BAB IV

Procurement

A. Tujuan Instruksional :

1. Umum : Mahasiswa dapat mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan

procurement disebuah organisasi

2. Khusus :

1.Mahasiswa mengetahui Definisi Pruchasing

2. Mahasiswa mengetahui Definisi Procurement

3. Mahasiswa memahami Perbedaan dan Persamaan antara Purchasing dan

Procurement

4. Mahasiswa dapat memahami hal yang berhubungan dengan Pengaturan

Procurement

5. Mahasiswa dapat mengetahui dan memahami teknik-teknik dalam memilih

pemasok

6. Mahasiswa dapat memahami pengaruh Jumlah Pemasok bagi kepentingan

organisasi

7. Mahasiswa dapat mengetahui dan memahami Siklus Pengadaan

8. Mahasiswa dapat mengetahui Jenis, Faktor dan Situasi Pembelian

B. Pokok Bahasan : Procurement

C. Sub Pokok Bahasan :

1. Definisi Pruchasing

2. Definisi Procurement

3. Perbedaan dan Persamaan antara Purchasing dan Procurement

4. Pentingnya Pengadaan Barang

5. Pengaturan Procurement.

6. Memilih Pemasok

7. Jumlah Pemasok

8. Siklus Pengadaan

9. Jenis, Faktor dan Situasi Pembelian

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4– Hal 29

1. Definisi Purchasing

a. Menurut Lambert, Purchasing adalah Pembelian actual dari material dan aktivitas-

aktivitas yang berhubungan dengan proses pembelian.

Aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pembelian adalah :

1. Mencari Barang yang akan dibeli

2. Mencari harga barang dan supplier yang dapat dipercaya.

3. Mengajukan surat penawaran tentang barang yang diperlukan kepada calon

supplier

4. Membeli Barang

5. Membayar uang.

b. Menurut Leenders, Purchasing adalah proses pembelian (pembelajaran dari

kebutuhan, lokasi dan pemilihan supplier, negosiasi harga, jaminan pengiriman).

Berdasarkan kedua definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa Purchasing adalah

aktivitas dalam perusahaan untuk membeli barang dan jasa. Atau pesan yang

dikirim oleh suatu perusahaan kepada konsumen, dengan mengatakan, “ kami telah

setuju dengan syarat-syaratnya, maka kirimlah barangnya dan kami akan

membayar”.

Aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pembelian meliputi :

1. Memperkirakan barang yang akan diperlukan

2. Menetapkan barang yang diperlukan

3. Mencari supplier

4. Mencari harga barang

5. Mengajukan surat penawaran tentang barang yang diperlukan kepada calon

supplier

6. Menetapkan jaminan pengiriman dalam jumlah, waktu, mutu yang sama

7. Mengeksekusi pembelian

8. Melakukan pembayaran

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4– Hal 30

2. Definisi Procurement

Menurut Lender, definisi Procurement adalah “ Purchasing stores, traffic, receiving,

checking and storage.”

Menurut Turban, definisi Procurement adalah “pengadaan barang dan jasa oleh

perusahaan”.

Dari kedua definisi diatas kita dapat menyimpulakan bahwa Procurement

merupakan suatu aktivitas perusahaan untuk melakukan pengadaan barang dan

jasa, dengan cara terbaik untuk menghasilkan hasil terbaik, sehingga dapat

berkontribusi terhadapat profit perusahaan tersebut.

3. Perbedaan dan Persamaan antara Purchasing dan Procurement

Dalam perusahaan, pembelian merupakan fungsi yang bertanggungjawab atas

pemerolehan semua barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan. Banyak dari

transaksi tersebut buka merupakan pembelian dalam arti yang sesungguhnya.

Termasuk dalam pembelian juga adalah rental, sewa, kontrak, pertukaran,

pemberian, peminjaman, dan sebagainya. Inilah alasan mengapa beberapa orang

lebih memimil istilah umum pengadaan barang (Procurement). Atau dengan kata lain

Purchasing merujuk pada pembelian secara nyata dan Procurement merujuk kepada

pengadaan barang yang memiliki arti yang lebih luas.

4. Pentingnya Pengadaan Barang

Data menunjukan untuk pabrik tertentu 60% dari pengeluarannya untuk material,

dengan demikian procurement bertanggungjawab atas sebagian besar pengeluaran

perusahaan.

Procurement merupakan fungsi penting dalam tiap perusahaan. Tiap perusahaan

memerlukan sebuah pasokan barang, dan procurement bertanggungjawab untuk

mengaturnya. Jika procurement ditangani secara buruk, barang-barang tidak akan

sampai, atau barang salah kirim, jumlah yang salah, saat yang salah dan kualitas

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4– Hal 31

yang buruk, harga yang terlalu tinggi, layanan yang buruk dan sebagainya akan

terjadi.

Tujuan Procurement secara keseluruhan adalah menjamin bahwa sebuaah

perusahaan memiliki pasokan bahan yang terpercaya.

Dengan tujuan pokok seperti ini, kita bisa mengembangkan daftar sasaran

selanjutnya sebagai berikut :

- Mengatur aliran barang yang terpercaya dan terus menerus diperusahaan.

- Bekerja dekat dengan department pengguna, mengembangkan hubungan

dan memahami kebutuhan mereka.

- Mencari pemasok yang bagus, bekerja bersama mereka dan

mengembangkan hubungan yang menguntungkan.

- Membeli barang yang tepat dan memastikan bahwa barang-barang tersebut

memiliki kualitas yang dapat diterima, dating pada waktu dan tempat yang

diinginkan dan memenuhi persyaratan lainnya.

- Menegosiasikan harga dan syarat yang layak.

- Menjaga persediaan tetap sedikit

- Memindahkan barang dengan cepat melalui rantai pasokan, melancarkan

pengiriman ketika diperlukan

- Memaastikan kondisinya sesuai urutan, termasuk menunda kenaikan harga,

kelangkaan, produk baru dan sebagainya.

5. Pengaturan Procurement.

Pengaturan procurement tergantung pada jenis perusahaan baik kecil, menengah

dan besar, semakin besar sebuah perusahaan maka pengaturan procurement akan

semakin complex.

Secara umum procurement diatur dalam sebuah department tersendiri untuk

mendapatkan keuntungan berupa Pembelian yang Terpusat. Keuntungan

permbelian terpusat meliput :

Mengkonsolidasikan semua pesanan barang yang sama dan mirip untuk

mendapatkan diskon berdasar jumlahnya

Mengoordinasikan kegiatan-kegiatan terkait untuk mengurangi biaya

transportasi, pembiayaan dan administrasi.

Menghapus usaha yang terduplikasi dari praktik-praktik yang sembarangan

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4– Hal 32

Memiliki satu titik pandang dalam berhubungan dengan pemasok dan

member mereka informasi dan layanan yang konsisten

Mengembangkan keterampilan tertentu dan meningkatkan jalannya

procurement

Membiarkan orang lain untuk konsentrasi pada pekerjaan mereka sendiri

tanpa mengalihkan perhatian pada pembeli.

Memusatkan tanggungjawab pada procurement, membuat pengawasan

manajemen lebih mudah

Dan lain-lain

6. Memilih Pemasok

Procurement bermula dari menemukan pemasok yang memenuhi syarat, yaitu

yang benar-benar dapat mengirimkan barang yang diperlukan, dengan cirri-ciri

sebagai berikut :

Secara keuangan aman dengan prospek jangka panjang yang bagus

Memiliki kemampuan dan kapasitas untuk memasok barang yang diperlukan

Mengirimkan secara tepat barang yang diminta

Mengirimkan barang dengan kualitas tinggi dan terjamin

Dipercaya bisa mengirimkan tepat waktu dengan sela waktu yang pendek

Memberikan catatan harga dan susunan pembiayaan yang bisa diterima

Fleksible terhadap kebutuhan konsumen dan perubahan-perubahannya

Berpengalaman dan memiliki keahlian dalam produk mereka

Memiliki reputasi yang bagus

Memiliki system procurement yang tepat dan mudah

Telah berhasil dimasa lalu dan bisa mengembangkan hubungan jangka

panjang.

Sebagian besar perusahaan memiliki daftar pemasok yang telah memberikan

layanan yang bagus atau sebaliknya. Jika tidak ada pemaos yang dapat diterima

dalam data base perusahaan, maka bagian procurement akan mencari vendor baru,

salah satu pendekatan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4– Hal 33

7. Jumlah Pemasok

Jumlah pemasok sebuah perusahaan bisa tunggal dan bisa lebih dari satu,

masing-masing memiliki keuntungan dan kelebihan.

8. Siklus Pengadaan

Gambar berikut memberikan gambaran tentang siklus pengadaan sebuah

perusahaan :

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4– Hal 34

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4– Hal 35

9. Jenis, Faktor dan Situasi Pembelian

Upaya Procurement di 3M tergantung pada pentingnya material :

Barang tak penting memiliki keuntungan sedikit dengan resiko kecil dalam hal

pasokan, maka memerlukan procedure pembelian dasar dan sederhana

Barang Bottleneck memiliki keuntngan sedikit tetapi memili resiko lebih dala

hal pasokan, dan memerlukan kontrak jangka panjang dengan sumber

alternative untuk menghindari masalah yang mungkin muncul

Barang Strategis dengan keuntungan lebih memerlukan hubungan yang lebih

formal dengan pemasok untuk jangka panjang.

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4– Hal 36

Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam memutuskan pembelian :

Lead Time

Variabilitas Lead Time

Persentase kiriman tiba tepat waktu

Persentase ketersediaan stock

Penyesuaian dalam order (pemesanan)

Kemampuan untuk menjelajah

Daya tahan produk

Mudah dipelahara

Mudah dioperasikan

Kegagalan produk kaean salah tempat

Spesifikasi teknik

Penawaran jasa training/teknik

Persaingan harga

Keyakinan dalam penjualan

Keseluruhan reputasi supplier

Syarat-syarat financial

Pelayanan penjualan pasca pembelian

Flexibilitas supplier dalam menangani keluhan perusahaan

Dan lain-lain

Kategori produk yang dibeli :

Bahan Baku

Komponen produk

Peralatan pendukung

Peralatan proses

Bahan untuk mendukung operasi

Jasa pelayanan

Empat cara dalam menentukan harga barang :

Daftar harga

Catatan harga khusus

Negosiasi

Penentuan Harga Komoditas

E. Evaluasi :

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4– Hal 37

Pertanyaan :

1. Jelaskan Definisi Pruchasing yang anda fahami

2. Jelaskan Definisi Procurement yang anda fahami

3. jelaskan Perbedaan dan Persamaan antara Purchasing dan Procurement

4. Jelaskan manfaat dari Pengaturan Procurement.

5. Sebutkah langkah-langkah dalam memilih pemasok

6. Jelaskan pengaruh Jumlah Pemasok terhadap kepentingan perusahaan.

7. Gambar dan jelaskan Siklus Pengadaan yang anda fahami.

8. Jelaskan empat cara dalam menentukan harga sebuah barang.

Tugas Kelompok :

a) Cari sebuah contoh Sales Kontrak, Buatlah makalah dan Presentasikan didepan

kelas kelebihan dan kekurang sales kontrak tersebut. Serta berikan saran-saran

perbaikin, sehingga kontrak tersebut menguntungkan perusahaan anda sebagai

pembeli.

b) Asumsikan anda adalah Procurement manager perusahaan Travel Citi Trans,

apabila perusahaan akan mengembangkan layanan e-commerce dan anda diminta

untuk melakukan studi kelayakan atas pengadaan sistem computer yang dapat

mendukung tersebut, buatlah strategi procurement berdasarkan materi bab 4 ini.

Edi Supardi, SE, AAAIK Modul Pengantar Logistik Bab 4– Hal 38