ใบความรู้ เรื่องการติดต่อสื่อสารผ่านอีเมล์

ใบความร เรอง การตดตอสอสารผานอเมล

1. ความหมายและการท างานของอเมล 1.1 ความหมายของอเมล ค าวา E-mail (อเมล) หมายถง ไปรษณยอเลกทรอนกส (Electronic Mail) หรอ จดหมายอเลคทรอนกสทใชตดตอสอสารกนในอนเตอรเนต เปนการรบสงจดหมายถงกนผานเครอขายอนเทอรเนต การสงเอกสารขอความมลกษณะเหมอนการสงจดหมาย แตระบบคอมพวเตอรท างานใหเองไดโดยอตโนมตท าใหเกดความสะดวก รวดเรว สามารถตดตอกนไดอยางทวถงทกภมภาคทใชเครอขายอนเทอรเนต ผใชจดหมายอเลกทรอนกสจะตองมทอย (E-mail Address) เชน [email protected] [email protected] [email protected] เปนตน 1.2 ประเภทการใชงานอเมล สามารถแบงไดดงน คอ 1.2.1 Corporate E-mail คอ อเมลทหนวยงานตางๆสรางขนใหกบพนกงานหรอบคลากรในองคกรนน เชน - [email protected] คอ E-Mail ของบคลากรของส านกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐาน (สพฐ.) - [email protected] คอ E-Mail ของนกศกษามหาวทยาลยขอนแกน (มข.) 1.2.2 Free E-Mail คอ อเมลทสามารถสมครไดฟรตาม Web Mail ตางๆ เชน Microsoft (hotmail.com) Yahoo (yahoo.com) Google (www.gmail.com) เปนตน 1.3 การท างานของอเมล การสงจดหมายอเลกทรอนกสกไมตางจากการเขยนและสงจดหมายธรรมดา เพยงแตเปลยนจากกระดาษและปากกามาเปนการปอน (พมพ) ขอความลงบนเค รองคอมพวเตอรทตอเชอมกบเครอขายอนเทอรเนตแลวสงออกไปยงผรบเทานนเอง

นายจตรภทร ประทม. ครช านาญการ. โรงเรยนค านาดพทยาคม

2

รปแสดงแผนภาพการท างานอยางงายของอเมล

เครอขายอนเทอรเนตจะท าหนาทแทนบรษไปรษณย ผรบสามารถอานจดหมายผานเครองคอมพวเตอรไดทนทหรอจะสงพมพเปนเอกสารหลกฐานตางๆ กไดเชนกน สงทคณตองมในการรบสงอเมล 1. ชอ-ทอยอเมล (E-Mail Address) ของคณเอง (ผสง) คณสามารถขอใชอเมลจากผใหบรการฟรทวไป หรอจากหนวยงานของคณเองได (ถามการจดโดเมนเนมและท าระบบตไปรษณยของหนวยงาน) ส าหรบผใหบรการฟรมอยมากมายดรายละเอยดทน 2. ชอ-ทอยอเมล (E-Mail Address) ของผรบ ทคณตองการตดตอดวย 1.4 จดเดนของรบสงอเมล จดเดนทท าใหอเมล ไดรบความนยมอยางแพรหลาย เมอเปรยบเทยบกบการสงจดหมายดวยกระดาษธรรมดาหรอไปรษณยธรรมดา ๆ แลว การสงไปรษณยอเลกทรอนกสดเหมอนจะยงยากและมวธการใชสลบซบซอนกวา แตถาหากพจารณาดแลวจะพบวา ไปรษณยอเลกทรอนกสไมไดยงยากแตประการใด โดยเฉพาะในปจจบน โปรแกรมทใชรบสงไปรษณยอเลกทรอนกสไดรบการพฒนาใหใชงานไดอยางสะดวก ไมซบซอน และทส าคญ ไปรษณยอเลกทรอนกสมจดเดนกวาไปรษณยธรรมดาหลายประการ ดงน 1.4.1 ความรวดเรว ไปรษณยอเลกทรอนกสเดนทางจากทหนงไปยงอกทหนงไดรวดเรวมาก เชน เราสามารถสงไปรษณยอเลกทรอนกสจากประเทศไทยไปยงผ รบทอยทประเทศ


3

สหรฐอเมรกา ภายใน 1-5 นาทเทานนเอง ถาสงไปรษณยดวน EMS อยางเรวทสดตองใชเวลา 2-3 วน ซงเปรยบเทยบกนไมไดเลยกบความเรวของไปรษณยอเลกทรอนกส 1.4.2 ความประหยด คาใชจายในการสงไปรษณยอเลกทรอนกสถอวาต ามาก เมอเปรยบเทยบกบจดหมายธรรมดา ปกตถาเราสงจดหมายธรรมดาตองซอซอง ซอกระดาษ ซอแสตมป คาลงทะเบยนจดหมายดวน EMS ยงถาสงไปตางประเทศกตองเสยคาใชจายมากขน และถาสงเดอนละหลายฉบบ คาใชจายกยงเพมมากขน แตไปรษณยอเลกทรอนกส คาใชจายไมแพง มเพยงคาโทรศพทและคาบรการอนเทอรเนตรายเดอนทเราใชกนอยเทานน 1.4.3 ไมจ ากดระยะทาง ระยะทางเปนขอจ ากดส าคญในการตดตอสอสารกน เราไมตองเดนไปททท าการไปรษณยหรอตไปรษณยเพอสงจดหมาย เราสามารถนงอยทบานหรอทท างาน พมพและสงไปรษณยอเลกทรอนกสไดโดยไมตองเดนทางไปไหนเลย 2. รปแบบและโครงสรางของชออเมลในเบองตน รปแบบของ E-Mail นน ถาใครไดเคยเหนชอของอเมลมาบางแลว ลองมาท าความเขาใจกบ ระบบการตงชออเมลกนกอน ดงน สมมตวาใครคนหนง บอกอเมลของเขามาวา [email protected] (อานออกเสยงวา จะ-ต-ระ-พด-แอด-จ-เมล-ดอท-คอม) อเมลของเขาจะมเครองหมาย @ จะออกเสยงวา "แอด" ซงจะเปนสงทใชคนอยระหวาง ชอผใช และ โดเมนของอเมลนน ๆ เสมอ ชอของโดเมนทลงทายน อาจจะเปลยนไปไดตามชอของโดเมน ทเปดใหบรการอเมลนน ๆ ดวยเชน อาจจะลงทายดวย @hotmail.com (เวบฟรเมล Hotmail หรอ Microsoft) @yahoo.com (เวบฟรเมล Yahoo) @gmail.com (เวบฟรเมล GMail หรอ Google) @obec.go.th (สพฐ.) @moe.go.th (กระทรวงศกษาธการ) @kku.ac.th (มหาวทยาลยขอนแกน) @msu.ac.th (มหาวทยาลยมหาสารคาม) หรออะไรกไดครบ ทมเปดใหบรการ โครงสรางของ E-Mail Address ประกอบดวย 1. ชอผใช (User name) 2. ชอโดเมน (Domain Name)


4

[email protected]@gmail.com

ชอผใช (User name)ชอผใช (User name) ชอโดเมน (Domain Name)ชอโดเมน (Domain Name)

[email protected]@gmail.com

ชอผใช (User name)ชอผใช (User name) ชอโดเมน (Domain Name)ชอโดเมน (Domain Name)

รปแสดงโครงสรางของ E-Mail Address 3. ค าศพททเกยวกบอเมล 3.1 E-mail = Electronic mail คอ จดหมายอเลคทรอนคสทรอนสงกนไปมาในอนเตอรเนต 3.2 E-mail Address คอ ทอยทางอเมล คลาย ๆ กบทอยทคณจาหนาบนซองจดหมายทว ๆ ไป 3.3 Inbox หมายถง กลองหรอทส าหรบเกบอเมล ทมผสงเขามา Outbox หมายถง กลองหรอท เกบอเมล ทก าลงจะสงออกไปหาผอน 3.5 Sent Items หมายถง กลองหรอทเกบอเมล ทเราไดเคยสงออกไปหาผอนแลว 3.6 Delete Items หมายถง กลองหรอทเกบอเมล ทไดท าการลบทงจาก Inbox แตยงเกบส ารองไวอย 3.7 Drafts หมายถงกลอง หรอทเกบอเมล ส าหรบใชเกบอเมลตาง ๆ ชวคราว ซงอาจจะมหรอไมมกได 3.8 Compose หรอ New Mail จะเปนการสงอเมลใหม ไปหาผอน 3.9 Subject หมายถง หวขอของอเมลทเราจะเขยนหรอสงออกไป 3.10 Attach หมายถง การแนบไฟลเอกสาร หรอโปรแกรมตาง ๆ ไปกบอเมลฉบบนน 3.11 Address Book หมายถง สมดรายชอของอเมลตาง ๆ ทเราสามารถเกบไว เพอใหน ามาใชงานไดงายขน 3.12 Cc: (Carbon Copy) เปนการสง mail ใหกบผรบหลาย ๆ คน โดยททกคนทราบวา จดหมายฉบบน ถกท าส าเนา เพอทจะสงใหผรบหลายคน 3.13 Bcc: (Blind Carbon Copy) เปนการสง mail ใหกบผรบหลาย ๆ คนโดยททกคนไมทราบวา จดหมายฉบบนถกท าส าเนาเพอทจะสงใหผรบหลายคน 3.14 Reply หมายถง การสงตอบจดหมายกลบไปยงผสง 3.15 Forward หมายถง สงไปทงตนฉบบ


5

4. การสมครขอใชอเมล กอนทคณจะมอเมลใชนนคณจะตองม E-mail Address (ทอยอเมล) ของตวเองเสยกอน ถาคณใชบรการอนเตอรเนตโดยการสมครเปนสมาชกโดยตรงกบ ISP (ผใหบรการอนเตอรเนต) คณกจะไดรบแจงทอยอเมลของตวเองตงแตสมครสมาชกเลยแตถา ISP ไมไดใหมา กสามารถมทอยอเมลไดโดยขอจากผใหบรการอเมลในอนเตอรเนตทงทฟรและไมฟร ขอสงเกต การสมครขอใชอเมลเพอใหสามารถใชงานไดสะดวก จดจ าไดงายทงผสงและผรบควรจะ - ใชชอทสนๆ จดจ าและเขยนไดงายเปนอกษรตวเลกทงหมด - หากมชอซ ากนอาจจะใสตวเลขเขาไปดวยกได โดยเฉพาะชอของคนไทยบางทการเขยนและสะกดท าไดล าบากอาจจะใชชอยอเขาชวยแกปญหาได - พยายามหลกเลยงการเขยนดวยอกษรตวใหญตวเลกผสมกน (จดจ ายาก และถาพมพผดโอกาสทจดหมายจะสงถงเปนศนยเลยทเดยว) หรอ หลกเลยงการเขยนดวยตวใหญทงหมด 5. การสมครและการใชงาน Hotmail.com 5.1 การสมครขอใช Hotmail.com

5.1.1 เปดโปรแกรมบราวเซอร Internet Explorer หรอ IE และด าเนนการดบเบลคลกทไอคอนบราวเซอร Internet Explorer

รปแสดงไอคอนบราวเซอร Internet Explorer

5.1.2 ปรากฏหนาตางโปรแกรม ใหกรอก URL เวบอเมล คอ www.hotmail.com แลวกด Enter

รปแสดงกรอก URL เวบอเมล www.hotmail.com

www.hotmail.com


6

5.1.3 เมอพมพกจะปรากฏหนาเวบของ hotmail.com และกด (Click) ทปม ลงทะเบยน เพอด าเนนการสมครเปนสมาชกตอไป

รปแสดงโฮมเพจของเวบ www.hotmail.com

5.1.4 หลงจากนน ด าเนนการ Click ทปม รบฟร กจะปรากฏหนาเวบดงน

รปแสดงการเขาสมครรบฟรเมล

กดตรงนเพอสมครเปนสมาชก hotmail.com

Click ทปม รบฟร


7

5.1.5 ปรากฏหนาตาง ลงทะเบยนการเขาใช Windows Live เปนสวนทผสมครตองกรอกขอมล เชน E-Mail Address (Windows Live ID) รหสผาน ขอมลสวนตว เปนตน หมายเหต * คอฟลดทระบบก าหนดใหตองกรอกขอมล

รปแสดงหนาตาง ลงทะเบยนการเขาใช Windows Live

5.1.5.1 สวนสราง Windows Live ID กคอ E-Mail Address ของเรานนเอง - กรอกชอทตองการ เมอด าเนนการกรอกเรยบรอย ถาไมมนใจวามบคคลอนทตงชอนหรอไมกกดทปม ตรวจดวามคานแลวหรอไม


8

- กรณทระบบตรวจสอบแลวพบวาคานไมซ า ไมมคาน หรอเปนค าทเหมาะสม คานสามารถน าไปใชได ระบบกจะแสดงขอความดงรป (กรณตวอยางพมพเปน pennyblack1840)

รปแสดง E-Mail Address ทสามารถน าไปใชได

- กรณทตรวจดวามคานแลว หรอเปนค าทไมเหมาะสม ระบบตรวจสอบแลวพบวา ไมควรตงชอนระบบกจะแสดงขอความดงรป (กรณตวอยางพมพเปน mahamkoffice44)

รปแสดง E-Mail Address ทไมอนญาตใหน าไปใช

- หลงจากกรอกชอทตองการ สามารถท าไปใชไดแลว กเลอกชอโดเมนทตองการ คอ hotmail.com 5.1.5.2 สวนเลอกรหสผาน - กรอกรหสผานทตองการ อยางนอย 6 ตวอกษร และตวพมพเลก พมพใหญแตกตางกน รหสผานทปลอดภยมากจะมความยาว 7-16 ตวอกษร ไมมค าหรอชอทวไป และประกอบดวยตวอกษร 3 ประเภท คอ ตวพมพใหญ ตวพมพเลก ตวเลขหรอสญลกษณ - แถบสถานะความปลดภยของรหสผาน จะม 3 ระดบ คอ สแดง หมายถงระดบออน สหลอง หมายถง ระดบปานกลาง และสเขยว หมายถงระดบแขง - กรอกรหสผานอกครง คอกรอกรหสผานทระบบยอมรบในแลวอกครง เพอเปนการยนยน และตรวจสอบความถกตอง


9

รปแสดงการเลอกรหสผาน

5.1.5.3 สวนปอนขอมลรหสผานใหม - อเมลส ารอง เปนสวนเสรม ไมตองกรอกกได (สงเกตไมมเครองหมาย *) มประโยชนเมอมการก าหนดรหสผานใหมทกครงระบบจะแจงไปทอเมลส ารองทก าหนด

รปแสดงการก าหนดอเมลส ารอง

- ค าถามและค าตอบเฉพาะ เปนประโยชนเมอผใชลมรหสผานทก าหนดไว ระบบจะถามค าถามทผใชเลอกไว โดยผใชตองตอบใหตรงกบค าตอบทก าหนดไวในครงน

รปแสดงการเลอกค าถามและก าหนดค าตอบ

การเลอกค าถาม

การก าหนดค าตอบ

การก าหนดอเมลส ารอง

การเลอกรหสผาน


10

5.1.5.4 สวนขอมลของคณ

รปแสดงการก าหนดขอมลของคณ

- สวนนเปนขอมลสวนบคคลหรอหนวยงานทตองด าเนนการกรอกเพอเปนขอมลส าหรบอางอง ส าหรบปเกดใหก าหนดเปนป ค.ศ (น า พ.ศ. มาลบดวย 543 จะได ค.ศ. เชน พ.ศ. 2522 ลบดวย 543 จะได ค.ศ. 1979) 5.1.5.5 สวนปองกนการสแปมเมลของระบบ

รปแสดงการกรอกอกขระตามทเหนในภาพ

- ถาตองการฟงเสยงของอกขระทเหนในภาพนน สามารถกดทปม เพอฟงเสยงได - ถาตองการเปลยนภาพอกขระทเหนใหม อาจเปนเพราะภาพไมชดเจน

หรอฟงเสยงแลวไมสามารถพมพไดถกตอง สามารถกดทปม เพอเปลยนภาพอกขระได 5.1.5.6 สวนตรวจสอบและยอมรบขอตกลง - เมอกรอกขอมลทงหมดแลว กลบมาตรวจสอบใหเรยบรอย - เมอตรวจสอบแลว ใหอาน ขอตกลงการใหบรการ Windows Live และ ค าชแจงสทธสวนบคคล เมอยอมรบใหกดทปม ยอมรบ

กรอกอกขระตามทเหนในภาพ


11

รปแสดงการตรวจสอบ

5.1.6 เมอกรอกขอมลลงทะเบยนแลว จะปรากฏหนาตางใหเลอกรปแบบของ Mailbox ในขณะนจะปรากฏ E-Mail Address ทมมขวาบนของหนาตาง และใหผใชเลอกรแบบของเมลบอก ซงม 2 รปแบบคอ เวอรชนคลาสสค และเวอรชนเตม - ความแตกตางระหวาง 2 รปแบบ คอเวอรชนเตมตองการความเรวของอนเทอรเนตทสงกวาเวอรชนคลาสสค ซงหากผใชมความเรวของอนเทอรเนตทต าจะไมสามารถใชงานไดไมเตมความสามารถของเวอรชนเตม เปนตน

รปแสดงหนาการเลอกรปแบบ Mailbox

5.1.7 เมอเลอกรปแบบ Mailbox แลว จะปรากฏหนาตาง Mailbox ซงถงขนตอนนกเปนอนวาการสมครเมล Hotmail.com เรยบรอยแลว สงทควรจ า คอ รหสผาน และค าถาม-ค าตอบ - กลองขาเขา คอกลองทเกบเมลทงหมด และแสดงเมลเขาใหม

อานขอตกลงแลว กดปม ยอมรบ

กดเลอกรปแบบของ Mailbox

E-Mail Address ทใชงานไดแลว


12

รปแสดงหนาตางของ Mailbox

5.2 การเขาสระบบเมล Hotmail.com 5.2.1 เปดโปรแกรมบราวเซอร Internet Explorer หรอ IE และด าเนนการดบเบลคลกทไอคอนบราวเซอร Internet Explorer


5.2.2 ปรากฏหนาตางบราวเซอร IE ใหกรอก URL คอ www.hotmail.com แลวกด Enter


5.2.3 ปรากฏหนาตางโฮมเพจของ www.hotmail.com

แสดงเมลเขาใหม 1 เมล และเมลทงหมด

แสดงเมลทงหมด กรอก URL เวบอเมล


13

รปแสดงหนาตางโฮมเพจของ www.hotmail.com

5.2.4 กรอก E-Mail Address และรหสผานทถกตอง

รปแสดงหนาตางโฮมเพจของ www.hotmail.com

5.2.5 ปรากฎหนาตางแสดงเมลของโฮมเพจ www.hotmail.com

รปแสดงหนาตางแสดงเมลทงหมด

แสดงเมลทงหมด กรอก URL เวบอเมล


14

5.3 การออกจากระบบเมล Hotmail.com 5.3.1 เมอตองการเลกใชงาน ใหกด ลงชอออก หรอ Sign Out บรเวณมมขวาบนของหนาตาง ดงรป

รปแสดงการออกจากระบบเมล

5.3.2 ปรากฏหนาตาง ดงรป

รปแสดงหนาตางภายหลงออกจากระบบเมล

คลกลงชอออกจากระบบเมล


15

5.4 การอานเมล Hotmail.com 5.4.1 เปดโปรแกรมบราวเซอร Internet Explorer หรอ IE และด าเนนการดบเบลคลกทไอคอนบราวเซอร Internet Explorer


5.4.2 ปรากฏหนาตางบราวเซอร IE ใหกรอก URL คอ www.hotmail.com แลวกด Enter


5.4.3 ปรากฏหนาตางหนาเวบของ www.hotmail.com ปรากฏเมลใหมและเมลทงหมดใน กลองขาเขา

รปแสดงเมลใหมและเมลทงหมดใน กลองขาเขา

กรอก URL เวบอเมล

เมลใหมและเมลทงหมด


16

5.4.4 เมอปรากฎวามเมลใหมใน กลองขาเขา หรอ Mail Box ซงประกอบดวยรายละเอยดดงตอไปน

รปแสดงรายละเอยด กลองขาเขา

- หมายเลข 1 แสดงชอผสง - หมายเลข 2 แสดงชอเรองเมล - หมายเลข 3 แสดงวนทสงเมล - หมายเลข 4 แสดงเมลทแนบเอกสารมาดวย - หมายเลข 5 แสดงเมลใหมหรอเมลทยงไมไดเปดอาน (Unread Mail) - หมายเลข 6 แสดงเมลเกาหรอเมลทเปดอานแลว (Read Mail) 5.4.5 หากตองการอานเมลใด ใหคลกทเมลนนๆ เชน คลกอานเมลลาสด ดงภาพ


17

รปแสดงรายละเอยดเมลทไดท าการเปดอาน 5.5 การสงเมล Hotmail.com 5.5.1 เปดโปรแกรมบราวเซอร Internet Explorer หรอ IE และด าเนนการดบเบลคลกทไอคอนบราวเซอร Internet Explorer 5.5.2 ปรากฏหนาตางบราวเซอร IE ใหกรอก URL คอ www.hotmail.com แลวกด Enter 5.5.3 ปรากฏหนาตางหนาเวบของ www.hotmail.com ปรากฏเมลใหมและเมลทงหมดใน กลองขาเขา

รปแสดงรายละเอยด กลองขาเขา


18

5.5.4 การสงเมลคอการสรางเมลใหมหรอการรางขอความเกบไวใน แบบราง ในหวขอนกลาวเฉพาะ การสรางเมลใหม ดงภาพ

รปแสดงการสรางเมลใหม

5.5.5 เมอคลกค าสง สราง แลวจะปรากฎหนาตางการสรางเมลใหม รายละเอยดดงภาพ 5.5.5.1 การสรางเมลใหม โดยไมแนบเอกสาร

รปแสดงรายละเอยดการสรางเมลใหม

- หมายเลข 1 แสดงชอผสง เปน E-Mail Address - หมายเลข 2 กรอกชอผรบ เปน E-Mail Address - หมายเลข 3 กรอกชอเรองทตองการ - หมายเลข 4 แสดงแถบเครองมอชวยในการเขยนเมล คลายแถบเครองมอในโปรแกรม Microsoft Word - หมายเลข 5 กรอกเนอหาเมลของเรองทเขยน - หมายเลข 6 เมอกรอกขอมลตงแตหมายเลข 1 ถง 5 แลวใหคลกค าสง สง (หรอ

จดเกบเปนเอกสารแบบรางเมล คลกทค าสง บนทกแบบราง)

คลกค าสง สราง เพอสรางเมลใหม


19

5.5.5.2 การสรางเมลใหม โดยแนบเอกสาร - เอกสารทแนบ แบงเปน 2 ลกษณะคอ ไฟล และรปถาย

รปแสดงการสรางเมลใหมโดยแนบเอกสาร

- วธการคอท าตามขนตอนท 5.5.5.1 หมายเลข 1 ถง 5 - หมายเลข 7 คลกค าสง แนบ เพอเลอกแนบไฟลหรอรปภาพ ดงภาพ

รปแสดงการเลอกแนบเอกสาร

- เมอเลอกแนบ ไฟล จะปรากฎหนาตางใหเลอกไฟลทตองการ ดงภาพ เมอตองการใหคลกเลอกไฟลและคลก Open

รปแสดงการเลอกเอกสารทตองการแนบ


20

รปแสดงการก าลงอปโหลดไฟล (ดานซาย) และการอปโหลดไฟลเสรจสน (ดานขวา)

- ถงขนตอนนกท าตามขนตอนท 5.5.5.1 หมายเลข 6 หมายเหต การสงเมลไปยงผรบนน ผสงจะตองทราบและพมพ E-Mail Address ของผรบใหถกตองเสมอ ไมเชนนนเมลทเขยนจะถงผรบ

Documents

ใบความรู้ เรื่องการติดต่อสื่อสารผ่านอีเมล์