Московский государственный технический университет

имени Н.Э. Баумана

О.А. Жилина, Н.Н. Романова

РУССКИЙ ЯЗЫК И КУЛЬТУРА РЕЧИ

Часть 2. Культура деловой речи

Издательство МГТУ им. Н.Э. Баумана

Московский государственный технический университет имени Н.Э. Баумана

О.А. Жилина, Н.Н. Романова

РУССКИЙ ЯЗЫК И КУЛЬТУРА РЕЧИ В трех частях

Часть 2. Культура деловой речи

Рекомендовано редсоветом МГТУ им. Н.Э. Баумана в качестве учебного пособия

М о с к в а Издательство МГТУ им. Н.Э. Баумана

2 0 0 7

УДК 82.08 ББК 81.2Рус-5

Ж72

Рецензенты: О.В. Константинова, Т.И. Кузнецова Жилина О.А., Романова Н.Н.

Ж72 Русский язык и культура речи: Учеб. пособие: В 3 ч. – Ч. 2: Культура деловой речи. – М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2007. – 108 с.

ISBN 5-7038-2929-1 ISBN 5-7038-2931-3 (ч. 2) Вторая часть пособия «Русский язык и культура речи» содержит

теоретические материалы по культуре деловой речи, образцы оформ-ления деловых документов и задания, способствующие приобретению навыков и умений составления разножанровой документации, а также правильному использованию языковых средств в письменной речи.

Для студентов III – IV курсов всех факультетов. Возможно использование отдельных материалов в работе с иностранными учащимися на продвинутом этапе обучения.

УДК 82.08 ББК 81.2Рус-5

Учебное издание

Ольга Александровна Жилина Нина Навична Романова

Русский язык и культура речи Часть 2. Культура деловой речи

Редактор Н.М. Маслова Корректор Р.В. Царева

Компьютерная верстка А.Ю. Ураловой

Подписано в печать 10.07.2006. Формат 60×84/16. Бумага офсетная. Печ. л. 6,75. Усл. печ. л. 6,28. Уч.-изд. л. 5,95.

Тираж 1500 экз. Изд. № 83. Заказ

Издательство МГТУ им. Н.Э. Баумана 105005, Москва, 2-я Бауманская ул., 5

ISBN 5-7038-2929-1 ISBN 5-7038-2931-3 (ч. 2) МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2007

3

ВВЕДЕНИЕ

Настоящее издание является второй частью учебного пособия «Русский язык и культура речи». Рассмотренные в первой части общие сведения по указанной тематике проецируются во второй части на актуальные ситуации письменного делового общения в сферах учебной, профессиональной, производственной и админи-стративной деятельности.

Пособие состоит из трех разделов, в каждом из которых пред-ставлены теоретические сведения и образцы разножанровой доку-ментации.

Теоретическая база пособия содержит: характеристику конст-руктивных и языковых особенностей официально-делового стиля речи, его подстилей, жанров и видов; изложение основ современ-ного делопроизводства, правил составления и оформления част-ных и служебных документов (согласно ГОСТ).

В первом разделе рассматриваются особенности официально-делового стиля: назначение, сфера функционирования, жанровые разновидности, своеобразие лексики; предлагаются общие правила составления и оформления служебных документов.

Во втором разделе особое внимание уделено логическим осно-вам составления деловых бумаг. Гармоничное сочетание содержа-ния и формы – необходимое качество грамотно написанного слу-жебного документа, поэтому подготовка таких бумаг предполагает творческий подход к смысловой стороне текста при строгой рег-ламентированности формы. Здесь даны образцы наиболее часто используемых видов организационно-распорядительных (приказ, решение, распоряжение) и информационно-справочных докумен-тов (протокол, выписка из протокола, акт, докладная и объясни-тельная записки) в соответствии с государственными стандартами.

Специальный подраздел посвящен деловой корреспонденции. Здесь определены основные структурные и стилистические осо-бенности деловых писем, предложены логические схемы состав-ления различных типов писем, стандартные синтаксические кон-

4

струкции и лексико-грамматические модели, используемые в ти-пичных ситуациях делового общения.

В третьем разделе рассмотрены особенности оформления ча-стной деловой документации, даны образцы резюме, автобиогра-фии, заявления и доверенности.

Включенные в приложение задания позволяют закрепить на-выки использования лексико-грамматических и стилистических средств языка в различных видах и жанрах деловых документов. Сформированность коммуникативно-речевой компетенции сту-дентов в сфере профессионального делового общения оценивается исходя из результатов выполнения текущих заданий и рубежной контрольной работы.

Учебный материал пособия апробирован преподавателями кафедры русского языка МГТУ им. Н.Э. Баумана. В процессе его подготовки авторы использовали данные современных лингвис-тических исследований и нормативные документы в области деловой коммуникации. Пособие адресовано в первую очередь российским студентам III–IV курсов всех факультетов универси-тета. Материал отдельных тематических блоков может быть ис-пользован также в работе с иностранными учащимися на продви-нутом этапе обучения.

5

1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ КАК ПОДСИСТЕМА ЯЗЫКА

1.1. Назначение, сфера функционирования, конструктивные и языковые особенности жанров официально-делового стиля

Официально-деловой стиль – это стиль служебных актов, прика-зов, объявлений, заявлений, докладных записок, деловых писем и переговоров, т. е. необходимых инструментов обслуживания обще-ственных отношений. В настоящее время деловое общение является наиболее распространенным видом социального общения. Оно ох-ватывает сферу коммерческих и административно-правовых, эко-номико-правовых и дипломатических отношений.

«Язык официальный, – писал известный швейцарский языко-вед начала ХХ в. Шарль Балли, – резко отличается от общеупотре-бительной речи и обладает ярко выраженной социальной окра-ской, он владеет совокупностью речевых фактов, служащих для того, чтобы в точных и безличных формулах выражать обстоя-тельства, которые накладывает на человека жизнь в обществе, на-чиная с нотариальных актов и полицейских уложений и кончая статьями кодекса и конституции…»

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно соста-вить текст служебного письма, наличие навыков работы с доку-ментами – важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения. Хорошее знание языка стано-вится обязательным компонентом общепрофессиональной подго-товки не только менеджеров и руководителей разных уровней, но и инженеров, работающих в условиях рыночной экономики. Куль-туру речи, в том числе деловой, можно рассматривать как фактор, оказывающий определенное влияние на эффективность деятельно-сти человека в различных областях. Высокий уровень речевой культуры способствует достижению успеха в любой сфере: науке, промышленности, торговле, искусстве и др.

Качество деловых отношений в немалой степени зависит от то-го, как люди общаются на совещаниях, конференциях, в ходе пе-

6

реговоров, в процессе переписки, от того, как оформляются прика-зы, распоряжения и т. п.

В официально-деловом стиле можно выделить следующие подстили:

• законодательный (государственные законы, указы, постанов-ления);

• дипломатический (правительственные сообщения, заявления, коммюнике);

• административно-канцелярский (частная и должностная до-кументация, деловая переписка, протоколы совещаний и перегово-ров, контракты).

Официально-деловой стиль – самый строгий и консерватив-ный. Для него характерны краткость и максимальная точность из-ложения мысли. Его основные конструктивные особенности:

• формально-логический, стандартизованный способ изложения; • императивность, четкость целевой установки; • структуризация высказываний, их строгая аргументированность; • лаконизм формы при информационной насыщенности со-

держания; • точность, конкретность формулировок, определений, оценок; • объективность, эмоциональная нейтральность. Языковые особенности официально-делового стиля: • насыщенность терминологией и фразеологией деловой сферы

общения, канцеляризмами, аббревиатурами, существительными, обозначающими субъекта-деятеля;

• частое употребление отглагольных существительных, суб-стантивированных прилагательных и причастий (в роли существи-тельных), сложных слов, сложных (отыменных) предлогов;

• использование клишированных речевых моделей, «цепочки» существительных в род. падеже, глагольно-инфинитивных слово-сочетаний без личного местоимения;

• употребление сложных синтаксических конструкций, прямого порядка слов, номинативных предложений, пассивного залога, при-частных оборотов и предложно-падежных словосочетаний вместо придаточных предложений, конструкций с однородными членами.

Любой функциональный стиль, в том числе и официально-деловой, находит выражение в совокупности жанров. Большинство ученых выделяют жанровую принадлежность текста как основной фактор, влияющий на его стилевые характеристики. Официально-деловой стиль присущ языку законов, постановлений, соглашений, деловых писем и т. д. Известно около 700 видов документов, в том

7

числе акт, анкета, автобиография, визитная карточка, диплом, дове-ренность, договор, заявление, инструкция, нота, паспорт, удостове-рение, устав, характеристика и пр.

При жанровой классификации речевых произведений адми-нистративно-канцелярского подстиля (равно как и для других подстилей) официально-делового стиля следует учитывать два основных момента: предметно-тематический признак, с которым связаны цель и ситуация общения, и характер, определяющий композиционно-структурные особенности текста.

Исходя из сказанного, выделяем в текстах административно-канцелярского подстиля четыре основные жанровые разновидности: 1) жанр организационно-распорядительных документов (устав, по-ложение, должностная инструкция, приказ, решение, распоряжение, поручение и т. п.); 2) жанр информационно-справочных документов (протокол, акт, справка, доверенность, заявление и т. п.); 3) жанр деловой переписки (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефоно-грамма); 4) жанр договорных документов (договор, контракт, со-глашение и т. п.).

Административно-канцелярский подстиль – это набор жанро-вых типов, объединенных сходной ситуацией и целью высказыва-ния и обладающих общими лингвостилистическими чертами.

1.2. Письменная деловая коммуникация. Виды служебных документов и общие правила их составления и оформления

Основная задача составителя документа – предельно точно от-разить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу. Ней-тральный тон изложения является нормой делового этикета. Лич-ный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Ра-зумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном документе должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки фактов и ситуации в целом.

Работа с документом – это, прежде всего, работа с текстом. Текст должен содержать достоверную и аргументированную ин-формацию и не должен противоречить ранее изданным докумен-там по этому вопросу.

Характерные особенности деловых бумаг:

8

• точность, не допускающая возможности иных толкований; • детализация; • стереотипность, стандартность; • долженствующе-предписывающий характер изложения. Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых

текстах, и общая регламентация формы документов определяют другую важнейшую особенность деловой речи – высокую частот-ность отдельных языковых форм в определенных фрагментах тек-стов документов. Простейший пример – абсолютное преобладание форм им. падежа в документах, текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Основные стилистические особенности деловой документации: • как правило, не допускается использование неологизмов (да-

же образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитера-турными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснении в тексте (обычно в скобках);

• при использовании терминов (а в деловом языке они распро-странены очень широко) не допускается их искажение или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.;

• фразеологическая устойчивость, наполнение готовыми язы-ковыми формулами, что ограничивает возможности лексической сочетаемости слов, например: служебное письмо составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор объявляется, порицание выносится, оклад устанавливается и т. д.;

• преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Из односоставных активно употребляются номинативные, безлич-ные, а в некоторых видах документов (приказах, служебных пись-мах) – определенно-личные: В целях... необходимо выделить... ; В случае... следует сократить... ; Приказываю... ; Обращаем Ваше внимание... ;

• из сложных предложений более распространены сложнопод-чиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа «выполни-ли договорные условия, что позволяет…»;

• широкое употребление конструкций с отыменными предло-гами (В порядке надзора...; В связи с отказом...) позволяет избе-гать частого употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными;

9

• использование причастных оборотов и обособленных допол-нений с мотивирующими отыменными предлогами; деепричаст-ные обороты обычно представляют собой устойчивые конструк-ции (исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...) ;

• частое использование страдательных конструкций (предо-ставляется возможность...; комиссией было обнаружено…) и безличных форм, хотя, как правило, в целом документ составляет-ся от 3-го лица;

• использование нетипичных для других языковых стилей сло-вообразований, например форм множественного числа у отвле-ченных существительных: число продаж (в значении «число актов продажи»); мирные инициативы нашей страны; различные приме-нения прибора и т. п.;

• использование во многих случаях предложений с большим количеством слов, что обусловлено распространенностью конст-рукций.

Большое количество слов в предложениях объясняется не-обходимостью максимально точно выразить мысль. Очень час-ты, например, предложения с последовательным подчинением однотипных падежных форм, т. е. «нанизыванием падежей» (обычно форм род. падежа), например: Направляем Вам акт проверки причины протекания полов душевых помещений бы-товок заготовительного цеха завода. Высока частотность пред-ложений с однородными членами, к числу которых относятся сложные перечисления, имеющие рубрицированное построение. Пример: Собрание постановляет: 1) определить... а)... б)... в)...; 2) организовать... а)... б)... в)...; 3) назначить... Каждая рубрика может быть любой сложности, скажем, включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложе-ниями и т. д. Рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

Особого внимания требует стандартизация деловой речи, в которой используется огромное количество проверенных мно-голетней практикой терминов, формул, оборотов. Использова-ние готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск формулировок, когда нужно охаракте-ризовать стандартные ситуации. Стандарт обеспечивает высо-кую степень точности отражения регулярно повторяющихся ситуаций. При помощи языковых выражений-заготовок, кото-рые располагаются в строго определенной последовательности, строится текст делового документа.

10

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Важно правильно исполь-зовать эти предлоги с именами существительными (в основном, в род. и дат. падежах).

С род. падежом употребляются: в отношении, в сторону, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, вследствие, ввиду, в силу, в сопровождении, впредь до, за счет, касательно, насчет, независимо от, относительно, по мере, по линии, по причине, при посредстве, со стороны.

С дат. падежом употребляются: благодаря, согласно, вопреки, в отношении к, сообразно, наперекор, по.

Следует также помнить, что в деловой письменной речи пред-лог «по» в предложных сочетаниях с временным значением пи-шется раздельно с существительными, стоящими в предл. падеже: по прибытии, по окончании, по возвращении, по приезде, по исти-чении, (например, по истечении срока действия договора, по при-бытии высоких гостей).

Стандартные фразы часто выражены глагольными конструк-циями. Глаголы обозначают действия, с помощью которых автор документа реализует свои цели и намерения. Эти глаголы опреде-ляют конструкцию ключевой фразы и текста документа в целом. Это особое речевое действие, носящее официальный декларатив-ный характер.

Эти глаголы-действия употребляются чаще в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже – в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что от 3-го лица речевые действия передаются описательно: ОАО «Алмаз» просит...; СП «Феникс» представляет... От 1-го лица речевое действие выска-зывается непосредственно: на основании... приказываю...; оплату гарантируем...; извещаем о прибытии груза... Причем с помощью формы 1-го лица в деловых письмах выражается позиция юриди-ческого лица, т. е. организации, в других деловых бумагах – пози-ция должностного лица или коллегиального органа.

Некоторые устойчивые глагольно-именные словосочетания: делать, обосновывать вывод и т. д.; заключать договор, сделку, контракт; анализировать, подводить итоги; аргументировать, высказывать мнение; иметь, составлять представление; нести обязанности (кого? чьи? какие?), ответственность (за

что? перед кем? в соответствии с чем? какую?), расходы (за что? какие?);

11

носить название (чего? какое?), отпечаток (чего? какой?), ха-рактер (чего? какой?);

оказывать влияние (на кого? на что? какое?), давление (на ко-го? на что? чем? какое?), услугу (кому? чему? чем? в чем? для че-го? какую?);

предпринимать действия (против чего? против кого? для чего? где? какие?), усилия (по чему? для чего? к чему? какие?), шаги (по чему? в интересах кого? в чем? для чего? какие?);

принимать во внимание (что?), за правило (за какое? что де-лать?), к исполнению (что? к какому?);

проводить аналогию между (чем и чем? какую?), курс (на что? чего? какой?), линию (на что? в чем? кого? чего? чью? какую?).

В деловых документах также стандартизированы следующие словосочетания:

контроль осуществляется, возлагается; цена устанавливается, снижается, поднимается; задолженность погашается; рекламация (претензия) предъявляется, удовлетворяется; платеж (оплата) производится; счет выставляется, оплачивается, открывается, закрывается; вопрос поднимается, решается, рассматривается, обсуждается; скидки предоставляются, предусматриваются; возможность предоставляется; кредит выделяется, предоставляется, выплачивается. Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовы-

годным; деятельность – успешной; вклад – значительным, весомым, ценным; позиции – конструктивными, прочными; доводы – вескими, убедительными; необходимость – настоятельной, острой; скидки – значительными (незначительными); рентабельность – высокой (низ-кой); разногласия – существенными (несущественными, непреодоли-мыми); расчеты – предварительными (окончательными); спектр (например, услуг) – широким (узким).

Многие термины в современных деловых бумагах представле-ны словосочетаниями: оптовая цена, розничная цена, технические характеристики, комиссионный сбор, регистрационный взнос, платежное поручение, бюджетное финансирование, объекты со-циального назначения, квартальный отчет, техника безопасно-сти, юридическое лицо, сертификат качества и т. д.

Регламентированные (стандартизированные) словосочетания могут быть и простыми, и сложными, многочленными: порядок обращения взыскания на имущество, право пользования земель-

12

ным участком, в соответствии с условиями контракта, по мере отгрузки и получения товара и т. п.

Количество регламентированных словосочетаний колеблется весьма ощутимо; трафаретный регламентированный текст, сплошь состоит из таких словосочетаний, а в нерегламентированном про-цент таких словосочетаний значительно ниже процента свободных словосочетаний. Их знание и правильное использование – задача не столь простая, как может показаться. Так, по аналогии со сло-восочетанием «широкий спектр услуг» некорректно употребляют словосочетание «широкий спектр товаров». Адекватное во втором случае слово «выбор» заменяется словом «спектр» без учета его значения и особенностей лексической сочетаемости. В словосоче-таниях «спектр решений», «спектр мнений», «спектр услуг» опор-ное слово сочетается с отвлеченными существительными, остава-ясь синонимичным слову «диапазон». Очевидно, поэтому с суще-ствительными, имеющими предметное значение (или абстрактно-предметное), слово «спектр» сочетаться не может. Между тем в деловых бумагах можно встретить: «спектр мебели», «спектр из-делий», «спектр аксессуаров» и т. п. (правильно: ассортимент мебели, изделий, аксессуаров; выбор мебели, изделий, аксессуаров).

Помимо стандартизованных выражений составитель деловых бумаг может использовать готовые шаблоны.

Шаблоном (клише, трафаретом) называется документ, со-держащий заранее подготовленный типовой текст с унифициро-ванной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную си-туацию, отражаемую данным документом.

Такие тексты для типовых управленческих ситуаций, подго-товленные один раз и записанные на компьютеры всех сотрудни-ков, которые занимаются составлением документов, значительно ускоряют процесс их подготовки и дают возможность сосредото-читься на содержании.

При наличии качественного принтера в шаблоны можно включать бланк учреждения, что позволяет не заказывать боль-шой тираж бланков в типографии, а сразу распечатывать доку-мент на бланке.

При подготовке на компьютере типовых писем, предназначен-ных для массовой рассылки, использование шаблона позволяет, составив письмо с предусмотренным в нем местом для адресата и сообщения и соединив его со списком адресатов, организовать пе-чать писем со стандартным содержанием (например, уведомление

13

о собрании акционеров, приглашение принять участие в конфе-ренции и т. п.). Таким образом, каждый адресат получит письмо, обращенное именно к нему.

Другое средство, облегчающее и ускоряющее процесс подготовки документов, – быстро вызываемый набор типовых фраз и выражений, хранящийся в компьютере (Автотекст в программе Word).

У составителей деловых документов могут возникнуть трудности при написании названий организаций и учреждений. В частности, это касается вопроса о том, какие слова писать с прописной буквы, а какие со строчной. В этой связи полезно знать следующее.

1. С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших государственных органов страны и важнейших международных организаций и органов. Например: Федеральное Собрание РФ, Государственная Дума РФ, Конституционный Суд РФ, Организация Объединенных Наций, Совет Безопасности ООН, Генеральная Ассамблея ООН.

2. С прописной буквы пишется первое слово в названиях цен-тральных учреждений, общественных организаций. Например: Министерство промышленности и энергетики РФ; Федерация независимых профсоюзов России, Центральный банк России, Ев-ропейский банк реконструкции и развития.

3. С прописной буквы пишутся первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий. Например: Российская академия наук, Музыкальное училище им. Гнесиных, Политехнический музей, Первый московский часовой завод.

4. Если перед названием стоит определение, дополнительно индивидуализирующее его, то оба слова пишутся с прописной бу-квы. Например: Государственная Третьяковская галерея (ср.: Третьяковская галерея); Государственный академический Боль-шой театр России (ср.: Большой театр).

Языковые средства, используемые в деловой речи, достаточно многообразны и отлично приспособлены для передачи весьма спе-цифической производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Существуют общие правила составления и оформления слу-жебных документов.

Слово «документ» (от лат. documentum – образец, свидетельст-во, доказательство) имеет следующие значения:

14

1) материальный объект, содержащий информацию в зафик-сированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве;

2) информация, записанная любым способом на любом мате-риале, изданная или полученная любым физическим или юридиче-ским лицом в любой организации для использования в своей дея-тельности.

Понятие «служебный документ» относится к сфере админи-стративно-управленческой деятельности. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функционально-му значению: директивные и распорядительные, административ-но-организационные, информационно-справочные, личные, служебные и коммерческие письма, финансовые и учетные доку-менты. С документами работают все организации и огромное число частных лиц.

Существует около 60 видов управленческих документов. Каж-дый документ имеет определенную текстовую форму. Различают-ся пять типов записи текстов: линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.), трафарет (справки, контракты, до-говоры и др.), таблица (финансовые ведомости, статистические данные и пр.), анкета (личный листок по учету кадров, регистра-ционные карточки и пр.), тексты-аналоги (приказы, решения, по-становления и др.).

Состав документов, фиксирующих деятельность учреждений, не зависит от ее уровня и характера. Соответственно, и правила оформления документов должны быть едиными как для государ-ственных, так и для негосударственных организаций и предпри-ятий (акционерных обществ, кооперативов, частных фирм и пр.).

Основным средством составления, редактирования докумен-тов, систематизации, поиска, хранения и передачи информации в настоящее время является компьютер, который изменил офисную работу так же радикально, как телефон и пишущая машинка веком раньше.

15

2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Логические основы составления деловых бумаг

Любое высказывание должно строиться на основе последова-тельного и доказательного мышления, поэтому необходимо знать и применять основные законы логики.

1. В соответствии с законом тождества предмет мысли в пре-делах одного рассуждения, одного доказательства, одной теории должен оставаться неизменным. Закон тождества требует, чтобы в процессе рассуждения одно знание о предмете не подменялось другим. Соблюдение закона тождества помогает избежать неопре-деленности, неконкретности рассуждений. Нередко неточные формулировки, нечеткость оценок и выводов становятся причиной такой логической ошибки, как «подмена тезиса». Начав рассуж-дать об одном, говорящий, рассуждая, незаметно для себя пере-ключается на что-то другое. Например: «Холдинг – это новая пер-спективная форма взаимодействия. Сотрудники нашей компании всегда стремятся к совершенствованию уже имеющихся форм сотрудничества и созданию новых. Так, недавно мы выступили с инициативой разработать новое программное обеспечение, уста-новка которого позволит реально увеличить прибыли…» Таким образом, руководитель компании пишет не о преимуществах но-вой формы сотрудничества, а об успехах своей компании, т. е. пе-реходит от первоначально выбранного предмета обсуждения к другому.

2. Согласно закону противоречия не могут быть одновре-менно истинными два высказывания, одно из которых что-либо утверждает о предмете, а другое отрицает то же самое о том же предмете в то же самое время. Например: По результатам про-верки самых высоких показателей в работе среди отделов добился отдел медицинского оборудования. Не менее высокие показатели и у отдела электроники. В первом предложении говорится, что самых высоких показателей добился один отдел.

16

Во втором, что таких же высоких результатов добились сотруд-ники другого отдела. Налицо противоречие: лучших результа-тов может добиться только один отдел. Следовательно, из двух приведенных утверждений одно истинно, а другое, в соответст-вии с законом противоречия, ложно.

3. Основной смысл закона исключенного третьего: если име-ются два суждения о предмете противоречащих друг другу, то од-но из них обязательно истинно, а другое ложно, и нет и не может быть ничего среднего, т. е. такого третьего суждения, которое мог-ло бы быть также истинным в отношении того же предмета в то же время. Например: 1. Все медицинские компании города убыточны. 2. Медицинские компании «Дента-1» и «Дерма-люкс» высокорен-табельны. Эти два утверждения исключают друг друга. С одним из них по смыслу совпадает одно из следующих двух суждений: 1. Позиции медицинских компаний в городе очень неустойчивы. 2. Позиции медицинских компаний упрочились.

Закон исключенного третьего предъявляет очень важное требова-ние к рассуждениям: каждый раз, когда сталкиваются действительно противоречащие, взаимоисключающие суждения, чтобы разрешить противоречие, нужно сначала определить, какое из этих суждений истинно, а какое ложно, и не искать истину в каком-то третьем суж-дении. Например, необходимо узнать, проводилось ли собрание в студенческой группе. Ответ может быть лишь один: либо «да», либо «нет». Суждения: группа работает хорошо; все в группе успевают; проводятся встречи с инженерами-практиками и др., – не имеют отношения к делу и не могут быть ответом на данный вопрос.

4. Закон достаточного основания формулируется так: для то-го, чтобы признать суждение о предмете истинным, должны быть достаточные основания. Истинность выдвигаемых положений нужно доказать. Согласно закону достаточного основания, наши мысли в любом рассуждении должны быть внутренне связаны, обосновывать одна другую, т. е. высказывания должны быть по-следовательными и аргументированными. Причем обосновывать свои суждения должен тот, кто утверждает или отрицает что-либо. Приведем пример.

Уважаемый… ! Мы прочитали помещенное Вами в газете объявление о прода-

же Вашего торгового предприятия. Наша компания, специализи-рующаяся на торговле нежилыми помещениями, хотела бы пред-ложить Вам свои услуги.

17

У нас хорошие связи со многими посредниками по всей стране. Наши контакты, а также организуемая нами реклама позволяют находить покупателей, готовых приобрести предприятие, подоб-ное Вашему. Такие покупатели могут жить в другой части страны, а возможно, даже в других странах и не выписывают {название газеты}, в которой Вы поместили свое объявление. Существует также много людей, предпочитающих осуществлять покупку через посредника.

Наша единственная работа – это продажа предприятий, подоб-ных Вашему.

При составлении служебных документов необходимо знать ос-новные требования, предъявляемые к доказательству как особой сис-теме умозаключений, путем которых выводится новое положение.

В процессе доказательства истинность какого-либо утвержде-ния обосновывается суждениями, безусловно истинными или представляющимися бесспорными. В доказательстве всегда можно выделить тезис, т. е. положение, которое доказывается, обосновы-вается, и аргументы, т. е. суждения, которые должны подтвердить выдвигаемое положение. Например: Условия, в которых проходи-ли состязания по марафонскому бегу, были ужасными (тезис): лил непрерывный дождь (аргумент), шквальные порывы ветра бук-вально сбивали бегунов с ног (аргумент), температура воздуха не превышала семи градусов тепла (аргумент).

Согласно законам логики доказательства должны строиться с учетом следующих важных требований.

1. Тезис и аргументы должны быть суждениями ясными, точно сформулированными. Любая ошибка в выборе слова, возможность двоякого толкования фразы, нечеткий стиль изложения – все это может ослабить позиции того, кто пытается что-то доказать.

2. В ходе доказательства тезис должен оставаться неизменным, т. е. должно доказываться лишь одно положение. Если это правило не выполняется, тезис остается недоказанным.

3. Тезис и аргументы не должны быть внутренне противоречи-выми, не должны противоречить и ранее сформулированным по-ложениям.

4. В качестве аргументов следует использовать положения, ис-тинность которых не вызывает сомнения. Все доводы должны быть суждениями, доказанными самостоятельно и проверенными на практике. Недопустимо, например, искать основания для под-тверждения мысли в ней же самой. Неправильно: Сотрудники на-

18

шей фирмы столкнулись с нарушениями графика поставки, так как четкая доставка товара в соответствии с договоренностью не была выполнена. То, что доставка товара не была выполнена в соответствии с договоренностью, и есть нарушение графика по-ставки (такого рода ошибка известна в логике под названием «кру-га» или «порочного круга»).

5. Доказательство должно быть полным, достаточным. Нару-шение этого правила часто заключается в том, что в ходе доказа-тельства используются аргументы, логически не связанные с тези-сом и, естественно, не доказывающие его истинности (эта ошибка обозначается формулой «не вытекает» или «не следует»).

Часто в процессе доказательства используются аргументы, справедливые лишь при определенных условиях, в определенное время, их же приводят как верные при любых обстоятельствах. Например, неудачно построено доказательство в следующем рас-суждении: Проверка предложенной М.М. Свирским новой компь-ютерной программы для бухгалтерии предприятия позволила со-кратить непроизводительные затраты. Во-первых, программа Свирского оригинальна, технически грамотна и в дальнейшем может быть усовершенствована. Во-вторых, предлагаемые им изменения свидетельствуют о повышении интереса программи-стов к бухгалтерскому учету.

В процессе рассуждения автором допущены следующие ошибки: 1) неправильно сформулирован тезис, поскольку проверка про-

граммы не может сократить непроизводительные затраты; 2) тезис внутренне противоречив, так как только практическое

использование новой программы может показать ее преимущества; 3) ни первый, ни второй аргументы не доказывают истинности

тезиса о том, что, поскольку новая программа оригинальна, техни-чески грамотна, может быть усовершенствована и свидетель-ствует о повышении интереса программистов к бухгалтерскому учету, то, следовательно, она способна улучшить работу бухгал-терии. Положения, приведенные в качестве аргументов, не дока-зывают и то, что новая программа лучше используемых.

Ликвидировав перечисленные логические ошибки, можно вы-строить, например, такое рассуждение: Внедрение предложенной Свирским М.М. новой компьютерной программы для бухгалтерии предприятия позволит сократить непроизводительные затраты. Это обусловлено тем, что программа может действовать зна-чительно быстрее применяемых в настоящее время, так как раз-работана с учетом специфики именно нашего предприятия. Она

19

удобна, понятна и легко может быть освоена всеми сотрудника-ми бухгалтерии.

2.2. Основы делопроизводства. Государственные стандарты и реквизиты документов

Информацию в документе несут не только текстовые фраг-менты, но и все элементы оформления текста. К элементам со-держания относятся структурные части основного текста, а к элементам оформления документа – его реквизиты. Докладная или служебная записка, акт, протокол, контракт, деловое письмо имеют только им присущие специально разработанные в госу-дарственных стандартах формы.

Соответствие нормативным актам Российской Федерации при-дает юридическую силу документам, способствует их оператив-ному исполнению, сокращает затраты труда и средств на состав-ление и оформление документов. Каждый работающий в сфере управления обязан знать и соблюдать соответствующие правила, зафиксированные в государственных нормативных документах:

• ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения;

• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организацион-но-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

• Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). М.,1990.

Документы могут быть составлены на естественном языке (рукописные, машинописные, в том числе телеграммы, телефоно-граммы) и на искусственном (с использованием таких носителей, как перфокарты, перфоленты, магнитные диски, кристаллы и т. д.). Носителями информации являются бумага, дискета, фотопленка, магнитофонная запись и т. п.

Независимо от носителя информации документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственного стан-дарта, чтобы иметь юридическую силу. Для каждого вида доку-ментов существует свой набор реквизитов.

Реквизит (от лат. requisitum – требуемое, необходимое) – это обязательный информационный элемент документа, строго закре-пленный за определенным местом на бланке, листе.

Служебный документ должен иметь обязательные реквизиты: наименование организации – автора документа, название вида до-

20

кумента (вид документа не указывается только на письмах), заголо-вок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об испол-нении документа и направлении его в дело и пр. (полный перечень реквизитов документа содержит ГОСТ Р 6.30-2003). Число реквизи-тов бывает различным и зависит от вида и содержания документа. Отсутствие в документе нужной подписи, визы, указания на долж-ность сотрудника может лишить документ юридической силы.

Стандартизация формы, как уже говорилось, значительно упрощает работу с массовой документацией – ее составление, оценку, обработку и т. д. Напротив, нарушение требований, предъявляемых к документу типовым формуляром, существен-но осложняет работу. Отсутствие нужной информации или ссылки на другие документы нередко требует наведения спра-вок, а это неизбежно увеличивает затраты времени, сил и средств. Неправильное расположение материала очень затруд-няет использование документа.

Например, неправильно составлена следующая докладная записка.

Начальнику авторемонтной станции Иванову

Обращаюсь к Вам с настоящей докладной по следующему по-воду. Внутрицеховая проверка и контрольные испытания отремон-тированных станцией автомашин иногда требуют оставления на кратковременную сверхурочную работу слесарей-наладчиков и шоферов. Мы подчас сталкиваемся с трудностями при оформле-нии сверхурочных в бухгалтерии. Поэтому Вам срочно необходи-мо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие нужных мер, касающихся сказанного мною выше.

Старший техник Л. Смирнов

Ошибки: 1) дано неполное наименование предприятия: следовало ука-

зать номер станции и ведомство, которому она подчинена; 2) не указаны инициалы адресата; 3) наименование документа – Докладная записка – должно ука-

зываться не в тексте, а над ним: это самостоятельный элемент оформления;

4) текст следовало разделить двумя абзацными отступами (по-сле слов «по следующему поводу» и «в бухгалтерии»);

21

5) не указана дата составления документа; 6) заключительная часть докладной записки сформулирована в

тоне указания, а не предложения или просьбы. Подобные недочеты возникают при составлении документов

работниками, незнакомыми со стандартными нормами. Документы должны, как правило, оформляться на бланках,

имеющих комплекс обязательных реквизитов, расположенных в установленном порядке.

Требования к бланкам организационно-распорядительных до-кументов установлены ГОСТ Р 6.30-2003, однако в настоящее время при разработке бланков различных коммерческих организа-ций эти требования не соблюдаются.

Наиболее распространенные ошибки: • на бланке указывается только сокращенное название органи-

зации – автора документа (таким образом, у получателя писем от-сутствует возможность представить ее организационно-правовую форму, юридический статус, структуру, сферу деятельности);

• бланк не содержит необходимых данных об организации – ав-торе документа (отсутствует или дан не полностью почтовый адрес, не указан номер телефона, факса, расчетного счета в банке и т. п.);

• необходимые реквизиты бланка расположены произвольно, что затрудняет работу с документами в организации-получателе;

• неясная или обильная символика, пестрота. Требований к бланкам немного. Они сводятся к двум основ-

ным, касающимся состава обязательных сведений об организации и их рационального размещения.

Бланк документа – это лист бумаги формата А-4 или А-5 с вос-произведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Реквизиты могут быть нанесены типографским, ма-шинописным или другим печатающим устройством, рукописным способом или резиновым штемпелем.

Каждая организация для оформления организационно-распорядительных документов обязана иметь два вида бланков: общий (для всех видов организационно-распорядительных доку-ментов) и бланк для служебных писем.

Бланки каждого вида изготовляют на основе углового или про-дольного расположения реквизитов.

На бланках министерств, ведомств, организаций, учреждений и предприятий республиканского и местного подчинения помещают изображение государственного герба.

22

Организации и предприятия, занимающиеся самостоятельной хозяйственной деятельностью, помещают на своих бланках эмб-лему или зарегистрированный в установленном порядке товар-ный знак.

Изображение государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации, а на бланке с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.

Изображение эмблемы (товарного знака) следует располагать рядом с наименованием организации.

Обязательным элементом для общего бланка и бланка писем является наименование организации – автора документа в полном и сокращенном виде, но в точном соответствии с тем законода-тельным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная организация. Для государственных учрежде-ний и предприятий и других организаций, имеющих вышестоя-щую организацию, ее наименование также обязательно должно быть включено в состав реквизитов бланка.

На бланках для писем указывают следующие реквизиты: • индекс предприятия связи; • почтовый и телеграфный адреса; • номер телефона; • номер факса; • номер телетайпа (абонентского телеграфа); • электронный адрес; • номер счета в банке и реквизиты банка; • дату; • индекс; • ссылку на индекс и дату входящего документа. Адрес обозначается в соответствии с Почтовыми правилами

Министерства информационных технологий и связи РФ, введен-ными в действие 1 января 2001 г. Телефон указывается справоч-ный (секретаря, канцелярии). Наименование вида документа на бланке письма не указывается.

Бланки документов должны иметь поля: левое – 20 мм, верхнее – не менее 10 мм, правое и нижнее – не менее 8 мм. Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бума-ге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документ с помощью средств оперативной мно-жительной техники.

23

При составлении документов на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на каждом из них. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

Эмблема АОЗТ «Аккорд» Адресат 105689, Москва, Измайловское шоссе, 44 Р/с … банк … К/с … БИК … ИНН … Тел./факс (095) 365-63-08 e-mail: inf@msk.ru Лицензия № ____ (Дата) ___ № ____ На № ___ от ________________ Заголовок письма

Текст

Должность Подпись И.О. Фамилия

Образец бланка приказа с продольным расположением рекви-зитов

Эмблема ООО «ЦЕНТР-ИНТУР»

119192, Москва, Ломоносовский проспект, 35 р/с … банк … к/с … БИК …

тел./факс: (095) 147-12-34, e-mail: intur@yahoo.com

Приказ Дата_______ №_____

Текст

Должность Подпись И.О. Фамилия

24

Образец бланка для работы с зарубежными партнерами

Ассоциация консультантов

по управлению и организационному развитию Association of Management & Organization

Development Consultants /Russia/ 117571, Москва, r. 320, 82, Vernadsky Ave., пр-т Вернадского, 82, к. 320 Moscow, 117571, Russia тел. 433-25-26 tel. 433-25-26 факс 420-20-65 fax 420-20-65 e-mail: consultrus@yahoo.com e-mail: consultrus@yahoo.com

Текст Должность Подпись И.О. Фамилия

2.3. Служебные документы и корреспонденция

Деятельность всех учреждений отражается в разных докумен-тах. Состав документов зависит от компетенции и функций орга-низации, порядка решения вопросов, объема и характера взаимо-связей с другими организациями. Управленческие документы мо-гут быть классифицированы следующим образом:

1) организационно-распорядительная документация; 2) информационно-справочные документы; 3) частные деловые бумаги. Организационные документы – это сложные многостраничные

тексты. Их структура и содержание определяются учреждениями-разработчиками. Составляются такие документы при помощи юристов. Это устав, положение, должностная инструкция. Распо-рядительные документы отражают все решения важнейших вопро-сов организации в приказах, решениях и постановлениях. Инфор-мация по оперативным вопросам отражается в распоряжениях и указаниях.

25

Большинство документов, создаваемых в учреждениях, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о факти-ческом положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протоколы, акты, справки, док-ладные и объяснительные записки, письма, телеграммы, факсы.

Отдельным блоком располагаются документы личного харак-тера. Распорядительная деятельность органов управления включа-ет решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граж-дан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Докумен-ты, которые оформляют при приеме, увольнении и перемещении сотрудников, предоставлении отпуска, поощрении, составляют группу документов по личному составу. Каждый человек должен уметь грамотно составить основные документы этой группы: ре-зюме, заявление, автобиографию, доверенность.

Виды документов

Организационно-распорядительные Закон Постановление Приказ Распоряжение Положение Устав Контракт Договор Соглашение

Информационно-справочные

План (работы, внедрения)Акт Отчет Протокол Справка Выписка из протокола Докладная записка Служебная записка Деловые письма

Частные документы

Автобиография Заявление Объяснительная записка Доверенность Расписка Характеристика Резюме

2.4. Структура и композиция отдельных видов документов

2.4.1. Организационно-распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядитель-ных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законода-тельством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объ-единений), учреждений, организаций – приказы, инструкции, ука-

26

зания; кооперативные организации – решения; общественные ор-ганизации – постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Тексту распорядительного документа присущи следующие особенности.

1. Текст должен иметь заголовок. Он начинается с предлога о (об) и включает существительное, с помощью которого формули-руется основная тема документа. Например: О назначении...; Об утверждении...; Об итогах...; О мерах... и т. п.

2. Текст состоит из двух взаимозависимых частей – констати-рующей и распорядительной. Констатирующая часть – это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части пере-сказывается акт вышестоящего органа, во исполнение которого изда-ется данный распорядительный документ. В этом случае указывают-ся вид акта, его автор, полное название, номер и дата, т. е. приводятся все поисковые данные. Наиболее употребительные слова и словосо-четания в этой части документа:

• в соответствии (с чем?) – с постановлением, с решением, с приказом и т. д.;

• во исполнение (чего?) – постановления, решения, приказа, распоряжения и т. д.;

• в связи (с чем?) – с возможностью, необходимостью, нача-лом, отказом и т. д.;

• в целях (чего?) – улучшения, экономии, ограничения, увеличе-ния и т. д.

Констатирующая часть необязательна, она может и отсутство-вать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную на-грузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, текст которой излагается в повелительной форме. В зависи-мости от вида документа эта часть начинается словами: постанов-ляет (в постановлении); решил (в решении); предлагаю (в распо-ряжении); приказываю (в приказе).

3. Вид распорядительного документа предопределяет и харак-тер изложения его текста. Слова, с которых начинается распоряди-тельная часть, печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т. е. они зрительно выделяются и таким образом отделя-

27

ют констатирующую часть документов от распорядительной (на-пример: ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШАЕТ и т. д.). Располагаются эти слова с отдельной строки от нулевого положения табулятора. В постановлениях и решениях перед словами постановляет и реша-ет указывается название соответствующего органа.

4. С новой строки (с абзаца) следует текст постановляющей части. Если в этой части предусматриваются различные по харак-теру действия нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте ука-зывается исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дат. падеже. Можно ука-зывать и обобщенно. Например: Директорам заводов...; Заведую-щим кафедрами... Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Например: кому? что сделать? – подго-товить, зачислить, организовать, обеспечить и т. д.

При оформлении документов нередко возникает вопрос, свя-занный с указанием личных данных участников делового обще-ния: что писать сначала – фамилию или инициалы? Отвечая на этот вопрос, мы не можем сослаться на четко сформулированное правило, так как его нет. Однако в практике использования этих данных сложился такой порядок: в начале документа и далее в тексте пишут фамилию перед инициалами, а завершается бумага подписью с указанием инициалов, за которыми следует фамилия.

Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем учрежде-ния (организации, предприятия), действующего на основе принци-па единоначалия, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название вышестоя-щего органа, название данного учреждения (организации, предпри-ятия), вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено ме-сто для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух час-тей: констатирующей и распорядительной.

Приказы могут издаваться как инициативные, так и во испол-нение распорядительных документов вышестоящих организаций,

28

органов управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управ-ленческих действий. В приказах, издаваемых во исполнение рас-порядительных документов вышестоящих организаций, констати-рующая часть содержит название, номер, дату и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяс-нении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется прописными буквами с новой строки.

Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В них формулируются различные по характе-ру исполнения действия.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразде-ление или отдельное должностное лицо). Предписываемое дейст-вие выражается в тексте приказа глаголом в неопределенной фор-ме: осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т. д.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо дан отдельным пунктом для всех предписываемых действий.

В последнем пункте приказа называются лица, на которых воз-ложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением возложить на...»

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект приказа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и рас-порядительным актам.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрацион-ные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Образец приказа с продольным и угловым расположением реквизитов

Герб РФ

(если государственное предприятие) Наименование министерства

(если государственное предприятие) Наименование организации

29

ПРИКАЗ

от___________ № Место издания

Заголовок к тексту приказа

Текст

(Констатирующая часть отделяется от распорядительной части

словом «ПРИКАЗЫВАЮ», после которого следует двоеточие. Распорядительная часть состоит из пунктов и при необходимости из подпунктов.

Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель – действие – срок. Последний пункт: контроль за исполнением возложить на… Указываются должность, инициалы и фамилия сотрудника.)

Директор Подпись И.О. Фамилия

Визы должностных лиц

Образец приказа с угловым расположением реквизитов

Минсельхоз РФ Научно-производственное объединение «Агроприбор» ПРИКАЗ 27.10.2004 г. № 245 Москва Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении

охраны в праздничные дни В соответствии с приказом министра от 04.01.2004 г. № 251

«Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении ох-раны в период праздничных дней»

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Заведующему складом Сидорчук К.С. организовать тщатель-

ную уборку территории объединения и перевести на склад № 4 вос-пламеняющиеся предметы.

30

2. Коменданту здания Петрухову Л.С. проверить состояние электропроводки, электрооборудования, отключить все рубильни-ки в предпраздничный день.

3. Начальнику отдела кадров Куликову О.П. предоставить ди-рекции список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера Жарова П.Р.

Директор Подпись М.Д. Галкин

Главный инженер Подпись П.Р. Жаров 25.10.2004 г. Юрисконсульт Подпись Р.А. Петрова 26.10.2004 г. Соловьева 302-34-56

Решение

Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, советы директоров, правле-ния кооперативов и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, где указаны название органа управления, вид документа (решение), место из-дания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и рас-порядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причи-ны издания и цели, которые должны быть достигнуты при его вы-полнении. Если решение издается на основании распорядительно-го документа вышестоящего органа управления, то в констати-рующей части указывают его название, номер, дату и заголовок.

Распорядительная часть решения начинается с названия орга-на, его принявшего, и слова «РЕШИЛ (А)», которое пишется про-писными буквами. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются предпи-сываемое действие, исполнитель (организация, должностное лицо)

31

и срок исполнения. В последнем пункте решения называется лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему номера (т. е. регистрации) и проставления даты. Датой реше-ния является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Образец решения (с угловым расположением реквизитов)

Наименование организации РЕШЕНИЕ Дата ___№___ Город О... Текст (Текст констатирующей части документа (причины издания,

цели), ссылка, если нужно, на распорядительный документ вы-шестоящего органа. Распорядительная часть начинается словом: «РЕШИЛ (А)», после которого следует двоеточие. Текст пунк-тов оформляется по схеме: исполнитель – действие – срок. По-следний пункт: контроль за исполнением возложить на (указы-ваются должность, инициалы, фамилия сотрудника.)

Председатель Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия

Визы (руководителей подразделений, вносящих проект реше-

ния, исполнителей, юрисконсульта и др.) (Виза включает в себя элементы: должность визирующего

(может не указываться), личную подпись, ее расшифровку, дату.)

32

Распоряжение

Распоряжение – распорядительный документ, который издает руководитель коллегиального органа для единоначального реше-ния оперативных вопросов (обычно в дополнение к принятому решению). Распоряжения издают также заместители первого руко-водителя, главные специалисты, руководители структурных под-разделений по оперативным вопросам хозяйственной, производст-венной, административной деятельности. Как правило, распоря-жение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредст-венно с пунктов, в которых сформулированы распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами.

Образец оформления распоряжения

Наименование предприятия РАСПОРЯЖЕНИЕ Дата ________№_____ Город О проведении ремонтных работ В связи с аварийным состоянием отопительной системы

в комн. № ________ ОБЯЗЫВАЮ: 1. Провести ремонтные работы в комн. № _______ Ответственный ___________________________ Срок исполнения «____» ________________200____ г. 2. Контроль за выполнением распоряжения возложить на глав-

ного инженера Иванова И.И.

Директор предприятия Подпись И.О. Фамилия

33

Визы В дело № Подпись и телефон исполнителя

Распоряжения оформляются на бланке предприятия и подпи-сываются директором или его заместителем.

В тексте распоряжения должны быть указаны: • конкретное задание (работа); • ответственный исполнитель; • срок исполнения.

2.4.2. Информационно-справочные документы Большинство документов, издаваемых учреждениями, являют-

ся информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для при-нятия решений, издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: прото-колы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, пись-ма, телеграммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными к исполнению. Информация, содер-жащаяся в них, может побуждать к действию либо быть принята к исполнению.

Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно дейст-вующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальные органы управления, а также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акцио-неров, заседания совета директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, коммерческих банков, торгово-промышленных палат и других организаций).

Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, со-вещаний, семинаров и т. д.).

34

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального ор-гана выбирается вид протокола.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании во-просы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой прото-кол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представ-лены секретарю, или в тех случаях, когда ведется протокол заседа-ния оперативного характера.

Полный протокол включает не только обсуждавшиеся вопро-сы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступле-ний участников заседания, все высказанные мнения, все позиции, что позволяет представить полную картину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стеногра-фического отчета о заседании и передает дословно обсуждение каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, кото-рые ведутся во время заседания.

Протокол оформляется на бланке, где указывается наименова-ние вышестоящего органа, название учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место его составления, предусмотрены места для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как пра-вило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось не-сколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания, например: 21–24.01.2005 г.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарно-го года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает вводную и основную части. Во вводной части протокола после заголовка приводятся фа-

милии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляются фамилии, инициалы по-стоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания указывается общее количество присутствующих; списки после регистрации

35

участников передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.

Заголовок протокола включает название вида коллегиальной деятельности (собрание, заседание, совещание и т. д.) и название коллегиального органа в род. падеже. Например: заседания совета, собрания акционеров и т. д.

Вопросы, которые предстоит рассмотреть на заседании (сове-щании, собрании), их количество и последовательность, как пра-вило, определяются заранее, во время подготовки заседания. По-сле этого оформляется повестка дня. Она является приложением к протоколу (о чем делается запись в тексте) или включается в текст вводной части протокола. Повестка дня должна содержать опти-мальное количество вопросов, определять последовательность их рассмотрения и включать фамилии основных выступающих (док-ладчиков) по каждому вопросу.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей и начинается с цифры, обозначающей порядковый номер обсуждавшегося вопроса; затем прописными буквами с но-вой строки печатают слово «СЛУШАЛИ», и с новой строки при-водится фамилия докладчика, его инициалы, ставится тире, затем следует запись выступления.

Если текст доклада готов заранее и будет передан секретарю, в протоколе после фамилии докладчика делается запись: «Текст доклада прилагается».

С новой строки печатают слово «ВЫСТУПИЛИ» и после двое-точия со следующей строки с абзаца указывают фамилию и ини-циалы каждого выступившего (в им. падеже) и после тире делается запись его выступления. Вопросы к выступающему и ответы на них выделяются в тексте протокола, т. е. каждая фамилия печата-ется с новой строки.

Текст решения, принятого по обсуждавшемуся вопросу, со-ставляет третью часть протокола. Эта часть начинается со слова «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»), которое также печатается с новой строки.

Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают его председатель и секретарь.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к одному из вопросов повестки дня. В выписке воспроизводятся все реквизи-ты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по кото-

36

рому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение во-проса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же делает заверительную надпись, которая состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Образцы оформления полного протокола

1. Наименование министерства или ведомства НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Название структурного подразделения ПРОТОКОЛ Дата____ №_____ Город Вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа Председатель И.О. Фамилия Секретарь И.О. Фамилия Присутствовали: (И.О. и Фамилии членов коллегиального органа в алфавитном

порядке, через один интервал, через запятую. Наименования должностей, И.О. и Фамилии (вместе с наиме-

нованием должности указывается название организации) присут-ствовавших в алфавитном порядке. (Если количество членов кол-легиального органа более 15 человек, указывается их общее коли-чество – ... человек; регистрационный лист прилагается.)

Повестка дня: (1. Какой вопрос слушается. Доклад (отчет, сообщение), на-

именование должности, И.О. и Фамилия в род. падеже. 2. Оформляется так же, как пункт 1).

37

1. СЛУШАЛИ: (И.О. Фамилия – Запись доклада или фраза: «Текст доклада

прилагается».) ВЫСТУПИЛИ: (И.О. Фамилия – Запись выступления или фраза «Текст высту-

пления прилагается». При необходимости после фамилии можно в скобках указать наименование должности.

И.О. Фамилия – Запись). ПОСТАНОВИЛИ: (Постановляющая часть пишется по схеме: действие – испол-

нитель – срок. Постановляющая часть может быть объединена с констатирующей частью. Если постановление содержит однород-ные вопросы, то делить постановляющую часть на пункты не надо. Исполнителем может быть организация, структурное подразделе-ние, конкретное должностное лицо. Указывается: И.О. Фамилия. Наименование должности пишется не всегда.)

2. СЛУШАЛИ: (Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной

схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ.)

Председатель Подпись И.О. Фамилия Секретарь Подпись И.О. Фамилия

2.

Торгово-промышленная палата РФ Управление информации ПРОТОКОЛ 12.02.2005 г. № 12 Москва совещания редакции информационного обеспечения выставок Председатель – В.В. Кириллов Секретарь – О.Н. Цветкова

38

Присутствовали: Авдеева Р.Н., Барулин А.М., Воробьев В.Н., Мордвинов Р.Д., Николаев Н.Н., Попова Т.Е., Соловьев В.С., Фе-дорова Г.И., Черных Л.И.

Повестка дня: 1. Об итогах работы редакции по популяризации деятельности

управления на российских выставках за рубежом в 2004 г. Доклад ответственного редактора В.В. Кириллова. 2. Об участии редакции в подготовке информационно-справоч-

ных компьютерных программ для оснащения российских выставок за рубежом.

Доклад старшего редактора А.М. Барулина. 1. СЛУШАЛИ: В.В. Кириллов: Работа редакции на российских выставках за

рубежом проводилась в соответствии с утвержденным планом. Характерная особенность выставок 2004 г. – повышенный интерес посетителей, и особенно деловых кругов, к состоянию экономики России. Прежде всего популярностью пользовалась литература по правовым вопросам, экономические обзоры, статистические мате-риалы. В организации работы различных выставок отмечались од-ни и те же недостатки: плохая или запаздывающая реклама, не-своевременное поступление литературы, некачественный видео-материал.

ВЫСТУПИЛИ: Л.И. Черных предложил изменить план обеспечения литерату-

рой и организовать ее доставку по графику, предусмотренному при проведении больших национальных выставок.

ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Вынести вопрос о подготовке и финансировании новых

видеоматериалов для демонстрации на зарубежных экспозициях на президиум Торгово-промышленной палаты РФ.

1.2. Утвердить отчет об итогах информационно-пропаган-дистской работы редакции на российских выставках за рубежом в 2004 г.

Отчет прилагается. 2. СЛУШАЛИ:

39

А.М. Барулин: Редакция работает над созданием компьютер-ных программ совместно с фирмой «Алгоритм» на основе догово-ра. В настоящее время фирма занята отработкой программ, и к концу 2005 г. они должны быть переданы в редакцию. Программы рассчитаны на автоматизированный поиск информации по право-вым вопросам, они охватывают вопросы действующей законода-тельной и нормативной базы для создания и функционирования частных предприятий в России, а также вопросы инвестиций.

ВЫСТУПИЛИ: В.В. Кириллов: Необходимо ускорить сроки разработки про-

грамм. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Сообщение А.М. Барулина принять к сведению. 2.2. Редакции приступить к разработке следующих программ

для использования в работе выставок. Приложение: Отчет об итогах информационно-пропагандис-

тской работы редакции на 20 л. в 1 экз.

Председатель Подпись В.В. Кириллов Секретарь Подпись О.Н. Цветкова

Образец оформления краткого протокола

Министерство информационных технологий и связи РФ Научно-производственное объединение «Гарант» ПРОТОКОЛ 15.12.2005 г. № 1 Москва общего собрания членов инициативной группы по созданию ТОО «Аналитик» Председатель – А.М. Котов Секретарь – О.М. Ильина

40

Присутствовали: 35 человек (список прилагается). ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Об организации товарищества с ограниченной ответственно-

стью (ТОО) и утверждении его наименования. Выступление А.К. Дремина. 2. Об уставе ТОО. Выступление М.Т. Петрова. 3. Выборы директора ТОО. Выступление Л.К. Лунина. 1. СЛУШАЛИ: А.К. Дремин предложил организовать ТОО под названием

«Аналитик». ПОСТАНОВИЛИ: 1. Организовать ТОО «Аналитик». 2. СЛУШАЛИ: М.Т. Петров ознакомил собравшихся с проектом устава ТОО. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Принять устав ТОО «Аналитик». 2.2. Обратиться в префектуру Центрального административно-

го округа с просьбой о регистрации ТОО «Аналитик». 3. СЛУШАЛИ: Л.К. Лунин предложил избрать на должность генерального ди-

ректора ТОО «Аналитик» Л.Д. Иванова ПОСТАНОВИЛИ: 3.1. Избрать Л.Д. Иванова на должность генерального директо-

ра ТОО «Аналитик». Приложение: Устав ТОО «Аналитик» на 10 л. в 1 экз.

Председатель Подпись А.М. Котов Секретарь Подпись О.М. Ильина

41

Образец оформления выписки из протокола

Министерство информационных технологий и связи РФ Научно-производственное объединение «Гарант» ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА 15.12.2005 г. № 1 Москва общего собрания членов инициативной группы по созданию ТОО «Аналитик» Председатель – А.М. Котов Секретарь – О.М. Ильина Присутствовали: 35 человек (список прилагается). ПОВЕСТКА ДНЯ: 3. Выборы директора ТОО. 3. СЛУШАЛИ: Лунин Л.К. – предложил избрать на должность генерального

директора ТОО «Аналитик» Л.Д. Иванова. ПОСТАНОВИЛИ: 3.1. Избрать Л.Д. Иванова на должность генерального директо-

ра ТОО «Аналитик».

Председатель Подпись А.М. Котов Секретарь Подпись О.М. Ильина

Верно

Секретарь Подпись О.М. Ильина

21.12.2004 г.

42

Акт

Акт – это документ, составляемый группой лиц и подтвер-ждающий установленные ими факты или события.

Акты составляют при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытания новых изделий, оборудо-вания, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д.

В некоторых случаях – при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т. д. – акт составляет од-но должностное лицо.

Независимо от разновидности акт оформляется по одной схе-ме, как правило, на бланке и содержит следующие реквизиты: на-именование организации, наименование структурного подразделе-ния, название вида документа (акт), основание для его издания, место составления, дату, индекс, заголовок к тексту, текст, подпи-си, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» и формулиру-ется с помощью отглагольного существительного, например, «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть, выводы.

Текст введения включает ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки, список фамилий, лиц, со-ставивших акт, которые перечисляются в такой последовательно-сти: председатель комиссии, члены комиссии, присутствовавшие (в алфавитном порядке) с указанием должности. В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других уч-реждениях, даются названия и этих учреждений.

Констатирующая часть печатается с абзаца. В ней указываются сроки проведения работы комиссии, установленные факты, а так-же методы, которыми велась проверка. Текст этой части при необ-ходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключение комиссии печатаются с аб-заца; они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен; коли-чество экземпляров акта определяется практической необходимо-стью (если в нормативных документах это не регламентировано).

43

Подписи располагаются в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подпи-сей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Некоторые разновидности акта приобретают юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации учрежде-ния становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации. Акт о выделении до-кументов и дел с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению, утверждается руководителем данного учреждения.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, по работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержа-нием под расписку.

Образец оформления акта

1.

Наименование министерства или ведомства

УТВЕРЖДЕНИЕ

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ (при необходимости) Наименование структурного подразделения АКТ Дата____ № ____ Город Краткое содержание события или факта, сформулированное с помощью отглагольного существительного в им. падеже Основание: (распорядительный или нормативный документ, уст-

ное распоряжение, послужившие основанием для составления акта). Составлен комиссией: Председатель (наименование должности, И.О. Фамилия).

44

Члены комиссии: (наименование должностей, И.О. и Фамилии, располагаемые в алфавитном порядке через запятую).

Присутствовали: (наименование должностей И.О. и Фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта, располагаемые так-же через запятую).

Текст констатирующей части акта содержит описание проведен-

ной работы, установленные факты. В нее можно включить выводы и заключение комиссии, конкретные предложения. Эта часть может быть разделена на пункты или оформлена в виде цифровой таблицы. При необходимости указывается количество экземпляров.

Составлен в двух экземплярах: 1-й – кому (куда); 2-й – кому (куда).

Председатель Подпись И.О. Фамилия Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия Присутствовали Подпись И.О. Фамилия

2.

Министерство промышленности и энергетики РФ Федеральное агентство по промышленности А К Т 10.10.2005 г. № г. Тула Установление фактической производительности технологической линии Основание: Приказ министра промышленности и энергетики

РФ от 10.09.2005 г. № 234. Составлен комиссией: Председатель – главный технолог управления И.И. Петров. Члены комиссии: руководитель лаборатории С.С. Макаров,

старший инженер лаборатории Ю.И. Симагин. Присутствовал главный инженер завода № 1 П.П. Иванов.

45

В период с 10.10 по 12.10.2005 г. комиссия провела работу по установлению фактической производительности технологи-ческой линии по изготовлению асбестоцементных листов на заводе № 1.

Линия принята в эксплуатацию в декабре 2002 г. со средней производительностью 87 листов/час. За истекший период времени производительность линии значительно возросла. Для уточнения производительности линии и качества продукции комиссия рас-смотрела материалы: сведения о работе линии за весь период; фи-зико-механические показатели.

В результате работы комиссия определила часовую производи-тельность линии 400 листов, что соответствует годовой мощности 300 млн листов в год.

Составлен в трех экземплярах: 1-й – Главасбесту; 2-й – НИИпроектасбесту; 3-й – заводу №1.

Председатель Подпись И.И. Петров Члены комиссии Подпись С.С. Макаров Подпись Ю.И. Симагин Присутствовал Подпись П.П. Иванов

В дело №_______

Подпись Дата

3.

Министерство экономического развития и торговли РФ УТВЕРЖДАЮ Федеральное агенство по торговле Начальник конторы на Крайнем Севере и Сахалине Подпись Л.В. Васин

12.12.2004 г.

Московская оптово-торговая контора АКТ 09.12.2004 г. № 45

46

Москва О ревизии кассы Московской оптово-торговой конторы Основание: приказ начальника конторы от 07.12.2004 г. № 51

«О ревизии кассы Московской оптово-торговой конторы». Составлен комиссией в составе: Председатель – заместитель главного бухгалтера И.К. Лавров Члены комиссии: старший бухгалтер Н.П. Умнов бухгалтер Л.И. Воробьев Присутствовали: главный бухгалтер Г.Н. Ковалев кассир С.Н. Алексеева В период с 06.12 по 08.12.2004 г. комиссия провела ревизию

кассы Московской оптово-торговой конторы по состоянию на 06.12.2004.

В ходе ревизии комиссия установила следующее. 1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 06.12.2004 г.,

согласно данным бухгалтерского учета, 3 521 000 руб. 2. Фактический остаток наличных денег 3 521 000 руб. 3. Недосдачи наличных денег по вине кассира не обнаружено. Акт составлен в двух экземплярах: 1-й экз. направлен директору 2-й экз. – главному бухгалтеру.

Председатель Подпись И.К. Лавров Члены комиссии Подпись Н.П. Умнов Подпись Л.И. Воробьев

Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, в котором обстоятельно изложен какой-либо вопрос и сформулированы соответствующие выводы и предложения составителя.

47

Докладная записка составляется как по личной инициативе ав-тора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на ини-циативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побу-дить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении ра-боты, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю данного учреждения, она считается внутренней, если она направляется за пределы уч-реждения, в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние – на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование уч-реждения, название вида документа, дату, индекс, место составления, наименование адресата, заголовок к тексту, текст, подпись (с указани-ем должности, фамилии, инициалов), фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внутренняя докладная записка включает: наименование адре-сата, название вида документа, дату, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов).

Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то дата или время вклю-чается в заголовок.

Приложение, если оно есть, оформляется после текста.

Образцы оформления внешней докладной записки 1.

Наименование министерства Наименование должности или ведомства адресата (в дат. падеже) с включением наименования организации

(в род. падеже) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Фамилия И.О. (в дат. падеже)

48

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Дата_____ №______ Место издания Заголовок к тексту (выражается отглагольным существитель- ным в предл. падеже, начинается предлогом «О»)

Текст (Текст состоит из двух частей: констатация факта и конкретное

предложение.)

Наименование должности лица, подписавшего документ Подпись И.О. Фамилия

2.

Министерство здравоохранения Руководителю и социального развития РФ Федеральной службы по Федеральное агентство по надзору в сфере здравоохранению здравоохранения и и социальному развитию социального развития Лебедеву И.К. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 15.02.2005 г. № 246 Москва О подготовке к эксплуатации больницы № 51 По Вашему поручению мной была проведена проверка под-

готовки больницы № 51 к эксплуатации после капитального ре-монта.

Довожу до Вашего сведения, что ремонт основных лечебных корпусов больницы завершен. Завезено, установлено и опробовано в действии все оборудование. Больница полностью укомплектова-на медикаментами, бельем, постельными принадлежностями.

СМУ-16, выполнявшее ремонт больницы, не уложилось в сро-ки. В настоящее время только начат ремонт административного

49

корпуса, конференц-зала (корпус № 3), в складских помещениях (корпус № 4).

Однако, учитывая острую нехватку койко-мест и готовность лечебных корпусов к приему больных, полагаю, что больница мо-жет начать прием больных.

Руководитель Федерального агентства Подпись В.А. Ильин Кудрявцев 215-45-16

Образец оформления внутренней докладной записки

Контрольно-ревизионный отдел Генеральному директору объединения Иванову И.И. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 21.02.2005 Москва О назначении документальной ревизии в магазине № 39

При проведении 20.02.2005 г. инвентаризации товарных фон-

дов магазина № 39 обнаружена недостача различных товаров на сумму 50 тыс. руб.

Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных опе-раций магазина № 39 с 20.02. по 25.02.2005 г.

Заместитель начальника отдела Подпись А.А. Сидоров

Докладная записка может быть написана и от руки. В этом слу-чае в правом верхнем углу в форме дат. падежа (кому?) указывают-ся должность, фамилия и инициалы адресата записки и в форме род. падежа (от кого?) – фамилия и инициалы адресанта.

Ниже, с середины новой строки, с прописной буквы пишутся слова «Докладная записка» (без точки).

Текст записки состоит из констатирующей части, в которой описываются факты, события, послужившие причиной для со-

50

ставления документа и соответствующих предложений. Поэто-му докладная записка обычно начинается словами «Довожу (Доводим) до Вашего сведения...», а заканчивается словами «Прошу (Просим) Вас...».

В конце докладной записки слева ставится дата, справа – подпись.

Образцы докладной записки 1.

Руководителю НУК «ФН»

Назаренко Б.П. от доцента кафедры ФН-1

Иванова А.А.

Докладная записка Довожу до Вашего сведения, что студенты гр. ФН1-21 Лео-

нов С.С. и Дорохов И.В. систематически пропускают занятия по математике.

Прошу принять административные меры воздействия к этим студентам.

Дата Подпись

2.

Руководителю НУК «Э»

Суровцеву И.Г. от старосты гр. Э2-32

Самохина Н.Н. Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что студенты нашего курса ре-шили организовать вечер, посвященный встрече Нового года.

Прошу разрешить проведение вечера (указать дату) и выделить для этой цели помещение.

Дата Подпись

51

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т. д.) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основ-ному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительная записка, где приводятся причины поведения, по-ступка, возникновения определенной ситуации, составляется отдель-ными работниками. Обычно это письменное сообщение об имевших место негативных фактах (неявка на работу, пропуск занятий, нару-шение дисциплины) и их объяснение. Она состоит только из конста-тирующей части.

Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения.

Как и внутренние докладные записки, они могут оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписыва-ются такие записки составителями, воспроизводятся те же рекви-зиты, что и во внутренней докладной записке.

Образцы объяснительной записки

1.

Наименование министерства Наименование должности или ведомства адресата (в дат. падеже) с включением НАИМЕНОВАНИЕ названия организации ПРЕДПРИЯТИЯ (в род. падеже) Наименование структурного подразделения Фамилия И.О. (в дат. падеже)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Дата №_____ Заголовок начинается с предлога «О»

Текст Наименование должности лица, подписавшего документ Подпись И.О. Фамилия

52

В дело № ______ Дата _____ Подпись

2.

Наименование организации Генеральному директору Производственный отдел объединения Андрееву А.А. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Дата_______№_________

Сводный отчет об установке оборудования для производства

аммиака за 200___г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела Подпись П.П. Павлов

3.

Руководителю НУК «РЛ» Рождествину В. Н. от студента гр. РЛ1-71 Иванова И.В.

Объяснительная записка В связи с болезнью я отсутствовал на занятиях со 2 по 12 ок-

тября 2004 г. Справка от врача прилагается.

Дата Подпись

2.4.3. Деловая переписка

Виды деловых писем

Стиль деловых писем отличается, прежде всего, краткостью (информация по существу), точностью, тактичностью.

Письмо – самый распространенный способ обмена информа-цией. Под этим названием объединяется большая группа самых

53

разных по содержанию документов, выделяемых по способу пере-дачи текста (по почте).

Письма составляют значительную часть входящих и исходя-щих документов любого учреждения и имеют множество разно-видностей: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т. д.

Письма оформляются на предназначенных для них бланках и содержат следующие реквизиты: название вышестоящей орга-низации, данной организации, ее почтовый и телеграфный адре-са, номер счета в банке, справочный телефон (предусмотрено место для номера и даты регистрации письма в организации, номера и даты входящего письма), наименование адресата, за-головок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись руководителя, фамилию исполнителя, его телефон.

Название вида документа в письмах не указывается, за исклю-чением гарантийного письма.

Композиционная стройность письма определяется не только последовательностью изложения, но и во многом характером и объемом сведений, включаемых в официальное письмо.

Наиболее рациональна структура текста официального письма, состоящего из двух частей. В первой части излагаются факты и события, решения вышестоящего учреждения и другие факторы, послужившие основанием для составления документа, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.

Например, композиция служебного письма, содержащего за-прос, будет такой: обоснование запроса; содержание запроса; дан-ные об ожидаемом результате, если запрос будет удовлетворен; формулирование гарантийных обязательств, например, оплаты.

Сопроводительное письмо состоит из двух частей. Первая часть содержит сообщение о высылаемом материале, вторая – уточняющие сведения.

Композиция письма, выражающего просьбу, включает: изло-жение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение просьбы; данные об ожидаемом результате, если просьба будет удовлетворена; выражение готовности к дальнейшему сотрудни-честву.

Наиболее трудно составить письмо-ответ с отказом в просьбе или с отклонением предложения. Такое письмо составляется по следующей схеме: повторение просьбы; причины невозможности

54

удовлетворить просьбу или принять предложение; отказ или от-клонение предложения.

По такой логической схеме могут быть составлены любые дру-гие типы делового письма.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упроща-ет операции по его обработке и ускоряет исполнение. По своему объему оно не должно превышать одной машинописной страницы.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: 1) письма, требующие ответа; 2) письма, не требую-щие ответа.

1-я группа: письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предло-жение, письмо-запрос, письмо-требование.

2-я группа: письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-отказ, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, ин-формационное письмо, письмо-распоряжение.

Тексты деловых писем должны быть ясными, четкими и крат-кими. В этих письмах не допускаются рассуждения, повествова-ния, домыслы, лишние детали или общие места. Актуальность фактов – это степень их важности в данный момент, в данной си-туации, для решения данного вопроса. Например, в редакцию газе-ты приходят многочисленные письма с жалобами на плохую рабо-ту городского транспорта. Редакция проверяет эти жалобы, убеж-дается в том, что они справедливы, и на страницах газеты ставит вопрос о необходимости улучшения работы городского транспор-та. Организации, ответственные за работу транспорта, отвечая га-зете, должны сообщить о принимаемых мерах. Например, ответ может быть таким:

«Ознакомившись с материалом, помещенным в № 10 вашей га-зеты, департамент городского транспорта считает необходи-мым сообщить следующее.

1. В настоящее время на городских автобусных линиях рабо-тает до 40 машин.

2. В связи с перегруженностью маршрутов № 8, 20 и 43 дей-ствительно имели место случаи нарушения графика движения автобусов, особенно в часы пик.

3. Автобазам № 5 и 7 строго указано на недопустимость пе-реброски рейсовых автобусов на другие маршруты, в том числе загородные, а также для проведения экскурсий и т. п.».

Достаточен ли такой ответ? Разумеется, нет. В нем не дан ответ на главный в данной ситуации вопрос: будет ли улучшено обслу-

55

живание граждан на линиях автобусов? Если будет, то когда? Что для этого сделано или делается? Сведения, сообщенные в ответе, может быть, действительно важны, но не в данной ситуации, не в данный момент. Ответы на вопросы, жалобы и предложения должны быть конкретными, краткими и одновременно исчерпы-вающими.

Тон письма в любом случае должен быть нейтральным, ли-шенным личностной окраски. Служебные письма обязательно пи-шут в вежливой форме. Недопустимо проявление резкости, иро-нии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципи-альном несогласии. Категорический отказ или категорическое тре-бование можно выразить вполне определенно.

При составлении служебных писем следует избегать вычурно-сти слога (например, таких оборотов: не откажите в любезности; с глубочайшим и искренним уважением и т. п.).

Уважение к мнению адресата, внимание к затронутым вопро-сам, заинтересованность в совместной работе можно выразить, употребляя, скажем, такие деепричастные обороты: тщательно изучив Ваше предложение; детально ознакомившись с Вашим проектом; внимательно рассмотрев Ваши замечания.

Нейтральности тона можно достичь, используя в начале фразы деепричастные обороты при формулировании причин принятия решений: учитывая высказанные замечания; считая принципиаль-ным положение…; рассматривая предложенный ассортимент.

Убедительность служебных писем обеспечивается, в частно-сти, употреблением при их составлении сложившихся в управлен-ческой практике языковых формулировок, например: оплата га-рантируется; в порядке обмена; в соответствии с предваритель-ной договоренностью; в связи с проведением совместных работ и т. д.

Использование различных языковых оборотов и приемов в официальной корреспонденции должно быть подчинено основной цели – логичному, аргументированному изложению мысли.

Убедительность письма зависит от умения составителя обос-новывать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения с помощью точно отобранных фактов, цифровых и других данных. При этом письмо не должно превращаться в информационно-аналитический обзор. Объем аргументации должен быть доста-точным лишь для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же для обеспечения доказательности нельзя обой-тись без значительного количества цифрового материала, то его

56

следует оформить в виде таблиц, которые помещаются в приложе-нии к письму.

Письма-отказы не следует начинать с самого отказа. Вначале следует изложить его причины. В таких письмах уместно приме-нять языковую формулу «утверждение через отрицание», напри-мер: завод не возражает; издательство не отказывает; инсти-тут не отвергает. После таких конструкций нередко выражается просьба сообщить дополнительные факты, сведения, цифровые данные и т. п., чтобы, опираясь на них, впоследствии вернуться к рассмотрению вопроса.

Письма составляются в двух экземплярах, один из которых по-сле регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а другой (копия) хранится в деле.

Образцы типовых писем

1.

Наименование предприятия Директору предприятия Адрес предприятия А.Н. Соколову тел. факс 121105, Москва, Дата ____ № _____ ул. Остоженка, 9 На № ___ от _____ О задержке поставки мебели

Уважаемый Алексей Николаевич!

Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 15.05.99 № 85/99 о поставке трех комплектов офисной мебели, к сожале-нию, не выполняются. Напоминаем, что согласованный нами срок отгрузки истек две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки может привести к прекраще-нию совместной деятельности.

Мы рассчитываем, что Вы примете необходимые меры и со-общите нам о результатах.

Директор Подпись Л.В. Корин

Рудницкая, 234-51-92.

57

2.

Министерство культуры РФ Генеральному директору Объединение фирмы «Вектор» «ПСКОВРЕКОНСТРУКЦИЯ» Н.В. Шахову 120131, г. Псков, Волховский пер., 16 130242 Москва, тел. 2-45-56 ул. Королева, 25 02.01.2005 г. № 89/01 На № 67/96 от 15.12.2004 г. Об изменении проекта реконструкции

Уважаемый Николай Васильевич!

Переговоры с подрядчиком – деревообрабатывающим комби-натом г. Вологды – завершились 27.12.2004 г. Получено принци-пиальное согласие на изготовление столярных деталей для рекон-струкции Святогорского монастыря в соответствии с представлен-ными Вами чертежами и сметной документацией.

Телекс с Вашими данными передан в Вологду для согласова-ния с подрядчиком сроков и условий оплаты работ согласно смете.

Приложение: смета расценок на изготовление столярных дета-

лей на 6 л. в 2 экз.

Генеральный директор Подпись В.П. Васильев Смирнов, 3-21-45

Схема типового письма

Наименование предприятия Название должности (в дат. падеже) Адрес предприятия Наименование предприятия (в род. падеже) тел. Фамилия и инициалы (в дат. падеже) факс Адрес предприятия (в им. падеже) число, исходящий № на №____ от ____

Формулировка темы письма

58

Обращение! (с восклицательным знаком) Основная часть: (1. Указание основания для написания письма. 2. Изложение соб-

ственной позиции: просьба, предложение, распоряжение и т. д. За-ключительная часть – соответствующая формула речевого этикета.)

Название должности Подпись И.О. Фамилия

Фамилия исполнителя и его телефон

Подобным образом оформляются запросы о финансовом по-ложении фирмы, письма-предложения, рекомендательные пись-ма, сопроводительные письма, письма-сообщения, письма-просьбы, письма-напоминания, письма-рекламации, письма для восстановления прежних связей.

Текст письма-запроса о финансовом положении фирмы, как правило, содержит еще гарантии соблюдения конфиденциаль-ности.

Пример письма-просьбы

В адрес... обратилось руководство объединения с просьбой

оказания помощи угледобывающим предприятиям в проектиро-вании и изготовлении шахтного оборудования, машин и меха-низмов.

Учитывая важность укрепления связей предприятий... с угле-добывающими районами, прошу изучить возможность участия Вашего предприятия в выполнении заказов (перечень проблем прилагается).

...свои предложения направить в срок до...

Наибольшую трудность вызывает составление письма-ответа или письма-отказа, содержащего отклонение предложения. Такое письмо составляется по следующей схеме:

• повторение просьбы; • причины невозможности удовлетворить просьбу или принять

предложение; • констатация отказа или отклонение предложения.

59

Пример письма-отказа

В соответствии с Законом... Ваша продукция не включена в пе-

речень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стои-мость. Этот перечень товаров является единым по всей территории России и расширению не подлежит.

Учитывая вышеизложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.

Клише для писем-отказов: Ваше предложение отклонено по следующим причинам...; Считаем нужным сообщить Вам...; Ваше предложение не получило поддержки.

Пример письма-рекламации В приложении к настоящему письму направляем Вам акт экс-

пертизы №... о некачественности деталей арт. №..., направленных нам 28 июня 200... г. по железнодорожной накладной №... в счет контракта №... и полученных нами 18 августа 200... г.

Основные дефекты, из-за которых забракован товар, указаны в прилагаемом акте экспертизы.

Просим Вас рассмотреть нашу претензию и дать согласие на возврат дефектного товара и отгрузку Вами качественных деталей арт. №...

Менее официально (без указания фамилии исполнителя и реги-страционного номера) оформляются письма-поздравления и пись-ма-соболезнования.

В отличие от типовых писем гарантийное письмо имеет ряд особенностей: в нем есть название документа – гарантийное пись-мо; подписи руководителя и главного бухгалтера; печать. Гаран-тийные письма подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего оплату.

Образец гарантийного письма

Наименование предприятия Генеральному директору Адрес предприятия ЗАО «АКОНТ»

60

тел., факс г-ну Сосновскому А.Е. ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО 12.06.2005 г. № 1-3/28 117232, Москва, на № 2-5/114 от 25.05.2005 г. ул. Сретенка, 23

Уважаемый Александр Евгеньевич!

Просим подтвердить возможность отправки в наш адрес двух контейнеров изделий Вашей компании.

Мы заинтересованы в их получении до конца текущего месяца. Предоплату гарантируем.

Наш расчетный счет... банк... .

Директор Подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

М.П.

Для современной деловой переписки характерно составление писем по одному вопросу, чтобы исключить тематически разно-родную и логически не связанную информацию.

Переход от одной мысли (темы) к другой следует выделять красной строкой: разбивая текст официального письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие. Считается, что в среднем абзац со-стоит из четырех – шести предложений. Однако в текстах офици-альных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но каков бы ни был объем абзаца, он всегда должен быть внутренне замкнутой смысловой единицей. Невыполнение этого требования затрудняет восприятие текста письма. Например:

«Благодарим Вас за заявку на поставку одной линии сельскохо-зяйственных машин и оборудования. Сообщаем, что мы могли бы поставить необходимую Вам линию сельскохозяйственных машин и оборудования в IV квартале с. г. согласно прилагаемым специфи-кациям, являющимся частью настоящего предложения. Просим ответить не позднее 20 февраля с. г.»

В этом письме логично выделить три абзаца, что, безусловно, облегчит процесс его восприятия.

Каждое последующее предложение абзаца в текстах офици-альных документов в смысловом отношении связано с предыду-щим. В середине абзаца не может быть предложения, логически не

61

вытекающего из предыдущего текста. В русском языке существует два вида контекста: последовательный и параллельный.

Последовательным строем контекста называется такой, при котором одно предложение вытекает из другого, т. е. то, что было новым в предыдущем предложении, в следующем упоминается уже как нечто известное. Например:

«Изделия, состоящие из нескольких деталей, изготовляют по сборочным чертежам. Чтобы собрать изделие по сбороч-ному чертежу, необходимо предварительно изготовить от-дельные детали. Для изготовления отдельных деталей надо обеспечить производство их рабочими чертежами. Составле-ние рабочих чертежей по сборочным чертежам называется деталированием».

Параллельным строем контекста называется такой, при котором несколько последующих предложений поясняют раз-ные стороны ситуации, обозначенной в предыдущем предложе-нии. Например:

«В настоящее время у завода есть возможность построить два крупнопанельных 12-этажных 72-квартирных дома-башни по типовым проектам. Их предполагается возвести на улице Лесная. Вопрос о строительстве этих домов положительно решен Министерством и городскими организациями. На строительство выделены необходимые фонды, намечены под-рядные организации».

Связь между предложениями абзаца осуществляется с по-мощью повтора. Повтор – это тип логико-грамматической связи между предложениями и абзацами, при которой в следующем предложении повторяются с изменениями или без изменений фрагменты предыдущего предложения. Есть несколько видов повтора.

1. Лексический повтор (повторение одинаковых или одноко-ренных слов), например: «Согласно решению коллегии... завод должен представить план работы на... План должен быть со-ставлен на основе технико-экономических расчетов».

2. Местоименный повтор (использование в последующем предложении местоимения, часто с существительным предыдуще-го предложения), например: «...просим выслать подробную ин-формацию о... Эта информация необходима для...»

3. Семантический повтор (употребление слов, в которых повторяется некая совокупность смысловых признаков, в част-ности, в двух соседних предложениях употребляются синонимы

62

или антонимы), например: «ВНИИКИ убедительно просит... В настоящее время институт жилищного строительства не ведет».

4. Грамматический (синтаксический) повтор (синтаксическая конструкция предложения повторяется в следующем высказыва-нии, но с другим лексическим наполнением), например: «если ма-шина или оборудование вышли из строя или не обеспечивают нужной производительности или качества выполняемой работы, то...; «если в машине допущена необоснованная замена отдельных деталей, то...; «если со списанных с баланса машин годные для дальнейшего использования детали не были сняты, то...».

Кроме того, связь между предложениями осуществляется с по-мощью определенных слов и словосочетаний, например: в порядке оказания помощи; согласно Вашей просьбе; ввиду вышеизложенного; поэтому; в результате этого; следовательно; поскольку и т. д.

Стандартные синтаксические конструкции деловых писем

Выделение аспектов содержания позволяет весь процесс со-ставления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций, закрепленных за каждым аспектом. Составителю документа нетрудно построить стилистическую конструкцию – предложение или несколько предложений – как единое целое, если он располагает набором готовых фраз и словосочетаний, позво-ляющих достаточно точно выразить свою мысль.

Модели заголовков к тексту

Предлог о + сущ. в предл. падеже О поставке автомобилей По вопросу о + сущ. в предл. падеже По вопросу о поставке пшеницы Касается + сущ. в род. падеже Касается: заказа на поставку

зерна Касательно: Касательно: Вашего запроса

Выражения, используемые для объяснения мотивов

Ввиду срочности заказа... В подтверждение нашего телефонного разговора... В подтверждение нашей договоренности... В порядке оказания технической помощи... В связи с тяжелым положением...

63

В связи с проведением совместных работ по... В связи с отказом вагоностроительного завода... В связи с указанием Министерства... В связи с уточнением плана прибыли... В связи с возникшей необходимостью... В связи с переходом на новую технологию производства... В связи с требованием банка... В ответ на Ваше письмо... В ответ на Вашу просьбу... В соответствии с предварительной договоренностью... В соответствии с письмом заказчика... В соответствии с протоколом от... В целях усиления охраны... В целях (улучшения, увеличения и т. п.)... Согласно Вашей просьбе... Согласно (постановлению, решению, соглашению и т. п.)...

Однако любое выражение следует употреблять исходя из конкретной ситуации. Так, в тех случаях, когда нужно сослаться на какой-либо документ, оправдывающий предпринимаемые шаги, уместно начать деловое письмо с выражения «В соответ-ствии с...». Но это выражение неуместно в случаях, когда те или иные мероприятия вытекают из ранее предпринятых или пред-принимаемых действий. Тогда следует употребить выражение «В связи с...».

Приведенные ниже варианты часто используются в начале стандартного делового письма.

Если автор – лицо юридическое, то действия передаются: • от 3-го лица единственного числа, например: Завод «Про-

гресс» не возражает...; ООО «Поиск» гарантирует...; • от 3-го лица множественного числа, например: Дирекция и

профсоюзный комитет завода убедительно просят...; • от 1-го лица множественного числа, например: Просим...;

Сообщаем...; Подтверждаем... Если автор – лицо физическое, то действия передаются: • от 1-го лица единственного числа, например: Прошу...; Став-

лю Вас в известность...; Довожу до Вашего сведения...; • от 1-го лица множественного числа, например: Поздравляем...;

Поддерживаем...; Одобряем...; Мы получили Вашу телеграмму... Далее приводятся примеры синтаксических конструкций, ис-

пользуемых в определенных речевых ситуациях.

64

Письма-извещения, письма-напоминания, письма-подтверждения

Извещаем, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами деталей.

Сообщаем, что завод прекратил производство авто-самосвалов прежней конструкции.

Доводим до Вашего сведения, что

по истечении указанного срока завод не несет ответственности за безо-пасность объекта.

Напоминаем Вам, что мы до сих пор не получили от Вас про-токолы испытаний подъемников новой конструкции.

Еще раз напоминаем Вам, что

акт о проведении экспертизы должен быть представлен в течение 10 дней.

Подтверждаем получение Вашего письма № ... от ... повопросу дополнительных ассигнований.

Подтверждаем с бла-годарностью

получение спецификации на...

Такое начало писем можно назвать глагольным, поскольку ключевыми словами в этих письмах являются глаголы 1-го лица единственного или множественного числа. Не следует исполь-зовать форму страдательного залога (например, «сообщается» вместо «сообщаем», вносит неясность в вопрос, от кого исходит действие).

Выражение просьбы

проверить ход выполнения работ по изготовле-нию заказных станков. выслать в наш адрес более подробную инфор-мацию по этому вопросу. включить в план издательства мою моногра-фию. принять меры по ускорению ремонта оборудо-вания. сообщить нам данные о росте производитель-ности труда на Вашем предприятии. направить нам каталоги продукции, выпускае-мой Вашей фирмой.

Просим Вас Прошу Вас

подтвердить по телефону получение товаросо-проводительных документов.

65

Отправка документов или материальных ценностей

Направляем Высылаем Посылаем

подробные чертежи сборки машин. запрошенные Вами протоколы испытаний. дополнительные технические данные. подписанный нами договор. отдельным пакетом образцы льна. интересующую Вас документацию заказ-ной бандеролью.

Подтверждение Подтверждаем С благодарностью подтверждаем Дирекция под-тверждает

получение спецификаций на... Ваши условия поставки оборудования... получение Вашего письма от... получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению. свой запрос о проекте гаража. условия доставки оргтехники.

Напоминание Напоминаем, что Напоминаем Вам, что Несмотря на неод-нократные напоми-нания

по плану совместных работ вы должны... в соответствии с... Вы должны... Ваша задолженность по оплате со-ставляет... срок представления рукописи истекает... Ваш завод до сих пор не представил... мы до сих пор не получили...

Извещение Сообщаем, что Ставим Вас в из-вестность, что Доводим до Вашего сведения, что Извещаем, что

к сожалению, не можем Вам выслать... запрошенные Вами копии счетов будут высланы в ближайшее время... задержка в отгрузке... произошла ввиду... руководство завода приняло решение... Ваше предложение принято... Вашей организации выделено 10 млн руб-лей для... срок оплаты истекает... перечисленная Вами сумма получена... семинар состоится...

66

Гарантия Оплату Качество изделий Сроки выполнения работ Соответствие требованиям Надежность при эксплуатации

гарантируем

Завод гарантирует

качество поставляемой продук-ции. возврат оборудования в указанный срок. исправность оборудования.

Предложение Мы можем предложить Вам Предлагаем Вам Мы можем рекомендовать Вам

автоматическую систему управления в счет взаимных по-ставок на ...г. приобрести на комиссионных началах. подрядчика, который гаранти-рует выполнение указанной ра-боты в период с... по...

Приглашение Приглашаем Просим Вас принять участие Российская торговая палата Совет директоров и Совет партнеров фирмы «Русаудит»

представителя Вашего предпри-ятия посетить... принять участие в обсуждении согласованного проекта. в качестве оппонента в обсужде-нии... в обсуждении проблемы... приглашает Вас на официальное открытие выставки... приглашают Вас на торжественное заседание, посвященное...

Отказ или отклонение предложения (проекта) Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам... Присланный Вами проект титульного списка по объектам

строительства на сумму... нами не может быть утвержден по следующим причинам…

67

В связи с отрицательным ответом Главцентростроя об изготов-лении сборной железобетонной эстакады для теплотрассы завод «Прогресс» не может принять техдокументацию по теплотрассе.

Высланные ранее планировка цеха и служебная записка от 15.05.2005 г. недействительны.

Считаем необходимым сообщить Вам, что одной из основных причин нашего отказа является...

К сожалению, присланные Вами чертежи не отвечают совре-менным техническим требованиям.

Предлагаемые Вами сроки строительства нас не устраивают. Ваше предложение, к сожалению, не получило поддержки. В ответ на Ваш запрос от... сообщаем, что, в настоящее вре-

мя, к сожалению, не можем выслать все копии интересующих Вас документов.

Сообщаем, что запрашиваемые Вами детали сняты с серий-ного производства.

Сообщаем, что у нас нет... С сожалением сообщаем, что наш завод не может поставить...

в соответствии с Вашими спецификациями. Принять Вас на работу в настоящее время нет возможности

из-за отсутствия вакантных мест.

Изложение своей позиции

Наши обращения по данному вопросу не привели к положи-тельным результатам.

Возражений против конструкции предохранительных патро-нов для метчиков не имеем.

Завод «Прогресс» присоединяется к Вашему мнению о необхо-димости... и сообщает... .

Создавшееся положение с жилым фондом вынуждает завод обратиться к Вам с просьбой....

Завод «Рассвет» не имеет возможности..., в связи с чем вы-нужден временно прекратить оплату счетов.

В связи со срывом... по вине... завод «Прибор» лишен возмож-ности...

Учитывая вышеизложенное, завод в ближайшие два года не сможет выполнить...

Завод отказывается от дальнейшей аренды башенного крана. Завод настаивает на включении в план... и просит сообщить,

за счет каких источников будет финансироваться газификация.

68

Мы удовлетворены качеством изделий Вашей фирмы и готовы заключить с Вами договор.

С сожалением сообщаем Вам, что наш завод прекратил про-изводство...

Мы не можем поставить Вам... ввиду... Мы не принимаем на себя обязательства.... Мы не несем ответственности за... и просим Вас принять

срочные меры по... Нас интересует...

Интерпретация действий другой стороны

Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает вы-сылку чертежей пресс-форм.

Вам необходимо решить вопросы изготовления гидроподъем-ников своими силами или использовать выпускаемые нами по чер-тежу...

Сообщаем Вам, что у нас нет (или: мы еще не имеем) Вашего подтверждения.

С сожалением сообщаем Вам о том, что железнодорожные накладные оформлены Вами неправильно.

Такая задержка может привести... Ваши возражения относительно конструкции предохранитель-

ных патронов для метчиков недостаточно аргументированы.

Заключительные слова

Убедительно просим Вас не задерживать ответ. Просим извинить нас за задержку с ответом (или: за допу-

щенную ошибку). Надеемся, что наша просьба будет исполнена. Просим выслать ответ как можно скорее. Ожидаем Ваших новых заказов и новых сообщений. С надеждой на благоприятное решение нашего вопроса. Мы уверены, что исполнение нашего заказа находится под

Вашим постоянным наблюдением, и будем благодарны, если Вы изыщете возможность начать поставку уже в...

Благодарим за оказанную помощь. Благодарим за оперативные действия. Еще раз благодарим за положительный ответ. Ваше предложение принято единодушно.

69

Надеемся на продолжение плодотворного сотрудничества. Выражаем признательность за Вашу готовность оказать

помощь нашим конструкторам. Все Ваши замечания очень ценные. Еще раз благодарим за ока-

занную помощь. Со своей стороны, мы готовы уже с ноября с. г. один из цехов

полностью перевести на резервное топливо. Мы сделаем все от нас зависящее. Убедительно просим Вас не задерживать ответ. Просим извинить нас за задержку с ответом. Наше решение сообщим в ближайшее время. Просим Вас вернуться к этому вопросу, когда сочтете воз-

можным. Результаты рассмотрения Вашего предложения сообщим

позднее. По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет

выслан незамедлительно. О сроках начала серийного производства металлорежущих

станков марки... мы сообщим заблаговременно. По получении ответа от нашего заказчика мы поставим Вас в

известность.

Речевой этикет делового письма

Самое главное в речевом этикете – это выражение вежливости, доброжелательности. Малейшая бестактность и небрежность в вы-ражениях выставляют пишущего в невыгодном для него свете.

Всем хорошо известно, что одну просьбу исполнять приятно, а другую – нет. Содержание высказываний может быть идентичным, а форма и тональность – различными. Иногда одну просьбу от другой отличает наличие всего одной фразы, которая многое ме-няет в восприятии текста, создавая дополнительный стимул для принятия положительного решения.

Начальные и заключительные фразы этикетного характера в деловом письме называются этикетной рамкой. Она обрамляет текст (сообщение), помогая установить контакт с адресатом.

Очень важно правильно использовать формулы обращения. В последние годы в нашей стране вновь стали звучать старые обра-щения – господин, госпожа, господа, – имевшие до 1917 г. статус официальных. Однако они еще не вошли в повседневный обиход. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимате-

70

лям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, полити-кам. В особенно затруднительном положении оказываются соста-вители деловых писем, поскольку сегодня в русском языке отсут-ствует и общенациональное универсальное обращение, которым до 1917 г. было парное обращение сударь – сударыня (милостивый государь – милостивая государыня).

В условиях изменившегося общественно-политического строя в России стали употреблять разные обращения. Например, наряду с традиционным «Уважаемый Иван Иванович...» встречается и «Уважаемый господин Иванов...».

Однако слово «уважаемый» тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне (VIP – very important person). Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парла-мента, губернаторы, мэры), но и заслуженные деятели науки, ис-кусства, известные общественные деятели. В письмах к таким лю-дям используются обращения: глубокоуважаемый, высокоува-жаемый.

Знак восклицания в конце обращения указывает на то, что фак-ту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Часто при обращении к коллективному адресату используются выражения: Уважаемые господа! Уважаемые дамы и господа! Уважаемые коллеги! Последнее уместно при обращении к лицам одной профессии.

Выбирая формулу обращения, следует помнить, что пофа-мильное обращение подчеркивает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.

Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу.

Заключительные слова письма так же значимы, как и началь-ные. В деловом письме существенно каждое слово. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничест-ва, деловых отношений, осуществления проекта, решения вопроса и пр.). Именно поэтому заключительные фразы выражают надеж-ду, уверенность, радость, одобрение, признательность.

Отрицательные этикетные знаки (указание на не полученный во-время ответ, на неполучение ответа) рассматриваются как выражение нежелания поддерживать деловые отношения, как знаки неуважения.

71

Этикет подчинен сложившейся в данном обществе системе цен-ностей, отражает и закрепляет ее, имеет национальные особенности.

Для русского речевого этикета характерно иное выделение приоритетов, чем, скажем, для английского или французского. У англичан первое место занимает социальный статус, второе – пол и только потом упоминаются личные заслуги. У французов поря-док приоритетов таков: пол, социальный статус, личные заслуги. Для традиций русского речевого этикета характерно равновесие личных заслуг и социального статуса, а вот пол практически не существен при выборе этикетного знака.

Нивелирование полов – характерная черта русского служебно-го этикета. Это обстоятельство связано с тем, что до 1917 г. жен-щин на государственной службе почти не было, а в советскую эпоху господствовало общее для мужчин и женщин обращение «товарищ». Слова, обозначающие должности, а часто и профессии, в основном, имеют только мужской род (министр, директор, ме-неджер и т. д.), но адресация дает возможность использовать сло-во «госпожа», являющееся, в частности, вежливым обращением к женщине-адресату, в сокращенном виде, например: «Менеджеру по рекламе г-же Смирновой А.Н.»

*** Итак, деловое письмо имеет ряд особенностей: пишется в офи-

циально-деловом стиле, оформляется строго по правилам, отлича-ется конкретностью, точностью и ясностью. Деловые письма пи-шутся только с одной стороны листа, обратная сторона должна всегда оставаться чистой.

72

3. ЧАСТНЫЕ ДЕЛОВЫЕ БУМАГИ

3.1. Виды личных документов

Распорядительная деятельность органов управления включает решение и таких вопросов, как подбор и расстановка кадров, при-ем граждан на работу, перевод на другую должность или увольне-ние. Документы, составляемые при оформлении приема, увольне-ния, перемещения сотрудников, их отпуска или поощрения, обра-зуют группу документов по личному составу. Каждый человек должен уметь грамотно составить основные документы этой груп-пы: резюме, заявление, автобиографию, доверенность.

3.2. Особенности оформления частной документации

Резюме

Резюме в последнее десятилетие стало распространенным в нашей стране документом, который обычно используется при уст-ройстве на работу в коммерческие структуры. Это аналог анкеты или автобиографии – документов, представляемых при устройстве на работу в бюджетные, государственные организации. Как прави-ло, резюме анализируется работодателем в отсутствие претендента на рабочее место, поэтому документ должен содержать лаконич-ную информацию об авторе, достаточную, чтобы понять, что он умеет и чего стоит. Следовательно, на одной странице необходимо отразить свои индивидуальные данные, показав диапазон и поло-жительные стороны своей деятельности.

Оформление резюме произвольное, однако следует помнить, что рубрики «Опыт работы» и «Образование» заполняются в об-ратном хронологическом порядке (т. е. начинать нужно с более поздних данных).

В рубрике «Дополнительные сведения» может быть указана любая правдивая информация, позволяющая представить претен-дента в наиболее выгодном свете.

73

Текст резюме делится на следующие рубрики. Цель: получение места, на которое претендует составитель

резюме. Образование. Сначала указывается, какой вуз и когда закон-

чили, полученная специальность. Затем в обратном хронологиче-ском порядке перечисляются все виды образования до окончания школы.

Опыт работы (или: Трудовая деятельность). Перечень составля-ют с настоящего времени до момента окончания школы. Если вы занимались трудовой деятельностью в студенческие годы, соответ-ствующую информацию можно также включить в эту рубрику.

Дополнительные сведения. Перечисляются различные зна-ния и умения, например: знание иностранных языков, умение работать на компьютере, наличие печатных трудов, профессио-нальные навыки по другой специальности, личностные характе-ристики, умение контактировать с людьми, хобби, наличие во-дительских прав и т. д.

Семейное положение. Указать: замужем (не замужем), женат (холост), есть ли дети.

Образцы резюме

РЕЗЮМЕ

Дата составления Иванова Анна Ивановна

Адрес: 113162, г. Москва, ул. Мытная, д. 21, кв. 45

Телефон: 237-21-19 Дата рождения: 01.03.1970 г.

Цель: соискание должности секретаря-референта или пере-водчика.

Образование: 1989 – 1994 гг. – Московский государственный

педагогический институт с присвоением квали-фикации преподавателя немецкого языка. 1977 – 1987 гг. – специальная школа № 23 с углубленным изучением иностранных языков.

Опыт работы: с 1996 г. – по настоящее время – Всероссийский центр переводов с иностранных языков.

74

1987–1989 гг. – секретарь учебного центра «Фе- ликс». Помимо секретарских обязанностей ока-зывала помощь в организации учебного про-цесса и ведении кассово-бухгалтерской доку-ментации.

Дополнительные сведения: свободно владею немецким язы-ком, немного голландским, имею опыт работы на компьютере (тек-стовые редакторы). Скорость печатания на латинской клавиатуре 95 знаков в минуту, на русской – 140 знаков в минуту. Прошла подго-товку на курсах секретарей-референтов.

По требованию могу представить необходимые рекоменда-ции.

Семейное положение: замужем, имею сына. Личная подпись А.И. Иванова

2.

Петрова Ирина Филипповна Адрес: Телефон: Возраст: Семейное положение: Профессиональный интерес: Профессиональный опыт: Компьютерная подготовка:

125116, Москва, ул. Строителей, д. 17, кв. 7. 121-16-01 (дом., звонить после 19.00) 36 лет. Замужем, детей нет. референт, помощник руководителя, ме-неджер по торговле, переводчик со знани-ем английского языка. 1) в течение трех лет работала координа-тором в международной торговой компа-нии; 2) принимала участие в коммерческих пе-реговорах в качестве синхронного перевод-чика (шесть лет); 3) имею навыки работы в торговле, сетевом маркетинге. тип компьютера IВM РС; операционные системы PS/MS DOS, МS Windows; текстовый редактор МS Office.

75

Трудовая деятельность: Образование: Психологическая характеристика:

1997–2005 гг. – Роccийско-шведское со-вместное предприятие, координатор, ме-неджер по торговле; 1991–1997 гг. – «Риза» – АОЗТ по продаже электроники, помощник руководителя ак-ционерного общества. Ранее – научно-исследовательский инсти-тут, программист, переводчик английского языка. Окончила МГТУ им. Н.Э. Баумана, курсыанглийского языка при «Интуристе». Коммуникабельна, активна, психологически устойчива, заинтересована в расширении сферы профессиональной деятельности.

Заявление

Заявление – это письменная просьба, поэтому его текст излага-ется от первого лица.

Заявление может быть внешним, направленным в организа-цию, с которой заявитель не имеет непосредственной деловой свя-зи (например, заявление в ЕИРЦ, отделение милиции и т. д.), или внутренним, направленным лицу, с которым заявитель связан теми или иными отношениями в учебном заведении, учреждении, на предприятии. Правила оформления:

1) в правом верхнем углу указываются должность, фамилия, имя, отчество лица, на чье имя пишется заявление, в форме дат. падежа (кому?);

2) немного ниже в форме род. падежа (от кого?) нужно написать свои фамилию, имя, отчество, должность, наименование структурно-го подразделения, адрес (если заявление внешнее);

3) в середине новой строки, немного ниже, с большой буквы пишется слово «Заявление», после которого точка не ставится;

4) текст заявления начинается с красной строки словом «Про-шу» или «Просим»;

5) заканчивается документ подписью на странице справа и да-той слева.

76

Образцы внутренних заявлений

1.

Ректору МГТУ им. Н.Э. Баумана

члену-корреспонденту РАН И.Б. Федорову

от студентки группы БМТ1-51 Петровой Е.Н.

Заявление Прошу предоставить мне академический отпуск на 2005/06

учебный год в связи с болезнью. Справку от врача прилагаю.

Дата Подпись

2.

Руководителю НУК «ИУ»

Матвееву В.А. от студента группы ИУ5-62

Попова О.Н. Заявление

Прошу разрешить мне досрочную сдачу экзаменов, так как, явля-ясь членом спортивной команды МГТУ по баскетболу, я должен вы-ехать для участия в соревнованиях в г. Волгоград с 05.06.2005 г. по 10.06.2005 г.

Дата Подпись

При поступлении на работу граждане подают письменное за-явление, в котором излагают просьбу о зачислении их в конкрет-ное структурное подразделение на вакантное место, должность. Заявление рекомендуется составлять на чистом листе бумаги фор-мата А4 рукописным способом.

Заявление о приеме на работу адресуют руководителю органи-зации с указанием его должности, фамилии, имени и отчества. В заявлении о приеме на работу обязательно полностью указывают-ся фамилия, имя, отчество заявителя, его домашний адрес и теле-фон. Могут быть даны и паспортные данные.

77

Образцы оформления заявления о приеме на работу 1.

ЗАЯВЛЕНИЕ Генеральному директору 05.01.2005 г. ТОО «Норма» Тетдоеву С.С. от Сашина Василия Петровича, проживающего по адресу: 123242, Москва, ул. Красная Пресня, д. 9, корп. 1, кв. 4

Прошу принять меня на работу на должность главного бухгалтера. Подпись В.П. Сашин

2. Генеральному директору ТОО «Норма» Тетдоеву С.С. от Сашина Василия Петровича, проживающего по адресу: 123242, Москва, ул. Красная Пресня, д. 9, корп. 1, кв. 4

Заявление Прошу принять меня на работу на должность главного бухгалтера.

05.01.2005 г. Подпись (В.П. Сашин)

Заявления составляют сотрудники организаций, когда хотят реа-лизовать свое право на отпуск, перевод в другое структурное подраз-деление, увольнение. В этих случаях на заявлении обязательно ука-зывается название структурного подразделения, где работает заяви-тель, а в состав подписи включается наименование его должности.

При составлении заявления используют клишированные формы: 1) для выражения просьбы: прошу + инфинитив (разрешить,

допустить и т. д.); прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и т. д.);

78

2) для ввода аргументации: ввиду того, что...; в связи с тем, что...; на основании того, что...; потому что...; так как...; учитывая (что?)...

Заявление визируется лицами, непосредственно заинтересован-ными в решении вопроса: начальником структурного подразделе-ния, где работает (или собирается работать) заявитель, начальником отдела кадров, заместителем директора, бухгалтером и др.

Заявление может быть написано и на бланке с трафаретным текстом, в который работником могут быть внесены дополнения.

Образец бланка с трафаретным текстом (заполняется от руки)

ЗАЯВЛЕНИЕ Директору__________________________ 11.05.2005 г. (или другое название должности) ___________________________ (наименование предприятия или учреждения) от_________________________ (фамилия, имя, отчество, адрес) Прошу принять меня с 12.05.2005 г. на работу в (структурное

подразделение) _________________________________________________

на должность (или по профессии) ______________________________________________________________________________ Подпись И.О. Фамилия

Автобиография

Автобиография – документ, который автор составляет само-стоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существу-ет, составляется она в произвольной форме. Однако в автобиогра-фии должны содержаться все необходимые данные, установлен-ные для этого вида документа. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при по-ступлении на работу или учебу). Форма изложения повествова-тельная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жиз-ненном пути, деловой квалификации и, возможно, общественно-политической деятельности автора.

79

Основные структурные компоненты автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фа-милия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место ра-боты и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

Образец автобиографии

Автобиография

Я, Павлова Надежда Васильевна, родилась 22 июля 1956 г. в

г. Владимире. В 1963 г. поступила в среднюю школу № 23 г. Владимира.

Окончила среднюю школу в 1973 г. Одновременно занималась в городской музыкальной школе по классу скрипки, окончила шко-лу в 1971 г.

В 1973 г. поступила в педагогический институт на факультет иностранных языков (дневное отделение). Окончила с отличием институт в 1978 г. по специальности «Учитель английского языка».

В 1978 г. поступила на работу в школу № 3 г. Владимира учи-телем английского языка, где работаю по настоящее время.

Отец, Павлов Василий Иванович, – пенсионер. Мать, Павлова Анна Сергеевна, – бухгалтер магазина № 14.

Не замужем. Домашний адрес: г. Владимир, ул. Пушкина, д. 6, кв. 18.

Дата Подпись Н.В. Павлова

Доверенность

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо пре-доставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего – получить что-либо).

Расположение частей доверенности: 1) наименование документа пишется в центре строки; 2) текст начинается с красной строки;

80

3) дата – слева, подпись – справа; 4) под датой и подписью необходимо предусмотреть место,

чтобы заверить документ. При составлении доверенности используются клишированные

формы: Кто? + доверяю + кому? + инфинитив (например: получить).

Образец доверенности

Доверенность

Я, студент третьего курса экономического факультета Иванов Иван Иванович, доверяю студенту третьего курса Сидорову Петру Петровичу получить мои документы в отделе кадров.

Дата Личная подпись Подпись студента Иванова И.И. удостоверяю Дата Название должности Личная подпись

81

ЗАДАНИЯ

Задание 1. Раскройте скобки, выбрав нужное слово. 1. Один из факторов увеличения производительности труда

шахтеров – (бережное, бережливое) отношение к технике. 2. При-боры помогают установить, какие детали являются (браковочны-ми, бракованными). 3. На этом предприятии существуют (выбор-ные, выборочные) должности. 4. По решению жюри (дипломника-ми, дипломантами) конкурса стали два самодеятельных оркестра из Ярославской области. 5. Не стоит (загораживаться, отгоражи-ваться) от общественных интересов. 6. Группа экспериментаторов (изготовила, приготовила) нестандартные штампы и резцы для по-следующей обработки деталей. 7. Регистрация (командированных, командировочных) проходит в вестибюле. 8. Размеры (оплаты, платы) за ремонт бытовых электроприборов определены дейст-вующим прейскурантом. 9. В новых районах города будут откры-ты (специальные, специализированные) магазины по продаже ме-бели. 10. Чтобы добиться успеха, нужно (принять, предпринять) (эффективные, эффектные) меры.

Задание 2. Прочитайте предложения и определите их стиль. Обратите внимание на выделенные слова и скажите, какой стиль они характеризуют.

1. В соответствии с настоящим договором Арендатор обя-зуется нести полную ответственность за все убытки, которые он может причинить Арендодателю вследствие использования земли не по прямому назначению либо вследствие своих неком-петентных действий. 2. За неисполнение или ненадлежащее ис-полнение условий настоящего договора стороны несут ответ-ственность согласно законодательству Российской Федерации. 3. В случае принятия учредителем решения о реорганизации или ликвидации предприятия (за исключением случаев, когда пред-приятие признано банкротом) трудовой коллектив предприятия вправе потребовать передачи предприятия в аренду или преобра-зования его в иную организационно-правовую форму собствен-ности. 4. На основании вышеизложенного мы, учредители АО «Вымпел», принимаем на себя обязательства по организа-ции и регистрации названного АО.

Задание 3. В приведенных предложениях найдите и подчерк-ните отглагольные существительные, характерные для офици-

82

ально-делового стиля. Скажите, какой частью речи выражено сказуемое в безличных предложениях.

1. В выделении дополнительных фондов тресту отказано. 2. Рез-кое торможение автомобиля на скользких участках дороги может привести к его заносу и опрокидыванию. 3. Оплата заказа гаранти-руется. 4. Дублением кож называется их обработка с помощью вы-мачивания в специальных растворах. 5. В результате расследования установлено, что пожар возник из-за неисправностей в системе электропроводки. 6. Ржавлению подвержено большинство метал-лов, не покрытых каким-либо защитным слоем.

Задание 4. Прочитайте предложения, раскрывая скобки там, где это нужно. Устно определите стиль предложений. Охарак-теризуйте употребленные в них предлоги и союзы.

1. Товарищеский суд прекращает дело за примирением (участ-ники спора). 2. Ребята снова играют вместе, потому что они по-мирились. 3. Сезонными признаются работы, которые в силу (при-родные и климатические условия) выполняются не круглый год, а в течение определенного периода. 4. Мы не могли выйти на улицу из-за проливного дождя. 5. В соответствии с (действующее зако-нодательство) авторам изобретений могут быть присвоены почет-ные звания. 6. Ему дали большую премию, поскольку он сконст-руировал новый станок. 7. В целях (подготовка) юношей к военной службе в школах организуются специальные секции. 8. Он начал усиленно заниматься спортом, чтобы подготовиться к армии. 9. Способность гражданина приобретать гражданские права воз-никает в полном объеме с наступлением совершеннолетия, т. е. по достижении (восемнадцатилетний возраст). 10. Когда ей испол-нилось восемнадцать лет, они поженились.

Задание 5. Объясните и запомните правописание названий следующих органов и организаций.

1. Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Государственной Думы, Совет Безопасности Российской Федерации, Администрация Президента Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.

2. Министерство внешних экономических связей и торговли Российской Федерации, Государственный высший аттестацион-ный комитет Российской Федерации; Федеральная служба по финансовым рынкам, Федеральная комиссия по недвижимому имуществу и оценке недвижимости, Главное территориальное управление Президента Российской Федерации, Российский союз

83

промышленников и предпринимателей, Федеральный горный и промышленный надзор России, Консультативный совет по ино-странным инвестициям в России.

3. Новокузнецкий алюминиевый завод, Челябинский метал-лургический комбинат, Российская агрохимическая компания, Российская академия наук, Военно-воздушная академия имени Ю.А. Гагарина, Государственный университет – Высшая школа экономики, Институт оптики атмосферы Сибирского отделения Российской академии наук, Российская государственная библио-тека, Всероссийский выставочный центр, Московская государст-венная консерватория имени П.И. Чайковского, Московский хи-мический лицей.

4. Международный Славянский культурный центр, Государст-венная Оружейная палата, Государственный Русский музей, Цен-тральный дом литераторов, Большой Кремлевский дворец (но: Го-сударственный Кремлевский дворец), Государственный историко-культурный музей-заповедник «Московский Кремль» – Государ-ственные музеи Московского Кремля, Дворец творчества для де-тей и юношества, дворцы спорта, Зимний дворец, Дом союзов, дом отдыха, Московский городской дом учителя, Всероссийское му-зейное объединение «Государственная Третьяковская галерея».

Задание 6. Найдите в данных предложениях последовательное «нанизывание» падежей. Объясните, чем оно вызвано. Трансфор-мируйте эти предложения для устного высказывания. Свои вари-анты напишите.

1. Направляем акт проверки причины протекания полов душе-вых помещений бытовок заготовительного цеха завода для приня-тия конкретных мер по ликвидации дефектов и сдачи корпусов в эксплуатацию. 2. Для выполнения требования устранения отстава-ния производства деталей намечены конкретные мероприятия. 3. Мы должны поставить вопрос о воспитании населения в духе улучшения отношения к проведению мероприятий по озеленению города. 4. Факт уклонения арендатора от внесения арендной платы подтверждается решением арбитражного суда Н-ской области.

Задание 7. Прочитайте предложения, взятые из различных документов. Найдите в них ошибки. Прокомментируйте допу-щенные ошибки и исправьте их.

1. Пришлось ознакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. 2. Эта проблема с каждым днем ухудшается. 3. В этом главное место переживаемого момента. 4. Он пытался провозгла-сить на практике свои идеи. 5. Коллектив завода принял обязатель-

84

ство ускорить выпуск новой модели. 6. Мы рассмотрели вопрос со-гласно полученного заявления. 7. В обсуждении принял участие за-ведующий кафедры социологии. 8. В 2004 г. на предприятие были приняты двадцать один специалист. 9. В наше предприятие распре-делены на работу молодые специалисты выпуска 2005 г. 10. В связи с предварительной договоренностью предлагаем Вам необходимые документы. 11. Мы признаем о том, что проект станка неудачный. 12. Институт ходатайствует о постоянной прописке в Москве со-труднику Стеценко И.И. 13. Взяв без разрешения это оборудование на складе, у него начались неприятности с начальством. 14. Зарпла-та не была выплачена пятистам сорок двум рабочим. 15. Рабочие, что допустили брак, получили выговор.

Задание 8. Подчеркните в предложениях случаи неудачного употребления глагола в составе устойчивых словосочетаний и отметьте другие возможные недочеты.

I. 1. Не нужно из этого факта строить проблему. 2. Спикеру бы-ло рекомендовано не делать напрасных обещаний. 3. Комитет сде-лал компромиссное решение без совета с экспертами. 4. По вечерам профессор дает лекции студентам заочного отделения. 5. Эта ком-пания вложила значительный вклад в освоение месторождений Се-вера. 6. Нам необходимо поставить широкомасштабные исследова-ния. 7. Эти слова окончательно подорвали терпение депутатов. 8. Нужно сказать должное идее президента. 9. Нужно держать свое обещание. 10. Нам кажется, что не следует ставить чрезмерные тре-бования перед своими партнерами. 11. Некоторые считают, что женщина в космосе только причиняет трудности.

II. 1. Действия наемников подставили под угрозу границы го-сударства. 2. Тело погибшего будет передано земле. 3. Прибалтика тоже подпадает в зону интересов США. 4. Таджикистан – страна, которая предвкусила плоды тоталитаризма.

Задание 9. Найдите и исправьте ошибки в именной части устойчивых сочетаний (искажение формы, замена именного ком-понента). Напишите свой варианты.

1. Чтобы получить заказ, мы пошли в сговор с одной из част-ных фирм. 2. Выступление, которое держал депутат, носило про-вокационный характер. 3. Спикер парламента провел двухчасовой разговор с учеными Сибири. 4. Нужно отдать ему честь: этот чело-век добился реабилитации своего репрессированного деда. 5. Не-легкая нагрузка выпала на солдат, которые охраняли территорию, прилегающую к заставе. 6. Нет причин впадать в паническое на-строение. 7. Передача наводит размышления на то, что необходи-

85

мо менять всю структуру программы. 8. По-моему, такая власть авторитета не вызывает. 9. На чемпионате мира команда одержала ряд успехов. 10. Угрозы энергетиков отключить электричество во всем регионе переходят все рамки. 11. Изучение литературы в школе пущено на анархию.

Задание 10. Прочитайте предложения, устно исправьте ошибки, связанные с неоправданным расширением или сокращени-ем состава устойчивых сочетаний.

1. Большая часть населения находится за чертой уровня бедно-сти. 2. Нашей делегации выпало подписать договор о дружбе меж-ду двумя областями. 3. Программы местного телевидения остав-ляют желать много лучшего. 4. Несвоевременные выборы могут повлечь государственный переворот в стране. 5. Партнеры начали выдвигать разного рода варианты, не имеющие общего с действи-тельностью. 6. Петр I заложил русскую школу военного искусства. 7. Полученным приказом было положено втягивание войск в бое-вые действия.

Задание 11. Прочитайте предложения, исправьте ошибки в грамматической форме слов, примыкающих к устойчивым обо-ротам, а также ошибки другого рода, обусловливающие стили-стические изъяны. Напишите правильные варианты.

1. В ночь с 24 на 25 декабря (по старому стилю) – сочельник, ко-торый подводит черту под прожитый год. 2. Оружие – это товар, на который страна не испытывала дефициты. 3. Журналисты поблаго-дарили премьер-министра за то время, которое он уделил для них. 4. Мы не всегда отдаем отчет тому, как важны праздники в нашей жизни. 5. Узнав о катастрофе военного самолета, министр обороны выразил сожаление случившимся. 6. В начале 1990-х годов россий-ские историки, используя ставшие доступными архивные материа-лы, обратили большое внимание к новому освещению советского периода. 7. Решение парламента может придать новый импульс для нагнетания напряженности в республике. 8. В ответ на просьбу жи-телей города о помощи в разрешении конфликта депутат заявил, что не имеет к этому возможности. 9. Участники встречи руководителей профсоюзов выразили поддержку президента страны. 10. Велика роль, которую играют события, происходящие в приграничных рай-онах, на обстановку в этой республике. 11. Чемпион мира заявил о своем согласии принять участие на этих соревнованиях.

Задание 12. Прочитайте фрагменты распорядительных доку-ментов, обратите внимание на особенности языкового оформления распорядительной документации. Исправьте обнаруженные ошибки.

86

1. Планово-экономическому отделу совместно с ООО «...» установить, какое подразделение ООО «...» будет осуществлять оформление поручений на импорт товаров номенклатуры В/О «СХЭ» и довести до сведения фирм объединения.

2. Строго указать директору фирмы т.___________ на отсутст-вие с ее стороны должного контроля за состоянием делопроизвод-ства на фирме. Принять меры к исключению подобных случаев в дальнейшем.

3. Указать директору фирмы т. ______________ на отмеченные недостатки в работе и недолжное состояние исполнительской дис-циплины на фирме.

4. На заменяющуюся машинистку 1-й категории возлагаются обязанности отсутствующей машинистки 1-й категории в полном объеме работы на данном участке в соответствии с должностной инструкцией...

Задание 13. Проанализируйте предложенные тексты. Обра-тите внимание на допущенные ошибки, связанные как с непра-вильным расположением материала, так и с формой изложения. Исправьте, если возможно, эти тексты или напишите новые, ос-новываясь на приведенных.

ПРИКАЗ

Во исполнение решения коллегии Министерства угольной промышленности приказываю:

ввести в действие... обязать главного инженера... утвердить сетевой график... Контроль за исполнением приказа возложить на... Директор РАСПОРЯЖЕНИЕ № 01-06-15 г. Москва «___»________2005 г.

Деканам факультетов, заведующим кафедр,

руководителям научных и исследовательских

структур университета

87

В связи с участившимися случаями оставления незакрытыми рабочих помещений (кабинеты, комнаты, аудитории), в которых находится дорогостоящее оборудование

Предписываю:... Начальник Хозяйственно-эксплуатационного управления И.П. Иванов

Приказ по автобазе № 26

№ 234 26 августа 2005 г. Освободить от работы в должности диспетчера Новикову Ли-

дию Павловну, поступившую на работу 21 июня 1998 г., с 27 авгу-ста 2005 г. согласно личного заявления.

Директор автобазы Личная подпись

Задание 14. Составьте проект приказа по Новокузнецкому алюминиевому заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение ра-бочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распо-рядительной части и необходимые реквизиты укажите само-стоятельно.

Задание 15. Напишите проект приказа по ОАО «Атлант» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.02.2005 по 01.09.2005. В акте ревизии зафиксированы следую-щие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведую-щего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излишки листо-вой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допуска-ется необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и за-пасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим

88

складским хозяйством Яковлевым И.П. несвоевременно отгруже-на поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 100 тыс. рублей. Другие реквизиты укажите са-мостоятельно.

Задание 16. Составьте приказ по строительному кооперати-ву «Запуск» о неправильном использовании строительных отхо-дов. Во вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заклю-чительной части следует предложить заведующему складом ор-ганизовать работу по реализации отходов частным лицам.

Задание 17. Составьте проект решения Совета директоров российских предприятий о подготовке к выставке технических достижений и новых технологий. В констатирующей части ука-жите, что в июне 200... г. в Нижнем Новгороде будет проводить-ся выставка технических достижений и новых технологий и что Совет считает возможным участие в ней российских предпри-ятий. В распорядительной части следует назначить директора завода «Импульс» Т.П. Михайлова ответственным представите-лем на выставке, поручить ему составить список предприятий, готовых принять участие в выставке к 01.03.200...г.; предложить издательству «Флинта» разработать и изготовить печатный материал о представленных достижениях к 03.05.200...г.; ука-зать на необходимость произвести оплату участия и аренды вы-ставочных павильонов до 15.05.200...г. бухгалтериям предпри-ятий-участников; возложить контроль за исполнением решения на заместителя директора фабрики «Горизонт» В.С. Вавилова. Правильно расположите и оформите материал.

Задание 18. Найдите ошибки в тексте документа, охаракте-ризуйте и исправьте их.

Выписка

из протокола общего собрания рабочих и служащих Главволговятскстроя

Повестка дня

1. Об открытии новой фабрики-прачечной к Новому году – похвальном желании освободить наших женщин-тружениц от до-машних хлопот.

89

Выступавшие отметили бойкое начало строительства нового комбината. Коллектив строителей седьмого треста в короткий срок возвели корпус. Настала пора включаться в создание фабрики суб-подрядным организациям: это тресту № 12, Волгонефтехиммон-тажу и др. Но руководители этих предприятий не спешат посылать на объект рабочих.

Стройку лихорадит от нехватки бетона, раствора. В этом пови-нен трест № 14.

Собрание решило: Обязать Волговятскстрой провести выездное совещание непо-

средственно на объекте в десятидневный срок и перейти от слов к делу, воздав всем виновным организациям по заслугам.

Задание 19. Определите тип служебного документа. Найдите ошибки, допущенные автором этой деловой бумаги. Прокоммен-тируйте ошибки и отредактируйте текст.

Производственное объединение Начальнику шахты по добыче железной руды Макарову К.М. «Крымчермет» Шахта «Юзовская» 10.05.2005 г. № 67 О нарушении производственной дисциплины 9 мая 2005 г. во второй смене во время моего дежурства был

разорван силовой кабель, питающий освещение штреков. В следствии плохой закрепленности передвижной установки

МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезжание на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безо-пасности при эксплуатации передвижной установки – рабочий Егоров С.С.

Егоров С.С. ранее также нарушал правила техники безопасно-сти, за что имел взыскания.

Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия на Егорова С.С.

Горный мастер Подпись П.П. Потапов

90

Задание 20. Прочитайте текст докладной записки. Найдите ошибки, допущенные ее автором. Отредактируйте и правильно оформите текст документа.

Докладная записка Председателю правления колхоза «Заря»

тов. Краснову Г.Ф. Сдача объекта в вашем колхозе задерживается по вине прав-

ления. Окончание строительства автоматизированной линии по раздаче кормов на животноводческой ферме в д. Матвеевка сры-вается из-за отсутствия на месте нужного диаметра труб для во-допровода.

Обращаю ваше внимание на вашу личную заинтересованность за окончание строительства до наступления периода содержания скота на фермах.

И. о. гл. инженера стройуправления Мешков Н.И.

Задание 21. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о необходимости обеспечения отдела четырьмя компьютерами. Остальные данные укажите само-стоятельно.

Задание 22. А. Составьте докладную записку от имени на-чальника отдела руководителю предприятия о факте невыполне-ния распоряжения о монтаже оборудования на участке по причи-не слабого контроля со стороны главного механика. Остальные данные укажите самостоятельно. Б. Составьте объяснительную записку от имени главного механика. Помните о том, что доку-мент должен быть убедительно написан и правильно оформлен.

Задание 23. Составьте докладную записку, состоящую из двух частей – констатации сложившейся сложной ситуации в вашем учреждении и ваших предложений по ее разрешению. Укажите необходимые реквизиты.

Задание 24. Изложите текст любой выбранной Вами сказки в стиле официально-деловой речи. Составьте все возможные (применительно к этому тексту) типы распорядительных доку-ментов, используя необходимый стиль и соответствующие рек-визиты.

Задание 25. Прочитайте текст донесения из юмористическо-го рассказа А.П. Чехова. Напишите свой вариант, соответст-вующий современным языковым требованиям.

91

Его благородию г. Приставу 2-го стана

ДОНЕСЕНИЕ Честь имею донести Вашему благородию, что в Михайловской

роще близ Старой балки, перейдя мостик, усмотрен мною без вся-ких признаков жизни повесившийся труп мертвого человека, на-звавшийся, как видно из бумаг, отставным рядовым Степаном Максимовым Качаговым 51 года. Из сумы и прочих рубищ явству-ет, что он нищий. Кроме веревки, никаких последствий на теле не оказалось, вещи же полностью при нем. Причины такого само-убийства мною не обнаружены, но все от водки. Жабровские му-жики видели, как он выходил из кабака. Прикажете протокол пи-сать или вашего благородия дождаться?

Урядник Денис Ч.

Задание 26. Прочитайте образцы писем. Обратите внимание на оформление. Установите: сколько фирм участвует в перепис-ке; каковы взаимоотношения между этими организациями; си-туации, в которых эти письма были написаны. Попытайтесь охарактеризовать участников переписки как деловых партнеров. Задание выполняется устно.

1.

АО «АТЛЕТ» Директору 103001, Москва, АО «Эльф» ул. Спиридоновка, 8 г-ну Иванову А.С. тел. факс 103104, Москва, р/сч. ул. Исаковского, 21 19.04.2005 г. № 25-45 На №_____ от _____ О посылке каталогов

Уважаемый Алексей Сергеевич! В связи с тем, что Ваша фирма является эксклюзивным по-

ставщиком копировальной техники фирмы «Toshiba» на россий-

92

ский рынок, прошу Вас выслать нам по одному экземпляру иллю-стрированных каталогов копировальных машин, рекламированных Вами в журнале «Компьютерные новости» № 5 за 2005 г.

Директор АО «АТЛЕТ» Подпись А.В. Антонов

2.

АО «АТЛЕТ» Директору 103001, Москва, АО «Норма» ул. Спиридоновка, 8 г-ну Стахову А.Б. тел. факс 113162, Москва, р/сч. ул. Хавская,1 19.04.2005 г. № 25-46 на № ___ от ____ О поставке копировальной техники

Уважаемый Алексей Борисович! Сообщаем, что Ваша просьба о поставке копировальной тех-

ники фирмы «Toshiba» не может быть выполнена из-за отсутст-вия указанных Вами модификаций аппаратов на складе в на-стоящее время.

Директор Подпись А.В. Антонов

3.

АО «АТЛЕТ» Директору 103001, Москва, АО «Норма» ул. Спиридоновка, 8 г-ну Стахову А.Б. тел. факс 113162, Москва, р/сч. ул. Хавская, 1 09.06.2005 г. № 30-65 на № ___ от ___

93

Об оплате счета Уважаемый Алексей Борисович!

Напоминаем Вам о том, что в соответствии с договором № 345 о поставке комплектующих изделий и расходных материалов Ва-ша задолженность по оплате составляет 120 000 рублей.

Просим Вас оплатить счет не позднее 15.06.2005 г. Директор Подпись А.В. Антонов

4.

АО «Эльф» Директору фирмы 103104, Москва, «АТЛЕТ» ул. Исаковского, 21 г-ну Антонову А.В. тел.____________ факс___________ 103001, Москва, р/сч.___________ ул. Спиридоновка, 8 12.05.2005 г. № 12-25

О поставке комплектующих изделий Уважаемый Александр Владимирович!

Руководство фирмы «Эльф», рассмотрев Ваше письмо от 25.04.2005, сообщает: фирма готова поставлять комплектующие изделия и расходные материалы.

Переговоры об условиях поставки проведут руководители от-делов фирмы. Предполагаемое время переговоров 11.07.2005 г.

Директор Подпись А.С. Иванов

5.

Выставочный центр «Экспоцентр» 103014, Москва, Красногвардейский бульвар, 2 тел. факс р/сч.

94

Об открытии выставки 19 мая с. г. откроется экспозиция систем связи, средств теле-

коммуникаций, компьютеров и оргтехники «Связь-Экспоком». Заявки на участие в выставке просьба направлять до 10 мая по

адресу: 103014, Москва, Красногвардейский бульвар, 2. Телефон «Экспоцентра»: 255-37-99.

Задание 27. Прочитайте языковые обороты, взятые из дело-вой корреспонденции. Устно предложите более короткую (пра-вильную) запись этих оборотов без потери информативности.

Абсолютно новый документ; собранные вместе материалы; продолжающиеся далее инциденты; сотрудничать вместе с Вами; каждый в отдельности считает, что...; приложенное при этом заяв-ление; точно совпадающие данные; повторите снова Ваше пред-ложение; все еще остается нерешенным; я прошу Вас.

Задание 28. Прочитайте предложения. Прокомментируйте и письменно исправьте допущенные ошибки.

1. Пишите Ваши инициалы полностью. 2. Сообщаем наши рек-визиты: Москва, 123298. Ул. Народного Ополчения. 3. Сим пись-мом извещаем Вас, что вышепоименованный документ приобщаем к делу. 4. Не откажите нам в любезности и пришлите, если это Вас не затруднит, проект Устава фирмы. 5. Институт просит предста-вить Ваши экспонаты для выставки в приемлемом для экспониро-вания виде. 6. Направляем Вам откорректированный вариант про-екта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить. 7. Об-ращаюсь к Вам с убедительной просьбой прислать срочно необхо-димую документацию. 8. Мы просили бы Вас сообщить нам ре-зультаты эксперимента.

Задание 29. Представьте, что Вам нужно подготовить дело-вые бумаги в следующих ситуациях.

1.

Ваша фирма сотрудничает с организацией, поставляющей вам какие-либо товары. На последней встрече представителей фирм была достигнута договоренность о поставке новой партии товаров. Вам поручено написать письмо, в котором необходимо подтвер-

95

дить достигнутую договоренность и запросить информацию об условиях этой поставки. Название товаров выберите сами.

Напишите текст такого письма-запроса, указав: 1) адрес отправителя (любой) и другие необходимые реквизиты; 2) название должности получателя, адрес (любой) и другие не-

обходимые реквизиты; 3) дату отправления письма; 4) тему письма. В основной части письма следует: 1) обратиться к адресату; 2) указать основание написания письма; 3) выразить просьбу о поставке новой партии товаров с ука-

занием условий, возможных льгот; 4) выразить дополнительную просьбу об указании веса, стои-

мости упаковки, возможных сроках поставки, направлении тех-нической спецификации;

5) закончить письмо соответствующей формулой речевого этикета, написать, что ожидаете ответа.

2.

Вы – представитель фирмы, сотрудничающей с организаци-ей, которая сообщила вам о проведении международной вы-ставки. Ваша фирма хочет участвовать в этой выставке. Для участия в ней вы подготовили необходимые материалы (соот-ветствующую заявку, список товаров, которые будут экспони-роваться на выставке, а также проспекты, каталоги с подробны-ми характеристиками этих товаров), обычно посылаемые с сопроводительным письмом.

Напишите текст такого сопроводительного письма, указав: 1) адрес отправителя (любой) и другие необходимые реквизиты; 2) название должности получателя, адрес (любой) и другие не-

обходимые реквизиты; 3) дату отправления письма; 4) тему письма. В основной части письма следует: 1) обратиться к адресату; 2) описать содержание направляемых материалов; 3) закончить письмо формулой речевого этикета; 4) указать на наличие приложения и кратко описать его со-

держание.

96

3.

Вы – представитель фирмы, сотрудничающей с организацией, которая сделала вам предложение на поставку партии товаров. Ваша фирма направила это предложение своему заказчику, но от-вета от него пока не получила. Вам поручено написать об этом ру-ководителю фирмы.

Напишите такое письмо-ответ, указав: 1) адрес отправителя (любой) и другие необходимые реквизиты; 2) название должности получателя, адрес (любой) и другие не-

обходимые реквизиты; 3) дату отправления письма; 4) тему письма. В основной части письма следует: 1) обратиться к адресату; 2) подтвердить получение письма и поблагодарить за него; 3) сообщить о невозможности дать окончательный ответ на

предложение и объяснить причины этого; 4) указать сроки окончательного решения, условия, при кото-

рых ответ может быть положительным; 5) указать, что будет означать отсутствие вашего ответа

после указанного срока; 6) закончить письмо соответствующей формулой речевого

этикета.

4.

Вы – представитель фирмы, сотрудничающей с организацией, от которой получили предложение на поставку партии товаров. Ваша фирма вынуждена отказаться от этого предложения, так как ее не устраивают цены или условия поставок (либо этому мешают какие-то другие обстоятельства).

Напишите текст письма-отказа от предложения, указав: 1) адрес отправителя (любой) и другие необходимые реквизиты; 2) название должности получателя, адрес (любой) и другие не-

обходимые реквизиты; 3) дату отправления письма; 4) тему письма. В основной части письма следует: 1) обратиться к адресату; 2) подтвердить получение письма с деловым предложением и

поблагодарить за него;

97

3) сообщить об отказе фирмы от полученного предложения, выразив при этом сожаление и объяснив причины отказа;

4) выразить надежду на более успешное сотрудничество в бу-дущем.

Закончите письмо соответствующей формулой речевого этикета.

5.

Ваша фирма сотрудничает с организацией, от которой она только что получила партию товара. При вскрытии товара вы об-наружили ряд дефектов. Вам поручено написать письмо-рекламацию.

Напишите такое письмо, указав: 1) адрес отправителя (любой) и другие необходимые реквизиты; 2) название должности получателя, адрес (любой) и другие не-

обходимые реквизиты; 3) дату отправления письма; 4) тему письма. В основной части письма следует: 1) обратиться к адресату; 2) подтвердить получение товара и сопроводительного доку-

мента к нему; 3) сообщить о фактах несоблюдения контракта (например, о

недокомплектовании или о повреждении товара), высказать предположение о причинах повреждения товара;

4) сообщить о направлении адресату соответствующего до-кумента об указанных фактах;

5) обратиться с просьбой ликвидировать повреждения, допо-ставить товар в полном объеме;

6) выразить надежду на то, что подобное в будущем не по-вторится.

Закончите письмо соответствующей формулой речевого эти-кета, не забудьте упомянуть о наличии приложения.

6.

Сотрудничающая с вами фирма известила вас о причинах за-держки выполнения контрактных обязательств доставки товаров (в частности, по вине завода-изготовителя, который, в свою очередь, испытывает большие трудности с материалами, необходимыми для производства этих товаров). В связи с этим фирма предполага-

98

ет, что в текущем году ей удастся поставить определенное количе-ство товарных единиц, и просит перенести срок поставки осталь-ного количества на следующий год.

Вам поручено написать ответное письмо о согласии на перенос сроков поставки, однако в пределах текущего года.

Напишите текст такого письма, указав: 1) адрес отправителя (любой) и другие необходимые реквизиты; 2) название должности получателя, адрес (любой) и другие не-

обходимые реквизиты; 3) дату отправления письма; 4) тему письма. В основной части письма следует: 1) обратиться к адресату; 2) подтвердить получение письма, указать, что полученная

информация принята к сведению; 3) выразить надежду, что положение изменится; 4) сообщить, что просьба адресата принимается частично,

пояснив, что принимается, а что нет; 5) напомнить адресату о необходимости соблюдать кон-

трактные сроки; Закончите письмо соответствующей формулой речевого эти-

кета.

7.

Ваша фирма получила от сотрудничающей с вами организации письмо следующего содержания: «...С благодарностью подтвер-ждаем получение Вашего предложения на поставку запрашивае-мых нами товаров. Мы согласны с предложенными Вами количе-ством товара и сроками поставки. Однако хотелось бы при встрече обсудить вопрос о цене товара...».

Вам поручено подготовить ответное письмо с объяснением, на основании чего были определены соответствующие расценки, и предложить пути урегулирования данного вопроса.

Напишите текст такого письма, указав: 1) адрес отправителя (любой) и другие необходимые реквизиты; 2) название должности получателя, адрес (любой) и другие не-

обходимые реквизиты; 3) дату отправления письма; 4) тему письма. В основной части письма следует:

99

1) обратиться к адресату; 2) подтвердить получение письма и сообщить, на основании

чего были предложены соответствующие расценки; 3) предложить встречу для решения вопроса о ценах; 4) запросить место и время такой встречи; Закончите письмо соответствующей формулой речевого

этикета. Задание 30. Руководствуясь нормами составления деловых

бумаг, напишите: 1) письмо-просьбу городского управления пассажирских пере-

возок Московскому производственному объединению «Фортуна» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов; письмо-отказ, указав причину отказа;

2) письмо-просьбу производственного объединения «Элегант» о поставке портьерной ткани и текстиля для пошива мужской одежды; письмо адресуйте СП «Текстиль»;

3) письмо-просьбу фирмы «Сюрприз» в адрес дирекции Центра международной торговли (ЦМТ) об участии в международной выставке упаковки продуктов питания; письмо-ответ дирекции ЦМТ (отказ и приглашение).

Задание 31. Скажите, какие письма Вы составили бы в сле-дующих ситуациях.

1. Фирма «АКИТА» поставила в Россию большую партию поль-ского шампуня, срок годности которого истек в прошлом году.

2. Фирма «Вектор» намерена обучить группу сотрудников ра-боте в пакете прикладных программ ECXEL и хочет сделать заказ на проведение соответствующих занятий на фирме IBS.

3. Государственная торговая компания «Продторг» обращается в немецкую фирму «Маав» по вопросу поставки в Россию эколо-гически чистого детского питания.

Задание 32. Проанализируйте тексты писем, найдите ошибки, напишите исправленные и верно оформленные варианты писем.

1.

Уважаемые господа! Мы ссылаемся на Вашу рекламу современных женских плащей

в журнале «...». Пожалуйста, пришлите Ваши каталоги и прейску-ранты на полный ассортимент плащей и сходных с ними головных уборов. К Вашему сведению, мы являемся одним из самых боль-ших универмагов в России и стремимся к расширению ассорти-

100

мента путем предложения фасонов из других стран Европы. Если Ваши цены конкурентные, то Вы получите большой заказ.

С уважением Петров И.И.

2.

Уважаемые господа! Во время моего пребывания в Вашем городе две недели назад,

я посетил выставку, где мне очень понравился товар, что демонст-рировался на Вашем стенде. Я прилагаю список наименований, которые мне требуются, и был бы рад получить Ваше предложе-ние как можно скорее. Моя компания интересуется всеми типами товаров, и если у Вас есть другие изделия, мы бы хотели получить детальную информацию о них.

С уважением Петров И.И.

3.

Уважаемые господа! Так как мы являемся одним из ведущих производителей сти-

ральных машин, нам требуется большое количество электромото-ров мощностью от 0,1 до 0,5 л. с. Не могли бы Вы сделать нам предложение на такие моторы? Пожалуйста, назначьте цены в рас-чете на ежегодный заказ на... моторов. Ждем Вашего реального предложения.

С уважением Петров И.И.

4.

Господа! Вы заинтересуетесь, услышав о нашем последнем товаре, ко-

торый мы только что представили на рынок. Наши инженеры-исследователи, наконец-то, решили ряд серьезных проблем. На-стоящий товар прошел испытание за испытанием, проводимые нашими инженерами. Мы уверены в том, что Ваш главный инже-нер захочет осмотреть этот товар в работе.

Спецификация и прейскурант прилагаются. С уважением Петров И.И.

101

5.

Уважаемые господа! Так как сезон приближается, мы должны иметь летние товары

точно к концу мая. Что касается платежа, то вышеуказанные цены нас не устраивают, поэтому предлагаем Вам представить нам трехмесячный кредит. Вы вправе обратиться к фирме «Пилот» для получения любой информации относительно нашей репутации.

Просим подтвердить получение данного письма.

С уважением Петров И.И.

6.

Уважаемые господа! После визита нашего представителя Сидорова А.М., который

он нанес Вам и в подтверждение к нашему телефонному разгово-ру, когда ему была показана Ваша коллекция весенних моделей, мы решили сделать на них подробный заказ.

Соответственно, мы настоящим размещаем заказ. Все подробности, касающиеся моделей, расцветок и размеров,

даются в прилагаемом бланке заказа №...

С уважением Петров И.И.

Задание 33. Найдите ошибки, допущенные авторами резюме, прокомментируйте и исправьте их.

Сидоров Сергей Алексеевич Адрес: 121315, г. Москва, Никольский пер., д. 1а, кв.15 Телефон: 2071819 Дата и место рождения: 12 сентября 1961 г., Москва Гражданство: Российская Федерация Семейное положение: женат, имею сына Образование: 1968–1978 – средняя школа № 30 (г. Москва).

По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации Переводчик технических текстов.

102

1978–1983 – Московский институт электронного машино-строения по специальности Электронные вычислительные ма-шины с присвоением квалификации Инженер-программист.

Опыт работы: С 1983 г. по 1992 г. – инженер НИИ «Электро-ника», с 1987 г. – начальник сектора (разрабатывал вычислитель-ные комплексы).

С 1993 г. – начальник отдела информационных систем компа-нии «Арс» (обеспечивал программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники).

Дополнительные сведения: имею опыт работы с электрон-ными таблицами, текстовыми редакторами в средах DOS и Windows, а также владею системами программирования на языках Paskal, Ci, Turbo Ci.

Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем). По требованию могу представить необходимые рекомендации.

Подпись

Костин Константин Николаевич

дата рождения: 3 октября 1968 г. Образование: 1985 – 1990 гг. – Высшая школа КГБ СССР

им. Дзержинского. Специальность – инженер-математик. 1994–1996 гг. – Всесоюзный заочный финансово-экономичес-

кий институт. Факультет «Финансы и кредит». Специальность «Банки и банковская деятельность».

Работа: с 1995 г. – по настоящее время – главный специалист Отдела внебиржевых операций Департамента ценных бумаг АКБ «Нефтехимбанк».

1994 – 1995 гг. – старший экономист Отдела ценных бумаг Финансовой компании «Круг».

1990 – 1994 гг. – офицер отдела Восьмого Управления Гене-рального штаба ВС РФ.

Личные качества: способность логически мыслить и прини-мать взвешенные решения, аккуратность, внимательность, целе-устремленность, исполнительность, творческое отношение к вы-полняемой работе, энергичность, общительность, хорошая обу-чаемость, высокая работоспособность.

Семейное положение: женат.

103

Ткачук Елена Ивановна (41 год) контактный телефон 123-45-67

высшее экономическое образование, знание ПК, финансовый директор торговой компании – 6 лет, с 1974 по 1995 год – работа на Норильском Металлургическом Комбинате, 15-летний бухгал-терский стаж на руководящей работе, знание учета в строительст-ве, торговле, инвестиционных организациях, вексельное обраще-ние, взаимозачеты, валютные операции.

Задание 34. Представьте, что вы начальник отдела кадров про-изводственной фирмы. Вам надо подобрать на вакантное место кандидатуру инженера по конкретной специальности. Какую вы хотели бы получить от кандидатов при собеседовании?

Задание 35. Вы устраиваетесь на работу или ищете работу. Составьте свое резюме, имея в виду, что данные, изложенные в нем, должны соответствовать действительности и в то же время делать вашу кандидатуру привлекательной.

Задание 36. Найдите ошибки, допущенные авторами заявле-ний, прокомментируйте и исправьте их.

Директору школы № 123 Соколовой Л.Т.

Заявление. Прошу предоставить отпуск с 10.01.06 по 20.02.06 для ухода за

больной матерью. Справка из больницы имеется. Лаборант Личная подпись И.И. Леонтьева

Начальнику механосборочного цеха № 2 Алексееву

Очень прошу предоставить мне трехдневный отпуск за свой счет с 15 февраля по 18 февраля по семейным обстоятельствам.

Токарь Смирнов Николай

Директору автобазы № 3 от Никифорова Л.Н.

Заявление Товарищ директор, к вам обращается шофер автобазы Ники-

форов по такому вопросу.

104

Очень прошу вас освободить меня на время от работы на даль-них рейсах. Я сейчас прохожу лечение в поликлинике, справку могу представить. Очень прошу не отказаться в моей просьбе и подписываюсь

Никифоров Л.Н. 2 марта 2005 г.

Задание 37. Оформите вступительную часть заявления, ука-зав, от кого оно и кому адресовано.

1. От кого подано заявление? (Константин Живаго, Серго Гу-лия, Николай Жерех, Георгий Хайндрава, Сергей Жук, Николай Фоменко, Евгений Кручина, Петр Горло).

2. Кому адресовано заявление? (Наталья Седых, Антонина Венда, Мария Мицкевич, Светлана Карась, Анна Шевченко, Елена Ремесло).

Задание 38. Напишите заявления: 1) на имя декана, аргументируя свою просьбу:

• продлить сессию; • предоставить место в общежитии; • перевести в другую группу.

2) на имя ректора, аргументируя свою просьбу: • предоставить академический отпуск; • перевести с одного факультета на другой.

3) в студенческий профком, аргументируя свою просьбу: • выделить вам материальную помощь; • предоставить путевку на одну из баз отдыха МГТУ.

Необходимые реквизиты укажите самостоятельно. Задание 39. Найдите ошибки, допущенные в документах, оха-

рактеризуйте и исправьте их.

Автобиография Я, Васильев Л.А., родился 7 июня 1974 г. в г. Москве. С 1981

года по 1989 год учился и окончил восемь классов. В 1989 посту-пил в техническое училище, где получил профессию монтажника. С 1991 года до настоящего времени работаю на стройках г. Моск-вы. Имею 4 разряд. В 1996 году окончил вечерний техникум. С 1997 назначен бригадиром комплексной бригады. Учусь в вечер-нем университете культуры.

К автобиографии прилагаю характеристику. Васильев Леонид 4 июня 2005 г.

105

Автобиография

Николаев Иван Васильевич родился 20 ноября 1970 года в се-мье служащих. С 1977 по 1987 годы учился в школе № 46, где проявил отличные организаторские способности.

С 1987 по 1992 год учился в Московском горном университете. С 1992 года работает в должности инженера на метрополитене.

Николаев Я, Колтунова Наталия, родилась в 1976 году. В 1995 году за-

кончила Высшее профессиональное училище № 301 (технический лицей при МВЭС). Обладаю навыками машинописи (русская кла-виатура – 285 ударов в минуту, латинская – 190), делопроизводст-ва, умею работать с оргтехникой, владею немецким разговорным языком. Увлекаюсь чтением, путешествиями.

21 января 2005 г. Колтунова

Задание 40. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.

Задание 41. Найдите ошибки в приведенных ниже докумен-тах, прокомментируйте и исправьте их.

Доверенность Я, Аникин В.Н., доверяю моей жене Аникиной Н.С. получить

мою зарплату за первую половину декабря.

В. Аникин 16 декабря 2005 г.

Доверенность Я, Шевчук Л.А., доверяю моему мужу Шевчук И.И. получить

мою зарплату за первую половину октября. В связи с тем, что я нахожусь в больнице.

Л.А. Шевчук

106

Задание 42. Прочитайте шуточную доверенность, написан-ную К.И. Чуковским. На чем основан юмористический эффект? Напишите доверенность в официально-деловом стиле.

Доверенность

Пусть Воронину Сергею отдадут мою зарплату. Он, как будто, человек честный и, надеюсь, денег моих не растратит.

Задание 43. Напишите доверенность, употребляя слова офи-циально-делового стиля: податель, удостоверять, причитающая-ся сумма и т. п. Все необходимые данные укажите самостоя-тельно.

107

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ГОСТ Р6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифи-цированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2003.

Примерная программа дисциплины «Русский язык и культура речи» для высших технических учебных заведений / Т.Б. Лесохина, С.Н. Белу-хина, О.А. Жилина и др. СПб.: Златоуст, 2001.

Русский язык и культура речи: Учеб. программа для всех факультетов и специальностей МГТУ им. Н.Э. Баумана / Сост. Н.Н. Романова. М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2004.

*** Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения

и официальной переписки. М.: ИВЦ «Маркетинг», 1993. Гойхман О.Я., Надеина Т.М. Речевая коммуникация / Под ред. проф.

О.Я. Гойхмана. М.: ИНФРА-М, 2005. Жилина О.А. Деловой документ: специфика языка, стиля и структуры

текста. М.: Билингва, 2000. Кобзева Т.А. Риторическая культура делового общения. М.: Изд-во

МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2005. Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. М.:

Дело, 1998. Культура устной и письменной речи делового человека: В 2 кн. /

Н.С. Водина, А.Ю. Иванова, В.С. Клюев и др. М.: Флинта: Наука, 1997. Русский язык и культура речи: Учеб.: 2-е изд., перераб. и доп. / Под

ред. О.Я. Гойхмана. М.: ИНФРА-М, 2005. Русский язык и культура речи: Учеб. для студентов вузов / Под ред.

В.И. Максимова. М.: Гардарики, 2006. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие для студентов вузов /

М.В. Невежина, Е.В. Шарохина, Е.Б. Михайлова и др. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

Штудинер М.А. Словарь образцового русского ударения. М.: Айрис-пресс, 2005.

108

ОГЛАВЛЕНИЕ Введение ...................................................................................................... 3 1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ КАК ПОДСИСТЕМА ЯЗЫКА ......... 5

1.1. Назначение, сфера функционирования, конструктивные и языковые особенности, жанров официально-делового стиля ............................... 5 1.2. Письменная деловая коммуникация. Виды служебных документов и общие правила их составления и оформления ........................................... 7

2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ ........ 15

2.1. Логические основы составления деловых бумаг ................................ 15 2.2. Основы делопроизводства. Государственные стандарты и реквизиты документов ..................................................................... 19 2.3. Служебные документы и корреспонденция ........................................ 24 2.4. Структура и композиция отдельных видов документов .................... 25

2.4.1. Организационно-распорядительные документы .................. 25 Приказ ................................................................................ 27 Решение .............................................................................. 30 Распоряжение .................................................................... 32

2.4.2. Информационно-справочные документы ............................. 33 Протокол ............................................................................ 33 Акт ...................................................................................... 42 Докладная записка ............................................................ 46 Объяснительная записка ................................................... 51

2.4.3. Деловая переписка .................................................................. 52 Виды деловых писем ......................................................... 52 Стандартные синтаксические конструкции деловых писем .................................................................................. 62 Речевой этикет делового письма ...................................... 69

3. ЧАСТНЫЕ ДЕЛОВЫЕ БУМАГИ ......................................................... 72

3.1. Виды личных документов ..................................................................... 72 3.2. Особенности оформления частной документации ............................. 72

Резюме ................................................................................ 72 Заявление ........................................................................... 75 Автобиография .................................................................. 78 Доверенность ..................................................................... 79

Задания ......................................................................................................... 81 Список литературы ..................................................................................... 107