Upload
others
View
3
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
UYUMSOFT
İ-DÖNÜŞÜM PORTALI
GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN
İŞLEMLER
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI
GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN
İŞLEMLER
1
İçindekiler
UYUMSOFT ENTEGRETÖRÜ -- GİB ARASINDAKİ FATURA AKIŞI ............................................................... 2
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM HESAP AÇILIŞI .................................................................................................. 2
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI KULLANICI GİRİŞ EKRANI .................................................................. 2
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI ANA MENÜLERİ ................................................................................ 3
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI
GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN
İŞLEMLER
2
UYUMSOFT ENTEGRETÖRÜ -- GİB ARASINDAKİ FATURA AKIŞI Özel entegratör kullanıcıların iş akışı görseldeki gibidir. Fatura mükelleften gönderildikten sonra Uyumsoft arka planında mühürleme, zarflama ve GİB’e gönderilme işlemleri yapılmaktadır. GİB servis sağlayıcısına ulaştıktan sonra, karşı firmanın posta kutusuna (allias) gönderilmektedir. Her fatura gönderim işlemi ve sistem yanıtları GİB tarafından ZARF(envelope) ile takibi sağlanmaktadır. Her işlem zarfla yürütüldüğünden e-faturanın takibi zarfla yapılmaktadır.
Not: UyumSoft entegratörlüğünü kullanırken Mali mühürü kullanmanız gerekmez. Sistem alt
yapısında mali mühürünüzün bilgisi mevcut olup, mühürleme işlemi sistem tarafından yapılıyor
olacaktır.
Şekil 1: Fatura akış tablosu
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM HESAP AÇILIŞI Uyumsoft kullanmak üzere sözleşmesini yapmış ve işlemlerini tamamlamış olan firmalarımıza
tarafımızca bir aktivasyon maili gönderilir. Bu mailde Uyumsoft portal giriş sayfasının linki, web servis
kullanıcı adı ve şifresi ile portal kullanıcı adı ve şifresi yer alır. Firmalarımız linke tıklayarak aşağıda
çıkan giriş sayfasına portal kullanıcı adı ve şifrelerini girerek portal üzerindeki işlemlerine
başlayabilirler.
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI KULLANICI GİRİŞ EKRANI https://portal.uyumsoft.com.tr Linki ile portale yapılan girişlerde karşılaşılan ekran aşağıdaki gibidir.
Kullanıcı adı ve şifresi yazılarak giriş butonuna tıklanır ve portale giriş yapılır.
https://portal.uyumsoft.com.tr/
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI
GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN
İŞLEMLER
3
Şekil 2: Uyumsoft portalı anagiriş ekranı
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI ANA MENÜLERİ Portale giriş yapıldığında aşağıdaki ana ekran ile karşılaşılır. Şekil-3 teki ekran Uyumsoft’un ana
ekranıdır ve i-dönüşüm süreci ile ilgili işlemleri ana ekran üzerinden takip eder.
Şekil 3: uyumsoft portalı ana ekranı
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI
GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN
İŞLEMLER
4
Ekranın sol tarafında fatura, defter, genel işlemler yönetimi yapılır; orta kısımda fatura akışı
istatistiksel tabloları yer alır; sağ üst köşede ise tarih aralığı, hesap ve firma işlemleri takip edilir.
İstatistiksel tablolarda toplam disk kullanımları, gelen-giden fatura akışlarındaki onay bekleme
durumları, gelen fatura adedi ve giden fatura adedi görülür. Ekranın alt kısmında duyurular ve
faturalara ilişkin güncel fatura ve yanıtları göründüğü gibi güncel duyurulara da burada ulaşılabilir.
Şekil 4 te görülen tarih
sekmesinde istenilen tarih
aralığı seçilir. Bu seçim
sonucunda firmalar fatura
işleyişlerini ilgili tarih aralığı
istatistiğine göre görebilir.
Dün seçeneği seçilirse,
istatistiklerde dün yaptıkları
fatura işlemleri adet
cinsinden görülürken özel
aralık seçimini seçtiklerinde
hangi aralıktaki fatura akış
tablosunun görüntüsü
isteniyorsa ilgili tablo
ekrana gelir.
Şekil 5: ana ekran istatistik ekranı
Şekil-5 teki istatistik ekranında üst tarafta son 12 günlük gelen-giden fatura sayısı raporu yer
almaktadır. Tarih aralığı seçildiği takdirde alt taraftaki grafik ekranında gelen-giden fatura toplamları
gözükmektedir.
Anasayfada sağ üst tarafta bulunan şekil-6 daki gibi iki
buton mevcuttur. Onayınızı bekleyen ve onay bekleyen
faturalarınıza iki buton ile kısayol olarak ulaşabilirsiniz.
Şekil 4:Tarihi aralığında istatiksel rapor alma ekranı
Şekil 6: onay bekleyen fatura kısayol butonları
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI
GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN
İŞLEMLER
5
Uyumsoft portale giriş yapıldığında ana sayfanın sağ
üst köşesinde bulunan kullanıcı adı kısmında hesap
bilgileri ve firma bilgileri şeklinde iki bölüm görülür.
Hesap bilgileri kısmından şifre değişikliği
yapabilirsiniz.
Firma bilgileri kısmında ise firmanıza ait bilgiler girilmelidir. Bu alanda görülen bilgilerin doğruluğu
önemlidir, zorunlu alanlar eksiksiz doldurulmalıdır aksi halde fatura gönderim işlemlerinde firma
bilgileri eksik gidebilir.
Şekil 9:adres bilgileri ekranı
İletişim bilgileri kısmında firmanın belirlediği türden ve kanaldan iletişim kurulabilecek adresler yazılır.
Bu alanı firmalar doldurmakta özgürdür. Eklenebilecek 4 adet farklı seçenek vardır; telefon, fax, e-
posta, diğer.
Şekil 7: profil bilgileri ekranı
Şekil 8:firma bilgileri ekranı
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI
GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN
İŞLEMLER
6
Şekil 10: iletişim bilgileri ekranı
e-defter firma bilgileri sekmesinde ise e-defterde kullanılacak bilgiler girilir. Bu alanlardan bazıları
zorunludur. Şube varsa şube adı, şube numarası ve mali yıl başlangıcı zorunlu alanlardandır. Ve yine bu
alanlar Uyumsoft tarafından düzeltile bilirliği olan alanlardır. Bunun haricinde diğer alanlar da firmalar
tarafından doldurulması gereken önemli alanlardır.
Şekil 11:e-defter firma bilgileri ekranı
Muhasebeci bilgileri bölümü özellikle e-defter için çok önemli bir alandır. Muhasebeci bilgilerindeki
eksiklik nedeniyle defterler hataya düşebilir. Buradaki değişiklikler firmaların düzeltebileceği,
eklemeler ya da silme gibi işlemler yapabileceği alanlardır. Yeni ekle butonundan eklemeler yapılır, sarı
kutucuktan düzenlemeler girilir ve kırmızı x seçeneğinden silme işlemi yapılabilir.
Şekil 12: muhasebeci bilgileri ekranı
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI
GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN
İŞLEMLER
7
Sorumlu kişi bilgileri sekmesinde ise yalnızca bir kişi için giriş yapma hakkı vardır. Bu alanda ilgili kişi,
telefonu ve maili girilerek kayıt yapılır. Düzenlemeye açıktır ancak eklemeye açık olmayan bir alandır.
Şekil 13: sorumlu kişi bilgileri ekranı
Ana sayfanın alt kısmında yer alan
duyurular panosu da portalda
yaşanan güncel değişiklikleri gösterir.
Portal üzerindeki güncellemelere
inceleyebilir, yakın tarihte yaşanan
portaldaki güncellemeleri duyurular
adımından takip edebilirsiniz.
Portal ana sayfada sol tarafta 4 ana işlem menüsü
mevcuttur. Detaylı bilgi için Fatura işlemleri ve e-defter
işlemleri dokümanlarını inceleyebilirsiniz.
Şekil 14: anasayfa duyuru ekranı
Şekil 15: ana işlem menüleri
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI
GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN
İŞLEMLER
8
yardım menüsünde ilgili eğitim doküman ve videolarımıza
ulaşabilirsiniz.
1) Firma bilgileri; yukarıda da bahsedildiği gibi firma bilgileri
sekmesi 6 ana başlıktan oluşur. Bu alanlarda doldurulması zorunlu
alanlar doldurulmalı, tarafımızca yapılması gereken değişiklikler
Uyumsoft’a bildirilmelidir.
2) E-fatura mükellefleri; bu alan GİB tarafından 60 dakikada bir
güncellenmektedir. Firmalar e-fatura mükelleflerini csv formatında
indirip bir liste halinde görüntüleyebilir. Bu liste içerisinde, firma
adları, VKN veya TCKN, posta kutuları, gönderici birim, tür ve
oluşturma tarihleri yer alır.
3) Kullanıcılar; bu sekmede firmalar kendi portal kullanıcılarını
belirleyerek kullanıcılarını aktif veya pasife çekebilir ve ilgili
kullanıcılara portal kullanımı hakkında yetki (rol) verebilir. Bu roller
yine firma tarafından silinebilir veya rol artırımı (ekleme)
yapılabilir. Kullanıcı oluşturmak için doldurulması gereken kısımlar
ekranda göründüğü gibidir.
Şekil 18:kullanıcı oluşturma ekranı
Gerekli bilgiler doldurulduktan sonra kaydet butonuna tıklayarak rol kaydedilir. Durum aktif olarak
seçildiğinde kullanıcılar ekranındaki durum da aktif olarak görülür.
Şekil 16: yardım menüsü
Şekil 17:genel işlemler menüsü
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI
GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN
İŞLEMLER
9
Şekil 19: kullanıcı listesi ekranı
Ekranda görülen sarı kutucuğa tıklanarak kullanıcı rolleri düzenlenebilir, kullanıcı durum kısmı pasife
çekilebilir.
Pasife çekilen durum kullanıcı ekranında yine pasif olarak görülür. Ve bu durum sarı kutucuktan
düzenleme yapmaya açıktır.
Düzenle kısmından ise aktif olan kullanıcıya rol verilebilir. Bu rol ile kullanıcı portal kullanma yetkisi
kazanır. Bunların haricinde hiçbir işlem yapamaz.
Şekil 20: kullanıcı rol ekranı
Yeni ekle butonundan rol eklenebilir. Kırmızı x butonu ile verilen rol kaldırılabilir. Kaldırılan rol ile kişi
artık portal üzerinde kısıtlandığı yetkiyi kullanamaz. Bunun haricinde, hızlı ara butonu ile aranan rol
kolayca bulunabilir.
Yetkili kullanıcı VKN/TCKN kısmında ise yeni yetkililer vergi kimlik no veya tc kimlik no yazılarak
eklenebilir.
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI
GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN
İŞLEMLER
10
4) Adres defteri; bu kısımda firma fatura keseceği firmaların adreslerini ekleyebilir. Bu işlem
firmaların fatura keserken firma bilgilerini manuel girip zaman kaybını önleyen bir uygulama
olarak geliştirilmiştir. Buraya eklenen firmalar fatura oluşturulurken VKN/TCKN veya firma adı
yazılarak otomatik olarak ekrandaki boş alanlara gelir.
Şekil 21:adres listesi ekranı
Sağ üst köşede bulunan yeşil “yeni ekle” butonu ile yeni bir adres eklenebilir. Yeni ekle butonuna
tıklandığında aşağıdaki ekran ile karşılaşılır. Karşılaşılan bu ekrandaki alanların eksiksiz doldurulması
gerekir. Doldurma işlemi tamamlandıktan sonra “kaydet” butonuna tıklanarak yeni bir adres
oluşturulmuş olur.
Şekil 22: adres kaydetme ekranı
Oluşturulan adres üzerinde değişiklikler yapılabilir.
Yanda görülen sarı kutucuk ile adres listesinde gerekli
düzenlemeler yapılabilir, kırmızı x kutucuğu ile oluşturulan adres
silinebilir ve yeşil kutucuk ile ilgili adrese fatura oluşturup
gönderilebilir. Karşılaşılan fatura oluştur ekranında özel olarak adres eklemeye gerek kalmaz.
Çünkü ilgili adresin yanında bulunan kutucuğa tıklanmıştır ve doğrudan o adrese fatura gönderilir.
Fatura gönderilmek istenen firma adres listesine gelip “hızlı ara” butonundan aratılarak bulunur
ve doğrudan fatura oluşturulmasına sistem izin verir. Bu da zaman kaybını önleyici, firmaların
pratik işlem yapmalarını sağlamak için geliştirilmiş bir uygulamadır.
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI
GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN
İŞLEMLER
11
5) Etiket tanımları; tanımlama kısmının oluşturulma amacı faturaya ilişkin kısayol olarak
kullanım sağlanmasıdır.
Şekil 23:etiket düzenleme ekranı
Yeni ekle kısmından etiket kodu ve açıklaması girilir. Sonrasında efaturaya gidilir ve aşağıda gösterilen
sarı kutucuktaki etiketle butonuna tıklanarak ilgili etiket bu kısma iliştirilir.
Şekil 24: etiketleme ekranı
Fatura listesinin üzerinde bulunan “detaylı ara” seçeneğine gelinerek etiket kısmında arama
yapıldığında ilgili etikete sahip olan fatura aşağıdaki fatura listesinden kolayca bulunabilir. Bu durum
fatura bulma konusunda kısayol oluşturmak gibidir.
Şekil 25:etiket rapor ekranı
UYUMSOFT İ-DÖNÜŞÜM PORTALI
GENEL ANLATIM VE İLK YAPILMASI GEREKEN
İŞLEMLER
12
6) Arşiv paketleri; bu kısımda ilgili e-arşiv faturası tarih ve durumuna göre aratılarak bir bütün
halinde ekranda görünür. E-arşiv faturalarının durum kontrolü sağlanır. E-arşiv faturalarının
durum sorgulanması http://www.efatura.gov.tr/earsivsorgula.html adresinden yapılır.
Şekil 26:e-arşiv paket ekranı
7) Portal ayarları; bu kısımda ise faturaların genel ve değiştirilecek ayarları belirlenir. Fatura
oluştururken burada belirlenen şekilde faturanın oluşumu sağlanır ancak bu alanlar firmalar
tarafından değişime hazır alanlardır. Pdf dosya adı scripti kısmındaki kod değiştirilir ve
istenen doğru kod yazılırsa eğer, pdf indirilirken istediğiniz sıralama ile pdf halinde çoklu
indirmeler yapılmasına olanak sağlanır. Gerekli kodlar için teknik ekipten destek almanız
gerekir.
Şekil 27: portal ayarları ekranı
http://www.efatura.gov.tr/earsivsorgula.html