1/A Felettese javaslatot kér Öntől a cég régi irodájának átalakítására. Az újonnan kialakított irodának több funkció betöltésre kell alkalmasnak lennie.

- Milyen szempontok alapján rendezne be egy korszerű irodát?- Milyen irodai gépekkel, eszközökkel szerelhető fel egy korszerű iroda?- Milyen körülmények megteremtését tartja fontosnak a munkahelyi környezetben?

A munkapszichológia lényegeManapság egyre nagyobb jelentőséget tulajdonítanak a munkahelyi környezet emberre

gyakorolt hatásának, hiszen környezetünk, otthonunk, családunk, munkahelyünk nagymértékben befolyásolja hangulatunkat, közérzetünket. A munkapszichológia legfőbb célja a munka kellemesebbé tétele, a munkakörülmények felmérése, a negatív hatások kiküszöbölése. A munkafeltételek javítása azonban többnyire jelentős anyagi áldozatot igényel, ám az ilyen jellegű befektetés rendszerint gazdaságilag is kifizetődő a vállalat számára.

A munkahelyi klíma hatása a dolgozókraAz ember jó közérzetét és teljesítőképességét nagymértékben befolyásolják a környezet

klimatikus feltételei. A túlzott meleg vagy túlzott hideg például nem csupán kellemetlen lehet, de szélsőséges esetben nagyobb megterhelést róhat a szervezetre, mint maga a munkavégzés. A fokozott légáramlás súlyos ízületi megbetegedésekhez vezethet. Ezért nagyon fontos a megfelelő hőmérséklet kialakítása az irodában, amelyet egyre több helyen a különböző klímaberendezések segítenek.

Az irodabútorokA korszerűen kialakított irodákkal kapcsolatban elvárás, hogy igazodjanak a munka

menetéhez, valamint a technikai feltételekhez egyaránt. Elsődleges feladat annak eldöntése, hogy milyen bútorokra lesz szükség, mert csak olyanokat szabad elhelyezni egy irodában, amelyek fontosak. Általában arra kell törekedni, hogy a bútorok ne legyenek nagyméretűek, ne legyenek nehezen mozgathatóak. A nagyméretű, többrészes ülőgarnitúra különösen fölösleges ott, ahol az ügyfélforgalom kicsi, ilyen helyen elegendő két kisméretű fotel és a szoba méretétől függően lehet benne dohányzóasztal. Azt kell mindenekelőtt megoldani, hogy a helyiségben kényelmesen lehessen közlekedni. A szekrények is csak akkorák legyenek, amekkorákra feltétlenül szükség van. Arra legyen hely, hogy a kabátot, esetleg az utcai cipőt, el lehessen helyezni/Szükség van olyan szekrényre is, ahol csak a vendéglátásnál nélkülözhetetlen kellékeket lehet tartani, s talán a legfontosabb az a tároló bútor, amelyik alkalmas az ügyvitellel összefüggő holmik tárolására. Ma már lehet kapni olyan modulrendszerű irodai bútorokat, amelyek igény szerint variálhatók, amelyeket meghatározott funkciók szerint lehet összeállítani. Amikor ilyen bútorokat akarunk vásárolni, akkor végig kell gondolni, hogy melyik bútordarabnak milyen célnak kell megfelelnie. Rendet csak úgy lehet tartani, ha mindennek megvan a megfelelő helye. Mindennek legyen állandó helye, és fölösleges, kihasználatlan bútorral ne tegyük zsúfolttá a szobánkat.

Sok minden tartható fali polcokon, amelyek változatos formájúak, méretűek lehetnek.A különböző gépeket, technikai eszközöket valamilyen ésszerű csoportosításban kell

elhelyezni. Alapvető követelmény, hogy a dolgozó munka közben minél könnyebben tudja őket használni, hogy közelségük az elvégzendő feladatok gyakoriságának feleljen meg, és fontos szempont még a jó térkihasználás is. Ezeket a különböző ügyviteli munkaeszközöket általában „L" vagy „U" alakban helyezik el. A legfontosabb és leggyakrabban használt eszköz a telefon, ezt az íróasztal bal oldalán, hozzánk közel helyezzük el.

A világításAhhoz, hogy a munkavégzés szempontjából a munkahely kellemes legyen, az is fontos,

hogy kellően legyen megvilágítva. A rosszul megvilágított helyiségben munka közben hamarabb kifárad a szemünk, lankad a figyelmünk, romlik a koncentrálóképességünk.

Nappal is fontos az íróasztalunk jó megvilágítottsága, s ezért, ha lehet, ablak közelében legyen az asztalunk. Ha pedig, villanyfény mellett kell a munkánkat végeznünk, aíckor

0061-06

olyan asztali lámpát válasszunk, amelyiknek mozgatható az ernyője, irányítható a fénye. A napfény is, a mesterséges világítás is bal felöl essen az asztallapra (ha jobbkezesek vagyunk).

Az iroda kialakításának fontos része a korszerű irodatechnikai és telekommunikációs eszközök biztosítása.

A számítógépA számítógép korunk elengedhetetlen munkaeszköze. Ma már minden cégnél, irodában

alkalmazzák. Használata megkönnyíti a sok információval, adattal dolgozók munkáját. Biztonságot nyújthat a nyilvántartás, az iratkezelés, az ügyintézés során a különböző információk tárolásában. Lehetőséget ad adatok gyors megkeresésére, a megkeresett adat, információ szükség szerint rendezett megjelenítésére és kinyomtatására.

A levelek, "feljegyzések készítéséhez, jegyzőkönyvek, dokumentációk megírásához, körlevél szerkesztéséhez leginkább ajánlott a WINDOWS alatt működő Word szövegszerkesztő program. A táblázatos kimutatáshoz összegző táblázatok és grafikonok készítéséhez az Excel táblázatkezelő program használata célszerű.

Gépelési munkánk készítése közben gondoskodjunk a folyamatos mentésről. Anyagainkat témakörönként érdemes csoportosítani, külön könyvtárban rendszerezni őket.

A telefaxA telefaxkészülék egy telefonból és a hozzá tartozó - A/4-es papír befogadására alkalmas -

részből áll. A telefax a másolandó irat jeleit elektronikus úton grafikai jelekké transzformálja úgy, hogy a címzetthez érve hiteles másolatát adja az eredetinek.

A jól felszerelt, irodáknak napjainkban már egyik megszokott és elengedhetetlenül szükséges használati tárgya a telefax. Az ügymenetet leegyszerűsíti, jelentősen megkönnyíti, kiváltva a postai levelek jelentős részét A küldő fél csak feltárcsázza a címzett telefaxszámát, és a gépbe helyezett dokumentumot egy gombnyomással továbbíthatja. Nincs hosszú átfutási idő a posta miatL_A telefax használatával kapcsolatban is van nyilvántartási kötelezettségünk, hiszen a beérkező és kimenő faxokat egyaránt nyilvántartásba kell venni, iktatni kell. A telefaxot az üzleti életben hivatalos megrendelésként is elfogadják, így ennek komoly pénzügyi vonzatai is vannak, illetve lehetnek. A telefaxokkal történő visszaélési lehetőségek miatt különösen fontos az aláírás és a bélyegző együttes használata.

A telefon Az irodákban használatos telefonkészülékek típusa függ a szervezet nagyságától, az ott

használt telefonok számától és a cég szükségleteitől.A vezetékes telefonok lehetnek:a egyszerű alapszolgáltatást nyújtó készülékek,b/ több funkcióval ellátott készülékek,c zsinór nélküli (un. cordless) telefonok.

a/ Az egyszerű telefonkészülékek szolgáltatásai közé tartozik ma már a nyomógombos számhívás, a legutoljára hívott szám tárolása és újrahívása egy gomb segítségével.

b/ A több funkcióval ellátott készülékek - típusuknak megfelelően - többféle szolgáltatást nyújtó, elterjedt telefonberendezések. Jellemzőik, hogy több telefonvonalat tudnak kezelni, és a mellékvonalak maximális száma a használt házi telefonközpont kapacitásától függ._A készülék a hagyományos kézibeszélőn kívül kihangosítási lehetőséget is nyújt a használónak. A készülékeken található 12 (vagy több) gyorshívó gomb. Ezekhez a gombokhoz közvetlenül rendelhetünk telefonszámokat. A telefonközpont memóriájában - a készülék típusától függően - további, akár 100 telefonszám tárolására is van lehetőség.

A telefonkészülékek egy részét már a telefonhoz funkcionálisan illeszkedő készülékekkel egybeépítik. Ezek az integrált berendezések (ISDN - Integrált szolgáltatású digitális hálózat) egyesítik magukban a telefaxot, az üzenetrögzítőt és a beépített telefont. Az ISDN olyan digitális hálózat, amely új eljárások alkalmazásával képes egyetlen telefonvonal segítségével egyidejűleg beszéd-, kép- és adatátviteli összeköttetést létesíteni. Alkalmazása esetén nincs szükség arra, hogy a különféle szolgáltatások mindegyikéhez külön-külön átviteli

0061-06

vonalat (telefonvonalat, számítógép-hálózatot) építsenek ki. A többféle szolgáltatás egyetlen közös vonalvégződésen keresztül hozzáférhető.

c/ A zsinór nélküli telefonok normál vezetékes telefonnak tekinthetők. A zsinór nélküli megoldás esetén azonban a telefonvonalra a normál telefon helyett egy rádió adó-vevő kapcsolódik, amely a lakásban, irodában alkalmasan elhelyezve zsinór helyett rádiófrekvenciás úton kapcsolódik a kézibeszélőhöz. A kézibeszélővel így szabadon mozoghatunk a helyiségben vagy akár a kertben is. A távolság többnyire 200-300 méter. Az összes kezelési funkció a kézibeszélőn van.

A fénymásolóAz irodai munkában gyakori feladatként jelentkezik a másolatok elkészítésének igénye. A

másológéppel nagyon sok időt és energiát lehet megtakarítani, hiszen segítségével iratokat, dokumentumokat sokszorosíthatunk tetszőleges példányban. A gép kiválasztásánál ügyelni kell arra, hogy mennyi hely áll rendelkezésünkre az elhelyezésére, illetve fontos szempont az is, hogy milyen másolási igény jelentkezik az adott szervezetnél. Ha csak néhány oldal másolását kell vele megoldanunk, az egyik legjobb típus a lapmásoló. Ha gyakran kell nagyobb mennyiségű anyagot másolni, s ezek az anyagok több oldalasak is, akkor azokat a másológépekel célszerű használni, amelyek már többféle müvelet elvégzésére alkalmasak, így kétoldalas másolás is elvégezhető velük, szortírozzák, összetűzik, nagyítják, kicsinyítik anyagunkat. Egyéb irodatechnikai eszközök

Előfordulhat, hogy egy-egy saját magunk által készített iratcsomagot esztétikusán, szépen szeretnénk összefűzni. és így eljuttatni üzleti partnerünkhöz. Ennek ma már semmi akadálya, mert a kötő- és fűzőrendszerek között azl választhatjuk, amely a célnak legjobban megfelel. Mindegyiknek közös jellemzője, hogy könnyen kezelhető és néhány perc alatt készíthetünk vele összefűzött, elegáns dokumentumot. A hőkölő készülék

A gyártó cégek előre elkészített, különböző vastagságú, műanyag dossziékhoz hasonló borítókat szállítanak a géphez. A dossziék gerincének belső felülete speciális ragasztóval van kiöntve. Kötéskor a gép felmelegíti a gerincet, így a ragasztó folyékonnyá válik. A bekészített lapok a ragasztóba beleragadnak, kihűlés után az anyag újra megköt, s ezáltal tartja a papírok széleit A művelet 1-2 percet vesz igénybe. A bekötött dokumentum viszonylag nehezen bontható szét, ezért főként véglegesen bekötött anyaghoz használjuk.

A spirálfűző készülékA gép a bekötendő anyagot a szükséges oldalon végig kilyukasztja, s az így perforált

lapokat egy speciális műanyag gyűrűs gerincbe fűzzük be, amit korábban a gépre felhelyeztünk. A gép a gyűrűs gerincet kinyitja és a művelet végén összezárja. Használhatunk többféle borítólapot, ez lehet műanyag, átlátszó vagy színes is. A gyűrűs gerinc többféle színben és méretben kapható. A készülék előnye: gyorsan működik (15-20 lapnál kb. fél perc), a befűzött dokumentum bármikor kibontható, bővíthető.

Az iratmegsemmisítő gépekA feleslegessé vált iratok tárolására nem célszerű külön helyet fenntartani, viszont

nem minden ilyen irat kerülhet ki az irodai hulladékkal Lehetnek köztük már nem aktuális, de továbbra is bizalmas információkat tartalmazó levelek, jelentések is. Az ilyen iratok olvashatatlanná tételére szolgálnak az iratmegsemmisítő készülékek. Ezek a behelyezett papírt néhány milliméteres csíkokra vágják, ezzel lehetetlenné téve összeillesztésüket. Aztán tömbökbe préselve újrahasznosítják őket.

1/B Válassza ki és értelmezze a hivatalos levelek közül a szállítási értesítés formai és tartalmi ismérveit! ( példa tk. 62. old.)

A szállítási értesítést az eladó küldi a vevőnek, melyben azt közli, hogy a megrendelt terméket mikor indítja

útnak. Ez nem csak udvarias gesztus a szállító részéről, mert ő is érdekelt abban, hogy ha megérkezik az áruval a vevőhöz, akkor legyen hova tennie az árut, legyen átvevő, egyszóval ne kelljen fölöslegesen várakoznia a termék átvételére, lehelyezésére. A vevőnek szintén jó, ha időben felkészülhet a termék fogadására. A szállítási értesítésben a szállítási

0061-06

időponton túl szerepelhet más közlés vagy kérés is (pl. a kiegyenlítésre vonatkozó kérés. egyéb olyan közlés, amely a szállítással függ össze) Előfordulhat, hogy a megrendelt termék szállítását nem az eladó végzi, hanem megbíz ezzel egy fuvarozó céget. Abban az esetben is az eladónak kell értesítenie a vevőt a szállítás időpontjáról, ha nem ő szállítja a terméket a vevőhöz, hanem megbíz egy fuvarozót ezzel a feladattal. Ebben az esetben közli az eladó a vevővel, hogy ki a fuvarozó, és hogy az mikor érkezik meg az áruval.

Formai elemei: Szállító neve, címe, tel. száma, faxszáma. Pár sor kihagyása után a megrendelő neve,

ügyintéző neve, beosztása. ezzel egy sorban bal oldalon a keltezés, iktatószám, ügyintéző.A megrendelő alá pár sor kihagyása után a címe, ezután jön a tárgy: szállítási értesítés, majd

a megszólítás, levél szövege, elköszönés, aláírás (ügyintéző+beosztás), végül a melléklet.

A szállítási értesítés (avizó) vázlata:Bevezetés: hivatkozás a megrendelésre vagy a szállítási szerződésreÉrtesítés a szállításról:a szállítás pontos idejea szállítás módja, útvonalaa szállítmány pontos megnevezése, mennyisége (csomagolás módja)Utalás a számlára esetleg a fizetési módraEgyéb megjegyzések (vám, biztosítás)Befejezés: udvariassági formulaPanelmondatok:Bevezetés

A 200…(év) …… (hó, napján) kelt megrendelésüket nyilvántartásba vettük, és tájékoztatjuk Önöket, hogy az abban foglaltakat teljesíteni tudjuk.Hivatkozunk ………-án kelt megrendelésükre, melyben …….. termékek szállításával bíztak meg bennünket (bízták meg cégünket).Értesítés a szállításról

Megbízásuknak megfelelően …..-én érkezik a megrendelt …….Ezúton értesítjük Önöket, hogy a mai napon feladtuk a …….-én megrendelt árut.A mai napon elküldtük Önöknek a teljes szállítmányt XY szállítócégen keresztül.Megállapodásunknak megfelelően ma légipostával feladtuk Önöknek a megrendelt árucikkeket.A ….-én megrendelt áru egy részét a mai napon feladtuk Önöknek. a fennmaradó rész megegyezésünk szerint 3 héten belül megérkezik.Utalás a számlára, fizetési módra

A mellékletben elküldjük Önöknek a számla másolatát.Kérjük, az áru átvételét követő két héten belül átutalással egyenlítsék ki …. Ft összegű számlánkat.Kérjük, teljesítsék a fizetést megegyezésünk szerint levonás nélkül és készpénzben a szállítást kísérő dokumentumok kézhezvételekor.Egyéb (vám, biztosítás stb.)

A csomagokat az Önök utasításainak megfelelően feliratoztuk.Kérjük, Önök gondoskodjanak az áru elvámolásáról.Az árut az X biztosító társaságnál biztosítottuk.Befejezés, udvariassági formula

Reméljük, a küldemény épségben megérkezik, és elégedettek lesznek a szállítással.Reméljük, rendben megkapják az árut.Reméljük, elégedettek lesznek a szállítmánnyal.Reméljük, további megbízásokat adnak számunkra.

0061-06

2/A A vállalat, ahol Ön ügyintézőként dolgozik, egy beruházás megvalósításához hitelt szeretne felvenni. Azt a feladatot kapja, hogy tájékozódjon a hitelfelvételi lehetőségekről.

- Hogyan gyűjtene információkat a különböző hitelfelvételi lehetőségekről?- Milyen okmányok benyújtása szükséges a hitelkérelmek elbírálásához?

A bankok által kínált hitellehetőségekről többféleképpen is tájékozódhatunk. Az egyik módja, hogy a bankói személyesen vagy telefonon keressük fel, a másik pedig, hogy a bankok Internetes portáljain tájékozódom. Minél több helyen érdemes tájékozódni, mert minden banknak más feltételei vannak. A hitelkérelemben a vállalkozásnak meg kell jelölnie a célt, amelynek teljesítéséhez a hitel szükséges, a tevékenységet, amelynek bevételéből a hitelt vissza tudja fizetni. A hitelt kizárólag a szerződésben megjelölt célra lehet felhasználni, ezt a bank ellenőrzi.

HitelfajtákBeruházási /fejlesztési/ hitelekÁltalában hosszú lejáratú hitelek. A hitellel történő finanszírozás általában a vállalkozás

beruházási céljainak megvalósításához, egy-egy új kezdeményezés megvalósításához biztosít kölcsöntőkét.

IngatlanhitelekA beruházási hitelek csoportjába tartozik, általában a lakásépítés és egyéb ingatlanok

finanszírozását szolgáló hitelek. A hitel fedezetét a létesített ingatlanra bejegyzett jelzáloghitel biztosítja.

Rövidebb lejáratú az építési hitel, aminek a lejárata általában az építkezés idejével azonos.ForgóeszközhitelekA vállalkozás újratermelési folyamatához szükséges rövid élettartamú eszközöket

finanszírozzák így a vállalkozások.Lehet: középlejáratú és rövid lejáratú.Egyéb hitelekA speciális rendeltetésű hitelek tartoznak ebbe a csoportba, melyek csak meghatározott

célra vehetők igénybe.Hitelkérelem tartalma1. A hiteligénylő adatai:Neve, telephelye, adószám, cégjegyzék száma, KSH szám, könyvvezetés módja,

számlavezető pénzintézet, pénzforgalmijelzőszám, alapítás, cégbejegyzés éve, cég képviselője, társaságok ismertetése, amelyekben a cég tulajdoni hányaddal bír

2. A gazdálkodás jellemzői:Tevékenységi kör

Gazdálkodás háttere: technológia, meglévő tárgyi eszközök könyv szerinti értéke, életkora, korszerűségi szintje, kapacitása

Foglalkoztatottak száma, szakmai, képzettségi összetételePiaci kapcsolatok ismertetése, értékesítési lehetőségek3. Pénzforgalmi terv: eredményterv és mérlegterv a hitel futamidejére vonatkozóan éves

bontásban, kiindulva az utolsó főkönyvi kivonat adataiból.Megtérülési mutatók4. A hitelkérelem adataiAz igényelt kölcsön összege, céljaA folyósítás tervezett időpontja, a lejárat tervezett időpontjaTörlesztés ütemezése, a visszafizetés forrásaSaját erő igazolása5. A fedezetre vonatkozó információk

A hitelkérelem biztosítékaiA fedezetként szolgáló ingatlan megnevezése, piaci értéke, tulajdoni lap száma, helyrajzi

számaKészfizető kezesek adatai

0061-06

Egyéb fedezetek megnevezése, értéke

A hitelezési folyamat első lépése, hogy a bank befogadja az Ügyfél kérelmét, amelyhez a következő dokumentumok szükségesek:

• hitelkérelmi adatlap kitöltése és aláírása• Tulajdoni lap bemutatásao A szükséges dokumentumok bemutatása:o 30 napnál nem régebbi cégkivonato Társasági szerződéso Aláírási címpéldányo Biztosítási igényfelmérő lap kitöltése és aláírása (szükség esetén)A kitöltött hitelkérelemi adatlap beérkezése és az értékbecslés elkészülte után az a

hitelkérelem elbírálása akár24 órán belül megtörténhet. A döntéshozatal pozitív eredménye, valamint az ajánlat

elfogadása után kerül sor a kölcsön szerződés megkötésére.A szerződés aláírását követően kerül sor a kölcsön összeg folyósítására.

2/B Válassza ki és értelmezze az ügyiratok közül a meghatalmazás formai és tartalmi ismérveit, (példa: tk. 143. old)

A meghatalmazás olyan irat, amelyben a meghatalmazó feljogosítja a meghatalmazottat, hogy helyette, nevében a megjelölt ügyben eljárjon. A meghatalmazáson pontosan meg van jelölve a feljogosítás terjedelme, az hogy egyszeri vagy többszöri alkalomra szól-e, hogy ki a feljogosított, és ki az, aki meghatalmazást adhat. Az írásbeli meghatalmazás készülhet nyomtatványokon is, üres lapra írva is - kézzel, géppel lejegyezve - , és készülhet igazolvány jellegű iratként is.

Vállalatok, intézmények olyan meghatalmazást készíthetnek egyik-másik alkalmazottjuk nevére, amellyel a megnevezett megbízott, adott ügyben, folyamatosan képviseltetheti a vállalatát, intézményét. A meghatalmazásnak tartalmaznia kell a következőket:

- az irat megnevezését, a Meghatalmazás szót- a meghatalmazott nevét, lakcímét- az ügyet, amelyre a meghatalmazás szól- a keltezést - hosszabb időre szóló meghatalmazás esetén az időszak megjelölését,- a meghatalmazó nevét, lakcímét, aláírását, személyi igazolványának számát- a meghatalmazott aláírását, személyi igazolványának számát- két tanú aláírását, személyi igazolványának számát

0061-06

3/A Egy vállalkozás alapanyagot vásárolt utólagos fizetésre. Milyen módon teljesítheti fizetési kötelezettségét?

- Mutassa be azokat a nyomtatványokat, amelyeknek felhasználásával a vállalkozás az áru megérkezése után tartozását kiegyenlítheti!

- Jellemezze az egyes okmányokat!- Ismertesse az okmányok kitöltésének szabályait! Milyen adatokat kell tartalmazniuk?

A vállalkozás számára a tartozás kiegyenlítésének egyik módja az átutalási megbízás. Az átutalási megbízás z készpénzkímélő elszámolások közé tartozik. Átutalási megbízás esetén az adós (vevő) utasítja a bankot, hog) számlájáról utalja át a kedvezményezett (az eladó) javára a megbízáson szereplő összeget. Ebben a kiegyenlítési módban annak is szerepe van, hogy az eladó bízik a vevő fizetési készségében, pontosságában. Az átutalási megbízáson szerepelnie kell az átutaló aláírásának, a megbízás dátumának, az átutaló számláját vezető bank nevének és székhelyének továbbá az átutaló nevének és székhelyének, az átutaló számlaszámának, a jogosult nevének és székhelyének, a jogosult számlaszámának, az átutalt összegnek, az értéknapnak, a bizonylatszámnak. A bizonylaton található még egy közlemény rész is. (példa tk. 256. old.)

A vállalkozás a tartozását csekken is kiegyenlítheti.A csekk funkcióját tekintve készpénzt helyettesítő fizetési eszköz. Egy olyan banki

dokumentum, amely arra szólítja fel a bankot, hogy a megbízó folyószámlájáról egy bizonyos összeget utaljon át a kedvezményezettnek. A csekk két részre osztható. A bal oldal részei: az összeg számmal, betűvel, postai érvényesség helye, befizetés jogcíme, a befizető neve, címe, a számlatulajdonos számlaszáma, neve. Ezt a részt a befizetés után visszakapjuk. A jobb oldal tartalma: az összeg számmal, betűvel, befizetőazonosító, a számlatulajdonos számlaszáma, neve, befizető neve, címe. A csekk kibocsátója azzal bízza meg a bankját, hogy a csekkel megjelölt összeget a csekk birtokosának fizesse ki készpénzben vagy írja jóvá a bankszámláján. A csekkel történő fizetésekért a kibocsátó felel. Köteles gondoskodni arról, hogy a csekk beváltásához a pénzfedezet rendelkezésre álljon. A fedezetlen csekk kibocsátását a törvény bünteti.

A csekk szólhat megnevezett személyre és bemutatóra. A bemutatóra szóló csekket a bank annak fizeti ki, aki beváltásra benyújtja. A csekket a kiállítástól számított 8 napon belül beváltásra be kell nyújtani. A bank a csekkszerződést felbonthatja, ha a számlatulajdonos fizetéseit késedelmesen teljesíti vagy a bank számláján gyakran nincs fedezet, illetve fedezetlen csekket bocsát ki. A csekk átmenetet jelent a készpénzfizetés és a készpénz nélküli fizetés között.

A számlázási bizonylatok közé tartozik az áruszámla és a készpénzfizetési számla . A számla készülhet számítógépen is, és tömbön is. Tartalmaznia kell a megnevezését, sorszámát, a kiállító (az eladó) megnevezését, címét, adószámát, a vevő megnevezését, címét, a keltezést, az adásvétel tárgyát képező áru megnevezését, mennyiségét, egységárát, általános forgalmi adóját, a bruttó összeget, a számlát kiállító személy aláírását. A számlán fel kell tüntetni a fizetés módját (pl. átutalás), (példa tk. 258, 259. old.)

3/B Válassza ki és értelmezze az ügyiratok közül a kérvény formai és tartalmi ismérveit. (példa tk. 73, 74. old.)

Kérvényt, kérelmet sokféle tárgyban és különböző szervezetekhez írhatunk. A kétféle irat között az a különbség, hogy a kérvény - elsősorban formailag - kötöttebb kivitelezésű. A szabályosan elkészített kérvénynek van felzete is. A kérelemhez nem írunk ilyet. A felzet elkészítésének módja a következő:

Az A/4-es papírra írt kérvényt hosszanti tengelye mentén kettéhajtjuk, és az így kapott üres felületre a következőket a következőképpen írjuk:

A papír felső szélétől 20-25 mm-re felírjuk a címzett nevét, majd l sort kihagyva a címét. Ez után 12-13 sort kihagyva felírjuk a kérvényező nevét, lakcímét

Majd ismét kihagyunk kb. 10 sort, és felírjuk a kérvény tárgyát

0061-06

Ha van melléklet, akkor újabb 8-10 sor kihagyással felírjuk a Melléklet szót, alatta pedig megnevezzük

a mellékletet, és csatoljuk a másolatot. Az A/4-es papír belső oldalára írjuk a kérvényt, aminek tartalmaznia kell:

a címzésta kérelmező nevét, lakcímét, munkahelyéta kérés pontos meghatározásátaz indokok meggyőző leírásáta kérés megismétlését, és kérjük a kedvező döntésta keltezést, az aláírást.

0061-06

4/A Egy cég beszerzője az üzemmérnök engedélyével szerszámok vásárlására 70.000,- Ft készpénzt vesz fel a házipénztárból.

- Válassza ki azokat a nyomtatványokat, amelyeket a házipénztárosnak használnia kell! - Jellemezze az egyes okmányokat, ismertesse a kitöltés szabályait! Milyen adatokat

kell tartalmazniuk?

A pénztárosnak minden befizetést és kifizetést a pénztárjelentésbe kell feljegyeznie.A pénztári nyilvántartás céljára szabvány nyomtatványt kell alkalmazni és a használatba

vett tömböket a főkönyvelővel, vagyonnak megbízottjával hitelesíttetni kell. / A pénztári órák befejeztével pénztárzárást kell készíteni.

Pénztárzáráskor meg kell állapítani a pénztárban lévő készpénzállományt és címletenkénti bontásban rögzíteni kell a záró pénzkészletet. A befizetésekről és kifizetésekről szabvány bizonylatot kell kiállítani. A bizonylattömbök szigorú számadású

nyomtatványok, tehát ennek megfelelően kell nyilvántartani. ^A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböke szabad felhasználásra kiadni. Á pénztárbizonylatokat értelemszerűen, tintával kell kitölteni, (számmal és betűvel is kiírni az összeget) az üres sorokat kihúzni. Egy bizonylatra csak annyi tétel kerülhet, ahány sor azon szerepel. Ha több tétel kerül kifizetésre az alapbizonylatokat összesíteni kell.

Pénztárbizonylaton a mellékletek számát minden esetben fel kell tüntetni. A kifizetést a pénztáros aláírásával, a pénz átvételét a felvevő teljes nevének kiírásával igazolja.

A Bevételi pénztárbizonylat három példányban, a Kiadási pénztárbizonylat két példányban készül. A Bevételi pénztárbizonylat első példányát a könyvelés kapja, a második példány azé, aki a bizonylaton szereplő összeget befizette (ezt nyugtának is nevezik), a harmadik példány az un. tőpéldány, ami a tömbben marad. ( példa tk. 255. old.)

Készpénz felvételéhez a házipénztárosnak a Kiadási pénztárbizonylatot kell használnia. A Kiadási pénztárbizonylatból nem kap példányt az, aki a bizonylaton szereplő összeget átvette, így azután az első példány a könyvelésé, a második példány pedig tőpéldány. Pénzt elszámolásra csak az alábbi célokra lehet kiadni: beszerzésre, kiküldetési költségre, jóléti elszámolásra, kisebb kiadásokra (reprezentációs költség, postaköltség stb.) üzemanyag-vásárlásra.

Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan és utalványozás alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás véghatárideje is fel van tüntetve. Ha valakinek az elszámolási határidő lejárta előtt ismét szüksége van vásárlás miatt pénzre, úgy minden esetben az előzőleg felvett összeggel el kell számolnia, és csak akkor vehet,fel ismételten.

Az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást kell vezetni, melynek a következő adatokat kell tartalmaznia:

a pénzt felvevő dolgozó neve, a felvételének időpontja, a kiadási pénztárbizonylat száma, a felvétel jogcíme (anyagvásárlás, üzemanyag-költség stb.), az elszámolásra felvett összeg, az elszámolás határideje, az elszámolás tényleges időpontja, a ténylegesen felhasznált összeg, a bevételi bizonylat sorszáma.

Mint a bizonylatokon mindig, ezen is szerepel a bizonylat megnevezése, sorszáma, továbbá: a kiállító megnevezése (bélyegzője), az átvett, illetve a kifizetett összeg (számmal és betűvel), a jogcím (miért történt a be-\ illetve kifizetés), a pénztáros aláírása, a keltezés, és szerepel még ezeken a bizonylatokon négy személy szignójának hely, mégpedig: a kiállító, az ellenőr, az utalványozó és a könyvelő szignójának helye.

0061-06

4/B Válasszon ki az ügyiratok közül egy üzleti levelet, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit!

- Válassza ki azokat a nyomtatványokat, amelyeket a házipénztárosnak használnia kell! Kiadási pénztárbizonylat, (kézzel írott, nyomtatott)- Jellemezze az egyes okmányokat, ismertesse a kitöltés szabályait! Milyen adatokat

kell tartalmazniuk?

A vállalatok működésük során üzleti kapcsolatba kerülnek más vállalatokkal, és ennek a kapcsolatteremtésnek gyakori eszköze a levél. A sikeres üzleti élethez hozzátartozik a jó üzleti levelezés — a jól fogalmazott, megfelelően kivitelezett levél. Egy-egy levél növelheti a küldője presztízsét, vagy negatív képet alakíthat ki feladójáról. Az üzleti levél pótolja a személyes érintkezést, másrészt bizonyító irat, amelyre hivatkozni lehet. Ezért nem mindegy, hogy mit írunk le a levelünkben, mennyire pontos az, amit leírtunk, írásainkban mindenekelőtt arra kell törekedni, hogy mondanivalónkat egyértelműen, világosan, szabatosan fogalmazzuk meg. Az üzleti levét formai jellemzői:

A fejlécben a vállalat neve (feladó), címe, telefonszáma, faxszáma, e-mail címePár sorral lejjebb, jobb oldalon a címzett, ügyintéző neve, beosztásaEzzel egy vonalban jobb oldalon a keltezés, iktatószám, ügyintézőPár sorral lejjebb, bal oldalon a címzett címe (település, utca, házszám, irányítószám)Sorkihagyás után a levél tárgyaMegszólításA levél szövegeElköszönés (üdvözlettel)

Aláírás (ügyintéző + beosztás) - Melléklet \z üzleti levél tartalmi jellemzői:

A stílus a tárgyhoz alkalmazkodjonNe használjunk szófeleslegetÜgyeljünk a mondat szerkesztéséreSzámokat, tényeket ellenőrizzük leTartalma félreérthetetlen, világos legyenKerüljük a helyesírási hibákatUdvarias, személyes hangvételt használjunk

Ügyeljünk a logikai sorrend betartására

0061-06

5/A Egy vállalkozás áfa-köteles tevékenységet folytat. Termékértékesítés esetén milyen számlákat állíthat ki?

- Mondanivalója kifejtéséhez keressen megfelelő nyomtatványokat! - Ismertesse a különböző típusú számlák kitöltésének szabályait, kötelező adat-

tartalmát!

Számlázási bizonylatok:A számlázási bizonylatok közé tartozik az áruszámla és a készpénzfizetési számla.Termék vagy szolgáltatás vásárlásakor készült bizonylatot áruszámlának, de röviden

számlának nevezzük.A számla készülhet számítógépen is, és tömbön is. Tartalmaznia kell (címként) a

megnevezését, sorszámát, a kiállító (az eladó) megnevezését, címét, adószámát, a vevő megnevezését, címét, a keltezést, az adásvétel tárgyát képező áru megnevezését (besorolási kódját), mennyiségét, egységárát, általános forgalmi adóját, a bruttó összeget, a számlát kiállító személy aláírását.

A számlán fel kell tüntetni a fizetés módját (pl. átutalás), ha pedig az áru átvételekor a vevő kifizette annak ellenértékét, akkor a szálára rá kell vezetni (rábélyegezni) azt, hogy Fizetve.

A készpénzfizetési számlát - magától értetően - akkor állít ki a pénz átvevője, ha a termék átadása vagy a szolgáltatás után, közvetlenül azt követően átvette az ellenértékét. Ennek a számlának is tartalmaznia kell a számlánál felsorolt adatokat, (példa tk. 258-261. old.)

A szállítólevélről azt mondhatjuk, hogy bizonyos értelemben a számlából származtatható, mivel annak elemeiből épül fel, és ahhoz kapcsolódik. A szállítólevél elnevezésű bizonylatnak a következő elemeket kell tartalmaznia:

a szállítólevél megnevezést címkénta sorszámota vevő megnevezését, adószámáta megrendelés számát, keltéta szállított termék azonosítására alkalmas megnevezéséta mennyiségi egységet, mennyiségetaz egységárat, áfakulcsot, végösszegetaz átvevő aláírásátaz átvétel dátumátAmikor az eladóhoz visszajutott a szállítólevélnek az a példánya, amelyen a címzett (a

vevő) elismerte, hogy átvette az árut, akkor az eladó számlázza a neki járó összeget, és megállapodás szerint megteszi a szükséges lépést a pénz behajtására, (példa tk. 262. old.)

5/B Válassza ki és értelmezze az üzleti levelek közül az ajánlat formai és tartalmi ismérveit! (példa tk. 55. old.)

Az ajánlatkérésre általában megérkezik az ajánlat. Saját ajánlatkérésünkre mi kapjuk meg a választ, ha pedig tőlünk kértek ajánlatot, akkor nekünk kell elkészíteni a választ.

Előfordul az is, hogy az ajánlatot nem előzi meg ajánlatkérő levél, csupán egy telefonon folyó megbeszélésre küldi el ajánlatát a megkeresett vállalat. Sőt, az is gyakori, hogy minden előzmény nélkül célszerűnek találja az eladni szándékozó cég, hogy a potenciális vásárlóknak elküldi az ajánlatát.

Az ajánlat fontos piacszerző eszköz. Ebben az iratban az eladni szándékozó ismerteti a konkrét ajánlatát, vagyis azt, hogy milyen terméket, termékcsoportot, szolgáltatást milyen feltételekkel tud a vevő rendelkezésére bocsátani. A levélben fel kell tüntetni az ajánlat érvényességi idejét. Általában 30 napig szokták az ajánlatot tartani, de lehet a határidő ennél rövidebb is, hosszabb is.

0061-06

Ajánlatkérő levélre minden esetben válaszolni kell, még akkor is, ha az adott időpontban nem tudjuk a levélben

megjelölt árut szállítani. Több termék esetén vállalhatjuk csupán egy részének a szállítását is.

Az ajánlat rendszerint a következőket tartalmazza:Hivatkozunk az előzményekre, ha van. Ha nincs ilyen, akkor bevezetésként megírjuk,

hogy miért kerestük meg ajánlatunkkal a címzettet.Megnevezzük a terméket, és megadjuk a termékjellemző adatait (méreteit, típusát, esetleg

márkanevet. csomagolási egységet)Megadjuk a termék, szolgáltatás árát. A nettó árat + az áfát. A fizetendő bruttó összeget.Ismertetjük a szállítási feltételeinket (szállítás határidejét, módját, a termékátadás

helyét), a fuvarköltséget.Megírjuk az ellenérték kiegyenlítésének módját, határidejét.Tartalmazhatja az ajánlatunk azt is, hogy mely esetben, milyen engedményt adunk,

esetleg azt, hó: ünnepnapon való teljesítés esetén mennyi a plusz költség.

Formai elemei:Fejlécben a vállalat neve, címe, telefonszáma, faxszáma, e-mail címe Alatta pár sorral a

címzett, az ügyintéző neve, beosztása Ezzel egy sorbarrtía4 oldalon a keltezés, iktatószám, ügyintézőnk Pár sorral lejjebb jobb oldalon a címzett címe: helységnév, utca, házszám, irányítószám Tárgy: Ajánlat Megszólítás Levél szöveges része - Elköszönés (Üdvözlettel)

Aláírás (ügyintéző + a beosztása)

0061-06

6/A Felettesétől azt a megbízást kapja, hogy készítsen kimutatást az előző negyedévi forgalom alakulásáról, és írásos tájékoztató formájában készítsen összegző értékelést.

- Milyen formában dolgozná fel a forgalmi adatokat?- Milyen szempontok alapján állítja össze az értékelést?

Valamennyi gazdálkodó szervezet, intézmény működéséhez elengedhetetlenül szükséges a felhalmozódott iratok hatékony kezelése és tárolása, amely a hagyományos manuális módszerek alkalmazásával napjainkban egyre nehezebben megoldható feladatnak bizonyul. Az igény is megnőtt az ügyiratok, a dokumentumok elektronikus kezelésére és feldolgozására, a tárolás biztonságára és a hatékony visszakeresésre. Az elektronikus dokumentumkezelés és archiválás az ügyviteli munkafolyamatokat gyorsítja és támogatja. A forgalmi adatok feldolgozása megoldható az Excel táblázatkezelő program segítségével. Az Excel egyik kiemelkedő képessége a dinamikus kimutatás illetve kimutatás diagramm készítése, l A kimutatás tartalmazza:

• a szerződést kötő fél nevét• a dátum kötési idejét• a dátum lejárati idejét• a szerződés tárgyát• a nyilvántartási számát• a nettó értéket• az áfát• a bruttó értéketA forgalmi adatok földolgozása történhet• időrendben• cégek szerint csoportosítva• könyvelési sorrendben• beérkezés alapján

Értékelés összeállítása történhet:• céges bontásban• könyvelési sorrendben• nettó ül. bruttó érték alapján• áfa kulcs alapján

Az értékelés összeállítása jelentés vágy-feljegyzés, formájában történik.A Jelentés olyan irat, amelyet általában beosztottak készítenek főnökeiknek, többnyire

tájékoztatás céljából.Céljából adódóan sokféle jelentés készül tartalmilag is, gyakoriságát tekintve is, és aszerint

is, hogy szervezeten belüli használatra vagy felettes szerveknek készül-e az irat.Tárgyát tekintve készülhet jelentés termelésről, tárgyalás eredményéről, és még jó néhány

más egyébről.Gyakoriságát tekintve lehet a jelentés rendszeres jellegű (napi, heti, havi, negyedévi, félévi,

évi), és lehet alkalmi jellegű (valamely eseménnyel, témával kapcsolatosan) a beosztott illetve a vezető kezdeményezésére.

A rendszeres jelentésekhez általában nyomtatványok készülnek, az alkalmiakat azonban a tárgynak és a terjedelemnek megfelelően kell elkészíteni.

A jelentésben leírt információkkal összefüggésben gyakran javaslatok is szerepelnek, és azok alapján dönteniük kell a vezetőknek. Erről természetesen tájékoztatniuk kell a jelentést küldőt.

A jelentés formája:- címként: Jelentés- jobb oldalon a keltezés, iktatószám- bal oldalon alatta, hogy kinek a részére írjuk, és a beosztása- a jelentés szövege- aláírás, beosztás

0061-06

A feljegyzés belső használatra készülő irat, amelynek célja lehet tájékoztatás valamilyen ügy állásáról, megtörténtéről, lehet javaslatkérés, figyelmeztetés, tájékoztatás valamilyen üggyel kapcsolatban, írhatja beosztott a vezetőnek, és vezető a beosztottnak. Tehát sokféle tárgya lehet.

Annyiban hasonlít az emlékeztetőre, hogy felhívja a címzett figyelmét határidőre, tennivalóra más egyébre, de készítője igen gyakran azért is ír feljegyzést, mert valamely ügyben a döntés meghaladja hatáskörét, és kéri felettese közreműködését, döntését.

A feljegyzésre adott válasz lehet jóváhagyó, elutasító, esetleg módosító megoldást tartalmazó.

A feljegyzések általában nem formanyomtatványokon készülnek, mert különbözőségükből adódóan a közölt iratok mennyisége, az iratok terjedelme többféle lehet, tehát esetenként szabadon kell megfogalmazni. A feljegyzés formája:

címként: Feljegyzésjobb oldalon a keltezés, iktatószámbal oldalon alatta, hogy kinek a részére írjuk, és a beosztásaa feljegyzés szövegealáírás, beosztásmelléklet (ha van) (példa tk. 155. old.)

6/B Válassza ki az okmányok közül és értelmezze a bérleti szerződés tartalmát, legfontosabb adatait, (példa tk. 109. old.)

A bérleti szerződés alanyai a bérbeadó és a bérlő, tárgya pedig minden olyan dolog vagy jog, ami alkalmas arra, hogy azon tartós használatot lehessen gyakorolni.

A bérbeadó kötelessége, hogy a szerződés szerint a dolgot időlegesen (határozott vagy határozatlan időre) a bérlő használatába adja. Bérlet esetén csak a használat illeti meg a bérlöt és nem a dolog feletti rendelkezés. Ez utóbbi továbbra is a bérbeadót illeti meg. '

A bérlő a dolgot rendeltetésének és a szerződésnek megfelelően használhatja. Kötelessége a bér megfizetése. A bér megfizetése rendszerint pénzben történik, de lehetséges más megoldás is. A bért előre kell megfizetni a megállapodás szerinti időpontban. Ennek elmulasztása esetén a bérbeadó felmondhatja a bérletet azonnali hatállyal, ha

a határidő kitűzésével írásban felszólította a bérlöt a hátralék megfizetésére a bérlő a határidő elteltéig nem fizetett.

A bérbeadó joga, hogy a bérlő háboritása nélkül ellenőrizheti a használatot, és ha rendeltetésellenességei tapasztal, akkor követelheti a rendeltetésellenes, szerzödésellenes használat megszüntetését, továbbá követelheti az ilyen használatból eredő kár megtérítését. Abban az esetben, ha az abbahagyás követelése nem vezeteti eredményre, a bérbeadót megilleti az azonnali hatállyal való felmondás joga, és egyidejűleg kártérítési követelhet.'A bérleti szerződés megszűnésének eseteit a Ptk. részletesen taglalja. Legfontosabb megszűnési esetek:

eltelik a szerződésben meghatározott időbekövetkeznek a szerződésben meghatározott körülményeka bérelt dolog elpusztult.A határozott időre kötött bérleti szerződést általában nem lehet felmondani, csak akkor, ha

a jogszabály valamilyen oknál fogva azonnali felmondási jogot enged. A határozatlan időre kötött bérletet 15 napra fel lehet mondani.

Tartalma:A bérbeadó és a bérlő adataiA bérbe adott dolog megnevezése, leírásaA bérlés időtartamaA bérleti díjHa vannak mellékkötelezettségek pl.: foglaló, kezesség, óvadék...A bérlő és a bérbeadó jogai és kötelezettségeiKeltezésBérbeadó és bérlő aláírása

0061-06

7/A A vállalatnál, ahol Ön ügyintézőként dolgozik, az elmúlt időszakban jelentősen megnövekedett az ügyfélforgalom. Felettesétől azt a feladatot kapja, hogy egy új, áttekinthető ügyiratkezelési rendszer kialakítására tegyen javaslatot.

- Milyen szempontok alapján lehet az iratkezelési rendszert kialakítani?- Az irattározáshoz milyen segédeszközök szükségesek, amelyek megkönnyíthetik,

meggyorsíthatják a munkát?

Az irodai munka alapdokumentumaiAz irodai munka alapdokumentumai közé tartozik az iratkezelési szabályzat és az ennek

szerves részét alkotó irattári terv, továbbá a bizonylati szabályzat. A felsorolt dokumentumok azért készülnek, hogy az iratokkal kapcsolatos tennivalók rendben, összehangoltan folyjanak, és hogy mindazon dolgozók, akik iratokkal foglalkoznak pontosan ismerjék az iratkezelés rendjét.

Iratkezelési szabályzatMinden vállalatnak, intézménynek el kell készítenie a maga iratkezelési szabályzatát. Ez

az okmány valójában két részből áll: az egyik része a tulajdonképpeni iratkezelési szabályzat, a másik része az irattári terv.

Az iratkezelési szabályzat elkészítésének célja az, hogy olyan rendszert dolgozzon ki, amely megszabja az adott munkaszervezethez beérkező iratok és a kimenő iratok nyilvántartását, rendezését, csoportosítását, az irattárolás módját, az iratok selejtezésének, illetve levéltárba adásának rendjét.

Minden iratkezelési szabályzat tartalmazza, hogymilyen iratkezelési rendszerben folyik az iratok kezelésemiként történik az érkező postai küldemények átvételemiként történik a kimenő postai küldemények továbbításamilyen módon folyik az iratok nyilvántartásamilyen rovatokat tartalmaznak a nyilvántartó segédeszközökkinek a feladata a postabontás, illetve a levelek, az egyéb iratok kiszignálásamilyen beosztású dolgozó milyen jellegű iratokat írhat alámi a be^ő iratok továbbításának rendjehogyan oldódik meg az irattározás, az iratselejtezés, az iratok levéltárba adásamilyen segédkönyvek használatosak az adott munkaszervezetnél A nagyobb szervezetek

(iratkezelési rendszerének három módja alakult ki:• Központosított (centralizált)• Osztott (decentralizált)• VegyesKözpontosított iratkezelési rendszer esetén az érkező postai küldemények átvétele,

felbontása, iktatása, továbbítása, a kimenő levelek iktatása, továbbítása egy helyen történik.Osztott iratkezelési rendszerben~a részlegeknél történik a postai küldemények átvétele,

felbontása, iktatása, továbbítása az illetékes személyhez.Vegyes iratkezelési rendszerben a postai küldeményeket részben központilag, részben

pedig osztottan kezelik. Központilag végzik az érkező iratok átvételét, érkeztetését, és innen kerülnek az iratok a részlegekhez, ahol iktatját őket, és továbbítják az illetékes személyekhez.

Irattári tervAz irattári tervben az iratok tárgyuk szerint csoportosítva szerepelnek. Az irattári terv

rovatai a következők:• Irattári tételszám• Tárgykör (ügykör-meghatározás)• Irattári megőrzési idő (években)• Levéltárba adás idejeAz irattári tételszám az a jelzőszám, amely megjelöli, hogy az irattári terv rendszerében

hol van a helye egy adott iratnak.

0061-06

A tárgykör az ügy jellegét határozza meg,.Az irattári megőrzési idő megjelölésekor egyrészt azt veszik figyelembe, hogy az

ügyvitelben mi a szerepe az adott iratnak, másrészt pedig meghatározza a megőrzési időt az irat értéke. Ebben a rovatban jelölik meg, hogy hány évig kell megőrizni egyik-másik iratot és azt, hogy az selejtezhető-e vagy sem.

A levéltárba adás ideje azt jelöli meg, hogy az irat keletkezésétől számított mennyi idő elteltével kell felajánlani az adott iratot az illetékes levéltárnak.

Az irattárMind az érkező iratokat, mind az elküldött iratok másolatát egy ideig meg kell őrizni,

azaz irattárba kell helyezni. Az irattározás egyik feladata, az iratok biztonságos megőrzése, másrészt az, hogy ha szükség van valamelyik iratra, akkor azt rövid időn belül meg lehessen találni. Ezt segíti az iktatás rendje, továbbá az iratok irattárba helyezése. Kétféle irattárról beszélünk:

• Operatív (átmeneti) irattárról• Központi irattárrólAz operatív irattár az úgynevezett átmeneti irattár. Itt tárolják azokat az iratokat, amelyekre

az ügyek intézésénél még szükség lehet, és rövid idő alatt kell azokat rendelkezésre bocsátani.A központi irattár azoknak az iratoknak a megőrzése helye, amelyeket már ritkábban

keresnek, de ügyviteli értékkel vagy maradandó értékkel bírnak.Akár számítógépen, akár papír alapú iratkezelési módban oldjuk meg az iratok

csoportosítását, rendezését, a következő rendezése el^ek valamelyikét választhatjuk:Időrendbeli (kronologikus) - az iratok keletkezési időpontja szerinti rendezésBetűrendbeli (alfabetikus) - az ábécé sorrendje szerinti rendezésSzámozás szerinti .(numerikus)Betűvel és számmal (alfanumerikus)Területi (regionális) - pl. kerület, körzet, tájegység, egyéb területi egység szerinti rendezésAzokat az iratokat pedig, amelyek az ügyvitel szempontjából már nem szükségesek, és

maradandó értéket sem képviselnek/selejtezni kell.

SelejtezésAz iratkezelési szabályzat életbelépése után létrejött iratokat az irattári terv alapján

kell selejtezni, Ennek megoldása a selejtező bizottság feladata. A selejtezendő iratokról jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelyből egy példányt el kell küldeni az illetékes levéltárnak. A kiselejtezett iratokat megsemmisíteni csak akkor szabad, ha a levéltárból a jegyzőkönyv visszaérkezett a jóváhagyási záradékkal. Selejtezéskor figyelembe kell venni az irat értékét. A maradandó értékű iratokat az irattári tervben megjelölt időpontban jegyzőkönyv kíséretében el kell küldeni az illetékes levéltárnak.

Bizonylati szabályzatA bizonylatok az iratoknak azt a csoportját alkotják, amelyeknek kezelését a

mindenkor hatályos számviteli törvény szabályozza. Ennek értelmében a vállalatok, intézmények elkészítik a maguk bizonylati szabályzatát. A bizonylatok kezelése két alappilléren nyugszik: a bizonylati elv és a bizonylati fegyelem betartásának követelményén. A bizonylati elv megköveteli, hogy

• minden gazdasági eseményről bizonylatot kell készíteni• bizonylatokat könyvelni kell• könyvelni csak bizonylat alapján szabad

A bizonylati elv betartása a bizonylati fegyelem.

Az iratok nyilvántartásaAz iratokról nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás egyik módja az érkeztetés, másik

módja az iktatás. Mindkettő végezhető könyvben illetve számítógépen.Az érkeztetés nem iktatás, hanem annak regisztrálása, hogy honnan, mikor érkezett irat és

az hova került. Az érkeztetés folyamatában két eszköz használatos: az érkeztetőbélyegző

0061-06

és az érkeztetőkönyv. Az érkeztetőbélyegző lenyomatát az iraton olyan helyre és úgy kell tenni, hogy az olvashatóságát ne zavarja. A lenyomat rovataiba pedig be kell írni:

az irat érkezésének dátumátA küldő cég/ intézmény megnevezésétAz érkeztetőszámotHova került az iratAz iktatás az iratkezelés legfontosabb része. Ennek segítségével lehet követni az irat

mozgását fellelhetőségét. A beérkezett postai küldeményeket az érkezés napján, az elküldött iratokat a rajtuk szereplő dátum napján kell iktatni. Az iktatás eszköze: az iktatókönyv, emellett használatos még iktatóbélyegző is. Iktatóbélyegző használata esetén figyelmet kell fordítani arra, hogy a bélyegző az irat szövegének olvashatóságát ne zavarja. Az iktatóbélyegzö lenyomat tartalmazza:

a szervezet megnevezésétaz iktatás dátumátaz iktatószámota mellékletek számátaz iratot átvevő személy nevét, aláírását

Ma már sok helyen számítógéppel iktatnak..Az iktatókönyvre vonatkozó követelmények a következők:A kimenő és az érkező iratokat ugyanabban az iktatókönyvben kell nyilvántartani,

folyamatos beírással. egymás után következő sorszámokkal.Az év kezdetén érkező vagy továbbított irat iktatószámát eggyel kell kezdeni, és az

iktatószámokat év végéig megszakítatlan sorrendben kell folytatni.Az iktatókönyvben nem lehet beírást leragasztani, kiradírozni, lefesteni.A hibás bejegyzést úgy kell kijavítani, hogy az egész sort át kell húzni úgy, hogy az

eredeti beírás olvasható maradjon, és a közvetlenül alatta következő sorba be kell írni a teljes helyes szöveget, majd kézjeggyel kell ellátni

Az iktatókönyvben sort kihagyni nem szabadIktatásnál évszámot nem kell írni, mert az az iktatókönyv első oldalán lévő hitelesítési

szövegben szerepel A hónapok nevét betűvel helyes írni.Minden év kezdetén újonnan nyitott, oldalszámozott és hitelesített iktatókönyvet kell

nyitni. Az iktatókönyvet az év utolsó napján, az utolsó bejegyzést követően le kell zárni úgy, hogy az utolsó bejegyzés után vonalat húzunk, az esetleg üresen maradt sorokat átlósan áthúzzuk, és beírjuk, hogy melyik iktatószámmal, mikor zártuk le az iktatókönyvet. Iktatás során mindig be kell vezetni az iktatószámot, az irat érkezésének vag> elküldésének keltét, a címzett megnevezését, illetve azt, hogy honnan érkezett az irat, a levél tárgyát, a csatolt mellékletek számát, az átvevő személy aláírását és az irattárba helyezés idejét. Segédeszközök: megkönnyítik az irattározást pl. iratmegsemmisítő, hőkötő, spirálozó...

7/B Válassza ki az okmányok közül és értelmezze a bevételi pénztárbizonylat tartalmát legfontosabb adatait, (példa tk. 255. old.)

A bevételi pénztárbizonylat a pénzforgalmi bizonylatok közé tartozik. 3 példányban készül. Első példányát a könyvelés kapja, a második példány azé, aki a bizonylaton szereplő összeget befizette (ezt nyugtának is nevezik), harmadik példány pedig az úgynevezett tőpéldány, ami a tömbben marad. A bevételi pénztárbizonylaton szerepel a :

- Bizonylat megnevezés- sorszáma- kiállító megnevezése (bélyegzője)- a kifizetett összeg (számmal, betűvel)- a jogcím (miért történt a befizetés)- a pénztáros aláírása- keltezés- négy személy szignója: a kiállító, az ellenőr, az utalványozó és a könyvelő

0061-06

8/A Felettesétől azt a feladatot kapja, hogy készítse el, és írásban adja át neki a következő negyedév feladatainak ütemtervét!

- Milyen szempontok alapján alakítja ki a feladattervet?- Milyen hivatalos levelezési formában rögzítené a tájékoztatót? A választott ügyiratnak

milyen adatokat kell tartalmaznia?

Milyen előnyökkel jár az ütemterv készítése?

Jobban át lehet látni a feladatok, részfeladatok, fázisok közötti összefüggéseket.Nyomon követhetők az egymással párhuzamosan végezhető feladatok.Rá lehet látni azokra a tevékenységekre, amelyeket csak egy másik tevékenység

befejezése után lehet elkezdeni.Meghatározásra kerülnek az egyes feladatok felelősei.Világosan látható, mikor és milyen erőforrásra van szükség.Meghatározhatók azok a kritikus pontok, tevékenységek, amelyek befolyásolják a határidőket, a

teljesíthetőséget.Optimálisan kialakítható a szükséges időkeretet a feladatok teljesítéséhez.Támpontot nyújt a vállalat számára, mikor kell beavatkozni a célok elérése érdekében.

Nézzük az ütemterv készítés menetét!

Először meghatározzuk a feladatok elvégzéséhez szükséges tevékenységeket. Ezeket leírjuk, csoportosítsuk egy-egy feladatra, vagy területre vonatkozóan. Minden egyes részfeladatot soroljunk fel.

Ha minden lépést összeírtunk, akkor következhet annak meghatározása, hogyan épülnek egymásra ezek a tevékenységek: melyek azok a tevékenységek, amelyek egymással párhuzamosan végezhetők, melyek azok, amelyek csak egy tevékenység lezárása után kezdhetők el.

Miután logikai sorrendben felírtuk az összes müveletet, tevékenységet, ezek mellé írjuk, mennyi idő szükséges az elvégzésükhöz. Legyünk szigorúak, de egyben reálisak: minden esetben előfordulhat valamilyen előre nem várt esemény, ezért fontos, hogy tartalékot is építsünk be az időtervezésnél.

Meghatározzuk az egyes tevékenységek felelőseit. Sokat segít nekünk, ha tisztázzuk magunk és kollégáink számára is, ki és miért felelős. Egyértelművé tesszük a felelősségi köröket.

A tevékenységek mellé soroljuk be a szükséges költségeket, ez mutatja, mikor kell biztosítanunk ehhez a forrásokat.

Mindezeket dokumentáljuk: készítünk egy táblázatot, amelyben szerepel:A tevékenységek listája kapcsolódási, logikai sorrendben, függőlegesen egymás alatt. A

tevékenységeket jelöljük egy kódszámmal is. Ezzel egyszerűbb lesz elkészíteni egy hálótervet a későbbiekben.

A végrehajtásért felelősök nevei a tevékenységek mellett.A tevékenységek elvégzéséhez szükséges időtartam, megjelölve a kezdés és a befejezés

időpontját is. A tevékenységek mellett a táblázatban vízszintesen jelöljük be az egymást követő heteket. Attól függően, hogy mennyi időt vesz igénybe a tevékenység végrehajtása, jelöljük be az időtartamot a táblázatba.

Főnök tájékoztatásának módszere: jelentés / feljegyzés

A jelentés olyan irat, amelyet általában beosztottak készítenek főnökeiknek, többnyire tájékoztatás céljából.

Céljából adódóan sokféle jelentés készül tartalmilag is, gyakoriságát tekintve is, és aszerint is, hogy szervezeten belüli használatra vagy felettes szerveknek készül-e az irat.

Tárgyát tekintve készülhet jelentés termelésről, tárgyalás eredményéről, és még jó néhány más egyébről. Gyakoriságát tekintve lehet a jelentés rendszeres jellegű (napi, heti, havi,

0061-06

negyedévi, félévi, évi), és lehet alkalmi jellegű (valamely eseménnyel, témával kapcsolatosan) a beosztott illetve a vezető kezdeményezésére.

A rendszeres jelentésekhez általában nyomtatványok készülnek, az alkalmiakat azonban a tárgynak és a terjedelemnek megfelelően kell elkészíteni.

A jelentésben leírt információkkal összefüggésben gyakran javaslatok is szerepelnek, és azok alapján dönteniük kell a vezetőknek. Erről természetesen tájékoztatniuk kell a jelentést küldőt.

Formája:-címként: Jelentés-jobb oldalon a keltezés, iktatószám- bal oldalon alatta, hogy kinek a részére írjuk, és a beosztása- a jelentés szövege- aláírás, beosztás

A feljegyzés belső használatra készülő irat, amelynek célja lehet tájékoztatás valamilyen ügy állásáról, megtörténtéről, lehet javaslatkérés, figyelmeztetés, tájékoztatás valamilyen üggyel kapcsolatban, írhatja beosztott a vezetőnek, és vezető a beosztottnak. Tehát sokféle tárgya lehet.

Annyiban hasonlít az emlékeztetőre, hogy felhívja a címzett figyelmét határidőre, tennivalóra más egyébre, de készítője igen gyakran azért is ír feljegyzést, mert valamely ügyben a döntés meghaladja hatáskörét, és kéri felettese közreműködését, döntését.

A feljegyzésre adott válasz lehet jóváhagyó, elutasító, esetleg módosító megoldást tartalmazó.

A feljegyzések általában nem formanyomtatványokon készülnek, mert különbözőségükből adódóan a közölt adatok mennyisége, az iratok terjedelme többféle lehet, tehát esetenként szabadon kell megfogalmazni.

A feljegyzés formája:címként: Feljegyzésjobb oldalon a keltezés, iktatószámbal oldalon alatta, hogy kinek a részére írjuk, és a beosztásaa feljegyzés szövegealáírás, beosztásmelléklet (ha van) (példa tk. 155. old.)

8/B Válassza ki és értelmezze a pénzügyi okiratok közül a számla tartalmát, legfontosabb adatait! (példa tk. 258-261. old.)

A számlázási bizonylatok közé tartozik az áruszámla és a készpénzfizetési számla.Termék vagy szolgáltatás vásárlásakor készült bizonylatot áruszámlának, de röviden

számlának nevezzük.A számla készülhet számítógépen is, és tömbön is. Tartalmaznia kell (címként) a

megnevezését, sorszámát, a kiállító (az eladó) megnevezését, címét, adószámát, a vevő megnevezését, címét, a keltezést, az adásvétel tárgyát képező áru megnevezését (besorolási kódját), mennyiségét, egységárát, általános forgalmi adóját, a bruttó összeget, a számlát kiállító személy aláírását. A számlán fel kell tüntetni a fizetés módját (pl. átutalás), ha pedig az áru átvételekor a vevő kifizette annak ellenértékét, akkor a szálára rá kell vezetni (rábélyegezni) azt, hogy Fizetve.

A készpénzfizetési számlát - magától értetően - akkor állít ki a pénz átvevője, ha a termék átadása vagy a szolgáltatás után, közvetlenül azt követően átvette az ellenértékét. Ennek a számlának is tartalmaznia kell a számlánál felsorolt adatokat.

0061-06

9/A Munkahelyén 5 új számítógépet szeretnének vásárolni. Árajánlatokat kértek a lehetséges partnerektől, és ezután kiválasztották a legkedvezőbb szállítót. Az adásvételi szerződés létrejöttéhez milyen üzleti levél-típusok alkalmazása szükséges?

- Milyen szempontokat tart fontosnak a legkedvezőbb ajánlat kiválasztásához?- Válassza ki a szükséges nyomtatványokat! - Jellemezze az egyes okmányokat, ismertesse a kitöltés szabályait! Milyen adatokat

kell tartalmazniuk?

A legkedvezőbb árajánlat kiválasztásához szükséges:• Ár• Megbízható, jómódú cég legyen• Garanciális legyen• Megfelelő szervízkörnyezet• Megfelelő partneri kapcsolat• Korszerűség

Ajánlatkérő levél:Ajánlatot konkrét igény alapján kérünk. Ebben már megjelöljük pontosan a mennyiséget, a

minőségi igényünket, az optimális szállítási határidőt, és tájékoztatást kérünk a fizetési feltétételekről is. Az ajánlatkérő levélnek az a célja, hogy a konkrétan megfogalmazott igényünkre érkező ajánlatokból a legkedvezőbbet válasszuk ki. Az ajánlatkérő levél általában a következőket tartalmazza:

Megrendelő neve, címe, telefonszáma, faxszáma, e-mail címeA címzett neve, ügyintéző neve, beosztásaKeltezés, iktatószám, ügyintézőnk neveA címzett címeTárgyként ajánlatkérésMegszólításLevél szövege. Itt általában hivatkozunk az előzményekre, illetve arra, hogy milyen

forrásból szereztünk tudomást a címzettről. Pontosan megjelöljük milyen termékre, milyen mennyiségben van szükségünk, tehetünk javaslatot a kiegyenlítés módjára, közölhetjük az átvétel helyét, választ kérünk a garanciavállalás idejére.

Elköszönés - Aláírás (példa: tk. 53. old.)

Az ajánlatkérésre általában megérkezik az ajánlat. Általában 30 napig szokás tartani az ajánlatot, de lehet a határidő ennél rövidebb vagy hosszabb is. Az ajánlat többnyire felhívja a figyelmet az abban szereplő termék megvásárlásának, vagy a szolgáltatás igénybe vételének előnyére is. Ajánlatkérő levélre minden esetben válaszolni kell, még akkor is, ha az adott időpontban nem tudjuk a levélben megjelölt árut szállítani. Az ajánlat rendszerint a következőket tartalmazza:

A vállalt neve, címe, telefonszáma, faxszáma, e-mail címeAz ajánlatkérő cég neve, ügyintéző neve beosztásaKeltezés, iktatószám, ügyintézőnk neveAz ajánlatkérő címeTárgyként ajánlatMegszólításA levél szövege. Itt általában hivatkozunk az előzményekre. Megnevezzük a terméket és

megadjuk a termék jellemző adatait, megadjuk a termék, szolgáltatás árát, ismertetjük a szállítási feltételeinket, a fuvarköltséget, megírjuk az ellenérték kiegyenlítésének módját, határidejét.

Elköszönés - Aláírás

MegrendelésHa a vásárolni szándékozó vállalat az ajánlatok között talál olyat, amelyik megfelel az

igényeinek, akkor megrendeli a terméket, a szolgáltatást. A megrendelőlevélnek ki kell térnie

0061-06

az adásvételi ügylet minden részletére. A megrendelőiével aláírója kötelezettséget vállal arra, hogy az abban leírtak szerinti kifogástalan teljesítés esetén átveszi az árut, és ellenértékét kiegyenlíti.

Megrendelés keletkezhet írásos ajánlat nyomán is, és anélkül is, esetleg szóbeli megállapodás alapján, de a megállapodást minden esetben írásban kell rögzíteni, és ha a megrendelést az eladó visszaigazolta, akkor a két fél között jogi kapcsolat jött létre. Ebben a jogi kapcsolatban mind az eladónak, mind a vevőnek megvannak a maga jogai és kötelezettségei. Az eladónak kötelessége a megállapodás szerint teljesíteni, és joga van a teljesítés ellenértékét átvenni. A vevő joga az általa megrendelt árut megkapni, és kötelessége annak ellenértékét kifizetni. Jogi kapcsolat tehát a megrendelés visszaigazolásával, a megrendelést elfogadó aláírásával keletkezik. A megrendelőlevél a következőket tartalmazza:

A megrendelő neve, címe, telefonszáma, faxszáma, e-mail címeA címzett neve, ügyintéző neve, beosztásaKeltezés, iktatószám, ügyintézőnk neveA címzett címeTárgyként megrendelésMegszólításA levél szövege. Itt általában hivatkozunk az előzményekre, megnevezzük a terméket,

megírjuk a szükséges mennyiséget, közöljük az átvétel helyét, módját, meghatározzuk a szállítás idejét, eszközét, közöljük az ellenérték kiegyenlítésének módját, határidejét, kitérünk az ár pontos részletezésére, tartalmazhatja a levelünk a csomagolással kapcsolatos kikötést, az ígért garanciavállalást, kérjük a megrendelésünk visszaigazolását.

Elköszönés Aláírás

Az adásvételi szerződés az egyik legősibb szerződésfajta, amely áru és pénz közötti csereviszony formáját adja. Ennek alapján az eladó köteles a dolog tulajdonjogát átruházni a vevőre és a dolgot átadni a vevőnek, a vevő pedig köteles a vételárat megfizetni és a dolgot átvenni.

Az adásvételi szerződés megkötése során az eladó kötelessége tájékoztatni a vevőt a dolog lényeges tulajdonságairól, különös tekintettel a dologgal kapcsolatos jogokról és kötelezettségekről. Adásvétel tárgya lehet bármely forgalomképes dolog (ingatlan vagy ingó dolog). A szerződésnek tartalmaznia kell minden olyan körülményt, amely összefügg az adásvétel tárgyával. Tartalmaznia kell: az eladó és a vevő személyi adatit

az adásvétel dátumáta vételárat számmal, betűvela vételár megfizetésének módját (egyszeri vagy részletekben történő megfizetés)az adásvétel tárgyával kapcsolatos terheta mellékkötelezettségeket (foglaló, óvadékjótállás, kezesség, közbér ...)keltezésteladó, vevő aláírásátkét tanú aláírását, lakcímétAz adásvétel esetében tehát áru-pénz csere bonyolódik. Ettől különbözik a csereszerződés,

amelyet akkoi kötnek, ha mindkét fél árut ad át a másiknak. A csereszerződés megkötésekor az adásvétel szabályait kell megfelelően alkalmazni. Ez azt jelenti, hogy mindkét felet a saját áruja tekintetében eladónak, a másik fél árujával kapcsolatban pedig vevőnek kell tekinteni, (példa tk. 94. old.)

9/B Válassza ki az ügyiratok közül és értelmezze a kérvény tartalmát, legfontosabb adatait, (példa tk.73, 74. old.)

Kérvényt, kérelmet sokféle tárgyban és különböző szervezetekhez írhatunk. A kétféle irat között az a különbség, hogy a kérvény - elsősorban formailag - kötöttebb kivitelezésű. A szabályosan elkészített kérvénynek var felzete is. A kérelemhez nem írunk ilyet. A felzet elkészítésének módja a következő:

0061-06

Az A/4-es papírra írt kérvényt hosszanti tengelye mentén kettéhajtjuk, és az így kapott üres felületre a következőket a következőképpen írjuk:

A papír felső szélétől 20-25 mm-re felírjuk a címzett nevét, majd l sort kihagyva a címét. Ez után

12-13 sort kihagyva felírjuk a kérvényező nevét, lakcímétMajd ismét kihagyunk kb. 10 sort, és felírjuk a kérvény tárgyátHa van melléklet, akkor újabb 8-10 sor kihagyással felírjuk a Melléklet szót, alatta pedig

megnevezzük a mellékletet, és csatoljuk a másolatot. Az A/4-es papír belső oldalára írjuk a kérvényt, aminek tartalmaznia kell:

a címzésta kérelmező nevét, lakcímét, munkahelyéta kérés pontos meghatározásátaz indokok meggyőző leírásáta kérés megismétlését, és kérjük a kedvező döntésta keltezést, az aláírást.

0061-06

10/A Vállalatánál termékbemutató konferenciát rendeznek. Felettese azzal a feladattal bízza meg, hogy biztosítsa a konferencia megrendezéséhez szükséges technikai eszközöket, illetve küldjön meghívót a konferenciára a cég legfontosabb partnereinek.

- Milyen audiovizuális és multimédiás eszközöket tart szükségesnek a konferencia megrendezéséhez?

- Röviden foglalja össze ezek szerepét és kezelésük szabályait!- A konferencia meghívóját milyen formai és tartalmi szempontok alapján készítené el?

A konferencia fogalma: olyan rendezvény, amely egy bizonyos, világosan körülhatárolható témáról nyújt tájékoztatást vezető testületek és személyek számára. Programja rendszerint kötött, anyaga meghatározott, a részvételhez meghívó szükséges. A résztvevők számát a termek befogadóképessége korlátozza.

Eszközök a konferencián:A szervezési feladatok közé tartozik a felhasználandó szemléltető, illetve segédeszközök

előkészítése, működésük ellenőrzése. Ilyen eszközök lehetnek: diavetítő, írásvetítő, projektor, vetítővászon, laptop vagy számítógép.

Célszerű különböző spirálozott, hőkötött reprezentációs anyagok készítése.A diavetítő:Az állóképvetítő felhasználását behatárolja, hogy csak statikus állapotok, fázisképek

bemutatását teszi lehetővé. Mint minden szemléltetőeszközt, úgy a diaképeket is csak akkor szabad alkalmazni, ha azok az ismeretszerzés folyamatát hatékonyabbá tudják tenni. Az állóképvetítő alkalmazásának korlátot szab az is, hogy élvezhető képet csak kellően elsötétített teremben ad, ilyen körülmények között pedig a jegyzetelés körülményes.

Az írásvetítőAz írásvetítő átlátszó, átvilágítható képek, modellek kivetítésére szolgáló berendezés.

Kialakítása helyhez kötött vagy hordozható. Mindkét kialakítás nagy fényerővel, a terem elsötétítése nélkül alkalmas előadások kiszolgálására. A vetítők fényerejének növelését az is szükségessé tette, hogy velük LCD számítógépes felületek is kivetíthetek legyenek.

A hangosított diasorozat bemutatásához ma már inkább PowerPoint-os prezentációkat használnak. A számítógép összekötése a projektorral lehetővé teszi a Power Point-os prezentáció kivetítését. Ehhez azonban szükséges egy vetítővászon is.

A konferenciára szóló meghívó elkészítésének tartalmi és formai tudnivalóiA termékbemutató konferencián csak írásos meghívóval lehet részt venni. A meghívónak

tartalmaznia kell a meghívó szervezet nevét, a meghívott(ak) nevét, a meghívás alkalmát, indítékát (termékbemutató konferencia), az esemény helyszínét (pontos címét, esetleg megközelítésének módját is), az esemény időpontját (időtartamát). Gyakran küldenek olyan meghívót is, amely programot (műsort) is tartalmaz. Ilyenkor a szerkesztésben a meghívást el kell választani a programismertetéstől.

A meghívó készülhet egyedi példányként vagy sokszorosítva. Egy konferenciára (amely hivatalos összejövetel) minden meghívottnak névre szóló meghívót küldenek. Nem megfelelő, ha a név helyett az Ön szót írják, mivel ez személytelen és nem udvarias forma. A konferenciára szóló meghívást annak időpontja előtt 2-3 héttel illik elküldeni, ennek indoka, hogy a meghívott így be tudja illeszteni programjába, fel tud rá készülni. A meghívóba érdemes a részvétel visszajelzését vagy lemondását lehetővé tevő utalásokat tenni, továbbá bele kell írni 32 öltözködésre vonatkozó esetleges kívánalmakat, (példa: tk. 252. old.)

10/B Válassza ki az okmányok közül és értelmezze az adásvételi szerződés tartalmát, legfontosabb adatait!

Az adásvételi szerződés az egyik legősibb szerződésfajta, amely áru és pénz közötti csereviszony formáját adja, Ennek alapján az eladó köteles a dolog tulajdonjogát átruházni a vevőre és a dolgot átadni a vevőnek, a véve pedig köteles a vételárat megfizetni és a dolgot átvenni.

0061-06

Az adásvételi szerződés megkötése során az eladó kötelessége tájékoztatni a vevőt a dolog lényeges tulajdonságairól, különös tekintettel a dologgal kapcsolatos jogokról és kötelezettségekről. Adásvétel tárgya lehet bármely forgalomképes dolog (ingatlan vagy ingó dolog). A szerződésnek tartalmaznia kell minden olyan körülményt, amely összefügg az adásvétel tárgyával. Tartalmaznia kell: az eladó és a vevő személvi adatitaz aaasveiei darumat

a vételárat számmal, betűvela vételár megfizetésének módját (egyszeri vagy részletekben történő megfizetés)az adásvétel tárgyával kapcsolatos terheta mellékkötelezettségeket (foglaló, óvadék, jótállás, kezesség, közbér ...)keltezésteladó, vevő aláírásátkét tanú aláírását, lakcímétAz adásvétel esetében tehát áru-pénz csere bonyolódik. Ettől különbözik a csereszerződés,

amelyet akkor kötnek, ha mindkét fél árut ad át a másiknak. A csereszerződés megkötésekor az adásvétel szabályait kell megfelelően alkalmazni. Ez azt jelenti, hogy mindkét felet a saját áruja tekintetében eladónak, a másik fél árujával kapcsolatban pedig vevőnek kell tekinteni, (példa tk. 94. old.)

0061-06

11/A Vállalata jubileumi ünnepséget szervez. Felettesétől azt a feladatot kapja, hogy készítse elő a rendezvényt, és a javasolt lebonyolítási rendről és feltételekről írásban tájékoztassa a vállalat vezetőit.

- Milyen hivatalos levelezési formában készítené el a tájékoztatót? A választott ügyirat milyen feladatokat tartalmazzon?

- Hogyan juttatná el a vezetőség számára a tájékoztatót?

A jubileumi ünnepség megszervezésének előkészítéséhez feljegyzést használnék, amely rokon műfaj az emlékeztetővel, de különbözik is attól. Az emlékeztető valamely feladatmegoldás folyamatában feladatra, határidőre és felelősre hívj fel a figyelmet (emlékeztet). A feljegyzéssel fontosnak tartott tényekről, állapotról, helyzetről, intézkedésekről, feladatteljesítésről tájékoztatunk. Tehát belső használatra készített rövid figyelmeztető (emlékeztető) irat a vezető vagy a beosztottak számára. Rendszerint a határidővel és a felelős(ök) megnevezésével zárjuk. A feljegyzés hasznos ügyirattá akkor válik, ha jól tájékoztat és alapja (forrása) lehet valamely intézkedésnek, határozatnak.

Ezt a feljegyzést hagyományos és digitális úton is el lehetne juttatni az érintetteknek. Ha a hagyományos formát választanám, akkor egy belső levelet írnék, konkrétan meghatározva minden munkatárs feladatát külön-külön részletezve. Ezt követően az elkészített levelet fénymásológép segítségével lesokszorosítanám a megfelelő példányban. Ha a vállalat nem egy telephelyen működik, akkor faxon továbbítanám a megfelelő címzetteknek.

Amennyiben a modern eszközöket szándékoznám igénybe venni, akkor az internet segítségével továbbítanám a vezetőség számára ezt a levelet. Természetesen fontossági sorrendet tartanék, mindenképpen rendszerezném a legsürgősebben elvégzendő feladatokat.

11/B Válassza ki az okmányok közül, és értelmezze a munkaszerződés tartalmát, legfontosabb adatait!

A tájékoztatót jelentés vagy feljegyzés formájában is rögzíthetjük.A jelentés olyan irat, amelyet általában beosztottak készítenek főnökeiknek, többnyire

tájékoztatás céljából.Céljából adódóan sokféle jelentés készül tartalmilag is, gyakoriságát tekintve is, és aszerint

is, hogy szervezeten belüli használatra vagy felettes szerveknek készül-e az irat.Tárgyát tekintve készülhet jelentés termelésről, tárgyalás eredményéről, és még jó néhány

más egyébről. Gyakoriságát tekintve lehet a jelentés rendszeres jellegű (napi, heti, havi, negyedévi, félévi, évi), és lehet alkalmi jellegű (valamely eseménnyel, témával kapcsolatosan) a beosztott illetve a vezető kezdeményezésére.

A rendszeres jelentésekhez általában nyomtatványok készülnek, az alkalmiakat azonban a tárgynak és a terjedelemnek megfelelően kell elkészíteni.

A jelentésben leírt információkkal összefüggésben gyakran javaslatok is szerepelnek, és azok alapján dönteniük kell a vezetőknek. Erről tájékoztatniuk kell a jelentést küldőt.

A jelentés formája:– címként: Jelentés– jobb oldalon a keltezés, iktatószám– bal oldalon alatta, hogy kinek a részére írjuk, és a beosztása– a jelentés szövege– aláírás, beosztás

A feljegyzés belső használatra készülő irat, amelynek célja lehet tájékoztatás valamilyen ügy állásáról, megtörténtéről, lehet javaslatkérés, figyelmeztetés, tájékoztatás valamilyen üggyel kapcsolatban, írhatja beosztott a vezetőnek, és vezető a beosztottnak. Tehát sokféle tárgya lehet.

0061-06

Annyiban hasonlít az emlékeztetőre, hogy felhívja a címzett figyelmét határidőre, tennivalóra más egyébre, de készítője igen gyakran azért is ír feljegyzést, mert valamely ügyben a döntés meghaladja hatáskörét, és kéri felettese közreműködését, döntését.

A feljegyzésre adott válasz lehet jóváhagyó, elutasító, esetleg módosító megoldást tartalmazó. A feljegyzések általában nem formanyomtatványokon készülnek, mert különbözőségükből adódóan a közölt adatok mennyisége, az iratok terjedelme többféle lehet, tehát esetenként szabadon kell megfogalmazni.

A feljegyzés formája:– címként: Feljegyzés– jobb oldalon a keltezés, iktatószám– bal oldalon alatta, hogy kinek a részére írjuk, és a beosztása– a feljegyzés szövege– aláírás, beosztás– melléklet (ha van) (példa tk. 155. old.)

A tájékoztatót a vezetőség számára faxon vagy e-mailben is el lehet küldeni. A másik lehetséges mód a körlevél.

A körlevél egy szervezeten belüli olyan kommunikációs eszköz, amelyik érint minden dolgozót vagy a dolgozók egyik részére vonatkozik. Az érintettek aláírásukkal igazolják, hogy tudomást szereztek a körlevélben közöltekről. Ezért annyi példányban készül a körlevél, ahány munkaszervezeti egység van a cégnél, intézménynél.

Készülhet igazgatói, főosztályvezetői vagy más vezetői körlevél. Ennek a belső iratnak sincs kötött formája mindig a célnak megfelelő módon készül el.

Formája:Bal oldalon pl. : Igazgatói körlevél minden munkatársnakVele egy sorban jobb oldalon a keltezés és az iktatószámPár sor kihagyása után a körlevél szövegeA küldő neve, beosztásaA címzettek neve + az aláírásaik

11/B Válassza ki az okmányok közül és értelmezze a munkaszerződés tartalmat, legfontosabb adatait, (példa: tk. 133. old.)

Munkaszerződés: a munkáltató és a munkavállaló között létrejövő, a munkaviszony létesítésére vonatkozó megállapodás. A munkaszerződést írásba kell foglalni. A munkaszerződés alanyai a munkaadó és a munkavállaló. Általános szabály, hogy a munkaviszony határozatlan időtartamra jön létre. Amennyiben tehát a felek másban nem állapodnak meg, a munkaviszonyt mindig határozatlan időre létesítettelek kell tekinteni. Bizonyos esetekben azonban a felek érdeke lehet az is, hogy határozott időtartamra létesítsenek munkaviszonyt. Mind a határozott, mind a határozatlan időre létesített munkaviszony esetén kiköthető próbaidő. A próbaidő tartama harminc nap, azonban a felek ennél rövidebb vagy hosszabb - de legfeljebb három hónapig terjedő próbaidőben - is megállapodhatnak. A próbaidő meghosszabbítása tilos. A próbaidő alatt a munkaviszonyt bármelyik fél azonnali hatállyal megszüntetheti.

Munkaviszonyba munkavállalóként az léphet, aki a tizenhatodik életévét betöltötte. Létesíthet munkaviszonyt az iskolai szünet alatt a tizenötödik életévét betöltött, nappali rendszerű képzés keretében tanulmányokat folytató tanuló, de ehhez szükséges a törvényes képviselőjének a hozzájárulása is.

A kivételek ellenére általános alapelv, hogy munkaviszonyt cselekvőképes személy létesíthet. Cselekvőképesség szempontjából a jog három kategóriát különböztet meg:

– cselekvőképtelenség– korlátozott cselekvőképtelenség– cselekvőképesség

Cselekvőképes a tizennyolcadik életévét betöltött nagykorú személy, saját akaratából, saját nevében jogokat szerezhet és kötelezettségeket vállalhat.

0061-06

A munkaviszonnyal kapcsolatos megállapodást munkaszerződésben rögzítjük. A munkaszerződés tehát a munkavállaló és a munkáltató egybehangzó akaratnyilvánítása, amely tartalmazza:

– a munkáltató megnevezését, címét– a munkavállaló megnevezését, címét– a munkavállaló munkakörét és munkavégzésének helyét– a munkavállaló személyi alapbérét, a munkabér kifizetésének rendszerét– a munkaviszony kezdetének időpontját– a munkaszerződés megkötésének időpontját– a munkáltatót képviselő személy aláírását– a munkavállaló aláírását

A munkaviszony létrejöttének és kezdetének időpontja elkülönül egymástól. A munkaviszony a munkaszerződés megkötésével keletkezik. A munkaviszony kezdete pedig a munkába lépés napja. Ha a munkába lépés napja nem szerepel a munkaszerződésben, akkor a szerződés megkötését követő napon kell a munkavállalónak munkába állnia.

A munkaszerződés megkötésével egyidejűleg a munkáltató köteles tájékoztatni a munkavállalót a rendes szabadság mértékének számításáról és kiadásáról, a munkáltatóra és a munkavállalóra irányadó felmondási ide megállapításának szabályairól, valamint arról, hogy a munkáltató a kollektív szerződés hatálya alá tartozik-e. A munkaszerződés megkötésekor elegendő szóban megadni ezt a tájékoztatást, azonban 30 napon belül írásban is közölni kell a munkavállalóval.

0061-06

12/A Felettese értekezletet hív össze, amelyen ismertetné a cég jelenlegi helyzetét, és a következő év legfontosabb feladatait vitatná meg az alkalmazottakkal. Ön azt a feladatot kapja, hogy készítse elő az értekezlethez szükséges tájékoztató anyagokat, illetve készítsen feljegyzést az értekezleten elhangzottakról.

- Az értekezlet előkészítéséhez milyen tájékoztató adatok kiválasztását tartaná fontosnak?

- Milyen hivatalos levelezési formában rögzítené az értekezleten elhangzottakat? A választott ügyirat milyen adatokat tartalmazzon?

A cég egyes osztályaitól adatközlő táblázatokat kérnék, melyben egy évre visszamenőleg meglennének a termelési adatok, grafikonok segítségével lehetne látni a volumen emelkedését ill. csökkenését. Az egyes osztályoktól összegyűjteném ezeket a táblázatokat, s felettesemnek az értekezlet előtt elektronikus formában, vagy nyomtatott formában rendelkezésére bocsátanám.

Az értekezleten elhangzottakat jegyzőkönyvben rögzíteném. A jegyzőkönyv készítésekor az érdekeltek egy helyütt és együttesen alakítják ki véleményüket és akaratukat valamely döntés meghozatalakor, figyelembe véve és feltüntetve az ellenvéleményeket is. A jkv. Nem egyoldalú, hanem közösen kialakított álláspont eredménye, írásos rögzítése.

A jkv. Gyűléseken, üléseken, tanácskozásokon, tárgyalásokon elhangzott kijelentések, viták, események, határozatok írásbeli rögzítése meghatározott formában. Elkészülte után – amennyiben terjedelme engedi – felolvassák a résztvevők előtt és ennek megtörténtét bizonyításul 2 megbízott személlyel aláíratják (hitelesítik).

Az értekezletekről rövidített jegyzőkönyvet készítünk, ugyanis a felszólalóknak a tárgyhoz fűzött támogató vagy elmarasztaló véleménye, indítványa, javaslatuknak lényege is elegendő a lejegyzésre.

Ha az értekezlet vezetője, elnöke tömörített szövegű jkv-et kér tőlünk, akkor a lényegesnek tartott mondanivalót gépeljük le nyelvi hibák nélkül, de a felszólalók egyéni stílusának megtartásával.

A kivonatos jkv-ben is a lényeges mondanivalót rögzítjük, de a tömörítettől eltérően a felszólalásokat átfogalmazzuk. A felszólalók az igéket általában E/1. személyben használják, ha a maguk nevében beszélnek és többes számban, ha hivatalos megbízójuk véleményét közvetítik az értekezleten.

Részei:I. A fejrész (bevezetés)A felvétel helye, idejeA szervezet neve, címe.A jelenlevőkTárgymegjelölésII. A főrész (tárgyalás)Előadás, vitaindító, beszámoló, ismertető, tájékoztatóFelszólalások, hozzászólások, javaslatok (indítványok)III. A zárórész (befejezés)Határozat(ok)Utalás a keltezésre (K. m. f. = kelt mint fent)Aláírások (hitelestés)

0061-06

12/B Válassza ki az üzleti levelek közül a reklamációt, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit!

Tájékoztató adatok: pl. táblázatok, kimutatások. A táblázatok könnyen elkészíthetők az Excel táblázatkezelő program segítségével.

Az értekezletről jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv tárgyalásról, esemény megtörténtéről készült írás, amely szükség esetén bizonyító erejű okirat - ha a követelményeknek megfelelően készült el.

A szabályosan elkészített jegyzőkönyv bizonyító erejű irat, és attól függően, hogy miről készül, vagyis tárgya szerint megkülönböztetünk:

– tanácskozásról (értekezletről, tárgyalásról, parlamenti ülésről stb.) – eseményről (balesetről, műszaki átadásról, szakértői szemléről stb.) – kihallgatásról (bírósági, rendőrségi, egyéb kihallgatásról) készültjegyzőkönyvet.

Tanácskozáson készülhet un. lefolyásjegyzőkönyv és eredményjegyzőkönyv. Tanácskozásról készült jegyzőkönyv esetén a cél meghatározott, és ennek megfelelően választják meg, hogy milyen részletesen rögzítse a jegyzőkönyv az elhangzottakat. Ennek megfelelően készül:

• szó szerinti• teljes• tömörített• határozatok jegyzőkönyveA szó szerinti jegyzőkönyv, mint azt az elnevezése is jelzi, minden elhangzott szót

tartalmaz.Vállalatoknál, intézményeknél a fontos tanácskozásokról többnyire teljes jegyzőkönyvet

készítenek. Ebben minden felszólaló mondanivalója szerepel, de az elmondottakat nem szó szerint írják le, hanem csak a mondandó lényegét.

A tömörített (összefoglaló) jegyzőkönyv csak a napirendi pontokhoz szorosan kapcsolódó elhangzottakat tartalmazza, és a felszólalások leglényegesebb elemeire tejed ki.

A határozatok jegyzőkönyvében csak a megszületett döntéseket, határozatokat írják le.

Bár vannak nyomtatványokon készült jegyzőkönyvek, de az igazi jegyzőkönyv az adott eseményhez alkalmazkodó, annak sajátosságát hűen tükröző írás, amelynek megvannak a szerkezeti és tartalmi szabályai. A tanácskozáson készült jegyzőkönyv szerkezeti egységei:

a) a fejrész (bevezető)b) a főrész (tárgyalás)c) a zárórész (befejezés)

A fejrész tartalmazza:– a Jegyzőkönyv szót– a jegyzőkönyv felvételének időpontját– a felvétel helyét– a jelenlévők megnevezését ( kisebb létszám esetén név szerinti felsorolásukat,

nagyobb létszám esetén csatolni kell a megjelentek által aláírt jelenléti ívet)– a jegyzőkönyvvezető megnevezését– az értekezlet napirendjét / tárgyát

A főrész tartalmazza:– az esetleges beszámolót, vitaindítót, előadást– a nevekkel megjelölt felszólalásokat, javaslatokat– a határozatokat és a határozat elfogadási arányát– a következő értekezlet időpontjának megjelölését A jegyzőkönyvnek ezt a részét

általában múlt időben és egyes szám harmadik személyben írják.

A zárórész tartalmazza:

0061-06

– a K. m. f. (Kelt, mint fent) formulát– az aláírásokat– Az aláírók általában: az értekezlet vezetője, az általa felkért 1-2 hitelesítő személy a

résztvevők közül és a jegyzőkönyv vezetője, (példa: tk. 152.old)

12/B Válassza ki az üzleti levelek közül a reklamációt, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit! (példa: tk. 67. old.)

Ha a megrendelő azt állapítja meg, hogy a szállító nem a szerződésben szereplő megállapodás szerint teljesíteti valamilyen szempontból - minőségi, mennyiségi vonatkozásban, esetleg hibás számlát küldött - , akkor közli kifogásait a szállítóval, ír neki egy kifogásoló (reklamáló) levelet.

Ennek a levélnek pontosan kell tartalmaznia a kifogást, a hivatkozást a megállapodás részleteire. Kérheti az eladó megjelenését helyszíni szemlére, és felvetheti a hibás teljesítés rendezésének módját (pl. árengedményt, a termék kicserélését, esetleg a kijavítást), de közölheti a megrendelő az eladóval azt is, hogy eláll a szerződéstől.

A kifogásoló levélre a címzettnek válaszolnia kell, és ettől a választól nagymértékben függ az ügy rendezésének módja. Bár ezeknek a leveleknek a küldője, illetve címzettje más-más erőpozícióban nyilatkozik, mégis a levelek hangnemének alapvetően udvariasnak kell lennie. A kifogásoló levelünket úgy kell megfogalmaznunk, hogy az a jövőbeni üzleti kapcsolatunkat ne befolyásolja negatívan.

Gyakori a hibás teljesítést követően, hogy a megrendelő árengedményt kérő levelet küld a szállítónak. Ebben az levélben hivatkozik a tennék átvétele során megállapított, a szerződéstől eltérő teljesítésre, ismerteti a kifogást, felajánlja az eladónak, ill. képviselőjének a helyszíni szemlét (közölve annak helyét és idejét), és közölheti a kárpótlás módját, ami lehet, egyebek között árengedménnyel kapcsolatos igény is.

Formája:Fejlécben a cég neve, címe, telefonszáma, faxszáma, e-mail címePár sorral lejjebb, bal oldalon a címzett neve, ügyintéző neve, beosztásaJobb oldalon a keltezés, iktatószám, ügyintéző neveJobb oldalon a címzett címeAlatta sorkihagyás után a tárgyMegszólításLevél szövege - ElköszönésAláírás, beosztás

0061-06

13/A Felettese ellenőrzést tartott a cég egyik raktárában, és az ellenőrzés során különböző hiányosságokat tapasztalt. Ön azt a feladatot kapja, hogy készítsen írásos feljegyzést az ellenőrzés eredményéről.

- Milyen hivatalos levelezési formában rögzítené a feljegyzést? A választott ügyirat milyen adatokat tartalmazzon?

- Milyen rendezési módjai lehetnek a feltárt hiányosságoknak?

A leltározás az a tevékenység, amelynek során a vállalkozó, a tulajdonában lévő használatába adott eszközök, és forrásaik valóságban meglévő mennyiségét megszámlálással, méréssel, megállapítja. A leltározáshoz tartozik a nyilvántartás szerinti állomány és a tényleges állomány közötti különbözet (ha van) megállapítása és elszámolása. A leltározás szervezett végrehajtásához a vállalkozások évente leltározási ütemtervet készítenek.

A leltáreltérés lehet leltárhiány és leltártöbblet. Leltárhiány esetén a rendezési módok lehetnek: a felelős személy, vagy csoport kártérítési felelősséggel tartozik,veszteségleírással, ha elemi kár, illetőleg elháríthatatlan okok miatt következik be a leltáreltérés.

A feladatteljesítésről, annak eredményéről tájékoztatjuk a vezetőket, illetőleg munkatársunkat a belső használatra készített feljegyzéssel, jelentéssel. Feljegyzés

A feljegyzés belső használatra készülő ügyirat. Célja lehet egy feladat teljesítéséről szóló tájékoztatás, javaslatkérés, figyelmeztetés. Tényekről, határidőkről, tennivalókról is tájékoztathat, de készítője azért is írhat feljegyzést, mert valamely ügyben a döntés meghaladja a hatáskörét, kéri felettese közreműködését, döntését. Írhatja beosztott vezetőnek, és vezető beosztottnak. Formája nem kötött.Jelentés

A jelentés olyan irat, amelyet általában beosztottak készítenek főnökeinek, többnyire tájékoztatás céljából. A társadalmi, a gazdasági és a hivatali életben gyakran készített nélkülözhetetlen ügyirat. Mivel a szervezetek tevékenységi köre igen széles körű, belátható, hogy a jelentés tartalmilag hasonlóképpen sokféle lehet. A jelentéssel informálunk (tájékoztatunk), felvilágosítunk. Meghatározott kérésre (utasításra), vagy rendszeres munkaköri feladatként készítjük el.A jelentések céljuk, témájuk és rendszerességük alapján rendszerezhetők:rendszeres jelentés (napi, heti, havi, negyedévi, félévi, évi)különleges jelentések (meghatározott témára, témakörre vonatkozóan)A jelentés javasolt felépítése:

A jelentések fogalmazásakor javasolt tartani a hármas tagozódást. A cím magában foglalja a jelentés címzettjét és a tárgyat.

1. Bevezetés

Utalás a jelentés céljára, az adatgyűjtés (információ) főbb forrásaira és módjára. törekedjünk az érdeklődés felkeltésére.

2.Tárgyalás

0061-06

A jelentés érdemi része, a tárgy, a mondanivaló kifejtése logikus taglalásban. A jelentés részeit egymással való összefüggéseikben rendszerezve tárjuk fel. Használhatunk táblázatokat, grafikonokat a tények bemutatására, igazolására.

3.Befejezés

Összegezzük az elmondottakat, következtetésekkel, és javaslatokkal. Keltezéssel és aláírással zárjuk.

13/B Válassza ki az üzleti levelek közül a megrendelést, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit!

Az ellenőrzés eredményéről jelentés vagy feljegyzés készülhet.

JEGYZŐKÖNYVA jelentés olyan irat, amelyet általában beosztottak készítenek főnökeiknek, többnyire

tájékoztatás céljából.Céljából adódóan sokféle jelentés készül tartalmilag is, gyakoriságát tekintve is, és aszerint

is, hogy szervezeten belüli használatra vagy felettes szerveknek készül-e az irat.Tárgyát tekintve készülhet jelentés termelésről, tárgyalás eredményéről, és még jó néhány

más egyébről. Gyakoriságát tekintve lehet a jelentés rendszeres jellegű (napi, heti, havi, negyedévi, félévi, évi), és lehet alkalmi jellegű (valamely eseménnyel, témával kapcsolatosan) a beosztott illetve a vezető kezdeményezésére.

A rendszeres jelentésekhez általában nyomtatványok készülnek, az alkalmiakat azonban a tárgynak és a terjedelemnek megfelelően kell elkészíteni.

A jelentésben leírt információkkal összefüggésben gyakran javaslatok is szerepelnek, és azok alapján dönteniük kell a vezetőknek. Erről természetesen tájékoztatniuk kell a jelentést küldőt.

A jelentés formája:-címként: Jelentés-jobb oldalon a keltezés, iktatószám- bal oldalon alatta, hogy kinek a részére írjuk, és a beosztása- a jelentés szövege- aláírás, beosztás

A feljegyzés belső használatra készülő irat, amelynek célja lehet tájékoztatás valamilyen ügy állásáról, megtörténtéről, lehet javaslatkérés, figyelmeztetés, tájékoztatás valamilyen üggyel kapcsolatban, írhatja beosztott a vezetőnek, és vezető a beosztottnak. Tehát sokféle tárgya lehet.

Annyiban hasonlít az emlékeztetőre, hogy felhívja a címzett figyelmét határidőre, tennivalóra más egyébre, de készítője igen gyakran azért is ír feljegyzést, mert valamely ügyben a döntés meghaladja hatáskörét, és kéri felettese közreműködését, döntését.

A feljegyzésre adott válasz lehet jóváhagyó, elutasító, esetleg módosító megoldást tartalmazó.

A feljegyzések általában nem formanyomtatványokon készülnek, mert különbözőségükből adódóan a közöli adatok mennyisége, az iratok terjedelme többféle lehet, tehát esetenként szabadon kell megfogalmazni.

A feljegyzés formája:címként: Feljegyzésjobb oldalon a keltezés, iktatószámbal oldalon alatta, hogy kinek a részére írjuk, és a beosztásaa feljegyzés szövegealáírás, beosztásmelléklet (ha van)

0061-06

A raktárban célszerű leltárt készíteni, és mindenképpen készíteni kell jegyzőkönyvet az ellenőrzésről, a leltárhiányról. Az a munkavállaló, akinek a munkaköri feladatai közé tartozik a leltári készlet kezelése, az esetlegesen bekövetkezett leltárhiányért vétkességre tekintet nélkül felel. A leltárfelelősségi megállapodás kizárólag írásban köthető meg. Ha elmarad az írásba foglalás, ennek az a következménye, hogy a munkavállalóval szemben nem lehet leltárfelelősséget érvényesíteni. A nagy összegű, vagy kisebb összegű de többször, sorozatosan ismétlődő leltárhiány miatt a munkáltató nyugodt szívvel felmondhat a munkavállalójának, hiszen nem várható el a munkáltatótól, hogy olyan munkavállalót foglalkoztasson, aki nagy összegű vagy sorozatosan kis összegű kárt okoz.

13/B Válassza ki az üzleti levelek közül a megrendelést, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit! (példa: tk. 59, 60. old.)

Ha a vásárolni szándékozó vállalat az ajánlatok között talál olyat, amelyik megfelel az igényeinek, akkor megrendeli a terméket, a szolgáltatást. A megrendelőlevélnek ki kell térnie az adásvételi ügylet minden részletére. A megrendelőiével aláírója kötelezettséget vállal arra, hogy az abban leírtak szerinti kifogástalan teljesítés esetén átveszi az árut, és ellenértékét kiegyenlíti.

Megrendelés keletkezhet írásos ajánlat nyomán is, és anélkül is, esetleg szóbeli megállapodás alapján, de a megállapodást minden esetben írásban kell rögzíteni, és ha a megrendelést az eladó visszaigazolta, akkor a két fél között jogi kapcsolat jött létre. Ebben a jogi kapcsolatban mind az eladónak, mind a vevőnek megvannak a maga jogai és kötelezettségei. Az eladónak kötelessége a megállapodás szerint teljesíteni, és joga van a teljesítés ellenértékét átvenni. A vevő joga az általa megrendelt árut megkapni, és kötelessége annak ellenértékét kifizetni. Jogi kapcsolat tehát a megrendelés visszaigazolásával, a megrendelést elfogadó aláírásával keletkezik. Gyakran ismétlődő megrendelésekhez a nagyobb cégek több példányos nyomtatott megrendelőlapot rendszeresítenek. Ennek a nyomtatványnak előnye, hogy egyszerű a kitöltése, és előzőleg jól átgondolt előkészítés alapján sokszorosították, tehát tartalmaz minden szükséges feltételt. Tartalmazza a megállapodás részleteit, és ha a megrendelő kitölti, majd cégszerűen aláírja, és az eladó is aláírja, akkor megkötötték az üzletet. A megrendelőlapból az eladónál is, a vevőnél is marad egy példány. Ha nincs ilyen megrendelőlap, akkor megírjuk a megrendelőlevelet. A megrendelőlevél a következőket tartalmazza:

– A megrendelő neve, címe, telefonszáma, faxszáma, e-mail címe– A címzett neve, ügyintéző neve, beosztása– Keltezés, iktatószám, ügyintézőnk neve– A címzett címe– Tárgyként megrendelés– Megszólítás

A levél szövege. Itt általában hivatkozunk az előzményekre, megnevezzük a terméket, megírjuk a szükséges mennyiséget, közöljük az átvétel helyét, módját, meghatározzuk a szállítás idejét, eszközét, közöljük az ellenérték kiegyenlítésének módját, határidejét, kitérünk az ár pontos részletezésére, tartalmazhatja a levelünk a csomagolással kapcsolatos kikötést, az ígért garanciavállalást, kérjük a megrendelésünk visszaigazolását.

ElköszönésAláírás

0061-06

14/A Vállalata új fénymásoló gépet vásárolt, amely meghibásodott, és többszöri kérelemre sem tudták megjavítani.

- Milyen hivatalos levelezési formában küldené el a szállítónak a kifogásait? A választott ügyirat milyen adatokat tartalmazzon?

- Kártérítési igényét milyen módon rendezheti az eladóval?

Kifogásoló levél (reklamáció)Ha a megrendelő azt állapítja meg, hogy a szállító nem a szerződésben szereplő

megállapodás szerint teljesített valamilyen szempontból - minőségi, mennyiségi vonatkozásban, esetleg hibás számlát küldött - , akkor közli kifogásait a szállítóval, ír neki egy kifogásoló (reklamáló) levelet.

Ennek a levélnek pontosan kell tartalmaznia a kifogást, a hivatkozást a megállapodás részleteire. Kérheti az eladó megjelenését helyszíni szemlére, és felvetheti a hibás teljesítés rendezésének módját (pl. árengedményt, a termék kicserélését, esetleg a kijavítást), de közölheti a megrendelő az eladóval azt is, hogy eláll a szerződéstől.

A kifogásoló levélre a címzettnek válaszolnia kell, és ettől a választól nagymértékben függ az ügy rendezésének módja. Bár ezeknek a leveleknek a küldője, illetve címzettje más-más erőpozícióban nyilatkozik, mégis a levelek hangnemének alapvetően udvariasnak kell lennie. A kifogásoló levelünket úgy kell megfogalmaznunk, hogy az a jövőbeni üzleti kapcsolatunkat ne befolyásolja negatívan.

Gyakori a hibás teljesítést követően, hogy a megrendelő árengedményt kérő levelet küld a szállítónak. Ebben az levélben hivatkozik a termék átvétele során megállapított, a szerződéstől eltérő teljesítésre, ismerteti a kifogást, felajánlja az eladónak, ill. képviselőjének a helyszíni szemlét (közölve annak helyét és idejét), és közölheti a kárpótlás módját, ami lehet, egyebek között árengedménnyel kapcsolatos igény is.

Formája:Fejlécben a cég neve, címe, telefonszáma, faxszáma, e-mail címePár sorral lejjebb, bal oldalon a címzett neve, ügyintéző neve, beosztásaJobb oldalon a keltezés, iktatószám, ügyintéző neveJobb oldalon a címzett címeAlatta sorkihagyás után a tárgyMegszólításLevél szövegeElköszönésAláírás, beosztás

14/B Válassza ki a hivatalos levelek közül a határozatot, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit! (példa: tk. 248. old.)

A hivatalos szervek által küldött iratok nagy része azokra a kezdeményezésekre készül válaszként, amelyeket természetes személyek jogi személyek és jogi személyiség nélküli szervezetek juttatnak el az illetékeshez. Ezek az iratok tárgyuk szerint is igen különbözőek, és aszerint is van különbség közöttük, hogy a közigazgatási eljárás melyik szakaszában készülnek. A közigazgatási eljárás három szakaszból áll. Ezek a következők:

Az első szakasz a beadvány benyújtásától a hatóság határozatának meghozataláig tart. (Ez az elsőfokú határozat.) Ezt a szakaszt nevezzük alapeljárásnak.

Ha az ügyfél sérelmesnek tartja a határozatot, vagy egyéb okból nem ért egyet azzal, akkor jogorvoslati kérelemmel fordulhat a felettes szervhez. Ez a második szakasz a jogorvoslati kérelem elbírálásáig és a másodfokú határozat meghozataláig tart. Ezt a szakaszt jogorvoslati eljárásnak nevezzük.

A harmadik szakaszban kerül sor a jogerős határozat végrehajtására. Ezt nevezzük végrehajtási eljárásnak.

0061-06

A határozat általában valamely állami vagy társadalmi szerv döntése. Tartalmazhat általános magatartási szabályozó előírásokat vagy egyes konkrét ügyekben hozott döntést. Az állami szervek által hozott határozatok elnevezését és tartalmi, valamint formai kellékeit a jogszabályok pontosan megszabják. Határozatot hozhat az Országgyűlés és az összes államigazgatási szerv. Az államhatalmi és államigazgatási szervek egyedi ügyekben hozott döntései mindig határozatok. A bíróságok által hozott érdemi döntések ítéletek, az összes többi döntések végzések. Az állami szervek mindenkor kötelesek megindokolni is, ami azt jelenti, hogy a rendelkezés alapjai képező tényeket, az azok megállapításához felhasznált bizonyítékokat, az alkalmazott jogszabályokat stb, ugyancsak bele kell fogalmazni a határozatba. Az elutasító határozat valamely beadványra készült nemleges válasz, amely tartalmazza:

– a címzett és a küldő szerv adatai– az elutasítás indoklását– a döntés során alkalmazott jogszabályokat– azt, hogy lehet-e a határozat ellen fellebbezni, vagy nem– fellebbezése lehetőség esetén annak közlését, hogy hova kell eljuttatni a

fellebbezést, milyen határidőn belül– tartalmazza továbbá az illetékes aláírását, a keltezést, az iktatószámot és azt is,

hogy kiknek küldték el a határozatot

0061-06

15/A A munkahelyén használt számítógépe tönkrement, és a számítógépen tárolt összes üzleti adat megsemmisült. Új számítógépet szereznek be. Felettesétől azt a feladatot kapja, hogy tegyen javaslatot a biztonságos adattárolási rendszer kialakítására.

- Milyen adatvédelmi, adattárolási intézkedések bevezetését tartaná fontosnak?- Az ügyfél-kapcsolatok nyilvántartására milyen biztonságos regisztrálási rendszer

kialakítására tenne javaslatot?

Adataink biztonságos tárolásáról ma már hétköznapi eszközök igénybevételével is meglehetősen egyszerűen gondoskodhatunk. Gondoljunk csak a legegyszerűbb megoldásra a CD-író eszközre. Ha ezt rendszeresen használjuk adataink archiválására, már sokat tettünk állományaink biztonsága érdekében. Érdemes tehát legalább a legegyszerűbb eszközöket arra használni, hogy adatainkat biztonságba helyezzük. Az írható CD-n és DVD-n elhelyezett adatainkat érdemes néha újra és újra megnézni, mert sajnos az idő múlásával ezek a lemezek veszítenek minőségükből, így elképzelhető, hogy négy-öt év múlva nem fogjuk tudni visszaolvasni az állományokat. Célszerű néha újra kiírni a fontos anyagokat, továbbá az is jó megoldás lehet, ha több másolatot is készítünk egy-egy lemezből.

Az átutalási megbízás a készpénzkímélő elszámolások közé tartozik. Átutalási megbízás esetén az adós (vevő) utasítja a bankot, hogy számlájáról utalja át a kedvezményezett (az eladó) javára a megbízáson szereplő összeget. Ebben a kiegyenlítési módban annak is szerepe van, hogy az eladó bízik a vevő fizetési készségében, pontosságában.

Az átutalási megbízáson szerepelnie kell az átutaló aláírásának, a megbízás dátumának, az átutaló számláját vezető bank nevének és székhelyének továbbá az átutaló nevének és székhelyének, az átutaló számlaszámának, a jogosult nevének és székhelyének, a jogosult számlaszámának, az átutalt összegnek, az értéknapnak, a bizonylatszámnak. A bizonylaton található még egy közlemény rész is.

Az adatok tárolása sok esetben nem jelent fizikai szinten történő tartalmazást, ugyanis léteznek olyan tárházak is, melyek csak az adatok forrására utaló utalásokat, az adatok és kapcsolataik struktúráját tárolják. Az adatbázisok alkalmazási területeit vizsgálva, sokunknak olyan klasszikus alkalmazási területek jutnak az eszébe, mint egy könyvtári rendszer, jegynyilvántartás, számlák kezelése, termelési adatok, raktár nyilvántartása, rendszerekben az adatbázis a vizsgált rendszer adminisztrálására szolgál, vagyis az adatbázisban a vizsgált rendszer leírása található, mégpedig az aktuális állapota. Egy raktári nyilvántartó rendszerben az adatbázis a raktár aktuális feltöltöttségét mutatja, megadva, hogy mely termékekből, mennyi és hol helyezkedik el.

Számos olyan funkciót is tartalmaznak, melyek megváltoztatják az adatbázis tartalmát. Ezek a funkciók a valóságban megjelenő folyamatokat képzik le az információs rendszer szintjén. Tartalmaznia kell műveleti elemeket a beszállítás és a kiszállítás leképzésére, hogy az adatbázis mindig az aktuális képet mutassa.

Mivel információs rendszerek éppen az olyan területeken nyújtanak nagyobb segítséget, ahol a rendszerben gyakran történik változás, ezért a klasszikus alkalmazások is gyakran hívnak meg módosítási tevékenységeket. Mindig készíteni kell egy biztonsági másolatot, amikor dolgozom. Ez történhet:

• Pen drive• DVD• Cd-re vagy,• Megbízunk egy informatikai céget, aki bizonyos időközönként jön ellenőrizni és az

adatokat lementik Streamer-re vagy,• az irodában elhelyezett speciális tároló szekrénybe helyezzük el a kazettákat. • Helyi hálózatot alakítunk ki és ott hálózati szerverre menjük rá, ami mindig egy

speciális védelmet élvez• Kisebb mennyiségű, adatok tárolásához internetes adattárroló.

Ügylet –kapcsolatok nyilvántartása történhet:

0061-06

• Számítógépen, megfelelő néven elmentve• Papíron regisztrálva, amit széfben helyeznek el.

15/B Válassza ki pénzügyi okiratok közül az átutalási megbízást, és értelmezze annak tartalmát, legfontosabb adatait!

• Pénzkímélő elszámolás

• A vevő utasítja a bankot, hogy a bank lerendezze a tartozást

• Célja:

> Megbízom a bankot, hogy a számláról átutalják a pénzt a másik számlájára

> Név, számlaszám (utalás)

> Kedvezményezett neve, bankszámlaszáma

> Összegzés

> Megjegyzés

> Kiállítás dátuma

> Gyakoriság: folyamatos, egyszeri

0061-06

16/A Ön új állásra jelentkezett és felvételt nyert: egy élelmiszer-kereskedelmi részvénytársaságnál területi képviselőként alkalmazzák.

- Munkaviszonyának létrejöttét milyen dokumentumban kell rögzíteni, és milyen kérdéseket kell szabályoznia?

Munkaszerződés: a munkáltató és a munkavállaló között létrejövő, a munkaviszony létesítésére vonatkozó megállapodás. A munkaszerződést írásba kell foglalni. A munkaszerződés alanyai a munkaadó és a munkavállaló. Általános szabály, hogy a munkaviszony határozatlan időtartamra jön létre. Amennyiben tehát a felek másban nem állapodnak meg, a munkaviszonyt mindig határozatlan időre létesítettnek kell tekinteni. Bizonyos esetekben azonban a felek érdeke lehet az is, hogy határozott időtartamra létesítsenek munkaviszonyt. Mind a határozott, mind a határozatlan időre létesített munkaviszony esetén kiköthető próbaidő. A próbaidő tartama harminc nap, azonban a felek ennél rövidebb vagy hosszabb - de legfeljebb három hónapig terjedő próbaidőben - is megállapodhatnak. A próbaidő meghosszabbítása tilos. A próbaidő alatt a munkaviszonyt bármelyik fél azonnali hatállyal megszüntetheti.

Munkaviszonyba munkavállalóként az léphet, aki a tizenhatodik életévét betöltötte. Létesíthet munkaviszonyt az iskolai szünet alatt a tizenötödik életévét betöltött, nappali rendszerű képzés keretében tanulmányokat folytató tanuló, de ehhez szükséges a törvényes képviselőjének a hozzájárulása is.

A kivételek ellenére általános alapelv, hogy munkaviszonyt cselekvőképes személy létesíthet. Cselekvőképesség szempontjából a jog három kategóriát különböztet meg:

– cselekvőképtelenség– korlátozott cselekvőképtelenség– cselekvőképesség

Cselekvőképes a tizennyolcadik életévét betöltött nagykorú személy, aki saját akaratából, saját nevében jogokat szerezhet és kötelezettségeket vállalhat.

A munkaviszonnyal kapcsolatos megállapodást munkaszerződésben rögzítjük. A munkaszerződés tehát a munkavállaló és a munkáltató egybehangzó akaratnyilvánítása, amely tartalmazza:

– a munkáltató megnevezését, címét– a munkavállaló megnevezését, címét– a munkavállaló munkakörét és munkavégzésének helyét– a munkavállaló személyi alapbérét, a munkabér kifizetésének rendszerét– a munkaviszony kezdetének időpontját– a munkaszerződés megkötésének időpontját– a munkáltatót képviselő személy aláírását– a munkavállaló aláírását

A munkaviszony létrejöttének és kezdetének időpontja elkülönül egymástól. A munkaviszony a munkaszerződés

megkötésével keletkezik. A munkaviszony kezdete pedig a munkába lépés napja.Ha a munkába lépés napja nem szerepel a munkaszerződésben, akkor a szerződés

megkötését követő napon kell a munkavállalónak munkába állnia.A munkaszerződés megkötésével egyidejűleg a munkáltató köteles tájékoztatni a

munkavállalót a rendes szabadság mértékének számításáról és kiadásáról, a munkáltatóra és a munkavállalóra irányadó felmondási idő megállapításának szabályairól, valamint arról, hogy a munkáltató a kollektív szerződés hatálya alá tartozik-e. A munkaszerződés megkötésekor elegendő szóban megadni ezt a tájékoztatást, azonban 30 napon belül írásban is közölni kell a munkavállalóval.

16/B Válassza ki a hivatalos levelek közül a jegyzőkönyvet, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit! (példa tk. 152. old.)

0061-06

A jegyzőkönyv tárgyalásról, esemény megtörténtéről készült írás, amely szükség esetén bizonyító erejű okirat - ha a követelményeknek megfelelően készült el.

A szabályosan elkészített jegyzőkönyv bizonyító erejű irat, és attól függően, hogy miről készül, vagyis tárgya szerint megkülönböztetünk:

• tanácskozásról (értekezletről, tárgyalásról, parlamenti ülésről stb.) • eseményről (balesetről, műszaki átadásról, szakértői szemléről stb.) • kihallgatásról (bírósági, rendőrségi, egyéb kihallgatásról) készült jegyzőkönyvet.

Tanácskozáson készülhet un. lefolyásjegyzőkönyv és eredményjegyzőkönyv. Tanácskozásról készült jegyzőkönyv esetén a cél meghatározott, és ennek megfelelően választják meg, hogy milyen részletesen rögzítse a jegyzőkönyv az elhangzottakat. Ennek megfelelően készül:

• szó szerinti• teljes• tömörített• határozatok jegyzőkönyveA szó szerinti jegyzőkönyv az elnevezés alapján minden elhangzott szót tartalmaz.Vállalatoknál, intézményeknél a fontos tanácskozásokról többnyire teljes jegyzőkönyvet

készítenek. Ebben minden felszólaló mondanivalója szerepel, de az elmondottakat nem szó szerint írják le, hanem csak a mondandó lényegét.

A tömörített (összefoglaló) jegyzőkönyv csak a napirendi pontokhoz szorosan kapcsolódó elhangzottakat tartalmazza, és a felszólalások leglényegesebb elemeire tejed ki.

A határozatok jegyzőkönyvében csak a megszületett döntéseket, határozatokat írják le.

Bár vannak nyomtatványokon készült jegyzőkönyvek, de az igazi jegyzőkönyv az adott eseményhez alkalmazkodó, annak sajátosságát hűen tükröző írás, amelynek megvannak a szerkezeti és tartalmi szabályai. A tanácskozáson készültjegyzőkönyv szerkezeti egységei:

a) a fejrész (bevezető)b) a főrész (tárgyalás)c) a zárórész (befejezés)

A fejrész tartalmazza:– a Jegyzőkönyv szót– a jegyzőkönyv felvételének időpontját– a felvétel helyét– a jelenlévők megnevezését ( kisebb létszám esetén név szerinti felsorolásukat,

nagyobb létszám esetén– csatolni kell a megjelentek által aláírt jelenléti ívet)– a jegyzőkönyvvezető megnevezését– az értekezlet napirendjét / tárgyát

A főrész tartalmazza:– az esetleges beszámolót, vitaindítót, előadást– a nevekkel megjelölt felszólalásokat, javaslatokat– a határozatokat és a határozat elfogadási arányát– a következő értekezlet időpontjának megjelölését A jegyzőkönyvnek ezt a részét

általában múlt időben és egyes szám harmadik személyben írják.

A zárórész tartalmazza:– a K. m. f. (Kelt, mint fent) formulát– az aláírásokat– Az aláírók általában: az értekezlet vezetője, az általa felkért 1-2 hitelesítő személy a

résztvevők közül és a jegyzőkönyv vezetője.

Eseményről gyakran nyomtatványon készül a jegyzőkönyv.

0061-06

A kihallgatásról készült jegyzőkönyv sajátossága, hogy általában szó szerint rögzítik az elhangzottakat. Tárgya szerint is, terjedelme szerint is többféle lehet a jegyzőkönyv. Terjedelme szerint néha többoldalas is lehet, és ebben az esetben minden oldalát szignálnia kell az egyik aláírónak.

0061-06

17/A Munkatársa szabadságra ment, és nem tudják felvenni vele a kapcsolatot. Osztályvezetőjének sürgősen szüksége lenne a munkatársa által a cég egyik partnerével folytatott tárgyalások ajánlati feltételeire. Azt kéri Öntől, hogy keresse ki a munkatársa számítógépéből a szükséges adatokat.

- Milyen módokon keresheti elő a szükséges információkat a számítógépből? - Foglalja össze, hogy egy áttekinthető partner-nyilvántartási rendszert milyen

szempontok szerint lehet kialakítani!

Partnernyilvántartó rendszer használata esetén:1A cég partner-nyilvántartási rendszerben tárolásra, mentésre kerül az összes lebonyolított és lebonyolítás alatt álló üggyel kapcsolatos információ:o az egyes partnerekhez tartozó adatok, o információk, o a tárgyalások állásai, o a szerződő felek feltételei, o továbbá minden fontos tudnivaló.2Mivel a mai partnernyilvántartó rendszereknek elkészítésekor nagy hangsúlyt fektetnek az adatvédelemre és a biztonságos adattárolásra, legtöbb esetben egy további adattároló eszközön is mentésre kerülnek, illetve jelszavas beléptető-rendszer tartja távol a jogosulatlan felhasználókat a bizalmas adatok megtekintéséhez. 3Ennek segítségével akár on-line (interneten keresztül) is elérhetővé válnak az adatok, természetesen csak az arra jogosult személyek léphetnek be a partnernyilvántartó rendszerbe.4A partnernyilvántartó rendszerben lehetőségünk van kulcsszavas keresésre, azaz, ha tudjuk a partner nevét, akkor a keresés eredményeként a program kiadja az összes tárolt adatot a szóban forgó névvel kapcsolatban.Egyéb formában tárolt adatok esetén:

Ha tudjuk a tárolás pontos helyét (ismert elérési út esetén): A könyvtárszerkezetben mozogva megkeressük a szükséges adatokat.Amennyiben nem ismert a tárolás pontos helye, úgy az operációs rendszerek kereső programjai segítségével hasonló kulcsszavas keresést hajthatunk végre, mint a partnernyilvántartó rendszerek esetében. Ezzel a módszerrel könyvtárak és fájlok nevére tudunk keresni.Amennyiben megtaláltuk a keresett fájlt, lehetőség van a fájlon belüli kulcsszavas keresésre is. Erre akkor van szükség, ha a cég ua. a fájlt használja az összes partner adatainak a tárolására.

Lehetőség szerint a partnernyilvántartó rendszer táblázatos formában is legyen megjeleníthető az áttekinthetőség érdekében.

Az ügyintézést meggyorsíthatja, ha on-line elérésű a rendszer, ilyen rendszereknél lehetőség van a világ minden pontján a használatra (ahol van internet). A szükséges adatok, melyeknek szerepelnie kell egy nyilvántartó rendszerben:Név,Cím,Elérhetőségek,Kapcsolat formája,A kapcsolat létrejöttének ideje, Módosítások ideje,Egyéb információk:az egyes partnerekhez tartozó egyéb adatok, információk, a tárgyalások állásai,

0061-06

a szerződő felek feltételei, továbbá minden fontos tudnivaló.Feltételek, melyeknek meg kell felelni egy partnernyilvántartó rendszernek:Kereshetőség,Bővíthetőség,Módosíthatóság,Törölhetőség.

Tehát a rendszerek adatainak mindegyike kereshető kell, hogy legyen, ami meggyorsítja és leegyszerűsíti az ügyintézést. (lehet keresni névre, címre, …)

Bővíthetőnek kell lennie, azaz új ügyfelek, partnerek befogadására, mentésére legyen alkalmas.Már meglévő ügyfelek adatainak változása esetén legyen lehetőség a módosításra.Már nem létező ügyfelek törölhetőek legyenek.

17/B Válassza ki a hivatalos levelek közül a körlevelet, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit!

Körlevél

A szervezetek egyik belső közlési módja a körlevél (körrendelet). Minden esetben általános érvényű elveket, utasításokat, feladatok gyakorlati megvalósításra vonatkozó utasításokat tartalmaz. Az érintettek aláírásukkal igazolják, hogy tudomást szereztek a körlevélben közöltekről. Ennek a belső iratnak nincs kötött formája, mindig a célnak megfelelő formában készül. Annyi példányban készül, ahány főre vonatkozik a körlevélben közölt utasítás feladat.

0061-06

18/A Vállalatának egyik partnere megrendelést küldött alapanyag szállítására. Azt a feladatot kapja, hogy készítse el az üzlet létrejöttéhez szükséges okmányt.

- Milyen okmányban rögzíti az üzletkötés feltételeit? A választott ügyirat milyen adatokat tartalmazzon?

Az adásvételi szerződés az egyik legősibb szerződésfajta, amely áru és pénz közötti csereviszony formáját adja

Ennek alapján az eladó köteles a dolog tulajdonjogát átruházni a vevőre és a dolgot átadni a vevőnek, a vevő pedig köteles a vételárat megfizetni és a dolgot átvenni.

Az adásvételi szerződés megkötése során az eladó kötelessége tájékoztatni a vevőt a dolog lényeges tulajdonságairól, különös tekintettel a dologgal kapcsolatos jogokról és kötelezettségekről.

Adásvétel tárgya lehet bármely forgalomképes dolog (ingatlan vagy ingó dolog). A szerződésnek tartalmaznia kell minden olyan körülményt, amely összefügg az adásvétel tárgyával. Tartalmaznia kell:

az eladó és a vevő személyi adatitaz adásvétel dátumáta vételárat számmal, betűvela vételár megfizetésének módját (egyszeri vagy részletekben történő megfizetés)az adásvétel tárgyával kapcsolatos terheta mellékkötelezettségeket (foglaló, óvadék, jótállás, kezesség, közbér ...)keltezésteladó, vevő aláírásátkét tanú aláírását, lakcímét

Az adásvétel esetében tehát áru-pénz csere bonyolódik. Ettől különbözik a csereszerződés, amelyet akkor kötnek, ha mindkét fél árut ad át a másiknak. A csereszerződés megkötésekor az adásvétel szabályait kell megfelelően alkalmazni. Ez azt jelenti, hogy mindkét felet a saját áruja tekintetében eladónak, a másik fél árujával kapcsolatban pedig vevőnek kell tekinteni, (példa tk. 94. old.)

18/B Válassza ki a hivatalos levelek közül a jelentést, és értelmezze formai és tartalmi ismérveit! )

A jelentés olyan irat, amelyet általában beosztottak készítenek főnökeiknek, többnyire tájékoztatás céljából.

Céljából adódóan sokféle jelentés készül tartalmilag is, gyakoriságát tekintve is, és aszerint is, hogy szervezeten belüli használatra vagy felettes szerveknek készül-e az irat.

Tárgyát tekintve készülhet jelentés termelésről, tárgyalás eredményéről, és még egyébről.Gyakoriságát tekintve lehet a jelentés rendszeres jellegű (napi, heti, havi, negyedévi,

félévi, évi), és lehet alkalmi jellegű (valamely eseménnyel, témával kapcsolatosan) a beosztott illetve a vezető kezdeményezésére.

A rendszeres jelentésekhez általában nyomtatványok készülnek, az alkalmiakat azonban a tárgynak és a terjedelemnek megfelelően kell elkészíteni.

A jelentésben leírt információkkal összefüggésben gyakran javaslatok is szerepelnek, és azok alapján dönteniük kell a vezetőknek. Erről természetesen tájékoztatniuk kell a jelentést küldőt.

A jelentés formája:-címként: Jelentés-jobb oldalon a keltezés, iktatószám- bal oldalon alatta, hogy kinek a részére írjuk, és a beosztása- a jelentés szövege- aláírás, beosztás

0061-06

19/A Ön egy kereskedelmi vállalkozásnál dolgozik. Nagyon kedvező feltételekkel tudtak külföldről árut beszerezni, de a cég nem rendelkezik elegendő raktárkapacitással. Azt a feladatot kapja, hogy mérje föl a megoldási lehetőségeket.

- Milyen módon oldhatja meg a problémát, ha az üzletet mindenképpen meg akarják kötni?

- Ha az árut egyik belföldi partnerének a raktárában el tudnák helyezni, milyen okmányban rögzíti a megállapodás feltételeit, ill. a választott ügyirat milyen adatokat tartalmazzon?

Bérleti szerződés: A bérleti szerződés alanyai a bérbeadó és a bérlő, tárgya pedig minden olyan dolog vagy

jog, ami alkalmas arra, hogy azon tartós használatot lehessen gyakorolni.A bérbeadó kötelessége, hogy a szerződés szerint a dolgot időlegesen (határozott vagy

határozatlan időre) a bérlő használatába adja. Bérlet esetén csak a használat illeti meg a bérlöt és nem a dolog feletti rendelkezés. Ez utóbbi továbbra is a bérbeadót illeti meg.

A bérlő a dolgot rendeltetésének és a szerződésnek megfelelően használhatja. Kötelessége a bér megfizetése. A bér megfizetése rendszerint pénzben történik, de lehetséges más megoldás is. A bért előre kell megfizetni a megállapodás szerinti időpontban. Ennek elmulasztása esetén a bérbeadó felmondhatja a bérletet azonnali hatállyal, ha

• a határidő kitűzésével írásban felszólította a bérlőt a hátralék megfizetésére• a bérlő a határidő elteltéig nem fizetett.

A bérbeadó joga, hogy a bérlő háborítása nélkül ellenőrizheti a használatot, és ha rendeltetésellenességet tapasztal, akkor követelheti a rendeltetésellenes, szerződésellenes használat megszüntetését, továbbá követelheti az ilyen használatból eredő kár megtérítését. Abban az esetben, ha az abbahagyás követelése nem vezetett eredményre, a bérbeadót megilleti az azonnali hatállyal való felmondás joga, és egyidejűleg kártérítést követelhet. A bérleti szerződés megszűnésének eseteit a Ptk. részletesen taglalja. Legfontosabb megszűnési esetek:

• eltelik a szerződésben meghatározott idő• bekövetkeznek a szerződésben meghatározott körülmények• a bérelt dolog elpusztult.

A határozott időre kötött bérleti szerződést általában nem lehet felmondani, csak akkor, ha a jogszabály valamilyen oknál fogva azonnali felmondási jogot enged. A határozatlan időre kötött bérletet 15 napra fel lehet mondani.

Tartalma:A bérbeadó és a bérlő adataiA bérbe adott dolog megnevezése, leírásaA bérlés időtartamaA bérleti díjHa vannak mellékkötelezettségek pl.: foglaló, kezesség, óvadék...A bérlő és a bérbeadó jogai és kötelezettségeiKeltezésBérbeadó és bérlő aláírása (példa: tk. 109. old.)

19/B Válassza ki a hivatalos levelek közül a fellebbezést, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit! (példa: tk. 82. old.)

Fellebbezéssel élünk olyan határozat ellen, amelyet sérelmesnek tartunk. Éppen ezért fellebbezésünkben azt kérjük, hogy a határozatot módosítsák vagy azt, hogy érvénytelesítsék. Fellebbezésünket az elsőfokú határozatot hozó szervnek kell benyújtani, amely azt nyolc napon belül továbbítja az illetékes felettes szervhez.

A kapott határozatban megjelölik a fellebbezés határidejét, tehát ezen belül kell benyújtani a beadványunkat. mert a megjelölt határidő elmulasztásával elveszti az érintett azt a jogát, hogy ügyét ismételten elbírálják, és új határozatot hozzanak.

0061-06

A fellebbezési eljárás során hozott másodfokú döntést az érdekeltekkel határozat formájában közlik.

Előfordulhat, hogy az érintett a másodfokú döntést sem tagadja el, és a vélt vagy valóságos sérelménél orvoslására felülvizsgálati kérelmet nyújt be. Indokolhatja az érintett kérelmét jogszabálysértéssel érdeksérelemmel, esetleg méltányosságra is hivatkozhat. Jogorvoslati eljárás kezdeményezése során tehát a következőkre hivatkozhat az ügyfél:

A határozatot hozó szerv figyelmen kívül hagyott meglévő tényezőketA kapott határozat indoklása téves, illetve rossz következtetésen alapul.A határozat ellentétes egy érvényben lévő jogszabállyalA határozat lényege helytálló, és azzal egyetért a fellebbező, de végrehajtását nem tudja

teljesíteni

A fellebbezés benyújtásával kapcsolatban tudnunk kell, hogy: lehetséges-e a határozat módosítása megfelelő-e az indokunk, amivel alátámasztani szándékozunk a kérésünket és tudnunk kell, hogy összhangban áll-e a fellebbezésünk a vele kapcsolatos hatályos jogszabállyal.

A fellebbezés formája:- Bal oldalon a címzett neve, alatta az ügyintéző neve, beosztása- Pár sort kihagyva a címzett címe- Megszólítás- A fellebbezés tartalma- Keltezés- Tisztelettel- A küldő neve- Pár sorral alatta a címe- Melléklet, ha van

0061-06

20/A Ön egy, az eddiginél kedvezőbb álláslehetőséget talál. Tájékoztassa felettesét, hogy szeretné a munkaviszonyát megszüntetni, és a megbeszélés során próbáljon a legkedvezőbb feltételekben megállapodni.

- A munkaviszony megszüntetését milyen dokumentumban kell rögzíteni?- A munkaviszony megszüntetésekor milyen kérdésekről kell megállapodnia

munkaadójával?

Nem csak létesíthető, hanem meg is szüntethető a munkaviszony. Megszüntethető:• a munkáltató és a munkavállaló közös megegyezésével• rendes felmondással• rendkívüli felmondással• azonnali hatállyal a próbaidő alatt

Közös megegyezéssel a munkaviszonyt a felek bármikor megszüntethetik. Követelmény, hogy az erre irányuló megállapodás közös akarati elhatározáson alapuljon, s a munkaviszony megszüntetésének időpontját a felek pontosan rögzítsék. A megállapodást írásba kell foglalni.

Rendes felmondással mind a munkáltató, mind a munkavállaló megszüntetheti a munkaviszonyt. A munkavállaló nem köteles a felmondást megindokolni. Ezzel szemben, ha a felmondást a munkáltató kezdeményezi, akkor köteles a felmondását megindokolni, s a felmondás oka csak a munkavállaló képességeivel, a munkaviszonnyal összefüggő magatartásával, illetve a munkáltató működésével kapcsolatos ok lehet.

A munkáltató rendes felmondása esetén köteles a munkavállalót a munkavégzés alól felmenteni. Ennek időtartama a felmondási idő fele (felmentési idő). A felmentési idő felével a munkavállaló rendelkezik. A munkavégzés alóli felmentés időtartamára a munkavállalót átlagkeresete illeti meg. A munkáltató rendel felmondása vagy jogutód nélküli megszűnése esetén a munkavállalót végkielégítés illeti meg. A végkielégítés mértékét a törvény havi átlagkeresetben határozza meg. A végkielégítés mértéke:- legalább három év esetén egyhavi- legalább öt év esetén kéthavi- legalább tíz év esetén háromhavi- legalább tizenöt év esetén négyhavi- legalább húsz év esetén öthavi- legalább huszonöt év esetén hathavi átlagkereset összege.

A munkavállaló munkaviszonya megszüntetésekor munkakörét az erre előírt rendben köteles átadni és a munkáltatóval elszámolni. A munkakörátadás és az elszámolás feltételeit a munkáltató köteles megfelelően biztosítani. A munkaviszony megszüntetésekor a munkavállaló részére az utolsó munkában töltött napon ki kell fizetni a munkabérét, egyéb járandóságait, valamint ki kell adni a munkaviszonyra vonatkozó szabályban és egyéb jogszabályokban előírt igazolásokat. Olyan igazolást köteles kitölteni a munkáltató, amely tartalmazza:

a munkavállaló személyi adataita munkavállaló TÁJ számáta munkáltatónál munkaviszonyban töltött idő tartamáta munkavállaló munkabéréből jogerős határozat vagy jogszabály alapján levonandó tartozásta munkavállaló által a munkaviszony megszűnésének évében vett betegszabadság

időtartamát. Azt is igazolnia kell a munkáltatónak, ha a munkavállaló bérét terheli tartozás.A munkavállaló munkaviszonya megszűnésekor, ha a munkáltatónál eltöltött idővel

arányos szabadságot nem kapta meg, azt pénzben kell megváltani. Ha a munkavállaló a munkaviszonya megszűnéséig több szabadságolót vett igénybe annál, mint ami a munkáltatónál töltött időre megilletné, a különbözetre kifizetett munkabért köteles visszafizetni.

Az írásbeli nyilatkozat - így a rendes felmondás is - akkor tekinthető közöltnek, ha azt az érdekeltnek vagy az átvételre jogosult személynek adják át. A közlés akkor is hatályos, ha az

0061-06

átvételt az érdekelt megtagadja vagy szándékosan megakadályozza, erről jegyzőkönyvet kell felvenni.Rendkívüli felmondással mind a munkáltatónak, mind a munkavállalónak joga van kezdeményezni a munkaviszony megszüntetését a következő esetekben:

• ha a másik fél a munkaviszonyból származó lényeges kötelezettségét szándékosan vagy súlyos gondatlansággal jelentős mértékben megszegi• ha a mások fél olyan magatartást tanúsít, amely a munkaviszony fenntartását lehetetlenné teszi

Azonnali hatállyal munkaviszonyt megszüntetni próbaidő alatt mind a munkáltatónak, mind a munkavállalónak lehetősége van. Indokolási kötelezettsége ez esetben a munkáltatónak nincs.

20/B Válassza ki az üzleti levelek közül a megrendelés visszaigazolását, és értelmezze annak tartalmát, legfontosabb adatait!Ebben a levélben az eladó kötelezettséget vállal a megrendelés szerinti szállításra, a vevő pedig követelheti a teljesítést. Tartalmában megegyezik a megrendeléssel, mert az eladó az abban foglaltakat ismétli meg (igazolja).Ha a megrendelést szerződésnyomtatványon készítik, igazolásra nincs szükség, mert a nyomtatvány egyik példányát a vevő, a másikat az eladó kapja meg.Megrendelésünk akkor válik elfogadottá, ha az eladó tételesen, minden témában részletesen visszaigazolja azt.Formája:

Fejlécben a vállalat neve, címe, telefonszáma, faxszáma, e-mail címeA címzett neve, az ügyintéző neve, beosztása (jobb oldalon)Jobb oldalon a keltezés, iktatószám, ügyintézőnk neveBal oldalon alatta a címzett címeTárgy: Megrendelés visszaigazolásMegszólításA levél tartalma - ElköszönésAláírás, beosztás

Panelmondatok megrendelés visszaigazolására

1.Bevezetés köszönet, hivatkozás a megrendelésreKöszönjük ...-ra vonatkozó ...-i megbízásukat. Köszönettel igazoljuk vissza ...-rá vonatkozó ...-i megbízásukat. Örülünk, hogy tőlünk rendeltek, és köszönjük bizalmukat. Ezúton igazoljuk vissza .. .-ra vonatkozó megbízásukat.

2.Visszaigazolás a megrendelés lényegi részének megismétlése, egyébIgazoljuk, hogy megbízásukat határidőre teljesítjük.Az árut az Önök utasításainak megfelelően szállítjuk.Csomagolásnál pontosan betartjuk az Önök előírásait.Értesítjük Önöket, mihelyt a küldemény szállításra kész.Megbízásuknak megfelelően és határidőre szállítjuk a következő árukat:Megállapodásunk szerint ...-én szállítunk.Megrendelésüket ...-i szállításra előjegyeztük.A mellékletben két példányban elküldjük a megrendelés visszaigazolását azzal a kéréssel, hogy küldjék vissza számunkra a másolatot.Kérjük, írják alá és küldjék vissza számunkra a megrendelés visszaigazolását.

3. Befejezés udvariassági formulaBiztosítjuk Önöket megrendelésük gondos teljesítéséről.Igyekszünk megrendelésüket minél előbb teljesíteni.Biztosítjuk Önöket, hogy megrendelésüket a legnagyobb megelégedésükre teljesítjük.Ha további felvilágosításra van szükségük, szívesen állunk rendelkezésükre.

0061-06