Александр ГОРБАЧЕВ Дмитрий КОТЛЕЕВmsk.edu.ua/ivk/Informatika/Books/Excel/Microsoft_Excel_v_10_raz_bi… · ни на то, что можно получить

Александр ГОРБАЧЕВДмитрий КОТЛЕЕВ

Москва, 2007

УДК 004.2ББК 32.973.26-018.2

Г67

Горбачев А. Г., Котлеев Д. В.Г67 Microsoft Excel. Работайте с электронными таблицами

в 10 раз быстрее. М.: Издательский дом «ДМК-пресс»,2007. — 96 с.: ил.

ISBN 5-9706-0036-9

Данная серия практических книг предназначена для руководителейлюбого уровня. Поскольку каждый управленец применяет в своей работеэлектронную почту, Интернет, Word и Excel и, как правило, работает в сре-де Windows. В связи с этим парадокс: владеть программными пакетами тре-буется ежедневно, а времени на освоение нет. Выход — наша серия книг,позволяющая овладеть теми 10-15% ежедневных функций каждой из прог-рамм, при этом получить наиболее выгодные алгоритмы достижения жела-емого. Для профессионала не секрет, что одну задачу можно решить мно-жеством путей. Но только один из них — самый экономный по ресурсам:времени и «телодвижениям», именно такой путь вы можете самостоятель-но выбрать в данной книге.

ББК 32.973.26-018.2УДК 004.2

Все права защищены. Никакая часть этой книги не может бытьвоспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то нибыло средствами без письменного разрешения владельца автор-ских прав.

Материал, изложенный в данной книге, многократно проверен.Но поскольку вероятность технических ошибок все равно остается,издательство не может гарантировать абсолютную точность и пра-вильность приводимых сведений. В связи с этим издательство ненесет ответственности за возможный ущерб любого вида, связан-ный с применением содержащихся здесь сведений.

Все торговые знаки, упомянутые в настоящем издании, зареги-стрированы. Случайное неправильное использование или пропускторгового знака или названия его законного владельца не должнорассматриваться как нарушение прав собственности.

ISBN 5-9706-0036-9 © Горбачев А. Г., Котлеев Д. В., 2007© Издательский дом «ДМК-пресс», 2007

РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ 3

СОДЕРЖАНИЕ


Культура работы с электронными документами . . . . . . . . 6Вступительные рекомендации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Глава 1. Перемещение и выделение в режиме навигации. . 11

1.1 Базовые приемы выделения объектов. . . . . . . . . . . . 141.2 Стандартные сочетания клавиш

для выделения и перемещения . . . . . . . . . . . . . . . 141.3 Клавиши для перемещения

в пределах выделенной области . . . . . . . . . . . . . . 181.4 Дополнительные приемы перемещения

по таблице . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201.5 Дополнительные приемы выделения . . . . . . . . . . 201.6 Перемещение и выделение

с помощью Scroll Lock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211.7 Практикум . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Глава 2. Ввод и удаление данных в режиме навигации . . . 23

2.1 Использование маркера заполнения . . . . . . . . . . . 242.1.1 Копирование содержимого ячеек . . . . . . . . 242.1.2 Удаление содержимого ячеек . . . . . . . . . . . 252.1.3 Вставка пустых ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252.1.4 Заполнение рядов чисел,

дат или других элементов . . . . . . . . . . . . . . 262.2 Копирование содержимого смежных

ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292.3 Одновременный ввод данных

в несколько ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292.4 Очистка ячеек. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302.5 Добавление и удаление ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . 312.6 Вставка гиперссылки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322.7 Практикум . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

4 MICROSOFT EXCEL


Глава 3. Режим правки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

3.1 Стандартные сочетания клавишдля режима правки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

3.2 Новая строка в ячейке. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363.3 Автоматическое заполнение

и выбор значения из списка . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Глава 4. Общие приемы редактирования . . . . . . . . . . . . . 39

4.1 Отмена и повтор операций . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404.2 Копирование и перемещение . . . . . . . . . . . . . . . . . 414.3 Специальная вставка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

4.3.1 Замена формул результатами вычисленияформул . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

4.3.2 Разворот таблицы на 90 градусов . . . . . . . 454.4 Ввод даты и времени. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454.5 Автозамена. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464.6 Работа со строками и столбцами. . . . . . . . . . . . . . 47

4.6.1 Автоподбор ширины столбцаи высоты строки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

4.6.2 Скрытие и отображение строки столбцов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

4.7 Практикум . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Глава 5. Использование формул . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

5.1 Сочетания клавиш при работес формулами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505.1.1 Панель формул. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515.1.2 Справка по аргументам функции . . . . . . . . 525.1.3 Вставка формулы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535.1.4 Вставка имени . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535.1.5 Автосумма. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545.1.6 Режим отображения формул, выделение

связанных ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545.1.7 Вставка значения или формулы верхней

ячейки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555.2 Имена . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555.3 Размножение формул. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565.4 Несколько полезных функций . . . . . . . . . . . . . . . . 57

5.4.1 Объединение строк. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575.4.2 Функция ЕСЛИ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585.4.3 Функция СУММЕСЛИ . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59



5.4.4 Функция СЧЕТЕСЛИ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595.5 Цветовое выделение аргументов . . . . . . . . . . . . . . 595.6 Практикум . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Глава 6. Форматирование ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

6.1 Ручное форматирование. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 656.1.1 Форматы данных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 666.1.2 Задание параметров шрифта . . . . . . . . . . . 676.1.3 Форматирование границ . . . . . . . . . . . . . . . 67

6.2 Стилевое форматирование . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 686.3 Автоформат . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Глава 7. Прочие приемы эффективной работы . . . . . . . . 71

7.1 Закрепление областей. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 727.2 Автофильтр . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 737.3 Шаблоны книги и листа . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 767.4 Практикум . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Приложение A. Ответы к практикумам . . . . . . . . . . . . . . . 78Приложение B. Список «быстрых» клавиш . . . . . . . . . . . 83

6 MICROSOFT EXCEL

КУЛЬТУРА РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

КУЛЬТУРА РАБОТЫС ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

В ваших руках вторая книга серии «как работать с элект-ронными документами в 10 раз быстрее». Для тех кто про-чел первую – хотелось бы повторить, а для тех кто впервыезнакомится с нашей серией, держа в руках книгу по Excel,познакомить с культурой работы за компьютером.

Пример первый. За компьютером сидит девушка и лени-во возит одной рукой мышку. Другая рука служит подстав-кой под голову, упираясь раскрытой ладонью в подбородок.Глаза медленно бродят по монитору. Если наблюдать состороны, кажется, что человек спит с открытыми глазами иего движения – это колебания тела во сне. Глядя на такуюкультуру работы за персональным компьютером, можнотвердо сказать – человек за день успевает выполнить едвали что-нибудь.

Второй пример. Руки человека находятся в «боевой го-товности» как у замершего перед броском тигра. Положе-ние головы в позе снайпера: глаза внимательно впивают-ся в происходящее на мониторе, готовые в любой миг от-дать команду правой руке поразить мышью цель, а левойнажать аккорд на клавиатуре. Видя таких людей за рабо-той, понимаешь, слышно не храп засыпающего на рабо-чем месте мозга, а ритмичный стук по клавиатуре. Шур-шание мыши полирующей поверхность стола, подобнощетке, натирающей пол до блеска. Глядя на человека в та-ком процессе осознаешь, что отвлечь его не возможно. Аесли попробовать? Он резко одернет: «После! Занят! Какзакончу, обратись!».

Отвлекать такого «монстра летающих над клавиату-рой рук» нет желания. Присутствуя рядом с ними, попа-даешь под гипнотическое действие его КУЛЬТУРЫ ра-



боты. Хочется подсмотреть, спросить «Научи меня! Какты так быстро это делаешь? Как? Вот так? Так просто?А я всю жизнь делал это…» и рассказываешь, какойдлинной дорогой ты уже десяток лет приходишь к томуже результату на мониторе. А вот мастер делает это задоли секунд тремя движениями. Обыватели иногда на-зывают таких людей Хакерами, я – Мастерами своегодела. Зная нескольких таких специалистов, могу ска-зать что все они любят свое дело. Умеют делать его луч-ше всего на свете. Выполняют свою работу быстро и без-ошибочно.

Раньше я думал, если делать быстро – то качество обя-зательно падает. И сегодня, обучая руководителей, слышупервое их сопротивление: «если я буду делать быстро – ябуду ошибаться». Войдя в мир профессионалов, открылдля себя другую истину – скорость работы прямо пропор-циональна качеству! То есть, делая быстрее – ты меньшедопускаешь ошибок. Как метафору можно привести полетсамолета. Чтобы взлететь и не упасть на землю (допуститьошибку) ему нужно набрать определенную скорость (вы-полнять работу быстро). Иначе плотность воздушного по-тока не сможет его удержать в полете.

За последние несколько лет консультационной дея-тельности я искал, что надо делать, чтобы добиться та-ких же показателей при работе с компьютером как уМастеров? Нужно что-ли стать программистом? Илиизучить толстые книги (800 страниц!) по программномуобеспечению? Или надо родиться с талантом? Можноли этого достичь? «Юзер» я дрожащий, или право име-ющий? Вопрос Достоевского как никогда актуален. Уш-ли годы, чтобы понять тайны успеха быстрой работы скомпьютером.

Сегодня я готов сформулировать те принципы, кото-рые являются фундаментом успеха быстрой работы закомпьютером. Большую пользу в этом оказал тайм-мене-джмент. Те правила и привычки, которые культивируетпрактика управление временем, применимы и для уско-рения компьютерных навыков. Приглашаю вас познако-миться с ними.

8 MICROSOFT EXCEL


Фундаментальные принципы Культуры работы за компь-ютером:

• Правило «Семи», все следует группировать в блокине более 7+-2 по количеству в каждом.

• Чем меньше количество движений – тем быстрееидет работа.

• Чем меньше времени на каждое действие – тем быст-рее общее время выполнения работы.

Рассмотрим на примерах каждый из пунктов.Привило семи гласит: на рабочем столе монитора не

должно быть больше 7 ярлыков, папок либо файлов вмес-те взятых. Однако, в реальности у пользователя может бытьи 50-60! Поэтому, чтобы эффективно работать даже с та-ким количеством следует размещать их на мониторе груп-пирую, оставляя между группами свободное пространство.Таким образом, графически разделяя ярлыки «на кучки».Как говорится, 7 штучек в каждой кучке. А вот семь кучек наэкране это уже соблюдение правила семи, а значит шаг кболее быстрой работе.

Следующий принцип, уменьшение количества операций.Предположим, распечатать электронный документ можновыполнив 7 действий, а можно и за 2 действия. Во второмслучае скорость будет выше по определению.

И, наконец, если добиться того, чтобы каждое отдельноедействие занимало все меньше и меньше времени, то мыполучим общее ускорение работы. Так как работа с клавиа-турой или мышью это двигательные навыки, то их следуеттренировать и добиваться перехода навыка на уровень при-вычки. Уровень привычки характеризуется тем, что выочень быстро и бессознательно выполняете операции. Эторефлексы на уровне спинного мозга. Вы даже не замечае-те, как это вы сделали, потому что это очень быстро, и соз-нание не успевает обратить внимание. Ощущение – магиякакая-то. Ух, шайтан!

Следует отметить, что некоторые из читателей найдут в этойкниге для себя «нуль» пользы. «Я это уже давно использую!» –скажут они – «Ничего нового». Хорошо, что вы можете себя от-нести к такой категории. Счастливчики! Прочитав нашу книгу,



вы получите подтверждение «верным путем идете». Для техкто, как и я несколько лет назад, хочет улучшить свою культуруработы предлагаю глубоко изучить материал всей нашей се-рии. Самостоятельно идти к этому – потребуются годы, ужепроверено! Решайте, стоит ли тратить часть драгоценной жиз-ни на то, что можно получить в готовом виде. На блюдечке с зо-лотой каемочкой.

Александр Горбачев, эксперт России по управлению временными

и коммуникативными ресурсами.Генеральный директор Consulting Group Time-M

www.time-m.com

10 MICROSOFT EXCEL

ВСТУПИТЕЛЬНЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ВСТУПИТЕЛЬНЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

В книге приведены способы, позволяющие эффективнои быстро выполнять операции в программе MicrosoftExcel. Базовые инструкции по работе в MS Excel даны всправочной системе к программе.

• Для начала рекомендуется ознакомиться с первой кни-гой данной серии «Microsoft Word. Работайте с электрон-ными документами в 10 раз быстрее», где вы сможетенайти рекомендации по следующим вопросам:

� организация процесса работы с документами;� организация хранилища ваших документов;� настройка интерфейса;� оптимизация панелей инструментов;� выполнение базовых операций над документами:

создание, открытие, сохранение, печать и закрытиедокументов, а также другие рекомендации.

Все перечисленные рекомендации применимы и кMS Excel. Мы не стали включать данные темы в книгу вцелях сокращения ее объема.

• В конце книги приведен справочный материал: ответы кпрактикумам и список «быстрых» клавиш – сочетаниеклавиш, позволяющих значительно ускорить работу вMS Excel.

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И ВЫДЕЛЕНИЕ В РЕЖИМЕ НАВИГАЦИИ

Г Л А В А 1

12 MICROSOFT EXCEL


Зачастую для перемещения по таблице и для выделения фраг-ментов используют только мышь. Но есть более быстрые и эф-фективные способы выполнения этих операций. Поскольку пе-ремещение и выделение – наиболее часто применяемые опера-ции, то их выполнение с помощью «быстрых» клавиш приво-дит к многократному ускорению работы с MS Excel в целом.

При работе с таблицей в основном используются два режи-ма: режим навигации и режим правки. В режиме навигации (потаблице) происходит выделение ячеек, прокрутка таблицы, ко-пирование и перемещение диапазонов ячеек, а также вводданных в ячейку и другие операции. В режиме правки проис-ходит изменение содержимого ячейки или группы ячеек. Пе-реход в режим правки из режима навигации производится на-жатием клавиш , или двойным щелчком левойкнопки мыши. Обратный переход в режим навигации произво-дится нажатием клавиш��или�, если необходимо сох-ранить внесенные значения, или нажатием клавиши�, еслинеобходимо отменить ввод данных.

В каждом режиме возможно выделение и перемещение:в режиме навигации – выделение ячеек, диаграмм и т.д.(далее – объекты) и перемещение по таблице, в режимеправки – выделение фрагментов содержимого ячейки и пе-ремещение по содержимому. Изменение данных также воз-можно в обоих режимах: в режиме перемещения – вводданных, в режиме правки – их редактирование.

В данной главе мы расскажем о приемах выделения иперемещения в режиме навигации по таблицам MS Excel:

• 1.1. Базовые приемы выделения объектов.• 1.2. Стандартные сочетания клавиш для выделения и

перемещения.• 1.3. Клавиши для перемещения в пределах выделен-

ной области.• 1.4. Дополнительные приемы перемещения по таблице.

BackspaceF2



• 1.5. Дополнительные приемы выделения.• 1.6. Перемещение и выделение с помощью�.

С помощью раздела 1.7. Практикум вы сможете отрабо-тать приемы выделения ячеек.

Приемы работы в режиме правки и ввод данных в режи-ме навигации будут рассмотрены в следующих главах.

В описаниях сочетаний, приведенных в данной главе,встречается несколько терминов, которые следует уточнить:

• Выделенная область – прямоугольная область, со-держащая выделенные ячейки. Всегда как минимумвыделена одна ячейка – активная ячейка (см. далее).В MS Excel одновременно может присутствовать нес-колько выделенных областей.

• Расширение выделенной области – добавление к вы-деленной области новых вертикальных и/или гори-зонтальных рядов выделенных ячеек. Если «ничегоне выделено» (выделена только активная ячейка), топод термином «расширение выделенной области»можно подразумевать просто выделение ячеек.

• Активная ячейка – ячейка, на которую помещен кур-сор. Активная ячейка всегда находится внутри выде-ленной области.

• Активная строка – строка, содержащая активную ячейку.• Активный столбец – столбец, содержащий активную

ячейку.• Текущая область – это диапазон ячеек, ограниченный

пустыми столбцами и строками, в центре которой на-ходится выделенная область.

На рис. 1.1 текущая область относительно выделеннойобласти отмечена закругленным прямоугольником. Активнаяячейка отмечена белым цветом внутри выделенной области.

Рис. 1.1 Активная ячейка, выделенная область и текущая область

14 MICROSOFT EXCEL


1.1 Базовые приемы выделения объектовВ отличие от MS Word, где одновременно можно выделитьтолько один цельный фрагмент документа, приложение MSExcel позволяет выделить несколько объектов, расположен-ных в различных частях таблицы. Этим MS Excel похож напроводник Windows, и действительно, в обоих приложени-ях используются одни и те же базовые принципы выделе-ния объектов с помощью мыши:

• удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно вы-делить диапазон объектов;

• удерживая нажатой клавишу �, можно выделитьдиапазон объектов, указав щелчком мыши начало иконец диапазона;

• удерживая нажатой клавишу �, можно добавить квыделенному диапазону новый объект или диапазонобъектов (новую выделенную область).

Кроме того, во многих приложениях Windows действуетединое сочетание клавиш для выделения объектов:

Попробуйте отработать данные принципы на ячейкахMS Excel и файлах в проводнике Windows и вы убеди-тесь в их универсальности. По тем же принципам рабо-тает рабочий стол Windows, стандартные диалоговыеокна открытия и сохранения файлов и т.д. Следователь-но, достаточно запомнить указанные принципы одинраз, чтобы работать более эффективно сразу в несколь-ких приложениях.

1.2 Стандартные сочетания клавишдля выделения и перемещения

В большинстве приложений Windows принята целая систе-ма клавиатурных сокращений для операций перемещения ивыделения, подчиненных единой логике, что существенно

Название Описание Быстрый вызов

Выделить все Выделение всех объектов(всего текста, всех фай-

лов, всей страницы и т.д.)(Select All)

�+


СТАНДАРТНЫЕ СОЧЕТАНИЯ КЛАВИШ ДЛЯ ВЫДЕЛЕНИЯ И ПЕРЕМЕЩЕНИЯ

упрощает их запоминание. В основу положено несколькопринципов:

• курсорные клавиши служат для перемещения вле-во, вправо, вверх, вниз по символам и словам илиабзацам;

• клавиши и � служат для перемещения по стра-ницам (экранам);

• клавиши� и служат для перемещения в начало иконец чего-либо (строки, таблицы, документа);

• клавиша � «усиливает» операцию перемещенияили выделения (вместо перемещения по символам –перемещение по словам, вместо перемещения вначало строки – перемещение в начало документаи т.д.);

• использование клавиши � в сочетании с клавиа-турным сокращением для операции перемещенияприводит к соответствующей операции выделения.

Совместное использование этих пяти принципов даетмногообразие весьма полезных клавиатурных сокращений.В следующей таблице попарно приведены сокращения дляопераций перемещения и соответствующих им операцийвыделения:


Влево/вправо Перемещение влево/впра-во по ячейкам � �

Выделение вле-во/вправо

Расширение выделеннойобласти на одну ячейку

влево/вправо

�+��+�

Вверх/вниз Перемещение вверх/внизпо ячейкам � �

Выделениевверх/вниз

Расширение выделеннойобласти на одну ячейку

вверх/вниз

�+��+�

Влево/вправопо областям

ячеекс выделением

Перемещение влево/впра-во по областям ячеек с

расширением выделеннойобласти

�+�+��+�+�

16 MICROSOFT EXCEL


Название Описание Быстрый вызовВлево/вправопо областям

ячеек

Если активная строка пол-ностью пустая или пол-

ностью заполненная – пе-ремещение к началу/концустроки. В противном слу-чае – горизонтальное пе-ремещение по заполнен-ным ячейкам, перед илипосле которых имеются

пустые ячейки.Аналог в Word – переме-щение влево/вправо по

словам

�+��+�

Вверх/вниз пообластям ячеек

Если активный столбецполностью пустой или

полностью заполненный –перемещение к нача-

лу/концу столбца. В про-тивном случае – верти-

кальное перемещение позаполненным ячейкам,

перед или после которыхимеются пустые ячейки.Аналог в Word – переме-щение вверх/вниз по от-

дельным абзацам

�+��+�

Вверх/внизпо областям


Перемещение вверх/внизпо областям ячеек с рас-ширением выделенной

области

�+�+��+�+�

Вверх/внизна экран

Пролистывание листавверх/вниз

с большим шагом

�

Вверх/вниз наэкран

с выделением

Расширение выделеннойобласти на один экран

вверх/вниз

�+�+�

Переходпо листам

Переход к следующе-му/предыдущему листу

Excel

�+��+

Выделение пре-дыдущих/после-дующих листов

Выделение предыду-щих/последующих листов,

начиная с текущего

�+�+��+�+


СТАНДАРТНЫЕ СОЧЕТАНИЯ КЛАВИШ ДЛЯ ВЫДЕЛЕНИЯ И ПЕРЕМЕЩЕНИЯ

Для лучшего запоминания сгруппируем данные сочетанияв виде таблицы, где по строкам будут расположены главныеклавиши, а по столбцам – клавиши-модификаторы (Ctrl, Shift):

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅÎáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî â òàáëèöå îòñóòñòâóþò ñî÷åòà-íèÿ êëàâèø è �+�. Ñâÿçàíî ýòî ñ îñîáåí-íîñòüþ èñïîëüçîâàíèÿ êëàâèøè â MS Excel: ïðè íà-æàòèè äàííîé êëàâèøè àêòèâèçèðóåòñÿ ñïåöèàëüíûé


В начало строки Переход в начало строки �Выделение к

началу строкиВыделение до начала

строки �+�В начало/в ко-

нец листаПереход в начало/в конец

листа �+��+

Выделение кначалу/к концу

листа

Расширение выделеннойобласти до начала/конца

листа

�+�+��+�+

Главныеклавиши

Без модифи-каторов Shift Ctrl Ctrl+Shift

� � Влево/вправо Выделениевлево/вправо

Влево/вправо пообластям

ячеек



� � Вверх/вниз Выделениевверх/вниз

Вверх/вниз по

областямячеек

Вверх/внизпо областям


� Вверх/вниз наэкран

Вверх/внизна экран с

выделением


Выделениепредыдущих/последующих

листов

� В началостроки

Выделениек началустроки

В началолиста

Выделение кначалу листа

– – В конецлиста

Выделение кконцу листа

18 MICROSOFT EXCEL


ðåæèì íàâèãàöèè «ÊÍÖ», íå ðàññìàòðèâàåìûé â äàí-íîé êíèãå. Î ïîäðîáíîñòÿõ èñïîëüçîâàíèÿ äàííîãî ðåæè-ìà ìîæíî óçíàòü èç ñïðàâî÷íîé ñèñòåìû MS Excel.

Во многих других приложениях Windows использованиеперечисленных сочетаний аналогично. Далее будут рас-смотрены нестандартные сочетания клавиш и приемы, ха-рактерные для MS Excel.

1.3 Клавиши для перемещенияв пределах выделенной области

В MS Excel существуют сочетания клавиш для быстрого пе-ремещения внутри выделенной области. Выделите произ-вольный диапазон ячеек (в несколько строк и несколькостолбцов) и попробуйте перемещаться по ячейкам многок-ратным нажатием указанных клавиш:

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅÅñëè ïðè ïåðåõîäå âûäåëåííàÿ îáëàñòü çàêàí÷èâàåòñÿ, ïðîèñ-õîäèò ïåðåõîä ê ñëåäóþùåé ñòðîêå èëè ñòîëáöó.

Обратите внимание на описание сочетаний клавиш �и �+�: переход осуществляется в соответствии с наст-

Название Описание Быстрый вызовПереход вниз

или в заданномнаправлении

Переход к ячейке, распо-ложенной под активной

ячейкой, или в направле-нии, заданном настройка-

ми MS Excel

�

Переход вверхили в заданном

направлении

Переход к ячейке, распо-ложенной над активной

ячейкой, или в направле-нии, противоположномзаданному настройками

MS Excel

�+�

Переход вправо Переход к ячейке, распо-ложенной правее актив-

ной ячейки

�

Переход влево Переход к ячейке, распо-ложенной левее активной

ячейки

�+�


КЛАВИШИ ДЛЯ ПЕРЕМЕЩЕНИЯ В ПРЕДЕЛАХ ВЫДЕЛЕННОЙ ОБЛАСТИ

ройками MS Excel. Поскольку для перемещения влево ивправо уже существуют сочетания � и �+�, реко-мендуем настроить MS Excel таким образом, чтобы при ис-пользовании сочетаний � и �+� осуществлялся пе-реход вниз и вверх соответственно. Для этого:

1) Выберите пункт меню Сервис �� Параметры.2) В появившемся диалоговом окне Параметры перей-

дите на закладку Правка (рис.1.2).

3) В выпадающем списке в направлении: выберите зна-чение Вниз.

4) Сохраните изменения кнопкой ОК.

После осуществления настройки нажатие клавиши �будет приводить к перемещению на ячейку, расположеннуюниже текущей, а нажатие клавиш �+� – к перемеще-нию на ячейку выше текущей.

Указанные выше сочетания клавиш работают, даже еслиникакая область не выделена (выделена только текущаяячейка). Когда при работе с таблицей мы нажимаем клави-шу �, мы, не задумываясь, используем именно одно изперечисленных логически связанных сочетаний.

ÄÎÏÎËÍÈÒÅËÜÍÛÉ ÌÀÒÅÐÈÀËÑóùåñòâóåò òàêæå ñî÷åòàíèå êëàâèø äëÿ ïåðåõîäà ïî óãëàìâûäåëåííîé îáëàñòè:

Рис. 1.2 Диалоговое окно Параметры

20 MICROSOFT EXCEL


Åñëè âûäåëåíî íåñêîëüêî îáëàñòåé (êàê áûëî ñêàçàíî âûøå,MS Excel ïîçâîëÿåò âûäåëèòü ñðàçó íåñêîëüêî äèàïàçîíîâÿ÷ååê), äëÿ ïåðåõîäà ìåæäó îáëàñòÿìè ìîæíî èñïîëüçîâàòüñëåäóþùèå ñî÷åòàíèÿ êëàâèø:

1.4 Дополнительные приемы перемещенияпо таблице

Для перехода по таблице существует рад дополнительныхсочетаний клавиш:

Кроме перечисленного, для быстрого перехода между име-нованными ячейками существует специальная операция, кото-рая будет рассмотрена далее (см. раздел 7.1.2. Переход).

1.5 Дополнительные приемы выделенияMS Excel предоставляет набор сочетаний клавиш для быст-рого выделения требуемых фрагментов. Наиболее важныеиз них приведены в таблице:

Название Описание Быстрый вызовПереходпо углам

Переход по углам выде-ленной области

по часовой стрелке

�+�

Название Описание Быстрый вызовПереход по вы-деленным об-

ластям

Переход к предыду-щей/следующей несмеж-ной выделенной области

�+�+��+�+�

Название Описание Быстрый вызовВправо/влево

на экранПереход на один экран

вправо/влево �+�+�

Возврат к активной

ячейке

Возврат к активнойячейке при скроллинге(аналог в Word – возв-рат к предыдущей по-

зиции курсорас помощью клавиш

�+ )F5

�+ Backspace


ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПРИЕМЫ ВЫДЕЛЕНИЯ

Обращаем внимание на две последние интересные функ-ции, соответствующие сочетаниям клавиш и�+ . Пер-вая функция позволяет активизировать режим выделения, вкотором при любом перемещении курсора происходит выделе-ние. MS Excel в этом режиме ведет себя так, как если бы посто-янно была нажата клавиша �. Вторая функция позволяетвыделить новую область ячеек, при этом оставив ранее произ-веденное выделение. В этом режиме MS Excel ведет себя так,как если бы постоянно была нажата клавиша�.

1.6 Перемещение и выделениес помощью Scroll Lock

При включенном режиме � (включается и отключается од-ноименной клавишей) осуществляется удобная навигация

F8F8


Выделениетекущейобласти

Выделить текущуюобласть вокруг ак-

тивной ячейки

�+�+�

Выделитьстолбец

Выделить столбеццеликом �+ Space

Выделитьстроку

Выделить строку целиком �+ Space

Выделениетолько актив-

ной ячейки

Выделить толькоактивную ячейку,сняв выделениеостальных ячеек

�+ Backspace

Выделить все Оставаясь на теку-щем объекте, вы-делить все объек-ты листа. Аналог –сочетание клавиш

�+

�+�+

�+�+ Space

Backspace

Режимвыделения

Включение/вык-лючение режима

выделения при пе-ремещении

F8

Создание новойвыделенной

области

Добавление к ра-нее выделенным

ячейкам новой вы-деленной области

�+ F8

22 MICROSOFT EXCEL


по таблице с помощью курсорных клавиш. Обратите внима-ние, что в процессе навигации активная ячейка не изменя-ется, и вы всегда можете вернуться к ней с помощью опи-санного ранее сочетания клавиш �+ .

В режиме� вы можете использовать следующие соче-тания клавиш:

1.7 Практикум1) Если Вы еще не опробовали все описанные выше со-

четания клавиш и приемы, сделайте это.2) Выделите несколько областей. Потренируйтесь в пере-

мещении внутри областей и переходе между областями.3) Попробуйте без использования мыши выделить

ячейки таким образом, чтобы образовалась фигура,подобная изображенной на рис. 1.3:

Теперь, когда вы усвоили пройденный материал, мы мо-жем продолжить изучение режима навигации.

Backspace


Прокрутка окнавлево/вправо

Прокрутить окно на одинстолбец влево или вправо � �

Прокрутка окнавверх/вниз

Прокрутить окно на однустроку вверх или вниз � �

Переход в нача-ло/конец окна

Перейти к ячейке в левомверхнем/правом нижнем

углу окна

�

Переход в нача-ло/конец окна с

выделением

Расширить выделеннуюобласть до ячейки в ле-

вом верхнем/правом ниж-нем углу окна

�+��+

Рис. 1.3 Задание

ВВОД И УДАЛЕНИЕДАННЫХ В РЕЖИМЕНАВИГАЦИИ

Г Л А В А 2

24 MICROSOFT EXCEL

ВВОД И УДАЛЕНИЕ ДАННЫХ В РЕЖИМЕ НАВИГАЦИИ

В данной главе мы рассмотрим особенности ввода и удале-ния данных в режиме навигации:

• 2.1. Использование маркера заполнения.• 2.2. Копирование содержимого смежных ячеек.• 2.3. Одновременный ввод данных в несколько ячеек.• 2.4. Очистка ячеек.• 2.5. Добавление и удаление ячеек.• 2.6. Вставка гиперссылки.

Характерной чертой большинства указанных операций явля-ется то, что в этих операциях может быть задействована не од-на ячейка, как в режиме редактирования, а сразу группа ячеек.

В разделе 2.7. Практикум вы найдете упражнение, кото-рое позволит вам потренироваться в использовании маркеразаполнения.

2.1 Использование маркера заполненияНиже будут рассмотрены приемы эффективного заполне-ния и удаления содержимого ячеек с использованием мар-кера заполнения. Маркер заполнения – правый нижнийугол области выделения. При наведении курсора на маркерзаполнения курсор приобретает форму крестика (рис. 2.1).

2.1.1 Копирование содержимого ячеек

Допустим, необходимо размножить содержимое ячейки A1в ячейках A2-A10. Для этого:

1) Выделите ячейку A1.

Рис. 2.1 Маркер заполнения (выделен кружочком)


ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАРКЕРА ЗАПОЛНЕНИЯ

2) Перетащите маркер заполнения на ячейки A2-A10 (на-ведите курсор на правый нижний угол ячейки, нажми-те левую кнопку мыши и, не отпуская ее, захватитеячейки A2-A10).

В результате в ячейках A2-A10 окажется содержимоеячейки A1.

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅÅñëè âìåñòî êîïèðîâàíèÿ ïðîèñõîäèò ïðèðàùåíèå òàêèõäàííûõ, êàê ÷èñëà èëè äàòû, òî çàíîâî âûäåëèòå èñõîäíûåçíà÷åíèÿ è ïåðåòàùèòå ìàðêåð çàïîëíåíèÿ, óäåðæèâàÿêëàâèøó � – ïðèçíàê êîïèðîâàíèÿ.

Подобное копирование можно производить и по гори-зонтали, и по вертикали. При этом можно копировать со-держимое сразу нескольких соседних ячеек.

2.1.2 Удаление содержимого ячеек

Попробуйте выполнить обратную операцию – удаление со-держимого ячеек. Допустим, мы скопировали содержимоеячейки A1 в ячейки A2-A10, выделены ячейки A1-A10. Пере-тащите маркер заполнения влево до ячейки A1, не захваты-вая ее, – ячейки A2-A10 будут очищены.

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅÍåñìîòðÿ íà òî ÷òî äàííûå áóäóò óäàëåíû, ôîðìàò ÿ÷ååêáóäåò ñîõðàíåí.

2.1.3 Вставка пустых ячеек

С помощью маркера заполнения вы можете вставить пус-тые ячейки в таблицу. Допустим, заполнены ячейки B1-B6.Необходимо вставить три пустые ячейки между ячейкамиB1 и B2. Для этого:

1) Выделите ячейку B1.2) Перетащите маркер заполнения на три ячейки вниз,

удерживая нажатой кнопку �.

В результате ячейки B2-B6 сместятся на три ячейки вниз,и между ячейками B1 и B2 (теперь уже B5) образуется пус-тое пространство размером в три ячейки.

26 MICROSOFT EXCEL


Такого же эффекта можно добиться с помощью сочета-ния клавиш �+ +� (см. раздел 2.5. Добавление иудаление ячеек).

2.1.4 Заполнение рядов чисел, датили других элементов

В общем случае можно не только копировать содержимоеячеек, но и заполнять ряды, создавать прогрессии. Напри-мер, для того чтобы пронумеровать ячейки A1-J1 числами1, 2, 3, …, 10, вовсе необязательно последовательно вби-вать эти числа в ячейки. А если таких чисел будет несколь-ко сотен? Проще поступить следующим образом:

1) Введите в ячейку A1 цифру 1.2) Введите в ячейку B1 цифру 2 – таким образом мы за-

даем второй элемент ряда.3) Выделите ячейки A1-B1.4) Перетащите маркер заполнения на ячейки C1-J1.

В результате ячейки A1-J1 будут заполнены значениями1, 2, 3, …, 10.

Для решения данной простой задачи можно поступить ипроще:

1) Введите в ячейку A1 цифру 1.2) Выделите ячейку A1.3) Перетащите маркер заполнения на ячейки B1-J1,

удерживая нажатой клавишу �.

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅÎáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî â äàííîì ñëó÷àå – ñëó÷àå ÷èñëî-âûõ çíà÷åíèé – êëàâèøà � îçíà÷àåò íå êîïèðîâàíèå,à ïðèðàùåíèå, â ïðîòèâîïîëîæíîñòü ñëó÷àþ, êîãäà ÿ÷åé-êè ñîäåðæàò äàòû, âðåìÿ è ò.ä.

Отметим, что перемещение маркера заполнения вправоили вниз приводит к увеличению значений в ячейках, влевоили вверх – к их уменьшению.

Ряды могут быть не столь простыми, как арифметичес-кие прогрессии, а весьма разнообразными. Не только типызначений, но и шаги прогрессий могут быть различными.Примеры рядов приведены ниже:

Num


ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАРКЕРА ЗАПОЛНЕНИЯ

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅÂ ñëó÷àå ÷èñëîâûõ ðÿäîâ íàæàòèå êëàâèøè � ïðèâå-äåò ê ïðèðàùåíèþ, â îñòàëüíûõ – ê êîïèðîâàíèþ çíà÷å-íèé. Åñëè êëàâèøà � íå íàæàòà – íàîáîðîò.

Значения в ячейках могут быть составными, например, да-та может содержать день, месяц и год. В этом случае возмож-но приращение любого из значений – дня, месяца или года.По умолчанию MS Excel будет задавать приращение дню. Длятого чтобы задать приращение месяцу или году (в общем слу-чае – задать тип ряда), воспользуйтесь для перетаскиваниямаркера заполнения правой кнопкой мыши, а затем выберитесоответствующую команду в контекстном меню. Например,

Начальное значение Продолжение ряда

1, 2, 3 4, 5, 6, ...

9:00 10:00, 11:00, 12:00, ...

пн вт, ср, чт, ...

понедельник вторник, среда, четверг, ...

янв фев, мар, апр, ...

янв, апр июл, окт, янв, ...

янв-99, янв-99 июл-99, окт-99, янв-00, ...

15-янв, 15-янв 15-июл, 15-окт, ...

1999, 2000 2001, 2002, 2003, ...

1-янв, 1-мар 1-май, 1-июл, 1-сен, ...

кв.3 (или квартал3) кв.4, кв.1, кв.2, ...

товар 1, заказ товар 2, заказ, товар 3, заказ, ...

текст1, текстA текст2, текстA, текст3, текстA, ...

1-й период 2-й период, 3-й период, ...

товар 1 товар 2, товар 3, ...

28 MICROSOFT EXCEL


если начальное значение – дата «янв-2002», то для полученияряда «фев-2002», «мар-2002» и т.д. выберите команду Запол-нить по месяцам, а для получения ряда «янв-2003», «янв-2004» и т.д. выберите команду Заполнить по годам (рис. 2.2).

Числовые ряды могут представлять собой не толькоарифметические прогрессии, но и геометрические. Напри-мер, можно легко составить ряд степеней двойки. Для этого:

1) Введите число 1 в первую ячейку ряда.2) Введите число 2 во вторую ячейку ряда.3) Перетащите маркер заполнения на требуемый диапа-

зон ячеек правой кнопкой мыши и в появившемсяконтекстном меню выберите пункт Экспоненциаль-ное приближение.

В результате диапазон ячеек будет заполнен рядом 1, 2,4, 8, 16, 32, ….

Описанный механизм заполнения рядов можно осуще-ствить и с помощью пунктов меню Правка �� Заполнить ��Прогрессия, однако мы считаем, что использование марке-ра заполнения для данной цели в большинстве случаев бо-лее эффективно.

Маркер заполнения используется также для размноже-ния формул (см. раздел 5.3. Размножение формул).

ÄÎÏÎËÍÈÒÅËÜÍÛÉ ÌÀÒÅÐÈÀËÂ íåêîòîðûõ âåðñèÿõ MS Excel ðåàëèçîâàí óäîáíûé ìåõà-íèçì íóìåðàöèè ÿ÷ååê ñòîëáöîâ è ñòðîê. Íàïðèìåð, åñëèíåîáõîäèìî ïðîíóìåðîâàòü ÿ÷åéêè ñòîëáöà A:1. Â ÿ÷åéêå A1 ïðîñòàâüòå ÷èñëî 1.2. Â ÿ÷åéêå A2 ïðîñòàâüòå ÷èñëî 2.3. Âûäåëèòå îáå ÿ÷åéêè.4. Ïîìåñòèòå êóðñîð íàä ìàðêåðîì çàïîëíåíèÿ (íèæíèìïðàâûì óãëîì ÿ÷åéêè A2) è äâàæäû íàæìèòå ëåâóþ êíîï-êó ìûøè.MS Excel ïðîíóìåðóåò âåñü ñòîëáåö À äî êîíöà òàáëèöû(äî ïåðâîé ïóñòîé ñòðîêè).

Рис. 2.2 Заполнение с использованием контекстного меню


КОПИРОВАНИЕ СОДЕРЖИМОГО СМЕЖНЫХ ЯЧЕЕК

2.2 Копирование содержимогосмежных ячеек

В MS Excel существуют комбинации клавиш для заполненияактивной ячейки содержимым ячейки, расположенной вы-ше или левее:

Сочетания клавиш �+� и �+� легко запомнить,так как они образованы от английских слов Right – вправо иDown – вниз.

При работе с формулами вам могут потребоваться такжесочетания клавиш для вставки формулы или результата вычис-ления формулы в ячейке, расположенной выше текущей (см.раздел 5.1.7. Вставка значения или формулы верхней ячейки).

2.3 Одновременный ввод данныхв несколько ячеек

Для того чтобы одновременно ввести данные в несколькоячеек, расположенных на одном листе:

1) Выделите ячейки, в которые необходимо ввести данные.2) Введите данные.3) Нажмите сочетание клавиш �+�.Если требуется ввести данные в ячейки, расположенные

на нескольких листах:1) Выделите листы мышью при нажатой клавише �.2) Выделите ячейку, в которую необходимо ввести данные.3) Введите данные.4) Нажмите клавишу � или �.

Значения, введенные в ячейку, будут продублированына всех выделенных листах.


Продублиро-вать содержи-

мое слева

Заполнение активнойячейки содержимым

ячейки, расположеннойлевее

�+�+��+�


мое сверху


ячейки, расположеннойвыше

�+�+��+�

30 MICROSOFT EXCEL


Вы можете комбинировать описанные способы, выде-лив несколько листов и несколько ячеек и используя соче-тание �+�.

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ×òîáû ñíÿòü âûäåëåíèå ëèñòîâ, óêàæèòå ëþáîé íåâûäåëåí-íûé ëèñò èëè âûáåðèòå ïóíêò êîíòåêñòíîãî ìåíþ ëèñòàÐàçãðóïïèðîâàòü ëèñòû.

Данные, введенные на одном листе, можно быстро про-дублировать в соответствующие ячейки других листов. Дляэтого:

1) Перейдите к листу, содержащему введенные данные.2) Выделите листы, для которых необходимо продубли-

ровать данные.3) Выделите ячейки, которые необходимо продублировать.4) Выберите пункты меню Правка �� Заполнить �� По

листам.

Содержимое выделенных ячеек будет скопировано в выде-ленные листы.

2.4 Очистка ячеекДля очистки содержимого ячеек можно использовать сле-дующие сочетания клавиш:

При удалении содержимого не происходит измененияформата ячеек и удаления примечаний. Обратите вниманиетакже на то, что при использовании клавиши послеудаления происходит переход в режим правки.

При очистке ячейки можно раздельно удалить ее содер-жимое, форматы, примечания или сразу все перечисленное.Для этого:

1) Выделите ячейки, которые необходимо очистить.

Backspace


Удалениесодержимого

ячейки

Удаление содержимогоячейки �

Удаление со-держимого

ячейки

Удаление содержимогоячейки с переходом

в режим правки

Backspace


ДОБАВЛЕНИЕ И УДАЛЕНИЕ ЯЧЕЕК

2) Выберите пункты меню Правка �� Очистить и одиниз пунктов подменю Все, Форматы, Содержимое илиПримечания, в зависимости от того, что необходимоочистить (рис. 2.3).

2.5 Добавление и удаление ячеекСледующие сочетания клавиш предназначены для удаленияи добавления ячеек:

При нажатии клавиш �+ +� вам будет предложе-но несколько вариантов (рис. 2.4).

Num

Рис. 2.3 Пункты меню Правка �� Очистить


Удаление ячеек Удаление выделенныхячеек (строк, столбцов) �+ +�Num

Добавлениеячеек

Добавление ячеек(строк, столбцов) �+ +�Num

Рис. 2.4 Добавление ячеек

32 MICROSOFT EXCEL


2.6 Вставка гиперссылкиВ завершение главы еще одна полезная функция MS Excel –вставка гиперссылки. Обычно для вставки гиперссылки не-обходимо в окне Добавление гиперссылки ввести адрес се-тевого ресурса (рис. 2.5).

Однако если в браузере Internet Explorer открыта требуе-мая страница, то для ввода адреса страницы достаточно пе-реключиться на браузер и обратно (�+�).

2.7 ПрактикумДавайте потренируемся в использовании маркера заполне-ния. Введите в таблицу следующие значения (рис. 2.6).

Теперь с помощью маркера заполнения, не используя боль-ше никаких средств и не заполняя ячейки вручную, добейтесь то-го, чтобы у вас получился результат, представленный на рис. 2.7.

Если в процессе решения задачи вы сделаете ошибку, томожете отменить ошибочное действие с помощью сочетанияклавиш �+� (см. раздел 4.1. Отмена и повтор операций).

Рис. 2.5 Диалоговое окно Добавление гиперссылки

Рис. 2.6 Исходные данные

Рис. 2.7 Конечный результат

РЕЖИМ ПРАВКИ

Г Л А В А 3

34 MICROSOFT EXCEL


В режиме правки происходит изменение содержимого ячей-ки или группы ячеек. Переход в режим правки из режима на-вигации производится нажатием клавиш , илидвойным щелчком левой кнопки мыши (при нажатии клави-ши ячейка предварительно очищается). Вы можетепереключиться в режим правки даже в процессе ввода дан-ных в ячейку в режиме навигации.

Обратный переход в режим навигации производится на-жатием клавиш � или �, если необходимо сохранитьвнесенные значения, или нажатием клавиши �, если необ-ходимо отменить ввод данных.

Ниже будут рассмотрены некоторые эффективные ичасто используемые приемы работы в режиме правки:

• 3.1. Стандартные сочетания клавиш для режима правки.• 3.2. Новая строка в ячейке.• 3.3. Автоматическое заполнение и выбор значения из

списка.

В главе отсутствует раздел Практикум: для закрепленияматериала рекомендуется применять описываемые методи-ки сразу по ходу чтения материала.

3.1 Стандартные сочетания клавишдля режима правки

В режиме навигации перемещение осуществляется по ячей-кам, группам ячеек. Сочетания клавиш для данного режима,подчиненные общей логике использования клавиш � и�, приведены в разделе 1.2. Стандартные сочетания кла-виш для выделения и перемещения. В режиме правки рабо-тает та же логика, но перемещение осуществляется по сим-волам, словам, строкам. Этим режим правки очень похожна работу с MS Word – практически все сочетания работаютв MS Word точно таким же образом. Ниже перечисленыстандартные сочетания клавиш для режима правки:

Backspace

BackspaceF2


СТАНДАРТНЫЕ СОЧЕТАНИЯ КЛАВИШ ДЛЯ РЕЖИМА ПРАВКИ

Сгруппируем данные сочетания, расположив «главные» кла-виши по строкам, а вспомогательные (�, �) – по столбцам:


Влево/вправо Перемещение влево/впра-во по символам � �

Выделениевлево/вправо

Перемещение влево/впра-во по символамс выделением

�+��+�

Вверх/вниз Перемещение вверх/внизпо строкам � �


Перемещение вверх/внизпо строкам с выделением �+�

�+�

Перемещениепо словам

Перемещение влево/впра-во по словам �+�

�+�

Перемещениепо словам


Перемещение влево/впра-во по словамс выделением

�+�+��+�+�

В начало/в конец строки

Переход в начало/в конецстроки �

Выделение

к началу/к концустроки

Выделениедо начала/конца строки �+�

�+ В начало/

в конец ячейкиПереход

в начало/в конец ячейки �+��+


ячейки

Выделение от текущейпозиции до начала/конца

ячейки

�+�+��+�+

36 MICROSOFT EXCEL


Как мы видим, действуют общие правила: клавиша �«усиливает» перемещение, а клавиша � используетсядля выделения.

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅÊàê âèäíî èç òàáëèöû, â MS Excel, â îòëè÷èå îò MS Word, ñî-÷åòàíèÿ êëàâèø�+�/� и �+�+�/�íå èñïîëüçóþòñÿ. Â MS Word ñ ïîìîùüþ äàííûõ ñî÷åòàíèéîñóùåñòâëÿåòñÿ ïåðåõîä ïî àáçàöàì è ïåðåõîä ïî àáçàöàì ñâûäåëåíèåì ñîîòâåòñòâåííî.

Для удаления текста справа и слева от курсора использу-ются стандартные клавиши � и соответственно:

3.2 Новая строка в ячейкеИногда возникает потребность ввести в ячейку несколькоабзацев текста. Использовать для разрыва абзаца клавишу

Backspace

«Глав-ные»

клавиши

Без модифи-каторов Shift Ctrl Ctrl+Shift

� � Перемещениевлево/вправопо символам

Перемещениевлево/вправопо символамс выделением

Переме-щениевле-

во/вправопо словам

Перемеще-ние вле-

во/вправопо словам свыделением

� � Перемещениевверх/внизпо строкам

Перемещениевверх/внизпо строкам


– –

� В начало/в ко-нец строки


строки

В начало/вконецячейки

Выделениек началу/к

концуячейки


Удаление Очистка ячейки или уда-ление текста справа

от курсора

�

Удалениеи переход


Очистка ячейки и переход врежим правки или удале-

ние текста слева от курсора

Backspace


АВТОМАТИЧЕСКОЕ ЗАПОЛНЕНИЕ И ВЫБОР ЗНАЧЕНИЯ ИЗ СПИСКА

� не получится – произойдет переход в режиме навига-ции, введенные данные будут запомнены. В MS Excel дляэтой цели используется сочетание клавиш �+�. Отме-тим, что то же сочетание используется в MS Word для раз-рыва строк.

3.3 Автоматическое заполнениеи выбор значения из списка

Наверняка вам приходилось сталкиваться со следующейудобной особенностью MS Excel: если несколько первыхсимволов, вводимых в ячейку, совпадают с символами за-писи, ранее введенной в этом столбце, то недостающаячасть набора будет произведена автоматически. Эта функ-ция автонабора работает для записей, которые содержаттекст или текст в сочетании с числами, причем выбор пре-доставляется только из записей ячеек выше активной, но допервой пустой ячейки. Например, если в столбце встречает-ся запись «Расходы на транспорт», то для повторного вво-да этой записи в другой ячейке ниже, скорее всего, будетдостаточно ввести первые несколько букв фразы и нажатьклавишу �. Скорее всего, потому что в случае если встолбце также встречается запись «Расходы на питание», тодля того чтобы MS Excel предложил вариант «Расходы натранспорт», потребуется вводить довольно значительнуючасть фразы, а именно «Расходы на т», – до первого разли-чия указанных фраз. К счастью, можно использовать и сле-дующий метод:

1) Введите несколько начальных букв фразы, напри-мер, в нашем примере буквы «расх».

2) Если MS Excel не предложил вариант записи, нажми-те сочетание клавиш �+�. Будет отображен спи-сок вариантов, начинающихся введенными буквами,в нашем примере это варианты «Расходы на транс-порт» и «Расходы на питание».


Новая строкав ячейке

Переход на новую строкув ячейке Excel �+�

38 MICROSOFT EXCEL


3) Клавишами � и � выберите требуемый варианти нажмите клавишу �.

Вы можете использовать сочетание �+�, даже невводя начальных букв, – в этом случае вам будут предло-жены в качестве вариантов все ранее введенные записистолбца.

Сочетание клавиш �+� используется не только длявыбора вариантов заполнения ячейки, но и для раскрытияполей-списков, например поля, отображающего размершрифта (см. раздел 6.1.2. Задание параметров шрифта гла-вы 6 Форматирование ячеек), или поля автофильтра (см.раздел 7.3. Автофильтр главы 7 Прочие приемы эффектив-ной работы на стр. 59).

Для сворачивания списка используется сочетание�+�.

В главе отсутствует раздел Практикум: для закрепленияматериала рекомендуется применять описываемые методи-ки сразу по ходу чтения материала.


Разворачиваниесписка

Отображение элементовсписка �+�

Сворачиваниесписка

Скрытие элементовсписка �+�

ОБЩИЕ ПРИЕМЫРЕДАКТИРОВАНИЯ

Г Л А В А 4

40 MICROSOFT EXCEL

ОБЩИЕ ПРИЕМЫ РЕДАКТИРОВАНИЯ

Ниже будут рассмотрены общие приемы редактирования,которые можно применять при вводе данных в режиме на-вигации и в режиме правки, то есть во всех случаях, когдаосуществляется изменение значения ячейки:

• 4.1. Отмена и повтор операций.• 4.2. Копирование и перемещение.• 4.3. Специальная вставка.• 4.4. Ввод даты и времени.• 4.5. Автозамена.• 4.6. Работа со строками и столбцами.

Как всегда, раздел 4.7. Практикум поможет закрепитьпройденный материал.

4.1 Отмена и повтор операцийДля отмены последнего действия или повтора операции вMS Excel существуют следующие комбинации клавиш:

Комбинация клавиш �+� является универсальной и ра-ботает для большинства программ. Комбинация клавиш�+� работает только в приложениях Office и некоторыхдругих приложениях. Клавиша � используется для отменыввода данных в ячейку, если клавиша � еще не была нажата.


Отмена операции

Отмена последней совер-шенной операции (Undo) �+�

Повтор операции

Повтор последней отменен-ной или совершенной опе-

рации (Redo)

�+�

Отмена ввода данных

в ячейку

Отмена ввода данных вячейку до нажатия клавиши

��


КОПИРОВАНИЕ И ПЕРЕМЕЩЕНИЕ

Повтор ранее отмененной операции (функция Redo) –стандартная возможность приложений Windows. Однако невсе знают, что в приложениях Office и, в частности, в MSExcel можно повторить не только отмененную, но и простосовершенную операцию (функция Repeat). Для этого такжеиспользуется сочетание клавиш �+�. Например, есливы применили стиль к ячейке таблицы, то можете применитьтот же стиль к другой ячейке, выделив ее и нажав клавиши�+�. В том случае если вы только отменили какое-либодействие, сочетание клавиш �+� совершит отмененноедействие повторно (стандартная функция Redo).

Благодаря наличию рассмотренных сокращений, можноубрать кнопки с панели инструментов, освободивместо для рабочей области документа.

4.2 Копирование и перемещениеВ MS Excel, как и в MS Word, применяется перемещение икопирование объектов с помощью буфера обмена и меха-низма Drag

,n

,Drop («перетащить и отпустить»).

MS Excel использует собственный буфер обмена, вме-щающий до 12 объектов. При этом копирование в буфер об-мена Excel приводит к синхронному копированию в буферобмена Windows. Вы можете отобразить панель буфера об-мена Excel с помощью пунктов меню Вид �� Панели инстру-ментов �� Буфер обмена.

Для работы с буфером обмена Excel могут быть исполь-зованы стандартные сочетания клавиш:

Существуют альтернативные сочетания клавиш для дан-ных операций, которые могут показаться более удобными:


Копированиев буфер

Копирование объектов(ячеек, диаграмм, текстаи т. д.) в буфер обмена

�+�

Перемещениев буфер

Перемещение объектов(ячеек, диаграмм, текстаи т. д.) в буфер обмена

�+�

Вставкаиз буфера

Вставка содержимогобуфера обмена �+

42 MICROSOFT EXCEL


Благодаря наличию данных сокращений, можно убратькнопки с панели инструментов, освободив местодля рабочей области документа.

В режиме правки доступны только указанные сочета-ния клавиш для копирования, перемещения и вставкитекста. Однако в режиме навигации MS Excel предоставля-ет дополнительные способы вставки содержимого буфераобмена:

Обратите внимание на то, что при копировании или пе-ремещении ячеек в буфер обмена выделенная область от-мечается пунктиром. Выделение сохраняется до выполне-ния какой-либо следующей операции. Пока область выде-лена пунктиром, возможна вставка содержимого буфераобмена с помощью клавиши �.

С помощью сочетания клавиш �+�+� вы може-те ставить ячейки из буфера обмена, сдвигая другие ячейкилиста. Вам будет предложено два варианта (рис. 4.1).


Вставка из буфера

Вставка содержимого бу-фера обмена непосред-ственно после копирова-

ния или перемещенияв буфер

�

Вставка скопи-рованных ячеек

со сдвигом

Вставка скопированныхячеек со сдвигом

(Добавить скопированныеячейки)

�+�+�


Копированиев буфер

Копирование объектов(ячеек, диаграмм, текста

и т. д.) в буфер

�+!

Перемещениев буфер

Перемещение объектов(ячеек, диаграмм, текста

и т. д.) в буфер

�+�

Вставкаиз буфера

Вставка содержимогобуфера обмена �+!


СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА

В отличие от других программ, где возможна вставка содер-жимого буфера обмена только в одно место документа, MSExcel предоставляет возможность вставить содержимое сразуво все выделенные ячейки. Это очень удобно, например, приработе с формулами (см. модуль 5. Использование формул).

Перемещение и копирование ячеек (в режиме навига-ции) с помощью механизма Drag & Drop осуществляетсяпрактически так же, как и в других приложениях Windows:перемещение осуществляется левой кнопкой мыши, а копи-рование – левой кнопкой мыши при нажатой клавише �:

Ïðèìå÷àíèåÑîêðàùåíèåì D&D îáîçíà÷åíî èñïîëüçîâàíèå ìåõàíèçìàDrag & Drop.

Однако есть несколько особенностей. Во-первых, для то-го чтобы переместить или скопировать выделенные объекты(например, диапазон ячеек), необходимо ухватить курсоромне внутреннюю часть диапазона, а его границу (рис. 4.2).

Рис. 4.1 Вставка скопированных ячеек

Название Описание Быстрый вызовПеремещение

объектовПеремещение объектов(ячеек, диаграмм и т.д.)

D&D

Копированиеобъектов

Копирование объектов(ячеек, диаграмм и т. д.) �+D&D

Рис. 4.2 Перемещение или копирование ячеек

44 MICROSOFT EXCEL


Во-вторых, вы можете переместить или скопироватьобъекты и на другой лист, если нажмете клавишу � и принажатой клавише поместите курсор над закладкой листа.

4.3 Специальная вставкаБуфер обмена MS Excel предоставляет дополнительную по-лезную возможность – специальную вставку данных. Выможете скопировать данные в буфер обмена не как обычно,а вставить их специальным образом, указав, какую частьданных необходимо вставить и как необходимо их преобра-зовать в процессе вставки. Специальная вставка осущес-твляется с помощью пунктов меню Правка �� Специальнаявставка. При выборе данного пункта происходит отображе-ние диалогового окна Специальная вставка, примерныйвнешний вид которого приведен на рис. 4.3.

Ниже будет рассмотрено два примера использования спе-циальной вставки:

• 4.3.1. Замена формул результатами вычисленияформул.

• 4.3.2. Разворот таблицы на 90° градусов.

4.3.1 Замена формул результатами вычисленияформул

Иногда возникает необходимость заменить формулу ре-зультатом ее вычисления. Например, вы хотите вставить вячейку текущую дату, чтобы в дальнейшем она отображаладату создания таблицы. Вы можете воспользоваться функ-

Рис. 4.3 Диалоговое окно Специальная вставка


АВТОЗАМЕНА

цией ТДАТА(), возвращающей как результат текущую дату.Однако при каждом открытии таблицы значение функциибудет пересчитываться, а в данном случае значение необхо-димо зафиксировать. Решить данную задачу можно следу-ющим образом:

1) Вставьте в ячейку формулу =ТДАТА().2) Выделите ячейку и скопируйте ее в буфер обмена

(комбинация клавиш �+� или �+!).3) Выберите пункты меню Правка �� Специальная

вставка. В диалоговом окне Специальная вставка вблоке Вставить укажите, что необходимо вставлятьтолько значения, и нажмите кнопку ОК.

Вообще говоря, рассмотренное решение данной задачине может считаться удачным, поскольку в MS Excel сущест-вуют сочетания клавиш для вставки текущих даты и време-ни (см. раздел 4.4. Ввод даты и времени). Рассмотренныйпример здесь приведен только как демонстрация возмож-ностей специальной вставки данных.

4.3.2 Разворот таблицы на 90 градусов

В некоторых случаях возникает необходимость повернутьтаблицу на 90 (транспонировать, как говорят математики):строки заменить столбцами, а столбцы – строками. Делатьэто вручную – долгий и муторный труд, особенно для боль-ших таблиц. К счастью, используя буфер обмена MS Excel,вы можете быстро решить данную задачу:

1) Выделите диапазон ячеек, которые необходимотранспонировать.

2) Скопируйте ячейки в буфер обмена.3) Выберите пункты меню Правка �� Специальная

вставка. В диалоговом окне Специальная вставка за-полните поле Транспонировать и нажмите кнопку ОК.

Вот и все – вместо прежней таблицы вы получите табли-цу, в которой строки и столбцы поменялись ролями.

4.4 Ввод даты и времениСледующие комбинации клавиш применяются для ввода те-кущей даты или текущего времени:

46 MICROSOFT EXCEL


4.5 АвтозаменаАвтозамена – это средство автоматического обнаружения иисправления опечаток, неправильных слов, грамматическихошибок и неправильного регистра букв.

Автозамена в MS Excel действует аналогично автозамене вMS Word с той разницей, что в MS Excel не производится авто-замена форматированным текстом. Для иллюстрациидействия автозамены наберите в Word символы «(tm)» илислово «конечно» с буквой «ш» вместо буквы «ч», а затем про-бел. В первом случае возникнет значок ™, а во втором – будетисправлена орфографическая ошибка. Именно так действуетавтозамена – на лету изменяет сочетания вводимых символов.

Вы можете добавлять собственные параметры автоза-мены. Настройка параметров автозамены производится спомощью пунктов меню Сервис �� Автозамена.

Для демонстрации первого варианта создадим элементавтозамены текста «!!!» на «Внимание!»:

1) Выберите пункты меню Сервис �� Автозамена. Про-изойдет переход в диалоговое окно Автозамена(рис. 4.4).

Рис. 4.4 Диалоговое окно Автозамена

Название Описание Быстрый вызовДата Ввод текущей даты �+"

Время Ввод текущего времени �+�+"


РАБОТА СО СТРОКАМИ И СТОЛБЦАМИ

2) В полях Заменять и На укажите, какой текст на какойнеобходимо заменять при автозамене, в данном слу-чае «!!!» заменяется на «Внимание!».

3) Нажмите кнопку Добавить.4) Нажмите кнопку ОК.

После выполнения указанных действий, если вы будетенабирать символы «!!!», MS Excel автоматически заменитих на «Внимание!».

4.6 Работа со строками и столбцамиВ завершение данного модуля рассмотрим пару эффектив-ных приемов работы со строками и столбцами:

• 4.6.1. Автоподбор ширины столбца и высоты строки.• 4.6.2. Скрытие и отображение строк и столбцов.

4.6.1 Автоподбор ширины столбца и высоты строки

Ширину столбцов и высоту строк MS Excel может автомати-чески подбирать по их содержимому. Для автоподбора ши-рины столбца подведите указатель мыши к правой линиистолбца и дважды щелкните левой кнопкой мыши. MS Excelсамостоятельно вычислит ширину столбца, требуемую дляразмещения текста.

Для автоподбора высоты строки подведите указательмыши к нижней линии строки и дважды щелкните левойкнопкой мыши. MS Excel самостоятельно вычислит высотустроки, требуемую для размещения текста.

Данная функциональность MS Excel позволяет существен-но сэкономить время на подбор высоты и ширины ячеек, ес-ли необходимо обработать большое количество строк/столб-цов. Выделите необходимые строки/столбцы, а затем произ-ведите автоподбор ширины произвольного столбца/высотыпроизвольной строки. Для всех строк/столбцов будет произ-веден пересчет размеров.

4.6.2 Скрытие и отображение строк и столбцов

MS Excel предоставляет средства скрытия заданных столб-цов или строк. Вам может понадобиться данная функциядля скрытия каких-либо служебных данных, результатовпромежуточных расчетов и т.д. Скрытые строки и столбцы

48 MICROSOFT EXCEL


можно при необходимости затем снова отобразить. Сочета-ния клавиш для скрытия и отображения приведены ниже:

4.7 ПрактикумВ качестве практикума найдите несколько способов скопи-ровать в ячейку содержимое ячейки, расположенной вышетекущей (например, скопировать содержимое ячейки A5 вячейку A6). Существует, как минимум, четыре способасделать это.


Скрытиестолбцов

Скрытие выделенныхстолбцов �+#

Отображениестолбцов

Отображение скрытыхстолбцов, относящихсяк выделенной области

�+�+#


Скрытие строк Скрытие выделенныхстрок �+$

Отображениестрок

Отображение скрытыхстрок, относящихся

к выделенной области

�+�+$

ИСПОЛЬЗОВАНИЕФОРМУЛ

Г Л А В А 5

50 MICROSOFT EXCEL

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ

Здесь мы рассмотрим несколько полезных приемов при ра-боте с формулами:

• 5.1. Сочетания клавиш при работе с формулами.• 5.2. Имена.• 5.3. Размножение формул.• 5.4. Несколько полезных функций.• 5.5. Цветовое выделение аргументов.

Предполагается, что читатель имеет опыт использова-ния формул в MS Excel, поэтому здесь не приводятся под-робные инструкции по работе с формулами и списки реали-зованных в MS Excel функций. За подробной информациейвы можете обратиться к справочной системе MS Excel.Здесь же приводятся советы, которые могут быть полезныимеющим некоторый опыт пользователям MS Excel дляувеличения эффективности их работы.

В разделе 5.6. Практикум рассматривается пример ис-пользования формул и некоторая информация о форму-лах-массивах.

5.1 Сочетания клавишпри работе с формулами

В данном разделе будут рассмотрены полезные сочетанияклавиш, используемые при работе с формулами. Ниже при-ведена таблица сочетаний, за которой следуют подробныепояснения по использованию сочетаний:


Панель формул После ввода имени функ-ции в формулу отобразить

панель формул

�+

Справкапо аргументам

функции

Вставить имена аргументовфункции и скобки после

ввода имени функции

�+�+


СОЧЕТАНИЯ КЛАВИШ ПРИ РАБОТЕ С ФОРМУЛАМИ

5.1.1 Панель формул

В MS Excel имеется средство ввода аргументов функции нев текстовом виде, а посредством специальной панели –панели формул. Для использования панели:

1) Введите в ячейке имя функции (значение в ячейкедолжно начинаться на знак равенства).

Название Описание Быстрый вызовВставка имени Вставить в формулу опре-

деленное имяF3

Вставкафункции

Вставить функциюв формулу �+ F3

Автосумма Вставить формулу автосуммы �+%

Режим формул

Переключить режимыотображения значения

ячейки и формулы ячейки

�+&

Вставка значе-ния верхней

ячейки

Скопировать значение верх-ней ячейки в текущую ячей-

ку или в строку формул

�+�+'

Вставка фор-мулы верхней

ячейки

Скопировать формулу верх-ней ячейки в текущую ячей-

ку или в строку формул

�+'

Выделение яче-ек, на которыепрямо ссыла-ются выделен-ные формулы

Выделить ячейки, на кото-рые прямо ссылаются

формулы, содержащиесяв выделенной области

�+(

Выделить ячей-ки, на которыепрямо или кос-венно ссылают-ся выделенные

формулы

Выделить ячейки, на кото-рые прямо или косвенноссылаются формулы, со-

держащиеся в выделеннойобласти

�+�+)

Выделениепрямо ссылаю-щихся формул

Выделить ячейки, форму-лы которых прямо ссыла-ются на активную ячейку

�+*

Выделениепрямо и кос-

венно ссылаю-щихся формул

Выделить все ячейки, фор-мулы которых прямо или

косвенно ссылаются на ак-тивную ячейку

�+�++

52 MICROSOFT EXCEL


2) Нажмите сочетание клавиш �+. Произойдетотображение панели формул (рис. 5.1).

3) Задайте значения аргументов функции. На панелиформул каждому аргументу функции соответствуетопределенное поле. В поле можно ввести числовоезначение или выбрать ячейку или диапазон ячеек.

4) Нажмите клавишу � (или кнопку ОК).В результате выполнения указанных действий в фор-мулу ячейки будет вставлена заданная функция с ар-гументами.

5.1.2 Справка по аргументам функции

Если вы забыли состав или порядок аргументов функции,то можете поступить следующим образом:

1) Введите имя функции.2) Нажмите сочетание клавиш �+�+. В ячейку

будет подставлена текстовая строка с перечнем аргу-ментов функции. Курсор будет перемещен на первыйаргумент (рис. 5.2).

3) Введите значения аргументов функции.

Также вы можете воспользоваться панелью функций,описанной выше.

Рис. 5.1 Панель формул

Рис. 5.2 Справка по аргументам функции


СОЧЕТАНИЯ КЛАВИШ ПРИ РАБОТЕ С ФОРМУЛАМИ

5.1.3 Вставка формулы

В предыдущих приемах на первом шаге нужно было ввестиимя функции. Однако вы можете воспользоваться приемом,позволяющим выбрать функцию из списка, прежде всего изсписка последних использованных функций.

1) Нажмите сочетание клавиш �+ . Произойдет пе-реход в диалоговое окно мастера функций (рис. 5.3).

2) Выберите функцию из требуемой категории и наж-мите клавишу � (или кнопку ОК).

3) Произойдет отображение панели формул. Введитеаргументы функции, как описано выше.

5.1.4. Вставка имени

Если таблица Excel содержит имена (см. раздел 5.2. Имена),то вы можете быстро вставить имя в качестве аргументафункции:

1) Нажмите клавишу . Произойдет переход в диало-говое окно Вставка имени (рис. 5.4).

F3

F3

Рис. 5.3 Мастер функций

Рис. 5.4 Вставка имени

54 MICROSOFT EXCEL


2) Выберите имя из списка и нажмите клавишу �(или кнопку ОК).

В формулу будет вставлено указанное вами имя.

5.1.5 Автосумма

Одной из наиболее часто используемых является функциясуммирования. Аргументом функции СУММ() является пе-речень диапазонов суммируемых ячеек. Если необходимопросуммировать диапазон ячеек, расположенных выше илилевее заданной ячейки, существует прием, позволяющий невводить аргументы вручную. Для этого достаточно нажатьсочетание клавиш �+% и MS Excel введет имя функцииСУММ и выберет в качестве аргумента диапазон ячеек, рас-положенных выше или левее активной ячейки (рис. 5.5).

5.1.6 Режим отображения формул,выделение связанных ячеек

Если вы анализируете таблицу, подготовленную другим че-ловеком, вам потребуется посмотреть, по каким формуламрассчитываются значения ячеек в таблице. Чтобы не смот-реть формулы ячеек по отдельности, можно перейти в ре-

Рис. 5.5 Автосумма

Рис. 5.6 Режим отображения формул


ИМЕНА

жим отображения формул и охватить картину в целом (рис.5.6). Для перехода в режим формул и обратно используйтесочетание клавиш �+&.

Также могут быть полезными сочетания клавиш�+(, �+�+), �+* и �+�++, выде-ляющие ячейки, участвующие в расчетах значения активнойячейки, и ячейки, использующие для расчетов активнуюячейку, соответственно.

5.1.7 Вставка значения или формулы верхней ячейки

Вам может потребоваться вставить в ячейку формулурасположенной выше ячейки или результат расчета этойформулы. Для выполнения этих операций используютсясочетания клавиш � +' и � +� +' соответ-ственно.�+' один из способов вставки результата вычис-

ления, а не формулы, по которой производится расчет.Другой способ – специальная вставка из буфера обмена(см. раздел 4.3.1. Замена формул результатами вычисле-ния формул).

5.2 ИменаВы можете присвоить имя ячейке и использовать это имя вформулах для ссылки на ячейку. Благодаря этому вашиформулы станут менее громоздкими и более понятными.Например, формула=сбережения_на_начало_периода + совокупный_доход– общие_расходы + перенос_с_предыдущего_периода

более прозрачна, чем та же формула, но записанная в виде=E6 + B4 – B5 + E7

Также использование имен позволит более удобно ссы-латься на данные других листов книги: достаточно будетуказать имя ячейки без указания имени листа.

Для присвоения имени ячейке существует комбинацияклавиш �+ :

1) Выделите ячейку, которой хотите присвоить имя.2) Нажмите сочетание клавиш �+ . Произойдет

переход в диалоговое окно Присвоение имени(рис.5.7).

F3

F3

56 MICROSOFT EXCEL


3) Введите имя в текстовом поле в верхней части окна.В имени не должны встречаться пробелы.

4) Нажмите клавишу � (или кнопку ОК).

В дальнейшем вы можете вставлять имя в формулы спомощью клавиши . Также можно осуществлять переходк именованным ячейкам с помощью сочетания клавиш�+, (см. раздел 7.1.2. Переход).

5.3 Размножение формулРазмножить формулы в MS Excel можно несколькими спо-собами:

• Способ первый – с использованием буфера обмена:

1) Скопируйте ячейку, содержащую формулу, в буферобмена (�+� или �+!).

2) Выделите диапазон ячеек, куда необходимо размно-жить формулу.

3) Вставьте содержимое буфера обмена (�+ или�+!).

• Способ второй – с использованием маркера заполнения:

1) Выделите ячейку, содержащую формулу.2) Перетащите маркер заполнения на требуемый диапазон

ячеек (подробности использования маркера заполнениясм. в разделе 2.1. Использование маркера заполнения).

F3

Название Описание Быстрый вызовПрисвоение

имениПрисвоить имя выделенной

ячейке или ячейкам �+ F3

Вставка имени Вставить в формулуопределенное имя

F3

Переход Перейти к ячейке по имени �+,

Рис. 5.7 Присвоение имени


НЕСКОЛЬКО ПОЛЕЗНЫХ ФУНКЦИЙ

• Способ третий – автоматическое заполнение формулдля рядов. Данный способ применим, если все аргу-менты функции расположены в той же строке, что иячейка, содержащая функцию, и уже введено, по мень-шей мере, четыре подобные строки. На рис. 5.8 введе-ны четыре строки, содержащие аргументы и функциисуммирования, в пятой строке вводится новая пара ар-гументов. После завершения ввода в ячейку, выделен-ную цветом, будет подставлена функция суммированияпятой пары аргументов.

5.4 Несколько полезных функцийНаверняка при создании формул вам приходилось исполь-зовать различные математические, финансовые и прочиефункции. В данном разделе мы хотим заострить ваше вни-мание на использовании некоторых специальных функций:

• 5.4.1. Объединение строк.• 5.4.2. Функция ЕСЛИ.• 5.4.3. Функция СУММЕСЛИ.• 5.4.3. Функция СЧЕТЕСЛИ.

Данные функции существенно расширяют возможностиобработки таблиц. Также в справочной системе MS Excel выможете найти описание множества других полезных функций.

5.4.1 Объединение строк

Текстовые значения нескольких ячеек с помощью формулыможно объединить в одну строку. Это может использовать-ся, например, для объединения имени и фамилии. Допус-тим, в ячейке E3 содержится имя, а в ячейке F3 – фамилия.Тогда для отображения полного имени в формате «имя фа-милия» можно использовать формулу:=E3&" "&F3

Если ячейке E3 присвоить имя «имя», а ячейке F3 – имя«фамилия», то формула становится более «прозрачной»:=имя&" "&фамилия

Рис. 5.8 Автоматическое заполнение формул для рядов (включен режим отображения формул)

58 MICROSOFT EXCEL


Отображению полного имени в формате «фамилия,имя» будет соответствовать формула:=F3&", "&E3

или=фамилия&", "&имя

Символ & в данных формулах представляет собой опе-ратор объединения строк.

5.4.2 Функция ЕСЛИ

В MS Excel существует функция ЕСЛИ(), позволяющая выбратьодно из двух заданных значений в зависимости от условия.

Вот простой пример использования. Допустим, имеетсястолбец цифр в ячейках A1-A10. Необходимо в соседнем столб-це в ячейках B1-B10 вывести индикатор превышения заданнойсуммы: если значение в левом столбце больше заданного зна-чения, допустим 5000, необходимо выводить фразу «превыше-ние лимита», в противном случае не выводить ничего.

Формула, решающая данную задачу, для ячейки B1 выг-лядит следующим образом:=ЕСЛИ(A1>5000;"превышение лимита";"")

Первый аргумент задает условие, второй – значение,отображаемое при выполнении условия, третий – значение,отображаемое при невыполнении условия.

Полный набор формул и результат их вычисления при-веден на рис. 5.9 и 5.10.

Рис. 5.9 Использование функции ЕСЛИ, формулы

Рис. 5.10 Использование функции ЕСЛИ, результат


ЦВЕТОВОЕ ВЫДЕЛЕНИЕ АРГУМЕНТОВ

5.4.3 Функция СУММЕСЛИ

Допустим, имеется три столбца: в первом столбце распола-гается название поставщика, во втором – наименование то-вара, в третьем – стоимость товара. Необходимо подсчитатьсуммарную стоимость всех товаров от определенного пос-тавщика (ЗАО Офисная мебель) – рис. 5.11.

Наиболее простой способ решить данную задачу – ис-пользовать функцию СУММЕСЛИ(), осуществляющую вы-борочное суммирование значений. Функция принимает триаргумента: диапазон, по которому осуществляется отбор,критерий отбора и диапазон суммируемых значений. Реше-нием является следующая формула:

=СУММЕСЛИ(A1:A7;"=ЗАО Офисная мебель";C1:C7)

По диапазону A1:A7 осуществляется отбор в соответствии сусловием "=ЗАО Офисная мебель". Для строк, удовлет-воряющих условию отбора, значения суммируются.

5.4.4 Функция СЧЕТЕСЛИ

Если в предыдущем примере необходимо подсчитать несуммарную стоимость, а количество товаров, то для этогопроще всего воспользоваться функцией СЧЕТЕСЛИ():

=СЧЁТЕСЛИ(A1:A7;"=ЗАО Офисная мебель")

Первый аргумент задает диапазон, по которому осущес-твляется отбор, второй – критерий отбора.

5.5 Цветовое выделение аргументовВ завершение данного модуля расскажем об одном неглас-но используемом полезном приеме оформления таблиц сформулами. В каждой книге MS Excel часть ячеек являетсяисходными данными для расчетов, а часть – промежуточными

Рис. 5.11 Исходные данные

60 MICROSOFT EXCEL


и конечными результатами вычислений. Для того чтобы от-делить ячейки-аргументы от ячеек-результатов, зачастуюаргументы выделяют зеленым цветом. Подобное цветовоевыделение позволит другим людям при работе с вашимитаблицами не ломать голову над тем, какие ячейки требуютзаполнения, а какие пересчитываются автоматически, чтосущественно экономит время и уменьшает вероятностьошибки.

5.6 ПрактикумСделайте календарь на ближайшую неделю:

1) Введите в ячейку текущую дату (�+").2) Используя маркер заполнения, сделайте столбец дат

ближайшей недели (переместите маркер на шестьячеек вниз) – рис. 5.12.

3) В соседнем столбце организуйте вывод номеров днейнедели с помощью функции ДЕНЬНЕД(): сначала вве-дите функцию в одну из ячеек соседнего столбца, азатем размножьте содержимое ячейки (рис. 5.13).

Рис. 5.12 Столбец дат

Рис. 5.13 Столбец номеров дней недели (отображение в режиме вывода формул)


ПРАКТИКУМ

ÄÎÏÎËÍÈÒÅËÜÍÛÉ ÌÀÒÅÐÈÀËÑóùåñòâóåò áîëåå èçÿùíûé ñïîñîá ââîäà ôîðìóë ñðàçó âíåñêîëüêî ÿ÷ååê: ôîðìóëà-ìàññèâ. Äëÿ ââîäà ôîðìóëû-ìàññèâà, âû÷èñëÿþùåé íîìåðà äíåé íåäåëè, íåîáõîäèìîâûäåëèòü ÿ÷åéêè, êóäà áóäåò ïîìåùåíà ôîðìóëà ÄÅÍÜ-ÍÅÄ(), ââåñòè ôîðìóëó, óêàçàâ â êà÷åñòâå àðãóìåíòà äè-àïàçîí ÿ÷ååê, ñîäåðæàùèõ àðãóìåíòû (ÿ÷åéêè ñòîëáöàäàò), è íàæàòü êëàâèøè �+�. Ôîðìóëà áóäåò âû-÷èñëåíà ñðàçó âî âñåõ óêàçàííûõ ÿ÷åéêàõ äëÿ âñåõ óêà-çàííûõ àðãóìåíòîâ.

4) Сделайте столбец сокращений дней недели (в произ-вольном месте таблицы): введите в первой ячейкестолбца «ВС» (по умолчанию неделя начинается своскресенья) и, используя маркер заполнения, за-полните сокращениями остальные ячейки столбца(рис. 5.14).

5) Теперь необходимо отобразить сокращения днейнедели в соответствии со столбцом номеров днейнедели. Для этого можно воспользоваться функ-цией ИНДЕКС(), которая возвращает значениеячейки из заданной области по номерам ее строкии столбца в этой области. В нашем случае об-ластью выбора будут ячейки столбца сокращенийдней недели. Область состоит из одного столбца исеми строк. Номер строки будет соответствоватьномеру дня недели.Сформируйте еще один столбец, основанный наформуле ИНДЕКС(), в качестве аргументов функцииукажите область выбора, номер строки (номер днянедели), номер столбца (1) – рис. 5.15, 5.16.

Рис. 5.14 Столбец сокращений дней недели

62 MICROSOFT EXCEL


Область выбора необходимо указать, используя аб-солютные ссылки на ячейки (с помощью символов$). Благодаря этому все формулы будут рассчиты-ваться на основе одного и того же столбца сокраще-ний дней недели.

6) Скройте столбец номеров дней недели и столбец сок-ращений дней недели (�+#) – рис. 5.17.

Рис. 5.15 Сокращения дней недели в соответствии со столбцомномеров дней недели (отображение в режиме вывода формул)

Рис. 5.17 Конечный результат

Рис. 5.16 Сокращения дней недели в соответствиисо столбцом номеров дней недели (результат)

ФОРМАТИРОВАНИЕЯЧЕЕК

Г Л А В А 6

64 MICROSOFT EXCEL

ФОРМАТИРОВАНИЕ ЯЧЕЕК

В данной главе будут рассмотрены приемы форматирова-ния. Под форматированием в MS Excel подразумеваетсяприменение к объектам (прежде всего к ячейкам) парамет-ров разметки:

• формата данных (числовой, денежный, текстовый и т.д.);• выравнивания текста в ячейках;• параметров шрифта (имя, начертание, подчеркива-

ние и т.д.);• границ;• заливки;• параметров защиты ячеек.

Одним словом, форматирование представляет собойнастройку для ячеек всех тех параметров, которые отобра-жаются в диалоговом окне Формат ячеек (рис. 6.1).

Рис. 6.1 Диалоговое окно Формат ячеек


РУЧНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ

Как и в MS Word, в MS Excel различают форматированиеручное и стилевое:

• стилевое форматирование – форматирование с по-мощью заранее определенных стилей. Вы можете за-дать имя для часто используемого набора парамет-ров форматирования и применять к ячейкам однов-ременно все параметры форматирования из набора;

• ручное форматирование – задание отдельных пара-метров форматирования с помощью панели инстру-ментов Форматирование, соответствующих «быст-рых» клавиш или другими способами (рис. 6.2).

Рассмотрим по порядку различные способы формати-рования ячеек:

• 6.1. Ручное форматирование.• 6.2. Стилевое форматирование.• 6.3. Автоформат.

В модуле отсутствует раздел Практикум: для закрепле-ния материала рекомендуется применять описываемые ме-тодики сразу по ходу чтения материала.

6.1 Ручное форматированиеВсе параметры форматирования ячеек можно задать спомощью диалогового окна Формат ячеек (см. рис.5.17). Наиболее быстрых способ вызова данного окна –использование сочетания клавиш � +-. Таким обра-зом, для задания форматирования вам достаточно выде-лить требуемые ячейки, нажать сочетание клавиш� +- и задать параметры форматирования в открыв-шемся окне.

Однако существуют и более быстрые способы задать от-дельные параметры форматирования. Например, для тогочтобы выделить текст жирным, вовсе необязательно каждый

Рис. 6.2 Панель Форматирование

Название Описание Быстрый вызовФорматирова-

ние ячейкиПереход в диалоговое окно

Формат ячеек �+-

66 MICROSOFT EXCEL


раз вызывать окно Формат ячеек, достаточно использоватьсочетание клавиш �+�. Наиболее полезные сочетанияклавиш рассмотрены ниже.

6.1.1. Форматы данных

Формат данных ячейки определяет, как будет отображать-ся содержимое ячейки. Например, число в денежном фор-мате может отображаться с обозначением валюты «р.»или «USD», число в процентном формате отображается сознаком процента и т.д. В MS Excel предусмотрены сочета-ния клавиш для применения к ячейкам тех или иных фор-матов данных:


Общий формат

Применить общий числовой формат �+�+&

Денежныйформат

Применить денежныйформат с двумя десятич-ными знаками (отрица-

тельные числа отобража-ются в круглых скобках)

�+�+.

Процентныйформат

Применить процентныйформат с отсутствующей

дробной частью

�+�+/

Экспоненциаль-ный

формат

Применить экспоненциаль-ный числовой форматс двумя десятичными

знаками

�+�+0

Формат дат Применить формат датс указанием дня, месяца

и года

�+�+1

Форматвремени

Применить формат време-ни с отображением часови минут и индексами A.M.

или P.M.

�+�+2

Числовойформат

Применить числовой фор-мат с двумя десятичными

знаками, разделителемгрупп разрядов и знакомминус (-) для отрицатель-

ных значений

�+�+3


РУЧНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ

6.1.2 Задание параметров шрифта

MS Excel имеет более скудный набор сочетаний клавиш дляформатирования текста по сравнению с MS Word, тем неменее все самые необходимые сочетания клавиш для зада-ния параметров шрифта в MS Excel присутствуют:

Сочетания �+�+4 и �+�+5 позволяют пе-рейти к полям Шрифт и Размер. Для того чтобы раскрыть со-ответствующие полям выпадающие списки, используетсярассмотренное ранее сочетание клавиш �+� (см. раздел3.3. Автоматическое заполнение и выбор значения из списка).

Перечисленные сочетания клавиш точно таким же обра-зом используются и в MS Word. Но, кроме того, в MS Excelимеется сочетание клавиш для зачеркивания текста:

6.1.3 Форматирование границ

Форматирование границ можно осуществлять с помощьюследующих сочетаний клавиш:

Название Описание Быстрый вызовПолужирный Добавление полужирного

начертания к тексту (Bold) �+6Курсив Добавление курсивного

начертания к тексту (Italic) �+7Подчеркнутый Добавление подчеркива-

ния к тексту (Underline) �+8

Выбор шрифта Переход к полю Шрифтдля выбора шрифта �+�+5

Выбор размерашрифта

Переход к полю Размердля выбора размера

шрифта

�+�+4

Название Описание Быстрый вызовЗачеркивание Перечеркнуть текст или уда-

лить линию перечеркивания �+9

Название Описание Быстрый вызовВставка рамки Вставить рамку структуры �+�+:

Удаление границ

Удалить границы рамки �+�+;

68 MICROSOFT EXCEL


Первое сочетание клавиш создает рамку вокруг выде-ленных ячеек, второе – убирает внутренние и внешние гра-ницы рамки выделенных ячеек.

6.2 Стилевое форматированиеЗадание форматирования вручную для каждой ячейки да-леко не всегда оправдано. В большинстве случаев ячейкиможно разбить на группы по форматированию, в каждойгруппе ячейки будут иметь одинаковый формат. Было былогично один раз для каждой группы задать стиль оформ-ления, и в дальнейшем просто указывать, для какой ячейкикакой стиль необходимо применить. К счастью, в MS Excelтакой механизм, похожий на механизм стилей в MS Word,реализован.

В MS Excel имеются стили, которые можно использоватьдля присвоения числам денежного формата, процентногоформата или формата с разделителями. Можно создатьсобственные стили, применяемые для задания шрифта и раз-мера шрифта, присвоения ячейкам числовых форматов, соз-дания границ и заливки и для защиты ячеек от изменений.

Применение, создание, изменение и удаление стилейпроизводится с помощью диалогового окна Стиль (рис. 6.3).

Быстрый вызов данного окна осуществляется с по-мощью сочетания клавиш �+< (апостроф).

Рис. 6.3 Диалоговое окно Стиль


Стили Отобразить диалоговое окноСтиль �+<


АВТОФОРМАТ

Для применения стиля:

1) Выделите ячейки, к которым необходимо применитьстиль.

2) Вызовите диалоговое окно Стиль (�+<).3) В поле Имя стиля выберите необходимый стиль.4) Нажмите клавишу � (или кнопку ОК).

Для стилей «Денежный», «Процентный» и «Финансовый»есть более быстрый способ их применения – с помощью кно-пок , и панели Форматирование. К сожалению, со-четаний клавиш для применения стилей в MS Excel не пре-дусмотрено, хотя есть сочетания клавиш для примененияформатов данных (см. раздел 6.1.1. Форматы данных).

С помощью кнопок Изменить, Добавить и Удалить диа-логового окна Стиль вы можете настроить параметры сти-лей, создать свой стиль или удалить ненужные стили.

6.3 АвтоформатВ MS Excel имеется средство для быстрого форматирова-ния диапазонов ячеек – автоформат. Данная функциональ-ность аналогично автоформату таблиц в MS Word.

Автоформат таблиц – быстрое средство форматирова-ния таблиц. Для иллюстрации действия автоформата:

1) Выделите диапазон ячеек с данными.2) Выберите пункты меню Формат �� Автоформат.

Произойдет переход в диалоговое окно Автоформат(рис. 6.4).

Рис. 6.4 Диалоговое окно Автоформат

70 MICROSOFT EXCEL


3) Выберите в списке наиболее подходящее формати-рование для диапазона ячеек.

4) Нажмите клавишу � (или кнопку ОК).

После выполнения указанных действий к выделенномудиапазону будет применено требуемое форматирование.

С помощью автоформата вы можете быстро задатьвнешний вид вашей таблицы. Можно также указать, какиеименно параметры форматирования необходимо приме-нять: формат чисел, шрифт, выравнивание и т.д. Для этогопри выборе форматирования необходимо нажать кнопкуПараметры и отметить все необходимые параметры фор-матирования (рис. 6.5).

Рис. 6.5 Выбор параметров форматирования

ПРОЧИЕ ПРИЕМЫЭФФЕКТИВНОЙРАБОТЫ

Г Л А В А 7

72 MICROSOFT EXCEL

ПРОЧИЕ ПРИЕМЫ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ

Напоследок рассмотрим полезные приемы, которые невошли в предыдущие модули:

• 7.1. Закрепление областей.• 7.2. Автофильтр.• 7.3. Шаблоны книги и листа.

В разделе 7.4. Практикум приведены рекомендации пооформлению большинства больших таблиц.

7.1 Закрепление областейПри работе с большими таблицами часто возникает пробле-ма: заголовки столбцов остались далеко вверху, а первыйстолбец – далеко слева. Определить, к какой строке и какомустолбцу относится та или иная ячейка в таких условиях оченьтрудно, а ошибиться очень легко. К счастью, в MS Excel естьфункция «заморозки» заголовков, называемая закреплениемобластей. Закрепленные области неизменно остаются в од-ной и той же области экрана, независимо от такого, с какойчастью таблицы происходит работа. Вы можете закрепить за-головки столбцов (первые несколько строк таблицы), заго-ловки строк (первые несколько столбцов) или и то, и другое.

Для закрепления заголовков столбцов:

1) Выделите первую строку ниже закрепляемой области.Например, если необходимо закрепить первую и вторуюстроки, выделите третью строку таблицы. Строку необхо-димо выделять целиком (вместе с ее номером) – рис. 7.1.

2) Выберите пункты меню Окно �� Закрепить области.

После закрепления строки выше выделенной будут зафик-сированы. Остальные строки таблицы будут прокручиваться.

Для закрепления заголовков строк необходимо проде-лать те же действия с той лишь разницей, что выделить не-обходимо первый столбец, расположенный правее закреп-ляемых столбцов.


ПОИСК, ЗАМЕНА И ПЕРЕХОД

Для закрепления начальных строк и столбцов выделите ячей-ку, расположенную на пересечении строки, выделяемой при зак-реплении строк, и столбца, выделяемого при закреплении столб-цов, и выберите пункты меню Окно �� Закрепить области.

Чтобы отменить закрепление областей, выберите пунк-ты меню Окно �� Снять закрепление областей.

Использование механизма закрепления областей суще-ственно повышает удобство работы с таблицей и можетбыть рекомендовано для любых таблиц большого размера.

7.2 АвтофильтрНаверняка вы сталкивались с необходимостью из большойтаблицы с данными отобрать строки, удовлетворяющие оп-ределенным условиям. Например, если у вас имеется вы-писка по счету, в которой отображены доходные и расход-ные статьи, вам может потребоваться отобразить толькорасходные или только доходные статьи или статьи с сум-мой, превышающей заданную. Или другой пример: необхо-димо отобразить список только тех, сотрудников, фамилиикоторых начинаются на букву «В». При написании даннойкниги мы подготовили перечень сочетаний клавиш, исполь-зуемых в приложениях Office, из которого затем можно бы-ло бы легко отобрать сочетания, относящиеся к MS Word, кMS Excel, используемые во всех приложениях и т.д. Все пе-речисленное можно с минимальными усилиями реализо-вать с помощью функции автофильтра.

Для задания условий фильтрации строк используетсядополнительная служебная строка, располагающаяся надсписком данных (рис. 7.2).

Строка автофильтра состоит из списочных полей, задаю-щих условия фильтрации строк по каждому столбцу. В при-

Рис. 7.1 Выделение строки для закрепления областей

74 MICROSOFT EXCEL


веденном на рисунке примере все списочные поля пустые –это означает, что фильтр не задан и выводятся все строки.

Давайте попробуем создать строку автофильтра. Для это-го потребуется какая-либо таблица с данными, допустим, та-бель сотрудников, содержащий, например, фамилию, имя,отчество, должность, телефон сотрудника и прочие данные.

1) Добавьте в начало таблицы сразу под заголовкамистолбцов пустую строку (�+ +�). Эта строка бу-дет использоваться как строка условий фильтрации.

2) Выделите данные таблицы вместе с пустой строкой.3) Выберите пункты меню Данные �� Фильтр �� Авто-

фильтр.

В результате ячейки добавленной строки превратятся ввыпадающие списки. Теперь вы с помощью данных списковможете задать условия фильтрации. Развернув любой изсписков, например в столбце фамилий, вы увидите пример-но пункты, перечисленные на рис. 7.3.

Выбор первого пункта «(Все)» означает, что фильтрацию поданному столбцу производить не нужно. Начиная с четвертойпозиции, в списке будут отображены все значения, принимае-мые ячейками столбца, в примере на рисунке это фамилии

Num

Рис. 7.2 Строка автофильтра (строка с номером 3)

Рис. 7.3 Условия фильтрации


ЗАКРЕПЛЕНИЕ ОБЛАСТЕЙ

«Иванов», «Кузнецов» и «Петров». Если вы выберете любое изданных значений, то будут отображены только строки с выбран-ным значением в столбце (сотрудники с заданной фамилией).

Другие два пункта списка предоставляют более широкиевозможности фильтрации данных. Выбрав условие «(Первые10…)», вы можете отобразить заданное количество строк (поумолчанию – 10) с наибольшими или наименьшими значения-ми в столбце. Данное условие фильтрации применимо толькок столбцам, содержащим числовые данные. Подходящийстолбец в нашем примере – столбец «Год рождения». При вы-боре условия для данного столбца MS Excel предложит вамуточнить параметры фильтрации в следующем окне (рис. 7.4).

Проще всего объяснить назначение трех полей окна спомощью примеров. Для того чтобы вывести список самыхстарших сотрудников, необходимо задать условие фильтра-ции «1 : наименьших : элементов списка»: MS Excel выберетнаименьший год рождения и выведет сотрудников, родив-шихся в этот год. Для того чтобы вывести «младшую поло-вину» персонала, необходимо задать условие «50 : наи-больших : % от количества элементов».

Наибольшие возможности фильтрации предоставляетпункт «(Условие…)». При выборе данного пункта произой-дет переход в диалоговое окно Пользовательский фильтрдля задания фильтра (рис. 7.5).

Вы можете задать проверку на равенство и неравенствозаданному значению, задать условия «больше» или «мень-ше», указать, с каких символов должно начинаться или ка-

Рис. 7.4 Диалоговое окно Наложение условия по списку

Рис. 7.5 Диалоговое окно Пользовательский фильтр

76 MICROSOFT EXCEL


кими символами должно заканчиваться удовлетворяющеефильтру значение и т.д. Например, для отображения всехсотрудников, фамилии которых начинаются на букву «В»,необходимо задать условие «начинается с : В». Как следуетиз комментария внизу окна, вы можете использовать подс-тановочные знаки «�» и «=» для задания регулярных вы-ражений (см. раздел 7.1.1. Поиск и замена).

При необходимости вы можете задать сразу два условияфильтрации в окне. Например, если необходимо вывестисотрудников, родившихся с 1960 г. по 1980 г.:

1) Задайте условие фильтрации «(Условие…)» постолбцу «Год рождения».

2) В появившемся окне Пользовательский фильтр за-дайте первое условие «больше или равно : 1960».

3) Заполните переключатель И, указав тем самым, чтотребуется одновременное соблюдение двух условий.

4) Задайте второе условие «меньше или равно : 1980».

Другой пример: необходимо отобразить всех руководите-лей, в должности которых присутствует слово «руководитель»или слово «начальник». В данном случае необходимо задатьусловие фильтрации по столбцу «Должность». Первым усло-вием фильтрации будет «содержит : руководитель», вторым –«содержит : начальник». В качестве связки между условияминеобходимо выбрать переключатель ИЛИ, указав тем самым,что требуется соблюдение хотя бы одного из условий.

Для раскрытия и сворачивания списков в строке авто-фильтра можно использовать те же сочетания клавиш�+� и �+�, о которых шла речь в разделе 3.3. Ав-томатическое заполнение и выбор значения из списка. Вы-бор условия в выпадающем списке осуществляется курсор-ными клавишами � и � и клавишей �.

7.3 Шаблоны книги и листаЕсли вам часто приходится составлять однотипные таблицы,вы можете один раз сделать шаблон таблицы, а потом соз-давать новые книги Excel на основе данного шаблона.

Для создания шаблона:

1) Создайте таблицу, которая в дальнейшем будет ис-пользоваться в качестве шаблона. Введите все необ-ходимые данные, задайте форматы и оформление.


АВТОФИЛЬТР

2) Выберите пункты меню Файл �� Сохранить как.3) В появившейся диалоговой панели сохранения фай-

ла задайте имя файла шаблона. В поле Тип файлавыберите значение Шаблон (*.xlt) (рис. 7.6).

4) Сохраните шаблон кнопкой Сохранить.

Шаблон будет сохранен с расширением .xlt.После того как шаблон создан, вы можете создавать таб-

лицы на основе этого шаблона.

Если вам необходимо внести изменения в шаблон:

1) Откройте шаблон из MS Excel (�+>).2) Внесите необходимые изменения.3) Сохраните шаблон (�+?).

7.4 ПрактикумВозьмите за основу какую-либо большую таблицу из имею-щихся и оформите ее, используя описанные выше приемы:

1) Оформите таблицу, при необходимости примените ав-тоформат к таблице (см. раздел 6.3. Автоформат).

2) Добавьте пустую строку автофильтра и установитеавтофильтр (см. раздел 7.2. Автофильтр).

3) Закрепите заголовок таблицы и первый столбец (см.раздел 7.1. Закрепление областей).

Данную последовательность действий рекомендуетсявыполнять для большинства больших таблиц для обеспече-ния удобства их использования.

Рис. 7.6 Стандартная диалоговая панель сохранения документа

ОТВЕТЫК ПРАКТИКУМАМ

ПРИЛОЖЕНИЕ A


ОТВЕТЫ К ПРАКТИКУМАМ

Перемещение и выделениев режиме навигации

Выделение ячеекПолучить фигуру, изображенную на рис. 5.17, можно, нап-

ример, с использованием сочетаний клавиш �+ и �.

Ввод и удаление данных в режиме навигацииИспользование маркера заполнения

1) Для начала получим правый «хвост», он представ-ляет собой геометрическую прогрессию с началь-ным элементом 1 и шагом 2 (если не обращатьвнимания на пустую ячейку между цифрами 1 и 2).Чтобы получить геометрическую прогрессию, пот-ребуется контекстное меню. Выделите ячейки сцифрами 1 и 2. Правой кнопкой мыши перетащите

F8

Рис. A.1 Исходные данные

Рис. A.2 Конечный результат

80 MICROSOFT EXCEL


маркер заполнения вправо через три ячейки и впоявившемся контекстном меню выберите пунктЭкспоненциальное приближение. Получится пос-ледовательность «1, 2, 4, 8»:

2) Теперь добавим пустую ячейку между ячейками сцифрами 1 и 2. Выделите ячейку с цифрой 1. Нажми-те клавишу � и переместите маркер заполнениячерез одну ячейку вправо. Будет добавлена пустаяячейка:

3) Теперь получим левый «хвост», он представляет со-бой арифметическую последовательность с началь-ным элементом 1 и шагом –1 (если не обращать вни-мания на пустую ячейку между цифрами 1 и 0). Убы-вающая последовательность получается перетаски-ванием маркера заполнения влево или вверх, в дан-ном случае – влево. Выделите ячейку с цифрой 1.Поскольку у нас нет ячейки, задающей второй членпоследовательности, необходимо воспользоватьсяклавишей � для задания единичного шага. Наж-мите клавишу � и перетащите маркер заполнениячерез четыре ячейки влево. Получится последова-тельность «1, 0, –1, –2, –3»:

Рис. 7.12 Получена последовательность «1, 2, 4, 8»

Рис. A.3 Добавлена пустая ячейка


ОТВЕТЫ К ПРАКТИКУМАМ

4) Получим верхний «хвост», он представляет собойарифметическую прогрессию с начальным элементом1 и шагом 2. Второй элемент последовательности – 3– уже задан. Выделите ячейки с цифрами 1 и 3 и пе-ретащите маркер заполнения через четыре ячейкивверх. Получится последовательность «1, 3, 5, 7, 9»:

5) Уберем нижний «хвост». Выделите его вместе с цент-ральной ячейкой, содержащей цифру 1. Перетащитемаркер заполнения вверх к центральной ячейке.«Хвост» будет удален:

6) Теперь осталось только сделать новый столбец изцифр 2. Выделите ячейку с цифрой 2 и перетащитемаркер заполнения на четыре ячейки вниз:

Рис. A.4 Получена последовательность «1, 0, –1, –2, –3»

Рис. A.5 Получена последовательность «1, 3, 5, 7, 9»

Рис. A.6 Нижние ячейки очищены

82 MICROSOFT EXCEL


На этом конечный результат получен.

Общие приемы редактированияСпособы копирования содержимого ячейки, расположеннойвыше текущей.

Допустим, необходимо скопировать содержимое ячейкиA5 в ячейку A6. Существует как минимум четыре способасделать это:

1) Выделите ячейку A5 и перетащите маркер заполне-ния на одну ячейку вниз.

2) Скопируйте ячейку А5 в буфер обмена (� +�или � +!) и вставьте содержимое буфера вячейку A6 (� + , � +! или �).

3) Выделите ячейку A5. Нажмите клавишу �, чтобыактивизировать режим копирования, удерживая ее,ухватите границу ячейки и перенесите ее на ячейкуA6 (метод Drag

,&

,Drop).

4) Выделите ячейку A6 и воспользуйтесь сочетаниемклавиш �+�+� или �+� для копирова-ния содержимого смежной ячейки.

Рис. A.7 Получен столбец из цифр 2

СПИСОК «БЫСТРЫХ»КЛАВИШ

ПРИЛОЖЕНИЕ В

84 MICROSOFT EXCEL



Отмена и повтор операций

Отмена операции

Отмена последней совер-шенной операции (Undo) �+�

Повтор операции

Повтор последней отме-ненной или совершенной

операции (Redo)

�+�

Отмена вводаданныхв ячейку

Отмена ввода данных вячейку до нажатия клавиши

�

�

Использование буфера обмена

Копирование вбуфер

Копирование объектов(ячеек, диаграмм, текстаи т. д.) в буфер обмена

�+��+!

Перемещение вбуфер

Перемещение объектов(ячеек, диаграмм, текстаи т. д.) в буфер обмена

�+��+�

Вставка из буфера

Вставка содержимогобуфера обмена �+

�+ Вставка

из буфераВставка содержимого бу-фера обмена непосред-ственно после копирова-ния или перемещения в

буфер

�

Вставка скопи-рованных ячеек

со сдвигом

Вставка скопированныхячеек со сдвигом

(Добавить скопированныеячейки)

�+�+�

Общие приемы редактирования


СПИСОК «БЫСТРЫХ» КЛАВИШ

Название Описание Быстрый вызовВвод даты и времени

Дата Ввод текущей даты �+"Время Ввод текущего времени �+�+"

Скрытие и отображение строк и столбцов

Скрытие строк Скрытие выделенныхстрок �+$

Отображениестрок

Отображение скрытыхстрок, относящихся

к выделенной области

�+�+$

Скрытиестолбцов

Скрытие выделенныхстолбцов �+#

Отображениестолбцов

Отображение скрытыхстолбцов, относящихсяк выделенной области

�+�+#

Название Описание Быстрый вызовСтандартные сочетания клавиш для выделения и перемещения

Влево/вправо Перемещение влево/вправо поячейкам � �

Выделениевлево/вправо

Расширение выделенной об-ласти на одну ячейку вле-

во/вправо

�+��+�

Вверх/вниз Перемещение вверх/вниз поячейкам � �


Расширение выделенной об-ласти на одну ячейку

вверх/вниз

�+��+�


ячеек

Если активная строка полностьюпустая или полностью заполнен-

ная – перемещение к началу/кконцу строки. В противном слу-чае – горизонтальное перемеще-ние по заполненным ячейкам, пе-ред или после которых имеются

пустые ячейки.Аналог в Word – перемещение

влево/вправо по словам

�+��+�

Перемещение и выделение в режиме навигации

86 MICROSOFT EXCEL




ячеек с выделением

Перемещение влево/впра-во по областям ячеек с

расширением выделеннойобласти

�+�+��+�+�

Вверх/вниз пообластям ячеек

Если активный столбецполностью пустой или

полностью заполненный –перемещение к началу/кконцу столбца. В против-

ном случае – вертикальноеперемещение по заполнен-

ным ячейкам, перед илипосле которых имеются

пустые ячейки.Аналог в Word - переме-щение вверх/вниз по от-

дельным абзацам

�+��+�

Вверх/вниз пообластям ячеекс выделением

Перемещение вверх/внизпо областям ячеек с рас-ширением выделенной

области

�+�+��+�+�

Вверх/вниз наэкран

Пролистывание листавверх/вниз с большим

шагом

�

Вверх/вниз наэкран с выделе-

нием

Расширение выделеннойобласти на один экран

вверх/вниз

�+�+�


Переход к следующе-му/предыдущему листу

Excel

�+��+

Выделение пре-дыдущих/после-дующих листов

Выделение предыду-щих/последующих листов,

начиная с текущего

�+�+��+�+

В начало строки Переход в начало строки �Выделение к

началу строкиВыделение

до начала строки �+�В начало/в ко-

нец листаПереход в начало/в конец

листа �+��+





листа

Расширение выделеннойобласти до начала/конца

листа

�+�+��+�+

Выделить все Выделение всех объектов(всего текста, всех фай-

лов, всей страницы и т.д.)(Select All)

�+

Клавиши для перемещения в пределах выделенной области

Переход внизили в заданном


Переход к ячейке, распо-ложенной под активной

ячейкой, или в направле-нии, заданном настройка-

ми MS Excel

�

Переход вверхили в заданном


Переход к ячейке, распо-ложенной над активной

ячейкой, или в направле-нии, противоположномзаданному настройками

MS Excel

�+�

Переход вправо

Переход к ячейке, распо-ложенной правее актив-

ной ячейки

�

Переход влево Переход к ячейке, распо-ложенной левее активной

ячейки

�+�

Дополнительные приемы перемещения по таблице

Вправо/влевона экран

Переход на один экранвправо/влево �+

�+�Возврат к ак-тивной ячейке

Возврат к активной ячейкепри скроллинге (аналог в

Word – возврат к предыду-щей позиции курсора с по-мощью сочетания клавиш

�+ )F5

�+ Backspace

Дополнительные приемы выделения

Выделениетекущей области

Выделить текущуюобласть вокруг активной

ячейки

�+�+�

88 MICROSOFT EXCEL



Выделитьстолбец

Выделить столбец целиком �+ Space

Выделитьстроку

Выделить строку целиком �+ Space

Выделениетолько актив-

ной ячейки

Выделить только активнуюячейку, сняв выделение с

остальных ячеек

�+ Backspace

Выделить все Оставаясь на текущем объ-екте, выделить все объек-

ты листа. Аналог –

�+

�+�+Space

Режим выделения

Включение/выключениережима выделения при пе-

ремещении

F8

Создание новойвыделенной

области

Добавление к ранее выде-ленным ячейкам новой

выделенной области

�+ F8

Перемещение и выделение с помощью Scroll Lock

Прокрутка окнавлево/вправо

Прокрутить окно на одинстолбец влево или вправо � �

Прокрутка окнавверх/вниз

Прокрутить окно на однустроку вверх или вниз � �

Переход в нача-ло/в конец окна

Перейти к ячейке в левомверхнем/правом нижнем

углу окна

�

Переход в нача-ло/в конец окнас выделением

Расширить выделеннуюобласть до ячейки в левомверхнем/правом нижнем

углу окна

�+��+

Название Описание Быстрый вызовОчистка ячеек


ячейки

Удаление содержимогоячейки �


ячейки

Удаление содержимогоячейки с переходом


Backspace

Ввод и удаление данных в режиме навигации




Добавление и удаление ячеек

Удаление ячеек

Удаление выделенныхячеек (строк, столбцов) �+ +�Num

Добавлениеячеек

Добавление ячеек (строк,столбцов) �+ +�Num

Копирование содержимого смежных ячеек


мое слева


ячейки, расположеннойлевее

�+�+��+�


мое сверху

Заполнение активной ячей-ки содержимым ячейки,

расположенной выше

�+�+��+�


Стандартные сочетания клавиш для режима правки

Влево/вправо Перемещение влево/впра-во по символам � �

Выделение вле-во/вправо

Перемещение влево/впра-во по символамс выделением

�+��+�

Вверх/вниз Перемещение вверх/внизпо строкам � �


Перемещение вверх/внизпо строкам с выделением �+�

�+�Перемещение

по словамПеремещение влево/впра-

во по словам �+��+�

Перемещениепо словам с вы-

делением

Перемещение влево/вправопо словам с выделением �+�+�

�+�+�В начало/в ко-

нец строкиПереход в начало/в конец

строки �

Режим правки

90 MICROSOFT EXCEL




строки

Выделение до начала/доконца строки �+�

�+ В начало/в ко-

нец ячейкиПереход в начало/в конец

ячейки �+��+


ячейки

Выделение от текущей по-зиции до начала/конца

ячейки

�+�+��+�+

Удаление Очистка ячейкиили удаление текстасправа от курсора

�

Удалениеи переход


Очистка ячейки и переходв режим правки или удале-ние текста слева от курсора

Backspace

Новая строка в ячейке

Новая строка вячейке

Переход на новую строку вячейке Excel �+�

Выбор значения из списка

Разворачиваниесписка

Отображение элементовсписка �+�

Сворачиваниесписка

Скрытие элементов списка �+�

Название Описание Быстрый вызовСочетания клавиш при работе с формулами

Панель формул

После ввода имени функ-ции в формулу отобразить

панель формул

�+

Справка по аргументам

функции

Вставить имена аргумен-тов функции и скобки пос-ле ввода имени функции

�+�+


F3

Вставка функции

Вставить функциюв формулу �+ F3

Использование формул




Автосумма Вставить формулуавтосуммы �+%

Режим формул

Переключить режимыотображения значения

ячейки и формулы ячейки

�+&

Вставка значе-ния верхней

ячейки

Скопировать значениеверхней ячейки в текущую

ячейку или в строкуформул

�+�+'

Вставка форму-лы верхней

ячейки

Скопировать формулуверхней ячейки в текущую

ячейку или в строкуформул

�+'

Выделение яче-ек, на которые

прямо ссылают-ся выделенные

формулы

Выделить ячейки, на кото-рые прямо ссылаются

формулы, содержащиесяв выделенной области

�+(

Выделение яче-ек, на которыепрямо или кос-венно ссылают-ся выделенные

формулы

Выделить ячейки, на кото-рые прямо или косвенноссылаются формулы, со-

держащиеся в выделеннойобласти

�+�+)

Выделение пря-мо ссылающих-

ся формул

Выделить ячейки, форму-лы которых прямо ссыла-ются на активную ячейку

�+*

Выделение пря-мо и косвенноссылающихся

формул

Выделить все ячейки,формулы которых прямоили косвенно ссылаются

на активную ячейку

�+�++

Имена

Присвоениеимени

Присвоить имя выделен-ной ячейке или ячейкам �+ F3


F3

Переход Перейти к ячейке по имени �+,

92 MICROSOFT EXCEL



Форматирова-ние ячейки

Переход в диалоговоеокно Формат ячеек �+-

Форматы данных

Общий формат Применить общийчисловой формат �+�+&

Денежныйформат

Применить денежныйформат с двумя десятич-ными знаками (отрица-

тельные числа отобража-ются в круглых скобках)

�+�+.

Процентныйформат

Применить процентныйформат с отсутствующей

дробной частью

�+�+/

Экспоненциаль-ный формат

Применить экспоненциаль-ный числовой форматс двумя десятичными

знаками

�+�+0

Формат дат Применить формат датс указанием дня, месяца

и года

�+�+1

Формат времени

Применить формат време-ни с отображением часови минут и индексами A.M.

или P.M.

�+�+2

Числовойформат

Применить числовой фор-мат с двумя десятичными

знаками, разделителемгрупп разрядов и знакомминус (-) для отрицатель-

ных значений

�+�+3

Задание параметров шрифта

Полужирный Добавление полужирногоначертания к тексту (Bold) �+6

Курсив Добавление курсивногоначертания к тексту (Italic) �+7

Подчеркнутый Добавление подчеркива-ния к тексту (Underline) �+8

Форматирование ячеек




Поиск в доку-менте

Поиск текста в документе(Find) �+5

Переход Переход к определенномуместу документа (странице,

разделу, строке и т.д.)

�+,

Поиск и заменав документе

Поиск и замена текста в до-кументе �+@


Выбор шрифта

Переход к полю Шрифтдля выбора шрифта �+�+5

Выборразмерашрифта

Переход к полю Размердля выбора размера

шрифта

�+�+4

Зачеркивание Перечеркнуть текстили удалить линию пе-

речеркивания

�+9

Форматирование границ

Вставкарамки

Вставить рамку структуры �+�+:

Удаление границ

Удалить границы рамки �+�+;Стилевое форматирование

Стили Отобразить диалоговоеокно Стиль �+< (апостроф)

Поиск, замена и переход

ВРЕМЯ БЫСТРОТЕЧНО

УЗНАЙТЕ КАК ЕГОСОХРАНИТЬ!

ВРЕМЯВРЕМЯ

ВРЕМЯ

время

ВРЕМЯ

ВРЕМЯ

ВРЕМЯВРЕМЯ

ВРЕМЯ

ВРЕ

МЯ

Consulting Group Time-M это:• 4 года специализации в области тайм�ме�

неджмента• 27 городов России, где регулярно проводят�

ся обучающие программы по тайм�мене�джменту

• Более 500 компаний России, использующихполученные технологии успеха

• Более 1500 руководителей прошедших прог�раммы нашей компании

• Разработка дистанционного курса обуче�ния по офисным приложениям: MicrosoftWord, Excel, Outlook, Internet Explorer (ГК Но�рильский Никель)

Н А Ш И К О О Р Д И Н А Т Ы

105120 г. Москва ул. Н-Сыромятническая д. 5/7

(495) 916-7852e-mail: [email protected]

www.time-m.com

WWW.ABOOK.RU •• [email protected]

ЭТИ КНИГИ ВЫ МОЖЕТЕ ЗАКАЗАТЬ В INTERNET�МАГАЗИНЕ:

(495) 258$91$94, 258$91$95

BOOKS@DMK�PRESS.RU •• WWW.DMK�PRESS.RU НОВАЯ СЕРИЯ КНИГ ОТ ИЗДАТЕЛЬСКОГО ДОМА «ДМК�ПРЕСС»

Книги Издательского дома «ДМК�пресс» можно заказать в Торгово�издательском холдинге «АЛЬЯНС�КНИГА» наложенным платежом, выславоткрытку или письмо по почтовому адресу: 123242, Москва, а/я 20 или поэлектронному адресу: [email protected].

При оформлении заказа следует указать адрес (полностью), по которомудолжны быть высланы книги; фамилию, имя и отчество получателя. Желательнотакже указать свой телефон и электронный адрес.

Эти книги вы можете заказать и в Internet�магазине: www.alians�kniga.ru. Оптовые покупки: тел. (495) 258�91�94, 258�91�95; электронный адрес:

books@alians�kniga.ru.

Александр ГорбачевДмитрий Котлеев

MICROSOFT EXCELРАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ

ТАБЛИЦАМИ В 10�РАЗ БЫСТРЕЕ

Главный редактор Мовчан Д. А.dm@dmk�press.ru

Дизайн Селеменив М. М.Верстка Селеменив В. М.

Художник Аратовский Ю. М.Корректор Кикава Л. В.

Издательский дом «ДМК�пресс», г. Москва(495) 505�10�80

www.dmk�press.rue�mail: books@dmk�press.ru

Подписано в печать 21.02.2006. Печать офсетная.

Усл. печ. л. 6. Тираж 3000 экз.

Дизайн и верстка издания: ИПЦ «ДМК�Пресс»

e�mail: ipc@dmk�press.ruhttp://ipc.dmk�press.ru

Documents

Александр ГОРБАЧЕВ Дмитрий КОТЛЕЕВmsk.edu.ua/ivk/Informatika/Books/Excel/Microsoft_Excel_v_10_raz_bi… · ни на то, что можно получить