© Thomas W. de Boer 2005 Projectmanagement Hoofdstuk 4 Globale structuur van een project

© Thomas W. de Boer 2005

Projectmanagement

Hoofdstuk 4Globale structuur van een

project


Fasen in een project

• Initiële fase– Opzet en eerste uitwerking– Projectvoorstel

• Detailplanning– Analyse van het probleem en de omgeving– Definitieve details van het eindproduct– Ontwerp en detailplan

• Uitvoering– Besturen – delegeren - bewaken

• Eindtest en oplevering


Initiële fase: zes vragen

• Waarom– Wat is het doel van het project?

• Wat– Welk eindproduct ga je maken?

• Hoe– Op welke manier ga je het doen?

• Wie– Welke mensen gaan meedoen?

• Welke middelen– Welk materiaal, welk materieel?

• Wanneer– Tijdpad van het project


Waarom? – Het doel

• Doel is: het oplossen van het probleem

• Geef zo precies mogelijk aan:– Het eigenlijke probleem– De probleemhebbers– De mogelijke oplossing(en)– De randvoorwaarden en andere

restricties


Wat? Het eindproduct

• Het eindproduct lost het probleem op• Specificeer zoveel mogelijk details

– Hoe gaat het eindproduct er uitzien?

• Het gebruik van het eindproduct– Hoe moet de gebruiker er mee omgaan?– Hoe los je er het probleem mee op?

• Instemming van de deelnemers


Hoe? De uitvoering

• Schets van de deelprojecten– Een eerste indeling

• Globale planning van de inzet– Mensen– Materieel– Materiaal

• Globale indicatie van kwaliteitsbewaking en risico’s


Wie? De mensen

• Welke functies zijn belangrijk?– Alle functies moeten worden bekleed– … maar sommige functies zijn kritischer

dan andere• Welke rollen zijn kritisch?

– Afhankelijk van de aard van het project• Wie gaat welke functie vervullen?

– Wie krijgt de opdracht?– Wie draagt de verantwoordelijkheid?


Welke middelen?

• Onderscheid materiaal en materieel• Materiaal en materieel zijn soms

uitwisselbaar– Dan moet je een optimum vinden

• Mensen en middelen zijn altijd uitwisselbaar– Nauwkeuriger werken bespaart

materiaal, maar kost meer arbeidstijd• Wat word je optimum?


Wanneer? Tijdsindicatie

• Indiceer het project in de tijd– Wanneer heb je wie nodig voor wat?

• Check de beschikbaarheid– Zijn de middelen op tijd aanwezig?

• Controleer het beslag op mensen en middelen

• Maak een globaal tijdpad– Begindatum, mijlpalen en einddatum


Kosten

• Schat de prijs van de inzet– Lonen– Huur van materieel– Kosten van materiaal

• Bepaal de kosten van de onderdelen– Per deelproject en/of deelproduct

• Schets het totale kostenplaatje– Wat kost je project in totaal?


Het definitieve projectvoorstel

• Afsluiting van de initiële fase• Eventueel aanpassingen in overleg• Projectvoorstel is een offerte• Projectvoorstel is een mijlpaal!

– Go/nogo punt voor het project

• Bij acceptatie van het voorstel wordt het een opdracht en een contract


Fase 2: Detailplanning

• Verdere uitwerking van alle details– Probleemoplossing

• Ga je er mee door?• En wat doe je dan?

– Eindproduct– Inzet– Tijdsplanning


Misschien toch geen project

• Soms blijkt bij de detailplanning het project niet zinvol– Er is een directe oplossing voorhanden– Het probleem is onoplosbaar– Oplossingen zijn taboe

• Het is niet legaal• Mensen willen het niet

– Oplossing is duurder dan het probleem


Definitieve detailplanning

• In kaart brengen van de omgeving• Bepalen randvoorwaarden• Omgeving en grenzen van het project• Voorschriften en beperkingen

– Juridisch– Sociaal– Milieu


Kiezen van een oplossing

• Kiezen van ‘de beste’ oplossing– Afhankelijk van belanghebbenden– Keuze mede bepalen met de ‘zes

denkende hoofddeksels’ (De Bono)

• Vaststellen details eindproduct• Overweeg de haalbaarheid van het

definitieve eindproduct


Ontwerp en detailplan

• Werk de details van het ontwerp uit– Details bij de deelproducten

• Top down – soms bottom up• Specificeer bij ieder deelproduct de

inzet …• … en de tijd die je nodig hebt

– Werktijd in mens-uren– Doorlooptijd in kalendertijd

• Dat completeert het projectplan


Uitvoering – drie aspecten

• Besturing– Leiding geven– Verantwoording dragen voor het halen

van de mijlpalen• Delegeren

– Opdragen en overdragen– Let op de verantwoordelijkheid

• Bewaking– Tijd – kosten – kwaliteit – risico


Eindtest en oplevering

• Eindtest: test in de praktijkomgeving• Onderdelen

– Functioneel: doet het product wat het moet doen?

– Performance: doet het product het binnen de randvoorwaarden?

– Interfacing: sluit het product aan bij de gebruiker?

– Omgeving: sluit het product aan bij de omgeving?


Evaluatie en nazorg

• Evaluatie na de implementatie– Leer van je ervaringen!– Wees zo specifiek mogelijk in de

evaluatie• Nazorg

– Verhelp kinderziekten– Realiseer kleine aanpassingen

• Onderhoud– Afhankelijk van afspraken

• SLA: Service Level Agreement


Overlap in projectfasen

Initiële fase

Planning

Uitvoering

Evaluatie

Nazorg

Fasen

TijdBegin Start

uitvoeringOplevering


Praktijk!

• Maak de opdrachten bij hoofdstuk 4– Werk je globale plan uit– Specificeer de inzet: mensen, materiaal

en materieel– Specificeer de tijd: werktijd en

doorlooptijd– Maak een tijdlijn voor planning– Specificeer deelproducten– Situeer je plan op de kalender

Documents

© Thomas W. de Boer 2005 Projectmanagement Hoofdstuk 4 Globale structuur van een project