INSTRUCTIVO 2.1.3 ASEG CALIDAD GER PRO

GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA SUBGERENCIA PROYECTOS GENERACIÓN

PLAN DEL PROYECTO SANTA RITA

Nombre del archivo digital de este documento: Plan de proyecto Santa Rita -Versión 1-Julio 23 -2004.doc

Fecha de impresión de este documento(A/M/D): 2004/07/28 VERSIÓN 1 PÁGINA 1 DE 118

PLAN DEL PROYECTO “ACTUALIZACIÓN PRESA SANTA RITA”

ELABORÓ APROBÓ

CARGO:

Juan Esteban Ospina R. INGENIERO-SUBG. PROYECTOS GENERACIÓN

Hugo León Arango H. INSPECTOR-SUBG. PROYECTOS GENERACIÓN

Juvenal Darío Espinal B. SUBGERENTE PROYECTOS

GENERACIÓN

FIRMA:

FECHA: A-M-D 2004- 07 - 27 2004 - 07 – 30

Relación de modificaciones

Versión modificada

Fecha de la modificación

(Año-Mes-Día) Modificación efectuada

Versión originada por

la modificación





TABLA DE CONTENIDO

1 ESTRUCTURA ANALÍTICA DEL PROYECTO ...................................................................5 1.1 CRITERIOS DE DESGLOSE.................................................................................................................. 5

2 PLAN DE ALCANCE DEL PROYECTO..............................................................................7 2.1 LOCALIZACIÓN.................................................................................................................................. 7 2.2 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO ......................................................................................................... 9 2.3 DESCRIPCIÓN DE LAS OBRAS ............................................................................................................ 9 2.4 UBICACIÓN DENTRO DEL PLAN ESTRATÉGICO.................................................................................. 10 2.5 FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO ........................................................................................................ 10

2.5.1 Plazo .........................................................................................................................................................10 2.5.2 Costo .........................................................................................................................................................10 2.5.3 Registro de infiltraciones...........................................................................................................................10

2.6 ALCANCE DE LOTES DE CONTROL.................................................................................................... 11 2.6.1 Lote de control 1- Préstamos y depósitos. ...............................................................................................11

2.6.1.1 Zonas de préstamo de tierra.................................................................................................................11 2.6.1.2 Zonas de depósito. ...............................................................................................................................11 2.6.1.3 Cantera. ................................................................................................................................................12 2.6.1.4 Fuente de materiales aluviales. ............................................................................................................12

2.6.2 Lote de control 2- Presa auxiliar II: ...........................................................................................................12 2.6.3 Lote de control 3- Zona baja 1. ................................................................................................................13 2.6.4 Lote de control 4- Zona baja 2. .................................................................................................................13

2.7 PRODUCTOS A ENTREGAR............................................................................................................... 13 2.7.1 Para ser recibidos por la Subgerencia Operación....................................................................................13 2.7.2 Para ser recibidos por el Área Hidrometría e Instrumentación.................................................................13

3 PROGRAMA DIRECTOR ..................................................................................................14

4 COSTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS .......................................................................16 4.1 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE COSTOS..................................................................................... 16 4.2 COSTO TÉCNICO EN VALORES CONSTANTES DE FECHA DE INICIO DEL PROYECTO:............................. 17

4.2.1 Presa Santa Rita .......................................................................................................................................17 4.2.1.1 Costos de obras civiles: ........................................................................................................................17 4.2.1.2 Costos de Ingeniería y administración:.................................................................................................17

4.3 CODIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS EN EL SISTEMA CONTABLE ....................................... 18 4.4 CÁLCULO DEL FLUJO DE FONDOS.................................................................................................... 19 4.5 FACTIBILIDAD ECONÓMICA .............................................................................................................. 20 4.6 PROYECCIONES FINANCIERAS ......................................................................................................... 21 4.7 PRESUPUESTO ANUAL..................................................................................................................... 21 4.8 RETROALIMENTACIÓN COSTO DEL PROYECTO.................................................................................. 21





5 PLANIFICAR LA ORGANIZACIÓN Y LOS RECURSOS DEL PROYECTO.....................21 5.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS CONEXIONES DEL PROYECTO ...................................................................... 21 5.2 IDENTIFICACIÓN DE FUNCIONES GENÉRICAS DENTRO DEL PROYECTO................................................ 23

5.2.1 Director del proyecto: ................................................................................................................................23 5.2.2 Auxiliar administrativo de lote de trabajo ..................................................................................................28 5.2.3 Ingeniero interventor .................................................................................................................................28 5.2.4 Auxiliar administrativo ...............................................................................................................................30 5.2.5 Auxiliar de campo......................................................................................................................................31 5.2.6 Secretaria ..................................................................................................................................................32

5.3 IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS DEL PERSONAL........................................................................ 33 5.3.1 Director......................................................................................................................................................33 5.3.2 Ingeniero interventor .................................................................................................................................34 5.3.3 Auxiliar administrativo de lote de trabajo ..................................................................................................35 5.3.4 Auxiliar administrativo ...............................................................................................................................35 5.3.5 Auxiliar de campo......................................................................................................................................36 5.3.6 Secretaria ..................................................................................................................................................36

5.4 ASIGNACIÓN DE RESPONSABLES A LOS LOTES DE LA ESTRUCTURA ANALÍTICA: ................................ 37 5.5 CONFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO ................................................. 39 5.6 ORGANIGRAMA. .............................................................................................................................. 39 5.7 ASIGNACIÓN DE RESPONSABLES A LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................. 39 5.8 DOCUMENTAR EL PLAN DE MOVIMIENTO DE PERSONAL: ................................................................... 40 5.9 FORMALIZAR EL PERSONAL DEL PROYECTO:.................................................................................... 40 5.10 BASE DE DATOS DEL PERSONAL:..................................................................................................... 40 5.11 PLAN DE DESARROLLO DEL EQUIPO................................................................................................. 41 5.12 PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS ..................................................................................... 42 5.13 FORMATO CORPORATIVO SOBRE LA DESCRIPCIÓN DE EQUIPOS ........................................................ 42

6 PLAN DE INFORMACIÓN.................................................................................................42 6.1 SUPOSICIONES Y RESTRICCIONES.................................................................................................... 42 6.2 ANÁLISIS DE TECNOLOGÍA............................................................................................................... 44 6.3 PROGRAMA JDC ............................................................................................................................ 49

6.3.1 Numeración de documentos para su identificación..................................................................................50 6.3.2 Estructura documental digital....................................................................................................................54 6.3.3 Trámite de la documentación en medio digital. ........................................................................................56 6.3.4 Manejo del programa ................................................................................................................................57

6.3.4.1 Consulta de datos .................................................................................................................................57 6.4 ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL ARCHIVO FÍSICO O IMPRESO........................................................... 64 6.5 TRÁMITE DE LA DOCUMENTACIÓN EN MEDIO IMPRESO. ..................................................................... 66 6.6 REGLAS DE COMUNICACIÓN ............................................................................................................ 68 6.7 MATRIZ DE ENTIDADES-NECESIDADES-DOCUMENTACIÓN .................................................................. 70 6.8 MATRIZ DE CARACTERÍSTICAS ......................................................................................................... 71





7 PLAN DE SEGUIMIENTOS Y CONTROLES ..................................................................100 7.1 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 100 7.2 ESTRUCTURA DEL INFORME DE SEGUIMIENTO ................................................................................ 100

7.2.1 Introducción.............................................................................................................................................101 7.2.2 Seguimiento del programa director.........................................................................................................101 7.2.3 Avance del proyecto................................................................................................................................101 7.2.4 Seguimiento del alcance de los trabajos ................................................................................................104 7.2.5 Seguimiento de la estructura analítica....................................................................................................104 7.2.6 Seguimiento de los costos ......................................................................................................................104 7.2.7 Seguimiento del presupuesto vigente.....................................................................................................104 7.2.8 Seguimiento de contratos .......................................................................................................................104 7.2.9 Cambios presentados en el plan general del proyecto ..........................................................................105 7.2.10 Anexos ....................................................................................................................................................105

7.3 PRESENTACIÓN DEL INFORME ....................................................................................................... 105 7.4 DESCRIPCIÓN DE LOS FORMATOS.................................................................................................. 105

7.4.1 Formato de seguimiento de hitos............................................................................................................105 7.4.2 Formato de seguimiento de avance del proyecto...................................................................................106 7.4.3 Formatos de seguimiento del presupuesto vigente y balance de las diferencias ..................................106 7.4.4 Formato de seguimiento de contratos ....................................................................................................107

7.5 RECOLECCIÓN DE DATOS .............................................................................................................. 109 7.5.1 Mecanismo..............................................................................................................................................109 7.5.2 Periodicidad ............................................................................................................................................109

7.6 CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN: .......................................................................................... 110 8 ANEXOS ..........................................................................................................................111 8.1 ANEXO 1: FORMATO DE RELACIÓN DE CONTRATOS PARA LA CONTRALORÍA MUNICIPAL ................. 112 8.2 ANEXO 2: FORMATO DE PRESUPUESTO DE EFECTIVO..................................................................... 113 8.3 ANEXO 3: HOJA DE REPORTE PARA COMENTARIOS DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL......................... 114 8.4 ANEXO 4: FORMATO DE SEGUIMIENTO DE HITOS ............................................................................ 115 8.5 ANEXO 5: FORMATO DE CÁLCULO DE SEGUIMIENTO DE AVANCE DEL PROYECTO............................. 116 8.6 ANEXO 6: FORMATO DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL Y BALANCE DE LAS DIFERENCIAS ................ 117 8.7 ANEXO 7: FORMATO DE SEGUIMIENTO A LOS CONTRATOS VIGENTES .............................................. 118





1 ESTRUCTURA ANALÍTICA DEL PROYECTO

1.1 Criterios de desglose

• Para la definición de la estructura analítica se tuvieron en cuenta los productos que deben ser

realizados durante el desarrollo del proyecto. Los lotes de control y de trabajo se definieron

teniendo en cuenta un nivel de desglose tal que pueda realizarse un control efectivo sobre

cada uno de ellos en lo referente al costo, a la calidad, oportunidad del proyecto, buscando un

equilibrio entre los beneficios y los costos.

• Otro criterio de definición de lotes control y de trabajo consistió en que cada uno permitiera la

asignación de un responsable.

• La estructura analítica se diseñó en concordancia con el programa director del proyecto y con

los controles de seguimiento con los cuales se llevará el control de avance del proyecto.





LC 1Depósitos y préstamos

LC 2Presa auxiliar II

LC 3Zona baja 1

LC 4Zona baja 2

LT 1.1Depósito 2

LT 2.1Excavaciones y llenos

LT 3.1Excavaciones, llenos y filtros

LT 4.1Excavaciones, llenos y vía

LT 1.2Depósito 1

LT 2.2Drenajes

LT 3.2Vía y cunetas

LT 4.2Muro parapeto

LT 1.3Préstamo 1

LT 2.3Instrumentación

LT 1.4Préstamo 2

ESTRUCTURA ANALÍTICA PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

OBRAS DE ACTUALIZACIÓN DE LA PRESA SANTA RITA

Notas:

LC: lote de controlLT: lote de trabajo





2 PLAN DE ALCANCE DEL PROYECTO

2.1 Localización

La presa Santa Rita forma parte de la hidroeléctrica Guatapé, propiedad de las Empresas Públicas de

Medellín. Está ubicada en la vereda Santa Rita del municipio de Alejandría, distante 91 km al oriente

de la ciudad de Medellín.

Localización





Zona baja 2 Muro parapeto

Vertedero

Préstamo 2

Presa Santa Rita

Presa auxiliar II

Préstamo 1

Zona baja 1

Depósito 1

Localización de obras

PRESA AUXILIAR IPRESA AUXILIAR I

LLENO DE REFUERZO EN LA ZONA BAJA 1LLENO DE REFUERZO EN LA ZONA BAJA 1

PRESA PRINCIPALPRESA PRINCIPAL

EMBALSE

PRÉSTAMO 1

PRÉSTAMO 2

VERTEDEROVERTEDERO

SISTEMAS DE DRENAJE Y LLENOS DE REFUERZO EN PRESA AUXILIAR II

Cresta de la presa

Vía de acceso

MURO PARAPETO EN LA ZONA BAJA 2MURO PARAPETO EN LA ZONA BAJA 2

DEPÓSITO 1

DEPÓSITO 2





2.2 Justificación del proyecto

Es práctica normal efectuar estudios de actualización o verificación de este tipo de estructuras en

períodos no mayores de 20 años dependiendo de la evolución de la tecnología y del estado del arte

en cada campo. Según los controles rutinarios realizados por las Empresas se detectaron algunos

comportamientos de dichas estructuras por fuera de lo esperado y algún deterioro de las obras.

Las Empresas contrataron con la firma INTEGRAL S.A. el estudio de Evaluación de la Presa Santa

Rita, la cual se realizó en dos etapas: la primera denominada etapa de diagnóstico, se llevó a cabo

entre mayo de 1998 y mayo de 1999 y la segunda denominada de diseño definitivo de las obras

prioritarias la cual se realizó entre agosto de 1999 y junio de 2000.

De acuerdo con los resultados finales obtenidos, los trabajos a realizar son los que se describen en el

siguiente numeral.

2.3 Descripción de las obras

Presa Auxiliar II: Se identificaron algunas infiltraciones y la probabilidad de licuación durante la

ocurrencia de un sismo excepcional que obligan a construir un sistema de drenaje y unos llenos de

refuerzo y contrapeso. Los trabajos descritos serán complementados con la instalación de un sistema

de instrumentación.

Zona Baja 1: Se encontraron taludes muy erodables hacia la zona del embalse que producen

infiltraciones, razón por la cual se construirá un sistema de colectores de drenaje, así como un lleno

de refuerzo.

Zona Baja 2: Se presentan deficiencias en cuanto al borde libre necesario para control de crecientes

excepcionales, por lo cual se construirá un muro parapeto en concreto reforzado.





2.4 Ubicación dentro del Plan Estratégico

El proyecto no se enmarca dentro de una de la áreas específicas de la planeación estratégica

planteada actualmente, por ser un proyecto de mantenimiento u optimización de las obras existentes.

2.5 Factores críticos de éxito

2.5.1 Plazo

Es fundamental cumplir con el programa director de manera que las obras se logren culminar durante

el año 2004, porque no se haría tránsito a otra vigencia con lo cual no se tendría que presupuestar

ninguna partida adicional a la aprobada.

2.5.2 Costo

Ejecutar el proyecto dentro del costo originalmente aprobado, $ 4 303 710 000.oo precios corrientes

del 26 de mayo de 2004.

2.5.3 Registro de infiltraciones

Garantizar que los registros de infiltraciones después de terminado el proyecto estén dentro de lo

esperado por los diseñadores, lo cual se controlaría a través de las siguientes situaciones de alerta:

• Ebullición de limos arenosos durante la excavación de los pozos para drenaje.

• Presencia de flujo artesiano, especialmente durante la ejecución de la perforaciones.

• Superación del nivel máximo histórico del embalse (1887.88 msnm)





2.6 Alcance de lotes de control

2.6.1 Lote de control 1- Préstamos y depósitos.

Para la ejecución de los trabajos se establecieron dos zonas de préstamo de tierra y dos zonas de

depósito.

2.6.1.1 Zonas de préstamo de tierra.

El préstamo 1 está ubicado cerca de las obras de la Zona baja 2 y podrá ser utilizado en la zona baja

1, en la presa auxiliar II y en los llenos secundarios contra el muro parapeto en la Zona baja 2, sin

embargo este no se utilizaría si la capacidad del préstamo 2 proporciona lo necesario para los tres

frentes de obra.

El préstamo 2 ubicado cerca de las obras de la Presa Auxiliar II, es prioritario para la ejecución de los

llenos de la Presa Auxiliar II y de la Zona baja 1. Desde el punto de vista operativo, este préstamo

presenta ventajas respecto al préstamo 1, en el sentido que los materiales a utilizar en los llenos no

tienen que cruzar el puente sobre el vertedero, el cual presenta restricciones para el paso del equipo

de transporte, ya que su sección tiene un ancho de 4 metros y su carga de diseño es la de un camión

H 20-44 de la A.A.S.H.T.O.

2.6.1.2 Zonas de depósito. Igualmente, durante el diseño de las obras se consideraron dos zonas de depósito de materiales a

desperdiciar de las excavaciones para la fundación de las obras y del descapote y material no apto

para llenos provenientes de las zonas de préstamo. En total se estimó que en zonas de depósito se

deben colocar alrededor de 58 000 m3 entre descapote y excavaciones para la fundación de las obras

y construcción de filtros, materiales de descapote de préstamos y de los mismos depósitos y

materiales de desperdicio provenientes de los préstamos.





2.6.1.3 Cantera. Los materiales requeridos para la construcción de la pata del lleno de refuerzo de la Zona Baja 1, se

podrán extraer del acopio de roca que actualmente se encuentra disponible en el sitio aledaño al

embalse, cerca a la Zona Baja 2 y/o de los sitios propuestos por el contratista y aprobados por el

interventor.

2.6.1.4 Fuente de materiales aluviales. Los estudios realizados por Integral S.A. proponían la explotación del material aluvial de la quebrada

Santa Gertrudis pero al realizar el reconocimiento se pudo determinar que no había el material

suficiente para las necesidades de la obra y además el carreteable que existía para llegar al sitio ya

no estaba en buenas condiciones, lo que implicaría unos costos altísimos para su adecuación. Por lo

anterior, para la ejecución de los trabajos del proyecto, se definió utilizar como fuente de materiales

aluviales los propuestos por la firma contratista a la cual se le adjudique el contrato.

2.6.2 Lote de control 2- Presa auxiliar II:

Consiste en la conformación de un lleno de refuerzo de 8,0 m de altura en promedio y un volumen de

121 000 m3, combinado con la construcción de una retícula de pozos de drenaje (1,3 m de diámetro y

400 m de longitud total) entre la cota 1856 y la cota 1876, conectados a un manto de drenaje que

descarga al canal existente.

Los trabajos descritos serán complementados con la instalación de un sistema de instrumentación,

cuyo propósito será llevar a cabo un control de la seguridad de la obra durante construcción y a largo

plazo. La información obtenida mediante dicho sistema permitirá verificar las hipótesis utilizadas en el

diseño de las medidas correctivas.





El sistema que se instalará comprende piezómetros de alambre vibratorio, medidores de infiltración,

inclinómetros, puntos de control superficial y el realce de piezómetros Casagrande existentes.

2.6.3 Lote de control 3- Zona baja 1.

Consta de un lleno de refuerzo con una corona de 4,0 m de ancho mínimo en la cota 1880. El lleno

tiene taludes 2H:1V y a través de éste se adecuó una rampa de 7,0 m de ancho que desde la cota

1880 hasta la cota 1867 restituye el carreteable existente.

En la parte inferior del lleno de refuerzo se diseñó una pata de roca con corona a la cota 1865 y

taludes 1,5 H:1V. El lleno de refuerzo tiene un volumen de 30 000 m3 y el sistema de filtros para

drenaje de la zona baja 1 tiene una longitud aproximada de 1 000 m .

2.6.4 Lote de control 4- Zona baja 2. Consiste en la construcción de un muro parapeto el cual se localizará sobre la cresta de esta zona,

tendrá una longitud de 209 m y una altura promedio de 2.00 m.

2.7 Productos a entregar

2.7.1 Para ser recibidos por la Subgerencia Operación

Una vez concluidos los trabajos de actualización de la presa Santa Rita, se hará entrega de todo el

conjunto, a la Subgerencia Operación en cuanto a la obra civil se refiere incluyendo las zonas de

préstamo de materiales y las de depósito, las vías industriales utilizadas por el contratista y la vía de

acceso a la zona de la presa, a partir del sitio denominado Caza Diana.

2.7.2 Para ser recibidos por el Área Hidrometría e Instrumentación

Una vez se finalicen las obras, se hará entrega al Área de Hidrometría e Instrumentación de

las Empresas, de toda la instrumentación que se realce y la nueva que se instale en la zona

de la Presa Auxiliar II.





3 PROGRAMA DIRECTOR El programa director se diseñó con base en los cuatro frentes principales de obra que corresponden a

los lotes de control definidos en la estructura analítica del proyecto, teniendo en cuenta que los tres

frentes de trabajo correspondientes a los lotes de control 2, 3 y 4 son independientes el uno del otro.

En la presa auxiliar II se inicia con el proceso de excavación para la fundación y los pozos de drenaje

simultáneamente con la instalación de la instrumentación, para continuar luego con el lleno de

contrapeso y finalizar con el lleno de refuerzo.

Para la Zona baja 1 se da inicio a los trabajos mediante la excavación para la fundación del lleno,

luego se procede con la colocación de filtros para continuar con los llenos de refuerzo tanto en roca

como en limo y finalmente con la conformación de la vía y la construcción de cunetas para drenajes.

En la zona baja 2 se realizan simultáneamente las actividades de excavación, construcción del muro

parapeto, llenos y conformación de la vía existente.



Nombre del archivo digital de este documento:Plan de proyecto Santa Rita -Versión 1-Julio 23 -2004.doc


PROGRAMA DIRECTOR Id

LotesNombre de tarea Duración

Comienzo Fin Predecesoras1

234 LT. 1.1 Depósito No.2 68 días '04 jul 01 '04 sep 06 2

5 LT. 1.2 Depósito No.1 70 días '04 jul 04 '04 sep 11 2

6 LT. 1.3 Préstamo No.1 7 días '04 jul 07 '04 jul 13 2

7 LT. 1.4 Préstamo No.2 8 días '04 jul 11 '04 jul 18 2

89 LT. 2.1 Excavación y llenos 133 días '04 jul 08 '04 nov 17

10111213 LT. 2.2 Drenajes 57 días '04 jul 22 '04 sep 16

141516 LT. 2.3 Instrumentacion 115 días '04 ago 01 '04 nov 23

1718192021

222324 LT. 3.1 Excavaciones, llenos y filtros 48 días '04 ago 22 '04 oct 08

2526272829 LT. 3.2 Vías y cunetas 56 días '04 oct 09 '04 dic 03

30 '04 oct 09 '04 nov 16

31 '04 oct 09 '04 dic 03

3233 LT. 4.1 Excavaciones, llenos y vías 74 días '04 sep 30 '04 dic 12

34 '04 sep 30 '04 nov 16

35 '04 sep 30 '04 oct 25

36 '04 oct 26 '04 dic 12

37 LT. 4.2 Muro 51 días '04 jul 29 '04 sep 17

M F P M F P M F P M F P M F P M F P Mjunio julio agosto septiembre octubre noviembre diciemb

PROYECTO PRESA SANTA RITA 181 días '04 jun 15 '04 dic 12

Movilización e instalación 15 días '04 jun 15 '04 jun 29

Excavaciones 59 días '04 jul 08 '04 sep 04 4CC

Lleno contrapeso 39 días '04 ago 22 '04 sep 29 10CC

Lleno de refuerzo 49 días '04 sep 30 '04 nov 17 11

Pozos - Ejes 1, 2, 3 y 4 40 días '04 jul 22 '04 ago 30 11CC-40 días

Pozos ejes 5 y 6 16 días '04 sep 01 '04 sep 16 14

Piezometros 94 días '04 ago 22 '04 nov 23 11CC

Perforación e instalación 82 días '04 ago 22 '04 nov 11 17CC

Subida y fundida 62 días '04 ago 01 '04 oct 01 18FC-103 días

Inclinometros 41 días '04 ago 22 '04 oct 01 11CC

Perforación colocación tuberíay platinas

41 días '04 ago 22 '04 oct 01 20CC

Subida y fundida 60 días '04 ago 22 '04 oct 20 21CC

Excavaciones 14 días '04 ago 22 '04 sep 04 11CC

Filtros 10 días '04 sep 01 '04 sep 10 25CC+10 días

Lleno roca 5 días '04 sep 06 '04 sep 10 26FF

Lleno refuerzo 28 días '04 sep 11 '04 oct 08 27

Vías 39 días 28

Cunetas 56 días 28

Excavaciones 48 días 11

Llenos 26 días 34CC

Conformación vía 48 días 35

LC. 1 DEPÓSITOS Y PRÉSTAMOS 73 días '04 jul 01 '04 sep 11

LC. 2 PRESA AUXILIAR II 139 días '04 jul 08 '04 nov 23

LC. 3 ZONA BAJA 1 104 días '04 ago 22 '04 dic 03

LC. 4 ZONA BAJA 2 137 días '04 jul 29 '04 dic 12





4 COSTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS

4.1 Estructura y organización de costos

Se definió un desglose general de costos basados en la estructura analítica del proyecto, teniendo en

cuenta los lotes de control y los lotes de trabajo, como se muestra en el cuadro siguiente:





4.2 Costo técnico en valores constantes de fecha de inicio del proyecto: Se calculó el costo del proyecto con base en una estructura contable que se definió a partir de la

estructura analítica, asignándole el costo técnico a cada lote de trabajo para así conformar el costo

total del proyecto.

El costo del proyecto actualización sísmica presa Santa Rita, se planteó a precios corrientes en

moneda nacional, presentados en pesos. No se calculó el costo a precios constantes, por lo corto del

período de construcción (6 meses) y el estimarse la contratación a precios firmes, es decir, no se

consideran reajustes para los contratos de obra.

Los costos se resumen en los siguientes conceptos:

4.2.1 Presa Santa Rita

4.2.1.1 Costos de obras civiles:

El proyecto consta de las siguientes obras civiles:

Depósitos y préstamos: Excavaciones y llenos, drenajes y engramados.

Presa auxiliar II: Excavaciones y llenos, drenajes, engramados e instrumentación.

Zona baja 1: Excavaciones y llenos, drenajes y engramados.

Zona baja 2: Excavaciones y llenos, concretos y engramados.

4.2.1.2 Costos de Ingeniería y administración:





ajo este rubro se agruparon los costos por los siguientes conceptos:

ra del proyecto hidroeléctrico Guatapé y

uien fue también diseñadora de las obras de actualización.

los salarios reales y prestaciones sociales del personal

signado, tanto en oficina como en campo.

inas en el sitio de las obras y en

uatapé y los viáticos del personal de EPM desplazado a las obras.

4.3 Codificación de la estructura de costos en el sistema contable

ble a cada uno de los lotes de control. Estas cuentas pueden verse en el

iguiente cuadro resumen:

ACTU RITA

B

Asesoría: La cual se realizará a través de la firma diseñado

q

Gerencia del proyecto: La gerencia del proyecto la realizará la subgerencia Proyectos Generación a

través del equipo designado para ello, el cual está dividido en la Gerencia propiamente dicha y en el

equipo de la Interventoría. Se valoró según

a

Logística: Se tuvo en cuenta para esta valoración, algunos rubros que son indispensables y

significativos para la administración o gerencia del proyecto, como son el transporte contratado para la

movilización del personal hacia las obras y entre los distintos frentes de obra; arrendamiento de casa

para el alojamiento del personal, comunicaciones y dotación de ofic

G

La estructura contable se definió en el módulo Job Cost del sistema One World y consistió en

asignarle una cuenta conta

s

ALIZACIÓN SÍSMICA PRESA SANTA





COSTOS TÉCNICOS Y ASOCIADOS

PRECIOS CORRIENTES- Millones de COP$

.4 Cálculo del flujo de fondos

4





umatoria de todos estos valores y así obtener el flujo de fondos que se presenta en la tabla resumen.

ste costo fue calculado el 26 de mayo de 2004.

Halladas las cantidades de obra de las actividades incluidas en el programa director, se procedió a

valorar en precios constantes de inicio del proyecto cada una de estas cantidades, para obtener una

s

E

.5 Factibilidad económica

el valor presente del activo, por lo cual no es necesario calcular ninguna factibilidad

conómica.

4

El proyecto de actualización sísmica presa Santa Rita, no es un proyecto de rentabilidad y su objetivo

es mantener

e





.6 Proyecciones financieras

financieras del proyecto, actualizándolas según las modificaciones en el flujo de

versiones.

.7 Presupuesto anual

bedece a las cuentas presentadas en el numeral 4.3.

.8 Retroalimentación costo del proyecto.

adjudicaciones, actas de modificación, cambios sustanciales en factores

acroeconómicos, etc.).

icialmente se plantea la presentación del informe de costo del proyecto, al finalizar el mismo.

5 PLANIFICAR LA ORGANIZACIÓN Y LOS RECURSOS DEL PROYECTO

.1 Identificación de las conexiones del proyecto

l proyecto “Actualización Presa Santa

Rita” y sus principales relaciones tanto internas como externas.

4

De acuerdo con la normatividad dada por el Área Finanzas Generación, se elaborarán las

proyecciones

in

4

O

4

El costo del proyecto se actualizará cada que se modifiquen las condiciones con las cuales se calculó

el costo anterior (nuevas

m

In

5

En la figura 1, se muestra la organización implementada para e





FIGURA 1

Equipo Actualización Presa Santa Rita

Recibe la información, analiza, direcciona y atiende

directamente todos los aspectos técnicos y

administrativos de los contratos de obra civil y de

asesoría externa, envía respuestas.

Conexiones organizativas

Subgerencia Admón y FinanzasSubgerencia Ambiental Gen.

Unidad Jurìdica Gen. y AmbientalDepto de Seguridad y Vigilancia

Depto de Bienes InmueblesEATIC

Conexiones técnicas

Contratista de obra civilAsesores Otros

Envían y solicitan información oficial por medio impreso y digital al equipo Actualización Presa Santa Rita.Se tratan los aspectos técnicos de la obra civil a través de la interventoría ejecutada directamente por el equipo Actualizaicón Presa Santa Rita.

Subgerencia Proyectos Generaciòn

Grupo de asesoría interna

Brindar asesoría en los aspectos

técnicos





La asesoría externa interactuará con el equipo Actualización Presa Santa Rita a través de la dirección

del proyecto. Se realizarán visitas periódicas las cuales quedarán registradas en informes que el

asesor entregará a la dirección del proyecto. Adicionalmente, la asesoría atenderá las consultas que

presente el contratista de la obra civil a través de la interventoría.

5.2 Identificación de funciones genéricas dentro del proyecto

Para el proyecto Actualización presa Santa Rita se identificaron los siguientes cargos con sus

respectivas funciones así:

5.2.1 Director del proyecto:

• El Director del Proyecto será responsable del planeamiento, organización, integración, dirección

y control generales de todos los trabajos requeridos para desarrollar el proyecto que dirige, de

tal manera que se realicen de manera planeada, oportuna, sistemática y documentada bajo un

enfoque de gerencia de proyectos, aseguramiento de calidad, protección del medio ambiente,

salud ocupacional y seguridad industrial, de acuerdo con prácticas gerenciales y técnicas

aceptadas y reconocidas, según el estado del arte y en conformidad con el proceso “Gerenciar

proyectos”, de la Subgerencia Proyectos Generación.

• Será responsable de establecer relaciones y comunicaciones correctas con las interfases

internas y externas del proyecto que dirige.

• El Director del Proyecto será responsable de manejar, coordinar y motivar el personal del

proyecto que dirige, para mantener alta productividad y contribuir al éxito del proyecto.

• El Director del proyecto deberá planear el trabajo, allegar los recursos requeridos y fijar políticas

y métodos de trabajo, de tal manera que los asuntos rutinarios del trabajo de la gerencia del

proyecto se desarrollen con el mínimo esfuerzo y en forma oportuna, y que los asuntos

extraordinarios, inusuales o de emergencia puedan ser atendidos rápida y eficazmente.

• El Director del Proyecto fijará las metas, prioridades y procedimientos y revisará periódicamente

su cumplimiento con su equipo de trabajo.





•

, evitando

convertirse en simple hacedor, técnico o supervisor y propiciando una delegación eficaz que

e acuerdo con lo anterior, el Director del proyecto tendrá, entre otros, los siguientes deberes y

El Director del Proyecto diseñará e implantará sistemas de delegación y control adecuados para

evitar que la atención de los asuntos técnicos y administrativos relativos a la gerencia del

proyecto, se haga a expensas de perder el control gerencial. Para el efecto, el Director del

Proyecto prestará permanente atención al mantenimiento de su papel gerencial

proyecte su experiencia y filosofía a toda la organización de la gerencia del proyecto.

D

responsabilidades:

• Planeamiento

El Director del Proyecto deberá:

- Subgerencia Proyectos Generación.

- os y procedimientos escritos en relación con las actividades

- r el presupuesto del proyecto y de los trabajos de la gerencia del

- ramación del proyecto y de los trabajos de gerencia del

ia

- calidad de los trabajos de la gerencia del proyecto.

- Analizar los estudios previos que existan del proyecto, y preparar y distribuir la

información pertinente al personal de la gerencia del proyecto.

Estudiar e implantar el proceso “Gerenciar proyectos” de la

- Desarrollar, conjuntamente con el Área Programación y Control, el plan del proyecto para

ejecutar y controlar el trabajo de la gerencia del proyecto.

Preparar y emitir directrices, métod

de la gerencia del proyecto, que satisfagan los requerimientos del proceso “Gerenciar

proyectos”, y de LAS EMPRESAS.

Vigilar la preparación y aproba

proyecto, y establecer los procedimientos para controlar y reportar los costos del proyecto en

todas sus fases de ejecución.

Vigilar la preparación y aprobar la prog

proyecto, y establecer procedimientos para monitorear, controlar y reportar el avance del

proyecto durante todo su ciclo de vida.

- Establecer metas específicas y fijar prioridades para todas las facetas del trabajo de gerenc

del proyecto y darlas a conocer al personal correspondiente.

Vigilar el desarrollo del aseguramiento de





Establecer y monitorear todos los canales de comunicación internos al proceso “Gerencia de

proyectos”, y con las interfases internas y externas.

- Vigilar que los recursos requeridos para la ejecución de la gerencia del proyecto sean

incorporados oportunamente al proyecto.

- Revisar periódicamente las directrices, procedimientos y planes del proceso “Gerenciar

proyectos”, y actualizarlos cuando sea necesario.

-

• Organización

personal clave y las actividades del proyecto.

-

internas y externas del proyecto de cualquier cambio en la estructura organizacional, y de las

ades que se presenten en relación con el personal clave: vacaciones, reemplazos, retiros.

- Inducir un clima organizacional que permita alcanzar los objetivos del proyecto dentro de un

marco de relaciones armoniosas.

- Diseñar, implantar y mantener la organización de la gerencia del proyecto y definir las

interrelaciones entre el

- Reclutar, seleccionar e inducir el personal requerido para implantar la organización de la

gerencia del proyecto.

- Revisar permanentemente la organización del proyecto y hacer los ajustes requeridos por el

desarrollo del ciclo de vida del proyecto.

Mantener informadas a la Dirección de la Subgerencia Proyectos Generación y a las interfases

noved

• Control

- - idades de la gerencia del proyecto se ciñan a lo

-

acional, seguridad industrial y gestión de riesgos, costos, y calidad de los trabajos del

Establecer un marco para alcanzar y mantener el control general de la gerencia del proyecto.

Monitorear cuidadosamente que las activ

establecido en el proceso “Gerenciar proyectos” de la Subgerencia Proyectos Generación, y

recomendar ajustes cuando se requieran.

Monitorear permanentemente los sistemas para controlar los programas, la gestión ambiental,

salud ocup

proyecto, y velar porque operen eficaz y efectivamente en relación con los objetivos del

proyecto.





ante con la Dirección de la Subgerencia Proyectos Generación,

-

- o real vs el programa,

y recomendaciones que se deriven de dichos análisis.

- gularmente los requerimientos de personal para garantizar que los recursos

- irección de la Subgerencia Proyectos Generación de

- ara garantizar que se preserven la

imagen corporativa y del proyecto. Practicar control por excepción, dar atención inmediata

- M ner comunicaciones efectivas

con las interfases internas y externas, para el efecto:

Realizar reuniones periódicas.

Emitir informes de alta calidad que cubran el estado del avance físic

costos reales vs presupuestos, estado de la gestión, análisis de la información,

conclusiones

- Discutir, con su Equipo de Trabajo, los asuntos conflictivos y propondrá soluciones para

resolverlos.

- Documentar el proyecto mediante actas de reuniones, correspondencia, confirmación de

llamadas telefónicas y la historia del proyecto.

Revisar re

humanos se ajusten correctamente a la carga de trabajo y al Programa Director del

proyecto.

- Monitorear el flujo de información sobre el proyecto para asegurar que los trabajos de la

gerencia del proyecto avancen fluidamente.

- Monitorear todas las facturas y cuentas de cobro para garantizar que sean correctas y que

se ciñan a los documentos de los contratos.

Informar inmediatamente a la D

cualquier situación inusual o problema real o potencial de manera que ésta esté al tanto de

los acontecimientos imprevistos.

Revisar y aprobar todas las comunicaciones externas p

y promover acción correctiva a los asuntos anormales.





Adicionalmente, deberá cumplir con las siguientes funciones generales:

ipo.

as cargas de trabajo entre los miembros del equipo.

• o de la organización en cuanto sea necesario para alcanzar los objetivos del

• uimiento a las actividades administrativas delegadas en el equipo.

• ogreso del equipo.

• oducidas por el consultor y elaborar el pliego de

• olar la programación, costo y calidad de las actividades y procesos del

• Elaborar, estudiar y administrar los documentos, las propuestas y los contratos que se le

asignen.

• Administrar los procesos de licitación, adjudicación y legalización de los contratos de asesorías y

ejecución de obras públicas.

• Controlar que los programas de construcción aprobados para la ejecución de las obras se

cumplan, así como el flujo de inversiones.

• Estudiar y proponer al superior inmediato variaciones sobre las obras, indicando ventajas, costos

y plazos de ejecución.

• Desarrollar las actividades administrativas delegadas como miembro del equipo.

• Facilitar el logro de los objetivos del equipo.

• Hacer seguimiento a las metas y objetivos del equ

• Coordinar la asignación equitativa de l

• Asumir el rol de tutor y hacer seguimiento a las metas de desempeño y desarrollo individual de los

miembros del equipo.

• Ser miembro activo del equipo.

Interactuar con el rest

equipo.

Hacer seg

• Buscar la participación de los miembros del equipo en la toma de decisiones.

Informar a su tutor sobre el pr

• Control de la ejecución presupuestal.

Revisar las especificaciones técnicas pr

condiciones, teniendo en cuenta las normas y prácticas vigentes en materia de contratación

Planear, dirigir y contr

proyecto a su cargo.





5.2.2 Auxiliar administrativo de lote de trabajo

• Reportar periódicamente sobre le avance y la ejecución presupuestal de cada uno de los lotes

de trabajo a su cargo.

• Recomendar acciones para corregir las desviaciones que se estén presentando en los lotes en

cuanto a alcances y costos.

5.2.3 Ingeniero interventor

• Colaborar con el Contratista con miras a la correcta ejecución y cumplimiento del contrato.

• Exigir el cumplimiento del contrato en todas o en cualquiera de sus partes.

• Atender y resolver toda consulta sobre la interpretación correcta de los planos y/o de las

especificaciones.

• Atender y resolver toda consulta sobre omisiones, errores o discrepancias en los planos y/o de

las especificaciones.

• Estudiar o recomendar los cambios sustanciales que sean necesarios o convenientes en los

planos o en las especificaciones y presentarlos a consideración de las Empresas.

• Decidir sobre los cambios en los planos o en las especificaciones, que no afecten

sustancialmente estos documentos.

• Determinar la necesidad de ejecutar obra adicional o extra; presentar su justificación y precios a

consideración de las Empresas.

• Aprobar, rechazar y hacer seguimiento del plan y programa de trabajo para el desarrollo del

contrato.

• Aprobar o rechazar y auditar el sistema de aseguramiento de calidad de los trabajos del

Contratista.

• Aprobar o rechazar el planeamiento, diseño y construcción de las obras provisionales.

• Aprobar o rechazar los métodos de construcción, equipos, elementos, materiales, herramientas

y calificación de la mano de obra a ser incorporada en la obra y vigilar su oportuno suministro y

manejo.

• Inspeccionar la obra y velar porque se realice de acuerdo con los planos, las especificaciones y

demás documentos del contrato.





• Verificar y controlar que se cumpla con el Plan de Calidad propuesto por el Contratista para la

ejecución de la obra.

• Ordenar la reconstrucción de las partes de la obra defectuosas y practicar la re-inspección.

• Exigir que la obra sea ejecutada cumpliendo con todos los requisitos de gestión de riesgos,

salud ocupacional, higiene y seguridad industrial, establecidos en los documentos del contrato.

• Exigir que la obra sea ejecutada dando protección al medio ambiente y cumpliendo con todas

las normas sobre manejo del impacto ambiental establecidas en los documentos del contrato y

en la legislación colombiana.

• Verificar y certificar en asocio con el Contratista, la medición y cómputo de las cantidades de

obra ejecutadas, sus valores y precios para los efectos de las actas de pago.

• Vigilar y controlar el buen uso y conservación de los elementos de propiedad de las Empresas

que estén al servicio del Contratista o de la obra.

• Verificar que el Contratista cumpla con todas las obligaciones laborales tales como: No

contratar personas menores de edad; suscripción del contrato de trabajo del personal empleado

en la ejecución de la obra; el pago oportuno del salario cotizado y que éste no sea inferior al

mínimo legal vigente; el pago de las horas extras y del descanso dominical o festivo; pago del

subsidio de transporte; afiliación del personal empleado y pago oportuno de los aportes a las

Empresas Promotoras de Salud E.ST-P., a las Administradoras de Fondos de Pensiones A.F.P.

y a las Administradoras de Riesgos Profesionales A.R.P., de acuerdo con lo establecido en la

Ley 100 de 1993; afiliación del personal empleado y pago oportuno de los aportes a la Caja de

Compensación Familiar, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y al Servicio

Nacional de Aprendizaje SENA.

• Verificar que el Contratista responda por el pago de las prestaciones sociales del personal

empleado en la ejecución de la obra, dentro de los períodos y plazos estipulados por la ley,

entre ellas: Prima de servicios, intereses a las cesantías, vacaciones, y suministro de calzado y

vestido de labor. Además, velar por el suministro de los elementos y herramientas necesarias

para el desarrollo de su labor, así como de los implementos de seguridad tales como cascos,

botas, guantes, mascarillas, cinturones de seguridad, tapones auditivos, gafas, etc., y exigir su

utilización durante el desarrollo de los trabajos.

• Verificar que el Contratista cumpla con todas las disposiciones legales aplicables al personal

empleado en la ejecución del contrato, con todas las regulaciones establecidas en el Código





Sustantivo de Trabajo y normas que lo complementen, para lo cual podrá revisar los libros de

contabilidad del Contratista con el fin de verificar los respectivos pagos.

• Asesorarse de la Unidad Relaciones Laborales de las Empresas para exigirle al Contratista el

cumplimiento de sus obligaciones laborales con el personal empleado en la obra, así como del

Departamento de Salud Ocupacional de las Empresas para el cumplimiento de las normas sobre

gestión de riesgos, salud ocupacional, higiene y seguridad industrial.

• Analizar, para lo cual el Interventor tendrá acceso, la información completa y correcta sobre el

número de personas empleadas en cada subdivisión del trabajo, sobre clasificación y sueldos de

cada uno, sobre el costo para el Contratista de cada clase de materiales, herramientas, equipos

e instrumentos utilizados por él en el trabajo y sobre las cantidades y clases de materiales

empleados en cada subdivisión de la obra, y sobre todos los costos directos e indirectos, fijos o

variables, imputables a la misma; para lo cual podrá revisar los libros de contabilidad y los

registros de contabilidad de costos del Contratista y demás información requerida para conocer

con detalle los costos de la obra.

• Llevar las bitácoras de campo que sean necesarias durante la ejecución de la obra, las cuales

deberán ser firmadas cada día por el Contratista y el Interventor. En caso de existir desacuerdo

con lo expresado por el Interventor en la bitácora, el Contratista deberá dejar constancia de su

inconformidad en la misma.

• Todas las demás atribuciones de las Empresas que se contemplan en los documentos del

contrato y correspondan al Interventor.

• Informar al director sobre el avance de las labores asignadas.

5.2.4 Auxiliar administrativo

• Tiene como función principal servir de apoyo al ingeniero Director del proyecto, en todas sus

labores.

• Elaboración de informes periódicos de control y seguimiento sobre ejecución del proyecto.

• Actualizaciones en la programación , costos y plan del proyecto.

• Gestión de liberación de facturas de ejecución de las obras civiles y del manejo de cuentas

contables del proyecto.

• Estudiar e interpretar los planos y especificaciones de las obras para dar las instrucciones

necesarias a la interventoría. Estimar las cantidades de obra.





• Adelantar actividades de asistencia técnica, administrativa u operativa de acuerdo con

instrucciones, procedimientos y normas establecidas.

• Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo y operativo;

verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes

• Elaborar e interpretar cuadros, informes, estadísticas y datos concernientes al área de

desempeño.

• Comprobar la eficacia de los métodos y procesos utilizados en el desarrollo de planes y

programas propios del área.

• Colaborar con la orientación y comprensión de los procesos involucrados en actividades propias

del área y sugerir las alternativas según el caso.

• Participar en la planeación, programación, organización, ejecución y control de las actividades

propias del cargo y del área de desempeño.

• Mantener informado al superior inmediato sobre las actividades desarrolladas en el desempeño

del oficio.

• Desempeñar las demás funciones complementarias al oficio, asignadas por el superior

inmediato.

• Elaboración y presentación de registros fotográficos semanales de los avances de obra.

• Participación esporádica en comités de obra y en los comités de empleo.

5.2.5 Auxiliar de campo

• Tiene como función principal servir de apoyo al ingeniero interventor del contrato de las obras de

actualización de la presa Santa Rita, en todas sus labores.

• Elaboración de informes periódicos de control y seguimiento sobre ejecución del proyecto.

• Realizar interventoría a las obras civiles.

• Elaborar e interpretar cuadros, informes, estadísticas y datos concernientes al área de

desempeño.

• Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo y operativo,

verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes.

• Comprobar la eficacia de los métodos y procedimientos utilizados en el desarrollo de planos y

programas propios del área.





• Efectuar interventoría y elaborar acta de los trabajos con terceros cuando corresponda en el

desempeño de sus funciones.


del oficio.

• Velar por el buen funcionamiento y utilización del equipo, herramientas y materiales a su cargo.

• Cumplir las normas de Higiene y Seguridad y velar por la seguridad de los demás.

• Desempeñar las demás funciones complementarias al oficio, asignadas por el superior

inmediato.

5.2.6 Secretaria

• Atender lo relacionado con la correspondencia y archivo del equipo, transcribir a computador

trabajos e informes en general; realizar funciones de recepcionista; atender al personal de las

Empresas y al público que llega a la oficina y mantener al día las labores que le corresponden.

• Transcribir a procesador de palabras, a hoja de cálculo electrónica, los oficios, memorandos,

cuadros, estudios, resoluciones, gráficos, bases de datos, actas e informes en general.

• Tomar dictados, redactar oficios y preparar respuesta de la correspondencia específica del

equipo, de acuerdo con las instrucciones del director del equipo presa Santa Rita.

• Controlar y revisar la calidad y la ejecución de los trabajos encomendados, de acuerdo con las

normas y técnicas empleadas en las Empresas.

• Recibir, seleccionar y distribuir la correspondencia del equipo, llevar registro y control de la

información recibida y devuelta.

• Concertar citas, reuniones y entrevistas a las cuales debe asistir el director del equipo, e

informar el día y hora de cumplimiento y ocurrencia, cancelar y efectuar las que le sean

ordenadas.

• Despachar, recibir y controlar la correspondencia relacionada con la gestión del equipo.

• Atender al personal de las Empresas y al público, personal o telefónicamente para dar

información y concertar entrevistas internas y externas, anotar y transmitir los mensajes al

director del equipo.

• Coordinar con el director del equipo la atención de las reuniones que le sean asignadas.





• Organizar la documentación que el director del equipo debe llevar a las reuniones en general y a

cualquier tipo de presentación.

• Efectuar trámites de pedidos de artículos de consumo como formatos, papelería en general,

útiles de oficina y demás elementos propios de la oficina, de acuerdo con el coordinador del

equipo.


del oficio.

• Cumplir las normas de Higiene y Seguridad y velar por la seguridad de los demás.

• Velar por el buen funcionamiento y utilización de los equipos y materiales a su cargo.

• Desempeñar las demás funciones complementarias al oficio que le asigne el superior inmediato.

• Clasificar y archivar en el sistema JDC toda la documentación del proyecto.

5.3 Identificación de los requisitos del personal

5.3.1 Director

Los requisitos para el director, serán los mismos que se describen para los ingenieros de

proyectos.

Estudios Básicos:

• Ingeniería Civil.

Conocimientos complementarios:

• Formación en gerencia de proyectos

• Inglés técnico

• Administración de contratos nacionales

• Normas contractuales e interventoría de proyectos

• Manejo de equipos de trabajo multidisciplinarios e interorganizacionales

• Identificación y manejo de riesgos en proyectos





• Preparación y evaluación de informes técnicos

• Legislación contractual y ambiental

• Toma de decisiones bajo incertidumbre

• Aseguramiento de la calidad en proyectos

• Negociación en todos sus aspectos

• Manejo de reclamos y conflictos contractuales

• Administración de personal

• Administración del tiempo

• Manejo de procesador de texto, hoja electrónica, Project y Power Point

5.3.2 Ingeniero interventor

Estudios Básicos:

• Ingeniería Civil.


• Formación en gerencia de proyectos



• Manejo de equipos de trabajo multidisciplinarios e interorganizacionales








• Administración de personal

• Administración del tiempo





• Manejo de procesador de texto y hoja electrónica

5.3.3 Auxiliar administrativo de lote de trabajo

Estudios Básicos:

• Tecnología Civil.



• Manejo del sistema One World

• Manejo del sistema de archivo digital JDC






5.3.4 Auxiliar administrativo

Estudios Básicos:




• Manejo del sistema One World

• Manejo del sistema de archivo digital JDC














5.3.5 Auxiliar de campo

Estudios Básicos:



• Manejo de procesador de texto






5.3.6 Secretaria

Estudios Básicos:

• Secretariado comercial


• Manejo de procesador de texto





• Normas y técnicas de archivo

• Manejo de hojas de cálculo

• Preparación e impresión de informes técnicos


• Manejo del sistema One Word

• Manejo del sistema JDC

5.4 Asignación de responsables a los lotes de la estructura analítica:

Para cada lote de trabajo definido en la estructura analítica del proyecto Actualización presa Santa

Rita, se asignó un responsable según la identificación de las funciones genéricas y de los requisitos

del personal. En la figura 2, se muestra la estructura analítica con la asignación de responsables.





LC 1Depósitos y préstamos

LC 2Presa auxiliar II

LC 3Zona baja 1

LC 4Zona baja 2

LT 1.1Depósito 2

LT 2.1Excavaciones y llenos

LT 3.1Excavaciones, llenos y filtros

LT 4.1Excavaciones, llenos y vía

Hugo León Arango H. Hugo León Arango H Hugo León Arango H Hugo León Arango H

LT 1.2Depósito 1

LT 2.2Drenajes

LT 3.2Vía y cunetas

LT 4.2Muro parapeto

Hugo León Arango H Hugo León Arango H Hugo León Arango H Hugo León Arango H

LT 1.3Préstamo 1

LT 2.3Instrumentación

Hugo León Arango H Hugo León Arango H

LT 1.4Préstamo 2

Hugo León Arango H

ESTRUCTURA ANALÍTICA PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

OBRAS DE ACTUALIZACIÓN DE LA PRESA SANTA RITA

Notas:

LC: lote de controlLT: lote de trabajo

Nombres por lote = responsables por parte de EPM

Figura 2: Estructura analítica con asignación de responsables





5.5 Conformación y documentación de los equipos de trabajo

La conformación del Equipo Actualización presa Santa Rita está documentada en el formato

“Descripción de equipos” el cual se encuentra adjunto al final de este plan, ver anexo 8.

5.6 Organigrama.

Se presenta el diagrama jerarquizado del equipo Actualización presa Santa Rita, con los cargos y

nombres de los equipos involucrados en el proyecto y teniendo en cuenta las funciones y

responsabilidades de cada cargo. Ver figura 3.

5.7 Asignación de responsables a la estructura organizacional

Subgerente Proyectos Generación

Juvenal D. Espinal B.

Director del proyecto: Juan Esteban Ospina R.

Funciones ejecutivas:

Hugo León Arango H.(Auxiliar administrativo)Gladys Amparo Arango M.(Secretaria)

Funciones técnicas:

Luis Ernesto Gil T. (Ingeniero interventor)Eugenio Atonio Gil (Auxiliar de campo)Gustavo Adolfo Vera A. (Auxiliar de campo)

Equipo Actualización Presa Santa Rita

Figura 3: Organigrama proyecto Actualización Presa Santa Rita





5.8 Documentar el plan de movimiento de personal:

Luego de terminado el proyecto, al personal se le reubicará en el proyecto Porce III.

5.9 Formalizar el personal del proyecto:

El personal para el proyecto fue extractado de la reorganización de la nómina de la Subgerencia

Proyectos Generación, dependiente de la misma Subgerencia.

La asignación de responsables a la estructura organizacional se hizo teniendo en cuenta la

experiencia específica de los profesionales y auxiliares durante la construcción de proyectos

hidroeléctricos como Playas, Río Grande II, Porce II, Microcentrales, y Actualización sísmica de las

subestaciones de energía y edificios de control, considerando las diferentes especialidades técnicas a

la cual corresponden. Se dispuso el siguiente personal de acuerdo a la autorización del subgerente

Proyectos Generación dada en reunión de grupo primario de la Subgerencia Proyectos, el 8 de junio

de 2004.

5.10 Base de datos del personal:

En el cuadro 1 se pueden observar los principales datos del personal que conforma el equipo

Actualización de la presa Santa Rita.

Apellidos Nombres Clasif. EPM Registro Extensión Cargo Categoría Centro de Responsabilidad Estudios principales

Ospina Restrepo Juan Esteban Profesional 672614 2161 Ingeniero A-28 2410 Ingeniero Civil

Gil Torres Luis Ernesto Profesional 383608 2051 Ingeniero A-23 2420 Ingeniero Civil

Arango Henao Hugo León Tecnólogo 142234 2162 Inspector 15 E-20 2410 Tec. Construcciones civiles

Gil Eugenio Antonio Tecnólogo 379601 2174 Auxiliar Serv. y Mtto. 12 E-14 2410 Tec. Construcciones civiles

Arango Mora Gladys Amparo Secretaria 141400 2140 Secretaria C F-3 2410 Secretariado general

Vera Alzate Gustavo Adolfo Auxiliar 947233 2142 Auxiliar Serv. y Mtto. 09 E-4 2400 Tec. Construcciones civiles





5.11 Plan de desarrollo del equipo

Se elabora el PIDD (Plan Individual de Desempeño y Desarrollo) para cada uno de los integrantes del

equipo, que incluye la planeación de dos metas individuales de desempeño, que básicamente son

metas del equipo con el plan de acción individual para alcanzarlas. Para las metas individuales de

desarrollo cada integrante del equipo se compromete a obtener indicadores satisfactorios en las

dimensiones que requieren especial atención.

Se presenta a continuación la meta individual de desempeño de los integrantes del Equipo

Actualización presa Santa Rita para el año 2004 en lo que tiene que ver con el proyecto y que es igual

para todos.

Tiempo

Febrero 27 de 2004

Abril 14 de 2004

Junio de 2004

Diciembre de 2004

Fuente de verificación del indicador: Informes mensuales de seguimiento

Equipo de trabajo, otras dependencias de las Empresas, equipos informáticos, ofertas presentadas por los proponentes.

4. Fecha de terminación del contrato

Equipo de trabajo, interventoría, asesoría, otras dependencias de las Empresas, equipos informáticos, informes de seguimiento y actas de pago mensual y final.

Recursos1. Apertura de la contratación Equipo de trabajo, otras dependencias

de las Empresas, equipos informáticos, pliego de condiciones y especificaciones técnicas, planos, presupuesto.

2. Cierre de la contratación

SECCIÓN 2: PLANEACIÓN DE METAS INDIVIDUALES DE DESEMPEÑOSeleccione dos metas de desempeño, que serán tenidas en cuenta en caso de que EEPPM defina para este período, un esquema de compensación variable.

3. Orden de inicio de las obras Equipo de trabajo, informe de adjudicación para la Unidad Jurídica y Comité de Adjudicación de Gerencia.

Formula del indicador: N/AFrecuencia de medida: MensualUnidad de medida: Días

META No.1 Lograr que se construyan y entreguen los trabajos correspondientes a lacontratación PC-009114 "Construcción de las obras de actualización de la presa SantaRita" a diciembre de 2004, bajo los parámetros de calidad, costo y tiempo, estipuladosen el plan del proyecto.

Asociada a Compensación Variable

Nombre del Indicador: Fecha prevista Vs. fecha real(específicas, medibles, alcanzables y oportunas)

Plan de acción para alcanzar la meta:





.12 Planificación de los recursos físicos

asignados para los distintos proyectos administrados por la

ubgerencia Proyectos Generación.

para el transporte del personal de la interventoría entre Medellín, Guatapé y el sitio del

royecto.

.13 Formato corporativo sobre la descripción de equipos

pción de equipos” donde quedó definido la

onformación del equipo Actualización presa Santa Rita.

PLAN DE INFORMACIÓN

.1 Suposiciones y restricciones

ción para el

ujo interno de la información en el proyecto de acuerdo con las necesidades del mismo.

umplan su ciclo de vigencia o cuando ya no exista ningún tipo de restricción sobre la documentación.

5

Los recursos físicos para el gerenciamiento del proyecto Actualización presa Santa Rita, se

encuentran ubicados en el noveno piso del Edificio Empresas Públicas de Medellín, costado sur

oriental, inmersos en los recursos

S

Para la Interventoría, se dispondrá de una oficina en el sitio del proyecto, adecuada por el contratista

de las obras civiles, la cual contará con dotación de elementos sobrantes del proyecto eólico

Jepírachi, dos líneas telefónicas monocanales y un computador sin acceso a Internet. Adicionalmente

se contará con una oficina y alojamiento en el casco urbano del municipio; la oficina contará con un

computador y acceso a Internet, además de una línea telefónica. Se dispondrá de un vehículo

permanente

p

5

En el anexo 8 se muestra el formato corporativo “Descri

c

6

6

Para el tratamiento de la información se respetarán las normas que tiene vigentes el Departamento

Administración Documental de EEPPM y personalizaremos el tratamiento de la informa

fl

Para una eficaz administración de la información se deberá actualizar la clasificación de la información

anualmente. Esta condición se debe dar incluso terminado el proyecto y hasta que los documentos

c





s de control se regirá por las disposiciones y directrices

mitidas por La Dirección de Control Interno.

e los documentos y lo conservará para aclaraciones o

erificaciones de los organismos de control.

s copias que se realicen a

s documentos que se retiren del archivo por los funcionarios autorizados.

ión

e Informática conforme a lo establecido por las normas corporativas para manejo de información.

a que alimenta el programa, el tipo de documento y el número de sistema que se le debe

olocar.

s documentos que se generan en un proyecto actualmente, son en papel o en medio electrónico.

evitando al máximo su impresión, lo cual implica altos costos y obsolescencia del

ocumento.

de los dos medios, es posible tener

na base de datos que permita rastrear la información fácilmente.

documento ST-P.-PL-8010-0005-R2, se tiene que

s “El plano 0005 de La PRESA DE SANTA RITA” .

La consulta por los funcionarios de Organismo

e

El Archivo llevará el control de préstamo d

v

El Departamento Administración Documental no se hace responsable de la

lo

Los respaldos de la información digital de la base de datos se harán semanalmente por la Direcc

d

Toda persona involucrada en el proyecto que deba mandar archivar algún documento debe definirle a

la person

c

Lo

A la fecha, aún existen documentos que deben ser producidos en papel y guardados en este mismo

medio, para cumplir con la rigurosidad jurídica. Sin embargo, existen otros tipos de documentación,

tales como: planos, esquemas, catálogos etc, los cuales son generados, almacenados y modificados

en medio electrónico (cerca del 80% de la información), y por lo tanto deben utilizarse y manejarse en

este medio,

d

No obstante, aunque la documentación puede estar en cualquiera

u

Para el caso del papel se tendrá el grupo documental y el número consecutivo, esto cumpliendo con

las políticas corporativas del archivo; por ejemplo, el

e





las y registros vinculados entre sí, a continuación se muestra las tablas

rincipales del proyecto.

bajará en un entorno de red multiusuario, y estará alojada en un servidor

estinado para tal fin.

a la red, éste

identifica (con el nombre del usuario) y le otorgue el permiso de lectura o de edición.

n, tales como políticas de

ambio de contraseñas, bloqueo a usuarios en períodos de ausencia, etc.

6.2 Análisis de tecnología

rrollo del proyecto y que respaldarán en un momento determinado la

formación que se genere:

a

Para este proyecto se tendrá que el manejador utiliza la normalización de "Microsoft Access", la cual

esta dividida en las tab

p

Dicho componente tra

d

La seguridad de la base de datos estará controlada por los permisos que el administrador del sistema

otorgue a cada uno de los usuarios, bajo los parámetros otorgados por el sistema operativo Windows

2000 y XP. El programa aprovechará dicha seguridad para que una vez el usuario entre

lo

Manejando así la seguridad, se respeta la autonomía que tiene el administrador del sistema y permite

seguir con los lineamientos que se establezcan dentro de la corporació

c

Se relacionan las tecnologías disponibles en las Empresas que formaran parte del sistema de

comunicaciones en el desa

in

Tecnologí Descripción

Herramientas Microsoft

rogramación de

Comprende todas las aplicaciones de

oficina como Office (Word, Excel,

PowerPoint), correo Electrónico (OutLook),

Internet (Explorer 6.0), p

proyectos (Project 2000).

Servidor EPM-FILE mpartido funciona El sistema de recurso co

de la siguiente manera:





olicitud de la creación de las carpetas es:

e le asignará el del

ea al que pertenece.

uinto carácter: Guión (-).

cter: Se asigna de acuerdo a lo

iguiente:

a

Proyecto

Hay dos servidores en Cluster con la

siguiente configuración: IBM XSeries

440 con 8 procesadores Pentium XEON

de 1.5 Ghz y RAM de 8

Gb, almacenamiento en SAN (storage

area Network = area de almacenamiento

en red), la estructura establecida para la

s

Primeros 4 caracteres: Corresponden al

centro de actividad de la Gerencia,

Subgerencia, Área, Dirección, Unidad,

Departamento, Proyecto o Equipo de

trabajo. En caso de que no se tenga centro

de actividad asignado s

ár

Q

Sexto Cará

s

G Gerencia

S Subgerenci

A Area

D Dirección

U Unidad

T Departamento

E Equipo

P





rtamento, Proyecto o Equipo

e trabajo.

formación contenida en dicho directorio.

el Equipo de la Subgerencia

Proyectos:

00

FORMACIÓN PRESA SANTA RITA.

MACIÓN

T-P PRESA SANTA RITA

Siguientes caracteres: Son las iniciales del

nombre de la dependencia ya sea de la

Gerencia, Subgerencia, Área, Dirección,

Unidad, Depa

d

En caso de que una dependencia requiera

tener carpetas con diferentes tipos de

permisos, será necesario crear varios

directorios con las mismas características

de nombramiento mencionadas

anteriormente y agregando en la parte final

del nombre un guión (-) y luego una

descripción que haga alusión a la

in

Ejemplo: Para

de

Centro de actividad: 24

Inicial Nombre Dependencia: S

Iniciales Equipo: ST-P

IN

Quedaría así: 2400 S INFOR

S

Cada recurso debe tener asociados 2

grupos; uno con permisos de lectura

(READ) que solo le permite al usuario

hacer consultas en la información

contenida en esa carpeta y otro con





uipo

Porce, ya deben tenerlas creadas)

considera según el tipo de información

Programa JDC

s de la subgerencia proyectos

permisos de Cambio (CHANGE -Lectura,

escritura, ejecución y borrado). Que le

permite al usuario hacer cambio en la

información que se encuentra almacenada

en dicha carpeta o adicionar subdirectorios

(ver estructuras internas de cada eq

de

El backup se hace todos los días por

medio de sistema automático llamado

ROBOT que se encarga automáticamente

de seleccionar la cintas y hacer las

grabaciones, estas cintas son llevadas a

una cava fuera del Edificio y permanecen

allí durante 6 meses o por el tiempo que

se

Sistema documental desarrollada en

bases de datos Access, instalada en el

servidor donde esta la información

compartida U en la carpeta: \\epm-

file\2400 S Información PS, se accesa

desde el icono JDC instalado en todos los

computadore

generación.

ONE WORLD Es el ERP (Enterprise Resource

Planning)solución integral que adquirió Las

Empresas Publicas de Medellín como

solución integral para mejorar La

Planeación de Recursos, el ONE WORLD

apoya las operaciones de Manufactura,

Mantenimiento, Finanzas, Distribución,





relaciones

Abastecimientos, Logística, Ventas,

Mercadeo, Administración de

con clientes y Gestión humana.

SICPRO

de la Subgerencia

Este Sistema de información apoya a la

Subgerencia de Proyectos en el cálculo de

costos de un proyecto de inversión, este

sistema esta desarrollado en Visual Basic

para aplicaciones, SQL Server y Excel, lo

accede las personas

que manejan el costo.

Bitácora

rso Humano,

Cronos, SUIN, entre otras.

Es la Intranet que Empresas Públicas de

Medellín tiene instalada para dar a

conocer a todos sus empleados la

información corporativa como son: Áreas

organizacionales, Portafolio empresarial,

procesos y políticas, temas corporativos,

Gestión del conocimiento, aplicaciones

corporativas como: Recu

Las tecnologías relacionadas anteriormente están instaladas en las computadoras de las personas

comprometidas con el proyecto de acuerdo con el perfil que cumplen para el manejo de determinada

información, al tiempo que cada persona cuenta con una contraseña para conectarse a la red y

accesar aplicaciones específicas, simultáneo con los permisos de seguridad establecidos para

lgunos programas.

ativa del proyecto. No procesa algunos datos financieros que son

esarrollados en el tema costo.

a

Para el caso especifico del Programa One World este programa se usa para procesar toda la

información financiera y corpor

d





Dentro de los miembros del Equipo de trabajo tienen que existir los tres perfiles y permisos de:

requeridor, comprador y recepcionista (como se detallan a continuación) necesarios para interactuar

en los diferentes módulos del programa.

NOMBRE REGISTRO CdeA NOMBRE CDEA PERFIL1 PERFIL2 PERFIL3 PERFIL4 PERFIL5VERA ALZATE GUSTAVO ADOLFO 947 233 2410 SUBG. PROYECTOS GENERACIÓN ABCO_COMPR FIJO_MOTAC FICP_TRASE ABIN_USUALARANGO MORA GLADYS AMPARO 141 400 2410 ÁREA PROYECTOS ABCO_GENER MAGE_SOLIC FICP_TRASE ABIN_USUAL MAGE_SOTRAARANGO HENAO HUGO LEON 142 234 2410 ÁREA PROYECTOS ABCO_RECEP FIJO_MOTAC FICP_TRASE FICC_FSBIN FICC_CONSU

6.3 Programa JDC

Para el caso específico de la aplicación JDC, los permisos de entrada a la base de datos y al servidor

son asignados por el administrador del sistema corporativo. Por lo tanto los usuarios deberán estar

matriculados para tal fin. En caso de que algún usuario no matriculado intentara acceder al sistema, el

programa sacará un mensaje de error y se cerrara.

Una vez matriculado el usuario, éste tendrá permiso para ver los documentos.

El administrador local del sistema podrá asignar a algún usuario el permiso para editar, el cual le

permitirá modificar, eliminar o adicionar datos.

El nombre del usuario asignado para editar, será comprobado con el nombre de entrada inicial al

sistema, y por lo tanto ninguna clave o nombre adicional será necesario, esto adicionalmente a la

comodidad del usuario, permite que la comprobación sea realizada por el sistema, consecuente con

las políticas de seguridad de los administradores del sistema corporativo.

El formato (extensiones de archivo) de la información no es impedimento para accesarla en los

computadores con los que se cuentan actualmente, dado que la tecnología que se tiene instalada es

dinámica y de alta capacidad, por ejemplo información gráfica no requiere de un servidor exclusivo





para ser visualizada, pues contamos con las diferentes alternativas para su manejo: Internet, autocad,

volo view, acrobat, etc.

6.3.1 Numeración de documentos para su identificación

La numeración con que se identificará un documento en la base de datos digital y que sirve de

referencia para archivarlos en el archivo físico se efectúa de la siguiente manera:

El nombre de un documento cualquiera se compone de los siguientes campos:

Proyecto Tipo de

documento

Tema Consecutivo Consecutivo

aux.

Rev

ST-P PL LP2 0026 0

En la base de datos el nombre de este documento aparece así: ST-P-PL-LP2-0026-R0, y el

significado de los campos es el siguiente:

Proyecto:

Letras que identifican el proyecto. Para el caso de La Presa Santa Rita es “ST-P”.

Tipo de documento:

Asignación que se da al documento de acuerdo con la serie documental a la que pertenece.

Los siguientes tipos de documentos son lo que se utilizaran para el proyecto:

Tipo de documento Descripción

AM Actas de modificación

ANX Anexos






AMI Ayuda de memorias Internas (interior de la

subgerencia)

AME Ayuda de memorias externas (Subgerencia con otros)

CAT Catálogos

OB Contrato

CE Correspondencia enviada (subgerencia)

CR Correspondencia recibida

CRO Cronogramas

CUA Cuadros

DB Diseños Básicos

DC Documentos de cálculo

ES Esquemas

EA Estructura analítica

ET Evaluación técnica

FT Factura

FOT Foto

INF Informes

LM Lista de materiales

LS Listados

MN Manuales

MD Memorias de cálculo

NT Noticias

OJ Orden de pago comp. Importada

OS Orden de pago comp. Nacional






OR Orden de requisición

PL Planos

PC Pliegos de condiciones

PR Propuestas

TB Tablas

Tema:

Letras asignadas a cada tema. El documento debe estar contenido totalmente, en el tema, pero sin

generalizar demasiado.

Los siguientes códigos son los que se utilizarán para identificar los distintos temas en el proyecto:

LC_1 Obras de actualización de presa Santa Rita (SR-P)

Lote de Trabajo Tema Responsable

Gerencia del proyecto GP

Lleno presa auxiliar II LP2

1_1

Obras de actualización de presa

Santa Rita Lleno de refuerzo zona baja 1 LR1

Muro parapeto zona baja 2 MP2 1_2

Asesoría

1_3 Gestión ambiental

Gestión social GS

Juan Esteban Ospina

Ejemplo de codificación de un documento





Se recibe un plano relacionado con el lleno de la presa auxiliar 2.

1- Como se explicó anteriormente, el nombre del proyecto (proyecto PRESA SANTA RITA, código ST-

P) y el tipo de documento (Plano, código PL) empiezan a conformar el nombre así:

ST-P-PL

2- Ahora para el tema y según la tabla anterior, tenemos lo siguiente:

Tema Gerencia del proyecto GP

Lleno presa auxiliar II LP2

Lleno de refuerzo zona baja 1 LR1

Muro parapeto zona baja 2 MP2

Gestión social GS

ST-P-PL-LP2

3- El número de consecutivo es de cuatro dígitos. Cada tipo de documento o grupo documental tendrá

su propio consecutivo, es decir, la correspondencia enviada tendrá su consecutivo, los manuales su

consecutivo, las ayudas de memoria internas su consecutivo etc. Como los consecutivos son con

respecto al grupo documental y no con respecto al tema, los documentos pertenecientes a un tema

por ejemplo el LP2, pueden no ir numerados consecutivamente. Supongamos para el ejemplo que el

consecutivo en el que van las ayudas de memoria internas del proyecto es el 0025. (este número lo

tiene presente la persona que está encargada de alimentar el sistema, por lo cual hay que solicitarle a

ella el consecutivo siguiente para poder continuar construyendo el nombre del documento).





Supongamos que esta persona nos asigna entonces el 0026 por lo cual se le agregaría al nombre que

hay hasta el momento estos cuatro dígitos así:

ST-P-PL-LP2-0026

4- El número de consecutivo auxiliar se emplea solo en caso de ser necesario y sigue las reglas del

consecutivo principal.

ST-P-PL-LP2 –0026-01

5- Luego se debe agregar el número de revisión del documento. Para su identificación dentro del

archivo, será precedido de la letra “R”. Supongamos que esta es la primera versión o revisión del

documento por lo tanto será la revisión 0. Por esto al nombre se le agregaría las letras R0 así:

ST-P-PL-LP2 -0026-01-R0

Y este será el nombre con que aparecerá en la base de datos.

6.3.2 Estructura documental digital

La estructura de carpetas y subcarpetas que utiliza el programa JDC para el proyecto Presa Santa

Rita, es la siguiente:









6.3.3 Trámite de la documentación en medio digital.

La siguiente tabla ilustra los pasos a seguir desde que se crea o recibe un documento digital hasta

que se archiva en la base de datos del sistema JDC.

Actividad Descripción Responsable

Generar Elaborar el documento conforme a lo

establecido en normas vigentes para la

elaboración de los mismos.

Entidad externa o funcionario

del Equipo de Trabajo.

Recibir Verifica el medio por el cual lo recibe (correo

electrónico, red, dispuesto en servidor).

Secretaria del Equipo de

Trabajo Gladys Amparo Arango

Codificar Identificar y asignar al documento que recibe,

el sistema de numeración único: proyecto,

tipo de documento, sistema, consecutivo y

revisión.


Trabajo Gladys Amparo Arango

y el auxiliar Hugo León Arango

H. del Equipo de Trabajo

Presa Santa Rita.

Ingresar al

sistema

Registrar el código asignado al documento en

el sistema JDC.


Trabajo. Gladys Amparo

Arango

Archivar Colocar el documento a disposición para

consulta en el servidor bajo el sistema de

codificación asignado en el JDC.


Trabajo. Gladys Amparo

Arango





6.3.4 Manejo del programa

6.3.4.1 Consulta de datos

Una vez se le ha dado doble clic al icono aparece la siguiente pantalla:





La pantalla que aparece a continuación es así:

Zona donde aparece el nombre

código completo del documento

escogido por el cursor cuando

está en la zona del listado.

Zona donde se entran los

datos conocidos del

documento a buscar.

Zona de tabla de datos donde

aparece listado todos los

documentos que existen en la base

de datos

Zona de comandos para manejar

los datos listados en la tabla de

datos.

Si no se conoce datos del código con que quedó el documento en la base de datos se procede así:





Ejemplo: Se necesita buscar una aceptación de ofertas.

1- Señalo con el cursor el icono de buscar, en la zona de comandos

2- En la nueva ventana que aparece se escribe la palabra completa conocida o la porción de la misma

precedida y terminada con asterisco y le oprimo ok.

3- En la zona de datos aparecen listados todos los documentos cuyo título 1 o título 2 contiene la

palabra “Aceptación”, que en este caso son 4 documentos: el consecutivo 0015, 0016, 0018 y el

consecutivo 0022.





4- Si se quiere observar alguno de los 2 documentos, se le da doble clic a cualquiera de los campos

de la fila donde aparece el documento en zona de datos. A manera de ejemplo se da doble clic en el

campo “sistema” del documento cuyo consecutivo es el 0022 y aparece la siguiente pantalla:





En la zona de datos aparece el documento solicitado y en las barras de herramientas aparece, en el

primer nivel, lo relativo al manejo del programa JDC, y en el segundo nivel la barra de herramientas

más comunes del word para poder manipular el documento.

Si se conocen datos del código con el cual quedó inscrito el documento en la base de datos, se

procede así:

1- Posicionar el cursor en la zona de entrada de datos para el documento. En el ejemplo siguiente se

posicionó el cursor en el campo “sistema” y el indicador del mouse se transforma en una lupa. Si se

posiciona el cursor en un campo que ya tenga información entrada, aparecerá el símbolo y al

darle clic se borrará la información del campo.





2- Darle clic en el campo seleccionado. Aparece la siguiente pantalla:

3- En la nueva ventana de “Seleccione dato para el filtro”, se debe dar clic en la flecha para desplegar

el listado sistemas posibles que se pueden utilizar.





4- Entrar el código conocido del documento. Por ejemplo si se quiere buscar Aceptación de ofertas, se

sabe que este tipo de documento pertenece a correspondencia enviada CE lo seleccionará, e

inmediatamente listará todos los documentos en cuyo nombre código se encuentre el sistema GP

Presentará la siguiente pantalla:





Como en este listado todavía aparecen demasiados documentos que cumplen con el filtro escogido,

se utiliza el mismo procedimiento en el campo de “Tipo”, para entrar el tipo de documento GP, y el

listado se reduce.

De esta manera y con ayuda de los filtros y los datos que se conozcan del documento se puede hallar

con facilidad la información buscada. Es importante anotar que en la medida que se le entren

información a los campos, van quedando registrados los datos utilizados para filtrar, en este caso el

GP en el campo sistema y las letras “CE” en el campo tipo.

Para consultar con más detalle el manejo del programa JDC se puede remitir al documento digital

MANUAL DE REFERENCIA PARA EL PROGRAMA “MANEJO DE DOCUMENTACIÓN TÉCNICA

(PRC-III-MN-1700-0001-R0). El ingreso de datos a la base de datos se explica en dicho documento.

6.4 Estructura documental del archivo físico o impreso

La siguiente gráfica ilustra la manera como están organizadas las carpetas dentro de los anaqueles

del archivo técnico del piso 9 en la zona dedicada al proyecto Presa Santa Rita.

El archivo técnico consta de 10 “carros” o estanterías para almacenar información. Los dos primeros y

último (contando de izquierda a derecha) se utilizan para el almacenamiento de planos, del 3 al 9

para la información técnica de los proyectos (Esto puede cambiar de acuerdo con la necesidad de

espacio físico en el archivo). Los carros a su vez se subdividen en cuadrantes, y la información se

archiva cronológicamente de acuerdo al orden de apertura de las carpetas así:

Dibujo de un carro o estantería típica y SISTEMA de archivo





1

2

3

4

5

7

8

CARROCUADRANTE

6

PRES

APR

ESA

SAN

TA R

ITA

SAN

TA R

ITA

En los cuadrantes las carpetas se archivan por serie documental (cuando la información no es

específica de un contrato determinado y por contratos (cuando ya se sabe a que contratación se

podría asociar la carta, el plano o documento que se piensa clasificar)





CONTRATO CD XXXX

A Original del pliego, anexos del pliego, planos, informes y addendas.

B Duplicados de la A.

C Información precontractual (Formato de autorización de inicio del proceso, certificados

presupuéstales, acta de apertura de propuestas)

D1 Propuesta (s) adjudicadas (s)

D2 Formato de adjudicación. Contrato y sus anexos. Modificaciones bilaterales y anexos. Acta do

resolución de adjudicación. Notificación de adjudicación. Correspondencia en orden

cronológico.

D3 Actas de entregas internacionales. Actas de entregas nacionales. Actas de reuniones.

Manuales. Ordenes de pago.

D4 Planos que no van en la estantería de planos.

D5 Reportes de pruebas.

D6 Listados o facturas de embarque.

D7 Memorias de cálculo o de diseño.

Y sigue similar para los demás contratos (cada uno con subcarpetas de la A a la D7)

6.5 Trámite de la documentación en medio impreso.

La siguiente tabla ilustra los pasos a seguir desde que se crea o recibe un documento impreso hasta

que se archiva en el archivo técnico del piso 9.

kljlkjlkj





Actividad Descripción Responsable

Recibir Verificar que reciba lo que enuncia el documento. Si

no está completo, informa al responsable del tipo de

documento para tomar la decisión de devolución o

espera de la recepción de la información completa.

Secretaria Gladys

Amparo Arango M. del

Equipo Presa Santa Rita

Revisar Identificar si el documento que ingresa esta en el

SISTEMA JDC, si no lo esta, consultar si se

escanea, en caso de hacerlo asignarle el

SISTEMA de numeración único: proyecto, tipo de

documento, SISTEMA, consecutivo y revisión.

De no hacerlo pasar a la actividad Informar.

Secretaria Gladys



Funcionario Hugo León

Arango del Equipo

Presa Santa Rita

Ingresar al

SISTEMA

Registrar el código asignado al documento en el

SISTEMA JDC.

Secretaria Gladys



Identificar Registrar en un sticker el SISTEMA de numeración

único y pegárselo al documento.

Secretaria Gladys



Informar Enterar al responsable del tipo de documento sobre

la recepción e ingreso del mismo, indicándole el

SISTEMA de numeración único.

Secretaria Gladys



Pasar al Archivo Trasladar al archivo especializado el documento

para su conservación.

Secretaria Gladys



Funcionario Hugo León

Arango H. del Equipo





Presa Santa Rita

Archivar Identificar el material conforme a lo expuesto en el

JDC.

Encargado del archivo

6.6 Reglas de comunicación

• Los auxiliares de campo le reportan directamente al ingeniero interventor. El auxiliar

administrativo y el ingeniero interventor, le reportan al Director del proyecto.

• Las comunicaciones para documentar las decisiones en el desarrollo de las etapas del proyecto,

se pueden hacer a través de actas de reuniones de trabajo, memorandos o correos

electrónicos. Aquellas que se hagan vía telefónica se deberán oficializar a través de uno de los

medios mencionados.

A continuación se detalla la periodicidad y tipo de reuniones a desarrollar:

Tipo de Reunión y objeto Participantes Periodicidad

Grupo primario. Información

administrativa y seguimiento

del desempeño.

Subgerente, jefe del Área

Proyectos y jefe de Área

Programación y Control.

Semanal

Contratistas: Aclarar dudas,

plantear alternativas y

establecer métodos de

trabajo.

Dirección, interventoría y

Asesores.

Puntual y semanal

Reunión de seguimiento y

dirección técnica.

Dirección, interventoría Quincenal

De cada reunión se genera un acta con los asuntos mas relevantes, la cual se elaborará de acuerdo

con la siguiente plantilla:





GERENCIA GENERACIÓN ENERGÍA

SUBGERENCIA PROYECTOS GENERACIÓN

AYUDA DE MEMORIA INTERNA Nro:

EQUIPO DE TRABAJO:

Nombre del archivo en la base de datos

digital:

ST-P-AMI-(Equ. de trabajo)-(Nro de

dcto)-R0

Página: 1 de (Nro total de

páginas)

Fecha (Día mes año):

Lugar:

Hora:__:__ ASISTENTES

TEMAS A TRATAR:

DESARROLLO DE TEMAS:

APROBACIÓN DEL ACTA

Nombre Cargo Firma

Encabezamiento para

d l h j





6.7 Matriz de entidades-necesidades-documentación En la siguiente tabla se representa esquemáticamente la interrelación entre los responsables de generar información y

solicitarla, así como el producto con el cual se satisface el requerimiento.

S O L IC IT AN T E

RES

PON

SAB

LE

O b tener las m etas d e d esem p eño d e l eq uip o e ind ivid ua les

P lan Ind iv idua l de D e sem peño y D esarro llo (P ID D )

C o no cer d ire c trices y g uía d e res po nsa b ilid ad es y

func io nam ie nto

C o no cer d irec trices y g uía d e resp onsab ilid ad es y func io nam iento

Se gu im ie nto d e lo s co ntra tos vig entes

D isp oner de l e fec tivo en ca ja

P lan genera l de l p royec to P lan g enera l de l p royectoIn fo rm e trim estra l de R e lac ión de la

C uen taIn fo rm e b ime stra l de

requerim ien to de e fec tivo

In fo rm arse p eríod icam ente d e l avance d e lo s trab a jo s

C ono ce r la e jec uc ió n p resup ue sta l d e la Subg erenc ia co n la s resp ectivas exp licac iones

In fo rm e d e segu im ien to y con tro l In fo rm e de com enta rios d e la e jecución p resup uesta l m ensu a l

M antener ac tua lizad a la in fo rm a ció n d e l p ro yecto

R ep o rtar e l C .M .I. a la G ere nc ia

Presen tac ión : F icha técn ica de l p royec to

A ctua lización d ig ita l de l C .M .I.

R esum en d e l avance d e lo s trab a jo s

P resen tación : S egu im ien to y C on tro l de los traba jos

rep o rtar e l des arro llo d e l p ro yecto C o ntra tar servic io s de co nsulto ría , ing enie ría y ase soría .

Formatos de S egu im ien to y C on tro l d eb ida mente d il ige nciados

P lieg os

E sta b lecer e l ac uerd o d e vo luntad es

C ontra tos

G aran tizar e l m ane jo y cum p lim iento

Pó lizas

E xp oner, p lan terar p ro lem a s y reso lver d uda s

C orrespon dencia

O btener p lano s , e s tud io s técn ico s , m em o rias , e tc .

In fo rmac ión técn ica

E xp o ner, p lanterar p ro lem as y reso lver d ud as

C orrespondenc ia

O b tener e l so p o rte d e co b ro

F actu ra de co broCon

trat

ista

sSu

bger

ent

ePe

rson

al e

jecu

tivo

Pres

a Sa

nta

Rita

Pers

onal

técn

ico

Pres

a Sa

nta

Rita

P e rsona l e jecu tivo P resa

S an ta R ita

P ersona l técn ico P resa S an ta R ita

M AT R IZ D E ID EN T IF IC AC IÓ N D E EN T ID AD E S IN VO LU C R AD AS , N E C E S ID AD E S D E IN F O R M AC IÓ N Y D O C U M EN T AC IÓ N G EN ER AD AP R O Y E C T O AC T U ALIZAC IÓ N PR E SA SAN T A R IT A

S ubgeren teS ubgerenc ia

Adm in is trac ión y F inanzas

Tesorería C ontra tis tas





6.8 Matriz de características

Los diferentes registros que se detallan en el numeral 4 y se describen en el numeral 5 de cada una

de las actividades del subproceso ejecutar son un documento o forman parte de un documento

descrito en la matriz de características.

El registro estructura analítica hace parte del documento PLAN GENERAL DEL PROYECTO.

La autorización de inicio, las actas de recibo y apertura de propuestas, cartas de notificación a los

contratantes, cartas de aprobación, carta de aviso al consultor del valor definitivo de la factura, carta

de aprobación de la ficha de apertura del lote, cartas cruzadas con los contratistas y comunicaciones

para el consultor hacen parte del documento CORRESPONDENCIA.

El informe de aceptación de ofertas, o declaración de desierta es un registro que a la vez estará

compuesto por los registros certificación presupuestal estudio de conveniencia y oportunidad, registro

presupuestal, justificación y selección del proveedor, acuerdo oficializado e informe de evaluación del

proveedor los cuales se regirán por la matriz de características PLIEGO, ya que hacen parte del

mismo grupo documental .

Las garantías contractuales se regirán por la matriz de características PÓLIZAS.

El registro de cobro del impuesto de timbre se regirá por la matriz de características de la FACTURA

DE COBRO.

El registro flujo de fondos y proyecciones hace parte de la información de la FICHA TÉCNICA.

En las siguientes tablas se presentan las especificaciones de cada uno de los documentos

enunciados en la matriz anterior, desde su generación hasta su disposición final.





DOCUMENTO: PLAN DEL PROYECTO

Necesidades a cubrir Sirve de guía de funcionamiento y responsabilidades para todo

el personal que actúa en el proyecto.

Contenido Desarrollo de todas las actividades del subproceso organizar y

arrancar con productos particularizados para el proyecto Presa

Santa Rita, asignando cada actividad a un capítulo separado.

Formato Archivo digital de World nombrado como "PLAN DEL

PROYECTO PRESA SANTA RITA".doc, espacio por renglón de

1,5 y en letra arial 11, títulos automáticos y márgenes de 2 cm

en los cuatro lados, los anexos seguirán el formato especificado

para ellos, la portada se ceñirá a la especificada en el

instructivo 2.1.9 "Plan del proyecto".En la base de datos digital el

documento se nombrará así: título 1 “PLAN DEL PROYECTO

PRESA SANTA RITA”.

Fecha o periodicidad Se elabora una sola vez antes de julio 30 de 2004

INFO

RM

AC

IÓN

Quién la crea El ingo. Juan E. Ospina R. Coordinador del Equipo de Trabajo

Presa Santa Rita consolida los productos entregados por cada

responsable de su equipo .

Quién la envía El ingo. Juan E. Ospina R. Coordinador del Equipo de Trabajo

Presa Santa Rita .

Quién la recibe El ingo. Juvenal D. Espinal B., Subgerente Proyectos

Generación.

Cómo se recopila Cada uno de los responsables pasará el capítulo por correo

electrónico para la conformación del plan al Ingo. Juan E.

Ospina R.

CO

MU

NIC

AC

IÓN

Cómo se distribuye La versión original en el formato descrito de sólo lectura se

ingresará al JDC y será de libre consulta para el personal de la

Subgerencia.





Cómo se archiva La versión original en el formato descrito de sólo lectura, se

ingresará al sistema de registro y manejo de información JDC

como tipo de documento INF, sistema GP la forma ST-P-INF-

GP-Rev X. y la secretaria responsable deL Equipo de Trabajo

ST-P., le asignará el número consecutivo XX siguiente, de

acuerdo con la serie documental. La Rev. también es un

número consecutivo de acuerdo con la revisión. El documento

se archivará físicamente en el archivo del piso 9 en la estantería

dedicada para el proyecto ST-P, serie documental INF, en la

carpeta denominada plan general del proyecto con el mismo

consecutivo asignado anteriormente.

Cómo se accesa Por icono del SISTEMA JDC.

Cómo se actualiza Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por el ingo.

Juan E. Ospina R. de acuerdo con los informes de seguimiento y

control. Se modifica la codificación del documento de acuerdo

con la revisión y todas las revisiones se guardan en el sistema.

Cómo se dispone

definitivamente

Cuando se termine el proyecto, el manejo del SISTEMA JDC

será responsabilidad del Departamento Administración de

Documentos, quién decidirá con el Equipo de Trabajo, la

disposición final de los documentos.





DOCUMENTO: PLAN INDIVIDUAL DE DESEMPEÑO (PIDD)

Necesidades a cubrir Satisfacer el requerimiento de la Corporación acerca de las

metas anuales del negocio. Comprender claramente y por

acciones las metas anuales de la Subgerencia y de cada Equipo

de Trabajo.

Contenido Comunicación de metas del Negocio, planeación de metas de

desempeño del equipo, planeación de metas individuales de

desarrollo, la tutoría y el análisis de resultados alcanzados.

Formato Archivo digital de excel nombrado como Plan Individual de

Desempeño y Desarrollo (PIDD).xls

Fecha o periodicidad Se elabora una sola vez a comienzos de cada año.

INFO

RM

AC

IÓN

Quién la crea La Unidad Desarrollo Recursos Humanos, Departamento

Desarrollo Humano.

Quién la envía El Subgerente, el Ingo. Juvenal D. Espinal B. (éste delega en los

Titulares de las Áreas de la Subgerencia).

Quién la recibe La Subgerencia Administración y Finanzas. (Área de Gestión

Organizacional).

Cómo se recopila Los funcionarios de cada Equipo de trabajo lo entregarán en

forma impresa y firmados, previa discusión de los mismos a

cada uno de los coordinadores.

CO

MU

NIC

AC

IÓN

Cómo se distribuye Este documento no se distribuye, es de tipo personal.





Cómo se archiva Se ingresará al SISTEMA de registro y manejo de información

JDC como tipo de documento INF, SISTEMA GP de la forma

SUBG-INF-GP-XX-Rev. y la Secretaria responsable del Equipo

de Trabajo, le asignará el número consecutivo XX siguiente, de


número consecutivo de acuerdo con la revisión.(El número

consecutivo se asignará por carpeta que contendrá todos los

PIDD. por centro de responsabilidad). El documento se archivará

físicamente en el archivo del piso 9 en la estantería dedicada

para la Subgerencia Proyectos, serie documental INF, en la

carpeta denominada PIID 2002 con el mismo consecutivo

asignado anteriormente.


Cómo se actualiza Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por los

coordinadores y sus funcionarios.

Cómo se dispone

definitivamente



Documentos, quién decidirá con El Equipo de trabajo, la






DOCUMENTO: RELACIÓN DE LA CUENTA

Necesidades a cubrir Informar y relacionar a la Contraloría General de Medellín el

estado de la ejecución presupuestal de la Subgerencia

Proyectos Generación por trimestres.

Contenido Entidad que rinde, fecha de rendición, período de rendición,

Área responsable, descripción del Proyecto, número de contrato,

objeto del contrato, Contratista, objeto, valor, fecha de iniciación,

fecha de terminación, valor ejecutado acumulado en miles y

finiquitado o liquidado.

Formato Archivo digital de excel nombrado como RELACIÓN DE LA

CONTRATACIÓN.xls, (Ver anexo 1)

Fecha o periodicidad Se elabora cuatro veces al año por trimestre y al comienzo de

cada uno.

INFO

RM

AC

IÓN

Quién la crea Hugo León Arango H. Del Equipo de Trabajo Presa de Santa

Rita

Quién la envía Hugo León Arango H. Del Equipo de Trabajo Presa de Santa

Rita .

Quién la recibe La Subgerencia Administración y finanzas. Área Gestión

Organizacional.

Cómo se recopila Cada responsable del manejo de los contratos del Equipo de

trabajo Presa Santa Rita informará a Hugo León Arango H.

CO

MU

NIC

AC

IÓN

Cómo se distribuye La versión original en el formato descrito de solo lectura se


Subgerencia.





DOCUMENTO: RELACIÓN DE LA CUENTA


ingresará al SISTEMA de registro y manejo de información JDC

como tipo de documento INF, SISTEMA GP de la forma SUBG-

INF-GP-XX-Rev. y la Secretaria responsable del Equipo de

Trabajo, le asignará el número consecutivo XX siguiente, de



no se archivará físicamente.


Cómo se actualiza Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por Hugo L.

Arango H. de acuerdo con lo informado por cada uno de los

responsables de los contratos.

Cómo se dispone

definitivamente









DOCUMENTO: INFORME DE COMENTARIOS DE LA EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL

Necesidades a cubrir Sirve como indicador de gestión, Informar y explicar el estado

de la ejecución presupuestal de la Subgerencia Proyectos

Generación mes a mes para la integración del Informe

Gerencial.

Contenido Descripción de las principales actividades realizadas en cada

uno de los contratos para el mes en estudio.

Formato Archivo digital en Word nombrado como " COMENTARIOS DE

EJECUCIÓN - MES.doc".

Fecha o periodicidad Se elabora doce veces al año por mes .

INFO

RM

AC

IÓN

Quién la crea Hugo L. Arango H. del Equipo de Trabajo Presa de Santa Rita

Quién la envía Hugo L. Arango H. del Equipo de Trabajo Presa de Santa Rita

Quién la recibe La Subgerencia Administración y finanzas. Área Finanzas

Generación.

Cómo se recopila Hugo L. Arango H. es el encargado de centralizar la información

con los responsables de los diferentes contratos.

Cómo se distribuye No se distribuye.

Cómo se archiva En medio magnético. En el equipo de Hugo L. Arango H. en la

unidad de disco D.

Cómo se accesa Por el equipo de Hugo L. Arango H.

Cómo se actualiza Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por Hugo L.

Arango H. de acuerdo con lo informado por cada uno de los

responsables de los contratos.

CO

MU

NIC

AC

IÓN

Cómo se dispone

definitivamente Se conserva mes a mes y se borra en enero del año siguiente.





DOCUMENTO: PLIEGO

Necesidades a cubrir Contratar servicios de construcción, suministro e instalación de

instrumentación para el Proyecto Presa Santa Rita.

Contenido Contiene la información a los proponentes, formulario de la

propuesta, estipulaciones generales contractuales y

especificaciones técnicas, todas estas se subdividen en

secciones debidamente referenciadas en la tabla de contenido.

Este también debe estar sujeto a las normas, especificaciones e

instructivos de la corporación. Además hace parte de este grupo

documental el informe de aceptación de ofertas o de

declaración de desierta el cual debe contener los siguientes

registros: el estudio de conveniencia y oportunidad, lista de los

que adquirieron pliegos, informe de evaluación del proveedor y

justificación de selección del proveedor.

Formato Archivo digital de World nombrado como "CONTRATACIÓN

DIRECTA N°XXXX".doc, espacio por renglón de 1,5 y en letra

arial 11, títulos automáticos y márgenes de 2 cm en los cuatro

lados. , los anexos seguirán el formato especificado para ellos.

La portada será con el logotipo de EE.PP.M., Gerencia

Generación Energía, Subgerencia Proyectos Generación,

solicitud de cotización, objeto, proceso de contratación N° y

Fecha. todo debidamente centrado.

Fecha o periodicidad Se elaborará puntualmente para cada contratación de acuerdo a

las necesidades de asesoría, construcción, suministro y montaje

de equipos.

INFO

RM

AC

IÓN

Quién la crea El Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Quién la envía El coordinador del Equipo de Trabajo.





DOCUMENTO: PLIEGO

Quién la recibe Los potenciales contratistas, en caso de ser pública y los

contratistas previamente escogidos en el caso de ser cerrada.

Cómo se recopila El Equipo de Trabajo será el encargado de recopilar la

información para el establecimiento del documento, hacer las

modificaciones a que haya lugar y entregar al contratista el

documento impreso.



Subgerencia.



como tipo de documento PC, SISTEMA XXXX( Lleno de presa,

Obras asoc.) de la forma ST-P-PC-LP2-XX-Rev. y la Secretaria

responsable del Equipo de Trabajo, le asignará el número

consecutivo XX siguiente, de acuerdo con la serie documental.

La Rev. también es un número consecutivo de acuerdo con la

revisión. El documento se archivará físicamente en el archivo del

piso 9, en la estantería destinada para el proyecto ST-P.,

procesos de contratación. Contratación N°, Grupo A. con el

mismo consecutivo asignado anteriormente.


Cómo se actualiza Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por el Equipo

de Trabajo Presa Santa Rita.

Cómo se dispone

definitivamente









DOCUMENTO: CONTRATOS

Necesidades a cubrir Establecer el acuerdo de voluntades para los servicios de

asesoría, construcción, suministro y montaje de equipos

(instrumentación).

Contenido Información general con el logotipo de EE.PP.M. E.S.P, N° del

contrato, representantes legales y entidades a contratar.

Cláusulas: Objeto, lugar y plazo de entrega, valor del contrato,

forma de pago, garantía, aplicación del pliego de condiciones,

gastos legales, responsabilidad civil extracontractual,

perfeccionamiento y adjudicación. Lo anterior a nivel general, no

todos los contratos requieren de todas las cláusulas. Firmas de

los representantes legales.

Formato Archivo digital de Word nombrado como "CONTRATO N°

XXXX".doc, espacio por renglón de 1,5 cm y en letra arial 11,

títulos automáticos y márgenes de 2 cm en los cuatro lados.

Fecha o periodicidad Se elaborará puntualmente después de la adjudicación de cada

contratación o con la notificación de la misma (carta contrato) de

acuerdo a las necesidades de asesorías, consultorías e

ingeniería.

INFO

RM

AC

IÓN


Quién la envía El Coordinador del Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Quién la recibe Los Contratistas.

Cómo se recopila El Equipo de Trabajo será el encargado de recopilar la

información para el establecimiento del documento y hacer las

modificaciones a que haya lugar.

CO

MU

NIC

AC

IÓN

Cómo se distribuye No se distribuye, es de consulta del responsable del contrato.







como tipo de documento OB, SISTEMA XXXX (Lleno de presa,

Obras asoc.) de la forma ST-P-OB-LP2-XX-Rev. y la Secretaria

responsable del Equipo de Trabajo Apoyo Administrativo, le

asignará el número consecutivo XX siguiente, de acuerdo con la

serie documental. La Rev. también es un número consecutivo

de acuerdo con la revisión. El documento se archivará

físicamente en el archivo técnico del piso 9, en la estantería

dedicada para el proyecto ST-P, procesos de contratación.

Contratación N°, Grupo D2, en la carpeta nombrada como

contrato N°.



de Trabajo Presa Santa Rita, previo concepto de la Jurídica.

Cómo se dispone

definitivamente



Documentos, quién decidirá con el Equipo de trabajo, la






DOCUMENTO: PÓLIZAS

Necesidades a cubrir Garantizar el cumplimiento de la oferta y el contrato, el manejo

del anticipo, funcionamiento de los equipos, estabilidad de las

obras, prestaciones sociales y la responsabilidad civil extra

contractual.

Contenido Información relevante a los términos de amparo y

responsabilidad legal.

Formato Previamente establecido por las Compañías Aseguradoras.

Fecha o periodicidad Se elaborará puntualmente después de la solicitud de ofertas, de

la adjudicación de cada contratación o con la notificación de la

misma (carta contrato) de acuerdo con las necesidades de

asesoría, construcción, suministro de equipos(instrumentación),

etc.

INFO

RM

AC

IÓN


Quién la envía El coordinador del Equipo de Trabajo Presa Santa Rita .

Quién la recibe El Contratista.

Cómo se recopila El Equipo de Trabajo Presa Santa Rita será la encargada de

recopilar la información para el establecimiento del documento y

hacer las modificaciones a que haya lugar.

CO

MU

NIC

AC

IÓN

Cómo se distribuye No se distribuye, es un documento anexo al proceso de

contratación.





DOCUMENTO: PÓLIZAS



como tipo de documento FT, SISTEMA XXXX (Lleno de presa,

Obras asoc.) de la forma ST-P-FT-LP2-XX-Rev. y la Secretaria




revisión. El documento se archivará físicamente en el archivo

técnico del piso 9, en la estantería dedicada para el proyecto ST-

P, procesos de contratación. Contratación N°, grupo C, En la

carpeta nombrada como correspondencia recibida (si es antes

de la adjudicación del contrato) o Grupo D2, en la carpeta

nombrada como contrato N°.



de Trabajo, previo concepto de la Jurídica.

Cómo se dispone

definitivamente









DOCUMENTO: CORRESPONDENCIA

Necesidades a cubrir Exponer y plantear problemas, resolver dudas técnicas, tomar

determinaciones, clarificar conceptos, discutir la marcha del

proyecto, obtener un soporte escrito.

Contenido Cartas. Membrete y logotipo de la Empresa, número consecutivo

asignado, fecha, datos del destinatario, asunto (ST-P , N° de

lote, contrato, sistema del asunto), texto o contenido, remitente:

nombre, cargo y dependencia de la estructura administrativa;

anexos (si los tiene) Copias adicionales (si las hay) e iniciales

del transcriptor. Memorandos. Logotipo de la Empresa, número

consecutivo asignado, dependencia destinataria, nombre del

funcionario de destino, dependencia remitente, fecha, asunto

(ST-P , N° de lote o contrato, sistema del asunto), texto,

nombre, firma y cargo del funcionario, anexos, copias

adicionales. Memorando electrónico. Idem al anterior, no lleva

número y firma autógrafa.

Formato Archivo digital de World nombrado como "MEMO N° XXXX".doc,

formato P- 312, "CARTA N° XXXX".doc, formato P- 313 espacio

por renglón de 1,5 cm y en letra arial 11, títulos automáticos,

margen izquierda y derecha 3 cm, margen superior 2 cm a partir

de la palabra memorando o del logotipo y margen inferior 3 cm.

Los memorandos electrónicos conservan el mismo formato del

correo electrónico. Para la correspondencia recibida del

contratista se le recomendará cumplir con los principios

generales de la Empresa.

Fecha o periodicidad Se elaborará puntualmente de acuerdo a los requerimientos de

la necesidades a cubrir.

INFO

RM

AC

IÓN







Quién la envía El coordinador del Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Quién la recibe Los Contratistas y los Equipos de Trabajo.

Cómo se recopila El Equipo de Trabajo y los contratistas serán los encargados de

generar la información para precisar requerimientos y hacer las

modificaciones a que haya lugar.



Subgerencia.



como tipo de documento CE correspondencia enviada, CR

correspondencia recibida, SISTEMA XXXX (Lleno de presa,

Obras asoc.) de la forma ST-P-CR-LP2-XX-Rev. y la Secretaria




revisión. El documento se archivará físicamente en el archivo

técnico del piso 9 en la estantería dedicada para el proyecto ST-

P, en procesos de contratación. Contratación N°, Grupo C, en

la carpeta nombrada como correspondencia enviada o recibida,

si es antes de la adjudicación, o correspondencia no específica

de un contratista. En caso contrario de que se haya adjudicado

el contrato, se archivará en el grupo D2. con el mismo

consecutivo asignado anteriormente.


Cómo se actualiza Los cambios y actualizaciones serán efectuados por el Equipo

de Trabajo y los contratistas con una nueva correspondencia.






Cómo se dispone

definitivamente.









DOCUMENTO: PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Necesidades a cubrir Informar y relacionar al Área Tesorería la fecha del

requerimiento de efectivo para el desembolso del pago a los

diferentes contratistas.

Contenido Subgerencia que rinde, código de presupuesto mes, semanas

del desembolso, programa, elaborado por, responsable de la

información, centro de responsabilidad, extensión.

Formato Archivo digital de excel nombrado como PRESUPUESTO DE

EFECTIVO.xls.

Fecha o periodicidad Se elabora seis veces al año por bimestre y al comienzo de

cada uno.

INFO

RM

AC

IÓN

Quién la crea Cada responsable de los contratos del Equipo de Trabajo ST-P.

Quién la envía El Ingo. Juan E. Ospina R. del Equipo de Trabajo Presa Santa

Rita.

Quién la recibe El Área Tesorería.

Cómo se recopila Cada uno de los responsables del Equipo de Trabajo enviará por

correo electrónico la información para ser centralizada.

Cómo se distribuye No se distribuye.

Cómo se archiva En medio magnético, En la unidad de disco D de los equipos de

cada responsable.

Cómo se accesa Por icono del explorador de Microsoft.

Cómo se actualiza No se actualiza.

CO

MU

NIC

AC

IÓN

Cómo se dispone

definitivamente

Se archiva durante la vigencia que se esté ejecutando y luego se

elimina.





DOCUMENTO: FACTURA DE COBRO

Necesidades a cubrir Obtener un soporte de cobro para autorizar el desembolso a los

contratistas.

Contenido Información de los servicios prestados con sus respectivos

costos.

Formato Previamente establecido por los contratistas.

Fecha o periodicidad Se elaborará puntualmente después de la ejecución de los

servicios prestados.

INFO

RM

AC

IÓN

Quién la crea Los contratistas.

Quién la envía Los contratistas.

Quién la recibe El Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Cómo se recopila El contratista será el encargado de recopilar la información para

el establecimiento del documento.

Cómo se distribuye No se distribuye, es un documento anexo al proceso de

contratación.

CO

MU

NIC

AC

IÓN



como tipo de documento FT, SISTEMA XXXX (Lleno de presa,

Obras asoc.) de la forma ST-P-FT-LP2-XX-Rev. y la Secretaria

responsable del Equipo de Trabajo Apoyo Administrativo, le

asignará el número consecutivo XX siguiente, de acuerdo con la

serie documental. La Rev. también es un número consecutivo

de acuerdo con la revisión. El documento se archivará

físicamente en el archivo técnico del piso 9, en la estantería

dedicada para el proyecto ST-P, procesos de contratación.

Contratación N°, Grupo D2, en la carpeta nombrada como

contrato N°.








Cómo se dispone

definitivamente



Documentos, quien decidirá con el Equipo de trabajo, la






DOCUMENTO: INFORMACIÓN TÉCNICA

Necesidades a cubrir Obtener planos, informes, estudios, memorias de cálculo y de

diseño para soportar la toma de decisiones durante el desarrollo

del proyecto Presa Santa Rita.

Contenido Información especifica de cada uno de los lotes de control.

Formato Previamente establecido por los contratistas.(Se les

recomendará que se asemejen a los emitidos en el Proyecto).

Fecha o periodicidad Se elaborará puntualmente .

INFO

RM

AC

IÓN

Quién la crea Los contratistas.

Quién la envía Los contratistas.

Quién la recibe El Equipo de Trabajo Presa Santa Rita.

Cómo se recopila El Equipo de Trabajo Presa Santa Rita será el encargado de

recopilar la información. Hasta donde sea posible se le

recomendará al contratista en los pliegos que entregue la

información en soporte magnético.

CO

MU

NIC

AC

IÓN



Subgerencia.





DOCUMENTO: INFORMACIÓN TÉCNICA



como tipo de documento ET, SISTEMA XXXX (Lleno de presa,

Obras asoc.) de la forma ST-P-ET-LR1-XX-Rev. y la Secretaria

responsable de la Fuerza de Trabajo, le asignará el número



revisión. El documento se archivará físicamente en el archivo del

piso 9, en la estantería dedicada para el proyecto ST-P, en

procesos de contratación. Contratación N°, Grupo X en la

carpeta nombrada como: Información técnica (Planos D4,

memorias D7 e información general D3) si es antes de la

adjudicación. En caso contrario de que se haya adjudicado el

contrato, se archivará en el grupo DX. del contratista con el

mismo consecutivo asignado anteriormente.




Cómo se dispone

definitivamente



Documentos, quién decidirá con el Equipo de trabajo Apoyo

administrativo, la disposición final de los documentos.





DOCUMENTO: INFORME DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO

Necesidades a cubrir Mantener actualizados a los interesados en el avance del

proyecto, sobre cómo se está desarrollando en términos de

plazos, alcance, estructura analítica, costo, presupuesto y

ejecución de contratos.

Contenido Seguimiento del programa director, del alcance de los trabajos,

estructura analítica, costos, presupuesto vigente, contratos y

descripción de cambios presentados en el plan general del

proyecto.

Formato Archivo digital en word nombrado como " INFORME DE

SEGUIMIENTO A XXX". Doc, donde XXXX corresponde el mes

hasta el cual se reporta. En la base de datos digital el

documento se nombrará como título 1 “INFORMES DE

SEGUIMIENTO Y CONTROL” y como título 2 “INFORME DE

SEGUIMIENTO A XXXX” donde XXXX es el nombre del mes

hasta el cual se reporta

Fecha o periodicidad Se elabora mensualmente en los primeros diez días de cada

mes siguiente al mes de reporte.

INFO

RM

AC

IÓN

Quién la crea El Ingo. Juan E. Ospina R. del Equipo de Trabajo Presa Santa

Rita.

Quién la envía El Ingo. Juan E. Ospina R. del Equipo de Trabajo Presa Santa

Rita.

Quién la recibe El Subgerente.

Cómo se recopila Los responsables de los contratos enviarán los formatos de

seguimiento debidamente diligenciados y firmados para ser

consolidados por el Ingo. Juan E. Ospina R.

CO

MU

NIC

AC

IÓN



Subgerencia.






JDC como tipo de documento INF, SISTEMA GP de la forma

SUBG-INF-GP-XX-Rev. y la Secretaria responsable del Equipo

de Trabajo, le asignará el número consecutivo XX siguiente, de



no se archivará físicamente .



Juan E. Ospina R. de acuerdo con lo informado por el Equipo de

Trabajo.

Cómo se dispone

definitivamente









DOCUMENTO: FORMATOS DE SEGUIMIENTO

Necesidades a cubrir Recopilar la información para la elaboración del informe de

seguimiento del proyecto Presa Santa Rita.

Contenido Formatos de seguimiento descritos en el capitulo plan de los

sistemas de control y seguimiento del plan general del proyecto.

Formato Archivo digital en excel nombrado como "FORMATOS DE

SEGUIMIENTO".xls. Cada una de las variables de seguimiento

se encuentran en diferentes hojas de cálculo.

Fecha o periodicidad Los formatos de seguimiento de hitos, avance del proyecto,

ejecución presupuestal, ejecución de contratos se realizarán

mensualmente. El seguimiento de costos se realizará solamente

al finalizar el proyecto.

INFO

RM

AC

IÓN

Quién la crea Cada responsable de los lotes de control del Equipo de Trabajo

Presa Santa Rita.

Quién la envía El coordinador del Equipo de Trabajo.

Quién la recibe La Ingo. Luis Ernesto Gil T. Del Equipo de Trabajo Presa de

Santa Rita

Cómo se recopila El coordinador del Equipo de Trabajo enviará los formatos de

seguimiento debidamente diligenciados y firmados para ser

consolidados por el Ingo. Luis Ernesto Gil T.

Cómo se distribuye Los formatos no se distribuyen, los que se requieran quedan

incluidos dentro del informe de seguimiento.

Cómo se archiva No se archiva.

Cómo se accesa No se accesa.

CO

MU

NIC

AC

IÓN

Cómo se actualiza Los cambios y actualizaciones serán efectuadas por la ingo. Luis

Ernesto Gil T. de acuerdo con lo informado por el Equipo de

Trabajo.





DOCUMENTO: FORMATOS DE SEGUIMIENTO

Cómo se dispone

definitivamente









DOCUMENTO: FICHA TÉCNICA

Necesidades a cubrir Mantener actualizados a los interesados en el proyecto sobre las

características técnicas, ambientales y de costos del proyecto

Presa Santa Rita.

Contenido Hoja de presentación (portada), objetivo del proyecto,

localización, esquema general de las obras, descripción de las

obras principales, descripción de los equipos, obras de

infraestructura, gestión ambiental, costos del proyecto, flujo de

inversión, financiación, programa director, organización y

contratos de obras civiles, equipos e ingeniería.

Formato Archivo digital en Power Point nombrado como " FICHA

TÉCNICA DEL PROYECTO". ppt.

Fecha o periodicidad Se elaborará una sola vez.

INFO

RM

AC

IÓN


Rita.

Quién la envía No se envía.


Cómo se recopila La parte técnica se extrae de los documentos existentes y el

planeamiento del plan general del proyecto.

CO

MU

NIC

AC

IÓN



Subgerencia.






JDC como tipo de documento INF, SISTEMA GP de la forma ST-

P-INF-GP-XX-Rev. y la Secretaria responsable del Equipo de






Cómo se actualiza Cada vez que haya un cambio en la información.

Cómo se dispone

definitivamente









DOCUMENTO: PRESENTACIÓN DE SEGUIMIENTO

Necesidades a cubrir Mantener actualizados a los interesados en el avance del

proyecto sobre como se está desarrollando en términos de

plazos, alcance, estructura analítica, costo, presupuesto y

ejecución de contratos.

Contenido Extractar la información mas relevante de los seguimiento del

programa director, avance del proyecto, estructura analítica,

costos, presupuesto vigente, contratos y descripción de cambios

presentados en el plan general del proyecto.

Formato Archivo digital en power point nombrado como

"PRESENTACIÓN DEL INFORME DE SEGUIMIENTO". ppt.

Fecha o periodicidad Se elabora mensualmente en los primeros quince días de cada

mes siguiente al mes de reporte.

INFO

RM

AC

IÓN


Rita.

Quién la envía No se envía.


Cómo se recopila La información se extrae de los informes de seguimiento.

CO

MU

NIC

AC

IÓN



Subgerencia.




Fecha de impresión de este documento(A/M/D): 2004/07/28 VERSIÓN 1 PÁGINA 100 DE

118


JDC como tipo de documento INF, SISTEMA GP de la forma ST-

P-INF-GP-XX-Rev. y la Secretaria responsable del Equipo de







Juan E. Ospina R. de acuerdo con el informe de seguimiento.

Cómo se dispone

definitivamente





7 PLAN DE SEGUIMIENTOS Y CONTROLES 7.1 Introducción

Se elaboró este plan con el objeto de diseñar e implementar un mecanismo para realizar el

seguimiento y control de la ejecución del proyecto de las obras de actualización de la presa Santa Rita

y así mantener actualizados a los interesados sobre como se está desarrollando en términos de

plazos, avance del proyecto, alcance, estructura analítica, costo, presupuesto y ejecución de

contratos.

7.2 Estructura del informe de seguimiento

Se debe realizar una descripción del seguimiento de las variables definidas anteriormente. El informe

contiene:





118

7.2.1 Introducción

Se describirá el objeto del informe, especificando la fecha en la que se está reportando el

seguimiento.

7.2.2 Seguimiento del programa director

El seguimiento del programa director para el mes en estudio, se realizará de acuerdo con el programa

inicial aprobado y el programa real de ejecución. Cuando se presentan diferencias entre las barras

del programa inicial aprobado y el real ejecutado, se deben explicar las causas.

Se deben describir las principales actividades ejecutadas en cada uno de los lotes de trabajo en el

período reportado.

En el formato de “Seguimiento de hitos” se presentan los hitos o hechos más relevantes programados

y su cumplimiento para el mes en estudio. Estos hitos corresponden a los matriculados por la

Subgerencia Proyectos Generación en el Cuadro de Mando Integral (CMI). Cuando se presenten

diferencias entre los hitos programados y los ejecutados, se deben explicar las causas.

En este informe se incluirá el formato de “Seguimiento de hitos” que se presenta más adelante.

7.2.3 Avance del proyecto

De acuerdo con magnitud de las obras de actualización de la presa de Santa Rita, se dividió el

proyecto en cuatro frentes de obra:

DEPÓSITOS Y PRÉSTAMOS: Se estimó que las obras constituyen el 9% de las obras totales. Estas

obras están compuestas por:

Adecuación de depósitos: Se consideró que representan el 7.2% los cuales se adecuarán en tres

meses de la siguiente manera:





118

− Julio de 2004 con una ejecución del 2.9%

− Agosto de 2004 con una ejecución del 3.2%

− Septiembre de 2004 con una ejecución del 1.1%

Zonas de préstamo: Se consideró que representan el 1.8% los cuales se adecuarán en el mes de

julio de 2004.

PRESA AUXILIAR 2: Se estimó que estas obras constituyen el 73% de las obras totales. Esta obra

está compuesta por:

Excavaciones y llenos: Se estimó que representan el 43.8% de las obras y su ejecución se dividió

de acuerdo con las cotas que se deben alcanzar así:

− Contrapeso entre base y cota 1878: con un 13.1% en agosto.

− Contrapeso entre cotas 1878 y 1885.5: con un 13.1% en septiembre.

− Lleno de refuerzo entre base y cota 1886: con un 8.8% en octubre.

− Lleno de refuerzo entre cotas 1886 y 1891.5 : con un 8.8% en noviembre.

Drenajes: Se consideró que representan el 24.8% de las obras y de acuerdo con el número de pozos

se dividió en tres etapas:

− Construcción de pozos, ejes 1,2,3 y 4: con un 16.6% en agosto.

− Construcción de pozos, ejes 5 y 6: con un 8.2% en septiembre.

Instrumentación: Se estimó que representa el 4.4% de las obras con una ejecución del 1.4% en julio,

1.5% en agosto y 1.5% en septiembre.

ZONA BAJA 1: Se estimó que estas obras constituyen el 14% de las obras totales y se dividió en las

actividades de excavación, llenos y filtros y en la construcción de vía y cunetas:





118

Excavaciones, llenos y filtros: Se estimó que estas obras constituyen el 9.4% de las obras totales y

se consideró el control del avance de los llenos de acuerdo con las cotas que deben alcanzar :

− Excavaciones y filtros: representan un 1.9% a ejecutar en los meses de julio y agosto.

− Colocación de llenos entre la base y cota 1876: representan un 3.8% en agosto.

− Colocación de llenos entre cotas 1876 y 1880: representan un 3.8% en septiembre.

Vía y cunetas: Representan un 4.6% del total de las obras y se ejecutarán de la siguiente manera:

− Agosto: con una ejecución del 2.3%

− Septiembre: con una ejecución del 2.3%

ZONA BAJA 2: Se estimó que estas obras constituyen el 4% de las obras totales y se dividió en lo

siguiente:

Excavaciones, llenos y vía: constituyen el 1% y se completará totalmente el mes de octubre.

Construcción muro parapeto: con ejecución del 2% en agosto y 1% en septiembre.

Cada una de estos frentes se dividió en otras obras y se les asignó un peso en porcentaje y con las

fechas de ejecución de las obras del programa director, se tienen unos porcentajes de avance para

cada uno de los meses que durará la construcción.

Se reportará el porcentaje programado de avance y el real de ejecución de los trabajos para el mes en

estudio. Cuando existan diferencias entre el porcentaje de avance programado y el real ejecutado

para el mes en estudio, se deben explicar las causas.

En este informe se incluirá el formato de “Seguimiento de avance del proyecto” que se presenta más

adelante.





118

7.2.4 Seguimiento del alcance de los trabajos

Se incluirá una breve descripción del desarrollo del alcance de los trabajos, las modificaciones

presentadas y su incidencia en los demás objetivos del proyecto como costos, plazos, etc.

7.2.5 Seguimiento de la estructura analítica

Si se presentaron cambios en la estructura analítica vigente, se describirán las modificaciones

realizadas para el período de reporte y se presentará la nueva estructura analítica.

7.2.6 Seguimiento de los costos

Este seguimiento no se realizará periódicamente, solamente cuando existan modificaciones en el

costo del proyecto, se incluirá la nueva versión.

7.2.7 Seguimiento del presupuesto vigente

El objeto del seguimiento presupuestal es comparar la ejecución real de los pagos de inversión

(discriminado en licitaciones o contratos) con la distribución mensual programada en el presupuesto.

En este informe se incluirá el formato de “Seguimiento del presupuesto vigente” que se presenta más

adelante.

Cuando se presentan diferencias entre el valor programado y el ejecutado, se deben explicar las

causas. Como el presupuesto se modifica cada año, el seguimiento presupuestal solamente se hace

para el período de 12 meses, iniciando en enero y finalizando en diciembre.

7.2.8 Seguimiento de contratos

Se realizará el seguimiento de contratos con el objeto de conocer como se están ejecutando los

contratos vigentes. Esta información también es utilizada para el informe trimestral de “Relación de la

cuenta” que solicita La Contraloría a través de la Subgerencia Administración y Finanzas.





118

Este seguimiento comprende la información contractual de los contratos, las ampliaciones y/o

modificaciones realizadas y la ejecución acumulada de los contratos para el mes de reporte.

En este informe se incluirá el formato de “Seguimiento de contratos” que se presenta más adelante.

7.2.9 Cambios presentados en el plan general del proyecto

Quedará consignado el resumen de los cambios que se presentaron en cuanto a las variables o datos

más importantes con respecto al último “Plan General del Proyecto” que se publicó.

7.2.10 Anexos

Se incluirán los formatos resultados del seguimiento de las variables descritas anteriormente.

7.3 Presentación del informe

Una vez consolidados todos los formatos necesarios para realizar el seguimiento, se elaborará el

informe de seguimiento y control que incluye los formatos, explicaciones y comentarios pertinentes.

El informe de seguimiento se elaborará mensualmente y se publicará en el SISTEMA JDC el 10 de

cada mes siguiente al mes de reporte.

7.4 Descripción de los formatos

7.4.1 Formato de seguimiento de hitos

Este formato se presenta en el ANEXO 4 e incluye la siguiente información:

HITOS PROGRAMADOS: Corresponde a la descripción de los hitos o hechos importantes

programados en cada uno de los trimestres. Los datos que se colocan en este renglón, no se

modifican.





118

HITOS EJECUTADOS: Corresponde a los hitos ejecutados en cada uno de los trimestres o a las

explicaciones del desfase en su cumplimiento, si existe.

% DE CUMPLIMIENTO ACUMULADO: Es la relación entre hitos cumplidos acumulados vs. hitos

programados totales en porcentaje para cada trimestre.

7.4.2 Formato de seguimiento de avance del proyecto

El formato de seguimiento de avance se debe diligenciar para mostrar la ejecución hasta el mes de

reporte. El formato de seguimiento de avance del proyecto se presenta en el ANEXO 5 y contiene los

siguientes datos:

CONCEPTOS DE CONTROL: Breve descripción de las obras en las que se dividió la actualización

de la presa Santa Rita.

% DE AVANCE MENSUAL: Porcentaje mensual estimado para cada concepto de control. Las filas

“P” corresponden al valor mensual presupuestado, en el transcurso del año, estas filas no se

modifican. Las filas “E” corresponden a la ejecución mensual hasta el mes de reporte. Para reportar

la ejecución presupuestal al mes en estudio, se borran las columnas de los meses faltantes hasta

diciembre.

TOTAL: En las filas “P” es el valor en porcentaje programado acumulado hasta el mes en estudio, y

en las filas “E” es el valor en porcentaje ejecutado acumulado hasta el mes de reporte.

7 .4.3 Formatos de seguimiento del presupuesto vigente y balance de las diferencias

El formato de seguimiento presupuestal se debe diligenciar dos veces, una vez con la ejecución

estimada hasta el 31 de diciembre del año en curso y otro solamente mostrando la ejecución hasta el

mes de reporte. El formato de seguimiento presupuestal se presenta en el ANEXO 6 y contiene los

siguientes datos:

CONCEPTOS DE CONTROL: Breve descripción de los objetos de los trabajos.





118

DISTRIBUCIÓN MENSUAL (Millones): Valor mensual en millones de pesos para cada concepto de

control. Las filas “P” corresponden al valor mensual presupuestado, en el transcurso del año, estas

filas no se modifican. Las filas “E” corresponden a la ejecución mensual hasta el mes de reporte y al

estimado mensual hasta diciembre del año en curso para cada concepto de control. Para reportar la

ejecución presupuestal al mes en estudio, se borran las columnas de los meses faltantes hasta

diciembre.

TOTAL: En las filas “P” es el valor en millones de pesos del presupuesto acumulado hasta diciembre

o hasta el mes en estudio, y en las filas “E” es el valor en millones de pesos ejecutado acumulado

hasta el mes de reporte o ejecutado y estimado hasta diciembre.

% DE EJEC.: Indica el porcentaje de ejecución del concepto de control, es la relación entre ejecución

acumulada (filas “E)/presupuesto acumulado (filas “P).

Igualmente en el ANEXO 6 se presenta el formato de balance de las diferencias para el mes de

reporte y contiene los siguientes datos:

CONCEPTO DE CONTROL: Breve descripción de los objetos de los trabajos. El mismo del formato

de seguimiento presupuestal.

PRESUPUESTADO: Valor acumulado en millones del presupuesto al mes de reporte.

EJECUTADO: Valor acumulado en millones de la ejecución al mes de reporte.

DIFERENCIA: Diferencia en millones entre el valor ejecutado y el valor presupuestado.

BALANCE DIFERENCIA: Breve descripción de las diferencias presentadas entre los valores

presupuestado y ejecutado al mes de reporte.

TOTAL: Es el total de las columnas presupuestado, ejecutado y diferencia.

7

.4.4 Formato de seguimiento de contratos

El formato de seguimiento de contratos vigentes se presenta en el ANEXO 7 y contiene la siguiente

información:





118

persona responsable del manejo del contrato.

nado por el One World.

Número del contrato en el SISTEMA de Información Corporativo de

trato.

ratista es nacional o extranjero.

ACTUAL:

lor de adjudicación del contrato en la moneda original.

el contrato.

rminación del contrato.

IONES:

lor total en el tipo de moneda especificado de las ampliaciones realizadas al contrato.

odificada del contrato.

Valor: Valor acumulado de ejecución del contrato hasta la fecha de reporte.

Responsable: Nombre de la

DATOS DE ONE WORLD:

OB: Número del contrato asig

PUC: Plan único de cuentas.

Cuenta: Identificación de la cuenta.

No. Contrato (SICC):

Contrataciones (SICC).

Objeto: Descripción del objeto del con

Contratista: Nombre del contratista.

Nacionalidad: Especificar si el cont

INFORMACIÓN CONTR

VR DEL CONTRATO:

Moneda: Moneda original de adjudicación del contrato.

Valor: Va

PLAZO:

Unidad: Unidad de tiempo del contrato como meses, años, etc..

Cantidad: Número de unidades de tiempo que dura

Fecha de inicio: Fecha de iniciación del contrato.

Fecha de terminación: Fecha de te

INFORMACIÓN AMPLIAC

VALOR TOTAL ACTAS:

Moneda: Tipo de moneda de las ampliaciones al contrato.

Valor: Va

PLAZO:

Unidad: Unidad de tiempo de ampliación del contrato.

Cantidad: Número total de unidades de tiempo ampliadas en el contrato.

FECHA TERMINACIÓN: Fecha de terminación m

EJECUCIÓN ACUMULADA DEL CONTRATO:

Moneda: Tipo de moneda de ejecución del contrato.





118

No. de empleos generados: Con el objeto de llevar la historia de los empleos generados, se debe

registrar el número máximo de empleos generados en algún mes, no el número acumulado de

empleos durante la ejecución del contrato. Esta información no se requiere mensual, se ingresa

solamente en las fechas solicitadas.

DIRECTOS: Empleos generados bajo la nómina del contratista.

Región: Número de empleos directos generados en la zona del proyecto.

Nales: Número de empleos directos generados en Colombia.

INDIRECTOS: Empleos generados, pagados por el contratista, pero que no son de su nómina.

Región: Número de empleos indirectos generados en la zona del proyecto.

Nales: Número de empleos indirectos generados en Colombia.

Cuando un contrato está compuesto por varias monedas y/o varias OB, se deben llenar igual número

de filas para complementar la información.

7.5 Recolección de datos

7.5.1 Mecanismo

El responsable designado de realizar el seguimiento y control, procederá a solicitar la información

requerida para la elaboración del informe.

7 .5.2 Periodicidad

El seguimiento del programa director, seguimiento de hitos, ejecución presupuestal y de contratos se

realizarán mensualmente. El seguimiento de costos se realizará solamente cuando existan

modificaciones en los costos del proyecto.





118

7.6 Consolidación de la información:

Una vez recibida la información se procesarán y consolidarán todos los datos reportados para

preparar el informe de seguimiento y control del mes en estudio.





118

8 ANEXOS





118

8.1 ANEXO 1: Formato de relación de contratos para la contraloría municipal





118

8.2 Anexo 2: Formato de presupuesto de efectivo





118

8.3 Anexo 3: Hoja de reporte para comentarios de ejecución presupuestal

SUBGERENCIA PROYECTOS GENERACIÓN COMENTARIOS A LA EJECUCIÒN PRESUPUESTAL DE PROYECTOS

DE INVERSIÒN

REPORTE DEL MES DE ABRIL PÁGINA 1 DE 15

e

ELABORÓ

CARGO: Gloria Tobón

INGENIERO SUBG PROYECTOS

GENERACIÓN

FIRMA:

FECHA: A-

M-D

2001-03-30

PROYECTO ST-P: (A renglón seguido se escriben los comentarios ).

_________________________________________________________________________________________________________________________________________

Archivo: INXXXX.doc Página:114 de 118 Fecha de última impresión:

e
Pie de página para todas las hojas del inform
Encabezamiento para todas las páginas del inform

Esta tabla

sólo va en la





118

8.4 Anexo 4: Formato de seguimiento de hitos

TRIMESTRE

1 TRIMESTR

E 2 TRIMESTRE

3 TRIMESTRE

4

HIT

OS

PRO

GR

AM

AD

OS

HIT

OS

EJEC

UTA

DO

S

% DE CUMPLIMIENTO

ACUMULADO





118

8.5 Anexo 5: Formato de cálculo de seguimiento de avance del proyecto

JUN JUL ACUM. AGO ACUM. SEPT ACUM. OCT ACUM. NOV ACUM.DEPÓSITOS Y PRÉSTAMOS P 0.00% 4.68% 4.68% 3.24% 7.92% 1.08% 9.00% 0.00% 9.00% 0.00% 9.00% 9.00%

EDepósitos P 2.88% 2.88% 3.24% 6.12% 1.08% 7.20% 7.20% 7.20% 7.20%

EPréstamos P 1.80% 1.80% 1.80% 1.80% 1.80% 1.80% 1.80%

EPRESA AUXILIAR 2 P 0.00% 1.45% 1.45% 31.21% 32.66% 22.82% 55.48% 8.76% 64.24% 8.76% 73.00% 73.00%

EExcavación y llenos P 0.00% 0.00% 0.00% 13.14% 13.14% 13.14% 26.28% 8.76% 35.04% 8.76% 43.80% 43.80%

EContrapeso entre base y cota 1878 P 13.14% 13.14% 13.14% 13.14% 13.14% 13.14%

EContrapeso entre cotas 1878 y 1885.5 P 13.14% 13.14% 13.14% 13.14% 13.14%

ELleno de refuerzo entre base y cota 1886 P 8.76% 8.76% 8.76% 8.76%

ELleno de refuerzo entre cotas 1886 y 1891.5 P 8.76% 8.76% 8.76%

EDrenajes P 0.00% 0.00% 0.00% 16.63% 16.63% 8.19% 24.82% 0.00% 24.82% 0.00% 24.82% 24.82%

EPozos-Ejes 1,2,3 y 4 P 16.63% 16.63% 16.63% 16.63% 16.63% 16.63%

EPozos-Ejes 5 y 6 P 8.19% 8.19% 8.19% 8.19% 8.19%

EInstrumentación P 1.45% 1.45% 1.45% 2.89% 1.49% 4.38% 4.38% 4.38% 4.38%

EZONA BAJA 1 P 0.00% 0.94% 0.94% 7.00% 7.94% 6.06% 14.00% 0.00% 14.00% 0.00% 14.00% 14.00%

EExcavaciones, llenos y filtros P 0.00% 0.94% 0.94% 4.69% 5.63% 3.75% 9.38% 0.00% 9.38% 0.00% 9.38% 9.38%

EExcavaciones y filtros P 0.94% 0.94% 0.94% 1.88% 1.88% 1.88% 1.88% 1.88%

EColocación llenos entre base y cota 1876 P 3.75% 3.75% 3.75% 3.75% 3.75% 3.75%

EColocación llenos entre cotas 1876 y 1880 P 3.75% 3.75% 3.75% 3.75% 3.75%

EVía y cunetas P 2.31% 2.31% 2.31% 4.62% 4.62% 4.62% 4.62%

EZONA BAJA 2 P 0.00% 0.00% 0.00% 2.24% 2.24% 1.16% 3.40% 0.60% 4.00% 0.00% 4.00% 4.00%

EExcavaciones, llenos y vía P 0.60% 0.60% 0.60% 0.60%

EConstrucción muro parapeto P 2.24% 2.24% 1.16% 3.40% 3.40% 3.40% 3.40%

ETOTAL REFUERZO PRESA DE SANTA RITA P 0.00% 7.06% 7.06% 43.70% 50.76% 31.12% 81.88% 9.36% 91.24% 8.76% 100.00% 100.00%

E 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%

CONCEPTOS DE CONTROL % DE AVANCE MENSUAL 2004 TOTAL





118

8.6 Anexo 6: Formato de seguimiento presupuestal y balance de las diferencias

Formato de seguimiento presupuestal

Formato de balance de las diferencias





118

8.7 Anexo 7: Formato de seguimiento a los contratos vigentes

Documents

INSTRUCTIVO 2.1.3 ASEG CALIDAD GER PRO