03. Training Needs Analysis

8/2/2019 03. Training Needs Analysis

http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 1/29

Training Needs Analysis



Definisi

• Analisa Kebutuhan Identifikasi Latihan (TrainingNeed Identify Analysis) atau lebih dikenaldengan sebutan TNIA atau TNA, adalah suatumetode yang sistematis untuk menentukan

perbedaan antara kondisi kerja yang aktual(what is) dengan kondisi kerja yang diinginkan(what shoud do) didalam st organisasi atau sttim kerja yang mencakup: pengetahuan,ketrampilan dan sikap ( Tafe, 1993)



• Suatu metode yang dapat mendeteksikekurangan/ kelemahan pekerja dalammenjalankan tugasnya seperti: pengetahuan,ketrampilan, kemampuan sosial dan sikappekerja didalam melaksanakan pekerjaannya.(Konwledge Skills Attittude disingkat :KSA).Thayes (1961)

• Suatu metode yang sistematis untukmenentukan pelatihan yang dibutuhkan dalampencapaian performance kerja dalammenjalankan suatu tugas tertentu atausekumpulan tugas sesuai dengan yangdiharapkan oleh perusahaan (Mc Geehe &Thayes,1961)



Tujuan

• Meningkatkan kualitas didalampelaksanaan suatu tugas individual, teammaupun organisasi perusahaan secarakeseluruhan (Rummler,1987)



Manfaat (Robyn Peterson,1993)

1. Merupakan suatu sistem alarm (warning system) yangberfungsi melindungi kesehatan suatu organsisasiperusahaan .

2. Mengenal secara pasti hal mana-mana yang perludiperbaiki atau mana yang kurang tepat dalampenempatannya, seperti lay out ruang kerja , desain

tugas, hambatan komunikasi dan berbagai hal yangmelibatkan seluruh proses pelaksanaan organisasiperusahaan..

3. Mengenal secara pasti kualitas sumber daya manusiayang berada didalam perusahaan.

4. Melalui Analisis Kebutuhan pelatihan, perusahaanakan memanfaatkan uang dan waktu secara bijaksana(efektif). Karena mendapatkan pelatihan yangsistematis, terencana tapi cukup fleksibel

5. Menggunakan metode pretest pada saat dianalisa dan

post test setelah pelatihan berlangsung, dengandemikian dapat dilihat hasilnya secara nyata.



6. Meningkatkan motivasi peserta latihan, karena latihanakan terfokus hanya pada masalah tertentu sahaja,dan peserta akan mendapatkan pelatihan yang benar-benar diperlukan pada saat ini dan saat yang akandatang.

7. Dari TNA akan mendapatkan komponen komponenpenting yang dapat dijadikan dasar pertimbangandalam melaksanakan rancangan strategik organisasiperusahaan .

8. Dengan analisa, kasus kasus yang menghambat

keefektifan pelaksanaan suatu tugas akan dapatdiidentifikasi dan diperolehi cara bagaimanamenghilangkannya.

9. Dengan panduan Analisa Keperluan Latihan akanterselenggara Training yang profesional dan tepat

serta latihan itu diberikan kepada orang yang tepatpula10. Sumbangan dari pelatihan menjadikan organisasi

perusahaan tumbuh berkembang dan keberhasilannyadi recognize



Pelaksana: (yangmengendalikanTNA)

• Departemen Pelatihan (Diklat) yangberada didalam organisasi itu sendiri.

• Tenaga expert seperti konsultan dari luarorganisasi



Aspek-Aspek yang dapat dianalisa(Mc Ghee and Thayes 1961)

1. Organisasi,

2. Operational /departemen , dan

3. Individual (personal).



Sebelum memulai menganalisa tetapkan diarea mana akan dianalisa

Skills Situational Organizational

analysis analysis analysis

Identifying identifying identifying

gaps in know process & problem of

ledge & skills behavioural organizational

issues development





Analisa Operasional•

Memeriksa apakah performance yangada (dicapai) pada saat ini sudah sesuaidengan performance yang diharapkanorganisasi? Untuk jawabannya harus

melihat :• Apakah tugas yang dilakukan hasilnya

telah baik (performed)

• Apakah Standard kualitas produktivitassudah dicapai .

• Adakah hambatan yang dihadapi parapekerja didalam melaksanakan tugas



Analisa Individual (Person)

Mengidentifikasi siapa orangnya (pelaksana)yang tidak memenuhi persyaratan performanceyang diharapkan organisasi.

Data –data diperolehi dari:

1. penilaian performance ( performance appraisal)2. Penyelia penilai (supervisi rating)• Jelaskan mengenai tujuan dari TNA,

prosesnya, manfaatnya kepada mereka parapekerja yaitu untuk mencapai target pelatihanyang efektif

• Jika sudah jelas peranannya sampai diareamana, kita akan mengkonsentrasikan pikirandan usaha pada level area itu saja



Langkah- langkah yang dilakukan:1. Mengumpulkan data mengenai tugas yang ada dalam

organisasi, hal ini penting untuk menetapkan secara jelas parameter yang digunakan untuk menganalisa

pekerjaan. Karena sering terjadi setiap perusahaanmempunyai job des masing-masing yang adakemungkinan maknanya berbeda-beda.

2. Meninjau job description, dan spesifikasi tugas yang

berisi persyaratan-persyaratan (performance ) standaryang harus dipenuhi oleh para pekerja iaitu:pengetahuan (knowledge) , ketrampilan (skills), sikapkerja (work attitude), dan persyaratan persyaratankhusus lainnya yang sesuai dengan standard

persyaratan tugas.



3. Ukur performance yang ada pada saat ini

4. Tetapkan seberapa jauh perbedaan

(discrepancy) antara standar yangdiharapkan dengan performance yang aktual(muncul)

5. Perhitungkan beban biaya dari discrepancytsb. Seberapa jauh kesenjangan itumembebani organisasi. Biaya disini bisa

dalam berbagai bentuk spt:rendahnyaproduktivitas, banyaknya materi yangterbuang, ketidak puasan pelanggan, produkyang dikembalikan, dsb.



6. Ukur level skills dan knowledge ttg

tugasnya

7. Analisa gap antara performance yangdisyaratkan dengan performance pekerja

8. Ajukan proposal training atau solusi lainnya

yang sesuai untuk mengatasinya

9. Laksanakan dan lihat apakah

dapat mengatasinya , jika tidak ulangi

prosesnya



Analisa Individual (Person)

Mengidentifikasi siapa orangnya (pelaksana)yang tidak memenuhi persyaratan performanceyang diharapkan organisasi.

Data –data diperolehi dari:

1. penilaian performance ( performance appraisal)2. Penyelia penilai (supervisi rating)• Jelaskan mengenai tujuan dari TNA,

prosesnya, manfaatnya kepada mereka parapekerja yaitu untuk mencapai target pelatihanyang efektif

• Jika sudah jelas peranannya sampai diareamana, kita akan mengkonsentrasikan pikirandan usaha pada level area itu saja



Needs Analysis Model

IDENTITY A DISCREPANCY

COST OF VALUE ANALYSIS

IS THERE A SKILLS ORKNOWLEDGE DEFICIENCY ?

YES –THEY CANNOT DO THE JOB

NO –THEY CANDO THE JOB

POSSIBLE ACTION

Develop job aidsProvide PracticeChange the jobTransfer of terminateemployee

Provide Training

POSSIBLE ACTION

Change the reward structureto deal with the discrepancyImprove the inadequate feedbackRemove any obstacle created

by system, e.g. poorequipment



FAKTOR PEMICU ADANYA KEBUTUHANPELATIHAN

Faktor Internal. :

• Ada Penerimaan pegawai baru

• Ada pegawai yang di promosi kan atau transfer

• Adanya sistem dan prosedur baru

• Standar mutu baru Produk baru

• Pelanggan baru

• Peralatan baru

• Ada permintaan pelatihan dari senior manajemen ataudari individu pekerja

• Tingginya turn over

• Jumlah kecelakaan kerja yang tinggi

• Banyak materi produk yang terbuang

• Semangat kerja menurun



Faktor Eksternal

• tuntutan dan keluhan pelanggan

• kehilangan pelanggan

• ada aturan aturan baru yang berasal daripemerintahan

• munculnya pesaing baru

Faktor lainnya

• Adanya keluhan dari pelanggan/nasabah/klien

• Jumlah kecelakaan kerja cukup signifikan

• Tingginya jumlah keluar /masuk pegawai baru(turn over).

• Kehilangan pelanggan



Peserta pelatihan

• Manajemen top

• Senior manajer

• Manajer departemen (kepala bagian)

• Kepala seksi/ supervisor• Klerk, operator dll.



Sumber data-data /informasidiperoleh dari:

• training record

• personel record

• health & safety audit

• gambaran pencapaian target penjualan

• informasi dari para manajer

• dokumentasi penilaian performance

• langsung dari para pelanggan (customer)

• dari berbagai pameran industri

• dari trainer lain dari dalam organisasi yang

sama



Metode – metode pengumpuldata

• research , survey , dokumen, catatan dandata data statistik

• menghadiri pertemuan/ briefing darimanajemen

• berdiskusi mengenai pekerjaan danmasalahnya dengan pekerja dari berbagaiberbagai tingkatan.Metode ini dapat dikombinasikan

penggunaannya misalnya setelah mengisiquestionaire dilanjutkan dengan wawancaraindividual maupun kelompok .



1. Observasi• Observasi informal akan merupakan komponen penting

pada hampir setiap kajian, dan cocok untuk banyakperusahaan tapi objektivitas dan kapasitasnya terbatas.

• Observasi yang lebih formal , task analysis, pengukurankerja dapat memperoleh data yang lebih akurat.Biasanya bermanfaat untuk mempelajari pekerjaanoperasional.

• Dalam menjalankan observasi tidak terlalu menyolokdan semestinya berhati hati menyimpulkannya, agarmendapatkan data yang valid. Keberhasilan metode iniakan tergantung pada pengalaman dan kemampuanobserver. Dalam jangka waktu yang panjang observasiitu dilakukan akan meningkatkan reliabilitasnya.

Pengamatan ini dapat menggali informasi daridepartemen/ seksi bagaimana aliran kerja (work flow) ituberlangsung dan mengamati bagaimana cara parapekerja melakukan pekerjaan tersebut. kemudianbandingkan dengan situasi 6-12 bln yll apakah adaperubahan.

2 Interview



2. Interview

• Metode ini yang paling sering digunakan.

• a. Interview t’ berstruktur

• Mewawancarai satu persatu pekerja adalah denganinterview t’ terstruktur sangat berguna untuk menggaliinformasi yang lebih banyak dan mendapatkan datayang tepat dari yang bersangkutan secara langsung .

• Kekuatan dan kelemahannya

• Kelebihannya dari pendekatan ini adalah mampumenggali masalah masalah secara lebih luas danmampu mengunkap permasalahan didalam situasi nondirective, dan tanpa ada penekanan. Interview mampumenciptakan iklim yang responden merasa bebas

berterus terang memberikan informasi.• Kelemahannya: lebih bersifat opini umum dari pada

mengungkap fakta, disamping kurang kosisten jikadiaplikasikan pada populasi yang lebih besar.



b. Interview Terstruktur:

• Dapat diaplikasikan sebagaimana yang tidak berstruktur.

• Kelebihannya , mampu memberikan hasil yang lebih

konsisten daripada yang tidak berstruktur , khususnya jika di laksanakan oleh pewawancara yang berbeda.Responsnya lebih mudah diinterpretasikan.

• Kelemahannya, biasanya butuh waktu untukmempersiapkannya

c. Interview melalui telepon

• Biaya lebih murah jika respondennya secara georafisberserak dan sukar untuk dijumpai pada jam kerja.

• Kelebihannya menghemat biaya perjalanan, lebih

bersifat personal dan cepat. Pewawancaranya harusdilatih terlebih dahulu . Menangani pertanyaan danmenghadapi penolakan dari responden memerlukanketrampilan khusus.



3. Questioner

• Biasanya digunakan untuk mengumpulkan

data kuantitatif . Untuk menggunakanmetode ini perlu mengikuti langkah-langkah sebagaimana yang biasanyadilakukan dalam metode penelitan/survey.

• Menetapkan populasi

• Memilih sample

• Mengembangkan intrument pengumpul• Mengumpul data

• Memproses dan menganalisasa data.

4 Diskusi Kelompok ( Forum)



4. Diskusi Kelompok ( Forum)• Metode ini dianggap paling berhasil sebagai

metode pengumpul data. Dengan metode iniakan memunculkan ide- ide, kemudian ide

dikumpulkan dan dibahas bersama kemudiandievaluasi.

• Jika dinamika kelompok situasinya tidak selalukondusif untuk mengutarakan ide secara lancar

dan bebas, biasanya dibutuhkan seorangfasilitator . Peranannya mempermudah setiapanggota mengutarakan ide mereka.

• Kelebihannya: Pada umumnya anggotakelompok masing-masing memberikan data data

kualitatif secara detail dan dapat menghasilkansolusi yang kreatif. Bagaimanapun ,membutuhkan waktu dan jika mengelolanyakurang baik hasilnya bias. Jika salah satuanggota grup mendominasi yang lain.



CONTOH TNA: MANAGEMEN WAKTU

Manfaat/Sasaran

1. Untuk dapat mendeteksi aspek aspek yang dapatmemperbaiki taraf kemajuan organisasi perusahaandengan meningkatkan efektivitas perfomance kerja dariindividu para pekerja.

2. Untuk menggali masalah organisasi perusahaan yang

mendasar yang dimanifestasikan mereka sebagaisymptoms (gejala) buruknya pengelolaan waktu.

Materi yang dibutuhkan

• foto copy kuestioner yang akan dibagikan• Ruangan rapat

• Flip chart dan pen

• Lembaran analisis

LIHAT PENJELASAN pada lembaran yg dicopy !!!!



TUGAS : MELAKUKAN TRAINING NEEDSDI ST ORGANISASI

• LAPORAN DIKUMPULKAN PLG LAMBATPADA PERTEMUAN KE VIII STLH UJIANUTS

• LAPORAN MEMUAT:

1. Latar Belakang Permasalahan

2.Profil Organisasi

3.Metode Pengumpulan Data

4.Hasil TNA permasalahan & dasar teori

5 Kesimpulan dan Saran solusi

Documents

03. Training Needs Analysis