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Annexe 1 aux termes de référence - Liste des documents
1. Documents pour la conception du PGS
Titre Typologie Rédacteur(s) Date de rédaction
Documents descriptifs du PGS
1 Avant-projet de PGS (2007) Document de travail Mario Renaud pour le compte de l’OIF, 20p. Avril, 2007
2 Avant-projet de PGS (2007) Document de travail OIF, 9p. Novembre 20073 Avant-projet de PGS (2008) Document de travail OIF-Bureau ADM, 7p. Mars 20084 Document de base – PGS (2009) Document officiel OIF-Bureau ADM, 53p. Février 2009
Documents d’aide à la conception du PGS
5 Etude préalable à la mise en place d’une programmation quadriennale Etude Universalia pour le compte de l’OIF, 7p. Juin 2004
6 La gestion axée sur les résultats à l’OIF : diagnostic organisationnel Rapport de mission OIF(-MAD) Sébastien Laflamme, 18p. Avril 2006
7 Plan d’action pour la mise en œuvre de la GAR Rapport de mission OIF(-MAD) Sébastien Laflamme, 26p. Juin 20068 Note d’information sur le passage à la GAR Document de travail OIF-DPS, 7p. Août 2006
9 Les bureaux régionaux et antennes régionales Audit organisationnel OIF- Auditeur interne (Jean-Claude Crépeau), 64p. Juin 2007
10 Bilan institutionnel de l’OIF Etude Interalia, pour le compte du gouvernement canadien 70p. Janvier 2008
11 Quelles réformes stratégiques et opérationnelles pour l’OIF à l’horizon 2010-2013 ? Document de réflexion Groupes d’Etudes et de Recherches
sur les Mondialisations (GERM) pour le Janvier 2008
Télécharger les documents en cliquant sur leurs liens hypertextes.Pour le site du PGS, http://pgs.francophonie.org, utiliser : Nom d’utilisateur : visiteur (en minuscule) ; Mot de passe : Mdp2011vis (respecter les majuscules et les minuscules)
1
compte de l’OIF-DPS, 16p.
12
« Quelle OIF pour 2010-2013 » : Qu’est-ce qu’il fait changer, pourquoi et comment ?
Documents de réflexion
OIF-DPS-Groupe de travail du collège des responsables de projets, 6p.
Février 2008- Synthèse des groupes de travail
- Annexes 1 à 7
- Annexe - Proposition de vision
13 Elaboration des grandes orientations de la programmation 2010-2013 : aide à la réflexion Document de réflexion OIF-DPS, 15p. Mai 2008
2. Gouvernance et ressources humaines du PGS
Titre Typologie Rédacteur(s) Date de rédaction
Documents contractuels avec les bailleurs du fonds
Entente de subvention entre le gouvernement du Canada et l’OIF
Documents contractuels avec l’Agence de coopération et de développement international du Canada (ACDI)
ACDI - OIF
23 mars 2009
Modification n°1 à l’Entente de subvention entre le gouvernement du Canada et l’OIF 3 février 2010
Modification n°2 à l’Entente de subvention entre le gouvernement du Canada et l’OIF 21 juin 2012
Modification n°3 à l’Entente de subvention entre le gouvernement du Canada et l’OIF 18 juin 2014
Accord entre l’OIF et Département fédéral des affaires étrangères de la Suisse concernant l’octroi de contributions volontaires pour 2008-2009
Documents contractuels avec le Département fédéral des affaires étrangères de la Suisse, par
DDC - OIF 23 décembre 2008
Télécharger les documents en cliquant sur leurs liens hypertextes.Pour le site du PGS, http://pgs.francophonie.org, utiliser : Nom d’utilisateur : visiteur (en minuscule) ; Mot de passe : Mdp2011vis (respecter les majuscules et les minuscules)
2
l’intermédiaire de la Direction du développement et de la coopération (DDC)
Accord entre l’OIF et Département fédéral des affaires étrangères de la Suisse concernant l’octroi de contributions volontaires pour 2010-2011
16 juin 2010
Avenant à l’accord entre l’OIF et Département fédéral des affaires étrangères de la Suisse concernant l’octroi de contributions volontaires pour 2010-2011
24 juillet 2012
OIF - Comité de pilotageBulletin de la modernisation n°8 • édition du 2 juin 2008 Document de communication interne OIF-Comité de mise en œuvre du PGS 2 juin 2008
Bulletin de la modernisation n°16 • édition du 23 janvier 2009 Document de communication interne OIF-Comité de mise en œuvre du PGS 23 janvier 2009
Note de l’Administrateur au personnel instituant un Comité de pilotage du PGS Note interne Administrateur 13 février 2009
Liste des membres du Comité de pilotage Document d’information Administrateur 23 février 2009Page consacrée sur le site intranet du PGS :http://pgs.francophonie.org/spip.php?article13 Site intranet – communication interne OIF-Comité de mise en œuvre du PGS -
OIF - Comité de mise en œuvre (CMO)
Note de l’Administrateur aux directeurs instituant un Comité de mise en œuvre du PGS (2008) Note interne Administrateur 23 mai 2008
Bulletin de la modernisation n°8 • édition du 2 juin 2008 Document de communication interne OIF-Comité de mise en œuvre du PGS 2 juin 2008
Liste des membres du Comité de mise en œuvre (2013) Document d’information OIF-Comité de mise en œuvre du PGS 30 janvier 2013
Télécharger les documents en cliquant sur leurs liens hypertextes.Pour le site du PGS, http://pgs.francophonie.org, utiliser : Nom d’utilisateur : visiteur (en minuscule) ; Mot de passe : Mdp2011vis (respecter les majuscules et les minuscules)
3
Page consacrée sur le site intranet du PGS :http://pgs.francophonie.org/spip.php?article15 Site intranet – communication interne OIF-Comité de mise en œuvre du PGS -
OIF - Groupes de travail ad hoc et autres
Annonce de la création du 1 er groupe de travail ad hoc sur la communication interne Actualité du site intranet du PGS OIF – Comité de pilotage du PGS 23 février 2009
Note de l’Administrateur – nomination des membres du Comité interne de consultation pour la refonte du Statut du personnel Notes administratives
Administrateur 17 septembre 2009
Liste des membres du comité interne de consultation OIF – Secrétariat du comité Septembre 2009
Note de l’Administrateur portant création du groupe de travail ad hoc pour le passage aux normes IPSAS Note administrative Administrateur 5 juin 2012
Note de l’Administrateur portant création du groupe de travail ad hoc sur la rédaction des directives Note administrative Administrateur 27 mars 2013
Note de l’Administrateur portant création du 2 e groupe de travail ad hoc sur la communication interne Note administrative Administrateur 28 mars 2013
Note de l’Administrateur portant création du groupe de travail ad hoc sur le numérique Note administrative Administrateur 28 mars 2013
Décision de l’Administrateur portant création du Comité interne de programmation (CIP) Décision Administrateur 15 mai 2014
Recours à l’expertise extérieure
Liste du personnel contractuel et temporaire, des experts et des prestataires mobilisés (mandat, période, coût, documents contractuels)
Document de travail OIF – Comité de mise en œuvre Décembre 2014
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4
3. Documents de suivi général
Titre Typologie Rédacteur(s) Date de rédaction
Rapports d’activitésEtat d’avancement du PGS (lancement)
Documents de suivi de l’exécution physique et financière OIF-Comité de mise en œuvre du PGS
07/08/2009Rapport d’activités au titre de l’année 2009 31/12/2009Rapport d’activités au titre de l’année 2010 31/12/2010Rapports d’activités au titre de l’année 2011 25/04/2012Rapport d’activités consolidé 2009-2012 Octobre 2012Rapport d’activités consolidé 2009-2013 Novembre 2013
Réunions du Comité de mise en œuvreRelevé de décisions CMO du 26 mai 2009
Relevés de décisions OIF-Bureau de l’ADM De 2009 à 2013
Relevé de décisions CMO du 5 juin 2009
Relevé de décisions CMO du 23 juin 2009
Relevé de décisions CMO du 30 juin 2009
Relevé de décisions CMO du 8 juillet 2009
Relevé de décisions CMO du 2 septembre 2009
Relevé de décisions CMO du 15 septembre 2009
Relevé de décisions CMO du 10 décembre 2009
Relevé de décisions CMO du 28 mai 2010
Relevé de décisions CMO du 17 juin 2010
Relevé de décisions CMO du 6 juillet 2010
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5
Relevé de décisions CMO du 7 octobre 2010
Relevé de décisions CMO du 10 décembre 2010
Compte-rendu CMO du 30 mars 2011
Relevé de décisions CMO du 6 mai 2011
Relevé de décisions CMO du 1 er septembre 2011
Relevé de décisions CMO du 13 décembre 2011
Relevé de décisions CMO du 7 décembre 2012 et point sur le projet SIG 2.0
Relevé de décisions CMO du 31 janvier 2013
Relevé de décisions CMO du 22 février 2013
Relevé de décisions CMO du 8 avril 2013
Relevé de décisions CMO du 24 avril 2013
Relevé de décisions CMO du 4 juin 2013
Réunions du Comité de pilotage1 e réunion du Comité de pilotage (23 février 2009)
Articles d’information OIF-Bureau de l’ADM2 e réunion du Comité de pilotage (8 juillet 2009)
3 e réunion du Comité de pilotage (15 mars 2011)
Réunions du Comité des bailleurs de fonds
Compte-rendu de la réunion annuelle au titre de l’année 2009 (19 février 2010)
Compte-rendu et relevé de décisions OIF-Bureau de l’ADM
Février 2010
Mars 2011Compte-rendu de la réunion annuelle au titre de l’année 2010 (16 mars 2011)
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6
Avril 2012
Compte-rendu de la réunion annuelle au titre de l’année 2011 (27 avril 2012)
Réunion du Comité de mise en œuvre du PGSet des Représentants de la Suisse
OIF - Réunions des groupes de travail ad hoc et autres
Synthèse des débats des réunions des 24 et 30 septembre 2009 Comité interne de consultation pour la
refonte du statut du personnel OIF – Secrétariat du comité
Septembre 2009
Éléments d’information pour le Président du comité interne de consultation 29 septembre 2009
Relevé de conclusions de la réunion du 4 déc. 2009Comité de pilotage de la gestion rénovée des ressources humaines OIF – Secrétariat du comité 2009-2010Compte-rendu de la réunion du 3 février 2010
Compte-rendu de la réunion du 17 février 2010
Compte-rendu des travaux du groupe de travail Groupe de travail ad hoc sur la communication interne OIF – Présidence du groupe de travail 22 novembre 2010
Rapport final du groupe de travail ad hoc adressé à l’Administrateur
Groupe de travail ad hoc sur le système des rapports OIF – Présidence du groupe de travail 14 avril 2011
Compte-rendu de la réunion du 10 octobre 2012
Groupe de travail ad hoc pour le passage aux normes IPSAS OIF – Présidence du groupe de travail 2012-2013
Compte-rendu de la réunion du 12 décembre 2012
Compte-rendu de la réunion du 14 avril 2013
Propositions du groupe de travail à l’Administrateur
Relevé de conclusions de la réunion du 12 mai 2014
Comité interne de programmation (CIP) OIF- Secrétariat du comité 2013Relevé de conclusions de la réunion du 26 mai 2014
Relevé de conclusions de la réunion du 23 juin 2014
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7
Appropriation du PGS
Outils d’appropriation du PGS et guides de procédures (projet en cours) Documents de travail OIF-Comité de mise en œuvre du PGS Novembre 2012
4. Documents de suivi détaillé du Plan
Titre Typologie Rédacteur(s) Date de rédaction
Suivi des projets
Tableau général de mise en œuvre avec indicateurs, délais et livrables
Documents de suivi OIF-Comité de mise en œuvre du PGS 2009-2013
- Objectif 1 - Recentrer nos actions en fonction de nos créneaux d’excellence
- Objectif 2 - Adapter une structure organisationnelle et décisionnelle simplifiée
- Objectif 3 - Adapter la gestion de nos ressources humaines aux besoins de notre Organisation
- Objectif 4 - Instruments de gestion
- Objectif 5 - Communiquer efficacement
- Objectif 6 - Mesurer les effets de nos réalisations
5. Communication
Titre Typologie Rédacteur(s) Date
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8
Communication interne
Note de l’Administrateur au personnel annonçant le lancement du site Site intranet du PGS
18 mars 2009
Adresse : http://pgs.francophonie.org Depuis mars 2009Note de l’Administrateur sur le lancement du forum
Forum de discussion en ligne pour la refonte du Statut du personnel
22 septembre 2009Questions/réponses (30 septembre 2009)
Septembre – octobre 2009Questions/réponses (5 octobre 2009)
Questions/réponses (9 octobre 2009)
Lancement d’un site intranet des ressources humaines Intranet Depuis janvier 2010
Bulletin de la modernisation Lettre d’information électronique 31 bulletins en 4 ans (de 27/02/2008 à 8/12/2011)
Présentation du PGS (rencontre du 3 avril 2009)
Assemblée du personnel
Discours de l’Administrateur - 23 septembre 2009
Discours de l’Administrateur - 5 novembre 2010
Discours de l’Administrateur – 26 janvier 2012
Discours de l’Administrateur – 24 octobre 2012
Discours de l’Administrateur - 4 juillet 2013
Plan de communication
1e Journées du PGS sur la coopération au développement (volet interne)
17-18 novembre 2009
OIF – Comité de mise en œuvre PGS 15 septembre 2009Note de l’Administrateur au personnel Administrateur 20 octobre 2009Note du Coordonnateur du PGS au personnel Coordonnateur du PGS 3 novembre 2009Site internet : http://journeespgs.francophonie.org/ OIF – Comité de mise en œuvre PGS En ligne - oct. 2009Fiche de présentation du PGS OIF – Comité de mise en œuvre PGS
En ligne - oct. 2009Note d’information sur la programmation 2010-2013 OIF – Comité de mise en œuvre PGS
Note d’information sur les outils de gestion OIF – Comité de mise en œuvre PGS
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9
Note d’information sur les ressources humaines et matérielles OIF – Comité de mise en œuvre PGS
Note d’information sur la communication interne OIF – Comité de mise en œuvre PGS
Synthèse des travaux OIF – Service des Instances Décembre 2009Atelier préparatoire avec les directeurs
2e Journées du PGS sur la politique partenariale (volet interne)
26 et 27 octobre 2011
OIF – Comité de mise en œuvre PGS 22 juin 2011Note du Coordonnateur du PGS aux directeurs Coordonnateur du PGS 29 juillet 2011Note de l’Administrateur au personnel Administrateur 5 octobre 2011Note de l’Administrateur aux directeurs Administrateur 24 octobre 2011Note de l’Administrateur au personnel Administrateur 8 novembre 2011Site internet : http://journeespgs.francophonie.org/2011/ OIF – Comité de mise en œuvre PGS En ligne - sept. 2011
Dossier de travail OIF – Comité de mise en œuvre PGS En ligne - sept. 2011Tableaux des partenariats par unité administrative et autres de travail OIF En ligne - déc. 2011
Support de présentation OIF – Comité de mise en œuvre PGS En ligne - déc. 2011Rapport des ateliers OIF En ligne - janv. 2012Synthèse des recommandations et suivi OIF – Comité de mise en œuvre PGS En ligne - janv. 2012Note de l’Administrateur au personnel annonçant le lancement de la plateforme de travail Plateforme de travail dédiée à la
programmation quadriennale (2015-2018) de l’OIF
12 mai 2014
Guide de l’utilisateur de la plateforme de travail de la programmation 2015-2018
Communication auprès des Instances
Présentation du Coordonnateur du PGS « État d’avancement et perspectives d’action du PGS » - (17 e CAF, 26 mars 2010)
CAF
Discours de l’Administrateur, 74 e CPF, 14 déc. 2009 CPF
Discours de l’Administrateur, 77 e CPF - 9 juillet 2010
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10
Discours de l’Administrateur, 78 e CPF – 19 oct. 2010
Discours de l’Administrateur, 82 e CPF - 30 nov. 2011
Discours de l’Administrateur, 90 e CPF - 6 nov. 2013
Discours de l’Administrateur, 91 e CPF - 28 mars 2014
Discours de l’Administrateur, 92 e CPF – 27 juin 2014
Discours de l’Administrateur, 93 e CPF - 25 nov. 2014
Communication externePlan de communication
1e Journées du PGS sur la coopération au développement (volet externe)
17-18 novembre 2009
OIF – Comité de mise en œuvre PGS
15 septembre 200Site internet : http://journeespgs.francophonie.org/ En ligne - oct. 2009Fiche de présentation du PGS En ligne - oct. 2009Vidéos du séminaire international En ligne - déc. 2009Synthèse des travaux En ligne – janvier 2010
Revue de presse OIF – Direction de la communication et du partenariat En ligne - déc. 2009
Site internet : http://journeespgs.francophonie.org/2011/
2e Journées du PGS sur la politique partenariale (volet externe)
26 et 27 octobre 2011
OIF – Comité de mise en œuvre PGS En ligne - sept. 2011
Dossier de presse OIF – Direction de la communication et du partenariat sept. 2011
Interventions des participants - En ligne - nov. 2011Synthèse des travaux OIF – Division des Instances En ligne - déc. 2011
Revue de presse OIF – Direction de la communication et du partenariat En ligne - déc. 2011
Bilan 2014 et Stratégie 2015-2018 OIF – Direction de la communication et du partenariat Octobre 2014
6. Eléments budgétaires et comptables
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11
Titre Typologie Rédacteur(s) Date
Rapport financier 2009-2011- Note budgétaire additionnelle
OIF-Comité de mise en œuvre du PGS 25/042012Mai 2012
Rapport financier 2009-2013 Rapport d’exécution OIF-Comité de mise en œuvre du PGS Novembre 2013Etats financiers 2009-2013 (format excel) Document de suivi OIF-Comité de mise en œuvre du PGS Mise à jour Nov. 2013Contrats d’experts / Contrat de prestation de services(archives disponibles sur simple demande) OIF-Comité de mise en œuvre du PGS Depuis 2009
Devis/factures(archives disponibles sur simple demande) OIF-Comité de mise en œuvre du PGS Depuis 2009
7. Autres
Titre Typologie Rédacteur(s) Date
Documents stratégiques et de modernisation d’autres institutions publiquesCadre stratégique 2000-2015 - résumé Document officiel FAO, 28p. 2000Changer l’UNESCO Site internet UNESCO 2000
Rapport de suivi sur la réforme de la Commission : après la réforme
Document de travailSite internet consacré Commission européenne, 19p. Décembre 2005
Plan de gestion stratégique 2006-2007 de la Haut-Commissaire Document officiel Haut-Commissariat aux droits de
l’homme, 84p. 2006
La réforme de la FAO Publication institutionnelle FAO, 66p. Janvier 2006
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12
Mise en œuvre du processus de réforme Rapport du Directeur Général présenté au conseil exécutif de l’UNESCO Conseil exécutif de l’UNESCO, 36p. Février 2007
Plan d’orientation stratégique 2007-2011 Document officiel AFD, 23p. Mars 2007
Plan stratégique 2008-2011 d’UNIFEM Document officiel présenté au conseil d’administration d’UNIFEM UNIFEM, 34p. Août 2007
Les bonnes pratiques émergentes de la gestion axée sur les résultats de développement (3 ème édition) Publication institutionnelle OCDE, 114p. 2008
La gestion du changement stratégique dans les organisations publiques
Article d’une revue d’analyse comparée en administration publique Téléscope 2008
Plan stratégique 2008-2011 du PNUD Document officiel PNUD, 54p. Mai 2008
Examen de la gestion axée sur les résultats à l’ONU Rapport d’activités du Bureau des services de contrôle interne ONU, 24p. Août 2008
Rapport de situation sur la mise en œuvre de la stratégie et de la politique de gestion des ressources humaines
Rapport de situation présenté au Comité financier de la FAO FAO, 13p. Octobre 2008
Pour une administration stratège et transparente :L’atout des nouveaux outils de pilotagede la coopération française
Publication Ministère des affaires étrangères français, DGCID, 8p. Novembre 2008
Cadre stratégique pour la période 2010-2011Document officiel adopté par l’Assemblée générale des Nations unies
ONU, 54p. 2009
Stratégie 2010 de la Direction du développement et de la coopération suisse Publication institutionnelle Direction du développement et de la
coopération suisse, 16p. 2009
Bilan sur les mesures de transformations de la Direction du développement et de la coopération suisse
Rapport pour la Commission de cestion du Conseil des Etats
KPMG pour le compte du Département fédéral suisse des affaires étrangères, 67p.
Février 2009
Examen détaillé des processus organisationnels de la FAO Résumé analytique Ernst&Young pour le compte de la
FAO, 25p. Avril 2009
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13
Modernisation de l’Etat, qualité des services publics et indicateurs Rapport parlementaire
François Cornut-Gentille,(député de Haute-Marne) pour le compte du Ministère du Budget français, 92p.
Février 2010
L’art du management de l’innovation dans le secteur public Etude
Eurogroup Consulting, pour le compte du Ministère français de la réforme de l’Etat, de la décentralisation et de la fonction publique, 220p.
Mars 2012
Bibliographie sur l’évaluation des politiques publiques Document de travail ENA, 20 p. Mise à jour 2013
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14