Sistem PR Konsorsium Penabulu-STPI - TBC Komunitas

PRINCIPAL RECIPIENT KONSORSIUM KOMUNITAS PENABULU - STPI

Manual Sistem Akuntansi dan Keuangan

Disusun Januari 2020 Oleh:

MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN – KONSORSIUM KOMUNITAS PENABULU – STPI

BAB :

DAFTAR ISI

Bab

Bagian

Hal

1

BAGIAN :

Bab Bagian

DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

2. Ringkasan Proyek

3. Tujuan, Struktur, Revisi Manual

2. STRUKTUR

1. Bagan Organisasi PR Konsorsium Komunitas PENABULU –

STPI

2. Uraian Tugas

3. PROSEDUR

1. Pemetaan Prosedur

2. Prosedur Penerimaan Melalui Bank

3. Prosedur Pengelolaan Uang Muka

4. Prosedur Perjalanan Dinas

5. Prosedur Penyaluran Dana dari PR ke Sub Recipients / SR

6. Prosedur Pengadaan Barang/Jasa

7. Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan

8. Prosedur Pengelolaan Kas Kecil

9. Prosedur Pengeluaran Melalui Bank

10. Prosedur Pelaporan Akuntansi

4. FORMULIR

1. Daftar Formulir

2. Contoh Formulir


BAB :

PENDAHULUAN

Bab

1

Bagian

1

Hal

1

BAGIAN : Latar Belakang

Buku Manual Sistem Akuntansi dan Keuangan Principal Recipient / PR Konsorsium Komunitas PENABULU

– STPI ini merupakan panduan bagi para Anggota Konsorsium/Staf Proyek dalam pengelolaan dana

Program Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI. Panduan ini berisikan sistem pengelololaan

keuangan, yang harus diikuti oleh para Anggota Konsorsium/Staf Proyek selama pelaksanaan kegiatan

maupun operasional Program Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI.

Buku Manual Sistem Akuntansi dan Keuangan ini juga digunakan bagi para staf program yang terlibat

baik dilapangan maupun kantor pusat. Buku ini diharapkan dapat membantu para staf proyek dalam

menjalankan aktifitas program yang terkait dengan anggran dan serapannya agar memperhitungkan

segala aktivitas secara efisien.

Buku Manual Sistem Akuntansi dan Keuangan ini disusun berdasarkan pada kebijakan bersama antara

anggota konsorsium Penabulu dan STPI. Proyek akan dikelola dalam kerangka kerja bersama

konsorsium, dengan membangun organ keputusan tertinggi yang terdapat pada Rapat Anggota

Konsorsium (RAK). RAK bersidang setiap enam bulan sekali dan mengambil keputusan strategis

mengenai struktur manajemen Proyek beserta pemilihan serta memberikan penilaian atas kinerja personil

utama yang ditugaskan untuk mengisi masing-masing posisi dalam struktur.

Kemudian antisipasi didasarkan pada surat dari Bapak Dr. Slamet, MHP, Ketua Country Coordinating

Mechanism Indonesia tertanggal 26 Mei 2020, dengan nomor surat 212/CCM/SEC/V/2020 perihal

Tanggapan atas Expression of Interest Yayasan Penabulu, yang memberitahukan bahwa Panitia Seleksi

telah merekomendasikan kepada CCM Plenary agar Yayasan Penabulu dapat diusulkan ke Global Fund

untuk menjadi Principal Recipient Program TB. Rekomendasi tersebut telah disampaikan pada CCM

Plenary pada tanggal 20 April 2020 dan CCM. Plenary telah sepakat memutuskan untuk mengesahkan

rekomendasi tersebut.

Nantinya dokumen ini akan membutuhkan review dan persetujuan dari CCM – Global Fund untuk dapat

secara efektif diimplementasikan oleh Konsorsium Komunitas Yayasan Penabulu – STPI sebagai PR

Konsorsium Komunitas Program TB 2021-2023. Selain dokumen ini, terdapat dokumen pendukung

lainnya yang juga menjadi pedoman bagi Anggota Konsorsium. Dan semua pelaksanaan

kegiatan/program harus berpegang pada dokumen-dokumen tersebut.

Dokumen ini mengatur seluruh pengelolaan keuangan dan penerimaan dana dan disesuaikan kepada

Kesepakatan Hibah dengan Global Fund, diantaranya;

1. Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI harus memastikan bahwa seluruh dana bantuan dikelola

dengan bijak, hati-hati, efisien dan dicatat secara tepat agar tidak terjadi kerugian.

2. Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI harus memastikan bahwa seluruh dana bantuan hanya

digunakan untuk keperluan program seperti telah disepakati dalam Kesepakatan Hibah (Grant

Agreement) dengan Global Fund.

3. Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI harus melakukan semua upaya yang mungkin untuk

memastikan bahwa dana bantuan tidak dipakai siapapun untuk menyokong/mendukung kejahatan,

membantu teroris/kegiatan terorisme, melakukan pencucian uang atau membiayai organisasi yang

telah diketahui mendukung kegiatan terorisme atau yang terlibat dalam kegiatan pencucian uang.

Dengan adanya buku pandauan ini, kami berharap semua komponen dan Anggota Konsorsium akan

menggunakan mekanisme tata kelola yang sama secara terbuka dan adil.


BAB :

PENDAHULUAN

Bab

1

Bagian

2

Hal

1

BAGIAN :

Tujuan, Struktur dan Revisi Manual

TUJUAN MANUAL

Sistem ini dirancang untuk menjadi sumber referensi dalam melakukan pengelolaan keuangan PR

Komunitas Program TB 2021-2023. Sistem akuntansi dan keuangan ini juga diharapkan dapat menjadi

acuan dalam menghasilkan informasi keuangan dan akuntansi yang lengkap, akurat, tepat waktu,

dan dapat diandalkan, sehingga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan pihak manajemen PR

Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI.

Sistem ini mulai berlaku setelah mendapatkan pengesahan dari PR Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI dan CCM – Global Fund.

STRUKTUR MANUAL

Struktur manual Sistem Akuntansi dan Keuangan PR Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI terdiri

dari bagian-bagian sebagai berikut :

Daftar Isi

BAB 1 Pendahuluan

Bab ini menjelaskan tentang profil organisasi sebagai latar belakang pemahaman manual. Di dalam bab ini juga menjelaskan tujuan dan struktur/sistematika penyajian

manual.

BAB 2 Struktur Bab ini berisi bagan PR Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI secara utuh. Di dalam bab

ini juga terdapat uraian tugas dari bagian keuangan PR Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI, yang merupakan rangkuman kegiatan dari setiap prosedur.

BAB 3 Prosedur

Bab ini berisi pemetaan prosedur secara utuh, dan prosedur-prosedur sistem akuntansi dan

keuangan yang disusun secara berurutan. Dalam setiap prosedur terdiri dari :

• Kebijakan Prosedur

• Flowchart Prosedur

• Naratif Prosedur

BAB 4 Formulir Bab ini berisi daftar formulir yang digunakan pada tiap-tiap prosedur dan contoh-

contohnya.

REVISI MANUAL

Manual Sistem Akuntansi dan Keuangan ini disusun sedemikian rupa untuk mempermudah pengkajian-pengkajian dan perubahan-perubahan selanjutnya.

Tiap bab dan bagian diberi nomor halaman secara terpisah, sehingga perubahan bisa dilakukan pada satu

bab atau bagian, tanpa harus mengubah nomor halaman bab atau bagian lainnya.

Untuk penambahan, perubahan atau penghilangan halaman, maka halaman sebelumnya atau yang telah

mengalami perubahan akan ditempatkan pada bagian akhir manual ini selama dua tahun sebelum dihancurkan.

Disarankan untuk melakukan pengkajian manual ini setelah 6 (enam) bulan pertama sejak diberlakukannya sistem akuntansi dan keuangan ini untuk memastikan relevansinya. Selanjutnya diharapkan manual sistem

akuntansi dan keuangan ini dikaji ulang setiap tahunnya.


BAB :

STRUKTUR

Bab

2

Bagian

1

Hal

1

BAGIAN :

Bagan Organisasi PR Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI

Struktur organisasi PR Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI periode tahun 2021 – 2023 secara umum adalah sebagai berikut :


BAB :

PENDAHULUAN

Bab

2

Bagian

2

Hal

1

BAGIAN :

Uraian Tugas

NATIONAL PROGRAM DIRECTOR

Prosedur Uraian tugas

Penerimaan Melalui Bank •

Pengelolaan Uang Muka •

Penyaluran Dana dari PR ke

Sub Recipients / SR •

Pengadaan Barang atau Jasa •

Pinjaman Karyawan •

Pembayaran Gaji Karyawan •

Pengelolaan Kas Kecil •

Pengeluaran Melalui Bank •

Pelaporan Akuntansi •


BAB :

PENDAHULUAN

Bab

2

Bagian

2

Hal

2

BAGIAN :

Uraian Tugas

FINANCE & OPERATIONS MANAGER

Bertanggung jawab kepada National Program Director


Penerimaan Melalui Bank •

Pengelolaan Uang Muka •

Penyaluran Dana dari PR ke

Sub Recipients / SR

•








BAB :

PENDAHULUAN

Bab

2

Bagian

2

Hal

3

BAGIAN :

Uraian Tugas

FINANCIAL COORDINATOR

Bertanggung jawab kepada Finance & Operations Manager







BAB :

PENDAHULUAN

Bab

2

Bagian

2

Hal

1

BAGIAN :

Uraian Tugas

PROGRAM MANAGER

Bertanggung jawab kepada National Program Director







BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

1

Hal

1

BAGIAN :

Pemetaan Prosedur

Berikut ini merupakan pemetaan prosedur yang terdapat pada Sistem Akutansi dan Keuangan Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI:

Prosedur Penerimaan Melalui Bank

Prosedur Pengeluaran Melalui Bank

Prosedur Pelaporan Akuntansi

Prosedur Pengelolaan Kas Kecil

Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa

Prosedur Pengelolaan Uang Muka

Prosedur Penyaluran Dana Program ke Sub

Recipient / SR

Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan

Prosedur Perjalanan Dinas


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

3

Hal

1

BAGIAN :



a. Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI harus memastikan bahwa laporan tahunan Principal Recipient’s Ongoing Progress Update and PUDR (Progress Update and Disbursement Request) dan pemenuhan persyaratan pencairan dana lainnya (conditions precedent to disbursement) sudah dibuat dan dikirimkan ke CCM/ Global Fund

b. Setiap penerimaan dana melalui bank ini mengacu kepada Kesepakatan Hibah dengan Global Fund. c. Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI harus mempunyai rekening bank khusus yang di gunakan untuk program TB dan terpisah dari sumber dana lainnya.

d. Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI harus mempunyai rekening bank atas nama lembaga penerima Hibah.

e. Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI harus mempunyai rekening bank yang mempunyai reputasi baik. f. Setiap penerimaan dana melalui bank harus dibuatkan Surat Konfirmasi Penerimaan Dana dan dikirimkan melalui email ke Global Fund.

g. Setiap penerimaan dana melalui bank harus dibuatkan Voucher Bank Masuk (Bank Receipt Voucher) dan didistribusikan kepada pihak-pihak terkait. h. Setiap penerimaan dana melalui bank harus dilengkapi dengan penomoran dokumen voucher bank masuk serta standar kelengkapan dokumen.

i. Setiap penerimaan dana melalui bank harus diotorisasi oleh Finance & Operations Manager (FOM) dan National Program Director (NPD).


BB

CA

RK

T

BSB

T

Ke Prosedur Pelaporan Akutansi

SKPD

BBM : Bukti Bank Masuk RK : Rekening KoranCA : Credit AdviceBB : Buku BankSKPD : Surat Konfirmasi

Penerimaan DanaBSB : Bukti Setor BankBKM : Bukti Kas Masuk

GLOBAL FUND/STAFF

PROSEDUR PENERIMAAN MELALUI BANK

Tanggal :

Bab

Sistem Pengarsipan :

Bagian Halaman

Meminta CA dan RK dari bank terkait

RK

CA

Mulai

Legend :

Menerbitkan BBM dan SKPD,

mencatat penerimaan ke

BB

Menandatangani SKPD

Proses pemberian dana melalui bank

233

T: Arsip tetap berdasarkan

Tanggal

: Arsip sementara berdasarkan Tanggal

T

BSB

Dari Prosedur Penerimaan Melalui Kas

Menerima konfirmasi

pemberian dana dari Global Fund/

Staff

1

1

BBM2

1

SKPD

BKM2

1

2

BBM2

2

SKPD

BKM1


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

3

Hal

3

BAGIAN :


GLOBAL FUND/STAF FINANCE STAF/FINANCIAL COORDINATOR FINANCE & OPERATIONS MANAGER/NATIONAL

PROGRAM DIRECTOR

1. Pemberian dana melalui bank

2. Menerima konfirmasi penerimaan dana

3. Meminta Credit Advice dari bank terkait

4. Menerbitkan dan menandatangani Bukti Bank

masuk

5. Menandatangani Bukti Bank Masuk

6. Mencatat penerimaan ke Buku Bank

7. Menandatangani Surat Konfirmasi Penerimaan Dana

dan mengirimkan kepada GF/Staf 7. Menandatangani Surat Konfirmasi Penerimaan Dana

8. Membukukan Bukti Bank Masuk, Credit Advice dan

Mengarsipkannya


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

4

Hal

1

BAGIAN :



a. Uang muka kegiatan adalah uang muka untuk membiayai kegiatan seperti pelatihan, lokakarya, seminar, rapat, konferensi, diseminasi dan kegiatan

sejenisnya yang diselenggarakan oleh internal PR, tetapi kegiatan dilakukan di luar kantor b. Pemohon uang muka adalah seluruh Staf Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI atau staf yang ditunjuk oleh NPD atau Manager dari masing-masing unit

c. Permohonan uang muka harus diajukan berdasarkan rencana kegiatan dan anggaran (RKA) yang telah disetujui

d. Pemohon uang muka kegiatan dapat mengajukan pengajuan Uang Muka Kegiatan untuk satu kegiatan maupun beberapa kegiatan secara berurutan e. Permohonan uang muka diajukan paling lambat 5 (lima) hari sebelum dicairkan disertai dengan bukti permohonan yang dipersyaratkan

f. Permohonan uang muka harus berdasarkan persetujuan atasan langsung atau FOM dan PM atau NPD sebelum dicairkan g. Uang Muka Kegiatan yang di ajukan untuk beberapa kegiatan yang berurutan, maka pencairan dana Kegiatan akan dilakukan secara bertahap sesuai

dengan tanggal awal kegiatan yang dilakukan h. Jika dalam FPD Uang Muka Kegiatan terdapat anggaran biaya transportasi darat, laut dan udara (tiket bus, kereta, kapal laut dan pesawat terbang), biaya

akomodasi dan paket meeting dengan nilai di atas Rp1.000.000,-, maka uang muka langsung diproses oleh bagian Pengadaan dan dibayarkan langsung

oleh bagian Keuangan. i. Pengeluaran Dana untuk uang muka dan selisih dari pertanggungjawaban uang muka akan dilakukan melalui Bank

j. Pertanggungjawaban uang muka harus dilakukan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja setelah selesai pelaksanaan kegiatan yang bersangkutan k. Pertanggungjawaban uang muka yang merupakan rangkaian kegiatan secara berurutan, maka LPJ Kegiatan harus segera dipertanggungjawwabkan ke

bagian Keuangan paling lama 10 (sepuluh) hari kerja setelah kegiatan terakhir selesai, Jika terdapat sisa uang muka seluruh kegiatan yang berurutan,

maka total sisa uang muka tersebut harus segera disetorkan ke rekening bank paling lama 10 (sepuluh) hari kerja setelah kegiatan terakhir selesai bersamaan dengan LPJ Kegiatan.

l. Pertanggungjawaban uang muka harus dilengkapi dengan dokumen pendukung terkait. Untuk pemohon uang muka yang berada di luar kota, pertanggungjawaban uang muka beserta dokumen pendukung dikirim melalui pos.

m. Pengajuan permohonan uang muka berikutnya akan diproses setelah adanya pertanggungjawaban uang muka dari penggunaan uang muka sebelumnya

n. Uang muka yang belum dipertanggungjawabkan lebih dari 10 (sepuluh) hari kerja setelah selesainya pelaksanaan kegiatan, akan otomatis dibukukan sebagai pinjaman karyawan


PUM :Permohonan Uang MukaBSB/BTB :Bukti Setor Bank/Bukti

Transfer Bank

PEMOHON/STAFF

PROSEDUR PENGELOLAAN UANG MUKA

Tanggal :FINANCE STAFF/FINANCE COORDINATOR

Bab


Bagian Halaman

MANAGER UNIT/PROGRAM MANAGER

Menyusun PUM

Mulai

Legend :

PUM

PUMditolak

Ke Prosedur Pengeluaran Melalui Bank

PUM

243

Rp

BSB/BTB

Memeriksa kesesuaian PUM

dengan Anggaran dan memberikan

paraf

PUMditolak

Sesuai ?T Y

Melakukan review dan

otorisasi PUM

PUM

PUM

Proses penggunaan Dana, sesuai

dengan kegiatan yang disetujui

DP

A

Memeriksa kesesuaian PUM

dengan Anggaran dan memberikan

paraf

PUMditolak

Sesuai ?T Y

PUM


DP

UM :Uang MukaLPJUM :Laporan

Pertanggungjawaban Uang Muka

DP :Dokumen PendukungFPU :Form Permohonan Uang

PROSEDUR PENGELOLAAN UANG MUKA

Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

Legend :

Menyusun LPJUM dengan

dilengkapi DP

UM > Biaya?

DP

Rp

LPJUM

T Y

UM = Biaya?

DP

LPJUM

DP

LPJUM

T Y

Menyusun FPU

FPU

Melakukan review

LPJUM dan kelengkapan

DP

Sesuai ?

LPJUM

Rp

FPU

DP

LPJUM

Rp

FPU

DP

LPJUM

Rp

FPU

T Y

343

Ke Prosedur Penyajian Informasi Keuangan

Ke Prosedur Penerimaan Dana melalui Kas

1

1


otorisasi FPD

FPU


DP

A

PEMOHON/STAFF

Melakukan review

LPJUM dan kelengkapan

DP

MANAGER UNIT/

MANAGER PROGRAM


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

4

Hal

4

BAGIAN :


PEMOHON/STAF MANAGER UNIT/PROGRAM MANAGER FINANCE STAF/FINANCE

COORDINATOR

FINANCE & OPERATIONS

MANAGER/NPD

1. Menyusun Permohonan Uang Muka

2. Memeriksa kesesuaian Permohonan

Uang Muka dengan Anggaran 2. Memeriksa kesesuaian Permohonan

Uang Muka dengan Anggaran

3. Memberikan kembali Permohonan Uang

Muka kepada Pemohon apabila tidak sesuai dengan anggaran

3. Memberikan kembali Permohonan Uang Muka kepada Pemohon apabila tidak sesuai dengan anggaran

4. Melakukan review dan otorisasi

Permohonan Uang Muka yang sesuai dengan anggaran

5. Melakukan prosedur pengeluaran bank

disertai dengan Bukti Setor Bank/Bukti Transfer Bank kepada Pemohon

6. Menyusun Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka dan melengkapi dengan Dokumen Pendukung

7. Memberikan Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Dokumen Pendukung dan sisa dana kepada Finance Staf apabila Uang Muka lebih besar dari Biaya

8. Memberikan Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Dokumen Pendukung kepada Finance Staf apabila Uang Muka sama dengan Biaya


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

4

Hal

5

BAGIAN :


PEMOHON/STAF MANAGER UNIT/PROGRAM

MANAGER

FINANCE STAF/FINANCE

COORDINATOR


MANAGER/NPD

9. Menyusun Surat Permohonan Dana dan memberikan Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Dokumen Pendukung kepada Finance Staf apabila Uang Muka kurang dari Biaya

10.Melakukan review Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka dan Kelengkapan Dokumen Pendukung, apabila tidak sesuai akan dikembalikan kepada

pengguna dana untuk diperbaiki

10.Melakukan review Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka dan Kelengkapan Dokumen Pendukung, apabila tidak sesuai akan dikembalikan kepada pengguna dana untuk diperbaiki



11.Membukukan dan mengarsipkan Surat Pengajuan Uang Muka, Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Form Penarikan Bank dan Bukti Setor bank/Bukti Transfer


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

Hal

BAGIAN :



a. Uang muka perjalanan dinas adalah uang muka untuk membiayai perjalanan studi banding, bimbingan teknis, konsultasi, monitoring, supervisi dan juga

memenuhi undangan pelatihan, lokakarya, seminar, rapat, konferensi, diseminasi dan kegiatan sejenisnya yang diselenggarakan oleh eksternal PR b. Pemohon uang muka perjalanan dinas adalah seluruh Staf Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI atau staf yang ditunjuk oleh NPD atau Manager dari

masing-masing unit

c. Permohonan uang muka perjalanan dinas harus diajukan berdasarkan rencana kegiatan dan anggaran (RKA) yang telah disetujui d. Pemohon Perjalanan Dinas mengajukan FPD Uang Muka Perjalanan Dinas kepada atasan langsung disertai dengan persyaratan kelengkapan dokumen

perjalanan dinas e. Pemohon uang muka perjalanan dinas dapat mengajukan pengajuan Uang Muka perjalanan dinas untuk satu perjalanan dinas maupun beberapa

perjalanan dinas secara berurutan f. FPD Uang Muka Perjalanan yang merupakan pengajuan uang muka untuk beberapa perjalanan dinas yang berurutan, maka pencairan dana/pentransferan

dana kepada pelaksana perjalanan dinas akan dilakukan secara bertahap sesuai dengan tanggal awal perjalanan dinas yang dilakukan

g. Permohonan uang muka perjalanan dinas yang disudah disetujui dapat diajukan paling lambat 5 (lima) hari sebelum dicairkan h. Pencairan uang muka dilakukan paling lambat 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan perjalanan dinas

i. Uang harian perjalanan dinas dibayarkan sebesar 80% dalam FPD Uang Muka Perjalanan, sisanya sebesar 20% akan dibayarkan setelah laporan pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinas disetujui atasan langsung dan diserahkan ke bagian Keuangan

j. Perhitungan jumlah hari perjalanan dinas sesuai dengan jumlah hari yang tertera dalam Surat Tugas

k. Realisasi perbedaan hari perjalanan dinas harus mendapatkan justifikasi dan persetujuan dari atasan langsung. l. Pengeluaran Dana untuk uang muka perjalanan dinas dan selisih dari pertanggungjawaban akan dilakukan melalui Bank

m. Pertanggungjawaban perjalanan dinas harus dilakukan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja setelah selesai pelaksanaan perjalanan yang bersangkutan n. Pertanggungjawaban perjalanan dinas harus dilengkapi dengan dokumen pendukung terkait. Untuk pemohon uang muka yang berada di luar kota,

pertanggungjawaban perjalanan dinas beserta dokumen pendukung dikirim melalui pos.

o. Pengajuan permohonan perjalanan dinas berikutnya akan diproses setelah adanya pertanggungjawaban perjalanan dinas dari penggunaan uang muka perjalanan dinas sebelumnya

p. Uang muka perjalanan dinas yang belum dipertanggungjawabkan lebih dari 10 (sepuluh) hari kerja setelah selesainya pelaksanaan perjalanan dinas, akan otomatis dibukukan sebagai pinjaman karyawan

q. Flowchart prosedur perjalanan dinas sama dengan prosedur pengelolaan uang muka


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

4

Hal

4

BAGIAN :


PEMOHON DANA/STAF MANAGER UNIT/PROGRAM MANAGER FINANCE STAF/FINANCIAL

COORDINATOR

NPD / FINANCE &

OPERATIONS MANAGER

1. Menyusun Permohonan Uang Muka

2. Memeriksa kesesuaian Permohonan

Uang Muka dengan Anggaran 2. Memeriksa kesesuaian Permohonan

Uang Muka dengan Anggaran

3. Memberikan kembali Permohonan Uang

Muka kepada Pengguna Dana apabila tidak sesuai dengan anggaran

3. Memberikan kembali Permohonan Uang Muka kepada Pengguna Dana apabila tidak sesuai dengan anggaran


Permohonan Uang Muka yang sesuai dengan anggaran

5. Memberikan uang tunai atau Bukti

Setor Bank/Bukti Transfer Bank kepada Pengguna Dana

6. Menyusun Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka dan melengkapi dengan Dokumen Pendukung

7. Memberikan Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Dokumen Pendukung dan sisa dana kepada Finance Staf apabila Uang Muka lebih besar dari Biaya

8. Memberikan Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Dokumen Pendukung kepada Finance Staf apabila Uang Muka sama dengan Biaya


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

4

Hal

5

BAGIAN :


PEMOHON DANA/STAF MANAGER UNIT/PROGRAM

MANAGER

FINANCE STAF/FINANCIAL

COORDINATOR

NPD / FINANCE &

OPERATIONS MANAGER

9. Menyusun Surat Permohonan Dana dan memberikan Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Dokumen Pendukung kepada Finance Staf apabila Uang Muka kurang dari Biaya



10.Melakukan review Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka dan Kelengkapan Dokumen Pendukung, apabila tidak sesuai akan dikembalikan kepada pengguna dana untuk diperbaiki



11.Membukukan dan mengarsipkan Surat Pengajuan Uang Muka, Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Form Penarikan Bank dan Bukti Setor bank/Bukti Transfer


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

5

Hal

1

BAGIAN :

Prosedur Penyaluran Dana dari PR ke Sub Recipients / SR


a. MoU / Kontrak Kerjasama diterbitkan oleh PR Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI dan ditandatangani oleh kedua belah pihak

b. Sub Recipients / SR sudah Mengirimkan Workplan dan cash flow selama 1 tahun dan telah di sepakati oleh PR Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI c. Sub Recipients / SR Mengirimkan pengajuan dana untuk rencana kegiatan selama 3 bulan (triwulan pertama) setelah ditandatanganinya kontrak.

d. Sub Recipients / SR harus mengirimkan Laporan Program, Laporan Keuangan dan Laporan Monev selama 3 bulan kegiatan (triwulan kedua dan

seterusnya), termasuk laporan analisa varian yang di kirimkan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya dan disetujui oleh PR Konsorsium Komunitas

PENABULU – STPI, sebelum pengajuan RAB termin berikutnya

e. Penyaluran dana ke Sub Recipients / SR harus mendapat persetujuan FOM dan PM atau MEL dan NPD sebelum dicairkan f. PR Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI akan mengirimkan dana ke rekening Sub Recipients / SR untuk kegiatan selama 3 bulan ditambah buffer 1

bulan kegiatan berikutnya g. Revisi anggaran oleh Sub Recipients / SR harus sepersetujuan PR Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI

h. pengiriman dana ke Sub Recipients / SR akan dilakukan dengan mekanisme TOP-UP, yaitu semua dana yang tersisa dan belum digunakan dalam triwulan

sebelumnya akan diperhitungkan dalam pencairan dana triwulan berikutnya. i. Setiap penyaluran dana harus mengacu kepada Kesepakatan Hibah dengan Global Fund. j. Sub Recipients / SR harus mempunyai rekening bank khusus yang di gunakan untuk program TB dan terpisah dari sumber dana lainnya.

k. Sub Recipients / SR harus mempunyai rekening bank atas nama lembaga penerima Hibah.

l. Sub Recipients / SR harus mempunyai rekening bank yang mempunyai reputasi baik.

m. Sub Recipients / SR harus menunjuk penandatangan otorisasi bank minimal 2 dari 3 orang yang ditunjuk oleh Ketua organisasi penerima hibah.

n. Setiap penerimaan dana dari PR, Sub Recipients / SR harus membuat Surat Konfirmasi Penerimaan Dana dan dikirimkan melalui email ke PR Konsorsium

Komunitas PENABULU – STPI atau [email protected]

o. Pengajuan RAB akan diproses apabila Form Konfirmasi Penerimaan Dana dan Laporan Keuangan Bulanan periode sebelumnya sudah dikirimkan oleh Sub

Recipients / SR ke Bagian Keuangan PR Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI

mailto:[email protected]



MoU :Memorandum of Understanding

LP-R/M :Laporan Program - Regional/Mitra

LK-R/M :Laporan Keuangan - Regional/Mitra

FPD :Formulir Permohonan Dana

Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

Legend :

253

Mulai

Menyusun MoU

MoU

Melakukan review dan menanda

tangani MoU1

2

MoU1

2

MoU1

2

1

Menanda tangani

MoU

MoU1

2

LP-R/M

2

MoU

Menggandakan MoU dan Menerbitkan

FPD

2

A

LP-R/M

LK-R/M

Copy of MoU

FPD

LK-R/MA

E

Proses penyusunan

Proposal

PL



SKPD

BSB/BTB


MoU :Memorandum of Understanding

FPD :Formulir Permohonan Dana

BSB/BTB :Bukti Setor Bank/Bukti Transfer Bank

SKPD :Surat Konfirmasi Penerimaan Dana

Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

Legend :

353

A: Arsip tetap berdasarkan

Abjad

: Arsip tetap berdasarkan Abjad

A

Ke Prosedur Pengeluaran melalui Bank

BSB/BTB

2

Copy of MoU

FPD

Copy of BSB/BTB

Menggandakan BSB/

BTB

Copy of BSB/BTB

Menerbitkan SKPD

Copy of BSB/BTB

SKPD

A

T

B

A

A


otorisasi FPD

2

Copy of MoU

FPD


KKP 2

LK-R/M


LP : Laporan Program LK : Laporan KeuanganLP R/M : Laporan Program

Regional/MitraLK R/M : Laporan Keuangan

Regional/MitraEN : Eksekutif Nasional KKP1 : Kertas Kerja Pemeriksaan

Laporan ProgramKKP2 : Kertas Kerja Pemeriksaan

Laporan Keuangan

Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

Legend :

453

Menyerahkan LP-R/M & LK-R/M ke YAP

LP-R/M

LK-R/M

LP-R/M

LK-R/M

Mereview LP R/M &

membuat KKP1

LP-R/M

KKP 1Mereview LK

R/M & membuat

KKP 2

LP-R/M

KKP 1

C

LP-R/M

LK-R/M

D

B

Proses pelaksanaan

kegiatan

Menyusun LP dan LK

Copy of BSB/BTB



Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

Legend :

553

KKP 2

LK-R/M

LP-R/M

KKP 1

C

Revisi ?TY

KKP 2

LK-R/M

LP-R/M

KKP 1

KKP 2

LK-R/M

LP-R/M

KKP 1

Terakhir?TY

KKP 2

LK-R/M

LP-R/M

KKP 1

KKP 2

LK-R/M

LP-R/M

KKP 1

LK-R/M

LP-R/M T

Melakukan koreksi LP/LK

LP-R/M

LK-R/M

D


T

LP : Laporan Program LK : Laporan KeuanganLP R/M : Laporan Program

Regional/MitraLK R/M : Laporan Keuangan

Regional/MitraKKP1 : Kertas Kerja Pemeriksaan

Laporan ProgramKKP2 : Kertas Kerja Pemeriksaan

Laporan Keuangan

: Arsip tetap berdasarkan Tanggal T

ET

LP-R/M

T


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

5

Hal

6

BAGIAN :


SUB RECIENTS/SR MANAJER PROGRAM MANAJER MONITORING

EVALUATION & LEARNING


MANAGER

NATIONAL PROGRAM

DIRECTOR

1. Menyusun dan mengirimkan laporan program, laporan keuangan dan laporan monev kepada PR

2. Membuat dan mengirimkan pengajuan dana, workplan & cash flow kepada PR


laporan program dan workplan 3. Melakukan review dan otorisasi

laporan monev dan workplan 3. Melakukan review dan otorisasi

laporan keuangan dan cash flow

4. Memberikan kembali laporan

program dan workplan kepada SR apabila revisi

4. Memberikan kembali laporan monev dan workplan kepada SR apabila ada revisi

4. Memberikan kembali laporan keuangan dan cash flow kepada SR apabila ada revisi

5. Mereview dan otorisasi laporan program, laporan monev dan laporan keuangan SR

6. Membuat formulir permohonan

penyaluran dana ke SR dan diserahkan kepada Finance

7. Melakukan proses penyaluran dana melalui prosedur pengeluaran bank dan menggandakan bukti setor bank/bukti transfer bank


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

5

Hal

6

BAGIAN :


SUB RECIENTS/SR MANAJER PROGRAM MANAJER MONITORING

EVALUATION & LEARNING FINANCE & OPERATIONS

MANAGER NATIONAL PROGRAM

DIRECTOR

8. Menerima dana dan menerbitkan Surat Konfirmasi Penerimaan Dana dan dikirimkan kepada PR

9. Menyertakan Laporan Keuangan

SR untuk di gabungkan dengan laporan utuh PR


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

6

Hal

1

BAGIAN :



a. Pengeluaran dana untuk pembelian barang dan jasa yang didanai dengan dana Hibah Global Fund dilakukan pada Unit Pelaksana Program PR Konsorsium

Komunitas PENABULU – STPI b. Yang dimaksud barang adalah suatu benda yang memiliki nilai dan kemampuan untuk dapat memenuhi kebutuhan, baik berupa benda bergerak maupun

tidak bergerak, berwujud maupun tidak berwujud dan memiliki nilai ekonomis dengan masa pakai lebih dari 1 tahun.

c. Yang dimaksud dengan jasa adalah suatu kegiatan yang memiliki nilai yang melibatkan sejumlah interaksi dengan pihak lain atau dengan barang-barang milik organisasi tetapi tidak menghasilkan transfer kepemilikan dalam Proyek.

d. Pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan dana hibah Global Fund akan dilaksanakan sesuai dengan prinsip-prinsip dasar Efektif dan Efisien, Terbuka dan Bersaing, Adil dan Transparan, Niai Terbaik untuk Harga yang Dibayarkan (Best Value for Money), Etika Pelaksana Proyek, Kepatuhan pada

Aturan Pengadaan Global Fund, dan Bebas Pajak e. Pengadaan barang dan jasa hanya bisa dilaksanakan untuk barang dan jasa yang telah dianggarkan dalam Rencana Kegiatan dan Anggaran yang telah

disepakati dalam Kesepakatan Hibah dengan Global Fund.

f. Pengadaan barang dan jasa diluar yang telah dianggarkan, harus mendapatkan persetujuan dari Global Fund melalui CCM. g. Pemohon harus mengajukan permohonan pengadaan barang/jasa kepada atasannya langsung disertai dengan persetujuan/otorisasi.

h. Pengadaan barang dan jasa dengan mekanisme Pelelangan Umum harus dibentuk kepanitiaan lelang yang melibatkan unsur Pelaksana Program (PR, SR dan SSR) dan pihak organisasi (Penabulu-STPI) dan diiklankan melalui media massa (media website, media online dan/atau media cetak).

i. Semua pihak yang terkait dengan proses pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan dana hibah Global Fund khususnya Pelelangan Umum yaitu

Panitia Lelang, AS/NPD di tingkat PR, SR Manager di tingkat SR dan SSR Coordinator di tingkat SSR harus menandatangani Pakta Integritas. j. Dilarang memecah pengadaan barang dan jasa untuk menghindari pelelangan umum dan pemilihan terbatas.

k. Dalam hal mekanisme Pelelangan Umum maupun Pemilihan Terbatas dinilai tidak efisien dari segi biaya maupun kemanfaatan, tidak ada penyedia barang dan jasa di daerah tersebut yang memenuhi kebutuhan dan spesifikasi barang dan jasa, maka pemilihan penyedia barang dan jasa dapat dilakukan dengan

mekanisme pembelian langsung sepanjang mendapatkan persetujuan Global Fund. l. Semua aset tetap yang dibeli dari dana GF harus dibuat daftar aset tetap yang memuat informasi minimal nomor identifikasi aset tetap, tanggal pembelian,

harga pembelian, nomor voucher pembelian, merek dan spesifikasi, lokasi aset dan kondisi, pengguna/penanggungjawab dan lokasi barang tersebut

ditempatkan. m. Barang yang dibeli dari dana Global Fund akan dikategorikan sebagai aset tetap jika harga perolehan per unit barangnya sebesar Rp 1.000.000,- atau lebih

n. Untuk pembelian aset tetap dengan harga Rp20.000.000,- atau lebih akan dilindungi dengan asuransi dengan catatan tersedia anggarannya


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

6

Hal

1

BAGIAN :



o. Tidak ada biaya penyusutan untuk aset tetap yang dibeli dari dana hibah Global Fund dan daftar aset tetap harus diperiksa secara periodik minimal enam

(6) bulan sekali dan dilaporkan apabila terjadi kerusakan atau kehilangan. p. Tidak diperbolehkan untuk menjual atau menukar aset tetap yang dibeli dari dana GF, kecuali telah mendapat persetujuan GF.

q. Pengajuan permohonan pengadaan barang/jasa dilakukan paling lambat lima (5) hari kerja sebelum penggunaan r. Mekanisme pengadaan barang dan jasa berdasarkan nominal barang dan jasa diatur dengan ketentuan sebagi berikut:

No. Metode Pengadaan Nominal Pengadaan Barang Nominal Pengadaan Jasa

1 Pembelian Langsung ≤Rp 10.000.000 ≤Rp 20.000.000

2 Pembelian Terbatas [minimal 3 (tiga) penyedia barang/jasa]

Rp 10.000.000 s.d <Rp 500.000.000 Rp 20.000.000 s.d <Rp 500.000.000

3 Pelelangan Umum ≥Rp 500.000.000 ≥Rp 500.000.000


PPB/J :Permohonan Pengadaan Barang/Jasa

PEMOHON/MANAGER

PROSEDUR PENGADAAN BARANG ATAU JASA

Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

Legend :

NATIONAL PROGRAM

DIRECTOR

263

Menyusun PPB/J

Mulai

PPB/J

Sesuai ?T Y

PPB/J(ditolak)

PPB/J(ditolak)

Melakukan review

kesesuaian PPB/J dengan

Anggaran

Melakukan otorisasi

PPB/J

PPB/J

PPB/J

Rp 10.000.000 Rp 20.000.000

T Y

PPB/J PPB/J

AB

Melakukan otorisasi

PPB/J

PPB/J

PPB/J(ditolak)

Memberikan PPB/J yang

ditolak kepada

Pemohon

PPB/J(ditolak)

Melakukan review

kesesuaian PPB/J dengan

Anggaran

PPB/J


PPB/J

PPB/J :Permohonan Pengadaan Barang/Jasa

SPPH/CV :Surat Permintaan Penawaran Harga / Curriculum Vitae

PH/CV :Penawaran Harga / Curriculum Vitae

BAP :Berita Acara Pemilihan / Bid Analysis


Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

Legend :

363

A

PPB/J

Menerbitkan SPPH

SPPH/CV

PPB/J

Penyedia Barang/Jasa

PH/CV

Melakukan pemilihan

dan menyusun

BAP

BAP

PH/CV

PPB/J

BAP

PH/CV

C

PemohonFinance/FOMNPD


otorisasi BAP

PEMOHON/MANAGER NATIONAL PROGRAM DIRECTOR


PPB/J

PH/CV

BAP

PPB/J :Permohonan Pengadaan Barang / Jasa

PH/CV :Penawaran Harga/Curicullum Vitae

BAP :Berita Acara PemilihanOP :Order PembelianBSB/BTB :Bukti Setor bank/Bukti

Transfer BankTTB/KJ :Tanda Terima Barang /

Kontrak Jasa

PEMOHON/MANAGER


Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

Legend :

NATIONAL PROGRAM

DIRECTOR

463

A: Arsip tetap berdasarkan

Abjad

PPB/J

BAP

PH/CV

C

PPB/J

B

Melakukan pembayaran barang/jasa

Melakukan pemeriksaan kesesuaian barang/jasa

Pemohon

Menyiapkan OP

OP


Rp

BSB/BTB

A

Ke Supplier / Penyedia Jasa

BAP

PH/CV

TTB/KJ


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

6

Hal

5

BAGIAN :


PEMOHON/MANAGER TIM/PANITIA PENGADAAN FINANCE / FINANCE &

OPERATIONS MANAGER NATIONAL PROGRAM DIRECTOR

1. Menyiapkan Permintaan Pengadaan dengan mengisi Form Pengadaan Barang atau Jasa

2. Membandingkan Permintaan Pengadaan

dengan Anggaran yang sudah disetujui NPD

3. Melakukan review kesesuaian Permohonan Pengadaan Barang/Jasa dengan Anggaran, apabila tidak sesuai dengan Anggaran maka diberikan kepada Finance staf

4. Memberikan Permohonan Pengadaan

Barang/Jasa yang ditolak kepada Pemohon

5. Melakukan otorisasi, apabila

Permohonan Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan anggaran

6. Melakukan otorisasi Permohonan

Pengadaan Barang / Jasa

7. Menerbitkan minimal 3 Surat Permintaan Penawaran Harga/ Curriculum Vitae apabila Pengeluaran ≤ Rp. 10.000.000 untuk pengadaan barang, dan apabila pengeluaran ≤ Rp. 20.000.000 untuk pengadaan jasa


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

6

Hal

6

BAGIAN :


PEMOHON/MANAGER TIM/PANITIA PENGADAAN FINANCE / FINANCE & OPERATIONS

MANAGER NATIONAL PROGRAM DIRECTOR

8. Melakukan pemilihan Supplier/Penyedia jasa menyusun Berita Acara Pemilihan berdasarkan penawaran harga yang diterima dan Permintaan Pengadaan



9. Mereview dan mengotorisasi Berita

Acara Pemilihan Supplier atau Berita Acara Pemilihan Penyedia Jasa

10. Menyiapkan Order Pembelian

11. Mengotorisasi Order Pembelian

12. Mengotorisasi Order Pembelian

12. Mengirimkan Order Pembelian kepada Supplier/Penyedia Jasa, menyerahkan salinan Order Pembelian kepada Pemohon

13. Melakukan penerimaan barang dan pemeriksaan kesesuaian barang/jasa bersama dengan Finance

13. Melakukan pemeriksaan barang dengan tagihan dan kesesuaian barang/jasa bersama dengan Pemohon

14. Melakukan pembayaran kepada supplier

melaui prosedur pengeluaran bank

15. Mencatat transaksi pada pembukuan akuntansi dan mengarsipkan Form Permintaan Pengadaan, Penawaran Harga dan Berita Acara Pemilihan Supplier, Bukti Pembelian dan Bukti Pembayaran


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

8

Hal

1

BAGIAN :



a. Staf PR Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI harus menyerahkan Timesheet bulanan yang sudah disetujui oleh Manager masing-masing unit. b. Besarnya Gaji ditetapkan oleh NPD Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI c. Daftar gaji personil harus disetujui dan direview oleh FOM dan NPD d. Setiap perubahan jumlah gaji karyawan diotorisasi oleh FOM dan NPD e. Pembayaran gaji karyawan akan dilakukan setiap tanggal 25 setiap bulannya, apabila pada tanggal tersebut adalah hari libur, maka pembayaran dilakukan

1 (satu) hari kerja sebelumnya f. Pembayaran akan dilakukan melalui transfer bank ke Rekening masing-masing karyawan g. Biaya yang timbul dalam transfer pembayaran gaji akan di tanggung oleh karyawan h. Pembayaran Gaji Karyawan harus disertai Slip Gaji dan diotorisasi oleh FOM dan NPD i. Permohonan Dana Gaji Karyawan sudah termasuk biaya pajak penghasilan (Pph 21) dan BPJS Ketenagakerjaan serta BPJS Kesehatan


TS

LPJUMLPJUM :Laporan Pertanggung

Jawaban Uang MukaDPG :Daftar Perhitungan GajiSG :Slip GajiBSB/BTB :Bukti Setor Bank/Bukti

Transfer BankTS : Time Sheet

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI KARYAWAN

Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

FINANCE STAF / FINANCE COORDINATOR

Legend :

283

HR & ADMINISTRATION

LPJUM


otorisasi DPG dan SG

Dari Prosedur Pengelolaan Uang Muka

Menyusun DPG dan

menerbitkan SG

DPG


Melakukan pembayaran gaji melalui

Bank


BSB/BTB

A

TS

SG

DPGTS

SG

DPGTS

SG

A



otorisasi DPG dan SG

DPGTS

SG


SG :Slip GajiBSB/BTB :Bukti Setor Bank/Bukti

Transfer Bank

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI KARYAWAN

Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

Legend :

383

NATIONAL PROGRAM DIRECTORHR & ADMINISTRATION


A

BTB/BSB

TS

SG

Membagikan SG dan meminta penerima gaji

untuk menanda tangani SG

BTB/BSB

SG2

1

Ke Penerima Gaji

SG2

FINANCE STAF / FINANCE COORDINATOR


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

8

Hal

4

BAGIAN :


HR & ADMINISTRATION FINANCE STAF / FINANCE

COORDINATOR FINANCE & OPERATIONS


1. Menyusun daftar perhitungan gaji dan slip gaji disertai dengan timesheet/absensi

2. Melakukan review dan otorisasi Daftar Perhitungan Gaji dan Slip Gaji

2. Melakukan review dan otorisasi Daftar Perhitungan Gaji dan Slip Gaji

3. Menerbitkan Form Penarikan Bank dan cek

4. Memfotokopi dan mencairkan cek, serta

mentransfer jumlah gaji ke karyawan

5. Memberikan copy bukti transfer gaji

karyawan ke HR & Administration

6. Meminta masing-masing penerima gaji untuk menandatangani slip penerimaan gaji dan tanda terima gaji

7. Memberikan slip gaji dan copy bukti transfer kepada karyawan

8. Memberikan copy bukti transfer, Tanda Terima Gaji, dan copy Slip Gaji ke Bagian Finance

9. Membukukan pembayaran gaji karyawan tersebut dan meng-arsipkan Form Penarikan bank, copy cek, Bukti Transfer, Tanda Terima Gaji, dan copy Slip Gaji


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

10

Hal

1

BAGIAN :

Pengelolaan Kas Kecil


a. Kas kecil adalah dana tunai yang penggunaanya hanya untuk transaksi yang tidak dapat dilakukan dengan cek dan/atau bilyet giro maupun transaksi perbankan lainnya

b. Pengeluaran kas kecil dibatasi nominalnya maksimal kurang dari Rp1.000.000,- dalam satu kuitansi pembayaran c. Pembentukan dan perubahan kas kecil diajukan dalam surat permohonan pembentukan/perubahan kas kecil yang disusun oleh FC dengan jumlah yang

disepakati bersama dengan NPD dan FOM

d. Pengelolaan kas kecil menggunakan sistem IMPREST FUND, yaitu saldo kas dibatasi maksimal sebesar Rp10.000.000,- e. Kas Kecil untuk pertama kali berjumlah Rp. 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) dengan maksimum pengeluaran pertransaksi sebesar Rp. 1.000.000,- (satu

juta rupiah) f. Pengisian kembali kas kecil dilaksanakan saat saldo sudah mendekati 10% atau sebelum tutup buku akhir bulan dan atau saat ada kebutuhan mendesak

yang harus menggunakan kas kecil sementara saldo kas kecilnya tidak mencukupi. g. Pengisian kas kecil dilakukan setelah surat permohonan pembentukan kas kecil dan Bukti Kas Keluar diotorisasi oleh Finance & Operation Manager (FOM)

dan National Program Director (NPD)

h. Kas Kecil dapat dipergunakan untuk pengeluaran operasional kantor, transportasi lokal, dan kegitan yang biayanya tidak melebihi Rp.1.000.000,-……. i. Finance Staff bertanggung jawab menyimpan dan mengelola kas kecil

j. Uang Kas Kecil disimpan dalam cash box dan pemegang kunci Cash Box adalah Finance Staff dan disimpan didalam lemari atau Brankas agar dapat diawasi k. Pemeriksaan Kas Kecil secara fisik (cash opname) dilakukan oleh Finance Staff secara periodik atau insidentil atau bisa dilakukan pengecekan secara acak

minimal 2 (dua) kali dalam sebulan, hasil pemeriksaan dicantumkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Kas

l. Seluruh penerimaan kas kecil harus dibuatkan Voucher Kas Masuk (Cash Receipt Voucher) dan didistribusikan kepada pihak-pihak terkait sesuai prosedur m. Seluruh pengeluaran kas kecil harus dibuatkan Voucher Kas Keluar (Cash Payment Voucher) dan didistribusikan kepada pihak-pihak terkait sesuai prosedur

n. Setiap transaksi melalui kas harus dilengkapi dengan penomoran dokumen voucher kas masuk/keluar beserta standar kelengkapan dokumen pendukung. o. Permohonan penggantian biaya (reimburst) pada prosedur Kas Kecil selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja dari tanggal Dokumen Pendukung.

p. Rincian pengeluaran Kas Kecil beserta Dokumen Pendukung dilaporkan setiap pengisian Kas Kecil dari Finance Staff kepada Finance Coordinator dan FOM q. Pengelolaan kas kecil dibatasi jam kerjanya dari jam 09.00 - 16.00. Pengajuan kas kecil setelah jam 16.00 akan diproses pada hari kerja berikutnya.

r. Setiap pengeluaran dana harus disertai dengan bukti pendukung yang di persyaratkan dan voucher pengeluaran yang telah di otorisisasi oleh 2 dari 3

orang petugas yang berwenang sesuai dengan batasan


BK

FPF Kas :Formulir Perhitungan Fisik Kas

FPU :Formulir Permohonan Uang/Dana

BK :Buku Kas

PROSEDUR PENGELOLAAN KAS KECIL

Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

FINANCE COORDINATOR

Legend :

2103


Mulai

FPF Kas

Membuat FPF Kas

1


otorisasi FPF Kas

Revisi ?TY

FPF Kas FPF Kas

FPF Kas

1

FPF Kas

Menyusun FPU

PEMOHON / FINANCE STAFF

FPU

FPF Kas

A

E

BK

B

: Arsip tetap berdasarkan TanggalT

T

FINANCE & OPERATIONS MANAGER

1


otorisasi FPF Kas

Revisi ?TY

FPF Kas FPF Kas

1


otorisasi FPF Kas

Revisi ?TY

FPF Kas FPF Kas


BP : Bukti PengeluaranFPU : Formulir Permohonan

UangBK : Buku Kas


Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

FINANCE COORDINATOR

Legend :

3103


Mencatat penerimaan

ke BK

Cash Box

BK

BK

Rp


> Rp. 500.000T Y

FPU FPU


Melakukan review

kesesuaian FPU dengan

anggaran

Sesuai ?T Y

FPU(ditolak)

FPU

FPU(ditolak)

Menyusun FPU sesuai dengan

kebutuhan

B

D


MANAGER


FPU

Rp

A

F

F

Melakukan review

kesesuaian FPU dengan

anggaran

Sesuai ?T Y

FPU(ditolak)

FPU

C


DP

BKK

FPU

2 FPU : Formulir Permohonan Uang

BKK : Bukti Kas KeluarBK : Buku KasDP : Dokumen PendukungBP : Bukti Pengeluaran


Tanggal :

Bab


Bagian Halaman


Legend :

4103

FINANCE COORDINATOR

FPU

Menerbitkan BKK

Rp

BKK

1

Rp

BKK

1

Mencatat pengeluaran

ke BK


BK

C

NATIONAL PROGRAM

DIRECTOR

BK2


Menggunakan dana sesuai dengan

kebutuhan

D

E

BP

1

BP

1


MANAGER


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

10

Hal

5

BAGIAN :


PEMOHON / FINANCE STAFF FINANCE COORDINATOR FINANCE & OPERATIONS MANAGER NATIONAL PROGRAM DIRECTOR

1. Menyusun Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil

2. Melakukan review dan otorisasi Surat

Permohonan Pembentukan Kas Kecil

3. Melakukan review dan otorisasi Surat

Permohonan Pembentukan Kas Kecil

4. Menyusun Surat Permohonan Dana pengisian kembali Kas Kecil

5. Melakukan review dan otorisasi Surat Permohonan Dana pengisian Kas Kecil beserta dengan Dokumen Pendukungnya

6. Membukukan pengisian kas kecil, menyiapkan cek, mencairkan dan menyerahkan uang tunai ke Finance Staff.

7. Mencatat Penerimaan Kas sebagai

pengisian kas kecil ke dalam Buku Kas

8. Mengajukan Permohonan Dana ke

Finance Staff

9. Memberikan dana kepada Pemohon

yang disetujui


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

10

Hal

6

BAGIAN :


PEMOHON / FINANCE STAFF FINANCE COORDINATOR FINANCE & OPERATIONS MANAGER NATIONAL PROGRAM DIRECTOR

10. Menyerahkan Dokumen Pendukung kepada Finance Staff

11. Melakukan review kesesuaian

Permohonan Dana dengan Dokumen Pendukung.

12. Mencatat pengeluaran dana ke dalam Buku Kas dan mengarsip Bukti Kas keluar beserta dengan dokumen pendukungnya (kwitansi)


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

11

Hal

1

BAGIAN :


a. Kebijakan Prosedur

b. Seluruh pengeluaran dana melalui bank harus sesuai dengan anggaran yang telah disetujui c. Pengeluaran dana melalui bank dapat dilakukan secara manual menggunakan buku cek dan/atau bilyet giro maupun dengan transaksi elektronik bank

(internet banking). d. Cek dan/atau bilyet giro yang dikeluarkan harus diisi lengkap sesuai aturan perbankan termasuk jumlah nominal yang dikeluarkan. e. Pejabat penandatangan cek tidak diperbolehkan menandatangani cek sebelum diisi secara lengkap oleh Finance Staf

f. Seluruh pengeluaran bank yang telah disetujui pejabat terkait harus dibuatkan Voucher Bank Keluar (Bank Payment Voucher) dan didistribusikan kepada pihak-pihak tekait sesuai prosedur.

g. Seluruh pengeluaran dana melalui bank harus dilengkapi dengan standar kelengkapan dokumen h. Setiap pengeluaran dana melalui bank harus dilengkapi dengan penomoran dokumen voucher bank keluar serta standar kelengkapan dokumen.

i. Mekanisme pengeluaran dana melalui bank berdasarkan nominal pengeluaran dana, harus diotorisasi oleh 2 dari 3 orang petugas yang berwenang sesuai

dengan ketentuan sebagi berikut:

NO POSISI JUMLAH

1 Manajer ≤Rp 15.000.000

2 Nasional Program Direktur ≤Rp 100.000.000

3 Authorized Signature ≥Rp 100.000.000

j. Setiap pengeluaran dana melalui bank harus diotorisasi oleh Finance & Operations Manager dan National Program Director.

k. Cek akan ditandatangani apabila Form Penarikan Bank yang dilampiri dokumen pendukung telah disetujui oleh NPD atau FOM l. Cek yang salah, rusak, atau batal harus di cap "BATAL" dan diarsip untuk kepentingan pemeriksaan keuangan nantinya.


PROSEDUR PENGELUARAN MELALUI BANK

Tanggal :NATIONAL PROGRAM DIRECTOR

Bab


Bagian Halaman

Legend :

FINANCE & OPERATIONS MANAGER/

MANAGERPEMOHON/FINANCE STAFF

2113

FPU/FPD

PUM

Menyiapkan Cek

Dari Prosedur Terkait

PPB/J

PUM : Permohonan Uang MukaPPB/J : Permohonan Pengadaan

Barang/Jasa FPD/U : Formulir Permohonan

Dana/UangBPk : Bukti PengeluaranBSB/BTB : Bukti Setor Bank/Bukti

Transfer Bank BB : Buku Bank

Prosedur Terkait:

- Prosedur Pengelolaan Uang Muka- Prosedur Penyaluran Dana Dari PR

ke Sub Recipient / SR- Prosedur Pengadaan Barang/Jasa - Prosedur Pembayaran Gaji

Karyawan- Prosedur Pengelolaan Kas Kecil


T

Menyusun FPD

FPD

Mulai


tangani FPD

AUTHORIZED SIGNATURE

Rp 15.000.000T Y

FPD(ditolak)

FPDMelakukan review dan menanda

tangani FPD

Rp 100.000.000T Y

FPD(ditolak)

FPDMelakukan review dan menanda

tangani FPD

Rp 100.000.000T Y

FPD(ditolak) FPD

FPU(ditolak)

A


PROSEDUR PENGELUARAN MELALUI BANK

Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

Legend :

2113

BBK : Bukt Bank KeluarBSB/BTB : Bukti Setor Bank/Bukti

Transfer Bank BB : Buku Bank

Prosedur Terkait:

- Prosedur Pengelolaan Uang Muka- Prosedur Penyaluran Dana Dari PR

ke Sub Recipient / SR- Prosedur Pengadaan Barang/Jasa - Prosedur Pembayaran Gaji

Karyawan- Prosedur Pengelolaan Kas Kecil


T

B

BB

Mencairkan Cek dan

menerbitkan BBK

BBK

Rp

BSB/BTB

Ke Pemohon, atau ke Pihak Ketiga, atau Ke

Prosedur Terkait


Mencatat pengeluaran

ke BB

BBK

BB

T

T

Cek

PEMOHON / FINANCE STAFFFINANCE & OPERATIONS

MANAGER / MANAGERNATIONAL PROGRAM DIRECTOR AUTHORIZED SIGNATURE

FPD

PPB/J

Cek

PUM

A


tangani Cek Rp

15.000.000

Cek

B

FPD

PPB/J

Cek

PUM

A


tangani Cek Rp

100.000.000

Cek

B

FPD

PPB/J

Cek

PUM

A


tangani Cek Rp

100.000.000

Cek

B


FPD

PPB/J

PUM


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

11

Hal

4

BAGIAN :


PEMOHON/FINANCE STAFF FINANCE & OPERATIONS

MANAGER/MANAGER NATIONAL PROGRAM DIRECTOR AUTHORIZED SIGNATURE

1. Mengisi Formulir Permohonan Dana

2. Melakukan review Form Permohonan Dana dengan anggaran dan mengotorisasi jika anggaran ≤Rp 15.000.000

3. Melakukan review Form Permohonan Dana dengan anggaran dan mengotorisasi jika anggaran ≤Rp 100.000.000

4. Melakukan review Form Permohonan Dana dengan anggaran dan mengotorisasi jika anggaran ≥Rp 100.000.000

5. Menerbitkan Form Penarikan Bank dan menyiapkan cek sejumlah angka yang diajukan

6. Melakukan review kesesuaian cek dengan permohonan pengajuan dana dan form penarikan bank serta menandatangani cek jika ≤Rp 15.000.000

6. Melakukan review kesesuaian cek dengan permohonan pengajuan dana dan form penarikan bank serta menandatangani cek jika ≤Rp 100.000.000

6. Melakukan review kesesuaian cek dengan permohonan pengajuan dana dan form penarikan bank serta menandatangani cek jika ≥Rp 100.000.000

7. Memfotokopi cek, dan mencairkan cek atau mentransfer sejumlah uang ke rekening pemohon dan menerbitkan Bukti Bank Keluar


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

11

Hal

4

BAGIAN :


PEMOHON/FINANCE STAFF FINANCE & OPERATIONS

MANAGER/MANAGER NATIONAL PROGRAM DIRECTOR AUTHORIZED SIGNATURE

7. Memfotokopi cek, dan mencairkan cek atau mentransfer sejumlah uang ke rekening pemohon dan menerbitkan Bukti Bank Keluar

8. Memberikan uang atau copy bukti transfer kepada pemohon

9. Membukukan Pengeluaran Bank dan mengarsipkan Pengajuan Permohonan Dana, copy cek dan atau slip transfer


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

13

Hal

1

BAGIAN :

Prosedur Pelaporan Akuntansi

a. Kebijakan Prosedur

b. Finance Coordinator bertanggungjawab menerbitkan informasi keuangan

c. Informasi Keuangan dan Rekonsiliasi Bank dibuat setiap bulan oleh bagian keuangan yaitu Finance Coordinator (FC) d. Laporan Keuangan dan Rekonsiliasi Bank akan diterbitkan secara rutin setiap tanggal 5 bulan berikutnya dan bila diperlukan dapat diterbitkan setiap saat

dibutuhkan. e. Laporan Keuangan dan Rekonsiliasi Bank harus direview oleh bagian lain diluar keuangan yaitu Internal Control Coordinator (ICC)

f. Informasi Keuangan harus diotorisasi oleh FOM (Finance & Operations Manager)

g. FOM bertanggung jawab atas tersusunnya laporan keuangan PR Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI setiap bulannya h. FOM bertanggung jawab atas tersusunnya laporan keuangan Principal Recipient’s Ongoing Progress Update and Disbursement Request (PUDR)

i. Mata uang yang digunakan untuk penyusunan Laporan Sumber dan Penggunaan Dana (Statement of Sources and Uses of Fund (SUF)) ke GF adalah mata uang Dollar (USD)

j. Mata uang yang digunakan dalam pembukuan Proyek adalah mata uang Rupiah

k. Untuk tujuan pelaporan ke Global Fund, pembukuan transaksi dikonversikan ke dalam mata uang Dollar dengan nilai kurs tengah rata-rata (average middle rate) dalam satu periode pelaporan. Sedangkan saldo Kas, Bank dan perkiraan neraca lainnya dikonversikan pada nilai tukar yang berlaku pada waktu

pelaporan. Perbedaan kurs saat pelaporan dan kurs rata-rata setiap bulan dianggap sebagai kerugian/keuntungan kurs l. Laporan keuangan Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI harus sesuai dengan format laporan keuangan ISAK 35 (Interpretasi Standar Akuntansi

Keuangan No.35) yang berlaku per 1 Januari 2020. m. Laporan Keuangan Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI harus diotorisasi oleh NPD

n. Laporan Keuangan Konsorsium Komunitas PENABULU – STPI akan didistribusikan kepada Program Manager, Monev Manager, CCM dan GF dan kepada yang

membutuhkan o. Setiap laporan yang dikirimkan ke GFATM, harus dicetak dan ditandatangani oleh staf yang membuat, memeriksa dan menyetujui, untuk disimpan dalam

excel dan pdf file sebagai laporan final yang dikirim kepada GFATM p. Laporan Keuangan kepada Global Fund diterbitkan sesuai dengan MoU


DP

FPD

PPB/J

PUM

BBK

BKK

FPPT

FPKB

DPG

LK-R/M

BB

BK

PROSEDUR PENYAJIAN INFORMASI KEUANGAN

Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

Legend :

KETUA YAYASANBENDAHARA

2123

Dari Prosedur Terkait

Mencatat penerimaan,

pengeluaran dan pertanggung

jawaban dana ke CTH

BKM : Bukti Kas MasukBBM : Bukti Bank MasukPUM : Permohonan Uang Muka LK-R/M : Laporan Keuangan –

Regional/MitraPPB/J : Permintaan Pengadaan

Barang/JasaFPD : Formulir Permohonan

DanaLPJUM : Laporan Pertanggung

jawaban Uang MukaDPG : Daftar Perhitungan GajiFPKB : Formulir Permohonan

Kas BonFPPT : Formullir Permohonan

Pemberian TunjanganBKK : Bukti Kas KeluarBBK : Bukti Bank KeluarDP : Dokumen PendukungCTH : Catatan Transaksi HarianLPPD : Laporan Penerimaan dan

Pengeluaran DanaLSD : Laporan Status DanaLSA : Laporan Status AnggaranBK : Buku Kas BB : Buku Bank

Prosedur Terkait

- Prosedur Penerimaan Melalui Kas- Prosedur Penerimaan Melalui Bank- Prosedur Pengelolaan Uang Muka- Prosedur Penyaluran Dana Program

ke Regional/Mitra- Prosedur Pinjaman Karyawan- Prosedur Pembayaran Gaji

Karyawan- Prosedur Pemberian Tunjangan

Kesehatan- Prosedur Pengelolaan Kas Kecil- Prosedur Pengeluaran Melalui Bank

Ke Prosedur Pelaporan Akuntansi

Melakukan rekonsiliasi dengan BK

dan BB

CTH

BB

BK

T

FPD

PPB/J

BBK

PUM

Dari Prosedur Pengeluaran melalui Bank

: Arsip tetap berdasarkan Tanggal


T

T

T

LPJUM

BSB/BTB

BBM

DP

BKK

FPPT

FPKB

DPG

LK-R/M

LPJUM

BSB/BTB

BBM

BKM

CTH

BKM

A


Menerbitkan LPPD, LSD,

dan LSA

LSD

LSA

LPPD

CTH


otorisasi LPPD, LSD, dan LSA

LSD

LSA

LPPD

Ke Pengguna Informasi Keuangan

Ke Prosedur Pelaporan Akuntansi

PROSEDUR PENYAJIAN INFORMASI KEUANGAN

Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

Legend :


3123

CTH : Catatan Transaksi HarianLPPD : Laporan Penerimaan dan

Pengeluaran DanaLSD : Laporan Status DanaLSA : Laporan Status AnggaranBK : Buku Kas BB : Buku Bank

CTH

: Arsip tetap berdasarkan Tanggal


T

T

A


BAB :

PROSEDUR

Bab

3

Bagian

12

Hal

4

BAGIAN :

Prosedur Pelaporan Akutansi

FINANCE STAFF FINANCE COORDINATOR FINANCE & OPERATIONS


1. Mencatat penerimaan, pengeluaran dan pertanggungjawaban dana ke Catatan Transaksi Harian / SANGO

2. Meminta Rekening Koran dari bank yang bersangkutan dan melakukan rekonsiliasi dengan Buku Kas dan Buku Bank dan Jurnal Koreksi

3. Menerbitkan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana, Laporan Status Anggaran

4. Menyusun Draft Laporan Keuangan dan diberikan kepada FOM untuk direview

5. Melakukan review dan

mengotorisasi draft Laporan Keuangan menjadi Final

6. Melakukan review dan otorisasi Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana, Laporan Status

Anggaran dan Laporan Keuangan Final

7. Mendistribusikan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran dan Laporan Keuangan Final kepada pengguna Informasi Keuangan


DP

FPD

PPB/J

PUM

BBK

BKK

FPPT

FPKB

DPG

LK-R/M

LPJUM

BSB/BTB

BBM

BKM

T

PROSEDUR PELAPORAN AKUNTANSI

Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

Legend :


Tanggal


2133

BKM : Bukti Kas MasukBBM : Bukti Bank MasukPUM : Permohonan Uang Muka LK-R/M : Laporan Keuangan –

Regional/MitraPPB/J : Permintaan Pengadaan

Barang/JasaFPD : Formulir Permohonan

DanaLPJUM : Laporan Pertanggung

jawaban Uang MukaDPG : Daftar Perhitungan GajiFPKB : Formulir Permohonan

Kas BonFPPT : Formullir Permohonan

TunjanganBKK : Bukti Kas KeluarBBK : Bukti Bank KeluarDP : Dokumen PendukungCTH : Catatan Transaksi HarianJB : Jurnal Bank JK : Jurnal KasJU : Jurnal UmumBBs : Buku BesarRK : Rekening Koran

Dari Prosedur Penyajian Informasi Keuangan

B

Menyusun JB, JK, JU

JU

JK

JB

Meminta RK dari Bank

yang bersangkutan

BBJU

JB

JK

CTH

RK

AA

DP

FPD

PPB/J

PUM

BBK

BKK

FPPT

FPKB

DPG

LK-R/M

LPJUM

BSB/BTB

BBM

CTH

BKM



Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

Legend :


Tanggal

BENDAHARA

3133

RK : Rekening KoranJB : Jurnal Bank JK : Jurnal Kas JU : Jurnal UmumLRB : Laporan Rekonsiliasi

BankJR : Jurnal Rekonsiliasi BBs : Buku Besar

A

JB

BB

Melakukan rekonsiliasi bank dan menyusun LRB dan JR

BB

JB

RK

Menyusun BBs T

KETUA YAYASAN


memberikan paraf pada LRB dan JR

A

RK

JR

LRB

BB

JB

RK

JR

LRB

BB

JB

RK

JR

LRBJK

JU

B

JK

JB

JR

JU

BBs

T

C



Tanggal :

Bab


Bagian Halaman

Legend :


Tanggal

BENDAHARA

4133

BBs : Buku BesarLPPD : Laporan Penerimaan

dana Pengeluaran DanaLSD : Laporan Status DanaLSA : Laporan Status AnggaranJKr : Jurnal KoreksiDLK : Draft Laporan Keuangan LK : Laporan Keuangan

Menyusun DLK

LSA

LSD

LPPD

LSA

LSD

LPPD

Dari Prosedur Penyajian Informasi Keuangan

DLK

DLK

Menyusun LK

T

LSA

LSD

LPPD

DLK

LK F

JKr

Ke Pengguna Laporan Keuangan

BBs

C

Melakukan otorisasi

JKr

TDLK

JKr

KETUA YAYASAN

Melakukan rekonsilisasi

LPPD, LSD, LSA dengan DLK dan menyusun JKr

JKr


otorisasi LK

LK

JKr


BAB :

FORMULIR

Bab

4

Bagian

1

Hal

1

BAGIAN :

Daftar Formulir

Nama Formulir Prosedur Dibuat oleh Direview oleh Ditandatangani

oleh

1. Bukti Kas Masuk a. Penerimaan Melalui Kas

2. Bukti Bank Masuk a. Penerimaan Melalui Bank

3. Bukti Kas Keluar a. Pengelolaan Kas Kecil

4. Bukti Bank Keluar a. Pengeluaran Melalui Bank

5. Surat Konfirmasi Penerimaan Dana a. Penerimaan Dana Melalui Bank

6. Formulir Permohonan Dana

a. Pengelolaan Uang Muka b. Pemberian Dana Program ke Regional/Mitra c. Pengelolaan Kas Kecil d. Pengeluaran Melalui Bank

7. Permohonan Uang Muka a. Pengelolaan Uang Muka

8. Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka

a. Pengelolaan Uang Muka

9. Permohonan Pengadaan Barang/Jasa

a. Pengadaan Barang/Jasa

10. Surat Permintaan Penawaran Harga/Curricullum Vitae

a. Pengadaan Barang/Jasa

11. Berita Acara Pemilihan a. Pengadaan Barang / Jasa

12. Formulir Permohonan Kas Bon a. Prosedur Pinjaman Karyawan

13. Daftar Perhitungan Gaji a. Pembayaran Gaji Karyawan

14. Slip Gaji a. Pembayaran Gaji Karyawan


Nomor :

Tanggal :

: Cek / Bilyet Giro Nomor Cek / BG : Transfer Bank / Setoran Bank Nomor LPJ :

TERBILANG :

Diterima oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :

Finance & Operations Manager National Program Director Tanggal : ………………………………

Diinput oleh : Dibukukan/diposting oleh :

Finance Staff Finance Coordinator Tanggal : ………………………

NOMOR AKUN JUMLAH RUPIAH

TOTAL

FORM BUKTI BANK MASUK / BBM (BANK RECEIPT VOUCHER / BRV)

NO URAIAN



SURAT KONFIRMASI PENERIMAAN DANA

Dengan Hormat,

Mohon lengkapi formulir dibawah ini dan di fax secepatnya ke ………………………… atau diemail ke

………………………… untuk konfirmasi.

Konfirmasi ini sangat penting untuk kami dan perlu diketahui bahwa pembayaran berikutnya (bila ada)

tidak dapat dilakukan tanpa konfirmasi penerimaan dana sebelumnya.

Harap beritahukan kepada kami jika dana belum diterima.

Terima kasih atas kerjasamanya yang baik.

Jumlah dana yang diterima dalam rekening :

Dalam angka :

Dalam huruf :

Tanggal penerimaan uang :

Tempat/tanggal :

Tanda tangan :

Finance & Operations Manager


Nama Sumber Dana : Nama Program : Penanggungjawab : Kode Anggaran Proyek :

FPU - UANG MUKA KEGIATAN

Dilengkapi oleh Pemohon/Staf Program

FORM PERMINTAAN UANG (FPU) NO. MEMO FPU (PROYEK) NO. N/A SURAT TUGAS RINCIAN PUM / ESTIMASI BIAYA UNDANGAN TOR DOKUMEN PEMILIHAN SUPPLIER N/A COPY ANGGARAN / WORKPLAN

Penjelasan Pemohon dan Staf Keuangan : Paraf

Dilengkapi oleh Bagian Keuangan

: OK untuk proses pencairan dana : DITOLAK

Diperiksa oleh :

Tanggal Tanggapan

LEMBAR KELENGKAPAN DOKUMEN / LKD (COMPLETENESS DOCUMENT SHEET)

TANGGAL DILENGKAPI

TANGGAL DILENGKAPI



LPJ - UANG MUKA KEGIATAN

Dilengkapi oleh Pemohon/Penanggung Jawab

LPJ NO. LAPORAN KEGIATAN LPJ PROYEK NO. N/A DOKUMENTASI KEGIATAN RINGKASAN BIAYA DAFTAR HADIR BUKTI PEMBAYARAN AKOMODASI - ASLI LEMBAR KONFIRMASI KEHADIRAN PESERTA BUKTI PEMBAYARAN TRANSPORTASI - ASLI SURAT TUGAS PESERTA BUKTI DAFTAR PENGELUARAN RIIL COPY FPU - KEGIATAN BUKTI PEMBAYARAN HONOR FASILITASI BUKTI PENGEMBALIAN SISA UM N/A

Penjelasan Pemohon dan Pemeriksa : Paraf




TANGGAL DILENGKAPI

TANGGAL DILENGKAPI

Tanggal Tanggapan

Diperiksa oleh :


Nomor :

: Uang Muka Kerja Dari : : Penggantian Biaya Divisi : : Perjalanan Dinas No. TA: : Pengisian Kas Sumber Dana : : Tagihan Pihak Ketiga Nama Program & Kode : : Penggajian Kode Proyek / BL : : Lainnya

Harap dibayarkan kepada : Uang sejumlah :

Untuk keperluan pembayaran :

Beban anggaran :

KETERANGAN :

Jakarta,

Diajukan oleh : Diketahui oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :

FINANCE & OPERATIONS MANAGER NATIONAL PROGRAM DIRECTOR

FORM PERMINTAAN UANG / FPU (PAYMENT REQUEST / PR)

NO URAIAN (ITEM BIAYA) RINCIAN PERMINTAAN UANG (Rupiah)

REF TOTAL DIBAYAR TUNAI DITRANSFER


Nomor :

: Uang Muka Kerja Dari : : Perjalanan Dinas dan Supervisi Divisi : : Lainnya Sumber Dana :

Nama Program & Kode : Kode Angg Proyek / BL :

Nomor FPU :

REKAPITULASI PERTANGGUNGJAWABAN

KETERANGAN :

Jakarta,

Diajukan oleh : Diketahui oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :

FINANCE & OPERATIONS MANAGER NATIONAL PROGRAM DIRECTOR

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN / LPJ (SETTLEMENT OF ADVANCE / SOA)

NO URAIAN (ITEM BIAYA) JUMLAH RUPIAH

REF UANG MUKA REALISASI BIAYA SELISIH LEBIH/

(KURANG)



FPU - UANG MUKA PERJALANAN DINAS DAN SUPERVISI

Dilengkapi oleh Pemohon / Manager Unit

FORM PERMINTAAN UANG (FPU) NO. MEMO FPU (PROYEK) NO. N/A SURAT TUGAS RINCIAN PUM / ESTIMASI BIAYA OTORISASI PERJALANAN DINAS TOR UNDANGAN (menghadiri undangan pihak ketiga) COPY ANGGARAN / WORKPLAN





TANGGAL DILENGKAPI

TANGGAL DILENGKAPI

Tanggal Tanggapan

Diperiksa oleh :



LPJ - PERJALANAN DINAS DAN SUPERVISI

Dilengkapi oleh Pemohon/Penanggung Jawab

LPJ NO. LAPORAN SUPERVISI LPJ PROYEK NO. N/A DOKUMENTASI KEGIATAN OTORISASI PERJALANAN DINAS SURAT PERINTAH PERJALAN DINAS (DI TTD BUKTI PEMBAYARAN AKOMODASI - ASLI PIHAK YANG DIKUNJUNGI) BUKTI PEMBAYARAN TRANSPORTASI - ASLI COPY FPU - PERJALANAN DINAS & SUPERVISI BUKTI DAFTAR PENGELUARAN RIIL BUKTI PENGEMBALIAN SISA UM N/A BUKTI BAYAR HONOR FASILITASI N/A





TANGGAL DILENGKAPI

TANGGAL DILENGKAPI

Tanggal Tanggapan

Diperiksa oleh :


Budget Line: Nama Staf: Jabatan: Tanggal Perjalanan:

Lokasi:

Tujuan Lembaga yang dikunjungi

Berangkat

Kembali

Biaya Perjalanan Transport airport Transport antar kota Perdiem (80%)

Akomodasi/Hotel Tiket pesawat domestik Total -

- Total Uang Muka Perjalanan -

Diajukan oleh: Diketahui oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh:

MANAJER.................. FINANCE & OPERATIONS MANAGER NATIONAL PROGRAM DIRECTOR Tanggal: Tanggal: Tanggal: Tanggal

Otorisasi Perjalanan Dinas

Berangkat: Kembali:

Hasil yang akan dicapai

Itinerary

Sisa uang muka Perdiem akan diklaim sesudah perjalanan dinas terlaksana, bukti-bukti keuangan dan laporan kegiatan dipertanggungjawabkan.



FPU - PENYALURAN DANA KE SR

Dilengkapi oleh Pemohon/Unit Program

COPY MOU

FORM PERMINTAAN UANG (FPU) NO.

FPU (PROYEK) NO. N/A

RENCANA ANGGARAN/KEGIATAN YANG DISETUJUI

REKAP SALDO PETTY CASH DAN BANK SR




Diperiksa oleh :


TANGGAL DILENGKAPI

Tanggal Tanggapan


Nama Sumber Dana : Nama Program :

Penanggungjawab : Kode Anggaran Proyek :


Dilengkapi oleh Pemohon/Komite Pengadaan

FORM PERMINTAAN PEMBELIAN BARANG/JASA ATAU TOR

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN/DAFTAR HARGA BARANG/JASA

SURAT PENAWARAN/DAFTAR HARGA BARANG/JASA

BERITA ACARA PEMILIHAN / BID ANALYSIS

ORDER PEMBELIAN

FORMULIR PENERIMAAN BARANG / FPB

Penjelasan Pemohon/Komite Pengadaan : Paraf




TANGGAL DILENGKAPI

Tanggapan

Diperiksa oleh :

Tanggal


Nomor :

Tanggal :

: Reguler, sesuai Work Plan Kode Work Plan / BL : : Prioritas, tidak ada dalam Work Plan

Catatan :

Bagian Pengajuan : Bagian Verifikasi dan Persetujuan :

Disiapkan oleh : Diketahui oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :

PERMINTAAN PENGADAAN BARANG / JASA (PURCHASE REQUEST / PRq)

NO NAMA BARANG SPESIFIKASI BARANG JUMLAH UNIT SATUAN RP JUMLAH RUPIAH


Kepada Yth.

Nomor : Tanggal :

Estimasi waktu penyediaan:

Mohon penawaran harga dari Saudara dapat dikirim melalui faximili atau lainnya paling lambat tanggal :

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terimakasih.

Jakarta, Hormat kami,

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA / SPPH (QUOTATION PURCHASE REQUEST / QPR)

Melalui surat ini kami meminta kepada Saudara untuk menyampaikan penawaran harga kepada kami atas kebutuhan barang yang akan kami adakan, sebagai berikut:

NO NAMA BARANG SPESIFIKASI BARANG JUMLAH UNIT


Nomor : Tanggal :

1

2

3

Kami telah mengadakan penelitian terhadap surat penawaran harga tersebut sesuai dengan kebutuhan PR Konsorsium

Penabulu-STPI. Kami sepakat memutuskan untuk memilih penyedia jasa/supplier :

dengan pertimbangan sebagai berikut (kualitas, harga dan aspek lainnya)

Demikian berita acara ini kami buat dengan semestinya untuk dapat dipertimbangkan dan diputuskan oleh Pimpinan.

Disetujui oleh : Disusun oleh :

Komite Pengadaan:

KETUA

ANGGOTA

ANGGOTA

KETERANGAN

Pada hari…………………tanggal……………..kami telah membuka surat penawaran harga dan/atau brosur penawaran yang telah diterima dari penyedia jasa/supplier termaksud dalam surat, kami telah menerima penawaran harga dari beberapa penyedia jasa/supplier, sebagai berikut :

BERITA ACARA PEMILIHAN PENYEDIA JASA/SUPPLIER (BAPS) (VENDOR SELECTION LETTER / VSL)

NO NAMA & ALAMAT SUPPLIER

HARGA PENAWARAN

ESTIMASI WAKTU KETERSEDIAAN


Nomor : Tanggal :

Kepada Yth.

Berikut kami sampaikan Order Pembelian beberapa jenis barang sebagai berikut :

Mohon barang-barang tersebut dikirimkan kepada kami paling lambat …………………………

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terimakasih.

Jakarta,

Hormat kami, Mengetahui,

ORDER PEMBELIAN / OP (PURCHASE ORDER / PO)

NO NAMA BARANG SPESIFIKASI BARANG JUMLAH UNIT SATUAN RP JUMLAH RUPIAH


Nomor : Tanggal :

No. PO : No. PPB :

Telah diterima barang dari dan telah dibandingkan dengan Order Pembelian dan dokumen lainnya, sebagai berikut :

Selisih PO* Selisih

Catatan : *input langsung oleh sistem

Disiapkan oleh : Diketahui oleh : Diverifikasi oleh : Disetujui oleh : Diterima oleh :

FORMULIR PENERIMAAN BARANG / FPB GOODS RECEIVING REPORT (GOR)

NO NAMA BARANG SPESIFIKASI BARANG Jumlah Barang Menurut :

KONDISI FPB SJ FPB


Details Vendor I Vendor 2 Vendor 3 Vendor Name Address Phone & Contact Person Email Type Price Working Process Payment Term Note

Prepared By: Reviewed by: Authorised By: Approved By:

Employee Name Here Employee Name Here Employee Name Here Date: Date: Date: Date:

Bid Analysis Form

Vendor Classification : Laptop

Selected Vendor (s) Quotes (attached) were solicited from ………………………... that each provided a different prices The selected vendor is ………………………… Justification ………………………………………………………………….. ………………………………………………………………….. The price without tax

Nomor : Tanggal :

: Cek / Bilyet Giro Nama Rekening Bank : : Transfer Bank / Setoran Bank Nomor Rekening : : Transaksi Elektronik Bank Nomor Cek/BG :

Nomor FPU/LPJ :

TERBILANG :

Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Diketahui oleh : Disetujui oleh :

FINANCE STAFF FINANCE COORDINATOR FOM NPD Tanggal : ………………...........

Diinput oleh : Dibukukan oleh :

FINANCE STAFF FINANCE COORDINATOR Tanggal : ………………………

TOTAL

BUKTI BANK KELUAR / BBK (BANK PAYMENT VOUCHER / BPV)

NO URAIAN NOMOR AKUN JUMLAH RUPIAH



FPU - PENGGAJIAN

GAJI BULANAN HONOR BULANAN

Dilengkapi oleh Staf SDM Dilengkapi oleh Asisten Administrasi Program

FORM PERMINTAAN UANG (FPU) NO. SPK / KONTRAK (DI AWAL KONTRAK) N/A FPU PROYEK N/A TIMESHEET SPK / KONTRAK (DI AWAL KONTRAK) LAPORAN KEGIATAN BULANAN TIMESHEET N/A COPY KTP DAFTAR REKAP GAJI N/A COPY NPWP N/A SLIP GAJI N/A

Penjelasan Staf SDM dan Staf Keuangan : Paraf




TANGGAL DILENGKAPI

TANGGAL DILENGKAPI

Tanggal Tanggapan

Diperiksa oleh :


Nama Karyawan

Posisi Bulan/Tahun Laporan Kegiatan Staff

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

0 0%

0 0%

0 0%

0 0%

0 0%

0 0%

0 0%

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

Absen

0

0

0

0

Tugas Lain (Study) 0

Total absen 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

INSTRUKSI Tanda Tangan Karyawan Tgl

DAILY

1. Timesheet ini dilaporkan paling lambat tanggal 10 setiap bulannnya Tangan Supervisor Tgl2. Timesheet harus ditandatangani oleh staff dan mendapat persetujuan Supervisor

3. Hak cuti staff 1,5 hari per bulan, 18 hari per tahunnya

4. Cuti hanya bisa diambil dengan pengajuan tertulis sebelumnya dan setelah persetujuan Supervisor RECAP:

Akum Hak cuti awal bulan

ditambah hak cuti bulan ini

(diikurangi) cuti pada bulan ini

Hak cuti di akhir bulan 2 0,0

0,0

0,0

Tahunan Time

2 0,0

Cuti Sakit

Cuti Lain

Cuti Comp

Sub Code Cost Center<--------------Date------------->

Total Jam

Libur Nasional

Cuti Tahunan

TIMESHEET

TOTA

L

Pers

en


Nama Sumber Dana : Nama Program :

Penanggungjawab : Kode Anggaran Proyek :

FPU - PENGISIAN KAS / KAS KECIL

Dilengkapi oleh Kasir atau Staf Keuangan

FORM PERMINTAAN UANG (FPU) NO.

FPU PROYEK (BILA ADA) N/A

LAPORAN PERHITUNGAN FISIK KAS N/A

BUKTI ASLI PENGELUARAN KAS/KAS KECIL

BUKTI KAS KELUAR (BKK)

Penjelasan Kasir dan / atau Staf Keuangan :

Paraf


: OK untuk proses pencairan dana

: DITOLAK

LEMBAR KELENGKAPAN DOKUMEN / LKD(COMPLETENESS DOCUMENT SHEET)

TANGGAL

DILENGKAPI

Tanggal Tanggapan

Diperiksa oleh :


Nomor :

Tanggal :

TERBILANG :

Diterima oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :

FINANCE STAFF FINANCE COORDINATOR FINANCE & OPERATIONS MANAGER

Tanggal : ………………………………

Diinput oleh : Dibukukan/diposting oleh :

FINANCE STAFF FINANCE COORDINATOR

Tanggal : ………………………

TOTAL

FORM BUKTI KAS MASUK / BKM(CASH RECEIPT VOUCHER / CRV)



Nomor :

Tanggal :

TERBILANG :

Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Diketahui oleh : Disetujui oleh :


Tanggal : ………………...........

Diinput oleh : Dibukukan oleh :


Tanggal : ………………………

FOM NPD

TOTAL

BUKTI KAS KELUAR / BKK(CASH PAYMENT VOUCHER / CPV)



Formulir Perhitungan Fisik

Kas

Perhitungan Fisik Kas

Periode :

Program/Proyek:

Saldo Awal periode

Uang yang dipegang oleh petugas Kas Kecil per tanggal

Rp100.000,00 0 lembar / buah =






Rp500,00 0 lembar / buah =

Rp200,00 0 lembar / buah =

Rp100,00 0 lembar / buah = +

Total uang kas per tanggal :

Tanggal:

Dihitung oleh : Disetujui/diperiksa Oleh :

-Rp

-Rp

-Rp

-Rp

-Rp

-Rp

-Rp

-Rp

-Rp

-Rp


Documents

Sistem PR Konsorsium Penabulu-STPI - TBC Komunitas