Member of METRO Group

Безбумажный документооборот для первичных бухгалтерских/налоговых документов

Инга Майор, МСС Россия

2Member of METRO Group METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia

Требования Налогового Кодекса и Закона о Бухучете:

Оригиналы первичных документов (счета-фактуры, накладные) должны:

Накладная (первичный бухгалтерский документ) должна содержать подписи и печати печати обеих сторон (покупателя и поставщика)

Счет-фактура (первичный документ налогового учета) должен содержать подпись поставщика (печать не обязательна)

Храниться на бумаге 5 лет Предоставляться налоговой инспекции по запросу

Следствия :• Архив исходящих документов Метро (2млн документов * 22 магазина =44 млн документов в год в МСС Россия)• Бумажный документооборот между компаниями• Ручной ввод входящих счетов- фактур (в случае ошибок- с/ф отправляется обратно). 5.5 млн счетов-фактур – архив.• Неэффективное управление и контроль, сложность экспансии

3Member of METRO Group METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia

Цель:Адаптция Налогового Кодекса и Закона о Бухучете с тем, чтобы использовать для учета первичных документов современные технологии :

oЭлектронный архив для храненияoEDI (электронный обмен данными) для

обмена сообщениями (счетами-фактурами) между компаниями и с налоговыми органами

4Member of METRO Group METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia

Метро предлагает:

Пилотные проекты:o1. Электронный архив для исходящих документов ;o2. Безбумажный обмен счетами –фактурами (посредством EDI) и электронный архив для входящих счетов-фактур Предложение: использовать результаты (отработанные схемы работы) пилотных проектов для адаптации законодательства.

5Member of METRO Group METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia

Наше предложение по технической реализации:

Проект1: Электронный архив исходящих документов

-Использование третьей стороны в качестве стороны, верифицирующей трансакции в системе Метро, и подтверждающей целостность и неизменность данных (например, электронный нотариус)

-Сертификация ПО, используемого Метро, на предмет целостности и неизменности данных

- Использование аналогов ЭЦП

Предполагается, что если электронный архив обладает характеристиками целостности и неизменности данных - это означает, что невозможно изменить или удалить данные в системе.

Необходимо: придать электронному архиву легальный статус как для налогового учета так и для бухгалтерского учета

6Member of METRO Group METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia

Проект 2: Входящие счета-фактуры

• Получение счетов-фактур посредством EDI

• Юридическая значимость каждой отдельной транзакции (отдельного счета-фактуры) может подтверждаться электронной подписью (след. слайд)

• Необходим закон об ЭЦП, разрешающий использование ЭЦП в открытых системах

Необходима: адаптация налогового кодекса для признания электронного сообщения, подписанного ЭЦП , юридически значимым

7Member of METRO Group METRO Cash & Carry Corporate Presentation, Russia

Счет-фактура по EDIСчет-фактура по EDI

Поставщик METRO

SP1 SP 2

Шаг 1

Поставщик высылает провайдеру файл данных счета-фактуры из ERP системы Файл подписан ЭЦП п-ка (DS1) .

Шаг 2

A) SP1 (провайдер1) конвертирует файл п-ка в EDI INVOIC Message.

B) SP1 подписывает EDI Invoice своей ЭЦП (замещает подпись п-ка соей подписью (DS2), базируясь на контракте, шаг 0)

Шаг 0

Контракт между поставщиком и EDI провайдером (SP1): провайдер обязуется получать от п-ка и конвертировать данные счетов-фактур в EDI стандарт ( EDI INVOIC message) без изменения значимых данных. После конвертации провайдер подписывает EDI INVOIC message своей ЭЦП. Подпись означает, что конвертация осуществлена и значимые данные не изменились.

Шаг 3

SP2 (возможный другой провайдер со стороны получателя) пересылает EDI INVOIC подписанный провайдером получателю (Metro)

Шаг 4

A) Metro получает EDI INVOIC подписанный SP1 и сохраняет в архиве

B) EDI INVOIC загружается в ERP систему Metro

C) По запросу налоговой инспекции Metro отправляет стандартный документ EDI INVOIC подписанный SP1. Налоговая инспекция загружает документ в свою систему

EDI Doc. EDI Doc

+DS2 +DS2

Налоговая инспекция+DS1

Конвертер

Загрузка в ERP

EDI Doc архив

Загрузка в систему НИ

EDI Doc

+DS2

файл с/ф