SISTEM INFORMASI GEDUNG Jus Up

Panduan penggunaan SIMGERU Halaman 0

PANDUAN DASAR PENGGUNAAN DAN PEMBAHARUAN DATA

SISTEM INFORMASI GEDUNG DAN RUANG

TOR 3-5 ESTABLISHMENT of ASSET MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM

OLEH :

DIREKTORAT PENGELOLAAN DAN PEMELIHARAAN ASET

I-MHERE PROJECT UNIVERSITAS GADJAH MADA

DIREKTORAT PENDIDIKAN TINGGI

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL


PENDAHULUAN

Sistem informasi Gedung, Lahan dan Tata Hijau ini adalah suatu program yang berbasis aplikasi

website yang memuat data-data tentang:

1. Gedung : berisi informasi tentang tata guna ruang berserta fasilitas, schedule penggunaan, dan

lokasinya,

Sehubungan dengan informasi yang dapat didapatkan, dalam pengoperasiannya, sistem

informasi ini dilengkapi dengan login-password yang akan membedakan jenis dan wewenang dari setiap

pengguna/peng-access. Sistem filter password akan muncul di tampilan awal menu sistem informasi ini.

Setiap orang yang ingin menggunakan/meng-access program ini harus sudah tercantum namanya di

dalam daftar pengguna.

Di dalam daftar pengguna ini, administrator penuh akan memasukkan identitas dari setiap

pengguna yang berupa:

1. Nama user

2. Password login

3. Kewenangan

Jika seorang user melakukan login untuk meng-access data yang tersedia dalam program ini,

secara otomtis program akan menyeleksi jenis dan tingkat kewenangan user tersebut sesuai dengan

daftar pengguna (list of users) di dalam data base pengguna yang sudah di-input-kan oleh seorang

administrator penuh. Jika nama tersebut tidak atau belum tercantum di dalam daftar pengguna ataupun

antar nama pengguna dengan password yang dimasukkan tidak sesuai, maka program akan

menolaknya.


I. PERSIAPAN

Spesifikasi komputer yang diperlukan untuk mengoperasikan sistem informasi ini adalah sebagai

berikut :

Minimal Windows XP

Internet Explorer 6 dengan active-X dwf viewer

Ram 256 Mb

Pentium 4 – 1 GHz

Khusus browser internet, sistem ini belum didukung oleh fire fox dan Opera sehingga komputer

dengan sistem operasi selain windows xp tidak bisa mengunakan, kalaupun dipaksakan masih bisa

berjalan hanya gambar denah dan peta tidak akan muncul.

Active-X dwf Viewer akan terinstall secara otomatis jika ketika mengakses pertamakali, komputer

kita belum terinstall, tetapi biasanya windows akan meminta kita untuk mengkatifkan install

download content dengan mengklik informations bars. Untuk petunjuk selengkapnya akan

dijelaskan pada sesi memulai simgeru.

II. MENGGUNAKAN SIMGERU

Alamat yang digunakan adalah ”simgeru.ugm” tanpa tanda petik atau kita bisa menulikan url

nya yaitu : 10.15.19.49

Alamat tersebut kita tuliskan pada baris address dan di akhiri dengan enter

Di dalam kotak inilah kita menuliskan alamat Simgeru, Deretan angka diatas diganti dengan

simgeru.ugm

Apabila computer kita sudah ada dwf viewernya maka halaman login user akan muncul setelah

kita login maka kita sudah siap untuk memasuki system informasi, tetapi apabila belum akan

muncul kotak dialog peringatan untuk menginstal dwf viewer yang akan terdownload secara

otomatis, namun demikian kita perlu mengaktifkan proses install dengan klik kiri pada

information bars, keterangan selanjutnya bisa dilihat pada gambar dibawah ini:


kotak dialog disebelah kanan ini yang akan muncul apabila

computer kita belum terinstal dwf viewer, kita klik ok dan

klik lagi pada information bar kemudian klik install ActiveX

Control…

Selanjutnya akan muncul kotak dialog

Dan klik install Tunggu beberapa saat untuk proses downloading dan installing pada system.

Apabila proses sudah selesai maka halaman web akan seperti gambar diatas.

Information bar


Ada beberapa setting keamanan computer yang tidak mengijinkan ActiveX Control berjalan di Internet explorer, untuk mengatasi ini kita lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

Klik tool menu pada bagian atas dan pilih Internet option.

Pilih advance


Beri tanda centang pada item-item seperti gambar diatas

Turunkan scroll bagian kanan untuk pilihan security kemudian beri tanda centang seperti gambar diatas lalu klik ok. Setelah langkah-langkah diatas di lakukan kemudian kita siap mengarungi dan menjelajahi informasi-informasi yang ada dalam system informasi ini.


III. Fasilitas-Fasilitas di SIMGERU

1. Informasi tentang lokasi Unit kerja.

Lokasi unit kerja dapat dilihat dari site map yang muncul ketika kita memilih unit kerka yang

dimaksud seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini

Setelah memilih Tata Gedung pada menu utama selanjutnya klik menu pulldown pada Unit kerja

dan pilih unit kerja yang di inginkan maka sitemap berada di bagian bawah dengan menggeser

toolbar sebelah kanan sehingga hasilnya seperti gambar dibawah ini.

Lokasi pada sitemap yang diarsir adalah lokasi unit kerja yang dicari. Apabila mouse kita arahkan

di lokasi yang diarsir akan muncul komentar tentang lokasi yang dimaksud. Bila kita klik lokasi

arsiran tersebut, maka browser akan mengarahkan kita ke halaman denah unit kerja yang kita

inginkan berupa denah situasi unit kerja yang lebih detail.


2. Informasi tentang Denah Unit Kerja

Arahkan mouse pada daerah yang diarsir akan muncul keterangan lokasi yang diarsir dan bila di

klik akan mengarahkan kita ke halaman denah dari unit kerja dan begitu seterusnya.

3. Informasi tentang denah ruang dari gedung-gedung yang ada di Unit kerja


Seperti pada point 2, keterangan tentang nama gedung juga akan terlihat ketika kita

mengarahkan mouse pada gedung yang diarsir.

Dan bila kita klik link tersebut akan mengarahkan kita ke denah lantai gedung.

Gambar denah lantai gedung (menu lantai ada pada area yang disorot biru)

4. Informasi tentang Jadwal pemakaian ruang beserta kapasitas dan fasilitas pendukung

Jadwal pemakaian ruang dapat diperoleh dengan mode pencarian setelah kita memilih filter-

filter yang ada seperti gambar dibawah ini dan diakhiri dengan klik tombol cari


Kotak putus-putus sebelah kiri untuk filter unit kerja, nama gedung, lokasi lantai, nama ruang,

luas dan kapasitas kursi, sedangkan kotak putus-putus sebelah kanan untuk filter pencarian

jadwal hari, jam serta pilihan isi dan kosong.setelah klik tombol cari akan muncul seperti

dibawah ini

Fasilitas ditandai dengan tanda centang

5. Informasi tata hijau berupa lokasi dan jumlah tanaman yang ada di UGM.


Denah diatas didapat ketika kita berada pada mode tata hijau lalu klik denah tata hijau, bila

mouse kita arahkan pada titik berwarna maka akan muncul nama-nama tanaman yang ada.

Gambar diatas menunjukkan daftar nama-nama pohon yang ada pada unit kerja terpilih

IV. Editing data


A. Sistem editing data gedung

Untuk mengubah daftar unit kerja dapat dilakukan dengan memilih sub-menu ”Gedung” yang ada di

bawah menu ”Edit Data” di bagian kiri halaman muka. Tampilan user-interface akan berubah

menjadi seperti yang ditunjukkan pada Gambar 5. Default data gedung akan menampilkan daftar

semua gedung di semua unit kerja (Universitas Gadjah Mada) yang sudah di input-kan di dalam

sistem informasi. Untuk memilih tampilan daftar gedung-gedung sesuai dengan unit kerja yang

diinginkan, klik filter unit kerja kemudian pilih unit kerja yang diinginkan seperti yang ditunjukkan

pada Gambar 6.

Gambar 5. User-interface untuk sub-menu ”Edit Data Gedung”


Gambar 6. Filter daftar gedung sesuai dengan unit kerja

1. Menambahkan Gedung

a. Menambahkan gedung baru dapat dilakukan setelah filter data gedung dalam unit kerja

sudah dilakukan. Misal jika kita ingin menambahkan gedung di unit kerja Jurusan Teknik

Sipil, maka setelah filter unit kerja dipilih Jurusan Teknik Sipil, maka tampilan user-

interface akan muncul seperti Gambar 7.

b. Untuk menambahkan gedung baru pada unit kerja tersebut, klik tombol ”tambah”,

kemudian akan muncul user-interface yang memuat dialog box seperti Gambar 8.


Gambar 7. User-interface hasil sortir data gedung

Gambar 8. Dialog box untuk meng-update data gedung baru

c. Masukkan nama gedung yang akan ditambahkan beserta jumlah lantainya kemudian klik

tombol Simpan. Jika diinginkan, foto gambar tampak gedung juga bisa ditambahkan.

Selanjutnya tampilan akan berubah ke use- interface yang memuat kode-kode hyperlink

untuk setiap gedung pada unit kerja yang dipilih seperti yang ditunjukkan pada Gambar

9.


Gambar 9. User interface yang memuat kode-kode hyperlink gedung

d. Masukkan kode hyperlink tersebut ke dalam denah gedung dalam gambar AutoCAD

kemudian klik updat. dialog-box untuk meng-update.

2. Mengedit data gedung

a. Untuk mengubah data gedung, klik icon (edit) pada baris dari gedung yang akan

diubah. Selanjutnya akan muncul dialog box seperti pada Gambar 8 namun dengan

informasi nama gedung dan jumlah lantai yang sudah terisi.

b. Ubah nama dan atau jumlah lantai yang baru sesuai dengan perubahan yang diinginkan

kemudian klik ”Update”. Jika diinginkan, foto gambar tampak gedung juga bisa diubah

dengan gambar foto baru dari tampak gedung dengan cara meng-upload file gambar

JPG.

3. Menghapus data gedung

a. Untuk menghapus data gedung, klik icon (delete) pada baris dari gedung yang

akan dihapus.


b. Pada dialog box confirmasi perintah penghapusan, klik tombol ”Ok” untuk meneruskan

perintah penghapusan gedung yang dimaksud atau klik tombol ”Cancel” untuk

membatalkan.

B. Sistem editing data jenis ruang

Untuk mengubah daftar jenis ruang dapat dilakukan dengan memilih sub-menu ”Jenis

Ruang” yang ada di bawah menu ”Edit Data” di bagian kiri halaman muka. Tampilan user-interface akan

berubah menjadi seperti yang ditunjukkan pada Gambar 10.

Gambar 10. User-interface untuk sub-menu ”Data Jenis Ruang”


1. Menambah data jenis ruang

a. Untuk menambahkan jenis ruang, klik tombol ”tambah”, kemudian akan muncul user-

interface yang memuat dialog box seperti Gambar 11.

Gambar 11. Dialog box untuk menambahkan jenis ruang

b. Masukkan nama jenis ruang yang akan ditambahkan kemudian klik tombol ”Simpan”.

2. Mengubah data jenis ruang

a. Untuk mengubah data jenis ruang, klik icon (edit) pada baris dari nama jenis

ruang yang akan diubah. Selanjutnya akan muncul dialog box seperti pada Gambar 11

namun dengan informasi nama jenis ruang yang sudah terisi.

b. Ubah nama jenis ruang sesuai dengan perubahan yang diinginkan kemudian klik

”Update”.


a. Untuk menghapus suatu jenis ruang, pastikan terlebih dahulu bahwa tidak ada ruangan

dalam sistem informasi yang masuk dalam jenis ruang yang akan dihapus tersebut.

Selanjutya klik icon (delete) pada baris dari jenis ruang yang akan dihapus.

b. Pada dialog box confirmasi perintah penghapusan, klik tombol ”Ok” untuk meneruskan


membatalkan.


C. Sistem editing pengguna

Untuk mengubah data ruang dapat dilakukan dengan memilih sub-menu ” Ruang” yang ada

di bawah menu ”Edit Data” di bagian kiri halaman muka. Tampilan user-interface akan berubah menjadi

seperti yang ditunjukkan pada Gambar 12.

Gambar 12. User-interface untuk sub-menu ”Pengguna”

1. Menambah data pengguna

a. Untuk menambahkan nama pengguna, klik tombol ”tambah”, kemudian akan muncul

user-interface yang memuat dialog box seperti Gambar 13.


Gambar 13. Dialog box untuk menambahkan pengguna

b. Masukkan ID dan password dari pengguna kemudian pilih di unit kerja mana pengguna

tersebut bekerja dan level dari pengguna. Jika diinginkan nama dan email dari si

pengguna juga bisa ditambahkan.

c. Klik tombol ”Simpan” untuk menyimpan data tersebut ke dalam sistem informasi.

2. Mengubah data jenis ruang

c. Untuk mengubah data pengguna, klik icon (edit) pada baris dari nama pengguna

yang akan diubah. Selanjutnya akan muncul dialog box seperti pada Gambar 13 namun

dengan data lama pengguna yang sudah terisi.

d. Ubah data pengguna sesuai dengan perubahan yang diinginkan kemudian klik ”Update”.


c. Untuk menghapus suatu pengguna klik icon (delete) pada baris dari nama

pengguna yang akan dihapus.

d. Pada dialog box confirmasi perintah penghapusan, klik tombol ”Ok” untuk meneruskan


membatalkan.


Documents

SISTEM INFORMASI GEDUNG Jus Up