Principales métricas para procesos logísticos de entrada

Una buena gestión y medición de los procesos de entrada y salida en nuestro almacén es crucial para asegurar que el proceso logístico avanza adecuadamente. En esta fase del proceso logístico el cliente

espera que el almacén procese las mercancías y se las entregue sin errores en el tiempo que se le ha prometido durante el proceso de venta.En muchos portales de ecommerce se promete un tiempo de entrega limitado para animar al cliente a que realice la acción de la compra. Lo recibirás en tu casa en menos de 72 horas y frases de este tipo suelen ser bastante comunes. Pero no basta con decirlo, hay que cumplirlo. Dentro de ese límite de tiempo que nos hemos establecido tenemos que ser capaces de llevar a cabo los procesos de almacén, transporte y entrega.

En este post vamos a repasar las métricas más importantes en la fase de entrada de la mercancía al almacén, dentro de un proceso logístico. Desde que la mercancía entra al almacén hasta que acaba siendo stock, colocado en la ubicación que le toca. Otro día trataremos sobre las

métricas a tener en cuenta en el proceso de salida del almacén.

PRINCIPALES MÉTRICAS LOGÍSTICAS EN EL PROCESO DE ENTRADA

AL ALMACÉNPrimero debemos tener claro que para poder medir los ratios que comentamos a continuación, es imprescindible contar con un buen sistema de gestión de almacén.

Lead Time

El Lead Time dentro del proceso de entrada al almacén es el tiempo transcurrido en días desde la puerta del muelle de la mercancía hasta que lo colocamos en su ubicación dentro del almacén. Para medir esto es necesario que

nuestro sistema de almacén capture el tiempo de entrada de una determinada mercancía en base a las órdenes de compra y calcule en qué momento comienza a estar en stock.Normalmente una mercancía no se encuentra disponible en stock hasta que no se encuentre ubicado en el lugar que le corresponde dentro del almacén.

Aquí vemos cómo el Lead Time de entrada al almacén es un Input importante dentro de todo el proceso logístico.

Utilización del espacioGracias a la métrica de utilización del espacio podremos saber si estamos aprovechando toda la capacidad del espacio con el que contamos.Si cada vez que nos llega una mercancía lo almacenamos en un lugar distinto, acabaremos contando con cuatro espacios a medio llenar en lugar de dos espacios llenos. Para poder optimizar el espacio en nuestro almacén deberemos medir el espacio según el porcentaje de ubicaciones con el mismo SKU (mismo artículo) por debajo de la capacidad máxima para ese SKU.Evidentemente, para trabajar con este ratio es necesario capturar el peso y volumen de la mercancía.

Mermas, pérdida desconocida o errores en la entradaLa métrica de mermas o pérdida desconocida trata de identificar y medir los errores que se dan en el proceso de entrada.Si en el proceso de entrada algún artículo es colocado en la ubicación errónea al principio no nos daremos cuenta. Una buena forma de identificar los errores en el proceso de entrada es a través de unos inventarios periódicos, en los que registramos el contenido de una ubicación cada cierto tiempo, y calculemos la diferencia entre el número de unidades que hay en esa ubicación y las que debería de haber. Comparamos el stock teórico con el stock real que hay en una ubicación y eso nos dará una potencial merma o pérdida desconocida.Este ratio nos da una idea de la calidad de la gestión de stock y la

gestión de las entradas.

Coste medio de la entradaEl coste de entrada suele ser pesado porque consiste en descomponer toda la mercancía, convertirla en unidades pequeñas y colocarlas en sus ubicaciones. Una forma de medir este coste es calcular

cuáles son las horas dedicadas al proceso de entrada y su coste y dividirlo entre el número de unidades que han entrado.

Una buena referencia de coste medio de la entrada en España es alrededor de 0.30 euros por unidad en caso de que el almacén esté informatizado.

En definitiva, si contamos con un buen sistema de gestión de almacén y tenemos en cuenta las métricas comentadas, lograremos optimizar los procesos de entrada de mercancías al almacén. Lo cual será un input para los procesos de salida, transporte y entrega. Ya que en logística todo funciona como una gran cadena, haciendo que la buena gestión de una fase impacte positivamente en el resto de procesos. Si quieres aprender más sobre Logística Internacional y Supply Chain Management consulta el

programa formativo del nuevo master dirigido por Juan Luis de los Ríos.Si quieres seguir aprendiendo sobre métricas para procesos logísticos y de transporte en e-Commerce puedes hacerlo con este interesante Webinar impartido por Enrique Sánchez Pérez.

 Principales métricas de los procesos logísticos de salida

Tal y cómo explicamos en un post anterior sobre los procesos de entrada de mercancías, la correcta gestión y medición de los procesos de almacén es un punto clave en buena cadena de suministro.  Esta vez vamos a hablar sobre cómo medir y optimizar los procesos de salida de mercancías del almacén.

Desde el punto en que se realiza un pedido hasta que el artículo pasa de ser stock a ser un paquete preparado para su envío.

PRINCIPALES MÉTRICAS LOGÍSTICAS EN EL PROCESO DE SALIDA DEL

ALMACÉNEn la fase de salidas medimos el proceso que convierte el stock colocado en sus ubicaciones correspondientes en paquetes listos para su envío.

Lead Time

El Lead Time del proceso de salida del almacén es el tiempo que transcurre desde que recibimos la orden hasta que se realiza la entrega al transportista.

Se hace en base al registro de salidas y es el tiempo que tardamos en enviar un operario a una estantería, recoger el artículo, empaquetarlo y dejarlo listo para el transporte.Una medida estándar del Lead Time en el proceso de salida del almacén podría ser un día o algo menos preferiblemente.

Fill RateEste ratio nos dice cuál es el porcentaje de unidades que hemos preparado y empaquetado respecto a las unidades que nos han solicitado.Si un cliente nos ha solicitado tres unidades de un SKU (Stock Keeping Unit) concreto, y hemos preparado dos, estaremos fallando en el Fill Rate de salida.

Errores de pickingLos errores de picking calculan cuántas unidades se han preparado con error, ya sea porque nos hemos equivocado en el SKU o en la cantidad contra las unidades solicitadas. La única forma de detectar este tipo de error, es mediante controles de calidad que se colocan al final del proceso.Alguien se encarga de revisar el contenido de un porcentaje representativo de los envíos, asegurándonos de que es el contenido que el cliente ha encargado.

Es muy típico calcular este ratio por operario, porque de esa manera

podemos medir la eficacia de cada uno de los operarios que han participado en el proceso de preparación de ese paquete.

El porcentaje de MissortLa métrica del porcentaje de Missort es utilizada por empresas que trabajan con más de un transportista. Como por ejemplo, uno para envíos

nacionales, otro para internacionales y uno tercero para envíos urbanos.El porcentaje de Missort mide si se da algún error en el proceso de entrega del paquete al transportista, haciendo que los transportistas

reciban algunos paquetes que nos les corresponden. Este tipo de errores generan devoluciones, retrasos, etcétera entorpeciendo el resto del proceso logístico.

Coste medio de la salida¿Cuánto nos cuesta preparar un pedido dentro del almacén? Este coste lo calculamos en base al coste de las horas dedicadas al proceso de salida dividido entre el número de unidades que hemos preparado.Para calcular el coste medio de salida es necesario una buena gestión de partes de horas para poder medir el trabajo realizado. En el mercado español un buen coste medio de salida suele estar entorno a 0.20 euros por cada referencia preparada más 0.20 euros por cada unidad.

Esto significa que sólo el hecho de ponernos a preparar un pedido ya tiene un coste (los 20 primeros céntimos) y luego deberemos ir añadiéndole más en función de la cantidad de unidades preparadas.

En definitiva, una correcta gestión de almacén requiere de unos conocimientos y capacidades muy amplios. Si te interesa este ámbito y quieres profundizar en el area de la logística solicita información sin compromiso sobre el master en Logística Internacional & E-Supply Chain Management.Para profundizar en las métricas utilizadas para procesos de logística y transporte te recomendamos este interesante Webinar impartido por Enrique Sánchez Pérez.

MÉTRICAS LOGÍSTICAS PARA LA FASE DE APROVISIONAMIENTO: CÓMO MEDIR LA EFICACIA DE LOS PROVEEDORESLa fase de aprovisionamiento es la que da inicio a un largo proceso de logística . En esta fase realizamos encargos a nuestros proveedores y recibimos las mercancías ¿Qué espera el cliente de nosotros en esta fase? Que seamos capaces de ponerle las mercancías que quiere a su disposición en el mejor tiempo posible. Por eso, es necesario que el aprovisionamiento esté alineado con la demanda y se haga de forma rápida, ya que la demanda puede ser muy cambiante.

Existen varias métricas o indicadores logísticos para medir y analizar la fase de aprovisionamiento y poder detectar dónde estamos fallando o cuál es nuestro punto más débil. En este artículo vamos a realizar un repaso a las métricas logísticas más utilizadas en el proceso de aprovisionamiento.

Es evidente la importancia de una buena gestión de esta primera fase, ya que la fase de aprovisionamiento es un input al resto de procesos de almacén. Si no medimos y gestionamos correctamente esta fase de la cadena, es muy posible que el resto de fases tampoco funcionen adecuadamente. Es por ello que contar con profesionales formados en logística puede ser un factor clave a la hora de hacer triunfar una cadena de suministro.

¿Qué métricas logísticas debemos tener en cuenta en la fase de aprovisionamiento?

  Fill Rate Units o SKUS

Esta métrica nos permite saber cuánto de lo que hemos encargado al proveedor ha llegado realmente a nosotros. Gracias a esta métrica somos capaces de evaluar el grado de fiabilidad de nuestro proveedor. Si nuestro proveedor no es de fiar necesitaremos stocks más altos para poder cubrir esa ineficiencia del proveedor.

Por ello, de nada nos servirá un proveedor que nos ofrece los artículos al mejor precio si su fill rate es muy bajo. Un fill rate del 99.8% es una cifra ideal para asegurarnos de que estamos trabajando con proveedores de los que nos podemos fiar.

Lead Time

El Lead Time es la métrica que nos permite medir el tiempo que ha transcurrido desde el día que realizamos el pedido hasta el día en el que finalmente hemos recibido la mercancía . Gracias a esta métrica somos capaces de medir la rapidez de nuestro proveedor.

Lógicamente, los proveedores deslocalizados (en Asia, por ejemplo) ofrecen un Lead Time mucho más alto que los proveedores locales. No obstante, en función del tipo de industria en la que estemos trabajando, podremos sacrificar el Lead Time a favor de otros factores.

Order Errors

El Order Errors es la métrica que nos permite medir la cantidad de errores realizados por nuestro proveedor en la entrega de la mercancía, ya sea porque nos entregan los artículos equivocados o en la cantidad equivocada.

Es una métrica que se asemeja al Fill Rate que antes comentábamos, pero el Order Errors  no sólo tiene en cuenta la cantidad sino también los errores en SKU (Stock Keeping Unit). Eso quiere decir que si encargamos 30 calcetines blancos y nos llegan 30 calcetines grises, por mucho que el Fill Rate sea el adecuado (nos han mandado la cantidad que pedimos) no lo será el Order Errors (se han equivocado en el artículo).  Una cifra adecuada de esta métrica suele ser un porcentaje menor al 0.1%.

Puntualidad

Esta métrica calcula la puntualidad del proveedor respecto a la fecha de entrega prometida. Cuando realizamos un pedido solemos establecer una fecha o plazo para la recepción de la mercancía. La puntualidad también es un buen indicador para saber cómo de bueno y fiable es el proveedor con el que trabajamos.

Es un ratio que varía bastante en función del sector aunque la mayoría de empresas no permiten retrasos mayores a medio día. En caso de que el retraso sea mayor, posiblemente se volverán a negociar las condiciones de la compra.

Rotación de stocks

Esta métrica nos dice cómo de buena es la función compradora (nosotros) a la hora de encargar las mercancías. Estamos hablando del índice de rotación de stocks. Este índice mide el coste de las ventas dividido por el valor de inventario.

Gracias a esta métrica sabremos cuánto stock necesitamos tener para vender las cantidades que vendemos. Si tenemos mucho stock y vendemos muy poco tendremos una rotación muy baja mientras que si vendemos muy deprisa lo que vamos comprando, tendremos una rotación muy alta.

Una vez más, esta métrica se debe tratar de forma distinta en cada sector pero, como ejemplo, Apple suele rotar 75 veces al año su stock. Eso quiere decir que los artículos no aguantan en stock más de 5 o 6 días antes de ser vendidos.

Si nuestra rotación de stock es demasiado baja, probablemente sea porque las cantidades o referencias que estamos adquiriendo no están alineadas con la demanda . Deberemos pararnos a analizar el tipo de demanda que satisfacemos para volver a formular nuestros pedidos.

Estas son las métricas de logística más importantes en la fase de aprovisionamiento . Se suelen medir por proveedor, por planta o por línea de producto. La correcta medición de esta fase es muy importante ya que es el primer eslabón de la cadena, y es crucial que su gestión sea acertada para que el resto del proceso logístico se desarrolle adecuadamente.

Si quieres profundizar en este tema, te dejamos un webinar gratuito de IEBSchool sobre las métricas para medir los procesos de logística y transporte en un e-commerce.

INDICADORES DE DESEMPEÑO LOGÍSTICO - KPIs

"Lo que no se puede medir no se puede controlar, lo que no se puede controlar no se puede administrar". La métrica es muy importante para el funcionamiento de una organización, dado que esta impacta directamente en la actitud y comportamiento de sus miembros, situándolos en un punto de evaluación respecto a los objetivos planteados y alcanzados. Hoy por hoy, se hacen necesarios métodos de evaluación que permitan la captura de información tanto cuantitativacomo cualitativa, dado que los sistemas métricos exclusivamente financieros no permiten determinar con certeza la magnitud y por ende no permiten potenciar las competencias y habilidades que se exigen a las organizaciones actuales, habilidades y competencias tales como logística, mejoramiento continuo e innovación y desarrollo.

Cuando se pretende iniciar un proceso de evaluación de la gestión logística de una organización, es imperativo extraer un conjunto de indicadores conocidos como KPI (Key Performence Indicators), estos varían de acuerdo al proceso o a la actividad en consideración, y proporcionan una cuantificación del desempeño de la gestión logística y de la cadena de abastecimiento.

¿QUÉ ES UN INDICADOR DE DESEMPEÑO LOGÍSTICO?Los Indicadores de Desempeño Logístico son medidas de rendimiento cuantificables aplicados a la gestión logística que permiten evaluar el desempeño y el resultado en cada proceso de recepción, almacenamiento, inventarios, despachos, distribución, entregas, facturación y flujos de información entre las partes de la cadena logística. Es indispensable que toda empresa desarrolle habilidades alrededor del manejo de los indicadores de gestión logística, con el fin de poder utilizar la información resultante de manera oportuna (tomar decisiones).

CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO LOGÍSTICO - KPIs

Los KPIs logísticos deben de relacionarse con la misión, visión, estrategia

corporativa y factores de competitividad de la organización.

Los KPIs logísticos deben de enfocarse en el método para conseguir resultados,

no tanto en los resultados mismos.

Los KPIs logísticos deben de ser significativos y enfocados en la acción: de tal

manera que los trabajadores puedan mejorar el resultado de los indicadores

mediante su trabajo.

Los KPIs logísticos deben ser coherentes y comparables, en la medida de lo

posible deben ser estándar para permitir evaluaciones comparativas

(benchmarking) entre diversas organizaciones.

MÉTODO DE CÁLCULO DE LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO LOGÍSTICO

PLANIFICACIÓN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

Rotación de Inventario de Producto Terminado

Roturas de Stock de Materias Primas no Planificadas

Errores de previsión de demanda

ABASTECIMIENTO

Rotación de Inventario de Materias Primas

Para efectuar el cálculo del Stock medio es frecuente sumar el Inventario Inicial y el Final

y luego dividirlo entre dos (2).

Costo medio de orden de compra

Plazo de aprovisionamiento (Lead Time)

Coste porcentual de materias primas sobre el total de ventas

Plazo medio de pago

Cumplimiento de plazos (%)

Porcentaje de errores en facturación

TRANSPORTE

Costo de transporte medio unitario

Porcentaje del Costo de transporte sobre las ventas

Mix de Carga

Costo por Kilómetro

Costo de transporte por kilogramo movido y por modalidad

Utilización de transporte (%)*

*Este indicador debe tenerse en cuenta solo si se dispone de flota de transporte propia

Porcentaje de coste de transferencias internas sobre el total

Entregas a tiempo (%)

Envíos no planificados (urgentes %)

Envíos por pedidos

DISTRIBUCIÓN

Productividad en volumen movido

Productividad de entradas al almacén sobre el costo de la mano de obra

Productividad de salidas del almacén sobre el costo de la mano de obra

Productividad referente a unidades logísticas procesadas en "picking"

Porcentaje de utilización del espacio en el Centro de Distribución

Unidades procesadas por metro cuadrado

Relación porcentual entre los costos de operación del CEDI y las ventas

Plazo de envío en Centro de Distribución

GESTIÓN DE PEDIDOS

Entregas perfectas

Entregas certificadas (véase Entregas Certificadas):

-  Entregas completas.

-  Fecha de entrega es igual a la estipulada por el cliente.

- La documentación que ampara la transacción es completa y exacta.

- Artículos en perfectas condiciones de calidad.

Entregas a tiempo

Entregas Completas

Documentación sin problemas

Costo medio de gestión de pedidos

CADENA DE ABASTECIMIENTO

Tiempo del ciclo de pedido

Además todos los indicadores logísticos pueden considerarse como indicadores de

Cadena de Abastecimiento. Vale la pena aclarar que esta característica no es

conmutativa, dado que la logística se encuentra contenida en la Gestión de la Cadena de

Suministro. Véase Cadena de Abastecimiento y Logística

INCIDENCIA DE LOS KPIs LOGÍSTICOS EN LA MEJORA CONTINUAEl éxito de un proceso de mejora continua depende en gran medida de la solidez de su proceso de retroalimentación, es decir, la capacidad de ajustar lo necesario en marcha. Para ello es necesario contrastar los resultados proyectados con el actual progreso. El proceso de retroalimentación en un proceso de mejora continua se genera desde la función de control y verificación, función que se divide en las siguientes acciones:

Establecer estándares de desempeño

Realizar el seguimiento del proceso actual

Cotejar los resultados con los estándares establecidos

Si existiesen variaciones, es necesario determinar las causas y efectuar las

acciones correctivas.

Vale la pena aclarar que el proceso de mejora continua obtiene su movimiento de avanzada sobre la pendiente mediante la "Actuación" y la "Realización". Los estándares que se generan desde la función de "Verificación" sirven de cuña para impedir que se genere un retroceso en el proceso, y a partir de estos estándares se apoyan las funciones restantes.