: Pengurusan Tuntutan (RBR-CL)

MODUL/SUBMODUL/FUNGSI : Pengurusan Tuntutan (RBR-CL)

PENGENALAN

Submodul yang membolehkan Pemilik Kompetensi membuat permohonan tuntutan. Permohonan kemudiannya akan disemak untuk memastikan permohonan memenuhi syarat-syarat tuntutan yang telah ditetapkan dan seterusnya dihantar kepada mereka yang berperanan sebagai pengesah untuk disahkan. Akhir sekali, submodul ini memastikan bahawa Pemilik Kompetensi mendapat pembayaran tuntutan mengikut jumlah yang telah ditetapkan. Proses di dalam submodul ini akan diintegrasikan dengan sistem eSPKB bagi memastikan tuntutan akan dibayar terus kepada Pemilik Kompetensi.

1.0 SEJARAH

1) JPA telah melaksanakan submodul Pengurusan Tuntutan dan Pendahuluan Diri HRMIS dengan BPM dan BKP sebagai rintis bermula Mei 2008. 2) Peluasan hanya bertumpu kepada agensi yang telah melengkapkan maklumat kewangan di Submodul Pengurusan Gaji. 3) Buat masa ini, submodul ini hanya menumpukan kepada sebelas jenis tuntutan utama iaitu: a) Elaun Perjalanan Dalam Negeri b) Bayaran Lebih Masa c) Bayaran Saguhati, Pensyarah dan Penceramah Sambilan d) Bayaran Pakaian Istiadat e) Bayaran Pakaian Rasmi f) Bayaran Pakaian Black Tie g) Elaun Pakaian Panas h) Bayaran Letak Kenderaan i) Bayaran Mengurus Jenazah

j) Bayaran Pengangkutan Jenazah k) Elaun Pegawai INTAN

4) Peluasan tuntutan bayaran dan elaun yang lain akan dilakukan secara berperingkat

2.0 FUNGSI-FUNGSI /PERANAN /

2.1 FUNGSI/

SUBFUNGSI

TUJUAN/OBJEKTIF

Permohonan

Baru Tuntutan

Membolehkan pengguna membuat permohonan baru bagi sesuatu tuntutan di samping

memaparkan senarai permohonan yang berstatus deraf dan juga permohonan yang

dipulangkan semula untuk pindaan atau pembetulan.

Penyemakan

Permohonan

Tuntutan

Membolehkan pengguna memaparkan senarai permohonan tuntutan yang telah

dihantar oleh pemohon. Pengguna boleh menyemak maklumat tuntutan beserta

dengan dokumen sokongan (jika ada) yang dihantar oleh pemohon.

Pengesahan

Permohonan

Tuntutan


dihantar oleh Penyemak Tuntutan untuk pengesahan. Pengguna boleh melihat

permohonan tuntutan dan seterusnya membuat keputusan sama ada untuk

mengesahkannya atau tidak.

Kelulusan

Permohonan

Tuntutan Di

Cawangan

Pentadbiran


dihantar oleh Pengesah Tuntutan untuk kelulusan. Pengguna boleh melihat

permohonan tuntutan dan seterusnya membuat keputusan sama ada untuk

meluluskannya atau tidak.

Kelulusan

Permohonan

Tuntutan

(Bahagian lll)


dihantar oleh Pengesah Tuntutan untuk kelulusan. Pengguna boleh melihat

permohonan tuntutan dan seterusnya membuat keputusan samada untuk

meluluskannya atau tidak.

Kelulusan

Permohonan

Tuntutan Oleh

Pegawai

Pengawal


dihantar untuk kelulusan. Pengguna boleh melihat permohonan tuntutan dan

seterusnya membuat keputusan samada untuk meluluskannya atau tidak.

Penyediaan

Penyata

Perubahan


dihantar untuk penyediaan Penyata Perubahan. Pengguna boleh menyediakan penyata

tersebut setelah menyemak permohonan yang diterima.

Pengesahan

Penyata

Perubahan


dihantar untuk pengesahan Penyata Perubahan. Pengguna boleh melihat Penyata

Perubahan dan seterusnya membuat keputusan samada untuk mengesahkannya atau

tidak.

Pengesahan

Tuntutan Kerja

Lebih Masa

Melebihi

Jumlah

Kelayakan

Membolehkan pengguna memaparkan senarai permohonan tuntutan Kerja Lebih Masa

Melebihi Jumlah Kelayakan yang telah dihantar oleh penyemak untuk pengesahan.

Pengguna boleh melihat permohonan tuntutan dan seterusnya membuat keputusan

untuk mengesahkannya atau tidak.

Penyemakan

Permohonan

Tuntutan di

PTJ

Membolehkan pengguna memaparkan senarai permohonan yang telah dihantar ke

Pusat Tanggungjawab (PTJ). Pengguna boleh memilih permohonan yang hendak

disemak dan seterusnya menyemak maklumat tuntutan beserta dengan dokumen

sokongan yang dihantar oleh pemohon.

Pengesahan

Permohonan

Tuntutan di

PTJ


dihantar oleh penyemak untuk pengesahan. Pengguna boleh melihat permohonan

tuntutan dan seterusnya membuat keputusan samada untuk mengesahkannya atau

tidak.

Kemaskini

Maklumat

Bayaran

Tuntutan

Membolehkan pengguna pada peringkat-peringkat tertentu, mengemaskini maklumat

pembayaran seperti Nombor Baucar Bayaran, Nombor Cek dan Jumlah Tuntutan yang

diluluskan oleh pihak pembayar) serta menukar status sesuatu permohonan.

Papar Status

Permohonan

Pengguna boleh memaparkan status sesuatu permohonan tuntutan mengikut peranan

masing-masing.

Papar Sejarah

Transaksi

Permohonan

Tuntutan

Membolehkan pengguna memaparkan Sejarah Transaksi Permohonan Tuntutan yang

dikehendaki.

Selenggara

Kenderaaan

Perjalanan

Membolehkan pengguna boleh menambah, mengemaskini dan menghapus maklumat

kenderaan yang digunakan untuk perjalanan.

2.2 PERANAN FUNGSI

Pemilik Kompetensi (Competency Owner)

Tuntutan

Papar Status Permohonan

Permohonan Baru

Selenggara Kenderaan Perjalanan

Pendahuluan Diri


Permohonan Baru

Pengesah Tuntutan Pengesahan Permohonan Tuntutan

(Claim Endoser)


Papar Sejarah Transaksi Permohonan Tuntutan

Pentadbir Tuntutan (Claim Administrator)

Permohonan Baru


Kemaskini Maklumat Bayaran Tuntutan


Selenggara Kenderaan Perjalanan

Pengesah Bayaran Tuntutan (Claim Payment Endorser)

Pengesahan Permohonan Tuntutan di PTJ



Pendahuluan Diri

Pembayaran Balik Pendahuluan Diri

Pembayar Tuntutan (Claim Executor)


Ringkasan Permohonan Untuk

BayaranKemaskini Maklumat Bayaran

Tuntutan Papar Sejarah Transaksi

Permohonan Tuntutan Pendahuluan Diri


Penyemak Tuntutan (Claim Verifier)

Penyemakan Permohonan Tuntutan



Penyemak Bayaran Tuntutan (Claim Payment Verifier)

Tuntutan

Penyemakan Permohonan Tuntutan di PTJ



Pendahuluan Diri

Pembayar Balik Pendahuluan Diri

Pelulus Tuntutan Unit Personel - Seksyen Sumber Manusia (Unit Personnel Claim Approver – SSM)


Kelulusan Permohonan Tuntutan (Bahagian III)


Pengesah Unit Personnel (Penyata Perubahan) Unit Personnel Endorser (Change


Pengesahan Penyata Perubahan


Statement)

Pelulus Tuntutan di Cawangan Pentadbiran (Claim Approver at Cawangan Pentadbiran)


Kelulusan Permohonan Tuntutan di Cawangan Pentadbiran


Pengesah Tuntutan Unit Personel (Pengesah) Unit Personnel Claim Endorser (Verification)


Pengesahan Permohonan Tuntutan


Pengesah Tuntutan Unit Personel (Pengiraan) Unit Personnel Claim Endorser (Calculation)


Pengesahan Permohonan Tuntutan


Pentadbir Tiket (Ticketing Administrator)

Papar Permohonan

Pegawai Pengawal (Security Controller-Claim)


Kelulusan Permohonan Tuntutan oleh Pegawai Pengawal


Pengesah Tuntutan 2 (Kerja Lebih Masa Melebihi Jumlah Kelayakan) Claim Endorser 2-(Overtime More Than Entitlement)


Pengesahan Tuntutan Kerja Lebih Masa Melebihi Jumlah Kelayakan


Papar Dokumen Syarat-Syarat Umum Tuntutan dan Pendahuluan Diri

Pakar Tuntutan dan Pendahuluan Diri (Claims and Advance Specialist)

Selenggara Jadual Rujukan

Pentadbir Sistem System Administrator

Selenggara Jadual Rujukan

(Claims and Advance)

Pentadbir Pendahuluan Diri (Advance Administrator)

Permohonan Baru


Kemaskini Maklumat Bayaran Pendahuluan Diri


Pendahuluan Diri

Penyemak Pendahuluan Diri (Advance Administrator)

Penyemakan Permohonan Pendahuluan Diri


Papar Sejarah Transaksi Permohonan Pendahuluan Diri

Pelulus Pendahuluan Diri di PTJ (Advance Approver di PTJ)


Kelulusan Permohonan Pendahuluan Diri


Pengesah Pendahuluan Diri (Advance Endorser)

Pengesah Permohonan Pendahuluan Diri




Pelaksana Bayaran Pendahuluan Diri (Advance Executer)



Ringkasan Permohonan Untuk Bayaran


Pengesah Bayaran Pendahuluan Diri (Advance Payment Endorser)

Pengesahan Permohonan Pendahuluan Diri di PTJ




Penyemak Bayaran Pendahuluan Diri (Advance Payment Verifier)

Penyemakan Permohonan Pendahuluan Diri di PTJ




Pelaksana Bayaran Pendahuluan Diri (Advance Executer)



Ringkasan Permohonan Untuk Bayaran


Pengesah Bayaran Pendahuluan Diri (Advance Payment Endorser)

Pengesahan Permohonan Pendahuluan Diri di PTJ




3.0 FAQ – punca masalah, penyelesaian masalah/ aliran kerja / Kes

3.1 Apakah yang perlu dilakukan jika keluar mesej “Maklumat Tidak Dapat Dipaparkan Sama Ada Kerana :- Peraturan di Selenggara Kelayakan Tuntutan ATAU Maklumat Profil Tidak Lengkap” pada tab Senarai Tuntutan semasa memohon Elaun Perjalanan Dalam Negeri?

Terdapat dua senario yang telah dikenalpasti:

1) Di dalam HRMIS, sandangan CO adalah memangku. Pentadbir perlu memasukkan gred pemangkuan CO berdasarkan langkah-langkah berikut dengan Peranan: Service Profile Administrator (Service Profile)

• Klik pada menu Pentadbiran Sistem • Klik submenu Penyelenggaraan Rekod • Klik submenu Profil Perkhidmatan • Klik submenu Selenggara Sandangan • Klik submenu Melalui Pemilik Kompentensi • Masukkan Nombor KP/Polis/Tentera atau COID • Klik menu Kemaskini Tarikh Sandangan Lampau Pemilik Kompetensi • Klik Tambah dan masukkan maklumat sandangan yang dikehendaki • Klik Kod Status Sandangan dan Masukkan Gred Pemangkuan yang dikehendaki

2) Penetapan agensi oleh Pentadbir Tuntutan Pusat belum ditetapkan pada tarikh permohonan. Mohon maklumkan kepada Pentadbir Tuntutan Pusat (di JPA) untuk pengemaskinian penetapan agensi.

3.2 Mengapa mesej “Sila kemaskini Rekod Cawangan Bank di Modul Pengurusan Rekod Peribadi” dipaparkan semasa Pemilik Kompetensi memilih Kaedah Pembayaran Tuntutan pada paparan Maklumat Permohonan Tuntutan?

Pemilik Kompetensi perlu menyelenggaran maklumat cawangan bank berdasarkan langkah-langkah berikut :

• Klik pada menu Pengurusan Rekod Peribadi • Klik submenu Rekod Peribadi • Klik submenu Kemaskini Rekod Peribadi • Klik pada menu Akaun • Klik pada hyperlink Nama Bank/Institusi yang berkenaan • Klik butang Cari pada ruangan Cawangan • Pilih Negeri bank berkenaan • Pilih Bandar bank berkenaan • Klik pada Radio Button bagi cawangan bank • Klik butang Hantar

3.3 Mengapa mesej “Sila kemaskini Profil Perkhidmatan dan Sandangan CO” dipaparkan semasa Pemilik Kompetensi memilih tab Papar Maklumat Gaji?

Masalah tersebut berpunca daripada maklumat pada No. Gaji yang tidak diselenggara oleh Payroll Administrator Federal/State Government. Sila ikuti langkah-langkah berikut untuk mengemaskini No. Gaji Pemilik Kompetensi:

• Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran • Klik submenu Pemprosesan Gaji • Klik submenu Fail Induk Gaji

• Klik submenu Kemasukan Fail Induk Gaji • Masukkan No KP • Klik Teruskan • Masukkan No Gaji yang betul • Klik pilihan Cara Pembayaran : Kredit Ke Bank • Klik Hantar

3.4 Mengapa elaun memangku tidak dipaparkan pada tab Papar Maklumat Gaji sedangkan sandangan Pemilik Kompetensi adalah memangku ?

Masalah tersebut berpunca daripada maklumat pada elaun memangku yang tidak dikemaskini oleh Payroll Administrator Federal/State Government. Sila ikuti langkah-langkah berikut untuk mengemaskini elaun memangku Pemilik Kompetensi:

• Klik pada menu Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran • Klik submenu Pemprosesan Gaji • Klik submenu Fail Induk Gaji • Klik submenu Kemasukan Fail Induk Gaji • Masukkan No KP • Klik Teruskan • Klik hyperlik Pendapatan • Klik Teruskan • Klik Tambah • Masukkan Amaun yang betul • Klik Hantar

3.5 Mengapa Pemilik Kompetensi yang menanggung kerja tidak ditolak 2 jam 15 minit daripada tuntutan Bayaran Lebih Masa?

Masalah tersebut berpunca daripada maklumat rekod tanggung kerja yang tidak dikemaskini oleh Reassignment Specialist (Pertukaran). Sila ikuti langkah-langkah berikut untuk menyelenggara Rekod Tanggung Kerja:

• Klik pada menu Perolehan Sumber Manusia

• Klik submenu Pertukaran Pemilik Kompetensi • Klik submenu Selenggara Rekod Tanggung Kerja • Klik submenu Melalui Pemilik Kompetensi • Masukkan No KP • Klik Wujudkan Rekod Taggung Kerja Pemilik Kompetensi • Klik Cari untuk masukkan jawatan yang ditanggung pada jawatan sebenar • Klik Hantar

3.6 Mengapa Pemilik Kompetensi tidak boleh mengemukakan permohonan tuntutan kali kedua dalam masa sebulan?

Pemilik Kompetensi perlu menyemak status permohonan tuntutan. Mengikut Arahan Perbendaharaan 100(a,b), tuntutan hanya boleh dipohon sekali sebulan sahaja. Jika status seperti Tidak Disahkan, Disemak dan Tidak Diterima dsb, Pemilik Kompetensi memang tidak dibenarkan mengemukakan permohona n tuntutan buat kali kedua. Jika penyelia ingin mengkuiri tuntutan Pemilik Kompetensi, status Penjelasan perlu diambil supaya Pemilik Kompetensi boleh mengemukakan permohonan seterusnya.

4.0 TIPS PENGGUNAAN

4.1 Agensi: Melengkapkan maklumat asas Struktur Unit Organisasi (Business Unit) serta sandangan; Melengkapkan maklumat Profil Perkhidmatan (gaji); Melengkapkan maklumat tanggung kerja (RS-RA); **Melengkapkan maklumat kewangan (charge line info) setiap CO; **Melengkapkan data induk (emolumen/potongan dan no. gaji); **Melengkapkan maklumat perakaunan agensi –ptj, pay centre,vote

4.2 Pentadbir IT: menetapkan peranan penyemak tuntutan, pengesah tuntutan, penyemak pembayaran, pengesah pembayaran dan pelaksana bayaran tuntutan di dalam sistem; dan melengkapkan semua aliran kerja berkaitan proses permohonan Tuntutan.

4.3 Pemilik Kompetensi: menyelenggara maklumat kenderaan yang digunakan; melengkapkan maklumat Rekod Peribadi (cawangan bank, alamat surat menyurat);

4.4 CO perlu mencetak dan menandatangani borang tuntutan yang dijana melalui sistem bagi

tujuan pemantauan audit.

4.5 Kemudahan muat naik dokumen sokongan telah disediakan. Walaubagaimanapun, CO perlu membuat salinan dan pengesahan salinan secara fizikal dan dihantar bersama-sama borang tuntutan.

4.6 Charge Line Info dan data induk CO yang baru perlu sentiasa dikemaskini.

4.7 Proses permohonan yg. tidak lengkap perlukan pengemaskinian status di Kemudahan Prosidur Offline.

5.0 PERKAITAN SUBMODUL/FUNGSI

5.1

TUNTUTAN &

PENDAHULUAN DIRI

PAYROLL(Arahan

Pemotongan Gaji)

SISTEM KEWANGAN AGENSI PERINTIS (contoh : eSPKB)

DEVELOPMENT(maklumat kursus)

PERSONAL RECORD(maklumat peribadi)

RESOURCING(maklumat

perkhidmatan)

COMPETENCYASSESSMENT

(maklumat peperiksaan perkhidmatan kerajaan)

REMUNERATION(maklumat gaji & elaun)

LEAVE(maklumat cuti)

LOAN(maklumat pinjaman

perumahan)

INTEGRASI (DATA SHARING)

5.2 Data-data asas:

Data Perjawatan Pengurusan Rekod Peribadi Profil Perkhidmatan

5.3 Perkaitan dengan lain-lain modul:

RBR (Pengurusan Gaji) – Maklumat gaji RBR (Pengurusan Saraan) – Arahan Potongan Gaji) RBR (Pengurusan Cuti)-Maklumat Cuti ECBM (Pengurusan Tatatertib) – Maklumat status tatatertib Penamatan Perkhidmatan – Tarikh penamatan perkhidmatan Pengurusan Prestasi – Maklumat aktiviti extramural (Untuk pinjaman pelajaran sahaja) Pembangunan (Pengajian) – Maklumat Kursus Penilaian Kompetensi –Maklumat Peperiksaan Perkhidmatan Kerajaan

5.4 Integrasi

eSPKB

6.0 PEKELILING BERKAITAN

6.1 Pekeling Perkhidmatan Bil.16 Tahun 2007 Bayaran Pakaian Istiadat, Bantuan Bayaran Pakaian Black Tie dan Bayaran Pakaian Menghadiri Upacara Rasmi

6.2 Pekeliling Perbendaharaan Bil.3 Tahun 2010 Bantuan Mengurus Jenazah Dan Bayaran Pengangkutan Jenazah Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam

6.3 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.1 Tahun 2009 Pindaan Kadar Bayaran Balik Letak Kereta

7.0 LINK BERKAITAN

8.0 RUJUKAN

9.0 IMEJ/GAMBARAJAH/CARTA ALIR YANG BERKAITAN

BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMATJABATAN PERKHIDMATAN AWAM

Menyediakan Permohonan

Tuntutan

Menyemak dan

memastikan permohonan

tuntutan adalah lengkap

dan tepat

PENGESAH

PEMBAYARAN

TUNTUTAN

Mengesahkan permohonan

tuntutan yang di pohon adalah

atas urusan rasmi

Menghantar

permohonan

tuntutan ke eSPKB

Mengesahkan amaun

tuntutan dan

ringkasan baucar

serta senarai semak

PEMILIK

KOMPETENSI

PENYEMAK TUNTUTANPENGESAH TUNTUTAN

Menyemak dan memastikan amaun

tuntutan betul dan menyediakan

ringkasan baucar serta senarai

semak

eSPKB

Integrasi

PENYEMAK

PEMBAYARAN

TUNTUTAN

PELAKSANA

TUNTUTAN

ALIRAN PROSES TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN DALAM NEGERI

CL-011

CL-016

CL-001CL-004CL-036

CL-066


Menyediakan Permohonan

Tuntutan

PENGESAH

PEMBAYARAN

TUNTUTAN


tuntutan yang telah disahkan

adalah lengkap bagi tuntutan

yang melebihi 1/3 gaji

Menghantar

permohonan

tuntutan ke eSPKB

Mengesahkan amaun

tuntutan dan

ringkasan baucar

serta senarai semak

PEMILIK

KOMPETENSIPENGESAH TUNTUTAN PENGESAH TUNTUTAN 2

Menyemak dan memastikan amaun

tuntutan betul dan menyediakan

ringkasan baucar serta senarai

semak

eSPKB

Integrasi

PENYEMAK

PEMBAYARAN

TUNTUTAN

PELAKSANA

TUNTUTAN

ALIRAN PROSES TUNTUTAN BAYARAN LEBIH MASA


tuntutan yang telah disemak

adalah berdasarkan urusan

rasmi bagi tuntutan yang tidak

melebihi 1/3 gaji

Menyemak dan

memastikan permohonan

tuntutan adalah lengkap

dan tepatPENYEMAK TUNTUTAN

PENYEMAK TUNTUTAN

CL-

804

CL-824

CL-829

CL-814 CL-811

CL-801

CL-8

07


PEMILIK

KOMPETENSI

PENYEMAK TUNTUTAN

(UNIT ORGANISASI

PEMOHON)

PENYEMAK

TUNTUTAN

(UNIT ORGANISASI

PENGANJUR)

CL-301CL-304

CL

-31

4

PENYEMAK

PEMBAYARAN

TUNTUTAN

ALIRAN PROSES TUNTUTAN BAYARAN SAGUHATI PENSYARAH,

PENCERAMAH DAN FASILITATOR SAMBILAN

PENGESAH

TUNTUTAN

(UNIT ORGANISASI

PENGANJUR)

CL-319CL-324

PENGESAH TUNTUTAN

(UNIT ORGANISASI

PEMOHON)

PELAKSANA

TUNTUTAN

CL-329

PENGESAH

PEMBAYARAN

TUNTUTAN

eSPKB

Integrasi

Permohonan BaruMula

Tamat

Penyemakan

Permohonan

Tuntutan

Penyemakan

Permohonan

Tuntutan di PTJ

Kemaskini

Maklumat

Bayaran Tuntutan

Pengesahan

Permohonan

Tuntutan

CO / Claim Administrator Claim Verifier (Penyokong di BU) Claim Endorser

(Pelulus Ket. Jabatan)

Claim Payment

Verifier

Claim Payment

Endorser

Penyediaan

Penyata

Perubahan

Unit Personnel Verifier

(Penyemak Kew. 8)

Pengesahan

Penyata

Perubahan

Unit Personnel

Endorser (Pengesah

Kew. 8)

Berpindah Rumah (jika pindah rumah di bawah skim pinjaman

kerajaan) Tuntutan Pelbagai

•Bayaran Pakaian Panas Bilik Komputer•Bayaran Pakaian Istiadat

•Bayaran Pakaian Menghadiri Upacara Rasmi•Bayaran Pakaian Black Tie

Claim Executor

CL-201 CL-204

CL-208CL-213

CL-217CL-222

CL-226

Pengesahan

Permohonan

Tuntutan di PTJ

ALIRAN PROSES – BYRN. PAKAIAN

PENGESAH PEMBAYARAN

TUNTUTAN

Mengesahkan permohonan tuntutan yang di pohon adalah

atas urusan rasmi

Menghantar permohonan

tuntutan ke eSPKB

Mengesahkan amaun tuntutan dan

ringkasan baucar serta senarai semak

PENTADBIR TUNTUTAN

PENGESAH TUNTUTAN PENYEMAK PEMBAYARAN

TUNTUTAN

PELAKSANA TUNTUTAN

ALIRAN PROSES – BYRN. PENGANGKUTAN/

MENGURUS JENAZAH

Menyemak dan memastikan amaun tuntutan betul dan menyediakan ringkasan baucar serta senarai

semak

Menyediakan Permohonan Tuntutan Bagi pihak Si

Mati

eSPKB

Tarikh last update : 1 Nov 2011

Documents

: Pengurusan Tuntutan (RBR-CL)