017.SOP-PENGENDALIAN-DOKUMEN.pdf

8/18/2019 017.SOP-PENGENDALIAN-DOKUMEN.pdf

1/10

LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI

LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENGENDALIAN DOKUMEN

NO. DOKUMEN

SOP-LSP-017

NO. REVISI

02

HALAMAN

1/9

TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

KASUBBAG MANAJEMEN MUTU

AULIANSYAH LUBIS, S.I.K., M.H.

AKBP NRP 72070520

KA LSP

Drs. SUROTO, M.Si.

KOMBES POL. NRP.65040678

1. Tujuan

Untuk memastikan agar sistem pengendalian dokumen baik yang masuk maupun

keluar ke LSP Polri dapat terkendali sesuai dengan pedoman administrasi yang

berlaku di lingkungan Polri.

2. Ruang Lingkup

Ruang lingkup SOP ini meliputi:

2.1. Dokumen internal mulai dari pembuatan dokumen baru/perubahan dokumen

lama (revisi), pengesahan, penggandaan, pendistribusian, penyimpanan dan

pemusnahan.

2.2. Dokumen eksternal mulai dari penerimaan, pendistribusian dan

penyimpanan.

3. Pedoman

3.1. Undang-undang Nomor 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik

Indonesia.

3.2. Peraturan Kapolri Nomor 15 Tahun 2007 tentang Naskah Dinas di

Lingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia;

3.3. Peraturan Kapolri Nomor 21 Tahun 2010 tentang Susunan Organisasi dan

Tata Kerja Satuan Organisasi Pada Tingkat Mabes Polri.


2/10





NO. DOKUMEN

SOP-LSP-017

NO. REVISI

02

HALAMAN

2/9


3.4. Keputusan Kapolri Nomor : Kep/314/V/2010 tanggal 19 Mei 2010 tentang

jadwal retensi arsip non kepegawaian dan non keuangan Kepolisian Negara

Republik Indonesia.

3.5. Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang Penilaian Kesesuaian Persyaratan

Umum Lembaga Sertifikasi Profesi

3.6. Pedoman BNSP 202 tahun 2014 tentang Pembentukan Lembaga Sertifikasi

Profesi

3.7. Panduan Mutu LSP Polri.

3.8. Standar Internasional ISO 9001:2008.

4. Pengertian

Pengendalian dokumen adalah kemampuan LSP Polri untuk mengidentifikasi

dokumen-dokumen ISO 9001 yang dimilikinya.

4.1. Dokumen adalah informasi (bahan keterangan) yang disimpan dalam suatu

media pendukungnya (dalam bentuk soft copy maupun hard copy );

4.2. Dokumen internal adalah dokumen yang merupakan produk administrasi dari

suatu kegiatan/pekerjaan yang dilakukan oleh LSP Polri dalam rangka

penerapan sistem penjaminan mutu. Dokumen internal berupa:

a. Panduan Mutu;

b. Pedoman Kerja;

c. Prosedur Kerja (SOP);

d. Formulir;

e. Sertifikat;

f. Rekaman (laporan kegiatan), dan lain-lain.

4.3. Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar

nilai guna yang dikandung di dalamnya;


3/10





NO. DOKUMEN

SOP-LSP-017

NO. REVISI

02

HALAMAN

3/9


4.4. Dokumen eksternal adalah dokumen yang merupakan produk administrasi

badan/lembaga/satuan kerja lain dari luar LSP Polri dapat berupa standar,

pedoman atau peraturan.

5. Alat

5.1. Komputer.

5.2. Lemari dokumen.

5.3. Mesin scanner, printer dan foto copy.

5.4. Berbagai alat tulis kantor untuk mendukung terlaksananya pengendalian

dokumen.

6. Prosedur

6.1. Usulan Pembuatan Dokumen Baru/Perubahan Dokumen Internal

6.1.1. Bagian yang terkait mengusulkan rencana pembuatan/perubahan

dokumen kepada Sekretariat ISO disertai dengan alasan

pembuatan/perubahan.

6.1.2. Usulan pembuatan/perubahan dokumen dilakukan dengan

menggunakan ”Formulir Usulan Pembuatan/Perubahan Dokumen”.

Jika diperlukan lampirkan draft dokumen yang diinginkan beserta

formulir usulan.

6.1.3. Kasubbag Manajemen Mutu meneruskan usulan tersebut kepada Ka

LSP Polri.

6.1.4. Ka LSP Polri memerintahkan Kasubbag Manajemen Mutu untuk

menyelenggarakan rapat pembahasan usulan pembuatan/perubahan

dokumen untuk membahas hal-hal yang perlu direview meliputi:


4/10





NO. DOKUMEN

SOP-LSP-017

NO. REVISI

02

HALAMAN

4/9


a. Apakah pembuatan/perubahan dokumen baru memang

diperlukan

b. Kebenaran informasi yang tertera di dalamnya

c. Apakah pembuatan/perubahan dokumen tersebut mempengaruhi

dokumen yang lain

d. Apakah persyaratan ISO 9001 yang terkait tidak hilang

6.1.5. Setelah semua bagian menyetujui usulan pembuatan/perubahan

dokumen, Kasubbag Manajemen Mutu membuat Berita Acara hasil

rapat pembahasan untuk disetujui dan ditandatangani oleh seluruh

peserta rapat.

6.1.6. Berita Acara hasil rapat pembahasan diserahkan kepada Kasubbag

Manajemen Mutu dan ditindaklanjuti.

6.1.7. Apabila pembahasan usulan pembuatan/perubahan dokumen

dinyatakan tidak diperlukan, usulan tidak diproses.

6.2. Pengesahan dan Distribusi Dokumen Internal

6.2.1. Setelah dokumen selesai dibuat, Kasubbag Manajemen Mutu segera

meminta pengesahan kepada pihak-pihak terkait sesuai dengan

Penomoran dan Pengesahan Dokumen.

6.2.2. Setelah dokumen selesai ditandatangani, Subbag Manajemen Mutu

memberikan stempel master dokumen dengan stempel ” ASLI” warna

merah.

6.2.3. Memperbanyak dokumen sesuai dengan Daftar Distribusi Dokumen.

Stempel dokumen copy dengan stempel ”SALINAN TERKENDALI”

warna hijau.

6.2.4. Mendistribusikan dokumen dan menarik dokumen revisi dengan

Formulir Distribusi Dokumen.


5/10





NO. DOKUMEN

SOP-LSP-017

NO. REVISI

02

HALAMAN

5/9


6.2.5. Melakukan update Daftar Induk Dokumen.

6.2.6. Melakukan penyimpanan Dokumen sesuai dengan Daftar Induk

Dokumen.

6.3. Penerimaan, Distribusi dan Penyimpanan Dokumen Eksternal

6.4.1. Jika ada dokumen eksternal yang diterima, maka bagian Sekretariat

ISO meregister dokumen dalam Daftar Induk Dokumen.

6.4.2. Mendiskusikan dengan Kasubbag Manajemen Mutu mengenai

distribusi dokumen tersebut. Menuliskan dalam kolom keterangan

daftar distribusi dokumen tersebut.

6.4.3. Mendistribusikan dokumen dengan Formulir Distribusi Dokumen.6.4.4. Melakukan penyimpanan Dokumen sesuai dengan Daftar Induk

Dokumen.

7. Pemeliharaan Alat

7.1. service komputer enam bulan sekali;

7.2. service mesin penghancur kertas setahun sekali;

7.3. pengisian tinta printer komputer tiga bulan sekali;

7.4. pengisian tinta stempel enam bulan sekali;

7.5. pemeliharaan lemari dokumen setahun sekali;

7.6. pemeliharaan peralatan kantor lainnya.

8. Unit Terkait

Ka LSP Polri, Kasubbag Manajemen Mutu, Para Subbag, dan Urmin

9. Jadwal Retensi Arsip

(Terlampir)


6/10





NO. DOKUMEN

SOP-LSP-017

NO. REVISI

02

HALAMAN

6/9


JADWAL RETENSI ARSIP

NON KEPEGAWAIAN DAN NON KEUANGAN

LSP POLRI

NO JENIS ARSIP

RETENSI

KET AKTIF INAKTIF

UNITPENGOLAH

TAUD

1 2 3 4 5

A. PERANGKAT LUNAK

1. PANDUAN MUTU SAMPAIDENGAN

PEMBAHARUAN

3 TAHUN PERMANEN

2. PEDOMAN UJI KOMPETENSI SAMPAI

DENGANPEMBAHARUAN

3 TAHUN PERMANEN

3. SKEMA SERTIFIKASI SAMPAIDENGAN

PEMBAHARUAN

3 TAHUN PERMANEN

4. MATERI UJI KOMPETENSI (MUK) SAMPAIDENGAN

PEMBAHARUAN

- MUSNAH

5. PRODUK STANDAR KOMPETENSI SAMPAIDENGAN

PEMBAHARUAN

3 TAHUN PERMANEN

6. MODUL-MODUL PELATIHAN SAMPAIDENGAN

PEMBAHARUAN

3 TAHUN PERMANEN

7. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SAMPAIDENGAN

PEMBAHARUAN

3 TAHUN PERMANEN

8. HTCK SAMPAIDENGAN

PEMBAHARUAN

3 TAHUN PERMANEN

B. PENYELENGGARAAN PELATIHAN 2 TAHUN 3 TAHUN MUSNAH

1. PELATIHAN PENERAPAN DOKUMEN

PELATIHAN ASESOR LISENSIPELATIHAN ASESOR KOMPETENSI

PELATIHAN VERIFIKASI TUK


7/10





NO. DOKUMEN

SOP-LSP-017

NO. REVISI

02

HALAMAN

7/9



8/10





NO. DOKUMEN

SOP-LSP-017

NO. REVISI

02

HALAMAN

8/9


1 2 3 4 5

PELATIHAN SUN STANDAR KOMPETENSI

PELATIHAN MASTER ASESOR

PELATIHAN LEAD ASESOR

C. NOTULEN 1 TAHUN 2 TAHUN MUSNAH

D. AKREDITASI LEMBAGA SELAMABERLAKU

10 TAHUN PERMANEN

1. SURAT PERMOHONAN AKREDITASI

2. LAPORAN HASIL VERIFIKASI

3. BERITA ACARA VERIFIKASI

4. SURAT KEPUTUSAN PENETAPAN AKREDITASI

5. SERTIFIKAT LISENSI

6. LAPORAN AKREDITASI LEMBAGA

E. SERTIFIKASI SDM SELAMABERLAKU

10 TAHUN PERMANEN

1. SURAT PERMOHONAN SERTIFIKASI

2. LAPORAN HASIL VERIFIKASI

3. BERITA ACARA VERIFIKASI

4. SURAT KEPUTUSAN PENETAPAN SERTIFIKASI

5. SERTIFIKAT KOMPETENSI

6. LAPORAN SERTIFIKASI INDIVIDUAL

F. SISTEM INFORMASI DIKLAT SELAMABERLAKU

10 TAHUN PERMANEN

1. DATA LEMBAGA DIKLAT (TUK)2. DATA PRASARANA DIKLAT

3. DATA PENYELENGGARA DIKLAT

4. DATA PENDIDIK/WIDYAISWARA

5. DATA PROGRAM DIKLAT

G. REGISTRASI SERTIFIKAT SELAMABERLAKU

- PERMANEN

1. SURAT PERMOHONAN KODE REGISTRASI

2. BUKU REGISTRASI

3. SURAT PENYAMPAIAN KODE REGISTRASI

1 2 3 4 5

H. PERENCANAAN 1 TAHUN 2 TAHUN MUSNAH


9/10





NO. DOKUMEN

SOP-LSP-017

NO. REVISI

02

HALAMAN

9/9


1. TAHUNAN

2. PENYELENGGARAAN PELATIHAN

a. SURAT PERINTAH PESERTA

b. SURAT PEMANGGILAN PESERTA

c. SURAT PERINTAH TIM PENYELENGGARAd. SURAT PERMOHONAN NARASUMBER

e. PANDUAN PELATIHAN

f. MATERI PELATIHAN

g. DAFTAR HADIR PESERTA, NARASUMBERDAN PENYELENNGARA PELATIHAN

h. FORMULIR-FORMULIR TERKAIT PELATIHAN

I. LAPORAN DAN EVALUASI SELAMABERLAKU

- PERMANEN

1. PELATIHAN

2. ALUMNI PASCA PELATIHAN


10/10





NO. DOKUMEN

SOP-LSP-017

NO. REVISI

02

HALAMAN

10/9


10. Mekanisme

1. Usulan PembuatanDokumen Baru /PerubahanDokumen Internal

2. Pengesahan danDistribusi Dokumen

Internal

3. Penerimaan,Distribusi danPenyimpananDokumen

Documents

017.SOP-PENGENDALIAN-DOKUMEN.pdf