Medewerker (Totaal station en GPS

Operator)

Processen en functies binnen de teams“opmetingen en waarderingen”

> Behandeling van onenigheden– Gegevensbeheerder– Senior Dossierbeheerder (Technische

Onenigheden)



11/07/2002

Processen en functies binnen de teams“speciale opmetingen”

> Beheren van het kadastraal plan– Gegevensbeheerder– Senior Beheerder Planning– Senior Inspecteur– Senior Dossierbeheerder– Projectbeheerder– Technisch Deskundige (GPS Beheerder)– Technisch Deskundige (Tekenaar Courante

Opmetingen)– Technisch Deskundige (Tekenaar Specifieke

Opmetingen)– Technisch Medewerker (Technisch en

Administratief Agent)– Technisch Medewerker (Totaal station en GPS

Operator)

> Operationele expertise– Projectbeheerder



11/07/2002

Processen en functies binnen de teams“speciale waarderingen onroerende goederen”

> Waarderen van onroerende goederen– Gegevensbeheerder– Senior Beheerder Planning– Documentalist– Projectbeheerder


Onenigheden)

> Operationele expertise– Projectbeheerder– Senior Analist



11/07/2002

Processen en functies binnen de teams“speciale waarderingen roerende goederen”

> Waarderen van roerende goederen– Gegevensbeheerder– Senior Beheerder Planning– Documentalist– Dossierbeheerder– Senior Dossierbeheerder


Onenigheden)

> Operationele expertise– Senior Dossierbeheerder



11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit“beursgenoteerde aandelen”

> Entiteit beursgenoteerde aandelen– De activiteiten van deze entiteit hebben betrekking tot het

verzamelen van gegevens en documentatie over de waarde(n) van beursgenoteerde aandelen en dit in het kader van de controle van de waarde van zulke aandelen aangegeven in de successie aangiften. Het betreft dus geen waardering en behoort aldus niet tot het functioneel proces “waardering van roerende goederen”.

– Deze entiteit zal bestaan uit een aantal medewerkers gespecialiseerd in het opzoeken en controleren van gegevens.

– Er werden voor deze redenen geen functies, noch taken in de functionele processen voorzien.


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit“fotogrammetrie”

> Entiteit fotogrammetrie– De activiteiten van de entiteit zijn zeer specifiek en behoren niet

tot het functioneel proces “beheren van het kadastraal plan”.– Deze entiteit zal bestaan uit een aantal specifieke experten in

fotogrammetrie.– Er werden voor deze redenen geen functies, noch taken in de

functionele processen voorzien.


11/07/2002

Structurerende factoren voor de teams“opmetingen en waarderingen”

> Deze entiteit richt zich op:– Waarderen van onroerende goederen

• locatieve – venale – constructie waarde van onroerende goederen voor de welke er lokale referenties bestaan - gekende lokale markt*

– Beheren van het kadastraal plan• Opmetingen (juridische mutaties en fysische mutaties gepaard aan waardering)• Voorafgaandelijke cadastratie

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Strategie: groepering van alle waarderingen en opmetingen voor de welke er lokale referenties bestaan

(kennis van de lokale markt)– Processen: groepering van de processen waarderen van onroerende goederen en beheren van het

kadastraal plan door het feit dat ze nauw samenhangen; groepering van (volume) activiteiten rond meest voorkomende goederen

– Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties rond waardering en opmeting van “lokaal gekende” goederen; waardering en opmeting kunnen voor deze goederen gebeuren door eenzelfde persoon met objectief van enig bezoek

– Faciliteiten en infrastructuur: grotere lokale aanwezigheid (meest aantal antennes) door het feit dat goederen meer voorkomen en door het feit dat de dossierbeheerders dichter bij de “lokale markt” moeten zijn

> Front-office: interacties met de burger moeten voorzien worden door– Integratie van front-offices van Opmetingen en Waarderingen en Rechtszekerheid

• Gebruik van front-office structuur met loket en individuele kantoren– Niet-permanente aanwezigheid kan voorzien worden

* Voor de controle van aangegeven waarde van versierend huisraad gelinkt aan onroerend goed (successie) die niet op forfaitaire basis kunnen uitgevoerd worden, wordt beroep gedaan op de entiteit Speciale Waarderingen Roerende Goederen


11/07/2002

Structurerende factoren voor de teams“speciale opmetingen”

> Deze entiteit richt zich op:– Beheren van het kadastraal plan

• Speciale (grote) opmetingen (kwaliteitsacties)• Afpalingen (betalende diensten)• Plaatsing van GPS punten

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Competenties: groepering van gelijklopende “specialistische” technische competenties rond opmetingen

van specifieke goederen en kwaliteitsacties; groepering van technische functies (GPS beheerder – Totaal station en GPS operators)

– Faciliteiten en infrastructuur: minder lokale aanwezigheid (minder aantal antennes) en dus groter ambtsgebied in vergelijking met teams “opmetingen en waarderingen” door het feit dat het eerder over projecten gaat; geen volume en courante activiteiten zoals bij teams “opmetingen en waarderingen”

– Applicaties en uitrusting: groepering rond specifieke uitrusting (GPS en Totaal station)

> Front-office:– Interacties met de burger moeten beperkt voorzien worden door het gebruik van front-offices voorzien voor

entiteiten “opmetingen en waarderingen” van de centra opmetingen en waarderingen


11/07/2002

Structurerende factoren voor de teams“speciale waarderingen onroerende goederen”

> Deze entiteit richt zich op:– Waarderen van onroerende goederen

• locatieve – venale – constructie waarde op aanvraag van de centra opmetingen en waarderingen van onroerende goederen voor de welke er geen lokale referenties bestaan – niet-gekende lokale markt

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Strategie: groepering van alle waarderingen voor de welke geen “lokale” kennis van de markt voorhanden

zijn en waarvoor “nationale” of “specialistische” kennis nodig zijn– Competenties: groepering van gelijklopende gespecialiseerde technische competenties rond waardering

van onroerende goederen en ontwikkeling van mathematische mberekeningsmodellen; deze entiteit zal eveneens ondersteuning bieden aan de “lokale” antennes

– Faciliteiten en infrastructuur: nationale overkoepelende bevoegdheid

> Front-office:– Interacties met de burger moeten niet voorzien worden a.h.v. front-office structuur


11/07/2002

Structurerende factoren voor de teams“speciale waarderingen roerende goederen”

> Deze entiteit richt zich op:– Waarderen van roerende goederen die niet gebonden zijn aan het onroerend goed (o.a. niet-genoteerde

aandelen, intellectuele rechten, apotheken, kunstwerken, …)

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Strategie: groepering van alle waarderingen voor de welke geen “lokale” competenties voorhanden zijn– Competenties: groepering van gelijklopende gespecialiseerde technische competenties rond waardering

van roerende goederen (meer richting boekhouding)– Faciliteiten en infrastructuur: geen lokale aanwezigheid door het feit dat goederen minder voorkomen

> Front-office:– Interacties met de burger moeten niet voorzien worden a.h.v. front-office structuur


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit“beursgenoteerde aandelen”

> Deze entiteit richt zich op hoofdzakelijk op het verzamelen van documentatie en gegevens ter controle van de waarde van beursgenoteerde aandelen (binnenland en buitenland) aangegeven in successie aangiften

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Processen: groepering van deze controle activiteiten (systematische en (volume) aanpak)– Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties (opzoekings- en controle werk)– Faciliteiten en infrastructuur: geen lokale aanwezigheid noodzakelijk, daarom op het hoogste niveau

> Front-office: geen front-office activiteiten


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit“fotogrammetrie”

> Deze entiteit richt zich op de specifieke fotogrammetrische activiteiten.

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Competenties: groepering van zeer gespecialiseerde technische competenties rond fotogrammetrie– Faciliteiten en infrastructuur: geen lokale aanwezigheid noodzakelijk, daarom op het hoogste niveau– Applicaties en uitrusting: groepering rond specifieke uitrusting (fotogrammetrie)

> Front-office: geen front-office activiteiten

05/07/2002

Organisatieschema


Rechtszekerheid


11/07/2002

Organisatieschema (N-2)Rechtszekerheid

RechtszekerheidN-2

N-3 N-3N-3Centrum

Rechtszekerheid

24 centra

…


11/07/2002

Organisatieschema (N-2) en (N-3)Rechtszekerheid


Rechtszekerheid

N-3

Departementaal Administrateur RechtszekerheidN-2

Teamchef Archief (BO)

Teamchef Satelliet (BO/FO)

Teamchef Invordering van Rechten (BO/FO)

Teamchef Griffierechten

(BO)

Afdelingshoofd Archief-,

Satellietteams

Toezichtsambtenaar

Toezichts-

ambtenaar

Toezichts-

ambtenaar

…

…

… … …


11/07/2002

Processen en functies binnen de “Archiefteams”

> Bewaren en bijwerken Patrimonium Documentatie:

– Gegevensbeheerder– Senior Dossierbeheerder– Senior Documentalist

> Leveren van Patrimoniuminformatie:– Senior Dossierbeheerder– Senior Documentalist

> Behandelen van onenigheden:– Gegevensbeheerder– Senior Dossierbeheerder– Specialist

> Operationele expertise:– Senior Dossierbeheerder– Senior Inspecteur

> Algemene interactie & Specifieke interactie PI:– Gegevensbeheerder– Informatie-ambtenaar– Senior Informatie-ambtenaar– Dossierbeheerder

> Uitwerking Dienstverleningsmodellen:– Analyst


11/07/2002

Processen en functies binnen de “Satellietteams”

> Leveren van Patrimoniuminformatie:– Gegevensbeheerder– Senior Documentalist

> Vorderen van “Successierechten”:– Gegevensbeheerder– Senior Gegevensbeheerder– Senior Dossierbeheerder– Senior Inspecteur

> Vorderen van “Registratie-, Hypotheekrechten en bijdragen”:

– Senior Dossierbeheerder– Gegevensbeheerder– Senior Inspecteur

> Behandelen van onenigheden:– Gegevensbeheerder– Senior Dossierbeheerder– Specialist

> Operationele expertise:– Senior Dossierbeheerder– Senior Inspecteur

> Algemene interactie & Specifieke interactie PI:– Gegevensbeheerder– Informatie-ambtenaar– Dossierbeheerder

> Uitwerking Dienstverleningsmodellen:– Analyst


11/07/2002

Processen en functies binnen de teams “Invorderen van Rechten”

> Vorderen van “Successierechten”:– Senior Dossierbeheerder


11/07/2002

Processen en functies binnen het team “Griffierechten”

> Vorderen van “Onmiddellijk geïnde griffierechten”:

– Senior Inspecteur– Inspecteur– Gegevensbeheerder


11/07/2002

Structurerende factoren voor de “Archiefteams”

> Deze teams richten zich op:– Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie:

• Alle documenten die waar publiciteit aan moet gegeven worden en die betrekking kunnen hebben op patrimoniuminformatie dat in de databank zou kunnen bewaard worden, komen in dit proces binnen

– Leveren van Patrimoniuminformatie:• Indien er een opzoeking vereist is in de passieve archieven

– Vorderen van bijdragen:• Heffing van de bijdragen die verschuldigd zijn voor de dienstverlening uit proces ‘Bewaren en

bijwerken patrimoniumdocumentatie’ en ‘Leveren van patrimoniuminformatie’. De inning vindt plaats in de satellietteams onder het proces ‘Vorderen van registratierechten, hypotheekrechten en bijdragen’.

– Behandelen van onenigheden:• Onenigheden die betrekking hebben op processen die in de archiefteams behandeld worden

– Processen out of scope:• Deposito & Consignatiekas• Beheer van de archieven

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Strategie: het groeperen van de archieven hypotheek, registratie en kadaster heeft als strategisch doel het

consulteren en het beheer van de passieve arhieven te centraliseren op één locatie. Er wordt de mogelijkheid voorzien om mensen die mobiel willen werken, in te zetten om pieken in andere teams op te vangen.


11/07/2002

Structurerende factoren voor de “Archiefteams”

– Processen: groepering van de processen ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ en ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ welke mogelijk een opzoeking in de passieve archieven vereisen. Het proces ‘Vorderen van bijdragen’ is een subproces van de bovenvermelde processen.

– Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties (m.b.t. patrimoniumdocumentatie) voor zowel de Senior Documentalist, Senior Dossierbeheerder, Gegevensbeheerder

– Faciliteiten en infrastructuur: in functie van de aard van de processen en het procesverloop wordt er verwacht dat de professionelen voor 90% electronisch contact opnemen. Het ‘archiefteam’ fungeert voor bepaalde diensten als backoffice voor de satellietteams. Samenvoegen van huidige archiefteams is niet mogelijk omdat de archiefteams:

• qua VTE’s te groot zullen worden;• de integratie van de huidige hypotheek-, registratie- en kadasterarchieven met zich meebrengen. De

opslagruimte en het gewicht zal aanzienlijk toenemen.

> Front-office versus Back-Office– Geen front-office voorzien omdat:

• Op iedere locatie van een archiefteam een satellietteam wordt voorzien• De grootste en belangrijkste doelgroep, de professionelen, de gelegenheid krijgen om rechtstreeks in

contact te komen met de back-office– Electronische verbinding tussen FO satellietteam en BO archiefteam


11/07/2002

Structurerende factoren voor de “Satellietteams”

> Deze entiteit richt zich op:– Leveren van Patrimoniuminformatie

• Indien het eenvoudige opzoekingen betreft, waarvoor geen archieven nodig zijn– Vorderen van ‘Registratie-, hypotheekrechten en bijdragen’

• Heffing en inning van registratie- en hypotheekrechten voor het proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’

• Inning van de bijdragen voor het proces ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ en ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’

– Vorderen van ‘Successierechten’• Heffing en inning van successierechten, recht van overgang bij overlijden, rechten in opschorting,

ongenoegzaamheden en restituties– Behandelen van onenigheden:

• Onenigheden die betrekking hebben op processen die in de satellietteams behandeld worden– Processen out of scope:

• Veroordelingsrechten• Zegelrechten

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Strategie: het groeperen van bovenstaande dienstverlening heeft als strategisch doel dat het fiscale

volledig gescheiden verloopt ten opzichte van het overschrijven en de archieven (juridisch). Bij een eventuele regionalisering zal de impact minimaal zijn. Aan elk archiefteam kunnen meerdere satellietteams worden gelinkt. Er wordt de mogelijkheid voorzien om mensen die mobiel willen werken, in te zetten om pieken in andere teams op te vangen.


11/07/2002

Structurerende factoren voor de “Satellietteams”

– Processen: groepering van de fiscale processen; groepering van processen met een grote interactie met de burger

– Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties rond enerzijds het vorderen van rechten en anderzijds de processen ‘Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie’ en ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’

– Faciliteiten en infrastructuur: grotere lokale aanwezigheid waardoor grotere bereikbaarheid voor de burger

> Front-office: Interacties met de burger moeten voorzien worden door– Een front-office structuur per locatie (op een locatie kunnen meerdere satellietteams zitten)– Integratie van front-offices van ‘Opmetingen en Waarderingen’ en ‘Rechtszekerheid’ (eventueel zelfs met

andere fiscale entiteiten)– Elektronische verbinding tussen FO satellietteam en BO archiefteam is noodzakelijk– Indien de totaliteit van de interactietijd te klein is, zullen medewerkers afwisselend zowel FO- als BO-taken

uitvoeren


11/07/2002

Structurerende factoren voor de teams “Invorderen van Rechten”

> Deze entiteit richt zich op:– Proces ‘Vorderen van rechten’

• Invorderen van successierechten– Processen out of scope:

• Invorderen van veroordelingsrechten

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Strategie: het groeperen van de invordering voor de successierechten voor de drie regio’s (omwille van de

verschillende fiscale wetgeving). Bij een eventuele regionalisering zal de impact minimaal zijn– Processen: wordt als activiteitenblok van het proces successierechten eruit gelicht en gegroepeerd op een

hoger niveau– Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties rond invordering – Faciliteiten en infrastructuur: geografisch in één centrum per Gewest (3). Het volume is van die aard dat

een lokale aanwezigheid per centrum of team niet vereist is

> Front-office: Interacties met de burger moeten voorzien worden door– Front-office structuur– Mogelijke integratie van front-offices van Patrimoniumdiensten en Rechtszekerheid in Oostkantons


11/07/2002

> Deze entiteit richt zich op:– Vorderen van onmiddellijk geïnde griffierechten

• Periodieke ondersteuning op de heffing• Controle op de heffing• Controle op de inning• Inning van de griffierechten

> Criteria per dimensie van de blauwdruk:– Strategie: het centraliseren van de inning van de griffierechten; pro-actieve samenwerking met de primaire

inner van de griffierechten (de griffies)– Processen: specifiek sterk geautomatiseerd proces– Competenties: groepering van gelijklopende technische competenties rond griffierechten – Faciliteiten en infrastructuur: geografisch in één nationaal centrum. Het volume is van die aard dat een

lokale aanwezigheid per centrum of team niet vereist is

> Front-office: Geen front office omdat er enkel interactie met professionelen (griffies) gebeurt

Structurerende factoren voor het team “Griffierechten”


11/07/2002

Organisatieschema van de Organisatieschema van de stafdienstenstafdiensten

05/07/2002

Belastingen en Invorderingen

Subtiteléén of twee regels


11/07/2002

Inhoudstafel

Belastingen en Invorderingen> Methodologie

> N-1 Directie Dienstverlening coördinatie en uitvoering– Afdeling Bijstand aan belastingplichtigen en Controle– Afdeling Communicatie– Afdeling Contact Center– Afdeling Voorafgaande afspraken

> N-1 Directie Functionele expertise en ondersteuning– Afdeling Reglementering– Afdeling Commentaar– Afdeling Werkmethodes en Opvolging– Afdeling Informatie en Impulsbeheer

> N-2 Directie Management ondersteuning– Afdeling Operationele expertise– Afdeling Functionele expertise– Afdeling Labo

> N-2 Directie Doelgroepenstrategie– Afdeling Doelgroepenbeheer– Afdeling Gegevensbeheer

> N-2 Stafdiensten per pijler


11/07/2002

Structurerende factoren voor staffuncties volgend uit de generieke processen: Methodologie

> Voor het toewijzen van functies aan entiteiten op het organogram, werden volgende stappen genomen (zie volgende slides): – Stap 1: Voor elke functie volgend uit de generieke processen werden scores gegeven aan verschillende

criteria, beschreven in de volgende slides. De criteria hebben betrekking op verschillende blauwdrukelementen, zoals competenties, strategie, organisatie en cultuur.

– Stap 2: Op basis van hun drie belangrijkste criteria werden functies ‘geclustered’.

– Stap 3: Overleg tussen de verschillende consultants heeft ertoe geleid verschillende organisatorische eenheden te definiëren en op de clustering map toe te wijzen.

– Stap 4: Aan de hand van het cluster overzicht en aan de hand van de goedgekeurde richtlijnen werd een organisatievoorstel uitgetekend


11/07/2002

Methodologie Stap 1: Scoring criteria

Functie-criteria Definitie

CompetentiesIs het hebben van conceptuele vaardigheden voor deze functie van belang?

Een functie met conceptuele vaardigheden staat typisch in voor de ontwikkeling van bestaande of nieuwe concepten. Eigenschappen van deze functie zijn de capaciteit om abstract te denken, analytisch te denken, vraagstukken in verschillende componenten te kunnen opsplitsen... Deze functie is in staat de gevolgen van de concepten in te schatten, zoals effect op middelen, organisatie, werklast,...

CompetentiesIs het hebben van coördinerende vaardigheden voor deze functie van belang?

Een functie met coördinerende vaardigheden is in staat verschillende personen (of departementen) te laten samenwerken om zo de uitvoering van bepaalde activiteiten/opdrachten tot een goed einde te brengen. Dit gebeurt door o.a. het plannen en organiseren van activiteiten.

CompetentiesIs het bezitten van een diepe kennis voor deze functie van belang?

Een functie met diepe kennis kan gelijk worden gesteld met een 'expertise functie' waarin vooral technische competenties van groot belang zijn: kennis van de wetgeving, kennis van de klant, kennis van de fraudetendenzen, kennis van ICT applicaties, ...


11/07/2002



StrategieIs het sturend aspect van deze functie van belang?

Een sturende functie is typisch in staat het beleid te vertalen in richtlijnen en KPI's. Een sturende functie zorgt ervoor dat vernieuwingen geïmplementeerd worden. Deze vernieuwingen hebben typisch een belangrijk effect op een deel of het geheel van de organisatie.

StrategieIs het operationeel aspect van deze functie van belang?

Een operationele functie is verantwoordelijk voor de uitvoering van richtlijnen en opdrachten die meestal deel uitmaken van een voorgeschreven proces.


11/07/2002



OrganisatorischIs een overkoepelende manier van werken voor deze functie van belang?

Een overkoepelende manier van werken betekent dat de functie taken uitvoert of beslissingen neemt die betrekking hebben op personen of departementen behorend tot verschillende pijlers.

OrganisatorischIs een pijler opgedeelde manier van werken voor deze functie van belang?

Een pijler opgedeelde manier van werken betekent dat de functie taken uitvoert of beslissingen neemt die betrekking hebben tot personen of departementen behorend tot éénzelfde pijler.

OrganisatorischIs de concentratie in de organisatie van de personen met deze functie van belang ?

Personen met eenzelfde functie worden binnen de organisatie samengebracht om een zekere slagkracht te kunnen ontwikkelen of om schaalvoordelen te kunnen realiseren.

OrganisatorischIs het werken dicht bij het terrein voor deze functie van belang ?

Een functie dicht bij het terrein wordt gekenmerkt door haar kennis en ervaring van de dagelijkse realiteit van het terrein.


11/07/2002



CultuurIs het van belang dat deze functie een eigen cultuur kan ontwikkelen?

Een functie met een eigen cultuur impliceert dat de mensen die een dergelijke functie uitvoeren door de aard van hun taken en/of door de situatie waarin de taken worden uitgeoefend een cultuur ontwikkelen die kenmerken vertoont die specifiek en exclusief zijn voor deze functie.

Cultuur

Is het van belang dat deze functie zich vermengt met de andere functies waarmee deze moet samenwerken?


11/07/2002

Methodologie Stap 2 : Clustering van functiegroepen

9

11

512 9

1

7 2

8

6

10

13

3

4

•Overkoepelend

•Geconcentreerd

•Dicht bij terrein

•Operationeel

•Overkoepelend

•Geconcentreerd

•Coördinerend

•Sturend

•Conceptueel

•Operationeel

•Per pijler

•Sturend

•Conceptueel

•Per pijler


11/07/2002

Afdeling Contact Center

Afdeling Operationele expertise

Afdeling Financiële expertise

Afdeling Gegevensbeheer

Afdeling Doelgroepenbeheer

Afdeling Bijstand aan belastingplichti-gen en Controle

Directie FEO•Overkoepelend

•Geconcentreerd


•Operationeel

•Overkoepelend

•Geconcentreerd

•Coördinerend

•Sturend

•Conceptueel

•Operationeel

•Per pijler

•Sturend

•Conceptueel

•Per pijler

Afdeling Communicatie

Methodologie Stap 3: Organisatorische eenheden op de clustering map


11/07/2002

Methodologie Stap 4: Organisatieschema Belastingen & Invorderingen: Stafdiensten

Administrateur-Generaal


Directeur Dienstverlening coördinatie en uitvoering

Afdelingshoofd Bijstand aan belastingplichtigen,

Controle & Invordering



Directeur-Generaal

P/KMO/GO/Invordering


Strategie


beheer




expertise


Afdelingshoofd Voorafgaande afspraken

PMO

Directeur-Generaal Fraudebestrijding


Directeur-Generaal

Douane & Accijnzen 5


expertise


strategie


beheer




Afdelingshoofd LaboDirecteur FEOGA

(*) (*) P, KMO, GO en Invordering vormen gescheiden entiteiten. Voor de grafische leesbaarheid worden ze hier samengebracht

Afdelingshoofd Werkmethodes en Opvolging




Algemene Commentaar

Commentaar Douane


Werkmethodes D&A

Opvolging

Interne Informatie

Externe Informatie

Impulsbeheer


Afdelingshoofd Commentaar

… …

Reglementering Inkomstenbelastingen

Reglementering Verbruiksbelastingen


…

…

…

Commentaar Inkomstenbelastingen

Commentaar Verbruiksbelastingen

…

…

Werkmethodes P-KMO-GO

…

Directeur Functionele Expertise en Ondersteuning


11/07/2002

Organisatieschema N-1 Belastingen & Invorderingen: Stafdiensten

N-1



Directeur Dienstverlening coördinatie en

uitvoering

Afdelingshoofd Bijstand aan

belastingplichtigen, Controle & Invordering



Afdelingshoofd Voorafgaande

afspraken


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Directie Dienstverlening-coördinatie en uitvoering

– De strategie rond de interactie met een doelgroep wordt bepaald binnen de doelgroepentiteit. De Directie Dienstverlening - Coördinatie en Uitvoering moet zorgen voor de initiëring en coördinatie van de initiatieven over de verschillende doelgroepen heen. Dienstverlening is dus opgezet als “federaal” model.

– De uitbating van de verschillende virtuele dienstverleningskanalen dient gecentraliseerd te gebeuren. Deze directie staat in voor de uitbating van call center en website. De inhoud wordt evenwel aangeleverd door andere entiteiten.



11/07/2002


N-1




uitvoering






afspraken


11/07/2002

Processen en functies binnen de AfdelingBijstand aan belastingplichtigen en Controle

> Risicobeheer, Bepalen controleaanpak,Bepalen invorderingsaanpak,Selectie controle,Voorstel voor invorderingsactie

– Coördinator

> Klanteninzicht– Coördinator

> Bepalen dienstverleningsaanpak– Coördinator

> Uitwerking dienstverlenings- en communicatiestrategie– Coördinator

> Uitwerking dienstverleningsmodellen– Coördinator

> Verzamelen en beheren persoonlijke gegevens– Dossierbeheerder


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Bijstand aan belastingplichtigen en Controle

– De Directie Dienstverlening – Coördinatie en Uitvoering richt zich op de initiëring en coördinatie van de initiatieven over de verschillende doelgroepen heen. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

– De Directie Dienstverlening – Coördinatie en Uitvoering zorgt voor de vertaalslag van strategische beslissingen naar RB en CRM (bv. door het initiëren van sommige profielontwikkelingen).

– Aan de Afdeling Bijstand aan belastingplichtigen, Controle & Invordering worden functies toegewezen die vooral overkoepelend en sturend zijn. Deze functies zijn tevens coördinerend en geconcentreerd in de organisatie. (Uit de scoring)

– De Afdeling Bijstand aan belastingplichtigen, Controle & Invordering moet de coherentie garanderen in aanpak en uitvoering van RB en CRM.

– De Afdeling Bijstand aan belastingplichtigen, Controle & Invordering staat in voor het stimuleren van de interactie tussen de pijlers (samenwerking bevorderen, informatie-uitwisseling,…).

– Zowel RB-functies als CRM-functies worden toegewezen aan deze afdeling om de synergieën tussen RB en CRM maximaal te benutten en conflictsituaties tot een minimum te beperken.

– De gegevensbeheerders uit het proces ‘verzamelen en beheren van persoonlijke gegevens’ worden hier samengebracht omdat hun activiteiten betrekking hebben op het enig dossier van de belastingplichtigen. Omdat dit impliceert dat ze feitelijk voor rekening van verschillende pijlers werken en ook omdat de betrokken belastingplichtigen niet permanent tot een bepaalde pijler blijven behoren (zoals de overgang van P naar KMO, of van KMO naar GO), dienen deze functies in een overkoepelende organisatorische entiteit ondergebracht te worden .

– De aangeduide functies in de betrokken processen zullen met gelijkaardige op te lossen moeilijkheden geconfronteerd worden bij hun werkzaamheden. Het samenbrengen van deze functies in dezelfde organisatorische entiteit kan de kennisuitwisseling tussen deze functies aanmoedigen en zo bijdragen tot een effectiever en efficiënter resultaat.


11/07/2002


N-1




uitvoering






afspraken


11/07/2002

Processen en functies binnen de Afdeling Communicatie

> Uitwerking externe communicatie– Communicatiedeskundige– Coördinator – Projectbeheerder– Analist– Vertaler

> Integratie in de economische keten– Coördinator integratie in de economische

keten


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Communicatie

– Dienstverlening – Coördinatie en Uitvoering moet zorgen voor de initiëring en coördinatie van de initiatieven over de verschillende doelgroepen heen. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

– Communicatie van pijler X kan initiatieven in pijler Y dwarsbomen of schaalvoordelen creëren door samen te werken tussen pijlers.

– Aan de Afdeling Communicatie worden functies toegewezen die vooral overkoepelend, in de organisatie geconcentreerd, conceptueel, sturend en coördinerend zijn. (Uit de scoring)

– De coördinator integratie in de economische keten bevindt zich eveneens in de stafdienst van de GO en van D&A.


11/07/2002


N-1




uitvoering






afspraken


11/07/2002

Processen en functies binnen de Afdeling Contact Center

> Algemene Interactie– Junior Informatie-ambtenaar– Informatie-ambtenaar– Senior Informatie-ambtenaar


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Contact Center

– De uitbating van de verschillende virtuele dienstverleningskanalen dient gecentraliseerd te gebeuren. Dienstverlening – Coördinatie en Uitvoering staat in voor de uitbating van Call Center (“contactcenter”) en website. De inhoud wordt evenwel aangeleverd door andere entiteiten. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

– De functies toegewezen aan deze entiteit zijn operationeel en ofwel overkoepelend (1° lijn), ofwel pijler opgedeeld (2°lijn). (Uit de scoring)

– De eigen Afdeling Contact Center zorgt voor een infrastructuur voordeel.

– De eigen Afdeling Contact Center zorgt voor de mogelijkheid tot eigen cultuur ontwikkeling.

– De centrale uitbating van de virtuele dienstverleningskanalen maakt een verhoogde bereikbaarheid mogelijk.

– Het Contact Center en de website beantwoorden aan de vraag van de burger om op 1 plaats terecht te kunnen met vragen. In de afdeling contact center zullen deze twee interactiekanalen dus centraal beheerd worden.


11/07/2002


N-1




uitvoering






afspraken


11/07/2002

Processen en functies binnen de Afdeling Voorafgaande afspraken

> Ruling– Analist– Junior gegevensbeheerder


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Voorafgaande afspraken

– Aan de Afdeling Voorafgaande afspraken worden functies toegewezen die vooral overkoepelend in de organisatie geconcentreerd zijn en een diepe kennis hebben.

– Om coherentie tussen de verschillende voorafgaande afspraken te verzekeren worden de taken geconcentreerd in de Afdeling Voorafgaande afspraken.


11/07/2002

Organisatieschema N-1 FEO


Ondersteuning



Opvolging




Algemene Commentaar

Commentaar Douane


Werkmethodes D&A

Opvolging

Interne Informatie

Externe Informatie

Impulsbeheer

… …Afdelingshoofd Commentaar

Reglementering Inkomsten-belastingen

…


…

Reglementering Verbruiks-

belastingen

…Commentaar Inkomsten-belastingen

Commentaar Verbruiks-

belastingen

…

…Werkmethodes

P-KMO-GO

…


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Stafdienst FEO

– Strategische principes:

• Eenheid van beleid, eenheid van reglementering, eenheid van uitvoering

• Centralisatie en integratie: “enige dienst”

– Voor een aantal operationele activiteiten moet een gemeenschappelijke aanpak of werkwijze bepaald worden en gegarandeerd blijven overheen de uitvoerende entiteiten. Zo hebben meerdere doelgroepentiteiten te maken met dezelfde wetten, waarvoor de beschikkingen op éénzelfde manier moeten toegepast worden. Eveneens moet er ook gezorgd worden voor een wetgeving die toepasbaar, duidelijk en geïntegreerd is. De expertfunctie komt daarom in een staffunctie. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

– Om een grotere coherentie te verzekeren van de toepassing van de fiscale wetgeving binnen de verschillende uitvoerende entiteiten en binnen de fiscale wetgeving zelf, wordt de taak van het opstellen van wetteksten (als vertaling van de intenties van de Cel Beleidsvoorbereiding) en het geven van technische instructies geconsolideerd binnen Functionele Expertise en Ondersteuning. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

– De relevante informatie wordt op zodanige wijze georganiseerd, bewerkt en ter beschikking gesteld, dat enerzijds de kennis binnen de overheidsdienst bewaard en doorgegeven wordt en dat anderzijds de ambtenaar ondersteund wordt bij een efficiënte en effectieve taakuitoefening. Dit betekent dat de functionele ondersteuning van de ambtenaren transversaal ondergebracht wordt in een aparte entiteit die tot taak heeft de “best practices” te ontwikkelen en de informatie te identificeren, te verzamelen en te organiseren die vereist is voor een goede taakuitoefening. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

– Relatie verduidelijken tussen de verschillende actoren in de beleidsbepaling en-vertaling door de top-down (vertalen van beleid naar uitvoering) en de bottom-up processen (o.a. het verzekeren van de implementeerbaarheid van de wetgeving) uit te tekenen. (Uit de programmadefinitie)


11/07/2002



Ondersteuning



Opvolging




Algemene Commentaar

Commentaar Douane


Werkmethodes D&A

Opvolging

Interne Informatie

Externe Informatie

Impulsbeheer



…


…


belastingen



belastingen

…

…Werkmethodes

P-KMO-GO

…


11/07/2002

Processen en functies binnen de Afdeling Reglementering

> Reglementering– Administratief medewerker – Gegevensbeheerder – Senior analist – Junior Jurisconsult – Jurisconsult– Senior Jurisconsult – Senior projectbeheerder– Coördinator – Vertaler

> Extern advies en medewerking– Administratief medewerker – Gegevensbeheerder– Jurisconsult– Senior Jurisconsult– Senior projectbeheerder– Coördinator – Vertaler


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Reglementering

– Aan de Afdeling Reglementering worden functies toegewezen die vooral conceptueel kunnen denken en vanuit een diepe kennis zowel overkoepelend als operationeel kunnen optreden. (Uit de scoring)

– ‘Reglementering’ en ‘Extern Advies & Medewerking’ zitten in één entiteit om de synergie tussen beide processen maximaal te benutten daar zij beide werken over gelijkaardige materies (respectievelijk intern of extern aan de FOD FIN).

– Deze entiteit wordt opgesplitst in verschillende teams:• Algemene Reglementering, die als generieke dienst de principes van de consistente

reglementering zal vastleggen en bewaken en ook zal fungeren als rechtskundige dienst• Inkomstenbelastingen, Verbruiksbelastingen en Douane omwille van de specifieke materie

(clusters van kennis). De teams Verbruiksbelastingen en Douane zullen zowel nationale alsook internationale reglementering behandelen.

• Het team Internationale Fiscale Zaken is een afzonderlijk team dat tot doel heeft om de belastingsverdragen m.b.t. Inkomstenbelastingen op te stellen en Financiën op het vlak van die belastingmateries te vertegenwoordigen in internationale overlegorganen.


11/07/2002



Ondersteuning



Opvolging




Algemene Commentaar

Commentaar Douane


Werkmethodes D&A

Opvolging

Interne Informatie

Externe Informatie

Impulsbeheer



…


…


belastingen



belastingen

…

…Werkmethodes

P-KMO-GO

…


11/07/2002

Processen en functies binnen de Afdeling Commentaar

> Commentaar– Administratief medewerker – Junior Jurisconsult – Jurisconsult – Senior Jurisconsult– Senior projectbeheerder – Coördinator – Vertaler


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Commentaar

– Aan de Afdeling Commentaar worden functies toegewezen die vooral conceptueel kunnen denken en vanuit een diepe kennis zowel overkoepelend als operationeel kunnen optreden. (Uit de scoring)

– De Afdeling Commentaar wordt bepaald omwille van het samenbrengen van alle kennis rond de interpretatie van reglementering. De entiteit coördineert en verzekert de coherentie van de toepassing van de fiscale wetgeving binnen de verschillende uitvoerende entiteiten.

– Deze entiteit wordt opgeplitst in verschillende teams:• Algemene Commentaar die de generieke materies zal behandelen en zal waken over de

consistentie van commentaar.• Verschillende teams Commentaar Inkomstenbelastingen, Verbruiksbelastingen en Douane

omwille van de specifieke materie (clusters van kennis)


11/07/2002



Ondersteuning



Opvolging




Algemene Commentaar

Commentaar Douane


Werkmethodes D&A

Opvolging

Interne Informatie

Externe Informatie

Impulsbeheer



…


…


belastingen



belastingen

…

…Werkmethodes

P-KMO-GO

…


11/07/2002

> Werkmethodes– Administratief medewerker – Junior Jurisconsult– Jurisconsult– Senior Jurisconsult– Projectbeheerder– Senior projectbeheerder – Coördinator – Vertaler

> Opvolging– Administratief medewerker– Gegevensbeheerder– Analist – Senior analist– Senior projectbeheerder – Coördinator – Vertaler

Processen en functies binnen de Afdeling Werkmethodes en Opvolging


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Werkmethodes en Opvolging

– Aan de Afdeling Werkmethodes en Opvolging worden functies toegewezen die vanuit een diepe kennis zowel conceptueel kunnen denken als operationeel kunnen werken. (Uit de scoring)

– ‘Werkmethodes’ en ‘opvolging’ zitten in één entiteit om de synergie tussen beide processen maximaal te benutten daar in het proces ‘werkmethodes’ de criteria voor opvolging reeds worden bepaald.

– Deze entiteit wordt opgeplitst in verschillende teams: • Algemene Werkmethodes, die de generieke materies zal behandelen en zal waken over de

consistentie van de werkmethodes• Werkmethodes D&A en P-KMO-GO die werkinstrumenten zullen ontwikkelen voor de

uitvoeringsdiensten en om die reden opgedeeld zijn in functie van die diensten• Opvolging omwile van creatie van schaalvoordelen rond specifieke taken binnen het proces.


11/07/2002



Ondersteuning



Opvolging




Algemene Commentaar

Commentaar Douane


Werkmethodes D&A

Opvolging

Interne Informatie

Externe Informatie

Impulsbeheer



…


…


belastingen



belastingen

…

…Werkmethodes

P-KMO-GO

…


11/07/2002

Processen en functies binnen de Afdeling Informatie en Impulsbeheer

> Informatie– Administratief medewerker – Senior Documentalist – Junior Jurisconsult– Senior projectbeheerder – Vertaler

> Impulsbeheer– Administratief medewerker – Gegevensbeheerder– Inlichtingenanalist

– Senior projectbeheerder


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Informatie en Impulsbeheer

– Aan de Afdeling Informatie en Impulsbeheer worden functies toegewezen die vooral overkoepelend en operationeel zijn. (Uit de scoring)

– ‘Informatie’ en ‘impulsbeheer’ zitten in één entiteit daar zij beide overkoepelende processen zijn voor de FEO en naar de FOD FIN ambtenaren toe. Het proces ‘informatie’ wordt opgestart door, terwijl het proces ‘impulsbeheer’ zelf een startschot is van, de andere REG processen.

– Beide processen hebben ook een sterke interactie met en focus naar de “klant” (intern & extern aan de FOD FIN) waarbij informatie wordt verspreid aan en impulsen worden ontvangen van vooral ambtenaren en ook belastingsplichtigen (via de CRM processen).


11/07/2002

Organisatieschema N-2: Stafdiensten

N-2

Directeur-GeneraalP/KMO/GO/D&A/In-vordering/(Fraude-

bestrijding)


expertise


strategie


beheer

Afdelingshoofd Gegevens-

beheer



ondersteuning

Afdelingshoofd Labo (D&A)

Algemene bespreking


11/07/2002

Processen en functies binnen de Directie Managementondersteuning

– Ondersteunt het lager management bij de organisatie van het werk en bij het opzetten van de interne controleprocessen. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

– Helpt bij de implementatie van de richtlijnen die voortkomen uit Functionele Expertise en Ondersteuning.

Algemene bespreking


11/07/2002

Organisatieschema N-2 : Stafdiensten

N-2


expertise


strategie


beheer


beheer



ondersteuning



bestrijding)

Algemene bespreking


11/07/2002

Processen en functies binnen de Afdeling Operationele Expertise

> Operationele expertise

– Administratief behandelaar advies

– Administratief behandelaar studie

– Fiscaal analist

– Sectoraal analist

– ICT analist

Algemene bespreking


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Operationele Expertise

– Helpt bij de implementatie van de richtlijnen die voortkomen uit Functionele Expertise en Ondersteuning. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

– Houdt zich bezig met de ondersteuning van het lager management bij de organisatie van het werk en bij het opzetten van de interne controleprocessen. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

– Aan de Afdeling Operationele Expertise worden functies toegewezen die eerder operationeel zijn en dicht bij het terrein en over een diepe kennis beschikken. (Uit de scoring)

– Om een grotere coherentie te verzekeren van de verstrekte adviezen binnen één pijler werden de taken gegroepeerd binnen de Afdeling operationele expertise.

Algemene bespreking


11/07/2002


N-2


expertise


strategie


beheer


beheer



ondersteuning



bestrijding)

Algemene bespreking


11/07/2002

Processen en functies binnen de Afdeling Financiële Expertise

> Bepalen controleaanpak,

Bepalen invorderingsaanpak,

Klanteninzicht,

Bepalen dienstverleningsaanpak,

Uitwerking dienstverleningsmodellen

– Analist (Financieel)

Algemene bespreking


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Financiële Expertise

– De Afdeling Financiële Expertise houdt zich bezig met de ondersteuning van het lager management bij de organisatie van het werk en bij het opzetten van de interne controleprocessen. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

– Financieel analist voert kosten baten analyses uit opdat binnen de processen Bepalen controle aanpak, Bepalen invorderingsaanpak, Klanteninzicht, Bepalen dienstverleningsaanpak, Strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen onderbouwde beslissingen kunnen worden genomen m.b.t. te nemen businessopties.

– Aan de Afdeling Financiële Expertise zijn functies toegewezen met een diepe kennis. (Uit de scoring)

Algemene bespreking


11/07/2002


N-2

Directeur-GeneraalP/KMO/

GO/D&A/In-vordering/(Fraude-

bestrijding)


expertise


strategie


beheer


beheer



ondersteuning

Afdelingshoofd Labo

Algemene bespreking


11/07/2002

Processen en functies binnen de Afdeling Labo

> Operationele expertise

– Scheikundige

– Laborant

Algemene bespreking


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Labo

– De Afdeling Labo houdt zich bezig met het geven van fiscaal advies met betrekking tot de stalen die hun worden toegestuurd. Deze stalen worden genomen tijdens de uitvoering van administratieve en boekhoudkundige controles of fysieke controles naar aanleiding van mobiel toezicht. Op het labo wordt eveneens een beroep gedaan om bepaalde studies uit te voeren opdat D&A een standpunt zou kunnen innemen in bepaalde fiscale materies.

– Aan de Afdeling Labo zijn functies toegewezen met een diepe kennis en een eigen cultuur. Organisatorisch worden deze functies samen gebracht om een zekere slagkracht te kunnen ontwikkelen en schaalvoordelen te kunnen realiseren.

– Het Labo wordt overigens ook geconcentreerd op 1 plaats omdat zij van een specifieke infrastructuur en specifieke apparatuur gebruik maken.

Algemene bespreking


11/07/2002


N-2


expertise


strategie


beheer


beheer



ondersteuning



bestrijding)

Algemene bespreking


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Directie Doelgroepenstrategie

– De Directie Doelgroepenstrategie staat in voor het bepalen van de wijze van interactie met de belastingplichtige, zowel op het vlak van dienstverlening, controle als invordering. Hierbij wordt bepaald welk dienstverleningsmodel, controle model of invorderingsactie aangewend wordt voor welke doelgroepen en welke sub-segmenten binnen een doelgroep kunnen onderscheiden worden die een eigen aanpak verantwoorden. De meest gepaste interactie met de burger zal het imago en de dienstverlening en controleacties van de administratie doen evolueren en kan de belastingplichtige ertoe drijven sneller aan zijn (fiscale) verplichtingen te voldoen.

Algemene bespreking


11/07/2002


N-2


expertise


strategie


beheer


beheer



ondersteuning



bestrijding)

Algemene bespreking


11/07/2002

Processen en functies binnen de Afdeling Doelgroepenbeheer

> Risicobeheer,

Bepalen controleaanpak,

Bepalen invorderingsaanpak,

Selectie controle,

Voorstel voor invorderingsactie

– Intern Correspondent RB

– Coördinator

– Projectbeheerder

– Senior Analist

> Klanteninzicht

– Coördinator

> Bepalen dienstverleningsaanpak

– Coördinator

> Beheer invorderingsmodellen

– Senior Analist

– Senior Dossierbeheerder

– Speciaist (jurist)

– Vertaler

> Uitwerking dienstverlenings- en communicatiestrategie

> Communicatiedeskundige

> Analist

> Uitwerking dienstverleningsmodellen

> Analist

> Projectbeheerder


> Vertaler

> Uitwerking Externe Communicatie


> Projectbeheerder

> Vertaler

> Analist

> Beheer controlemodellen

– Deskundige nazicht controlemodellen

– Beheerder controlemodellen

– Beheerder handleidingen

– Deskundige nazicht handleidingen

Algemene bespreking


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Doelgroepenbeheer

– Vooraleer van dienstverlening, controle of invordering kan gesproken worden, moet gesegmenteerd worden (=doelgroepen definiëren en onderhouden) en moeten profielen opgesteld worden.

– Hier wordt tevens bepaald welk bijstands-, controle- of invorderingsmodel aangewend wordt voor welke doelgroepen en welke subsegmenten binnen een doelgroep kunnen onderscheiden worden die een eigen aanpak verantwoorden. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

– De Afdeling Doelgroepenbeheer staat eveneens in voor het uitwerken van dienstverleningsfactoren en voor het uitwerken van communicatie op pijlerniveau.

Algemene bespreking


11/07/2002


N-2


expertise


strategie


beheer


beheer



ondersteuning



bestrijding)

Algemene bespreking


11/07/2002

Processen en functies binnen de Afdeling Gegevensbeheer

> Risicobeheer,

Bepalen controleaanpak,

Bepalen invorderingsaanpak

– Risicogegevensbeheerder

– Risicogegevensanalist

> Klanteninzicht

– Klantengegevensbeheerder

– gegevensanalist

– analist

Algemene bespreking


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Gegevensbeheer

– Redenen scheiding van ‘doelgroepen beheer’ :

– Principe van scheiding van informatie & risico

– Analyse van profielen vanuit een verschillend standpunt:– Gegevensbeheer :

» Ontvangen en registreren van nieuwe of recentere gegegevens» Onderhouden van de gegevens» Analyses trekken van de massale informatie o.a. voor doelgroepen

– Doelgroepenbeheer : » Opstellen van doelgroepen» Bepalen van de noden of risico’s van de doelgroepen» Bepalen van de aanpak om risico’s te verlagen of aan de noden te voldoen

– Uitwisseling mogelijk tussen RB & CRM

Algemene bespreking


11/07/2002

Organisatieschema N-2: stafdiensten

> Het vervolg van dit hoofdstuk bevat een bespreking van deze N-2 stafdiensten per individuele pijler: Douane & Accijnzen, Particulieren, KMO, Grote Ondernemingen, enz.

> Deze onderdelen worden enkel opgenomen voor die pijlers waar bijkomende of afwijkende informatie aanwezig is ten opzichte van de Algemene Bespreking van de Stafdiensten N-2.

Bespreking per pijler


11/07/2002



DOUANE & ACCIJNZENDOUANE & ACCIJNZEN


11/07/2002


Douane & Accijzen

N-2

N-3

Onderzoek & Opsporing

N-3N-3Gewestelijke Centra

1 centrum 1 centrum

7 centra

Enig kantoor

Doelgroepen beheer

Gegevensbeheer




LaboEOGFL



11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit Operationele Expertise

> Operationele expertise- specialist (jurist)- Senior analist

> Operationele expertise (labo)- Junior analist (Scheikundige)- Technisch deskundige (Laborant)


– Applicatie analist




11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Operationele Expertise

> Het proces “Operationele expertise” richt zich op:– Het proces “Operationele expertise” dient enerzijds om antwoorden op fiscale, sectorale, juridische en

informatica gerelateerde vragen te formuleren en anderzijds functionele processen te ondersteunen door fiscale, sectorale, juridische en informatica expertise op te bouwen en ter beschikking te stellen (monografie, sectorale studies, ...).Het proces “Operationele expertise” beantwoordt feitenkwesties en niet principiële toepassingsvragen. De antwoorden gegeven door “Operationele expertise” worden verspreid door de processen “Algemene interactie” en “Kennisbeheer”.Principiële toepassingsvragen worden behandeld in het proces “commentaar”, informatie en documentatie wordt verspreid langs het proces “informatie”.Dit proces zal uitsluitend ter beschikking zijn van interne gebruikers binnen de FOD financiën teneinde deze te ondersteunen binnen het kader van hun activiteiten.


> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: Concentratie van profielen met diepe kennis met betrekking tot fiscale en juridische materies.

Omwille van het belang van de bereikbaarheid voor de medewerkers van het terrein wordt een gedeelte van deze profielen gedeconcentreerd opgesteld in de gewestelijke centra.

– Processen: Functioneel opgedeeld volgens taken van gelijke aard.– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties. – Faciliteiten en infrastructuur: /– Applicaties en uitrusting: /

> Verhouding tussen front-office en back-office:– De betrokken functies zijn staffuncties en bevinden zich als dusdanig in de back office.


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Operationele Expertise (labo)

> Het proces “Operationele expertise” richt zich op:– Het proces “Operationele expertise” dient enerzijds om antwoorden op fiscale, sectorale, juridische en

informatica gerelateerde vragen te formuleren en anderzijds functionele processen te ondersteunen door fiscale, sectorale, juridische en informatica expertise op te bouwen en ter beschikking te stellen (monografie, sectorale studies, ...).Het proces “Operationele expertise” beantwoordt feitenkwesties en niet principiële toepassingsvragen. De antwoorden gegeven door “Operationele expertise” worden verspreid door de processen “Algemene interactie” en “Kennisbeheer”.Principiële toepassingsvragen worden behandeld in het proces “commentaar”, informatie en documentatie wordt verspreid langs het proces “informatie”.Dit proces zal uitsluitend ter beschikking zijn van interne gebruikers binnen de FOD financiën teneinde deze te ondersteunen binnen het kader van hun activiteiten. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:– De entiteit ‘Labo’ houdt zich bezig met het geven van fiscaal advies met betrekking tot de stalen die hun

worden toegestuurd. Deze stalen worden genomen tijdens de uitvoering van administratieve en boekhoudkundige controles of fysieke controles naar aanleiding van mobiel toezicht. Op het labo wordt eveneens een beroep gedaan om bepaalde studies uit te voeren opdat D&A een standpunt zou kunnen innemen in bepaalde fiscale materies.

– Aan de entiteit Labo zijn functies toegewezen met een diepe kennis en een eigen cultuur. Organisatorisch worden deze functies samen gebracht om een zekere slagkracht te kunnen ontwikkelen en schaalvoordelen te kunnen realiseren.


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Operationele Expertise (labo)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: Concentratie van profielen met diepe kennis van laboratoriumonderzoek en de fiscale

consekwenties die er voor D&A mee gepaard gaan. – Processen: Functioneel opgedeeld volgens taken van gelijke aard.– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties. – Faciliteiten en infrastructuur: Het labo wordt geconcentreerd op 1 plaats omdat zij van een specifieke

infrastructuur en specifieke apparatuur gebruik maken. – Applicaties en uitrusting: Het labo wordt geconcentreerd op 1 plaats omdat zij van specifieke uitrusting

gebruik maken.



11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Operationele expertise

> Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” richt zich op:– Het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften” staat in voor het verzamelen,

het vastleggen en het opvolgen van de informatie die vereist is voor het uitvoeren van de kernfuncties voor Douane en Accijnzen: het stoppen van illegale goederen, onder het juiste formaliteitenstelsel plaatsen van legale goederen, bewaken van formaliteitenstelsels en deskundig innen van belastingen.

– De activiteitenblok “beheren van pre arrival en aangifte applicaties” dient om de functionering van de betrokken applicaties op te volgen en bij te sturen ten einde de continuïteit en de goede werking van het pre arrival en aangifte proces te verzekeren.


> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: In het betrokken proces worden de gegevens gecapteerd voor het uitvoeren van de kernfuncties

van D&A. Deze gegevens worden in de betrokken activiteitenblok best éénduidig en éénmalig gedefinieerd. Met de eigenaar van de gegevens zal overigens moeten overlegd worden over hoe en wanneer bepaalde gegevens kunnen opgeleverd worden. In het proces worden ook de regels toegepast zoals zij gedefinieerd zijn in de wettelijk formaliteitenstelsels. Ook hier is een éénduidige interpretatie aangewezen.


– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met gegevensbeheer, taxatie en kennis van formaliteitenstelsels.



11/07/2002


> Verhouding tussen front-office en back-office:– De functie applicatie eigenaar bevindt zich in de back office.


11/07/2002


> Het proces “Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling” richt zich op:– Het proces “Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling” dient om het

verschuldigd bedrag of het tegoed van alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt.

– De activiteitenblok “definiëren benodigde gegevens” dient om de applicatie klaar te maken waarmee verschillende verschuldigde belastingen (incl. Geregionaliseerde), financiële risico’s en recht tot terugbetaling berekend worden. Deze applicatie moet aangepast zijn aan de laatste stand van zake inzake wetgeving en reglementering. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:– In dit activiteitenblok wordt in eerste instantie geanalyseerd of het instrument waarmee de verschillende

verschuldigde belastingenberekend worden, aangepast is aan de laatste stand van zaken inzake wetgeving en reglementering. Hierdoor wordt duidelijk welke gegevens nodig zijn om een compleet fiscaal beeld te vormen van een belastingplichtige en welke gegevens expliciet nodig zijn voor de berekening van de juiste taxatie. De manier waarop de gegevensverzameling wordt georganiseerd (vb elektronisch, welke instituten, wettelijke implicaties, ...), maakt eveneens deel uit van dit activiteitenblok.

– De uiteindelijk doelstelling is het correct berekenen van de belastingen (incl. Geregionaliseerde), rechten, magazijnrechten, boetes en retributies en toewijzing ervan aan de persoon die verplicht is tot de betaling ervan.

– Hierdoor is dit activiteitenblok gelinkt aan de processen inzake reglementering & wetgeving (gesitueerd in entiteiten binnen FEO) en aan het proces “Verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften”


11/07/2002


> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: In het betrokken proces worden de gegevens gecapteerd voor het taxeren van de

belastingplichtigen. Deze gegevens worden in de betrokken activiteitenblok best éénduidig en éénmalig gedefinieerd. Met de eigenaar van de gegevens zal overigens moeten overlegd worden over hoe en wanneer bepaalde gegevens kunnen opgeleverd worden.


– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met gegevensbeheer, taxatie en kennis van formaliteitenstelsels.


> Verhouding tussen front-office en back-office:– De functie applicatie eigenaar bevindt zich in de back office.


11/07/2002


Douane & Accijzen

N-2

N-3

Onderzoek & Opsporing

N-3N-3Gewestelijke Centra

1 centrum 1 centrum

7 centra

Enig kantoor

Doelgroepen beheer

Gegevensbeheer




LaboEOGFL



11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit Doelgroepenstrategie

> Mobiel Toezicht– Senior beheerder planning– Beheerder planning

> Risicobeheer– Senior gegevensbeheerder– Gegevensanalist– Applicatie analist– Intern Correspondent– Junior onderzoeker– Doelgroepen coördinator– Projectbeheerder– Senior analist

> Bepalen van controleaanpak– Projectbeheerder– Senior analist

> Selectie Controle– Applicatie assistent– Doelgroepen coördinator– Projectbeheerder

> Beheer Controlemodellen– Senior analist

> Beheer Invorderingsmodellen– Senior analist– Senior projectbeheerder– Vertaler

> Integratie in de economische keten- Coördinator in de economische keten


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Doelgroepenstrategie

> Het proces “Mobiel Toezicht” richt zich op:– Het proces “Mobiel Toezicht” houdt het uitvoeren van documentaire en fysieke controles op goederen- en

verkeersstromen in.– De activiteitenblok “plannen” dient om de verplichte tijdkritische en niet tijdkritische controles op basis

van de beschikbare capaciteit in te plannen en aan mobiele teams toe te wijzen, ze hiervoor de nodige instructies mee te geven en eventueel specifieke bijstand te vragen.


> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:– In dit geval wordt op het proces een beroep gedaan om te kunnen overgaan tot het stoppen van hoog

criminele goederen: beschermde diersoorten en planten (CITES), namaakgoederen, drugs,.... Binnen het activiteitenblok plannen zullen van uit een centrale en nationale regiekamer verplichte en tijdskritische controle opdrachten verstuurd worden naar de betrokken gewestelijke regiekamer die er de gepaste mobiele teams zal op afsturen. De nationale regiekamer, die 7/7 en 24/24 beschikbaar is, werkt in die zin overkoepelend.

– Het capteren van de informatie die aan de oorsprong ligt van de controleopdracht vindt plaats in de processen “risicobeheer” en “verzamelen pre arrival en aangiftegegevens”.

– De kennis omtrent de criminele goederenbewegingen is in deze entiteit geconcentreerd, daar ook het risicobeheer dat betrekking heeft op deze criminele goederenbewegingen in deze entiteit plaatsvindt. Dit zal de kwaliteit en de snelheid van het beslissingsproces ten goede komen.

– Bovendien zal binnen dit activiteitenblok ook de afstemming plaatsvinden met Onderzoek & Opsporing (proces inputbeheer) voor de gevallen waarvoor een zaak loopt of zal opgestart worden. Deze afstemming gebeurt dan ook op één plaats.


11/07/2002


> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: In het betrokken proces worden de controleopdrachten gepland voor het stoppen van criminele

goederen. De gegevens die aan de oorsprong van de beslissing tot de opdracht liggen worden binnen dezelfde entiteit op één plaats gecapteerd en geïnterpreteerd.


– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met gegevensbeheer en kennis van criminele goederenbewegingen.


> Verhouding tussen front-office en back-office:– De functies senior beheerder planning en beheerder planning bevinden zich in de back office.


11/07/2002


> Het proces “Riscobeheer” richt zich op:– Het proces “Risicobeheer” wordt uitgetekend om risico’s of risicogebieden te identificeren, te analyseren

en te beschrijven in een risicoprofiel. Het risicoprofiel is de tenuitvoerlegging van het risicobeheer en bevat de identificatie van het risicogebied, de mogelijke risico’s, de aanverwante risicoindicatoren en het risiconiveau.


> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:– In dit geval wordt op het proces een beroep gedaan voor het ontwikkelen en beheren van risicoprofielen

voor hoog criminele goederen. Hiervoor is een nationale aanpak en coördinatie aangewezen. Dit geldt evenzeer op internationaal vlak.

– De kennis omtrent de criminele goederenbewegingen is in deze entiteit geconcentreerd, daar ook het mobiel toezicht dat betrekking heeft op deze criminele goederenbewegingen vanuit deze entiteit gestuurd wordt. Dit zal de kwaliteit en de snelheid van het beslissingsproces ten goede komen.

– Bovendien zal binnen deze entiteit ook de afstemming plaatsvinden met Onderzoek & Opsporing (proces inputbeheer) voor de gevallen waarvoor een zaak loopt of zal opgestart worden. Deze afstemming gebeurt dan ook op één plaats.

– Hier zullen ook de legale doelgroepen en doelgroepen voor dienstverleners en koerierdiensten bepaald worden. N-2 zal deze doelgroepen toewijzen aan N-3 en het risicobeheer ervan coördineren. De in de gewestelijke centra ontwikkelde risicoprofielen zullen hier geëvalueerd en gevalideerd worden. Er wordt ook op toegezien dat de lokaal ontwikkelde risicoprofielen landelijk geïmplementeerd, toegepast en geëvalueerd worden.

– Alle risico informatie bevindt zich in een nationale data base. Deze entiteit moet er op toezien dat alle lokale informatie nationaal voor eenieder beschikbaar is.


11/07/2002


> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: In het betrokken proces wordt het risicobeheer voor de criminele goederen uitgevoerd. Dit gaat

samen met het beheer van de gegevens en het sturen van controleopdrachten ervoor. – Processen: Het volledige risicobeheersproces wordt vanuit deze entiteit overzien. De feedback van de

controle processen komt hier immers systematisch terecht.– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met

risicobeheer, het gegevensbeheer en kennis van criminele goederenbewegingen. – Faciliteiten en infrastructuur: /– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.



11/07/2002


> Het proces “Bepalen controleaanpak” richt zich op:– Het proces “Bepalen controleaanpak” staat in voor het bepalen van de gepaste controletypologie om risico

of risicogebied – dat door het proces ‘risicobeheer’ geïdentificeerd werd af te dekken. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: In het betrokken proces wordt de controle aanpak voor de criminele goederen bepaald. Dit gaat

binnen deze entiteit samen met het risicobeheer, het beheren van de gegevens en het sturen van controleopdrachten ervoor. Indien voor een bepaalde controleaanpak geen controlemodel of handleiding bestaat wordt er een ontwikkeld of wordt er een bestaande aangepast. Zoals voor het risicobeheer wordt ook hier de controle aanpak nationaal en internationaal gecoördineerd.

– Processen: Het volledige risicobeheersproces wordt vanuit deze entiteit overzien. De feedback van de controle processen komt hier immers systematisch terecht.

– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met risicobeheer, het risicogegevensbeheer en kennis van criminele en legale goederenbewegingen.




11/07/2002


> Het proces “Selectie controle” richt zich op:– Het proces “Selectie controle” is het proces waarbij afhankelijk van de situatie op zowel centraal als op

lokaal niveau het bestand van te controleren en niet te controleren fiscale en niet fiscale operatoren kan worden aangemaakt. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: In het betrokken proces worden de goederenbewegingen geselecteerd op basis van de

riscoprofieken voor criminele goederen. Dit gaat binnen deze entiteit samen met het risicobeheer, het beheren van de gegevens en het sturen van controleopdrachten ervoor. Aangezien snelheid van selectie binnen het grote volume belangrijk is gebeurt dit selectieproces zoveel mogelijk op een geautomatiseerde wijze. Het merendeel van de geselecteerde controles zijn dringend en verplicht. Nationale en internationale afstemming is hiervoor ook belangrijk. Overigens wordt er lokaal in de gewestelijke administraties de mogelijkheid gegeven om controles te selecteren (plage libre!).






11/07/2002


> Het proces “Beheer controlemodellen” richt zich op:– Het proces “Beheer controlemodellen” staat in voor uitwerken, onderhouden en ter beschikking stellen van

controlemodellen die kunnen ingeschakeld worden binnen het proces “bepalen controle aanpak” om risico’s of risicogebieden, geïdentificeerd vanuit het proces “risicobeheer” af te dekken.


> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: Indien voor een bepaalde controleaanpak geen controlemodel of handleiding bestaat wordt er

een ontwikkeld of wordt er een bestaande aangepast. Dit gaat binnen deze entiteit samen met het risicobeheer, het beheren van de gegevens en het sturen van controleopdrachten ervoor. Zoals voor het risicobeheer wordt het beheer van controlemodellen nationaal gestuurd en nationaal en internationaal gecoördineerd.






11/07/2002


> Het proces “Beheer invorderingsmodellen” richt zich op:– Het proces “Beheer invorderingsmodellen” staat in voor uitwerken, onderhouden en ter beschikking stellen

van een lijst van invorderingsacties die kunnen gehanteerd worden binnen het proces “invordering”. Het proces invorderingsaanpak selecteert uit deze lijst de meest aangepaste acties in een bepaalde volgorde rekening houdend met de risicoprofielen. vanuit het proces “risicobeheer” af te dekken.


> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: Indien voor een bepaalde invorderingsaanpak geen invorderingsmodel of handleiding bestaat

wordt er een ontwikkeld of wordt er een bestaande aangepast. Dit gaat binnen deze entiteit samen met het risicobeheer, het beheren van de gegevens en het sturen van invorderingsopdrachten ervoor. Zoals voor de controlemodellen wordt het beheer van invorderingsmodellen nationaal gestuurd en gecoördineerd.

– Processen: Het volledige invorderingsproces wordt vanuit deze entiteit overzien. De feedback van de invordering komt hier systematisch terecht.

– Competenties: Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met invordering.




11/07/2002

Doelgroepenstrategie op niveau (N-3)

> Bij de Gewestelijk Administrateurs Douane & Accijnzen (N-3) zijn eveneens stafdiensten voorzien met betrekking tot Doelgroepenstrategie.

> Deze stafdiensten op niveau (N-3) worden besproken op de volgende pagina’s.


11/07/2002

Doelgroepenstrategie op niveau (N-3)


Afdelingshoofd

Mobiel Toezicht


D&AN-3

Afdelingshoofd Aangiftebehandeling

N-3N-3Teamchefs

Mobiel Toezicht

Teamchef

Geschillen & invorderingen

Teamchef

Vergunningen en audit

Teamchefs

Klantencoordinatie & Admin. en Boekh.

Controle

…

Teamchef

Regiekamer

N-3N-3Teamchefs

Aangiftebehandeling

Teamchef Verbintenissen/aanz-uivering/rectificatie


Gegevensbeheer

Doelgroepenbeheer


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit Gegevensbeheer

> Risicobeheer– Coördinator– Senior gegevensbeheerder– Gegevensanalist– Intern Correspondent– Junior onderzoeker

> Beheer controlemodellen– Junior analist


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Gegevensbeheer

> De processen “Riscobeheer” richten zich op:– Het proces “Risicobeheer” wordt uitgetekend om risico’s of risicogebieden te identificeren, te analyseren

en te beschrijven in een risicoprofiel. Het risicoprofiel is de tenuitvoerlegging van het risicobeheer en bevat de identificatie van het risicogebied, de mogelijke risico’s, de aanverwante risicoindicatoren en het risiconiveau.

– Het proces “Bepalen controleaanpak” staat in voor het bepalen van de gepaste controletypologie om risico of risicogebied – dat door het proces ‘risicobeheer’ geïdentificeerd werd af te dekken.

– Het proces “Selectie controle” is het proces waarbij afhankelijk van de situatie op zowel centraal als op lokaal niveau het bestand van te controleren en niet te controleren fiscale en niet fiscale operatoren kan worden aangemaakt. (Uit het rapport “Definitie van processen – T3)

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen:– Het risicobeheer N-3 zal via een virtueel netwerk ontwikkeld en beheerd worden. Hierbij zal rekening

gehouden worden met de richtlijnen van de directie bijstand aan belastingplichtigen en controle en de eenheid doelgroepenstrategie op N-2. Het voorzien van dit netwerk op lokaal niveau heeft tot doel het risicobeheer zo kort mogelijk bij de realiteit van het terrein te brengen. De voordelen hiervan zijn dat snel nieuwe risicoprofielen kunnen ontwikkeld worden om ongewenste ontwikkelingen in de goederenbewegingen tegen te gaan, dat de verwerking van het grote volume aan dagelijkse transacties kan verdeeld worden over de 7 gewestelijke directies en dat verder kan gebouwd worden op de reeds bestaande ervaring tav risicobeheer op het terrein bij D&A.

– Het netwerk staat onder leiding van een doelgroepen coördinator. Deze doelgroepen coördinator is verantwoordelijk voor één of meerdere nationale doelgroepen, waarvoor hij het risicobeheer zal sturen. Binnen de entiteit lokale gegevensbeheer worden vooral activiteiten uitgevoerd die betrekking hebben op het verwerken en analyse van gegevens. De medewerkers beheren de gegevens die nodig zijn voor het risicobeheer van de doelgroepen die aan de betrokken gewestelijke directie zijn toegewezen .


11/07/2002

Structurerende factoren voor de entiteit Gegevensbeheer

– Wanneer beslist wordt om een risicoprofiel te ontwikkelen treedt de risicocoördinator op als sponsor en duidt hij een projectleider aan. Deze projectleider is iemand uit de lijnorganisatie. Deze projectleider vormt een team met de nodige specialisten van het terrein die als risicoanalisten optreden.

– Het doelgroepenbeheer ligt aan de basis van de afdekking van algemene risico’s, zowel voor klanten vergunninghouders als voor de anderen. Naast algemene risico’s worden ook specifieke risico’s afgedekt voor vergunninghouders. In dat geval zal een coordinator klantenrisico’s optreden als projectleider

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):– Strategie: Het risicobeheer zo kort mogelijk bij de realiteit van het terrein te brengen.– Processen: functioneel samenbrengen van taken van gelijke aard – Competenties: groepering van gelijklopende generieke en technische competenties – Faciliteiten en infrastructuur: /– Applicaties en uitrusting: Groepering rond specifieke applicaties.



11/07/2002



PARTICULIERENPARTICULIEREN


11/07/2002


N-2

N-3

18 centra1 centrum 1 centrum

Directeur-Generaal Particulieren

N-3N-3Gewestelijk

Administrateur Particulieren


ondersteurning


Eupen




strategie

…


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit “Doelgroepenstrategie”

> Verzamelen en beheren fiscale gegevens– Coördinator– Junior Analist



> Nazicht fiscale situatie– Senior beheerder planning


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de entiteit “Doelgroepenstrategie”

> De entiteit ‘Doelgroepenstrategie’ richt zich op:

– Het bepalen van de wijze van interactie met de belastingplichtige, zowel op het vlak van dienstverlening als op het vlak van de controle. Hierbij wordt bepaald via welke kanalen wordt geïnterageerd met de doelgroepen en welke sub-segmenten binnen een doelgroep kunnen onderscheiden worden die een eigen aanpak verantwoorden. Door de interactie met de belastingplichtige maximaal aan zijn wensen aan te passen, zal zijn bereidheid om vrijwillig aan zijn verplichtingen te voldoen vergroot worden.



– Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.– Opmerking: het betreft hier enkel twee functies binnen het activiteitenblok ‘Definiëren benodigde

gegevens’.

– Proces ‘Berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’.– Opmerking: het betreft hier enkel één functie binnen het activiteitenblok ‘Definiëren en up to date houden

verwerkingstool’.

– Proces ‘nazicht fiscale situatie’– Opmerking: het betreft hier enkel één functie binnen het activiteitenblok ‘selectie en opstellen werkplan’.


11/07/2002


– Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen (informatie verzameld door de administratie zelf, informatie verzameld op basis van aangiftes en informatie verzameld na reactie door belastingplichtige). Na validatie van de vormvereisten wordt deze informatie gestructureerd in een uniek dossier.

– Het activiteitenblok ‘definiëren en up to date houden verwerkingstool’ dient om te analyseren of het instrument waarmee de verschillende verschuldigde belastingen berekend worden aangepast is aan de laatste stand van zaken inzake wetgeving en reglementering.



– In eerste instantie worden in dit activiteitenblok de bruto gegevens verwerkt die nodig zijn voor het berekenen van de verschillende types belastingen. Deze gegevens worden verzameld zowel bij overheden, derden (in het bijzonder voor Particulieren), als bij de belastingplichtige zelf. Het organiseren van de inzameling van deze gegevens gebeurt volgens het principe van ‘eenmalige verstrekking van gegevens’.

– De doelstelling is een zo ruim mogelijk beeld te creëren van de fiscale toestand van de belastingplichtige. Rekening houdend met de vorm waaronder de gegevens beschikbaar zijn, zal moeten bepaald worden wat de meest efficiënte manier van verkrijgen van gegevens is. Verder zal moeten worden bepaald met welke periodiciteit de gegevens verzameld moeten worden.

– Met de eigenaar van de gegevens zal moeten overlegd worden over hoe en wanneer bepaalde gegevens kunnen opgeleverd worden. De eigenaar van gegevens kan evengoed de pijler KMO of GO (vb. loonfiches) zijn.



11/07/2002

> Criteria om proces aan deze entiteit toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):

Strategie:– De gegevens die in deze processen worden gebruikt, blijven eigendom van de unieke bron (de eigenaar)

van de betrokken gegevens. Door het samenbrengen van de respectievelijke functies over de pijlers Particulieren, KMO en Ondernemingen heen, wordt eenzelfde aanspreekpunt voor deze ‘eigenaars van gegevens’ gecreëerd.

Processen:– Activiteiten en taken zijn overkoepelend voor de entiteit Particulieren.Competenties: – Groepering van generieke en technische competenties die verband houden met taxatie en fiscaal nazicht.Faciliteiten en infrastructuur:– /

Applicaties en uitrusting:– Groepering rond specifieke applicaties.



11/07/2002


– De functies Coördinator en Junior Analist bevinden zich in een backoffice.


– Deze functies worden toegewezen aan de Afdeling Gegevensbeheer.



Strategie


beheer



11/07/2002


– Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt.

– Het activiteitenblok ‘definiëren benodigde gegevens’ dient om de applicatie te klaar te maken waarmee de verschillende verschuldigde belastingen (incl. geregionaliseerde), financiële risico’s en recht tot terugbetaling berekend worden. Deze applicatie moet aangepast zijn aan de laatste stand van zaken inzake wetgeving en reglementering.



– In dit activiteitenblok wordt in eerste instantie geanalyseerd of het instrument waarmee de verschillende verschuldigde belastingen berekend worden, aangepast is aan de laatste stand van zaken inzake wetgeving en reglementering. Hierdoor wordt duidelijk welke gegevens nodig zijn om een compleet fiscaal beeld te vormen van een belastingplichtige en welke gegevens expliciet nodig zijn voor de berekening van de juiste taxatie. De manier waarop de gegevensverzameling wordt georganiseerd (vb. elektronisch, welke instituten, wettelijke implicaties,…), maakt eveneens deel uit van deze activiteitenblok.

– De uiteindelijke doelstelling is het correct berekenen van de belastingen (incl. geregionaliseerde), rechten, magazijnrechten, boetes en retributies en toewijzing ervan aan de persoon die verplicht is tot de betaling ervan.

– Hierdoor is dit activiteitenblok gelinkt aan de processen inzake reglementering & wetgeving (gesitueerd in entiteiten binnen FEO) en aan het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ (gesitueerd in de entiteiten binnen Dienstverlening, Coördinatie en Uitvoering).



11/07/2002


Strategie:– De gegevens die in deze processen worden gebruikt, blijven eigendom van de unieke bron (de eigenaar)

van de betrokken gegevens. Door het samenbrengen van de respectievelijke functies over de pijlers Particulieren, KMO en Ondernemingen heen, wordt eenzelfde aanspreekpunt voor deze ‘eigenaars van gegevens’ gecreëerd.


Applicaties en uitrusting:– Groepering rond specifieke applicaties.



11/07/2002


– De functie applicatie analist bevindt zich in een backoffice.


– Deze functie wordt toegewezen aan de de Afdeling Gegevensbeheer.



Strategie


beheer



11/07/2002



– Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie. Dit proces zet de stap van geselecteerde dossiers naar invulling van het werkplan. Dit proces omvat ook het komen tot een correcte vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden en het oplossen van de geschillen die hiermee samenhangen.

– Het activiteitenblok ‘Selectie en opstellen werkplan’ houdt in dat uit de lijst met voorgestelde dossiers, binnen de lijnen van risicobeheer, deze dossiers worden gekozen die men effectief wil opnemen in het werkplan. Dossiers worden gekozen in functie van de waarschijnlijke meerwaarde van de selectie van het dossier, in het licht van de vooropgestelde strategische principes. Deze keuze zal gebaseerd zijn verschillende elementen: de aanduidingen vanuit risicobeheer (verplicht op te nemen/niet op te nemen), de lokale kennis in verband met de dossiers, de beschikbare middelen, …. Voor ‘verplichte dossiers’ die niet worden weerhouden of ‘niet te selecteren dossiers’ die wel gekozen worden, dient een verantwoording van deze keuze opgesteld te worden



– Het betreft hier het opstellen vanuit de gedetecteerde risico’s van een lange termijn planning inzake nazicht voor de entiteit Particulieren (dwz. voor alle gewestelijke administraties). Het voorstel van selectie, zoals bepaald door risicobeheer, vormt hierbij het uitgangspunt. Dit voorstel van selectie omvat 3 gedeeltes, nl. een imperatief gedeelte (dit zijn de verplicht te controleren dossiers), een indicatief gedeelte (dit zijn mogelijk te controleren dossiers) en een aantal niet te controleren dossiers.

Het opstellen van deze lange termijn planning houdt in dat voor de entiteit Particulieren een aantal richtlijnen worden bepaald voor wat betreft de planning van de uitvoering van de imperatieve nazichten. Voor de indicatieve nazichten en de lokale selectie worden daarnaast een aantal prioriteiten gesteld op het niveau van de entiteit Particulieren. Hij kan hierbij de gewestelijke administraties betrekken.


11/07/2002



Strategie:– Deze functie staat in voor de coördinatie en de opvolging van risicobeheer binnen de entiteit Particulieren.

Concreet betekent dit de vertaling van het voorstel van selectie in de lange termijn planning voor nazicht van de entiteit Particulieren.


Applicaties en uitrusting:– Groepering rond specifieke applicaties mbt. risicobeheer.


11/07/2002



– De functie Senior Beheerder planner bevindt zich in een backoffice.


– Deze functie wordt toegewezen aan de de Afdeling Doelgroepenbeheer


Strategie


beheer



11/07/2002



KMOKMO


11/07/2002


Directeur-Generaal KMO

N-2

N-3N-3N-3


KMO

27 centra


Ondersteuning

Gewestelijk Administrateur Buitenlanders

1 centrum


Strategie


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit “Doelgroepen Strategie”

> Verzamelen en beheren fiscale gegevens– Coördinator– Junior Analist


– Applicatie-analist

> Nazicht fiscale situatie– Senior Beheerder Planning


11/07/2002



– “Het bepalen van de wijze van interactie met de belastingplichtige, zowel op het vlak van dienstverlening als op het vlak van de controle. Hierbij wordt bepaald via welke kanalen wordt geïnterageerd met de doelgroepen en welke sub-segmenten binnen een doelgroep kunnen onderscheiden worden die een eigen aanpak verantwoorden. Door de interactie met de belastingplichtige maximaal aan zijn wensen aan te passen, zal zijn bereidheid om vrijwillig aan zijn verplichtingen te voldoen vergroot worden.”



– Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.Opmerking: het betreft hier enkel twee functies binnen het activiteitenblok ‘Definiëren benodigde gegevens’.

– Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’.Opmerking: het betreft hier enkel één functie binnen het activiteitenblok ‘Definiëren en up to date houden verwerkingstool’.

– Proces ‘nazicht fiscale situatie’Opmerking: het betreft hier enkel één functie binnen het activiteitenblok ‘Selectie en opstellen werkplan’.


11/07/2002


– “Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen (informatie verzameld door de administratie zelf, informatie verzameld op basis van aangiftes en informatie verzameld na reactie door belastingplichtige). Na validatie van de vormvereisten wordt deze informatie gestructureerd in een uniek dossier … (In het activiteitenblok) ‘definiëren nodige gegevens’ … (wordt bepaald) … welke gegevens nodig zijn om een compleet fiscaal beeld te vormen van een belastingplichtige en welke gegevens expliciet nodig zijn voor de berekening van de juiste taxatie”



– Het vastleggen van de gegevens die nodig zijn voor de behandeling van de doelgroep (in het bijzonder voor het bepalen van de fiscale positie van de belastingplichtige) en het oplossen van systematisch weerkerende problemen met de kwaliteit van deze gegevens, zijn activiteiten die best binnen dezelfde entiteit worden uitgevoerd. Deze gegevens worden verzameld zowel bij overheden, derden, als bij de belastingplichtige zelf.

– Met de eigenaar van de gegevens zal moeten overlegd worden over hoe en wanneer bepaalde gegevens kunnen opgeleverd worden. De eigenaar van gegevens kan evengoed de pijler P, GO of een andere zijn. Gezien het belang van de focus op de afzonderlijke doelgroep in iedere wordt de betrokken delen van dit proces toch niet op een hoger overkoepelend niveau geplaatst.

– De betrokken functies zullen over een gelijkaardige kennis dienen te beschikken hetgeen ervoor pleit ze beide in dezelfde organisationele entiteit te plaatsen.



11/07/2002


– De functies Coördinator en Junior Analist bevinden zich in een back office.


– Deze functies worden toegewezen aan de afdeling Gegevensbeheer.



Strategie


beheer



11/07/2002


– “Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt … (In het activiteitenblok) ‘definiëren en up-to-date houden verwerkingstool’ … (wordt bepaald hoe)… het instrument waarmee de verschillende verschuldigde belastingen … berekend wordt, moet aangepast zijn aan de laatste stand van zaken inzake wetgeving en reglementering …”



– De taken in dit activiteitenblok zijn sterk gelinkt aan de processen inzake reglementering & wetgeving (gesitueerd in entiteiten binnen FEO) en aan het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ (gesitueerd in de entiteiten binnen Dienstverlening, Coördinatie en Uitvoering). Om een optimale afstemming te bereiken worden deze functies best in dezelfde organisatorische entiteit ondergebracht.



11/07/2002


– De functie applicatie-analist bevindt zich in een backoffice.





Strategie


beheer



11/07/2002



– “Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie. Dit proces zet de stap van geselecteerde dossiers naar invulling van het werkplan. Dit proces omvat ook het komen tot een correcte vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden en het oplossen van de geschillen die hiermee samenhangen … (Het activiteitenblok)… ‘Selectie en opstellen werkplan’ houdt in dat uit de lijst met voorgestelde dossiers, binnen de lijnen van risicobeheer, deze dossiers worden gekozen die men effectief wil opnemen in het werkplan.”


> Criteria om dit proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ aan deze entiteit toe te wijzen:

– Het opstellen van deze lange termijn planning houdt in dat voor de entiteit KMO een aantal richtlijnen worden bepaald voor wat betreft de planning van de uitvoering van de imperatieve nazichten. Voor de indicatieve nazichten en de lokale selectie worden daarnaast een aantal prioriteiten gesteld. Een dergelijke taak dient op een centraal niveau te gebeuren om de gelijke behandeling van belastingplichtigen in gelijke omstandigheden te verzekeren. Aangezien de meeste risico’s betrekking hebben op een specifieke doelgroep, lijkt dit niveau het meest relevant om deze activiteiten in onder te brengen.


11/07/2002



– De functie Senior Beheerder Planning bevindt zich in een backoffice.


– Deze functies worden toegewezen aan de afdeling Doelgroepenbeheer


Strategie


beheer



11/07/2002


Strategie:– De aangeduide activiteiten worden hier samengebracht omdat een overkoepelende benadering nodig is

overheen verschillende lokale entiteiten ten einde de consistentie en gelijkheid naar de belastingplichtige te waarborgen. Er zal daarnaast wel een specifiek beleid uitgetekend dienen te worden voor de betrokken doelgroep om rekening te houden met hun specifieke kenmerken.

Processen:– Een sterke wisselwerking zal plaats vinden tussen de functie betrokken in de taken van het proces

‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ en ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’

Competenties: – De betrokken functies dienen over gelijkaardige analytische competenties te beschikken waarbij ze uit de

veelheid van gegevens voor het geheel van de pijler dienen te komen tot bepaalde voorstellen voor acties.Faciliteiten en infrastructuur:–




11/07/2002



GROTE ONDERNEMINGENGROTE ONDERNEMINGEN


11/07/2002

“Doelgroepenstrategie”

N-2

N-3

Directeur-Generaal

GO



Strategie


beheer



expertise



Sector X

7 centra


11/07/2002

Processen en functies binnen de entiteit “Doelgroepen Strategie”

> Verzamelen en beheren fiscale gegevens– Coördinator– Junior analist


– Applicatie-analist

> Nazicht– Senior beheerder planning


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de entiteit “Doelgroepen Strategie”


– “Het bepalen van de wijze van interactie met de belastingplichtige, zowel op het vlak van dienstverlening als op het vlak van de controle. Hierbij wordt bepaald via welke kanalen wordt geïnterageerd met de doelgroepen en welke sub-segmenten binnen een doelgroep kunnen onderscheiden worden die een eigen aanpak verantwoorden. Door de interactie met de belastingplichtige maximaal aan zijn wensen aan te passen, zal zijn bereidheid om vrijwillig aan zijn verplichtingen te voldoen vergroot worden.”



– Proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’.Opmerking: het betreft hier enkel twee functies binnen het activiteitenblok ‘Definiëren benodigde gegevens’.

– Proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s en recht tot terugbetaling’.Opmerking: het betreft hier enkel één functie binnen het activiteitenblok ‘Definiëren en up to date houden verwerkingstool’.

– Proces ‘nazicht fiscale situatie’Opmerking: het betreft hier enkel één functie binnen het activiteitenblok ‘Selectie en opstellen werkplan’.


11/07/2002


– “Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om alle informatie omtrent de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen (informatie verzameld door de administratie zelf, informatie verzameld op basis van aangiftes en informatie verzameld na reactie door belastingplichtige). Na validatie van de vormvereisten wordt deze informatie gestructureerd in een uniek dossier … (In het activiteitenblok) ‘definiëren nodige gegevens’ … (wordt bepaald) … welke gegevens nodig zijn om een compleet fiscaal beeld te vormen van een belastingplichtige en welke gegevens expliciet nodig zijn voor de berekening van de juiste taxatie”



– Het vastleggen van de gegevens die nodig zijn voor de behandeling van de doelgroep (in het bijzonder voor het bepalen van de fiscale positie van de belastingplichtige) en het oplossen van systematisch weerkerende problemen met de kwaliteit van deze gegevens, zijn activiteiten die best binnen dezelfde entiteit worden uitgevoerd. Deze gegevens worden verzameld zowel bij overheden, derden, als bij de belastingplichtige zelf.

– Met de eigenaar van de gegevens zal moeten overlegd worden over hoe en wanneer bepaalde gegevens kunnen opgeleverd worden. De eigenaar van gegevens kan evengoed de pijler P, GO of een andere zijn. Gezien het belang van de focus op de afzonderlijke doelgroep in iedere wordt de betrokken delen van dit proces toch niet op een hoger overkoepelend niveau geplaatst.

– De betrokken functies zullen over een gelijkaardige kennis dienen te beschikken hetgeen ervoor pleit ze beide in dezelfde organisationele entiteit te plaatsen.



11/07/2002


– De functies senior analist en junior analist bevinden zich in een backoffice.





Strategie


beheer



11/07/2002


– “Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ dient om het verschuldigd bedrag of het tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen en deze in te brengen op een synthesebalans die alle financiële verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige in kaart brengt en opvolgt … (In het activiteitenblok) ‘definiëren en up-to-date houden verwerkingstool’ … (wordt bepaald hoe)… het instrument waarmee de verschillende verschuldigde belastingen … berekend wordt, moet aangepast zijn aan de laatste stand van zaken inzake wetgeving en reglementering …”



– De taken in dit activiteitenblok zijn sterk gelinkt aan de processen inzake reglementering & wetgeving (gesitueerd in entiteiten binnen FEO) en aan het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ (gesitueerd in de entiteiten binnen Dienstverlening, Coördinatie en Uitvoering). Om een optimale afstemming te bereiken worden deze functies best in dezelfde organisatorische entiteit ondergebracht.



11/07/2002


– De functie applicatie-analist bevindt zich in een backoffice.


– Deze functie wordt toegewezen aan de afdeling Gegevensbeheer.



Strategie


beheer



11/07/2002



– “Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie. Dit proces zet de stap van geselecteerde dossiers naar invulling van het werkplan. Dit proces omvat ook het komen tot een correcte vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden en het oplossen van de geschillen die hiermee samenhangen … (Het activiteitenblok)… ‘Selectie en opstellen werkplan’ houdt in dat uit de lijst met voorgestelde dossiers, binnen de lijnen van risicobeheer, deze dossiers worden gekozen die men effectief wil opnemen in het werkplan.”


> Criteria om dit proces ‘nazicht van de fiscale situatie’ aan deze entiteit toe te wijzen:

– Het opstellen van deze lange termijn planning houdt in dat voor de entiteit Grote ondernemingen een aantal richtlijnen worden bepaald voor wat betreft de planning van de uitvoering van de imperatieve nazichten. Voor de indicatieve nazichten en de lokale selectie worden daarnaast een aantal prioriteiten gesteld. Een dergelijke taak dient op een centraal niveau te gebeuren om de gelijke behandeling van belastingplichtigen in gelijke omstandigheden te verzekeren. Aangezien de meeste risico’s betrekking hebben op een specifieke doelgroep, lijkt dit niveau het meest relevant om deze activiteiten in onder te brengen


11/07/2002



– De functie Planner lange termijn bevindt zich in een backoffice.


– Deze functie wordt toegewezen aan de afdeling Doelgroepenbeheer


Strategie


beheer



11/07/2002


Strategie:– De aangeduide activiteiten worden hier samengebracht omdat een overkoepelende benadering nodig is

overheen verschillende lokale entiteiten ten einde de consistentie en gelijkheid naar de belastingplichtige te waarborgen. Er zal daarnaast wel een specifiek beleid uitgetekend dienen te worden voor de betrokken doelgroep om rekening te houden met hun specifieke kenmerken.

Processen:– Een sterke wisselwerking zal plaats vinden tussen de functie betrokken in de taken van het proces

‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling’ en ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’

Competenties: – De betrokken functies dienen over gelijkaardige analytische competenties te beschikken waarbij ze uit de

veelheid van gegevens voor het geheel van de pijler dienen te komen tot bepaalde voorstellen voor acties.Faciliteiten en infrastructuur:–




11/07/2002



FRAUDEBESTRIJDINGFRAUDEBESTRIJDING


11/07/2002

Organisatieschema N-2 Fraudebestrijding

N-2

N-3


Fraudebestrijding

Directeur-Generaal

Fraudebestrijding





11/07/2002


> De entiteit Fraudebestrijding richt zich op:

– Het bestrijden en integraal behandelen van de zwaarste fraudegevallen “Om op een effectieve wijze diegenen aan te pakken die zich aan hun verplichtingen willen onttrekken, is de structuratie van Fraudebestrijding en Invordering als entiteiten apart van de doelgroepentiteiten aangewezen. …Dit betreft het detecteren, onderzoeken en behandelen van bijzondere fraudezaken die een bepaalde doelgroep overstijgen of die niet direct een gevolg zijn van een aangifte. Deze entiteit behandelt ook haar eigen geschillen…”


“Doelmatigheid van het onderzoek: Dit principe geeft de bijzondere rol van Fraudebestrijding aan in het geheel van de bestrijding van de fraude. Naast de andere instanties op Belgisch en internationaal vlak, staat ze in voor het blootleggen en vervolgen van de grote, georganiseerde, fiscale fraude, binnen haar bevoegdheden als fiscale administratie…” “Imago en zichtbaarheid van de rol van Fraudebestrijding:…In dit kader onderscheidt Fraudebestrijding zich van de andere fiscale entiteiten doordat het de zwaarste fraudegevallen en de grote internationale fraude behandelt en een sterke relatie onderhoudt met het gerecht, die een nog sterkere repressieve rol heeft en over uitgebreidere mogelijkheden beschikt…”


> Er is geen staf-entiteit Doelgroepenstrategie voorzien

– “Vanwege de verschillende oriëntatie, namelijk de eerder repressieve in plaats van een dienstverlenende rol van Fraudebestrijding, is er geen staf-entiteit Doelgroepenstrategie voorzien”



11/07/2002

Processen en functies binnen de stafdienst ‘Management Ondersteuning’

> Zaakbehandeling Fraude– Extern Correspondent

> Uitwerking Externe Communicatie– Communicatiedeskundige– Projectbeheerder– Vertaler


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de stafdienst ‘Management Ondersteuning’

> De stafdienst ‘Management Ondersteuning’ richt zich op:

– Het spelen van een coördinerende rol tussen Fraudebestrijding en Particulieren, KMO, GO (en in mindere mate, Douane & Accijnzen en Rechtszekerheid) op het vlak van behandeling van uitlopers van fraudezaken.

“Het ondersteunen van het lager management bij de organisatie van het werk en bij het opzetten van de interne controleprocessen. Het helpen bij de implementatie van de richtlijnen die voortkomen uit Functionele Expertise en Ondersteuning.”


– Het realiseren van externe communicatie ivm de entiteit fraude> Volgend proces worden aan dit entiteit toegewezen:

– Proces ‘Zaakbehandeling Fraude’.Opmerking: het betreft hier enkele één functie binnen het activiteitenblok « Uitvoeren van de strategie » namelijk de Extern Correspondent die de brug vormt tussen Fraudebestrijding en de andere Directies-generaal m.b.t. de behandeling van uitlopers.

– Uitwerken externe communicatie


11/07/2002





– Het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ dient om de zaken die verder onderzocht moeten worden bloot te leggen naar omvang (de ernst van de fraude) en reikwijdte (de betrokkenen bij de zaak) en te komen tot een effectieve bestraffing van de betrokkenen in de zaak.

> Criteria om deze functie binnen het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ aan deze afdeling toe te wijzen:

– Een kenmerk van Fraudebestrijding is het blootleggen van de essentiële elementen van de fraude. Het gaat hier dus niet om het onderzoeken van de volledige fiscale toestand, maar enkel om die aspecten die voor een effectieve behandeling nodig zijn. Al deze acties situeren zich in een allesomvattend kader van fraudebestrijding waarin wordt samengewerkt of informatie wordt uitgewisseld met andere partijen die ook elk hun rol hebben in de bestrijding van de fraude: de andere fiscale entiteiten, de wetgever, het gerecht, de sociale inspectie, de curatoren, enz. De betrokken functie staat in voor de coördinatie van de activtiteiten tussen Fraudebestrijding en de andere entiteit. Omwille van de noodzaak aan een centrale coördinatie is deze functie toegewezen aan de Directie ‘Management ondersteuning’.


11/07/2002


> Criteria om dit proces aan deze stafdienst toe te wijzen (per dimensie van de blauwdruk):

Strategie:– Gezien de coördinerende rol van deze functie in het proces ‘Zaakbehandeling Fraude’ en de brug functie die

hij vervult naar andere activiteiten lijkt het situeren van deze coördinatie rol op een centraal niveau aangewezen.

Processen:– Competenties: – Faciliteiten en infrastructuur:–


05/07/2002


Subtiteléén of twee regels


11/07/2002

Inhoudstafel

Patrimonium documentatie> Methodologie

> N-1 Directie Dienstverlening, strategie en uitvoering– Afdeling Marketing– Afdelings Contact Center

> N-1 Directie Functionele expertise en ondersteuning– Afdeling Reglementering, Informatie, en Impulsbeheer– Afdeling Commentaar en Helpdesk– Afdeling Werkmethodes en Opvolging


11/07/2002

Structurerende factoren voor staffuncties volgend uit de generieke processen: Methodologie

> Voor het toewijzen van functies aan entiteiten op het organogram, werden volgende stappen genomen : – Stap 1: Voor elke functie volgend uit de generieke processen werden scores gegeven aan verschillende

criteria, beschreven in de volgende slides. De criteria hebben betrekking op verschillende blauwdrukelementen, zoals competenties, strategie, organisatie en cultuur.

– Stap 2: Op basis van hun drie belangrijkste criteria werden functies ‘geclustered’.

– Stap 3: Overleg tussen verschillende consultants heeft ertoe geleid verschillende organisatorische eenheden te definiëren en op de clustering map toe te wijzen.

– Stap 4: Aan de hand van het cluster overzicht en aan de hand van de goedgekeurde richtlijnen werd een organisatievoorstel uitgetekend.


11/07/2002



CompetentiesIs het hebben van conceptuele vaardigheden voor deze functie van belang?

Een functie met conceptuele vaardigheden staat typisch in voor de ontwikkeling van bestaande of nieuwe concepten. Eigenschappen van deze functie zijn de capaciteit om abstract te denken, analytisch te denken, vraagstukken in verschillende componenten te kunnen opsplitsen... Deze functie is in staat de gevolgen van de concepten in te schatten, zoals effect op middelen, organisatie, werklast,...

CompetentiesIs het hebben van coördinerende vaardigheden voor deze functie van belang?

Een functie met coördinerende vaardigheden is in staat verschillende personen (of departementen) te laten samenwerken om zo de uitvoering van bepaalde activiteiten/opdrachten tot een goed einde te brengen. Dit gebeurt door o.a. het plannen en organiseren van activiteiten.

CompetentiesIs het bezitten van een diepe kennis voor deze functie van belang?

Een functie met diepe kennis kan gelijk worden gesteld met een 'expertise functie' waarin vooral technische competenties van groot belang zijn: kennis van de wetgeving, kennis van de klant, kennis van de fraudetendenzen, kennis van ICT applicaties, ...


11/07/2002



StrategieIs het sturend aspect van deze functie van belang?

Een sturende functie is typisch in staat het beleid te vertalen in richtlijnen en KPI's. Een sturende functie zorgt ervoor dat vernieuwingen geïmplementeerd worden. Deze vernieuwingen hebben typisch een belangrijk effect op een deel of het geheel van de organisatie.

StrategieIs het operationeel aspect van deze functie van belang?

Een operationele functie is verantwoordelijk voor de uitvoering van richtlijnen en opdrachten die meestal deel uitmaken van een voorgeschreven proces.


11/07/2002



OrganisatorischIs een overkoepelende manier van werken voor deze functie van belang?

Een overkoepelende manier van werken betekent dat de functie taken uitvoert of beslissingen neemt die betrekking hebben op personen of departementen behorend tot verschillende pijlers.

OrganisatorischIs een pijler opgedeelde manier van werken voor deze functie van belang?

Een pijler opgedeelde manier van werken betekent dat de functie taken uitvoert of beslissingen neemt die betrekking hebben tot personen of departementen behorend tot éénzelfde pijler.

OrganisatorischIs de concentratie in de organisatie van de personen met deze functie van belang ?

Personen met eenzelfde functie worden binnen de organisatie samengebracht om een zekere slagkracht te kunnen ontwikkelen of om schaalvoordelen te kunnen realiseren.

OrganisatorischIs het werken dicht bij het terrein voor deze functie van belang ?

Een functie dicht bij het terrein wordt gekenmerkt door haar kennis en ervaring van de dagelijkse realiteit van het terrein.


11/07/2002



CultuurIs het van belang dat deze functie een eigen cultuur kan ontwikkelen?

Een functie met een eigen cultuur impliceert dat de mensen die een dergelijke functie uitvoeren door de aard van hun taken en/of door de situatie waarin de taken worden uitgeoefend een cultuur ontwikkelen die kenmerken vertoont die specifiek en exclusief zijn voor deze functie.

Cultuur

Is het van belang dat deze functie zich vermengt met de andere functies waarmee deze moet samenwerken?


11/07/2002

9

5

11

510

8 7

6

1

9

4

2 3

•Overkoepelend

•Geconcentreerd


•Operationeel

•Overkoepelend

•Geconcentreerd

•Coördinerend

•Sturend

•Conceptueel

•Operationeel

•Per pijler

•Sturend

•Conceptueel

•Per pijler

Methodologie Stap 2 : Clustering van functiegroepen


11/07/2002

5

11

12Afdeling Contact Center

Afdeling Operationele expertise

Afdeling Marketing

Directie FEO

•Overkoepelend

•Geconcentreerd


•Operationeel

•Overkoepelend

•Geconcentreerd

•Coördinerend

•Sturend

•Conceptueel

•Operationeel

•Per pijler

•Sturend

•Conceptueel

•Per pijler

Methodologie Stap 3: Organisatorische eenheden op de clustering map


11/07/2002

Methodologie Stap 4: Organisatieschema Patrimoniumdocumentatie: Stafdiensten




Ondersteuning


Helpdesk



Afdelingshoofd Marketing


Afdelingshoofd Reglementering, Informatie

en Impulsbeheer


Opvolging

PMO





Commentaar Patrimonium Diensten & Opmetingen

en Waarderingen




Helpdesk



11/07/2002

Organisatieschema N-1 Patrimoniumdocumentatie: Stafdiensten

N-1





Afdelingshoofd marketing



11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Directie Dienstverlening, strategie en uitvoering

– De strategie rond de interactie met een doelgroep wordt bepaald binnen de doelgroepentiteit. De Directie Dienstverlening, strategie en uitvoering moet zorgen voor de initiëring van de initiatieven over de verschillende doelgroepen heen. Dienstverlening is dus opgezet als “federaal” model.

– De uitbating van de verschillende virtuele dienstverleningskanalen dient gecentraliseerd te gebeuren. Deze entiteit staat in voor de uitbating van call center en website. De inhoud wordt evenwel aangeleverd door andere entiteiten.



11/07/2002


N-1








11/07/2002

Processen en functies binnen de Afdeling Marketing

> Klanteninzicht– Gegevensanalist – Klantengegevensbeheerder – Coördinator– Analist

> Bepalen dienstverleningsaanpak – Coördinator– Analist

> Uitwerking dienstverlenings- en communicatiestrategie


> Analist

> Coördinator

> Uitwerking dienstverleningsmodellen

> Analist

> Projectbeheerder


> Vertaler

> Coördinator

> Uitwerking Externe Communicatie


> Projectbeheerder

> Vertaler

> Coördinator

> Analist


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Marketing

– Coördinerend – Sturend: Vanuit de Afdeling Marketing (Uit de scoring):

• worden alle initiatieven gestuurd en gecoördineerd die voor de verschillende pijlers genomen worden met betrekking tot:

– de ontwikkeling en de verstrekking van dienstverlening aan de verschillende doelgroepen– het inzicht dat wordt gerealiseerd in de verschillende klantensegmenten– En de diensverleningsaanpak die voor deze segmenten wordt geselecteerd

• Wordt de dienstverlenings- en communicatiestrategie uitgewerkt voor de entiteit Patrimoniumdocumentatie

– Concentratie in de organisatie – overkoepelend: Binnen de Afdeling Marketing wordt voor de verschillende pijlers (Uit de scoring):

• Klanteninzicht verworven met het oog op het afstemmen van de dienstverlening en de communicatie op de noden, intenties en situatie van de verschillende doelgroepen

• De dienstverleningsaanpak bepaald voor de verschillende klantensegmenten• De dienstverleningsfactoren en externe communicatie uitgewerkt voor de verschillende

klantensegmenten van Patrimoniumdocumentatie– klanten


11/07/2002


N-1








11/07/2002

Processen en functies binnen de Afdeling Contact Center

> Algemene Interactie– Junior Informatie-ambtenaar– Informatie-ambtenaar– Senior Informatie-ambtenaar


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Contact Center

– De uitbating van de verschillende virtuele dienstverleningskanalen dient gecentraliseerd te gebeuren. Dienstverlening – Coördinatie en Uitvoering staat in voor de uitbating van Call Center (“contactcenter”) en website. De inhoud wordt evenwel aangeleverd door andere entiteiten. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

– De functies toegewezen aan deze entiteit zijn operationeel en ofwel overkoepelend (1° lijn), ofwel pijler opgedeeld (2°lijn). (Uit de scoring)

– De eigen Afdeling Contact Center zorgt voor een infrastructuur voordeel.

– De eigen Afdeling Contact Center zorgt voor de mogelijkheid tot eigen cultuur ontwikkeling.

– De centrale uitbating van de virtuele dienstverleningskanalen maakt een verhoogde bereikbaarheid mogelijk.

– Het Contact Center en de website beantwoorden aan de vraag van de burger om op 1 plaats terecht te kunnen met vragen. In de afdeling contact center zullen deze twee interactiekanalen dus centraal beheerd worden.


11/07/2002

Organisatieschema N-1 Patrimoniumdocumenatie: Stafdiensten

N-1






Ondersteuning


11/07/2002

Organisatieschema N-1 Patrimoniumdocumentatie: stafdiensten

N-1Directeur Functionele

Expertise en Ondersteuning


Helpdesk

Afdelingshoofd Reglementering,



Opvolging





CommentaarPatrimonium Diensten &





Helpdesk



11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Stafdienst FEO

– Strategische principes:

• Eenheid van beleid, eenheid van reglementering, eenheid van uitvoering

• Centralisatie en integratie: “enige dienst”

– Voor een aantal operationele activiteiten moet een gemeenschappelijke aanpak of werkwijze bepaald worden en gegarandeerd blijven overheen de uitvoerende entiteiten. Zo hebben meerdere doelgroepentiteiten te maken met dezelfde wetten, waarvoor de beschikkingen op éénzelfde manier moeten toegepast worden. Eveneens moet er ook gezorgd worden voor een wetgeving die toepasbaar, duidelijk en geïntegreerd is. De expertfunctie komt daarom in een staffunctie. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

– Om een grotere coherentie te verzekeren van de toepassing van de fiscale wetgeving binnen de verschillende uitvoerende entiteiten en binnen de fiscale wetgeving zelf, wordt de taak van het opstellen van wetteksten (als vertaling van de intenties van de Cel Beleidsvoorbereiding) en het geven van technische instructies geconsolideerd binnen Functionele Expertise en Ondersteuning. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

– De relevante informatie wordt op zodanige wijze georganiseerd, bewerkt en ter beschikking gesteld, dat enerzijds de kennis binnen de overheidsdienst bewaard en doorgegeven wordt en dat anderzijds de ambtenaar ondersteund wordt bij een efficiënte en effectieve taakuitoefening. Dit betekent dat de functionele ondersteuning van de ambtenaren transversaal ondergebracht wordt in een aparte entiteit die tot taak heeft de “best practices” te ontwikkelen en de informatie te identificeren, te verzamelen en te organiseren die vereist is voor een goede taakuitoefening. (Uit het rapport “conceptuele uitwerking van een nieuw organogram voor de FOD Financiën”)

– Relatie verduidelijken tussen de verschillende actoren in de beleidsbepaling en-vertaling door de top-down (vertalen van beleid naar uitvoering) en de bottom-up processen (o.a. het verzekeren van de implementeerbaarheid van de wetgeving) uit te tekenen. (Uit de programmadefinitie)


11/07/2002





Helpdesk




Opvolging










Helpdesk



11/07/2002

> Reglementering– Administratief medewerker– Gegevensbeheerder– Senior analist – Junior Jurisconsult – Jurisconsult– Senior Jurisconsult – Senior projectbeheerder – Coördinator – Vertaler

> Extern advies en medewerking– Administratief medewerker– Gegevensbeheerder– Jurisconsult– Senior Jurisconsult– Senior projectbeheerder– Coördinator – Vertaler

> Informatie– Administratief medewerker– Senior Documentalist – Junior Jurisconsult– Senior projectbeheerder – Vertaler

> Impulsbeheer– Administratief medewerker – Gegevensbeheerder– Inlichtingenanalist– Senior projectbeheerder

Processen en functies binnen de Afdeling Reglementering, Informatie en Impulsbeheer


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Reglementering, Informatie en Impulsbeheer

– Aan dat deel van de entiteit rond Reglementering worden functies toegewezen die vooral conceptueel kunnen denken en vanuit een diepe kennis zowel overkoepelend als operationeel kunnen optreden. (Uit de scoring)

– Aan Informatie en Impulsbeheer worden functies toegewezen die vooral overkoepelend en operationeel zijn. (Uit de scoring)

– ‘Reglementering’ en ‘Extern Advies & Medewerking’ zitten in één entiteit om de synergie tussen beide processen maximaal te benutten daar zij beide werken over gelijkaardige materies (respectievelijk intern of extern aan de FOD FIN).

– ‘Informatie’ en ‘Impulsbeheer’ zitten in dezelfde entiteit daar zij beide overkoepelende processen zijn voor de FEO en naar de FOD FIN ambtenaren toe.

– Deze entiteit wordt opgesplitst in verschillende teams :• Reglementering Patrimoniumdiensten, Opmetingen en Waarderingen, en Rechtszekerheid

omwille van de specifieke materie (clusters van kennis) en deze teams werken zowel intern (‘reglementering’) alsook extern (‘extern advies en medewerking’) aan de FOD FIN.

• Informatie en Impulsbeheer omwille van hun interactie met en focus naar de interne én externe “klant” waarbij informatie wordt verspreid aan en impulsen worden ontvangen van vooral ambtenaren en ook belastingsplichtigen (via de CRM processen).


11/07/2002





Helpdesk




Opvolging










Helpdesk



11/07/2002

Processen en functies binnen de Afdeling Commentaar en Helpdesk

> Commentaar– Administratief medewerker– Junior Jurisconsult– Jurisconsult – Senior Jurisconsult– Senior projectbeheerder – Coördinator – Vertaler

> Helpdesk– Medewerker Helpdesk– Analist


11/07/2002

– Aan de Afdeling Commentaar en Helpdesk worden functies toegewezen die vooral conceptueel kunnen denken en vanuit een diepe kennis zowel overkoepelend als operationeel kunnen optreden. (Uit de scoring)

– De Afdeling Commentaar wordt bepaald omwille van het samenbrengen van alle kennis rond de interpretatie van reglementering. De entiteit coördineert en verzekert de coherentie van de toepassing van de fiscale wetgeving binnen de verschillende uitvoerende entiteiten.

– Helpdesk wordt onder de staffunctie FEO geplaatst om ‘operationele expertise’ te verlenen aan de uitvoerende entiteiten.

– Deze entiteit wordt opgesplitst in verschillende teams :• Commentaar Patrimoniumdiensten & Opmetingen en Waarderingen, en Rechtszekerheid

omwille van de specifieke materie (clusters van kennis).• Helpdesk is ondergebracht als team in de entiteit Afdelingshoofd Commentaar omwille van

gelijkaardige taken (advies/ toelichting verlenen, studies, ...) en gelijklopende kennis.

Structurerende factoren binnen de Afdeling Commentaar en Helpdesk


11/07/2002





Helpdesk




Opvolging










Helpdesk



11/07/2002

Processen en functies binnen de Afdeling Werkmethodes en Opvolging

> Werkmethodes– Administratief medewerker– Junior Jurisconsult– Jurisconsult– Senior Jurisconsult – Projectbeheerder– Senior projectbeheerder – Coördinator– Vertaler

> Opvolging– Administratief medewerker– Gegevensbeheerder– Analist– Senior analist– Senior projectbeheerder– Coördinator– Vertaler


11/07/2002

Structurerende factoren binnen de Afdeling Werkmethodes en Opvolging

– Aan de Afdeling Werkmethodes en Opvolging worden functies toegewezen die vanuit een diepe kennis zowel conceptueel kunnen denken als operationeel kunnen werken. (Uit de scoring)

– ‘Werkmethodes’ en ‘opvolging’ zitten in één entiteit om de synergie tussen beide processen maximaal te benutten daar in het proces ‘werkmethodes’ de criteria voor opvolging reeds worden bepaald.

– Deze entiteit wordt opgesplitst in verschillende teams Werkmethodes Patrimoniumdiensten & Opmetingen en Waarderingen, en Rechtszekerheid omwille van de specifieke materie (clusters van kennis).

– De teamleden Opvolging zitten mee in de teams Werkmethodes.

Documents

05/07/2002 Organisatieboek FOD Financiën Deel 1: Organisatiestructuur