FACULTY OF BUSINESS SCHOOL

CBFC1103

INTRODUCTION TO COMMUNICATION

Name :

Matrix No :

Contact No :

Email :

SANDAKAN LEARNING CENTRE

1

SEPTEMBER 2014 SEMESTER

JADUAL KANDUNGAN

Muka Hadapan

Pengenalan ------------------------------------------------------------------------ 3

Jenis-Jenis Komunikasi Keorganisasian;------------------------------------- 4

i. Komunikasi Ke Bawah (Downward Communication)--------------- 5

ii. Komunikasi Ke Atas (Upward Communication)---------------------- 6

iii. Komunikasi Mendatar (Horizontal Communication)----------------- 7

iv. Komunikasi Silang-Saluran (Cross-Channel)-------------------------- 8

v. Komunikasi ‘Grapevine’--------------------------------------------------

9

Komunikasi Organisasi Yang Paling Efektif---------------------------------10

Kesimpulan------------------------------------------------------------------------ 12

2

Rujukan--------------------------------------------------------------------------- 13

PENGENALAN

Komunikasi adalah elemen yang amat penting dalam sesebuahorganisasi bagi meningkatkan prestasi kerja seiring denganperhubungan yang positif dalam organisasi sama ada individuatau secara berkumpulan. Keberkesanan cara berkomunikasiakan mempengaruhi perhubungan dalam organisasi mengikutkaedah komunikasi yang diaplikasikan. Dalam komunikasi, iamempunyai hubungkait yang positif dengan kepuasan kerja danprestasi kerja (Pincus, 1986).

3

Bagi menyampaikan maklumat yang tepat dan berkesan,komunikasi di antara pihak atasan dengan pihak bawahanamatlah penting agar semua pihak terlibat saling membantuuntuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan dalamsesebuah organisasi. Schien (1970) mengatakan bahawaorganisasi adalah koordinasi rasional tentang aktivitisekumpulan manusia bagi mencapai matlamat bersama denganpembahagian kerja dan tanggungjawab melalui hierarkikomunikasi yang melibatkan penyampaian maklumat diantarapekerja dengan pekerja, kumpulan dengan kumpulan atauorganisasi dengan organisasi yang lain. Kebanyakan pekerjakini menyedari bahawa komunikasi adalah aspek paling pentingdalam dunia kerjaya kerana banyak aktiviti kerja yangmelibatkan kerja berpasukan dalam kumpulan yang mempunyaifungsi berlainan. Sebagai contoh apabila Mintzberg (1973)mengatakan, kebanyakan pengurus menghabiskan masa 80% setiaphari semasa bekerja berkomunikasi dengan orang lain.

Secara umumnya, komunikasi terdiri kepada bentuk lisandan bukan lisan yang disampaikan dan disalurkan denganpelbagai cara seperti surat-menyurat, mesyuarat, papanhebah, interaksi melalui telefon sama ada formal atau tidakformal. Menurut Muhd.Mansur (1998), ia merupakan hubungandalam organisasi dan pertukaran mesej antara individu yangsering berlaku untuk dikongsi bersama-sama dengan ahli-ahlidalam organisasi tersebut. Setiap organisasi ditempat kerjaadalah berlainan mengikut bentuk komunikasi iaitu komunikasike bawah, ke atas, mendatar, komunikasi silang-salur danjuga komunikasi ‘Grapevine’.

Dengan merujuk kepada organisasi di tempat kerja, iaterdiri daripada pihak atasan, pertengahan dan pihakbawahan. Berikut adalah carta organisasi bagi SyarikatMaxland Group Sdn.Bhd iaitu sebuah syarikat perkayuan yangmengendalikan eksport kayu ke luar negeri khususnya.

4

CARTA ORGANISASI SYARIKAT MAXLAND GROUP SDN.BHD.

1.0 JENIS-JENIS KOMUNIKASI KEORGANISASIAN DI TEMPAT KERJA

Perbincangan mengenai jenis-jenis komunikasi iaitukomunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi mendatar,komunikasi silang-salur dan Grapevine adalah berdasarkan cartaorganisasi bagi Syarikat Maxland Group Sdn Bhd.

Dalam carta tersebut, ia terbahagi kepada 3 peringkatiaitu pihak atasan, pihak pertengahan dan pihak bawahan. Pihakatasan terdiri daripada Pengarah Urusan dan Pengurus

5

Pentadbiran, Kewangan, Pembelian dan Pemasaran. Bagi bahagianpertengahan pula, ia terdiri daripada penyelia dan pembantupengurus untuk setiap bahagian dalam pengurusan masing-masing.Manakala pihak bawahan adalah kerani-kerani yang membantu danmenyokong ketua iaitu merujuk kepada pihak pertengahanseterusnya kepada pihak atasan.

Setiap bahagian dalam organisasi tersebut mempunyaiperanan yang penting dan saling bergantung di antara bahagiandengan bahagian yang lain. Komunikasi dalam syarikat tersebutdibantu oleh kemajuan teknologi yang diaplikasikan dalam kerjaseperti penggunaan Skype sebagai aplikasi perpindahan maklumatdan penghubung kepada pekerja di luar Bandar atau kawasanpedalaman. Selain itu persekitaran dan latar belakang setiappekerja yang terdiri daripada bangsa cina, melayu danbumiputera juga mempengaruhi cara komunikasi dalam organisasiini.

Oleh itu, kejelasan dan ketepatan maklumat melaluikomunikasi di setiap bahagian organisasi amat penting bagimemberi kepuasan dalam kerja setiap individu.

1.1Komunikasi Ke Bawah (Downward Communication)

Jenis komunikasi ke bawah merupakan komunikasi dariperingkat pengurusan yang lebih tinggi kepada peringkatbawahan dalam sesebuah organisasi. Apabila bahagian pengurusanatasan yang terdiri daripada pengurus, penyelia atau pegawaiatasan memberikan beberapa maklumat, nasihat, cadangan,arahan, amaran dan kaunseling kepada pekerja bawahan ataulebih dikenali sebagai junior adalah aliran komunikasikebawah.

Sebagai contoh aliran komunikasi ke bawah adalahberdasarkan gambarajah 1.1.1.

6

Gambarajah 1.1.1 (Komunikasi Ke Bawah)

Aliran komunikasi ke bawah adalah apabila arahan daripadapengarah urusan kepada setiap pengurus bahagian dan seterusnyamenyalurkan arahan atau maklumat kepada penyelia bahagianmasing-masing dan akhir sekali memberi makluman kepada semuapekerja dalam organisasi tersebut.Komunikasi ke bawahbertujuan untuk memberi maklumat yang lulus daripada penyeliakepada pekerja bawahan sama ada secara lisan atau bukan lisanseperti arahan untuk menyelesaikan sesuatu tugas ataumenyelaraskan objektif utama. Lazimnya, ia melibatkanmesyuarat dengan pekerja, memo bertulis, papan bulletin dansistem maklumat klinikal serta pentadbiran.

Kelebihan komunikasi ke bawah ini penting bagipihakpengurusan atasan agar dapat menyampaikan maklumat yangtepat dan berguna kepada pekerja bawahannya. Ia bukan sahajamemberi kepuasan, keharmonian dan kerjasama di antara semuapekerja malah setiap pekerja mendapat maklum balas tentangkerja mereka dari masa ke semasa agar timbul semangat bekerjadan motivasi diri.

Namun komunikasi ke bawah akan menjadi tidak efektifapabila melalui banyak tahap perintah, kelewatan danpenyelewengan mesej untuk sampai kepada pihak bawahan. MenurutTourish (2010), banyak maklumat akan hilang kerana perpindahan

7

maklumat dari individu ke individu yang lain menyebabkan mesejtelah dimanipulasikan dan di tokok tambah apabila jarak yangluas daripada penghantar kepada penerima utama dalamorganisasi tersebut.1.2 Komunikasi Ke Atas (Upward Communication)

Bagi komunikasi ke atas adalah bermaksud aliran maklumatyang disediakan oleh pihak bawahan kepada pihak atasan. Pihakbawahan biasanya menyediakan dua jenis maklumat iaitu yangpertama adalah mengenai maklumat peribadi, idea, prestasi danyang kedua adalah maklumat teknikal untuk memberi maklumbalas. Ia bertujuan untuk mengenalpasti bidang masalah bagimembuat keputusan yang rasional selain mengumpul data untukpenilaian prestasi serta moral kakitangan.

Aliran maklumat komunikasi ke atas boleh dirujuk padagambarajah 1.2.2 iaitu setiap informasi atau cadangan daripadapekerja bawahan akan di hantar kepada pihak atasan iaitukepada penyelia untuk pengesahan dan seterusnya kepada ketuabahagian atau pengurus untuk maklum balas terhadap cadanganyang diberikan.

Sebagai contoh ialah kerani di bahagian sumber manusiadan bahagian pentadbiran akan memberikan memo bertulis samaada surat dalaman atau luar dari syarikat kepada penyelia ataukerani kanan tadbir untuk pemberitahuan atau pengetahuansebelum di lanjutkan kepada pengurus kanan pentadbiran danseterusnya kepada pengarah bagi pembuatan keputusan yangterakhir terhadap sesuatu cadangan daripada pihak bawahan.Namun, pengarah atau pengurus mempunyai kuasa untuk menerimaatau menolak sebarang kertas cadangan atau maklumat daripadapihak bawahan demi prestasi sesebuah organisasi.

8

Gambarajah 1.2.2 (Komunikasi Ke Atas)

Implikasi positif daripada komunikasi ke atas ini adalahpihak atasan dapat mengetahui bagaimana rancangan dan dasarmereka berdasarkan maklum balas yang diberi sebelumdilaksanakan. Selain dapat menggalakkan pekerja untuk membuatcadangan, pekerja bawahan juga dapat membawa elemen baru dalampengurusan dengan penyertaan mereka secara langsung. Ini dapatmewujudkan perhubungan yang sihat dan memupuk semangatkerjasama di antara majikan dengan pekerja.

Komunikasi ke atas juga mempunyai rintangan dari segikeraguan pekerja bawahan terhadap pihak atasan iaitu apabilapentadbir gagal untuk bertindak balas terhadap maklumat ataucadangan yang dikemukakan oleh pekerja bawahan dan akhirnyaakan menyebabkan tiada komunikasi. Halangan fizikal sepertiterdapat pentadbir yang suka mengasingkan diri daripadakakitangan juga menjadi halangan dalam komunikasi ke atas.

Penggunaan prosedur aduan, dasar pintu terbuka,kaunseling, soal selidik pekerja, teknik penyertaan pembuatankeputusan dan mewujudkan pegawai khas (Ombudsperson) sebagaisaluran bagi mereka yang telah dilayan secara tidak adil bagimeningkatkan keberkesanan komunikasi ke atas (Luthans, 1984).

9

Komunikasi Ke Atas

1.3 Komunikasi Mendatar (Horizontal Communication)

Organisasi syarikat tersebut bukan sahaja bergantungkepada komunikasi ke bawah dan ke atas malah komunikasimendatar juga merupakan elemen penting dalam komunikasi ditempat kerja. Komunikasi mendatar atau lebih dikenali sebagaikomunikasi sisi bertujuan untuk perkongsian maklumat dikalangan kakitangan organisasi yang berada di hierarki yangsama.

Gambarajah 1.3.3 (Komunikasi Mendatar)

Dalam gambarajah 1.3.3, aliran komunikasi mendatar adalahdi peringkat bahagian yang sama seperti kerani sumber manusiaakan berhubung dengan kerani akaun berkenaan dengan pembayaranelaun, urusan akaun pekerja dan manakala pihak atasan iaitupengurus di bahagian masing-masing akan saling berhubung diantara satu sama lain bagi membincangkan projek syarikat danmerancang masa depan organisasi tersebut.

10

PENGURUSPEMBELIAN

PENGURUSPEMASARAN

KERANI AM

PENGURUSKANAN

KERANIKANAN

PENYELIASUMBERMANUSIA

PENYELIAKERANI

PENGURUSKEWANGAN

KERANIGAJI

KERANIAKAUN

PENGARAH URUSAN

KERANISUMBERMANUSIA

PENYELIAAKAUNTAN

PEMBANTUPENGURUSPEMBELIAN

KERANIPEMBELIAN

PEMBANTUPENGURUSPEMASARAN

KERANIPEMASARAN

Aliran komunikasi secara mendatar ini mempunyai kelebihaniaitu membenarkan saluran mesej di sampaikan secara aliransisi yang mana membolehkan unit lain dapat bekerja danbertukar maklumat dengan unit lain tanpa perlu mengikut alirankomunikasi ke atas dan ke bawah. Selain menjimatkan masa dalammembuat keputusan dengan serta merta, aliran ini jugamerangsang penyelarasan dan kerjasama yang lebih erat diantara kakitangan terutamanya unit pentadbiran yang merupakantulang belakang kepada syarikat ini.

Namun seringkali wujudnya sikap iri hati atau salah fahamdi antara dua orang daripada status yang sama akan menyebabkanfungsi organisasi tidak berjalan dengan lancar. Apabilaterdapat banyak komunikasi mendatar pula, ia akan mengangguhierarki organisasi seperti kedua-dua pekerja kerani diperingkat bawahan dan pengurus atau penyelia yang berada ditahap masing-masing tidak pernah dirujuk atau dimaklumkan.

Kesimpulannya, aliran komunikasi sisi biasanya secaralisan dan peribadi ini tidak mengambil masa yang lama keranamaklum balas yang diberi adalah serta merta.

1.4 Komunikasi Silang-Salur (Cross-Channel Communication)

Aliran komunikasi silang-salur atau bersilang merupakancara penyampaian maklumat atau mesej oleh individu pada tahapyang berbeza dengan individu yang tidak mempunyai aliranpelaporan terus iaitu pihak atasan saling berhubung denganpihak bawahan tetapi pada bahagian yang berlainan. Wilson(1992) juga mendefinisikan bahawa komunikasi ini berlaku diantara pengurus dan pekerja di bahagian fungsian yang berbeza.Secara umumnya, komunikasi ini tidak wujud dalam cartaorganisasi kerana ia di kategorikan dalam komunikasi yangtidak rasmi.

Dengan lebih terperinci, aliran komunikasi silang-salurdapat dirujuk pada gambarajah berikut.

11

PENGARAH URUSAN

Gambarajah 1.4.4 (Komunikasi Silang-Salur)Sebagai contoh adalah berdasarkan gambarajah 1.4.4,

aliran komunikasi bersilang berlaku antara pengurus kewanganberhubung terus dengan unit pemasaran iaitu pembantu kepadapengurus pemasaran mengenai purata pengeluaran kayu yangdijual dalam syarikat tersebut. Komunikasi ini juga bolehberlaku pada pekerja bawahan seperti kerani dari unitpembelian melapor kepada pengurus pemasaran bagi tujuanperkara yang tidak rasmi.

Apabila komunikasi silang-salur diaplikasikan dalamsesebuah organisasi, ia akan mewujudkan satu persekitarandasar pintu terbuka iaitu jalinan hubungan di antara pekerjadari unit atau bahagian yang berlainan akan lebih erat.Malahan ia dapat mengurangkan halangan peribadi dengansedarnya usaha penghantar dan penerima untuk memahami nilaikepercayaan masing-masing.

Kelemahan komunikasi bersilang ini adalah boleh menjadisatu ancaman dan salah faham sekiranya dalam organisasitersebut mempunyai perbezaan gaya interpersonal serta komunikasipelbagai budaya. Ini disebabkan perkataan dan frasa dengantingkah laku dan ungkapan bukan lisan boleh membawa maksudyang berbeza merentasi budaya seperti pekerja melayu

12

PENGURUSPEMBELIAN

PENGURUSPEMASARAN

PENYELIAKERANI

PENGURUS KEWANGAN

KERANIGAJI

KERANIAKAUN

PENYELIAAKAUNTAN

PEMBANTUPENGURUSPEMBELIAN

KERANIPEMBELIAN

PEMBANTUPENGURUSPEMASARAN

KERANIPEMASARAN

berkomunikasi dengan pekerja berbangsa cina. Ia mengambil masadan cara untuk menerangkan kepada individu itu agar faham danseterusnya mencapai tujuan serta maksud yang sama.

Konsep komunikasi silang-salur diperkenalkan untukmenguasai cabaran komunikasi baru yang berkaitan dalam bentukorganisasi yang baru seperti matriks dan organisasi berasaskanprojek tertentu.

1.5 Komunikasi ‘Grapevine’

Seperti komunikasi silang-salur, komunikasi Grapevinejuga merupakan rangkaian komunikasi yang tidak rasmi dalamorganisasi. Menurut Davis (1953), Gibson, Ivancevich &Donnelly (1991), jenis komunikasi ini tidak mempunyai strukturaliran mesej yang jelas dalam sesebuah organisasi. Komunikasitersebut boleh menjadi satu perbincangan sama ada mengenaikerja atau hal peribadi. Dalam kenyataan Prakashv (2009),beliau mengulas bahawa Grapevine merupakan aliran komunikasiyang tidak rasmi dan sepatutnya tidak dibenarkan dalamorganisasi. Bagi Harris & Nelson (2008) pula, merekamengatakan bahawa komunikasi Grapevine juga mempunyai banyaksumber berguna yang boleh dimasukkan dalam konteks kerjayaterutamanya saling bertukar idea dan pendapat di kalanganpekerja berkenaan.

Struktur utama komunikasi Grapevine dapat dikenalpastimelalui empat aliran iaitu rantaian Single Strand, rantaian gosip,rantaian kebarangkalian dan rantaian kelompok (Pravin, 2013).

Rantaian single strand merujuk kepada pemyebaran ataupemberitahuan sesuatu mesej daripada A kepada B yang manamesej berasal daripada C dan sebagainya. Contoh gambarajahrantaian tersebut adalah seperti dibawah.

Bagi rantaian gossip pula, ia melibatkan seorang individumemberitahu kepada perseorangan dengan secara rawak. Ia juga

13

melibatkan satu atau lebih kumpulan yang mempunyai persamaanuntuk menghubungkan mereka bersama-sama.

Rantaian kebarangkalian adalah maklumat rangkaian yangbergerak bukan daripada sesiapa kepada sesiapa sahaja yangberada dalam sesebuah organisasi. Rantaian ini ditemui apabilasesuatu maklumat yang menarik tetapi tidak penting dalamkomunikasi.

Cluster atau rantaian kelompok merupakan maklumat yangbergerak melalui kumpulan yang terpilih seperti contoh Amemberitahu sesuatu kepada beberapa individu yang dipilih danindividu tersebut akan memberitahu pula kepada individu lainyang terpilih. Lazimnya, rantaian ini adalah komunikasigrapevine yang dominan dalam sesebuah organisasi keranakebanyakan maklumat yang disalurkan adalah tidak rasmi dalamrangkaian ini.

Grapevine dalam kumpulan atau rangkaian komunikasisesebuah organisasi adalah penting bagi merangsang semangatorganisasi kepada pengurus untuk mengenalpasti isu-isu yangdianggap penting oleh pekerjanya. Selain dapat membantu untukmeneroka kebimbangan pekerja, ia juga mampu bertindak sebagaimekanisme penapis dan maklum balas terhadap peranan seorangketua bahagian. Disamping maklumat yang disampaikan adalahlebih cepat, grapevine juga menggalakkan pihak pengurusanuntuk menghantar idea-idea yang baik dan positif.

Dalam masa yang sama juga, komunikasi grapevine inibiasanya berlaku mesej terherot atau butiran mesej tersebuthilang kerana ia tertakluk kepada tapisan oleh ramai individu.Kadang-kadang sesuatu butiran mesej itu boleh ditambah atau dimansuhkan oleh beberapa pihak yang mana akan menjejaskanproduktiviti syarikat.

Secara keseluruhannya, pihak pengurusan perlu mengawalaliran komunikasi ini secara berkesan agar grapevine bukanlahsatu-satunya komunikasi untuk mendapatkan sesuatu sumber yangtepat dan sahih.

2.0 KOMUNIKASI ORGANISASI YANG PALING EFEKTIF

14

Kelima-lima jenis komunikasi tersebut memainkan perananyang penting dalam setiap bahagian organisasi syarikat ini.Dalam sesebuah organisasi, pekerja adalah sel-sel utama yangberkomunikasi dan membawa maklumat dan perkongsian bersamakepada bahagian-bahagian penting dalam organisasi. Komunikasiyang berkesan akan membekalkan pengetahuan kepada pekerja yangmemerlukan maklumat tersebut dan menjana pembangunan dalamorganisasi.

Secara keseluruhan daripada jenis-jenis komunikasitersebut, komunikasi ke bawah adalah aliran komunikasi yangefektif sekiranya cara komunikasi yang berkesan diaplikasikankerana ia merupakan aspek penting bagi kelancaran kerja dalamorganisasi. Jika proses komunikasi ke bawah kerapdipraktikkan, ia akan memberi pencapaian kepuasan kerjaterhadap setiap pekerja seperti komunikasi yang baik di antarapenyelia dengan pekerja (Pincus, 1986). Komunikasi ke bawahlebih efektif kerana dalam pengurusan sesebuah organisasi,setiap arahan adalah daripada ketua bahagian bagimenyelesaikan sesuatu tugas dengan dibantu oleh pekerjabawahan iaitu berperanan untuk menyokong pihak atasan. Dengankerjasama semua pihak, objektif utama boleh dicapai dan secaralangsungnya sikap keterbukaan komunikasi tersebut dapatmengurangkan jurang diantara pekerja bawahan dengan pihakatasan.

Selain itu, ia juga merupakan komunikasi yang paling asaskerana fungsinya adalah memberitahu dan memberi arahan tentangsesuatu tugasan dengan serta merta (Kreps, 1990). Sekiranyaaliran ini tidak diamalkan dalam organisasi, ini akanmenyebabkan berlaku kekaburan peranan iaitu gagal dalammendefinisikan tugas dan tanggungjawab individu dalamorganisasi. Sebagai langkah untuk mengurangkan konflik perananini, pihak pengurusan harus mengadakan mesyuarat bersama ketuaunit bahagian lain untuk menerangkan lebih jelas tugas masing-masing agar monopoli kerja dan diskriminasi terhadap tenagakerja tidak berlaku.

Komunikasi ke bawah juga merupakan peluang bagi pihakbawahan terutamanya pekerja baru dalam dunia kerjaya untuk

15

menimba pengetahuan daripada pihak atasan yang lebihberpengalaman dalam kerja-kerja dalam organisasi itu. Dengankomunikasi ke bawah ini, produktiviti kerja akan lebihberkualiti seperti contoh bagi organisasi syarikat MaxlandGroup Sdn Bhd yang menggunakan jenis komunikasi ke bawahkerana adanya persijilan ISO 9001:2000 yang dilaksanakan disyarikat tersebut. Dengan adanya auditan yang dibuat secaraberkala, setiap pekerja dapat mengetahui tugas dantanggungjawab mereka dan dapat memperbaiki prestasi kerja.

Oleh itu, komunikasi ke bawah memberi kesan yang positifdari segi kerja dan perhubungan antara pihak atasan dan pihakbawahan dengan aliran penyampaian maklumat yang jelas dantepat semua individu dalam organisasi ini.

KESIMPULAN

16

Dapat dirumuskan bahawa komunikasi ke bawah, komunikasike atas dan komunikasi mendatar merupakan komunikasi yangpenting dalam sesebuah organisasi kerana ia adalah aliran-aliran yang diperlukan untuk mencapai objektif dalam kerja.Manakala komunikasi silang-salur dan komunikasi grapevineadalah sebahagian daripada aspek yang penting kerana mempunyaihubungkait dengan sikap dan perlakuan individu dalam strukturorganisasi.

Komunikasi di tempat kerja bukan sahaja penting tetapiperlu ditingkatkan bagi mewujudkan hubungan kerja yangberkualiti kerana setiap kerja memerlukan pertukaran fikiran,idea dan pemahaman di antara penghantar dan penerima bagimenyelesaikan sesuatu masalah dan mencapai matlamat utama.

Kesimpulannya, komunikasi ke bawah adalah alirankomunikasi yang paling efektif kerana ia membolehkan pengurusdapat mengenalpasti dan membuat keputusan yang strategik untukmembentuk organisasi mereka dengan lebih berkesan seiringprestasi kerja yang baik.

17

(2, 695 patah perkataan)RUJUKAN

Nor Azlina Binti Harun, (2010). Hubungan Antara Komunikasi Dalam Organisasi Terhadap Kerja, Universiti Malaysia Sarawak.

Lurenburg, F.C (2010). Formal Communication Channels: Upward, Downward, Horizontal and External, Sam Houston State University.

Guo, K.L and Sanchez, Y. (2005). Workplace Communication, FloridaInternational University.

Aschale, A. (2013). Review of the Grapevine Communication, Addis Ababa University.

18

19