INSTRUCTIVO ORGANIZACION HISTORIAS LABORALES v1

ALCALDIA DE POPAYAN I - GD - 08

ORGANIZACIÓN HISTORIAS LABORALES Versión: 01

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Contenido

1. OBJETIVO: .............................................................................................................................. 2

2. ALCANCE: ............................................................................................................................... 2

3. TERMINOS Y DEFINICIONES: ................................................................................................. 2

4. ORGANIZACION DE LAS HISTORIAS LABORALES. .................................................................. 4

4.1. CLASIFICACION DOCUMENTAL: ......................................................................................... 5

4.2. ORDENACION. ................................................................................................................... 5

4.2.1. EXPURGO Y DEPURACION DOCUMENTAL. ............................................................... 6

4.2.2. PREPARACION FISICA. ................................................................................................... 7

4.2.3. FOLIACION ..................................................................................................................... 8

4.3. DESCRIPCION DOCUMENTAL. .......................................................................................... 9

4.4 UBICACIÓN FISICA DE LAS HISTORIAS LABORALES ......................................................... 10

5. CONSULTA Y COPIA DE DOCUMENTOS DE LAS HISTORIAS LABORALES. ............................ 11

6. ACTUALIZACION DE LAS HISTORIAS LABORALES. ................................................................ 12

8. CUSTODIA DE LAS HISTORIAS LABORALES. ......................................................................... 12

9. ANEXOS. .............................................................................................................................. 13

10. CONTROL DE CAMBIOS. .................................................................................................. 15



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1. OBJETIVO:

Establecer los lineamientos para la organización de los documentos que

componen las Historias laborales de los Funcionarios o servidores públicos de la

Alcaldía de Popayán, a fin con la normatividad establecida por el Archivo General

de la Nación y los procedimientos internos de la entidad.

2. ALCANCE:

Inicia con la entrega de los documentos al respectivo archivo de Gestión de las

Historias laborales del municipio de Popayán, por parte de los funcionarios

productores y finaliza con el Formato Único de Inventario Documental.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES:

DEPURACION: Operación dada en la fase de organización de los documentos

por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios

para su posterior eliminación.

DOCUMENTOS: Información registrada en cualquier soporte (Papel o

Electrónico)

DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por

otras oficinas o instituciones, que no hacen parte de sus series documentales

pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

FOLIO: Hoja

HISTORIAS LABORALES: Series documentales que contienen toda la

información que se produce sobre la vinculación y trayectoria laboral de los

servidores públicos.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo

documental.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la

teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los

documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.



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PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la

teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por

una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productos

como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas ejemplo: historias

laborales, contratos, Actas e Informes entre otros.

SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman

parte de una serie identificada de forma separada por su contenido y sus

características específicas.

SEM: Sigla de Secretaria de Educación Municipal de Popayán

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD): Listado de series, con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

UNIDAD DE CONSERVACION: Cuerpo que contiene un conjunto de

documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden

ser unidades de conservación entre otros elementos, las carpetas, cajas y libros

o tomos.

UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un

tipo documental o compleja, cuando la constituyen varios, formando un

expediente.



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4. ORGANIZACION DE LAS HISTORIAS LABORALES.

1. CLASIFICACION 3. DESCRIPCION

2. ORDENACION



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4.1. CLASIFICACION DOCUMENTAL:

“La clasificación documental se entiende como una actividad mediante la cual

se identifican y se establecen las series que componen cada agrupación

documental de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad”.

Para la organización de las Historias laborales en la Alcaldía de Popayán, se

clasificaran los documentos para la posesión del cargo mediante los formatos,

F-GTH-ATH-02 lista de chequeo para documentación de historia laboral, el cual

será aplicado en las historias laborales que custodia la secretaria general. La

secretaria de educación aplicara los siguientes formatos F-GEI-H02-04-09 para

el caso de docentes y directivos docentes, y el formato F-GEI-H02-04-08 para

las historias laborales del personal administrativo de las instituciones educativas.

4.2. ORDENACION.

“Consisten en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas,

dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación…”

La serie documental Historias laborales, se ordena con el sistema de ordenación

cronológico; es decir el primer documento producido (Fecha más Antigua) hasta

el último documento con el que se concluyo (Fechas más Reciente), de acuerdo

a su tramite o principio de oren original.



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Es importante tener en cuenta que algunos memorando u oficios remiten otros

documentos que resultan siendo anexos o soportes que forman parte del

documento principal (Memorando u oficios) y no deben separarse de ninguna

manera ya que hacen parte integral del mismo. Para la ordenación Cronológica

no se tiene en cuenta la fecha de los anexos o soportes.

La apertura de la historia laboral se hace con los documentos relacionados en

formato F-GD-22 Control Documentos de Historia Laboral, de acuerdo al orden

en este señalado. Los documentos generados posteriores a la posesión se

ordenaran de acuerdo con el sistema de ordenación cronológico.

4.2.1. EXPURGO Y DEPURACION DOCUMENTAL.

Simultáneamente con la ordenación cronológica se separa de la Historia laboral,

los documentos de apoyo y/o trabajo, duplicidad, documentos que no estén

firmados que no dan cuenta del vinculo entre la entidad y el funcionario y todos

aquellos que no se encuentren en la Tabla de Retención Documental. La

eliminación de dichos documentos se realiza por medio de picado con el fin de

preservar el medio ambiente y seguir las normas expedidas por el Ministerio de

Ambiente. No se realizará acta de eliminación documental, ni se llevara al comité

interno de archivo.

Depuración Expurgo



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4.2.2. PREPARACION FISICA.

Los documentos de la historia laboral deben quedar libres de material abrasivo,

ganchos de cosedora, clips y demás elementos metálicos, con el fin de evitar el

deterioro físico y biológico de la documentación, Conforme al procedimiento para

la organización de archivos de gestión.

La alineación de las Historias Laborales, se realiza teniendo en cuenta la parte

superior de cada folio, a tamaño oficio.

Fuente:

https://www.google.com.co/search?q=grafico+de+organizacion+documental&espv=2&biw=1280&bih=918&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwi3qqu

El8XSAhUE9WMKHcSQBTIQ_AUIBigB#tbm=isch&q=alineacion+de+los+documentos+para+perforarlos+a+oficio&*&imgrc=-De9O924qQgwvM:

Cuando se encuentran documento a tamaño inferior a media carta estos deben

pegarse en una hoja blanca tamaño carta para evitar la pérdida de los mismos,

el numero de folio ira en la parte superior derecha de la hoja blanca.



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4.2.3. FOLIACION

Con el fin de garantizar la integridad de los documentos contenidos en la Historia

laboral, se realiza la foliación que consiste en dar un numero consecutivo desde

1 hasta el folio n, en la margen superior derecha de cada documento sin repetir

número ni usar suplementos como A,B,C, o bis, teniendo en cuenta la ordenación

del documento o su forma de lectura (Horizontal o Vertical). Conforme al

procedimiento para la organización de archivos de gestión. (Ver Ejemplo).

Fuente:


El8XSAhUE9WMKHcSQBTIQ_AUIBigB#tbm=isch&q=foliacion+de+los+documentos&*&imgrc=Y2XbZtG2796HaM:

Por tratarse de una serie documental compleja, la foliación se realiza de forma

continua, es decir la foliación de la segunda será continuación de la primera, por

ejemplo: Si una Historia laboral está contenida en dos unidades de conservación

y el último folio de la primera termino en 200 la segunda carpeta iniciara con el

folio 201.El máximo de folios por cada unidad de conservación es de 200 folios.



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Cuando exista otra foliación, esta se debe anular con una línea diagonal (/) y

quedara como válida la ultima realizada. La documentación se debe foliar a lápiz

de mina negra y blanda tipo HB o B.

4.3. DESCRIPCION DOCUMENTAL.

Para la descripción documental de las Historias Laborales, se realizara conforme

a los procedimiento para la ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTION identificando

y marcando con los códigos y nombres de las series o subseries asignados en

la Tabla de Retención Documental vigente y la información requerida, para la

ubicación y recuperación de la información, tal como se muestra en la ilustración,

en el siguiente orden.

1. F-GD-22 Control Documentos de Historia Laboral.

2. F-GD-11 Rotulo de carpeta.

3. F-GD-14 Formato Único de Inventario Documental.

4. F-GEI-H07-01-01 Inventario Historias Laborales exclusivo S.E.M.

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4.4 UBICACIÓN FISICA DE LAS HISTORIAS LABORALES

En los estantes.

C

A

R

P

E

T

A

C

A

R

P

E

T

A

C

A

R

P

E

T

A

C

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A

C

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R

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T

A

C

A

R

P

E

T

A

C

A

R

P

E

T

A

IZQUIERDA DERECHA



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Al interior de cada expediente.

Fuente:


El8XSAhUE9WMKHcSQBTIQ_AUIBigB#tbm=isch&q=documentos+en+las+unidades+de+conservacion+&*&imgrc=wwHDdHTA-d-MaM:

5. CONSULTA Y COPIA DE DOCUMENTOS DE LAS HISTORIAS

LABORALES.

Para la consulta y copia de los documentos de las Historias Laborales que

reposan en el área de Talento Humano el grupo de Vinculación e Historia laboral,

realizara la recepción y atención de las solicitudes para los funcionarios

autorizados a acceder a dichos expedientes, según esta clasificación:

Titular de la Historia laboral: Funcionario de la Alcaldía de Popayán,

quien en cumplimiento legal para posesionarse en cargo en la entidad,

entrego la documentación para su vinculación dando lugar a la apertura

de una Historia Laboral con toda la documentación que da evidencia de

su relación con la entidad.

Funcionarios del área de Talento humano: Funcionarios autorizados

mediante comunicación escrita por el jefe del área de talento humano que

tienen acceso a las Historias Laborales por el ejercicio de sus funciones y

requieran dichos expedientes.

https://www.google.com.co/search?q=grafico+de+organizacion+documental&espv=2&biw=1280&bih=918&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwi3qquEl8XSAhUE9WMKHcSQBTIQ_AUIBigB#tbm=isch&q=documentos+en+las+unidades+de+conservacion+&*&imgrc=wwHDdHTA-d-MaM

https://www.google.com.co/search?q=grafico+de+organizacion+documental&espv=2&biw=1280&bih=918&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwi3qquEl8XSAhUE9WMKHcSQBTIQ_AUIBigB#tbm=isch&q=documentos+en+las+unidades+de+conservacion+&*&imgrc=wwHDdHTA-d-MaM



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Los funcionarios que tienen acceso y consulta a las Historias laborales, deberán

hacerlos en el marco de las normativas, procesos y procedimientos establecidos

por el área de talento humano para tal fin.

6. ACTUALIZACION DE LAS HISTORIAS LABORALES.

Para la actualización de las Historia laborales de los funcionarios de la entidad,

el grupo de vinculaciones e historias laborales realizara la recepción de todos los

documentos producidos o transferidos por el área de talento humano así como

los que sean entregados por los funcionarios a título personal a través del

formato F-GD-22 control de documento de historia laboral.

7. RESPONSABLES DE LAS HISTORIAS LABORALES.

Los profesionales responsables de la gestión del talento humano de la

secretarias general y de educación encargados de administrar las Historias

Laborales, así como los funcionarios designados por los líderes del área de

talento humano, son los responsables de velar por la administración de las

Historias laborales de la entidad y de realizar las gestiones que permitan un

eficiente tratamiento y custodia de los mencionados expedientes.

8. CUSTODIA DE LAS HISTORIAS LABORALES.

Las historias laborales de la Alcaldía de Popayán, se encuentran centralizadas

en el área de Talento humano de la secretaria general y de la secretaria de

educación. El acceso al archivo físico de las historias laborales es restringido

solamente podrán ingresar el personal de planta designado por coordinador del

grupo de vinculaciones e historia laboral, los responsables de la guarda y

custodia del archivo serán los funcionarios autorizados por el jefe del área de

Talento Humano mediante comunicación escrita, que por el ejercicio de sus

funciones requieran acceder a dichos expedientes.



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9. ANEXOS.

LEY

594

2000

Por el cual se reglamenta el titulo de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 59 de la ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado

Congreso de la Republica

LEY

1581

2012

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones Ley 1712 de 2014 d Transparencia y del Derecho al acceso a la Información Pública Nacional.


LEY

1712

2014

Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.


DECRETO

2609

2012

Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 59 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del estado

Ministerio de Cultura

ACUERDO

002

2014

Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

Archivo General de la Nación

ACUERDO

005

2013

Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.




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ACUERDO 042

2012

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22,23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.


ACUERDO

046

2000

Por el cual se establece el procedimiento para la eliminación documental


ACUERDO

008

2004

Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósitos, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000


CIRCULAR

04

2003

Organización Historias Laborales


CIRCULAR

04

2010

Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos.


CIRCULAR

12

2004

Orientaciones para el cumplimiento de la Circular 04 de 2003. (Organización de Historias Laborales).


F GD-22 Control Ingreso Documentos de Historias Laborales.

F-GEI-H02-04-09 Lista de chequeo nombramiento cargos directivos docentes y docentes

F-GEI-H02-04-08 Lista de chequeo nombramiento cargos administrativos



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NTC 5397 Materiales para documentos de archivo

NTC 5921 Información y Documentación. Requisitos para almacenamiento de material documental

NTC 5397 Materiales para documento de archivo con soporte en papel características de cálida

NTC 4436 información y documentación papel, para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad

10. CONTROL DE CAMBIOS.

Versión Fecha de aprobación Descripción del cambio

01 Marzo de 2017 Creación del Documento en la entidad

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombres: Sara María Ortega - Carlos Andrés Muñoz.

Nombre: Fabián Figueroa Nombre: Alba lucia Otero Ochoa

Cargo: Contratista Profesional Univ. SIGMC.

Cargo: Auxiliar Administrativo Coordinador Gestión Documental

Cargo: Secretaria General

Fecha: 15/02/2017 Fecha: 15/03/2017 Fecha: 15/03/2017

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