Upload
galina-masalykina
View
674
Download
5
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Доклад с бизнес- завтрака «Решения на базе технологий IBM для бизнеса» от 25.04.2012, проводимого компанией Поликом Про совместно с IBM
Citation preview
Прикладные решения на платформе продуктов IBM
Отдел прикладных решенийГалина Масалыкина
Задачи, стоящие перед бизнесом
Прикладные решения на платформе IBM
• Автоматизация документооборота• Использование устоявшихся бизнес-процессов• Создание архива документации – базы знаний• Совместная работа сотрудников• Организация доступа к системе
25.04.2012
Решения
Прикладные решения на платформе IBM
• Управления документно-ориентированными процессами• IBM Lotus Workflow, IBM Lotus Domino ЗАО “Alcatel” Россия
• Системы корпоративного документооборота для решения бизнес-задач заказчика
• IBM Lotus Domino Пивоваренная компания
• Разработка и внедрение хранилища данных и клиентского приложения информационной системы обеспечения градостроительной деятельности
• IBM Lotus Domino , Java, IBM DB2 Content ManagerМосКомАрхитектура
• Автоматизация процесса внедрения рационализаторских предложений• IBM Lotus WorkflowООО “Wrigley” Россия
• Автоматизация бизнес-процесса, обеспечивающего сбор идей и предложений, их размещение в едином хранилище и последующую обработку (Idea Grabbing System)
• IBM Lotus Domino ООО “Cadbury” Россия
• Система обработки заявок на закупку• IBM Lotus Domino фабрика имени Крупской
• Система обработки заявок на получение займов• IBM Lotus Domino Финансовая компания
• Система управления проектной документацией• IBM Lotus Domino
ИТЦ ОАО «Силовые машины», ООО «Альстом АтомЭнергоМаш»,
ГСР ТЭЦ
25.04.2012
Прикладные решения на платформе IBM
ЗАО “Alcatel” Россия
• Заявки на закупку• Согласование контрактов • Резервирование транспорта• Резервирование помещений• Запросы на техническую поддержку• И другие…
25.04.2012
IBM Lotus Workflow
IBM Lotus Domino Веб-
интерфейс
RegisterReject
Transfer
Yes
Approved
No
Approved
Issue
Approved
Approved
Decline
DeleteInsist
Reject
Decline
Decline
Decline
CAS Approval
CAS Send Insist info
Contract Transferred
CAS Initiator Reject
CAS KAM Final
CAS KAM Final
End
CAS Reject Notification
CAS BD Financial
Signed by all Approvers?
CAS Responsible
Start
CAS Approval
CAS Approval
CAS Approval
CAS Prepare
CAS BD Head
CAS Approved
Assign ID
CAS BD Financial
CAS TPF Notification
CAS CFO Notification
CAS Responsible
CAS BD Head
CAS KAM Notification
CAS Legal Councel
CAS KAM Notification
CAS Contract
Send CAS Number
CAS TPF & RAC
Transfer Manager
CAS Contract
CAS Contract
Contract Signed &
CAS RAC Notification
Activity Owner:
CAS SC Creator
Contract Approval Sheet (for ZAO Alcatel-Lucent
Sales Contract)
Activity Owner:
CAS BD Head
Activity Owner:
Risk Assessment
Commitee
Activity Owner:
CAS Trade Project
Finance
Activity Owner:
Chief Financial
Officer
Activity Owner:
Legal Councel
Activity Owner:
CAS Key Account
Manager
Activity Owner:
CAS Contract
Registrar
Activity Owner:
CAS Transfer
Manager
Activity Owner:
CAS SC Creator
Activity Owner:
CAS BD Financial
Analyst
Approve
Decline
Approve
Approve
Approve
ApproveApprove
Decline
Decline
Approve
Project
Decline
Complete
Approve
Cost Center
No
Approve
Complete
Yes
Yes
Reject
Submit Order
Approve
Decline
Decline
Decline
No
Approve
Decline
Decline
Decline
Decline
Perform by Requestor
Approve
Complete
Reject
PR Finance HUB
PR Edit
PR Reject Notification
PR Completed
End
PR Handle Request
PR Select Responsible
PR Empty
PR Empty
Initiator Notification
PR Responsib.
IT Decision
PR Send PR Number
PR Empty Action
PR Special Approval
HR Decision
HR Approval Req?
PR Special Approval
IT Approval Req?
PR Check Request
PR CIS Functional
PR Fill Financial
PR Cost Center
PR Prepare
Start
PR Reset Archive
PR Cost Center
PR Special Approver
PR Special Approver
PR CIS Functional
PR Fin Owners
PR Dispatcher
Local Unit Manager
PR Local Unit Mgr
PR Project Manager
CIS Controller
PR CIS Controller
PR Additional
Additional Approver
PR Empty
PR Export PR
PR Project Manager
CA_State 100
CA_State 140
CA_State 10
CA_State 240
CA_State 30
CA_State 200
CA_State 160
CA_State 20
CA_State 180
CA_State 250
CA_State 40
CA_State 80
CA_State 0
(Amount
more then
1KEUR)
Send to:
PR Finance HUB
Send to:
PR Request
Owners
(Amount less
than 25KEUR)
(Amount more
then 25KEUR)
Out of Budget
Send to:
PR Additional
Approver
Activity owner:
PR Additional
Approver
Send to:
PR CIS Controller
Activity owner:
PR CIS Controller
Reject w ithout PR
Archive storage
Send to:
PR First Approver
Send to:
IT Special
Approver
Sent to:
HR Special
Approver
Send to:
PR Local Unit
Manager
Send to:
PR CIS Functional
Leader
Send to:
PR ALU Ukraine
Financial Analyst
Send to:
PR Request
Owners
Send to:
PR
Dispatcher
Send to:
PR Request
Owners
Send to:
PR ResponsibleSend to:
PR Request Owners
Activity owner:
PR Local Unit
Manager
Activity owner:
PR Request Owners
Activity owner:
PR Dispatcher
Activity owner:
PR Responsible
Purchase Request(Alcatel - Lucent Ukraine)
Activity owner:
PR Creator
PR Process Owner
Activity owner:
IT Special
Approver
Activity owner:
PR First Approver
Activity owner:
HR Special
Approver
Activity owner:
PR ALU Ukraine
Financial Analyst
Activity owner:
PR CIS Functional
Leader
Activity owner:
PR Project Manager
Send to:
PR Project Manager
Управления бизнес-процессами документооборотаПример бизнес-процесса
Прикладные решения на платформе IBM25.04.2012
Управления бизнес-процессами документооборотаИнтерфейс дизайнера бизнес-процессов
Прикладные решения на платформе IBM25.04.2012
Прикладные решения на платформе IBM
Управления бизнес-процессами документооборотаКарточка документа
25.04.2012
Прикладные решения на платформе IBM
Пивоваренная компания
• Работа в условиях распределенной среды• Обработка заявок на работу в выходные дни• Согласование и переброска бюджета• Согласование и утверждение документов• Контроль заданий
25.04.2012
IBM Lotus Domino
Веб-интерфейс
Прикладные решения на платформе IBM
Система автоматизации бизнес-задач заказчикаПримеры бизнес-процессов
25.04.2012
Прикладные решения на платформе IBM
Система автоматизации бизнес-задач заказчикаПользовательский интерфейс базы
25.04.2012
Прикладные решения на платформе IBM
Система автоматизации бизнес-задач заказчикаКарточка документа
25.04.2012
Прикладные решения на платформе IBM
МосКомАрхитектура
• Создание реестра архитектурных объектов
– Привязка объекта к месту на карте– Ведение связанных с объектом документов
25.04.2012
Веб-интерфейс
IBM Lotus Domino
IBM DB2 Content Manager
Прикладные решения на платформе IBM
Информационная система хранения данных и обеспечения градостроительной деятельностиNotes-интерфейс
25.04.2012
Место объекта на
картеРеестр
объектов
Документы, относящиеся
к объекту
Карточка выбранного документа
Прикладные решения на платформе IBM
Информационная система хранения данных и обеспечения градостроительной деятельностиВеб-интерфейс
25.04.2012
Прикладные решения на платформе IBM
Система сбора и анализа бизнес-идей
• Сбор рац.предложений, их анализ руководством и экспертами, дальнейшая судьба рац.предложения.
• Обмен бизнес-идеями, их оценка и квалификация по областям знаний, ранжирование по применимости у заинтересованных лиц, рейтинги авторов идей, отчеты по реализации и экономической эффективности
• Публикация существующих проблем и объявление конкурса на их решение
25.04.2012
Фабрика имени Крупской
Прикладные решения на платформе IBM
• Работа в условиях распределенной среды
• Автоматизация процесса закупок– Заявка на закупку– Маршрут обработки заявки определяется ее
параметрами– Работа со счетами– Контроль исполнения по задачам
• Интеграция с ERP-системой
IBM Lotus
Domino
25.04.2012
Прикладные решения на платформе IBM
Система обработки заявок на закупкуПримеры бизнес-процессов
25.04.2012Прикладные решения
Прикладные решения на платформе IBM
Система обработки заявок на закупкуNotes-интерфейс системы
25.04.2012
Прикладные решения на платформе IBM
Система обработки заявок на закупкуПример карточки заявки
25.04.2012
Финансовая организация
Прикладные решения на платформе IBM
• Автоматизация процесса приема и обработки заявок на выдачу кредита– Формирование маршрута– Определение стоп-факторов– Отслеживание этапов работ с заявителем
IBM Lotus
Domino
Веб-интерфе
йс
25.04.2012
Прикладные решения на платформе IBM
Система обработки заявок на получение займовПример бизнес-процесса
25.04.2012Прикладные решения
Система обработки заявок на получение займовСписок заявок и действий по ним
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
Система обработки заявок на получение займовИстория обработки заявки
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
Система обработки заявок на получение займовКалендарь событий
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
Система управления проектной документацией (СУПД 3.0)
Тиражируемое решение
О программе
Прикладные решения на платформе IBM
Система Управления Проектной Документацией разработана на платформе Lotus Notes / Domino. СУПД предназначена для управления документацией по проектам, и позволяет:• хранить файлы инженерной документации по проекту;• оперативно обрабатывать текущую переписку по проекту, в
том числе переправлять письма от Заказчика к Разработчикам и наоборот;
• регистрировать все входящие и исходящие документы с привязкой к инженерной документации;
• назначать задания сотрудникам и вести внутреннюю переписку в рамках проекта;
• контролировать текущее состояние в разрезе ревизий перечня инженерной документации;
• осуществлять поиск по базе;• вести архивные базы по проекту, чтобы не перегружать
основную базу проекта.25.04.2012
Архитектура решения
Прикладные решения на платформе IBM
Подрядчик 1
Подрядчик 2
Управляющая компания
ЗаказчикСУПД 3.0
25.04.2012
Идеология решения
Прикладные решения на платформе IBM
Подрядчик 1 Подрядчик 2 Подрядчик N
• Чертежи от подрядчика
• Письмо от подрядчика
Управляющая компания
• Чертежи для Заказчика
• Сопроводительное письмо
• Письмо Заказчику
Заказчик
• Уведомление о получение чертежей
• Уведомление о получение письма
• Замечания по чертежам
• Письмо от Заказчика
Управляющая компания
• Замечания подрядчику
• Письмо Подрядчику
25.04.2012
Задачи, решаемые в системе
Прикладные решения на платформе IBM
Хранение единого электронного архива переписки.
25.04.2012
Дополнительные возможности системы
Прикладные решения на платформе IBM
СУПД позволяет автоматически по электронной почте извещать участников о том, что им необходимо выполнить с документом соответствующие действия (ознакомится, исполнить, согласовать и т.д.).
СУПД также позволяет ставить на контроль получение ответа по документу.
В системе хранится история работы с документами.
Участники процесса в любое время могут видеть состояние документов.
В СУПД ведется учет проектной документации передаваемой Заказчику в соответствии с утвержденным перечнем. При отправке следующей ревизии документа в перечне документации фиксируется номер его ревизии и дата отправки, со ссылкой на файл документа.Для контроля переписки и передачи проектной документации в СУПД предусмотрена генерация отчетов.
25.04.2012
Состав ролей в системе
Прикладные решения на платформе IBM
Все сотрудники Компании, участники проекта в рамках с СУПД, делятся по ролям, определяющим перечень операций, который они могут выполнять в системе.
Состав ролей:
• Регистратор – отвечает за учет, и регистрацию всей входящей корреспонденции и документации;
• Менеджер – рассматривает поступившие документы, формирует задание и передает исполнителю, контролирует исполнение;
• Исполнитель – обрабатывает документы, согласно задания менеджера, в рамках задания выполняет отправки Контрагентам, работает с заданием менеджера до его завершения;
• Администратор - выполняет системные настройки: указывает типы документов, назначает роли участникам, выдает права на обработку разрешенных типов документов каждому из участников;
Каждый сотрудник может совмещать различные роли СУПД .
25.04.2012
Информация, хранящаяся в системе
Прикладные решения на платформе IBM
• В СУПД введена категоризация всей документации на:– Новые– Текущая работа– Переписка
• Входящая• Исходящая
– Внутренние документы– Чертежи
• Кроме этого, для каждого проекта также может быть индивидуально определен свой состав документов, обрабатываемых в рамках СУПД, отвечающий особенностям проекта.
• Для каждого вида документов в проекте может определяться путь его прохождения, т.е. последовательность передачи между участниками проекта.
• В СУПД для каждого документа хранится история обработки документа и его связи с другими документами системы
25.04.2012
Обработка и атрибуты документов в СУПД определяется их типом:
Прикладные решения на платформе IBM
• Входящие документы. Документы, поступающие в СУПД по электронной почте/факсу или создаваемые вручную. Например: Чертежи от Подрядчика, Письмо от Подрядчика, Подтверждение о получение чертежей Заказчиком, Замечания по чертежам от Заказчика, Письмо от Заказчика и т.д.
• Исходящие документы, документы отправки. Документы, созданные в системе и автоматически отправленные из системы по электронной почте/факсу по заданному адресу. Например: Письмо Заказчику, Чертежи Заказчику, Замечания Подрядчику.
• Внутренние документы. Создаются в системе, никуда не отправляются. Это такие документы как: Протокол совещания, Обсуждение и т.п. документы.
• Альбом. Специальный документ создаваемый в системе, включает в себя атрибуты альбома, файлы инженерной документации и ссылки на переписку по альбому.
25.04.2012
Последовательность обработки документов
Прикладные решения на платформе IBM
Регистрация
• Электронная почта поступает на адрес электронной почты проекта (для каждого проекта свой) и попадает в специальное первичное хранилище документов – раздел «Новое».
• Факс в электронном виде автоматически попадает в раздел «Новое».
• Корреспонденция, поступившая не в электронном виде, сканируется и помещается в раздел «Новое».
• Регистратор производит первичную обработку документов, регистрирует их и направляет на рассмотрение менеджеру.
Выдача задания
• Менеджер рассматривает направленные ему документы, определяет исполнителя, который будет их обрабатывать и направляет их этому исполнителю с соответствующим заданием.
• Задание также может быть выдано регистратором при регистрации, если это допускается настройками системы.
Исполнение
• Исполнитель выполняет все действия по обработке документов, необходимые для выполнения задания, выданного менеджером;
• в том числе, если это требуется, направляет необходимые документы контрагентам – готовит отправку. Отправка производится или по электронной почте с привязкой отправления к обрабатываемым документам, по факсу или обычной почте, но в двух последних случаях документы переводятся в электронный вид и размещаются в СУПД с установлением соответствующих связей исполнителем.25.04.2012
Прикладные решения на платформе IBM
Рабочее окно СУПД проекта
25.04.2012
Прикладные решения на платформе IBM
Входящий документ – новое письмо
25.04.2012
Входящий документ – письмо в обработке
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
Регистрация
Прикладные решения на платформе IBM25.04.2012
Передача документа, Задание
Прикладные решения на платформе IBM25.04.2012
Документ «Отправка» (Чертежи Заказчику)
Прикладные решения на платформе IBM25.04.2012
Документ «Отправка» (Письмо контрагенту)
Прикладные решения на платформе IBM25.04.2012
Хранилище проектной документации
Прикладные решения на платформе IBM25.04.2012
Документ «Альбом», «Файл»
Прикладные решения на платформе IBM25.04.2012
Внутренний документ, Протокол, Договор
Прикладные решения на платформе IBM25.04.2012
Пример внутреннего документа
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
Пример протокола (договора)
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
Прикладные решения на платформе IBM
Notes-интерфейс СУПД 3.0
25.04.2012
Веб-интерфейс СУПД 3.0 Список инженерной документации
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
Notes-интерфейс карточки альбома инженерной документации
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
Веб-интерфейс карточки альбома инженерной документации
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
Веб-интерфейс документа переписки
25.04.2012 Прикладные решения на платформе IBM
Выводы:
Прикладные решения на платформе IBM
• Использования СУПД обеспечивает управляющие, информационные, архивные и почтовые функции всего документооборота и делопроизводства в рамках задачи управления реализацией отдельного крупного проекта.
• Предоставляет единое информационное пространство всем членам команды проекта
• Обеспечивает прозрачное и оперативное управление функциями всех исполнителей команды проекта, прямой и надежный контроль исполнения руководителями проекта.
• Система обеспечивает непосредственный информационный доступ членов команды проекта ко всей переписке проекта и к архиву всей передаваемой заказчику документации проекта.
25.04.2012
История внедрений и развития системы
Прикладные решения на платформе IBM
2004 годОАО «Силовые
машины»На сегодняшний день СУПД используется более чем в 10 крупных проектах по
строительству электростанций
2010 годООО «АЛЬСТОМ
АТОМЭНЕРГОМАШ»
2011 годЗАО «ГСР ТЭЦ»
25.04.2012
+ 7 (812) 325 84 00+ 7 (495) 660 32 91
Благодарю за внимание!Вопросы?
Отдел прикладных решенийГалина Масалыкина[email protected]