崇右技術學院 電子公文線上簽核系統教育訓

練

漢龍資訊科技公司講師：陳君佩

課程大綱 建置目標 法源依據 系統登入 收發文流程說明 公文素養 操作畫面 公文製作 預設流程 線上簽核作業 個人設定

建置目標： 一、符合政府電子公文作業規範 1.符合公文交換作業規定 2.可與教育部電子公文交換系統接軌 ( 已建置電子交換機

制 ) 3.提昇學校電子公文收發效率 二、提昇學校公文行政效率 1.提升公文傳送時效 2.有效管理公文稽催作業 3.整體規劃系統架構方便擴充建置 4.減少公文紙張資源 ( 線上簽核 ) 5.流程自動化提昇效率 ( 線上簽核 ) 三、整體規劃降低成本 完整解決方案，評估未來需求擴充，整體規劃所需硬體配備、

軟體平台及應用軟體，俾利降低系統維護及投資成本。

電子公文法源依據一、八十二年二月立法院通過公文程式條例二、八十三年三月行政院函頒文書及檔案管理電腦化作業規範三、八十七年九月行政院函頒文書處理檔案作業手冊四、八十九年二月行政院頒布公文電子交換推廣專案五、九十三年四月立法院通過橫式公文條例，全國各機關在 電子公文及紙本公文等皆需全面調整公文橫式化。六、研考會行文各機關於九十四年一月一日起正式執行公文橫 式化之要求。七、行政院研考會於九十三年七月修正文書及檔案管理電 腦化作業規範，正式賦予線上簽核法源依據。

請輸入帳號密碼登入系統請輸入帳號密碼登入系統

例如：員編

登入帳號 :： 2800801

例如：員編

登入帳號 :： 2800801

員工編號

選擇兼職身分登入不需記憶多組帳號、密碼選擇兼職身分登入不需記憶多組帳號、密碼

收發文流程

陳核一級主管

教育部電子交換系統 & 紙本來文

會辦單位會簽 長官決行

擲回承辦人

承辦人結案 ( 歸檔 )

電子公文收文流程

承辦人作業

文書檔案組登錄文書檔案組登錄

陳核二級主管

總分文作業總分文作業

單位登記桌

透過線上簽核傳送

開始承辦

教育部電子交換系統 & 紙本發文

承辦人結案 ( 歸檔 )

會辦單位會簽 長官判行

文書檔案組發文作業

函

文書檔案組結案 ( 歸檔 )

陳核一級主管

承辦人創簽 / 函稿

陳核二級主管

電子公文創簽 ( 稿 ) 暨發文流程

簽擲回

可列印簽核意見紙本存查

10

行政單位： 承辦人→二級主管→行政一級主管→ 主任秘書→校長 ( 決行 )

教學單位： 承辦人→系主任 ( 所長 )→行政一級主管→

主任秘書→校長 ( 決行 )

( 發文 ) 流程設定原則舉例：

授權決行 ( 授權決行 )

承辦人員

單位主管簽核

一、二級主管 (授權代行 )

校長

承辦人簽領

秘書室

歸 檔

主任秘書

來文

單位 文書檔案組 承辦人 主管 長官 承辦人

文　書檔案組

狀態 分文 簽收 會簽 判核 結案 歸檔

1.電子來文電子簽核

電子簽核

電子簽核

電子簽核

電子簽核

2.紙本來文 ( 附件含實體 )

電子含紙本

電子含紙本

電子含紙本

電子含紙本

電子含紙本

3.含密件之公文 紙本 紙本 紙本 紙本 紙本

發文

單位 承辦單位 承辦人 主管 長官

文 書檔案組

文 書檔案組

狀態 發文創稿 創稿 會簽 判核發文 /結案 歸檔

1.發文無實體附件電子簽核

電子簽核

電子簽核

電子簽核

電子簽核

2.發文有實體附件 電子含紙本

電子含紙本

電子含紙本

電子含紙本

電子含紙本

3.密件發文 紙本 紙本 紙本 紙本 紙本

4.簽呈電子簽核

電子簽核

電子簽核

電子簽核

電子簽核

電子 & 紙本文時機

公文製作及各欄位定義 電子簽核 文稿類別 正本及副本 敬會－不必填寫，但需在公文流程中敬會相關業務單位。 公文分項項目

一、( 一 ) 1 、 (1)

附件檔名不要超過 10個中文字 附件上傳檔案大小無限制，但請使用者儘量節制使用。 日期：民國 100年 2 月 18日 ( 不要是國字 ) 發文號： 0940004343(不要是○九四○ ○ ○四三四

三 )

公文會簽原則

承辦人員收文

單位主管簽核

二級主管

校長

會簽單位(會辦登記桌、登記桌加簽 )

一級主管

登記桌權責與操作 外來公文分派： ( 由文書檔案組登錄 =>分文至一級單位登記桌 =>分文至承辦人；請參考操作手冊 ( 公文系統 =>收發作業 =>登記桌 )

公文會簽：在會辦單位收到公文時，登記桌需將單位內需會辦的同 仁、主管加簽上來，不得只會辦承辦人，需加會其一、　　　　 　　二級主管。 ( 公文系統 =>公文簽核 =>收件匣） 秘書室登記桌：需由校長決行之公文，逕自在公文流程中選定校長， 　　　　　　　至於秘書室登記桌及主任秘書屬強制關卡，系統會自 　　　　　　　動帶出。由秘書室登記桌判別加簽至二位秘書。

　　 以上作業詳細操作內容請參考操作手冊。

公文製作

直接點選即可製作一份公文 (函 )或簽呈直接點選即可製作一份公文 (函 )或簽呈

崇右技術學院

(1)(2)

(3)(4)

可個人設定標點符號及常用詞彙

可個人設定標點符號及常用詞彙

可夾帶電子形式附件如：圖片、Word…等檔案可夾帶電子形式附件如：圖片、Word…等檔案

紙本承辦可列印紙本公文紙本承辦可列印紙本公文

公文段落自動排版，格式全校統一公文段落自動排版，格式全校統一

崇右技術學院

公文撰稿暫時存檔公文撰稿暫時存檔

公文製作不須一氣呵成公文製作不須一氣呵成

崇右技術學院

承辦公文流程追蹤承辦公文流程追蹤

自己承辦的公文均可追蹤進度自己承辦的公文均可追蹤進度

崇右技術學院

公文經手辦理查詢公文經手辦理查詢

可查詢經手會辦文處理情況可查詢經手會辦文處理情況

崇右技術學院

公文流程設定

預設流程設定畫面預設流程設定畫面

以關卡來顯示此公文簽核順序以關卡來顯示此公文簽核順序

崇右技術學院

資料查詢功能展示

輸入查詢公文條件輸入查詢公文條件

複合式查詢條件，彈性高可隨時調閱公文，速度快複合式查詢條件，彈性高可隨時調閱公文，速度快

崇右技術學院

查出符合公文可複製再應用避免週期性公文重複繕打查出符合公文可複製再應用避免週期性公文重複繕打

1.請點選複製

2.另存新檔成為一份新的公文

1.請點選複製

2.另存新檔成為一份新的公文

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線上簽核作業

尚未處理公文一目瞭然尚未處理公文一目瞭然

崇右技術學院

電子簽收公文退文改分→退回改分電子簽收公文退文改分→退回改分

崇右技術學院

公文流程加簽，可加簽給其他人員公文流程加簽，可加簽給其他人員

可點選放大可點選放大

陳君佩

請在此輸入簽核意見請在此輸入簽核意見

可點選“各單位意見”列印紙本存查可點選“各單位意見”列印紙本存查

流程退文

退文至『承辦人』 (清稿、重新擬稿 )『上一關』 (加簽或再會簽 )

退文至『承辦人』 (清稿、重新擬稿 )『上一關』 (加簽或再會簽 )

陳君佩

授權決行

長官授權決行。系統將自動擲回原承辦人長官授權決行。系統將自動擲回原承辦人

承辦人送發文作業

收文及發文第一步請選取分類號，且需先予以儲存，俾利後續結案歸檔 （收文－承辦人；發文－文書檔案組）。

收文及發文第一步請選取分類號，且需先予以儲存，俾利後續結案歸檔 （收文－承辦人；發文－文書檔案組）。

長官判行之公文，點選『呈核傳送』系統將直接傳送給文書檔案組進行發文作業。長官判行之公文，點選『呈核傳送』系統將直接傳送給文書檔案組進行發文作業。

承辦人「簽呈」結案作業

系統自動帶入原先已選定之分類號與決行者名字系統自動帶入原先已選定之分類號與決行者名字

公文結案 (電子 &紙本 )公文結案 (電子 &紙本 )

個人設定功能介紹

崇右技術學院

請依學校人事請假規定，並配合落實職務代理人設定，單位登記桌請假時，務必一定設定職務代理人，以利業務推動。

請依學校人事請假規定，並配合落實職務代理人設定，單位登記桌請假時，務必一定設定職務代理人，以利業務推動。

崇右技術學院

請依學校人事請假規定辦理，並配合職務代理人設定，假期結束後請停止代理人作業。

請依學校人事請假規定辦理，並配合職務代理人設定，假期結束後請停止代理人作業。

崇右技術學院

設定憑證 :

1. 確定讀卡機安裝至電腦

2. 將自然人憑證插入

3. 點選

設定憑證 :

1. 確定讀卡機安裝至電腦

2. 將自然人憑證插入

3. 點選

金門大學

PKI驗證資料存取PKI驗證資料存取

實機操作

串簽與並簽的差異

第一關

第三關

第四關

第二關

第五關

第六關

串簽：把流程串起來，如傳統紙本公文一關一關跑

優點：一關一關執行 不易發生問題優點：一關一關執行 不易發生問題

流程設定重點：務必要設定完整需由校長決行之流程，最後“務必”設定給校長，主任秘書及秘書室登記桌系統會強制帶出。

流程設定重點：務必要設定完整需由校長決行之流程，最後“務必”設定給校長，主任秘書及秘書室登記桌系統會強制帶出。

第一關

第三關

第四關 A(並 )

第二關

第四關 B(並 )

第五關

並簽：流程一分為多，需將分出去的路線收回單一條路線

優點：一次分送多個會辦單位，會辦結束再一次傳給下一關卡

優點：一次分送多個會辦單位，會辦結束再一次傳給下一關卡

第四關 C(並 )

第六關

第一關

第三關 A

第二關

流程關卡中，並中有串，串中有併的話流程架構即失敗

流程關卡中，並中有串，串中有併的話流程架構即失敗

本身流程並簽就是並簽並簽再加簽還是稱為並簽也還是同一個關卡

本身流程並簽就是並簽並簽再加簽還是稱為並簽也還是同一個關卡

第三關 B

第五關

第三關 A加簽也叫第三關稱為 C

第三關 A加簽也叫第三關稱為 D

第三關 A加簽也叫第三關稱為 E

第四關

1.設定關卡：需選擇傳送目的為串簽或並簽。

2.並簽關卡：在流程中皆屬同一關，如畫面所示，並簽項目皆為第二關。

後會流程 教務處、人事室、會計室、總務處等公

文後會流程請參照＜會計室、人事室暨總務處電子公文簽核應行注意事項＞暨後會流程辦理，相關資料置於電子公文自動化系統之「最新消息」處。

公文後會流程最後一關為擲回原承辦人員，若未設定擲回承辦人時將無法進行結案與歸檔。