“ Manajemen Proyek Sistem Informasi ”

“Manajemen Proyek Sistem Informasi”

Mata Kuliah Analisis Sistem Infomrsi

Proyek…..Proyek, adalah urutan aktivitas-aktivitas unik, komplek dan terkoneksi yang memiliki suatu tujuan dan diselesaikan dengan waktu yang spesifik, sesuai dengan anggaran berdasarkan spesifikasi.Definisi dari kata-kata bergaris bawah sbb;a. Metodologi pengembangan sistem mendefinisikan

urutan aktivitas-aktivitasb. Pengembangan sistem informasi unik, karena

berbeda dengan pengembangan sistem lain.c. Aktifitas-aktifitas pada pengembangan sistem

informasi relatif komplek

MK-Analisis Sistem Informasi 2Manajemen Proyek

d. Tahapan/fase dalam pengembangan sistem saling terkoneksi

e. Beberapa sasaran harus dicapai untuk meraih suatu tujuan

f. Pada umumnya proyek Pengembangan Sistem Informasi tidak memiliki target waktu yang pasti atau waktu yang spesifik

g. Sedikit sekali sistem informasi diselesaikan sesuai dengan anggaran

h. Sistem informasi harus memenuhi harapan-harapan bisnis, pengguna, dan manajemen spesifikasi

Proyek


Manajemen Proyek

Manajemen Proyek, adalah suatu proses yang mencakup merencanakan, menyediakan staff, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengontrol pengembangan sebuah sistem agar dapat diterima dengan biaya minimal selama jangka waktu tertentu.

Manajemen Poses, adalah suatu aktivitas berke-sinambungan yang mendokumentasikan, mengelola pengguna, dan memperbaiki metode proses untuk pengembangan sistem.


Keberhasilan Suatu Proyek SI

Sebuah proyek dianggap sukses adalah sbb;

a. Sistem informasi yang dihasilkan diterima oleh pelanggan

b. Sistem diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran

c. Pengembangan sistem memiliki dampak minimal pada operasi-operasi bisnis berkesinambungan

d. Sistem informasi yang dihasilkan mudah untuk diperluas


Masalah Manajemen Proyek….1. Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas

suatu proyek2. Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi

pengembangan sistem.3. Mengambil jalan pintas dengan alasan sbb;

- Proyek terlambat, dan tim ingin mengerjar keterlambatan- Biaya proyek terlalu besar, dan tim ingin menyeimbangkan anggaran

dengan mengabaikan beberapa langkah- Tim tidak dilatih atau terampil dalam beberapa aktivitas dan

persyaratan metodologi sehingga tim melewatinya.

4. Manajemen ekspektasi yang jelek, yaitu semua pengguna dan manajer memiliki harapan pada proyek, setiap saat harapan tersebut dapat berubah, maka dapat berakibat pada dua situasi yang tidak diharapkan yaitu;


Masalah Manajemen Proyek….- Adanya perubahan persyaratan-persyaratan yang tidak diharapkan

selama proyek sistem informasi, sehingga waktu dan anggaran dapat dipengaruhi

- adanya tambahan fitur-fitur teknis yang tak terkontrol terhadap sistem yang dikembangkan tanpa memperhatikan jadwal dan anggaran

5. Komitmen dini pada anggaran dan jadwal tetap6. Teknik-teknik pikiran yang jelek7. Terlalu optimis8. Keterampilan manajemen orang yang tidak cukup9. Gagal beradaptasi dengan perubahan10.Sumber daya tidak cukup11. Gagal mengelola rencana


Kompetensi Manajemen Proyek….1. Kompetensi Pencapaian Bisnis

- Kesadaran Bisnis, mengikat tiap proyek sistem pada visi,misi dan tujuan organisasi

- Orientasi Rekan Bisnis, menjaga keterlibatan para manajer dan pengguna selama proyek berjalan

- Komitmen pada kualitas, memastikan tiap proyek sistem berkontribusi pada harapan kualitas organisasi secara keseluruhan.

2.Kompetensi Pemacahan Masalah - Inisiatif, mendemonstransikan kreaktivitas, risiko diperhitungkan, dan

kelanjutkan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek

- Pengumpulan Informasi, adanya ketrampilan untuk mendapatkan informasi aktual yang diperlukan untuk analisis, mendesain, dan mengimplementasikan sistem informasi

- Pemikiran analitis, dapat menilai, memilih proses/metode, dan memecahkan masalah melalui pendekatan analitis


Kompetensi Manajemen Proyek….- Pemikiran Konseptual, memahami teori sistem dan menerapkannya

pada analisis dan desain sistem dari sistem informasi

3.Kompetensi Pengaruh

- Kesadaran antarpersonal, dapat memahami, mengenal, dan bereaksi pada motivasi dan tingkah laku antarpersonal

- Kesadaran Organisasi, memahami politik organisasi dan bagaimana menggunakannya dalam proyek

- Antisipasi dampak, memahami imlikasi keputusan-keputusan proyek dan mengelola harapan-harapan dan risiko

- Banyak menggunakan pengaruh, dengan trampil memperolah kerjasama dan konsesus para manajer, pengguna, dan ahli teknologi.


Kompetensi Manajemen Proyek….4. Kompetensi Manajemen Manusia

- Memotivasi orang lain, memimpin dan mengarahkan orang-orang dalam satu tim untuk mencapai tujuan proyek

- Keterampilan komunikasi, melakukan komunikasi secara efektif, lisan dan tertulis dalam konteks pertemuan, presentasi, dan laporan.

- Mengembangkan orang lain, memberikan pelatihan, tugas, supervisi, dan unpam balik performan yang cukup untuk menyelesaikan proyek.

- Memonitor dan mengontrol, Menerapkan rencana, jadwal, dan anggaran proyek secara berkesinambungan melakukan monitor perkembangan dan membuat penyesuaian jika diperlukan.


Kompetensi Manajemen Proyek….5. Kompetensi Self Manajement

- Kepercayaan diri, secara konsisten membuat dan mempertahankan keputusan-keputusan dengan kepercayaan diri yang kuat dalam proses dan atau fakta

- Manajemen stres, bekerja efektif di bawah tekanan.

- Kepedulian pada kredibilitas, secara jujur dan konsisten menyampaikan janji-janji dan solusi-solusi.

- Fleksibelitas, mampu menyesuaikan proses, gaya manajemen, atau mengambil keputusan berdasarkan situasi dan masalah-masalah yang tidak terantisipasi


Fungsi Manajemen Proyek….1. Pelingkupan (Scoping), adalah mendefinisikan

batas-batas proyek

2. Perencanaan (Planning), kegiatan pokok yaitu;a. Menentukan Target

b. Menentukan Aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan.

c. Menetapkan urutan kegiatan

d. Jangka waktu yang diperlukan

e. Menyediakan alat ukuran/standar

f. Memperhatikan contingency factor

3. Perkiraan (Estimating), lama waktu, SDM, biaya


4. Pedjawalan (Scheduling), 5. Pengorganisasian (Organizing), mendefinisikan

kebutuhan anggota tim, peranan, tanggung jawab, dan perlaporan masing-masing anggota tim

6. Pengarahan (Directing), mengarahkan aktivitas-aktivitas anggota tim.

7. Pengontrolan (Controlling), memonitor dan melaporkan perkembangan proyek.

8. Penutupan (Closing), melakukan evaluasi kekurangan dan kelebihan dari proyek.

Fungsi Manajemen Proyek


1. Project Evaluation and Review Technique (PERT), adalah model jaringan grafik untuk mengilustrasikan ketergantungan atara tugas-tugas dalam proyek.

2. Gantt Chart, adalah bagan batang untuk mengilustrasikan tugas-tugas dalam proyek terhadap waktu.

Kedua Teknik tersebut pada umumnya digunakan dalam perecanaan, dan menghasilkan suatu bentuk jadwal pelaksanaan suatu proyek

Teknik Manajemen Proyek


1. Dimulai dengan memecah/menguraikan proyek menjadi kegiatan-kegiatan (Activities)

2. Perkiraan waktu, untuk masing-masing kegiatan tersbut kemudian gambarkan dengan menggunakan diagram jaringan kerja, diagram merupakan implementasi dari Teknik PERT

3. Jadikan diagram jaringan kerja sebagai pedoman keterkaitan antar kegiatan dalam suatu proyek

Tahapan Perencanaan Proyek


Adalah suatu teknik kuantatif yang digunakan oleh sistem analis untuk menentukan waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu proyek. Agar suatu proyek dapat diselesaikan tepat pada waktunya diperlukan suatu koordinasi dan prosedur kerja yang antara lain;1. Kapan suatu proyek harus diselesaikan2. Bagaimana urutan-urutan aktifitas-aktifitas (kerja) di setiap bagian,

kapan dimulainya dan kapan selesainya3. Pekerjaan-pekerjaan mana saja yang merupakan waktu terlama untuk

selesainya suatu proyek4. Pekerjaan mana yang dapat ditunda dan berapa waktu maksimum

penundaan tersebut5. Pekerjaan mana saja yang harus mendapat perhatian khusus.

Diagram Jaringan Kerja …..


Menggunakan PERT, dua informasi yang diperlukan untuk masing-masing pekerjaan yaitu;1. Urutan dari kegiatan dari masing-masing pekerjaan 2. Waktu yang diperlukan untuk masing-masing pekerjaanDalam diagram jaringan digunakan dua buah simbol yaitu;

Mengambarkan kegiatan dengan beberapa atributnya, kadang-kadang bersifat ‘dummy’ (ditandai dengan panah putus-putus)

Mengambarkan kejadian (awal dan akhir suatu kegiatan)

Diagram Jaringan Kerja …..


1. Setiap kegiatan hanya boleh diwakili oleh satu anak panah saja didalam jaringan kerja,

aturan-aturan dalam Menggambarkan Jaringan Kerja:

1 2

A

BMK-Analisis Sistem Informasi 18Manajemen Proyek

A1 2A, B

1 2Benar Salah

2. Tidak boleh ada dua kegiatan diawali oleh satu kejadian dan ke satu kejadian. Dalam hal ini harus dipergunakan anak panah boneka (dummy arrow). Perhatikan ilustrasi berikut. Pangkal (1) dan ujung (2), A dan B sama.

A (1,2) B juga (1,2), ini tidak boleh dan harus diatasi dengan menggunakan anak panah boneka seperti berikut ini.D = Dummy arrow, dengan garis putus-putus.

1

2

3

A

B

a`

1

2

3

a`

B

A

1

3

2

A

b`

B

1

3

2

A

B

b`


Kegiatan A dan B, merupakan kegiatan awal dari proyek dan dapat dikerjakan secara bersama-sama

Kegiatan A mengawali kegiatan D dan E, artinya kegiatan D dan E belum dapat dikerjakan sebelum kegiatan A selesai

Kegiatan B mengawali kegiatan E, kegiatan E juga harus menunggu diselesaikan kegiatan B

Kegiatan D dan E mengawali kegiatan F dan G, kegiatan F dan G, belum bisa dimulai sebelum kegiatan D dan E diselesaikan

Kegiatan G mengawali kegiatan H, kegiatan H baru bisa dimulai setelah kegiatan G selesai

Kegiatan F dan H merupakan kegitan terakhir dari suatu proyek

Rencana Kegiatan dari Suatu Proyek


A4

3

62

5

Gambar Diagram Jaringan Kerja Proyek


1

B

A1

D

E

F

G

Hdummy arrow

Jalur KritisAdalah lintasan yang menunjukan kegiatan kritis dari awal kegiatan sampai dengan akhir kegiatan, dengan kata lain lintasan yang paling lama dari penyelesaian suatu proyek.

Jalur kritis penting karena;

1. Waktu penyelesaian proyek tidak dapat dikurangi, kecuali salah satu atau beberapa kegiatan dalam tersebut bisa dikurangi.

2. Penundaan waktu akan menyebabkan penundaan waktu dalam menyelesaikan proyek

Jalur kritis dalam penggambaran ditandai dengan garis tebal


Contoh

Kegiatan Perkiraan Waktu

A 10

B 8

D 6

E 14

F 20

G 12H 28

4

3

6

2

5

10A

B8

A`

1

D

E

F

G

H28

12 20

14

6

Jalur A,D,F 10+6+20 = 26 Jalur A,D,G,H 10+6+12+28 = 56 Jalur A,A`,E,F 10+0+14+20 = 44 Jalur A,A`,E,G,H 10+0+14+12+28 = 64 Jalur B,E,F 8+14+20 = 42 Jalur B,E,G,H 8+14+12+28 = 62

0


Algoritma Jalur Kritis …..Ditentukan berdasarkan menghitung dua besaran yaitu;

1. Waktu Mulai Tercepat (Earlies Start time = ES)

2. Waktu selesai terlama (Latest Finish time = LF)

Untuk masing-masing kegiatan dalam suatu proyek. ES dan LF dapat ditulis dalam simpul kejadian yang bentuknya dapat dikembangkan menjadi;

ES

FS

Nomor Identitas Kejadian

Waktu mulai tercepat

Waktu selesai terlama


1

Perhitungan ES dan LS dilakukan dengan melelalui 2 tahap yaitu;1. Forward Pass, digunakan untuk menghitung waktu mulai

tercepat (ES), dimulai dari simpul pertama sampai simpul terakhir, ES pada simpul pertama Nol

2. Backward Pass, digunakan untuk menghitung waktu selesai tercepat (LF), dimulai dari simpul terakhir sampai simpul pertama, LF di simpul terakhir ditetapkan sama dengan ES pada simpul terakhir

Rumus ESn = Esn-1 + waktu kegiatan

LFn-1 = LFn - waktu kegiatan

Algoritma Jalur Kritis …..


Tahapan Forward Pass


ES1 = 0

1

2

3

4

5

6A

B

C

D

E

F

GH

10

8

0

6

1412

20

28

0

ES2 = ES1 + WA = 0 +10 = 10

10

ES3 = ES1 + WB = 0 + 8 = 8 = ES2 + WC = 10 + 0 = 10

10

ES4 = ES2 + WD = 10 + 6 = 16 = ES3 + WE = 10 + 14 = 24

24

ES5 = ES4 + WG = 24 + 12 = 36

36

ES6 = ES4 + WF = 24 + 20 = 44 = ES5 + WH = 36 + 28 = 64

64

Tahapan Backward Pass


LF6 = ES6 = 64LF5 = LF6 – WH = 64 – 28 = 36

LF4 = LF6 – WF = 64 - 20 = 44 = LF5 – WG = 36 – 12 = 24

LF3 = LF4 – WE = 24 - 14 = 10

LF2 = LF4 – WD = 24 – 6 = 18 = LF3 – WC = 10 – 0 = 10

1

2

3

4

5

6A

B

C

D

E

F

GH

10

8

0

6

1412

20

28

0

10

10

24

36

6464

36

24

10

10

LF1 = LF2 – WA = 10 – 10 = 0 = LF3 – WB = 10 – 8 = 2

0

Maka Jalur Kristis adalah


1

2

3

4

5

6

A

B

C

D

E

F

G

H

10

8

0

6

14

12

20

28

0

10

10

24

36

64

64

36

24

10

10

0

Adalah waktu suatu kegiatan yang dapat ditundaa tanpa memperngaruhi total waktu penyelesaian proyek keseluruhan.Untuk menghitung besarnya slack, diperlukan dua waktu lagi yaitu;1. Waktu Mulai Terlama ( Latest Start Time = LS) 2. Waktu Selesai Tercepat (Earlist Finish Time = EF)

LS = LF – waktu kegiatanEF = EF + waktu kegiatan

Slack = LS – waktu kegiatanContoh lihat tabel sebelah

SLACK


Kegiatan(1)

Waktu(2)

ES(3)

LF(4)

LS(5)=(4)-(2)

EF(6)=(3)+(2)

Slack(7)=(5)-(3)

A 10 0 10 0 10 0B 8 0 10 2 8 2D 6 10 24 18 16 8E 14 10 24 10 24 0F 20 24 64 44 44 20G 12 24 36 24 36 0H 28 36 64 36 64 0

Contoh Penentuan SLACK


Documents

“ Manajemen Proyek Sistem Informasi ”