LAPORAN2 KEL

DAFTAR ISI

EXECUTIVE SUMMARY................................................................................ 2

BAB 1 PREFACE................................................................................. 4

1.1 Background....................................................................... 4

1.2 Organization Structure....................................................... 5

1.3 Revised Scope of Project.................................................. 5

1.4 Revised Project Plan......................................................... 7

BAB 2 PROBLEM ANALYSIS........................................................... 9

2.1 Overview of Current System........................................... 9

2.1.1Process Model Existing System........................... 9

2.1.2Data Model Existing System ................................13

2.2 Problem and Opportunity Analysis.................................. 15

2.3 Problems, Opportunities and Directives Priority Matrix... 18

2.4 System Objectives and Constraint Matrix....................... 19

BAB 3 REQUIREMENTS ANALYSIS................................................ 21

3.1 Define Requirements...................................................... 21

3.1.1Process Model New System................................ 21

3.1.2Data Model New System..................................... 26

3.2 Analyze Requirements................................................... 33

BAB 4 DECISION ANALYSIS.......................................................... 35

4.1 Identifying Solution Candidates..................................... 35

4.2 Comparing Solution Candidates.................................... 38

4.3 Recommended Solution................................................ 39

LAMPIRAN.................................................................................................. 40

Gantt Chart............................................................................. 40

1

EXECUTIVE SUMMARY

Untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas perpustakaan Fakultas Ilmu

Komputer Universitas Indonesia diperlukan sebuah sistem informasi yang

dapat memudahkan para pengurus perpustakaan dalam melakukan

tugasnya. Agar sistem yang dibuat sesuai dengan kebutuhan perpustakaan

diperlukan suatu proses analisis yang terdiri dari berberapa tahap yaitu:

preliminary investigation, problem analysis, requirement analysis dan decision

analysis.

Setelah kami melakukan penyelidikan dan analisa atas masalah yang dialami

dan sistem yang digunakan saat ini, kami menyimpulkan bahwa beberapa

masalah yang dihadapi perpustakaan Fasilkom UI adalah sulitnya

menggunakan sistem, keterbatasan lokasi (user harus mengunjungi

perpustakaan), kurang akurat dan aktualnya basis data koleksi perpustakaan,

beberapa proses seperti pemesanan buku dan rekomendasi buku yang masih

ditangani secara manual dan lain sebagainya. Setelah memahami masalah-

masalah tersebut kami merumuskan dan menganalisa requirements dan

proses bisnis dalam perpustakaan. Dari hasil analisa tersebut kami

mengusulkan beberapa kandidat solusi yang dapat diambil, membandingkan

dan merekomendasikan solusi yang menurut kami terbaik.

Laporan ini menjelaskan hasil investigasi dan analisa yang dikelompokkan

menjadi bab-bab berikut:

Bab I Pendahuluan: memuat latar belakang proyek dan struktur

organisasi perpustakaan Fasilkom UI.

Bab II Project Charter: memuat tujuan proyek, problem statement,

proposed solution, inital scope of project, batasan-batasan bisnis dan

teknologi, strategi dan metodologi yang digunakan, dokumentasi dan

komunikasi proyek serta estimasi waktu yang dibutuhkan.

Bab III Problem Analysis: merupakan tahap analisa masalah, terdiri

dari problem domain dan problem and opportunity analysis.

2

Bab IV Requirement Analysis: dalam tahap ini dirumuskan

requirements, analisa requirements dan model dari sistem yang

digunakan saat ini.

Bab V Decision Analysis: dalam tahap ini kami mengusulkan beberapa

kandidat solusi yang dapat diambil. Selain itu kami juga

membandingkan dan merekomendasikan satu kandidat solusi yang

terbaik menurut kami.

3

BAB 1PREFACE

1.1 Background

Perpustakaan Fasilkom UI sebagai suatu perpustakaan yang sistem

peminjaman bukunya dilakukan secara tidak langsung saat ini masih banyak

proses-proses yang dilakukan secara manual dan masih cukup banyak

proses yang masih belum tertangani dengan baik. Beberapa proses-proses

yang masih memiliki masalah seperti di atas adalah, proses permohonan

pembelian buku baik dari pihak dosen maupun dari pihak mahasiswa yang

masih belum dilakukan secara efektif dan efisien.

Sesungguhnya hal ini harus diperhatikan mengingat buku merupakan wahana

penting dalam proses pengajaran. Seharusnya baik dosen maupun

mahasiswa dapat merekomendasikan buku yang akan atau sedang mereka

gunakan dalam proses pengajaran sebagai bahan pertimbangan pembelian

buku tersebut oleh pihak perpustakaan, lalu pihak perpustakaan dapat

merespon permohonan tersebut dengan baik untuk kemudian pembelian

terhadap buku yang bersangkutan dilakukan secepat mungkin,

Penginformasian buku original yang dijual oleh pihak perpustakaan masih

kurang efektif karena prosesnya masih dilakukan secara manual. Proses

pencarian buku melalui sistem saat ini masih kurang efektif karena tidak

adanya suatu pembagian pencarian buku-buku berdasarkan jenis buku-buku

(misalnya, ada bagian programming, thesis, skripsi, mathematics, dan lain-

lain).

Proses pencarian buku dalam jenis tertentu berdasarkan jumlah peminjam

terbanyak juga akan sangat membantu pemakai. Proses penanganan

terhadap masalah pengembalian buku yang terlambat juga masih manual.

Berdasarkan hal-hal yang telah disebutkan di atas maka proyek ini akan

4

sangat membantu dalam meningkatkan manajemen, mengurangi pekerjaan

secara manual, integrasi sistem informasi agar kesinambungan antara sistem

informasi yang sudah ada dengan sistem yang baru tetap terjaga.

1.2 Organization Structure

Perpustakaan Fasilkom UI berada di bawah SARAK (Sarana Akademis).

Struktur perpustakaan ini terdiri dari 3 bagian yaitu bagian sirkulasi, bagian

jurnal dan bagian pengolahan buku. Masing-masing bagian ini memiliki satu

orang penanggung jawab seperti yang terlihat pada bagan di atas. Bapak

Wahyu sebagai kepala bagian SARAK juga merangkap sebagai kepala

perpustakaan.

1.3 Revised Scope of Project

Ruang lingkup yang terdapat dalam pengembangan proyek ini mencakup

antara lain:

1. Proses pencarian buku

Yang termasuk dalam ruang lingkup oleh proyek ini antara lain

permasalahan dalam pencarian suatu jenis buku dan pembagian buku ke

dalam jenis-jenis tertentu seperti jurnal, tesis, distertasi dan lain

5

sebagainya. Selain itu proyek ini juga akan meliputi peningkatan

pelayanan dari proses pencarian buku yang telah ada sehingga akan lebih

memenuhi kebutuhan pengguna.

2. Proses permintaan akan pengadaan buku baru

Proyek ini akan membantu proses permintaan akan pengadaan buku baru

sehingga perpustakaan akan lebih mampu menyediakan buku-buku yang

lebih memenuhi kebutuhan dosen dan juga mahasiswa.

3. Proses permintaan akan pembelian buku

Yang termasuk dalam ruang lingkup ini adalah membantu proses

permintaan akan pembelian buku terutama oleh mahasiswa.

4. Proses pencatatan data peminjaman

Yang termasuk disini adalah pencatatan informasi peminjaman yang telah

dilakukan. Dalam proyek ini akan diutamakan penentuan informasi yang

perlu dicatat namun belum dapat ditangani oleh sistem yang lama.

5. Proses pembuatan laporan

Yang termasuk ruang lingkup ini adalah permasalahan dalam memberikan

informasi bagi pengurus perpustakaan dan pihak-pihak yang

berkepentingan.

Yang tidak termasuk dalam ruang lingkup proyek ini antara lain antara lain

adalah proses pemesanan buku baru kepada pihak distributor. Sistem yang

nantinya akan dibangun hanya akan menangani proses yang terjadi didalam

Fasilkom.

Proyek ini juga tidak meliputi proses yang berhubungan dengan perpustakaan

luar seperti perpustakaan dari fakultas lain.

1.4 Revised Project Plan

Pengerjaan proyek ini terbagi menjadi beberapa tahap, yaitu:

Project Identification

6

Dalam fase ini muncul problems, opportunity dan directive (pendorong

tercetusnya proyek) yang dirumuskan dalam PIECES (performance,

information, economics, control, efficiency dan service). Tahap ini

membutuhkan waktu selama 2 hari.

Preliminary Investigation Phase

Terdapat dua tujuan yang ingin dicapai dalam fase ini, yaitu: menyelidiki

apakah proyek ini patut dikerjakan dan membuat project charter yang

menentukan project scope, preliminary requirements and constraints,

project participants, budget dan jadwal (dengan asumsi proyek ini patut

dikerjakan). Tahap ini membutuhkan waktu selama 4 hari.

Problem Analysis Phase

Dalam fase ini dilakukan analisa masalah terhadap sistem yang sudah

ada agar tim pengembang lebih mengerti masalah pada sistem serta

menetapkan tujuan dari pengembangan system yang ada. Dalam fase

inilah keputusan pelaksanaan proyek diambil.

Fase ini membutuhkan waktu 5 hari.

Requirements Analysis Phase

Setelah diputuskan untuk melaksanakan proyek, maka dalam fase ini

dilakukan analisa business requirements dan System requirements.

Fase ini diperkirakan membutuhkan waktu 5 hari.

Decision Analysis Phase

Fase perumusan solusi-solusi yang mungkin diambil. Setelah solusi-solusi

tersebut selesai dirumuskan dilakukan evaluasi untuk menentukan solusi

terbaik yang akan diambil.


Physical Design Phase

Fase perancangan sistem, dalam fase ini dilakukan perancangan

database dan interface dari sistem.


Construction Phase

7

Dalam fase inilah sistem dibangun dan diuji dengan melakukan coding

serta testing and debugging. Fase ini juga mencakup pembuatan

dokumentasi sistem dan manual.


Implementation Phase

Setelah sistem selesai dibangun, dilakukan instalasi sistem untuk user.

Dalam fase ini juga dilakukan pelatihan user dan pengembangan

dokumentasi untuk membantu user.

Fase ini diperkirakan membutuhkan waktu 20hari.

Operation and Support Stage

Setelah sistem yang baru dioperasikan, diperlukan suatu system support

yang dilakukan secara berkala. System support ini termasuk penyesuaian

sistem terhadap requirement baru, perbaikan error dan sebagainya.

Gantt Chart terlampir.

8

BAB 2PROBLEM ANALYSIS

2.1 Overview of Current System

Untuk mendapatkan gambaran mengenai sistem yang digunakan saat ini,

kami melakukan analisa terhadap sistem dan memodelkannya dengan

menggunakan functional modeling. Proses dan data model dari sistem

dimodelkan dengan diagram use case dan diagram ER (Entity Relationship).

2.1.1 Process Model Current System

Untuk mengenal proses dari sistem yang lama atau sistem yang

sekarang ini digunakan diagram use case. Dengan diagram use case ini

dapat diketahui proses yang terjadi pada aktivitas perpustakaan. Dengan

diagram ini juga dapat diketahui fungsi yang digunakan oleh sistem yang

sekarang

Diagram use case (Gambar 2.1) dapat dilihat setelah tabel penjelasan

Use-case di bawah ini.

Tabel Penjelasan Use-Case (Current System)

Aktor Input Nama Use Case

Deskripsi Use Case

Sys Admin, Pustakawan

User name, Password Login

Use case login berfungsi untuk melakukan verifikasi dimana hanya orang-orang tertentu yang dapat melakukan kewenangan tertentu.

Sys Admin Nama user, data-data user.

Tambah User Use case ini berfungsi untuk menambah user dimana yang dimaksud sebagai user disini adalah pustakawan serta orang lain yang memiliki kewenangan yang hampir sama dengan pustakawan. Proses penambahan user ini akan memberikan password yang akan digunakan oleh user pada saat login.

9

Sys Admin - Hapus User Use case ini berfungsi untuk menghapus user yang sudah tidak bekerja lagi pada perpustakaan Fasilkom UI atau sudah tidak memiliki suatu kewenangan tertentu terhadap sistem perpustakaan tersebut.

Sys Admin Data-data yang ingin di-backup seperti data koleksi perpustakaan, data anggota perpustakaan, dan lain sebagainya.

Backup Data Use case ini berfungsi untuk melakukan proses backup data agar apabila terjadi kerusakan terhadap sistem maka data-datanya tidak hilang

Pustakawan Nama, jenis, barcode, dan lain sebagainya yang berhubungan dengan identitas dari koleksi perpustakaan.

Menambah Koleksi

Use case ini berfungsi untuk mencatat identitas dari koleksi perpustakaan yang untuk kemudian disimpan dalam database.

Pustakawan Data koleksi yang ingin diubah.

Update Koleksi

Use case ini digunakan untuk melakukan proses pengubahan identitas data koleksi yang bersangkutan.

Pustakawan Nama, NPM, status (mahasiswa atau dosen) dan lain sebagainya yang berhubungan dengan identitas dari anggota perpustakaan.

Tambah Anggota

Use case ini berfungsi untuk melakukan proses penambahan identitas anggota perpustakaan (mahasiswa yang masih terdaftar sebagai mahasiswa Fasikom UI, dosen Fasilkom UI).

Pustakawan Data anggota yang ingin diubah.

Update Anggota

Use case ini digunakan untuk melakukan proses pengubahan terhadap identitas dari anggota perpustakaan yang bersangkutan.

Pustakawan, Anggota Perpustakaan

- Periksa Denda

Use case ini berfungsi untuk menampilkan biaya denda kepada pustakawan serta anggota perpustakaan.

Anggota Pepustakaan

Kode buku yang ingin dipinjam serta barcode peminjam

Peminjaman Koleksi

Use case ini berfungsi untuk mencatat data si peminjam serta tanggal peminjaman, tanggal pengembalian koleksi ke dalam sistem secara otomatis dimana informasi dari peminjam diperoleh dari barcode peminjam. Pada saat ini status dari koleksi yang dipinjam diubah menjadi due date dari koleksi tersebut.

Anggota Pepustakaan

Koleksi perpustakaan yang ingin dikembalikan.

Pengembalian Koleksi

Use case ini berhubungan dengan proses pengembalian koleksi perpustakaan dimana setelah koleksi dikembalikan maka status koleksi akan diubah menjadi check in.

Anggota Pepustakaan

- Lihat Data Peminjaman Pribadi

Use case ini berfungsi untuk menampilkan list koleksi buku yang sedang dipinjam oleh anggota

10

perpustakaan serta list koleksi yang terlambat dikembalikan oleh anggota perpustakaan.

Anggota Pepustakaan, Non Anggota Pepustakaan

Judul, kata kunci judul, subjek, nama pengarang, kata kunci pengarang.

Pencarian Koleksi

Use case ini berfungsi dalam melakukan proses pencarian buku berdasarkan kriteria tertentu lalu menampilkan hasil-hasil pencarian tersebut.

11

Use Case diagram Current System (Gambar 2.1)

Non Anggota Perpustakaan

Pengembalian Koleksi

Pencarian Koleksi

Lihat Data Peminjaman Pribadi

Peminjaman KoleksiAnggota

Perpustakaan

Backup DataTambah User

Hapus UserSy s Admin

Login

Periksa DendaMenambah Koleksi

Update koleksi

Tambah Anggota

Update AnggotaPustakawan

12

2.1.2 Data Model

Data model yang dijelaskan di sini merupakan data model yang didapat dari

pengamatan sistem yang telah ada serta hasil wawancara dengan pengurus

perpustakaan. Data model ini tidak disusun berdasarkan keadaan

sesungguhnya dari sistem yang lama. Sistem yang lama tidak memiliki

dokumentasi yang lengkap mengenai struktur data sistem. Hal ini disebabkan

antara lain karena sistem ini merupakan proprietary system dan pihak

pengembang tidak memiliki akses kepada struktur atau model data dari

sistem yang telah ada. Berikut ini diagram ER (Gambar. 2.2)

(Gambar. 2.2)

13

Berdasarkan analisa, sistem yang ada sekarang memiliki beberapa entity.

Berikut ini daftar entity yang ada beserta dengan penjelasannya

JUDUL_BUKU, entity ini menyimpan informasi mengenai koleksi buku

yang terdapat pada perpustakaan. Atribut yang terdapat pada judul antara

lain:

Record, nomor judul buku

Book_Racks, lokasi rak dimana judul buku disimpan.

Author, nama pengarang utama judul buku

Add_Author, nama pengarang lainnya

Title, judul dari buku

Publisher, penerbit dari judul buku

Description, deskripsi dari judul buku (jumlah halaman, ukuran buku,

dan sebagainya)

Subject, topik dari judul buku

ISBN, nomor ISBN

LCCN, nomor LCCN

LOCATION, lokasi buku (universitas)

BUKU, entity yang merepresentasikan satu buah buku (untuk satu buah

judul terdapat beberapa buku). Atribut yang terdapat untuk buku ini antara

lain:

ID, nomor identifikasi buku

Barcode, nomor barcode untuk mengidentifikasi buku

Status, status buku

Due_date, tanggal dari batas akhir pengembalian buku

PATRON, merepresentasikan anggota perpustakaan. Atribut yang ada

antara lain:

Name, nama anggota

Street, nama jalan dari alamat anggota

City, nama kota dari alamat anggota

State, nama negara bagian dari alamat anggota

Zip, nomor kode pos

14

Phone, nomor telepon dari anggota

Barcode, nomor barcode anggota

PEMINJAMAN, merepresentasikan transaksi peminjaman

Date, tanggal dari peminjaman buku

Due_date, tanggal dari batas akhir pengembalian buku

Balance, total denda yang harus dibayar akibat dari keterlambatan

Status, status peminjaman

2.2 Problem and Opportunity Analysis

Cause & Effect Analysis ini didapat dari analisa terhadap sistem yang lama

serta diskusi dan wawancara antara pengembang (system analysis), anggota

dan pengurus perpustakaan.

Project: Sistem Perpustakaan Fasilkom UI

Project Manager: David

Created by: Kelompok 12 Last Updated by: Kelompok 12Date Created: 15 Maret 2004 Date Last Updated: 24 Maret 2004

CAUSE AND EFFECT ANALYSIS

Problem or Opportunity Causes and Effects1. Pengguna sistem kesulitan dalam

berinteraksi dengan sistem.1. Interface yang masih berbasis teks

mengakibatkan pengguna tidak dapat memanfaatkan sistem yang ada secara maksimal.

2. Interface yang ada tidak dapat memberikan kemudahan navigasi bagi pengguna sistem. Pengguna sistem atau anggota perpustakaan yang baru memerlukan waktu yang cukup lama untuk mempelajari cara penggunaan sistem.

2. Data koleksi perpustakaan dan data 1. Input data yang baru (data buku dan data

15

anggota yang tersimpan pada sistem kurang aktual dan akurat.

lainnya seperti data anggota) sering tidak tercatat dalam sistem. Akibatnya data harus dimasukkan berulang-ulang ke dalam sistem.

2. Status buku dapat dinyatakan hilang oleh sistem setelah tidak dikembalikan dalam jangka waktu tertentu, akibatnya buku yang masih berada di tangan peminjam dinyatakan hilang.

3. Keterbatasan dalam mengakses sistem. 1. Sistem tidak dapat diakses dari luar perpustakaan. Anggota perpustakaan harus menuju perpustakaan jika ingin mencari buku.

2. Sistem (client) yang tersedia di perpustakaan sangat terbatas. Anggota perpustakaan harus menunggu untuk dapat menggunakan sistem.

4. Pengurus perpustakaan mengalami kesulitan dalam memperoleh laporan peminjaman.

1. Sistem yang dapat memberikan laporan mengenai data peminjaman belum terintegrasi. Pengurus perpustakaan harus memindahkan data antara dua sistem secara manual.

5. Anggota perpustakaan mengalami kesulitan dalam mencari koleksi perpustakaan selain buku (seperti CD, jurnal dan majalah).

1. Sistem pencatatan koleksi perpustakaan selain buku (seperti CD, jurnal dan majalah) belum terintegrasi.

6. Menyediakan informasi yang lengkap mengenai buku, CD, jurnal dan sebagainya.

1. Sistem perpustakaan yang sekarang tidak dapat menyediakan informasi mengenai koleksi perpustakaan seperti review, sampul buku, statistik peminjaman dan lain sebagainya. Calon peminjam kesulitan dalam menemukan informasi lengkap mengenai koleksi perpustakaan.

7. Menyediakan informasi penjualan buku. 1. Sistem perpustakaan yang sekarang tidak menangani penjualan buku (penjualan buku dilakukan secara manual). Anggota perpustakaan tidak mendapatkan informasi mengenai buku yang dijual dan tidak dapat mengajukan permohonan pembelian.

8. Rekomendasi buku oleh dosen. 1. Rekomendasi buku oleh dosen masih dilakukan secara manual sehingga proses rekomendasi buku tidak berjalan dengan efektif.

9. Pengembangan sistem pencarian berdasarkan kategori (jurnal, tesis, CD, dan sebagainya) dan topik (rekayasa perangkat

1. Anggota perpustakaan mengalami kesulitan untuk mengetahui informasi mengenai topik pada koleksi perpustakaan.

16

lunak, komputasi ilmiah, manajemen dan sebagainya).

Hal ini menyebabkan anggota perpustakaan maupun pengunjung tidak dapat melihat seluruh koleksi perpustakaan.

10. Pengembangan sistem peminjaman koleksi perpustakaan dengan menyediakan fasilitas booking.

1. Anggota perpustakaan dapat mendaftarkan (mem-booking) buku yang ingin dipinjam bila buku tersebut masih dipinjam oleh anggota perpustakaan yang lain. Proses booking masih dilakukan secara manual dan status booking untuk buku belum ditangani oleh sistem yang lama.

11. Mengembangkan sistem untuk menangani masalah keterlambatan pengembalian koleksi perpustakaan.

1. Untuk mengurangi tingkat keterlambatan dan jangka waktu keterlambatan dalam pengembalian buku diperlukan suatu mekanisme. Dengan mekanisme ini, sistem dapat memberitahu anggota perpustakaan mengenai buku yang lupa dikembalikan oleh peminjam pada saat jangka waktu peminjaman telah habis.

12. Pengembangan sistem pencatatan textbook yang dipakai dalam kegiatan kuliah.

1. Anggota perpustakaan yang merupakan mahasiswa Fasilkom UI memiliki kebutuhan dalam meminjam buku yang dipakai sebagai textbook dalam kegiatan kuliah. Untuk meningkatkan pelayanan maka dapat disediakan fasilitas bagi mahasiswa untuk mengetahui informasi buku textbook yang dipakai untuk kuliah tertentu

Brief Statement of Problems, Opportunities, or Directives

Urgency Visibilty Rank

1. Pengguna sistem kesulitan dalam berinteraksi dengan sistem.

ASAP Tinggi 1

2. Data koleksi perpustakaan dan data anggota yang tersimpan pada sistem kurang aktual dan akurat.

ASAP Menengah 2

3. Keterbatasan dalam mengakses sistem. ASAP Tinggi 1

4. Pengurus perpustakaan mengalami kesulitan dalam memperoleh laporan peminjaman.

ASAP Tinggi 1

5. Anggota perpustakaan mengalami kesulitan dalam mencari koleksi perpustakaan selain buku (seperti CD, jurnal dan majalah).

ASAP Tinggi 1

6. Menyediakan informasi yang lengkap mengenai buku, CD, jurnal dan sebagainya.

ASAP Tinggi 1

17

7. Menyediakan informasi penjualan dan permohonan pembelian buku.

ASAP Menengah 2

8. Rekomendasi buku oleh dosen. 1 bulan Rendah 3

9. Pengembangan sistem pencarian berdasarkan kategori (jurnal, tesis, CD, dan sebagainya) dan topik (rekayasa perangkat lunak, komputasi ilmiah, manajemen dan sebagainya).

3 bulan Tinggi 1

10. Pengembangan sistem peminjaman koleksi perpustakaan dengan menyediakan fasilitas booking.

3 bulan Tinggi 1

11. Mengembangkan sistem untuk menangani masalah keterlambatan pengembalian koleksi perpustakaan.

2 bulan Tinggi 1

12. Pengembangan sistem pencatatan textbook yang dipakai dalam kegiatan kuliah.

3 bulan Menengah 2

2.3 Problems,Opportunities and Directives Priority Matrix

PROJECT: Sistem Perpustakaan Fasilkom UI

PROJECT MANAGER: David

CREATED BY: Kelompok 12 LAST UPDATE BY: Kelompok 12

DATE CREATED: 20 Maret 2004

LAST UPDATE : 24 Maret 2004

2.4 System Objectives and Constraint Matrix

Berdasarkan keadaan sistem yang ada, ruang lingkup, permasalahan dan

opportunity dapat dikembangkan tujuan dari pengembangan sistem (system

improvement objective). Tujuan dari tahap ini adalah untuk memberikan

kriteria tertentu yang dapat diukur sebagai hasil dari pengembangan sistem

dan untuk mengidentifikasikan hambatan atau constraint yang membatasi

pencapaian dari pengembangan sistem.




18



SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVESSystem Objective System Constraint

1. Menggunakan interface yang berbasis grafik.

2. Data yang dimasukkan ke dalam sistem harus segera ter-update.

3. Sistem dapat diakses tidak hanya melalui perpustakaan.

4. Jumlah anggota perpustakaan yang dapat mengakses sistem dalam satu waktu ditingkatkan dari maksimal 4 anggota menjadi maksimal 500 anggota.

5. Mengintegrasikan sistem untuk membuat laporan peminjaman dan sistem koleksi perpustakaan.

6. Mengintegrasikan sistem pencarian CD, jurnal, buku dan sebagainya menjadi satu sistem koleksi perpustakaan,

7. Menyediakan fasilitas bagi anggota perpustakaan yang ingin membeli buku.

8. Mengurangi waktu yang diperlukan oleh pengurus perpustakaan dalam memproses rekomendasi buku dari dosen sebanyak 50%.

9. Anggota perpustakaan dapat melihat seluruh koleksi perpustakaan yang ada.

10. Menghilangkan proses manual dalam booking.

11. Mengurangi rata-rata jangka waktu keterlambatan dalam pengembalian buku sebanyak 30%.

12. Mengurangi waktu yang dibutuhkan anggota perpustakaan dalam mencari

1. Terbatasnya anggaran yang tersedia untuk pengembangan sistem.

2. Terbatasnya waktu yang tersedia untuk menyelesaikan pengembangan sistem.

3. Sistem harus dapat diakses dari sistem operasi Windows 2000 dan Linux Debian.

19

koleksi perpustakaan khususnya textbook sebanyak 50%.

20

BAB 3REQUIREMENT ANALYSIS

3.1 Define Requirements

Pada fase ini kami melakukan analisa requirements yang dimulai dengan

mengidentifikasi requirements. Requirements tersebut kami kelompokkan

menjadi functional dan nonfunctional requirements. Functional requirements

mencakup fungsi-fungsi atau layanan-layanan yang harus disediakan oleh

sistem. Nonfunctional requirements adalah hal-hal atau fitur-fitur lain (bukan

fungsi atau layanan) untuk menunjang fungsionalitas dan utilitas sistem.

3.1.1 Process Model New System

Dalam sistem ini ada 4 jenis pengguna yaitu :

Administrator sistem (System admin)

Administrator sistem merupakan aktor yang bertugas untuk menjaga

agar sistem menjalankan semua fungsinya dengan baik. Yang termasuk

dalam administrator sistem adalah orang-orang yang diberi wewenang

oleh system owner untuk melakukan maintenance terhadap sistem.

Pustakawan

Yang termasuk kedalam pustakawan adalah para pengurus administrasi

perpustakaan. Pustakawan menggunakan sistem untuk mengontrol

keluar masuknya koleksi perpustakaan.

Anggota perpustakaan

Anggota perpustakaan terdiri dari mahasiswa, dosen dan para pengguna

jasa perpustakaan lainnya yang sudah terdaftar. Anggota perpustakaan

dapat melakukan peminjaman terhadap koleksi perpustakaan.

Non anggota perpustakaan

Yang termasuk ke dalam non anggota perpustakaan adalah orang-orang

yang tidak memiliki akses keanggotaan dalam sistem perpustakaan.

21

Salah satu contohnya adalah mahasiswa fakultas lain. Non anggota

hanya dapat melihat dan mencari informasi koleksi perpustakaan.

Peminjaman koleksi perpustakaan hanya dapat dilakukan apabila non

anggota perpustakaan tidak membawa koleksi perpustakaan yang

dipinjam keluar dari ruang perpustakaan.

Fungsi-fungsi yang disediakan :

Login

Fungsi untuk melakukan validasi pengguna sistem guna menentukan

fungsi apa saja yang dapat dilakukan dan fungsi apa saja yang tidak

boleh dilakukan oleh pengguna. Hal ini dilakukan demi keamanan

sistem. Fungsi ini dilakukan oleh semua pengguna sistem kecuali non

anggota perpustakaan.

Tambah koleksi

Fungsi untuk melakukan penambahan data koleksi perpustakaan.

Sistem yang lama sudah mengimplementasikan fungsi ini. Fungsi ini

dilakukan oleh pustakawan.

Update data koleksi

Fungsi untuk melakukan perubahan data koleksi perpustakaan. Sistem

yang lama sudah mengimplementasikan fungsi ini. Fungsi ini dilakukan

oleh pustakawan.

Peminjaman dan pengembalian koleksi

Fungsi untuk melakukan proses peminjaman dan pengembalian koleksi

perpustakaan. Sistem yang lama sudah mengimplementasikan fungsi ini,

tetapi kami akan melakukan penambahan pada sistem berupa

penanganan keterlambatan pengembalian (denda). Besarnya denda

akan di-generate oleh sistem secara otomatis. Setelah 1 bulan, bila

koleksi perpustakaan tidak juga dikembalikan maka sistem akan

mengirimkan e-mail kepada anggota perpustakaan yang meminjam

koleksi tersebut. Selain itu sistem juga menyediakan proses booking

koleksi perpustakaan. Fungsi ini dilakukan oleh pustakawan.

22

Tambah anggota

Fungsi untuk melakukan penambahan anggota perpustakaan. Sistem


oleh pustakawan.

Hapus anggota

Fungsi untuk melakukan penghapusan anggota perpustakaan.

Penghapusan anggota dilakukan apabila masa berlaku keanggotaan

sudah habis atau anggota perpustakaan sudah tidak berada di Fasilkom

lagi. Sistem yang lama sudah mengimplementasikan fungsi ini. Fungsi

ini dilakukan oleh pustakawan.

Update data anggota

Fungsi untuk melakukan perubahan data anggota perpustakaan. Sistem


oleh pustakawan.

Pembuatan laporan peminjaman

Fungsi untuk membuat laporan peminjaman koleksi perpustakaan.

Laporan dibuat setiap bulan dan di-generate oleh sistem. Fungsi ini

merupakan fungsi baru (belum terdapat dalam sistem lama). Fungsi ini


Penyediaan informasi penjualan buku

Fungsi untuk menyediakan informasi buku-buku yang dijual. Fungsi ini

merupakan fungsi baru (belum terdapat dalam sistem lama). Fungsi ini


Pencatatan rekomendasi buku

Fungsi untuk mencatat informasi buku yang direkomendasikan oleh

dosen. Fungsi ini merupakan fungsi baru (belum terdapat dalam sistem

lama). Fungsi ini dilakukan oleh pustakawan.

Backup data

Fungsi untuk melakukan backup data sebagai tindakan antisipasi

apabila sistem mengalami kerusakan. Fungsi ini merupakan fungsi baru

(belum terdapat dalam sistem lama). Fungsi ini dilakukan oleh

administrator sistem.

Tambah pustakawan

23

Fungsi untuk melakukan penambahan data pustakawan. Hal ini

dilakukan apabila perpustakaan memiliki pustakawan baru. Sistem yang

lama sudah mengimplementasikan fungsi ini. Fungsi ini dilakukan oleh

administrator sistem.

Hapus pustakawan

Fungsi untuk melakukan penghapusan data pustakawan. Hal ini

dilakukan apabila pustakawan yang dihapus datanya tersebut sudah

tidak bekerja di perpustakaan Fasilkom lagi. Sistem yang lama sudah

mengimplementasikan fungsi ini. Fungsi ini dilakukan oleh administrator

sistem

Update data pustakawan

Fungsi untuk melakukan perubahan data pustakawan. Sistem yang lama

sudah mengimplementasikan fungsi ini. Fungsi ini dilakukan oleh

administrator sistem

Lihat data peminjaman

Fungsi untuk melihat history koleksi perpustakaan yang pernah dipinjam

oleh anggota perpustakaan yang bersangkutan. Sistem yang lama

sudah mengimplementasikan fungsi ini. Fungsi ini dilakukan oleh

anggota perpustakaan.

Pencarian koleksi

Fungsi untuk mencari informasi koleksi perpustakaan. Sistem yang lama

sudah mengimplementasikan fungsi ini tetapi akan ditambahkan dengan

pencarian berdasarkan kategori-kategori sehingga memudahkan

pengguna sistem. Fungsi ini akan ditambah dengan informasi textbook

yang digunakan dalam perkuliahan sehingga mahasiswa dapat

mengetahui buku-buku yang akan dipakai. Fungsi ini dilakukan oleh

anggota perpustakaan maupun non anggota perpustakaan.

Berikut ini dapat dilihat diagram Use case (Gambar 3.1).

24

Non Anggota Perpustakaan

Lihat Data Peminjaman

Pencarian Koleksi

Anggota Perpustakaan

Backup Data

Tambah Pustakawan

Hapus Pustakawan

Update Data Pustakawan

Sys Admin

Login

<<extend>>

<<extend>>

<<extend>>

<<extend>>

<<extend>>

Tambah Koleksi

<<extend>>

Update Data Koleksi

<<extend>>

Peminjaman dan pengembalian Koleksi

<<extend>>

Tambah Anggota

<<extend>>

Hapus Anggota

<<extend>>

Update Data Anggota

<<extend>>

Pembuatan Laporan peminjaman

<<extend>>

Penyediaan informasi penjualan buku

<<extend>>

Pencatatan rekomendasi buku

<<extend>>

Pustakawan

Gambar 3.1

3.1.2 Data ModelPemodelan data yang dilakukan bertujuan untuk menggambarkan business

requirement untuk basis data. Pemodelan data requirement ini akan dilakukan

dengan entity-relationship diagram. Kebutuhan data ini didapat dari hasil

analisa permasalahan dan hasil analisa kebutuhan.

Dari hasil requirement analysis dapat diketahui bahwa data yang dibutuhkan

terdiri dari data anggota perpustakaan dan data koleksi perpustakaan. Setiap

anggota perpustakaan dapat meminjam dan memesan koleksi perpustakaan.

Data peminjaman ini harus dicatat dan disimpan dalam sistem.

Koleksi perpustakaan yang ada dibagi menjadi tiga yaitu buku, perangkat

lunak, dan jurnal. Setiap koleksi perpustakaan memiliki subyek yang

berhubungan dengan isi dari koleksi tersebut. Selain itu, dari hasil

requirement analysis juga diketahui bahwa dibutuhkannya penyimpanan data

rekomendasi dari dosen dan data daftar buku yang dapat dibeli melalui

perpustakaan.

26

Berikut ini adalah pemodelan dari data requirement (Gambar 3.2)

27

Keterangan ERD

Berikut ini daftar entity dan atribut beserta penjelasannya:

PENGARANG, entity yang merepresentasikan pengarang buku.

Atribut yang terdapat pada entity ini antara lain adalah:

ID_Pengarang, nomor identifikasi pengarang

Nama, nama pengarang

SUBYEK, merepresentasikan topik dari koleksi perpustakaan

ID_Subyek, nomor identifikasi topik

Subyek, subyek yang bersangkutan

JUDUL_BUKU, entity ini menyimpan informasi mengenai koleksi

buku yang terdapat pada perpustakaan. Atribut yang terdapat

pada judul antara lain:

ID_Judul, nomor identifikasi judul koleksi buku

Rak, nomor lokasi rak dimana judul buku disimpan.

Penerbit, penerbit dari judul buku

Deskripsi, deskripsi dari judul buku (jumlah halaman, ukuran

buku, dan sebagainya)

Review, berisi informasi mengenai isi dari buku

Sampul, gambar dari judul koleksi buku yang berkaitan.

BUKU, entity yang merepresentasikan satu buah buku (untuk

satu buah judul buku terdapat beberapa buku). Atribut yang

terdapat untuk buku ini antara lain:

ID_Buku, nomor identifikasi buku


Status, status peminjaman dari buku

Date, tanggal dari peminjaman buku

Due_Date, tanggal dari batas akhir pengembalian buku

JURNAL, merepresentasikan jurnal yang berada pada koleksi

perpustakaan

ID_Jurnal, nomor identifikasi jurnal

Penerbit, penerbit jurnal

Tahun, tahun penerbitan jurnal

Volume, volume jurnal

Nomor, nomor jurnal

Status, status peminjaman dari jurnal

Date, tanggal dari peminjaman jurnal

Due_Date, tanggal dari batas akhir pengembalian jurnal

ARTIKEL_JURNAL, merepresentasikan artikel dalam jurnal

ID_Artikel, nomor identifikasi artikel

Judul, judul article

Abstrak, abstrak dari artikel dalam jurnal

MAJALAH

ID_Majalah, nomor identifikasi majalah

Tahun, tahun penerbitan

Nomor, nomor edisi majalah

Review, informasi isi dari majalah

SOFTWARE,

ID_Software, nomor identifikasi software

Nama, nama software

Vendor, vendor untuk software

Deskripsi, deskripsi mengenai software

CD, entity yang merepresentasikan satu buah CD (untuk satu

buah software terdapat beberapa CD). Atribut yang terdapat

untuk CD ini antara lain:

ID_CD, nomor identifikasi buku


Status, status peminjaman dari CD

Date, tanggal dari peminjaman CD

Due_Date, tanggal dari batas akhir pengembalian CD

USER, merepresentasikan pengurus perpustakaan (untuk

autentifikasi)

ID_User, nomor identifikasi pengurus perpustakaan

Nama, nama pengurus perpustakaan

Password, password untuk masuk ke dalam sistem

ANGGOTA, merepresentasikan anggota perpustakaan

29

ID_Anggota, nomor identifikasi anggota

Barcode, nomor barcode anggota

Nama, nama anggota

Password, password anggota

Jalan, nama jalan dari alamat anggota

Kota, nama kota dari alamat anggota

Kodepos, nomor kode pos dari alamat anggota

Telepon, nomor telepon dari anggota

Email, alamat email dari anggota

Pekerjaan, untuk membedakan mahasiswa dan dosen

PEMINJAMAN

ID_Peminjaman, nomor identifikasi transaksi peminjaman

Date, tanggal terjadinya transaksi

Due_date, tanggal dari batas akhir peminjaman

Status, status dari transaksi peminjaman

Denda, besarnya denda akibat keterlambatan dalam

pengembalian

REKOMENDASI, untuk menyimpan informasi buku yang

direkomendasikan oleh dosen

ID_Rekomendasi, nomor identifikasi buku yang dijual

Judul, judul buku yang direkomendasikan

Penerbit, penerbit dari buku yang direkomendasikan

Pengarang, pengarang dari buku yang direkomendasikan

TEXTBOOK merepresentasikan kebutuhan akan informasi

textbook,

ID_Textbook, nomor identifikasi textbook

Dosen, nama dosen pengajar

Semester, semester kuliah diselenggarakan

Tahun, tahun ajaran

DAFTAR_JUAL, merepresentasikan daftar buku yang dapat

dibeli melalui perpustakaan

ID_jual, nomor identifikasi buku yang dijual

30

Judul, judul buku yang dijual

Penerbit, penerbit dari judul buku

Deskripsi, deskripsi dari judul buku (jumlah halaman, ukuran

buku, dan sebagainya)

Review, berisi informasi mengenai isi dari buku

Sampul, gambar dari judul koleksi buku yang berkaitan.

KULIAH, merepresentasikan kuliah

ID_Kuliah,

Nama, nama mata kuliah

Berikut ini adalah penjelasan mengenai relasi yang pada ERD:

Mencatat; entity peminjaman mencatat data koleksi

perpustakaan yang bersangkutan

Mengarang; pengarang mengarang buku atau jurnal

Mengelompokkan; jurnal, buku dan software; setiap koleksi

perpustakaan memiliki beberapa subyek yang berhubungan

dengan topik pada koleksi tersebut.

Memiliki; setiap jurnal, buku dan software terdiri dari beberapa

item seperti yang dijelaskan pada entity di atas

Melakukan; anggota perpustakaan dapat melakukan

peminjaman

Memesan; setiap anggota perpustakaan dapat memesan buku

yang telah dipinjam oleh anggota perpustakaan yang lain

Menggunakan dan dicatat; setiap mata kuliah pada tahun ajaran

tertentu menggunakan buku tertentu sebagai textbook.

3.2 Analyze Requirements

31

Tujuan utama dari fase ini adalah untuk mengidentifikasi dan memodelkan

kebutuhan stakeholder. Daftar requirement ini didapat dari hasil fase analisa

permasalahan ketika diidentifikasinya system improvement objective.






Functional Requirements Non Functional Requirements

1. Otentifikasi pengguna sistem (system login).

1. Sistem mudah dipelajari dan digunakan.

2. Penambahan dan pengubahan informasi koleksi perpustakaan.

2. Interface yang user-friendly untuk mengurangi human error.

1. Penambahan, pengubahan serta penghapusan data anggota perpustakaan.

3. Dibuat dengan biaya yang tidak melebihi anggaran yang sudah disepakati.

2. Penambahan, pengubahan serta penghapusan data pengurus perpustakaan.

4. Mempunyai maintenance service yang berkesinambungan.

3. Peminjaman koleksi perpustakaan. 5. Sistem yang baru mempunyai data-data yang aktual dan akurat.

4. Pengembalian koleksi perpustakaan yang dipinjam.

5. Pencarian koleksi perpustakaan.

6. Pembuatan laporan peminjaman dan pembelian buku,

7. Pemeriksaan keterlambatan dan penghitungan denda.

8. Melihat data yang berkaitan dengan anggota perpustakaan seperti data pribadi, peminjaman, dan sebagainya.

9. Back-up data.

10. Penyediaan informasi penjualan dan permohonan pembelian buku.

32

11. Pencatatan rekomendasi buku dari dosen.

12. Pencarian koleksi perpustakaan berdasarkan kategori (jurnal, tesis, CD, dan sebagainya) dan topik (rekayasa perangkat lunak, komputasi ilmiah, manajemen dan sebagainya).

13. Penyediaan fasilitas booking.

14. Pencatatan dan penyediaan informasi textbook yang dipakai dalam kegiatan kuliah.

33

BAB 4DECISION ANALYSIS

Pada bab ini langkah-langkah yang akan dilakukan adalah identifikasi

kandidat solusi, analisa kandidat solusi tersebut serta merekomendasikan

solusi yang nantinya akan didesain, dibangun serta diimplementasikan.

Kandidat-kandidat solusi ditemukan berdasarkan hasil dari bab sebelumnya

yaitu problems analysis, opportunities, constraints dan objectives. Analisis

terhadap kandidat-kandidat solusi menggunakan candidate systems matrix.

4.1 Identifying Solution Candidates

Kedua kandidat solusi yang diberikan pada dasarnya bertujuan untuk

membangun sistem informasi guna memenuhi kebutuhan-kebutuhan

(requirements) Perpustakaan Fasilkom UI dalam menjalankan fungsinya.

Kandidat Solusi 1:

Membuat suatu sistem informasi yang berjalan pada suatu LAN

namun tidak berbasis web, sehingga akses ke perpustakaan

Fasilkom UI hanya dapat dilakukan dari jaringan lokal sekitar

Fasilkom UI yang terhubung ke server di perpustakaan Fasilkom UI.

Kandidat Solusi 2:

Membuat suatu sistem informasi yang berjalan pada suatu LAN

serta berbasis web, sehingga akses ke perpustakaan Fasilkom UI

dapat dilakukan dari komputer mana saja selama komputer tersebut

terhubung ke jaringan Internet.

34

Tabel Candidate Systems Matrix

Characteristics

Candidate 1 Candidate 2

Portion of System Computerized

Membangun suatu sistem informasi yang akan digunakan perpustakaan Fasilkom UI untuk mengatur serta mengorganisasikan proses pencarian, peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan, proses penjualan buku serta fasilitas lain yang mendukung aktivitas perpustakaan.

Sama seperti candidate 1.

Benefits Semua kebutuhan perpustakaan Fasilkom UI terpenuhi serta data-data koleksi perpustakaan dan anggota perpustakan dapat lebih teroganisir guna mengurangi redudancy data. Pekerjaan pengurus perpustakaan juga dapat terselesaikan dengan lebih cepat, mudah dan lancar.

Sama seperti candidate 1 namun dengan tambahan kelebihan yaitu, sistem informasi perpustakaan Fasilkom UI dapat diakses dari mana saja selama terdapat komputer yang terhubung ke jaringan Internet.

Servers and Workstations

- Spesifikasi server:Komputer dengan prosesor PIII, RAM 512 MB, 40 GB Hardisk, dengan OS Windows 2000 server.- Spesifikasi klien (workstations):Komputer dengan prosesor PII, RAM 128 MB, 10 GB Hardisk, dengan OS Windows 2000 Proffesional.


Software Tools Needed

MySQL 3.23.39 sebagai database.-MS Visual Basic 6.0

-MySQL 3.23.39 sebagai database.-PHP 4.0.4 sebagai

35

sebagai interface ke database dan user.

interface ke database.-Internet Explorer 5.0 sebagai browser (interface ke user).

Application Software Custom solution. Sama seperti candidate 1.

Method of Data Processing Client/Server

Client/Server serta web-based

Output Devices and Implications Printer


Input Devices and Implications

Keyboard, mouse, barcode scanner


Storage Devices and Implications

MySQL server DBMS dengan kapasitas 40 GB


36

4.2 Comparing Solution Candidates

Tabel Feasibility Analyze Matrix

Feasibility Criteria Wt. Candidate 1 Candidate 2Operational

Feasibility25% Sistem yang akan

dibangun hanya dapat digunakan oleh beberapa komputer yang terhubung dengan jaringan komputer perpustakaan dalam suatu LAN. Tampilan sistem tidak sebaik sistem online.

Score : 80

Sistem yang akan dibangun dapat dikembangkan sehingga sistem dapat diakses secara online. Anggota perpustakaan dapat melakukan pencarian koleksi perpustakaan serta booking untuk meminjam koleksi perpustakaan melalui Internet cukup dengan menggunakan web browser. Selain itu, tampilan dari sistem online dapat lebih bagus tampilannya serta user friendly.

Score : 95Technical Feasibility 25% MS Visual Basic 6.0

cukup dikenal karena kehandalannya serta memiliki tampilan yang cukup user friendly. Mencari programmer MS Visual Basic 6.0 cukup mudah dengan biaya yang relatif tidak mahal dibandingkan dengan programmer PHP 4.0.4

Score : 85

PHP 4.0.4 merupakan bahasa pemrograman yang dapat diandalkan dalam pembuatan sistem informasi web-based ini. PHP 4.0.4 dapat diperoleh gratis. Perlu training khusus bagi programmer PHP.

Score : 80Economic

FeasibilityCost to develop :

30% Rp. 25.000.000,00

Score : 85

Rp. 30.000.000,00

Score : 80

Schedule Feasibility 20% 6 – 7 bulan. 4 – 6 bulan.

37

Score : 80 Score : 90Ranking 100% 82,75 85,75

Bobot dari operational feasibility, technical feasibility, economic

feasibility, serta schedule feasibility ditentukan dari hasil observasi serta

analisa yang dilakukan oleh system analyst berdasarkan masukan dari

system designer, system builder dalam hal technical feasibility. Tabel di

atas memperlihatkan perbandingan antara kandidat 1 dengan kandidat 2

secara langsung serta diberikan pula ranking dari tiap kandidat guna

memberikan gambaran atau kesimpulan mengenai kelayakan kandidat

yang bersangkutan

4.3 Recommended Solution

Berdasarkan analisa kelayakan serta tabel perbandingan dari kandidat-

kandidat solusi yang ditawarkan di atas maka kami merekomendasikan

kandidat solusi 2 untuk diimplementasikan.

38

Documents

LAPORAN2 KEL