03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória A atuação dos Protocolos e Arquivos da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) Neire do

03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

A atuação dos Protocolos e Arquivos da Universidade

Estadual de Campinas (UNICAMP)

Neire do Rossio Martins

Coordenadora do Sistema de Arquivos

Fábio Rodrigo P. da Silva

Profissional em Organização de Arquivos


Tópicos Abordados

Conceito

Histórico

Metodologia

Estrutura

Estatísticas

Realizações

Projetos

Conclusões


Conceito

Arquivo

Art. 2º Consideram-se arquivos [...], os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

(Lei nº 8159/91)


Conceito

Protocolo

Atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos de uso corrente, desempenhadas por determinado órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado como Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar.

(PAES, 2005)


Conceito

Protocolo

Setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e tramitação de documentos.

(CAMARGO e BELLOTTO, 1996)


Conceito

Protocolo

Setor encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

(Arquivo Nacional, 2005)


Conceito

Protocolo na UNICAMP:

Ato de registrar expediente ou processo no Sistema de Protocolo, atribuindo-se um código de identificação (Protocolar).

Setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de processos e expedientes (Protocolo Central).


Conceito


Área da estrutura das unidades e órgãos, encarregada do recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de processos e expedientes e que tem subordinado sob sua orientação outras subáreas de protocolo e/ou expediente (Protocolo Setorial).


Conceito


Subárea da estrutura das unidades e órgãos, encarregada do recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de processos e expedientes (Protocolo Subsetorial).


Histórico

1963/1992 – Atividades de protocolo 1963/1992 – Atividades de protocolo efetuadas manualmente através de fichas efetuadas manualmente através de fichas Centralizado na Diretoria Geral de Administração – Centralizado na Diretoria Geral de Administração –

DGADGA

1992/1994 – Desenvolvimento e implantação 1992/1994 – Desenvolvimento e implantação do Sistema de Protocolo e Arquivo do Sistema de Protocolo e Arquivo Coordenação: DGA – Protocolo e SIARQ – Coordenação: DGA – Protocolo e SIARQ –

ArquivosArquivos Descentralização de protocolos e arquivos para Descentralização de protocolos e arquivos para

unidades e órgãosunidades e órgãos


Histórico

1963/1994 – Centralização total do Arquivo na Diretoria Geral de Administração (DGA)

1994 – Descentralização de arquivos às unidades e órgãos (exceto pessoal); Unidades assumem os arquivos posteriores a 1994

1995 – Arquivo Central/SIARQ assume o arquivo centralizado da DGA (1963/1994)

1996 – Transferência dos arquivos ativos às unidades 1997 – Descentralização dos arquivos de pessoal


Metodologia

Protocolo – utilizava fichários para controle de Protocolo – utilizava fichários para controle de autuação e tramitaçãoautuação e tramitação

Arquivo – armazenava juntos processos ativos Arquivo – armazenava juntos processos ativos e encerrados (controle por fichas das entradas e encerrados (controle por fichas das entradas e saídas)e saídas)

Integração – Protocolo informava ao Arquivo o Integração – Protocolo informava ao Arquivo o arquivamento dos processosarquivamento dos processos


Metodologia

Proposta de mudança do modelo de Proposta de mudança do modelo de administraçãoadministração::

Análise e reformulação organizacional a partir de Análise e reformulação organizacional a partir de estudo das atividades dos setores e da estudo das atividades dos setores e da comparação com a teoria arquivísticacomparação com a teoria arquivística

Preocupação com adoção de procedimentos Preocupação com adoção de procedimentos adequados de gestão de documentos no novo adequados de gestão de documentos no novo modelomodelo


Metodologia

Mudança do modelo de administração Mudança do modelo de administração centralizada para o centralizada para o modelo sistêmico:modelo sistêmico:

Órgão coordenador: Protocolo Central (DGA) e Órgão coordenador: Protocolo Central (DGA) e Arquivo Central (SIARQ)Arquivo Central (SIARQ)

Órgãos setoriais: Protocolos e Arquivos Setoriais Órgãos setoriais: Protocolos e Arquivos Setoriais (unidades e órgãos)(unidades e órgãos)


Metodologia

Adoção de procedimentos padronizados de trabalho Adoção de procedimentos padronizados de trabalho incorporando todas as fases da gestão de incorporando todas as fases da gestão de documentos: registro de produção, classificação, documentos: registro de produção, classificação, tramitação, arquivamento, avaliação e usotramitação, arquivamento, avaliação e uso

Nova estrutura organizacional permitiu a integração Nova estrutura organizacional permitiu a integração das diferentes etapas do ciclo vital dos documentos das diferentes etapas do ciclo vital dos documentos (corrente, intermediária e permanente)(corrente, intermediária e permanente)


Metodologia

Implantação de Implantação de sistema eletrônicosistema eletrônico com as com as funcionalidades e a estrutura do novo fluxo de funcionalidades e a estrutura do novo fluxo de atividades para gerenciamento de processos atividades para gerenciamento de processos e expedientese expedientes

Descentralização das responsabilidades pelas Descentralização das responsabilidades pelas operações arquivísticas de processos e operações arquivísticas de processos e expedientes juntamente de outras operações expedientes juntamente de outras operações administrativasadministrativas


Metodologia

Atribuição da responsabilidade da gestão de Atribuição da responsabilidade da gestão de documentos aos produtoresdocumentos aos produtores

Estruturação de arquivos setoriais e de Estruturação de arquivos setoriais e de comissões setoriais nas unidades e órgãoscomissões setoriais nas unidades e órgãos

Cumprimento da determinação da deliberação Cumprimento da determinação da deliberação de criação do Sistema de Arquivos (SIARQ)de criação do Sistema de Arquivos (SIARQ)


Metodologia

Institucionalização da nova sistemática – Institucionalização da nova sistemática – procedimentos - e da implantação do sistema procedimentos - e da implantação do sistema eletrônico por ato legal (Portaria GR nº 105/93)eletrônico por ato legal (Portaria GR nº 105/93)

Utilização do Manual do Usuário do Sistema de Utilização do Manual do Usuário do Sistema de Protocolo (CCUEC) para orientar quanto aos Protocolo (CCUEC) para orientar quanto aos procedimentos de operação do sistemaprocedimentos de operação do sistema

Elaboração e aplicação de instruções normativas para Elaboração e aplicação de instruções normativas para procedimentos específicos não contemplados no ato procedimentos específicos não contemplados no ato legallegal


Metodologia

Transferência da Coordenação do Protocolo Central Transferência da Coordenação do Protocolo Central (DGA) para o Arquivo Central (SIARQ) - 2005(DGA) para o Arquivo Central (SIARQ) - 2005

Etapas do projeto de Transição:Etapas do projeto de Transição:

Capacitação de pessoal do Arquivo Central/SIARQCapacitação de pessoal do Arquivo Central/SIARQ Transferência da gerência do Sistema de ProtocoloTransferência da gerência do Sistema de Protocolo Descentralização de autuaçãoDescentralização de autuação Treinamento de usuáriosTreinamento de usuários Atualização e adaptação das instruções normativasAtualização e adaptação das instruções normativas Proposição e implementação de melhoriasProposição e implementação de melhorias


EstruturaModelo Conceitual do Sistema de Arquivos

da Universidade Estadual de Campinas

CONSUL

CCAD

Arquivo Centraldo SIARQ

Arquivos eProtocolosSetoriais

ArquivosCorrentes

ComissõesSetoriais de

Arquivos(CSArq)

Custódia de Documentos:

- Permanentes- Intermediários (longa guarda)

Usuários:

- Administração- Pesquisadores

Vínculo Administrativo:Unidades e Órgãos

- Gerencia documentos produzidos e recebidos- Armazena documentos intermediários- Acesso restrito- Média frequência de uso

- Armazena documentos correntes- Acesso restrito- Alta frequência de uso

Reitoria

Orientação Técnica eNormativa

Rede

de

Arquivos


Estrutura

Agentes de Protocolo e Arquivos em 2007: 605

Autuação/Abertura e total acesso as funções: categoria 3 = 76 (Totalidade unidade e/ou órgão) categoria 4 = 206 (Restrição área e/ou sub-área)

Trâmite e Consulta: categoria 6 = 323


Estrutura

Arquivos encerrados no Arquivo Central/SIARQ: Todas as unidades e órgãos da Unicamp

Arquivos ativos no Arquivo Central/SIARQ Órgãos da Reitoria - exceto: DGA, DGRH

(pessoal), Prefeitura (pessoal), CECOM (Pessoal)

Unidades: CT, COTUCA, COTIL, FEA, HEMOCENTRO, IB, IC; FEQ (Pessoal e outros)

Rede de Arquivos: 35 unidades arquivísticas setoriais


Estatísticas

Triênio (2005/2007):Triênio (2005/2007):

Oficinas e encontros: 05 Treinamentos: 96 usuários Monitorias: cerca de 27 mil/ano Ocorrências e-mail e telefônicas (orientações): cerca de

3750


Estatísticas

2007:2007:

Sindicâncias de processos extraviados: 04 Processos/Expedientes abertos: 27.451 Eliminações: 9.547 (34%) Processos de amostragem: 477 Processos/Expedientes controlados pelo sistema:

453.027


Realizações

Testes com novas capas de processos/expedientes em parceria com a Gráfica Central/DGA (piloto AC/SIARQ)

Recomendação de uso de cadarços sarjados para encaminhamento de processos em lote e/ou volume

Inclusão de caixas padronizadas no estoque do Almoxarifado Central/DGA (item almoxarifado)

Manutenções do Sistema de Protocolo para permitir regularizações e facilitar o processo de monitoria


Projetos

Alinhamento dos instrumentos de gestão da UNICAMP ao SAESP

Revisão dos instrumentos de gestão para uso dos protocolos e arquivos

Atualização e adaptação das instruções normativas


Projetos

Gestão e Preservação de Documento Digital

Atualização do Sistema de Protocolo e Arquivos

Ampliação dos Arquivos


SIARQ X SAESP

Alinhar o Sistema de Arquivos da Unicamp ao Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP):

Tabelas de Classificação de documentos Tabelas de Temporalidade de Documentos Sistema de Protocolo Único do Estado de SP


Instrumentos de Gestão

Revisar Instrumentos de Gestão de Documentos da Unicamp para uso dos Protocolos e Arquivos:

Validação e uso do Plano de Classificação de Atividades e Documentos

Elaboração e aplicação de Tabelas de Temporalidade de Documentos



Revisões em andamento:

Tabelas de Temporalidade de Documentos Administrativos – DGA

Tabelas de Institutos e Faculdades – FCM e FEAGRI

Ampliação e Remodelação do Plano de Classificação da Unicamp – AC/SIARQ



Instruções Normativas – Protocolo e Arquivo

Publicação da versão 1 para validação da Rede de Protocolos e Arquivos do SIARQ

Necessidade de adequação de instruções específicas referente a determinadas atividades (comprovantes curriculares)



Preparação de Plano de Gestão e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais

Grupo de Estudos de Documentos Eletrônicos - GDAE (2004/2007)



Proposições do GDAE:

1. Inclusão do assunto no PLANES/Unicamp

2. Criação da comissão de implantação

3. Desenvolvimento do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos (incluindo digital)

4. Capacitação e intercâmbio


Gestão e Preservação de Documento DigitalEm andamento:

1. Planes – Revisão Copei 2007 – Programas:

Gestão de Documentos (13)Difusão do Conhecimento (6)

2. Criação de Comissão – Resolução GR nº 045/2007 – 17/10/2007



3. Participação na Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (CTDE/Conarq)

4. Participação no Projeto Internacional de Gestão e Preservação Digital – InterPARES (Coordenado pelo Arquivo Nacional)



5. Desenvolvimento em 2006 do Sistema de gestão Arquivística de Documentos – Trâmite (SIGAD/T)

Equipe: SIGAD – GR, PG, PREF, PRDU e EXTECAMP SIGAD/T – FEAGRI e FEF (GED/GEPRO)

Implementação para teste FEAGRI, FEF e Arquivo Central/SIARQ



Projeto SIGAD/T:

Controlar documentos avulsos Criação de documentos (incluindo o digital) Controle numérico de atos administrativos Registro, Protocolo e Trâmite

Utilizar plataforma tecnológica (JAVA 3...) Curso oferecido pelo CCUEC Experiência de implementação


Funcionalidade - SIGAD

Captura TramitaçãoAvaliação

DestinaçãoArmazenamento

Preservação

Segurança

Manutenção deInstrumentos de

Gestão

RepositóriosDigitais

* Metadados* Objetos* Dados

Gestão Aquivística

Uso/PesquisaEspaço Individual/Grupo/Geral

Acesso

Administração

* Conformidade legal* Usabilidade* Interoperabilidade

* Documento digital (objetos+metadados)* Documento convencional (metadados)* Documento hibrido (objetos+metadados)

* Dossiê/Processo* Documento individual

Martins, N. - out/2007

Diagrama de Funcionalidades do SIGAD


Iniciativas na Unicamp Proposta de funcionamento do SIGAD Unicamp

RegistroProtocolo- convencional

- digital

Captura

RecebimentoEncaminhamento

TrâmiteAtivo

IntermediárioEncerrado

Arquivamento

EliminaçãoGuarda

Avaliação

Preservação

Repositório

Gerenciamento

BaseUnidade

Acesso Interno

Acesso Público EADXML

Em fase de Teste

Ambiente de Criação/ProduçãoAmbiente de Criação/Produção Ambiente de PreservaçãoAmbiente de Preservação

Metadados +

DocumentosMetadados

+Documentos

Formatos padrões

BaseUnidadeBase

Unidade

EADXML

Em fase de Teste

SIGAD/T


Sistema de Protocolo e Arquivo Atualização do Sistema de Protocolo e

Arquivos

Com inclusão de novos requisitos funcionais e técnicos Usando plataforma tecnológica determinada pelos

órgãos de informática Migração de todos os dados do atual Sistema



Projetos de Ampliação dos Arquivos: Ampliação dos arquivos: FEM, IQ, DGA, FCM

(aquisição e instalação de deslizantes em áreas destinadas para a estruturação de arquivos)

Ampliação do Arquivo Central/SIARQ: Transferência de documentos dos Arquivos

Setoriais de longo prazo de guarda; Recolhimento de documentos para preservação


Conclusões

Dispõe de experiência em gestão de documentos arquivísticos (modelo para outras instituições)

Existe a necessidade de fortalecimento da interação e da integração da Rede de Protocolos e Arquivos do SIARQ


Conclusões

Precisa ampliar o controle dos documentos de modo a abranger os avulsos e os digitais (infraestrutura física, lógica e de pessoal)

Esforço contínuo de compartilhamento, validação e utilização de normas e instruções de gestão de documentos

Atualização urgente do atual Sistema de Protocolo e Arquivos (limitações tecnológicas)


Obrigado!!!

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03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória A atuação dos Protocolos e Arquivos da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) Neire do