Upload
vonguyet
View
226
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
BAB IISIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN
SISTEM INFORMASI
2.1. SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DAN
DETEKSI MASALAH SISTEM
2.1.1. Siklus Hidup Sistem Informasi
Siklus hidup pengembangan sistem informasi merupakan suatu bentuk yang
digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah pada tahapan
tersebut dalam proses pengembangan sistem . Siklus hidup pengembangan sistem informasi
menyajikan metodologi atau proses yang diorganisasikan guna membangun suatu sistem
informasi . Dengan demikian dalam membangun sistem informasi maka sejumlah tugas yang
harus diselesaikan.
Suatu pengembangan sistem akan terlalu besar untuk dikerjakan bila tanpa
sistem pengendalian. Pengendalian ini diperlukan terhadap bidang-bidang seperti fungsi,
anggaran, jadwal kegiatan dan kualitas. Untuk menjamin agar suatu sistem dapat dibangun
berdasarkan fungsi yang dipersyaratkan, dalam batas anggaran yang sudah disediakan dan
memenuhi jadwal waktu yang telah ditentukan serta mencapai kualitas yang diinginkan,
maka sejumlah titik pengecekan amat diperlukan, dimana titik pengecekan ini menjamin agar
pekerjaan dapat dievaluasi dan keputusan dapat diambil pada saat yang tepat, dengan kata
lain titik pengecekan merupakan kunci pengendalian di dalam pembangunan atau
pengembangan sistem informasi. Keputusan manajemen dilakukan oleh steering committee
atau oleh seorang manejer senior di dalam lingkup pemakai sistem.
Siklus hidup sistem informasi dimulai dari fase perencanaan, fase pengembangan
(investigasi atau survey, analisa, desain, pembuatan dan implementasi, pemeliharaan) dan
dievaluasi secara terus-menuerus untuk menetapkasn apakah sistem informasi tersebut masih
layak diaplikasikan, jika tidak, sistem informasi tersebut akan diganti dengan yang baru dan
dimulai dari perencanaan kembali. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar yang ada
dibawah ini:
Siklus Hidup Sistem Informasi
Siklus Hidup pengembangan Sistem
Manajemen&User Konsultan/EDP Dept Manajemen & User
Gambar 3.1. Siklus Hidup Sistem Informasi
1. Fase / Tahap Perencanaan
Pada tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan
sestem informasi apa yang akan dikembangkan, sasaran-sasaran yang ingin dicapai,
jangka waktu pelaksanaan serta mempertimbangkan dana yang tersedia dan siapa
yang melaksanakan.
Tahap perencanaan menjadi penting karena:
Permasalahan yang sebenarnya didefinisikan dan diidentifikasikan secara rinci.
Misalnya, pada pembangunan SI permasalahan-permasalahan yang
melingkupinya didefinisikan, seperti penciptaan alur data dan informasi yang
efisien, prosedur transaksi dan penyajian informasi secara komunatif pada layar
Desain
Analisa Pembuatan
Survei Implementasi
Pemeliharaan
Perencanaan Evaluasi
monitor. Selanjutnya, perlu merumuskan tentang kasus-kasus bisnis yang ingin
diselesaikan dan total investasi TI yang akan disediakan. Setelah itu,perlu
disusun rencana aksi yang konkret termasuk perencanaan aplikasi-aplikasi yang
dibutuhkan, pembangunan dan penyebarannya
Pembangunan SI harus diarahkan pada peningkatan keunggulan kompetitif.
Perubahan aliran informasi akan terjadi secara besaran-besaran di dalam
organisasi.
Implementasi teknologi komputer akan membawa dampak bagi tenaga kerja di
dalam organisasi.
Beberapa keuntungan dari Perencanaan SI berbasis komputer, adalah:
Meningkatkan komunikasi antara manajer, pemakai dan pembuat.
Meningkatkan efektifitas penggunaan sumber daya organisasi.
Mendukung komunikasi untuk pertanggungjawaban kegiatan yang dilakukan
oleh individu maupun departemen.
Mendukung proses evaluasi.
Memungkinkan para manajer untuk mengelola pembangunan system jangka
panjang.
Untuk pengembangan sistem yang relatif besar, biasanya dibentuk suatu tim
yang terdiri dari manajemen, user, dan staf ahli teknologi informasi. Tim tersebut
ada yang berfungsi sebagai tim pengarah (steering committee) yang berfungsi untuk
menyetujui atau menolak suatu proyek pengembangan system informasi.
Perencanaan sistem dimulai setelah adanya usulan baik dari intern maupun
ekstern , kemudian dilanjutkan dengan keputusan manajemen.
Bila manajemen menyetujui rencana atau usulan tersebut akan disusun suatu
kerangka acuan kerja dan anggaran. Setalah kerangka acuan kerja dan anggaran
telah ditetapkan, akan ditunjuk konsultan pelaksana (intern atau ekstern) untuk
mengajukan proposal. Proposal ini akan dievaluasi untuk mengetahui apakah
proyek tersebut layak atau tidak untuk dilanjutkan.
a. Usulan
Usulan perubahan sistem dari internal biasanya berisi:
- Adanya permasalahan yang dihadapi sistem yang lama seperti biaya operasional
yang tinggi.
- Pembuatan order yang sering terlambat dan laporan yang tidak up to date.
- Penyempurnaan terhadap sistem yang ada seperti efisiensi atau kontrol.
b. Keputusan Manajemen
Usulan-usulan tersebut harus mendapat persetujuan dari manajemen karena
menyangkut biaya, perubahan system kerja (uraian kerja dan tanggung jawab),
keamanan data, hubungan dengan pelanggan .
c. Kerangka acuan kerja
Setelah mendapatkan persetujuan dari manajemen, selanjutnya akan dibentuk tim
yang dapat terdiri dari devisi-devisi yang terkait untuk menyusun kerangka acuan
kerja yang menyangkut :
- latar belakang
- Maksud dan tujuan
- Sasaran proyek
- Ruang lingkup pekerjaan
- Jangka waktu pelasanaan
- Prioritas pekerjaan
d. Anggaran (Dana)
Berdasarkan kerangka acuan kerja diatas , disusunlah anggaran / dana untuk
hardware, software, pelatihan SDM, pemeliharaan dan cadangan untuk keperluan
yang tidak terduga.
e. Penunjukan tim pelaksana
Setelah semua kegiatan diatas diketahui, selanjutnya diputuskan apakah
pengembangan sistem informasi akan dilakukan oleh perusahaan atau oleh pihak
konsultan. Setelah menetapkan pelaksana, diminta untuk memasukkan proposal
pelaksanan sistem informasi sesuai dengan kerangka acuan kerja. Proposal tersebut
akan dievaluasi untuk menetapkan apakah proyek tersebut layak dilaksanakan atau
tidak.
f. Menilai kelayakan proyek
Penilaian kelayakan proyek mencakup kelayakan operasional, teknis dan ekonomis.
Dalam praktek, yang dominan dinilai umumnya aspek ekonomisnya (dana).
Kelayakan Operasional
Menyangkut apakah secara operasional sistem yang baru dapat dilaksanankan
dengan sumber daya manusia yang tersedia dan metode training yang
ditawarkan, pelayanan purna jual / pemeliharaan serta efisiensi dan efektifitas
system baru.
Kelayakan Teknis
Menyangjut apakah radware / software yang akan dikembangkan tersedia,
jadwal pelaksanaan serta sistem keamanan data.
Kelayakan ekonomis
Menyangkut biaya untuk membuat dan menjalankan sistem baru serta
keuntungannya yang akan diperoleh dari sistem tersebut.
2. Tahap Pengembangan Sistem Informasi
Tahap pengembangan sistem informasi disebut juga Siklus Hudup
Pengembangan Sistem Informasi yang tahapannya terdiri dari enam
langkah. Tahapan-tahapan pekerjaan dalam melaksanakan tidak harus kaku namun
dapat disesuaikan kebutuhan .
Tahapan utama pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:
Survei, bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan.
Analisis, bertujuan untuk memahami sistem yang ada, mengidentifikasi masalah
dan mencari solusinya.
Desain, bertujuan mendesain system baru yang dapat menyelesaikan masalah-
masalah yang dihadapi perusahaan.
Pembuatan, membuat sistem yang baru (hardware dan software).
Implementasi, bertujuan untuk mengimplementasikan sistem yang baru.
Pemeliharaan, bertujuan agar sistem yag dapat berjalan secara optimal.
Penerapan tahapan pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan
cara yaitu secara berurut (waterfall), iterasi dan spiral.
Waterfall, Suatu tahapan yang harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh
sebelum meneruskan ke tahapan berikutnya. Dengan tujuan menghindari
terjadinya pegulangan tahapan tersebut. Proses ini lebih cocok untuk diterapkan
dalam pengembangan “mass product”.
Iterasi/ Spiral, Suatu tahapan yang dilaksanakan dengan memakai tehnik
iteration/ pengulangan dimana suatu proses dilaksanakan secara berulang-ulang
sampai mendapatkan hasil yang diinginkan. Umumnya proses ini diaplikasikan
untuk pembuatan “Tailor Made Product”.
Produk
Gambar 3.2. Proses Waterfall/ Staircase
Produk
Gambar 3.3. Iterative
Survei Sistem
Analisa Sistem
Desain Sistem
Pembuatan Sistem
Implementasi Sistem
Pemeliharaan Sistem
Survei Sistem
Analisa sistem
Desain Sistem
Pembuatan Sistem
Implementasi Sistem
Pemeliharaan sistem
Produk
Gambar 3.4. Proses Spiral / Incremental
3. Tahap Evaluasi
Evaluasi perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan
pengembangan sistem sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan baik dari segi
waktu, biaya maupun secara teknis. Eavluasi yang dimaksudkan disini adalah
evaluasi yang dilakukan oleh user / manajemen, sedangkan evaluasi yang dilakukan
tim koordinasi / analis bersifat lebih teknis dan sering disebut dengan walkthrough.
Evaluasi (inspeksi) yang dilakukan pada oleh user / manajemen dimulai saat
pengembangan sistem, saat penyerahan dan saat pengoperasian. Penjelasannya
adalah sebagai berikut:
Saat Pengembangan, Pada saat pengembangan sistem informasi perlu
dievaluasi apakah sesuai dengan rencana, jadwal dan sebagainya. Dengan
demikian setiap penyimpangan dapat diatasi sedini mungkin.
Saat Penyerahan, sistem yang telah selesai dikembangkan, perlu dites
( testing penerimaan ) apakah dapat berfungsi sebagai
mana yang diharapkan seperti efisiensi sistem baru, waktu, respon,
kelengkapan informasi yang disajikan dan sebagainya. Setelah semua di
evaluasi, dan system tersebut dinyatakan dapat diterima sebegai bukti telah
selesainya pengembangan sistem tersebut.
Survei
Analisis Desain
Implementasi Penbuatan
Pemeliharaan
Saat Pengoperasian, Dalam pengoperasian sistem tersebut masih perlu
dievaluasi, tetapi tidak perlu seintensif pada saat pengembangan ataupun pada
saat penyerahan. Evaluasi dapat dilakukan setengah tahun, satu tahun atau
sesuai dengan kebutuhan. Hasil dari proses evaluasi ini menjadi masukkan bagi
manajemen dalam menentukan apakah sistem yang berjalan harus
dipertahankan, diperbaiki (upgrade) atau diganti dengan yang baru.
2.1.2. Deteksi Masalah Sistem
2.1.2.1. Permasalahan Sistem
Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan
seberapa baiknya system tersebut didesain. Beberapa hal yang menyebabkan sistem informasi
mempunyai masalah, antara lain sebagai berikut:
a. Waktu ( overtime ).
b. Lingkungan system yang berubah
c. Perubahan prosedur operasional
Masalah sistem berhubungan dengan karakterisitik sistem informasi yakni sebagai
berikut:
1. Relevansi ( Relevancy )
Hasil dari system informasi harus dapat digunakan untuk kegiatan manajemen ditingkat
operasional, taktis dan strategic. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak
untuk tidak diperhatikan lagi.
Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain sebagai berikut:
Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.
Permintaan informasi tidak tersedia dalam sistem informasi.
Banyak laporan yang isiya terlalu panjang.
2. Kelengkapan ( Completteness )
Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah
sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80 % dari kebutuhan
informasi, maka sistem akan tidak efektif. Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan
yakni antara lain:
Sebagaian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian
formulirnya tidak lengkap.
Bagian pemasukan data menelpon ke pemakai untuk mengklarifikasi data dari sumber
– sumber dokumennya.
3. Kebenaran ( Correcteness )
Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakurtan. Semua data dari field harus dimasukkan
secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran yakni antara lain:
Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibandingkan kualitasnya.
Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.
4. Keamanan ( Security )
Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan
keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitive
ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.
5. Ketepatan Waktu ( Timelines )
Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu diantaranya sebagai
berikut:
Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.
Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staf
pemeliharaan program dan staf operasinya.
Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.
6. Ekonomi ( Economy )
Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu.
Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik.
Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya seperti konsultan pemeliharaan hardware
dan software dan lainnya.
7. Efisiensi ( Eficiency )
Efisiensi adalah beberapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya
dalam proses produksinya. Berikut beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisis
yaitu antara lain:
Keluaran / nilai uang
Transaksi tanpa kesalahan / waktu
Biaya kertas / transaksi
8. Kegunaan ( Usabilitiy )
Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan ( poor usability syste), antara lain :
Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.
Tingginya rata- rata kesalahan yang terjadi.
Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai computer
9. Dapat Dipercaya ( Reliability )
Sebuah indikator penting dari sistem informasi adalah dengan memperhatikan masalah
reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabililtasnya antara lain sebagai
berikut:
Biaya, yaitu tingginya varian rata – rata biaya setiap bulannya.
Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
Rata – rata kesalahan, yaitu rata – rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi,
sehingga perlu menguranginya.
2.1.2.2. Information System Backlog
Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi di mana transaksi yang dating
tidak langsung dimasukan ( posted ) ke record pada awal hari kerja berikutnya. Tujuan utama
dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya , sehingga kegagalan
memperbaruhi sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.
Sebagai analis adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi
tumpukan ( backlog ) dan masalah – masalah yang menyebabkan sistem backlogs. Berikut ini
dikemukakan lima alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi
yaitu antara lain:
a. Volume transaksi mengalami kenaikan.
b. Penurunan kerja.
c. Pergantian karyawan yang tinggi.
d. System downtime.
e.Transaction variances.
Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan yakni
menumpuknya record – record, kenaikan rata – rata kesalahan, kenaikan biaya, dan kenaikan
pergantian karyawan.
2.1.2.3. Laporan Awal Masalah
Banyaknya catatan – catatan ( logs ) masalah – masalah laporan dapat digunakan
oleh system analis untuk study awal ( preliminary study ). Untuk menjamin perhatian lebih
lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan. Analis menyiapkan sebuah laporan
awal masalah yang mencakup empat elemen sebagai berikut:
a. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.
b. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.
c. Detailed analisis, Pengembangan secara teknis dari masalah ( problem nature ).
d. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.
2.2. TINJAUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk
mengantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah
ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki oleh karena beberapa hal yaitu antara lain:
1. Munculnya problem pada sistem yang lama
Permasalahan yang timbul dapat berupa:
Ketidakberesan pada sistem yang menyebabkan sistem tidak dapat beroperasi
sesuai dengan harapan. Ketidakberesan ini dapat berupa:
- Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta
kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.
- Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang menyebabkan kebenaran dari
data kurang terjamin.
- Tidak efisiennya operasi.
- Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
Pertumbuhan dalam kebutuhan organisasi yang menyebabkan sebuah system
baru yang harus disusun. Kebutuhan organisasi diantaranya adalah pada
informasi yang semakin luas sehingga volume pengolahan data menjadi semakin
meningkat.
2. Untuk meraih kesempatan
Teknologi berkembang degan cepat sihingga organisasi mulai merasakan bahwa
teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi
agar dapat meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung
proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manjemen.
3. Adanya instruksi-instruksi(derectives)
Sistem baru dibuat karena adanya suatu instruksi dari pimpinan ataupun kekuatan
dari luar organisasi, misalnya peraturan pemerintah. Jadi sistem baru dikembangkan
untuk memecahkan permasalahan yang timbul, agar dapat meraih kesempatan atau
untuk memenuhi instruksi yang diberikan.
Karena adanya permasalahan, kesempatan atau instruksi, maka sistem yang baru
perlu dikembangkan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul,
dikembangakan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul,
meraih kesempatan-kesempatan yang ada atau memenuhi instruksi yang diberikan.
Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan-permasalahan
dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga menyebabkan sistem yang
lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya. Indikator-
indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut:
Keluhan dari langganan
Pengiriman barang yang sering tertunda
Pembayaran gaji yang terlambat
Laporan yang tidak tepat waktu
Isi laporan yang salah
Tanggung jawab yang tidak jelas
Waktu kerja yang berlebihan
Ketidakberesan kas
Produktivitas tenaga kerja yang rendah
Banyaknya pekerja yang menganggur
Kegiatan yang tumpang tindih
Tanggapan yang lambat terhadap langganan
Biaya operasi yang tinggi
Persedian barang yang terlalu tinggi
Keluhan dari supplier karena tertundaya pembayaran.
Bertumpuknya back – order (tertundanya pengiriman karena kurangnya
persediaan barang)
Investasi yang tidak efisien
Peramalan penjualan dan produksi tidak tipat
Karena adanya permasalahan, kesempatan atau instruksi, maka sistem yang baru
perlu dikembangkan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih
kesempatan-kesempatan yang ada atau memenuhi instruksi yang diberikan.
PermasalahanKesempatanInstruksi
Memecahkan masalahMeraih kesempatanMemenuhi instruksi
Gambar 3.5. Contoh perlunya pengembangan sistem
Dengan telah dikembangkan sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi
peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES yaitu:
Performance ( Kinerja )
Yaitu peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga
menjadi lebih efektif. Dimana kinerja dapat diukur dari Throughput dan respon
time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat
tertentu. Sedangkan Respon time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara
dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan response untuk menanggapi
pekerjaan tersebut.
Information ( Informasi )
Yaitu peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
Economy ( Ekonomis)
SistemYang ada
PengembanganSistem
SistemYang baru
Yaitu penigkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau
penurunan –penurunan biaya yang terjadi. Ekonomi berhubungan degan jumlah
sumber daya yang digunakan.
Control ( Pengendalian )
Yaitu peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki
kesalahan-kesalahan dan kecurangan yang dan akan terjadi.
Efficiency ( Efesiensi )
Yaitu peningkatan terhadap efisiensi operasi, dimana berhubungan dengan
bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling
minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
Service ( Pelayanan )
Yaitu peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
Proses Pembangunan atau pengembangan sistem informasi mulai dari konsep
sampai dengan implementasinya disebut dengan istilah System Development
Life Cycle (SDLC).
2.2.1. Sytem Development Life Cycle ( SDLC )
Daur hidup pengembangan system / SDLC berfungsi untuk menggambarkan
tahapan –tahapan utama dan langkah – langkah dari setiap tahapan yang secara garis besar
terbagi dalam tiga kegiatan yaitu sebagi berikut:
1. Analisis
Tahapan analisis digunakan oleh analis sistem untuk membuat keputusan. Apabila sistem
saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik, dan hasil analisisnya
digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem. Seorang analis perlu mengetahui
dasar untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan ditanganinya, perlu
memahami sistem yang sedang berjalan saat ini, dan dapat melakukan identifikasi
terhadap masalah yang muncul dan mencari solusinya dengan professional.
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis iniadalah sebagai berikut:
a. Deteksi masalah ( Problem Detection ).
b. Penelitian / investigasi awal ( Initial Investigation ).
c. Analisa kebutuhan system ( Requrement Analysis)
d. Mensortir Kebutuhan Sistem ( Generation of System Alternatives)
e. Memilih system yang baik ( Selection of Proper System )
2. Perancangan / Desain
Tahapan perancangan atau design memiliki tujuan untuk mendesign sistem baru yang
dapat menyelesaikan masalah – masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari
pemilihan alternatif sistem yang terbaik. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap
perancangan ini meliputi perancangan output, input dan file.
a. Perancangan Keluaran
Perancangan keluaran bertujuan menentukan keluaran – keluaran yang akan
digunakan oleh sistem. Keluaran tersebut berupa tampilan – tampilan layer, dan juga
format dan frekuensi laporan yang diperlukan.
b. Perancangan Masukan
Perancangan masukan bertujuan untuk menetukan data – data masukan, yang akaan
digunakan untuk mengoperasikan sistem. Data – data masukan tersebut dapat berupa
formulir – formulir, faktur, dan lain – lain yang berfungsi memberikan data masukan
bagi pemrosesan sistem. Pada tahapan ini juga perlu ditentukan format data masukan
agar sesuai dengan kebutuhan sistem.
c. Perancangan File
Perancangan file masuk dalam bahagian perancangan basis data yang diawali dengan
merancang diagram hubungan antara entitas ( bisa dengan menggunakan ERD).
Setelah itu melakukan uji normalisasi dari 1-NF sampai dengan 5-NF, minimal
sampai ke bentuk normalisasi ke- 3 ( 3-NF). Seluruh file yang telah lulus uji
normalisasi yang harus dibuatkan spesifikasi datanya.
3. Implementation
Tahap implementasi memiliki beberapa tujuan yaitu untuk melakukan kegiatan
spesifikasi rancangan logical ke dalam kegiatan yang sebenrnya dari sistem informasi
yang akan dibangunnya atau dikembangkannya, lalu mengimplementasikan sistem yang
baru tersebut ke dalam salah satu bahasa pemrograman yang paling sesuai. Pada tahap ini
juga harus dijamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal. Kegiatan yang
dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah pembuatan program dan test data,
pelatihan dan penggantian system.
Ada 2 aspek penting di dalam proses pembangunan / pengembangan sistem
informasi yaitu:
1. Data tentang masalah-masalah yang ada saat itu
2. Data tentang kemungkinan penyelesaian untuk masalah-masalah tersebut diatas.
data tentang Metodologikemungkinan penyusunanPenyelesaian sistem
Data tentang masalah-masalah
Peralatan danTeknik-teknikPenyusunan sistem
Penyelesaian: Sistem baru atau
Deliverable: Sistem yang diperbaikiDokumentasi Sistem
Gambar 3.6. Mengisyaratkan Tujuan Penyusunan Sistem
Tujuan utama dari pembangunan / pengembangan sistem informasi adalah sebagai
berikut:
1. Menyusun sistem informasi yang memenuhi kebutuhan informasi organisasi dan
kebutuhan dari fungsi operasi organisasi.
2. Menyusun sistem informasi dengan cara yang efisien dan efektif.
3. Mengorganisasikan suatu sistem informasi yang baru yang dapat menangani semua
problem yang terjadi di dalam organisasi.
Adapun tahap- tahap pembentukan sistem informasi adalah sebagai berikut:
1. Membangun system pemrosesan transaksi melalui pembangunan kantor
elektronik seoptimal mungkin.
Artinya perusahaan harus mampu mendorong terciptanya otomatisasi dan
komputerisasi, khususnya prosedur-prosedur rutin dan data transaksi agar semua
data dapat disimpan dalam sistem database perusahaan.
2. Membangun SIM berbasis jaringan komputer.
Yang akan mengolah database perusahaan, menghasilkan laporan-laporan dan
grafik-grafik serta mendistribusikannya kepada pihak-pihak pengambil keputusan di
dalam perusahaan dengan tepat waktu dan akurat. SIM ini akan menyehatkan aliran
Penyusunan system:Menyelesaikan masalah
Sistem informasi
informasi di dalam perusahaan, karena semua lini manajemen dapat memperoleh
aliran inforamsi secara langsung dan otomatis.
3. Membangun system pendukung keputusan (SPK)
Untuk mengolah database yang ada. Hal ini dimaksudkan untuk membantu para
pemimpin dalam menemukan alternatif-alternatif keputusan manajerial.
4. Mengembangkan system informasi yang bersifat lintas platform
Yaitu sistem informasi yang mampu menjebatani perbedaan antar platform SI
bisnis yang akan bergabung satu sama lain. Perbedaan platform tersebut
meliputi hal teknis seperti perbedaan sistem operasi, pewaktuan, mata uang dan
apliaksi-aplikasi yang digunakan oleh penjual dan pembeli.
2.2.2. Pendekatan Pengembangan Sistem
Pendekatan pengembangan sistem informasi merupakan suatu filsafat atau
persepsi tentang struktur yang mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan dan operasi-operasi
dalam suatu organisasi atau system dengan cara yang efisien dan efektif. Menurut pendapat
seorang pakar atau ahli system, dalam pendekatan pengembangan sistem informasi terdapat 3
(tiga) konsepsi penting yaitu sebagai berikut:
1. Falsafah keistimewaan ( system philosophy ), yaitu cara berfikir mengenai
fenomena menurut totalitas yang terdiri dari bagian-bagian yang saling
mengadakan interaksi.
2. Pembinaan kesisteman ( system management) , yaitu cara mendesain atau
merancang dan mengimplementasikan organisasi sebagai sistem dengan cara
menggambarkannya sebagai hubungan input-proses-output.
3. Analisis kesisteman ( system analysis ), yaitu teknik dalam pemecahan masalah
yang timbul untuk memperoleh suatu efiseinsi dan ekonomis.
Pendekatan sistem informasi mempunyai ciri-ciri pokok dalam teori
kesisitemannya, yaitu sebagai berikut:
1. Output yang terbaik dari setiap bagian sistem dan yang kemudian dapat diukur
secra relatif terhadap tujuan sistem, apabila dipadukan belum tentu meghasilkan
output terbaik dari sistem tersebut.
2. Hal tersebut diatas adalah akibat dari kenyataan bahwa jumlah output pada
bagian-bagian sistem pada umumnya tidak sama dengan output sestem secara
keseluruhan.
3. Jadi secara korelatif, apabila suatu sistem bekerja dengan baik, maka pada
umumnya ada kemungkinan bagian dari masing-masing sistem tidak memberikan
output yang maksimum.
4. Output sistem secara keseluruhan tergantung pada posisi bagian system dan
bagaimana bagian-bagian tersebut saling berinteraksi.
Pendekatan pengembangan sistem digunakan baik untuk pemecahan masalah
maupun untuk pengembangan sistem informasi. Ada beberapa petunjuk yang dapat
diterapkan untuk memanfaatkan pendekatan pengembangan sistem tersebut yaitu sebagai
berikut:
1. Integrasi
Bermacam-macam subsistem dari suatu sistem harus diintegrasikan dengan cara
sedemikian rupa untuk mendapatkan keuntungan dari antar hubungan dan hal
yang saling bergantung antar masing-masing unsur.
2. Komunikasi
Saluran komunikasi harus lebih selalu terbuka diantara subsistem-subsistem.
3. Metode Ilmiah
Harus diterapkan metode ilmiah dengan menggunakan bermacam-macam teknik
ilmu manajemen.
4. Berorientasi keputusan
Untuk menjadikan fungsi perencanaan dan pengawasan lebih efektif, maka
mungkin dapat dikembangkan pengambilan keputusan yang dapat diprogram.
5. Teknologi
Dimana seorang analisis sistem harus menggunakan teknologi modern untuk
membantu pelaksanaan teknik-teknik yang timbul dari ke-4 petunjuk di atas.
2.2.3. Prinsip Pengembangan Sistem
Ada banyak alasan mengapa organisasi gagal mencapai tujuan-tujuan penyusunan
atau pembangunan atau pengembangan sistem informasi , yaitu antara lain:
1. Kekurangan dukungan dari manajemen dalam penyusunan sistem informasi.
Banyak manejer senior mengabaikan keberadaan sumber daya sistem informasi
yang tersedia, atau organisasi tidak mempunyai komite pengarah sistem informasi.
Jika ada komite pengarah sistem infomasi tersebut berada dalam tidak formal
sehingga komite pengarah tidak dapat bekerja secara efisien dan efektif. Jika ada
rencana strategis sistem informasi tersebut tidak berhubungan dengan rencana
strategis jangka panjang organisasi.
2. Perubahan Kebutuhan pemakai
Sementara manajemen tingkat atas menjadi semakin kompleks, manejer-manejer
senior menuntut sistem informasi untuk memberikan keuntungan kompetitif
strategis. Semakin strategis nilai sebuah sistem informasi, semakin besar resiko
kegagalan mencapai tujuan-tujuan system informasi tersebut.
3. Kehadiran Teknologi Baru
Ketika organisasi menggunakan teknologi yang ada, organisasi dapat dengan lebih
mudah mencapai tujuan-tujuan penyusunan atau pengembangan sistem, karena
personel-personel telah menguasai teknologi tersebut. Sebaliknya, ketika
organisasi berusaha membuat keuntungan kompetitif dengan menggunakan
teknologi yang baru atau yang lebih canggih, organisasi tidak dapat dengan mudah
mencapai tujuan-tujuan penyusunan sistem, karena personel-personel tidak
menguasai penggunaan teknologi tersebut.
4. Kekurangan Standard Metodologi Pengembangan Sistem
Beberapa organisasi tidak mempunyai standard metodologi pengembangan sistem.
Jika ada, maka organisasi tidak menjaga ke-up-to-date-an manual standard
metodologi pengembangan sistem.
5. Kelebihan Beban Kerja atau Kekurangan keahlian untuk Personel
Personel dalam Pengembangan Sistem
Sebuah survey memperkirakan bahwa personel-personel dalam tim
pengembangan sistem menghadapi keterlambatan dalam pengembangan sistem
mulai dari enam bulan samapi dengan lima tahun . Selain dari kelebihan beban
kerja, personel-personel dalam tim pengembangan sistem sering mengalai
kekurangan keahlian, karena organisasi tersebut tidak mempunyai rencana
training
Oleh karena itu sewaktu akan membangun atau mengembangkan suatu sistem
informasi, ada beberapa prinsip yang tidak boleh dilupakan. Prinsip – prinsip tersebut adalah
sebagai berikut:
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi
dari sistem ini adalah manajemen sehingga sistem harus dapat memenuhi
kebutuhan manajemen.
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
Sistem informasi yang akan dikembangkan membutuhkan dana modal yang tidak
sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir. Sistem yang
dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Maka setiap investasi
modal harus mempertimbangkan 2 hal yaitu:
Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi
Investasi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
Manusialah yang berperan atas keberhasilan suatu sistem, baik dalam proses
pengembangan, penerapan maupun dalam operasinya. Oleh karena itu orang yang
terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem harus merupakan orang
yang terdidik dan menguasai segala permasalahan yang ada dan mempunyai solusi
akan apa yang akan dilakukan.
4. Tahapan kerja dan tugas yang dilakuakn dalam pengembangan sistem
Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan
melibatkan beberpa personil daalm bentuk suatu tim untuk mengerjakannya.
5. Proses pengembangan system tidak harus urut
Tahapan kerja pengembangan sistem merupakan langkah-langkah yang harus
dilakukan dan langkah ini dapat saja tidak berurutan, tetapi dapat dilakukan secara
bersama-sama. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output
merupakan tahap yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini
tidak berarti bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu dan
baru dapat melaksanakan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak.
Sewaktu proses perancangan output dilakukan , hasil
perancangan output yang telah selesai dapat dipergunakan untuk perancangan file.
6. Takut membatalkan proyek
Pada umumnya merupakan pantangan untuk membatalkan proyek yang sedang
berjalan. Keputusan untuk meneruskan atau membatalkan suatu proyek memang
harus didasarkan evaluasi yang cermat. Untuk kasus tertentu dimana proyek
terpaksa dibatalkan atau dihentikan karena sudah tidak layak lagi, maka
pemabatalan itu harus dilakukan dengan tegas.
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
Kegagalan untuk membuat suatu dokumentasi kerja merupakan salah satu hal
yang sering terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analisis
sistem.
2.3. SISTEM ANALIS DAN DESAIN
Berhubungan dengan proses analisa dan desain sistem informasi yang terdiri dari
hardware, software, data, prosedur dan manusia. Sistem analis dan desain dapat dipandang
dari dua kegiatan utama yaitu:
1. Sistem analis adalah suatu proses untuk memahami sistem yang ada, termasuk
mendiagnosa masalah / inefisiensi dan memberikan solusi penyelesaian.
2. Sistem desain yaitu suatu proses mencakup perencanaan desain dan
implementasi sistem yang baru.
Ada beberapa pengertian Analis Sistem, yaitu:
1. Seseorang yang mempunyai kemampuan untuk menganalisa sebuah sistem.
Analisa tersebut meliputi mempelajari masalah-masalah yang timbul dan
menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem.
2. Seseorang yang mempunyai pengetahuan tentang aplikasi komputer yang
digunakan untuk memecahkan masalah-masalah bisnis dan masalah-masalah
lainnya.
3. Sesorang yang mempunyai kemampuan untuk memilih alternatif pemecahan
masalah yang paling tepat.
4. Seseorang yang mempunyai kemampuan untuk merencanakan dan menerapkan
rancangan sistemnya sesuai dengan permasalahan yang terjadi.
Adapun tugas-tugas umum yang dilakukan oleh seorang Analis sistem adalah
sebagai berikut:
1. Mengumpulkan dan menganalisa segala dokumen-dokumen, file-file, formulir-
formulir yang digunakan pada sistem yang telah berjalan.
2. Menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan
- kekurangan apa saja yang ada pada sistem tersebut dan
3. Selanjutnya melaporkan segala kekurangan tersebut kepada pemakai sistem.
4. Merancang perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem
yang baru.
5. Menganalisa dan menyususn perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang
baru dan memberikan argumen tentang keuntungan-keuntungan apa saja yang
dapat diperoleh dari pemakain sistem yang baru.
6. Mengawasi segala kegiatan yang ada terutama berkaitan dengan penerapan
sistem yang baru.
Pengetahuan yang harus dimiliki seorang sistem analis antara lain adalah:
1. Pemahaman terhadap teknik pengolahan data, teknologi komputer dan
pemrograman komputer, yaitu teknologi informatika (hardware dan software),
teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, sistem operasi, utilities dan
paket-paket perangkat luank lainnya.
2. Pemahaman terhadap bisnis secara umum, Pengetahuan tentang bisnis meliputi
akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem
pengendalian manajemen, pemasaran, produksi, manajemen personalia,
keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek
lainnya.
3. Keahlian dalam pemecahan masalah, Analisis sistem harus mempunyai
kemampuan untuk meletakkan permasalahan-permasalahan komplek yang
dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah
masalah tersebut kedalam bagian-bagiannya, menganalisisnya kemudian harus
dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi
permasalahan terebut.
4. Keahlian dalam komunikasi antar personel, Analisis harus memepunyai
kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara
lisan maupun secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara,
presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.
5. Memahami metodologi pengembangan sistem informasi.
Adapun unsur yang terlibat dalam pengembangan sistem antara lain:
A. Pengguna Sistem
User, dapat dikatagorikan sebagai end-user (operator) dan user-manager
yang mengawasi pekerjaan end-user.
Manajemen, memegang peranan penting dalam suatu sistem informasi
termasuk menyetujui rencana pengembangan dan penyediaan dana.
B. Perancangan Sistem
Project Coordinator, merupakan orang yang bertanggung jawab agar suatu
tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal serta mengontrol agar
pelaksanaan sesuai dengan rencana.
System analyst & design, ialah orang yang memberikan solusi dan
mendesain system yang baru.
Programmer, ialah orang membuat program berdasarkan rancangan dari
system analis.
Network Designer, ialah bertanggung jawab terhadap desain suatu jaringan
seperti LAN, MAN, WAN.
Technician (hardwre), menetapkan konfigurasi-konfigurasi hardware yang
tepat agar dapat bekerja secara optimal.
Database Administrator, orang yang bertanggung jawab terhadap suatu
sistem database , mencakup pola struktur data , integritas
data, memberikan hak akses kepada user, backup, recovery dan
mengoptimalkan performa databse.
Documenter, ialah orang yang membuat dokumentasi sistem mencakup buku
operasi aplikasi , teknis dan sistem.
Software tester, ialah menjamin bahwa program aplikasi yang dibuat
programmer telah sesuai dengan spesifikasi
Graphic Designer, seseorang yang memiliki keahlian dalam mendesain,
misalnya icon atau user interface lainnya.
Pemrogram (programmer) adalah orang yang menulis kode program untuk suatu
aplikasi berdasarkan rancang bangun yan telah dibuat oleh seorang analis sistem.
Adapun perbandingan tugas dan tanggung jawab dan analis sistem adalah
sebagai berikut:
Pemrogram Analis system
4. Tanggung jawab pemrogram
terbatas pada pembuatan program.
5. Pengetahuan program komputer
cukup terbatas pada teknologi
komputer, sistem komputer, utilitas
dan bahasa-bahasa program yang
diperlukan.
6. Pekerjaan pemrogram sifatnya
1. Tanggung jawab analis sistem
tidak hanya pada pembuatan
program komputer saja, tetapi
pada system secara keseluruhan.
2. Pengetahuan analis system harus
luas, tidak hanya pada teknologi
komputer,tatapi juga pada bidang
aplikasi yang ditanganinya.
3. Pekerjaan analist sistem dalam
teknis dan harus tepat dalam
pembuatan instruksi-instruksi
program.
7. Pekerjaan pemrogram tidak
menyangkut hubungan dengan
banyak orang, terbatas pada sesame
pemrograman dan analis sistem
yang mempersiapkan rancang
bangun (spesifikasi)programnya
pembuatan program terbatas pada
pemecahan masalah secara garis
besar.
4. Pekerjaan analist sistem
melibatkan hubungan banyak
orang , tidak terbatas pada sesama
analis , pemrogram , tetapi juga
pemakai sistem dan manajer.
Tabel 3.1. Tugas dan Tanggungjawab Analist Sistem dan Programmer
2.3.1. Pengetahuan dan Keahlian Yang Diperlukan Analis Sistem
1. Pemahaman terhadap teknik pengolahan data, teknologi komputer dan
pemrograman komputer, yaitu teknologi informatika (hardware dan software),
teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, system operasi, utilities
dan paket-paket perangkat luank lainnya.
2. Pemahaman terhadap bisnis secara umum, Pengetahuan tentang bisnis
meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem
pengendalian manajemen, pemasaran, produksi, manajemen personalia,
keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek
lainnya.
3. Keahlian dalam pemecahan masalah, Analisis sistem harus mempunyai
kemampuan untuk meletakkan permasalahan-permasalahan komplek yang
dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut kedalam bagian-
bagiannya, menganalisisnya kemudian harus dapat merangkainya kembali
menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan terebut.
4. Keahlian dalam komunikasi antarpersonel, Analisis harus memepunyai
kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan maupun secara
tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi, rapat dan
pembuatan laporan-laporan.
5. Memahami metodologi pengembangan system informasi.
2.3.2. Team Pengembangan Sistem
Team pengembangan sistem secara umum dapat terdiri dari personil-personil sebagai
berikut:
1. Manejer analisis system (manager of system analysis)
Disebut juga sebagai koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggung
jawab sebagai berikut:
Sebagai ketua / koordinator team pengembangan sistem
Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota team pengembangan sistem
yang lainnya.
Membuat jadual pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan
dilakukan.
Bertanggung jawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, desain
sistem dan penerapannya.
Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.
Mewakili team untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal
perundingan-perundingan dan pemberian nasihat kepada manajemen dan
pemakai system.
Membuat laporan-laporan kemajuan proyek.
Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari team.
2. Ketua analis system (lead system analyst)
Biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis sistem. Tugasnya adalah
membantu tugas dari manajer analist sistem dan mewakilinya bila manajer analist
sistem berhalangan.
3. Analist sistem senior (senior system analyst)
Merupakan analist sistem yang sudah berpengalaman.
4. Analist system (System analist)
Merupakan analist sistem yang cukup berpengalaman dan dapat bekerja sendiri
tanpa bimbingan dari analist sistem senior.
5. Analist system junior ( junior system analist)
Merupakan analist sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan
bimbingan dari analist sistem yang lebih senior. Analist syistem junior ini juga
sering disebut dengan analist syistem yang masih dilatih.
6. Pemrogram aplikasi senior ( senior applications programmer)
Merupakan program komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas
merancang spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari
pemrogram yang lainnya.
7. Pemrogram aplikasi (applicarions programmer)
Merupakan pemrogram komputer yang cukup berpengalaman dan dapat
melakukan tugasnya tanpa harus bimbingan secara langsung lagi.
8. Pemrogram aplikasi junior (junior applications programmer)
Merupakan pemrogram komputer yang belum berpengalaman dan masih dibawah
bimbingan dari pemrogram yang lebih senior.
Latihan:
1. Apa yang dimaksud dengan pengembangan system informasi?
2. Gambarkan dan Jelaskan Siklus Hidup Sistem Informasi.
3. Sebutkan dan jelaskan mengapa system yang lama perlu diperbaiki?
4. Jelaskan istilah PIECES?
5. Sebutkan dan jelaskan langkah – langkah dalam SDLC?